Διαδικασία Ιατρικού Φακέλου

Κωδικός Ημερομηνία Έγκριση
ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Διευθυντής
Διαδικασία Ιατρικού Φακέλου Σελ. 29
Τίτλος: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ
Περιεχόμενα
Περιεχόμενα ............................................................................................................... 1
1. Σκοπός ................................................................................................................ 3
2. Εφαρμογή ........................................................................................................... 3
3. Ορισμοί ............................................................................................................... 3
4. Διαδικασία ........................................................................................................... 3
4.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή....................................................... 3
4.1.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή για εξέταση από ιατρό στα
Νοσηλευτήρια (Εξωτερικά Ιατρεία) ...................................................................... 3
4.1.1.1 Ασθενής δικαιούχος ΓεΣΥ για εξέταση από το ιατρό ........................... 4
4.1.1.2 Ασθενής μη δικαιούχος ΓεΣΥ για εξέταση από το ιατρό ...................... 4
4.1.2 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακής
νοσηλείας ............................................................................................................ 5
4.1.2.1 Ασθενής δικαιούχος ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας 5
4.1.2.2 Ασθενής μη δικαιούχος ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής
νοσηλείας ........................................................................................................ 5
4.1.3 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή μέσω Τμήματος Ατυχημάτων
και Επειγόντων Περιστατικών (ΤΑΕΠ) ................................................................ 6
4.1.4 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακή
νοσηλεία μέσω Εξωτερικών Ιατρείων .................................................................. 7
4.1.5 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή από άλλο Νοσοκομείο ............ 7
4.1.6 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή σε Κέντρο Υγείας .................... 8
4.1.7 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή στη Διεύθυνση Ψυχικής Υγείας
............................................................................................................................ 8
4.1.7.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή για εξέταση από ψυχίατρο
σε Κέντρο Υγείας ............................................................................................. 8
4.1.7.2 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει
ενδονοσοκομειακής νοσηλείας στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας και σε άλλες
Δομές Εσωτερικής Νοσηλείας της Διεύθυνσης Υπηρεσιών Ψυχικής Υγείας
(ΔΥΨΥ) ............................................................................................................ 9
Σελ 1 / 28

4.1.7.3 Εγγραφή ασθενούς για εξέτασης σε Δομές της ΔΥΨΥ εκτός Κέντρων
Υγείας: ........................................................................................................... 10
4.1.8 Διαδικασία λήψης επείγουσας κλήσης από το Συντονιστικό Κέντρο
Ασθενοφόρων ................................................................................................... 10
4.1.9 Αρίθμηση ιατρικού φακέλου ασθενή ......................................................... 11
4.2 Διαχείριση και Διακίνηση ιατρικού φακέλου .................................................... 11
4.2.1 Επίσκεψη ασθενή για εξέταση σε ιατρό στα Εξωτερικά Ιατρεία ............... 11
4.2.2 Εισαγωγή ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας ................. 12
4.2.3 Εισαγωγή ασθενή σε κλινική / τμήμα μέσω ΤΑΕΠ ................................... 13
4.2.4 Επίσκεψη ασθενή σε Κέντρο Υγείας ........................................................ 14
4.2.5 Εισαγωγή ασθενή στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας ....................................... 15
4.2.6 Αντίγραφο ιατρικού φακέλου σε ειδικές περιπτώσεις ............................... 15
4.2.7 Δημιουργία αντιγράφου ιατρικού φακέλου ασθενή ................................... 16
4.3 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου ....................................................................... 17
4.3.1 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου στο Ιατρικό Αρχείο .................................. 17
4.3.2 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου που βρίσκεται σε κλινική / τμήμα ............ 17
4.3.2.1 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου για δικαιούχος ΓεΣΥ ......................... 17
4.3.2.2 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου για μη δικαιούχος ΓεΣΥ .................... 17
4.3.3. Αποθήκευση ιατρικού φακέλου στο ΤΑΕΠ .............................................. 18
4.4 Καταστροφή ιατρικού φακέλου ....................................................................... 18
4.4.1 Στάδια καταστροφής ιατρικών φακέλων ................................................... 18
5. Γενικές Διατάξεις ............................................................................................... 18
6. Αναφορές .......................................................................................................... 19
7. Παράρτημα Α – Δήλωση για καταβολή των εξόδων νοσηλείας ......................... 20
8. Παράρτημα Β - Declaration for settlement of outstanding invoices ................... 21
9. Παράρτημα Γ - Έντυπο προσωπικών στοιχείων ασθενών ................................ 22
10. Παράρτημα Δ - Αίτημα πρόσβασης στον ιατρικό φάκελο / ιατρικής έκθεσης . 23
11. Παράρτημα Ε - Έντυπο παράδοσης/ παραλαβής ιατρικού φακέλου ή άλλων
εγγράφων ................................................................................................................. 25
12. Παράρτημα Ζ - Έντυπο εισδοχής ασθενή...................................................... 26
13. Παράρτημα Η - Έντυπο καταγραφής απολυθέντων ασθενών ....................... 27
14. Παράρτημα Θ - Έντυπο Καταγραφής Οικονομικής Κατηγορίας Ασθενούς .... 28
Σελ 2 / 28

