O004
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
ME [A N° 025-2017-
2-2168
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTIAGO DE SURCO
SANTIAGO DE SURCO-LIMA-LIMA.
"RENDICIONES DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA
REEMBOLSADAS A LA SUBGERENCIA DE
MAESTRANZA Y SERVICIOS GENERALES Y ALA
GERENCIA DE SERVICIOS A LA CIUDAD"
PERIODO:2 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016
TOMO | DE IV
LIMA - PERU
2017
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Peri”
“ANO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO"
WIN M0
7 25 20 1
Ml
ll 0002
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO.
INFORME DE AUDITORIA N.° 025-2017-2-2168
“RENDICIONES DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA, REEMBOLSADAS A LA
‘SUBGERENCIA DE MAESTRANZA Y SERVICIOS GENERALES Y A LA GERENCIA DE
‘SERVICIOS A LA CIUDAD - PERIODO 2016”
INDICE
DENOMINACION N° Pag,
“ANTECEDENTES
1. Origen 1
2 Obeties ‘
3 Materia examinada y alcance 1
ay 4 Antecedentes y base legal de la entidad s
5. ‘Comunicacién de las desviaciones de cumplimiento 8
6 Aspectos relevantes de la auditoria 8
ML DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 9
d I, OBSERVACION 8
'V. CONCLUSIONES 46
2 Vv. RECOMENDACIONES a
! Vi. APENDICES 8
f »
BY
Rust
‘ediora do campimoriowls Hunopatead Distal de Sentape de Suro Lime
Perio: 2 aero de 2016131 de deme de 2016 MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIA N.° 025-2017-2-2168
“RENDICIONES DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA, REEMBOLSADAS A LA
SUBGERENCIA DE MAESTRANZA Y SERVICIOS GENERALES Y A LA GERENCIA DE
‘SERVICIOS A LA CIUDAD - PERIODO 2016”
1. ANTECEDENTES
4.
‘Radon de cunpiieto
Prod? de enero de 21
ORIGEN
La Aucitoria de Cumpimiento 2 la Municipalidad Distital de Santiago de Surco,
Cortesponde a un servicio de control posterior programado en el Pian Anual de Control
2017 del Organo de Control institucional, aprobado mediante Resolucién de Contraloria
n° 492-2016-C6 del 29 de diciembre de 2016, registrado en el sistema de Control
Gubernamental (SCG), con el o6cigo n.° 2-2168-2017-004. La Comision Aucitora
‘Comunict el inicio de la auditoria con ofcion.° 085-2017-OCLMSS de 3 de julio de 2017,
Asi mismo, con Oficio n. 216-2018-OC MSS se ecredito cambios de integrantes de la
comisién auditor
OBJETIVOS.
241. Objetivo general
Determinar si las rendiciones de fondo fio para caja chica de Ia Subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales y de la Gerencia de Servicios a la Ciudad, se
realzaron de acuerdo con la normativa del Sistema Nacional de Tesoreria y
directva interna
22 Objetivos especificos
41. Determinar si las rendiciones de fondo fio para caja chica se efectuaron de
‘acuerdo con la formalizacion del devengado del Sistema Nacional de Tesoretia y
om ls requisitos de la cirectva tema para la apertura, administracion y contol
del fondo fijo para caja chica
2, Determinar silos comprobantes de pago: recbos, vales y otros documentos que
sustentan las rendiciones de fondo fo para caja chica, estin de acuerdo a lo
ormado por la Sunat y otras normas vigentes que correspondan,
MATERIA EXAMINADA Y ALCANCE
La materia examinada en la presente aucitoria coresponde a las rendiciones de Fondo
Fijo pata Caja Chica de la Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales, a
Gerencia de Servicios a la Ciudad, que fueron reembolsedas por un importe total de
'S/1 194 298,74, en cuyo proceso de autorizacion de reembolso también intervnieron la
‘Subgerencia de Contabildad y Costos y la Subgerencia de Tesoreria
La aucitoria de cumplimiento fue realizade de acuerdo con lo dispuesto en las Nox
Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolucién de Contraloria
né 273-2046; y la Directva n.° 007-2014-CGIGCS denominada ‘Auditoria de
Cumplimiento’ y el “Manual de Audtoria de Cumplimiento’, aprobados. mediante
Resolucién de Contralora_n.° 473-2014-CG y sus mocificatorias aprobadas mediante
Resolucién de Contraloria n° 407-2017-CG de 13 de noviembre de 2017, 0004
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
\NEORME DE AUOTORIA N 25:2017.2.260
Pigs 24052
CComprende la revisin y andlisis de la documentacién relatva al proceso de reembolsos
de las rendiciones de caja chica durante el periodo 2 de enero al 31 de diciembre de
2016, correspondientes a la Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales de treinta
y ocho (38) Comprobantes de Pago por el importe de S! 569 895,20; esimismo,
reembolsos a la Gerencia de Servicios a la Ciudad de cuarentay dos (42) Comprobantes
de Pago por un total de S! 624 401,44, los misiros que fueron pagados por la
subgerencia de Tesoreria, informacion que obra en sus archivos, ubicada en el Jr
Bolognesi n.°275, 3° piso, Santiago de Surco, Lima, Lima
abe precisar que a través de la Resolucién Gerencial n.° 09-2016-GAF-MSS de 20 de
enero de 2016, se apertura el Fondo Fijo para Caja Chica, por el importe de SV 90 000,00
siendo asignados a la Subgerencia de Tesoreria la suma de S/ 20 000,00, Subgerencia
de Maestranza y Servicios Generales el importe de S/ 20 000,00, a la Gerencia de
Servicios ala Ciudad! 30 000,00 y a le Gerencia de Seguidad, Transto y Defensa Chil
la suma de S! 10 000,00,
4, ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD
44 Antecedentes
Norma de creacion
El distito de Santiago de Surco fue creado como parte de la Provincia de Lima,
‘mediante Ley n.° 6544 de 16 de ciciembre de 1929.
Naturaleza y finalidad de la entidad
La naturaleza de la entidad, conforme a lo establecido en el Titulo Preliminar dela
Ley Orgénica de Municipalidades - Ley n. ® 27972, vigente desde el 27 de mayo de
2003, es un érgano de gobiemo promotor det desarrollo local, con personeria
juridica de derecho pablico y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines,
ue goza de autonomia politica, econémica y administrativa en los asuntos de su
‘competencia, con sujecién al ordenamiento juriico.
ae
ismo, la finalidad de la Entidad es representar al vecindario, promover la
‘adecuada prestacion de los servicios pilblices locales y el desarrcllo integral,
ssostenible y arménico de su circunscripodn,
Funciones:
La entidad ejeroe funciones especificas en materia de seguridad ciudadana,
‘saneamiento, salubridad y salud, establecidas en el articulo 85" de la Ley Orgénica
de Municipaldades — Ley n.° 27972, vigente desde el 27 de mayo de 2003, entre
elas las siguientes:
= Organizar un servicio de serenazgo o vigilancia municipal cuando lo crea
Conveniente, de acuerdo a las normas establecidas por la Municipalidad
provincial respectva
‘tora ge capita se hoiiaiad Dita deSontogo de Su
Prod? de enero de 216 a1 31 de dobre de 2018, MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORNE DE AUOITORIA N° 026204722168
Pra 382
Coordinar con e! Comité de Defensa Civil del cistito las aociones nevesarias
para la atencién de las poblaciones damnificadas por desastres naturales o de
ola indole,
Establecer el registro y control de las asociaciones de vecinos que recaudan.
Sintesis del alcance del Plan Estratégico:
estratégicos'.
Mision
Brindar servicios piblcos a través de una gestin moderna y eficiente, con el fin de
entregar a los cludadanos un lugar grato para desarrollarse y vivir.
Vision
‘Al 20168 producimos y entregamos: ‘La experiencia de vivir en Santiago de Surco’,
sefial de iderazgo en calidad de vida y desarrllo humanc’
Objetivos estratégi
La entidad ha construido un mapa estratégico, con el propésito de desoribir de
forma clara, uniforme y coherente la estrategia genérica que pretende eecutar para
poder alcanzar la visién su futuro, durante el periodo 2013 - 2016,
E| mapa estatégico es una representacién visual de las relaciones causa ~ efecto
ue ayuden a la entidad a enfocarse en la formuiacién de su estrategia. En este
‘mapa trata de enlazar todos los objetivos estratégicos en el mediano piazo, los
cuales estan priorizados y alineados a las seis Lineas Estratégicas establecidas en
el Plan de Desarrollo Concertado 2009 - 202. Asimismo, divide dichos objtivos en
las cuatro perspectivas. del Cuadro de Mando Integral: Clente/Ciudadanos,
Proceses, Finanzas y Aprendizaje; ademis, del despliegue estrtégico por cada
linea.
Dentro de cada nivel del mapa, se puede observar lo siguiente:
* posed de Cone n*08-201NCS5 de 30. enta 6 2013,
Faster
apie a Mriipelid ble oe Santapo ce Suro, Lina
Petode: de eneo de 2016 a 31 de deiebre de 2018 0006
[=] MUNICIPALIDAD
(ay) DEsANTIAGODE suRCO
Pig e582
INEORIEE DE AUDITORIA N 26201722168
VisiGn, Mision dela Municipalidad de Santiago de Surco
(i Fuente: Acuerco de Ceneso n° 008.201. ACSS de 30 dean do 201.
v
‘Rotora eo ermpimiento
Pod 2de enero de 20%
Munpaed Deal de Santago cs Srca Ua
She delemine de 2045 0007
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIA
Pina S52
Estructura orgénica
estructura Orgénica de la Municipadad Disirtal de Santiago de Surco,aprobada
‘mediante Ordenanza n.° 507-MSS de 26 de diciembre de 2014, se muestra a
continuacién:
‘ORGANIGRAMA DE LA MUNCIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO 6008
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUOITORIA N° 025. 2017.2.2168
Pir 52
Presupuesto institucional del periodo auditado
El Presupuesto de la entidad correspondiente a ejercicio 2016, ascendé a
SS) 265 395 153, alcanzando una ejecucién de S/ 225 720 159 representando el
£85%; tal como se muestra en el cuadro siguiente
Pret tucnal pde stad
BE
ane oa
ru | evento | Avance
2 z <
Fests Oras sare | 27a | e000
ae etna ‘aoe | woesoeam | s4s0
nace Tautenn roa |_| toon
ese Daten
Fondo eo Crpeestn isl ae | weonvw | oon
Impish ‘iam | —_eeaoen | oem
Cae Sebo, Reals sees | 108000, | 9090
Tettnresoe Tssisis| —arvore | e500
eral Ohi oss exes | ovemresr | 0970
ensnesy Ot Peo eae | eras [eran
Bere Sen Tare | asso | v0
aces toss sisaz| saw | o870
he aoe iwara| eam | e500
Adgquisiion de Actos no Financieros 18 794.287 8153040 43.40
Teta 7s | aasravis [ este
Fons: Gowns ae PaeorioyPairanoSS 276
Elson por Cons ss.
