Organisation TravelSafe

Project WorkPlan
Train SmartPass

Date: 09/12/2020
Doc. Version: 1.0

Buse Maria-Alexandra 343A3

Popa Elena, 343A3

Template version: 3.0.1

This artefact template is aligned with the PM² Guide V3.0
For the latest version of the templates visit:
https://www.pm2alliance.eu/publications

The PM² Alliance is committed to the improvement of the PM² Methodology and of its supporting artefact. Project
management best practices and community contributions & corrections are incorporated in the
PM² Alliance’s artefact templates.
Join the PM² Alliance and visit the PM² Alliance GitHub to provide your feedback & contribution:
https://github.com/pm2alliance
Document Control Information
Settings Value
Document Title: Project Work PlanProject Work Plan
Project Title: Train SmartPass
Document Author: Buse Alexandra, Popa Elena
Project Owner: Buse Alexandra, Popa Elena
Project Manager: Buse Alexandra, Popa Elena
Doc. Version: 1.0
Sensitivity: Limited
Date:

Document Approver(s) and Reviewer(s):

NOTE: All Approvers are required. Records of each approver must be maintained. All Reviewers
in the list are considered required unless explicitly listed as Optional.
Name Role Action Date
Popa Elena Project Manager Approve 09/12/2020
Buse Alexandra Project Manager Review 09/12/2020

Document history:
The Document Author is authorized to make the following types of changes to the document
without requiring that the document be re-approved:
 Editorial, formatting, and spelling
 Clarification

To request a change to this document, contact the Document Author or Owner.

Changes to this document are summarized in the following table in reverse chronological order
(latest version first).
Revision Date Created by Short Description of Changes

Configuration Management: Document Location

The latest version of this controlled document is stored in
2
D:\METHODS\PM \SmartTrainPass\Documents\
 Train SmartPass Project Work Plan

TABLE OF CONTENTS
1. INTRODUCTION.................................................................................................................................. 3
1.1. Project summary..............................................................................................................................3
2. WORK BREAKDOWN.......................................................................................................................... 3
3. EFFORT & COST ESTIMATES................................................................................................................ 5
3.1. Estimates..........................................................................................................................................5
3.2. Resource needs................................................................................................................................6
4. PROJECT SCHEDULE............................................................................................................................ 8
5. RELATED PM² PLANS.......................................................................................................................... 9
APPENDIX 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS.........................................................................11

Date: 09/12/2020 2 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

1. INTRODUCTION
The Project Work Plan documents all project activities needed to achieve the project goals
along with their detailed effort/cost estimates, their schedule and resulting project duration
and resource requirements. The Project Work Plan will be used as the basis to monitor the
progress and control the project.
This Project Work Plan includes the estimated effort/cost and schedule for ALL project
activities, including the ones identified and described in other project plans (i.e. Transition
Plan, Business Implementation Plan) as well as project management activities related to Risk
Management, Quality Management (e.g. scheduled project evaluation or audits) and
Deliverables Acceptance.
Note that this document will always contain the latest baselined plan. References to
previous versions of this document (for the purposes of tracing changes) along with the
relevant status reports are found in the Appendix 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS.
1.1. Project summary
Train SmartPass este un proiect ce propune automatizarea verificarii celor care călătoresc cu trenul.
Dorim eliminarea biletelor si implicit eliminarea procesului de compostare dar si sporirea sigurantei
calatorilor, mai ales in contextul pandemiei. Acest proiect se adreseaza tuturor companiilor feroviare.
Metoda pe care o propunem consta in scanarea facială a calatorului în momentul achiziției rezervării
locului din tren si verificarea momentului in care acesta urca si coboara din tren, cu ajutorul camerelor
de supraveghere din vagoane.
Oferim o aplicație și o metodă nouă de rezervare a locului din tren, o solutie software de
recunoastere faciala, o baza de date pentru salvarea informatiilor despre calatori si asiguram
componentele hardware (camere de supraveghere și roboți cu ajutorul carora se poate rezerva locul)
de la furnizorii cu care colaboram. In plus, avem in vedere si implementarea unei alarme pentru
telefon, care înstiințează călătorul când trenul pleacă din gară.

