BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

Họ và tên & MSSV:

1. Nguyễn Quỳnh Diệp - 2021009031

2. Trần Thị Hữu Duyên - 2021009038
3. Lê Hồng Khanh - 2021009057
4. Trần Hải Triều - 2021009171

Tên môn học: INTERNATIONAL BUSINESS NEGOTIATION

Lớp học phần: 20231702045205

NEGOTIATION IN JAPAN
(GROUP PRESENTATION)
 TABLES OF CONTENT

I. WHY WE CHOOSE JAPAN............................................................................................1

II. DEFINITION.....................................................................................................................1
1. Definition of negotiation................................................................................................1
2. Overview of Japan and Japanese people........................................................................1
III. KEY FACTORS OF JAPANESE BUSINESS CULTURE AND THEIR
NEGOTIATION STYLE...........................................................................................................2
1. Japanese business culture...............................................................................................2
1.1 Work spirit................................................................................................................2
1.2 Awareness of strict discipline and professional behaviour at work.........................2
a) Strong organizational and discipline skills....................................................................2
b) At work, act professionally and seriously......................................................................2
2. Japanese negotiation style..............................................................................................3
2.1 The delicate, organized, and punctual are always put on top...................................3
2.2 Respect ritual and hierarchical order in communication..........................................3
2.3 Before negotiating, thoroughly investigate the partner............................................4
2.4 Information exchange and negotiations are frequently lengthy and detailed...........4
2.5 Using a nice euphemism..........................................................................................4
2.6 Compromise to prevent conflict...............................................................................4
IV. CONCLUSION..................................................................................................................5
 TOPIC 6:
NEGOTIATION IN JAPAN

I. WHY WE CHOOSE JAPAN

Japan for many years now has become a familiar country to us due to distinctive
cultural aspects, international brands with high-quality products and it is particularly well-
known for having one of the largest economies in the world. With a value of up to 5.1 billion
USD, Statisticstimes estimates that Japan's nominal GDP will rank third in the world in 2021.
The resilience and striving for the Japanese people's fate, despite their severe suffering during
the Second World War, can also be represented by this number, which does not necessarily
indicate a robust economy. We have a lot to learn about this nation.

Since Japanese traders first arrived in Vietnam in the late 16th century, there has also
been a long-standing link between Vietnam and Japan. Due to the tight ties between the two
nations in a variety of areas—including trade in commodities as well as services, science, and
technology—this relationship is currently more stable and well-established than it was in the
past. Additionally, Vietnam and Japan currently have a close partnership with regard to
human issues. Vietnamese trainees in Japan currently outnumber all the other nations that
send interns here, for over 200,000 interns, according to the Ministry of Labor, War Invalids
and Social Affairs of the Socialist Republic of Vietnam.

Thus, it is clear that maintaining and strengthening the positive ties between Vietnam
and Japan are crucial. We must therefore pay close attention to fully comprehending the
Japanese negotiation culture. Since Japan has developed so well, we can learn a lot from it
that will not only help us advance domestically but also internationally.

II. DEFINITION
2.1 Definition of culture
Có nhiều định nghĩa về văn hóa. Năm 1774, lần đầu tiên một nhà văn hóa Đức, ông
Pufendorf định nghĩa rắng: văn hóa là toàn bộ những gì được tạo ra bởi các hoạt động xã
hội, đô lập với trạng thái tự nhiên. Năm 1871, E. B Tylor đưa ra định nghĩa: “Văn hóa là
một tổng thể phức tạp bao gồm các kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật lệ,
phong tục và tất cả các khả năng và thói quen mà con người đạt được với tư cách là một
thành viên trong xã hội.”' Năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã định nghĩa vẻ văn
hóa như sau: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và

