Chương 9

quản lý việc mua

sắm thiết bị
Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án
Quản lý mua sắm bao gồm các quy trình cần
thiết để mua/thuê sản phẩm, dịch vụ từ bên ngoài
nhóm dự án.
Quản lý mua sắm bao gồm các quy trình quản lý hợp
đồng, hoặc đơn đặt hàng được phát hành bởi các
thành viên trong nhóm dự án.

12/15/2020 ĐTTH 2
Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án
Quản lý mua sắm gồm các quy trình:
-Plan Procurements: Lập kế hoạch mua sắm, xác định
mua sản phẩm, dịch vụ gì vào thời gian nào
-Conduct Procurements (Tiến hành mua sắm): lập ra
những yêu cầu sản phẩm tìm hiểu các nguồn lực tiềm năng.
-Administer Procurements (quản lý mua sắm): Quá
trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện
hợp đồng mua/thuê.
-Close Procurements: hoàn tất quá trình mua sắm

12/15/2020 ĐTTH 3
Lập kế hoạch mua sắm
• Kế hoạch mua sắm là quá trình xem xét quyết
định mua bán, xác định các phương pháp tiếp
cận, và xác định những người bán tiềm năng.
• Xác định những nhu cầu của dự án phải
được đáp ứng bằng cách mua lại các sản phẩm, dịch vụ,
hoặc kết quả bên ngoài của tổ chức dự án

12/15/2020 ĐTTH 4
Lập kế hoạch mua sắm
Tools and Techniques:
-Make-or-Buy Analysis: Phân tích Làm/Mua xác định
một dịch vụ hay một sản phẩm cụ thể nào đó có thể tự sản
xuất hay mua từ bên ngoài.
Thường liên quan tới phân tích tài chính.
-Expert Judgment:
• Để phát triển hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn sẽ được sử dụng
để đánh giá các đề xuất mua.
• Chuyên gia pháp lý hỗ trợ các vấn đề mua sắm, các điều
khoản hợp đồng
12/15/2020 ĐTTH 5
Bạn đang cân nhắc mua hay thuê một server đặc
biệt lưu dữ liệu cho dự án cho việc phát triển chương
trình thi trắc nghiệm online.
Chi phí thuê một năm là 3.000$.
Nếu mua bạn cần đầu tư 10.000$ và chi phí vận
hành cho một năm là 200$.
Bạn quyết định mua hay thuê nếu thời gian cần sử
dụng server lưu trữ bài thi điểm thi trong 10 năm

12/15/2020 ĐTTH 6
Các loại hợp đồng (Contract Types)
Contract Types:
Contract là mối quan hệ chính giữa buyer và seller, nó
thể hiện cách thức ràng buộc lợi ích nhau giữa các bên.
Fixed Price Contract: Giá cố định
Time & Materials Contract: Giá theo thời gian và vật
liệu.
Cost Reimbursable Contract: Giá có thể hoàn lại.

12/15/2020 ĐTTH 7
Các loại hợp đồng (Contract Types)
Fixed Price Contract Sử dụng khi phạm vi công việc rất
rõ ràng chi tiết, do đó khi ký kết bên seller phải thực
hiện các công việc mô tả rõ ràng này trong giới hạn chi
phí và thời gian cố định.
Fixed Price Contract có 3 loại:
◦ FP (Firm Fixed Price Contract)
◦ FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract)
◦ FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment
Contract)
12/15/2020 ĐTTH 8
FP (Fixed Price Contract):
Loại contract phổ biến nhất. Hợp đồng mua sắm hàng
hóa được đặc tả rõ ràng. Bên bán phải thực hiện theo
đúng thời gian và số tiền cố định, nếu có bất cứ thay
nào cũng không được trả thêm phí.
ví dụ: FP (Firm Fixed Price Contract): Seller phải hoàn
thành công việc tích hợp module Chấm công cho Công
ty Global với giá 10tr trong vòng 1 tháng.

12/15/2020 ĐTTH 9
FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract): Hai bên phải thực
hiện đúng gói công việc với giá cả và thời gian cố định,
không thay đổi. Nếu bên bán làm tốt đạt được mục tiêu sẽ
có them tiền thưởng khích lệ.
Ví dụ: FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract): Bạn phải
hoàn thành công việc tích hợp module chấm công cho Công
ty Global với giá 10tr trong vòng 1 tháng (tương tự FP). Nếu
hoàn thành trong 3 tuần (sớm hơn 1 tuần), bạn sẽ được
thưởng thêm 2tr tiền thưởng (incentive fee).

