ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.

HỒ CHÍ MINH 1
BỘ MÔN TIN HỌC

SOẠN THẢO VĂN BẢN DÙNG STYLE TRÊN WORD

1.1. MỤC TIÊU
Word là một chương trình soạn thảo văn bản của hãng Microsoft, trợ giúp người sử dụng trong

H
việc soạn thảo văn bản từ soạn thảo cơ bản đến trình bày bài báo cáo lớn, hoặc viết sách-báo-tạp chí.
Sau khi học xong phần này, sinh viên có đủ kỹ năng để:

IN
1. Trình bày một bài báo nghiên cứ khoa học.
2. Trình bày bài báo đăng tạp chí.

ÍM
3. Trình bày bệnh án điện tử.
4. Trình bày bài báo cáo đồ án môn học, luận văn, luận án tốt nghiệp.
Theo tiêu chuẩn do Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh qui định.

. H ỌC

H
1.2. SOẠN THẢO VĂN BẢN

C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Giao diện Word 2016

1.2.1. Chế độ thể hiện văn bản
Chọn menu View, trong vùng Views chọn các chế độ hiển thị như: Print Layout, Full screen
Reading, Web Layout, Outline, hoặc Draft.
H
ẠI

Menu File trong Word 365 (2016)

Đ

1. Print Layout: Hiển thị dạng trang in. Trong chế độ này, màn hình được trình bày giống như
khi in ra.
2. Full Screen Reading: Hiển thị toàn màn hình.
3. Web Layout: Hiển thi dạng trang web được sử dụng để thiết kế web.

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 2 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

4. Outline: Tạo ra những phần tóm tắt để kiểm soát văn bản.
5. Draft: Chế độ hiển thị nháp.
6. Navigation Pane: Hiển thị cửa số điều hướng Heading.
1.2.2. Phóng to/Thu nhỏ màn hình
Chọn menu View, trong vùng Zoom chọn các chức năng sau:
1. 100%: Hiển thị đúng kích thước thật của trang giấy.
2. One Page: Màn hình làm việc chỉ hiển thị 1 trang.

H
3. Two Pages: Màn hình làm việc hiển thị 2 trang.

IN
4. Page Width: Bề rộng trang giấy sẽ co giãn vừa bằng kích thước bề rộng của màn hình.

ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
Hộp thoại Zoom màn hình Word
C IN
5. Zoom: Mở hộp thoại cho phép người dùng chọn mức độ phóng to thu nhỏ tùy ý.
Lưu ý: Chúng ta có thể thao tác tắt bằng nút lăn trên chuột.
Ợ T

- Ctrl+lăn chuột lên: Phóng to trang giấy.

- Ctrl+lăn chuột xuống: Thu nhỏ trang giấy.
Ư N

1.2.3. Thước đo (Ruler)

D Ô

Màn hình soạn thảo word có hai thước:

- Horizontal: Thước ngang.
Y M

- Vertical: Thước dọc.

Hiện/ẩn thước
C Ộ

Chọn menu View/ Ruler hoặc nhấp chuột váo nút bên phải cùng của thước ngang.
Thay đổi đơn vị đo
Ọ B

Chọn menu FileOptionsAdvanced ở mục Display, tại dòng Show measurement in units
of, nhấp chọn Inch hoặc Centimeters.
H

Thay đổi đơn vị đo của thước

Xem khoảng cách văn bản trên trang
ẠI

Chức năng chính của cây thước là dùng để định dạng vị trí các dòng văn bản, định dạng khoảng
cách lề trang hay đặt các vị trí tab dừng. Ngoài ra, nó còn một công dụng khác không kém phần thú
Đ

vị và tiện lợi, đó là xem chính xác (thể hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề,
cạnh trang hoặc giữa mỗi tab.
1. Bấm và giữ chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang.
2. Bấm giữ tiếp nút chuột phải.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 3
BỘ MÔN TIN HỌC

3. Word sẽ hiển thị trên cây thước khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu tương ứng tại dòng
(đoạn) hiện hành.

Ví dụ thao tác đo khoảng cách trên thước ngang

1.2.4. Một số qui tắc nhập văn bản
Khác với việc chúng ta viết tay, khi soạn thảo văn bản trên một trình soạn thảo bất kỳ trên máy
tính nói chung và trên Word nói riêng, đều có qui định về chính tả. Do đó, để đảm bảo nhập đúng cú

H
pháp và tập dần thói quen chuẩn hóa cách viết tài liệu trên máy tính, chúng ta cần tuân theo các qui
tắc bên dưới. Các qui tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành

IN
máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ:
1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

ÍM
Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống
dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh.
2. Giữa các từ chỉ dùng một khoảng trắng để phân cách. Không sử dụng khoảng trắng đầu

. H ỌC

H
dòng cho việc căn chỉnh lề.

C
Một khoảng trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ
cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một khoảng trắng giữa các
TP H
từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được

Ồ
thể hiện rất xấu.
C IN
Ví dụ:
Sai: Trong cuộc đời mỗi người, ai trong chúng ta cũng đều phải trải sinh, lão, bệnh, tử.
Đúng: Trong cuộc đời mỗi người, ai trong chúng ta cũng đều phải trải sinh, lão, bệnh, tử.
Ợ T

3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi
chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một khoảng trắng nếu sau
Ư N

đó vẫn còn nội dung.

D Ô

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của
từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống
Y M

dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.
Ví dụ:
C Ộ

Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Ọ B

Hôm nay,trời nóng quá chừng!

Hôm nay ,trời nóng quá chừng!
Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!
4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo
phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy
phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên
trái.
H

Ví dụ:
Sai:
ẠI

Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Đ

Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Chú ý:

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 4 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

- Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được
áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn
học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình
máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.
- Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn
bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, ta hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên
tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình.
1.2.5. Sao chép định dạng văn bản

H
Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (biểu tượng hình

IN
cây chổi trong menu Home). Chúng ta có thể dùng nó để sao chép định dạng của một đoạn văn bản
này đến một hoặc nhiều đoạn khác.
1. Đặt con trỏ tại vị trí đoạn cần sao chép định dạng.

ÍM
2. Chọn menu Home.

. H ỌC

H
C
3. Nhấp trái chuột 1 lần vào nút Format Painter nếu muốn sao chép 1 lần, nhấp đôi chuột
vào nút này nếu muốn sao chép nhiều lần.
TP H
Ồ
4. Di chuyển con trỏ đến đoạn cần chép định dạng sang, sau đó nhấp trái chuột 1 lần vào đoạn
này. Toàn bộ định dạng cũ của đoạn này sẽ thay thành định dạng của đoạn kia. Thực hiện thao
C IN
tác này nhiều lần nếu sao chép nhiều đoạn.
5. Nhấn phím ESC đế kết thúc thao tác sao chép (trường hợp chép nhiều lần).
Ợ T

1.2.6. Các kiểu sao chép khác

Ư N
D Ô
Y M

Trong một số trường hợp đặc biệt, chúng ta cần sao chép (Copy Nhấp phải chuột) theo các dạng
sau đây:
C Ộ

1. Use Destination Theme (H): Sao chép nội dung nhưng áp dụng định dạng mới đang dùng
(không phải định dạng của văn bản đã copy).
Ọ B

2. Keep Source Formating (K): Sao chép nội dung và định dạng gốc. Văn bản copy như thế nào
thì paste như thế đấy.
3. Merge Formating (M): Trường hợp văn bản cần chép có định dạng style sẵn. Nhưng khi chép
vào bài mới lại có định dạng style khác. Chúng ta dùng loại sap chép này để cập nhật lại số thứ
tự và áp dụng định dạng style mới cho văn bản.
4. Picture (P): Chuyển văn bản copy thành ảnh.
5. Keep Text Only (A): Chỉ sao chép nội dung, không sao chép định dạng cũ của file gốc.
H

1.2.7. Đặt mật khẩu (Password) cho tập tin Word

Bạn lo lắng nội dung tài liệu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái phép? Điều này sẽ được hạn
ẠI

chế tối đa ở trong Office 2010. Phiên bản Office mới cung cấp những tính năng cho phép hạn chế
việc thay đổi mà không có sự cho phép của tác giả, ngoài ra còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo
vệ” (protection mode) để tránh việc vô tình sửa nội dung của file ngoài ý muốn. Office 2016 cho phép
Đ

chọn lựa ai trong số những người nhận được tài liệu được phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà
không có quyền chỉnh sửa.
1. Chọn menu File chọn Infonhấp Protect Document.
2. Chọn Encrypt with Passwordnhấp OK. Xác nhận lại passwordnhấn OK.
3. Nhấp thẻ FileInfo. Trên menu, chọn Protect Documentchọn Encrypt with Password.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 5
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
Đặt mật khẩu cho tài liệu Word

C
4. Trong hộp thoại Encrypt Document, nhập password vào (khi gõ password thì chỉ hiện dấu
chấm như hình bên dưới.
TP H
Từ bây giờ trở đi mỗi khi mở tập tin văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password.

Ồ
Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của tập tin.
C IN
Lưu ý:
Muốn hủy bỏ mật khẩu, chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ. Nghĩa
Ợ T

là tạo mật khẩu ở đâu thì vào trở lại đó để bỏ.