1
phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ
thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương thức sử dụng.
Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa”. Năm 1986,
UNESCO đã có định nghĩa văn hóa rộng hơn như sau: “Culture is the living totality of
individual creative activities and communities of the past, present, and over the centuries.
That creative action has formed a system of values, traditions, tradition and expression,
these are the defining factors specific to each nation”.
2.1.1 Aspecs of culture
- First, it is shared by people who belong to one community. This sharing allows us to
predict the behavior of different people in the same community. Together a culture
that gives each individual a sense of familiarity with all members of the same
community.
- Second, culture is always an integration of many aspects that are different, but
related, bound and tied together. For example, people's customs or ways of thinking
and religion are always linked together. Religion is intertwined with culture and
changes in religion will impact on culture. Understand and capture these will provide
a basis for international negotiators to learn and use and to be able to influence the
negotiation process between countries belonging to different cultures.
2.1.2 Elements of culture (Acording to Alan M. Rugman)
- Language: This is the first expression of culture and it shows the fundamental
difference between peoples. Language is an important aspect of any culture because it
allows people to communicate with each other. In international negotiations,
mastering the partner's language is a great advantage, helping us not only understand
the contents and impressions thoroughly, but also create sympathy and get closer to
the partner.
- Customs and habits: can be easily observable such as dress, gastronomy and way of
communication, collectively known as customs, practices, and ways of behavior. For
example, when two English people meet, they shake hands, Italians will hug and kiss
each other on the cheek while two Indians will accept with two hands and bring it to
the forehead with a slight bow. Tradition it is the accepted habits that become the way
of life,
the inevitable way to behave in each given situation and context of a country or a
locality, and transmitted through generations. Those are the manners, the behaviors

2
considered right and appropriate in a social community. This will help explain the
behavior of the other party in negotiation.
-Values and attitudes: At the deepest level of culture is a set of combination of basic
values that are shared and accepted by a community and is considered the way of life
of that community. Basic Values This is often called the viewpoint of a community of
people,
is the basis for evaluating the "right - wrong", "good - bad" ... about the children
people in that community. Attitudes are constant tendencies to feel and behave in a
certain way specified for an object. Attitudes are rooted in values.
- Material: Culture is also human activity in relationship with nature to create material
wealth. In contrast, of man-made material goods also include cultural elements
culture, spiritual values are human seals existing in those products.
- Aesthetics: The aesthetic value of each ethnic group is different shown through
painting, literature, music... Example: Same color color, but the values in each culture
are different, even contrary opposite. If the West perceive the typical white color as
pure and chaste, for the East, white represents grief and mourning.
- Education: Each nation has an education, a philosophy various educational and
educational products. Education plays a role important in the formation of cultural
values in every human being. Therefore, education is also an important factor
represent the culture of a country.
2.2 Sự khác biệt văn hóa giữa các quốc gia
Mỗi quốc gia, vùng miền đều có sự khác biệt về văn hóa thể hiện ở lối sống, cách làm
việc, sự giao tiếp hoặc sử dụng ngôn ngữ khác nhau. Sự khác biệt đó khiến cho những
con người thuộc các nền văn hóa có cử chỉ như nhau nhưng lại mang những ý nghĩa
khác nhau. Ví dụ: Nhìn thăng vào mắt người đối điện ở Châu Âu là thân mật, nhưng ở
một số nơi khác trên thế giới thì nhìn trực điện lại là bất lịch sự. Với những nền văn
hóa khác nhau, có thể vì cùng một mục đích nhưng hành động lại khác nhau. Ví dụ để
ăn cơm, có nơi dùng đũa, có nơi dùng thìa đĩa, nhưng có nơi lại chỉ dùng tay. Hay khi
đàm phán, sự khác biệt về văn hóa khiến cho có người muốn làm quen trước đã,
nhưng có người lại muốn đi thăng vào vấn đề.
Nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt văn hóa đó là do mỗi con người và cộng đồng đều
sóng trong một quốc gia với môi trường tự nhiên và xã hội nhất định. Trong môi
trường cụ thể đó, các thói quen hàng ngày, các phương pháp đề thỏa mãn các nhu cầu
của từng người và của cả cộng đồng đã được hình thành và duy trì trong suốt thời gian
3
 họ tồn tại. Qua thời gian, mỗi xã hội tạo ra một cách riêng đề truyền bá các đi sản văn
hóa của mình cho các thế hệ sau. Đây chính là quá trình con người được nuôi dưỡng
trong gia đình, học tập tại nhà trường và giao tiếp ngoài xã hội. Gia đình dạy con cái
thể hiện tình cảm và cách ứng xử cơ bản, trường học đạy họ kiến thức và kỹ năng
sống. Quá trình nuôi dưỡng và học tập dẫn đến sự xã hội hóa mỗi cá nhân cùng với sự
tích lũy cho phép họ tiếp thu những phong tục và chuẩn mực truyền thống khác nhau.

