Corporate 

Financial Reporting
Session 4: IIMC‐PGP 2018
Accounting Mechanics

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 Learning Goals

– Adjustment Entries  
• Deferrals and  Accruals
 Preparing an Adjusted Trial Balance
– Preparing Financial Statements 
– Closing Entries
 Preparing a Post‐Closing Trial Balance
– Assignment Problems

2
Trial Balance
– Each 
account is 
analyzed to 
determine 
whether it is 
complete and 
up‐to‐date.

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 Accrual Concept
• Problem:
– Revenues can be earned in a period other than the one in which 
cash is received
– Expenses can be incurred in a period other than the one in 
which cash is paid

• Solution: 
Transactions recorded in the periods in which the events occur
• Recognize revenues in the accounting period in which the 
goods are sold or services are rendered (even if cash was not 
received
• Recognize expenses in the accounting period in which they 
are used to generate revenues (even if cash was not paid)

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 Revenue Recognition and Expense Recognition 
Revenue Recognition Principle: 
• Companies recognize revenue in the accounting period in which the 
performance obligation is satisfied

Expense Recognition :
• Expenses need to be matched with the revenue in the period when 
the company makes efforts to generate those revenues
“Let the expenses follow the revenues”
• Also referred to as Matching Principle

• Accrual basis of accounting helps to apply the matching principle
– The difficulty of assigning revenues and expenses to the 
appropriate accounting period  is addressed so that net income 
is measured accurately

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 Assumptions and Matching Rule
Going Concern, 
Accruals Basis

Matching 
Principle “Let the expenses
follow the
revenues.”

Some transactions span more than one accounting period 6
 Adjusting Entries
Adjusting entries needed to ensure that 
• Transactions that span more than one period are adjusted at the end of 
an accounting period – Applying Accrual Basis
• Revenue recognition & Expense recognition principles are followed

Adjusting entries make it possible to report 
• correct amounts on the balance sheet and income statement.

A company must make adjusting entries 
• every time it prepares financial statements at the end of a period 

Adjustment Entry must:
• Include at least one income statement A/c 
• Include at least one balance sheet A/c
• Do not affect cash flows in current period, never affect Cash A/c

Involves Judgment: Potential for abuse (Ethics)
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 Types of Adjusting Entries
Deferrals: Cash Exchanged in Advance of a future Revenue or Expense
1. Prepaid expenses:  Recognition of Expense is Deferred
Expenses already paid in cash and recorded as assets
before they are used or consumed.
Recognition of Revenue is Deferred
3. Unearned revenues: (Pre‐received/ Received in advance)
Cash received in advance and reported as liabilities
before revenue is earned.

Accruals: Cash to be Exchanged Later for a current Revenue or Expense

2. Accrued expenses: 
Expenses incurred  Expenses arisen, not yet recorded
but not yet paid in cash or recorded.
4. Accrued revenues:  Revenue arisen, not yet recorded
Revenues earned 
but not yet received in cash or recorded
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 Four Types of Adjustments
Cash  exchanged  BALANCE SHEET
BEFORE recognition
Assets Liabilities

1. Recorded costs are 2. Expenses are

Expense allocated between incurred but not yet
Note: Each 
two or more recorded adjusting entry 
INCOME STATEMENT

accounting periods involves one 

(Accrued Expenses) balance sheet 
(Deferred Expenses) account & one 
income statement 
4. Revenues are 3. Recorded unearned account 
Revenue earned but not yet revenues are
recorded allocated between
two or more
accounting periods
(Accrued Revenues)
(Deferred Revenues)
Cash to be exchanged 
AFTER recognition

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 DEFERRALS
(Type 1 and 3)

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 Adjustment Entries – Deferrals:  Prepaid Expense  (Type 1)  
Prepaid Expense : Expenses paid in advance that have not yet expired
– Cash Payment  Before Expenses are recorded (Supplies, Prepaid Rent, Plant)
– Recorded costs to be allocated between two or more accounting periods
– At the time of Payment : Service or benefit is yet to be received 
• Debited to an Asset  a/c Recognition of Expense is Deferred
– At the end of Accounting Period: A certain portion Expires (with passage of 
time or Use)
• Expired portion to be transferred to  an Expense A/c  Adjustment Entry
– Adjusting entry to record the EXPENSE that has been incurred and to the 
ASSET that remains. Results in
• an increase to an expense account (Dr.) and 
• a decrease to an asset account (Cr.)

