República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”

Núcleo Maturín

Estructura de datos
 Octubre de 2022

1. Definición, características y tipos, objetivo y estructura de: archivos, registro y

campo.

Archivos: Un archivo, también denominado Fichero, es una unidad de datos o

información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la
computadora. Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio
y una extensión que lo identifica. Esta extensión sería como el apellido y es lo que
permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que
conforman el contenido del archivo. Por otra parte, al estar conformados por
caracteres, de la cantidad que contenga dependerá el tamaño del archivo, el que se
podrá medir en Bytes, Kilobytes, Megabytes, etc.

En líneas generales, los archivos de un sistema informático son:

a-) Representables. Los archivos suelen tener un nombre de máximo 255 caracteres y
suelen ser representados en sistemas operativos de interfaz gráfica (como Windows)
por un ícono determinado.

b-) Únicos por directorio. En una misma carpeta o directorio no pueden existir dos
archivos idénticos con el mismo nombre. Cuando ello ocurra alguno de los dos habrá
de cambiar levemente su nombre o en todo caso será remplazado uno por otro.

c-) Modificables. Excepto aquellos que expresamente hayan sido protegidos contra
modificación, como es el caso de los archivos vitales del sistema informático, que no
deben sufrir cambios pues éste se desestabilizaría, lo común es que los archivos
puedan borrarse, crearse, modificarse, renombrarse a voluntad o necesidad.

d-) Poseen un tamaño. De acuerdo a la cantidad de información que un archivo

contenga, éste tendrá un tamaño o “peso”, mensurable en Kb, Mb o incluso Gb.
Mientras más grande sea el archivo, más capacidad deberá tener el soporte donde se
encuentre.

Dentro de los tipos de archivos de datos se pueden crear grupos, especialmente por la
temática o clase de información que guarden. Separaremos los grupos en archivos de
imágenes, de texto, de vídeo, comprimidos... y nombraremos algunos programas
asociados.

Los tipos de archivo más comunes son:

• De texto: txt, doc, docx, etc.

• De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.

• De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.

• De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.

• De audio: mp3, wav, wma, etc.

• De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.

• De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.

• De imagen de disco: iso, mds, img, etc.

El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los

documentos.
Unos objetivos del archivo pueden ser:

• Tener un centro o lugar activo donde puedan archivar documentación e información a

disposición de toda la entidad.

• Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo.

• Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas y servicios de la

entidad.

• En caso de necesidad, el archivo puede desarrollar funciones de biblioteca,

hemeroteca, oficina u oficina de estadísticas.

• Guardar información que le sea necesaria a la empresa que se le presta el servicio.

El archivo consta de un árbol de registros, no necesariamente de la misma longitud.

Cada registro tiene un campo key (llave o clave) en una posición fija del registro. El
árbol se ordena mediante el campo de clave para permitir una rápida búsqueda de una
clave particular.

Registro: Un registro es un modo de tener constancia de los datos que estimemos

importantes, para conocer determinada situación o actividad, y se usa en toda tarea
administrativa.

Características del registro:

1. No se deben usar contracciones en ningún caso.

2. Deben evitarse las frases hechas, expresiones coloquiales, juegos de palabras y

exageraciones.

3. Es preferible evitar abreviaturas y acrónimos. Nunca deben usarse abreviaturas

informales.
4. Las frases deben ser completas, con la menor cantidad de omisiones posible y con
más longitud y complejidad que en otros estilos.

5. Se debe tener una amplitud de vocabulario.

6. Evitar la redundancia mediante el uso de sinónimos y pronombres.

Los registros del procesador se dividen o clasifican atendiendo al propósito que sirven
o a las instrucciones que les ordenan:

a-) Registros de datos

Guardan valores de datos numéricos, como son los caracteres o pequeñas órdenes.
Los procesadores antiguos tenían un registro especial de datos: el acumulador, el cual
era usado para operaciones determinadas.

b-) Registro de datos de memoria (MDR)

Es al que hacíamos referencia antes, se trata de un registro que se encuentra en el

procesador y que está conectado al bus de datos. Tiene poca capacidad y una
velocidad alta por la que escribe o lee los datos del bus que van dirigidos a la memoria
o al puerto E/S, es decir, un periférico.

c-) Registros de direcciones

Guardan direcciones que son usadas para acceder a la memoria principal o primaria,
que solemos conocer como ROM o RAM. En este sentido, podemos ver procesadores
con registros que se usan solo para guardar direcciones o valores numéricos.

d-) Registros de propósito general (GPRs)

Son registros que sirven para almacenar direcciones o datos generales. Se trata de una
especie de registros mixtos que, como su propio indica, no tienen una función
específica.

e-) Registros de propósito específico (SPRs)

En esta ocasión, estamos ante registros que guardan datos del estado del sistema,
como puede ser el registro de estado o el instruction pointer. Pueden estar combinados
con el PSW (Program Status Word).

f-) Registros de estado

Sirven para guardar valores reales cuya función es determinar cuándo una instrucción
debe ejecutarse o no. También se le conoce como CCR (Condition Code Register).
Dentro de este tipo de registros, encontramos el siguiente:

Registro de bandera o «FLAGS «. Lo encontramos en los procesadores Intel con

arquitectura X86. Estamos ante un registro con 16 bits de ancho. Pero, tiene 2
sucesores:

EFLAGS, con 32 bits de ancho.

RFLAGS, con 64 bits de ancho.

g-) Registros de coma flotante

Primero, convendría explicar qué es una coma flotante. La coma flotante es una
representación, en forma de fórmula, de números reales de distintos tamaños que sirve
para realizar operaciones aritméticas. Nos encontraremos con ella en sistemas que
requieren sistemas de procesados muy rápidos.
h-) Registros constantes

Su cometido es guardar valores de sólo lectura como son el zero, one o π.

Campo: Es un espacio de almacenamiento para un dato particular. En las bases de

datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder. En las
hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen
atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros
almacenan texto, también varía el tamaño de éstos. Adicionalmente, cada campo tiene
un nombre.

Características de un campo:

a-) Nombre del Campo

Cada fila representa el lugar para un nuevo campo, el nombre del campo deberá ser
una palabra que represente lo más cercano a los datos que almacenará el campo.
Ejemplo Cédula, Teléfono, Dirección.

b-) Tipos de Datos

Cada campo o dato puede tener su propio tipo de dato, y cada tipo de dato tiene
características o propiedades que lo representan. El tipo de dato indica que valor
puede almacenar ese campo entre los valores más utilizados se encuentran:

• Texto: Almacena valores alfanuméricos y símbolos inferiores a 255 caracteres.

Ejemplo: nombre, apellido, provincia, cantón, etc.

• Memo: Almacena textos largos, valores hasta 64000 bytes. Ejemplo: comentarios,
observaciones, etc.
• Numero: Valores numéricos únicamente. (enteros, decimales, etc).

• Fecha/Hora: Fecha y hora

• Moneda: Valores numéricos contables ósea con símbolo de moneda. Ejemplo: precio,
salario, etc.

• Sí/No: (solo tiene dos posibles respuestas), sí o no, falso o verdadero.

• Objeto OLE: gráficos u otros objetos binarios

• Hipervínculo: Guarda enlaces o vínculos a páginas web.

d-) Propiedades de un Campo

Cada campo o dato tiene ciertas propiedades, a continuación, se definen las más
comunes:
• Tamaño del campo: Se utiliza para los tipos de datos texto o memo principalmente, e
indica la cantidad de caracteres (símbolos, letras o números) que tendrá el campo.

• Formato: Presenta fechas y números en un formato determinado.

2. Con un ejemplo diferente al mencionado aplique los tres conceptos anteriores.

Un ejemplo de los tres conceptos anteriores sería: Cuando nos tomamos una foto con
el teléfono, al tomarla y guardarla, este va automáticamente a la carpeta donde
predeterminada donde se guarda (lo que se puede considerar como campo) creando
así un registro de dicho video para así ser almacenado como un archivo en formato jpg.

3. Pasos que se deben realizar en la organización de archivos.

1. Incorporación de los documentos

Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un
documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando
se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone
seleccionar los documentos que hay que capturar.

2. Registro

El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar

constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador
único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación
(metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.

3. Clasificación

La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite

agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas
características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del
soporte, etc.

4. Almacenamiento

Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su
autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo
necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de
documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para
ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de
manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción
no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos
ante posibles robos o desastres.
5. Acceso

En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación
relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en
qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.
Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de
documentos dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos
de carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo,
confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica).

6. Trazabilidad

La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida

de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos
adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso
y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que
únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades
que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser
localizados siempre que se necesiten.

El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de

los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de
documentos hasta que se aplica la disposición final.

7. Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se
aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación,
conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.

4. Investigar las organizaciones de archivos fundamentales e identifique sus

ventajas y desventajas.

a-) Organización lógica: La mayoría de las computadoras organizan los archivos en

jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo
independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un
número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas. Las otras
carpetas pueden contener todavía más archivos y carpetas, y así sucesivamente,
construyéndose una estructura en árbol en la que una «carpeta raíz».

1. Pilas: Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el

orden en que llegan. Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y
guardarla.