1. Σκοπός
Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να καθορίσει ενιαία διαδικασία ιατρικού

φακέλου η οποία περιλαμβάνει τα στάδια δημιουργίας, διαχείρισης - διακίνησης,
αποθήκευσης και καταστροφής του ιατρικού φακέλου στον Οργανισμό Κρατικών
Υπηρεσιών Υγείας, εφεξής «Οργανισμός».
2. Εφαρμογή
Εφαρμόζεται σε όλο τον Οργανισμό.
3. Ορισμοί
Σημαίνει το προσωπικό που προσλαμβάνεται από τον Οργανισμό, τους δημόσιους

υπαλλήλους οι οποίοι αποσπάστηκαν στον Οργανισμό, το προσωπικό που
μεταφέρθηκε, τους εργοδοτούμενους αορίστου / ορισμένου χρόνου και ωρομίσθιο
προσωπικό, που επέλεξαν να διατηρήσουν την εργασιακή σχέση με το κράτος δυνάμει
των διατάξεων του περί ίδρυσης Οργανισμού Κρατικών Υπηρεσιών Υγείας,
Ν73(Ι)/2017.
Τμηματικός Λειτουργός Αρχείου (ΤΛΑ): ονομάζεται ο λειτουργός ο οποίος ορίζεται από

τη Διεύθυνση του κάθε Νοσοκομείου στη βάση εγκυκλίου του Κρατικού Αρχείου και
είναι υπεύθυνος για την καταστροφή των αρχείων.
Υπεύθυνος Ιατρικού Αρχείου: Ορίζεται από τον οικείο Εκτελεστικό Γενικό Διευθυντή /
Διευθυντή / Προϊστάμενο Διεύθυνσης, εφεξής «Διευθυντής Διεύθυνσης», ο οποίος
είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση, διακίνηση, αποθήκευση και καταστροφή των
ιατρικών φακέλων.
4. Διαδικασία
4.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή
4.1.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή για εξέταση από ιατρό
στα Νοσηλευτήρια (Εξωτερικά Ιατρεία)
Σελ 3 / 28

4.1.1.1 Ασθενής δικαιούχος ΓεΣΥ για εξέταση από το ιατρό
Ο ασθενής παρουσιάζεται την ημέρα του ραντεβού και προσκομίζει ταυτότητα στο
Τμήμα Εγγραφών.
Το Τμήμα Εγγραφών ενημερώνει το σύστημα του ΓεΣΥ ότι ο ασθενής προσήλθε για
το ραντεβού στην αναφερόμενη από το παραπεμπτικό ειδικότητα.
Στη συνέχεια γίνεται η εγγραφή του ασθενή από το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφείς)
ενημερώνοντας το μηχανογραφημένο σύστημα του νοσηλευτηρίου με τα προσωπικά
στοιχεία του ασθενή, δίνοντας εντολή για δημιουργία φακέλου.
Προσωπικά στοιχεία τα οποία είναι υποχρεωτικά πεδία για να προχωρήσει η εγγραφή

του ασθενή στο σύστημα είναι:
• Oνοματεπώνυμο
• Αριθμός δελτίου ταυτότητας
• Ημερομηνία γέννησης
• Φύλο
• Αριθμός τηλεφώνου
• Πλήρης διεύθυνση
• Υπηκοότητα
Επιπλέον προσωπικά στοιχεία τα οποία δύναται να χρησιμοποιηθούν στο

