STRATEGIC INFORMATION SYSTEM

PLANNING

Supriyantoro
Strategic Information Systems Planning (SISP) is an important
activity for helping organization to:
identify strategic applications and to
align an organization’s strategy with effective information
systems
to achieve organization’s objectives.

Today, improved strategic information systems planning is the

most critical issue facing information systems.

Strategic information systems planning plays a major role that

makes huge contributions to businesses and other organizations.

The most important point to remember is that the

SISP process must be part of the overall organization
plan
 EXHIBIT 6 - 1
The Relationship of Strategy Formulation to Situational Analysis and
Strategic Implementation

External Internal
Environmental Environmental SITUATIONAL
Analysis Analysis ANALYSIS

Mission, Vision, Values, and

Objectives
(Directional
Strategies)

Strategy
Formulation
Adaptive Strategies → Market Entry Strategies → Positioning Strategies

Marketing
Strategies Organizational
Culture Strategies
Strategies Startegic
Implementation
Information Financial ( Operational
Systems Strategies Strategies-
Strategies Functional and
Organiuzation
Wide )
Facilities and Social and
Equipment Human Resources Ethical
Strategies
Strategies Strategies
2/12/16 3

Over the last decade we have seen an increase in

recognition of IT and the more integrated role IT
has begun to play in the strategy of organizations.
The usage of modern information technologies in
the organization management will be successful
only if information system development is aligned
with the organization system development strategy.

the failure of SISP can result both in :

lost opportunities and
the waste of expensive information systems resources.
Sistem informasi dapat dikatakan sebagai
sumber daya strategis dalam suatu
organisasi.
Peluang dapat diklasi kasikan dalam 4
bidang:
Untuk memperoleh keunggulan
kompetitif.
Meningkatkan produktivitas dan kinerja.
Untuk mengaktifkan cara-cara baru
dalam mengelola dan mengorganisir.
Mengembangkan usaha baru.
fi
SISP terdiri atas 5 fase sebagai berikut :

1) Perencanaan Bisnis Strategis:

Merupakan prasyarat untuk perencanaan sistem
2) Penilaian Sistem Informasi
3) Visi Sistem Informasi
4) Pedoman Sistem Informasi: Serangkaian pernyataan yang
mengklari kasi penggunaan sumber daya teknis dan sistem
informasi organisasi.
5) Inisiatif Strategis: Proposal jangka panjang tiga sampai lima
tahun yang menentukan inisiatif baru untuk organisasi sistem
informasi.
fi
SISP mencakup tiga proses utama:
1. Assesment /penilaian :
Fase penilaian memberikan pemahaman yang jelas dan
menyeluruh tentang situasi bisnis dan kebutuhan dari
perspektif internal dan eksternal

2. Strategic development / pengembangan strategi:

Tahap pengembangan strategi bermaksud untuk menentukan
pernyataan strategi termasuk tujuan yang akan dicapai dan
strategi indikatif untuk membaca dengan teliti tujuan yang
dicapai
3. Plan execution / eksekusi rencana: Tahap eksekusi rencana
adalah implementasi aktual dari rencana tersebut. Pemantauan
dan evaluasi dipandang sebagai bagian integral dari fase ini di
mana data dikumpulkan selama implementasi
 1. Strategic business
Strategic IS planning
Planning
Process:
2. IS assessment
3. IS vision
4. IS Guidelines
Strategic Initiatives

Name of the
presenter
 Know Who You Are
An organization's mission and future
Strategic direction, performance targets, and
Business strategy.
Planning Effective IS planning can only occur
when there is a clear understanding of
the rm:
What makes it successful
The business strategy
Its future goals and objectives
Name of the
presenter
fi
 Know Where You Start
The process of
Taking stock of the rm’s current IS resources
Evaluating how well they are ful lling the needs of
the organization
Information
IS resources IT resources
Systems
Technical resources: hardware, software and
Assessment
networking components of the IT infrastructure
Data and information resources: databases and
other information repositories
Human resources: skills, attitudes, preconceptions,
reporting structures and incentive systems of IS
professionals and the user community
Output: a snapshot of the current “state of IS
resources” in the organization
Name of the
presenter
fi
fi
 Know Where You Want To Go
Based on the role that information systems
should play in the organization
De nes the ideal state the rm should strive for,
in its use and management of its resources
More IT-intensive rms: IS may play a strategic
Information role
Systems Vision Less IT-intensive rms: IS may be a “necessary
evil”
Know Where You Want To Go.
Based on the role that information systems
should play in the organization.

Mende nisikan keadaan ideal yang harus

diperjuangkan perusahaan, dalam penggunaan
dan pengelolaan sumber dayanya.

