ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

KHOA CƠ KHÍ
BỘ MÔN KỸ THUẬT HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP
---------------------------------------------------

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ NHÀ KHO

GVHD: TS. PHAN THỊ MAI HÀ

SVTH: NGUYỄN QUỐC DUY
MSSV: 1610486

Tp.HCM, tháng 07/2020

 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA CƠ KHÍ
BỘ MÔN KỸ THUẬT HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP
-----------------------------------------------------

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ NHÀ KHO

GVHD: TS. PHAN THỊ MAI HÀ

SVTH: NGUYỄN QUỐC DUY
MSSV: 1610486

Tp.HCM, tháng 07/2020

i
 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐHQG TP.HCM - TRƯỜNG ĐH BÁCH KHOA Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
KHOA CƠ KHÍ -----------------------------
BỘ MÔN KỸ THUẬT HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Họ và tên: NGUYỄN QUỐC DUY MSSV: 1610486

Ngành: Kỹ Thuật Hệ thống Công nghiệp Lớp: CK16LOG

1. Đầu đề luận văn: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ
NHÀ KHO
2. Nhiệm vụ:
− Ứng dụng các kiến thức phân tích và thiết kế hệ thống thông tin..
− Phân tích và đề xuất các chức năng của hẹ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho.
− Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho và dừng ở bước thiết kế.
3. Ngày giao nhiệm vụ luận văn: 05/02/2020
4. Ngày hoàn thành nhiệm vụ: 23/07/2020
5. Họ và tên người hướng dẫn: Phần hướng dẫn
TS Phan Thị Mai Hà 100%
Nội dung và yêu cầu LVTN đã được thông qua Bộ môn.
Ngày_____tháng_____năm_____

CHỦ NHIỆM BỘ MÔN NGƯỜI HƯỚNG DẪN CHÍNH

PGS.TS ĐỖ NGỌC HIỀN TS. PHAN THỊ MAI HÀ

PHẦN DÀNH CHO KHOA, BỘ MÔN:

Người duyệt (chấm sơ bộ):________________________________________________________

Đơn vị:________________________________________________________________________
Ngày bảo vệ:___________________________________________________________________
Điểm tổng kết:__________________________________________________________________
Nơi lưu trữ luận văn:_____________________________________________________________

ii
 LỜI CẢM ƠN

Mới ngày nào còn là một cậu nhóc chân ướt chân ráo vai đeo balo cùng ba lên thành phố
Sài Gòn để đăng kí nhập học, mọi thứ xung quanh khi ấy thật lạ lẫm với một chàng trai vừa tròn
18 tuổi như tôi. Giờ đây, khi đã gần tròn 4 năm học tập tại mái nhà chung Kỹ thuật hệ thống công
nghiệp” của trường Đại học Bách Khoa, tiếp thu được rất nhiều kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
Trong suốt quá trình học tập, tôi đã luôn nhận được sự giúp đỡ và lời khuyên hữu ích mỗi khi gặp
khó khăn. Không ai khác, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy, cô bộ môn Kỹ thuật hệ
thống công nghiệp đã tận tình chỉ bảo và truyền đạt kiến thức nền tảng vững chắc để ứng dụng vào
công việc sau này, tôi đặc biệt gửi lời cảm ơn đến TS. Phan Thị Mai Hà – người cô đã chỉ dẫn tôi
đi đúng hướng trong việc thực hiện luận văn tốt nghiệp và bên cạnh đó cô luôn chia sẻ các kinh
nghiệm quý báu cũng như truyền đạt kiến thức cho sinh viên. Không thể không kể đến những
người bạn luôn bên cạnh, động viên tôi mỗi khi tôi gặp khó khan trong học tập, hay những lúc chỉ
có một mình nơi đất khách, đây là những người tôi vô cùng trân quý và sẽ ghi nhớ tới mãi sau này,
khi mà tôi không còn dịp sát cánh đến trường cùng họ.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn gia đình tôi đã luôn là chỗ dựa vững chắc mỗi khi tôi mệt
mỗi, họ đã luôn luôn bên cạnh, ủng hộ việc mà tôi làm và luôn cho tôi vài lời khuyên đáng cân
nhắc trước một vấn đề quan trọng.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh Luân đã tạo điều kiện cho tôi được tiếp
xúc và thực tập ở công ty, từ đó tạo tiền đề để tôi thực hiện luận văn và hoàn thành như ngày hôm
nay.
Trong quá trình thực hiện luận văn, do kiến thức chưa hoàn thiện nên có một vài chỗ nên
không thể nào tránh khỏi sai sót. Vì thế, tôi mong các độc giả, giám khảo có thể góp ý để tôi hoàn
thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn.

iii
 TÓM TẮT LUẬN VĂN

Mục tiêu của luận văn tốt nghiệp là “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư
và nhà kho”. Trong nghiên cứu này, tác giả chia thành 6 chương, với nội dung lần lượt như bên
dưới:
Chương 1: Giới thiệu.
Trình bày lý do hình thành đề tài, mục tiêu cần đạt được nghiên cứu, phạm vi và giới hạn của
đề tài, bố cục dự kiến của luận văn.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết.
Giới thiệu những lý thuyết có liên quan và đưa ra phương pháp luận của nghiên cứu, trình bày
những nghiên cứu liên quan đến đề tài.
Chương 3: Phân tích nhu cầu.
Giới thiệu tổng quan về công ty, quy trình xuất, nhập kho của công ty và phân tích hiện trạng
chưa hiệu quả trong việc quản lý vật tư và nhà kho, xác định nguyên nhân và đề xuất hướng giải
pháp
Chương 4: Thiết kế ý niệm.
Dựa vào phân tích nhu cầu xác định Stakeholder của hệ thống. Phân tích khối chức năng vận
hành hệ thống.
Chương 5: Thiết kế sơ khởi.
Tổng hợp thông tin từ Functional Baseline, xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD mô tả sự trao
đổi thông tin trong hệ thống và xây dựng mô hình Use case cho hệ thống.
Chương 6: Thiết kế chi tiết
Kết nối dữ liệu trong hệ thông thông tin để ứng dụng vào phần mềm máy tính. Thiết kế cơ sở
dữ liệu cho phần mềm.

iv
 ABSTRACT
The thesis’s goal is “Material and Warehouse Management Systems Analysis and Design”.
Thesis’s author devides the study into 6 chapters which are listed below:
Chapter 1: Introduction
This chapter contains the reasons why author chose the topic orientation, the targets gave up
with, scope of the thesis and finally the outline of the thesis.
Chapter 2: Methodology
This chapter shows the involved knowledge and methodology to the topic.This also contains
an other study which its scope is pretty the same as author’s.
Chapter 3: Demand Analysis
This chapter contains an overview introduction about researched object, warehousing process.
This means that author can analyze the current status of the warehouse so he can define the
problems and the root causes. After that, author will propose the solutions for all these troubles.
Chapter 4: Conceptual design.
Based on an analysis of system needs to determine the stakeholder. Analysis of system
operating function block
Chapter 5: Preliminary design.
Based on the summarized information from Functional Baseline, building a BFDamd a DFD
that describe the exchange of information in the system and building a Use Case model for the
system.
Chapter 6: Detailed design
Database and interface design for software.

v
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ......................................................................................................... 1
1.1 Đặt vấn đề. ........................................................................................................................ 1
1.2 Mục tiêu luận văn ............................................................................................................. 1
1.3 Phạm vi luận văn............................................................................................................... 1
1.4 Bố cục dự kiến của luận văn. ............................................................................................ 1
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ............................................................................................. 3
2.1 Khái niệm nhà kho, quản lý nhà kho và quản lý vật tư. ................................................... 3
2.1.1 Nhà kho. .................................................................................................................... 3
2.1.2 Quản lý nhà kho. ........................................................................................................ 3
2.1.3 Quản lý vật tư. ........................................................................................................... 3
2.2 Khái niệm về hệ thống thông tin. ...................................................................................... 3
2.2.1 Phân loại các thệ thống thông tin quản lý.................................................................. 4
2.3 Phương pháp mô hình hóa hệ thống thông tin: phương pháp phân tích và thiết kế có cấu
trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT). ....................................................... 5
2.3.1 Phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Douglas T. Ross 1977 – Mỹ) ......... 6
2.3.2 Mô hình phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD) ............................ 6
2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) ................................................ 7
2.3.4 Mô hình hóa cá sử dụng (Use case diagram)............................................................. 9
2.4 Phân tích về hệ thống dữ liệu. ......................................................................................... 10
2.4.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL):............................................................................................. 10
2.4.2 Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagaram – ERD). ........................ 10
2.4.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu 3NF – Chuẩn Boyce – Cold. ............................................ 12
2.5 Nghiên cứu liên quan ...................................................................................................... 12
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH NHU CẦU ..................................................................................... 14
3.1 Giới thiệu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu ...................................................................... 14
3.2 Phân tích hiện trạng ........................................................................................................ 15

vi
 3.2.1 Quy trình nhận đơn hàng ......................................................................................... 15
3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho ................................................................................. 17
3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá ....................................................................... 19
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất............................................................... 19
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ Ý NIỆM ............................................................................................ 21
4.1 Phân tích nhu cầu: ........................................................................................................... 21
4.1.1 Xác định Stakeholder............................................................................................... 21
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder ........................................................................... 21
4.2 Phân tích vận hành .......................................................................................................... 22
CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ SƠ KHỞI .......................................................................................... 26
5.1 Mô hình phân cấp chức năng BFD ................................................................................. 26
5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ................................................................................................ 27
5.2.1 DFD mức khung cảnh (DFD context) ..................................................................... 27
5.2.2 DFD mức 0 (mức đỉnh) ........................................................................................... 27
5.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 (mức dưới đỉnh)......................................................................... 28
5.3 Xây dựng mô hình ca sử dụng Use case Diagram. ......................................................... 32
5.3.1 Xác định Actor: ....................................................................................................... 32
5.3.2 Xác định Use case.................................................................................................... 32
5.3.3 Đặc tả Use case ........................................................................................................ 32
5.3.4 Mô hình Use case hoàn chỉnh. ................................................................................. 36
CHƯƠNG 6: THIẾT KẾ CHI TIẾT ......................................................................................... 38
6.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu...................................................................................................... 38
6.1.1 Xác định kiểu thực thể và kiểu thuộc tính ............................................................... 38
6.1.2 Xác định mối liên kết giữa các thực tể và thuộc tính liên kết. ................................ 39
6.1.3 Sơ đồ thực thể - liên kết ERD .................................................................................. 40
6.1.4 Chuyển từ mô hình ERD sang mô hình quan hệ. .................................................... 41
6.2 Thiết kế phần mềm. ........................................................................................................ 48
6.2.1 Giao diện đăng nhập ................................................................................................ 48
6.2.2 Giao diện chính. ....................................................................................................... 48
6.2.3 Giao diện menu Tài khoản....................................................................................... 49
6.2.4 Giao diện Quản lý lưu trữ. ....................................................................................... 49
6.2.5 Giao diện Quản lý nhập kho. ................................................................................... 50

vii
 6.2.6 Giao diện Quản lý xuất kho. .................................................................................... 50
6.2.7 Giao diện Quản lý đặt hàng. .................................................................................... 51
6.2.8 Giao diện Quản lý báo giá. ...................................................................................... 51
6.2.9 Giao diện báo cáo nhập kho. ................................................................................... 52
6.2.10 Giao diện báo cáo xuất kho.................................................................................. 53
6.2.11 Giao diện Vật tư. .................................................................................................. 53
6.2.12 Giao diện nhà cung cấp. ....................................................................................... 54
6.2.13 Giao diện kho. ...................................................................................................... 54
6.2.14 Giao diện phân xưởng. ......................................................................................... 54
6.2.15 Giao diện BOM .................................................................................................... 54
CHƯƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................................. 56
7.1 Kết luận ........................................................................................................................... 56
7.2 Đánh giá triển khai .......................................................................................................... 56
7.2.1 Ưu điểm ................................................................................................................... 56
7.2.2 Nhược điểm ............................................................................................................. 56
7.3 Kiến nghị về hướng phát triển ........................................................................................ 56

viii
DANH SÁCH HÌNH ẢNH

Hình 2.1Các thành phần của thệ thống thông tin. ........................................................................... 4
Hình 2.2 Mối quan hệ giữa các cấp hệ thống thông tin quản lý ...................................................... 5
Hình 2.3Các bước mô hình hóa hệ thống thông tin theo hướng cấu trúc ........................................ 6
Hình 2.4 Mô hình phân rã chức năng BFD về trường hợp hoạt động tín dụng của ngân hàng ...... 8
Hình 2.5 Mô hình DFD ở mức khung cảnh cho hệ thống tín dụng ................................................. 9
Hình 2.6Mối quan hệ giữa người dùng khi tương tác với CSDL .................................................. 10
Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp các phòng ban trong công ty ................................................................. 14
Hình 3.2 Quy trình nhận đơn hàng. ............................................................................................... 15
Hình 3.4 Quy trình xuất kho .......................................................................................................... 18
Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư ................................................................................................. 19
Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho ...................................................................................... 19
Hình 5.1 Mô hình phân rã chức năng BFD ................................................................................... 26
Hình 5.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh .............................................................................................. 27
Hình 5.3 Sơ đồ DFD mức 0 ........................................................................................................... 28
Hình 5.4 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhậpkho ............................................................. 29
Hình 5.5 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý xuất kho............................................................. 29
Hình 5.6 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý lưu trữ................................................................ 30
Hình 5.7 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý báo giá ............................................................... 30
Hình 5.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý đặt hàng ............................................................. 31
Hình 5.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Lập báo cáo ..................................................................... 31
Hình 5.10 Mô hình ca sử dụng (Use case) của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho ..................... 37
Hình 6.1 Mô hình thực thể - liên kết (Entity Relationship Model) ............................................... 41
Hình 6.2 Mô hình quan hệ dữ liệu khi thiết kế cơ sở dữ liệu trong SQL Server ........................... 44
Hình 6.3 Giao diện đăng nhập ....................................................................................................... 48
Hình 6.4 Giao diện chính của hệ thống ......................................................................................... 49
Hình 6.5 Giao diện thiết lập tài khoản ........................................................................................... 49
Hình 6.6 Giao diện Quản lý lưu trữ ............................................................................................... 50
Hình 6.7 Giao diện Quản lý nhập kho ........................................................................................... 50
Hình 6.8 Giao diện Quản lý xuất kho ............................................................................................ 51
Hình 6.9 Giao diện Quản lý đặt hàng ............................................................................................ 51

ix
Hình 6.10 Giao diện Quản lý báo giá ............................................................................................ 52
Hình 6.11 Giao diện bao cáo nhập kho ......................................................................................... 52
Hình 6.12 Giao diện báo cáo xuất kho .......................................................................................... 53
Hình 6.13 Giao diện thông tin vật tư ............................................................................................. 53
Hình 6.14 Giao diện thông tin nhà cung cấp ................................................................................ 54
Hình 6.15 Giao diện thông tin kho ................................................................................................ 54
Hình 6.16 Giao diện thông tin phân xưởng ................................................................................... 54
Hình 6.17 Giao diện thông tin BOM ............................................................................................. 55