2. WORK BREAKDOWN
This section presents the breakdown of the project into smaller and more manageable
components such as deliverables, work packages, activities, and tasks. Each lower level of
the representation offers a finer level of detail of the deliverables and work that all together
define the project output(s) and the work involved to produce them.
Each component of the work breakdown has a unique type (e.g. Deliverable, Activity, Task,
Work Package), a name and ID. The ID convention followed is described below:
 The Project itself is the first level of the breakdown and its component ID is 1.0.
 The second level (be it deliverables or groupings of work) is codified with an increase of
the second digit and is therefore represented with 1.1 for the first component, 1.2 for the
second etc.
 Similarly, the third level is codified with an increase in the third digit (i.e. 1.1.1, 1.1.2,
1.2.1, 1.2.2. etc.).

Date: 09/12/2020 3 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

Work Breakdown Structure

Work Breakdown
1.0 Project – Smart TrainPass
1.1   Deliverable -  Plan de proiect
1.1.1 Activity – Studiul infrastructurii
1.1.1.
1 Task – Stabilirea numarului de camere de supraveghere
1.1.1.
2 Task – Stabilirea numarului de roboți de achiziționare bilete
1.1.2     Activity – Contactare furnizori
1.1.3 Activity – Calculare pret estimativ
1.2   Deliverable – Componente Hardware
1.2.1      Activity – Achizitia si montarea camerelor de supraveghere în vagoane
1.2.1.
1       Task – Achizitia de la furnizori a camerelor de supraveghere
1.2.1.
2       Task – Montare camere de supraveghere
1.2.1.
2       Task – Verificare functionalitate camere
1.2.2      Activity – Achizitia si montarea roboților folosiți pentru rezervarea locului
1.2.2.
1       Task – Achizitia de la furnizori a roboților
1.2.2.
2       Task – Montare roboți
1.2.2.
3       Task – Verificare functionalitate roboți
1.3   Deliverable – Baza de date
1.3.1     Activity – Implementare baza de date pentru stocarea informatiilor despre calatori
1.3.2 Activity – Implementare solutii de securitate
1.4   Deliverable – Soluție nouă de rezervare a locului
1.4.1      Activity – Implementarea solutiei software de rezervare a locului în tren
1.4.1.
1       Task – Implementare aplicație web folosită pentru achiziționare
1.4.1.
2       Task – Implementare soft roboți folosiți pentru achiziționare
1.5   Deliverable – Soft recunoastere faciala
1.5.1      Activity – Implementarea solutiei de recunoastere faciala
1.5.1.
1       Task – Preluare imagini calator
1.5.1.
2       Task – Compararea acestora cu cele aflate deja în baza de date
1.6   Deliverable – Sistem alertare calator
1.6.1      Activity – Implementarea trimiterii unei alerte pe telefon atunci cand trenul pleaca din gara
1.7   Deliverable – Teste de integritate
1.7.1      Activity – Testarea functionalitatii sistemului
1.8   Deliverable – Sistem alarma in caz de defectiune
1.8.1      Activity – Adaugarea unui sistem care sa notifice daca exista probleme la echipamentele fizice