Ventajas de las pilas

• Puede incluir instrucciones adicionales para saltos, entrada/salida, control de la pila,

parada de la maquina etc.

• Su ventaja más importante reside en que no se necesita utilizar registros o variables

temporales para los valores intermedios en las expresiones. La pila actúa como gestor
y almacén de esos valores.

• La estructura del código permite que la traducción a código de pila sea prácticamente
directa.

Desventajas de las pilas

• Su principal desventaja es que la mayoría de las arquitecturas actuales utilizan

registros que no están organizados en forma de pila.
• Que se pueden insertar y eliminar elementos solo por uno de los extremos.

• Que los elementos de una pila serán eliminados en orden inverso al que se
insertaron.

1. Archivos Secuenciales: Es la forma más común de estructura de archivos. Se

emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan del mismo
número de campos de tamaño fijo con un orden determinado. Se necesita almacenar
los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada uno son
atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene un campo clave que lo
identifica (generalmente es el primero de cada registro). Los registros se almacenan en
secuencia por la clave.

Ventajas

• Proveen la mejor utilización de espacio y son rápidos cuando los registros son
accesados secuencialmente.

• La ventaja más importante de esta técnica de organización es la capacidad de acceso

al siguiente registro rápidamente.

Desventajas

• El acceso a un registro es pobre, la localización de un determinado registro no se

puede hacer individualmente de manera rápida y el acceso aleatorio es impráctico.

• En este tipo de organización la dirección de registro está implícita y están vulnerables

a fallas de sistema

3. Archivos secuenciales indexados: Los registros se organizan en una secuencia

basada en un campo clave presentando dos características, un índice del archivo para
soportar los accesos aleatorios y un archivo de desbordamiento. El índice proporciona
una capacidad de búsqueda para llegar rápidamente al registro deseado y el archivo de
desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo secuencial, pero
está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen siguiendo un
puntero desde su registro predecesor.

Ventajas

• Permite el acceso secuencial.

• Permite el acceso directo a los registros.

• Se pueden actualizar los registros en el mismo archivo, sin necesidad de crear un

archivo nuevo de copia en el proceso de actualización.

Desventajas

• Ocupa más espacio en el dicho que los archivos secuenciales.

• Tiene tendencia a que aumente el tiempo medio de acceso a los registros, cuando se
producen muchas altas nuevas con claves que hay que intercales entre las existentes,
ya que aumenta el área de overflow.

• Solo se puede utilizar soportes direccionables.

4. Archivos indexados: A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay
restricción en la ubicación de los registros, al menos un índice contiene un puntero a
cada registro y pueden emplearse registros de longitud variable.

Ventajas

• Permite el acceso secuencial.

• Permite el acceso directo a los registros.

•Se pueden actualizar los registros en el mismo archivo, sin necesidad de crear un
archivo nuevo de copia en el proceso de actualización.

Desventajas

• Ocupa más espacio en el disco que los archivos secuenciales, debido al uso del área
de índices.

• Tiene tendencia a que aumente el tiempo medio de acceso a los registros, cuando se
producen muchas altas nuevas con claves que hay que intercalar entre las existentes,
ya que aumenta el área de overflow.

• Solo se puede utilizar soportes direccionables. .

• Obliga a una inversión económica mayor, por la necesidad de programas y, a veces,

hardware más sofisticado.

5. Archivos directos o de dispersión

Explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de

dirección conocida. Se requiere un campo clave en cada registro. Los archivos directos
son muy usados donde se necesita un acceso muy rápido, donde se usan registros de
longitud fija y donde siempre se accede a los registros de una vez.

Ventajas

• Se puede leer y escribir registros en cualquier orden y posición.

• Son de rápido acceso a la información.

• Evita operaciones

Desventajas
• Necesita programar la relación existente entre el contenido de un registro y la posición
que ocupa.

• Obliga a que los datos se localicen de acuerdo con un solo atributo llave

5. Explique el ciclo vital de los documentos.

Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en la oficina hasta su disposición final (Microfilmación,
digitalización, conservación permanente, selección o eliminación).

Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso integral
de los documentos en su ciclo vital. En cada fase los documentos tienen una condición
y una serie de valores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de su trámite,
vigencia y frecuencia de uso (Activo Semiactivo, Inactivo).

Archivo de Gestión: Archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua utilización

y consulta administrativa.

Archivo Central: Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión una vez
finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una frecuencia de consulta
reducida.

Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados permanentemente dado su

valor histórico cultural para la investigación, la ciencia o la cultura.

