MANUAL PROSEDUR

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
 Manual Prosedur
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Brawijaya

MP.GJM-FIB-UB.01
Revisi : 2
Tanggal : November 2009
Dikaji ulang oleh : Pembantu Dekan I
Disetujui oleh : Dekan

©FAKULTAS ILMU BUDAYA Universitas Brawijaya, 2009– All Rights

Reserved

FAKULTAS Standar
Akademik
Disetujui Oleh
ILMU BUDAYA
Revisi ke- Tanggal
Dekan
November MM.GJM-FIB-
2 2009 UB.01
 KATA PENGANTAR

Manual prosedur kegiatan ini merupakan salah satu

acuan penjaminan mutu akademik dan administrasi program di
Program Bahasa. Manual prosedur FAKULTAS ILMU BUDAYA ini
adalah acuan tata cara penyelenggaraan kegiatan akademik
serta pelayanan akademik sehingga kegiatan tersebut dapat
dilaksanakan secara jelas, sistematis,terarah, dan terukur.
Manual prosedur ini meliputi pelaksanaan kegiatan dan
pelayanan akademik Bagian Pengajaran, Kesekretariatan,
Keuangan, serta Perlengkapan dan Kerumahtanggaan.
Dengan manual prosedur ini diharapkan seluruh sivitas
akademikaFAKULTAS ILMU BUDAYA dapat berpartisipasi aktif
dalam sistem penjaminan mutu akademik dan pelayanan
akademik diFAKULTAS ILMU BUDAYA.

Malang, November 2009

Dekan

Prof. Francien H. Tomasowa, Ph.D

 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ......................................................ii

Daftar Isi .............................................................iii
Manual Prosedur Bagian Pengajaran ............................. 4
Manual Prosedur Kesekretariatan .................................15
Manual Prosedur Keuangan ........................................20
Manual Prosedur Perlengkapan dan Kerumahtanggaan .......27
 MANUAL PROSEDUR PENGAJARAN (01)

1. Pelayanan Permintaan Surat Keterangan diFAKULTAS

ILMU BUDAYA UB-1

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan permintaan
Surat Keterangan untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik, Ketua
Program
4. Dokumen : Form permintaan
5. Posedur kerja
a. Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta
dan kemudian mengisi rangkap dua form
permintaan (Surat Keterangan), dan
menyerahkan kembali lembar kedua.
b. Staf akademik menerima form yang telah diisi
c. Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian
form dan data mahasiswa di sistem akademik
berkaitan dengan surat keterangan yang diminta
(data registrasi, biodata, dsb)
d. Berdasarkan form permintaan dan data
mahasiswa, staf akademik membuat surat
keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke
Ketua Program
e. Ketua Program menandatangani surat keterangan
f. Setelah administrasi surat selesai, satu lembar
surat untuk mahasiswa dan satu lembar untuk
arsip.
g. Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan
menyerahkan form permintaan
h. Selesai
2. Pelayanan Permintaan Surat Pengantar diFAKULTAS
ILMU BUDAYA UB-2

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan permintaan
Surat Pengantar untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik, Ketua
Program
4. Dokumen : Form permintaan, data
kelengkapan surat
5. Posedur kerja
a. Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta
dan kemudian mengisi rangkap dua form
permintaan (surat pengantar), dan menyerahkan
kembali lembar kedua disertai kelengkapan data
surat bergantung pada jenis surat pengantar
(surat pengantar penelitian, surat pengantar
magang, dll).
b. Staf akademik menerima form yang telah diisi
kelengkapan surat pengantar
c. Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian
form dan data mahasiswa di sistem akademik
berkaitan dengan surat keterangan yang diminta
(data registrasi, biodata, dsb)
d. Berdasarkan form permintaan dan data
mahasiswa, staf akademik membuat surat
keterangan rangkap dua, dan diserahkan ke
Ketua Program
e. Ketua Program menandatangani surat keterangan
f. Setelah administrasi surat selesai, satu lembar
surat untuk mahasiswa dan satu lembar untuk
arsip.
g. Mahasiswa mengambil surat keterangan dengan
menyerahkan form permintaan
h. Selesai
3. Pelayanan Pendaftaran KKN DiFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB-3

