DA3P

.
DOKUMEN AUDIT PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT

A. Para peserta diharapkan agar dapat melengkapkan borang ini sejujur yang mungkin.

Sila bulatkan (O) dalam ruang berkenaan berdasarkan amalan pengurusan

pentadbiran pejabat sekolah masing-masing berdasarkan skala berikut:

5 Sangat Baik
4 Baik
3 Memuaskan
2 Kurang Memuaskan
1 Tidak Memuaskan

 
ITEM AMALAN
  PEN. PEJABAT
   1 2 3 4 5

1 BAHAGIAN I: PENGURUSAN AM PEJABAT

1.1 Menyedia dan mempamerkan visi, misi dan carta organisasi

sekolah/ jabatan serta memastikan semua pegawai memahami
dan menghayatinya.
Catatan:
_______________________________________________
1.2
Memaklumkan kepada semua staf tentang kepentingan
pematuhan peraturan-peraturan berkaitan pengurusan sumber.

Catatan: ____________________________________________

1.3 Menyedia senarai tugas setiap pegawai selepas perbincangan

dalam kalangan pengurusan sekolah diadakan.
Catatan:
_______________________________________________

1.4 Menggalakkan perhubungan yang sihat antara pegawai dan

menyediakan suasana bekerja yang harmonis.
Catatan:_____________________________________________
__

1.5 Menyedia kemudahan komunikasi dan ICT bagi memudahkan

pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan.
Catatan:_____________________________________________
__

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.
 1.6 Mengadakan perhimpunan mingguan/bulanan di sekolah/jabatan
untuk menyampaikan maklumat semasa.
Catatan:_____________________________________________
__

1.7 Menekankan kepada kekemasan dan kebersihan ruang pejabat.

Catatan:_____________________________________________
__
1.8 Melantik jawatankuasa yang bertanggungjawab merancang dan
mengambil langkah pencegahan kebakaran.
Catatan:_____________________________________________
__

1.9 Sentiasa mengekal dan memanfaatkan hubungan dengan pihak

berkepentingan.
Catatan:_____________________________________________
__

1.10 Menganjur program yang sesuai untuk mengeratkan hubungan

sesama warga sekolah/jabatan di samping memelihara kebajikan
mereka
Catatan:_____________________________________________
__

2 BAHAGIAN II: PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

2.1 Memastikan semua maklumat perkhidmatan pegawai direkod

dengan teratur, lengkap dan terkini.
Catatan:
_______________________________________________

2.2 Memaklumkan kepada semua pegawai untuk

menyemak/mengemas kini maklumat dalam Buku Perkhidmatan
Kerajaan (BPK).
Catatan:
_______________________________________________

2.3 Memastikan semua pegawai merekod waktu mereka sampai dan

waktu mereka meninggalkan pejabat mengikut kaedah diguna
pakai oleh jabatan.
Catatan:
_______________________________________________

2.4 Memastikan maklumat pegawai bercuti, berkursus dan bertugas di

luar sentiasa dikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah
dilihat.
Catatan:
_______________________________________________

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.
 2.5 Memastikan penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut
kaedah yang ditetapkan.
Catatan:
_______________________________________________

2.6 Mengadakan sesi perbincangan bersama-sama pegawai yang

dinilai berkaitan prestasinya sebelum menetapkan skor penilaian.
Catatan:
_______________________________________________

2.7 Sentiasa berusaha memupuk budaya kerja yang positif sebagai

satu pasukan dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik.
Catatan:
_______________________________________________

2.8 Bertanggungjawab membangun sumber manusia supaya

berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan
organisasi.
Catatan:
_______________________________________________

2.9 Menganjur majlis penyampaian Sijil Penghargaan kepada pegawai

yang telah menamat atau ditamatkan perkhidmatan mengikut
peraturan yang berkuat kuasa.
Catatan:
_______________________________________________

2.10 Menyedia pegawai yang cekap dan mahir bagi melaksanakan

pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik.
Catatan: Dapatkan seorang pegawai yang cekap dalam
mengendalikan peralatan elektronik

2.11 Mendapatkan khidmat nasihat daripada Jabatan Arkib Negara

untuk urusan pengurusan rekod di sekolah.
Catatan:
__________________________________________________

2.11 Memastikan pengurusan fail dan rekod sekolah mematuhi

peraturan yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
Catatan:

3 BAHAGIAN III: KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.
  

3.1 Memastikan semua pegawai menghayati nilai-nilai murni untuk

meningkatkan keutuhan jabatan.
Catatan:
______________________________________________

3.2 Mengingatkan pegawai agar sentiasa mempunyai disiplin diri

dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang telah
ditetapkan.
Catatan:
_______________________________________________

3.3 Mengingatkan pegawai untuk memiliki kompetensi profesional

pada tahap yang tinggi seperti cekap, mahir, intelektual, produktif,
berorientasikan pencapaian, inovatif, berwawasan, pintar dan
kreatif.
Catatan:
_______________________________________________