6. Que se entiende por métodos de forma de acceso.

Los métodos de acceso son funciones que se encuentran en los “mainframes” que
permiten el acceso a los datos en dispositivos externos. También pueden ser API
(interfaces de programación de aplicaciones) que son comparables a los controladores
de los sistemas operativos. Tienen sus propias estructuras de conjunto de datos para
organizar datos; macros para definir y procesar conjuntos de datos; y programas de
utilidad para procesar conjuntos de datos.
Al final, básicamente se definen cómo la técnica utilizada para almacenar y recuperar
datos.

7. Defina y describa los tipos de formas de acceso e identifique sus ventajas y

desventajas.

a-) Método de Acceso Básico Directo (BDAM).

Con la llegada de los dispositivos de acceso directo (como los discos magnéticos),
surgió la forma de acceso directo, o aleatorio, a un archivo. El archivo se considera
como un conjunto de registros, cada uno de los cuales puede ser un byte. Se puede
acceder al mismo desordenadamente moviendo el apuntador de acceso al archivo a
uno u otro registro. Esta forma de acceso se basa en un modelo de archivo
almacenado en disco, ya que se asume que el dispositivo se puede mover de forma
aleatoria entre los distintos bloques que componen el archivo.

Ventajas

Organiza registros en cualquier secuencia que indique su programa, y recupera

registros por dirección relativa. Si no conoce la ubicación exacta de un registro, puede
especificar un punto en el conjunto de datos donde comenzará la búsqueda del
registro. Los conjuntos de datos organizados de esta manera se llaman conjuntos de
datos directos.

Desventajas

• Los datos pueden ser borrados o sobrescritos accidentalmente al menos que se

tomen precauciones especiales.

• Riesgo de pérdida de precisión y violación de seguridad.

• Uso menos eficiente de espacio de almacenamiento.

• Actualizar el archivo es más difícil que en el método secuencial.

b-) Método de Acceso Básico Secuencial (BSAM).

Cuando se usa el método de acceso secuencial, lo único que se puede hacer es leer
los bytes del archivo en orden, empezando por el principio. No puede saltar de una
posición del archivo a otra o leerlo desordenado. Si se quiere volver atrás, hay que
volver al principio y releer todo el archivo hasta el punto deseado. Las operaciones más
comunes son lecturas y escrituras. Este método organiza los registros secuencialmente
en el orden en que se ingresan. Un conjunto de datos que tiene esta organización es
un conjunto de datos secuenciales. El usuario organiza registros con otros registros en
bloques, cada registro debe examinarse hasta llegar al archivo deseado.

Ventajas

• Sencillo de entender.

• Fácil de mantener y organizar.

• Cargando un registro requiere solamente la tecla de grabación.

• Fácil de reconstruir los archivos.

• La proporción de registros de archivos a procesar son altos.

Desventajas

• Todo el archivo debe ser procesado, para obtener información específica.

• La redundancia de datos puede ser alta, los datos se pueden almacenar en diferentes
lugares con diferentes llaves, pero ser iguales.

• Imposible para manejar búsquedas.

c-) Método de Acceso En Cola Secuencial (QSAM)

QSAM organiza y secuencialmente almacena datos en registros, con campos de
longitud fija. Es compatible con el bloqueo interno de los datos y de lectura anticipada.
Finalmente, facilita un mejor rendimiento y permite manipulación de un bloque de datos
a la vez. Organiza registros secuencialmente en el orden en que se ingresan para
formar conjuntos de datos secuenciales, que son los mismos que los conjuntos de
datos que crea el método de acceso básico secuencial (BSAM).

Ventajas:

• Sencillo de entender.

• Fácil de mantener y organizar.

• Cargando un registro requiere solamente la tecla de grabación.

Desventajas:

• Todo el archivo debe ser procesado, para obtener información específica.

• La redundancia de datos puede ser alta, los datos se pueden almacenar en diferentes
lugares con diferentes llaves, pero ser iguales.

• Imposible para manejar búsquedas.

d-) Método de Acceso Secuencial Indizado (ISAM).

El método de acceso secuencial indizado (ISAM), se divide en dos métodos de acceso:

método de acceso secuencial indizado básico (BISAM) y método de acceso secuencial
indizado en cola (QISAM). Este método almacena registros de forma secuencial y
permite tanto el procesamiento secuencial como el aleatorio. Sus índices permiten el
acceso a los registros seleccionados sin tener que buscar el archivo completo.
Ventajas

• Cuando hay mucha actividad, el procesamiento secuencial es eficiente y económica.

• Cuando la actividad es una fracción de la carga de trabajo, hay acceso rápido a los
registros.

Desventajas

• Recuperación lenta, cuando se compara con otros métodos.

• No utiliza el espacio de almacenamiento de manera eficiente.

• Hardware y software utilizados son relativamente caros.