Technical 

writing – Lesson 3

Technical writing
Claire Taylor
c.taylor@un‐ihe.org

Yness March Slokar
y.slokar@un‐ihe.org

Urban Water & Sanitation
International  Masters  Programme

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Lesson 3
Tenses and parallel expressions

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Objectives of lesson 3

After today’s class the participants will be able to:
 identify and write parallel expressions;
 differentiate between tenses in academic writing;
 describe a process.

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Objectives of lesson 3

After today’s class the participants will be able to:
 identify and write parallel expressions;
 differentiate between tenses in academic writing;
 describe a process.

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Parallelism ‐ what is it?

 Parallelism = two or more sentence elements of equal importance 
expressed in same (parallel) grammatical form.
 Incorrect example
The filter has two functions: to reject di‐ and tri‐valent ions and passing mono‐valent ions.
 Correct example
The filter has two functions: to reject di‐ and tri‐valent ions and to pass mono‐valent ions. 
 Academic writing consists of both form and content:
 form – how writing is organised, 
 content – what is written.

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Parallelism

Misleading parallelism

 Readers use parallelism to perceive lists.
 Important not to use it when there is no list (or it can be confusing).
Example.
Biological monitoring requires the operator to measure the oxygen levels, to 
measure
determine limited mobility, species count and speed of replacement after pollution.
determine
Biological monitoring requires the operator to measure the oxygen levels (which 
determine limited mobility, species count and speed of replacement after pollution).
Biological monitoring requires the operator measuring the oxygen levels, to 
determine limited mobility, species count and speed of replacement after pollution.

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Parallelism

Lists (1)

 Lists should always be written in parallel form.
 Makes content clearer.
 Makes writing tighter and more professional.

 Different forms of lists:
o fully formatted;
o semi‐formatted;
o unformatted lists.

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Parallelism

Fully‐formatted lists (2)

 Use both vertical alignment and alpha‐numeric sequencing (or bullets) 
to signal coordination.
 Example:
a) Measuring by floats,
b) calculating from the dimensions, vertical alignment

c) dilution gauging.

 alpha‐numeric sequencing (also 1. 2. 3.)

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Parallelism

Semi‐formatted lists (3)

 Contain either vertical alignment or alpha‐numeric sequencing, not both. 

 Example of vertical alignment:
UWS Programme is divided into three specializations:
o Sanitary engineering, 
o Urban water management & engineering, and 
o Water supply engineering.

 Example of numeric sequencing:
UWS Programme is divided into three specializations: (i) Sanitary engineering, (ii) 
Urban water management & engineering, and (iii) Water supply engineering.

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Parallelism

Unformatted lists (4)

 No vertical alignment and no alpha‐numeric sequencing. 
 Therefore parallelism much more important.
 Example:
Parameters influenced by the processes are dissolved oxygen, chemical 
oxygen demand, biochemical oxygen demand, and nitrogen compounds.

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Parallelism

Punctuation in lists (1)

 Lists are (parts of) sentences and require punctuation (and correct capitalization).

 Example 1 (note lack of punctuation).
Stream velocity can be determined by:
a) measuring by floats
b) calculating from the dimensions
c) dilution gauging
 Removing vertical alignment produces...
Stream velocity can be determined by: measuring by floats calculating from the dimensions 
dilution gauging

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Parallelism

Punctuation in lists (2)

 Example 2 (note lack of punctuation and wrong capitalization).
Methods for removal of fluoride include:
a) Lime & alum method
b) Gypsum filter
c) Contact precipitation
d) Adsorption on bone charcoal

 Removing vertical alignment produces...
Methods for removal of fluoride include: Lime & alum method Gypsum filter Contact 
precipitation Adsorption on bone charcoal

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Parallelism

Punctuation in lists (3)

Punctuation depends on:
 the sentence introducing the list:
a) if only part of sentence before list  end with colon ( : ),
b) if complete sentence  end with full stop (frequently combined with ‘as follows’);
 type of sequencing used;
o ordered list:   1. 2. 3.   |   (a) (b) (c),
o un‐ordered list (bullets);
 list items themselves (amount of information they convey):
o short words | phrases  preferred style (a),
o long (multiple) sentences  preferred style (b).

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Parallelism

Punctuation in lists (4)

Punctuation depends on:
(a) o the sentence introducing the list; (or , )
(b) o type of sequencing used; and Un‐ordered list
(or small letter ordered)
(c) o list items themselves.  Last item always ends with 
full stop (end of sentence).

Punctuation depends on 3 list elements, as follows.
(a) 1. Sentence introducing the list.
Any ordered list
(b) 2. Type of sequencing used.
(c) 3. List items themselves. 

What are the four differences between list 1 and list 2?
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Objectives of lesson 3

After today’s class the participants will be able to:
 identify and write parallel expressions;
 differentiate between tenses in academic writing;
 describe a process.

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Tenses

Different tenses

 Present simple to describe processes. 
 Past tense – only if events described took place in past.
 Passive for focus on object.

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Tenses

The present simple

 To describe facts, e.g.:
o An anoxic condition is an environment absent of free oxygen (but contains 
oxygen‐bound compounds).
o The periodic table of elements is a tabular arrangement of chemical 
elements.
 To describe processes, e.g.: 
o Nitrifying bacteria oxidize ammonium into nitrites and nitrates.
o Sodium donates an electron to chlorine to form common table salt.

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Tenses

The past tense

When describing information from past. 
 Examples: 
o Increasing pH improved adsorption capacity of the pumice.
o Comparison of both processes clearly displayed the advantage of the grid 
separator.

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Tenses

The passive tense

 Academic style.
 Use it when the emphasis is on the action, not who does it.
 Don’t overuse – sentences can be too long/complex.
 Passive only where necessary. 
 Examples: 
o Only biodegradable material can be broken down by microorganisms.
o Manganese removal is best achieved through coagulation – rapid sand 
filtration process.

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Objectives of lesson 3

After today’s class the participants will be able to:
 identify and write parallel expressions;
 differentiate between tenses in academic writing;
 describe a process.

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Describing a process

El Nino
.

Imagine that you are asked 
to describe this process. 

Source: Focus on Academic Skills for IELTS, Pearson

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Describing a process

Understanding the El Nino process

 What is El Nino and what does it do?
 What do the diagrams compare?
 Look at the first diagram and read the labels to help you understand the 
process illustrated.
 Now look at the second diagram to identify the differences. 
 What paragraphs would you need to describe these diagrams?

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Assignment 3

Describing a process

Write a report on how hydro turbines work, according to the diagrams.

Use correct structure of paragraphs including topic sentences. Use the passive 
where necessary.
Write between 250‐500 words. Run a spell check (UK English).
Submission: eCampus upload  by 23 Nov @ 08:00.

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