Date: 09/12/2020 4 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

Work Breakdown Component Description

1.1 Deliverable – Plan de proiect

Planul de proiect consta intr-o analiza a structurii de care dispune compania feroviara.
1.1.1 Activity – Studiul infrastructurii
Se inspecteaza peroanele din localitati si vagoanele trenurilor companiei feroviare.
1.1.1.1 Task – Stabilirea numarului de camere de supraveghere
Se va face in functie de numarul total de vagoane.
1.1.1.2 Task - Stabilirea numarului de roboți de achiziționare bilete
Se va face in functie de numarul de gări din țară și de traficul din fiecare.
1.1.2 Activity – Contactare furnizori
Se verifica ce produse sunt pe stoc in acel moment.
1.1.3 Activity – Calculare pret estimativ
Se calculeaza un pret estimativ al serviciilor de care va dispune compania feroviara.
1.2 Deliverable – Componente Hardware
Asiguram procurarea si montarea echipamentelor hardware.
1.2.1 Activity – Achizitia si montarea camerelor de supraveghere
1.2.1.1 Task – Achizitia de la furnizori a camerelor de supraveghere
1.2.1.2 Task – Montarea camerelor de supraveghere
Tehnicienii vor monta camerele de in vagoane in pozitii cat mai bune pentru a putea recunoaște facial
călătorii.
1.2.1.3 Task – Verificarea functionalitatii camerelor
Tehnicienii vor trebui sa faca verificarea tuturor camerelor pentru a ne asigura ca functioneaza
corespunzator.
1.2.2 Activity – Achiziția si montarea roboților folosiți pentru rezervarea locului
Asiguram procurarea si montarea roboților.
1.2.1.1 Task – Achizitia de la furnizori a roboților
1.2.1.2 Task – Montarea roboților
Tehnicienii vor monta roboții în gări.
1.2.1.3 Task – Verificarea functionalitatii roboților
Tehnicienii vor trebui sa verifice faptul ca robotii au functionalitatea dorita.
1.3 Deliverable – Baza de date
Baza de date va stoca informatiile despre fiecare calator.
1.3.1 Activity – Implementare baza de date
Baza de date va fi implementata de un programator SQL. Aici vor fi stocate datele despre fiecare calator
impreuna cu imaginea faciala si informatiile despre calatorie.
1.3.2 Activity – Implementare solutii de securitate
Solutiile de securitate vin in sprijinul protectiei datelor cu caracter personal. Pentru siguranta, aceste date
personale vor fi sterse dupa un anumit interval.
1.4 Deliverable – Solutie noua de rezervare a locului
Presupune rezervarea locului online sau de la roboții din gări și scanarea facială a celui care rezervă
calătoria

Date: 09/12/2020 5 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

1.4.1 Activity – Implementarea solutiei software de rezervare a locului in tren

1.4.1.1 Task – Implementarea aplicatiei web folosita pentru achizitionare
Din aplicație se va putea rezerva locul în tren prin introducerea datelor despre călătorie, scanarea facială
și plata cu cardul
1.4.1.2 Task – Implementare soft roboți folosiți pentru achiziționare
Roboții din gări vor fi folosiți de cei care nu își pot rezerva locul folosind un dispozitiv propriu. Se folosește
aceeași aplicație web, cu același flow, singura diferență fiind faptul că există posibilitatea plății cash.
1.5 Deliverable – Soft recunoastere faciala
Presupune scanarea călătorilor din tren și compararea acestora cu informațiile din baza de date
1.5.1 Activity – Implementarea solutiei de recunoastere faciala
1.5.1.1 Task – Preluare imagini calatori
Se analizeaza imaginile primite de la camerele video din tren.
1.5.1.2 Task – Comparare imagini preluate cu cele din baza de date
1.6 Deliverable – Sistem alertare calator
1.6.1 Activity – Implementarea trimiterii unei alerte pe telefon atunci cand trenul pleaca din gara
Pentru ca, calatorul sa nu piarda trenul, acesta va fi instiintat cu cateva minute inainte de plecare.
1.7 Deliverable – Teste de integritate
1.7.1 Activity – Testarea functionalitatii sistemului
Se verifica toate cazurile de utilizare.
1.7 Deliverable – Sistem alarma in caz de defectiune
1.7.1 Activity – Adaugarea unui sistem care sa notifice daca exista probleme la echipamentele
fizice
In cazul in care se detecteaza o defectiune a unui echipament se va trimite o notificarea catre
administratorul sistemului impreuna cu ultimele imagini captate.

Date: 09/12/2020 6 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

3.

Stab. nr.
roboți
1.1.1.2

Soluție nouă
rezervare
1.4

Achizitie+mont
are roboti Implem. sol
1.2.2 1.4.1

App web
1.4.1.1

Soft robot Comp

1.4.1.2 1.5.1.2

EFFORT & COST ESTIMATES

This section documents the reasoning and final effort and cost estimates of all project
activities. The work breakdown of Section 2 is the input for the estimation.