A 42 Baselegal
7 La normativa principal que la entidad debe cumplir en el desarrollo de sus
actividades y operaciones; asi como, relacionadas con el objetivo de la auditoria,
son las siguientes:
t Normas generales
— Constitucin Politica del Pert, vigente de 1 de enero de 1994 y sus
modficetoias
— Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley n.° 27444, vigente de 10 de
abril de 2001.
Normas de funcionamiento
— Ley de creacién de la Provincia de Lima el Distrto de Santiago de Surco - Ley
1.6644, vigente de 16 de diciembre de 1929,
Patios: 2 enero de 216 a1 31 de celeb de 2016, MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
"4
J
‘Ridtora go campiian
gna 782
= Ley Orgénica de Municipaidades - Ley n.° 27972 vigente desde el 28 de mayo
de 2003.
— Reglamento de Organizacién y Funciones, Estructura Orgénica y Organigrama
de la Municipalad de Santiago de Surco - Ordenanza n 430-MSS, vigente
desde el 24 de noviembre de 2012.
= Reglamento de Organizacién y Funciones y la Estructura Orgénica de la
Municipalidad de Santiago de Surco - Ordenanza n.° SO7-MSS, vigente desde el
8 de enero de 2015.
~ Manual de Organizacion y Funciones de 42 unidades orgénicas - Resolucion
12 021-2012-GMEMSS, vigente desde el 25 de mayo de 2012.
— Manual de Organizecién y Funciones de 46 unidades orgénicas - Resolucion
112 030-2013-GM-MSS, vigente desde el 15 de agosto de 2013,
— Manual de Procedimiantos (MAPRO) de 13 unidades orgénicas, aprobado por
Resolucin n° 002-2012-GN-MSS vigente desde el 25 de mayo de 2012.
— Manual de Procedimiantos (MAPRO) de 10 unidades orgénicas, aprobado por
Resolucion n° 006-2012-GN-MSS vigente desde el 25 de mayo de 2012.
Manual de Procedimientos (MAPRO) de 2 unidades organicas, aprobado por
RResolucion n° 011-2012-GN-MSS vigente desde el 25 de mayo de 2012.
~ Directva n.° 013-2013-MSS “Normas para a apertura, administracion y conta
del fondo fio para caja chica’, aprobada mediante Resolucion n.° 1119-2013-
RASS, vigente desde el 28 de diciembre de 2073,
Normas presupuestales
= Ley Marco de la Administracion Financiera de! sector piblico ~ Ley n? 28112,
vigente desde el 29 de noviembre de 2003,
— Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley n° 28411, vigente
desde el 6 de diciembre de 2004,
= Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Aro Fiscal 2016 ~ Ley n° 30372,
vigente desde el 5 de cciembre de 2015,
~ Ley del Equiibrio Financiero de Presupuesto del Sector Pibico para el Ano
Fiscal 2016 —Ley n.°30373, vigente desde el 5 de ciciembre de 2016,
Normas de contrataciones
~ Ley de Contrataciones del Estado y sus modiicatorias - Ley n’. 30225, vigente
desde el 10 de enero de 2016,
= Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus mocificatorias -
Decreto Supremo n° 350-2015-EF, vigente desde el 10 de enero de 2016.
Normas de tesoreria
~ Ley General de! Sistema Nacional de Tesoreria- Ley n.° 28683, vigente desde el
23.de marzo de 2008,
~ Directiva n° 001-2007-EFI77.15 ‘Directiva de Tesoreria® - Resolucién Ditectoral
1 002-2007-EF-77.15, vigente desde el 28 de enero de 2008.
— Normas Generales del Sistema de Tesoreria, aprobades por Resolucion
Directoral n,° 026-80-EF/77. 15 de 06 de mayo de 1980
unica
Distal de Sanlago de Suro ina
Pari: 2d ener de 2016al 3 de diene de 2016
0009 0010
MUNICIPALIDAD
@y_) PESANTIAGODE SURCO
RE DE AUDITORIAN*025.2017-22486,
Pinca 52
Normas de personal internas y externas
— Ley de Bases de la Carrera Administrative y de Remuneraciones del Sector
Pblico - Decreto Legisatvo n.° 276, vigente desde e! 25 de marzo de 1984
— Reglamento de la Ley de Bases de Ia Carrera Administrativa - Decreto Supremo
1 005-90-PCM, vigente desde el 19 de enero de 1990.
Normas de control
— Ley Orgénica de! Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la
Repibica Ley n° 27785. Vigente desde e 24 de julio de 2002
= Ley de Control Intemo de las Entidades del Estado - Ley n.* 28716 de 27 de
‘marzo de 2006,
— Normas de Control Interna — Resolucién n.° 320-2008-C6 de 4 de noviembre de
2006.
— Normas Generales de Control Gubernamental ~ Resolucién de Contraloria
1." 273-2014-C6, vigente desde el 12 de mayo de 2074.
— Directv n.° 007-2014-CG/GCSII ‘Auditoria de Cumplimiento" - Resolucién de
Contraloria n.°473-2014-C6, de 23 de octubre de 2014,
5, _ COMUNICACION DE LAS DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO
En aplicacién del numeral 7.31 de las Normas Generales de Control Gubemamental,
aprobadas con Resolucién de Contraloria n.° 273-2014-CG de 12 de mayo de 2014;
numeral 7.1.2.3 de la Directiva n.° 007-2014-CG/GCSII “Auditoria de Cumplimiento” y
numeral 151, (|,5) del "Manual de Auditoria de Cumplimiento’, aprobados mediante
CO Resolucion de Contraloria n.° 473-2014-CG y sus modificatorias aprobadas mediante
ayy Resolucin de Contraloria n° 407-2017-CG de 13 de noviembre de 2017, se cumplié con
el procedimiento de comunicacién de desviaciones de cumplimiento @ las personas
comprendidas en los hechos advertidos a fin que formulen sus comentarios.
aL La relaci6n de personas comprendidas en los hechos observados se presenta en el
Apéndice n° 4
) Las céttulas de comunicacién de desviaciones de cumplimiento y los comentarios
a presentados, se incluyen en el Apéndice n.° 2; asimismo, la evaluacién de los citados
Comentarios se encuentra en el Apéndice n.° 3.
6. ASPECTOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA
Durante el desarrollo de la audtoria de cumplimiento, no se identficaron hechos,
‘ aociones 0 crcunstancias que pudieran ser revelados en el presente rubro,
‘Riatora de complimionta se Wunlopalded Davai do Saag do 8
Parl: 2d enero de 20163 de deme ge 2018 MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIAN*az5.2017.2.24
joa Bde52
Il. DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Se ha realizado la evaluacién del disefto e implementacién de contol intemo, respecto al
proceso de reembolso del Fondo Fijo para Caja Chica realizados por la Subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales y la Gerencia de Services a la Ciudad, habiéndose
identficado ausencia de procedimientos y controles para el adecuado proceso,
Cabe sefialar que las deficiencias reveladas no consttuyen necesariamente todos los aspectos
de control intemo que podrian ser situaciones reportables, debido a que estes fueron
identificadas como resultado de la evaluacién de las operaciones, procesos, actividades y
sistemas relacionados oon los objetivas de la auditoria y no con el proposito de evaluar en su
Conjunto la estructura de control itemo dela entidad.
(Como resultado de la evaluacién se concluye lo siguiente:
DEFICIENCIAS EN LA DOCUMENTACION QUE SUSTENTA LOS REEMBOLSOS DE FONDO
FIO = CAJA CHICA, AFECTANDO LA TRANSPARENCIA DE DICHAS RENDICIONES ,
SITUACION QUE SE GENERA POR LA INSUFICIENTE SUPERVISION DE PARTE DEL
AREA USUARIA, LA GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, SUBGERENCIA DE
CONTABILIDAD Y COSTOS Y LA SUBGERENCIA DE TESORERIA.
Como resultado de la evisiin selectva a la documentaciin sustentatoia de los Comprobantes
de pago mediante fos cueles se ha efectuado el reembolso de Rendiciones de Fondo Fijo de
Caja Chica, durante el periodo 2016, asignado a la Subgerencia de Maestranza y Servicios
Generales y Gerencia de Senicios a la Ciudad se ha evidenciado que algunas facturas ylo
bolelas de venta (Apéndice n.° 4), presentan deficencias de control interno, tales como
1) Facturas ylo Boletas de Venta con borrones ylo enmendaduras.
De la revision a las rendiclones del Fondo Fjo de caja chica asignado a la Subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales y ala Gerencia de Servicios ala Ciudad se advierte que
‘algunas facturas ylo boletas de venta confienen borrones y/o enmendaduras, es decir que
no cumplen los requisites establecidos en la Directiva n.° 013-2013:MSS “Normas para la
‘apertura, administracién y control del fondo fijo para caja chica’ Apéndice n.° 8; los
documentos materia del reparo se detalan 2 continuacién:
Cuadro n°2
‘Comprobantes de pago con borrones yo enmendaduras
7 -
wrobanle | Responsable del | Factual Inport
de FondoFio | Boleads | Fecha | Provedor | DescrpcinObsercin | 5)
Pago Vente
‘Savio de repre de
ore 7018 Bat 0t6et f-40201] Grupo TCC Conguter| conpuasores. 49000
Mendoza SAC, onto total eon
|__| eterna dt cenmendadure z
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Seni a ‘Ment dieas | Enmendedus en
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20167470 eovacoowes [ssoozoie] FOPSAC | ermendarae lafecha | 22000
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Peiod: 26 enero de 20183 de deliv 6 2016
una 9042
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yj) DESANTIAGODE sURCO
INFORME DE AUOITORIA N° ¥262017.2.2168
igi 100 8
cy cy
[Comprobane | Responsable dol | facta! ingore
a FonsoFjo | altace | Fecha | Provoedor | DeseriponiObsonacin | 8)
Pago ont
‘aga Daz, Cas ‘Coles, ibas, peoaranbs,
aoveszar | Nara! Sigerene | fone a00r0 ft-r22014 ReveraOnega, ado | apa. Ta000
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Serato WG
Sbmmince | ovata sera) | Pee eon omen.
