ATURCARA PENTADBIRAN MAJLIS PERHIMPUNAN BULANAN

PASUKAN BADAN BERUNIFORM UNTUK SEKOLAH-SEKOLAH

NEGERI KEDAH

PERHIMPUNAN BULANAN KOKURIKULUM

Perhimpunan Bulanan Kokurikulum merupakan satu medan untuk melatih dan memberi
pendedahan kepada pelajar tentang istiadat dan protokol pengendalian majlis rasmi.
Dalam aktiviti ini, para pelajar juga akan dapat menyerap elemen-elemen kepimpinan
dan pengurusan bagi melengkapkan mereka sebagai seorang pemimpin yang disegani.
Melalui aktiviti ini, pelajar di beri peluang sepenuhnya untuk mereka berkarya dan
menunjukkan bakat memimpin.

Guru perlu membantu pelajar sebagai fasilitator bagi memastikan perhimpunan yang
diatur dapat dijalankan dengan lancar dan tersusun. Selain dari aspek pengurusan
pentadbiran perhimpunan, para pelajar juga dapat menunjukkan bakat terpendam
melalui slot persembahan yang menjadi salah satu dari atur cara perhimpunan.

Dalam aktiviti ini juga pihak sekolah akan menghargai pelajar-pelajar yang berjaya di
dalam apa sahaja pencapaian dalam bidang kokurikulum samada di peringkat sekolah,
daerah, negeri ataupun kebangsaan.. Mereka akan diberi sijil ataupun hadiah sebagai
menghargai segala usaha mereka mengharumkan nama sekolah selain dari menjadi
contoh kepada pelajar-pelajar lain.

Bagi memastikan perhimpunan ini berjalan lancar, beberapa aspek persiapan dan
persediaan perlu diambil kira iaitu sebelum, semasa dan selepas.

Sebelum

Sebelum merujuk kepada persiapan awal sebelum perhimpunan itu diadakan. Pihak
penganjur perlu menyediakan :

a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana

b. Mengenal pasti atur cara majlis
c. Mengenal pasti bentuk persembahan dan membuat latihan.
- Menentukan masa persembahan yang bersesuaian agar majlis tidak terlalu
lama.
d. Mengenalpasti Pengacara majlis
e. Mengenalpasti pembaca doa serta teks doa.
f. Mengenalpasti ketua perbarisan
g. Menyediakan teks ucapan pengacara majlis
h. Menyediakan teks ucapan Pengerusi Pengelola
i. Menyediakan teks ucapan Tuan Pengetua
j. Menyediakan Aturcara Pentadbiran
k. Melantik ‘floor manager’ dan ‘stage manager’
 l. Mendapatkan maklumat pencapaian pelajar dari unit-unit lain.
m. Memastikan alatan-alatan yang diperlukan ada dan berfungsi seperti bendera,
set pa system, dulang hadiah dan sebagainya.
n. Mengenalpasti anggota untuk menyertai Perbarisan Kehormatan dan anggota
yang terlibat dengan perbarisan kehormatan.
o. Mengadakan raptai agar pihak pengelola dapat mengenal pasti kelemahan dan
terus membetulkannya.
p. Pihak pengelola juga perlu bersedia dengan pelan kecemasan sekiranya hujan.

PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Pengurusan majlis rasmi merupakan satu pengurusan yang berkait rapat dengan
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persediaan dan persiapan awal, keperluan-
keperluan yang berkaitan dan juga cara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari
segi persiapan, perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaan
berjalan lancar dan teratur.

Manakala protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi sesuatu majlis itu dapat
dijalankan dengan lebih kemas mengikut segala peraturan, susunan, adab tertib,
kesesuaian dan dijalankan dengan penuh kesopanan.

Sebagai pemimpin di sekolah, maka pengetahuan kepada Pengurusan Majlis Rasmi

dan protokol ini amat perlu kerana ia dapat membantu dalam menentukan kelancaran
majlis yang dianjurkan.

ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan :

- Memastikan majlis yang dirancang berlansung tanpa ada sebarang kecatatan

dan insiden yang tidak diingini.
- Sebagai panduan untuk pegawai mengendalikan majlis tersebut secara
terperinci..
- Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibat dalam
majlis tersebut.
- Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas-lunas
protokol yang diterima.
- Untuk mengawal masa
- Untuk menjadi panduan masa akan datang
- Sebagai rekod
- Atur cara pentadbiran mengandungi :

a. Masa
b. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci
c. Tindakan
 d. Catatan

Pegawai yang bertanggungjawab

Atur cara pentadbiran merupakan dokumen yang sangat penting sebagai garis panduan
teperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat
bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran. Senarai semak hendak juga diadakan
bagi membantu juru acara mengendalikan majlis dengan lancar.

ATURCARA MAJLIS PERHIMPUNAN BULANAN PASUKAN BADAN

BERUNIFORM

0720 pagi - Semua pelajar dan guru mengambil tempat

0725 pagi - Ketibaan Tuan Penolong Kanan Pentadbiran
0730 pagi - Ketibaan Tuan Pengetua
0735 pagi - Aluan Pengerusi- Majlis dimulakan
- Bacaan Doa
- Ucapan Pengerusi Pengelola
- Ucapan Perasmian oleh Tuan Pengetua
- Penyampaian sijil dan cenderamata
- Persembahan pelajar
0845 pagi - Nyanyian lagu pasukan dan Lagu Negeri Kedah.
0850 pagi - Majlis bersurai.
 Semua petugas yang terlibat dengan majlis mesti didiberikan taklimat dan faham bidang
tugas masing-masing.
ATURCARA PENTADBIRAN
MASA ACARA
0715 Pagi Semua pelajar dan JK yang
terlibat dengan majlis
perhimpunan bersedia.
0720 Pagi - Guru-guru dan pelajar
mengambil tempat .
- Pasukan Perbarisan
Kehormatan bersedia dalam
kedudukan.
0725 Pagi Pergerakan Tuan Penolong
Kanan Pentadbiran ke majlis
perhimpunan.
BUTIRAN TINDAKAN CATATAN
● Pelajar mengambil tempat - JK Sambutan
di tapak perhimpunan.
● Semua JK dan pelajar yang - JK Hadiah dan
bertugas bersedia di lokasi Sijil
tugas masing-masing.
● Pasukan Perbarisan - Pengacara
Kehormatan bersedia.
- Pasukan
● JK Sambutan bersedia
bersama-sama Penolong Perbarisan
Kanan Koku, Penolong
Kanan HEM dan Pengerusi Kehormatan
Pengelola untuk
- JK Persembahan
menyambut Penolong
Kanan Pentadbiran dan
Pengetua.
● JK Sambutan mempersila/ - JK Sambutan
menunjukkan tempat
untuk guru-guru - JK Hadiah dan
● Mengedarkan brosure Sijil
kepada guru-guru.
● Pengiring berada bersama- - Pengacara
sama dengan PK 1 dan
- Pasukan
Pengetua dalam
kedudukan bersedia. Perbarisan
● Pengacara dan JK Siaraya
bersedia. Kehormatan
- Pengiring
- JK Siaraya
● Pengacara mengumumkan - JK Sambutan
ketibaan Tuan Penolong
Kanan Pentadbiran diiringi - Pengacara
oleh pengiring.
● Ketua Perbarisan memberi
 hukuman, “perbarisan, - Pasukan
perbarisan sedia”.
● JK Sambutan bersama- Perbarisan
sama Penolong Kanan Kehormatan
Koku, Penolong Kanan HEM
dan Pengerusi Pengelola - Pengiring
menyambut ketibaan Tuan
- JK Siaraya
Penolong Kanan
Pentadbiran. - Ketua Perbarisan
● Pengiring mengiringi Tuan
Penolong kanan
Pentadbiran ke pentas
tabik hormat untuk
menerima tabik hormat.
● Ketua perbarisan memberi
hukuman, “ hormat
kehadapan….hormat”
● Selesai menerima tabik
hormat, Tuan Penolong
Kanan turun dari pentas
tabik hormat untuk
menyertai PK HEM dan PK
Koku dan Pengerusi
Pengelola menunggu
ketibaan Tuan Pengetua.