1.3. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ KÝ TỰ ĐẶC BIỆT
Ư N

1.3.1. Sử dụng ký tự đại diện khi tìm kiếm

D Ô

Đại diện Nhập Ví dụ

Một ký tự bất kỳ ? “s?t” tìm “sat” và “set”.
Y M

Một dãy ký tự * “s*d” tìm “sad” và “started”.

“<(inter)” tìm “interesting”, “intercept”.
Bắt đầu một từ <
C Ộ

Không tìm “splintered”.

“(in)>” tìm “in”, “within”. Không tìm
Cuối một từ
Ọ B

>
“interesting”.
Một trong những ký tự chỉ định [] “w[io]n” tìm “win” và “won”.
“[r-t]ight” tìm “right” và “sight”. Dãy phải
Một ký tự bất kỳ trong dãy [-]
theo thứ tự tăng dần.
Một ký tự bất kỳ, trừ những ký tự “t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck”. Không tìm
[!x-z]
cho sẵn trong ngoặc “tack” hay “tick”.
Để tìm một ký tự định nghĩa như một ký tự đại diện, gõ dấu “\” trước ký tự đó. Chẳng hạn gõ “\?”
để tìm dấu hỏi. Chúng ta có thể sử dụng dấu ngoặc đơn để nhóm các ký tự đại diện và đoạn văn bản
H

để chỉ ra thứ tự phép tính. Ví dụ gõ <(pre)*(ed)> để tìm “presorted” và “prevented”.

Chúng ta có thể sử dụng ký tự đại diện “\n” để tìm kiếm một biểu thức và thay thế bằng một biểu
ẠI

thức được sắp xếp. Ví dụ gõ (Office) (Word) vào ô Find what và gõ \2 \1 vào ô Replace with. Kết
quả là chương trình sẽ tìm cụm từ Office Word và thay bằng Word Office.
Đ

1.3.2. Tìm và thay thế các dấu đoạn, ngắt trang và các dấu khác
Trong một vài trường hợp đặc biệt, chúng ta cần tìm những dấu câu mà không nhìn thấy khi soạn
thảo văn bản như: dấu Enter, dấu Tab, khoảng trắng, v.v… Do đó để tìm và thay thế những dấu này
chúng ta phải nhập những ký tự đặc biệt như sau:

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 6 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

1. Trong hộp thoại Find and Replace xuất hiện sau khi nhấn Ctrl+H, nhấn nút More nếu không
thấy nút Special.
2. Nhấn vào ô Find what, sau đó nhấn nút Special và chọn một mục cần tìm.
Tên tiếng anh Ký hiệu Ký tự Diễn giải
Paragraph Mark ^p Dấu ngắt đoạn
Tab Character ^t Phím tab
Section Break ^b Dấu ngắt section
White Space ^w Khoảng trắng

H
Column Break ^n Dấu ngắt cột

IN
Manual Page Break ^m Dấu ngắt trang
Manual Line Break ^l Dấu ngắt dòng

ÍM
Graphic ^g Tìm hình
Footnote Mark ^f Tìm các đánh dấu footnote
Endnote Mark ^e Tìm các đánh dấu Endnote

. H ỌC

H
- Nhập hoặc chọn nội dung muốn thay thế trong ô Replace with.
- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

C
1.3.3. Tìm và thay thế định dạng
TP H
Trong trường hợp văn bản đã có định dạng, để kết quả tìm chính xác chúng ta có thể phối hợp

Ồ
thêm phần tìm định dạng của văn bản.
C IN
- Trong menu Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (Ctrl+H).
- Nhấn nút More nếu chúng ta không nhìn thấy nút Format.
- Để tìm kiếm đoạn văn bản với định dạng đặc biệt, hãy nhập đoạn văn đó trong ô Find what. Nếu
Ợ T

chỉ để tìm kiếm định dạng, hãy để trống ô này.

- Nhấn nút Format, sau đó chọn định dạng muốn tìm.
Ư N

- Nhấn vào ô Replace with, sau đó nhấn Format, chọn định dạng thay thế. Nếu chúng ta cũng
D Ô

muốn thay thế bằng đoạn văn bản, hãy nhập đoạn văn bản đó vào ô Replace with.
- Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định dạng đặc biệt. Để thay thế toàn
Y M

bộ, nhấn Replace All.

1.3.4. Tìm và tô sáng đoạn văn bản tìm được
C Ộ

Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, chúng ta có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô
Ọ B

sáng khi in ra).

- Trong menu Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F).
- Trong hộp Find what, nhập văn bản mà chúng ta muốn tìm.
- Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All.
- Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, chúng ta nhấn Reading Highlight lần
nữa, chọn Clear Highlighting.
H
ẠI
Đ

Tìm và tô sáng định dạng

1.4. KHÁI NIỆM AUTOTEXT VÀ CÁCH DÙNG
Nếu chúng ta có những cụm văn bản thường xuyên sử dụng, để tiết kiệm thời gian nhập thì có thể
dùng Autotext đặt tên cho các cụm văn bản này.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 7
BỘ MÔN TIN HỌC

Trong Y tế, thay vì sử dụng bệnh án điện tử (Electronic Medical Record) thì chúng ta vẫn có thể
sử dụng Word thay thế. AutoText là một trong những tính năng của Word hỗ trợ lĩnh vực này. Word
lưu trữ thông tin như họ tên, địa chỉ bệnh nhân, v.v… thành một danh sách giống như cơ sở dữ liệu,
khi cần dùng thì chúng ta chọn trong danh sách này hoặc dùng phím tắt.
1.4.1. Tạo một AutoText
Trong quá trình soạn thảo, một khối văn bản nào đó mà chúng ta muốn lưu lại để dùng sau này thì
chúng ta sẽ lưu nó vào danh sách AutoText.

H
1. Chọn khối văn bản cần đặt tên.
Ví dụ: Gõ tiêu đề sau rồi chọn cả ba hàng.

IN
ÍM
2. Nhấp menu Insertnhấp vào nút lệnh Quick Parts  chọn dòng Save selection to Quick

. H ỌC

H
Part Gellery… Hộp thoại hiện ra như hình dưới:

C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N

Hộp thoại AutoText

D Ô

3. Gõ nhóm ký tự đại diện cho đoạn văn bản đã chọn vào ô NameOK.
1.4.2. Sử dụng AutoText
Y M

1. Nhập tên đã gán cho AutoText.

2. Chọn khối tên này và nhấn phím F3. Trong một số trường hợp, khi chúng ta gõ, Word sẽ dự
C Ộ

đoán những gì chúng ta đang gõ và đề nghị nhấn phím Enter (thay vì phím F3) để chèn
AutoText.
Ọ B

1.4.3. Xóa, hiệu chỉnh AutoText

1. Menu InsertQuick PartsBuilding Blocks Organizer…
H
ẠI
Đ

4. Từ hộp thoại Organizer, chọn tên đã gán cho AutoText trong danh sách, chọn nút Edit nếu
muốn hiệu chỉnh, chọn nút Delete nếu muốn xóa.

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 8 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
1.5. ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN
1.5.1. Định dạng trang in

. H ỌC

H
Khi trình bày một tài liệu dùng Word, chúng ta cần phải thiết lập các qui định về trang in trước khi
trình bày văn bản.

C
1. Dùng công cụ:
TP H
Chọn menu LayOut, trong nhóm công cụ vùng Page Setup chọn các nút lệnh sau để định dạng

Ồ
trang in:
C IN
1. Margin: Chọn một mẫu canh lề sẵn có.
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

2. Orientation: Chọn hướng in. Dọc: Portrait. Ngang: Landscape.

3. Size: chọn loại giấy in: A0, A1, A2, A3, A4, v.v…
2. Dùng menu lệnh:
Chọn menu LayOut nhấp biểu tượng ở góc phải dưới trên thẻ Page Setup.
 Thẻ Margin: Đặt lề cho trang in.
1. Mục Margin (lề):
H
ẠI
Đ

Thẻ Margin định dạng lề trang giấy theo đơn vị cm

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 9
BỘ MÔN TIN HỌC

Top: Khoảng cách từ mép đỉnh trang giấy trở xuống.

Bottom: Khoảng cách từ mép cạnh đáy của trang giấy trở lên.
Left: Khoảng cách từ mép cạnh trái của trang giấy trở vào bên trong.
Right: Khoảng cách từ mép cạnh phải của trang giấy trở vào bên trong.
Gutter: Khoảng cách dùng để đóng gáy sách.
Gutter position: Vị trí đóng gáy sách là left (trái) hay top (đỉnh).
2. Mục Orientation (hướng in): Portrait: In dọc; Landscape: In ngang.
3. Mục Pages: Chọn Multiple pages:

H
 Mirror margins: Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này được dùng, giấy sẽ được phân biệt

IN
có trang lẻ (Odd) và trang chẵn (Even), thường áp dụng để in sách.
 2 pages per sheet: Chia một trang thành hai trang nhỏ.

ÍM
 Thẻ Paper: Khổ giấy.