3.4 Memberi galakan kepada pegawai untuk mengemukakan

pandangan secara berani tetapi secara bertanggungjawab dan
berhemah.
Catatan:
_______________________________________________

3.5 Memberi galakan dan semangat kepada pegawai untuk berupaya

melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil
risiko.
Catatan:
_______________________________________________

3.6 Mengingatkan pegawai agar sentiasa mempunyai rekod sahsiah

yang baik yang boleh menjadi teladan kepada pegawai awam
yang lain.
Catatan: _____________________________________________

3.7 Memastikan semua pegawai sentiasa memakai tanda nama

(name tag) setiap masa sewaktu bertugas dan ketika
menjalankan tugas rasmi.
Catatan:_____________________________________________
__

4 PERATURAN-PERATURAN PEGAWAI AWAM (PELANTIKAN, KENAIKAN PANGKAT

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.
 DAN PENAMATAN PERKHIDMATAN) 2012
 

4.1 Memastikan pegawai menandatangani Surat Aku Janji di

hadapan Ketua Jabatan semasa atau selepas melapor diri.
Catatan:
_______________________________________________

4.2 Memastikan pegawai lantikan baharu diuruskan permohonan

pengesahan pelantikan tetap dalam tempoh 30 hari dari tarikh
lantikan pegawai.
Catatan:
_______________________________________________

4.3 Memastikan maklumat yang dimasukkan dalam Sistem e-

PROPER adalah tepat berdasarkan dokumen pegawai
(sekiranya berkaitan).
Catatan:
_______________________________________________

4.4 Ketua Jabatan memahami prosedur yang ditetapkan semasa

membuat perakuan urusan perkhidmatan kepada SPP melalui
Sistem e-PROPER bagi mengelakkan sebarang kesilapan dan
kecuaian (sekiranya berkaitan).
Catatan:
_______________________________________________

4.5 Memastikan semua dokumen berkaitan pelantikan, kenaikan

pangkat dan penamatan pegawai direkod di dalam Buku
Perkhidmatan Kerajaan pegawai.
Catatan:
______________________________________________

4.6 Memastikan fail peribadi pegawai sentiasa dikemas kini dan

segala perakuan pelantikan, kenaikan pangkat dan penamatan
pegawai disimpan dengan teratur dan selamat.
Catatan:
_______________________________________________

PERATURAN-PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN DAN TATATERTIB)

1993  
5  

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.
 5.1 Memastikan setiap pegawai baharu di dalam kawalan
memahami dan menandatangani Surat Aku Janji.
Catatan:
_______________________________________________

5.2 Memantau pegawai bawahan masing-masing dan menegur atau

memberi nasihat supaya pegawai sentiasa mematuhi waktu
bekerja yang ditetapkan.
Catatan:
_______________________________________________

5.3 Menyediakan Carta Alir Urusan Tindakan Tatatertib.

Catatan:
_______________________________________________

5.4 Mengambil tindakan segera dengan membuat siasatan

sekiranya terdapat aduan mengenai salah laku dan
menyediakan laporan untuk dikemukakan kepada PPD/JPN.
Catatan:
_______________________________________________

5.5 Mempunyai buku panduan/pekeliling/surat siaran tentang

pengurusan kes tatakelakuan bagi pegawai dalam Jabatan.
Catatan:
_______________________________________________

5.6 Mengedarkan buku panduan/pekeliling/surat siaran tentang

pengurusan. Contoh: Kes Tatakelakuan bagi kumpulan
pengurusan dan pelaksana kepada pegawai dalam Jabatan.
Catatan:
_______________________________________________

5.7 Melaksanakan program berkaitan peningkatan martabat

tatakelakuan dan tatatertib untuk staf.
Catatan:
_______________________________________________

5.8 Menyediakan senarai semak pengisytiharan harta dalam

kalangan staf dalam Jabatan.
Catatan:
_______________________________________________

5.9 Menyebar dan memaklumkan Peraturan 38 iaitu jenis hukuman

tatatertib kepada warga Jabatan.
Catatan:
_______________________________________________

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.
 5.10 Menyimpan rekod pengurusan tatakelakuan dan tatatertib
terhadap staf
Catatan:
_______________________________________________

B. PENEMUAN AUDIT YANG PALING KRITIKAL:

2.10 dan 2.11

- Pegawai yang menguruskan Audit kurang kemahiran dalam memgendalikan peralatan
elektronik.
- Penyimpanan rekod yang tidak kemas dan sistematik

C. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN PENEMUAN AUDIT PALING

KRITIKAL ATAU KELESTARIAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN YANG
CEKAP:

Menghantar pegawai berkenaan menghadiri kursus atau bengkel pengendaalian

peraalatan elektronok dan kursus penyimpinan rekod umtuk meningkatkan kopentesi
pegawai tersebut

MUHAMADAN BIN MAHMUD

Kump 4 SMBE1

Sumber: Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia: Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat
Versi 1.0 (2022) Ceraian PO.1.1.2 – Panduan Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat.