2.

1 Mô tả chu trình

Tổng quan

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc cung cấp
hàng hóa, dịch vụ và thu tiền bao gồm các nhiệm vụ chính:

- Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

- Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho
- Lập hoá đơn giá trị gia tăng.
- Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu
- Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Số tài khoản có liên quan (nếu
công ty bán chịu)
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu
nếu nó có phát sinh
- Thu tiền của khách hàng và ghi số kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh
toán.
Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu:
- Bộ phận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và lập lệnh bán hàng
- Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu
- Bộ phận lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT
-Bộ phận kho
- Bộ phận vận chuyển
- Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư thành phẩm và kế toán kho.
2.2.Sơ đồ dòng dữ liệu

Chu trình doanh thu

 Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả
khái quát ở sơ đồ sau:

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động
chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,
theo dõi công nợ, (4) thu tiền.
Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của
từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những
chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào
làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện
chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên
ngoài chu trình.
 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình:
2.1 Hoạt động nhận đặt hàng
Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt
động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp
ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt
hàng của khách hàng.

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về
hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến.

Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng
dữ liệu sau:
 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
2.2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ:
Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ
cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá
trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang
nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển
đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách
hàng đã được xét duyệt.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn
trong sơ đồ dòng dữ liệu:
 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ
2.3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ:
Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được
thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp
dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép
nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác
nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ
chuyển đến.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ
liệu sau:
 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ
2.4 Hoạt động thu tiền:
Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để
thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo
thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực
hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng.
Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ
liệu sau:
 Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền
I. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu
3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình:
Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp
cần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các
nguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin của
chu trình. Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng để
đáp ứng các yêu cầu quản lý
- Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng
- Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng
- Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm,
theo vùng khu vực v..v
- Hàng tồn kho
- Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ
- V..v
Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy
cập hệ thống v..v
3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang
nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan.
Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ
liệu trong môi trường máy tính. Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ
liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, dòng dữ liệu của từng
hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trong
doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu.
3.2.1. Hoạt động đặt hàng
Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thực
hiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:

- Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện
- Thông tin về khách hàng yêu cầu
- Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện
Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây

3.2.1.1Chứng từ
Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau:

- Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận
và xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện.
- Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ
được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc sử dụng
trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin
để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng…
- Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách
hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện.
Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng.
- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình
doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn
bán hàng…
3.2.1.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả Hình 5.3 dữ
liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau
đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của
nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Cắn cứ vào bộ phận có nhu cầu
sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức
xử lí để tô chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng

3.2.1.1.3 Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…)

Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…)

Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn
giá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…)

3.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

 Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyển
giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu.

3.3.3.1 Chứng từ

- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặc
cho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng.

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng công
việc đã hoàn thành cho khách hàng.

3.2.2.2 Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ

Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và các
hoạt động xử lí 2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ Hình 5.4 sẽ được chuyển và cung cấp cho các bộ
phận, đối tượng cần thong tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện
chức năng của mình.

3.2.2.3 Dữ liệu lưu trữ

- Xuất kho ( Số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng, mặt hàng, số lượng, giá xuất, người
nhận, người xuất, số đơn hàng)

- Giao hàng ( Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa điểm, mặt hàng, số lượng, người
nhận, người giao, số đơn hàng, số phiếu xuất)

3.2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng

Hoạt động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nội dung này được thu thập thong qua chứng từ và
trên tập tin

3.2.3.1 Chứng từ

- Các hóa đơn bán hàng, dịch vụ, các bản kê bán hàng có xác nhận nghiệp vụ cung
cấp hàng hóa, nghiệp vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế thực hiện.

- Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

3.2.3.2 Dữ liệu lưu trữ.

- Hóa đơn bán hàng ( số hóa đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số lượng, giá bán,
thuế suất, giá trị, điều khoảng, thanh toán, tài khoản nợ, tài khoản có…)

3.2.3.3 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ.

 Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ trong hình 5.5
dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho
các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ). Bộ phận,
đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuất
vào các tập tin dữ liệu tương ứng.

3.2.4 Hoạt động thu tiền

Hoạt động này phàn anh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của khách
hàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp. Các chứng từ và tập tin sử dụng
có thể là:

3.2.4.1 Chứng từ

- Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng.

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền

3.2.4.2 Dữ liệu lưu trữ

- Dữ liệu thanh toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tài
khoản nợ, tài khoản có…)

3.2.4.3 Tố chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ trong hình 5.6
dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp cho
các hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( lựa chọn thanh toán, lập chứng từ thanh
toán, xác nhận thanh toán, ghi sổ).

Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ
hoặc truy suất vào các tập tin dữ liệu tương ứng.