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
Thẻ Paper định dạng khổ giấy
C IN
1. Paper size: Chọn khổ giấy.
2. Paper source: Quy định cách đẩy giấy khi in.
Ợ T

3. First page: Chọn cách đẩy trang đầu tiên của mỗi section trong tài liệu.
4. Other pages: Chọn cách đẩy cho các trang còn lại trong mỗi section của tài liệu.
Ư N

 Thẻ Layout: Bố cục.

D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Thẻ Layout định dạng Section, Header/Footer của trang giấy

1. Mục Section start: Quy định bắt đầu một section từ đâu.
H

2. Mục Page: Chọn Vertical Alignment: Canh lề chiều dọc văn bản của trang giấy theo 1 trong
4 phía: top, bottom, left, right.
3. Mục Header and Footers:
ẠI

 Different odd and even: Quy định tạo tiêu đề đầu và cuối trang của trang chẵn và lẻ khác
Đ

nhau.
 Differnet first page: Quy định tạo tiêu đề đầu và cuối trang của trang đầu tiên khác với
các trang còn lại.
 From edge Header: Khoảng cách đề tạo tiêu đề đầu trang (khoảng cách này thường nhỏ
hơn khỏang cách đỉnh trang giấy (top).

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 10 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

 From edge Footer: Khoảng cách đề tạo tiêu đề đầu trang (khoảng cách này thường nhỏ
hơn khoảng cách đỉnh trang giấy (bottom).
4. Mục Apply To: Phạm vi áp dụng của định dạng trang in, gồm:
 Whole Document: Toàn bộ tài liệu.
 This Point Forward: Từ vị trí com trỏ trở đi.
 Selected Text: Vùng văn bản được chọn.
5. Nút Set as Default: Áp dụng các thông số quy định làm thông số mặc định cho các lần soạn
thảo văn bản chung sau đó.

H
6. Nút Line Number: Đánh số hay không đánh số dác dòng văn bản.
7. Nút Borders…: Mở hộp thoại định dạng Border and Shading.

IN
1.5.2. In ấn (Print)
Vào menu FilePrint hoặc nhấn Ctrl + P.

ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Cửa sổ In ấn tài liệu Word

1. Mục Copies: Số bản in.
2. Mục Printer: Xác định tên máy in, thuộc tính máy in. Trường hợp in nhiều trang trên một tờ
giấy thì cần phải thiết lập các thuộc tính sau trong mục Printer Properties:
 Qui định in nhiều trang trên một tờ giấy.
H

 Qui định kích thước của trang giấy trên máy in phải khớp với kích thước của trang giấy
qui định trong Word.
ẠI

5. Mục Setting: Xác định phạm vi in.

 Print All pages: In tất cả các trang.
Đ

 Pages: In các trang được chỉ định. Ví dụ: In từ trang 4 đến trang 9: 4-9; In trang 4 và trang
9: 4, 9.
 Print one sided: In một mặt của trang giấy.
6. Nút Print (có biểu tượng hình máy in): Phát lệnh in sau khi chọn các tùy chọn in ấn.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 11
BỘ MÔN TIN HỌC

1.6. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ

1.6.1. Định dạng tỷ lệ, vị trí, khoảng cách ký tự

H
Hộp thoại định dang Font mở rộng

IN
Scale: Qui định cỡ chữ theo một tỷ lệ phần trăm so với cỡ chữ bình thường.
Spacing: Quy định khoảng cách giữa các ký tự:

ÍM
1. Normal: Khoảng cách bình thường.
2. Expanded: Tăng khoảng các giữa các ký tự theo quy định trong hộp By.
3. Condensed: Giảm khoảng cách giữa các ký tự theo quy định trong hộp By.

. H ỌC

H
Position: Qui định vị trí các ký tự được chọn so với vị trí dòng hiện hành.
1. Normal: Bình thường.

C
2. Raised: Đặt vị trí cao hơn so với dòng hiện tại.
TP H
3. Lowered: Đặt vị trí thấp hơn so với dòng hiện tại.

Ồ
1.6.2. Chuyển chữ HOA/thường
C IN
Trong Word cho phép chúng ta chuyển đổi qua lại giữa chữ hoa, chữ thường một cách nhanh
chóng mà không cần phải nhập lại.
Ợ T

Một điểm khác biệt giữa phiên bản Office cũ và Office 2016 là đối với văn bản nhập bằng bảng
mã Unicode, khi chuyển HOA/thường thì Office cũ bị lỗi không chuyển được, nhưng Office 2016 thì
Ư N

làm tốt.
1. Chọn khối các ký tự cần định dạng.
D Ô

2. Chọn menu Home, chọn biểu tượng (Change case) trong mục Font. Trong hộp thoại,
chọn kiểu chữ cần chuyển đổi:
Y M

Sentence case: Chữ hoa đầu câu. Lowercase: Đổi ra chữ thường.
UPPERCASE: Đổi ra chữ HOA. Capitalize Each Word: Chữ hoa đầu từ.
C Ộ

tOGGLE cASE: Ký tự đầu tiên của các từ đổi thành ký tự thường, các ký tự còn lại
được định dạng thành chữ HOA.
Ọ B

Hoặc lần lượt nhấn Shift+F3 để thay đổi theo các kiểu trên (không có kiểu tOGGLE cASE).
1.6.3. Chèn ký tự đặc biệt
1. Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn, chọn menu Insert.
2. Chọn biểu tượng (Symbol) trong mục Symbols.
3. Nhấp chọn ký hiệu trong danh sách xổ xuống. Nếu trong danh sách không có ký tự cần chèn
thì chọn More Symbols….
4. Chọn Font (Sử dụng một trong các font sau: Symbol, Weddings, Wingdings), sau đó chọn ký
H

tự cần chền ra văn bản, rồi nhấp nút Insert.

ẠI
Đ

Hôp thoài chèn Symbol

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 12 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

1.6.4. Một số phím tắt thông dụng trong định dạng ký tự

Crtl + D Mở hộp thoại định dạng Font
Ctrl + B Bật /tắt chế độ in đậm.
Ctrl + I Bật /tắt chế độ in nghiêng.
Ctrl + U Bật /tắt chế độ in đường gạch dưới đơn liên tục.
Ctrl + Shift + W Bật tắt chế độ in đường gạch dưới đơn từng từ.
Ctrl + Shift + D Bật /tắt chế độ in đường gạch dưới đôi.
Ctrl + Shift + A Bật /tắt chế độ in ký tự chữ hoa.

H
Shift + F3 Chuyển đổi nhanh chữ hoa, chữ thường (change case).
Bật /tắt chế độ in ký tự chữ hoa nhỏ.

IN
Ctrl + Shift + K
Ctrl + = Bật /tắt chế độ in chữ số dưới. (ví dụ: H2SO4)
Ctrl + Shift + = Bật /tắt chế đô in chữ số trên. (ví dụ: x3 + 3y2)

ÍM
Ctrl + ] Tăng kích thước ký tự (tăng Font size).
Ctrl + [ Giảm kích thước ký tự (giảm Font size).
Ctrl + Shift + F Đổi Font trên hộp thoại Font.

. H ỌC

H
Ctrl + Spacebar Trở về định dạng mặc định.
1.7. THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG TỪ, CÂU, ĐOẠN

C
Word 2016 có thể đếm số từ của tài liệu mà chúng ta đã gõ văn bản. Ngoài ra chương trình còn có
TP H
thể đếm số trang, số đoạn, số dòng, số ký tự có hoặc không có khoảng trắng.

Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô

1.7.1. Đếm số từ trong khi gõ văn bản

Y M

Trong quá trình nhập văn bản, Word 2016 sẽ tự động đếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thông
tin này được hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Words
(số từ).
C Ộ

1.7.2. Đếm số từ trong vùng chọn

Ọ B

Chúng ta có thể đếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này không nhất thiết phải liền
mạch nhau.
- Trước tiên, dùng chuột chọn vùng cần đếm. Nếu các vùng không liền mạch nhau, sau khi chọn
vùng đầu tiên, giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác.
- Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có
nghĩa là trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.
Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ.
- Trong menu Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.
H

- Trong hộp thoại Word Count, đánh dấu check vào mục: Include textboxes, footnotes and
endnotes.
ẠI

1.7.3. Xem số trang, số ký tự, số dòng, số đoạn

Để có đầy đủ thông tin về số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng, thực hiện một trong hai cách sau:
Đ

- Trong menu Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.

- Trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình, nhấn chuột vào mục Words.
Hộp thoại Word Count xuất hiện đầy đủ thông tin mong muốn.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 13
BỘ MÔN TIN HỌC

1.8. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN (PARAGRAPH)

1.8.1. Khái niệm
Đoạn (paragraph) là phần văn bản kết thúc bởi phím ENTER.
Ký hiệu của phím Enter có dạng
Trong trường hợp muốn xuống hàng nhưng không chuyển sang đoạn văn bản khác, nhấn tổ hợp
phím Shift+Enter.
1.8.2. Chọn đoạn

H
Để định dạng một hoặc nhiều đoạn, chúng ta cần chọn đoạn trước.
Nếu chỉ định dạng 1 đoạn, thì chúng ta chỉ cần đặt con trỏ vào vị trí bất kỳ trong đoạn đó.