1. Tujuan : untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
pendaftaran KKN untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik
4. Dokumen : Form pendaftaran, KRS, KHS
5. Posedur kerja
a. Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta
dan kemudian mengisi form pendaftaran dan
menyerahkan kembali disertai draft skripsi dan
kartu bimbingan skripsi
b. Staf akademik menerima form yang telah diisi
kelengkapan dan lampirannya.
c. Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian
form pendaftaran dan data KHS serta KRS pada
sistem akademik.
d. Staf akademik menyerahkan berkas yang telah
diverikasi dan dinyatakan layak kepada Ketua
Program. Jika tidak layak diserahkan kembali
kepada mahasiswa untuk dilengkapi.
e. Ketua Program menentukan dan menetapkan
dosen pembimbing KKN dan menerbitkan surat
penugasan rangkap dua.
f. Staf akademik memasukan data pendaftrar KKN
dan pembimbingnya ke dalam sistem akademik.
g. Staf akademik menyiapkan Buku Pedoman KKN.
h. Staf akademik mengirimkan Buku Pedoman KKN
dan Surat Penugasan kepada Dosen Pembimbing.
i. Staf Akademik mengarsip form pendaftaran
beserta lampirannya dan surat penugasan.
j. Staf akademik membagikan buku pedoman KKN
untuk mahasiswa yang telah terdaftar.
k. Mahasiswa mengambil buku pedoman KKN di
Bagian Pengajaran
l. Masuk ke prosedur pembimbingan KKN
4. Pelayanan Pendaftaran Seminar Hasil diFAKULTAS ILMU
BUDAYA UB-4

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
pendaftaran seminar hasil untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik
4. Dokumen : Form pendaftaran, Draft Skripsi,
Kartu Bimbingan
5. Posedur kerja
a. Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta
dan kemudian mengisi form pendaftaran disertai
lampiran (draft skripsi dan kartu bimbingan)
b. Staf akademik menerima form yang telah diisi
kelengkapan dan lampirannya.
c. Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian
form dan lampiran. Apabila tidak layak maka
dikembalikan kepada mahasiswa.
d. Staf akademik menentukan jadwal seminar hasil
dengan mengkonfirmasikan kepada dosen
pembimbing Ybs.
e. Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan
seminar hasil.
f. Staf akademik mengirimkan jadwal seminar hasil
kepada dosen pembimbing dan Bagian
Perlengkapan.
g. Staf akademik membuat pengumuman tentang
jadwal seminar hasil untuk mahasiswa.
h. Selesai
5. Pelayanan Pendaftaran Ujian Skripsi diFAKULTAS ILMU
BUDAYA UB-5

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
pendaftaran ujian skripsi untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik
4. Dokumen : Form pendaftaran, Isian Biodata,
fotocopy STTB/Ijasah terakhir,
Foto 3 x 4, KHS semester 1 – 8 /
transkrip sementara, 3 exemplar
skripsi
5. Posedur kerja
a. Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran meminta
dan kemudian mengisi form pendaftaran dan
menyerahkan kembali disertai Isian Biodata,
fotocopy STTB/Ijasah terakhir, Foto 3 x 4, KHS
semester 1 – 8 / transkrip sementara, 3
eksemplar skripsi.
b. Staf akademik menerima form yang telah diisi
kelengkapan dan lampirannya.
c. Staf akademik memverifikasi kelengkapan isian
form pendaftaran dan lampiran.
d. Staf akademik menyerahkan berkas yang telah
diverikasi dan dinyatakan layak kepada Ketua
Program. Jika tidak layak diserahkan kembali
kepada mahasiswa untuk dilengkapi.
e. Ketua Program menentukan dan menetapkan
dewan penguji dan menerbitkan surat penugasan
rangkap dua.
f. Staf akademik menentukan jadwal ujian dan
mengkorfirmasikannya kepada dewan penguji.
g. Staf akademik membuat jadwal pelaksanaan
ujian skripsi.
h. Staf akademik mengirimkan fotocopy skripsi dan
jadwal ujian kepada masing-masing dewan
penguji.
i. Staf akademik mengirimkan jadwal ujian ke
Bagian Perlengkapan.
j. Staf Akademik mengarsip form pendaftaran
beserta lampirannya dan surat penugasan.
k. Staf akademik membuat pengumuman berkaitan
dengan jadwal ujian dan dewan penguji.
l. Masuk ke prosedur ujian skripsi.
6. Pelayanan Pengurusan KRS diFAKULTAS ILMU
BUDAYA UB-6
1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas pelayanan dan proses
pengurusan KRS untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik,
4. Dokumen : -
5. Posedur kerja :
a. Staf Akademik mempersiapkan kelengkapan data
KRS meliputi data jadwal kuliah, ruangan kelas
dan dosen pembimbing untuk semester ybs.
b. Staf Akademik entry data ke dalam database
menggunakan aplikasi SIAKAD UB yang dapat
diakses oleh mahasiswa melalui layanan SIAM
c. Mahasiswa login kelayanan SIAM (Sistem
Akademik Mahasiswa) apabila telah melakukan
aktivasi. Apabila belum, mahasiswa melakukan
aktivasi dulu ke layanan BAIS (Brawijaya
Authentication and Identification System)
d. Dengan menggunakan aplikasi SIAM, pada
tampilan KRS mahasiswa memprogram
matakuliah yang akan ditempuh pada semester
ybs.
e. Mahasiswa mencetak form KRS yang telah diisi
dengan benar rangkap 2.
f. Mahaiswa mengkonsultasikan KRS tersebut
kepada dosen pembimbing masing-masing.
g. Dosen pembimbing menverifikasi data KRS dan
menandatangani sebagai bukti persetujuan.
h. Apabila KRS tidak disetujui, mahasiswa
mengulangi proses pengurusan KRS dari awal.
i. Mahasiswa membawa KRS yang telah
ditandatangani Dosen PA ke Bagian Pengajaran.
j. Staf Akademik melakukan verifikasi pada aplikasi
SIAKAD dan memberikan stempel.
k. Staf Akademik menyerahkan 1 lembar KRS untuk
disimpan mahasiswa dan mengarsip 1 lembar.
l. Selesai
7. Pelayanan Her-registrasi diFAKULTAS ILMU BUDAYA UB-
7

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
her-registrasi mahasiswa untuk
mahasiswaFAKULTAS ILMU BUDAYA
UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik,
4. Dokumen : -
5. Posedur kerja :
a. Mahasiswa datang ke bank dengan membawa
KTM.
b. Mahasiswa melakukan pembayaran SPP dan aka
menerima bukti pembayaran.
c. Mahasiswa memfotocopy bukti pembayaran
sebanyak 1x
d. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran an
KTM ke Bagian Pengajaran
e. Staf akademik menerima dan memverifikasi bukti
pembayaran.
f. Staf akademik meng-hotstamp KTM dan
menyerahkan kembali ke pada mahasiswa.
g. Staf akademik membuat loporan her-registrasi
secara keseluruhan pada akhir masa pengurusan
dan menyerahkannya kepada ketua program
untuk diketahui.
h. Staf akademik mengarsip laporan dan bukti
pembayaran.
i. Mahasiswa menerima KTM yang telah di-
hotstamp.
j. Selesai
8. Pelayanan Pendaftaran Wisuda diFAKULTAS ILMU
BUDAYA UB-8

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
pendaftaran wisuda mahasiswa
untuk mahasiswaFAKULTAS ILMU
BUDAYA UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Mahasiswa, staf akademik,
4. Dokumen : -
5. Posedur kerja :
a. Mahasiswa datang ke Bagian Pengajaran dengan
membawa bukti pembayaran pendaftran wisuda
dan form bebas tanggungan yang telah
dilengkapi.
b. Mahasiswa meminta form pendaftaran wisuda,
mengisi, melengkapi dan kemudian meyerahkan
kembali dengan melampirkan bukti pembayaran
dan form bebas tanggungan.
c. Staf akademik menerima berkas dan melakukan
verifikasi, apabila kelengkapan data belum
terpenuhi maka berkas dikembalikan kepada
mahasiswa
d. Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang
terlah diverifikasi ke dalam database
menggunakan aplikasi SIUDA
e. Staf Akademik mengarsip berkas pendaftaran.
f. Apabila jadwal pelaksanaan wisuda telah terbit,
staf akademik membuat surat pemberitahuan
dan pengumuman untuk mahasiswa yang telah
terdaftar.
g. Masuk prosedur pelaksanaan wisuda
9. Pelaksanaan Wisuda diFAKULTAS ILMU BUDAYA UB-9

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
pelaksanaan wisuda mahasiswa
untuk mahasiswaFAKULTAS ILMU
BUDAYA UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Staf akademik, Ketua Program
4. Dokumen : -
5. Posedur kerja :
a. Dengan terbitnya jadwal pelaksanaan widusa,
staf akademik menyiapkan data wisudawan.
b. Staf akademik membuat data buku wisuda.
c. Staf akademik mencetak data buku wisuda dan
mngirimkannya ke Bagian Akademik Kantor Pusat
d. Staf akademik membuta surat keterangan
mahasiswa cumlaude
e. Setelah mendapat tandatangan dari ketua
program, staf akademik mengirim surat ke Bagian
Akademik Kantor Pusat.
f. Staf Akademik menyusun pengajuan kebutuhan
untuk pelaksanaan wisuda
g. Ketua program merevisi pengajuan dan
memberikan persetujuan. Apabila pengajuan
tidak layak maka staf akademik akan merefisi
dan mengajukan kembali.
h. Berdasarkan pengajuan kebutuhan, ketua
program menyusun panitia pelaksanan wisuda
dan menerbitkan surat tugas.
i. Surat tugas dikirim kepada masing-masing
panitia.
j. Tugas pelaksanaan wisuda lansung ditangani oleh
panitia pelaksanan
k. Selesai
10. Pengurusan Mata Kuliah Konsentrasi (Sastra/Linguistik)
diFAKULTAS ILMU BUDAYA UB-10

