Chương 7

Quản lý giao tiếp

Tầm quan trọng của quản lý giao tiếp

Lập kế hoạch giao tiếp

Phân phối thông tin

Báo cáo hiệu suất

Quản lý cổ đông

8/16/2021 ĐTTH 2
 Tầm quan trọng Của quản lý giao
tiếp
Kỹ năng quan trọng nhất đối với người quản lý DA là kỹ năng
giao tiếp, trong suốt quá trình QLDA họ dùng 90% time quản
lý giao tiêp.

Theo thống kê thì các kỹ sư về CNTT có khả năng giao tiếp

kém, họ giỏi về chuyên môn do đó DA thất bại trong đó có 1
phần vì các thành viên ít tiếp xúc với nhau.

Kỹ năng giao tiếp là 1 yếu tố quan trọng trong sự thăng tiến

nghề nghiệp.

8/16/2021 ĐTTH 3
Tầm quan trọng của quản lý giao
tiếp
Kỹ năng giao tiếp như: hội thảo, điện thoại, lưu ý, báo
cáo, thuyết trình, ….

Giao tiếp thông tin giữa các thành viên là: ai cần thông
tin và khi nào cần lấy thông tin.

Giao tiếp là yếu tố quan trọng nhất để kết nối các thành
viên trong đội, tập trung các mục đích và thông tin
chung của DA cho các thành viên

8/16/2021 ĐTTH 4
Các Quy trình quản lý giao tiếp
Lập kế hoạch giao tiếp : Xác định các thông tin liên quan và
đưa ra các nhu cầu cần giao tiếp

Phân phối thông tin: có thể dùng thông tin cần thiết và đúng
lúc

Báo cáo hiệu suất: thu thập thông tin và phổ biến về hiệu
suất công việc

Kết thúc quản lý thông tin: tạo ra, thu thập, và thông tin để
hợp thức hóa kết thúc công việc, giai đoạn, hoặc toàn bộ DA
8/16/2021 ĐTTH 5
Lập kế hoạch giao tiếp
Mỗi DA cần có kế hoạch quản lý giao tiếp, kế hoạch là một
tài liệu hướng dẫn cách thức giao tiếp giữa các thành viên
trong DA, giữa các bên liên quan đến DA

Kế hoạch cho quản lý giao tiếp:

◦ Xác định các thông tin khác nhau, thu thập thông tin theo
nhu cầu của từng công việc.
◦ Mô tả thông đến với mỗi thành viên bằng cách nào và vào
thời điểm nào
◦ Phân loại thông tin để giao tiếp
8/16/2021 ĐTTH 6
Lập kế hoạch giao tiếp
◦ Sắp xếp lịch biểu cho mỗi loại thông tin
◦ Các phương pháp truy cập thông tin
◦ Phương pháp cập nhật thông tin theo tiến độ của DA,
◦ Phân tích giao tiếp với các bên liên quan

8/16/2021 ĐTTH 7
Lập kế hoạch giao tiếp
Mục đích của giao tiếp thông tin:
◦ Đảm bảo giao tiếp quan trọng giữa các thành viên trong
đội và các bên liên quan giúp họ làm việc độc lập
◦ Giúp cho nhà quản lý DA, đối tượng liên quan đưa ra các
quyết định hợp lý với thông tin đầy đủ cho các thành
viên.
◦ Giúp cho đội DA kịp thời thay đổi hoặc ngăn chặn rủi ro

8/16/2021 ĐTTH 8
Lập kế hoạch giao tiếp
Kết quả:
◦ Số lượng thành viên trong từng nhóm tham gia giao
tiếp, trao đổi thông tin gì, hình thức giao tiếp bằng
cách nào?
◦ Danh sách các thành viên trao đổi thông tin.
◦ Loại thông tin các thành viên nhận được
◦ Bản kế hoạch trao đổi thông tin theo văn bản nhất
định và phổ biến cho toàn thành viên trong DA

8/16/2021 ĐTTH 9
8/16/2021 ĐTTH 10
Lập kế hoạch giao tiếp
Xác định số kênh truyền thông dựa trên số người tham
gia trong dự án

8/16/2021 ĐTTH 11
Các câu hỏi xảy ra trong quá trình lập KH
Ai cần thông tin gì?
Tại sao họ cần?
Họ cần thông tin loại gì?
Họ thích cung cấp thông tin ở dạng nào?
Mức độ thường xuyên họ cần thông tin là bao lâu?
Mục tiêu của việc cung cấp thông tin là gì?
Xác định mối giao tiếp giữa người đưa và người nhận thông
tin ntn?
8/16/2021 ĐTTH 12
Phân phối thông tin
Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm
và đúng định dạng.

Nó được thực hiện trong suốt toàn bộ vòng đời dự án

và trong tất cả các quy trình quản lý.