II.3 Definition of negotiation

Negotiation, a way to resolve conflicts or disagreements or divide resources among

two or more parties, carried out willingly by free choice. The two sides make contact for
suggestions and counter suggestions and in this manner, communication takes place between
the parties. Each side employs its own tactics in an effort to reach maximum results.
Negotiations can be conducted on all topics, except ethics and religion. Negotiations take
place daily, whether on a conscious or subconscious level. The stages in negotiation are:
preparation, presentation and justification, bargaining, offers and counter-offers, using
various tactics, and in conclusion – choosing an option or agreement. The risk in conducting
negotiations is that there is no guarantee of successful results and often the hopes of the
parties influence their tactics and the outcome of the negotiations.

III. Tầm quan trọng của văn hóa đối với đàm phán quốc tế

3.1 Đàm phán chính là một biểu hiện của văn hóa

Đàm phán là một phần của hoạt động con người liên quan tới việc giải quyết vấn đề bằng
phương tiện hòa bình. Do đó, đàm phán cũng có thê được coi là biểu hiện của văn hóa, bởi nó
thể hiện một bộ quy tắc ứng xử nhất định được định hướng giải quyết tranh chấp một cách
văn minh thông qua đối thoại và đàm phán. Trên thực tế, ngoại giao chính là các mối quan hệ
văn hóa và quan hệ chính trị. Thậm chí văn hóa, chứ không phải chính trị, là nhân tố làm nên
nguyên tắc vận hành của ngoại lao.

3.2 Hiểu biết văn hóa giúp dự báo hành vi của đối phương trong đàm phán

Văn hóa tác động tới tất cả các thành tố cơ bản của đàm phán bao gồm: chủ thể đàm phán,
cấu trúc đàm phán, chiến lược, tiến trình và kết quả đàm phán. Trước hết, các giá trị văn hóa
ảnh hưởng tới niềm tin của đối tác, cơ sở đánh giá đúng sai của người đàm phán, cách tiếp
cận vấn đề và tầm nhìn dài hạn hay ngăn hạn, quan tâm tới lợi ích lâu dài hay tùy cơ ứng
biến. Văn hóa còn ảnh hưởng tới việc lựa chọn chiến lược đàm phán theo hướng hòa hoãn

4
hay không khoan nhượng, cách giành chiến thăng thông qua việc đạt được thỏa thuận về
nguyên tắc trước hay những vấn đề cụ thê trước, ảnh hưởng tới kỳ vọng, mức độ vấn đề được
ưu tiên cũng như mục tiêu của mỗi bên. Văn hóa cũng tác động tới sự phân bổ quyền lực giữa
các chủ thể đàm phán, cách thức tô chức và độ minh bạch, quy định cách ứng xử giữa các chủ
thể đàm phán với nhau, nhận thức về thời gian và tầm quan trọng của các mối quan hệ, nó
còn tác động tới vai trò xã hội và nghi thức xã giao. Lối sống và phong tục của mỗi dân tộc
tác động tới những vấn đề liên quan đến việc tổ chức đàm phán như chú trọng đối ngoại hay
đối nội, tổ chức đơn giản hay phức tạp, chính thức hay không chính thức, tập trung hay phân
cấp và tạo nên phong cách ứng xử trong đàm phán. Văn hóa ảnh hưởng tới tiến trình đàm
phán, nhất là hiệu quả giao tiếp giữa các chủ thể đàm phán; có nền văn hóa muốn đi thắng
vào vấn đề, có nền văn hóa lại vòng vo; các nên văn hóa khác nhau cũng có cách đánh giá kết
quả đàm phán khác nhau.

Những hiều biết nói trên về văn hóa sẽ giúp các nhà đàm phán dự báo được hành vi của đối
phương. Ngược lại, nếu không hiểu biết về văn hóa, các nhà đàm phán không thê tiến hành
được các cuộc đàm phán quốc tế một cách có hiệu quả. Theo Richard Lewis, “bằng cách tập
trung vào nguồn gốc của văn hóa và cách cư xử, trong xã hội và trong kinh doanh, chúng ta
có thể thấy trước và tính trước với độ chính xác rất đáng ngạc nhiên về việc người khác sẽ
phản ứng ra sao trước kê hoạch của chúng ta, và chúng ta có thê đoán trước được họ sẽ tiêp
cận chúng ta như thế nào”,