1. Tujuan : Untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pelayanan dan proses
pengurusan mata kuliah konsentrasi
(sastra/linguistik) untuk mahasiswa
Program S-1 Sastra Inggris UB
2. Referensi : Buku Pedoman Akademik
3. Pihak terkait : Staf akademik, Ketua Program
4. Dokumen : -
5. Posedur kerja :
a. Mahasiswa datang ke pangajaran mengambil form
pendaftaran mata kuliah konsentrasi dan
melengkapi isian datanya
b. Mahasiswa menyerahkan kembali form
pendaftaran matakuliah konsentrasi yang telah
dilengkapi.
c. Staf akademik menerima dan memeriksa
kelengkapan isian data. Apabila isian data belum
lengkap, maka dikembalikan kepada mahasiswa.
d. Staf akademik menyiapkan data pendukung
berupa nilai matakuliah yang sesuai dengan
konsentrasi (sastra/linguistik) yang telah
ditempuh pada semester sebelumnya.
e. Staf akademik mengelompokkan form
pendaftaran berdasarkan konsentrasi yang
dipilih.
f. Staf akademik melakukan pemeriksaan kelayakan
berdasarkan form pendaftaran dan data
pendukung untuk menentukan mahasiswa
kelompok sastra dan kelompok linguistik.
g. Staf akademik meng-entry data mahasiswa yang
telah dikelompokkan ke dalam database sistem
akademik.
h. Staf akademik membuat pengumuman untuk
mahasiswa tentang hasil pengelompokkan.
i. Selesai.
 MANUAL PROSEDUR
KESEKRETARIATAN (02)

1. Pengelolaan Surat Masuk-11

1 Judul Pengelolaan Surat Masuk
2 Tujuan Memperlancar proses
perekapan surat masuk dan
menyimpan data-data yang ada
di dalam isi surat tersebut
3 Referensi
4 Pihak yang terkait Ketua Program, Staf
kesekretariatan
5 Dokumen/laporan Surat Masuk dan disposisi
6 Prosedur Kerja 1. Staf kesekretariatan
membuka amplop surat dan
memfotokopi surat sebanyak
1 kali.
2. Staf kesekretariatan
menyimpan surat asli dalam
ordner surat masuk.
3. Surat yang sudah difotokopi
diberi lembar disposisi dan
diserahkan kepada Ketua
Program.
4. Ketua Program membaca
surat dan mengisi disposisi.
5. Staf kesekretariatan
mengambil surat beserta
disposisi.
6. Staf kesekretariatan
menyerahkan surat beserta
disposisi tersebut kepada
penerima (staf akademik
atau staf
administrasi&keuangan).

2. Pengelolaan Surat Keluar-12

1 Judul Pengelolaan Surat Keluar
2 Tujuan Memperlancar proses
perekapan surat keluar dan
menyimpan data-data yang
ada di dalam isi surat
tersebut
3 Referensi Surat yang dikeluarkan
4 Pihak yang terkait Ketua program, Staf
kesekretariatan,
5 Dokumen/laporan Surat Keluar
6 Prosedur Kerja 1. Staf kesekretariatan
mengetik draft surat yang
diberikan oleh Ketua
program atau staf
akademik.
2. Staf kesekretariatan
menyerahkan surat
tersebut kepada pimpinan
untuk ditandatangani.
3. Staf kesekretariatan
memberi nomer surat.
4. Surat difotokopi sebanyak
jumlah penerima.
5. Staf kesekretariatan
menyimpan surat asli
dalam ordner surat keluar.
6. Staf kesekretariatan
menstempel surat keluar.
7. Bila surat tersebut
ditujukan kepada staf
Bastra maka langsung
diserahkan kepada ybs.,
sedangkan bila akan
diserahkan kepada pihak di
luar Bastra, maka staf
kesekretariatan
memasukkan surat tersebut
pada amplop dan
menuliskan nama & alamat
penerima.
8. Sebelum mengirim surat,
 staf kesekretariatan
menulis nomor surat;
tujuan; tgl; perihal; paraf
penerima di buku
ekspedisi.
9. Staf administrasi bagian
pengiriman surat,
mengirim surat dengan
membawa buku ekspedisi.

