Dear 

Applicant, 

API thanks you for choosing to apply for an individual certification with API.  In order to minimize any 
misconceptions and concerns, we want you to know as much as possible regarding our policies and processes. 
   
1. API will process your application in the order it is received. Please note that we manually review and process 
around  1500  applications  for  each  upcoming  examination.    The  absolute  majority  of  all  these  applications 
arrive in our office on the deadline date which, in turn, delays processing.  It may take us 4‐6 weeks to get to 
your application.  Tip #1:  Do not wait for the deadline. Send your application in early.  It will help us to process 
it in a timely manner and it will help you to avoid any waiting.  
2. Once payment is received, your application is reviewed and processed and we determine that you qualify for 
the  program  you  selected,  you  will  be  scheduled  for  the  examination.  At  this  time  API  will  send  you  an 
acknowledgement letter, notifying you of the date of your examination and the city where it will take place.  
This acknowledgement letter will be e‐mailed to you.  In order to ensure receipt of this communication, please 
make sure the e‐mail address you provide us is current and unique. Tip #2:  If you do not hear from us, please 
check your spam box – sometimes various filters will put our letters into an e‐mail spam or trash folder.  
3. The acknowledgement letter should arrive within 6 weeks of the application deadline. Tip #3: Check your e‐
mail and spam folders regularly. If you do not receive the acknowledgment letter from API within 6 weeks after 
the  deadline,  please  do  not  wait!  Your  application  may  have  been  lost  in  the  mail.  Contact  ICP’s  customer 
service either by e‐mail (inspector@api.org) or by phone (202‐682‐8064) to determine the status.    
4. If we determine that you do not qualify for the examination, we will contact you by e‐mail or phone to discuss 
your qualification.  
5. If we determine that you do qualify, but your application was found to be incomplete, you will also receive a 
deficiency letter from API (by e‐mail), specifying what was missing in your application. You must resolve the 
deficiency in order for us to complete your application processing and to provide certification.  
6. Once we process all the applications and determine the addresses for the testing sites, we will forward you an 
admission  ticket.    Admission  tickets  are  also  sent  both  by  e‐mail  and  hard  mail.  Admission  tickets  are 
generated by a contracted agency and sent out 3 weeks prior to the examination date.  Admission tickets are 
mailed  to  your  home  address.  Tip  #  4:  Please  give  us a valid  home  address  where you or  someone  else  you 
trust will have regular access to your mail.  
7. Whether you sent us a new application or a reschedule request, you have to pay for the examination in order 
to take it. Please verify that the payment has indeed been made. Tip # 5: If you think you have sent us a credit 
card payment, but your bank statements do not reflect it ‐ please contact us at least 5 weeks prior to the exam 
date.  
8. API completes an examination roster and sends it to a testing agency 5‐6 weeks prior to the examination. This 
is necessary because the examination booklets are printed on demand, based on the number of applicants, 
and  the  testing  sites  are  established  and  booked  in  advance  (also  based  on  the  number  of  applicants). 
Therefore, once the rosters are completed and sent, we have no control over them, and we cannot add people 
or change their exam locations.  
9. Important note:    Applications  received  by our  office  after  the  official  application  deadline  will  no  longer  be 
reviewed and processed. If you are not sure how long it will take for the mail to deliver the application – send 
it well in advance.  
 
Thank you! Hopefully, these notes will make your certification experience smoother.