μηχανογραφημένο σύστημα για να γίνει η εγγραφή του νέου ασθενή είναι:
• Οικογενειακή Κατάσταση
• Στοιχεία πλησιέστερου συγγενή / οικείου (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο και
διεύθυνση)
4.1.1.2 Ασθενής μη δικαιούχος ΓεΣΥ για εξέταση από το ιατρό
Η εγγραφή ασθενή γίνεται μόνο στο μηχανογραφημένο σύστημα του νοσηλευτηρίου

από το αρμόδιο προσωπικό ( π.χ. γραφείς) στις πιο κάτω κατηγορίες ασθενών:
Ενδεικτική λίστα κατηγοριών από το μηχανογραφημένο σύστημα:
• Ασθενείς οι οποίοι είναι δικαιούχοι Ευρωκάρτας
• Ασθενείς με βεβαιώσεις διαμονής σε προσωρινό κέντρο διαμονής μεταναστών
• Ασθενείς οι οποίοι κατέχουν ειδικές πιστοποιήσεις του Υπουργείου Υγείας
• Ασθενείς οι οποίοι είναι κάτοχοι κάρτας νοσηλείας του Υπουργείου Υγείας
• Ασθενείς οι οποίοι υπηρετούν στην ΕΛΔΥΚ και στις Βρετανικές Βάσεις
• Ασθενείς με ιδιωτική ασφάλιση
• Ασθενείς επί πληρωμή
Σελ 4 / 28

• Ασθενείς οι οποίοι είναι φοιτητές ή νόμιμα εργαζόμενοι και προέρχονται από τρίτες
χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης
Συγκεκριμένα, οι ασθενείς οι οποίοι ανήκουν στις πιο πάνω κατηγορίες προσκομίζουν

ταυτότητα ή άλλη ταυτότητα ή ARC ή/και διαβατήριο, άδεια παραμονής ή οποιοδήποτε
άλλο αντίστοιχο έγγραφο το οποίο δηλώνει την νομιμότητα της παραμονής τους στη
χώρα ή/και έγγραφο ιδιωτικής ασφάλισης όπου ισχύει.
Τα προσωπικά στοιχεία τα οποία δύναται να χρησιμοποιηθούν στο μηχανογραφημένο
σύστημα είναι τα ίδια με αυτά που έχουν αναφερθεί πιο πάνω στο σημείο 4.1.1.1.
4.1.2 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει

ενδονοσοκομειακής νοσηλείας
Κατά την εγγραφή του ασθενή το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφέας) συμπληρώνει
το έντυπο Καταγραφής Οικονομικής Κατηγορίας Ασθενούς το οποίο τοποθετείται στην
αριστερή πλευρά του φακέλου. Κατά συνέπεια, το αρμόδιο προσωπικό γνωρίζει την
κατηγορία στην οποία εμπίπτει ο ασθενής για περαιτέρω ενέργειες όπου απαιτούνται
(Παράρτημα Θ)
4.1.2.1 Ασθενής δικαιούχος ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας
Η διαδικασία δημιουργίας ιατρικού φακέλου νέου ασθενή δικαιούχου ΓεΣΥ που χρήζει
ενδονοσοκομειακής νοσηλείας είναι η ίδια που αναφέρεται στο σημείο 4.1.1.1.
(δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή δικαιούχου ΓεΣΥ για εξέταση από ιατρό)
Στην περίπτωση αυτή, ο ασθενής υποχρεούται να εξασφαλίσει το παραπεμπτικό για
ενδονοσοκομειακή νοσηλεία, το οποίο έχει εκδοθεί από τον παραπέμπων ιατρό.
4.1.2.2 Ασθενής μη δικαιούχος ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας
Η διαδικασία δημιουργίας ιατρικού φακέλου νέου ασθενή μη δικαιούχου ΓεΣΥ που

χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας είναι η ίδια που αναφέρεται στο σημείο 4.1.1.2
(δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή μη δικαιούχου ΓεΣΥ για εξέταση από
ιατρό).
Στην περίπτωση αυτή, ο ασθενής υποχρεούται να προσκομίσει το δελτίο εισαγωγής
(admission slip) για ενδονοσοκομειακή νοσηλεία το οποίο έχει εκδοθεί από τον
θεράπων ιατρό ή αποστέλλεται ο κατάλογος των ημερήσιων εισαγωγών από την
προηγούμενη ημέρα από την κλινική στο Τμήμα Εισαγωγών (ότι εφαρμόζεται στο
οικείο Νοσηλευτήριο). Κατόπιν εισαγωγών, οι ιατρικοί φάκελοι αποστέλλονται στις
κλινικές από το Ιατρικό Αρχείο.
Σελ 5 / 28

Επίσης, ο ασθενής ή οικείος του καλείται να συμπληρώσει τη δήλωση για καταβολή

των εξόδων νοσηλείας (Παράρτημα Α & Β), αναφορικά με τις οικονομικές
εκκρεμότητες που δύναται να προκύψουν από την νοσηλεία / περίθαλψη του ασθενή.
4.1.3 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή μέσω Τμήματος

Ατυχημάτων και Επειγόντων Περιστατικών (ΤΑΕΠ)
Έκτακτες εισαγωγές γίνονται 7 ημέρες την εβδομάδα, 24 ώρες το 24ωρο, κατόπιν
εξέτασης του ασθενούς από εφημερεύοντα ιατρό στο ΤΑΕΠ και σχετικό ειδικό ιατρό.
Σε περίπτωση λήψης υπηρεσιών υγείας, περίθαλψης και απόλυσης του ασθενή από
το ΤΑΕΠ, όλες οι πράξεις (παραπεμπτικά, εξετάσεις, αποτελέσματα αναλύσεων,
εκθέσεις, κ.λπ.), καταχωρούνται στα ειδικά έντυπα των Πρώτων Βοηθειών καθώς
επίσης και στο σύστημα του ΓεΣΥ, για αποζημίωση χωρίς να δημιουργηθεί ιατρικός
φάκελος ασθενή.
Σε περίπτωση που κριθεί από τους ιατρούς ότι ο ασθενής ο οποίος προσήλθε στο
ΤΑΕΠ χρήζει ενδονοσοκομειακής φροντίδας και εισαγωγή σε τμήμα / κλινική του
νοσηλευτηρίου τότε:
Περίπτωση Α:
α. σε εργάσιμες ώρες γραφείου, αποστέλλονται τα αναγκαία στοιχεία του ασθενή, με
το έντυπο εισαγωγής στο Γραφείο Εισαγωγών Ασθενών για εύρεση υφιστάμενου
ιατρικού φακέλου ή δημιουργία νέου και ηλεκτρονικής καταχώρησης της εισαγωγής
του σε τμήμα / κλινική,
και
β. σε περίπτωση μη εργάσιμων ωρών γραφείου, το γραφειακό προσωπικό του
ΤΑΕΠ, προχωρεί με τη δημιουργία προσωρινού ιατρικού φακέλου που θα
συνοδεύσει τον ασθενή στο τμήμα / κλινική για εισαγωγή και περίθαλψη. Μετέπειτα
και σε ώρες γραφείου, ο προσωρινός ιατρικός φάκελος είτε αποστέλλεται άμεσα
στο Γραφείο Εισαγωγής Ασθενών, για δημιουργία νέου ιατρικού φακέλου / εύρεση
υφιστάμενου και ενσωμάτωση όλων των δεδομένων του ασθενή σε φυσικό ιατρικό
φάκελο (έντυπη μορφή), είτε δημιουργείται άμεσα από το αρμόδιο προσωπικό του
τμήματος / κλινικής (ότι εφαρμόζεται στο οικείο Νοσηλευτήριο).
Περίπτωση Β:
Καθ’ όλη την διάρκεια του 24ώρου, ο Γραφέας του ΤΑΕΠ προχωρεί στην ηλεκτρονική
καταχώρηση της εισαγωγής του ασθενή στο λογισμικό σύστημα του ΓΕΣΥ και το
μηχανογραφημένο σύστημα του Νοσηλευτηρίου. Η ηλεκτρονική καταχώρηση του
ασθενή γίνεται μετά από οδηγίες του Προϊστάμενου Νοσηλευτή του ΤΑΕΠ. Ο φάκελος
ζητείται από το Ιατρικό Αρχείο την επόμενη εργάσιμη ημέρα σε ώρες γραφείου από
τον Προϊστάμενο Νοσηλευτικό Λειτουργό του τμήματος / κλινικής στην οποία έχει γίνει
εισαγωγή ο ασθενής.
Σελ 6 / 28

Ότι εφαρμόζεται στο οικείο Νοσηλευτήριο.