Như vậy, khả năng nhận thức các khía cạnh văn hóa sẽ giúp các cuộc đàm phán đi đến thành
công cũng như giúp giảm thiêu những mâu thuẫn và thất vọng. Ví dụ, trong một cuộc đàm
phán giữa người Trung Quốc và người Canada, những nhà đàm phán người Canada thường
muốn nhanh chóng đi đến đồng thuận và ký kết hợp đồng, trong khi những đối tác người
Trung Quốc lại muốn dành nhiều thời gian cho những hoạt động như tán gấu, nghỉ ngơi và
hưởng thụ các ưu đãi của cuộc đàm phán đề tạo mối quan hệ với đối tác. Khi đàm phán với
các quốc gia châu Âu, mục tiêu là đạt được sự hiểu biết và đồng thuận chung giữa các bên
liên quan và cuối cùng là “bắt tay” khi đạt được sự nhất trí cuối cùng. Đó cũng là dấu hiệu kết
thúc một cuộc đàm phán và bắt đầu sự hợp tác. Trong khi tại các quốc gia Trung Đông,
thường cần rất nhiều cuộc đàm phán đề dẫn đến sự đồng thuận, và các đối tác bắt tay nhau.
Tuy nhiên, đó chưa phải là kết thúc. Tại các quốc gia này, bắt tay mới chỉ là dấu hiệu của một
cuộc đàm phán nghiêm

túc sẽ được bắt đầu.

5
III. Phong cách đàm phán
Phong cách của các nhà đàm phán được hình thành bởi nhiều yếu tố như phông về
nghề nghiệp, tính cách, hệ thống giá trị, giới tính, đảo tạo, giáo dục, văn
hóa, kinh nghiệm và bối cảnh đàm phán. Trong đó, văn hóa là yếu tố chính
của bất cứ tương tác quốc tế nào. Khi các nhà đàm phán đến từ các nên văn
hóa khác nhau, họ có sẵn những giả định khác nhau về tương tác xã hội, lợi
ích kinh tế, và thực tế chính trị và hệ thống giá trị riêng, do đó tạo thành
phong cách đàm phán độc đáo của họ. Không ai có thể từ bỏ phông văn hóa
đã được lập trình trong mỗi con người. Văn hóa, với các yếu tô sắc tộc,
ngôn ngữ, tôn giáo... quyết định hành vi của nhà đàm phán. Các thành viên
của các nền văn hóa khác nhau nhìn nhận các cuộc đàm phán khác nhau.
Phông văn hóa của mỗi người đàm phán ảnh hưởng mạnh mẽ tới phong
cách đàm phán, nhất là quan niệm về thời gian, việc xác định các ưu tiên
trong đàm phán và ý nghĩa các mối quan hệ cũng như ảnh hưởng của nó tới
vị trí xã hội và cách ứng xử của họ. Một số nên văn hóa chú trọng vào việc
xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các nhà đàm phán hơn là các quyết
định hoặc kết quả đàm phán. Ông Harold Nicolson, một nhà ngoại glao nổi
tiếng người Anh, đã lập luận rằng phong cách mặc cả của các nhà đàm phán
của một quốc gia phản ánh các giá trị văn hóa lớn trong xã hội của họ.
 Cúc tiêu chí đánh giá phong cách đàm phán:
Có nhiêu cách và nhiêu tiêu chí được đưa ra đề đánh giá, phân loại phong cách
đàm phán của các nên văn hóa khác nhau, tựu chung có những tiêu chí cụ thê sau:
- Mục đích đàm phán: là cạnh tranh thăng-thua hay hợp tác để đạt thỏa thuận; chú trọng
thỏa thuận hay quan hệ... Nếu đặc điểm văn hóa của một nhóm đàm phán coi trọng
quan hệ hơn nội dung thì trong đàm phán, cách tiếp cận của họ thường gián tiếp hơn
là trực tiếp.
- Coi trọng hay không coi trọng các hình thức, lễ nghỉ: Thái độ khi tặng quà, giải trí,
trang phục, sắp xếp chỗ ngôi, số lượng nhà đàm phán, thời gian nghỉ, mức độ chính
thức hay không chính thức. Điều này tương tự như hai xu hướng coi trọng vị thế đạt
được nhờ thành tích, hay xu hướng chú trọng vị thế có được nhờ tuổi tác, giới tính,
dòng tộc...
- Phương thức giao tiếp: Coi trọng giao tiếp trực tiếp hay gián tiếp; giao tiếp bằng lời
nói hay giao tiếp phi ngôn ngữ; thỏa thuận bằng văn bản hay bằng lời nói, thỏa thuận
cụ thể hay chung chung.
- Cách thuyết phục: Dựa trên thực tế và lập luận logie hay dựa trên trực giác và
cảm xúc. Cơ sở cho niềm tin là kinh nghiệm trong quá khứ và hồ sơ hay trực
giác và cảm xúc. Một bên không muốn biểu lộ cảm xúc, bên kia thể hiện cảm
xúc một cách tự do. Cặp xu hướng này chỉ ra bản chất của các mối quan hệ nên
là mục đích và cần được giải quyết, hay việc thê hiện cảm xúc là điều chấp
nhận được.
- Coi trọng vai trò của cá nhân hay nhóm: Một xã hội có tính cá nhân cao thường
có mức độ ràng buộc khá lỏng lẻo đối với tập thê và chú trọng đến cái “tôi”