Name of the
presenter
fi
fi
fi
fi
fi
Information Two analytical tools:
Systems
Vision Critical Success Factors (CSF)

Strategic impact grid

Name of the
presenter
 1.Ini memungkinkan evaluasi simultan
dari kebutuhan sistem informasi
perusahaan saat ini dan masa depan
2.Bagaimana kebutuhan saat ini akan
sistem informasi yang andal
3.Berfokus pada operasi sehari-hari saat
ini dan fungsionalitas sistem yang ada
Strategic 4.Kebutuhan masa depan untuk
impact grid fungsionalitas sistem informasi baru
5.Berfokus pada peran strategis yang
dimainkan oleh kapabilitas TI baru untuk
organisasi
6. STRATEGIC IMPACT GRID:
mende nisikan penggunaan sumber daya
sistem informasi apa yang harus
dilakukan ke depan
Name of the
presenter
fi
 LANGKAH PENDEKATAN SISTEM:
► TAHAP PERSIAPAN:
- memandang organisasi sbg sistem
- kenali lingkungan organisasi / sistem
- identifikasi subsistem organisasi
► TAHAP MEN-DEFINISI :
- bergerak dari sistem ke subsistem
- analisa subsistem dg urutan tertentu
► TAHAP PEMECAHAN MASALAH:
- identifikasi -> evaluasi solusi -> pilih solusi
terbaik -> terapkan solusi -> tindak lanjut

 TAHAP PERSIAPAN

SISTEM
SUBSISTEM A SUBSISTEM B SUBSISTEM C
Subsistem A1
► Setiaparea fungsional adalah subsistem, al:
- subsistem pelayanan
- subsistem keuangan

► Setiaptingkatan manajemen adalah

subsistem , al: - manajemen strategis
- manajemen pengendali
- manajemen operasional

 TAHAP DEFINISI
► Bergerak dari sistem ke subsistem:
- sistem seimbang dg lingkungan ?
- aliran sumber daya ?
- tujuan sesuai dg kebutuhan lingkungan ?
- subsistem terintegrasi dan tujuan sama?

 Analisis bagian sistem menurut urutan

tertentu
■ Evaluasi standar
■ Bandingkan output – standar
■ Evaluasi manajemen
■ Evaluasi pengolah informasi
■ Evaluasi input dan sumber daya input
■ Evaluasi proses transformasi
■ Evaluasi output dan sumber daya output

TAHAP PEMECAHAN MASALAH

■ Identifikasi alternatif solusi dg pelbagai
metode
■ Evaluasi solusi alternatif --> risk & benefit
■ Pilih solusi terbaik
■ Pilih solusi
■ Terapkan solusi
■ Tindak lanjut

TEKNIK IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

INFORMASI
◆ Wawancara tak terstruktur
◆ Metode bertahap

◆ Metode diskusi kelompok

◆ Metode produk samping

◆ Analisis laporan

◆ Analisis pengambilan keputusan

◆ Metode CSF

WAWANCARA TAK TERSTRUKTUR

◆ Manajer / staf diminta mendaftar
jenis – jenis informasi yg dibutuhkan
◆ Keuntungan : sederhana, cepat
◆ Kerugian :

- krn tak terstruktur maka

kelengkapan & ketepatan !
diragukan
- response cenderung subyektif dan
bisa “BIAS” , berlebihan atau kurang

METODE BERTAHAP:(1)

• Manajer/staf diminta lebih dulu

mendaftar kebutuhan informasi
minimalnya
• Sistem informasi dibuat utk memenuhi
kebutuhan tsb
• Secara bertahap kebutuhan informasi
di sempurnakan
• Melakukan modifikasi utk penyesuaian
pengembangan

METODE BERTAHAP (2)

!Keuntungan :
- membatasi kecenderungan menyusun
kebutuhan informasi secara berlebihan
- kesempurnaan dpt tercapai secara bertahap
- efisiensi dana dan investasi bisa bertahap
!kelemahan :
- kebutuhan awal cenderung tdk lengkap
- dapat terjadi perubahan design program bbrp
kali

METODE DISKUSI
KELOMPOK
• Beberapa orang dlm strata manajemen yg sama diajak
diskusi utk merumuskan jenis kebutuhan informasi
• Keuntungan : spesifikasi informasi lebih lengkap
• Kelemahan : rumusan kelompok diskusi satu dg yg lain
belum tentu mudah dibuat dlm satu sistem