Seve Goals
ene: Coad de Pogo Apna
Eaborado por: Consén aur,
2), Pagos Fraccionados de bienes y servicios,
De la revisibn de os documentos que sustentan las renciciones del fondo fio de Caja Chica,
asignado a la Gerencia de Servicios a la Ciudad, correspondiente al reembolso efectuado
mediante Comprobante de Pago n.° 2016-7470, se advierte que se realizaron pagos por la
adquisicion de bienes y servicios en dos facturas, con la finalidad de que el monto del
‘comprobante de pago no supere el maximo establecido en la Directiva n.* 013-2013. MSS
*"Normas para la apertura, administracion y contol del fondo fo para caja chica’ que es de
‘8. 700,00 por operacién, los mismos que corresponden a una misma actividad y fueron
‘operaciones realzadas con el mismo proveedor y en la misma fecha.
El importe total de dichas operaciones debié dar lugar a la formalizacin de la operacion a
través del gio de la respectiva Orden de compra u Orden de servicio, por parte de la
Subgerencia de Logistica y Pattimonio, ls documentos materia del reparo se detallan a
of als
ow CCorprobantes de pago con pagosfracconados de bienes y servicios
Fao
componant |" at we | festa | Provetor | ota Natio digas | Ingore
depage | Fondorip | aie "
par ORere | Seri de rath
sonia | eaoans Ree ijparnadios | Paainpenenactn oo |__ soo
arn | Sri amiaie@ | mason Perae oes
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Tear| Tour
Mersra Farol | Spee nets | Wa pam
checbom, | ore | easans fcnromar_| Foe none ee te | 000
aewren | meee Dia se resce
Gamer’ | rnoraoee | 16462018 | rerotas | eptrcnsmetics | deslo tte ls ov | 6000
Gere de Waren | "apcm. | Gaus y' btae
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‘Rudtora do cunplinentoa la Wonpallad Dsl de Sonlape Go Suro Lina
Patod:2 de enero de 206 a 31 de lene de 2018, 013
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIA N° #252017.2.2168
Piha 1 de 82
3) En las facturas no se detalla el costo unitario de cada bien o servicio adquirido.
En nuestra revision se han evidenciado compras con el fondo de caja chica asignado a la
Gerencia de Servicios a la Ciudad, efectuadas en los meses de setiembre y octubre de
2016 al proveedor R.C.P. SAC en las que las facturas sustento del gasto no detalian la
‘cantidad de bienes o servicios, asi como el precio unitrio de cada uno de los bienes y/o
servicios acquirdos, de manera que garantcen una adecuada transparencia en la ejecucion
de los gastos, los documentos materia de! reparo se detallan a confinuacién:
Cusdro no 4
Comprobantes de pago que:no detala costo unitaio dels bionos
| Response
Cempobanie | de N Focha | Provodor Deseipein Mento
depago | Fondofije | _Facure a
DIENT Finzo00 Te | 1849201 | RCP. SAC — | Oistoeimpesin defers
$f propasetcatos. 70000
IEA i
* les ropatcs
4 Distinbves enone 4000
Bier FOROS | THOTT | REP SAC | npr oo faser
1 Diseto
aan 1 folie trato oi 000
ore rao —| Bors, [ Funzooorer | Trewzaie | REP SAC [> Inprestn ee ul clr 0.00
OIE TEE | ange’ FOIZONI2S | O+02016 | REP SAC. | iprestn e hlsecn de vies | 7000
Ccamens 00 vats patie
Geterdade {ir ols er aca.
POIETHE | Serecsala | FRZO00RS | OS02HTe | REP. SAC. |= norestin de 2 bane 00 1e0 | — BOT
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aborado pr Comsn aude
4) Motivo del gasto ilegible o incompleto.
‘evidenciado compras con el fondo de caja chica asignado a fa Sub Gerencia de Mlaestranza
y Servicios Generales, en los que el motivo del gasto descrito al reverso del comprotante
de pago, es iegible, es decir no se puede identificar el destino o la finalidad del gasto,
‘documentos que cuentan con el visto bueno del funcionario responsable del gasto y de la
Gerencia de Administracion y Finanzas, quienes no velaron porque se detalle claramente el
sustento respeativo, Situacién que no garantiza una adecuada transparencia en la ejecucién
de los gastos, los documentos materia del reparo se detallan a continuacin:
4 En nuestra revisién a los comprobante de pago seleccionados como muestra, se han
‘Ridiora decumpimeriog a Wucpalded Daal ds Sanaa ds Suc,
Patiod:2 de enero de 2016 a 3 de deve de 2016, MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIAN*025.2017-2.216
Para 124652
Cuadro n° 5
CComprobantes de pago con metivo del gasto legible o incomplato
oe
Sa ea ee ee
oe ee nage | wp
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‘Subgerente carioetas de
soe | cee | SEES |e
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nad ‘bisagras, jlador {ilegie)
ia a
‘Fun: Cangas de Pap Avene ns"
laborado por; Cons auire
5) Gastos que no cumplen el requisito de urgente.
Se advierte que en las rendiciones de Caja Chica de la Subgerencia de Maestranza y
yy ‘Servicios Generales, se incluye gastos por compra de bienes que no cumplen el requisito de
A luigentes, al evidenciarse que su adquisiidn se efectud en lugares cstantes al municipio,
como los distilos del Callao, San Miguel, Cercado de Lima y San Martin de Pores.
Compras que inclusive se realzaron en dias consecutvos y por bienes que son de alta
feria, es deci se pueden adquirren el mismo ditto de surco, como son pinturas,quita
sarfo, bolsas de cemento, entre otros.
Cabe precisar que las compras en lugares distantes acartean un costo aticional, en
transporte y horas hombre, contravniendo los princpios de austeridad, racionalidad y
discplina presupuestaria de los recursos plibicos, los documentos materia del reparo s°
detalian a continuacion:
‘actors ge cmpimerioa a
Plog: 2 de enero ce 206 alt de dclembre de 2016, MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORNE DE AUDITORIAN® 125201722168
Pag 134052
Cuadro n° 6
CComprobantes de pago con motive del gasto quo no cumplon el requisite urgentes
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TOTAL
ui: Conn os Ps Ronin."
Enero por Contin axtva
En la revisién a la documentacién sustentatoria de ocho (8) Comprobante de pago por
rendiciones del Fondo Fijo de Caja Chica asignado a la Subgerencia de Maestranza y
A ‘Servicios Generales, se evidenciaron que en cinco (5) se incluyeron doce (12) factures de
e 6) Gastos con caracter de previsibilidad
®
gastos por concapto de fumigacién y desratizacién a los locales municipales y impieza de
ozo séptico efectuados en el afio 2016; los mismos que fueron efectuados por cistntos
proveedores, los cuales tienen como gio la cistrbucién, comerciaizacién de articulos de
a limpieza, pintura, tiles de oficina entre otros, es decir no eran especializados en el servicio
requerido.
7 E! servicio de fumigacién y desratizacion al ser atendido através del fondo de caja chica sin
una adecuada programacién ha dado lugar a las inconsistencias que se detallan a
continuacion:
‘© No existe proporcionalidad en el gasto, es asi que en el periodo de gestion del Sr.
Femando Guzmén Vela el costo de fumigacién de la sala de exposicion del Parque de
la Amistad fue de S! 700,00 y del Palacio Municipal que incluye tres pisos el costo fue
de $/ 537, 50 en el periodo de la Sra. Caria Ortega,
‘* Durante la gestion de la Sra. Carla Ortega, se efectud el Senicio de Fumigacion y
Desratizacion del local de Loma Amarila el 13 de diciembre de 2016 por dos
pproveedores, Corporacin EAC SAC y Distribuidora RAIDERS SAC las cuales
‘Redo de campiero sa Nonhsldad Deal ce Santago ce Sure, Lina
Pevodes2 de enero do 208 al 31 de dlembre de 2018
ot asst)
INEORME DE AUDITORIA N25 2017-22168
=] MUNICIPALIDAD
Gp) DEsnnTiAOoDE AUR
Pin de 5
cobraron Si §37, 50 cada uno, no especicéndose en la parte posterior de las facturas
Porque se efsclué con proveedores distnios 0 cual {ue el trabajo especializado que
cbligo a su separacion y a que dos proveedores distintos realice el mismo servicio.
‘= Asi mismo, en el periodo de gestion de la sefiora Ortega, se advierte que el 17 de
noviembre se reaizé la fumigacién del Local de Maestranza, con el proveedor
Corporacién EJAC SAC por el importe de S! 700,00 y el 14 de diciembre, es decir en
menos de un mes se efectud el mismo servicio por el proveedor Consorcio DIEGO al
mismo local municipal, por elimporte de SY 537,50.
Al respecto, los gastos de fumigacién y desratizacion a los locales municipales, son de
naturaleza progremable en el afo, y cuya contratacién amettaba ser mediante orden de
servicio; sin embargo, la Subgerencia de Maestranza y Senicios Generales lo realz6
Uutlzando 1s fondos del fondo fio de cafa chica, desviuando el uso del fondo fjo que 6s
para atender gastos menudos y urgentes que no fienen caracter de previsibilidad como lo
establece la Ditectva n.° 013-2013-MSS,
Asi mismo, la edecuada programacién de la adquisicin de bienes y servicios permitia a la
Entidad contratar a un proveedor especializado en el servicio de fumigacion y desratizacion
¥ con a posibilidad de obtener mejor precio,
Los documentos materia del reparo se detalian a continuacién:
Cundro n2°7
CComprobantes de pago con gastos con caricter de previsiblidad
0016
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Foere:Corpibarss de Pap Apbnaicen@
Eaborado por: Comin autre
re Sanago de Suce Lina
Peiod:2 6 enor de 2018331 de dled de 2016
Keaton
Tcanpimienioals Muneporoos Ds MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORWE DE AUOITORIA N° 26:20172.2166
Pain 1052
7), Inadecuada presentacién de la documentacién sustentatoria del fondo Fijo de Caja
Chica,
En la revision efectuada a los Comprobantes de pago por reembolsos de los Fondos Fijos
de Caja Chica, se ha evidenciado que la documentacion sustentatora referida a reportes,
boletas de pago y facturas, se encuentra en mal estado y en algunos casos fos documentos
se han roto ya que se encuentran sujetos con una liga, es decir la Subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales y la Gerencia de. Servicios a la Ciudad, no han cumpido
‘on la presentacién de dichos documentos en félder ylo archivador de palanca, segin fo
establece la Directiva n.° 013-2013:MSS ‘Nonmas para la Apertura, Administracion y
Control del Fondo Fijo para Caja Chica, lo que viene originando el deterior y el posible
riesgo de pérdida de los documentos.
