Bidang Tugas AJK Pelaksana

MAJLIS IHTIFAL & INOVASI SMK BANDARAYA KOTA KINABALU 2013

BIL AJK DAN SENARAI TUGAS LINK

1. Penyelaras - Penyelaras
- Berbincang dengan Pengetua/Penolong Kanan Pentadbiran untuk menentukan
pelaksanaan majlis
- Membentuk dan menyediakan senarai jawatankuasa pelaksana majlis
- Menyediakan dan mengedarkan garis panduan yang berkaitan
- Menyediakan aturcara majlis
-Menyelaras perkara berkaitan dengan jawatankuasa pelaksana majlis
2.
Setiausaha
Sebelum
- Menyediakan dan mengedarkan surat panggilan mesyuarat
- Mencatat dan menyediakan minit mesyuarat
- Bertindak sebagai urusetia
Selepas
- Menyediakan laporan post-mortem majlis
- Mengumpul dan menyimpan segala dokumen berkaitan dengan majlis anugerah
- Menyerahkan bahan yang dkumpul kepada Unit Dokumentasi selepas majlis untuk
tujuan pendokumentasian

3. Penolong Setiausaha
- Membantu tugas-tugas setiausaha, terutama dalam hal dokumentasi

4. Bendahari
- Membuat Anggaran Belanjawan Mengurus pelaksanaan majlis mengikut keperluan
jawatankuasa kecil
- Membuat agihan kewangan kepada jawatankuasa
- Mengeluarkan baucer pengeluaran wang kepada jawatankuasa kecil (jika perlu)
- Mencatatkan penerimaan sumbangan (barang atau wang) dan mengagihkan AJK Tajaan
sumbangan kepada pihak berkenaan.
- Menyerahkan senarai penaja kepada AJK Buku Aturcara untuk dimuatkan di ruangan Ajk Buku aturcara
penghargaan
-Memaklumkan kepada jawatankuasa pelaksana tentang kedudukan kewangan semasa
dalam setiap mesyuarat
- Memastikan semua jawatankuasa menyerahkan resit / dokumen bukti perbelanjaan.
- Membuat Laporan Pendapatan dan Perbelanjaan selepas majlis dilaksanakan.
- Menyerahkan laporan Pendapatan dan Perbelanjaan kepada setiausaha selepas post- Setiausaha
mortem.

5. Jemputan
Sebelum Penyelaras
- Mendapatkan maklumat daripada pihak pentadbir tentang perasmi/jemputan khas
- Menyedia dan menghantar surat jemputan segera kepada :
- Perasmi (Pengarah JPN Sabah) --- kepilkan bersama kad jemputan dan
Aturcara majlis
- Pegawai Pelajaran Daerah Kota Kinabalu
- Pengetua- Pengetua sekolah berhampiran
- Guru Besar –Guru Besar di sekolah saluran SMKBKK
- PIBG SMK Bandaraya
- Persatuan Alumni SMK Bandaraya Kota Kinabalu
- Ketua Kampung dari kampung berdekatan

1 1
 - Ibu bapa penerima anugerah
- Ibu bapa lain & maklumkan tentang cuti peristiwa (jika ada) & kelas yang
hadir serta kelas yang tidak perlu hadir pada majlis tersebut.
Cadangan Kelas yang hadir:
- Tingkatan 6 Atas,
- Tingkatan 5 alamanda
- Tingkatan 3 Alamanda
- Pelajar asrama Tingkatan 6,5 dan 3

- Menyedia dan menghantar sura jemputan dan makluman peraturan menghadiri Ajk Pendaftaran/
majlis kepada penerima-penerima anugerah. Surat merangkumi maklumat tentang etika Penyelaras
pakaian, fee dikenakan (RM10 – jamuan, gambar, sijil dan blazer), aturcara dan masa Penerima
raptai serta masa pendaftaran bagi penerima-penerima anugerah. Anugerah