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 Prepaid Expense

– When payment was made
• Recognition of expense was postponed and asset recorded
– If adjustment entry is not passed at the end of the accounting period, 
even though the asset has been used/consumed
• Assets will be overstated
• Expenses will be understated
• Net income will be overstated
• Stockholders’ equity will be overstated
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 Adjustment Entry (Type 1) : Prepaid Insurance

Illustration: On October 4, Sierra Corporation paid $600 for a one‐year fire 
insurance policy. Coverage began on October 1. Sierra recorded the 
payment by increasing (debiting) Prepaid Insurance. This account shows a 
balance of $600 in the October 31 trial balance (if not adjusted). 
Insurance of $50 ($600 ÷ 12) expires each month.

Oct. 31 Insurance Expense 50
Prepaid Insurance 50

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 Adjustment Entry (Type 1) : Supplies

Illustration: Sierra Corporation purchased supplies costing $2,500 on 
October 5. Sierra recorded the purchase by increasing (debiting) the asset 
Supplies. This account shows a balance of $2,500 in the October 31 trial 
balance (if not adjusted). 
An inventory count at the close of business on October 31 reveals that 
$1,000 of supplies are still on hand.

Oct. 31 Supplies Expense 1,500

Supplies 1,500
($2,500 – 1,000 = $1,500)

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 Plant, Depreciation Expense, Accumulated Depreciation
Purchase of a long term asset is a deferral of an expense
– The cost of the asset must be allocated over its estimated useful life.
• The amount allocated to any one period is called depreciation.

Depreciation expense
– Incurred during an accounting period to produce revenue, must be estimated
– Based on:  Cost of the asset, its estimated useful life (number of methods)

• Depreciation expense does not reduce the asset account directly, but is recorded 
in a Contra Account, called Accumulated Depreciation
– A separate account, shown as a deduction from the related asset account
• Contra account is used to
– Recognize that depreciation is an estimate, Preserves original cost of the asset
• In combination with the asset account, it shows
– How much of the asset has been allocated as an expense
– The balance left to be depreciated
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 Adjusting Entry (Type 1): Prepaid Expense (Asset, Depreciation)
Depreciation is the process of allocating cost of an asset to expense over its useful life
‐ Depreciation doesn’t attempt to report actual change in the value of the asset
For Sierra Corporation, assume that depreciation on the office equipment is $480 
a year, or $40 per month.
Oct. 31 Depreciation Expense 40
Accumulated Depreciation ‐ Equipment 40

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 Prepaid Expense and Unearned Revenue
Mr. A records Mr. B records
Prepaid Expense (A) Cash (A) (Dr.)
Cash (A) (Cr.) Unearned Revenue (L)
Advance payment today

Mr. A (Tenant) Mr. B (Landlord)

Service Tomorrow

Mr. A records:  Mr. B records

Rent Expense (E) (Dr.),  Unearned Revenue (L) (Dr.),
Prepaid Rent (A) (Cr.) Rent Revenue ( R ) (Cr.)

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 Adjustment Entries – Deferred or Unearned Revenue (Type 3) 
Unearned Revenue (Pre‐received/ Received in advance)
— Cash Receipt Before Revenue earned or recognized 
(Airline Tickets, Magazine Subscription, Rent, Customer deposits)
— Recorded unearned revenue to be allocated between two or more 
accounting periods
— At the time of cash receipt:  Service (goods) yet to be rendered (delivered)
— Credited to a Liability  A/c Recognition of Revenue is Deferred
— At the end of the accounting period:  Service Rendered (or Goods delivered)
— Amount Earned is transferred to a Revenue A/c  Adjustment Entry
— Adjusting entry to record the REVENUE that has been earned and to show 
the LIABILITY that remains. Results in : 
— a decrease to a liability account (Dr.) and
— an increase to a revenue account (Cr.)