Los Comprobiantes por reembolsos observados se muestran a continuacion
Cuadro ne 8
CComprobantes de pago con inadocuada prosentaci sustetatria
T° Comnpobante de ae
Dig0 fects | Respmsabidefondo Fo | went | Mens
0.022018, Femando Guamin Va auveor_| 210x000
‘407 2016 — Rail Avono Paces Sinchez | — 204600 —[-20,70020
T0706 2016-10 | 2578080
16002015, ‘anes —| 243t050
—Poros201 26.19 | 200000
18.092016, ore14 | 2800000
PiF2008 (Cafe ns Grega Dez | — ann te | 24988
—2oi9221 16122016 201603 | 209552
aie rary | a Cer Wonca Crating [2016 16 | prea. 28
Zo16 7818 26102018 pote? | 575
usr: Conprbarias de Pao
Elaborao pr: nisin autre
Los hechos antes descttos wineran la nomativa siguiente:
> DIRECTIVA N.° 013-2013-MSS “NORMAS PARA LA APERTURA, ADMINISTRACION Y
CONTROL DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA”, APROBADA POR RESOLUCION N°.
1119-2013-RASS DE 27 DE DICIEMBRE DE 2013.
“4.6. Eluso del Fondo de Caja Chica debe ser destiado dnicaments para atender gastos menus y
"gents, que no tienen caractor de provided y cuya cancolacion por sus caracioristicas y
nnaturaleza no ameritan ser programables, con orden de compra w orden de servi, para
‘efectos de su pago mediants [a emision de cheques y que estén relacionados unicamente a
4 ‘actividades inherent al desemperto de las funciones de la Unidad Orgénica solitante,
‘57 La ejecucién de gastos con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica so suotaran a los princiios do
racionaldad, austerdad y discipina presupuestaria de los recursos piiblicos, asi como, las
‘medidas extraordinarias quo oman fas Enidades Normative.
64.5. Queda prohibido realizar pags fraccionados de bienes y servicios, ast como efectuar pagos fos
sit ha ¥¥ pomanentos por este concopto. En las adyuiscones de bienes 0 servicios de carter
‘adinistatvo, no procede la autoizcién de gasto para cancelar comprobantes de page que
ve a ‘consttuyan fracconamento por una misma compra, con el objeto de cambiar la modlisd del
proceso de selecién.
‘Kidiora do compinienos a Wunicaldea Deval de Sonlage de Surco Une
Pri: 2 nero de 2016 3 de dicembre de 2016
0047 MUNICIPALIDAD
DESANTIAGODE SURCO
INFORWE DE AUOITORIA 026201722158
>
aga 16 52
6.5.3 Exigir quo en ef verso de cada documento sustentatori figure el destine, motivo, del gasto
realizado y visto bueno del funcionario de la Unidad Orgénica responsable.
a)
6.55. Las Unidedes Orgénicas y el personal responsable de administrar los Fondos Flos ispondrén
todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad y aprpiada utiizacion, bajo
responsabilidad.
(66.2. Toda Factura, Bolo do Venta, Tckots (normado do acuerdo al reglamonto de Comprobants do
‘Pago ~ SUNAT MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO con ef RUC N° 20131367423,
\dobiendo verficar Io siguiente:
fod)
«* Deserpcién del biono servicio.
fod
6.64, Los documontos sustontaoros del gasto que se doborén aqjuntar @ la rendicon do cuentas,
deberan de cumpli-con los siguientes roquisos:
ws
‘= Sor documonios originales a excepcén de a Boleta de Venta,
‘= Su contenido do sor logic.
+ No debe fener enmerdaduras, bonanes ni uso de corectar
6.6.6. Todos los comprobantes de pago que sean cancalados con Fondes Fijos para Caja Chica,
\deberén tener estampado el solo fechador con una denominacién donde so indique el medio de
‘Pago, como por ejemplo “Caja Chica Pagedo’, su canfecciin deberd ajustarse 2 las
Caractorisicas, aso, y empleo sefelados en la noma vgente.
6.74. La documentacién sustentatoria por larendcién de Fondo Fijo para Caja Chica a efectos de su
‘reposicion deberd ser presentada en un f6idr yo archivedor de palanca debidarnent flido
la Subgorencia de Contabitdad y Costos para su respectiva revision y registo conlable. De no
lenconirarse conforme fa documentacion emia, fa misma seré devuelta 2 fa Unidad orgsnica
soltanto para su roguarzacin.”
NORMAS DE CONTROL INTERNO APROBADAS POR RESOLUCION DE CONTRALORIA
GENERAL N° 320-2006-CGR. VIGENTES DESDE EL 3 DE NOVIEMBRE DE 2006,
ESTABLECEN:
"28. Documentacién de procesos, actividad ytareas
“Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados pare asegurar su
adecuado desarrollo do acuerdo con jos estandares establcidos, facifar Ia corocta revision de
Jos mismos y garentizar la trazabilidad de los productos 0 servicios genorados"
04 La documontacién de los procesos, activdedes y tareas debe garantzar una adecuada
transparencia an la efecucén de los mismos, asi como asegurar el rastreo de fas fuentes do
efectos o erores en los productos 0 servicios generados(trazabilided).
4.9 Revision do procesos, actividades ytareas
Los procesos, actividades y tareas deben ser periédcamenta revisedos pare asegurar que
‘cumplen con los reglamontos, politica, procedimionios vigantas y dams requisios. Este tpo oe
‘evsion en una ended debe ser claramente distinguido del sequinient del contrainte.
‘5.1 Normas Bésicas para las actividades provencién y montoreo
"a Wuricpldad Dal de Sntago de Surca, Lina
Pod: 2 de aero do 2016131 de lobed 218,
0018 0019
MUNICIPALIDAD
@Be_)DESANTIAGO DE sURCO
INFORNE DE AUDTORIA 026204722168
Pgs 174052
bh 8:11. Provencon y montore0
au EE montoreo de los procasos y operaciones de la ented debe permtir conocer
oportunarene si ests se realzan do forma adocuada paa el lgro do Sus obj y si
en el desempero de les fuciones asgnadas so adoptan las acionas de proven,
cumpimento y coneccion necesarias pare garantzar la tonoidad y callod do os
mmismos.”
Los hechos expuestos afeotaron la transparencia,racionaidad y discpina en la elecucion del
gasto, lo que se ha originado por el incumplimiento de la normativa establecida por la Entidad
por parte de Ios funcionatios responsables de la administracion del Fondo Fljo de Caja Chica
del aio 2016, asignado a la Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales y a la Gerencia
de Servicios @ la Ciudad y por la fata de control y supervision por parte de la Gerencia de
Administracion y Finanzas, la Subgerencia de Contabilidad y Costos y la Subgerencia de
Tesoreri.
‘Krdiora de campinieno sla Huicpalad Dtialde Santiago de Suro, Lira
Pod: 2 de enero do 2016 31 de diombre de 2015 0020
MUNICIPALIDAD
DESANTIAGODE SURCO
INEORIE DE ALOITORIA N° 025201722168
Pig 18052
I OBSERVACION
FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD RINDIERON FONDOS DE CAJA CHICA CON
DEFICIENCIAS Y SUSTENTARON GASTOS CON FACTURAS QUE NO SON
RECONOCIDAS POR LOS EMISORES, INCUMPLIENDO LO DISPUESTO EN LA DIRECTIVA
N° 013-2013.MSS "NORMAS PARA LA APERTURA, ADMINISTRACION Y CONTROL DEL
FONDO FIJO PARA CAJA CHICA’, SITUACION QUE HA GENERADO PERJUICIO
ECONOMICO ALA ENTIDAD DE Si 10 654,20,
‘Se ha evidenciado que en el ao 2016, los Subgerentes de Maestranza y Servicios Generales y
a Gorente de Servicios a la Ciudad de la Municipaided de Santiago de Surco (Entidad),
responsables de la administracién del Fondo Fijo para Caja Chica, dspusieron el uso del dinero,
sin. contar con recibos provisionales lo documentacién debidamente autorizada que
espectique, entre otros, el motivo del gasto, nombre de la persona a quien se le entrega el
efectivo y la autorizacion corespondiente; posterormenta, ol rembolso se efectué sin realizar un
aoropiado contol previo y supenisién a la documentacién,incumpliendo lo dispuesto en tas
Nomas Generales del Sistema de Tesoreria, aprobadas por Resolucion Directoral.° 026-60-
EFI77.15 de 08 de mayo de 1980 y la Directva n.° 013-2013-MSS ‘Normas para la Apertura,
Administracién y Control del Fondo Fijo para Caja Chica” aprobeda mediante Resolucion de
Alcaldia n.° 1119-2013-RASS de 27 de diciembre de 2013, ver en Apéndice n.°5.
‘Asi mismo, se advierte que como sustento de dichas rendiciones, los funcionarios presentaron
facturas carentes de veracidad, las mismas que difieren de las que obran en los archivos y
registros oficiales de los proveedores, raz6n por la cual, no son reconocidas como validas por
los mismos, por un total de S! 10 654,20; por lo tanto, los reembolsos de fondo de caja chica a
los funcionartos responsables no se encuentran debidamente justificados y no reflejan su real
Uso; consecuentemente, no se garanliz6e! buen uso de los recursos asignados,
Los hechos expuestos, han originado que se efectuaran reembolsos de Fondo Fijo para Caja
Chica, por la adausicién de bienes ylo servicios no recibidos, generando un petuicio ecanémico
a la Entidad de SI 10 654,20; situacion que se debe a que ls funcionarios, administradores de
los Fondos Fijos de Caja Chica, inabservaron os procedimiantos adminstrativos establecidos en
- la Normativa Aplicable y solictaron reembolsos adjuntando documentos falsos que sustertan
‘supuestos gastos por bienes y servicios que no fueron recibidos por la entidedsituacon que no
{ue advertida por los funcionarios responsables de la supervision y control de dichos fondos.
El resumen de los fondos rendidos de manera iregular se muestra en el cuadro siguiente:
Cuadion9
Funcionaro Responsable e import otal de las
Facturas no reconacida por empresas proveedoras
Funcionario Responsable del Fondo Fp
deCejeChican
Fetnando Guzman Vela
Fall Antonio Pacheoe Sanchez
EN (Caria Maria Ortege Diaz
‘a del Carmen iendaza Chirahigno
TOTAL Si
vane Coptic de page ApS n° 8
Eaborade por: Comsbn audios
-
Meena
‘Kidtora d campinverios la Wonlcpaldee Dial ge Sonlago de Su
Pio: 2 aero de 2016 3 de debe de 2016.
Te INFORNE DE AUDITORIA N° 25201
[2M] MUNICIPALIDAD
(ax) DE SANTIAGO DE SURCO
Poa 1 de 52
La stuacion desorita, se desarralia a continuacin:
> Rendicién del Fondo Fijo para Caja Chica n.° 2016-1, asignado al sefior Fernando
Guzman Vela Subgerente (e) de Maestranza y Servicios Generales, reembolsado
mediante Comprobante de Pago N° 2016-727 de 09 de febrero de 2046.
