SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN DANGI, JOHOL

KERTAS KERJA
MESYUARAT AGUNG PIBG
KALI KE-36

1.0 Rasional
Membincangkan perkara-perkara bagi membantu sekolah mencapai kecemerlangan yang
optimum.

2.0 Objektif
 Mendapatkan sokongan 100% daripada PIBG dalam aspek kewangan, tenaga dan
sokongan untuk menjalankan program-program yang melibatkan pelajar.
 Membolehkan ibubapa dan guru-guru bertukar-tukar fikiran dan pandangan khususnya
dalam aspek kecemerlangan dan kemenjadian pelajar sesuai dengan hasrat JPNNS
iaitu melahirkan Anak yang Baik lagi Cerdik (ABC)

3.0 Sasaran
Semua ibubapa/waris pelajar dan guru SMK Dangi.

4.0 Tarikh & Tempat

6 Mac 2019 (Rabu), bertempat di bilik Dewan Anjung Sri, SMK Dangi.

5.0 Jawatankuasa Pelaksana

PENASIHAT:
EN. MUSTAPA BIN BASIRON
(Pengetua )

PENGERUSI:
PN. ROHANA BINTI AHMAD
(GPK PENTADBIRAN )

SETIAUSAHA
PN.SITI ASHIFAH BINTI MD ZAINUDIN

BENDAHARI
CIK LIAW PEI YENG

SAMBUTAN & PROTOKOL

SEMUA GPK

JEMPUTAN & LAPORAN TAHUNAN

PN.SITI ASHIFAH BINTI MD ZAINUDIN

1
 BUKU PROGRAM/ PENDAFTARAN/
DOKUMENTASI DAN PELAPORAN
PN. PAAKIALETCHUMI A/P NARAYNASAMY
PN. ASHIKIN BT. HAMZAH
DIBANTU OLEH PENGAWAS

BACAAN DOA
SAUDARA MUHAMAD HAFIZ HAKIMI (3M)

JURUACARA
PN. NORLIZA BINTI ZAINAL
SAUDARI SITI NOR ROKIAH BT NOR AHMAD (5M)

JAMUAN RINGAN IBU BAPA & VIP

PN. NORAZIZAH BT MANSOR
DIBANTU OLEH PENGAWAS

PERSIAPAN DEWAN, PENTAS DAN BACKDROP

PN. KHAIRANI MASTHURA BT. NASIR

PN SITI AMINAH BINTI ADENAN
CIK SHAZLEENA BINTI
DIBANTU OLEH MURID

HADIAH, CENDERAMATA (AJK &YB)

& CABUTAN BERTUAH

PN. ZETTY EI-KUSNA BT ABDUL KUDUS

CIK SITI NORSA’ADAH BT SAMBRI
CIK LIAW PEI YENG
DIBANTU OLEH MURID

SIARAYA, PERALATAN ICT & RAKAMAN

EN. RAZAK BIN ADOM
DIBANTU OLEH PENGAWAS

PENCATAT
EN.DZULKAFLI B.WAHID

2
5.1 BIDANG TUGAS AJK MESYUARAT AGUNG PIBG

Jawatankuasa Tugas

Sambutan & Protokol  Pastikan kedudukan tempat VVIP, VIP, AJK PIBG di
Dewan dan Bilik Jamuan
 Menyambut ketibaan VVIP
 Mengiring VIP dan jemputan ke tempat duduk di Dewan
Jemputan & Laporan Tahunan  Menyediakan senarai jemputan
 Menyediakan dan menghantar surat jemputan kepada
VVIP, PPD, AJK PIBG dan Ibu bapa 1 minggu sebelum
Mesyuarat.
 Memastikan Buku Laporan Tahunan siap sekurang-
kurangnya 3 hari sebelum tarikh mesyuarat.
Buku Program/ Pendaftaran/  Mendapat sampel Buku Program tahun lepas daripada SU
PIBG.
Dokumentasi Dan Pelaporan
 Mendapat maklumat terkini daripada SU untuk isi
kandungan Buku Program.
 Menyediakan draf Buku Program dan menyerahkannya
kepada Pengetua sekurang-kurangnya 3 hari sebelum
Mesyuarat AGM.
 Menyediakan, mencetak dan mengedar buku program
untuk tetamu khas/guru/ibu bapa/penjaga
 Menyediakan Borang pendaftaran.
 Menyediakan tempat untuk pendaftaran.
 Menyediakan sebuah meja beralas untuk meletakkan Buku
Pelawat untuk ditandatangan oleh VVIP.
 Memastikan ada 2 orang murid betugas sepanjang masa
pendaftaran.
 Memastikan semua jemputan yang hadir menandatangani
borang/senarai kehadiran.
 Mengedarkan Buku Laporan Tahunan semasa pendaftaran.
 Memastikan semua kerusi meja dan peralatan yang
digunakan dipulangkan ke tempat asal selepas Mesyuarat.
Juruacara  Mendapat atur acara Majlis/Mesyuarat daripada SU
 Menyediakan skrip mengikut upacara.
 Menyediakan dan mengambil tahu protokol majlis.
 Menyelaras tugas dengan Pengerusi AJK.
 Melatih seorang murid mengacara majlis
Bacaan Doa  Menyediakan skrip Bacaan Doa sesuai dengan Majlis.
 Membaca Doa pada permulaan majlis.
Jamuan Ringan  Mendapat belanjawan untuk jamuan daripada SU.
 Menyediakan menu jamuan untuk para jemputan & VIP.
 Membuat anggaran perbelanjaan sesuai dengan budget
yang telah diluluskan.
 Menyediakan tempat jamuan untuk tetamu khas.
 Menyediakan tempat jamuan untuk para jemputan
 Memastikan makanan/minuman siap pada masa yang
ditetapkan.
 Memastikan tempat jamuan dikemaskan selepas jamuan.