Tập trung chủ yếu là trong quá trình thực hiện, trong
đó bao gồm việc thực hiện kế hoạch quản lý thông tin
liên lạc

8/16/2021 ĐTTH 13
Phương pháp truyền thông
Tương tác

Kéo

Đẩy:

8/16/2021 ĐTTH 14
Phân phối thông tin
Một số kỹ thuật phân phối thông tin hiệu quả bao gồm:
Kỹ thuật Thuận lợi Không thuận lợi
Họp đội dự án Hỗ trợ tương tác và Có thể mất thời gian
thông suốt trong của những thành
nhóm. Cho phép phản viên không cần
hồi trực tiếp thông tin phải ngồi
tham dự
Thư báo/thư điện Cung cấp nhanh thông Không có cách nào
tử tin dạng văn bản về để biết thư được
các vấn đề trong dự án đọc hay chưa, không
có phản hồi trừ khi
người nhận chủ
động
8/16/2021 ĐTTH 15
Báo cáo (Các loại Tài liệu văn bản chi Không có phản hồi
báo cáo) tiết chính, cung cấp trừ khi người nhận
đủ chi tiết cho việc chủ động
kiểm duyệt và đánh
giá

Thuyết minh Cho phép trình bày Thường chỉ là giao

thông tin ở cả dạng tiếp một chiều
nói và dạng viết

8/16/2021 ĐTTH 16
Liên hệ không Hỗ trợ tương tác Mất thời gian do
chính thức (Điện giữa các cá nhân và có thể phải nhắc
thoại, …) phản hồi trực tiếp. lại cho những đối
Tạo một không khí tượng khác nhau.
tự nhiên, khuyến Thiết sự tương tác
khích mọi người hợp trong nhóm.
tác tốt hơn

8/16/2021 ĐTTH 17
Báo cáo (Các loại báo cáo)
Báo cáo thực hiện

Báo cáo diễn biến

Báo cáo kết thúc

8/16/2021 ĐTTH 18
Một công ty Global Corp. có trụ sở tại California có dùng các
LTV ở Dubai. Jonhson là người QLDA có văn phòng làm việc
tại Chicago. Quyết định đưa ra cho việc trao đổi thông tin
giữa John và các thành viên trong nhóm là email với các quy
định:
◦ Các LTV phải cập nhật mail vào cuối ngày làm việc
◦ Jonhson nhận thông tin vào sáng sớm hôm sau, để họ
thông báo những thay đổi ngay trong buổi làm việc hôm
sau
◦ Họp diễn ra trực tuyến lúc 9a:m Chicago mỗi thứ 2 hàng
tuần

8/16/2021 ĐTTH 19
Hiệu quả email:
1. Chủ đề, nội dung (lời văn, ngôn ngữ, chính tả, )

2. Giử mail cho nhiều người

3. Chữ ký điện tử

4. Tiết kiệm thời gian gửi và nhận

5. Chú ý về email: địa chỉ mail, tiêu đề

6. Thói quen check mail,

7. Thói quen trả lời mail

8/16/2021 ĐTTH 20
Ví dụ:
Bạn chịu trách nhiệm phát triển DA xây dựng và
tin học hóa cho 1 trường PTTH tại TPHCM. Bạn xây
dựng đội gồm 10 người với 5 người tại VP, 3 người
tại HN, 2 người là thành viên bên ngoài DA, đang
thực hiện DA bạn có chuyến công tác đi nước
ngoài. Bạn hãy trình bày kế hoạch trao đổi thông
tin với các bên liên quan đến DA và các thành viên.

8/16/2021 ĐTTH 21
Quản lý mối liên hệ các bên liên
quan
Quản lý mối liên hệ các bên liên quan là quá trình giao
tiếp và làm việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu
cầu của họ và giải quyết các vấn đề nếu có.

Quản lý mối liên hệ giúp để tăng xác suất thành công

của dự án bằng cách đảm bảo rằng các bên liên quan
hiểu rõ những lợi ích và rủi ro của dự án

8/16/2021 ĐTTH 22
Quản lý mối liên hệ các bên liên
quan
Dữ liệu đầu vào:
◦ Xác định các mối liên quan
◦ Xác định chiến lược của các bên liên quan
◦ Lập kế hoạch cho việc đăng nhập thông tin

8/16/2021 ĐTTH 23
Quản lý mối liên hệ các bên liên
quan
Công cụ thực hiện:
◦ Các phương pháp giao tiếp thông thường
◦ Kỹ năng giao tiếp
◦ Kỹ năng quản lý:Quản lý là hoạt động chỉ đạo và kiểm
soát một nhóm người với mục đích phối hợp và hài hòa
các nhóm hướng tới việc hoàn thành một mục tiêu vượt
ra ngoài phạm vi của nỗ lực cá nhân như

8/16/2021 ĐTTH 24
Quản lý mối liên hệ các bên liên
quan
◦ Kỹ năng trình bày
◦ Đàm phán.
◦ Kỹ năng viết.
◦ Nói trước công chúng.