De la revision del informe n.° 117-2016-SGMSG-GAF-MSS de 5 de febrero de 2016
(Apéndice n° 7), presentado por el sefior Femando Guzmén Vela, subgerente de
Maestranza y Servicios Generales? (e) y responsable de la administracion del fondo fio
para caja chica segin Resolucién Gerencial n." 09-2016-GAF-MSS de 20 de enero de
2016 (Apéndice n2 8), a la Gerencia de Administracion y Finanzast (cargo que también
ejercia), se evidencia que en la rencicién del fondo fo de caja chica n.° 2016-1 de 5 de
febrero 2016 ver Apéndice n.°7 el Formato de Rendicién de Caja Chica de la Entidad no
cuenta con la firma del “Encargado de Caja Chica”, asi como el ‘V° B® del Jefe de la
Dependencia”.
Asi también, las facturas que utiizo como sustento del gasto correspondientes a los casos
de mantenimiento y reparacion de vehiculos, no consignan el nimero de la paca que
identfique la unidad atendida; ademés, la rendicion no cuenta con cs detalles de recibos
provisionales emitdos através del Sistema Integredo de Administracion Municipal (SIAM)
de! Médulo de Tesoreria, que especifque el motivo del gasto, el nombre del tabajador @
quien se le enfregard el efecto y la autorizacién del Gerente de Administracion y
Finanzas, incumpliendo lo dispuesto en los sub numerales 6.2.2 y6.2.. del numeral 6.2 de
la Directiva n.* 013-2013-MSS 'Normas para la Apertura, Administraclén y Control del
Fondo Fijo para Caja Chica’, ver Apéndice n.°5.
Asimismo, en el proceso de reembolso la Subgerencia de Contabilidad y Costos, no
cfectub una adecuada revisién y control previo de la documentacin sustentatora de los
gastos, toda vez que, en dichos documentos no se aprecian el visto bueno del sefor Luis
De La Torte Casto, subgerente de Contabildad y Costos, en seal de conformidad a las
rendiciones.presentadas; sin embargo, se continud con el ‘rémite de reembolso,
incumpliendo lo dispuesto en los sub numerales 6.3.1, 6.3.7 del numeral 6.3 y numeral 6.2
de la Dieativan.° 013-2013-MSS,
Del mismo modo se adverte que no obstante que, los documentos que sustentan la
rendici6n de fondo fjo para caja chica no contaban con el visto bueno de control previo, el
seffor Rafael Juan Torres Tipact, subgerente de Tesoreria, procedié a reembolsar el fondo
de caja al seftor Feriando Guzman Vela, subgerente (e) de Maestranza y Senvcios
Generales a través del comprobante de pago n.° 2016-727 de 9 de febrero 2016, por e
importe de S! 21 000,00 ver Apéndice n.° 7 incumpliendo lo cispuesto en los sub
rumerales 6.3.1, 63.2 del numeral 6.3 dela Direotvan.* 013-2013-MSS,
De lo expuesto, se evidenca que el incumplimiento de los conrces @ las Rendicones de
aja, establecidos en la normativaintema y que es de estrcta observancia por parte de la
‘Subgerencia de Contabilidad y Costos y de la Subgerencia de Tesoretia, permitieron que
fueran reembolsadas, sin tener en cuenta que el funclonaro a cargo de la administracion
del fondo fijo de la caja chica era et mismo que autorizaba el gasto, porque en ese
‘momento también eercia el cargo de Gerente de Administracion y Finanzas.
“pera on Reson n* 170.15 RASS de de ever ce 205
Dapabeacsnnns easahs acaranar
‘Krctora ae compliments la Municpaldad Distal de Suntayo de Suro, Lina,
Petodr2de enero de 29% a 3! de delene de 2018
0024 #§—) MUNICIPALIDAD
) DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIA N° €25.20172.2108
Pn 20 52
De otra parte, la comision auditor, realiz6 la confirmacién de una muestra de gastos
efectuados por la Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales, dando como
resuitado que, los proveedores Embragues y Frenos del sefor Vicloriano Leén Oropeza y
la Corporacién Jotran Ciauste EIRL cel sefior Alejandro Len Huaman sefalaron no haber
efectuado ventas ni servicios a la Municipaldad de Sentiago de Surco, como se detalla a
continuacién:
'* Mediante ofcio n.* 002-2017-OC-MSS de 17 de agosto de 2017 (Apéndice n. 08),
el Organo de Control solicits al sefior Vieloiano Ledn Oropeza representante de la
empresa Embragues y Frenos, se siwva confirmar si durante el elercicio econémico
2016 habia efectuado venta de bienes ylo servicios a la Municipaldad Distita de
Santiago de Surco; en respuesta @ nuestro requerimiento, mediante carta sin de 18
de agosto de 2017, e! proveedorinformé lo siguiente: “(..) en el ejercicio 2016 no
hhemos vendido ni prestado servicio alguno a fa Municipalidad DISTRITAL de
Santiago de Surco” (Apéndice n.° 10).
Posterionmente, a través de la carta sin de 24 de agosto de 2017, remit informacion
documental, manifestando lo siguiente: “.. cumplo con romitirfe las. fotocopias
de fas facturas 007-001102, con fecha 26-01-2016, 001-001107 con fecha 28-01-
2016, 001-00112 con fecha 30-01-2016 ...)""Apéndice n.° 11).
[A respecto, si bien es certo hay un error de fectas de las facturas en la cara del
proveedor, de la comparacién efectuada por la comision auditora a las facturas
Proporcionadas por el proveedor, con las contenides en les rendicion de caja
1° 2016-1 presentada por el sefior Femando Guzman Vela, se adverte que no son
concordantes en su fecha de emisién, su contenido y el monto total de la venta
(Apéndice n2 7), conforme se etal en el cuatro siguiente:
Cuadron 10
ey Facturas no reconocdas por el ser Vitriano Len Oropeza de Embraguesy Frenos
“Y elurasprvantadas en eel dl fond jo do | Feturas aniias por Voane Lab Oropza oo
‘achat MSS a Embragueny Fras aus cite
me feota | MRR | cee | ome | Feet | PROM | Chane
< cororraa| asarzne | _exson| wndpa | eoraorm | vezozne | _sapo| Porta
as
covorror | zeoza6 | emn00 | oevide | oorooror | aor | —| ——
rae resco
, corontte | soarare | _erzm| cot | corona | semre | _anm|
q Taal —| 70188 ‘Taais—| sm
q Foss: Congrats depo 21672 y ares
aborace por comin aude
‘+ Mediante ofcio n.* 004-2017-OCLMSS de 17 de agosto 2017, la comision aucitora
solicit a la empresa Corporacién Jofran Clauste EIRL, de Alejando Leén Huemén
informe si durante el ejercicio econémico 2016, efectud venta de bienes y/o servicios
a la Municipalidad Distrital de Santiago de Surco (Apéndice n° 12}; quien mediante
carla sin de 22 de agosto 2017, informe lo siguiente “(..)no tiene ninguna venta de
bien y/o servicio realizada durante el ejercicio econémico periodo 2016 a la
MUNICIPALIDAD SANTIAGO DE SURCO (..)"(Apéndice n. 13).
Muripaldad Daal ge Sntago ds Surco Line
Prods: 240 eneo de 2016 alt de dlembrede 2018 0023
i] MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
|NEORME DE AUOITORIA N* 0252017.
Pina td 52
‘Adicionalmente, mediante ofcio n° 0017-2017-OC-MSS-A-C.-004 de 28 de agosto
2017, se solcité a la empresa antes ctada, confime si en el afio 2016 emit las
facturas n.° 007-025601 y 0007-025517 de 25 y 29 de enero de 2016, por el importe
de S/ 655,00 y Si 590.00 respectivamente (Apéndice n.* 14), ol mismo que a través
4e la Carta sin de 7 de setiembre de 2017 sefialo: “(..) que Seguin el detale de las
facturas adjuntas, no pertenecen a nuestra empresa, para certificar la veracidad
do los documentos adjiuntamos copia de las facturas emitidas por nuestra razén
social” (Apéndice n2 15),
‘Al tespecto, de la comparecién efectuada por la commision aucttora a las facturas
proporcionadas por el proveedor, con las contenidas en las rendiciones de caja
1.° 2016-1 presentada por el sefior Femando Guzmén Vela, se advierte que no son
concordantes en su fecha de emisién, su contenido y el monto total de la venta
(Apéndice n° 7), conforme se detaia en el cuadio siguiente:
undo n1t
Facts no reonscids por Algo etn Huamin de empresa Crpracin
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ene
Total Si 7305 00° 500
were Conpobartes Fajen 2016727,
Eaborad por Comin autre
También es necesaro indicar que en el reverso de las factures presentadas como gasto
del fondo fio se consigna el sello con Visto Bueno del sefior Lino Vento Iparraguire
identficado con DNI n,” 092205687, servidor de la Subgerencia de Maestranza y Servicios
Generales; asimismo, se consignan los sellos de Visto Bueno de la Subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales y de la Gerencia de Administracién y Finanzas, ambos
cargos eran ejercidos por el sir Femando Guzman Vela,
1S 16), la comision aucitora solcté al sefior Femando Guzmén Vela, responsable del
Fondo Fijo para Caja Chica incique si dio cumplimianta a fo establecdo en el Numeral 6.2
De la autorizacién del gasto, Sub Numeral 6.2.2. de la Directva n° 013-2013-MSS
"Normes para la Apertura, Administracién y Control del Fondo Fijo para Caja Chica’;
asimismo, informe si en su gestién se otorgé fondos de caja chica al seior Lino Ventolin
Iparraguire para la adquisicion de repuestos para la reparacion de vehiculos de fz Entdad,
asi como si delag6 la responsabilidad de la custodiay disposicién del fondo fo para caja
chica
a
7 Mediante oficio n.° 031-2017-OCI-MSS/A.C.004 de 4 setiembre de 2017 (Apéndice
a.