6
 hơn là “chúng tôi”. Trong nền văn hóa theo chủ nghĩa tập thê, các thành viên
trung thành tuyệt đối và luôn hỗ trợ những thành viên khác trong mỗi tranh
chấp với các nhóm, hội khác. Sự khác nhau này dẫn đến hành vi tổ chức nhóm
đàm phán sẽ coi trọng cá nhân lãnh đạo hay đồng thuận tập thê, cá nhân hay cả
nhóm cùng ra quyết định. Nếu văn hóa coi trọng cá nhân hơn tập thẻ thì có
nghĩa là trong đàm phán họ sẽ coi trọng sự đa đạng hơn và nếu coi trọng tập thể
thì có nghĩa là sẽ coi trọng tính thông nhất hơn. Trong các chỉ số về chủ nghĩa
cá nhân, có một khoảng cách rõ rệt giữa các nước phương Tây và phương
Đông. Bắc Mỹ và châu Âu được xem là coi trọng chủ nghĩa cá nhân, đặc biệt là
ở Canada và Hungary. Ngược lại, tại các quốc gia châu Á, châu Phi và Mỹ La-
tinh, chủ nghĩa tập thể được coi trọng. Trong khi Nhật Bản và các quốc gia Ả
rập có chỉ số chủ nghĩa cá nhân ở mức trung bình.
- Mức độ chấp nhận rủi ro: Điều này được định nghĩa như “mức độ chấp nhận sự
mơ hồ” khi con người chấp nhận hoặc ngăn cản một thứ gì đó không rõ ràng.
Trong một nền văn hóa chấp nhận rủi ro cao thì phong cách đàm phán sẽ linh
hoạt, khoan dung, cởi mở hơn và có sự chấp nhận những ý kiến trái chiều và
gây tranh
cãi. Văn hóa chấp nhận rủi ro thấp thường mang nhiều tính quy định, quy chế và
cứng nhắc trong đàm phán. Điểm phòng chống rủi ro cao nhất được ghi
nhận tại các quốc gia Mỹ La-tinh, Nam và Đông Âu (bao gồm cả cộng đồng
nói tiếng Đức) và Nhật Bản. Chỉ số này hạ thấp dần đối với các dân tộc da
trắng, người Bắc Âuvà Trung Quốc.
- Mức độ chấp nhận khoảng cách quyền lực: Đây là mức độ chấp nhận tình trạng
phân bổ quyên lực không công băng. Trong một nên văn hóa chấp nhận khoảng
cách quyên lực rộng, người ta thường có thái độ ngờ vực đối tác đàm phán. Tại
các quốc gia châu Á và La-tinh, các khu vực châu Phi và Ả Rập, mức độ chấ p
nhận khoảng cách quyên lực thường rất cao. Trong khi ở các nước Âu-Mỹ,
mức độ này khá thấp.
- Quan điểm về thời gian: Văn hóa khác nhau thì quan điểm về thời gian cũng
khác nhau. Có văn hóa coi trọng giới hạn về thời gian, nhưng cũng có nơi coi
thời gian là yếu tố đồi dào. Nếu đối tác coi trọng thời gian thì phong cách đàm
phán sẽ nhanh chóng, khẩn trương. Ngược lại, nếu coi thời gian là yếu tố dồi
dào, họ sẽ đàm phán chậm rãi. Cũng trong quan điểm về thời gian, các nền văn
hóa có thể chú trọng vào quá trình dài hạn hay chỉ quan tâm ngắn hạn trước
mắt. Các nước Đông Á thường định hướng dài hạn với chỉ số cao. Chỉ số này ở
mức trung bình tại các nước Đông và Tây Âu và thấp dần với các nước Ăng-lô,
cộng đồng Hồi Giáo, châu Phi và Mỹ La-tinh. Các nền văn hóa cũng có thái độ
khác nhau đối với quá khứ, hiện tại và tương lai. Ở một vài xã hội, những øì mà
người khác đạt được trong quá khứ không quan trọng mà quan trọng hơn là biết
được họ sẽ phát triển kế hoạch gì trong tương lai. Tại một số xã hội khác, một