3. Pembuatan Daftar Hadir Rapat-13

 1 Judul Pembuatan Daftar Hadir Rapat
2 Tujuan Sebagai tanda bukti kehadiran
rapat.
3 Referensi Daftar peserta rapat,
undangan rapat.
4 Pihak yang terkait Ketua program dan staf
kesekretariatan, staf
akademik, dan staf
administrasi dan keuangan.
5 Dokumen/laporan Daftar Hadir Rapat
6 Prosedur Kerja - Staf bagian
kesekretariatan
mengetikkan daftar
nama peserta rapat
yang telah disetujui
oleh Ketua Program.
- Daftar hadir rapat
difotokopi rangkap
dua.
- Meletakkan daftar
hadir di ruang rapat
- Setelah rapat selesai,
mengambil daftar
hadir dan kemudian
memasukkan ke dalam
arsip.

4. Pemesanan Konsumsi Rapat-14

1 Judul Pemesanan Konsumsi Rapat
2 Tujuan Menyediakan salah satu
fasilitas dalam rapat.
3 Referensi Daftar hadir, undangan rapat
4 Pihak yang terkait Bagian kesekretariatan dan
ketua program
5 Dokumen/laporan Kwitansi pembelian
6 Prosedur Kerja - Bagian kesekretariatan
mengkonsultasikan
kepada pimpinan
tentang jumlah dan
jenis konsumsi.
- Memesankan konsumsi
sesuai dengan jumlah
yang diperlukan.
- Membagikan konsumsi
kepada peserta rapat.
- Menyerahkan kwitansi
pembelian kepada
bagian keuangan.

Manual Prosedur Keuangan (03)

1. Pengambilan HR dan Uang Makan bagi Staf
Akademik dan Staf Administrasi-15
1 Judul Pengambilan HR dan Uang
Makan
2 Tujuan Meningkatkan kesejahteraan
staf akademik dan staf
administrasi
3 Referensi Jumlah jam mengajar di
Bastra, surat tugas kegiatan, SK
mengajar, surat kontrak staf
administarsi honorer
4 Pihak yang terkait Pimpinan, staf akademik, staf
adm. & keuangan
5 Dokumen/laporan Daftar HR dan Uang Makan
6 Prosedur Kerja 1. Staf yang akan mengambil
gaji menandatangani 5 lembar
daftar HR dan atau uang makan
di bagian keuangan
2. Staf keuangan memeriksa
daftar HR/Uang Makan yang
sudah ditandatangani. Bila ada
lembar yang belum
ditandatangani segera meminta
kembali tandatangan kepada
ybs.
3. Staf keuangan menyerahkan
amplop yang berisi HR/Uang
Makan.
4. Staf yang mengambil gaji
menghitung jumlah uang yang
terdapat di dalam amplop. Bila
ada kekurangan/kelebihan,
segera memberitahukan kepada
staf keuangan
2. Pembuatan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)-16
1 Judul Pembuatan Surat
Pertanggungjawaban (SPJ)
2 Tujuan Panduan Pembuatan Laporan
pertanggungjawaban
pengeluaran setiap bulan
kepada Kantor Pusat
3 Referensi Kwitansi, bon-bon pembelian,
daftar HR, proposal kegiatan,
surat tugas
4 Pihak yang terkait Staf keuangan, PUMK, Evaluasi
dan Monitoring, dan atasan
langsung PUMK, Bagian
Keuangan Kantor Pusat.
5 Dokumen/laporan Laporan SPJ
6 Prosedur Kerja
A. Pembelian barang
1. Staf keuangan
mengumpulkan dan
mengklasifikasikan
bukti-bukti pembelian
berdasarkan jenisnya.
2. Staf keuangan
mengetikkan bukti
pembelian tersebut
dalam bentuk kwitansi.
3. Staf keuangan
memintakan tanda
tangan dan stempel
tempat pembelian.
Jika jumlah pembelian
melebihi lima juta
rupiah dibuatkan SPK
(Surat perintah kerja).

B. Daftar Honorarium (HR) Staf

Akademik dan Staf Administrasi
1. Staf keuangan
membuatkan daftar
penerima honorarium
mengajar dan
 operasional sesuai
dengan daftar
rekapan..
2. Penerima honorarium
menandatangani daftar
penerimaan tersebut.
3. Staf evaluasi dan
monitoring beserta
ketua program
menandatangani daftar
HR
4. Staf keuangan
mengetikkan bukti
pembayaran HR
tersebut dalam bentuk
kwitansi.