IN
Nếu định dạng từ 2 đoạn trở lên thì quét khối chọn các đoạn. Đưa chuột ra lề trái đoạn muốn chọn
rồi nhấp đôi chuột để chọn một đoạn, sau đó tiếp tục kéo chuột để chọn các đoạn kế tiếp. Lưu ý:

ÍM
không cần chọn hết văn bản, có thể chọn một phần trong đoạn thì Word cũng sẽ định dạng cho cả
đoạn đó.
1.8.3. Canh lề đoạn dùng menu Home

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
1. Chọn đoạn văn bản cần định dạng.
2. Sử dụng các nút sau trên thanh ribbon của menu Home:
Ợ T

Align Left Ctrl+L: Canh lề trái

Ctrl+E: Canh lề giữa
Ư N

Center
Align Right Ctrl+R: Canh lề phải
D Ô

Justify Ctrl+J: Canh thẳng hàng hai bên

1.8.4. Thụt lề đoạn dùng thước (Ruler)
Y M
C Ộ
Ọ B

Các nút hỗ trợ thụt lề đoạn trên thanh Ruler ngang

Left Indent Thay đổi lề trái của toàn đoạn văn bản.
Right Indent Thay đổi lề phải của toàn đoạn văn bản.
First Line Indent Thay đổi lề trái dòng đầu tiên của đoạn văn bản.
Hanging Indent Thay đổi lề trái của dòng thứ hai trở đi của đoạn văn bản.
1.8.5. Định dạng đoạn đầy đủ dùng hộp thoại
H

- Chọn đoạn văn bản cần định dạng. Nhấp biểu tượng trong vùng Paragraph trên Ribbon
của menu Home:
ẠI
Đ

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 14 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
Định dạng đoạn dùng hộp thoại Paragraph
- Alignment: Canh lề đoạn văn (Left, Right, Centered, Justified).

C
- Indentation: Thụt lề đoạn văn (giống các nút trên thước). Trong mục Special, có 2 trường hợp
thụt lề: TP H
Ồ
• First line: Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn. By: Bao nhiêu pt (point).
• Hanging: Thụt lề dòng thứ 2 trở đi của đoạn.
C IN
Spacing: Quy định khoảng cách giữa các đoạn:
• Before: Khoảng cách so với đoạn phía trước.
Ợ T

• After: Khoảng cách so với đoạn phía sau.

- Line spacing: Qui định khoảng cách giữa các dòng. KHÔNG PHÂN BIỆT ĐOẠN và ưu tiên
Ư N

khoảng cách đoạn trước, sau đó mới đến khoảng cách dòng:
• Single: Khoảng cách dòng bình thường.
D Ô

• Double: Khoảng cách dòng rộng.

Y M

• 1.5 lines: Khoảng cách dòng gấp rưỡi chiều cao chữ.
• Exactly: Nhập một giá trị khoảng cách dòng cụ thể (At: ## pt).
1.8.6. Một số phím tắt thông dụng trong định dạng đoạn
C Ộ

Ctrl + 0 Tạo khoảng cách một dòng trống phía trên đoạn.
Ọ B

Ctrl + 1 Khoảng cách 1 dòng ngầm định (Single).

Ctrl + 2 Khoảng cách dòng là 2 dòng (Double).
Ctrl + 5 Khoảng cách dòng là 1.5 dòng (1.5 lines).
Ctrl + L Canh lề theo biên trái (Left Align).
Ctrl + R Canh lề biên phải (Right Align).
Ctrl + E Canh giữa (Center Align).
Ctrl + J Canh lề 2 biên (Justify Align).
Ctrl + M Thụt lề trái vào cho đoạn (Left indent).
H

Ctrl + Shift + M Thụt lề trái ra cho đoạn (Left indent).

Ctrl + T Thụt lề trái vào từ dòng thứ 2 (Hanging indent).
ẠI

Ctrl + Shift + T Thụt lề trái ra từ dòng thứ 2 (Hanging indent).

Ctrl + Q Xóa tất cả các định dạng.
Đ

1.9. ĐỊNH DẠNG TAB DỪNG

1.9.1. Khái niệm
Một kiểu trình bày thường gặp trong văn bản là dùng phím Tab để tạo ra các cột chữ có tính so
hàng với nhau ở một tọa độ xác định.
Trong Word có các loại Tab dừng sau:

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 15
BỘ MÔN TIN HỌC

Các loại Tab dừng

Left Tab: Nội dung được canh trái tại điểm dừng Tab. Ký hiệu:
Microsoft Windows hệ điều hành Windows
Microsoft Winword xử lý văn bản

H
Microsoft Excel xử lý bảng tính
Microsoft Power Point trình diễn

IN
Center Tab: Nội dung được được canh giữa tại điểm dừng Tab. Ký hiệu:
Microsoft Windows hệ điều hành Windows

ÍM
Microsoft Winword xử lý văn bản
Microsoft Excel xử lý bảng tính
Microsoft Power Point trình diễn

. H ỌC

H
Right Tab: Nội dung được được canh phải tại điểm dừng Tab. Ký hiệu:
hệ điều hành Windows

C
Microsoft Windows
Microsoft Winword xử lý văn bản
TP H xử lý bảng tính

Ồ
Microsoft Excel
Microsoft Power Point trình diễn
C IN
Decimal Tab: Dùng để canh lề dấu chấm thập phân. Ký hiệu:
Microsoft Windows 12.33
Ợ T

Microsoft Winword 2.3

Microsoft Excel 1234.345
Ư N

Microsoft Power Point 1.245

Bar Tab: Xuất hiện một gạch đứng tại điểm dừng Tab. Ký hiệu: (Loại tab này không định vị trí
D Ô

cho text).
hệ điều hành Windows
Y M

Microsoft Windows
Microsoft Winword xử lý văn bản
Microsoft Excel xử lý bảng tính
C Ộ

Microsoft Power Point trình diễn

1.9.2. Đặt điểm dừng Tab bằng thước
Ọ B

1. Lần lượt nhấn vào ô Tab Selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên
bên trái trang tài liệu) - cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn.

2. Nhấp chuột vào một vị trí trên thước ngang nơi muốn đặt tab dừng.
Xóa điểm dừng: Trỏ chuột vào ký hiệu Tab và kéo ra khỏi thước hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+Q.
H

1.9.3. Định dạng Tab bằng hộp thoại

ẠI
Đ

Hộp thoại định dạng tab dừng

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 16 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Mỗi một vị trí Tab dừng thực hiện các bước sau:
1. Đặt con trỏ tại vị trí cần định Tab.
2. Nhấp đúp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào trên thanh thước. Tốt nhất là ở vị trí mong muốn
đặt tab dừng đầu tiên trên thước.
3. Nhập vị trí điểm dừng trong ô Tab stop position.
4. Chọn kiểu Tab trong mục Alignment bao gồm Left, Center, Right, Decimal, Bar.
5. Chọn dạng dấu dẫn đứng trước vị trí Tab này trong mục Leader. Có 4 chọn lựa như hình.
6. Nhấp vào nút Set.

H
Lặp lại các bước trên để thiết lập các điểm dừng khác.
1. Nhấp vào Clear: Xoá 1 điểm dừng Tab.

IN
2. Nhấp vào Clear All: Xoá tất cả điểm dừng Tab. Tương đương tổ hợp phím Ctrl+Q.
1.10. ĐÓNG KHUNG TRANG

ÍM
Word giúp chúng ta đóng khung cả trang văn bản hoặc đóng cả tài liệu. Thực hiện các bước như
sau:
1. Đặt con trỏ chuột tại một trang tùy ý.

. H ỌC

H
2. Chọn menu Home, chọn mũi tên bên phải biểu tượng (Border) trên thanh Paragraph,

C
nhấp dòng Border and Shading, chọn thẻ Page Border.
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Đóng khung trang in

3. Setting: Chọn kiểu đóng khung (giống thẻ Border).
4. Style/Color/Width: Qui định kiểu đường viền (giống thẻ Border).
5. Art: Chọn kiểu khung là một hình ảnh đẹp mắt tùy ý.
6. Apply to: Chọn phạm vi để đóng khung.
 Whole Document: Đóng khung toàn bộ tài liệu.
 This section: Đóng khung cho section đang chọn (nếu tài liệu word có nhiều section).
H

 This secsion – Fisrt page only: Chỉ đóng khung trang đầu của section đang chọn.
 This secsion – All except fisrt page: Đóng khung các trang trong section đang chọn nhưng
ẠI

trừ trang đầu.

7. Options: Thay đổi khoảng cách từ khung đến trang văn bản.
Đ

Đóng khung trang in

8. Margin: Xác định khoảng cách đơn vị là point trong các ô: Top, Bottom, Left, Right.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 17
BỘ MÔN TIN HỌC

1.11. TẠO HEADER & FOOTER CHO SECTION

1.11.1. Section là gì?
Section là phân đoạn có định dạng độc lập hoàn toàn trong cùng một tập tin soạn thảo. Các định
dạng độc lập tiêu biểu như: Định dạng trang, kẻ khung trang, định dạng Header/Footer, đánh số trang
khác nhau, v.v…
Một tập tin soạn thảo word có thể có nhiều trang nhưng mặc định chỉ có một section. Nghĩa là các
trang này mặc định có chung định dạng. Ví dụ như định dạng trang, định dạng Header/Footer, đánh
số trang, v.v… Chính vì vậy, nếu chúng ta muốn thay đổi định dạng cho một số trang khác biệt thì ta

H
phải ngắt đoạn tài liệu này thành nhiều đoạn độc lập, hay còn gọi là ngắt section.