En respuesta ao solicitado, el seffor Femando Guzman Vela, subgerente de Maestranza y
‘Servicios Generales y responsable del fondo fo para caja chica, a través de la carta
lps ®) n° 008-2017-F GV de 25 de setembre de 2017 (Apéndice n- 17), manifesto lo siguiente:
Rcreantdl “(..)Sin embargo, debo puntualzar que, en la realidad, el modulo de tesoreria del
Semel ‘Sistema Integrado de Administracién Municipal (SIAM) no se encuentra habilitada
rninguna opcién para lé impresién © descarga del formulario denominado en el
‘rca ge cumpimientoala Munlepaldad Osa de Sortape de Sure, Lima
Petodo 2 de ene de 2018 131 de ieembre de 2016 — Rendicién del Fondo Fijo para Caja Chica n.* 2016-9, 2016-10, 2016-12, 2016-13 y
7 2016-14 del sefior Rail Antonio Pacheco Sénchez Subgerente de Maestranza_y
1 Servicios Generales, reembolsado mediante Comprobante de Pago n.°* 2016-4834,
2016-5908, 2016-6087, 2016-6449 y 2016-7051 de 4 y 18 de julio, 16 de agosto, 1 y 19,
de setiombre de 2016, respectivamente,
Mediante informes n° 402, 411, 427, 434 y 443-2016-SGMSG-GAF-MSS, de 4 y 18 de
julio, 15 de agosto, 1 y 19 de setiembre 2016 (Apéndice n.* 21), respectivamente, el setor
atl Antonio Pacheco Sanchez, subgerente de Maestranza’y Servicios Generales y
responsable de la administracién del fondo fijo segin Resolucion Gerencial n.° 30-2016
GAF-MSS de 16 de febrero de 2016 (Apéndice n.° 22), presenté a la sefiora Elizabeth
See
‘Kadiora de campimveno sa Nuicpldad Dal de Santiago de Surco, me
Parios:2de enero do 206 a3 de debe de 2016 6026
[EE] MUNICIPALIDAD
\@gy,) DESANTiAGODE sURCO
iia te 82
INFORME DE AUDITORIAN*£25.2017-2.268
Irma Prado Alvarado gerente de Administraién y Finanzas* las rendiciones del fondo fo
de caja chica n.% 2016-9, 2016-10, 2016-12, 2016-13 y 2016-14, respectivamente ver
Apéndice n. 21,
‘Asimismo se advierte que, los Formatos de Rendicién de Caja Chica de la Entidad fueron
suscritos por ls sefiores Alfonso Torres Peralta y Alberto Maguifia Gordilo servidores de
Ja Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales, como encargados de la Caja Chica y
€l sefior Rail Pacheco Sanchez como Jefe de la Dependencia,
Cabe sefialar que, la Directiva n° 013-2013:MSS "Normas para la Apertura, Administracion
y Control del Fondo Fijo para Caja Chica’ establese que el encargado unico de la
‘dministracién de Fondo Fijo para Caja Chica estara a cargo del funcionario responsable
el area, el mismo que es designado a través de una Resolucién de la Gerencia de
Administracién y Finanzas (GAF), en caso que el responsable del fondo se tenga que
~usertar por mativos de vacaciones, Icencia o comision de servicio, comunicaré a la GAF,
en forma eserta, quien sera el responsable de autrizar el gasto durante su ausencia, con
la finaidad que emita la Resolucién respectiva, de conformidad a los sub numerales
5.5.5.11,5.14, e las Disposiciones Generales de la norma antes citaa,
‘Ademés no cuenta con los recibos provisionales que debieron ser emits a través del
Sistema Integrado de Administracién Municipal (SIAM) del Médulo de Tesoreria, que
‘espectique el motivo del gasto, el nombre del trabejador a quien se le entregaré el efecto
y la autorzacion del Gerente de Administracién y Finanzas; inoumpliendo lo cispuesto en
los sub numerales 6.22 y 6.2.3 del numeral 6.2 dela Direcivan.* 013-2013-MSS "Nomas
para la Apertura, Administracion y Control del Fondo Fijo para Caja Chia.
Asimismo, en el proceso de teembolso la Subgerencia de Contabiliad y Costos, no
efeclud una adecuada revisién y contol previo de: la documentacién sustentatoria de los
gastos, toda vez que, en dichos documentos no se aprecian el visto bueno del seor Luis
De La Torre Casto, subgerente de Contabiidad y Costs, en seal de conformidad a las
rendiciones presentadas; sin embargo, se continud con el ttémite de reemboso,
incumpliendo fo ispuesto en el sub numeral 6.3.7 del numeral 6.3, sub numeral 6.8.1, de
‘numeral 6 8. y numeral 8.2 de las Disposiciones Finales de la Directivan.” 013-2013-MSS.
Del mismo modo, se advierte que; no obstante, los documentos que sustentan la rendicion
de fondo fijo para caja chica no contaban con el visto bueno de control previo, conforme a
lo indicado en el numeral n.° 6.3.1 de la mencionada Directiva, el sefior José Demetrio
Torres Ortiz, subgerente de Tesoreria, procedié a reembolsar el fondo de caja al sefior
Rail Antonio Pacheco Sanchez, subgerente de Maestranza y Servicios Generales a través
Rendicién del Fondo Fijo para Caja Chica n.* 2016-1, 2016-3 de la sefiora Carla Maria
Ortega Diaz, subgerente de Maestranza y Servicios Generales, reembolsado
mediante Comprobantes de Pago n.°* 2016-8593 y 2016-8221 de 24 de noviembre y
16 de diciembre de 2016.
‘De la revision a lo informes n.°* 476-2016-SGMSG-GAF-MSS sf recibido por la Gerencia
cde Administracin y Finanzas el 22 de noviembre de 2016 y 494-2016-SGMSG-GAF-MSS,
de 16 de diciembre de 2016 (Apéndice n° 28), la sefiora Carla Maria Ortega Diaz,
subgerente de Maestranza y Servicios Generales? y responsable de la administracion del
fondo fjo, segin Resolucion Gerencialn.° 237-2016-GAF-MSS de 8 de noviembre de 2016
(Apéndice n.° 27), present6 a la sefora Elizabeth Irma Prado Alvarado gerente de
‘Administraién y Finanzas las rendiciones del fondo fo de caja chica n.° 2016-1 y 2016-3
(Apéndice n? 26), respectivamente.
‘Asimismo se advierte que, los Formatos de Rendicion de Caja Chica de la Entdad fueron
suscttos por el sefior Alfonso Tortes Peralta servidor de la Subgerencia de Maestranza y
Servicios Generales, como encargado de la Caja Chica y la sefiora Carla Maria Ortega
Diaz como Jefe de la Dependencia.
Cabe sefiaar que, la Ditectivan.° 013-2013-MSS ‘Normas para la Apertura, Administracin
yy Control del Fondo Fijo para Caja Chica’ establece que el encargado tnico de la
‘zdministracién de Fondo Fjo para Caja Chica estaré a cargo del funcionaro responsable
\ del &rea, el mismo que es designado a través de una Resolucion de la Gerencia de
AN ‘Administracién y Finanzas (GAF), en caso que el responsable del fondo se tenga que
i ‘ausentar por motivos de vacaciones, licencia 0 comision de servicio, comunicard a la GAF,
en forma escrita, quien sera el responsable de autorizar el gasto durante su ausencia, con
la finaldad que emita la Resolucin respectiva, de conformidad a los sub numerales
5.55.11,5.14, de las Disposiciones Generales de la norma antes iad,
‘Ademés, la rendicidn no cuenta con los resibos provsioneles que debieron ser emitidos a
través del Sistema Integrado de Administracion Municipal (SIAM) del Médulo de Tesoreria,
que especfique el motivo del gasto, el nombre del trabajador a quien se le entregara el
efectivo y la autorzacién del Gerente de Administracién y Finanzas: incumpliendo lo
dlispuesto en los sub numerales 6.2.2 y 6.2.3. del numeral 6:2 de la Directva n.° 013-2013-
MSS 'Normas para la Apertura, Adminstracin y Control del Fondo Fijo para Caja Chica’
‘Asimismo, en el proceso de reembolso la Subgerencia de Contablldad y Costos, no
efectud una adlecuada revsién y control previo de la documentaciin sustentatoria de los
gastos, toda vez que, en dichas documentos no se aprecian el visto bueno del sefor Luis
De La Torre Castro, subgerente de Contabildad y Costos, en sefial de conformidad a las
* nas Reps” HED ANERASS ees evar de 216
‘Peta Geran 298 0ERESS eon de TE
‘rd ds campimientoa te Nuncaliad Ota de Sentapode Su
Pardo: 2 de enero de 2016 al 3 de debe de 2016
Ti MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INFORME DE AUDITORIA W025 201722168
Pina 28052
Tendiciones presentadas; sin embargo, se oontinud con el trémite de reembolso,
incumpliendo lo dispuesto en el sub numeral 6.3.7 del numeral 6 3, sub numeral 6.8.1. del
‘numeral 6.8. y numeral 8.2 de las Disposiciones Finales de la Directiva n.° 013-2013-MSS,
Del mismo modo, se advierte que; no obstante, los documentos que sustentan la rendicién
de fondo fo para caja chica no contaban con el visto bueno de contol previo, conforme a
lo indcado en el numeral n.* 6.3.1 de la mencionada Directva, e sefor José Demetrio
Torres Ortiz, subgerente de Tesorea, procedié a reembolsar el fondo de cea @ la sefiora
Catia Maria Ortega Diaz, subgerente de Maestranza y Servicios Generales a través de los
‘comprobantes de pago n.** 2016-8593 y 2016-9221 de 24 de noviembre y 16 de diciembre
de 2016, espectivamente, por el imports total de S46 984,47 Apéndice n.* 2.
De lo expuesto, se evidencia que pesar del incumplimiento de los contoles a las
rendiciones de cuenta, esiableciéos en la normativa intema y que era de estcta
observancia por parte de la Subgerencia de Contabilidad y Costos y Subgerencia de
TTesoreria, las Rendiciones antes mencionadas fueron reembolsadas,
De otra parte, la comisién aucitora, realzd la confimmacion de una muestra de gastos
fefectuados por la Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales, las mismas que dan
como resultado que, los representantes de los proveedores Ser Auto WG Automottiz EIRL,
Corporacion Electroredes SAC. y Ferreteria Electro Adrian seftalen la siguiente
informacén:
‘Wilfredo Manuel Girbau Florez, identicado con DNI n.° 08862740, representante
legal de la empresa Ser Auto WG AUTOMOTRZE IRL, el 10 de mayo de 2017 ver
Apéndice n® 23, marifest6 que la factura n* 001-000248, includa en le rendicion
1.° 2016-1, presentada por a sevora Carla Ortega Diaz, est en blanco y no ha sido
girada por su empresa por lo que resutaran flsas, soictando ademés se invesique
la procedencia de esta facture situacién también vista en el andisis de la rendicion
del sefior Rab Antonio Pacheco Sanchez Subgerente de Maestranza_y Senicios
Generales.