C. Pembuatan Proposal
Kegiatan
1. Ketua pelaksana
kegiatan membuat dan
mengajukan proposal
kegiatan kepada ketua
program.
2. Ketua pelaksana
menyerahkan proposal
yang telah disetujui
oleh ketua program
kepada bagian
keuangan.
3. Bagian keuangan
mencairkan dana
sesuai dengan proposal
yang diajukan.
4. Bagian keuangan
membuatkan kwitansi
pencairan dana
kegiatan.
- Ketiga jenis pengeluaran
yang telah disebutkan
diatas yang telah berupa
 kwitansi, ditandatangani
oleh PUMK, Evaluasi dan
Monitoring serta Atasan
Langsung PUMK.
- Bagian Keuangan
menstempel kwitansi
tersebut.
- Staf keuangan menulis
besarnya pajak dibelakang
di kwitansi tersebut jika
ada pajak yang dibebankan.
- Staf keuangan memberikan
nomer pada kwitansi sesuai
dengan daftar rincian
penerimaan dan
penggunaan dana.
- Staf keuangan menyusun
kwitansi berdasarkan
nomer dan jenis
penggunaan.
- Staf keuangan membayar
pajak di Kantor Pajak.
- Staf keuangan menyetorkan
SPJ yang telah dibuat ke
bagian keuangan di kantor
pusat.
3.Pembuatan Rencana Pencairan Dana Kegiatan
Operasional-17
1 Judul Pembuatan Rencana Pencairan
Dana Operasional per Bulan
2 Tujuan Mengambil dana dari kantor
pusat
3 Referensi Daftar Kegiatan operasional
4 Pihak yang terkait Ketua Program, PR II, BAUK,
staf keuangan,
kesekretariatan, bagian
keuangan kantor pusat, PUMK,
atasan langsung PUMK
5 Dokumen/laporan Surat pengajuan anggaran
6 Prosedur Kerja - Pada akhir bulan, staf
keuangan membuat
rencana pengeluaran per
bulan dan kegiatan
operasional untuk bulan
berikutnya
- Staf keuangan membuat
surat pengajuan anggaran
(rangkap 5)
- Staf keuangan memberikan
surat pengajuan anggaran
tersebut kepada Atasan
Langsung PUMK untuk
diperiksa . Kemudian
Atasan Langsung PUMK
memberikan persetujuan.
- Staf keuangan memberikan
surat ajuan tersebut
kepada bagian
kesekretariatan untuk
dimintakan tanda tangan
kepada ketua program
- Ketua Program memeriksa
dan menandatangani surat
tersebut.
- Bagian kesekretariatan
memberikan nomor dan
stempel untuk kemudian
 diarsipkan dan dikirim ke
Kantor Pusat
- Surat pengajuan anggaran
dikirim kepada PR II, BAUK
dan Bagian Keuangan
Kantor Pusat.
- Tanggal muda bulan
berikutnya bendahara
pengeluaran Kantor Pusat
memberikan dana yang
diajukan kepada PUMK
berupa cek atau uang tunai
- Jika dana yang diberikan
berupa cek maka PUMK
akan menukar cek tersebut
kepada bank-bank yang
ditunjuk
- PUMK akan menggunakan
dana tersebut untuk
kegiatan operasional
kantor
4. Seleksi Mahasiswa Penerima Beasiswa-18
1 Judul Seleksi Mahasiswa Penerima
Beasiswa
2 Tujuan Membantu kelancaran studi
mahasiswa.
3 Referensi SK Rektor tentang beasiswa
4 Pihak yang terkait Ketua Program, staf keuangan,
BAAK, Mahasiswa.
5 Dokumen/laporan Surat/data persyaratan
beasiswa,daftar pengambilan
beasiswa
6 Prosedur Kerja - BAAK mengirimkan surat
mengenai persyaratan
seleksi mahasiswa
penerima beasiswa.
- Staf keuangan
menempelkan
pengumuman beasiswa.
- Mahasiswa menyerahkan
kelengkapan calon
penerima beasiswa di
bagian keuangan.
- Staf Keuangan
menyerahkan semua
dokumen para peserta
calon penerima beasiswa
ke BAAK.
 MANUAL PROSEDUR
PERLENGKAPAN DAN KERUMAHTANGGAAN (04)

1. Pemakaian dan Peminjaman Peralatan Elektronik dan

Multimedia-19
1 Judul Pemakaian dan Peminjaman
Peralatan Elektronik dan
Multimedia
2 Tujuan Meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kegiatan PBM dan
kegiatan akademik lainnya
3 Referensi Formulir peminjaman dan
pengembalian peralatan
elektronik dan multimedia
4 Pihak yang terkait 1. Staf bagian
kerumahtanggaan
2. Dosen atau staf pengajar
3. Mahasiswa
5 Dokumen/laporan Daftar peminjaman