0730 pagi Pergerakan Tuan Pengetua ke ● Sebaik sahaja Tuan - JK Sambutan

majlis perhimpunan Pengetua tiba di tapak
perhimpunan, Pengacara - Pengacara
mengumumkan ketibaan - Pasukan
Tuan Pengetua.
● Tuan Pengetua diiringi oleh Perbarisan
pegawai pengiring.
Kehormatan
● Ketua Perbarisan memberi
hukuman , “Perhimpunan, - Pengiring
perhimpunan sedia”.
● PK Pentadbiran, PK HEM , - JK Siaraya
PK Koku dan Pengerusi
- Ketua Perbarisan
Pengelola menjemput dan
mengiringi Tuan Pengetua
ke pentas tabik hormat.
● Sebaik sahaja Tuan
 Pengetua berdiri di atas
pentas tabik hormat, Lagu
Negaraku terus dimainkan.
● Selesai Lagu Negaraku
dimainkan, Ketua
Perbarisan memberi
hukuman, “hormat
kehadapan…hormat”.
● Ketua Perbarisan melapor.
“Assallammualaikum tuan,
pasukan perbarisan
kehormatan seramai 31
anggota siap untuk
diperiksa, tuan”.
● Tuan Pengetua turun dari
pentas tabik hormat dan
diiringi oleh ‘stage oderly’
dan ketua perbarisan untuk
memeriksa perbarisan
kehormatan.
● Selesai pemeriksaan
perbarisan kehormatan,
Tuan Pengetua diiring
semula ke pentas tabik
hormat.
● Ketua Perbarisan melapor
untuk menjalankan tugas
lain. “Assallammualaikum
tuan, Perbarisan
Kehormatan mengucapkan
terima kasih. Mohon
kebenaran menjalankan
tugas-tugas lain, tuan.”
● Ketua Perbarisan memberi
hukuman, “Perhimpunan..
senang diri”.
● Tuan Pengetua turun dari
pentas tabik hormat dan
terus diiringi oleh PK
Pentadbiran, PK HEM , PK
Koku dan Pengerusi
Pengelola untuk
 mengambil tempat duduk.
● JK Sambutan menyerahkan
‘brosure’ kepada Tuan
Pengetua, PK Pentadbiran,
PK HEM, PK Koku dan
Pengerusi Pengelola.

0735 pagi Alu-aluan Pengacara Majlis ● Sebelum memulakan - Pengacara Majlis

majlis, pengacara memberi
- JK Siaraya
tabik hormat kepada Tuan
Pengetua.
● Pengacara membacakan
senarai keutamaan.

0737 pagi Bacaan Doa ● Pengacara memgumumkan - Pengacara Majlis

bacaan doa dan
mempersilakan pembaca - JK Siaraya
doa ke pentas. - Pembaca Doa
● Serentak dengan itu, Ketua
Perbarisan memberi - Ketua Perbarisan
hukuman, “Perbarisan….
perbarisan sedia.” Dan
diikuti dengan arahan “up”.
● Semua pelajar dan guru
mengangkat tangan untuk
berdoa.
● Pembaca doa memberi
tabik hormat kepada Tuan
Pengetua sebelum
memulakan pembacaan
doa.
● Selesai membaca doa,
Pembaca doa sekali lagi
memberi tabik hormat
sebelum meninggalkan
rostrum.
● Serentak dengan itu, Ketua
Perbarisan memberi
hukuman, “up” dan diikuti
dengan arahan,
“perhimpunan….senang
diri”.
 ● Pengacara mengucapkan
terima kasih