‘A\ respecte, de la. comparacin efectuada por la comisiin audiora a la factura
proporcionada por el proveedor, con las confenidas en las rendiciones de cola
1? 2016-1, se adverte que no son concordantes en su fecha de enisién, su
contenido y e monto total dela venta (Apéndice n. 26), conforme se detalia en el
cuadro siguiente:
Cuadro n°. 15
Facturas no reconocidas por el sefor Wiliedo Manuel Gibau Florez dela empresa Ser Auto WG
iat AUTOMOTRIZ E1RL
acura presenta n la rendeln elfondo fo de | Fatuas emis porel ator Witedo Manvel Gbsu
ala chice ala MSS Forza empress Ser Auto WG AUTOMOTR
ws [room | meee [Glen | ecm | RH | toe
gpa
owvaanee | ronan | seaco | “ance | oa | FaCmaN [|
Suc
east | 56000
one: Carprbares d pagan * 216 6552
labora por: Comin audios
Kistors
eo
Tani aldo Osta de Sartago de Sarco Lina
Prior 2 6 enero de 2016 a 3 de deme da 2016
0030 INFORWE DE AUDITORIA N 26:07.
‘Reo go campanionoa la Monat Distal de Sontag
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
gina 29 ¢e 82
Cabe sefialar que, en el reverso de las facturas presentadas como gasto del fondo fo
‘se aprecia el selo con el V" B® del sefior Jorge Kuroiwa Yamasato identficada con
NI n.* 09633619, servidor de la subgerencia de Maestranza y Servicios Generales,
asimismo, se aprecian los selos de V° B° de la Subgerencia de Maestranza y
‘Servicios Generales y Gerencia de Adminstracion y Finanzas,
Mediante ofisi n.° 032-2017-OCI-MSSIA.C.004 de 1 de setiembre 2017 (Apéndice
‘n? 28), la comision autora requiié a la seftora Carla Maria Ortega Diaz, subgerente
de Maestranza y Servicios Generales y responsable del fondo fo para caja chice nos
informe si se dio cumplimiento alo establecido en el Numeral 6.2 De la autrizacion
del gasto, Sub Numeral 6.22. de la Directva n.* O13-2013MSS "Normas ara la
Apertura, Administracion y Control del Fondo Fijo para Caja Chica’ correspondiente al
ejercicio econémico 2016, asimismo, sien su gestion se otorgé fondos de caja chica a
uno 0 varios servidores para la adquisicién de repuestos para la reparacion de los
Yehiculos de la entidad, igualmente informara a que servidor le delegd la
responsebildad de la custoia ycisposicién del fondo fo para caja chica.
En respuesta al requerimiento efecluado, meciante carta sin de 5 de selienbre de
2017 (Apéndice n2 29) manifesté que: efectivamente se dio cumplimiento a lo
dispuesto en la Directiva n° 013-2013-MSS ‘Normas para la Apertura,
‘Administracién y Control del Fondo Fijo para Caja Chica, durante su periodo de
gestion del 8 de noviembre al 31 de diciembre 2016, De la misma manera sefiala:
“que durante e! periodo en mencién se entrogé con las formalidades
establecidas en la directiva a los encargados de las diferentes reas, como
‘maestranza, servicios generales, entre otros, fondos de caja chica para el
cumplimiento de los requerimientos urgentes de la Municipalidad. Ademés,
‘manifiesta que el servidor Alberto Maguita Gordillo fue el responsable de la
custodla y disposicion de caja chica de ese periodo”.
Motivo por el cul, con oficion.* 034-2017-OCL-MSSIA.C, 004 de 7 de setiembre de
2017 (Apéndice n. 30) se requiié al sefior Alberto Rail Maguifa Gori, seridor
de la subgerencia de Maestranza y Servicios Generales, nos informe si durante el
Periodo.del 8 de. noviembre al 31 de diciembre 2016 se dio cumplimiento a lo
establecido en la Directiva n° 013-2013MSS ‘Normas para la Apertura,
‘Administracion y Control del Fondo Fijo para Caja Chica’ correspondiente al eercicio
‘econdimico 2018; asimismo, informe con qué documento la ex Subgerente de
Maestranza y Servicios Generales, le encargd la custodia y olsposicion del fondo fjo
para caja chica, asi como fue el procedimiento de a entrega del fondo fo, quien en
respuesta mediante carta sin de 12 de seiembre de 2017 (Apéndice n° 31)
manifesto fo siguiente: “que, durante ef periodo del 8 de noviembre al 31 de
diciembre 2016 estuve ausente en mis labores por encontrarme con descanso
‘médico tras sufrir un accidente, es preciso indicar que los documentos fueron
temitidos @ la Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales de manera
‘portuna para su debido trémite’ (Sic)
‘Al respecto, la comisién aucitora mediante memoréndum n.° 032-2017-0CL
MSSIA.C.- 004 de 26 de setiembre de 2017 (Apéndice n.° 32) solid a la sefiora
Maria Patricia Calle Terrones subgerente de Gestion del Talento Humano informacion
sobre el descanso méico otorgaco al ex trabejador Alberto Rati Maguiia Gordilo, en
respuesta la Subgerente de Gestidn de! Talento Humeno a través del informe n.°
1124-2017-SGGTH-GAF-MSS de 28 de seliemmbre de 2017, remitio copia del
Potodo de enero de 2015 a 31 de dsembre de 2018
af
134 INFORE DE AUDITORIA N° 026204722158
0032
MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
gina 30 2
ddescanso médico expedido por a Clinica Intemacional n.° 1131525 y 1129671, con el
cual se le oloxgé descanso médico del 8 de noviembre al 31 de diciembre 2016,
(Apéndice n? 33),
Por lo sefialado en los parrafos precedentes se evidencia que lo manfestado por la
sefiora Carla Maria Ortega Diaz, subgerente de Maestranza y Servicios Generales y
responsable del fondo fjo para caja chica, respecto a su custodia y disposicién,
‘otorgada al sefior Alverlo Rall Maguifia Gordilo, no corresponde a lo ocurrido
realmente, toda vez que como manifiesta el servidor, este se encontraba con
descanso médico, informacin que fue corroborada por la Subgerencia de Gestidn del
Talento Humano.
Asimismo se debe tener en cuenta fo sefialado en la Directiva n.* 019-2012.MSS
“Normas para la Aperture, Administracin y Control del Fondo Fijo para Caja Chica’
ue establece que el encargado inico de la administracién de Fondo Fjo para Caja
Chica estar @ cargo del funcionario responsable del area, el mismo que es
designado a través de una Resolucion de la Gerencia de Administraién y Finanzas
(GAF), en caso que el responsable del fonda se tenga que ausentar por motivos de
vacaciones, licencia o comisién de servicio, comuniceré a la GAF, en forma escrta,
quien seré el responsable de autorzar el gasto durante su ausencia, con la fnalidad
que_emita la Resolucién respectiva, de conformidad a los sub numerales
5.5,5.11,5.14, de las Disposiciones Generales de la nora antes citada.
‘© Del mismo modo, mediante ofci n,° 080-2017-OC LMSS de 29 de setiembre de 2017
(Apéndice
34) se requirié ala empresa Corporacion Electroredes A.C. sefale si
durante el ejercicio 2016. habia emitdo facturas a nombre de a Municpalidad, en
respuesta la citada empresa con Carta s/n de 6 de octubre 2017 (Apéndice n 38)
remit ftocopias de las faoturas emitdas asus cientes
‘Al respecto, de la comparacibn efectuada por la comisién auditora a las facturas
roporcionadas por el proveedor, con las contenidas en las rendiciones de caja
1° 2016-3 presentada por la sefiora Carla Marla Ortega Diaz, se advierte que no son
concordantes en su fecha de emisién, su contenido y 2 monto total de la venta
(Apendice n.° 26), conforme se detalla en el cuadro siguiente:
Cusdro n° 16
Facturas no reconocidas por la empresa Corporactn Electroredes SA.C
Fact poera en een odo lo ca Face ei pee empress
haa ss Corpora Sestorades SAC cnt
we | roeme [me [Ome | room | cto
or, 7 Thais ante Recent
Cora _|or2an6 | som | RMERIBEE | carer | vocazne | on | Racoer A]
ot - Sueo ao
a Co conroneree | eeonaois | seco | NESS
Toast | 18000 00
bares de pagan 20T6 S20
Elaborado por: Comisin audioce
‘Recor de cunpimientos le None palad Distal de Sunlage de Sarco Lina
Petiod: 2d enero de 201 a 1 6 dito de 2016
Es necesario sefialar que en el reverso de las facturas presentades como gasto del
fondo fo se aprecia el nombre y apelidos de los sefiores Ruth Reyes Alva
ientificada con DN! n.*4152874 y William Justo Veréstegu Tolentino identficado con MUNICIPALIDAD
DE SANTIAGO DE SURCO
INEORME DE AUDITORIA N 25201722168
icin 160 52
DNI n.* 09641570, servidores de la Subgerencia de Meestranza y Senvcios
Generales, asimismo, se aprecian los sellos de V° B° de la Subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales y Gerencia de Adminstracién y Finanzas.
© Asimismo, mediante oficio n.* 059-2017-0CLMSS de 29 de setiembre 2017
(Apéndice n° 36) se solct6 al sefior Enrique Alberto Olortegui Trebejo de la
Ferreleria Electro Adrian, nos informe si su representada durante el ejercicio
‘econémico 2016, ha emitido a la Municipalidad Distital Santiago de Surco, las
facturas n° 0005-054801 y 0005-054805, en respuesta elcitado sefior mediante con
carta sin de 3 de octubre de 2017 (Apéndice n.* 37), sefala lo siguiente: “..) que
1no realice la fotalidad de esas operaciones y que no se emitié las transacciones
que se me informa en el oficio antes seitalado. Asimismo, sostengo que la
informacién brindada no quarda relacién con la documentacion y os registros
‘que conservo, siendo que dichos comprobantes no son auténticos’, adjuntando
al documento copiasfotostaticas emitides por su empresa.