3.1. Estimates
Resource Quant Total
Predecessors / ity
Work Breakdown Cost
Dependencies ( Workd
(Lei)
ays)
1.0   Project -
1.0 Manager 4
1.1   Plan proiect proiect
1.1.1      Stud infrastr
1.1.1.
1       Nr camera
1.1.1.
2       Nr roboți
1.1.2     Contact furniz 1.1.1
1.1.3     Estimare 1.1.2

Date: 09/12/2020 7 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

1.2   Comp Hardware 1.1 Tehnicieni 149500

1.2.1      Achiz+montare camere 10 65
1.2.1.
1       Achiz
1.2.1. 1.2.1.1 8
2       Montare
1.2.1. 1.2.1.3 2
3 Verificare
1.2.2      Achiz+montare roboti 4 50
1.2.2.
1       Achiz
1.2.2. 1.2.2.1 4
2       Montare
1.2.2. 1.2.2.2 2
3 Verificare
1.3   Baza de date  Programator 14 2800
1.3.1     Implem BD 1
1.4   Rezervare loc 1.1 Programatori 40 50.000
1.4.1      Implem sol rezervare 5
1.4.1. 4
1       Aplicatie web
1.4.1. 1.4.1.1 1
2       Soft roboti
1.5   Recunoastere faciala 1.1 Programatori 60 75.000
1.5.1      Implem solutie 5
1.5.1. 3
1       Captare imag
1.5.1. 1.5.1.1 2
2       Comparare
1.6   Alerta telefon 1.1 Programator 7 1750
1.6.1      Implem 1
1.2, 1.3, 1.4, Programatori 5 3750
1.5,
1.7   Teste integritate 1.6
 Verificare 3
1.7.1     functionalitate

3.2. Resource needs

Resource Plan

Human Resources
Resourc From To
Resource Skill Skill Level Quantity
e ID Date Date
H.1 05/01/2 15/01/2 Avocat Policy Intermediate 1
1 1
H.2 20/01/2 30/01/2 Tehnician Experienced 20
1 1
H.3 01/02/2 08/04/2 Programatori Java&Python Advanced 10

Date: 09/12/2020 8 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

1 1
H.4 01/02/2 08/04/2 Specialist SQL Experienced 1
1 1 baze de date
H.5 01/02/2 08/04/2 Specialist Experienced 1
1 1 securitate
H.6 05/01/2 08/04/2 Directori de Team Advanced 4
1 1 departament Managemen
t

Other Resources
Resourc From To Quantit
Resource Characteristics
e ID Date Date y
M.1 02/02/2 22/02/2 Laptop Office 2010, IntalliJ Idea 40
1 1
M.2 02/02/2 22/02/2 Birou 30 locuri 1
1 1
M.3 Scaune 30
M.4 Truse 8
instrumente
montare
camere
M.5 Birou lucru 30
M.6 Camion 5
transport
roboti
M.7 Truse 8
instalare

Cost of Resources
All Resources
Resource Cost per unit No. of units (nr Total cost
Resource
ID (cost/zi/resursa) (lei) de zile) (lei)
H.1 Avocat x1 100 14 1400
H.2 Tehnician camere 130 65 84.500
supraveghere x10
H.3 Tehnician roboti x10 130 50 65.000
H.3 Programator x5 250 60 75.000
H.3 Programator x5 250 40 50.000
H.4 Specialist baze de 200 14 2800
date x1
H.3 Specialist Securitate 200 5 1000
x1

Date: 09/12/2020 9 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

M.1 Laptop x30

M.2 Birou x1 500 euro 6 luni 3000 (euro)
M.3 Scaun x30 16 euro 480 (euro)
M.4 Birou lucru x30 20 euro 600(euro)
M.5 Truse x8 50 euro 400 (euro)
M.6 Camion x5 (inchiriate) 130 euro 10 6.500(euro)
M.7 Monitoare x30 150 euro 4500(euro)
M.8 Set periferice x30 100 euro 3000(euro)