METODE PRODUK SAMPING

• Mengidentifikasi kebutuhan informasi

berdasarkan kegiatan operasional yg
sudah berjalan
• Keuntungan : tidak menyita waktu dan
mudah dlm pembuatan SIM
• Kelemahan : tidak mempertimbangkan
kebutuhan informasi diluar dari yg
sudah operasional ( ide baru,
perubahan lingkungan dll )

 ANALISA LAPORAN
■ Melakukan analisa thd laporan yg ada,
disesuaikan dg kebutuhan informasi para
manajer
■ Keuntungan : tidak menyita waktu dan lebih
terarah / terfokus
■ Kelemahan : tidak mempertimbangkan
kemungkinan kebutuhan informasi diluar dari
laporan yg ada dan cenderung mencari
kesalahan

ANALISIS PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Manajer/staf diminta mendata semua keputusan yg
sering dilakukan
• Setiap jenis keputusan di “break down” sesuai dg alur
dalam proses pengambilan keputusan sampai diketahui
kebutuhan informasinya ( misal dg metode decision tree)

 METODE CSF
● Manajer & pengelola SIM menetapkan
fungsi fungsi utama dari masing masing
bidang tugas dg urutan prioritas
● Tetapkan kriteria sukses, faktor sukses dan
informasi yg dibutuhkan

Tahapan dalam CSF:

• Menetapkan fungsi
• Menetapkan kriteria sukses
• Menetapkan faktor sukses dan informasi yg
dibutuhkan
• Menetapkan indikator
• Menetapkan data
• Menetapkan sumber data

 Contoh CSF utk manajemen r.jln

Faktor
Fungsi : Kriteria Sukses& Indika- tor: Data : Sumber data:
Sukses: informasi yg
dibutuhkan

1.mana- Pelaya Dr cukup Rerata -Juml psn Registra

jemen nan psn Perawat Lama -Juml kunj Si
rawat Poli yg ber Cukup tunggu : -Lama tunggu Kuesioner
jalan mutu Ruang Kurang dari dll Status
tunggu 15 mnt dll
nyaman dll
2………

 Manfaat CSF :

- alat bantu dlm memfokuskan pd aktivitas yg terpenting

- alat bantu dlm menentukan kebutuhan informasinya

Utk mengetahui data/ informasi dasar di RS

, perlu memahami :

Struktur organisasi secara lengkap

Hubungan proses / prosedur setiap
langkah (flowchart) antar unit di dlm/
luar sistem
Identifikasi data / informasi dasar yg
ada / dibutuhkan unit tsb dg
pendekatan sistem

 Contoh pengenalan sistem organisasi RS

utk pemahaman data / informasi dasar:

Melakukan pendekatan dg
membagi organisasi RS menjadi :
- unit produksi
- unit penunjang

Contoh masing – masing ?

2. Penyusunan tata hubungan antar unit:

setelah memahami komponen atau
unit yg ada --> petakan tata hubungannya
, sehingga proses pengambilan data /
informasi tidak tumpang tindih
( alur proses dikaitkan dg kewenangan
dan tanggung jawab unit masing-
masing)

 3. Menyusun flow chart :

- flow chart utama di tkt
organisasi

- flow chart di tingkat unit

- flow chart dlm setiap proses

di unit

 4. Penyusunan data / informasi

dasar:

Data yg diperlukan pd setiap proses di

identifikasi se lengkap mungkin sesuai
dg kebutuhan informasi

--> contoh ?

Prinsip : GARBAGE IN ----->

GARBAGE OUT



 Data --> diolah menjadi informasi
Informasi yg telah di olah tsb dpt
menjadi DATA di tingkat manajemen di
atasnya
Contoh:
-Data transaksi --> diolah menjadi
informasi
di bag. Akuntansi berupa lap.keuangan

-Informasi di bag akuntansi tsb mrpk

data utk manajer keuangan yg akan
diolah menjadi informasi ttg analisa
laporan keuangan

DATA--> fakta, belum diolah,

kasar
• 8 unsur pokok pengolahan data:
1. reading 2. writing
3. recording/printing 4. sorting
5. transmitting 6. calculating
7. comparing 8. storing

 Metode pengolahan data:

MANUAL
ELECTROMECHANICAL
PUNCHED CARD EQUIPMENT
ELECTRONIC COMPUTER

 INFORMASI:
- data yg telah di olah
- bentuk lebih berarti bagi
pengguna
- menggambarkan kejadian
- utk mengambil keputusan

 Ciri informasi yg baik :

Sudah di olah Timely

Relevan Action oriented

Sensitif Uniform

Tidak BIAS Performance target

komprehensif Cost effective

PURPOSE OF S.I.S.P
System information strategic planning

• menyelaraskan antara
goal sistem informasi
(S.I) dg strategi
perusahaan
• Identifikasi prioritas
dan kebutuhan S.I
• Identifikasi
infrastruktur teknologi
informasi di RS
• Pengalokasian sumber
pendapatan dan
anggaran

Dalam membangun suatu sistem informasi

(dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian
aplikasi perangkat lunak) digunakan metode
Siklus Hidup dan Pengembangan Sistem (System
Development Life Cycle atau SDLC).

SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang

dilaksanakan secara berurutan.

Siklus hidup pengembangan sistem ini terbagi atas enam fase

yaitu :
• • Perencanaan sistem
• Analisis sistem
• Perancangan sistem secara umum
(konseptual)
• Evaluasi dan seleksi sistem
• Perancangan sistem secara detail
• Implementasi sistem

SIKLUS HIDUP SISTEM (System Life Cycle-

SLC)

Adalah penerapan pendekatan sistem untuk

pengembangan sistem atau subsistem informasi
berbasis komputer.

Sering disebut sebagai pendekatan air terjun

(waterfall approach) bagi pengembangan dan
penggunaan sistem.
Berbagai metodologi SLC telah dikembangkan untuk
memandu proses

System Life Cycle terdiri dari lima fase

yaitu

• PERENCANAAN

• ANALISA

• DESAIN

• IMPLEMENTASI

• OPERASIONAL

 TAHAP PERENCANAAN PENGEMBANGAN SIM-

RS

• Mengkaji S.I yg sudah ada

• Membentuk team work
• Tetapkan tujuan dan prioritas
• Rumuskan dan evaluasi alternatif pendekatan
pengembangan SIM-RS
• Evaluasi alternatif piranti lunak dan keras
• Lakukan analisa biaya yg disesuaikan dg kemampuan
dana
• Pilih/putuskan & tentukan tahapan realisasi
• Susun prosedur,ketentuan dan jadwal
• Pelatihan SDM
• Uji coba --- reevaluasi



 MULAI BAGAN ARUS PROSES PENGEMBANGAN

SIM RS

MEMBENTUK TIM
1
KERJA

2 MENGKAJI SISTEM
INFO YANG ADA

4
3 MENETAPKAN TUJUAN MERUMUSKAN & EVALUASI
DAN PRIORITAS ALTERNATIF PENDEKATAN
PENGEMBANGAN SIM RS

5 6
MENGEVALUASI ALTERNATIF MENGEVALUASI ALTERNATIF
PERANGKAT LUNAK PERANGKAT KERAS

TINJAUAN & REVISI 7 MENGANALISA BIAYA

TAHUNAN

MEMBUAT DASAR MEMBUAT JADWAL

8 HUKUM 9 PELAKSANAAN

10
PELAKSANAAN
PENGAMBANGAN SIM
ELEMEN DLM S.I.S.P di RS

• Statement goal & obyektif yg akan dicapai RS

(kebutuhan informasi manajemen, CSF/ critical success
factors, prioritas kebutuhan informasi )
• Prioritas untuk aplikasi : klinis, administrasi/
keuangan, penunjang lain
• Spesifikasi piranti keras
• Spesifikasi piranti lunak
• Pengelolaan S.I
• Capital & operational budget

MODEL PENILAIAN KINERJA RS menurut

Scott&Shortell yg terkait dgn SIM :

• Ukuran struktur- proses –

keluaran dari
a. keuangan
b. mutu pelayanan
c. SDM

 Contoh:
Struktur - proses - output

Keu:
Sist.pembukuan Pembuatan lap. Keu Analisa lap keu
akuntansi

Mutu yan:
Org,sop,tenaga Ketepatan diagnosis, Los pendek, waktu
waktu tunggu

Sdm:
Jumlah,jenis dll Rekruitment, pelatihan Skill,knowlegde

 Contoh model KPI /

=key performance
DESKRIPSI THN YL indicator
THN SKR ANALISA (1) ANALISA
SELISIH(RP) SELISIH(%)
Admission

Inpatient days
(IPD)
Total beds

BOR

Average daily
patient
ALOS

TOI

Ttl employee


 Lanjutan contoh model KPI (2)
Cash in flow

Cash out
flow
Cash balance

Cash&bank
balance
A/R
transaction
A/R payment

Gross rev.

Gross rev/
IPD
Lanjutan contoh model KPI (3)

A/P
transaction
A/P payment

Gross
expenses
Cost / IPD

Man power
expenditure

MP exp / IPD

Operating
profit (OP)
OP / IPD
PENGGUNAAN SIM DLM ANALISA
KINERJA RS , MELIPUTI:

!Decision making:
information for planning & coordination
!control
!signaling (early warning)
!education & learning
!external communication