- Membuat susulan jemputan dengan mendapatkan pengesahan kehadiran penerima-

penerima anugerah dan tetamu- tetamu jemputan.
Penyelaras,
- Merekod dan melaporkan kepada AJK Pendaftaran/Penyelaras Penerima Anugerah Ajk Pendaftaran/
/AJK Jamuan tentang jumlah penerima anugerah yang akan menghadiri majlis Penyelaras
Penerima
anugerah
- Menyerahkan senarai tetamu jemputan yang akan menghadiri majlis kepada - Ajk Jamuan
Penyelaras dan J/K Buku Pelawat /Pendaftaran Jemputan, guru dan ibu bapa sehari
sebelum majlis Penyelaras
AJK Pendaftaran
- Memaklumkan dengan segera sebarang perubahan status kehadiran tetamu- Jemputan
tetamu jemputan khas dan penerima-penerima anugerah kepada Penyelaras,
AJK Protokol/Pembantu Majlis dan AJK Pendaftaran /Penyelaras Penerima
Anugerah dan juruacara.
Semasa
** Menyediakan 5 salinan senarai nama Jemputan Khas dan serahkan kepada:
1. Penyelaras
2. Juru acara
3. Pengetua – untuk tujuan ucapan
4. Pengerusi PIBG – untuk tujuan ucapan
5. Perasmi – untuk tujuan ucapan
* serah senarai kepada Protokol utk diserahkan kepada 3,4 dan 5.

6. Teks Ucapan
- Dapatkan maklumat mengenai majlis yang akan diadakan: Majlis anugerah pelajar
cemerlang, pelancaran ARC 3 dan pameran inovasi Penyelaras- Ketua
-Menyediakan dan menyemak teks ucapan : Bidang Bahasa
Pengetua (Ucapan Alu-aluan) ( semakan)
YDP PIBG SMKBKK (Ucapan Terima kasih) (jika ada)
Perasmi (Ucapan Perasmian)
- Memastikan teks ucapan disediakan oleh penyedia yang berbeza agar idea tidak sama
- Memohon kelulusan kandungan teks ucapan daripada Pengerusi/Timbalan Pengerusi
-Menyerahkan teks ucapan kepada pihak pengucap tiga hari sebelum majlis berlangsung
7. Pegawai Perhubungan
Sebelum Majlis:
- Menghubungi tetamu jemputan khas/perasmi untuk pengesahan kehadiran dan dll.
Semasa Majlis: Protokol
-.Menyambut dan mengiring /memberi tunjuk arah kepada tetamu jemputan
khas/Perasmi laluan ke Dewan.
- Mengiringi tetamu jemputan khas/perasmi sepanjang majlis

2 2
 - Mengiring tetamu jemputan khas/perasmi ke bilik jamuan
- Memastikan keperluan ‘peribadi’ jemputan khas/perasmi dapat ditunaikan dengan
selesa.
Selepas Majlis:
- Mengiring pulang jemputan khas/perasmi ke kenderaan dan menunggu sehingga
kenderaan mereka melepasi pintu pagar utama.
8. Sambutan
Sebelum:
-Merancang kaedah untuk menyambut tetamu : Penyelaras
a) Cara tetamu disambut,
b) Tempat bermula tetamu disambut
c) Senaraikan budget untuk persediaan – serah kepada Bendahari
- Menyediakan peralatan sambutan seperti bunga pahar atau dll.
-Menyelaras bersama guru yang melatih pasukan kompang untuk mengalu-alukan
ketibaan Perasmi dan pada hari majlis berlangsung Ajk Persembahan-
-Menyelaras bersama dengan Ajk Persembahan untuk pasukan tarian sambut tetamu. tarian sambut
tetamu