12/15/2020 ĐTTH 10
FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment
Contract):
Giá cố định nhưng chấp nhận sự điều chỉnh khi có sự thay
đổi tình hình kinh tế về giá cả nhân công hay nguyên vật liệu
Áp dụng cho các dự án lớn, kéo dài trên nhiều năm mà giá
cả có thể thay đổi ảnh hưởng seller.
Ví dụ: FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment
Contract): Chi phí dự án sẽ tăng 5% sau 1 năm dựa trên chỉ
số Consumer Price Index (CPI).

12/15/2020 ĐTTH 11
Cost-reimbursable contracts: hợp đồng liên quan đến
việc thanh toán cho người bán gồm tất cả các chi phí thực
tế phát sinh hợp pháp, cộng với một khoản phí đại diện
cho lợi nhuận người bán. Ba loại hợp đồng
phổ biến:
• CPFF=Cost plus fixed fee(Chi phí cộng với cố định Phí)
• CPIF =Cost plus incentive fee (Chi phí thêm Phí ưu đãi)
• CPPC=Cost plus percentage of costs(Chi phí Cộng với chi
phí)

12/15/2020 ĐTTH 12
Các loại hợp đồng (Contract Types)
•CPFF=Cost plus fixed fee(Chi phí cộng lệ phí cố định): bên
mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng
với lệ phí cố định đã được ước tính từ đầu DA.
•CPIF =Cost plus incentive fee (Chi phí cộng phí ưu đãi): bên
mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng
với một khoản tiền thưởng khích lệ.
•CPPC=Cost plus percentage of costs(Chi phí cộng % chi phí
): Chi phí bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện
phù hợp cộng với một tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa trên
tổng chi phí
12/15/2020 ĐTTH 13
Time & Material Contract (T&M) là loại hợp đồng mua
bán trung gian giữa FP (Fixed Price Contract) và CR
(Cost-Reimbursable), cho nên risk sẽ phân bổ tương đối
đều giữa buyer và seller. Time & Material Contract
(T&M) phổ biến sử dụng khi các deliverable của seller
là giờ nhân công (labour hour).

12/15/2020 ĐTTH 14
12/15/2020 ĐTTH 15
Lập kế hoạch mua sắm
Outputs
-Procurement Management Plan: Kế hoạch quản lý
mua sắm mô tả các quá trình mua sắm sẽ được quản lý từ
phát triển các tài liệu mua sắm thông qua các hợp đồng.
-Procurement Statements of Work (SOW): Bảng kê
khai công việc mô tả công việc cần thiết cho sự mua sắm.
Một SOW rõ ràng giúp cho những nhà thầu hiểu rõ những
yêu cầu của khách hàng.
-Make-or-Buy Decisions
-Procurement Documents

12/15/2020 ĐTTH 16
Tiến hành mua sắm
Tiến hành đấu thầu là quá trình để có được câu
trả lời người bán, lựa chọn một người bán, và trao một
hợp đồng.
• Trong quá trình này, nhóm nghiên cứu sẽ nhận
được hồ sơ dự thầu, kiến ​nghị và sẽ áp dụng các tiêu
chí lựa chọn được định nghĩa trước để chọn một hoặc
nhiều người bán hàng, những người có đủ điều kiện để
thực hiện công việc và được chấp nhận như là một
người bán

12/15/2020 ĐTTH 17
Tiến hành mua sắm
Tools and Techniques:
-Bidder Conferences: Hội nghị nhà thầu là những cuộc
họp với tất cả người bán và người mua tiềm năng trước
khi đệ trình một giá thầu.
-Proposal Evaluation Techniques: Quá trình xem xét
đánh giá chính thức sẽ được xác định bởi các chính
sách mua sắm của người mua.