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 Unearned Revenue

– When payment was received
• Recognition of revenue was postponed and LIABILITY recorded
– If adjustment entry is not passed at the end of the accounting period, 
even though the REVENUE has been Earned
• LIABIITIES  will be overstated
• REVENUES will be understated
• Net income will be Understated
• Stockholders’ equity will be Understated
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 Adjustment Entries (Type 3) –Unearned Revenue

Illustration: Sierra Corporation received $1,200 on October 2 from R. Knox 
for guide services for multi‐day trips expected to be completed by 
December 31.  Unearned Service Revenue shows a balance of $1,200 in the 
October 31 trial balance. 
From an evaluation of the service Sierra performed for Knox during 
October, the company determines that it has earned $400 in October.

Oct. 31 Unearned Service Revenue 400

Service Revenue 400

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 ACCRUALS
(Type 2 and 4)

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 Adjustment Entries – Accrued Expense (Type 2) 

Accrued Expenses or Outstanding Expenses
• Expenses Incurred during the period, but not yet recorded  – no cash paid yet
(Rent, Interest, Wages, Taxes, Utilities)  Expenses arisen, not yet recorded

• At the end of the Accounting Period: Amount that has been incurred is
– Recognized as an Expense, and  Adjustment Entry
– Recorded as a Liability.  As the expense accumulates, 
it is said to accrue
• Adjustment Entry results in
– Increases an expense account (Dr.) and 
– Increases  a liability account (Cr.)

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 Adjustment Entry  (Type 2 ): Accrued Wages
Illustration: Sierra Corporation last paid salaries on October 26; the next payment of 
salaries will not occur until November 9. The employees receive total salaries of $2,000 
for a five‐day work week, or $400 per day. 
Thus, accrued salaries at October 31 are $1,200 ($400 x 3 days).

Hired : 9th Oct,
Work started :15th Oct,
Wages payable:
Every 2 weeks
First Wage Paid: 26th Oct

Oct. 31 Salaries and Wages Expense 1,200

Salaries and Wages Payable 1,200

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 Adjustment Entry  (Type 2 ): Accrued Interest

Illustration: Sierra Corporation signed a three-month note

payable in the amount of $5,000 on October 1. The note
requires Sierra to pay interest at an annual rate of 12%.

Oct. 31 Interest Expense 50

Interest Payable 50

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 Adjustment Entries – Accrued Revenue (Type 4) 
Accrued Revenue or Receivables
• Revenue earned during the period, but not yet recorded: no cash receipts 
yet Revenue arisen, not yet recorded
(Rent, Interest, Service performed, Revenues earned on operations)

• At the end of the Accounting Period: Amount that has been Earned is
– Recognized as an REVENUE, and   Adjustment Entry
– Recorded as  an  ASSET (Accounts Receivable) – amount due to the 
company for services performed (or goods delivered)  
 As the revenue accumulates, 
• Adjustment Entry results in   it is said to accrue
– Increases an asset account (debits) and 
– Increases a revenue account  (credits)

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 Adjustment Entries – Accrued Revenue (Type 4)

Illustration: In October, Sierra Corporation performed guide services 
for $200 that were not billed to clients before October 31.