Η διαδικασία δημιουργίας ιατρικού φακέλου νέου ασθενή δικαιούχου ΓεΣΥ ή μη
δικαιούχου ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας είναι η ίδια που
αναφέρεται στα σημεία 4.1.1.1 και 4.1.1.2 αντίστοιχα.
4.1.4 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει

ενδονοσοκομειακή νοσηλεία μέσω Εξωτερικών Ιατρείων
Γίνεται η εγγραφή, και δίδεται οδηγία προς το Ιατρικό Αρχείο για να δημιουργηθεί νέος
ιατρικός φάκελος ο οποίος θα αποσταλεί στον ιατρό ειδικότητας που θα αξιολογήσει
και θα επιμεληθεί τον ασθενή.
Εφόσον κριθεί από τους ιατρούς των Εξωτερικών Ιατρείων ότι ο ασθενής χρήζει
ενδονοσοκομειακής νοσηλείας, τότε ο ασθενής παραπέμπεται στο Γραφείο
Εισαγωγής Ασθενών του Νοσηλευτηρίου.
Ακολουθεί η ταυτοποίηση στοιχείων ασθενή (Ονοματεπώνυμο, Αριθμός Ταυτότητας /
Αριθμός Εγγραφής Αλλοδαπού, Διεύθυνση και Τηλέφωνο) τόσο στο σύστημα του
ΓεΣΥ, όσο και στο μηχανογραφημένο σύστημα του Νοσηλευτηρίου καθώς και οι
ανάλογες διορθώσεις, ή/και επικαιροποίηση στοιχείων (Παράρτημα Γ).
δικαιούχου ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας είναι η ίδια που
αναφέρεται στα σημεία 4.1.1.1 και 4.1.1.2 αντίστοιχα.
4.1.5 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή από άλλο Νοσοκομείο

Η εισαγωγή ασθενή από άλλο Νοσοκομείο γίνεται κατόπιν συνεννόησης και
σύμφωνης γνώμης μεταξύ του Νοσοκομείου που νοσηλεύεται ο ασθενής και της
εισάγουσας κλινικής / τμήματος.
Οι εισαγωγές των ασθενών στο Νοσοκομείο γίνονται κατόπιν προγραμματισμού και
μετά από έγκριση του Διευθυντή της κλινικής που θα αναλάβει τον ασθενή σε
συνεννόηση με τον ιατρό της αντίστοιχης ειδικότητας και ενημέρωση του Γραφείου
Εισαγωγής Ασθενών και Διαχειριστή Κλινών (όπου εφαρμόζεται) κατόπιν έκδοσης
παραπεμπτικού ενδονοσοκομειακής νοσηλείας.
δικαιούχου ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας και εισάγεται έπειτα από
μεταφορά του από άλλο Νοσοκομείο είναι η ίδια που αναφέρεται στα σημεία 4.1.1.1
και 4.1.1.2 αντίστοιχα και γίνεται μέσω του ΤΑΕΠ ή απευθείας στο τμήμα/ θάλαμο
εισαγωγής (όπου εφαρμόζεται σύμφωνα με κατευθυντήρες οδηγίες της Διεύθυνσης).
Σελ 7 / 28

Όταν η εισαγωγή γίνεται σε μη εργάσιμες ημέρες / ώρες γραφείου τότε ακολουθείται η

ίδια διαδικασία όπως αναφέρεται στο σημείο 4.1.3.
Στην περίπτωση αυτή, το ενημερωτικό σημείωμα το οποίο έχει ετοιμαστεί από το
θεράπων ιατρό του παραπέμποντος νοσοκομείου / κλινικής, περιέχει όλες τις πράξεις
(παραπεμπτικά, εξετάσεις, αποτελέσματα αναλύσεων, εκθέσεις, κ.λπ.), Το
ενημερωτικό σημείωμα / πλήρες ιατρικό σημείωμα εξασφαλίζει τη συνέχιση της
φροντίδας του ασθενή με τον καλύτερο τρόπο. Το πλήρες ιατρικό σημείωμα
καταχωρείται στον ιατρικό φάκελο του ασθενή.
4.1.6 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή σε Κέντρο Υγείας