IN
1.11.2. Ngắt Section
1. Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần ngắt seciton.

ÍM
2. Chọn menu LayOutBreaksSection Break.
Chọn một trong 4 loại ngắt section:
1. Next Page: Section mới nhảy sang trang mới. Và nội dung của section này luôn luôn nằm ở

. H ỌC

H
trang độc lập với section trước nó.
2. Continuous: Nội dung 2 section vẫn liên tục tại vị trí ban đầu.

C
3. Even Page: Section mới nhảy sang trang chẵn, và nội dung của section này luôn luôn nằm ở
trang độc lập – trang chẵn - so với section trước nó.
TP H
Ồ
4. Odd Page: Section mới nhảy sang trang lẻ, và nội dung của section này luôn luôn nằm ở trang
độc lập – trang lẻ - so với section trước nó.
C IN
Lưu ý: Để tránh phát sinh lỗi nhảy chữ ngoài ý muốn. Khi ngắt section, dấu ngắt section nên để ở
một đoạn riêng không chứa nội dung bài viết.
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Ngắt Section
1.11.3. Tạo Header/Footer cho từng Section
Thao tác tạo Header/Footer đã được trình bày trong giáo trình Tin học căn bản. Ngoài ra, để tạo
sự khác biệt Header/Footer cho các Section khác nhau, chúng ta cần lưu ý một vài tùy chọn trước khi
tạo Header/Footer.
H
ẠI
Đ

Tùy chọn Link to Previous của Header/Footer

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 18 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Thứ tự thực hiện tạo Header/Footer khi có nhiều section như sau:
1. Đặt con trỏ tại vị trí bất kỳ trong section 1, tạo Header/Footer chung cho tất cả các section đều
giống section 1.
2. Chuyển con trỏ sang section 2, InsertHeader/FooterEdit Header/Footer. Lúc này ta sẽ
thấy:
- Header – Section thứ #: Con trỏ đang ở Header của Section thứ #.
- Same as Previous: Nội dung này sẽ giống với header của section cận trước.

H
IN
ÍM
3. Nhấn bỏ tùy chọn Link to Previous để nhập nội dung khác cho header này.
4. Có thể canh trái, giữa, hoặc phải, hoặc chọn mẫu, v.v… để nhập nội dung mới cho section

. H ỌC

H
đang làm việc (Xem thêm trong giáo trình Tin học căn bản).
Lần lượt thực hiện thao tác này cho đến section cuối cùng của tài liệu.

C
1.12. TẠO STYLE VÀ ĐỊNH DẠNG STYLE
TP H
Ồ
1.12.1. Style là gì?
Việc định dạng tài liệu Word là điều cần thiết sau khi chúng ta soạn thảo nội dung để tạo được 1
C IN
tài liệu chuẩn, chuyên nghiệp. Khi làm việc với Word thì người dùng nên sử dụng Style để dễ dàng
tạo mục lục cũng như định dạng văn bản theo chuẩn nhất định.
Ợ T

Styles tập hợp của các định dạng bao gồm cỡ chữ, màu sắc, dãn cách dòng, level, v.v… để áp dụng
cho từng mục văn bản. Các phần văn bản khác khi áp dụng cùng một Style trong cùng 1 theme sẽ có
Ư N

định dạng giống nhau. Khi áp dụng Style sẽ thông nhất định dạng cho các văn bản, tiết kiệm thời gian
khi định dạng nội dung hơn. Đặc biệt Style cho phép người dùng sao chép định dạng của tài liệu này
D Ô

sang tài liệu khác.

1.12.2. Ưu điểm của style
Y M

Trong quá trình định dạng văn bản, nhất là trình bày bài báo cáo lớn có nhiều trang, nhiều khi
chúng ta cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo cùng một kiểu định dạng. Do đó, nếu phải định dạng
C Ộ

lần lượt như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức.
Giải pháp dùng style sẽ giúp cho việc định dạng được nhanh hơn rất nhiều lần thông qua việc phân
Ọ B

nhóm văn bản theo tên định danh. Bên cạnh đó, việc dùng style sẽ làm cho toàn bộ văn bản định dạng
được thống nhất trong toàn bộ tài liệu. Ngoài ra, dùng style sẽ giúp chúng ta tạo và quản lý mục lục
tự động của tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
1.12.3. Các kiểu Style
Character styles: Các kiểu định dạng font.
Paragraph Styles: Các kiểu định dạng đoạn, có thể chứa cả định dạng font hoặc định dạng đoạn.
List styles: Chứa bất kỳ tổ hợp định dạng font và định dạng đoạn. Chúng được sử dụng để định
H

dạng các danh sách được đánh bullet, được đánh số và danh sách đa cấp.
Table styles: Có thể chứa định dạng font, định dạng đoạn và định dạng của table.
ẠI

1.12.4. Tạo mới một Style

Chọn Homenhấp chọn biểu tượng nằm ở góc bên phải dưới của nhóm Style. Trong cửa sổ
Đ

Styles nhấp nút New Style nằm ở cuối cửa sổ này.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 19
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
Cửa sổ Style Hộp thoại tạo mới một style
1. Name: Đặt tên cho style.
TP H
Ồ
2. Style type: Chọn kiểu style.
3. Style base on: Chọn 1 kiểu style có sẵn làm cơ sở cho style mới (normal hoặc heading1, v.v…).
C IN
4. Style for following paragraph: Tùy chọn này có ý nghĩa là chúng ta gán lại style của đoạn
văn bản bên dưới đoạn hiện hành khi chúng ta gõ phím Enter. Theo tiêu chuẩn làm việc với
Ợ T

style, chúng ta nên chọn là Normal.

5. Nhấp nút Format: Định dạng paragraph, font, border, v.v… cho style.
Ư N

6. Nhấp chọn Add to the style gallary: Style sẽ được lưu lại ở tập normal.dot của word khi đó
style này có thể sử dụng trên mọi tập văn bản. Nếu không chọn mục này, thì style chỉ có tác
D Ô

dụng trên tài liệu đang mở.

Y M

7. Nhấp chọn Automatically update: Định dạng của văn bản đã gán style sẽ được tự động cập
nhật khi thay đổi định dạng của style tương ứng.
1.12.5. Gán Style vào văn bản
C Ộ

Đây là thao tác phân loại (phân nhóm) văn bản vào các nhóm style đã định dạng trước đó. Nhằm
Ọ B

định dạng thống nhất tất cả các văn bản tồn tại trong tài liệu và giúp cho quá trình viết báo cáo hiệu
quả hơn.
Thao tác: Đặt con trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng (không cần quyét khối toàn bộ đoạn văn)
 Chọn một Style đã định dạng (Heading1, Headning 2, v.v…) trong nhóm Styles của menu Home.
1.12.6. Xoá Style
Nhấp phải tại Style cần xóachọn lệnh Delete.
Lưu ý: Một đoạn văn nếu đã được gán style (Heading1, Heading 2, v.v…) mà chúng ta muốn hủy
style của đoạn này thì gán lại đoạn văn này về style Normal. Style Normal lá style dành cho văn bản
H

nội dung mặc định.

1.13. ĐỊNH DẠNG TIỂU MỤC BẰNG MULTILEVEL LIST
ẠI

Multilevel List là thể hiện của Outline Number – danh sách tiểu mục – trong bài báo cáo. Word
hỗ trợ người dùng tối đa 9 cấp tiểu mục. Tuy nhiên, bài báo cáo của chúng ta dùng bao nhiêu cấp thì
Đ

định dạng bấy nhiêu cấp, không định dạng thừa cấp.
Bên cạnh đó, mỗi cấp phải được qui định vào một style tương ứng. Có thể dùng tên các style mà
word đề nghị sẵn như là:
Level 1 = Heading 1
Level 2 = Heading 2

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 20 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Level 3 = Heading 3
Level 4 = Heading 4
Level 5 = Heading 5
1.13.1. Định dạng tiểu mục và gắn Heading vào Level
1. Chọn HomeMultilevel List chọn một mẫu tùy ý.

H
IN
ÍM
Tạo danh mục tiểu mục (Heading và Outline Numbers)
2. Chọn Define New Multilevel List…

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Hộp thoại định dạng Multilevel List

3. Lần lượt thực hiện thao tác định dạng cho các level cần dùng (từ 1 đến 9). Lưu ý: Tài liệu sử
dụng bao nhiêu tiểu mục thì định dạng bấy nhiêu level.
(1): Xóa hết dữ liệu có trong ô Enter formatting for number:.
(2): Chọn kiểu đánh số cho level đang định dạng.
(3), (4): Gắn Heading tương ứng cho level. Ví dụ, Heading 1 gắn với Level 1.
H

(5): Chọn khoảng cách giữa số và văn bản nội dung đi theo sau. Mặc định là một khoảng Tab
(0.5 inches). Có thể thay đổi thành các loại khác như: Space (một khoảng trắng), Nothing
(không có khoảng trắng nào cả),.v.v…
ẠI

Lần lượt thực hiện thao tác trên cho tất cả các level. Bài báo cáo chúng ta dùng bao nhiêu cấp
Đ

tiểu mục thì thực hiện bấy nhiêu level.

1.13.2. Hiệu chỉnh style của Heading
1. Đặt con trỏ trên dòng tiểu mục có gắng Level.
2. Chọn menu Homechọn Heading tương ứng của Level đang chọn.
3. Nhấp phải chuột trên Heading nàychọn Modify…

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 21
BỘ MÔN TIN HỌC

H
Hiệu chỉnh Heading

IN
Ở mỗi style, chúng ta có thể định dạng các thành phần như sau:

ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Hiệu chỉnh style

1. Định dạng Font (Font…).
2. Định dạng đoạn (Paragraph…).
3. Định dạng mốc dừng (Tab…).
4. Định dạng kẻ viền và tạo bóng (Border…).
5. Định dạng đánh số đầu đoạn (Numberings…).
H

Lưu ý: Những thao tác định dạng trên đã được trình bày chi tiết trong Giáo trình Tin học căn bản,
nếu không nắm rõ, vui lòng xem lại giáo trình này.
ẠI

1.14. TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG (TABLE OF CONTENT)

Sau khi soạn thảo nội dung bài báo cáo, chúng ta tiến hành chèn mục lục tổng quan của bài viết.
Đ

Nếu chúng ta dùng style thống nhất toàn bộ văn bản thông qua các Heading thì việc tạo mục lục bài
báo cáo vô cùng đơn giản và nhanh chóng.
1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn đặt mục lục.
2. Chọn menu Referenceschọn Table of Contentschọn dòng lệnh Custom Table of
Contents.

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 22 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
Hộp thoại tạo mục lục tự động
3. Chọn số level hiển thị trong mục lục. Mặc định là 3 level, chúng ta có thể chọn lại là 2 hoặc 4.
TP H
Ồ
Tuy nhiên, chúng ta không nên chọn quá nhiều cũng như quá ít, tốt nhất là 3 nếu bài báo cáo
dao động từ 150 đến 200 trang A4.
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B
H
ẠI

Ví dụ về kết quả tạo mục lục tự động

Đ

Lưu ý: Style của mục lục tự động được qui định như sau:
TOC1: Dành cho Heading 1.
TOC2: Dành cho Heading 2.
TOC3: Dành cho Heading 3.
Do đó, nếu cần định dạng style của mục lục thì chúng ta định dạng (Modify) các TOC tương ứng.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 23
BỘ MÔN TIN HỌC

1.15. TẠO NHÃN PHỤ CHÚ CHO ĐỐI TƯỢNG (CAPTION)

Trong một bài báo cáo như: đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo luận văn, đồ án,… luôn có các
danh mục như: Danh mục bảng, danh mục hình, danh mục biểu đồ, v.v… Do đó, chúng ta cần đánh
số thứ tự cho các phụ chú của các đối tượng này để word có thể tạo và quản lý các danh mục một
cách tự động.
Ưu điểm: Đánh số tự động caption nhằm mục đích: quản lý danh sách các đối tượng này (thêm,
xóa, sửa, trích dẫn, tạo danh mục tự động, v.v…).
Cách thực hiện đơn giản như sau:

H
1. Chèn đối tượng (ví dụ như hình ảnh).

IN
2. Nhập tên phụ chú phía bên dưới hình (nếu bảng thì phụ chú đặt trên bảng) theo cấu trúc Caption
như sau:

ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Các bước tạo Caption
Ợ T

 Đặt con trỏ dưới đối tượng đã tạo/chèn. Chọn menu ReferencesInsert Caption.
 Tùy loại đối tượng mà ta chọn loại Caption thích hợp. Ví dụ, với hình ảnh thì word dùng
Ư N

nhãn là Figure. Tuy nhiên, nếu dùng tiếng Việt thì ta phải tạo nhãn mới, ví dụ như trên
D Ô

hình.
 Chọn nút lệnh New Label, sau đó nhập vào nhãn tiếng Việt là Hình. Lưu ý: Ký tự đầy tiên
Y M

viết IN và không tùy ý thêm khoảng trắng vào Label.

 Chọn nút lệnh Numbering… nếu muốn qui định cách đánh số phụ chú theo style đang
C Ộ

dùng.
Lưu ý: Trong qui định viết báo cáo, phụ chú (caption) của bảng nằm bên trên bảng. Những nhãn
Ọ B

còn lại: hình, biểu đồ, sơ đồ,… nằm bên dưới đối tượng.
1.16. TẠO DANH MỤC (HÌNH, BẢNG, CÔNG THỨC)
Theo tiêu chuẩn viết báo cáo luận văn, các danh mục chính có đánh số thứ tự. Tuy nhiên, không
phải lúc nào cũng đầy đủ như liệt kê bên dưới. Tùy vào bài báo cáo mà có thể không có một trong
các danh mục này:
1. Danh mục Bảng.
2. Danh mục Biểu đồ.
H

3. Danh mục Công thức.

4. Danh mục Sơ đồ.
ẠI

5. Danh mục Hình.

Đặc trưng về tính tự động của danh mục là:
1. Thao tác tạo danh mục rất đơn giản và nhanh chóng.
Đ

2. Cập nhật khi có thay đổi cũng rất dễ dàng và nhanh chóng.
Thông thường các mục này sẽ được đặt ở đầu tài liệu theo cấu trúc của bài báo cáo. Các bước tạo
danh mục như sau:
1. Chọn ReferencesInsert Table of Figures.

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 24 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
Hộp thoại chèn danh mục
2. Chọn loại danh mục trong danh sách Caption label.

ÍM
1.17. CHÈN TRÍCH DẪN VÀO TÀI LIỆU (CROSS-REFERENCE)

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N

Ví dụ về cách dùng Caption và Cross Reference

D Ô

Các thành phần mặc định có trong Cross-reference bao gồm:

1. Numbered item: Danh mục các đoạn có đánh số. Dùng cho danh mục tài liệu tham khảo, tham
Y M

chiếu các tiểu mục,…

2. Heading: Danh mục các đoạn có gắn Heading.
3. Bookmark: Danh mục các đoạn có đánh dấu Bookmark.
C Ộ

4. EndNote: Danh mục các đoạn Endnote.

Ọ B

5. FootNote: Danh mục các đoạn Footnote.

6. Equation: Danh mục các phụ chú cho công thức.
7. Figure: Danh mục các phụ chú cho hình.
8. Table: Danh mục các phụ chú cho bảng.
Dựa trên các danh mục đã tạo, khi chúng ta muốn chèn liên kết của các mục này vào trong bài viết
thì thực hiện các bước sau:
1. Chọn Referencs  Cross-reference.
H
ẠI
Đ

Hộp thoại chèn Cross-reference

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 25
BỘ MÔN TIN HỌC

2. Chọn một mục tương ứng trong danh sách Reference Type. Ví dụ như chọn danh mục Hình
như hình bên trên.
3. Hộp thoại sẽ hiển thị danh sách danh mục hình, chọn một mục cụ thể muốn chèn vào bài viết.
4. Chọn loại Insert reference to:
 Entire Caption: Chèn toàn bộ phụ chú.
 Page number: Chèn số trang của mục đã chọn.
 Paragraph number: Chèn số đánh dấu đoạn của mục đã chọn.

H
 Only label and number: Chỉ chèn nhãn và số của phụ chú.
 Only caption text: Chỉ chèn văn bản của phụ chú.

IN
5. Nhấn nút Insert để chèn.

ÍM
1.18. TẠO CHÚ THÍCH (ENDNOTE/FOOTNOTE)

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ

Trong quá trình soạn thảo, nếu có nhu cầu đặt chú thích bên dưới thì chọn chức năng này. Thông
Ọ B

thường ở những tài liệu chuẩn chúng ta hay thấy xuất hiện những dạng chú thích này.
1. Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo chú thíchnhấp menu References Nhấp góc bên phải dưới
trên thẻ Footnotes, mở hộp thoại Footnote and Endnote. Chọn một trong hai loại: Footnotes:
Chân trang hoặc Endnotes: Cuối tài liệu.
H
ẠI
Đ

Tạo chú thích - Footnote

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 26 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

2. Định dạng chú thích trong Format.

3. Chọn cách đánh số thứ tự chú thích trong ô Number Format (Hoặc chọn Symbol để qui định
kiểu Bullet cho Endnote).
4. Chọn số bắt đầu trong ô Start atnhấp Insert.
1.19. CẬP NHẬT TOÀN BỘ CÁC LIÊN KẾT CÓ TRONG TÀI LIỆU
Trong quá trình soạn thảo, nếu có tạo các liên kết như:
1. Mục lục tự động.
2. Danh mục (bảng, hình, công thức).