x
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thông tin vật tư lâu và không chính xác .......................... 16
Bảng 3.2. 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất ........................................ 16
Bảng 3.4. Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp ..................................................................... 20
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders ................................................................. 21
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được ................................................................ 22
Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho ......................................... 25
Bảng 6.1 Danh sách các kiểu thực thể và thuộc tính của thực thể ................................................ 38
Bảng 6.2 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “Nhập” ........................................................ 39
Bảng 6.3 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “Xuất” ......................................................... 39
Bảng 6.4 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “ĐẶT HÀNG” ............................................ 39
Bảng 6.5 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “BÁO GIÁ” ................................................ 40
Bảng 6.6 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “GỒM” ........................................................ 40
Bảng 6.7 Đặc tả quan hệ KHO ..................................................................................................... 45
Bảng 6.8 Đặc tả quan hệ PHANXUONG...................................................................................... 45
Bảng 6.9 Đặc tả quan hệ NHANVIEN ......................................................................................... 45
Bảng 6.10 Đặc tả quan hệ NCC..................................................................................................... 45
Bảng 6.11 Đặc tả quan hệ VATTU ............................................................................................... 45
Bảng 6.12 Đặc tả quan hệ THANHPHAM ................................................................................... 46
Bảng 6.13 Đặc tả quan hệ PHIEUDATMUA ............................................................................... 46
Bảng 6.14 Đặc tả quan hệ VTMUA .............................................................................................. 46
Bảng 6.15 Đặc tả quan hệ BANGBAOGIA .................................................................................. 46
Bảng 6.16 Đặc tả quan hệ VTBAOGIA ........................................................................................ 47
Bảng 6.17 Đặc tả quan hệ PHIEUNHAP ...................................................................................... 47
Bảng 6.18 Đặc tả quan hệ VTNHAP ............................................................................................. 47
Bảng 6.19 Đặc tả quan hệ PHIEUXUAT ...................................................................................... 47
Bảng 6.20 Đặc tả quan hệ VTXUAT ............................................................................................ 48
Bảng 6.21 Đặc tả quan hệ BOM .................................................................................................... 48

xi
 DANH MỤC VIẾT TẮT

Từ viết tắt Diễn giải

BFD Business Function Diagram
DFD Data Flow Diagram
ĐNCVT Đề nghị cấp vật tư
ERD Entity Relationship Diagram
NF Normal Form
SADT Structured Analysis and Design Technique
CSDL Cơ sở dữ liệu
NCC Nhà cung cấp
NVL Nguyên vật liệu
RD Relational Model
BOM Build of Materials (Hóa đơn vật tư)

xii
 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề.
Ngày nay, ở các nước tiên tiến, máy tính đã được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực nhằm phục
vụ những lợi ích khác nhau cho con người. Để xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác,
và có hiệu quả thì việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trên thế giới nói chung
và ở Việt Nam nói riêng. Đã qua đi thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ
công truyền thống như ghi chép, mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin
phát triển với một tốc độ nhanh chóng và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như nghiên cứu
khoa học, phát triển kinh tế, quân sự, công tác quản lý,…
Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải
tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn
tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Để
thống nhất trong việc quản lý mô hình như này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng
phương pháp quản lý kho truyền thống. Do vậy, công tác quản lý kho được thực hiện dựa trên
một phần mềm công nghệ thông tin sẽ rất hữu ích với các tổ chức, công ty. Phần mềm quản lý
kho là một sự cách tân, một đại diện điển hình trong vài năm gần đây đã mang lại nhiều thuận
lợi, hạn chế được sự nhầm lẫn, thiếu sót, thất thu thường thấy trong phương pháp quản lý kho
truyền thống cho các doanh nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin có thể mang lại bước đột phá mới trong công tác quản
lý kho, giúp con người nắm bắt được các thông tin về số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu một
cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng
đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhận thấy những lợi ích công nghệ thông tin khi áp dụng vào việc quản lý hệ thống thông
tin trong tồn kho, nghiên cứu “Phân tích và thiết kế hệ thông tin quản lý vật tư và nhà kho” cho
một công ty sản xuất thiết bị điện” được hình thành nhằm giải quyết vấn đề công ty đang gặp
phải và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường.

1.2 Mục tiêu luận văn

Với kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho cho công ty chuyên
sản xuất và thí nghiệm các thiết bị điện năng, luận văn hướng đến xây dựng một hệ thống thông
tin quản lý với các chức năng chính::
i. Quản lý số lượng hàng hóa, vật tư nhập, xuất kho.
ii. Thống kê số lượng vật tư tồn trong kho.
iii. Xuất báo cáo nhập, xuất kho và báo cáo thẻ kho.
1.3 Phạm vi luận văn
i. Phân tích hiện trạng quản lý nhà kho của công ty và đề xuất giải pháp cải tiến.
ii. Phân tích nhu cầu của stakeholders, đưa ra các chức năng của một hệ thống quản
lý vật tư và nhà kho cần đáp ứng để dần hình thành cơ sở xây dựng cấu trúc hệ
thống thông tin.
1.4 Bố cục dự kiến của luận văn.
Nội dung dự kiến của luận văn tương ứng với các chương sau:
Chương 1: Giới thiệu.
Trình bày lý do hình thành đề tài, mục tiêu cần đạt được nghiên cứu, những nội dung thực
hiện trong quá trình nghiên cứu, phạm vi và giới hạn của đề tài, bố cục dự kiến của luận văn.

1
 Chương 2: Cơ sở lý thuyết.
Giới thiệu những lý thuyết có liên quan và đưa ra phương pháp luận của nghiên cứu, trình
bày những nghiên cứu liên quan đến đề tài.
Chương 3: Phân tích nhu cầu.
Giới thiệu tổng quan về công ty và phân tích hiện trạng chưa hiệu quả trong việc quản lý
nhà kho và vật tư, xác định nguyên nhân và đề xuất hướng giải pháp
Chương 4: Thiết kế ý niệm.
Dựa vào phân tích nhu cầu xác định Stakeholder của hệ thống. Phân tích khối chức năng
vận hành hệ thống.
Chương 5: Thiết kế sơ khởi.
Tổng hợp thông tin từ Functional Baseline, xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD mô tả sự
trao đổi thông tin trong hệ thống và xây dựng mô hình Use case cho hệ thống.
Chương 6: Thiết kế chi tiết
Kết nối dữ liệu trong hệ thông thông tin để ứng dụng vào phần mềm máy tính. Thiết kế cơ
sở dữ liệu và giao diện cho phần mềm hệ thống.

2
 CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Chương này sẽ liệt kê và nêu rõ các cơ sở lý thuyết và phương pháp luận được áp dụng
cho luận văn.
2.1 Khái niệm nhà kho, quản lý nhà kho và quản lý vật tư.
2.1.1 Nhà kho.

Kho là loại hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa
hay vật tư của doanh nghiệp nhằm cung ứng hàng hóa/nguyên liệu cho khách hàng/cho hoạt
động xây dựng, sản xuất một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất [8].
2.1.2 Quản lý nhà kho.
Quản lý kho hàng hay kho vât tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác
tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình
sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu
thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho [8].
2.1.3 Quản lý vật tư.
Quản lý vật tư là một chức năng chuỗi cung ứng cốt lõi và bao gồm lập kế hoạch chuỗi
cung ứng và khả năng thực hiện chuỗi cung ứng. Cụ thể, quản lý vật tư là các công ty năng lực
sử dụng để lập kế hoạch tổng yêu cầu vật liệu. Các yêu cầu vật liệu được truyền đạt để mua sắm
và các chức năng khác để tìm nguồn cung ứng. Quản lý vật tư cũng chịu trách nhiệm xác định
lượng nguyên liệu sẽ được triển khai tại mỗi địa điểm trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch
bổ sung nguyên liệu, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho (thô, WIP, Thành
phẩm) liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng mở rộng [9].
Các vai trò tiêu biểu trong quản lý vật tư bao gồm: quản lý vật liệu, quản lý kiểm soát hàng
tồn kho, phân tích kho, hoạch định vật liệu, và các vai trò lai mới nổi như thu mua" [9].
2.2 Khái niệm về hệ thống thông tin.
Hệ thống: là một tập hợp các phần tử, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng
hoạt động hướng tới một mục đích chung bằng cách tiếp nhận đầu vào (input) và sản xuất đầu
ra (output) thông qua một quá trình biến đổi có tổ chức [3].
Hệ thống thông tin: một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ
cho hoạt động của con người trong tổ chức nào đó. Hệ thống thông tin gồm 4 chức năng chính:
nhận thông tin vào, lưu trữ, xử lý và đưa ra thông tin [3].
Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin:
Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì dưới nhiều dạng: văn bản, truyền khẩu, hình
vẽ,...và những vật mang tin: giấy, đĩa từ,... [3].
Các xử lý: Là quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính:Thứ nhất là sản
sinh các thông tin theo thể thức quy định chẳng hạn như chứng từ giao dịch (đơn mua hàng,
hoá đơn...), các báo cáo,...; Thứ hai là rợ giúp cho các quyết định,
thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định
của lãnh đạo [3].
Mối liên hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được mô tả ở hình 2.1

3
 Hình 2.1Các thành phần của thệ thống thông tin.
2.2.1 Phân loại các thệ thống thông tin quản lý.
Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau, nên có rất
nhiều loại hệ thống thông tin tồn tại trong tổ chức. Ở đây ta quan tâm đến phân loại theo chức
năng sẽ có một số loại sau.
2.2.1.1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS)
Hệ thống xử lý giao dịch là một hệ thống thông tin nghiệp vụ. Nó phục vụ cho tổ chức ở
mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động
nghiệp vụ của tổ chức như giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, người cho vay vốn…[3].
Đây là hệ thống cung cấp nhiều dữ liệu nhất cho các hệ thống khác trong tổ chức. Ví dụ:
Hệ thống in biên lai thanh toán cho khách hàng trong siêu thị, hệ thống máy rút tiền tự động
ATM…
2.2.1.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Sytstem –
MIS)
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh
nghiệp hay một tổ chức, chủ yếu dựa vào một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình
trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh/ dịch vụ hiện thời của tổ chức. Nó sẽ thu thập các thông
tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để
kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để
giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. Ví dụ.
Hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý điểm…[3].
2.2.1.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System – DSS)
Là hệ thống xử lý và đưa ra các thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ các nhà quản lý trong quá
trình đưa ra quyết định. Trong một số trường hợp bản thân người quản lý phải dựa vào kinh
nghiệm của mình để đưa ra quyết định [3].
2.2.1.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành. (Excecutive Support System – ESS)
Hệ trợ giúp điều hành được sử dụng ở mức quản lý chiến lược của tổ chức. Nó được thiết
kế hướng sự trợ giúp cho các quyết định không cấu trúc bằng việc làm ra các đồ thị phân tích

4
trực quan và các giao dịch rất thuận tiện với môi trường. Hệ được thiết kế để cung cấp hay chắc
lọc các thông tin đa dạng lấy từ môi trường hay từ các hệ thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyết
định…[3].
2.2.1.5 Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES)
Là một hệ trợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu. Được xây dựng dựa trên những kết quả
nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học, tự hoàn
thiện chính nó và phỏng theo các giác quan của con người [3].
Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia, và các luật suy diễn nó còn có
thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau. Hệ có thể xử
lý, và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra các quyết định rất hữu ích và thiết thực. Ví dụ: hệ
thống chẩn đoán bệnh cho người, cho xe máy…
Sự khác biệt cơ bản của hệ chuyên gia với hệ hỗ trợ quyết định là ở chỗ: hệ chuyên gia yêu
cầu những thông tin xác định đưa vào để đưa ra quyết định có chất lượng cao trong một lĩnh
vực hẹp.
2.2.1.6 Mối quan hệ giữa các hệ thống nói trên
Hình 2.2 thể hiện mối quan hệ giữa các hệ thống phục vụ các cấp khác nhau trong doanh
nghiệp. TPS là nguồn dữ liệu chủ yếu cho các hệ thống khác trong khi ESS là nơi tiếp nhận dữ
liệu từ những hệ thống thấp hơn. Các loại hệ thống còn lại cũng có thể trao đổi dữ liệu với nhau.
Dữ liệu còn có thể được trao đổi giữa các hệ thống phục vụ những bộ phận chức năng khác
nhau [3]. Ví dụ: một đơn đặt hàng lưu ở hệ thống bán hàng có thể được chuyển tới hệ thống sản
xuất trở thành một giao dịch cho việc sản xuất hoặc tới một MIS cho việc báo cáo tài chính.

Hình 2.2 Mối quan hệ giữa các cấp hệ thống thông tin quản lý

2.3 Phương pháp mô hình hóa hệ thống thông tin: phương pháp phân tích và thiết
kế có cấu trúc (Structured Analysis and Design Technique – SADT).
Mô hình là một dạng trừu tượng hóa của hệ thống thực. Nói rõ hơn, mô hình là một hình
ảnh (một biểu diễn) của một hệ thống thực được diễn tả ở mức độ trừu tượng hóa nào đó. Ngày
nay, mô hình dạng biểu đồ (diagrams) là dạng mô hình phổ biến với các biểu đồ đều là những
đồ thị, trong đó các nút và các cung được vẽ theo các dạng riêng biệt và mang các ý nghĩa riêng
biệt, tùy theo yêu cầu diễn giải chúng. Thường người ta phân biệt 2 mức độ chính :

5
 Mức logic: tập trung mô tả bản chất và mục đích hoạt động của hệ thống mà bỏ qua các
yếu tố về tổ chức thực hiện, về biện pháp cài đặt. Mức logic trả lời câu hỏi: “Làm gì?”, bỏ qua
“Làm như thế nào?” [4].
Mức vật lý: Trả lời câu hỏi: “Làm như thế nào ?” Quan tâm đến các mặt: phương pháp,
biện pháp, công cụ, tác nhân, địa điểm, thời gian, hiệu năng… [4].
Chính vì có sự phân biệt hai mức độ mô hình hoá (logic và vật lý) như trên mà mọi quá
trình phát triển hệ thống, dù theo chu trình sống nào, cũng đều phải bao gồm hai giai đoạn trung
tâm và phân biệt, là phân tích và thiết kế.
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức diễn tả vật lý/ logic trong hình 2.3, trong đó
các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc
giai đoạn thiết kế.

Hình 2.3Các bước mô hình hóa hệ thống thông tin theo hướng cấu trúc
2.3.1 Phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc (Douglas T. Ross 1977 – Mỹ)
Là phương pháp mô hình hướng vào việc cải tiến cấu trúc các chương trình dựa trên việc
mô – đun hóa để dễ theo dõi, quản lý, bảo trì. Trong phân tích có cấu trúc, cách tiếp cận cấp
tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dụng và cài đặt chương trình được
tiến hành một cách song song. Chính ưu điểm này đã làm cho phương pháp phân tích có cấu
trúc ngày càng được phát triển [7].
Bốn công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phương pháp phân tích thiết kế có
cấu trúc là: Sơ đồ phân rã chức năng; mô hình luồng dữ liệu; mô hình thực thể liên kết; mô hình
quan hệ. Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào hệ thống [7].
Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tượng mô tả là mô hình hệ thống vì
vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra được một phần
các mô hình còn lại. Trong phương pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình
này được xây dựng chi tiết hóa dần theo cách tiếp cận từ trên xuống.
Ưu điểm: quan sát được cả chức, phân tích dữ liệu; đơn giản hoá được bài toán
Nhược điểm: Không xem xét được mối quan hệ giữa dữ liệu và chức năng
Khắc phục: sinh ra mô hình luồng dữ liệu để gỡ rối cho nhược điểm này; sinh ra phương
pháp luận hướng đối tượng: quan sát cả hành động cả dữ liệu thông tin mà đối tượng đã có.
2.3.2 Mô hình phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD)
Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản
các công việc cần thực hiện [7]. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia
ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Các thành phần chính của BFD gồm có:

6
 i.Chức năng: là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từ tổng
hợp đến chi tiết. Tên gọi thường là: động từ + bổ ngữ. (Động từ nên ở dạng thức
mệnh lệnh). Chức năng được biểu diễn bằng hình chữ nhật [7].
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Các chức năng con có mối quan hệ
phân cấp với chức năng cha và được biểu diễn theo phương pháp từ trên xuống (top – down)
[7]. Biểu diễn như sau:

Mô hình BFD đem lại cho người đọc một cái nhìn tổng quan, dễ hiểu về các chức năng
chính mà hệ thống thực hiện. Nhược điểm của BFD là thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chức
năng
2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)
Mô hình luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công
việc[7].Các thành phần của mô hình bao gồm:
Các chức năng xử lý (Process): là một quá trình biến đổi thông tin. Tên gọi là: Động từ kết
hợp với bổ ngữ (phải trùng với tên chức năng trong BFD). Ký hiệu: hình elip hoặc hình chữ
nhật góc bầu [7].

Số thứ tự
Ví dụ: Tổng hợp tồn hoặc
Tên chức năng
Luồng dữ liệu (Data flow): là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng. Đặt tên bằng
cách kết hợp danh từ và tính từ. Biểu diễn: hình mũi tên, trên đó ghi tên của luồng dữ liệu [7].
<Luồng dữ liệu>

Lưu ý: Các dòng thông tin khác nhau mang thông tin khác nhau. Đặc biệt là các thông tin
khi trải qua 1 chức năng xử lý. Ví dụ:

Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ, chỉ nội dung dữ liệu trong kho để một
hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng. Tên gọi là danh từ đi kèm tính từ. Biểu diễn bằng cặp
đường thẳng song song chứa thông tin cần cất giữ [7]:

7
 Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao
đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống,
định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tên thường là danh từ, biểu diễn bằng
hình chữ nhật [7].
Tác nhân trong: Là một tiến trình hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng
được trình bày ở một trang khác của biểu đồ. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một
số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ kí hiệu
của “Tác nhân trong” này. Tên gọi giống như tên tiến trình [7]. Biểu diễn:

2.3.3.1 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

Bước 1: Xây dựng mô hình DFD mức khung cảnh (mức 0)
Mô hình DFD khung cảnh gồm 1 chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ mục tiêu mà hệ
thống hướng tới, chức năng được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống.Các luồng dữ liệu
giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của hệ thống [7].
Bước 2: Xây dựng mô hình DFD mức đỉnh (mức 1)
Các tác nhân ngoài của hệ thống được giữ nguyên dựa vào mức khung cảnh.Chức năng ở
mức 0 được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính bên trong hệ thống
theo mô hình phân rã chức năng mức 1 (BFD). Thêm vào đó, DFD mức 1 có thể xuất hiện thêm
các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng [7].
Bước 3: Xây dựng mô hình DFD mức dưới đỉnh (mức 2 và mức dưới 2)
Tương tự như bước 2, ta phân rã tiếp các chức năng ở mức đỉnh thành chức năng mức dưới
đỉnh. Khi thực hiện phân rã cần phải căn cứ vào mô hình BFD để xác định các chức năng con
sẽ xuất hiện đủ trong mô hình DFD. Việc phân rã sẽ tiếp tục cho tới khi chức năng mưới dưới
đỉnh là tối giản nhất (không chứa các chức năng hoặc hệ thống con) [7].
Lưu ý: phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở chức năng mức cao phải có mặt
trong các chức năng mức thấp hơn và ngược lại.
Ví dụ mô hình BFD và mô hình DFD khung cảnh:

Hình 2.4 Mô hình phân rã chức năng BFD về trường hợp hoạt động tín dụng của ngân
hàng

8
 Từ mô hình trên, kèm theo các tác nhân đã biết, ta xác định được chức năng chính trong
DFD mức 0 như hình dưới đây:

Hình 2.5 Mô hình DFD ở mức khung cảnh cho hệ thống tín dụng
2.3.4 Mô hình hóa cá sử dụng (Use case diagram)
Use case (UC) hệ thống và tác nhân hệ thống xác định phạm vi hệ thống với:
- UC là những gì bên trong hệ thống [1].
- Actor là những gì bên ngoài hệ thống [1].
Biểu đồ UC mô tả tương tác giữa các UC và tác nhân để hình thành chức năng hệ thống.
Trong đó, các thành phần chính bao gồm:
- Ca sử dụng (Use – case): là chức năng của hệ thống cung cấp từ quan điểm của
người dùng dùng để mô tả hệ thống mới về mặt chức năng, mỗi một chức năng sẽ
được biểu diễn như một hoặc nhiều UC. Tên gọi thường là động từ (có thể kèm bổ
ngữ phía sau). Kí hiệu: hình e – líp [1].
Ví dụ:
Thanh toán

- Tác nhân (Actor): Là đối tượng bên ngoài tương tác với hệ thống theo 3 hình thức
(Tương tác trao đổi thông tin với hệ thống hoặc sử dụng chức năng; cung cấp đầu
vào hoặc nhận thông tin đầu ra từ hệ thống; không điều khiển hoạt động của hệ
thống. Đặt tên tác nhân theo vai trò và thường là danh từ. Kí hiệu: hình nhân [1].

- Các quan hệ:

• Quan hệ kết hợp (Association): Là loại quan hệ giữa tác nhân và UC. Kí
hiệu: mũi tên cho biết ai là người khởi xưởng giao tiếp [1].

• Quan hệ gộp (Includes): Include là quan hệ giữa các UC với nhau, nó mô

tả việc một UC lớn được chia ra thành các Use Case nhỏ để dễ cài đặt (mô
- đun hóa) hoặc thể hiện sự dùng lại [1]. Kí hiệu:
<<include>>

• Quan hệ mở rộng (Extends): Extend dùng để mô tả quan hệ giữa 2 UC.

Quan hệ Extend được sử dụng khi có một UC được tạo ra để bổ sung chức
năng cho một UC có sẵn và được sử dụng trong một điều kiện nhất định
nào đó [1]. Kí hiệu:

9
 <<extend>>

- Giới hạn hệ thống (System boundary): được sử dụng để xác định phạm vi của hệ
thống mà chúng ta đang thiết kế. Các đối tượng nằm ngoài hệ thống này có tương
tác với hệ thống được xem là các actor. Kí hiệu: hình chữ nhật [1].
2.4 Phân tích về hệ thống dữ liệu.
2.4.1 Cơ sở dữ liệu (CSDL):
Là một kho chứa một bộ dữ liệu, thông tin có tổ chức, các bản ghi của tường. Kèm theo
CSDL là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là một phần mềm điều khiển mọi truy nhập đối
với CSDL. Hình 2. Dưới đây sẽ mô tả mối quan hệ giữa người dùng và CSDL thông quan tương
tác với giao diện và HQTCSDL [7].

Người sử dụng Giao diện HQTCSDL CSDL

Hình 2.6Mối quan hệ giữa người dùng khi tương tác với CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sinh viên nghiên cứu là Microsoft SQL Server phiên bản

2016. Sinh viên sẽ dùng phần mềm này để tạo nên CSDL cần thiết cho nghiên cứu.

2.4.2 Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagaram – ERD).
ERD xác định các đơn vị thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống (các thực thể)
và mối quan hệ giữa chúng (điều này có nghĩa là tất cả dữ liệu chỉ lưu trữ một lần trong toàn
bộ hệ thống và có thể thâm nhập từ bất cứ chương trình nào) [7]. Các thành phần của mô hình
ERD bao gồm:
- Kiểu thực thể (Entity): Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể biểu diễn cho một
lớp tự nhiên các vật thể trong thế giới thực. Ví dụ:kiểu thực thể khách hàng, đơn
hàng,... Tên gọi là danh từ. Kí hiệu: hình chữ nhật [7].

- Kiểu thuộc tính (Attribute): là các đặc điểm sử dụng để mô tả cho một kiểu thực
thể trong mô hình thực thể liên kết. Tên gọi thường là danh từ. Kí hiệu: hình e-líp
[7].

Ta có thể nói kiểu thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp các kiểu thuộc tính. Ví dụ.
Kiểu thực thể “khách hàng” được mô tả bằng cách kiểu thuộc tính tên, địa chỉ, số tài khoản,...

10
 Hình dưới đây là mô tả cụ thể cho cách biểu diễn một kiểu thực thể và những thuộc tính
của nó khi biểu diễn thông qua công cục Microsoft Visio Professional phiên bản 2016.

- Khoá: Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khoá nếu
giá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau. Ví dụ. “Số tài khoản” là khoá
của kiểu thực thể “TÀI KHOẢN”; “Tên” và “Ngày sinh” có thể là khoá của kiểu thực
thể “SINH VIÊN”. Kí hiệu: thuộc tính được gạch chân [7].
- Thuộc tính định danh: Nếu khoá chỉ gồm một kiểu thuộc tính duy nhất, ta gọi thuộc tính
đó là một định danh. Tên định danh thường viết với các tiền tố “ID, #, SH hay Mã”. Ví
dụ. ID nhân viên, # Nhân viên, SH nhân viên, Mã nhân viên [7].
- Kiểu liên kết (relationship): là mối quan hệ giữa các kiểu thực thể với nhau. Tên gọi là
động từ [7]. Kí hiệu:

• Số các kiểu thực thể tham gia vào kiểu liên kết gọi là số ngôi của kiểu liên
kết. Trong thực tế có kiểu liên kết 1 ngôi (1 thực thể tự liên kết với chính
nó), 2 ngôi (2 thực thể liên kết với nhau), 3 ngôi (3 thực thể liên kết với
nhau) [7].
• Lực lượng tham gia vào liên kết (bản số): là số thực thể của một kiểu thực
thể có thể tham gia vào kiểu liên kết. Max: là số lớn nhất các thực thể tham
gia vào kiểu liên kết, nhận giá trị 1 hoặc n. Min: là số nhỏ nhất các thực thể
tham gia vào kiểu liên kết. Nhằm xác định mức độ ràng buộc giữa kiểu thực
thể và kiểu liên kết. Nhận hai giá trị 0 và 1. Bằng 1 khi lực lượng tham gia
vào kiểu liên kết là bắt buộc. Bằng 0 khi lực lượng tham gia vào kiểu liên
kết là lựa chọn [7]. Biểu diễn:

• Kiểu liên kết: có 3 kiểu liên kết chính là liên kết 1-1 (khi max của bản
số ở 2 thực thể đều là 1); liên kết 1-n (khi max của bản số ở 1 thực thể

11
 là 1 và max của bản số ở thực thể còn lại là n); lien kết n-n (khi max của
bản số ở các thực thể tham gia vào liên kết đều là n).
2.4.3 Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu 3NF – Chuẩn Boyce – Cold.
Chuẩn hóa là quá trình tách bảng (phân rã) thành các bảng nhỏ hơn dựa vào phụ thuộc
hàm. Các dạng chuẩn là các chỉ dẫn để thiết kế các bảng trong CSDL.

Mục đích của chuẩn hóa là loại bỏ các dư thừa dữ liệu và các lỗi khi thao tác dư thừa và
các lỗi khi thao tác dữ liệu (Thêm, sửa, xóa).

Các dạng chuẩn hóa (Normal Form):

2.4.3.1 Dạng chuẩn 1 (1NF).

Định nghĩa: Một bảng (quan hệ) được gọi là ở dạng chuẩn 1NF nếu và chỉ nếu toàn bộ
các miền giá trị của các cột có mặt trong bảng (quan hệ) đều chỉ chứa các giá trị nguyên tử
(nguyên tố) [5].

2.4.3.2 Dạng chuẩn 2 (2NF).

Một quan hệ ở dạng chuẩn 2NF nếu quan hệ đó là 1NF và các thuộc tính không khoá phải
phụ thuộc hàm đầy đủ vào khoá chính[5].

2.4.3.3 Dạng chuẩn 3 (3NF).

Một quan hệ ở dạng chuẩn 3NF nếu quan hệ đó là 2NF và các thuộc tính không khoá phải phụ
thuộc trực tiếp vào khoá chính (tức là không có thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm vào 1
thuộc tính không khóa khác.

2.4.3.4 Dạng chuẩn Boyce -Cold.

Một quan hệ ở dạng chuẩn BCNF nếu quan hệ đó là 3NF và không có thuộc tính khoá mà phụ
thuộc hàm vào thuộc tính không khoá. Có thể hiểu dạng chuẩn này sẽ bao hàm hết các yêu cầu
của 3 dạng chuẩn trên gộp lại.

2.5 Nghiên cứu liên quan

Nghiên cứu mà sinh viên đã tham khảo để làm đề tài là “Nguyễn Văn Liêm, năm 2012.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quầy thuốc tại bệnh viện hữu nghị Việt Tiệp – Hải Phòng.”

Trong nghiên cứu trên, tác giả đã mô tả mô hình nghiệp vụ trong việc quản lý xuất, nhập
thuốc cho các khoa điều trị tại bệnh viện. Từ đó, tác giá của nghiên cứu mô hình hóa yêu cầu
bằng mô hình BFD để nhóm các chức năng lá thành từng chức năng lớn và chức năng lớn cuối
cùng là “hệ thống quản lý quầy thuốc”. Tác giả tiếp lục lấy BFD để làm cơ sở xây dựng DFD
3 mức: mức ngữ cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh với ba tác nhân chính là Ban giám đốc, Nhà
cung cấp, Khoa điều trị. Ở mức đỉnh của DFD bao gồm 4 chức năng: cấp thuốc, quản lý thuốc,
nhập thuốc và làm báo cáo. Tiếp theo, tác giả xác định các thực thể như Nhân viên, Kho thuốc,

12
nhà cung cấp, thuốc, khoa,… với các thuộc tính định danh để vẽ nên mô hình ERD và mô hình
dữ liệu quan hệ trên SQL server. Cuối cùng, tác giả còn đưa ra được những giao diện sử dụng
với các chức năng cập nhật thông tin (khoa, thuốc, nhà cung cấp,…) giao diện quản lý (nhập,
xuất, hủy thuốc,…)

13
 CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH NHU CẦU
Để xây dựng hệ thống thông tin, phải xác định thông tin đầu vào, đầu ra của một hệ thống.
Đầu tiên phân tích hiện trạng hệ thống nhà kho của công ty, khảo sát nhu cầu hiện tại của các
stakeholders liên quan đến hệ thống. Sau cùng ta có được thông tin đầu vào của hệ thống.
3.1 Giới thiệu sơ bộ về đối tượng nghiên cứu
Ví lý do bảo mật nên sinh viên chỉ giới thiệu sơ bộ một vài thông tin cần thiết để độc giả
có thể hình dung được đối tượng nghiên cứu. Đối tượng ở đây là một công ty hàng đầu trong
lĩnh vực hiệu chỉnh, thử nghiệm, chế tạo và sữa chữa các thiết bị điện chuyên dụng.

Giám đốc

Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật

Phòng tài Phòng kỹ thuật

chính kế toán
Phòng an toàn
Phòng nhân sự
Phòng thí nghiệm cao áp
Phòng kế hoạch

Phòng thí nghiệm rờ-le

Phòng vật tư
Phòng thí nghiệm đo lường
Phân xưởng bảo trì
Phòng thì nghiệm hóa dầu
Phân xưởng
chế tạo và lắp đặt
Phân xưởng điện năng kế

Phân xưởng tủ
bảng điện
Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp các phòng ban trong công ty
Sản phẩm chủ đạo của công ty bao gồm: Máy biến dòng đo lường hạ thế, máy biến dòng
đo lường trung thế, tụ điện trung thế, máy biến áp cấp nguồn,…Đây là các dòng sản phẩm mà
công ty sản xuất với số lượng lớn để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Hình thức sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng đồng thời cũng linh hoạt
trong việc dự báo đơn hàng đến để có thể dự trù nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, kho của công ty
được phân thành 2 nhà kho chính bao gồm nhà kho chứa thành phẩm và nhà kho chứa các

14
nguyên vật tư sản xuất. Sinh viên sẽ tập trung phân tích về hiện trạng trong việc quản lý vật tư
của công ty.
3.2 Phân tích hiện trạng
3.2.1 Quy trình nhận đơn hàng
Trên thực tế, công ty chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động nhận đơn hàng từ khách hàng.
Vì hoạt động này liên quan trực tiếp đến nhiều yếu tố như năng lực sản xuất, tồn kho thành
phẩm, nguyên vật tư và một vài yếu tố khác. Sinh viên đã vẽ lại quy trình thông qua việc quan
sát các hoạt động chính trong quá trình thực tập, quy trình như hình 3.2

Quy trình nhận đơn hàng

Phòng cung ứng vật tư
Khách hàng Phòng kế hoạch Phòng sản xuất Giám đốc
(gồm kho)

Liên hệ kho
Kiểm tra Kiểm tra
Gửi đơn để hỏi về
nội dung tồn kho
hàng tồn kho
đơn hàng thành phẩm
thành phẩm

Không đáp ứng

được A
đơn hàng
Kiểm tra
Đáp ứng được
Liên hệ tồn kho vật
đơn hàng
phòng sản tư sản xất
Thiếu Làm tờ trình Kí xác nhận
xuất để hỏi
thành phẩm đề nghị mua tờ trình
về năng lực
sản xuất
Thiếu vật tư vật tư
sản xuât
Còn đủ thành phẩm
B

Chấp nhận Đủ vật tư sản xuất

đơn hàng Tiến hành
B
của khách mua hàng
A
hàng

Từ chối đơn Nhập

hàng kho

Hình 3.2 Quy trình nhận đơn hàng.

Quy trình này có thể hiểu ngắn gọn thông qua các bước: Phòng kế hoạch nhận đơn hàng
từ khách hàng; Phòng kế hoạch yêu cầu kho kiểm tra lượng tồn kho và yêu cầu phòng sản
xuất báo cáo năng lực sản xuất; Phòng kế hoạch chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng.
Ở quy trình trên, bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm xác nhận thời gian giao hàng và chi
phí đơn hàng. Điều này bắt buộc phòng kế hoạch trước khi nhận đơn hàng phải xác nhận thông
tin liên quan là tồn kho thành phẩm, năng lực sản xuất, tồn kho nguyên vật tư.Nhưng nhìn
chung, thông tin là không đủ để bộ phận kế hoạch thương lượng với khách hàng về thời gian
giao hàng và chi phí đơn hàng sao cho hiệu quả nhất. Vì đối tượng nghiên cứu là một công ty
sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc tồn kho thành phẩm để có thể đáp ứng được đơn hàng tại
một thời điểm bât kì là điều ít khi xảy ra. Vì vậy, mấu chốt của quy trình là ở bước “Kiểm tra
tồn kho vật tư sản xuất”. Ở bước này, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào các sản phẩm trong đơn
hàng, sau đó liên hệ kho để hỏi về các vật tư cần thiết cho việc sản xuất. Nhưng khi liên hệ với
kho để kiểm tra thì thường xảy ra 2 vấn đề. Thứ nhất là tốn nhiều thời gian để truy xuât thông

15
tin vật tư và thông tin thường không chính xác. Thứ hai là tồn kho nguyên vật tư không đủ khả
năng đáp ứng việc sản xuất cho đơn hàng tại cùng thời điểm. Để lý giải cho 2 vấn đề này, sinh
viên sẽ sử dụng bảng 5-Whys.
Bảng 3.1 5-Whys cho vấn đề truy xuất thông tin vật tư lâu và không chính xác
Câu hỏi Tại sao kho kiểm tra các loại vật tư theo thành phẩm lâu và không chính xác?
Trả lời Vì kho phải kiểm tra từng loại vật tư (1 thành phẩm có gần tới 50 vật tư khác
nhau) 1 cách thủ công bằng cách truy xuất từng vật tư.
Câu hỏi Tại sao kho phải truy xuất từng loại vật tư?
Trả lời Vì bộ phận vật tư và kho chưa có phần mềm để hỗ trợ cho việc truy xuất nhanh,
rộng hơn là chưa có một phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
Bảng 3.1 lý giải cho vấn đề thứ nhất với lý do sâu xa là phòng vật tư lẫn kho không có
phần mềm quản lý kho chuyên dụng để thuận tiện cho việc truy xuất thông tin. Giải pháp cho
vấn đề này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ kho quản lý lưu trữ thông tin nguyên vật
tư.
Ở vấn đề thứ 2, theo phỏng vấn và quan sát trong quá trình thực tập ở công ty, các bên liên
quan đều cho ý kiến vấn đề thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản
xuất. Để làm rõ vấn đề này hơn sinh viên tiếp tục sử dụng bảng 5 Whys để đưa ra nguyên nhân
gốc rễ:
Bảng 3.2. 5-whys cho vấn đề thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao thường xảy ra tình trạng trễ đơn hàng
Trả lời Vì công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất
Câu hỏi Tại sao công ty bị thiếu hụt vật tư sản xuất trong quá trình sản xuất?
Trả lời Vì công ty chưa dự trù tốt lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất liên quan
Câu hỏi Tại sao công ty chưa dự trù tốt tồn kho nguyên vật tư sản xuất
Trả lời Vì hệ thống quản lí kho hiện tại chưa được tích hợp chức năng dự báo
Bảng 3.2 đưa ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thiếu hụt vật tư khi sản xuất là công
ty chưa có cách dự báo lượng vật tư tồn phù hợp để phục vụ cho việc sản xuất.
Để giải quyết triệt để vấn đề này, sinh viên đề xuất xây dựng một mô hình dự báo phù hợp
để có thể dự trù lượng tồn kho nguyên vật tư sản xuất

16
 3.2.2 Quản lý xuất kho và nhập kho
Quy trình nhập kho

Đơn vị sản
Nhà cung cấp Kho Kế toán
xuất

Tiến hành kiểm

tra số lượng và
Xuất hàng
chất lượng đơn
hàng

Hàng không đủ,

Nhập hàng về
kém chất lượng

Giao chứng từ Hàng đủ,

hóa đơn đạt chất lượng

Hóa đơn Kiểm tra chứng

từ hóa đơn

Sai sót

Kiểm tra chứng Đầy đủ, đúng

từ hóa đơn
Nhập hàng vào
kho
Giao lại chứng
từ hóa đơn
Cập nhật thẻ
kho

Lập phiếu nhập

kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu nhập
Gửi phiếu nhập kho
ko cho phòng kế Lưu hồ sơ
toán

Hình 3.3 Quy trình nhập kho

Quy trình ở hình 3.3 có thể được hiểu ngắn gọn qua các bước sau: Nhà cung cấp chuyển
hàng và hóa đơn đến công ty; Kho tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng hàng và
kiểm tra hóa đơn; Kho tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho, cập nhật thẻ kho (cập nhật số
lượng vật tư); và cuối cùng là chuyển các chứng từ, hồ sơ liên quan cho bộ phận kế toán.

17
 Quy trình xuất kho

Đơn vị sản xuất Kho Kế toán

Phiếu đề
nghị cấp
vật tư
Lập phiếu
Thiếu hợp lý và
đề nghị
thiếu thông tin
cấp vật tư

Kiểm tra
Phiếu đề
nghị cấp
vật tư

Hợp lý và đầy đủ thông tin

Xuất kho

Lập phiếu
xuất kho

Phiếu xuất
kho `

Gửi phiếu xuất Gửi phiếu

Cập nhật
Lưu hồ sơ kho cho đơn vị nhập ko
thẻ kho Lưu hồ sơ
yêu cầu cấp cho phòng
kế toán

Lưu hồ sơ

Hình 3.4 Quy trình xuất kho

Quy trình ở hình 3.4 có thể hiểu ngắn gọn lần lượt qua các công đoạn: Đơn vị sản xuất có
nhu cầu cần cấp vật tư nên lập phiếu đề nghị cấp vật tư gửi cho kho; Kho kiểm tra tính hợp lệ
của phiếu đề nghị và tiến hành xuất kho đồng thời cập nhật lại thẻ kho; Kho lập phiếu xuất kho
và gửi cho bên sản xuất 1 bản, bên kế toán 1 bản, và giữ lại 1 bản.
Ở cả 2 quy trình xuất, nhập kho, việc trao đổi thông tin giữa các bên liên quan bao gồm:
nhà cung cấp, bộ phận sản xuất và bộ phận kho cũng không thống nhất được về 2 yếu tố là mã
vật tư và tên vật tư. Trên thực tế, chỉ có bộ phận kho là nắm được mã vật tư, còn bộ phận sản
xuất nhớ tên vật tư cần thiết theo kinh nghiệm, thói quen làm việc, về phía nhà cung cấp thì tên
vật tư được quy định theo chuẩn riêng của họ. Vì vậy, khi bộ phận sản xuất cần loại vật tư gì

18
thì sẽ ghi vắng tắt các tên gọi và không kèm theo mã vật tư. Điều này sẽ làm tốn rất nhiều thời
gian kiểm tra của bộ phận kho vì có rất nhiều chủng loại vật tư cùng với bộ quy cách, xuất xứ
khác nhau.

Hình 3.5 Phiếu đề nghị cấp vật tư

Bên cạnh đó, việc quản lý tình trạng xuất nhập kho đều phải ghi chép sổ sách thủ công.
Điều này mang lại rủi ro lớn về sau như thất lạc bản ghi và hơn hết có nhiều bất lợi lớn trong
việc truy xuất thông tin.

Hình 3.6 Sổ sách ghi chép việc nhập kho

3.2.3 Quản lý đặt hàng và quản lý báo giá
Theo sinh viên ghi nhận từ phía phòng vật tư thì hiện tại không có công cụ nào để quản lý
được thông tin của nhà cung cấp vật tư cũng như việc cập nhật, theo dõi các đơn đặt hàng và
danh sách báo giá. Bên phía công ty cũng đề xuất với tác giả xây dựng thêm các chức năng này
khi thiết kế hệ thống thông tin
3.2.4 Tổng hợp các vấn đề và giải pháp đề xuất
Phần này sẽ tổng hợp các vấn đề đã nêu ở trên kèm theo đó là các giải pháp cho từng vấn
đề. Dưới đây là bảng tổng hợp các vấn đề và giải pháp đi kèm:

19
 Bảng 3.3. Tổng hợp các vấn đề đã nêu và giải pháp
Vấn đề Giải pháp
Sau khi có đơn hàng, truy xuất Thiết kế phần mềm có chức năng truy xuất hàng loạt vật
từng vật tư theo thành phẩm mất tư và lượng tồn kho đi cùng dựa trên một mã thành
rất nhiều thời gian và thiếu sự phẩm.
chính xác
Chưa thống nhất về chuẩn thông Xây dựng cơ sở dữ liệu về các loại vật tư có thuộc tính
tin trao đỗi giữa bộ phận sản xuât khóa là “mã vật tư” cho phép cả bộ phận kho và bộ phận
và bộ phận kho về tên vật tư và mã sản xuất có thể tìm mã vật tư hoặc tên vật tư.
vật tư
Ghi chép bằng sổ sách để quản lý Xây dựng phần mềm quản lý kho hỗ trợ việc quản lý
tình hình xuất nhập kho mang rủi nhập và xuất kho
ro cao và bất lợi khi truy xuất
thông tin
Chưa có công cụ hỗ trợ việc quản Tích hợp them chức năng quản lý đặt hàng và quản lý
lý thông tin đặt hàng, thông tin nhà báo giá cũng như lưu trữ danh sách các nhà cung cấp
cung cấp cũng như báo giá. vào phần mềm quản lý nhà kho.
Nhìn chung, các giải pháp có thể được gộp thành bằng 1 giải pháp cụ thể là xây dựng
một hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho với các tác nhân là phòng sản xuất, kho,
phòng vật tư và nhà cung cấp.Hơn hết, mục tiêu nghiên cứu của luận văn là thiết kế một hệ
thống thông tin hỗ trợ việc quản lý kho, nên có một vài chức năng sinh viên chỉ đề xuất ở mức
thiết kế, chẳng hạn như dự báo tồn kho.

20
 CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ Ý NIỆM
Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư và nhà kho bao gồm nhiều bước. Đầu tiên
là phân tích nhu cầu, sau đó là thiết kế ý niệm để xác định rõ các chức năng cần thiết của hệ
thống mà luận văn hướng tới.

4.1 Phân tích nhu cầu:

4.1.1 Xác định Stakeholder
Stakeholders ở đây được sinh viên quy về 3 bộ phận chính liên quan đến hệ thống là:
Phòng vật tư (gồm có trưởng phòng vật tư và nhân viên vật tư được sinh viên
khảo sát): là phòng chuyên trách những công việc về kiểm soát vật tư, tìm kiếm nhà
cung cấp, mua nguyên vật tư và các vật dụng cần thiết khác và đánh giá chất lượng hàng
mua về.
Kho (sinh viên khảo sát nhân viên và thủ kho): là bộ phận chịu trách nhiệm quản
lý việc xuất, nhập các hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như kiểm kê, trông coi và bảo
quản các vật tư tồn kho.
Phòng sản xuất (sinh viên khảo sát công nhân xưởng): là bộ phận chuyên về sản
xuất các sản phẩm của công ty, là bộ phận có quan hệ mật thiết với phòng vật tư và bộ
phận kho.
4.1.2 Khảo sát nhu cầu của Stakeholder
Nội dung được sinh viên thực hiện khảo sát tại công ty và tổng kết các nhu cầu chính
trong bảng dưới đây:
Bảng 4.1 Bảng nhu cầu được khảo sát từ stakeholders
Stakeholders Nhu cầu
Trưởng phòng kế - Nắm rõ được tình hình việc xuất nhập NVL (thời gian, số lượng, mã
hoạch vật tư vật tư, lý do xuất nhập, stakeholders liên quan đến thao tác xuất nhập
trên hệ thống)
- Nắm được giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì.
- Nắm được giá trị nhập kho cũng như giá trị xuất kho tại một thời điểm
bất kì
- Đảm bảo tính chính xác thông tin trao đổi giữa tồn kho thực tế và
phần mềm nội bộ liên tục.
- Đo lường, xác định và thống kê được các mã vật tư quan trọng cần
phải tồn kho an toàn.
- Duyệt yêu cầu mua vật tư nhanh chóng, dễ dàng
- Có thể in báo cáo thẻ kho theo mã vật tư.
Nhân viên phòng - Nắm được thông tin tồn kho của từng nguyên vật liệu
vật tư - Thông báo các NVL có số lựợng dưới mức tồn kho dưới mức an toàn
- Cập nhật được dữ liệu về các NVL cần tồn kho an toàn.
- Cập nhật thông tin xuất/ nhập kho liên tục.
- Lưu thông tin đơn hàng đặt trực tiếp trên hệ thống
- Lưu thông tin báo giá của NCC trên hệ thống

21
 Nhân viên kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn.
- Cập nhật, truy xuất dữ liệu vào hệ thống dễ dàng.
- Có chức năng in hóa đơn xuất kho để làm xác nhận.
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài
kí tự đầu.
Thủ kho - Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện và ưa nhìn.
- Cập nhật dữ liệu vào hệ thống dễ dàng
- Tra cứu thông tin về NVL nhanh, được hệ thống đề xuất khi nhập vài
kí tự đầu.
- Truy xuất được hàng loạt thông tin vật tư dựa trên 1 mã thành phẩm.
- Thống kê được tình hình tồn kho và có thể in ra báo cáo
Mặc dù các stakeholder không có yêu cầu các chức năng sau, nhưng phần mềm cần phải
có những chức năng cần thiết sau:
i. Tính bảo mật thông tin
ii. Với từng user khác nhau thì chỉ được sử dụng 1 số chức năng nhất định.
4.2 Phân tích vận hành
Tiếp theo, sinh viên phân tích các nhu cầu của các stakeholder ở trên để đưa ra từng
chức năng cụ thể thông qua bảng dưới đây
Bảng 4.2 Phân tích vận hành từ như cầu thu thập được
STT Nhu cầu của Yêu cầu của hệ thống Chi tiết yêu cầu
stakeholder thông tin
1 Quản lý thông tin Có chức năng quản lý - Tạo CSDL báo giá, chức năng quản
báo giá cũng như báo giá lý báo giá dễ sử dụng
thông tin NCC - Tạo CSDL NCC và chức năng quản
lý NCC
2 Quản lý thông tin Có chức năng quản lý Tạo CSDL gồm thông tin các đơn
đặt hàng và kiểm đặt hàng hàng đặt mua NVL. Chức năng quản
soát tiến độ đặt lý đặt hàng dễ sử dụng.
hàng
3 Biết được mức tồn Có sheet “Tồn kho - Sẽ tự động truy xuất dữ liệu từ lịch
kho thực tế của thực tế” chứa các sử trong CSDL “nhập hàng” và
NVL. thông tin về hàng tồn CSDL “xuất hàng” để tính tồn kho
kho, đặc biệt quan thực tế
trọng là thông tin về số - Từng loại vật tư sẽ có thêm quy
lượng thực tế có trong cách riêng về cách tính đơn vị: cái,
kho. thùng, mét, lít, kg,...
- Có phân loại hàng tồn kho theo 2
dạng “nguyên vật tư” và “thành
phẩm”. Người dùng có thể truy cập
và tìm kiếm dựa trên phân loại

22
 “filter” theo nguyên vật liệu hay
thành phẩm.
4 Khả năng truy Có chức năng truy Có chức năng truy xuất ra 1 file báo
xuất hàng loạt xuất lượng tồn kho cáo về lượng vật tư tồn kho theo 1 mã
thông tin tồn kho thực tế theo từng thành thành phẩm (BOM).
nguyên vật tư dựa phẩm
trên 1 mã thành
phẩm
5 Thông báo các Có chức năng thông - Những mặt hàng đang có lượng tồn
NVL có số lựợng báo, làm nổi bật các kho dưới mức tồn kho an toàn sẽ
dưới mức tồn kho mặt hàng đang có mức được tô màu đậm ô “số lượng” để
an toàn. báo động về thiếu tồn người dùng dễ tiếp cận.
kho an toàn - Có chức năng hiển thị thông báo cho
người dùng phụ trách việc kiểm kê
tồn kho biết khi họ đăng nhập vào hệ
thống
- Có thể tổng hợp được các mặt hàng
có mức tồn kho thực tế thấp hơn mức
tồn kho an toàn.
6 Cập nhật thông tin Dữ liệu về thông tin Dữ liệu nhập kho, xuất kho (ngày tạo,
xuất/ nhập kho nhập kho, xuất kho lý do, số lượng, mã vật tư, người tạo,
liên tục. được cập nhật liên tục người yêu cầu,...) sẽ được lưu lại vào
2 sheet “nhập kho” và “xuất kho”
ngay sau khi người dùng tạo yêu cầu
xuất, nhập kho.

7 Tra cứu thông tin Có chức năng tìm Thiết kế chức năng tìm kiếm nhanh,
về NVL nhanh kiếm gần đúng theo tên vật tư.

8 Cập nhật, truy Có chức năng cập nhật Sau khi tìm được dữ liệu từ hệ thống
xuất dữ liệu từ hệ dữ liệu, truy xuất dữ thông qua form tìm kiếm, kết quả sẽ
thống dễ dàng liệu bao gồm thông tin được tìm kiếm kèm
theo các chức năng: cập nhật, chỉnh
sửa dữ liệu, truy xuất lần xem, thao
tác trên hệ thống gần nhất đối với dữ
liệu tìm kiếm.
9 Theo dõi tình hình Có chức năng truy Có thể tổng hợp dữ liệu theo từng mã
xuất nhập kho xuất dữ liệu theo yêu vật tư, theo thời đoạn, theo người
theo ngày hoặc cầu người dùng dễ dễ dùng đã thao tác.
tháng theo dõi
10 Nắm được giá trị Có thể quan sát, thống - Trong bảng “tồn kho thực tế” sẽ
hàng tồn kho, giá kê được giá trị tồn kho chứa cột “Giá trị” thể hiện giá thành
trị xuất và nhập của các loại vật tư, thành phẩm. Bộ
kho lọc theo từng thời đoạn, theo kí tự,

23
 để dễ theo dõi giá trị tồn kho theo
thời đoạn cho người dùng.
- Có chức năng truy xuất báo cáo về
tổng giá trị nhập kho, xuất kho, và
giá trị tồn kho.
11 Tính bảo mật - Có hệ thống đăng - Có chức năng thông báo nhập sai tên
thông tin nhập tài khoản. tài khoản, mật khẩu.
- Có thể tạo tài khoản - Chỉ khi nhập đúng tài khoản và mật
mới khẩu thì mới có thể mở được thư
mục.
- Có chức năng tạo tài khoản đăng
nhập.
12 Kiểm kê tồn kho Cuối mỗi tháng kiểm Vào cuối mỗi tháng, nhân viên kho sẽ
thực tế kê lại lượng tồn kho truy xuất thông tin tồn kho trên hệ
thực tế so với lượng thống để dựa vào đó mà thực hiện
tồn kho trên hệ thống kiểm kê kho thưc tế
13 Phân cấp user với Phân cấp chức năng - Người dùng cấp 1: Chỉ được tra cứu,
từng chức năng dựa trên cấp độ của xem các dữ liệu trong hệ thống
phụ thuộc theo người dùng - Người dùng cấp 2: Được xem, nhập,
cấp user chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu trong hệ
thống.
- Người dùng cấp 3: Được toàn quyền
quản trị các tài khoản của người dùng
thấp hơn, bao gồm các chức năng
được cấp cho các người dùng cấp 1 và
cấp 2.
Dựa vào các thông tin phân tích từ bảng 4.2, kèm theo đó là một số chức năng được
tác giả đề xuất với stakeholders trong quá trình thực tập và đã được các stakeholders đồng ý.
Vì vậy, tác giả liệt kê lại những chức năng cần thiết cho cấu trúc của hệ thống thông tin quản
lý vật tư và nhà kho:

1. Kiểm kê tồn kho thực tế

2. Tra cứu thông tin vật tư
3. Cập nhật tồn kho thực tế
4. Kiểm tra thông tin đơn hàng
5. Tạo phiếu nhập
6. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
7. Cập nhật đơn giá vật tư
8. Chỉnh sửa phiếu nhập
9. Tạo phiếu xuất
10. Kiểm tra lượng vật tư tồn kho
11. Lưu thông tin phiếu ĐNCVT
12. Chỉnh sửa phiếu xuất
13. Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
14. Thống kê vật tư tồn kho

24
 15. Thống kê vật tư nhập kho
16. Thống kê vật tư xuất kho
17. Tạo báo giá
18. Chỉnh sửa báo giá
19. Tạo đơn đặt hàng
20. Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng
21. Cập nhật tiến độ đơn hàng
Từ 21 chứ năng được liệt kê ở trên sinh viên sẽ tổng hợp thành bảng Functional
Baseline (gộp các chức năng con thành các chức năng lớn hơn) như dưới đây:
Bảng 4.3 Functional Baseline của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho
Kiểm kê tồn kho thực tế
Quản lý
Tra cứu thông tin vật tư
lưu trữ kho
Cập nhật tồn kho thực tế
Kiểm tra thông tin đơn hàng
Tạo phiếu nhập
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho Quản lý nhập kho
Cập nhật đơn giá vật tư
Chỉnh sửa phiếu nhập
Tạo phiếu xuất
Kiểm tra lượng vật tư tồn kho Quản lý
Lưu thông tin phiếu ĐNCVT Quản lý xuất kho vật tư và nhà
Chỉnh sửa phiếu xuất kho
Cập nhật số lượng vật tư tồn kho
Thống kê vật tư tồn kho
Thống kê vật tư nhập kho Lập báo cáo
Thống kê vật tư xuất kho
Tạo báo giá
Quản lý báo giá
Chỉnh sửa báo giá
Tạo đơn đặt hàng
Chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng Quản lý đặt hàng
Cập nhật tiến độ đơn hàng

25
 CHƯƠNG 5 : THIẾT KẾ SƠ KHỞI
Trong chương này, dựa vào thông tin tổng hợp từ Functional baseline, sinh viên sẽ thiết
kế lại tổng quát chức năng của hệ thống theo hướng đi từ cao xuống thấp thông qua các mô
hình phân cấp chức năng BFD, mô hình luồng dữ liệu DFD (mô tả sự trao đổi thông tin trong
hệ thống) và cuối cùng là mô hình Use case (dung để mô tả các viễn cảnh bắt buộc và có thể
xảy ra khi người dùng tương tác với hệ thống.
5.1 Mô hình phân cấp chức năng BFD
Dựa vào Functional Baseline được tổng kết từ chương 4 Thiết kế ý niệm, sơ đồ phân cấp
chức năng của hệ thống được sinh viên mô tả như hình:

Quản lý vật tư
và nhà kho

1. Quản lý 2. Quản lý 3. Quản lý 4. Quản lý báo 5. Quản lý

6. Lập báo cáo
nhập kho xuất kho lưu trữ giá đặt hàng

1.1 Kiểm tra 2.1 Kiểm tra 3.1 Tra cứu 6.1 Thống kê
4.1 Tạo báo 5.1 Tạo
thông tin đơn lượng vật tư thông tin vật lượng vật tư
giá đơn đặt hàng
hàng tồn kho tư tồn kho

2.2 Lưu thông 5.2Cập nhật

1.2 Tạo phiếu 3.2 Kiểm kê 4.2 Chỉnh sửa 6.2 Thống kê
tin phiếu tiến độ đơn
nhập tồn kho thực tế báo giá phiếu nhập
ĐNCVT hàng

1.3 Cập nhật 5.3 Chỉnh sửa

2.3 Tạo phiếu 3.3 Cập nhật 6.3 Thống kê
số lượng vật thông tin đặt
xuất tồn kho thực tế phiếu xuất
tư tồn kho hàng

1.4 Cập nhật 2.4 Cập nhật

đơn giá vật tư số lượng vật
tồn kho tư tồn kho

1.5 Chỉnh sửa 2.5 Chỉnh sửa

phiếu nhập phiếu xuất

Hình 5.1 Mô hình phân rã chức năng BFD

Dưới đây là mô tả bằng lời từng chức năng của hệ thống:

1. Quản lý nhập kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu nhập kho
cùng các thông tin liên quan phiếu nhập là mã phiếu nhập, mã vật tư nhập, số
lượng nhập, mã nhà cung cấp, mã nhân viên nhập, mã kho nhập, ngày nhập.
2. Quản lý xuất kho: Cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu xuất kho
cùng các thông tin liên quan phiếu xuất là mã phiếu xuất, mã vật tư xuất, số
lượng nhập, mã phân xưởng xuất, mã nhân viên xuất, mã kho xuất, ngày xuất.
3. Quản lý lưu trữ: Cho phép người dùng xem tất cả hoặc lựa chọn vật tư muốn
xem tồn kho thực tế kèm giá trị tồn kho. Bên cạnh đó hệ thống còn cho phép
người dùng xem những vật tư có mức tồn kho dưới ngưỡng tồn kho an toàn
4. Quản lý báo giá: cho phép người dùng tạo, sửa hoặc xóa một phiếu báo giá trên
hệ thống với các thông liên về mã báo giá (phòng vật tư tự quy định), mã vật tư
báo giá, giá được báo, mã nhà cung cấp, mã nhân viên tạo báo giá, ngày báo giá.
5. Quản lý đặt hàng: cho phép người dùng tạo, sửa, xóa một phiếu đặt hàng trên hệ
thống với mã phiếu đặt(phòng vật tư tự quy định), vật tư đặt, số lượng đặt, mã

26
 nhân viên đặt, mã nhà cung cấp ứng với mã báo giá của nhà cung cấp đó, ngày
đặt hàng và tình trạng đơn hàng.
6. Lập báo cáo: cho phép người dùng xem báo cáo vật tư tồn kho, báo cáo xuất
kho, báo cáo nhập kho tại một thời điểm bất kì với một hoặc nhiều vật tư bất kì.
5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
5.2.1 DFD mức khung cảnh (DFD context)
Ở mức ngày, tổng quan về các chức năng lớn sẽ khái niệm hóa được hệ thống quản lí vật
tư và nhà kho. Với hệ thống này, có 3 tác nhân ngoài sẽ tác động đến hệ thống về mặt trao đổi
thông tin dữ liệu là: Giám đốc, phân xưởng, nhà cung cấp. Thêm vào cáo luồng dữ liệu được
trao đổi giữa tác nhân thông qua hệ thống, ta được biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh như
sau:

0
Phiếu ĐNCVT
Giám đốc Hệ thống quản lý Phân xưởng
Phiếu xuất
vật tư và nhà kho

Phiếu giao hàng

Báo giá
Đơn đặt hàng

NCC

Hình 5.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh

Tiếp theo sinh viên chuyển sang phần thiết kế DFD mức 0 (mức đỉnh) để mô tả các
chức năng lớn của hệ thống và các luồn dữ liệu khi đi sâu vào từng chức năng.

5.2.2 DFD mức 0 (mức đỉnh)

Hệ thống quản lý vậ tư và nhà kho được phân ra thành 6 chức năng lớn dựa trên sơ đồ
phân cấp chức năng BFD:
1. Quản lý nhập kho
2. Quản lý xuất kho
3. Quản lý lưu trữ
4. Quản lý báo giá
5. Quản lý đặt hàng
6. Tạo báo cáo
Sơ dồ DFD mức 0 phải đảm bảo tính toàn vẹn về các luồng dữ liệu đi vào hoặc đi ra khỏi
hệ thống và các tác nhân có mặt trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh. Bên cạnh đó, khi thiết kế sơ
đồ DFD mức 0, sinh viên sẽ tạo thêm các tác nhân bên trong là các kho dữ liệu để có thể hợp
lý hóa việc trao đổi thông tin bên trong hệ thống. Hệ thống quản lý vật tư và nhà kho được mô
tả chi tiết hơn thông qua sơ đồ DFD mức 0 như hình 5.3.

27
 2.0
Quản lý
Phân xưởng
Phiếu xuất Xuất kho
Giám đốc

Phiếu
xuất
D2 Phiếu xuất

Báo cáo
NCC
Thông tin
báo giá

3.0 6.0
Tồn kho thực tế Lập 4.0
Quản lý D3 Thẻ kho Quản lý
báo cáo
lưu trữ Thông tin tồn kho báo giá
của vật tư

D4 Báo giá
1.0 D1 Phiếu nhập
Quản lý Đơn
nhập kho D5
đặt hàng

5.0
Phiếu giao hàng
NCC Tạo đơn
Đơn đặt hàng
đặt hàng

Phiếu giao hàng

Hình 5.3 Sơ đồ DFD mức 0

5.2.3 Sơ đồ DFD mức 1 (mức dưới đỉnh)
Ở mức này, sinh viên liệt kê từng sơ đồ DFD được thiết kế dựa trên nhu cầu của
stakeholder ứng với lần lượt 6 chức năng chính ở sơ đồ DFD mức 0. Trong đó, các chức năng
con (ở mức 1) sẽ được thiết kế dựa trên sơ đồ phân rã chức năng BFD (hình5.1)

Việc thiết kế sơ đồ DFD mức 1 cũng phải đảm bảo tính toàn vẹn về các luồng thông tin
dữ liệu ra vào hệ thống mà có mặt ở sơ đồ DFD mức 0 cùng với đó là các tác nhân bên ngoài
và kho dữ liệu:

28
 1.1
Kiểm tra Phiếu giao hàng
D5 Đơn đặt hàng NCC
thông tin
đơn hàng

Phiếu nhập

1.3
1.4
1.2
Cập nhật
Cập nhật
số lượng Tạo phiếu nhập
đơn giá vật tư
vật tư tồn kho
Thông tin
phiếu nhập

D1 Phiếu nhập

Thông tin phiếu nhập

Đơn giá vật tư nhập

Số lượng vật tư nhập

đã được chỉnh sửa

Thông tin phiếu nhập cũ

1.5
Chỉnh sửa
phiếu nhập

D3 Thẻ kho

Hình 5.4 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhậpkho

2.1 2.2
Phiếu
Phân xưởng Kiểm tra Lưu thông tin
ĐNCVT
lượng vật tư tồn kho phiếu ĐNCVT

Thông tin
phiếu xuất

Thông tin
2.3
D2 Phiếu xuất phiếu xuất
Tạo phiếu xuất
Thông tin phiếu xuất
đã được chỉnh sửa

Thông tin
phiếu xuất cũ Vật tư xuất

2.5 2.4
Cập nhật D3 Thẻ kho
Chỉnh sửa
số lượng
phiếu xuất
vật tư tồn kho

Hình 5.5 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý xuất kho

29
 3.1 3.2
Thông tin tồn kho Tra cứu Lượng tồn kho vật tư
D3 Thẻ kho Kiểm kê
của vật tư thông tin tồn kho trên hệ thống
Tồn kho thực tế
của vật tư tồn kho thực tế

3.3
Cập nhật tồn kho Tồn kho thực tế

thực tế

Hình 5.6 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý lưu trữ

4.1
NCC Thông tin báo giá
Tạo báo giá

4.2
Thông tin
D7 Báo giá báo giá cũ
Chỉnh sửa báo giá

Thông tin báo giá

đã được chỉnh sửa

Hình 5.7 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý báo giá

30
 Thông tin đơn hàng đã được chỉnh sửa

5.3
Chỉnh sửa thông D4 Báo giá
tin đặt hàng
Thông tin đặt hàng
Thông tin đã được chỉnh sửa
đặt hàng cũ
5.1
Thông tin đặt
D5 Đơn đặt hàng hàng
Tạo thông tin Đơn đặt hàng NCC
đặt hàng

5.2
Cập nhật tiến độ Phiếu giao hàng
đơn hàng

Hình 5.8 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý đặt hàng

D3 Thẻ kho

6.1

Thống kê lượng
vật tư tồn kho
D1 Phiếu nhập D2 Phiếu xuất
Báo cáo thẻ
kho

6.2 6.3
Báo cáo Báo cáo
Thống kê nhập kho
Giám đốc xuất kho Thống kê
phiếu nhập phiếu xuất

Hình 5.9 Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Lập báo cáo

31
 5.3 Xây dựng mô hình ca sử dụng Use case Diagram.
5.3.1 Xác định Actor:
1) Phòng vật tư
2) Phân xưởng
3) Nhà cung cấp
4) Giám đốc.
5.3.2 Xác định Use case
Gồm các Use case: đăng nhập, cập nhật phiếu nhập, cập nhật phiếu xuất, kiểm tra tồn
kho, cập nhật NCC, cập nhật thông tin vật tư, cập nhật báo giá, tạo đơn đặt hàng, cập nhật tài
khoản, lập báo cáo.
5.3.3 Đặc tả Use case
5.3.3.1 Đăng nhập
1. Use case này dùng cho mục đích người dùng đăng nhập vào hệ thống Quản lý vật tư
và nhà kho.
2. Actor: Phòng vật tư.
3. Stakeholders: Phòng vật tư.
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng mở phần mềm trên máy tính lên.
5. Luồng sự kiện:
i. Hệ thống yêu cầu nhập: Tên tài khoản và mật khẩu.
ii. Người dùng nhập tên tài khoản và mật khẩu
iia. Thông tin đăng nhập sai. Hệ thống bắt nhập lại.
iib. Thông tin đăng nhập sai. Người dùng tắt bảng yêu cầu nhập và tắt hệ thống
iii. Người dùng đăng nhập vào được hệ thống. Hệ thống hiện ra các chức năng cho
người dùng lựa chọn
iv. Kết thúc use case.
5.3.3.2 Cập nhật phiếu nhập (dựa trên hình 5.4)
1. Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu nhập kho mỗi khi kho nhập
hàng mới về.
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: NCC, phòng vật tư.
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản
lý nhập kho”
5. Luồng sự kiện:
i. Hệ thống hiện ra các ô trống để người dùng ghi vào.
ii. Người dùng nhấn nút chọn mã đơn đặt hàng ứng với đơn hàng nhập kho, nhập
số phiếu nhập, mã nhà cung cấp, ngày nhập, mã nhân viên nhập, mã kho, mã hàng, số
lượng

32
 iia. Hệ thống báo sai mã nhân viên. Người dùng nhập lại
iib. Hệ thống báo sai mã kho. Người dùng nhập lại
iic. Hệ thống báo sai mã hàng. Hệ thống hiện thống báo hỏi người dùng có muốn
cập nhật mã vật tư mới hay không?
iii. Người dùng nhấn lưu phiếu nhập.
iv. Người dùng nhập sai thông tin. Chọn nút chỉnh sửa để sửa lại thông tin đã nhập.
Người dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin.
v. Người dùng chọn 1 phiếu nhập xóa thông tin phiếu nhập.
vi. Kết thúc use case.
5.3.3.3 Cập nhật phiếu xuất (dựa trên hình 5.5)
1. Use case này mô tả hoạt động người dùng cập nhật phiếu xuất kho mỗi khi xuất hàng
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư, Phân xưởng
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản
lý xuất kho”
5. Luồng sự kiện:
i. Hệ thống hiện ra các thông tin trống để người dùng điền vào.
ii. Người dùng nhập mã phiếu đề nghị cấp vật tư vào ô “Ghi chú”, sau đó thì nhập
số phiếu xuất, ngày xuất, mã nhân viên xuất, mã kho, mã hàng, số lượng
iia. Hệ thống báo không đủ số lượng. Người dùng nhập lại
iib. Hệ thống báo sai mã nhân viên. Người dùng nhập lại
iic. Hệ thống báo sai mã hàng. Người dùng nhập lại
iid. Hệ thống báo sai mã kho. Người dùng nhập lại
iie. Hệ thống báo sai số phiếu xuất. Người dùng nhập lại.
iii. Người dùng ấn “Thêm” để lưu phiếu xuất
iv. Người dùng nhập sai ngày xuất, số phiếu xuất, số lượng hàng xuất. Chọn nút
chỉnh sửa để cập nhật lại thông tin. Người dùng ấn “Sửa” để lưu thông tin.
v. Người dùng chọn 1 phiếu xuất để xóa thông tin.
vi. Kết thúc use case.
5.3.3.4 Cập nhật nhà cung cấp
1. Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin cho NCC.
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư, NCC.
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi
chọn “NCC”.
5. Luồng sự kiện:

33
 i. Người dùng nhập mã NCC, tên NCC, địa chỉ, số điện thoại.
ii. Người dùng ấn “Thêm” để lưu thông tin nhà cung cấp mới
iii. Người dùng chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông
tin.
iv. Người dùng xóa thông tin nhà cung cấp
v. Kết thúc use case.
5.3.3.5 Cập nhật thông tin vật tư
1. Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin như mã vật tư, tên vật tư,
đơn vị tính hoặc lượng tồn kho an toàn của vật tư
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư.
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn “Danh mục” rồi
chọn “Vật tư”..
5. Luồng sự kiện:
i. Người dùng nhập mã vật tư, tên vật tư, đon vị tính, tồn kho an toàn. Sau đó, người
dùng ấn “Thêm” để lưu thông tin vật tư mới
ii. Người dùng chỉnh sửa thông tin vật tư, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin.
iii. Người dùng xóa thông tin vật tư
iv. Kết thúc use case
5.3.3.6 Cập nhật tài khoản
1. Use case này mục đích sẽ tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin tài khoản đăng nhập vào
hệ thống
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư, các người dùng liên quan
4. Điều kiện bắt đầu: phòng vật tư đăng nhập với tư cách admin – người dùng cấp 3.
Sau đó chọn “Tài khoản” rồi chọn “Thiết lập”
5. Luồng sự kiện:
i. Người dùng nhập mã nhân viên, tên nhân viên, phân quyền, tên tài khoản đăng
nhập và mật khẩu. Sau đó, người dùng ấn nút “Thêm” để tạo thông tin tài khoản mới.
ii. Người dùng chỉnh sửa thông tin tài khoản, sau đó ấn nút “Sửa” để lưu thông tin.
iii. Người dùng xóa thông tin tài khoản
iv. Kết thúc use case
5.3.3.7 Cập nhật báo giá (dựa trên hình 5.7)
1. Use case này mục đích sẽ lưu lại các báo giá của NCC gửi cho phòng vật tư
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư, NCC

34
 4. Điều kiện bắt đầu: Người dung đăng nhập vào được hệ thống, chọn Danh mục rồi
chọn báo giá
5. Luồng sự kiện:
i. Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo báo giá
ii. Người dùng nhập số phiếu báo giá, ngày báo giá, mã nhân viên nhập, mã vật tư,
giá vật tư, mã nhà cung cấp. Người dùng ấn nút “Thêm” để tạo báo giá.
iia. Hệ thống báo sai mã nhân viên. Người dùng nhập lại
iib. Hệ thống báo sai mã vật tư. Người dùng nhập lại
iic. Hệ thống báo sai mã nhà cung cấp. Người dùng nhập lại
iid. Hệ thóng báo sai số phiếu báo giá. Người dùng nhập lại.
iii. Người dùng chọn một báo giá để chỉnh sửa thông tin. Sau khi chỉnh sửa, người
dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin
iv. Người dùng chọn chọn một báo giá và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo giá
đó
v. Kết thúc use case.
5.3.3.8 Tạo đơn đặt hàng (dựa trên hình 5.8)
1. Use case này mục đích sẽ ghi lại một đơn đặt hàng trên hệ thống..
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư, NCC
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng “Quản
lý đặt hàng”.
5. Luồng sự kiện:
i. Hệ thống hiện ra các thông tin trống cho người dùng điền vào để tạo đơn đặt
hàng.

ii. Người dùng chọn số phiếu báo giá, nhập số phiếu đặt mua, ngày đặt, mã nhân
viên tạo, mã NCC, mã vật tư và số lượng mua.. Sau đó nhấn nút “Thêm” để lưu thông tin
đặt hàng.
iia. Người dùng nhập sai số phiếu đặt mua, hệ thống yêu cầu nhập lại
iib. Người dùng nhập sai mã nhân viên, hệ thống yêu cầu nhập lại.
iic. Người dùng nhập sai mã NCC, hệ thống yêu cầu nhập lại.
iid. Người dùng nhập sai mã vật tư, hệ thống yêu cầu nhập lại.
iii. Người dùng chọn một đơn hàng để chỉnh sửa thông tin. Sau khi chỉnh sửa, người
dùng ấn nút “Sửa” để lưu thông tin
iv. Người dùng chọn chọn một đơn hàng và ấn nút “Xóa” để xóa thông tin về báo
giá đó
v. Kết thúc use case.

35
 5.3.3.9 Kiểm tra tồn kho (dựa trên hình 5.6)
1. Use case này mục đích để người dùng tra cứu thông tin tồn kho của các vật tư hiện
có trong kho.
2. Actor: Phòng vật tư
3. Stakeholder: Phòng vật tư
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng tra cứu
tồn kho.
5. Luồng sự kiện:
i. Người dùng nhập mã hàng, tên mặt hàng. Sau đó người dùng bấm nút “Tìm”
ia. Hệ thống báo thông tin nhập không tìm thấy kết quả, người dùng nhập lại rồi
nhấn nút “Tìm”.
ii. Hệ thống đưa ra kết quả là số lượng tồn kho hiện tại và giá trị tồn kho ứng với
vật tư tìm được
iii. Người dùng chọn “Xem tất cả” để xem tất cả vật tư đang tồn trong kho cùng giá
trị tồn kho.
iv. Người dụng chọn “Kiểm tra SS” để kiểm tra những vật tư có mức tồn kho dưới
ngưỡng tồn kho an toàn.
v. Kết thúc use case.
5.3.3.10 Lập báo cáo (dựa trên hình 5.9)
1. Use case này mục đích để cung cấp các báo cáo cho người dùng.
2. Actor: Phòng vật tư, Giám đốc
3. Stakeholder: Phòng vật tư
4. Điều kiện bắt đầu: Người dùng đăng nhập vào được hệ thống, chọn chức năng lập
báo cáo
5. Luồng sự kiện:
i. Hệ thống hiển thị các loại báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo thẻ kho.
ii. Người dùng nhập vào thời đoạn, mã hàng, tên hàng.
iia. Hệ thống báo nhập sai mã hàng, tên hàng. Người dùng nhập lại
iii. Người dùng bấm vào nút xuất báo cáo.
iv. Kết thúc use case.
5.3.4 Mô hình Use case hoàn chỉnh.
Sau khi đặc tả các use case ở trên, sinh viên tiến hàng liên kết và hình thành một mô sơ
đồ use case hoàn chỉnh cho hệ thống quản lý vật tư và nhà kho như hình 5.10.

36
 Cập nhật
phiếu nhập
Cập nhật
thông tin
vật tư
Cập nhật
tài khoản Phân xưởng

Cập nhật
phiếu xuất

<<include>>
<<include>> Kiểm tra
<<include>> tồn kho

<<include>>

Cập nhật
<<include>>
NCC

Phòng vật tư <<include>>

Cập nhật
<<include>> báo giá
Đăng nhập
NCC
<<include>>
Tạo đơn
đặt hàng

<<include>>

Giám đốc

Lập
báo cáo

Hình 5.10 Mô hình ca sử dụng (Use case) của hệ thống quản lý vật tư và nhà kho

37
 CHƯƠNG 6 : THIẾT KẾ CHI TIẾT
Trong chương này, sử dụng thông tin thu thập và thông qua quá trình thiết kế ở chương
4 và chương 5, sinh viên bắt đầu thiết kế cơ sỡ dữ liệu. Đầu tiên, sinh viên thiết kế mô hình
thực thể - liên kết ERD, sau đó sẽ chuẩn hóa các quan hệ từ ERD thành các bảng. Từ các bảng
có được, sinh viên sử dụng phần mềm Microsoft SQL Server 2016 để tạo cơ sỡ dữ liệu cho hệ
thống và tiến hành tạo dữ liệu mẫu để chạy thử phần mềm. Phần mềm mà sinh viên dùng để
thiết kế giao diện cũng như chương trình là Windows Form Apps thuộc ứng dụng Microsoft
Visual Studio 2017.
6.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
6.1.1 Xác định kiểu thực thể và kiểu thuộc tính
Sinh viên tổng hợp các kiểu thực thể và thuộc tính thuộc từng thực thể thành bảng như
sau:

Bảng 6.1 Danh sách các kiểu thực thể và thuộc tính của thực thể
STT Kiểu thực thể Thuộc tính của thực thể
1 Kho Mã kho
Tên kho
2 Phân xưởng Mã phân xưởng
Tên phân xưởng
3 NCC Mã NCC
Tên NCC
Số điện thoại
Địa chỉ
4 Vật tư Mã vật tư
Tên vật tư
Đơn vị tính
Đơn giá
Số lượng tồn kho
Số lượng tồn kho an toàn
5 Thành phẩm Mã thành phẩm
Tên thành phẩm
6 Nhân viên Mã nhân viên
Tên nhân viên
Phân quyền
Tên tài khoản
Mật khẩu

38
 Các thuộc tính được gạch dưới trong bảng trên thể hiện thuộc tính đó là thuộc tính khóa
của kiểu thực thể

6.1.2 Xác định mối liên kết giữa các thực tể và thuộc tính liên kết.
Các động từ quan trọng thể hiện các chức năng chính của hệ thống gồm có: nhập,
xuất, đặt hàng, báo giá. Ứng với từng động từ là các thực thể và thuộc tính liên kết như các
bảng dưới đây:
Bảng 6.2 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “Nhập”
Câu hỏi cho động từ Trả lời
“NHẬP” Thực thể Thuộc tính liên kết

Nhập cái gì Vật tư

Nơi nhập vật tư? Kho
Ai gửi vật tư đến để nhập? NCC
Ai nhận và nhập vật tư? Nhân viên
Mã phiếu nhập? Số phiếu nhập
Ngày nhập? Ngày nhập
Số lượng nhập? Số lượng nhập

Bảng 6.3 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “Xuất”
Câu hỏi cho động từ Trả lời
“Xuất” Thực thể Thuộc tính liên kết

Xuất cái gì Vật tư

Nơi xuất vật tư? Kho
Xuất vật tư cho ai? Phân xưởng
Ai xuất vật tư? Nhân viên
Mã phiếu xuất? Số phiếu xuất
Ngày xuất? Ngày xuất
Số lượng xuất? Số lượng xuất
Lý do xuất Ghi chú

Bảng 6.4 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “ĐẶT HÀNG”
Câu hỏi cho động từ Trả lời
“ĐẶT HÀNG” Thực thể Thuộc tính liên kết

Đặt hàng của ai NCC

39
 Ai đặt hàng? Nhân viên
Đặt hàng cái gì Vật tư
Mã phiếu đặt hàng? Số phiếu đặt hàng
Ngày đặt hàng? Ngày đặt hàng
Số lượng đặt hàng Số lượng đặt

Bảng 6.5 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “BÁO GIÁ”
Câu hỏi cho động từ Trả lời
“BÁO GIÁ” Thực thể Thuộc tính liên kết

Ai gửi báo giá? NCC

Báo giá cái gì Vật tư
Mã phiếu báo giá Số phiếu báo giá
Ngày báo giá? Ngày báo giá
Giá được báo?? Giá vật tư

Bảng 6.6 Mối quan hệ của các thực thể với liên kết “GỒM”
Câu hỏi cho động từ Trả lời
“GỒM” Thực thể Thuộc tính liên kết

Cái gì bao gồm? Thành phẩm

Cái gì được bao gồm? Vật tư
Tham số tương ứng Định mức vật tư

6.1.3 Sơ đồ thực thể - liên kết ERD

Sau khi liệt kê các thực thể và các quan hệ tương ứng, sinh viên sẽ thiết kế mô hình
ERD bằng công cụ Microsoft Visio 2016, kết quả thiết kế như hình dưới đây:

40
 Mã TP Tên TP
Mã PX Tên PX

Thành
Phân xưởng
phẩm

Định mức SLVT Mã kho

VT SLAT Ngày xuất
tồn Ghi chú
Gồm Mã VT XUẤT Kho Tên kho
Tên VT SL xuất
SP xuất
Nhân viên Vật tư
Đơn giá
Đơn vị VT
Mã NV SĐT NV tính
Ngày
Tên NV nhập
Ngày
Tiến độ báo giá
SP
BÁO GIÁ
ĐẶT HÀNG báo giá
SP nhập
Giá VT SL nhập NHẬP
Ngày đặt
SL mua
NCC

SP mua
Mã NCC
Địa chỉ
Tên NCC SĐT
NCC

Hình 6.1 Mô hình thực thể - liên kết (Entity Relationship Model)
6.1.4 Chuyển từ mô hình ERD sang mô hình quan hệ.
6.1.4.1 Chuyển các thực thể thành quan hệ
Sau khi xây dựng mô hình ERD, sinh viên sẽ chuyển thực thể thành các quan hệ
(bảng), trong đó các thuộc tính sẽ được ghi vắng tắt để tiện cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu trong
SQL Server.
KHO (Makho, Tenkho)
NCC (MaNCC, TenNCC, SĐT_NCC, Diachi)
VATTU (MaVT, TenVT, SLVT_Ton, DVT, Dongia, SLAT)
THANHPHAM (MaTP, TenTP)
PHANXUONG (MaPX, TenPX)
NHANVIEN (MaNV, TenNV, SĐT_NV, Taikhoan, Matkhau, Quyen)
6.1.4.2 Chuyển các liên kết thành quan hệ
Vì các liên kết đều là loại liên kết nhiều – nhiều, nên để hình thành 1 quan hệ từ 1
liên kết, ta sẽ chuyển thuộc tính khóa của các thực thể liên quan vào liên kết kèm theo đó là các
thuộc tính sẵn có của liên kết. Kết quả thu được:
PHIEUDATMUA (SPmua, Ngaymua, SLmua, MaNV, MaNCC, MaVT)
BANGBAOGIA (SPbaogia, Ngaybaogia, GiaVT, MaNCC, MaNV, MaVT)

41
 PHIEUNHAP (SPnhap, Ngaynhap, SLnhap, MaNCC, MaNV, MaVT, Makho)
PHIEUXUAT (SPxuat, Ngayxuat, Ghichu, SLxuat, MaPX, MaNV, MaVT, Makho)
BOM (MaTP, MaVT, Định mức VT).
Các thuộc tính được gạch chân nét đứt là thuộc tính khóa ngoại tham chiếu đến các
thuộc tính khóa của quan hệ khác.

6.1.4.3 Chuẩn hóa các quan hệ tới chuẩn 3NF.

Các quan hệ được chuyển hóa từ thực thể đã đạt chuẩn 3NF nên sinh viên sẽ không
thực hiện chuẩn hóa với các quan hệ này. Mặt khác, các quan hệ được chuyển từ các liên kết
không đạt chuẩn 3NF nên sinh viên sẽ tiến hành chuẩn hóa các quan hệ này: PHIEUDATMUA,
BANGBAOGIA, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT.
Đối với quan hệ PHIEUDATMUA (SPmua, Ngaymua, SLmua, MaNV, MaNCC,
MaVT), không có các thuộc tính đa trị nên quan hệ này đạt chuẩn 1NF. Ta lại có các phụ thuộc
hàm:
SPmua, Mã VT → SLmua (1)
SPmua → Ngaymua, MaNV, MaNCC (2)
Quan hệ PHIEUDATMUA chưa đạt chuẩn 2NF vì có phụ thuộc hàm (2).Các
thuộc tính (MaNV, MaNCC) là khóa ngoại để tham chiếu đến 2 quan hệ là NHANVIEN
và NCC. Vậy ta sẽ chuẩn hóa quan hệ PHIEUDATMUA thành 2 quan hệ mới là:
PHIEUDATMUA (SPmua, ngaymua, MaNV, MaNCC) và VTMUA (SPmua, MaVT,
SLmua). Tới đây, ta đã được 2 quan hệ đạt chuẩn 2NF và thậm chí đạt chuẩn 3NF vì
không có thuộc tính không khóa phụ thuộc vào thuộc tính không khóa khác.
Đối với quan hệ BANGBAOGIA (SPbaogia, Ngaybaogia, GiaVT, MaNCC, MaNV,
MaVT), không có thuộc tính đa trị nên quan hệ này đã đạt chuẩn 1NF. Ta lại có các phụ thuộc
hàm:
SPbaogia, MaVT → GiaVT (3)
SPbaogia→ Ngaybaogia, MaNV, MaNCC (4)
Quan hệ BANGBAOGIA chưa đạt chuẩn 2NF vì có phụ thuộc hàm (4).Các
thuộc tính (MaNV, MaNCC) là khóa ngoại để tham chiếu đến 2 quan hệ là NHANVIEN
và NCC. Vậy ta sẽ chuẩn hóa quan hệ BANGBAOGIA thành 2 quan hệ mới là:
BANGBAOGIA (SPbaogia, ngaybaogia, MaNV, MaNCC) và VTBAOGIA (SPbaogia,
MaVT, GiaVT). Tới đây, ta đã được 2 quan hệ đạt chuẩn 2NF và thậm chí đạt chuẩn
3NF vì không có thuộc tính không khóa phụ thuộc vào thuộc tính không khóa khác.
Đối với quan hệ PHIEUNHAP (SPnhap, Ngaynhap, SLnhap, MaNCC, MaNV,
MaVT, Makho), không có thuộc tính đa trị nên quan hệ này đã đạt chuẩn 1NF. Ta lại có các
phụ thuộc hàm:
SPnhap, MaVT → SLnhap (5)
SPnhap→ Ngaynhap, MaNV, MaNCC, Makho (6)
Quan hệ PHIEUNHAP chưa đạt chuẩn 2NF vì có phụ thuộc hàm (4).Các
thuộc tính (MaNV, MaNCC, Makho) là khóa ngoại để tham chiếu đến 3 quan hệ là
NHANVIEN, NCC, KHO. Vậy ta sẽ chuẩn hóa quan hệ PHIEUNHAP thành 2 quan hệ
mới là: PHIEUNHAP (SPnhap, ngaynhap, MaNV, MaNCC, Makho) và VTNHAP
(SPnhap, MaVT, SLnhap). Tới đây, ta đã được 2 quan hệ đạt chuẩn 2NF và thậm chí

42
 đạt chuẩn 3NF vì không có thuộc tính không khóa phụ thuộc vào thuộc tính không khóa
khác.
Đối với quan hệ PHIEUXUAT (SPxuat, Ngaynhap, Ghichu, SLxuat, MaPX, MaNV,
MaVT, Makho), không có thuộc tính đa trị nên quan hệ này đã đạt chuẩn 1NF. Ta lại có các
phụ thuộc hàm:
SPxuat, MaVT → SLxuat(7)
SPxuat→ Ngayxuat, Ghichu, MaNV, MaPX, Makho (8)
Quan hệ PHIEUNHAP chưa đạt chuẩn 2NF vì có phụ thuộc hàm (8).Các
thuộc tính (MaNV, MaPX, Makho) là khóa ngoại để tham chiếu đến 3 quan hệ là
NHANVIEN, PHANXUONG, KHO. Vậy ta sẽ chuẩn hóa quan hệ PHIEUNHAP thành
2 quan hệ mới là: PHIEUXUAT (SPxuat, ngaynhap, MaNV, MaPX, Makho) và
VTXUAT (SPxuat, MaVT, SLxuat). Tới đây, ta đã được 2 quan hệ đạt chuẩn 2NF và
thậm chí đạt chuẩn 3NF vì không có thuộc tính không khóa phụ thuộc vào thuộc tính
không khóa khác.
Tóm lại, ta thu được các quan hệ sau bước chuẩn hóa cuối cùng gồm có:
1. KHO (Makho, Tenkho).
2. NCC (MaNCC, TenNCC, SĐT_NCC, Diachi)..
3. VATTU (MaVT, TenVT, SLVT_Ton, DVT, Dongia, SLAT).
4. THANHPHAM (MaTP, TenTP).
5. PHANXUONG (MaPX, TenPX).
6. NHANVIEN (MaNV, TenNV, SĐT_NV, Taikhoan, Matkhau, Quyen).
7. PHIEUDATMUA (SPmua, ngaymua, MaNV, MaNCC).
8. VTMUA (SPmua, MaVT, SLmua).
9. BANGBAOGIA (SPbaogia, ngaybaogia, MaNV, MaNCC).
10. VTBAOGIA (SPbaogia, MaVT, GiaVT).
11. PHIEUNHAP (SPnhap, ngaynhap, MaNV, MaNCC, Makho).
12. VTNHAP (SPnhap, MaVT, SLnhap).
13. PHIEUXUAT (SPxuat, ngaynhap, MaNV, MaPX, Makho).
14. VTXUAT (SPxuat, MaVT, SLxuat).
15. BOM (MaTP, MaVT, Định mức VT).
6.1.4.4 Mô hình quan hệ (Relational model – RD)
Sau khi tổng kết các quan hệ thu được ở cuối phần 6.1.4.3, sinh viên sẽ tiến hành
thiết kế mô hình quan hệ trong SQL server:

43
 VTXUAT
SPxuat
MaVT

Hình 6.2 Mô hình quan hệ dữ liệu khi thiết kế cơ sở dữ liệu trong SQL Server
SLxuat
VTNHAP
THANHPHAM SPnhap
MaTP
MaVT
TenTp
SLnhap
PHIEUXUAT
VTBAOGIA SPxuat
SPbaogia KHO
BOM Makho Ngayxuat
MaTP MaVT
MaVT GiaVT
NCC PHIEUNHAP
Tenkho Ghichu
MaNCC SPnhap MaPX
DinhmucVT
TenNCC Ngaynhap MaNV
SLTP

44
SDT_NCC MaNCC Makho
Diachi MaNV
VATTU BANGBAOGIA Makho NHANVIEN
MaVT SPbaogia MaNV
SPmua
TenVT Ngaybaogia TenNV
SDT_NV PHANXUONG
DVT MaNCC
MaPX
Dongia
TenPX
SLVT_Ton PHIEUDATMUA
SPmua
SLAT
Ngaymua
VATTUMUA
MaNV
SPmua TAIKHOAN
MaNCC Taikhoan
MaVT
SPbaogia Matkhau
SLmua
 Các quan hệ và trường thuộc tính được viết tắt sẽ được diễn giải bằng lời dưới đây:
1. Quan hệ KHO
Bảng 6.7 Đặc tả quan hệ KHO
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Mã hiệu của kho, là trường duy nhất
Makho Char(20)
để phân biệt giữa các kho
Tenkho Varchar(50) Tên gọi của kho
2. Quan hệ PHANXUONG
Bảng 6.8 Đặc tả quan hệ PHANXUONG
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Mã hiệu của phân xưởng, là trường duy nhất để
MaPX Char(20)
phân biệt giữa các phân xưởng
TenPX Varchar(50) Tên gọi của phân xưởng
3. Quan hệ NHANVIEN
Bảng 6.9 Đặc tả quan hệ NHANVIEN
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Mã hiệu của nhân viên, là trường duy nhất để
MaNV Char(20)
phân biệt giữa các nhân viên
TenNV Varchar(50) Tên gọi của nhân viên
SDT_NV Numeric (10) Số điện thoại của nhân viên
Taikhoan Varchar(30) Tên tài khoản dùng đăng nhập hệ thống
Matkhau Varchar(30) Mật khẩu để đăng nhập hệ thống
Quyen Varchar(10) Quyền khi truy cập vào hệ thống
4. Quan hệ NCC
Bảng 6.10 Đặc tả quan hệ NCC
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Mã hiệu của nhà cung cấp, là trường duy nhất
MaNCC Char(20)
để phân biệt giữa các nhà cung cấp
TenNCC Varchar(50) Tên gọi của nhà cung cấp
SDT_NCC Numeric (10) Số điện thoại của nhà cung cấp
Diachi Varchar(50) Địa chỉ nhà cung cấp
5. Quan hệ VATTU
Bảng 6.11 Đặc tả quan hệ VATTU
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải

45
 Mã hiệu của vật tư, là trường duy nhất để phân
MaVT Char(20)
biệt giữa các vật tư
TenVT Varchar(50) Tên gọi của vật tư
DVT Varchar(20) Đơn vị tính của vật tư
Dongia float Đơn giá của vật tư
SLVT_Ton float Số lượng tồn kho hiện tại của vật tư
SLAT float Mức tồn kho an toàn của vật tư
6. Quan hệ THANHPHAM
Bảng 6.12 Đặc tả quan hệ THANHPHAM
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Mã hiệu của thành phẩm, là trường duy nhất để
MaTP Char(20)
phân biệt giữa các thành phẩm.
TenTP Varchar(50) Tên gọi của thành phẩm.
7. Quan hệ PHIEUDATMUA
Bảng 6.13 Đặc tả quan hệ PHIEUDATMUA
Tên Kiểu dữ Diễn giải
trường liệu
Số phiếu mua, là trường duy nhất để phân biệt giữa các đơn
SPmua Char(20)
mua
Ngaymua Date Ngày tạo đơn đặt hàng
MaNV Char(20) Mã vật tư mua
MaNCC Char(20) Mã nhà cung cấp
8. Quan hệ VTMUA
Bảng 6.14 Đặc tả quan hệ VTMUA
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
SPmua Char(20) Số phiếu mua
MaVT Char(20) Mã vật tư mua
SLmua float Số lượng mua
9. Quan hệ BANGBAOGIA
Bảng 6.15 Đặc tả quan hệ BANGBAOGIA
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Số phiếu báo giá, là trường duy nhất để phân
SPbaogia Char(20)
biệt giữa các báo giá
Ngaybaogia Date Ngày cập nhật báo giá
MaNV Char(20) Mã vật tư mua

46
 MaNCC Char(20) Mã nhà cung cấp
10. Quan hệ VTBAOGIA
Bảng 6.16 Đặc tả quan hệ VTBAOGIA
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
SPbaogia Char(20) Số phiếu báo giá
MaVT Char(20) Mã vật tư báo giá
GiaVT float Giá của vật tư được báo, tính theo 1 cái.
11. Quan hệ PHIEUNHAP
Bảng 6.17 Đặc tả quan hệ PHIEUNHAP
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Số phiếu nhập, là trường duy nhất để phân biệt
SPnhap Char(20)
giữa các phiếu nhập.
Ngaynhap Date Ngày nhập hàng
MaNV Char(20) Mã nhân viên nhập
MaNCC Char(20) Mã nhà cung cấp
Makho Char(20) Mã kho nhập
12. Quan hệ VTNHAP
Bảng 6.18 Đặc tả quan hệ VTNHAP
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
SPnhap Char(20) Số phiếu nhập
MaVT Char(20) Mã vật tư nhập
SLnhap float Số lượng nhập
13. Quan hệ PHIEUXUAT
Bảng 6.19 Đặc tả quan hệ PHIEUXUAT
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
Số phiếu xuất, là trường duy nhất để phân biệt
SPxuat Char(20)
giữa các phiếu xuất.
Ngayxuat Date Ngày xuất hàng
MaNV Char(20) Mã nhân viên xuất
Ghi lại số phiếu đề nghị cấp vật tư của phân
Ghichu Varchar(50)
xưởng
MaPX Char(20) Mã phân xưởng yêu cầu xuất
Makho Char(20) Mã kho nhập
14. Quan hệ VTXUAT

47
 Bảng 6.20 Đặc tả quan hệ VTXUAT
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
SPxuat Char(20) Số phiếu xuất
MaVT Char(20) Mã vật tư xuất
SLxuat float Số lượng xuất
15. Quan hệ BOM
Bảng 6.21 Đặc tả quan hệ BOM
Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
MaTP Char(20) Mã thành phẩm
MaVT Char(20) Mã vật tư
Định mức của vật tư ứng với mỗi loại thành
DinhmucVT float
phẩm (nếu có)

6.2 Thiết kế phần mềm.

Ở phần này, sinh viên sử dụng phần mềm Microsoft Visual Studio Community 2017
để thiết kế phần mềm mà luận văn hướng tới. Các giao diện được sinh viên thiết kế dựa trên
Mô hình Use case, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và sơ đồ phần cấp chức năng ở chương 5.
6.2.1 Giao diện đăng nhập
Khi đăng nhập với quyền admin, người dùng có quyền thao tác tất cả các chức năng
có trong hệ thống. Nếu người dùng đăng nhập với quyền “phân xưởng” thì chỉ được chọn chức
năng “Quản lý lưu trữ”. Nếu người dùng đăng nhập với quyền “kho” thì sẽ sử dụng được hầu
hết chức năng ngoại trừ “Thiết lập – tài khoản”, “Quản lý đặt hàng” và menu “Danh mục”.
Về tính năng của giao diện đăng nhập, sinh viên đã mô tả thông qua “Use case Đăng
nhập”. Giao diện đăng nhập được thiết kế như hình 6.3:

Hình 6.3 Giao diện đăng nhập

6.2.2 Giao diện chính.
Sau khi đăng nhập, màn hình máy tính sẽ đưa ra giao diện chính của phần mềm (hình
6.4). Trong giao diện gồm các menu mà sinh viên đã nhắc đến ở phần 5.3.3 Đặc tả use case:
Tài khoản, Quản lý lưu trữ, Quản lý nhập kho, Quản lý xuất kho, Quản lý đặt hàng, Danh mục
(gồm các menu vật tư, nhà cung cấp, báo giá, kho, phân xưởng, BOM), và Báo cáo (báo cáo
nhập kho, báo cáo xuất kho)

48
 Hình 6.4 Giao diện chính của hệ thống
6.2.3 Giao diện menu Tài khoản.
Khi người dùng chọn menu Tài khoản sẽ hiện ra danh sách gồm 2 dòng chữ: “Đăng
xuất” và “Thiết lập”. Nếu người dùng chọn “Đăng xuất” thì hệ thống sẽ quay trở lại giao diện
đăng nhập. Nếu người dùng chọn “Thiết lập”, hệ thống sẽ hiện ra một giao diện mới là giao
diện “Thiết lập” (hình 6.5). Giao diện này cho phép người dùng cập nhập, chỉnh sửa thông tin
nhân viên cũng như tài khoản đăng nhập vào hệ thống.

Hình 6.5 Giao diện thiết lập tài khoản

6.2.4 Giao diện Quản lý lưu trữ.
Khi người dùng chọn menu “Quản lý lưu trữ”, hệ thống sẽ hiện ra giao diện “Quản
lý lưu trữ” (hình 6.6). Giao diện này cho phép người dùng xem tất cả các vật tư hiện có trong
kho cùng với số lượng tồn và giá trị tồn kho ở một thời điểm bất kì. Người dùng cũng có thể
tìm kiếm một vật tư bất kì, hệ thống sẽ kiểm tra và đưa ra danh sách các vật tư có tên gần đúng
với tên người dùng nhập vào. Cuối cùng là chức năng “Kiểm tra SS” sẽ cho phép người dùng
xem những vật tư đang có số lượng tồn kho dưới mức tồn kho an toàn.

49
 Hình 6.6 Giao diện Quản lý lưu trữ
6.2.5 Giao diện Quản lý nhập kho.
Khi người dùng chọn menu “Quản lý nhập kho”, hệ thống sẽ hiện ra giao diện “Quản
lý nhập kho” (hình 6.7). Bên trong giao diện này, người dùng có thể cập nhật, chỉnh sửa 1 phiếu
nhập kho bất kì. Trường “Số phiếu nhập” phải tồn tại thì người dùng mới có thể cập nhật, chỉnh
sửa thông tin của vật tư nhập vào.
Khi người dùng thực hiện nhập kho thì số lượng và đơn giá của vật tư trong kho sẽ
tự động thay đổi theo công thức lần lượt như sau:
Đơn giá mới = (Đơn giá cũ×Lượng tồn ban đầu + Giá nhập×Lượng nhập)/(lượng tồn
ban đầu + lượng nhập).
Lượng tồn mới = Lượng tồn ban đầu + Lượng nhập.

Hình 6.7 Giao diện Quản lý nhập kho

6.2.6 Giao diện Quản lý xuất kho.

Khi người dùng chọn menu “Quản lý xuất kho”, hệ thống sẽ hiện ra giao diện “Quản
lý xuất kho” (hình 6.8). Khi phân xưởng gửi phiếu ĐNCVT cho kho, kho sẽ tiến hành kiểm tra
thông tin phiếu ĐNCVT và lượng vật tư tồn kho có đủ để đáp ứng được yêu cầu của phiếu

50
không. Nếu đáp ứng được, kho tiến hành tạo thông tin phiếu xuất và tiến hành xuất vật tư cho
phân xưởng yêu cầu.
Khi người dùng tiến hành xuất kho một vật tư bất kì thì hệ thống sẽ tự động cập nhật
lại Lượng tồn kho mới của vật tư đó theo công thức:
Lượng tồn kho mới = Lượng tồn ban đầu – Số lượng xuất.

Hình 6.8 Giao diện Quản lý xuất kho

6.2.7 Giao diện Quản lý đặt hàng.
Khi người dùng chọn menu “Quản lý đặt hàng” trên thanh menu, hệ thống sẽ hiện ra
giao diện “Quản lý đặt hàng” (hình 6.9). Về cách vận hành, người dùng phải tạo một thông tin
về một đơn đặt hàng rồi mới cập nhật được thông tin các vật tư cần đặt.

Hình 6.9 Giao diện Quản lý đặt hàng

6.2.8 Giao diện Quản lý báo giá.
Khi người dùng chọn menu “báo giá”, hệ thống sẽ hiện ra giao diện “Quản lý báo
giá” (hình 6.10). Về cách vận hành, người dùng phải tạo thông tin về phiếu báo giá của NCC,
rồi mới tạo các thông tin về giá vật tư được báo.

51
 Hình 6.10 Giao diện Quản lý báo giá

6.2.9 Giao diện báo cáo nhập kho.

Khi người dùng muốn xem báo cáo nhập kho, họ sẽ chọn menu “Báo cáo” rồi chọn
“Báo cáo nhập kho”. Giao diện báo cáo nhập kho có hình dạng như hình 6.11

Hình 6.11 Giao diện bao cáo nhập kho

52
 6.2.10 Giao diện báo cáo xuất kho.

Hình 6.12 Giao diện báo cáo xuất kho

6.2.11 Giao diện Vật tư.
Giao diện thông tin vật tư (hình 6.13) cho phép người dùng cập nhập, chỉnh sửa
thông tin các vật tư có trong kho

Hình 6.13 Giao diện thông tin vật tư

53
 6.2.12 Giao diện nhà cung cấp.

Hình 6.14 Giao diện thông tin nhà cung cấp

6.2.13 Giao diện kho.

Hình 6.15 Giao diện thông tin kho

6.2.14 Giao diện phân xưởng.

Hình 6.16 Giao diện thông tin phân xưởng

6.2.15 Giao diện BOM
Ở giao diện BOM (hình 6.17), người dùng có thể tạo và chỉnh sửa BOM theo thành
phẩm. Bên cạnh đó, khi cần thiết thì người dùng sẽ xuất thông tin các vật tư tồn kho theo một
mã thành phẩm bất kì, giúp người dùng biết được các vật tư nào đang thiếu hụt số lượng cho
việc sản xuất. Chức năng này sẽ hỗ trợ kho truy xuất và xem thông tin nhanh hơn khi công ty
nhận đơn hàng sản xuất mới.

54
Hình 6.17 Giao diện thông tin BOM

55
 CHƯƠNG 7 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
7.1 Kết luận
Luận văn đã hoàn thành các mục tiêu đã đề ra giúp công ty nghiên cứu và thiết kế
một phần mềm quản lý vật tư và nhà kho dùng cho việc:

i. Thống kê được lượng vật tư tồn kho hiện tại

ii. Kiểm tra tồn kho an toàn.
iii. Quản lý việc nhập kho
iv. Quản lý việc xuất kho
v. Quản lý các thông tin nhân viên, nhà cung cấp, vật tư, kho và phân xưởng
vi. Tạo mẫu báo cáo thẻ kho, nhập kho, và xuất kho theo.
vii. Cho phép người dùng kiểm tra tồn kho của hàng loạt vật tư dựa trên
thành phẩm.

7.2 Đánh giá triển khai

7.2.1 Ưu điểm
i. Giao diện dễ sử dụng, tìm kiếm nhanh chóng
ii. Thống kê được số lượng tồn kho hiện tại.
iii. Tra cứu vật tư theo tên gần đúng.
iv. Có chức năng đăng nhập và phân quyền sau khi đăng nhập, đảm bảo tính
bảo mật dữ liệu cho hệ thống.
v. Thống kê được lượng tồn kho vật tư theo thành phẩm.
vi. Kiểm tra được những vật tư có lượng tồn kho dưới mức tồn kho an toàn.

7.2.2 Nhược điểm

i. Chưa thống kê được lượng vật tư tồn kho tại một thời điểm bất kì trong quá
khứ.
ii. Chưa xuất được báo cáo nhập kho và xuất kho, chỉ xem được trên hệ thống.
iii. Chưa biết cách chia sẽ cơ sở dữ liệu để nhiều máy tính dùng chung.
iv. Chưa biết cách đóng gói phần mềm hệ thống để nhiều máy tính sử dụng.

7.3 Kiến nghị về hướng phát triển

Dựa trên các công việc thực hiện và mục đích đạt được khi thực hiện luận văn, sinh
viên đề xuất tìm cách khắc phục nhược điểm iii và iv ở phần 7.2.2 để nhiều máy tính có thể truy
cập vào hệ thống và thao táo cùng lúc. Bên cạnh đó, sinh viên sẽ nghiên cứu tìm cách xây dựng
chức năng thống kê tồn kho tại một thời điểm bất kì.

56
 Tài liệu tham khảo

[1]Joseph S. Valacich, Joey F. George. Modern Systems Analysis and Design, 8th Edition.

[2] Denis, Wixom, Roth. System Analysis and Design, 5th Edition.

[3] Huỳnh Ngọc Liễu, Vũ Thị Liên Hương, Võ Thành Đức, năm 2013. Giáo trình hệ thống
thông tin quản lý.

[4] Lê Văn Phùng, năm 2017. Kỹ thuật phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc,
NXB thông tin và truyền thông.

[5] Fred Coulson, November 18 th 2007. 3 Normal Form Database Tutorial.

[6] Nguyễn Văn Liêm, năm 2012. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quầy thuốc tại bệnh
viện hữu nghị Việt Tiệp – Hải Phòng.

[7] Nguyễn Hoài Anh, năm 2012. Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Khoa
CNTT – Học viện kỹ thuật quân sự.

[8] ISOFTCO (2016). Giải pháp quản lý kho, <http://www.ibom.com.vn/giai-phap-quan-ly-

kho/quan-ly-kho-la-gi-cong-viec-cua-nhan-vien-quan-ly-kho.html>, truy cập ngày 21/7/2020.

[9] Wikipedia. Quản lý vật tư, <https://vi.wikipedia.org/wiki/Quản_lý_vật_tư>, truy cập ngày

21/7/2020.

57