Ο ασθενής παρουσιάζεται την ημέρα του ραντεβού του, προσκομίζοντας την
ταυτότητά του έτσι ώστε να τον εξετάσει ο προσωπικός ιατρός.
Σε περίπτωση που ο ασθενής είναι δικαιούχος ΓεΣΥ, τότε ο προσωπικός ιατρός
αποφασίζει ανάλογα με την περίπτωση για την αναγκαιότητα της δημιουργίας ιατρικού
φακέλου.
Σε περίπτωση που δεν δημιουργηθεί φάκελος όλα τα ιατρικά στοιχεία καταχωρούνται
στο σύστημα του ΓεΣΥ. Η διαδικασία δημιουργίας φακέλου νέου ασθενή δικαιούχου
ΓεΣΥ είναι η ίδια που αναφέρεται στα σημεία 4.1.1.1.
Σε περίπτωση που ο ασθενής δεν είναι δικαιούχος ΓεΣΥ, τότε η διαδικασία
δημιουργίας ιατρικού φακέλου είναι η ίδια που αναφέρεται στο σημείο 4.1.1.2.
4.1.7 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή στη Διεύθυνση Ψυχικής

Υγείας
4.1.7.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή για εξέταση από ψυχίατρο σε
Κέντρο Υγείας
Ο ασθενής παρουσιάζεται την ημέρα του ραντεβού και προσκομίζει όλα τα απαραίτητα
έντυπα (παραπεμπτικό ή/και ταυτότητα).
Σε περίπτωση που ο ασθενής είναι δικαιούχος ΓεΣΥ, τότε η διαδικασία δημιουργίας
ιατρικού φακέλου είναι η ίδια που αναφέρεται στο σημείο 4.1.1.1.
Σε περίπτωση που ο ασθενής δεν είναι δικαιούχος ΓεΣΥ, τότε η διαδικασία
δημιουργίας ιατρικού φακέλου είναι η ίδια που αναφέρεται στο σημείο 4.1.1.2.
Επιπλέον κατηγορίες οι οποίες αφορούν ασθενείς μη δικαιούχων ΓεΣΥ είναι οι πιο
κάτω:
Σελ 8 / 28

• Ασθενείς οι οποίοι κατέχουν διάταγμα υποχρεωτικής εξέτασης, σύμφωνα με το

άρθρο 10 του περί Ψυχιατρικής Νοσηλείας Νόμο.
• Ασθενείς οι οποίοι παραπέμπονται από την Αστυνομία για εξέταση της ικανότητας
παρακολούθησης δικαστικής διαδικασίας
4.1.7.2 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακής

νοσηλείας στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας και σε άλλες Δομές Εσωτερικής
Νοσηλείας της Διεύθυνσης Υπηρεσιών Ψυχικής Υγείας (ΔΥΨΥ)
Για εισαγωγή στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας όπου η νοσηλεία είναι κυρίως υποχρεωτική
στη βάση διατάγματος δικαστηρίου, η αστυνομία παραδίδει τον ασθενή στο
Νοσοκομείο Αθαλάσσας προσκομίζοντας το σχετικό διάταγμα δικαστηρίου.
Ο αριθμός φακέλου του ασθενή δίδεται από το Ιατρικό Αρχείο εκτός εάν είναι
επανεισαγωγή και υπάρχει ήδη. Η δημιουργία του φακέλου (box file) γίνεται από το
νοσηλευτικό προσωπικό, το οποίο έχει και την ευθύνη τήρησης και φύλαξης του
φακέλου κατά τη διάρκεια της νοσηλείας του ασθενή. Όταν ο ασθενής απολυθεί τότε
ο ιατρικός φάκελος μεταφέρεται στο αρχείο.
Τα πιο κάτω στοιχεία ασθενή καταγράφονται στις νοσηλευτικές σημειώσεις κατά την
εισαγωγή του ασθενή.
• Ονοματεπώνυμο ασθενούς
• Διεύθυνση ασθενούς
• Αριθμός ταυτότητας
• Ημερομηνία γέννησης
• Αριθμός φακέλου, ο οποίος δίδεται από το Ιατρικό Αρχείο εκτός εάν είναι
επανεισαγωγή και υπάρχει ήδη αριθμός
• Ονοματεπώνυμο πλησιέστερου συγγενή, τηλέφωνο πλησιέστερου συγγενή
• Διεύθυνση πλησιέστερου συγγενή
• Θεράπων ιατρός
• Ιατρός παραπεμπτικού σημειώματος
• Ημερομηνία λήξης διατάγματος
• Ημερομηνία εισδοχής
• Είδος εισδοχής (υποχρεωτική νέα, υποχρεωτική επανεισδοχή, προαιρετική νέα,
προαιρετική επανεισδοχή).
Επιπλέον, λόγω της ιδιαιτερότητας της ψυχολογικής κατάστασης των ασθενών

δύναται να συλλέγονται πληροφορίες κατά πόσον είναι καπνιστές ή όχι, χρήστες ή όχι
και ποιας ουσίας (κοκαΐνη, μορφίνη, κάνναβη κλπ.), εάν έχουν νοσήσει από COVID-
19 ή άλλη μολυσματική ή μεταδοτική ασθένεια, για τυχόν αλλεργίες, εμβολιασμοί,
θρήσκευμα, είδος διατροφής.
Εκτός από την υποχρεωτική εισαγωγή στη βάση διατάγματος που ισχύει στην
περίπτωση του Νοσοκομείου Αθαλάσσας και του Τμήματος Ενδονοσοκομειακής
Σελ 9 / 28

Νοσηλείας Εφήβων, ο ασθενής μπορεί να εισαχθεί προαιρετικά με ή χωρίς

παραπεμπτικό από ιατρό τόσο στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας όσο και σε άλλες Δομές
εσωτερικής νοσηλείας της ΔΥΨΥ. Σε αυτή την περίπτωση, ο ασθενής εξετάζεται από
ψυχίατρο της ΔΥΨΥ ο οποίος κρίνει εάν χρήζει εισδοχής.
4.1.7.3 Εγγραφή ασθενούς για εξέτασης σε Δομές της ΔΥΨΥ εκτός Κέντρων Υγείας:
Οι ηλεκτρονικές εγγραφές των ασθενών γίνονται στα Γενικά Νοσοκομεία του

Οργανισμού όπως αναφέρεται στο σημείο 4.1.1. Όταν ο ασθενής επισκεφθεί την
συγκεκριμένη Δομή για πρώτη φορά ανοίγεται φάκελος σε έντυπη μορφή
καταγράφοντας ακριβώς τα ίδια προσωπικά στοιχεία που ζητούνται στην ηλεκτρονική
εγγραφή.
Σημειώνεται ότι στις Δομές Απεξάρτησης εκτός από τα προαναφερθέντα προσωπικά
στοιχεία ζητείται επίσης το ονοματεπώνυμο, το τηλέφωνο και η διεύθυνσή του
πλησιέστερου συγγενή (σύμμαχος).
4.1.8 Διαδικασία λήψης επείγουσας κλήσης από το Συντονιστικό Κέντρο

Ασθενοφόρων
Ο πολίτης καλεί στο τηλέφωνο 112 ή στο τηλέφωνο 22887171 για επείγοντα
περιστατικά που αφορούν τον ίδιο η άλλο άτομο για ανταπόκριση ασθενοφόρου. Ο
λειτουργός του Συντονιστικού Κέντρου καταγράφει ηλεκτρονικά σε λογισμικό σύστημα
όλα τα απαραίτητα στοιχεία του ασθενή, όπως
• ονοματεπώνυμο
• ηλικία
• επαρχία
• διεύθυνση περιστατικού
• ιατρικό ιστορικό
• κλινική εικόνα
• συμπτωματολογία
Επίσης, καταγράφονται όλα τα στοιχεία σε σχέση με τον χρόνο λήψης κλήσης και
ανταπόκρισης του ασθενοφόρου.
Το έντυπο κλήσεως ασθενοφόρων το οποίο περιλαμβάνει τα πιο πάνω στοιχεία
παραδίδεται από το πλήρωμα ασθενοφόρων στα ΤΑΕΠ κατά την παράδοση του
ασθενή και καταχωρούνται στον ιατρικό φάκελο.
Η Διεύθυνση Ασθενοφόρων δεν διατηρεί φυσικό ιατρικό φάκελο.
Σελ 10 / 28

