AGARFA ATVET COLLEGE

Natural Resources
Conservation & Utilization
Management

Unit of Competence: Establish Quality standards

Module Title: Establish Quality standards

LG Code: NRC FDU M3 27 0311

Unit Code: NRC NCU 415 0311

LO 1: Establishing Quality specifications for product

LO 2: Identifying hazards & critical control points

L03: assisting in planning of quality assurance procedures

L04: implementing quality assurance procedures

LO5: Monitoring quality of work outcome

LO6: Participating in maintaining & improving quality at work

LO7: Reporting problems that affect quality

 INSTRUCTION SHEET 1 Learning Guide 1

This learning guide is developed to provide you the necessary information regarding the
following content coverage and topics –

 Establishing Quality specifications for product

 Sources of market specification
 Identifying requirements for legislation
 Developing, updating quality specification & agreed up on it
 Documenting & introducing quality specification
 Identifying hazards & critical control points
 Identifying critical control points
 Determining degree of risk of hazards
 Accomplishing necessary documentation
 assisting in planning of quality assurance procedures
 Developing procedures for critical control points
 Minimizing hazards & risks
 Developing processes to monitor the effectiveness of quality assurance
 implementing quality assurance procedures
 Allocating responsibilities to staff & contractors
 Preparation of instruction
 Giving induction training for staff & contractors on QA policy
 Giving in-service training for staff workers & contractors
 Monitoring quality of work outcome

 Identifying quality requirements

 Inspecting of inputs to confirm capability to meet quality requirements
 Conducting work to produce required outcome
 Participating in maintaining & improving quality at work
 Routinely monitoring of work area, materials, processes & product
 Identifying & reporting non-conformance in inputs, process, product &
 service
 Taking corrective actions within level of responsibility to maintain QS
 Raising quality issues with designated personnel
 Reporting problems that affect quality
 Recognizing potential or existing quality problems
 Identifying instances of variation in quality from specifications
 Reporting variation & potential problems to supervisor/manager

This guide will also assist you to attain the learning outcome stated in the cover page. Specifically, upon
completion of this Learning Guide, you will be able to –

Establishing Quality specifications for product

Identifying hazards & critical control points

assisting in planning of quality assurance procedures

implementing quality assurance procedures

Monitoring quality of work outcome

Participating in maintaining & improving quality at work

Reporting problems that affect quality

Learning Activities

1. Read the specific objectives of this Learning Guide.

2. Read the information written in the “Information Sheets-1

3. Accomplish the “Self-check” in page --

4. If you earned a satisfactory evaluation proceed to “Information Sheet -2”. However, if your
rating is unsatisfactory, see your teacher for further instructions or go back to Learning
Activity #1.

5. Submit your accomplished Self-check. This will form part of your training portfolio.

6. Read the information written in the “Information Sheet 2”.

7. Accomplish the “Self-check” in page -.

8. If you earned a satisfactory evaluation proceed to “Information Sheet -3”. in page -.

However, if your rating is unsatisfactory, see your teacher for further instructions or go back
to Learning Activity #---.

9. Submit your accomplished Self-check. This will form part of your training portfolio.

10. Read the information written in the “Information Sheet 3”.

11. Accomplish the “Self-check” in page --

12. If you earned a satisfactory evaluation proceed to “Information Sheet -4”. in page -.
However, if your rating is unsatisfactory, see your teacher for further instructions or go back
to Learning Activity #---.

13. Read the information written in the “Information Sheet 4”.

14. Accomplish the “Self-check” in page –

15. If you earned a satisfactory evaluation proceed to “Information Sheet -5”. in page -.
 However, if your rating is unsatisfactory, see your teacher for further instructions or go back
to Learning Activity #---.

16. Read the information written in the “Information Sheet 5”.

17. Accomplish the “Self-check” in page –

18. If you earned a satisfactory evaluation proceed to “Information Sheet -6”. in page -.
However, if your rating is unsatisfactory, see your teacher for further instructions or go back
to Learning Activity #---.

19. Read the information written in the “Information Sheet 6”.

20. Accomplish the “Self-check” in page –

21. If you earned a satisfactory evaluation proceed to “Information Sheet -7”. in page -.
However, if your rating is unsatisfactory, see your teacher for further instructions or go back
to Learning Activity #---.

