ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΜΕΡΑΣ
(END OF DAY)

05/2020 1
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Εισαγωγή: Το κλείσιμο μέρας ξεκινά μετά το τέλος της οικονομικής δραστηριότητας της μονάδος για την
ξενοδοχειακή μέρα στην οποία εργαζόμαστε.

• Το κλείσιμο μέρας έχει συνοπτικά τα εξής βήματα:

• Έλεγχος αφιξο-αναχωρήσεων
• Έλεγχος και καταχώρηση των Ζ των ταμειακών μηχανών
• Έλεγχος και κλείσιμο ταμείου
• Back Up
• Κλείσιμο μέρας

ΒΗΜΑ 1ο: Έλεγχος αφιξο-αναχωρήσεων

Σαν πρώτο βήμα ελέγξτε ότι όλες οι αφίξεις έχουν έρθει και όλες οι αναχωρήσεις έχουν αναχωρήσει και
πως έχουν εκδοθεί όλα τα παραστατικά.

ΒΗΜΑ 2ο : Έλεγχος και καταχώρηση Ζ ταμειακών μηχανών

Δεύτερο βήμα είναι η ενημέρωση του Protel με τις πωλήσεις της μέρας για τα τμήματα του ξενοδοχείου.
Αν το Protel «παίζει» μαζί με κάποιο POS τότε μετά το κλείσιμο μέρας του POS τα έσοδα θα έρθουν
αυτόματα στο Protel. Εναλλακτικά πρέπει να καταχωρηθούν τα έσοδα χειροκίνητα.

Ξεκινώντας , κάντε δεξί κλίκ στη μπάρα της κράτησης που είναι στο ACC δωμάτιο 9601 με όνομα
ΜΕΤΡΗΤΑ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ή CASH OUTLETS.

05/2020 2
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Ανοίγει η παρακάτω καρτέλα. Κάντε κλικ σε ένα λευκό σημείο στο δεξί τμήμα της καρτέλας.

Tο παρακάτω παράθυρο με τις χρεώσεις του δωματίου 9601 ανοίγει.

i) Αν το Protel «παίζει» μαζί με κάποιο POS τότε στο 9601 πρέπει να έχουν έρθει οι χρεώσεις από το POS
και η εικόνα θα μοιάζει με αυτή της φωτογραφίας. Σε κάθε περίπτωση πάρτε τα Ζ από τα POS ή/και τις

05/2020 3
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

ταμειακές μηχανές. Δείτε αν η αναφορά των Ζ συμφωνεί με τις χρεώσεις που υπάρχουν στο 9601. Αν
εντοπίσετε διαφορές τότε δέχεστε ως σωστές τις αξίες στην αναφορά των Ζ. Χρεώστε τα τμήματα που
έχουν διαφορά χειροκίνητα με τον τρόπο που θα δείτε πιο κάτω.

Στον έλεγχο που πρέπει να κάνετε θα σας φανεί πολύ χρήσιμη η αναφορά του Protel, ΕΛΕΓΧΟΣ
ΤΜΗΜΑΤΩΝ την οποία θα βρείτε στη θέση

Office - -> Internal Reporting - -> All reports sorted by name - -> ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΜΗΜΑΤΩΝ

ii) Αν χρησιμοποιείτε ταμειακές μηχανές αποκλειστικά, τότε το 9601 θα είναι άδειο οπότε θα πρέπει να
καταχωρήσετε τα Ζ χειροκίνητα με τον τρόπο που ακολουθεί.

Καταχώρηση Χρεώσεων σε ΜΕΤΡΗΤΑ ΤΜΗΜΑΤΩΝ (9601)

Επιλέξτε Post Charges στο κάτω δεξιά μέρος του παραθύρου (δείτε εικόνα πιο πάνω).

Στην καρτέλα που ακολουθεί καταχωρήστε τις αξίες των Ζ που αφορούν τις εισπράξεις με ΜΕΤΡΗΤΑ.

ΤΑΑ: Ο κωδικός του τμήματος που θέλετε να ενημερώσετε. Αν δεν θυμάστε τον κωδικό κάντε κλικ μέσα
στο πεδίο και εν συνεχεία πιέστε ΤΑΒ ή ΕΝΤΕR. Τότε θα ανοίξει ένα παράθυρο με όλα τα τμήματα που
μπορείτε να χρεώσετε. Επιλέξτε με διπλό κλικ αυτό που θέλετε.
Price: Καταχωρήστε την αξία του Ζ που αντιστοιχεί σε εισπράξεις με ΜΕΤΡΗΤΑ
Additional Text: Αν θέλετε μπορείτε να καταχωρήσετε τον αριθμό του Ζ.

Αφού καταχωρήσετε τις αξίες όλων των τμημάτων (χρησιμοποιείστε και τις από κάτω σειρές), επιλέξτε
το ΟΚ.

Επαναλάβετε την πιο πάνω διαδικασία ξανά ώστε να ενημερώσετε και τις κάρτες.