0740 pagi Ucapan Pengerusi Pengelola ● Pengacara menjemput - Pengacara Majlis Teks ucapan
Pengerusi Pengelola untuk Pengerusi
- Pengerusi pengelola - JK Siaraya
berucap. Pengelola
ialah pelajar yang ● Pengerusi Pengelola perlu
menjadi ketua memberi tabik hormat disediakan.
pengurusan majlis. kepada tuan pengetua
sebelum memulakan
ucapan.
● Selesai berucap, Pengerusi
Pengelola sekali lagi
memberi tabik hormat
kepada tuan pengetua.
● Pengacara mengucapkan
terima kasih

0745 pagi Ucapan Perasmian Tuan ● Pengacara menjemput - Pengacara Majlis

Pengetua Tuan Pengetua untuk
berucap. - JK Siaraya
● 2X anggota bersedia untuk - 2 X anggota
menyerahkan teks ucapan
kepada Tuan Pengetua. pembawa teks
● Pengacara mengucapkan
ucapan
terima kasih.

0750 pagi Penyampaian hadiah dan sijil ● Pengacara menjemput - Pengacara Majlis
Pengerusi Pengelola untuk
(rujuk senarai) - JK Siaraya
mengiringi Tuan Pengetua
bagi menyempurnakan - JK Hadiah
majlis penyampaian hadiah
dan sijil. - Pembawa dulang
● Pengacara majlis
- Penerima Hadiah
mengucapkan terima kasih.
dan sijil

- Floor manager

0810 pagi Persembahan Pelajar ● Pengacara Majlis - Pengacara Majlis

menjemput pelajar yang
 akan membuat - JK Siaraya
persembahan.
● Pengacara majlis - Pelajar yang
mengucapkan terima kasih membuat
kepada pelajar terlibat.
persembahan

- Floor Manager

- JK Persembahan

0830 pagi Lagu pasukan dan lagu Negeri ● Pengacara Majlis

Kedah mengumumkan untuk
upacara nyanyian.
● Ketua Perbarisan memberi
hukuman, ‘Perhimpunan…
Perhimpunan sedia”.
● Semua pelajar dan guru
menyanyikan lagu Negeri
Kedah dengan penuh
semangat.
● Selesai nyanyian, Ketua
Perbarisan bergerak untuk
melapor.
“Assallammualaikum tuan,
perhimpunan selesai,
mohon kebenaran
menjalankan tugas-tugas
lain, tuan”.
● PK Pentadbiran, PK HEM,
PK Koku dan Pengerusi
Pengelola mengiringi Tuan
Pengetua untuk
meninggalkan majlis.

08.35 pagi Perhimpunan Bersurai ● Pengacara Majlis

mengarahkan semua
pelajar untuk masuk ke
dalam kelas dengan
teratur.
 ● Masa keseluruhan majlis lebih kurang 1 jam hingga 1 jam 30 minit bergantung kepada aturcara
majlis.

Kod Pakaian:

1. Semua yang terlibat dalam Perhimpunan Bulanan Pasukan Badan Beruniform memakai uniform
unit masing-masing.
2. Semua guru memakai uniform unit masing-masing.
3. Semua berpakaian kemas.
4. Adalah diingatkan bahawa majlis perhimpunan kokurikulum disertai oleh para pelajar. Sebarang
ucapan atau pengumuman dibuat oleh pelajar dan bukannya guru. Guru hanya bertindak
sebagai fasilitator.
5. Pihak sekolah perlu memastikan pengurusan majlis ini diuruskan oleh pasukan badan
beruniform yang mempunyai istiadat dan protokol mereka sendiri. Jika ada aktiviti kelab dan
persatuan perlu digabung dibawah pentadbiran pasukan uniform.

Peranan Penyambut Tetamu

Penyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-
kurangnya tujuan majlis tersebut diadakan.

Tindakan untuk penyambut tetamu:

- Susunan Tempat Duduk

Penyambut tetamu mestilah tahu susunan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
- Kawasan yang diperuntukan
- Penyambut tatami hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diperakuinya.

- Tempat-tempat penting

Penyambut tetamu mestilah tahu tempat-tempat yang penting seperti bilik menunggu, pintu
masuk. Pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.

Disediakan oleh,

Mej.(KRS)Amrimi bin Haji Othman

Pegawai Tadbir KRS Negeri Kedah