- Pastikan pakaian pelajar kumpulan kompang berpakaian sesuai dan kemas, ( Contoh :
berpakaian melayu lengkap ataupun pakaian sekolah yang lengkap)
- Menyediakan pasukan pembawa bunga pahar untuk mengiringi ketibaan Perasmi.
- menghadiri raptai penuh untuk kelicinan majlis.
Semasa: Ajk
- Menyambut ketibaan dan mengiringi tetamu ke pintu utama Dewan. Protokol/Juruacara
- Memberi isyarat (melalui Walkie Talkie ) akan kehadiran Perasmi kepada AJK
Protokol/Pembantu Majlis dan juruacara majlis.
- Bekerjasama dengan AJK Protokol / Pembantu khas untuk memastikan kedudukan dan
pergerakan pelajar pemalu kompang dan pembawa pahar adalah betul dan sesuai.
Selepas:
Simpan semua alatan sambutan dengan baik.
9 Protokol/Pembantu Majlis/Penyambut tetamu
Sebelum Majlis:
- Memastikan peraturan majlis dipatuhi (peraturan sambutan, pergerakan, tempat duduk,
aturcara, giliran pengucap, teks ucapan, penyampaian hadiah, makan dll).
- Memastikan kesesuaian susunan dan bilangan kerusi Perasmi dan tetamu-tetamu khas
dan labelkan.
- Memastikan tempat duduk tetamu jemputan, ibu bapa dan penerima anugerah sesuai
dan dilabelkan.
- Menentukan kedudukan penyambut tetamu, pemegang bunga manggar dan pasukan
kompang dalam Dewan
Semasa Majlis:
- Menyambut ketibaan dan mengiringi jemputan khas/perasmi dari pintu Dewan ke
tempat duduk mereka .
- Pembantu Majlis/Penyambut tetamu menyambut tetamu di pintu utama dewan dan
membawa tetamu ke tempat duduk mereka
- Memastikan buku aturcara/kad aturcara diletakkan sedia ada di atas meja Perasmi dan
tetamu-tetamu khas
- Memastikan air mineral untuk Perasmi dan tetamu-tetamu khas disediakan dan Ajk Jamuan VIP &
dihidangkan oleh AJK Jamuan semasa majlis berjalan. GUru
- Menunjuk arah jika tetamu perlu ke tandas dll.
- Memastikan kesesuaian kedudukan tetamu kehormat, tetamu-tetamu khas dan
penerima-penerima anugerah semasa sesi fotografi.
- menjemput tetamu ke meja jamuan setelah majlis berakhir.
- Mengiringi tetamu VIP ke kereta waktu pulang dan pastikan cenderahati diserahkan
kepada tetamu-tetamu VIP setelah majlis berakhir.

3 3
10 Penyelaras Majlis
- Memastikan semua AJK pelaksana telah mengambil tindakan yang sepatutnya. Se
- Mengatur dan menyelaras dengan AJK pelaksana yang terlibat untuk kelancaran raptai mua AJK
Majlis Anugerah.
- Menyelaraskan perjalanan Majlis dari awal hingga majlis berakhir.
11. Pemilihan Penerima Anugerah
- Mengenal pasti penerima-penerima anugerah mengikut kategori anugerah yang telah
ditetapkan. Kriteria pemilihan: Penyelaras
1. PMR :
- Pelajar mendapat min 2A dan lulus semua matapelajaran.
2. SPM:
- Pelajar mendapat min 1A dan lulus semua matapelajaran dan gpmp tidak melebihi 5
3. STPM :
- STPM Terminal - Pelajar yang mendapat GPMP min 2.8 dan ke atas dan min C
dalam Pengajian AM
- STPM Modular ( Pelajar 6 Rendah, Peperiksaan STPM Penggal 1 – min GPMP 2.8)
dan minima C dalam Pengajian Am.
4. Peperiksaan dalaman bagi tingkatan 1, 2 dan 4 ;
- Matapelajaran terbaik – min A ( jika terdapat ramai bilangan calon A, senaraikan
markah mereka bagi mata pelajaran tersebut.
- Kedudukan pelajar terbaik ( 3 tempat) berdasarkan peratus tertinggi dan lulus semua
mata pelajaran Ajk Jemputan

- Memberikan senarai nama, alamat dan nombor telefon penerima anugerah kepada
Penyelaras AJK Jemputan dengan segera

Pemilihan Anugerah Tokoh Pelajar

- Pemilihan tokoh pelajar lelaki dan perempuan di tingkatan 5 dan 6 atas,
-Pemilihan mesti merangkumi:
- Pencapaian akademik yang cemerlang
- Pencapaian kokurikulum yang cemerlang
- Memegang jawatan seperti Pengawas dll
- Sahsiah yang baik Ajk Multimedia

- Menyediakan biodata penerima anugerah Tokoh Pelajar

* Memberikan senarai nama penerima anugerah (ikut susunan) kepada:

AJK Buku Atur cara
AJK Penyediaan Sijil/ Hadiah/Cenderahati
AJK Penyampaian Sijil/ Hadiah/Cenderahati
AJK Pendaftaran / Penyelaras Penerima Anugerah
Juruacara Majlis
12. Penyediaan Sijil/Hadiah/Baucer Tunai/Cenderahati
- Memastikan sijil dan folder sijil mencukupi.
-Mendapatkan bilangan sijil dan folder sijil yang mencukupi daripada Pejabat sekolah
- Mendapatkan senarai nama penerima anugerah dan jenis anugerah daripada AJK
Pemilihan Penerima Anugerah
- Bertanggungjawab menyediakan:
- Sijil penghargaan kepada penerima anugerah
- Hadiah/Baucer Tunai
- Trofi – Tokoh Pelajar
- Cenderahati kepada Perasmi, PIBG,Alumni dan tetamu-tetamu lain ( jika perlu)
- Menyerahkan semua sijil-sijil yang telah lengkap diisi / ditandatangani, hadiah, trofi
dan cenderahati kepada AJK Penyampaian Sijil/Hadiah/Cenderahati dua hari sebelum
raptai.

4 4
13. Penyampaian Sijil / Hadiah/Cenderahati
Sebelum:
- Mendapatkan senarai nama penerima anugerah dan jenis anugerah daripada Pemilihan
Penerima Anugerah ( Sebaik-baiknya guna senarai dari Ajk Buku Aturcara untuk
penyelarasan)
- Mengenalpasti lokasi untuk meja hadiah dan mengalas meja serta menghias meja
hadiah yang bersesuaian Ajk penyediaan
- Ambil semua sijil dan hadiah dari Ajk Penyediaan Sijil dan Hadiah, Menyusun hadiah sijil dan hadiah
dan sijil mengikut senarai yang akan dibacakan oleh juruacara majlis.
- Menjalani raptai penuh untuk penyampaian sijil dan hadiah kepada penerima anugerah
Semasa:
- Memastikan tidak berlaku kesilapan pemberian anugerah dan tempat dirian semasa
penyampaian hadiah .
-Memastikan ada AJK yang berada di kedudukan yang sesuai untuk mengambil
cenderahati daripada perasmi setelah penyampaian cenderahati kepada perasmi dan
tetamu lain dilakukan.
- Menyediakan kaunter untuk penerima anugerah menuntut baucer tunai mereka
Selepas:
- Menyerahkan hadiah yang tidak dituntut (semasa majlis) kepada penerima pada hari
lain.( Simpanan – 1 bulan, dan hubungi penerima yang tidak hadir)
- Memastikan cenderahati Tetamu Kehormat diserahkan kepadanya atau pengiringnya
selepas majlis berakhir

14 AJK Pendaftaran / Penyelaras Penerima Anugerah

- Memastikan jenis fee dan amaun fee (RM10) dikenakan kepada penerima anugerah
- Menerima dan merekodkan fee dikenakan daripada penerima anugerah
- Mendaftarkan kehadiran penerima anugerah / wakil dan ibu bapa penerima
- Memaklumkan status kehadiran terkini penerima anugerah kepada Juruacara Majlis Juruacara
dan AJK Penyampaian Sijil/Hadiah/ Cenderahati Ajk Penyampaian
- Memastikan kod etika pakaian majlis dipatuhi oleh penerima-penerima anugerah. Hadiah
(hanya yang patuhi kod etika pakaian saja naik pentas) Ajk Multimedia
- Memberi taklimat dan tunjuk cara menerima anugerah kepada penerima-penerima
anugerah semasa raptai.
-Menyelaraskan kedudukan tempat duduk penerima anugerah serta ibu bapa
penerima”top” yang akan naik pentas bersama.
- Menyelaras pergerakan penerima anugerah dengan panggilan juruacara majlis.
- Menyelaraskan pergerakan ibu bapa pelajar “top’ mengiringi pelajar bersama naik
pentas.
- Membantu AJK Protokol untuk menentukan kedudukan penerima anugerah semasa
sesi fotografi
- Menjemput penerima anugerah untuk menghadiri jamuan
- Membuat permohonan pinjaman ‘blazer’ daripada pihak-pihak yang dikenal pasti.
- Memastikan ‘blazer’ diselenggara dan disediakan sehari sebelum raptai diadakan.
- Memastikan ‘blazer; dikutip dan disimpan dengan selamat sebaik sahaja pelajar turun
dari pentas.
- Menghantar ‘blazer’ ke kedai untuk dicuci.
- Mengembalikan ‘blazer’ yang telah dicuci kepada peminjam selepas majlis.
15 AJK Pameran
-Merancang bahan pameran dan sudut pameran yang sesuai ( data pelajar lepasan SPM
dan STPM; bahan pencapaian kerjayaan sekolah.termasuk pemenang masakan pelajar
Katering )
-Menyelaras dan mengumpul bahan pameran
-Menyusun atur bahan pameran dan menghiaskan ruang sudut pameran serta
mengalas/skirting meja dan panel pameran
-Memastikan perkataan “WelCome/Selamat datang” disediakan di board” dinding pada

5 5
 ruang kiri masuk dewan
-Mengaturkan pelajar/guru bertugas di sudut pameran dari awal hingga majlis berakhir
-Mengembalikan semua bahan pameran yang dipinjam / digunakan ke tempat asal
selepas majlis berakhir
16 AJK Buku Aturcara
- Mendapatkan maklumat-maklumat isi kandungan Buku Cenderamata seperti berikut:
Aturcara majlis (dari penyelaras)
AJK Pelaksana Majlis Anugerah Cemerlang ( dari penyelaras)
Senarai nama penerima anugerah (dari Penyelaras)
Penghargaan (Penaja dan sebagainya) (Maklumat Penaja dari Bendahari/AJK
Tajaan)
Senarai anugerah guru : penghargaan kepada Guru program ADEK
- Menentukan bajet sebenar pembuatan buku aturcara
- Memastikan jumlah cetakan buku aturcara adalah bersesuaian dengan jumlah
penerima anugerah.
- Memastikan buku aturcara khas diberikan kepada AJK Protokol /Pembantu
Majlis/Penyambut Tetamu untuk diberikan kepada Perasmi dan tetamu-tetamu khas
(sehari sebelum majlis).
- Mengedarkan buku aturcara kepada tetamu jemputan, guru-guru, dan penerima-
penerima anugerah
- Sediakan aturcara berbentuk penanda buku untuk diedarkan kepada tetamu selain
daripada penerima anugerah dan barisan VIP

17. Juruacara Majlis

- Menyediakan teks juruacara mengikut susunan aturcara majlis
- Bincang draf teks juruacara dengan Pengerusi /Timbalan Pengerusi
- Menjalani raptai mengacara majlis
-Menyebarkan maklumat kepada para hadirin tentang tempat Jamuan/tandas.
- Mengacara majlis dengan lancar dari mula sehingga semua acara selesai
- Mengalas/skirting meja juruacara yang telah disediakan oleh J/K Persiapan Dewan.