7
 người có thê gây được nhiều ấn tượng với những thành tích trong quá khứ hơn
là những thành công hiện tại. Ở một số nền văn hóa, thời gian được nhận thức
trôi quatheo một đường thăng, là sự tiếp nối của những sự kiện riên grẽ. Trong
khi những nên văn hóa khác lại coi thời gian giống như một vòng quay. Điều
này tạo nên khác biệt đáng kế về kế hoạch, chiến lược, sự đầu tư và các quan
điểm về tự đào tạo nguồn nhân lực.
- Nam tính hay nữ tính: Nam tính là sự quyết đoán, coi trọng người thành đạt,
giàu có. Ngược lại, nữ tính ám chỉ sự coi trọng tính cộng tác, khiêm nhường,
quan tâm đến những cá nhân khó khăn cũng như chất lượng cuộc sống. Mức độ
này ít nhiều tác động đến thái độ cứng rắn hay mềm dẻo của đối tác trong đảm
phán. Văn hóa tính nữ phổ biến tại các nước Bắc Âu. Các nền văn hóa tính nam
phổ biến tại Nhật Bản và các nước châu Âu như Hungøary, Áo và Thụy Sĩ,
những nước chịu ảnh hưởng văn hóa Đức.
IV. Negotition on Japan
4.1 Overview of Japan and Japanese people

Japan is an island nation in East Asia with a total area of 377,972.28 km2. It is a
member of the ring of fire and has some volcanic terrain. As a result, this is a nation that
frequently experiences natural disasters including earthquakes, tsunamis, and volcanoes. The
Japanese are resilient, always prepared to meet challenges and work hard because of these
severe living conditions.

It is renowned for its natural beauty and iconic landscapes, including cherry blossoms
and Mount Fuji. Japanese cuisine delicacies including sushi, sashimi, and udon noodles as
well as kimonos and the tenacious spirit of samurai swordsmen were also exported to other
countries. These cultural traits demonstrate the Japanese people's painstaking attention to
even the smallest details, which also reflects on their personalities and ways of doing things.

4.2. Japanese culture:

4.2.1. High-Context culture
Japan has a culture in which the main rules of communication are based on
contextual, using nonverbal methods to convey information such as facial
expressions, eye movements and voice; yes tendency to use understatement, avoid
speaking; accordingly, the situation, people and non-verbal elements are more
important than words reality is communicated. In culturally rich contexts, there are
some unclear messages; but want to understand, need must be based on interpersonal
relationships, gestures, and context story.
* Characteristics:

8
 - The Japanese value harmonious relationships in the group more than individual
achievements. Thus, high-context cultures tend to cater to the development of interest
groups such as families, villages, communities and religious associations; Teamwork
is the preferred way to solve problems and learn new things.
- They believe that people-to-people relationships and mutual trust need to be built
before negotiations can begin. People communicate with each other indirectly, protect
each other’s dignity, respect and care for each other, do not embarrass or offend
others. Impatience, boredom, irritation or anger will often be considered misbehaviors
and be seen as disrespectful.
4.2.2 Passive culture
The Japanese will listen more than they speak; react only when suggested by others,
not actively speak up: polite and rarely get into the matter; never face a problem
directly; always value others; honor harmony; or talk over and over about just one
thing; attach importance to face-to-face meetings; Use gentle body language: respect
etiquette, social rules.
4.2.3. A Culture of maintaining dignity
Reputation, social responsibility, elders and traditions are embraced by Japanese. The
rules encourage people to value reputation and maintain harmony by avoiding direct
confrontation and suppressing negative emotions. The lack of trust, characteristic of
face-saving cultures, often leads negotiators to take the indirect approach. Not only do
face-saving cultures display fewer negative emotions (including stress, anger, and
resentment) but members of this culture experience less of these emotions as well. As
a result, they are less likely to feel threatened.

V. KEY FACTORS OF JAPANESE BUSINESS CULTURE AND THEIR

NEGOTIATION STYLE

1. Japanese business culture

1.1 Work spirit

a) Enthusiasm at work

In Japan, a worker for a corporation typically reports for duty at 9 am and leaves the
office no later than 9 pm. They voluntarily put in extra time for the business in a variety of
ways. In Japan, working voluntarily late into the night is fairly common. Even some people
experience embarrassment when they arrive home from work on time.

9
 b) Responsible awareness

The sense of duty that the Japanese have at work is always very great. It is entirely
possible to be certain of the outcomes and the progress of the work when giving tasks to a
Japanese worker. In Japanese businesses, being on time for appointments and working
overtime is extremely common.

1.2 Awareness of strict discipline and professional behaviour at work

a) Strong organizational and discipline skills

Japanese entrepreneurs are known for their discipline and organization. This virtue
helps employees earn the trust of leaders and the company to become a unit to achieve
common goals. The Japanese are always on time and working according to plan.

b) At work, act professionally and seriously.

All Japanese companies, no matter how large or small, have a lot of specific
regulations from the scope of responsibilities, powers, and enforcement to the ethics of
employees, costumes, how to communicate with customers... We can see some typical
examples in the conduct of Japanese businesses as follows:

 Respect for formality: Attention to formality is an expression of courtesy and

is highly valued in the Japanese business environment. Depending on the
industry and the type of work, there are different costumes. Clean and suitable
clothes not only affect personal prestige but also the reputation of the
company. There is even a company that regulates in detail how to make hair,
nails, ties...Suits are used commonly, even for those who do not work in the
office.

 Exchanges and transactions in business don't always take place in formal

settings like offices. Not least of all, dinners were used to make the deals.
Perhaps the Japanese will simply drink while going into great detail about
business.

2. Japanese negotiation style

2.1 The delicacy, organization, and punctuality are always put on top

10
 An unchangeable rule in negotiations is to be on time and never keep the other party
waiting: Typically, you must make a call to annouce your visit 1 or 2 hour prior to visiting a
Japanese organization. It must also be mentioned if, for any reason, you are unable to arrive
on time. One of the most common regulations of policy is that you must arrive 10 minutes
before your appointment.

 Noteworthy key points: An important part of Japanese culture is punctuality.

So when planning for a meeting, the foreign manager should take note of
being on time. They have exact specified start times and end times. Even
deadlines are strictly followed. So being on time also shows your interest and
helps develop some of the trust.

Personal appearance is regarded as an aspect of Japanese culture: paying attention to

the external appearance is the coutersy of maintaining your virtues, hence this is regarded as
important in the business environment, particularly in negotiations. The costume requires
various components depending on the industry and type of job, but those who conduct
business should take special emphasis.

It is believed that dressing professionally and sensitively while wearing appropriate

work attire has a significant impact on both an individual's status and the reputation of the
organization.

The content overview must be played before negotiation. It is thought that everyone
who participates in the meeting has a responsibility to read before the summary, summarize
the major points, and prepare their opinions.

2.2 Respect ritual and hierarchical order in communication

Japan's society has a long history of being seen as a formal society with very high
standards for both interpersonal and familial ties. The language and the way people greet one
another in each particular civilization demonstrate the sharpness of the order in Japanese
society. When speaking about yourself or family members who are well-known in terms of
interests (Kensongo), elder individuals or persons with a geography background will use the
Sonkeigo; when speaking with friends, however, use standard language. People who are not
dressed properly can be seen as a lack of knowledge that is not fully studied.

Noteworthy key points: For example, if a foreign manager wants to do business with
a Japanese manager, and he is looking forward to a great start and getting a positive

11
response, the first step in the meeting will be the greeting. Greeting is an important part of
Japanese culture. Japanese people are always too polite. The bow is an integral part of
Japanese greeting, to show gratitude. Although, westerners are not expected to bow, they are
greeted with handshake combined with a slight bow from their Japanese counterpart. The
next step is the exchange of business cards. In Japanese culture, followed by greetings, all
the professionals present in the meeting are expected to exchange their business cards. It can
be seen as a way of introducing yourself and your organization.

2.3 Before negotiating, thoroughly investigate the partner.

Before beginning negotiations, the Japanese have a tradition of researching the

circumstances of their partners. It may be claimed that for Japanese businesses, how well they
understand who their commercial rivals are and who is doing business with them will
determine how much proportion of the negotiation they win.

2.4 Information exchange and negotiations are frequently lengthy and

detailed.

The Japanese are diligent and have a highly responsible sense. Therefore, whether the
trading company is small scale, in most cases, Japanese customers still ask for business to
make up for the production of the witness to see your organization. But when starting on the
official transaction, Japanese companies are mostly stable and loyal to their partner.

Noteworthy key points:

Japanese prefer to see specific goods than the offer letter, so it is necessary to
fully prepare to convince them.

Decisions are not usually made in meetings. In Japanese culture, meeting could be
attended by subordinates but no one is expected to give any response at that time. It might
seem to the foreigner in this situation that no one is taking interest but he should not be
disheartened. This is how Japanese usually do business. They don't discuss with outsiders.

2.5 Using a nice euphemism

The Japanese frequently make gentle suggestions rather than getting right to the point.
They occasionally talk more clearly, but they never make others mad or angry. Respect and
desert are values that are emphasized in Japanese business culture. They will come up with
ways to say that they are not forcing their will on other people.

12
 Noteworthy key points: A foreign manager should collect enough information and
work on clarifying meanings of different aspects before getting into a meeting with any
Japanese manager, as in Japanese culture, it is considered impolite to directly say something
or directly refuse. If money is discussed right away, it is taken as if the only concern is money
here and that is all the reason negotiations are taking place.

2.6 Compromise to prevent conflict

In negotiation, Japanese are always polite, mild-mannered, humble, and have a calm,
respectful attitude. They see negotiation as a win-lose competition, both winning and
maintaining etiquette and the honor. The Japanese always considered negotiations as a
struggle but at the same time, they did not like direct arguments during the negotiations. They
focus on harmony in the Japanese eyes, preserving the consensus, the reputation and
reputation is the core issue

Noteworthy key points: Disagreement is usually expressed nonverbally. Even if the

Japanese are not interested to do business with you, they will not communicate it verbally or
directly, in fact they will wait for you to lose interest.

VI. CONCLUSION

Japan has long been known for its unique cultural aspects and these traits are well-
demonstrated in the daily life of the Japanese people. Therefore, in order to establish a long-
lasting business relation with any Japanese counterpart, every foreigner must thoroughly
understand the golden rules in Japanese's relationships, especially Japanese's negotiation
style. Due to the fact that Japan is a highly disciplined nation, Japanese place sole emphasis
on hierarchical communication, discipline, and punctuality; Japanese tend to compromise to
avoid conflict, conduct profound research of their counterpart before they first meet; they are
too impolite be verbally direct, instead they use a lot of euphemisms; Japanese's negotiation
are usually lengthy and detailed also. Above is the analysis of Japan's significant factors in
their negotiation style.

Thus, we only achieve sound response from the Japanese only if these requirements
are met:

 For the appearance, clothes are considered proper if they match with the
surroundings and the field in which the negotiation takes place.

13
 Be punctual for every meeting, get on top of your deadlines as well

 Research thoroughly for insightful information about your Japanese

counterpart or company before your first meeting

 Be humble and remain meticulous, coherent during the negotiation so you can
secure a good first impression on them. Because from the Japanese's
viewpoint, first impressions decide whether the whole negotiation is fruitful or
not.

 Be patient in every negotiation as they are often lengthy and detailed

 Be aware with every word and contemplate carefully before changing

subjects, especially money during a business negotiation

14
 REFERENCES
Ilana Zohar (2015). "The art of negotiation" Leadership skills required for negotiation
in time of crisis. Procedia - Social and Behavioral Sciences 209 ( 2015 ) 540 – 548.

StudyMoose (2016, Mar 23). Cross Cultural Business Negotiations (United States and
Japan). Retrieved from here.

Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs of the Socialist Republic of
Vietnam (2022). Tăng cường hợp tác đưa lao động Việt Nam qua Nhật Bản sau đại dịch
COVID-19. Retrieved from here.

International Monetary Fund World Economic Outlook (October - 2021). Report for
Selected Countries and Subjects: October 2021. Retrieved from here.