Resource Availability

Resource Resource Unavailable Unavailable Reason

ID from To
H.1 Programator 1 01/03/21 06/03/21 vacanta
H.2 Specialist securitate 05/03/21 06/03/21 training
M.3 Programator 2 08/03/21 15/03/21 Concediu medical

Resource
Resource Availability Comments
ID
H.1 Avocat 50% Nu va fi nevoie in continuu de
serviciile acestuia
H.2 Tehnician camere de 100% Full-time
supraveghere
H.3 Tehnician roboti 100% Full-time
H.4 Programatori 100% Full-time
H.5 Specialist baze de date 100% Full-time
H.6 Specialist securitate 100% Full-time

Contingencies
Resource
Resource Contingency Comments
ID
H.1 Avocat 5 zile Intarzieri cauzate de institutiile publice
H.2 Tehnician 7 zile In caz de intarziere in obtinerea camerelor
montare sau probleme tehnice

Date: 09/12/2020 10 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

camere
H.3 Tehnician 7 zile In caz de intarzieri in obtinerea robotilor
montare
robot

4. PROJECT SCHEDULE
This section documents the dependencies between tasks, resource assignments for each task,
task start and end dates and the overall project schedule and duration.

Pre Resource
dec Data Start Data final
ess Quant
ors / Total
Work Breakdown ity Cost
Dep ( Workd
(Lei)
end ays)
enci
es
-
1.0   Project
1.0 Manager 4 03/01/21 11/01/21
1.1   Plan proiect proiect
 Stud 03/01/21 07/01/21
1.1.1     infrastr
Nr
1.1.1.1       camera
1.1.1.2       Nr porti
Contact 1.1. 03/01/21 07/01/21
1.1.2     furniz 1
1.1. 07/01/21 11/01/21
1.1.3     Estimare 2
Comp 1.1 Tehnicieni 149500
1.2   Hardware
 Achiz+mo 10 3 15/01/21 16/04/21
ntare
1.2.1     camere
15/01/21 17/01/21
1.2.1.1       Achiz
1.2.1 8 18/01/21 16/04/21
1.2.1.2       Montare .1
Verifica 1.2.1 2 18/01/21 16/04/21
1.2.1.3 re .3
 Achiz+mo 10 5 15/01/21 26/03/21
1.2.2     nt roboti
1.2.2.1       Achiz 15/01/21 17/01/21
1.2.2 8 18/01/21 26/03/21
1.2.2.2       Montare .1

Date: 09/12/2020 11 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

Verifica 1.2.2 2 18/01/21 26/03/21

1.2.2.3 re .2
Baza de Programat 14 2800 17/01/21 26/01/21
1.3   date  or
Implem 1
1.3.1     BD
Scanare 1.1 Programat 40 50.000 15/01/21 12/03/21
1.4   bilete ori
 Implem 5
sol
1.4.1     rezervare
Aplicati 4
1.4.1.1       e web
Soft 1.4.1 1
1.4.1.2       roboti .1
Recunoaster 1.1 Programat 60 75.000 25/01/21 16/04/21
1.5   e faciala ori
 Implem 5
1.5.1     solutie
Captare 3
1.5.1.1       imag
Compar 1.5.1 2
1.5.1.2       are .1
Alerta 1.1 Programat 7 1750 15/03/21 20/03/21
1.6   telefon or
1.6.1      Implem 1
1.2, Programat 5 3750 16/04/21 30/04/21
1.3, ori
1.4,
Teste 1.5,
1.7   integritate 1.6
 Verificare 3
functionalit
1.7.1     ate

Bar chart

Date: 09/12/2020 12 / 15 Doc. Version: 1.0

 Train SmartPass Project Work Plan

5. RELATED PM² PLANS

1. Communications Management Plan

APPENDIX 1: REFERENCES AND RELATED DOCUMENTS

ID Reference or Related Document Source or Link/Location

3 Communications_Management_Plan.1 D:\METHODS\PM2\SmartTrainPass\Document
3-01-2021.V.1.0.docx s\

Date: 09/12/2020 13 / 15 Doc. Version: 1.0