‘Al tespecto, de la comparacion efectuada por la comisién auctora a las facturas
proporcionadas por el proveedor, con las contenidas en las rendiciones de caja
1n.* 2016-3 presentada por la seriora Catla Maria Ortega Diaz, se advierte que no son
‘concordantes en su fecha de emisién, su contenido y el monto total de fa venta
(Apéndice n. 26), conforme se detala en el cuadro siguiente:
Cuadeo ne
Facturas no reconocidas porel efor Enrique Alberto Oletegui Trebejo de la Feretera Electro Adrién
acura presenta oni rndicin ol] Factras arias pol car Eniqae Aborto Ovepu Teta
{fondo fo de cal chen ela WSS deta Ferrata Ele Ain
f ‘pore : | pore
N eens es x: Fen ey ‘Chante
emosasaeor | o5-122016 | 70000 | cons-sagot | orcezore | 7300 | Teotr ReweLua
ewosasseos | orsezore | zoopo | eonsasaens | eromzore | trzoo | Sgemde Gone |
Teas | “10000 = 00 —I
Fuente: Comprobane de payo:n* 2016- S221
Elaborado por: Comisén autora
Es neceserio sefialar que en el reverso de las facturas presentadas como gasto del
fondo fio se consigna el nombre y apelides del sefior Wiliam Justo Verastegui
Tolentino identficado con ONI n.° 09311570, servidor de la. subgerencia de
Maestranza y Servicios Generales, asimismo, se aprecian los selos de V° B® de la
Subgerencia de Maestranza y Servicios Generales y Gerencia de Administracin y
Finanzas,
De lo expuesto se concluye que, el mencionado funcionari al no efectuar la autorizacion a
través de ls vales provisionales emitidos a través del Sistema Integrado de Administracion
“Municipal (SIAM) del Médulo de Tesoreria, no especticé claramente el motivo del gasto el
nombre del servidor @ quien se le entreg6 el efectivo y al no contar ademas con la
autorizacién del Gerente de Administracién y Finanzas, incumplid lo dispuesto en la
rectva n.° 013-2013-MSS "Normas para a Aperture, Administracion y Control del Fondo
Fi para Caja Chica’
‘Asimismo, se evidencia que en las facturas de los proveedores Ser Auto WG Automoatiz
EIRL, Corporacién Electroredes SAC. y Fereleria Electro Adiién, incuidas en las
rendiciones de Caja Chica de la Entidad, muestran que el detale de los gastos
ova do campinenioats Munopalded Ostia de Santiago de Suc, ina
erode: 2 de enero de 2016 3 ge deme de 2016, 0034
] MUNICIPALIDAD
yy) DESANTIAGODE SURCO
Pigs 2052
INFORME DE AUDITORIA N 02520172218
‘correspondieron a comoras de articulos de ferreteria, impieza, pinturas, repuestos para
‘automoviles, et, justficéndose al reverso que seria para el servicio de reparaciones de
Uridades vehiculeres y mentenimiento de locales Municipales; siendo validados con el visto
bueno de la Sub gerercia de Maestranza y Senicios Generales; sin embargo, segin lo
manifestado por los proveedores, las facturas no fueron emitidas a nombre de la
Municipaidad de Santiago de Surco, por lo tanto, se concluye que los reembolsas por el
‘monto de S/3 210,00 ala sefiora Carta Maria Ortega Diaz comprendidos a través de los
‘comprobantes de pago n."s 2016-8593 y 2016-9221 de 24 de noviembre y 16 de diciembre
de 2016, respectivamente, por el importe otal de S/ 46 984,47 ver Apéndice n? 26 , no se
encuentran debidament justiicados y no refllan el real uso del Fondo Fijo para Caja
Chica; conseouentemente, no garantiz6 el ben uso de los recursos asignados,
> Rendicién del Fondo Fijo para Caja Chica n.% 2016-16, 2016-17 de la sefiora Ana del
Carmen Mendoza Chirichigno gerente de Servicios a la Ciudad, reembolsedo
mediante Comprobantes de Pago n.° 2016-7470 y 2016-7818 de 3 de octubre y 28 de
octubre de 2016,
La sefora Ana del Carmen Mendoza Chiichigno, gerente de Senicios a la Ciudad’, y
designada como responsable de la administracién del Fondo Fijo para Caja Chica,
mediante la Resolucin n°, 09-2016-GAF-MSS de 20 de enero de 2016 ver Apéndice
° 8; presento a la sefora Elizabeth lima Prado Alvarado gerente de Adminstracion y
Finanzas, los Memorandums n.* 1609 y 1719-2016-GSC-MSS de 3 y 25 de octubre de
2016, respectivamente, donde se incluye las rendiciones del fondo fijo de caja chica
1°,2016-16 y 2016-17 (Apéndice n° 38).
‘Asimismo se advierte que, los Formatos de Rendiciin de Caja Chica de la Entidad cuentan
Con la firma de la sefora Ana del Carmen Mendoza Chitichigno como “Encargado de Caja
Chica” y “Jefe de a Depandencia’
‘Ademés, los recibos provsionales emitidos @ través de! Sistema Inlegrado de
‘Administracton Municipal SIAM) del Médulo de Tesoreria, no cuentan con a auorizacién
del Gerente de Administacién y Finanzas; asi como del jfe inmedialo del area solitante,
segin lo dispuesto en el Sub numeral 6.2.2 del numeral 6.2 de la Directivan.” 013-2013-
IMSS "Normas para la Apertura, Administracin y Control del Fondo Fo para Caja Chica’.
Asimismo, en el proceso de reembolso la Subgerencia de Contabilided y Costos, no
efectud una adecuade revisién y contol previo de la documentacién sustentatoria de los
gastos, toda vez que, en dichos documentos no se aprecian el visto bueno del sefor Luis
De La Torre Castro, subgerente de Contabilidad y Costes, en sevial de conformidad a las
rendiciones presentadas; sin embargo, se continu’ con el trémite de reembolso,
incumpliendo lo dispuesto en el sub numeral 6.3.7 del numeral 6.3, sub numeral 6.8.1. dl
numeral 6.8. y numeral 82 de las Disposiciones Finales dela Direotva n.° 013-2013-MSS,
Del mismo mado, se advierte que; no obstante, los documentos que sustentan la rencicién
Normas Generales del Sistema de Tesoreria, aprobadas por Resolucion Directoral n.°
(026-80-EF 77.15 de 06 de mayo de 1980
NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica
*Se utizaré el Fondo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes;
_y excepcionélmentevietcos no programables y jorales.
|. Concepto
EI Fondo Fijo para Caja Chica es aque! consttudo, con carécter Unico, por dinero en
«fective de monto ij establecioo de acuerdo a las necesidades dela entided.
1 Objetivo
Racionalizar l uso de dinero en efectvo.
Il, Acciones a Dosarrollar
“)
= Los gastos deben ser sustentados mediante fos documentos de pago, debidaments
< DIRECTIVA N.° 013-2013-MSS “NORMAS PARA LA APERTURA, ADMINISTRACION Y
CONTROL DEL FONDO “FIJO PARA CAJA CHICA”, APROBADA POR RESOLUCION
N°. 4119-2013-RASS DE 27 DE DICIEMBRE DE 2013
V. Disposiciones Generales
5.5 Por oporatva y eficoncia de fos servicios que brinde la Municipal y por ubicarse
distante a la Subgerencia de Tesorefa, se auloriza a las Unidades Orgénices;
‘Subgerencia de Patrimonio, Servicios Generales y Meestranza, Gerencia de
‘Seguridad Ciudadana y Gestion del Riesgo de Desastres y Gerencia de Sorvicis a la
Cludad y Medio Ambiente, la administracién de un fondo en efectvo que esterd a
cargo del funcionario responsable del érea, esta Caja Chica seré parte del Fondo Fj
para Caja Chica y cuyos montos seran establecidos por Ja Gerencia de
‘Administracin y Finanzas, meatante Resolucién Gerencial
‘5.45 Las Unidades Orgénicas deberan emitr sus vales Provisionales y vales de Moviidad
‘mediante ef MOdulo de Tesoreria que se encuentra en el Sistema Integrado de
Administrecién Municipal (SIAM) de la Municipaided.
5.16 Las Unidades Orgénicas y of personal responsable de adinistrar los Fondos Fjos
para Caja Chica dspondrén todas las medidas necesarias para garantizar su
seguridad y apropiada utzacién, bajo responsabilidad.
VI Disposiciones Especificas
62 Dela Autorizacién del gasto:
6.21 Los Funcionarios responsables de cada Gerencia o Jefe de Oficina serén os
responsables de autorizar los gastos de los Fondos Fijos para Caja Chice, los
_mismos que serén reemboisados o pagado séio can el visto bueno (V° B*) del
Georente de Administracion y Finanzas el Subgerente de Tesoreta
6.2.2 La autorizacin para la entrega de fondos en efectvo a través del Fondo para
Caja Chica yo Cajas Chicas se efectuaré mediante Recibo Provisional,
formulario que seré emitido empleando 6! Médulo de Tesoreria quo so
encuentra ene! Sistema Integrado de Administracion Municipal (SIAM)
especiicando claramente el motivo del gesto y el nombre del trabajador @
quien se fe entregaré el efectivo; este formulario debe tener la autorizacion del
ioe de conplniowo a Muncpaldad Deval de Sartago ds Suco Una
riod: 2 de nero de 20%6al 3 de deme de 2016 C
[ERY MUNICIPALIDAD
(ag) DEsanTiacoDE suRCO
63
Phra 8 652
Gorente de Administracién y Finanzas, asi como el jefe inmediato del area
solicitante; la autorizacion seré en forma exoresa mediante ribrica y sello.
6.23 El Vale Provisional y Recibo de Movildad, son formularios incorporados en el
Sistema integrado de Administracién (SIAM), pre numerado en forma
correlative ascendente y seré pagado por el encargad del manejo del Fondo
Fo para fa Caja Chica y/o Cajas Chicas, sempre que cuente con la
autorizacién de cada Gerenie o Jefe de Oficina y con el visto bueno (V°B*) del
Gerente de Administracion y Finanzas y el Subgerente do Tesoreta
6.29 Todes las aduisiciones, deben sustentarse con Comprobante de Pago
(Fectures, Boletas de Venta, Tickels u otros documentos de pago autoizedos
por la SUNAT y de acuerdo a las normas vigentes.
6.2.10 La autorizacion de pago coresponde a los responsables del Fondo de Caja
Chica y/o Cajas Chicas, los mismos que serén reembolsados 0 pagados sco,
con ef Visto Bueno (V°B*) del Gerente de Administracin y Finanzas y el
Subgerente de Tesoreria,
De la rendicién:
6.3.4 El funcionario yfo persona designada responsable del manejo de la Caja Chica
‘endlé cuenta documentada del gasto al responsable del Fondo Fijo para Caja
Chica de a Subgerencia de Tesoreria, con los documentos autorizados por la
‘SUNAT. Toda documentacién debe ser autorizada por el jefe inmediat,
Gerente de Administracién y Finanzas y visto bueno del contol previo de fa
‘Subgerencia de Contabiidad y Coste.
6.3.2 La reposici6n del Fondo Fijo para Caja Chice, se realizeré previa presentacién
de la documentacién sustentatora, debidamente autorizada,
6.3.7 La Subgerencia de Contabilidad y Costos se encargaré dela revision y contol
de la documentacién de gastos. Los documentos presentados como gastos
‘que no estén debidamente sustentados segtin la presente Direciva seréa
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