22. Read the information written in the “Information Sheet 7”.

23. Accomplish the “Self-check” in page –

24. If you earned a satisfactory evaluation it is good. However, if your rating is unsatisfactory,
see your teacher for further instructions or go back to Learning Activity #---.
 1. Establishing Quality specification for products

Introduction about product specification creation

Overview: The product specification describes all the necessary requirements of a product as
well as the specific performance acceptability of each requirement. It is a specific type of goal
statement that clearly and specifically lists the requirements It should be made in table form.
Purpose: The purpose of creating a product specification is to clearly define the requirements of a final
product. Both the engineers and the clients use the product specification to reach agreement about
product expectations.
Who: While most engineering product designs begin with a starting point, the engineering needs to
create a high quality product
When: product specifications should be created when starting a product design. Creating a product
specification is an iterative process that involves assessment by your client and/or boss. Product
specifications are updated as understanding of the product grows or changes.
Why bother creating a product specification?

1. It saves time. Creating a goal statement will keep you focused on your deliverables.
Information sheet-1 Sources of market specification
Identifying requirements for legislation
Developing, updating quality specification & agreed up on it
Documenting & introducing quality specification

2. Get alignment with your boss and client early. Everyone knows what is expected of the product.
There’s nothing worse than thinking you completed a product to find out designed the wrong product.
3. A product specification provides the foundation for the prototype test plan.

How is a product specification created?

Steps

1. Create the specification table

a. Label column one ‘’ General requirements.”
b. Label column two ‘’ Specific requirements.”
 c. Label column three‘’ Acceptable Performance.”

2. Fill out the table

d. List the general requirements (either come from the customer or are classification of
customer requirements)

c. List the specific requirements for each general one.

F. Assist a numeric value & unit of measure to each specific requirement for the product to
be acceptable.

Assessment criteria

Much like action items, product specifications need to be SMART yes/no check list for product
specification t:

Specific: The product specification is specific enough that everyone knows what the deliverables will be.
The language is clear & concise.

Measurable: Each specific requirement has a measurable acceptable performance.

Attainable: The product specifications are attainable.

Result oriented: The product specification is a result, not a method.

Time bound: The product specification is practical given the time constraints of the course.

Example : Product specification for a mouse death-trap

General Requirements Specific Requirements Acceptable Performance

Mouse dies instantly Death<0.005 sec
Kill the mouse Mouse is left in one piece one piece, no blood
Trigger Trap must reliably trigger Trigger force<5grams
with a mouse
Trap must not trip if gently Trigger force> 0.05grams
placed or slid
Usable
Low-cost Manufacturing
1.1 sources of market specification
 producer
 buyer/customer/consume
 technology
 competition
 1.2. Identifying requirements for legislation
The basis of requirements for legislations is:-

 Design of product
 Type of product
 Type of business organization
 Customer
 Duties, responsibilities of business organization

1.3 Developing, updating quality specification & agreed up on it

Generally the following are types of quality specifications

a. Functional quality specification

This quality specification defines the function, duty or role of the goods or services. It
nominates what the goods or services are broadly required to do & defines the task or
desired result by focusing on what is to be achieved rather than how it is to be done.
They do not describe the method of achieving the intended result. This enables
suppliers to provide solutions to desire problems.
b. Performance quality specification
These are quality specifications that define the purpose of the goods or services in terms
of how effectiveness it will perform, that is, in capability or performance terms.
Performance is a logical extension of function. Performance quality specification defines
the task or desired result of by focusing on what is to be achieved. They do not describe
the method of achieving the desired result. This enables suppliers to provide solutions
to desire problems.
c. Technical quality specification
These are specifications that defines the technical & physical characteristics of & or
measurements of a products such a physical aspects (for ex- dimension, color& surface
finish), design details, material properties, energy requirements, process, maintenance
requirements & operational requirements. They are used when functional &
performance characteristics are insufficient to define the requirement.