H
3. FootNote/EndNote.

IN
4. Bookmark…
Nếu trong quá trình soạn thảo có chỉnh sửa các nội dung của liên kết này thì chúng ta cần cập nhật

ÍM
lại chính xác những liên kết đã thay đổi. Thao tác rất đơn giản, chỉ cần thực hiện như sau:
1. Nhấn tổ hợp phím: Ctrl+A để chọn khối toàn bộ tài liệu.
2. Sau đó nhấn phím F9 để cập nhật toàn bộ liên kết.

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
Hộp thoại cập nhật toàn bộ các liên kết trong bài báo cáo
C IN
3. Chọn Update page numbers only nếu muốn chỉ cập nhật số thứ tự.
4. Chọn Update entire table nếu muốn cập nhật cả nội dung của liên kết.
Ợ T

Lưu ý: Nếu máy tính có cài đặt SnagIt hay đã qui định phím tắt F9 cho các chức năng khác thì
hãy tạm dừng (Exit) chức năng này trước khi nhấn lệnh F9 trên word.
Ư N

1.20. VIẾT COMMENT

Comment là một chức năng khá thú vị của Word khi chúng ta muốn chèn các ý kiến, nhận định,…
D Ô

vào văn bản của mình hoặc người khác khi họ nhờ góp ý.
Y M

1.20.1. Chế độ hiển thị comment

Mặc định khi chúng ta chưa tạo Comment thì word sẽ không hiển thị cửa sổ Comment. Tuy nhiên,
C Ộ

Word có các chế độ hiển thị Comment sau:

Ọ B
H

- Simple Markup: Hiển thị vùng Comment bên phải trang giấy.
- All Markup: Hiển thị vùng Comment bên phải trang giấy nhưng có thêm đường kẻ nối với
văn bản đã Comment.
ẠI

- No Markup: Không hiển thị Comment.

- Original: Không hiển thị Comment.
Đ

Lưu ý:
- Nếu muốn Ẩn/hiện vùng Comment bên phải trang giấy, chúng ta có thể nhấp chuột vào biểu
tượng Show Comment trong vùng Comment như hình bên dưới.
- Di chuyển giữa các Comment bằng cách nhấp chuột vào nút Previous hoặc Next như hình bên
dưới.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 27
BỘ MÔN TIN HỌC

1.20.2. Chèn Comment

- Chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu mà chúng ta muốn ghi chú.
- Trong menu Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment.

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
Ví dụ về tạo mới một Comment

C
- Nhập nội dung của Comment.
1.20.3. Xóa comment
TP H
Ồ
- Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment.
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M

Xóa Comment
C Ộ

- Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu:

Ọ B

+ Nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ.

+ Trong menu Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn
Delete All Comments in Document.
H
ẠI

Xóa tất cả Comment

Đ

1.20.4. Thay đổi nội dung comment

- Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, chúng ta nhấn nút Show Comment trong nhóm
Comments của menu Review.
- Nhấn chuột vào vùng nội dung Comment đã nhập và sửa lại nội dung mong muốn.

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 28 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

1.20.5. Thay đổi tên người Comment

Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu chúng ta muốn thay đổi tên này, hãy
thực hiện như sau:
- Trong menu File Options, mục General.
- Thay đổi tên User Name trong mục Personalize your copy of Microsoft Office:

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Cập nhật tên tác giả viết Comment
Ợ T

Lưu ý: Nếu chúng ta sử dụng Office 365 có sign in tài bằng Email thì Word mặc định sẽ lấy tên
của account Email làm tên tác giả viết Comment. Nếu không thì Word sẽ lấy tên chúng ta nhập trong
Ư N

hình minh họa bên trên.

1.20.6. In tài liệu kèm theo comment và những đánh dấu thay đổi
D Ô

- Vào menu FilePrint.

Y M

- Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print Markup.
C Ộ
Ọ B

In ấn có kèm Comment
1.21. CÂU HỎI ÔN TẬP
H

1. Trình bày kỹ thuật định dạng tiêu đề đầu trang và cuối trang cho: Trang chẵn/lẻ, các section
ẠI

khác nhau.
2. Comment trong Word là gì? Dùng Comment trong các tình huống nào? Nêu ví dụ cụ thể.
Đ

3. Trình bày khái niệm Style? Khi nào sử dụng Style?

4. Trình bày kỹ thuật tạo và định dạng style cho bài báo cáo và chèn mục lục tự động.
5. Trình bày kỹ thuật tạo phụ chú (caption) cho: hình, bảng, biểu đồ, v.v… Kèm theo kỹ thuật
chèn bảng danh mục tương ứng.
6. Khi thay đổi nội dung văn bản thì các liên kết đã tạo có tự động thay đổi không? Nếu không
chúng ta phải thực hiện như thế nào để cập nhật toàn bộ liên kết đó?

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 29
BỘ MÔN TIN HỌC

1.22. BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD

1.22.1. BÀI TẬP 1: VIẾT BỆNH ÁN ĐIỆN TỬ
CÂU 1
1. Mở tập tin BenhAnHoHap.docx (Giảng viên cung cấp trên Moodle).
2. Hiển thị thước đo; Đổi đơn vị đo từ Inches sang Centimeters; Tắt kiểm tra chính tả nếu có.
3. Định dạng trang:
- Paper: A4.

H
- Margin: Left = 2.5 cm; Right = 2 cm; Top = 2 cm; Bottom = 2.5 cm.
4. Đánh số trang như hình bên dưới:

IN
ÍM
. H ỌC

H
CÂU 2

C
1. Định dạng 03 cấp tiểu mục như qui định sau:
Xem thêm lý thuyết ở mục 1.13 trang 19.
TP H
Ồ
 Level 1:
+ Enter formatting for number: A., B.,…
C IN
+ Link level to style: Heading 1.
+ Aligned at: Left=0cm.
Ợ T

+ Text Indent at: 0.5cm.

+ Follow number with: Space.
Ư N

 Level 2:
+ Enter formating for number: 1-, 2-, 3-,…
D Ô

+ Link level to style: Heading 2.

+ Aligned at: Left=0cm.
Y M

+ Text Indent at: 0.5cm.

+ Follow number with: Space.
C Ộ

 Level 3:
+ Enter formatting for number: a)., b)., c).,…
Ọ B

+ Link level to style: Heading 3.

+ Aligned at: 0cm.
+ Text Indent at: 0.5cm.
+ Follow number with: Space.
2. Gán văn bản vào các Heading tương ứng như hình bên dưới:
H
ẠI
Đ

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 30 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

3. Định dạng style cho các Heading như sau:

Xem thêm lý thuyết ở mục 1.12 trang 18.
 Heading 1:
+ Font=Times New Roman, Font Size=14, Font Style=Bold, Font Color=Black.
+ Paragraph:
- Alignment=Justified.
- Indentation: Special=None.
- Spacing: Before=6pt, After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.

H
 Heading 2:

IN
+ Font=Times New Roman, Font size=14, Font style=Bold Italic, Font Color=Black.
+ Paragraph:
- Alignment=Justified.

ÍM
- Indentation: Left=0cm.
- Special: Hanging=0.5 cm.
- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.

. H ỌC

H
 Heading 3:

C
+ Font=Times New Roman, Font size=12, Font Style=Bold, Font Color=Black.
+ Paragraph:
TP H
- Alignment=Justified.

Ồ
- Indentation: Left=0cm.
C IN
- Special: Hanging=0.5 cm.
- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.
 Normal:
Ợ T

+ Font=Times New Roman, Font size=12, Font Style=Normal, Font Color=Black.

Ư N

+ Paragraph:
- Alignment=Justified.
D Ô

- Indentation: Left=0cm.
- Special: First Line=0.5 cm.
Y M

- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.

4. Di chuyển chuột đến cuối tài liệu, ngắt con trỏ sang trang mới và chèn mục lục tư động như hình
minh họa bên dưới:
C Ộ
Ọ B
H
ẠI
Đ

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 31
BỘ MÔN TIN HỌC

1.22.2. BÀI TẬP 2: VIẾT BÁO CÁO

Mở tập tin TrinhBayBaoCao.docx, lưu thành tập tin TrinhBayBaoCao_MSSV.docx và định dạng
như sau:
ĐỊNH DẠNG TRANG
1. Hiển thị và định dạng đơn vị đo của thước là Centimeters. Xem thêm lý thuyết ở mục 1.2.3
trang 2.
2. Định dạng trang với các thông số bên dưới. Xem thêm lý thuyết ở mục 1.5 trang 8.
 Khổ giấy A4.