8/16/2021 ĐTTH 25
Quản lý mối liên hệ các bên liên
quan
Kết quả:
◦ Các yêu cầu thay đổi: Quản lý các bên liên quan có
thể dẫn đến một yêu cầu thay đổi các sản phẩm hoặc
dự án
◦ Cập nhật Kế hoạch quản lý dự án
◦ Cập nhật tài liệu dự án

8/16/2021 ĐTTH 26
Báo cáo hiệu suất
Báo cáo hiệu suất là quá trình thu thập và phân phối
thông tin hiệu suất, bao gồm cả báo cáo tình trạng, đo
lường sự tiến bộ, và dự báo.

Quá trình báo cáo hiệu suất liên quan đến việc thu thập
định kỳ và phân tích cơ bản so với các dữ liệu thực tế
để biết tiến độ dự án và hiệu suất cũng như để dự báo
kết quả của dự án.

8/16/2021 ĐTTH 27
 Báo cáo hiệu suất
Dữ liệu nhập vào:
◦ Project Management Plan: cung cấp thông tin về đường cơ
sở dự án, là một kế hoạch đã được phê duyệt cho công tác
dự án.
◦ Work Performance Information: thông tin từ các hoạt động
của dự án được thu thập trên kết quả thực hiện như:
◦ Tình trạng của sản phẩm trung gian
◦ Lịch trình tiến độ
◦ Chi phí phát sinh.

8/16/2021 ĐTTH 28
Báo cáo hiệu suất
◦ Work Performance Measurements: Thông tin hiệu
suất làm việc được sử dụng để tạo ra các số liệu hoạt
động dự án để đánh giá tiến độ thực tế so với kế
hoạch
◦ Budget Forecasts: dự báo ngân sách cung cấp thông
tin về các khoản tiền bổ sung dự kiến sẽ được yêu
cầu cho công việc còn lại và ước tính cho việc hoàn
thành dự án.

8/16/2021 ĐTTH 29
Báo cáo hiệu suất
Công cụ và kỹ thuật thực hiện:
◦ Variance Analysis: Phân tích nguyên nhân gây ra sự khác biệt
giữa các đường cơ sở và việc thực hiện thực tế, gồm các bước:
◦ Kiểm tra chất lượng của các thông tin thu thập được để đảm
bảo rằng nó là hoàn chỉnh, phù hợp với dữ liệu quá khứ, và
đáng tin cậy
◦ Xác định chênh lệch, so sánh các thông tin thực tế với các
đường cơ sở dự án và ghi nhận tất cả các sự khác biệt có cả
thuận lợi và không thuận lợi cho kết quả dự án.
◦ Xác định tác động của sự chênh lệch trong chi phí và tiến độ dự
án và các lĩnh vực khác của dự án
8/16/2021 ĐTTH 30
Báo cáo hiệu suất
◦ Các phương pháp dự tính hiệu suất công việc:
◦ Time series methods: sử dụng dữ liệu lịch sử là cơ
sở để đánh giá kết quả tương lai.
◦ Causal/econometric methods: phương pháp nhân
quả có thể xác định các yếu tố cơ bản mà có thể
ảnh hưởng đến dự báo
◦ Judgmental methods: phương pháp phê bình
◦ Other methods: một số phương pháp khác

8/16/2021 ĐTTH 31
Báo cáo hiệu suất
◦ Communication Methods: Cuộc họp đánh giá tình
trạng có thể được sử dụng để trao đổi và phân tích
thông tin về tiến độ và hiệu suất dự án.
◦ Reporting Systems: cung cấp một công cụ để nắm
bắt, lưu trữ, và phân phối thông tin cho các bên liên
quan về chi phí dự án, tiến độ lịch trình, và hiệu
suất.

8/16/2021 ĐTTH 32
 Báo cáo hiệu suất
Kết quả:
◦ Performance Reports:
◦ Báo cáo cần cung cấp các thông tin trạng thái và tiến độ, ở
mức độ chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác
nhau, như tài liệu trong kế hoạch quản lý thông tin liên
lạc.
◦ Các định dạng phổ biến cho báo cáo hiệu suất bao gồm
các biểu đồ thanh, biểu đồ, và bảng

8/16/2021 ĐTTH 33
Báo cáo hiệu suất
-Enterprise Environmental Factors

-Organizational Process Assets:

• Dữ liệu của dự án, bao gồm cả các dữ liệu thực tế

• Quy trình tổ chức và điều khiển dự án.

• Mẫu báo cáo rủi ro.

• Bài học kinh nghiệm

8/16/2021 ĐTTH 34