Therefore, these above listed quality specifications should be developed & updated based on
time situation, market competition, and technological changes & agreed up on it with
responsible bodies.
1.4 Documenting & introducing quality specifications
Documentation means recording any types of useful information for the future reference or
utilization. Therefore, documenting the above quality specifications & introducing them to
organization staff/personnel in according to the organizational policy is a vital task to make
mutual understanding between manager & personnel and as well documentation should
include:

 Design of files
 Customers orders, contract review
 Meeting notes(Mgmt review)
 Internal audit report
 Details of nonconformities(service failure report, warranty claims, customer
complains)
 Corrective & preventive action reports
 Purchase order
 Files on suppliers(evaluation of supplies & their performance history)
 Process control detail
 Calibration & verification reports
 Training details & details of goods received & delivered
 About storage
 Work practices
 Operating practices, operating instructions or operating procedures

Generally documents needed by the organization to ensure the effective planning operation &
control of its inputs.
 Self check-1 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below

1. Who uses the product specifications?

2. When product specification should be created?
3. What are the sources of market specification?
4. List the types of quality specifications.
5. What are the basis of requirements for legislation?

Note: Satisfactory rating - 25 points and above Unsatisfactory - below 25points

You can ask your teacher for the copy of the correct answers.
Information sheet-2 Identifying critical control point

Determining degree of risk of hazards

Accomplishing necessary documentation

2. 








Any step at which


































































: Microbiological (ICMSF 1986)

Severe risk Moderate risk Moderate risk

Potential of extensive spread Limited or no spread
Bacteria Bacteria Bacteria
Brucella melitensis (brucellosis)
Escherichia coli O157:H7 Pathogenic Escherichia coli Bacillus cereus
Clostridium botulinum types A, B, ("traveller’s diarrhoea")
E and F (botulism) Campylobacter fetus subsp. jejuni
Clostridium perfringens type C
(Enteritis necriticans) Other Shigella species
(shigellosis) Clostridium perfringens type A
Shigella dysenteriae 1
(shigellosis, dysentery) Salmonella
Other Salmonella species Listeria monocytogenes (listeriosis)
typhi Salmonella paratyphi types A,
B and C (typhoid and paratyphoid
? -haemolytic (salmonellosis) Staphylococcus aureus
fevers)
Streptococcus groups A, C and
Salmonella cholerae-suis
G (septic sore throat, scarlet Vibrio parahaemolyticus
Salmonella sendai fever)
Yersinia enterocolitica
Vibrio cholerae 01 (cholera)
 
Virus
Hepititus A
Parasites
Poliovirus
Amoeba
Toxins
Algal toxins 
Giardia
Mycotoxins

Table 2 : Chemical and Physical Risks (CCFRA 1992)

 

Chemical Physical
Heavy metals Natural extraneous material

Pesticide residues e.g. stalks, leaves, seed heads, bone, skin

Lubricants/hydrocarbons from machinery Foreign material

Fumes/dust e.g. insect infestation, stones, glass, animal

droppings, metal, plastic, wood, paper, hair,
Refrigerants jewellery, paint, plaster

Pest control agents Others

 Chlorophenols e.g. cross-packing, sabotage

Sanitising agents  

Water additives

Paints/printing inks/plasticisers































































      

     








Self check-2 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below
















Note: Satisfactory rating - 25 points and above Unsatisfactory - below 25points

You can ask your teacher for the copy of the correct answers.

 
 


 










































































    

  
 
 

 

    
   
 
 
 
 





































































































































































 Self check-3 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below

1. Define quality assurance.

2. Show by diagram about the five preliminary tasks in the development of HACCP plan.
3. What does it mean critical limits?
4. What are the most common preservative methods of food?
5. What does it mean trimming?
6. What types of foods can you preserve by using salting & smoking?
 
 




























































































































































Self check-4 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below

1. What are the two principles of quality assurance?

2. Write the steps of quality assurance processes.
3. What are the four processes that companywide quality approach emphasis on it?
4. What does it mean instruction?
5. Define the word training.
 

 
 














































































































































































































Self check-5 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below

 




















 
 






 




















evaluate
plan

monitor implement




















































































Self check-6 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below

1. What are the advantages of



2. 


3. What are the indicators of problems of products/services?
4. Define preventive & corrective actions.
5. What are the divisions of corrective action?
6. Why refined technological & advancement cannot yield the result anticipated?

 
 
















































































































































Self check-7 Written test

Name: _________________________________ Date________________________

Directions: Answer the following questions listed below

1. List types of quality deviations/problems.

2. What are the causes of instance of variation?
3. What is the cause of use of untested material?
4. List at least four consequences of delay of reporting variations & problems?