H
 Margin: Left = 3.5 cm; Top = 3.5 cm; Right = 2 cm; Bottom = 3 cm.
NGẮT SECTION

IN
Xem thêm lý thuyết mục 1.11.2 trang 17.
Section 1:

ÍM
BÌA
PHỤ BÌA
Section 2:

. H ỌC

H
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC

C
Section 3:
TP H
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Ồ
DANH MỤC ĐỐI CHIẾU ANH VIỆT
DANH MỤC BẢNG
C IN
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
DANH MỤC CÔNG THỨC
Ợ T

DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC HÌNH
Ư N

Section 4:
D Ô

ĐẶT VẤN ĐỀ
TỔNG QUAN TÀI LIỆU
Y M

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
BÀN LUẬN
C Ộ

KẾT LUẬN
Ọ B

KIẾN NGHỊ
Section 5:
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
ĐỊNH DẠNG TIỂU MỤC NHIỀU CẤP
Xem thêm lý thuyết ở mục 1.13 trang 19.
 Level 1:
+ Áp dụng cho các tiêu đề sau:
H

TỔNG QUAN TÀI LIỆU

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
ẠI

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

BÀN LUẬN
+ Enter formatting for number: CHƯƠNG 1;, CHƯƠNG 2:, CHƯƠNG 3:,…
Đ

+ Link level to style: Heading 1

+ Follow number with: Space.
 Level 2:
+ Enter formating for number: Level1.Level2.
Ví dụ: 1.1., 1.2., 1.3.,…

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 32 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

+ Link level to style: Heading 2.

+ Aligned at: Left=0cm.
+ Text Indent at: 0.5cm.
+ Follow number with: Space.
 Level 3:
+ Enter formatting for number: Level1.Level2.Level3.
Ví dụ: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3.,…
+ Link level to style: Heading 3.

H
+ Aligned at: 0cm.

IN
+ Text Indent at: 0.5 cm.
+ Follow number with: Space.
 Level 4:

ÍM
+ Enter formatting for number: Level1.Level2.Level3.Level4.
Ví dụ: 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3.,…
+ Link level to style: Heading 4.

. H ỌC

H
+ Aligned at: 0 cm.

C
+ Text Indent at: 0.5 cm.
+ Follow number with: Space.
 Level 5:TP H
Ồ
+ Enter formatting for number: a)., b)., c).,…
C IN
+ Link level to style: Heading 5.
+ Aligned at: 0 cm.
Ợ T

+ Text Indent at: 0.5 cm.

+ Follow number with: Space.
ĐỊNH DẠNG SỐ TRANG
Ư N

Xem thêm lý thuyết ở mục 1.11.3 trang 17.

D Ô

Ngắt liên kết Header/Footer giữa các section. Sau đó thực hiện đánh số trang cho Header của các
section như sau:
Y M

 Section 1: Không đánh số trang.

 Section 2: Không đánh số trang.
 Section 3: Đánh số trang theo định dạng i,ii,iii,…
C Ộ
Ọ B

 Section 4: Đánh số trang theo định dạng 1,2,3,…

H
ẠI
Đ

 Section 5: Không đánh số trang.

ĐỊNH DẠNG STYLE
Xem thêm lý thuyết ở mục 1.12 trang 18.
1. Copy và Paste (Text) văn bản trong tập tin HuongdanVietLV.docx vào Chương 1.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 33
BỘ MÔN TIN HỌC

2. Gán định dạng như sau:

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN

3. Định dạng các Heading:

Ợ T

 Heading 1:
+ Font=Times New Roman, Font size=20, Font style=Bold, Font color=Black.
Ư N

+ Paragraph:
D Ô

- Alignment=Center.
- Special=None.
Y M

- Spacing: Before=6pt, After=18pt, Line Spacing=1.5 lines.

 Heading 2:
C Ộ

+ Font=Times New Roman, Font size=14, Font style=Bold, Font color=Black.

+ Paragraph:
Ọ B

- Alignment=Justified.
- Indentation: Left=0cm.
- Special: Hanging=0.5 cm.
- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.
 Heading 3:
+ Font=Times New Roman, Font size=14, Font style=Bold Italic, Font color=Black.
+ Paragraph:
- Alignment=Justified.
H

- Indentation: Left=0cm.
- Special: Hanging=0.5 cm.
ẠI

- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.

 Heading 4:
Đ

+ Font=Times New Roman, Font size=13, Font style=Bold, Font color=Black.

+ Paragraph:
- Alignment=Justified.
- Indentation: Left=0cm.
- Special: Hanging=0.5 cm.
- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 34 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

 Heading 5:
+ Font=Times New Roman, Font size=13, Font style=Bold Italic, Font color=Black.
+ Paragraph:
- Alignment=Justified.
- Indentation: Left=0cm.
- Special: Hanging=0.5 cm.
- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.
 Normal:

H
+ Font=Times New Roman, Font size=13, Font style=Normal, Font color=Black.

IN
+ Paragraph:
- Alignment=Justified.
- Indentation: Left=0cm.

ÍM
- Special: First Line=0.5 cm.
- Spacing: Before=After=6pt, Line Spacing=1.5 lines.
TẠO STYLE MỚI

. H ỌC

H
Xem thêm lý thuyết ở mục 1.12.4 trang 18.
 Style H1A: Dành cho các tiêu đề ngang cấp với Heading 1 nhưng: có đánh số trang và không

C
có số thứ tự chương như Heading 1.
TP H
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Ồ
DANH MỤC ĐỐI CHIẾU ANH VIỆT
DANH MỤC BẢNG
C IN
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
DANH MỤC CÔNG THỨC
Ợ T

DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC HÌNH
Ư N

ĐẶT VẤN ĐỀ
D Ô

KẾT LUẬN
KIẾN NGHỊ
Y M

 Style H1B: Dành cho các tiêu đề ngang cấp với Heading 1 nhưng: không có đánh số trang và
không có số thứ tự chương như Heading 1.
LỜI CAM ĐOAN
C Ộ

MỤC LỤC
Ọ B

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC
TẠO VÀ ĐỊNH DẠNG MỤC LỤC TỰ ĐỘNG
1. Chèn mục lục tự động hiển thị 3 level. Xem thêm lý thuyết ở mục 1.14 trang 21.
2. Định dạng các style trong mục lục như sau:
 TOC1:
+ Font style=Bold.
+ Indentation: Left=0cm.
H

+ Special: First Line=0cm.

+ Spacing: Before=After=6pt; Line Spacing: Single.
ẠI

 TOC2:
+ Indentation: Left=0cm.
Đ

+ Special: First Line=0cm.

+ Spacing: Before=After=6pt; Line Spacing: Single.
 TOC3:
+ Font style=Italic.
+ Indentation: Left=0.5cm.
+ Special: First Line=0cm.

NĂM 2020
 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 35
BỘ MÔN TIN HỌC

+ Spacing: Before=After=6pt; Line Spacing: Single.

TẠO VÀ ĐỊNH DẠNG DANH MỤC CAPTION CHO HÌNH, BẢNG, BIỂU ĐỒ,…
Xem thêm lý thuyết ở mục 1.16 ở trang 23.
1. Copy và Paste (Merge List) văn bản từ tập tin ChandoanvaDieutri_Bong.docx vào Chương 2.
2. Tạo và định dạng các nhóm phụ chú sau:
 Định dạng Caption:
+ Hình 1.1:, Hình 2.1:,…
+ Bảng 1.1:, Bảng 2.1:,…

H
+ Biểu đồ 1.1:, Biểu đồ 2.1:,… (nếu có).
+ Sơ đồ 1.1:, Sơ đồ 2.1:,…(nếu có).

IN
 Style Caption:
+ Font=Times New Roman; Font color=Black; Font size=13.

ÍM
+ Alignment=Center.
+ Spacing: Before=After=6pt.
 Tạo các danh mục tự động cho: Danh mục Hình, Danh mục Bảng, Danh mục biểu đồ (nếu

. H ỌC

H
có), Danh mục sơ đồ (nếu có),…

C
Style Table Of Figures:
+ Indentation: Left=0cm.
TP H
+ Special: First Line=0cm.

Ồ
+ Spacing: Before=After=6pt; Line Spacing=Single.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
C IN
1. Copy và Paste (Text) văn bản trong tập tin TLTK.docx vào phần TÀI LIỆU THAM KHẢO.
2. Tạo và gán style TLTK như sau vào danh sách tài liệu tham khảo vừa sao chép vào:
Ợ T

+ Tabs…:
Ư N

- Tab stop position=1cm.

- Alignment=Left.
D Ô

+ Paragraph…:
- Alignment=Justified.
Y M

- Indentation: Left=0cm.
- Special: Hanging=2cm.
C Ộ

- Spacing: Before=After=6pt.
- Line Spacing=1.5 lines.
Ọ B

MỘT SỐ THAO TÁC KHÁC

 Chèn một số ví dụ trích dẫn (cross reference) cho Hình, Bảng, Biểu đồ vào vị trí tùy ý trong
bài viết. Xem thêm lý thuyết ở mục 1.17 trang 24.
 Cập nhật liên kết của toàn bộ tài liệu. Xem thêm lý thuyết ở mục 1.19 ở trang 26.
 Thiết kế trang bìa và phụ bìa theo qui định của Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh kèm
theo giáo trình.
Xem thêm các kiến thức liên quan liệt kê bên dưới:
- Định dạng Tab dừng ở mục 1.9 trang 14.
H

- Định dạng khung trang ở mục 1.10 trang 16.

- Xem lại định dạng Header/Footer ở mục 1.11 trang 17.
ẠI
Đ

TRÌNH BÀY BÀI BÁO CÁO TRÊN WORD

 36 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B
H
ẠI
Đ

NĂM 2020