18. Penyedia Teks dan Pembaca Doa

-Menyediakan teks doa yang bersesuaian dengan majlis
-Memohon kelulusan isi kandungan doa daripada Pengerusi /Timbalan Pengerusi
-Bersedia lebih awal di dewan.
-Mengetuai bacaan doa

19. Persembahan Muzik Latar/Persembahan

- Membentuk dan melatih kumpulan pemuzik / persembahan muzik latar semasa
penyampaian hadiah – gamelan/kuling tangan
- Pastikan pelajar yang terlibat berpakaian seragam yang kemas
- Bertanggungjawab menyelaras dengan guru-guru yang membimbing persembahan
semasa Majlis.
- Menjalani raptai penuh majlis.
-Memastikan persembahan muzik latar dimainkan dengan lancar semasa majlis
berlangsung.
20. Multimedia dan Gimik Perasmian/Pelancaran ARC3
-Menyediakan bahan persembahan multimedia dan backdrop yang telah ditentukan
semasa berikut:
- Semasa awal majlis (pelajar mengambil tempat) sehinggalah ketibaan Tetamu
Kehormat
-Semasa perasmian Majlis dan pelancaran ARC3
-Masa majlis bersurai
- Menyiapkan bahan multimedia untuk dilihat dan diluluskan oleh pengetua seminggu
sebelum raptai

6 6
 - Menayang peristiwa berikut secara ‘live’ (bersama dengan maklumat yang diperlukan) :
Semasa penerima anugerah naik ke pentas menerima anugerah
Semasa persembahan pelajar diadakan.
Ucapan Pengetua
Ucapan Perasmi
-Mengatur gimik :
Perasmian Majlis Ihtifal dan Inovasi SMK Bandaraya Kota Kinabalu 2013 dan
pelancara ARC3
- Menyediakan paparan lirik lagu NegaraKu, Sabah Tanah Airku dan Lagu sekolah
- Menjalani raptai penuh majlis
- Memastikan semua berjalan lancar semasa majlis berlangsung.
21 Fotografi dan Rakaman
-Mengambil gambar/rakaman video sebelum, semasa dan selepas majlis
-Mengambil gambar penerima anugerah dalam “versi khas”
-Memastikan hasil fotografi (Softcopy) disimpan dalam sebuah CD.
-Memastikan hasil fotografi (hardcopy) dilabel dengan maklumat berkaitan.
-Menyerahkan hasil fotografi (dalam bentuk CD dan cetakan) dan rakaman peristiwa
kepada Setiausaha untuk pendokumentasi selepas ‘post-mortem’.
-Memastikan penerima anugerah diberi gambar “versi khas”selepas majlis.
- Menjalani raptai penuh majlis

22 PA Sistem
-Menguruskan PA sistem untuk kegunaan raptai dan majlis
-Memastikan sistem audio dapat berfungsi dengan baik
-Menghubungi pihak SESB agar bekalan elektrik di sekolah tidak terganggu pada hari
majlis berlangsung
-Menyediakan pelan pilihan kedua sekiranya bekalan elektrik terputus
-Sentiasa berada di dalam dewan sepanjang majlis berlangsung.
-Menyimpan semua peralatan yang dipinjam / digunakan ke tempat asal sebaik sahaja
majlis berakhir.

23 Publisiti /Siaraya
-Menghubungi pihak RTM/Akhbar untuk makluman penerima anugerah tentang majlis ini
dan publisiti.
-Menghubungi pihak media untuk publisiti/berita dan laporan pelaksanaan majlis.
- Memastikan yang banner telah dipasang di pintu gerbang sekolah
24
Banner
- Mendapatkan maklumat umum majlis daripada penyelaras.
- Sediakan banner yang bersesuai, dapatkan kelulusan daripada Pengerusi, baru
dihantar untuk dicetak.
-Gantung banner di pintu gerbang sekolah sekurangnya 5 hari sebelum majlis.