12/15/2020 ĐTTH 18
Tiến hành mua sắm
-Expert Judgment: có thể được sử dụng trong đánh giá
các đề nghị người bán bởi một đội ngũ đánh giá với
chuyên môn cao
-Advertising: Danh sách người bán tiềm năng có thể
được mở rộng bằng cách đặt các quảng cáo trong các
ấn phẩm lưu thông chung như báo chí hoặc trong các
ấn phẩm thương mại đặc biệt

12/15/2020 ĐTTH 19
Tiến hành mua sắm
-Internet Search: Internet có một ảnh hưởng lớn trên
hầu hết các dự án mua sắm.
-Procurement Negotiations: Đàm phán làm rõ các yêu
cầu và các điều khoản khác trong những mua sắm để
có thể đạt được thoả thuận trước khi ký hợp đồng

12/15/2020 ĐTTH 20
Tiến hành mua sắm
• Outputs:
-Selected Sellers:
• Lựa chọn người bán trong một phạm vi cạnh tranh dựa trên
kết quả của đề nghị hoặc đánh giá các hồ sơ dự thầu, và đàm
phán một hợp đồng dự thảo sẽ trở thành hợp đồng thực tế khi
kết quả được đưa ra.
-Procurement Contract Award: Một hợp đồng mua sắm
được trao cho mỗi người bán đã chọn. Hợp đồng có thể dưới các
hình thức đơn đặt hàng đơn giản hoặc một tài liệu phức tạp.

12/15/2020 ĐTTH 21
Tiến hành mua sắm
• Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của
nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo
hợp đồng
• Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó điều
quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách
nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng

12/15/2020 ĐTTH 22
Quản lý mua sắm
Quản lý mua sắm là quá trình quản lý các mối
quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện hợp đồng và
thực hiện các thay đổi và chỉnh sửa khi cần
thiết

12/15/2020 ĐTTH 23
Quản lý mua sắm
• Inputs
-Procurement Documents -Project Management Plan
-Contract
-Performance Reports
-Approved Change Requests: Yêu cầu thay đổi đã
được phê duyệt có thể bao gồm sửa đổi các điều khoản và
điều kiện của hợp đồng bao gồm cả báo cáo kết quả mua
sắm của công việc, giá cả, và mô tả của các sản phẩm, dịch
vụ.

12/15/2020 ĐTTH 24
Quản lý mua sắm
-Work Performance Information
• Tools and Techniques
-Contract Change Control System: hệ thống kiểm soát
thay đổi hợp đồng xác định quá trình mua sắm có thể
được sửa đổi, bao gồm các thủ tục giấy tờ, thủ tục giải
quyết tranh chấp. Hệ thống kiểm soát sự thay đổi hợp
đồng được tích hợp với hệ thống điều khiển tích hợp
thay đổi.

12/15/2020 ĐTTH 25
Quản lý mua sắm
-Procurement Performance Reviews: Đánh giá thực
hiện mua sắm là đánh giá tiến độ của người bán theo
đúng kế hoạch, so với hợp đồng.
-Inspections and Audits: Thanh tra và kiểm toán theo
yêu cầu của người mua và người bán hỗ trợ theo quy
định trong hợp đồng mua sắm có thể được thực hiện
trong quá trình thực hiện dự án để xác minh sự tuân
thủ trong quá trình làm việc.

12/15/2020 ĐTTH 26
Quản lý mua sắm
-Performance Reporting: cung cấp các thông tin về
hiệu quả của người bán đạt được các mục tiêu hợp
đồng.
-Payment Systems: Thanh toán cho người bán thường
được xử lý bởi hệ thống thanh toán tài khoản của
người mua

12/15/2020 ĐTTH 27
Quản lý mua sắm
-Claims Administration (quản lý khiếu nại): người mua
và người bán không thể đạt được một thỏa thuận về
bồi thường khi có một sự thay đổi đã xảy ra.
-Records Management System: hệ thống quản lý hồ
sơ được sử dụng bởi người quản lý dự án để quản lý
hợp đồng, hồ sơ và tài liệu đấu thầu.

12/15/2020 ĐTTH 28
Quản lý mua sắm
• Outputs:
-Procurement Documentation: Danh mục về các thiết
bị cần mua sắm
-Organizational Process Assets Updates : các hợp đồng
thay đổi chỉnh sửa khi mua sắm trang thiết bị
-Change Requests: Các yêu cầu cần thay đổi
-Project Management Plan Updates : các biên bản thay
đổi theo kế hoạch cho toàn dự án

12/15/2020 ĐTTH 29
Kết thúc mua sắm
• Kết thúc mua sắm liên quan đến các hoạt động
hành chính như:
-Hoàn thiện các thủ tục hành chính.
-Cập nhật hồ sơ để phản ánh kết quả cuối cùng và lưu
trữ thông tin đó để sử dụng trong tương lai.
-Kết thúc từng hợp đồng áp dụng đối với các dự án
hoặc các giai đoạn của một dự án.