6 Prosedur Kerja 1. Staf akademik / staf

adminstrasi, panitia
kegiatan kemahasiswaa
(mahasiswa) mengisi form
peralatan maksimal 3 hari
sebelum tanggal
peminjaman tanpa
menyerahkan jaminan
peminjaman
2. Sebelum menyerahkan
peralatan kepada
peminjam, petugas
mengecek kondisi peralatan
dengan disaksikan oleh
peminjam. Demikian pula
saat mengembalikan.
3. Jika hasil pengecekan
peralatan pada saat
pengembalian menunjukkan
adanya kerusakan/ hilang
maka peminjam harus
bertanggung jawab
sepenuhnya
4. Peminjam yang
menyerahkan jaminan
peminjaman berupa Karpeg/
SIM/ STNK/ KTP kepada
petugas peralatan boleh
meminjam dalam beberapa
hari (maksimal 3 hari).
5. Peminjaman tiga hari harus
mendapatkan persetujuan
dari bagian perlengkapan
serta disetujui oleh Ketua
Program
6. Bagian Perlengkapan
menyerahkan laporan
peminjaman /
pengembalian peralatan
kepada Ketua Program
setiap akhir bulan
2. Pemakaian Peralatan Musik Band-20
1 Judul Pemakaian Peralatan Musik
( Band )
2 Tujuan Meningkatkan efektivitas serta
kualitas penggunaan peralatan
musik
3 Referensi -
4 Pihak yang 1. Staf akademik
terkait 2. Staf Administrasi
3. Mahasiswa
4. Ketua Program
5 Dokumen/laporan 1. Daftar Peminjaman
2. Formulir pemakaian
peralatan musik (band)
6 Prosedur Kerja 1. Staf akademik / staf
adminstrasi, panitia
kegiatan kemahasiswaa
(mahasiswa) mengisi form
peralatan maksimal 3 hari
sebelum tanggal
peminjaman
2. Pengguna peralatan harus
menyerahkan jaminan
peminjaman berupa
Karpeg/ SIM/ STNK/ KTP
kepada petugas peralatan.
3. Petugas peralatan musik
menyerahkan form
peminjaman peralatan dan
meminta persetujuan
kepada Bagian
Perlengkapan
4. Bagian Perlengkapan
meminta persetujuan Ketua
Program
5. Sebelum menyerahkan
peralatan kepada
peminjam, petugas
mengecek kondisi peralatan
dengan disaksikan oleh
peminjam. Demikian pula
saat mengembalikan.
6. Jika hasil pengecekan
peralatan pada saat
pengembalian
menunjukkan adanya
kerusakan/ hilang maka
peminjam harus
bertanggung jawab
sepenuhnya
7. Agar tidak mengganggu
proses belajar mengajar
maka waktu penggunaan
peralatan maksimal adalah
tiga jam yang dimulai dari
jam 16.00.
8. Peminjaman peralatan
tidak dilayani pada hari
Sabtu dan Minggu kecuali
ada kegiatan
kemahasiswaan pada hari
tersebut.
9. Peminjaman pada hari
Sabtu dan Minggu harus
meminta persetujuan dari
Ketua Program.
10. Petugas harus menyerahkan
laporan peminjaman /
pengembalian peralatan
kepada bagian
perlengkapan.
3. Pemakaian Laboratorium Multimedia-21
1 Judul Pemakaian Laboratorium
Multimedia
2 Tujuan Mengefektifkan dan
memperlancar kegiatan belajar
mengajar
3 Referensi -
4 Pihak yang Mahasiswa, staf laboratorium dan
terkait staf akademik
5 Dokumen/laporan Daftar hadir, buku penggunaan
ruang, form isian peminjaman
ruang multimedia
6 Prosedur Kerja 1. Bagian pengajaran
menentukan jadwal
pemakaian ruang awal
semester.
2. Bagian pengajaran
menyerahkan laporan jadwal
penggunaan laboratorium
pada bagian
kerumahtanggaan.
3. Bagian kerumahtanggaan
menyerahkan laporan
penggunaan laboratorium
kepada ketua program setiap
bulan.
4. Staf akademik yang
menggunakan laboratorium
yang tidak seseuai dengan
jadwalnya harus mengisi
form penggunaan
laboratorium dan
menyerahkan form tersebut
kepada bagian pengajaran
atau petugas ruang.
5. Sebelum dan sesudah
kegiatan belajar mengajar,
keadaan laboratorium
diperiksa petugas
laboratorium dengan
didampingi oleh staf
akademik.
6. Petugas laboratorium
membuat laporan diketahui
oleh staf akademik.
Staf akademik dan
7. mahasiswa wajib mematuhi
peraturan yang ada dan
menjaga kebersihan serta
merawat laboratorium.
4. Penggunaan Mesin Fotokopi-22