Καθαρισμός δωματίων ACC

05/2020 4
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Αφού καταχωρήσετε τις αξίες στα ΜΕΤΡΗΤΑ ΤΜΗΜΑΤΩΝ και στις ΚΑΡΤΕΣ, πρέπει εν συνεχεία να
«καθαρίσετε» αυτά τα δωμάτια ώστε να ενημερωθεί η ξενοδοχειακή λογιστική.

Μπείτε ξανά στα ΜΕΤΡΗΤΑ ΤΜΗΜΑΤΩΝ. Επιλέξτε (κάντε μπλε) όλες τις χρεώσεις (μπορείτε κλικάροντας
το Α πάνω αριστερά στη καρτέλα να επιλέξετε εύκολα όλες τις χρεώσεις) και κάντε δεξί κλικ πάνω στις
χρεώσεις.

Στο μενού που ανοίγει κάντε τις επιλογές που φαίνονται όπως στην εικόνα που ακολουθεί.

Επιλέγοντας to a new invoice of the same invoice recipient το Protel θα μεταφέρει όλες τις χρεώσεις σε
ένα νέο ΑCC δωμάτιο (στο πρώτο διαθέσιμο 9000 που θα βρει).

Στο νέο παραθυρο (πιο κάτω εικονα) επιλέξτε ξανά όλες τις χρεώσεις και κλικάρετε το κουμπί Check Out.

Τιμολογήστε τις χρεώσεις και αναχωρήστε το δωμάτιο σαν να ήταν ένα κανονικό δωμάτιο, προσέχοντας
τον τρόπο πληρωμής και το παραστατικό που θα εκδώσετε.

05/2020 5
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Για τρόπο πληρωμής επιλέξτε κάθε φορά αυτόν που είναι και το δωμάτιο δηλαδή

για τα ΜΕΤΡΗΤΑ ΤΜΗΜΑΤΩΝ/CASH OUTLET τον τρόπο πληρωμής ΜΕΤΡΗΤΑ ΤΜΗΜΑΤΩΝ/CASH OUTLET
και για τις κάρτες την αντίστοιχη κάρτα κάθε φορά.

Για παραστατικό εκδώστε ΠΡΟΧΕΙΡΗ ΑΠΟΔΕΙΞΗ (ΠΑ) σε κάθε περίπτωση.

Επαναλάβετε την πιο πάνω διαδικασία ξανά ώστε να εκδώσετε και τις κάρτες.

ΒΗΜΑ 3ο: Κλείσιμο Ταμείου

Επιλέξτε διαδοχικά

Cash Register - -> Cash Register Closure

Στο παράθυρο που ανοίγει βλέπετε τις εισπράξεις σας ανά τρόπο πληρωμής και αναλυτικά.
Κάντε τους ελέγχους σας. Βοηθητικά εκτυπώστε την αναφορά που θα βρείτε επιλέγοντας το μεγάλο
κουμπί Reports before closing cash accounts στην μέση του παραθύρου.

Αφού τα βρείτε όλα καλώς, επιλέξτε διαδοχικά (όπως βλέπετε και στην εικόνα παρακάτω)
• Βalance all margins
• OK στην καρτέλα που εμφανίζεται
• Τα ποσά μεταφέρονται από το Balance στο Counted
• Κάντε κλικ μέσα στο πρώτο πεδίο της στήλης Counted
• Πατήστε διαδοχικά Tab μέχρι όλα τα ποσά να μεταφερθούν στη στήλη Cash Out

05/2020 6
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Όταν ολοκληρώσετε, η καρτέλα θα είναι όπως η παρακάτω

Επιλέξτε ΟΚ και κλείστε το ταμείο σας. Φυλάξτε τα report που θα εκτυπωθούν για το λογιστήριο.

ΒΗΜΑ 4ο: Back Up

05/2020 7
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Στο σημείο αυτό ήρθε η ώρα να πάρετε το back up.

Μπείτε για λίγο στο System Data και επιλέξτε

Misc. - -> SQL: Export database to ASCII file

Ανοίγει η παρακάτω καρτέλα

Κλικάρετε τις τελίτσες πάνω δεξιά. Δώστε ένα όνομα στο αρχείο και επιλέξτε που θα το αποθηκεύσετε.

Προτείνεται να κρατάτε το back up εκτός του τερματικού PC και οχι μεσα στον σέρβερ. Ιδανικά
χρησιμοποιήστε έναν εξωτερικό σκληρό ή ένα USB στικάκι. Για όνομα χρησιμοποιήστε την ημερομηνία
που κλείνετε στη μορφή π.χ. 05122017.

Στη συνέχεια επιλέξτε OPEN.

05/2020 8
ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΤΩΝ – USER GUIDE .

Επιλέξτε Export Tables για εξαγωγή του αρχείου.

Όταν εμφανιστεί το μήνυμα Export is ready, επιλέξτε ΟΚ και κλείστε το System Data.

ΒΗΜΑ 5ο: Κλείσιμο Μέρας

Γυρίστε στο Front Office. Επιλέξτε Office - -> End of Day. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε ΟΚ και
κλείστε την μέρα.

05/2020 9