IAEA Specification

SharePoint Online Intranet

Dated 2017-02-15

STATEMENT OF WORK

SharePoint Online Intranet Product

1. Scope 
This  Statement  of  Work  (SOW)  describes  the  IAEA’s  requirements  for  the  provision  of  a 
software package to establish the organisation’s Intranet on the SPO platform.  
The IAEA would like to engage a SharePoint Intranet software provider that would deliver an 
out‐of‐the‐box Intranet product in the IAEA’s SPO tenant. However SAAS solutions will also 
be considered. The solution should be configurable and extendable by an external party such 
as the internal IAEA SharePoint team.  
The  contractor  should  have  in  their  service  offering  the  ability  for  ongoing  support  and 
maintenance  of  the  product,  including  updates  to  the  Intranet  product  in  line  with  any 
updates to the underlying SPO platform. 
                                                                                                                                                                                                                   
2. Definitions, Acronyms, and Abbreviations 
The  following  definitions,  acronyms,  and  abbreviations  shall  apply  throughout  this  SOW 
unless defined otherwise hereinafter: 
IAEA – International Atomic Energy Agency 
OPIC – Office of Public Information and Communication 
MTIT ‐ Division of Information Technology 
SOW – Statement of Work 
O365 – Office 365 
SPO – SharePoint Online 
CMS – Content management system 
UI – User Interface 
3. Requirements 
3.1 Mandatory Requirements 
The contractor shall specify in response to this SOW, whether the product meets each of the 
individual items below, and how it delivers that feature:  

Req no.:  Mandatory Feature/Requirement 

MR01  Ability to provide Intranet software package that runs on SPO following Microsoft's 
recommendations for implementing sustainable cloud solutions (SharePoint add‐in 
model) 
MR02  Ability to provide standard web content management features and workflows 
facilitating creating/editing/publishing of Intranet content  

Page 1 of 3
 IAEA Specification
SharePoint Online Intranet
Dated 2017-02-15

MR03  Ability to publish news stories including images, videos, text with at least one story 
highlighted as top story.  
MR04  Ability to create, update, display events within a calendar and filter by set categories 
MR05  Ability to store, display and search a staff directory; with the possibility to populate 
the directory from an existing source(AD);  
MR06  Ready‐made branding and themes with responsive layout 
MR07  Support for document management with managed metadata 
MR08  Content indexing and search capabilities 
MR09  Accessible from IAEA desktop and IAEA‐supported mobile devices (iPhone, iPad, 
Android) 
MR10  Ability for external party such as the IAEA SharePoint team to extend the functionality 
by adding IAEA‐created modules at some point in the future 
 
3.2 Optional Requirements
The contractor shall specify in response to this SOW, whether the product meets each of the 
individual items below, and how it delivers that feature:  

Req no.:  Optional Feature requirement 

OR01  Activity stream of most popular content; recently added content 

OR02  Rich Personal Profiles 

OR03  Integrated Yammer feeds 
OR04  Ready‐to‐use workspace templates for projects and teams 
OR05  Ability for an administrator to create polls, small surveys 
OR06  Ability for an administrator to create Forms 
OR07  Subscription and Alert services 
OR08  Lifecycle management of content 

OR09  Admin tool set 

OR10  Provision of analytics 
OR11  Ability to create and apply a new IAEA‐specific theme/branding 
OR12  Ability to support scoping to one/more site collections rather than affecting a whole 
tenant.  
OR13  Capacity of up to 5000 users 

OR14  If the solution is a SAAS offering, it must provide seamless sign‐on from within IAEA 
network and availability of 99.9% 
 
 

Page 2 of 3
 IAEA Specification
SharePoint Online Intranet
Dated 2017-02-15

3.3 As part of their response, the Contractor should specify  
 if  their  product  contains  additional  or  best  practice  Intranet  features  not  listed  in 
above features; 
 a proposed implementation plan indicating delivery dates and highlighting when and 
what input from IAEA will be required; 
 their  security  practises;  including  what  secure  development  standards  do  they  use 
and how is patch management handled; 
 how the product manages access and authorization, and any relevant logging. 
 how their Intranet product is aligned with O365 and SharePoint platform changes 
 
3.4 The IAEA can provide the SharePoint Online subscription, user profile management and 
synchronization.  If  the  Contractor  chooses  to  utilize  the  IAEA’s  SPO  tenant,  the  Contractor 
shall  
‐  instruct  the  SharePoint  administrators  at  IAEA  on  how  to  prepare  the  IAEA’s  SPO 
tenant for the Intranet package installation 
‐ install the Intranet package on the IAEA’s SPO tenant. 
3.5  The  Contractor  shall  provide  on‐going  maintenance  as  part  of  its  support  package  that 
should  include  updates  to  the  package,  should  the  underlying  SharePoint  Online  platform 
upgrades cause features to not work.  

4. Deliverables  
As part of the response to the SOW, the Contractor should provide 
‐ Responses  to  the  mandatory  and  optional  requirements  listed  in  sections  3.1  and  3.2 
above with explanations, where required 
‐ Proposed implementation timeline on delivering the product  
‐ Product  architecture  document  including  security  practises,  authentication  and 
authorization  
‐ Product roadmap highlighting the future planned releases of the product for the next 12 
months 
‐ Two  case  studies  of  delivery  of  the  product  at  an  organisation  similar  in  size  and 
requirements to IAEA 
‐ Service level agreement options for on‐going maintenance of the product 
 
After the primary evaluation, the technically qualified bidders will be invited to present a 
non‐binding  and  free‐of‐charge  product  demonstration  to  IAEA  stakeholders,  to 
demonstrate how their product meets the requirements. 
 
The successful Contractor shall deliver over the course of the engagement, the following 
data items: 
- Product documentation  
- Installed product and software source code 
 

Page 3 of 3