25 Persiapan Tempat (Dewan /Ruang Pameran /Ruang Jamuan/Pendaftaran)

Sebelum:
-Memastikan dewan, ruang pameran dan ruang jamuan dalam keadaan bersih dan ceria.
-Menyediakan pelan susunatur kerusi dan meja di dewan dan ruang pameran.
-Memastikan pelan kedudukan kerusi mengikut protokol (Tetamu kehormat, tetamu-
tetamu khas, ibubapa, guru-guru, penerima-penerima anugerah, dan pelajar)
-Menguruskan peminjaman peralatan sofa & meja & peralatan (jika berkaitan)
-Menyediakan meja kaunter pendaftaran, meja juruacara, meja juruteknik, meja hadiah,
meja pameran dan panel-panel pameran.
-Melabelkan tempat duduk para tetamu, ibu bapa, penerima anugerah, dan pelajar
-Menentukan kedudukan jurufoto / jururakam, jurukamera perseorangan, dan jurufoto
professional (jika ada)

7 7
 -Bekerjasama dengan AJK Pentas/Backdrop untuk menentukan kesesuaian hiasan
pentas dan backdrop dengan hiasan dewan keseluruhannya.
-Memastikan persiapan dewan dapat disiapkan sebahagian untuk digunakan oleh
peserta raptai (meja juruacara, meja/sofa, meja dan papan penghadang sudut
pameran)
-Memastikan persiapan dewan dan ruang pameran disiapkan sepenuhnya sehari
sebelum majlis
Semasa:
Pastikan semua kerusi mencukupi supaya semua tetamu ada tempat duduk.
Selepas:
-Memastikan dewan dibersih dan dikemaskan selepas sahaja majlis berakhir
-Membersih dan mengembalikan semua peralatan yang dipinjam / digunakan ke tempat
asal sebaik sahaja majlis berakhir.

26 Hiasan Pentas / Back Drop

- Memastikan pentas dewan bersih dan ceria
- Memasang back drop sesuai dengan majlis yang akan dijalankan
- Menghias pentas dengan bunga dan kain selewat-lewatnya sehari sebelum majlis
dijalankan.
- Membuat pemeriksaan dan ‘final touch’ pentas sebelum majlis bermula.
- Membersih dan mengembalikan semua peralatan yang dipinjam / digunakan sebaik
sahaja majlis berakhir.

27 Disiplin / Keselamatan / Lalu lintas

_ Sediakan label dan penunjuk arah untuk tempat parking tetamu
- Menyelaraskan kerja mengawal keselamatan dan lalu lintas
- Menyediakan petugas untuk memandu arah tempat meletak kenderaan dan fasiliti
- Mengawal dan menyelia disiplin pelajar semasa berada dalam dewan, ruang pameran
dan tempat jamuan.
- Bekerjasama dengan AJK Pegawai Perhubungan untuk memastikan ketibaan Perasmi
‘dinanti’ di pintu utama.

28 Kebersihan / Keceriaan
- Menguruskan dan memastikan kebersihan dewan, ruang pameran dan tempat
jamuan sebelum , semasa dan selepas majlis.
- Pastikan alas kaki diletakan dihadapan pintu masuk dewan.