3
Persiapan Dewan, Pentas Dan
Backdrop
Hadiah, Cenderamata (Ajk &YB)
& Cabutan Bertuah
Siaraya, Peralatan ICT & Rakaman
 Menyusun kerusi untuk 80 tempat duduk.
 Menyediakan 3 baris pertama dengan kerusi khas untuk
AJK dan guru.
 Menyediakan meja panjang(siap dengan alas)+ kerusi untuk
AJK PIBG di hadapan.
 Memastikan Dewan dalam keadaan ceria, kemas dan
bersih sebelum Mesyuarat.
 Memastikan semua kipas dan lampu berfungsi.
 Memastikan semua suis telah dipadam dan dewan dikunci
selepas Mesyuarat.
 Memastikan semua kerusi dan meja dipulangkan ke tempat
asal selepas Mesyuarat
 Merujuk kepada SU tentang perkataan untuk “backdrop”
 Menyiapkan “backdrop” sekurang-kurangnya sehari
sebelum Mesyuarat.
 Menyusun satu set sofa untuk VIP pada pentas.
 Menyusun “rostrum”, meja hadiah dan hiasan di pentas.
 Memastikan semua peralatan di pulangkan ke tempat asal
selepas Mesyuarat.
 Memastikan “backdrop” diturunkan selepas Mesyuarat.
 Menyediakan senarai penerima hadiah dan cenderamata.
(Rujuk kepada SU)
 Memastikan semua hadiah dan cenderamata siap sebelum
Mesyuarat.
 Menyusun hadiah murid dan cenderamata VIP pada meja
hadiah di pentas mengikut atur acara penyampaian.
 Menyediakan dulang dengan alas untuk penyampaian
hadiah/cenderamata.
 Memastikan ada 2 orang pembantu(murid) untuk upacara
penyampaian hadiah.
 Memastikan murid dilatih tentang protokol penyampaian
hadiah/cenderamata.
 Memastikan semua peralatan yang digunakan dipulang
selepas Mesyuarat.
 Menyediakan senarai penerima hadiah PT3 (Rujuk kepada
SU Pep. & Su PIBG)
 Memberi satu taklimat kepada murid tentang
o tatacara menerima hadiah
o berpakaian kemas
o tempat duduk yang dikhususkan khas untuk penerima
hadiah.
o beratur di luar Dewan sebelum upacara penyampaian
 memastikan ada wakil bagi penerima yang tidak hadir
 Memastikan siaraya di dewan berfungsi.
 Memastikan peralatan LCD berfungsi.
 Menayang Powerpoint “Profil Sekolah” semasa para hadirin
menunggu Majlis bermula.
 Memastikan ada 2 orang pembantu(murid) yang bertugas
sepanjang masa Majlis/Mesyuarat untuk mengawal sistem
siaraya.
 Mengambil foto semasa Majlis/Mesyuarat dijalankan.
 Memastikan semua suis siaraya dan peralatan ICT telah
4
 dipadam selepas Mesyuarat/Majlis
 Memastikan semua peralatan dipulangkan ke tempat
asalnya selepas Mesyuarat.
Cabutan Bertuah  Menomborkan hadiah yang yang disediakan.
 Memastikan semua buku Laporan Tahunan di nomborkan
untuk Cabutan Bertuah.
 Menyediakan nombor cabutan dan bekas untuk upacara
Cabutan Bertuah.
 Menyelaras upacara Cabutan Bertuah
Pencatat  Mencatat Ucapan YDP PIBG, Pengetua dan VIP.
 Menjadi pencatat untuk Mesyuarat Agung.

6.0 Tentatif Program

2.00 ptg.  Pendaftaran

2.30 ptg.  Nyanyian Lagu Negaraku

 Bacaan Doa

 Ucapan YDP PIBG SMKD

 Ucapan Pengetua SMKD

Ucapan YB Tuan Eddin Syazlee bin Shith ( Timbalan Menteri

(Komunikasi dan Multimedia, Ahli Parlimen Kuala Pilah)

3.00ptg  Penyampaian Hadiah Kecemerlangan Pelajar PT3 2018

 Penyampaian Cenderamata

4.00ptg  Mesyuarat Agung

.

5.30 ptg  Jamuan, tuntutan hadiah cabutan dan bersurai.

5
7.0 Anggaran Perbelanjaan
7.1 sumbangan

1. Peruntukan PIBG RM1000.00

2. Sumbangan YDP PIBG 300.00
Jumlah RM1300.00

7.2 Perbelanjaan

Anggaran Perbelanjaan

PERBELANJAAN MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-36

PERKARA RM/Unit Jumlah (RM)
Hadiah AJK PIBG RM9 x 16 orang 144.00
Cenderamata VIP RM50 X 1 orang 50.00
Cabutan Bertuah RM8 x 56 orang 448.00
Makanan & minuman VIP RM8 x 12 orang 96.00
Makanan & Minuman ibu RM3 x 56 orang 168.00
bapa
Kertas A4 – Fotostat 5 RIM x RM10 50.00
Hadiah Cemerlang PT3 RM30 X 4 ORANG 120.00
Banner 1X RM85 (4”X 8”) 85.00
Pembungkus Hadiah RM50.00 50.00
Ribon/Double Sided RM19.00 19.00
Bunga/hiasan pentas 2 unit x RM35 70.00

Jumlah keseluruhan 1300.00

8.0 Penutup

Semoga program yang dirancangkan ini dapat berjalan dengan lancar dan mendapat sokongan
kerjasama daripada semua pihak. Sekian, terima kasih.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

……………………………………………… ………………………………………