1 Judul Penggunaan Mesin Fotokopi

2 Tujuan Sebagai panduan dalam
penggunaan mesin fotokopi
diFAKULTAS ILMU BUDAYA.
3 Referensi -
4 Pihak yang Staff akademik , staff
terkait administrasi, dan petugas
fotokopi.
5 Dokumen/laporan Daftar fokopi
6 Prosedur Kerja 1. Staff akademik dan staff
administrasi menghubungi
petugas fotokopi yang
ditunjuk untuk
menggandakan dokumen
atau bahan ajar
perkuliahan.
2. Staff akademik dan staff
administrasi hanya boleh
menggandakan dokumen
atau bahan perkuliahan
maksimal 10 lembar.
3. Jika jumlahnya melebihi 10
lembar maka harus
menghubungi bagian
administrasi umum untuk
digandakan di tempat
fotokopi luar. Bon fotokopi
diserahkan petugas kepada
bagian keuangan.
5. Penggunaan Ruang Kuliah-23
1 Judul Penggunaan Ruang Kuliah
2 Tujuan Panduan penggunaan ruang
kuliah untuk proses kegiatan
belajar mengajar.
3 Referensi Jadwal pemakaian ruang, jadwal
perkuliahan
4 Pihak yang Staf akademik, staf administrasi,
terkait mahasiswa, petugas jaga/piket
5 Dokumen/laporan buku besar penggunaan ruang
kuliah
6 Prosedur Kerja 1. Jadwal penggunaan ruang
untuk perkuliahan dibuat
oleh bagian pengajaran
pada awal semester
2. Jadwal pemakaian ruang
kuliah kemudian diserahkan
kepada koordinator
akademik
3. Jadwal pemakaian ruang
yang sudah disusun
disampaikan kepada staf
pengajar, mahasiswa dan
petugas jaga/piket melalui
mekanisme rapat awal
semester
4. Jika terjadi perubahan
jadwal perkuliahan maka
staf pengajar wajib
menghubungi bagian
pengajaran dan mengisi
form penggunaan ruang
sesuai jadwal baru. Jadwal
ruang yang baru kemudian
diserahkan kepada petugas
piket yang bertugas
mengubah jadwal
penggunaan ruang sesuai
dengan yang baru
5. Panitia kegiatan workshop
atau ujian skripsi, ujian KKN
dan ujina OKL serta panitia
tes TOEFLyang akan
menggunakan ruang kuliah
harus berkoordinasi dengan
bagian pengajaran.
6. Bagi mahasiswa yang akan
menggunakan ruang kuliah
untuk kegiatan yang tidak
berkaitan dengan
perkuliahan harus mendapat
persetujuan dari
koordinator kemahasiswaan
dengan memperhatikan hal-
hal sebagai berikut:
a. mengisi form
penggunaan ruang dan
menyerahkannya
kepada Bagian
Pengajaran
b. Bagian Pengajaran
mengatur jadwal
pengguaan ruang dan
menyerahkan kepada
petugas ruangan
c. Mahasiswa harus
menjaga kebersihan
dan kerapian ruangan
pada saat penggunaan
serta sesudah
penggunaan
d. Mahasiswa harus
bertanggung jawab
sepenuhnya terhadap
hilang atau rusaknya
fasilitas yang ada di
dalam ruangan
6. Penggunaan Laboratorium Bahasa-24
1 Judul Penggunaan Laboratorium Bahasa
2 Tujuan Memperlancar proses belajar
mengajar
3 Referensi - Panduan penggunaan ruang
laboratorium
- Jadwal penggunaan
4 Pihak yang Staf akademik dan mahasiswa,
terkait staf laboratorium.
5 Dokumen/laporan Buku penggunaan laboratorium
6 Prosedur Kerja 1. Staf akademik yang
menggunakan laboratorium
yang tidak sesuai dengan
jadwalnya harus mengisi
form penggunaan
laboratorium dan
menyerahkan form tersebut
kepada bagian pengajaran
atau petugas ruang. Bagian
pengajaran/ panitia tes
TOEFL setiap awal semester
/sebelum pelaksanaan tes
mengatur jadwal pemakaian
laboratorium.
2. Bagian pengajaran/ panitia
tes TOEFL menyerahkan
laporan jadwal penggunaan
laboratorium Koordinator
Akademik
3. Staf akademik dan
mahasiswa wajib mematuhi
peraturan yang ada dan
menjaga kebersihan serta
merawat laboratorium..
4. Sebelum dan sesudah
kegiatan belajar mengajar,
keadaan laboratorium
diperiksa petugas
laboratorium dengan
didampingi oleh staf
akademik.
5. Petugas laboratorium
membuat laporan diketahui
oleh staf akademik.
6. Bagian perlengkapan
menyerahkan laporan
penggunaan laboratorium
kepada ketua program
setiap bulan