29 Jamuan
Jamuan VIP/Jemputan/Guru
-Merancang menu yang sesuai dan menyediakan bajet lengkap jamuan
-Menghubungi pembekal makanan yang dikenalpasti dan mendapatkan kotasi bekalan
makanan mengikut bajet
-Menyedia dan menghidangkan air mineral untuk Perasmi dan tetamu di dalam dewan
-Memastikan penyediaan dan penyajian makanan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
-Mengenalpasti tempat jamuan yang sesuai (kebersihan dan keselesaan)
- Menyediakan dan menghiaskan meja Jamuan
-Menguruskan agihan makanan/minuman kepada jemputan khas, guru.
-Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk memastikan kedudukan dan peranggu meja
Perasmi dan tetamu- tetamu khas adalah sesuai mengikut ‘protokol’
-Mendapatkan maklumat tentang bilangan jemputan dari AJK Jemputan
-Memastikan peralatan di ruang jamuan dibersihkan dan dikembali ke tempat asal
selepas majlis

8 8
 Jamuan Penerima Anugerah/Ibubapa/Pelajar
Merancang menu yang sesuai dan menyediakan bajet lengkap jamuan
-Menghubungi pembekal makanan yang dikenalpasti dan mendapatkan kotasi bekalan
makanan mengikut bajet
Memastikan penyediaan dan penyajian makanan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
-Mengenalpasti tempat jamuan yang sesuai (kebersihan dan keselesaan)
- Menyediakan dan menghiaskan meja Jamuan
Menguruskan agihan makanan/minuman kepada penerima anugerah,ibubapa dan
pelajar.
-Mendapatkan maklumat tentang bilangan jemputan dari AJK Jemputan
-Memastikan peralatan di ruang jamuan dibersihkan dan dikembali ke tempat asal
selepas majlis

30 Tajaan
-Mengenalpasti penderma-penderma yang berpotensi.
-Menghubungi penderma berpotensi untuk mendapat sumbangan melalui PIBG.
(sumbangan dalam bentuk kewangan sahaja – akan digunakan sebagai hadiah insentif
kepada pelajar yang mendapat anugerah)
-Hubungi Pengerusi Koperasi Sekolah untuk baucar.
-Menyerahkan sumbangan penderma kepada Bendahari dan dapatkan resit rasmi
daripada Bendahari.
-Menyediakan surat/sijil penghargaan dan dihantar bersama resit kepada penderma-
penderma selepas majlis.

31 Buku Pelawat /Pendaftaran Jemputan, guru dan ibu bapa

-Menyediakan buku pelawat sehari sebelum majlis untuk ditandatangi oleh
perasmi/jemputan khas.
-Menulis/menyedakan ruangan khas pada Buku Pelawat untuk ditandatangai oleh
perasmi/jemputan khas
-Menyerahkan buku pelawat / pen khas kepada Perasmi/jemputan khas dan menerima
semula pen khas / buku pelawat yang telah ditandatangani daripada Perasmi/jemputan
khas (pastikan masa yang sesuai)
-Menyediakan fail/buku pendaftaran jemputan, guru dan ibu bapa.
-Menyediakan label kaunter pendaftaran dan mengalas/skirting meja pendaftaran)
-Menguruskan pendaftaran
-Menyerahkan buku pendaftaran kepada Setiausaha selepas majlis
-Meletak dan menyimpan semula Buku Pelawat di tempat penyimpanannya selepas
majlis.

-Dapatkan senarai tetamu jemputan (VIP seperti Perasmi, YDP Pibg, Alumni,, PPD dll) Ajk Jemputan
yang akan hadir dari J/K Jemputan dan tandakan “ tick” jika hadir semasa pendaftaran
.-Buat 5 salinan dan serahkan senarai tetamu jemputan VIP yang hadir kepada pihak
berikut dengan segera sebelum majlis dimulakan :
1. Pengetua – untuk tujuan ucapan
2.Perasmi – untuk tujuan ucapan
3. juruacara
4. Penyelaras majlis
5. Pengerusi PIBG (jika berkenaan) – tujuan ucapan

32 Slot Perkembangan Pendidikan

- menghubungi penceramah yang dikenal pasti akan memberi ceramah.
- Berbincang mengenai tajuk dan isi kandungan ceramah yang diperlukan.
- Menguruskan keperluan lain (jika berkaitan)

9 9
1 10