3.3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện ban chịu cho khách hàng.

Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách thức:

3.3.1 Quản lý nợ phải thu theo khách hàng

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng khách
hàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của khách
hàng. Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu cho
từng khách hàng và giá trị nội giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, hách hàng có
thể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng.

3.3.2 Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

 Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ, và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp
vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ
phải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa đơn cảu
từng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn. Cách thức này áp dụng trong
doanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết từng
nghiệp vụ. Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán
cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng
giao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán

1. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Chia làm 5 hoạt động

Nhận đặt Xuất kho + Giao hàng Ghi sổ Thu tiền

hàng lập hóa đơn

a) Hoạt động nhận đặt hàng:

Mô tả lưu đồ : Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng.
Sau khi kí vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho bộ phận
kinh doanh, Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách
hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí
xác nhận lên đơn đặt hàng, một đơn đặt hàng lưu lại tại bộ phận kinh doanh, một đơn
đặt hàng được gửi cho thủ kho lưu lại.
b) Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn

Mô tả lưu đồ : Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh
sẽ lập phiếu xuất kho ( gồm 4 liên). Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số
hàng thực xuất vào phiếu xuất kho, sau đó lưu lại PGH. lưu lại 1 liên và đưa 3 liên của
phiếu xuất kho cho kế toán kho, kế toán kho lập hóa đơn giá trị gia tăng, có chữ kí xác
nhận của Kế toán trưởng. Hàng được chuyển lên xe cho bộ phận giao hàng, kèm theo 3
hóa đơn gía trị gia tăng và 3 phiếu xuất kho.
c) Giao hàng:

Mô tả lưu đồ : Hàng phải qua bộ phận bảo về để kiểm tra, bảo vệ sẽ xác nhận số hàng
trong xe và kí nhận lên 3 liên của phiếu xuất kho. Khi hàng được đưa đến cho khách
hàng, khách hàng sẽ kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại 1 liên
của phiếu xuất kho và hóa đơn đỏ.
Lưu đồ giao hàng

BPGH KT công nợ

D E

PXK HĐBH PXK HDBH

GHI CÔNG
KH KÍ XÁC
NHẬN NỢ
PXK HDBH

PXK HĐBH
SCT

KH Trưởng P. KD N N

d) Hoạt động ghi sổ:

Mô tả lưu đồ : Bộ phận giao hàng đưa 1 phiếu xuất kho và 1 hóa đơn bán hàng
về cho bộ phận kinh doanh để ghi nhật kí bán hàng rồi lưu lại, 1 phiếu xuất kho đưa cho
kế toán kho để ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa, và
ghi tăng gía vốn hàng bán, hóa đơn sẽ được đưa cho kế toán công nợ để ghi tăng khoản
phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng và ghi tăng doanh thu.
Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối
chiếu công nợ (2 liên) giám đốc sẽ kí xác nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đối chiếu
công nợ sẽ được gửi cho khách hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, khách hàng
sẽ kí nhận và gửi lại 1 liên cho công ty, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứ cho số
dư đầu tháng tiếp theo.
e) Hoạt động thu tiền:

Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho công ty, kế toán tiền sẽ lập phiếu thu
( gồm 3 liên), ghi số tiền khách hàng trả, kí nhận lên phiếu thu, sau đó đưa phiếu thu
cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đã thu đủ số tiền
ghi trong phiếu, khách hàng kí nhận, và giữ lại1 liên. 1 liên của phiếu thu được đưa đến
cho kế toán tiền để ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lại phiếu thu, và 1 liên đưa cho kế
toán công nợ để ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng và lưu lại phiếu thu. Nếu KH
thanh toán bằng chuyển khoản ,ngân hàng gửi giấy báo có, sau đó KT công nợ căn cứ
vào giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu và ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy báo
có theo số thứ tự.

Theo mô tả bao gồm các hoạt động :

o Lập phiếu thu

o Xác nhận thanh toán của khách hàng

o Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán

o Lưu phiếu thu

o Lưu giấy báo có

Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng:
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
 KE TOAN TIEN THU QUY KE TOAN CONG NO

khách hàng D khach hang

E

phieu thu tien

lap phieu phieu thu
thu

nhan tien, kiem

tra, xac nhan, lay
chu ki KH
phieu thu
ghi so

phieu thu phieu thu

ghi so tien,
ki nhan
phieu thu
tien SCT PTKH
ghi so E

phieu thu

N
khach hang
D
NKTT phieu thu

Buy SmartDraw!- purchased copies print this

document without a watermark .
Visit www.smartdraw.com or call 1-800-768-3729.