12/15/2020 ĐTTH 30
Kết thúc mua sắm
• Outputs
-Closed Procurements: Người mua, cung cấp cho
người bán văn bản chính thức thông báo rằng hợp
đồng đã được hoàn thành.Yêu cầu kết thúc mua sắm.
-Organizational Process Assets Updates: văn bản hành
chính có chỉnh sửa sau khi hoàn thành việc mua sắm

12/15/2020 ĐTTH 31
Kết thúc mua sắm
• Procurement file: các nội dung chính thức của việc
mua sắm thiết bị
• Deliverable acceptance: các bản hợp đồng của nhà
cung cấp thiết bị
• Lessons learned documentation: các bài học kinh
nghiệm rút ra từ việc mua sắm thiết bị

12/15/2020 ĐTTH 32
Formulas to Calculate Incentive Fee
Contracts (CPIF - FPIF)
Target Cost – A projected cost of the project agreed
upon by the buyer and the seller before project work
begins. This is the buyer’s budget for the project.
Actual Cost – The actual cost of the project calculated
after the project is completed. This is the sum of the
project costs plus the fees paid to the seller.

12/15/2020 ĐTTH 33
Target Fee – A fee paid to the seller if the work is
completed at Target Cost.
Cost Variance – The difference between Target Cost
and Actual Cost. Positive variance is good.
Share Ratio – The ratio of dividing the Cost Variance
between the buyer and the seller.

12/15/2020 ĐTTH 34
Price = Cost + Fees
Cost Variance = Target Cost – Actual Cost
Buyer’s Share = Cost Variance * Buyer’s Share Ratio
Seller’s Share = Cost Variance * Seller’s Share Ratio
Buyer’s Share Ratio + Seller’s Share Ratio = 1
Fee = Target Fee + Seller’s Share
Total Price = Actual Cost + Target Fee

12/15/2020 ĐTTH 35
DA cần làm hợp đồng mua sắm trang thiết bị, kế hoạch
đã hoàn thành, chi phí của Seller ước tính 210.000 $,
lợi nhuận của Seller ước tính là 25.000$. Khi dự án
hoàn tất, chí phí thực tế của Seller là 200.000$. Bởi vì
chi phí thực tế của Seller thấp hơn chi phí ước tính ban
đầu, số tiền tiết kiệm sẽ được chia theo tỉ lệ 80% cho
Buyer và 20% cho Seller, do đó:

12/15/2020 ĐTTH 36
 Taget cost 210.000 $
Target Fee 25.000$
Sharing ratio 80/20
Actual cost 200.000 $
Target price ?
Final fee ?
Final Price ?

12/15/2020 ĐTTH 37
Target price = Target cost + Target fee

=210.000 +25.000 =235.000 $

Final fee Số tiền tiết kiệm được: Target cost – Actual cost
= 210.000 – 200.000 =10.000 $

Số tiền Seller được hưởng do tiết kiệm là: 20% x

10.000 =2.000 $

Số tiền phí cuối cùng Seller nhận được là:

25.000 + 2.000 = 27.000 $

Final Price Actual cost + Final fee = 200.000

+ 27.000=227.000 $

12/15/2020 ĐTTH 38
Bạn là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch mua sắm thiết
bị cho DA, chi phí mua sắm thiết bị được bên Seller ước
tính. Trong hợp đồng FPIF, target cost được ước tính
150.000 $, target fee là 30.000 $. Công việc xong Buyer
đồng ý với bản hợp đồng được ký với Actual cost (chi phí
thực tế cho Seller) là 210.000 $ cao hơn 10.000$ mức giá
trần (ceiling price). Chi phí thực tế của Seller cao hơn giá
ước tính ban đầu (target cost), Buyer và Seller chia sẻ số
tiền chênh lệch theo tỉ lệ 60% cho Buyer và 40% cho Seller.

12/15/2020 ĐTTH 39