Oct. 31 Accounts Receivable 200

Service Revenue 200

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 Adjusting Entries  ‐ Accruals 

• Without Adjustment for Accrued Expenses ‐ Expenses and Liabilities will 
be understated:  NI, Shareholders’ Equity will be Overstated
• Without Adjustment for Accrued Revenues – Revenues and Assets will be 
understated:  NI, Shareholders’ Equity will be Understated
• Balance Sheet and Income Statement would  be incorrect
• Mr X’s Accrued Expenses (A/P) would be Mr. Y’s Accrued Revenue (A/R)
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 Preparing an Adjusted Trial Balance

• After all adjusting entries are recorded (journalized) and posted 
– the  Ledger Account balances are recalculated 

 Some accounts will have the same balance they had on the trial balance 
 Others will be different because adjusting entries changed the balances

• After that another Trial balance is prepared from the ledger accounts 
(Adjusted Trial Balance)

• The adjusted trial balance’s purpose is
– to prove the equality of debit balances and credit balances in the 
ledger. 
• The adjusted trial balance is 
– the primary basis for the preparation of the financial statements.
28
28
The Adjusted Trial Balance

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 Preparing Financial Statements : Sequence
Adjusted Trial Balance
Asset accounts
Liability accounts
Common Stock
Retained Earnings
Dividends
Revenue accounts
Expense accounts
1 Income Statement
Revenue accounts
– Expense accounts
Net income
2 Statement of Retained Earnings
Beginning retained earnings
+ Net Income
– Dividends
Ending retained earnings
Balance Sheet
3 Assets
Asset accounts
Liabilities
Liability accounts
Stockholders’ Equity
Common stock
Retained earnings
30
Preparing Financial Statements

31
Preparing Financial Statements

From 
Balance Sheet
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 Closing the Books

Temporary accounts  Permanent accounts
(or nominal accounts) (or real accounts)
All Revenue accounts,  All Assets accounts,
All Expense accounts, All Liabilities accounts,
Dividends accounts All Shareholders’ Equity accounts 
i.e. all Balance sheet accounts

Are closed at the end of each period Are not closed at the end of each 
period

Begin each period with a zero  Carry their end‐of‐period balances to 
balance next period

At the end of the accounting period, companies transfer the temporary account
balances to : Retained Earnings (stockholders’ equity account- permanent)
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 Closing Entries
CLOSING ENTRY:  Required at the end of any period for which financial 
statements are prepared
• Summarizes a period’s revenues and expenses by transferring balances to 
the Income Summary account
– Updates Retained Earnings to its correct ending balance
• Produces a zero balance in each temporary account
– Set the stage for the next period by clearing revenue, expense, and 
dividends accounts of their balances

• Does not appear on financial statements Income Summary
• Only used in the closing process
• Balance of account equals the net income or loss reported on the income statement
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 The Closing Process

Expense Accounts Revenue Accounts
xxx xxx

Step 2: Close  Step 1: Close 
expense accounts Income Summary revenue accounts
xxx xxx
xx

Step 3: Close 
Income Summary

Dividends Retained Earnings
xx Step 4:  xx xx
Close 
Dividends

35
 Closing the Books

2012

36
 Closing the Books

37 37
 Preparing a Post‐Closing Trial Balance

• Trial balance is prepared again after the closing entries
– All temporary accounts will have zero balances.
– It would show balances of ONLY Permanent (Balance Sheet) 
accounts

• The purpose of the post‐closing trial balance is 
– To check that total debits equal total credits in the ledger after 
closing entries have been posted
– To prove the equality of the permanent account balances that 
the company carries forward into the next accounting period
– Hence prove equality of the two sides of balance sheet 

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 Summary of the Accounting Cycle

1. Analyze business transactions

9. Prepare a post-closing trial

2. Journalize the transactions
balance

8. Journalize and post closing

3. Post to ledger accounts
entries

7. Prepare financial statements 4. Prepare a trial balance

6. Prepare an adjusted trial 5. Journalize and post

balance adjusting entries:
Deferrals/Accruals

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 Week 2 ‐ Questions for case : Maria

• Journalize the transactions during the two months of operations
• Post each of these transactions to Ledger accounts. 
• Prepare a Trial Balance
• Journalize Adjustment Entries for 
– Rent Expense,  Supplies Expense, Depreciation, Interest on Loan
• Post each of these adjustment entries to Ledger accounts. 
• Prepare Adjusted Trial Balance
• Prepare Income Statement and Balance Sheet

40
Thank You

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