4.1.9 Αρίθμηση ιατρικού φακέλου ασθενή

Η αρίθμηση του ιατρικού φακέλου ασθενή δίνεται από το Ιατρικό Αρχείο.
Ο μοναδικός αριθμός ιατρικού φακέλου δίδεται κατά αύξων αριθμό από το
μηχανογραφημένο σύστημα από το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφείς) κατά την
πρώτη εγγραφή. Ακολούθως, τυπώνεται σχετική επιγραφή (label) η οποία
τοποθετείται στο φάκελο του ασθενή.
Στα πλαίσια προετοιμασίας, λειτουργός του αρχείου δύναται να ετοιμάζει μοναδικούς
αύξοντες αριθμούς φακέλων και ακολούθως να αναγράφονται σε νέους ιατρικούς
φακέλους έτσι ώστε το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφείς) να έχει καθημερινά στη
διάθεσή του άδειους νέους ιατρικούς φακέλους.
Η αρίθμηση του ιατρικού φακέλου ασθενή δίνεται αυτόματα από το μηχανογραφημένο
σύστημα του Ιατρικού Αρχείου κατά την πρώτη εγγραφή.
4.2 Διαχείριση και Διακίνηση ιατρικού φακέλου
4.2.1 Επίσκεψη ασθενή για εξέταση σε ιατρό στα Εξωτερικά Ιατρεία

Στα προγραμματισμένα ραντεβού, ο ιατρικός φάκελος βρίσκεται από την
προηγούμενη ημέρα ή το αργότερο μέχρι το πρωί της ημέρας του ραντεβού από το
αρμόδιο προσωπικό κλητήρα ή γενικό βοηθό (ότι εφαρμόζεται) στο γραφείο του
ιατρού.
Συγκεκριμένα, εκτυπώνεται την προηγούμενη ημέρα η λίστα των προγραμματισμένων
ραντεβού από το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. κλητήρες) του Ιατρικού Αρχείου για την
εύρεση των ιατρικών φακέλων. Ακολούθως, οι ιατρικοί φάκελοι μεταφέρονται την
προηγούμενη ημέρα στα ιατρεία των ιατρών.
Το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφέας) το οποίο διαχειρίζεται τα ραντεβού των ιατρών,
επιβεβαιώνει τα ραντεβού της επόμενης ημέρας, εκτυπώνει τη λίστα των ραντεβού και
την παραδίδει στο Ιατρικό Αρχείο για εύρεση των ιατρικών φακέλων και στο αρμόδιο
προσωπικό (π.χ. γραφέα) που διαχειρίζεται τις εγγραφές των ασθενών. Με τον
εντοπισμό των ιατρικών φακέλων, το αρμόδιο προσωπικό μεταφέρει τους ιατρικούς
φακέλους στα ιατρεία.
Σελ 11 / 28


Ο ιατρικός φάκελος του ασθενή ενημερώνεται από τον ιατρό ο οποίος καταχωρεί όλα
τα απαραίτητα έντυπα / έγγραφα του ασθενή.
Στα μη προγραμματισμένα / έκτακτα ραντεβού, ενημερώνεται το Ιατρικό Αρχείο από
το αρμόδιο προσωπικό για την ανάγκη για εξεύρεση του σχετικού ιατρικού φακέλου.
Ο ιατρικός φάκελος ετοιμάζεται από το Ιατρικό Αρχείο και παραδίδεται με κλητήρα
στον αρμόδιο ιατρό.
Με το τέλος της ημέρας οι φάκελοι συλλέγονται από το αρμόδιο προσωπικό της
εκάστοτε κλινικής / τμήματος το οποίο είναι υπεύθυνο για την προσωρινή φύλαξη των
φακέλων σε μη προσβάσιμο μέρος από το κοινό. Οι ιατρικοί φάκελοι συλλέγονται από
το αρμόδιο προσωπικό και επιστρέφονται πίσω στο Ιατρικό Αρχείο για την
αρχειοθέτηση τους.
4.2.2 Εισαγωγή ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας

Για εισαγωγές ασθενών, ο ιατρός ενημερώνει μέσω του δελτίου εισαγωγής (admission
slip) το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφέα), το οποίο διαχειρίζεται τις εισαγωγές των
εσωτερικών ασθενών για την εισαγωγή του ασθενή συμπληρώνοντας το Έντυπο
Εισαγωγής Ασθενών (Παράρτημα Γ).
Συγκεκριμένα, το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφέας) το οποίο διαχειρίζεται τις
εισαγωγές των εσωτερικών ασθενών, ενημερώνει το μηχανογραφημένο σύστημα για
την εισαγωγή του ασθενούς.
Ταυτόχρονα ενημερώνει το Ιατρικό Αρχείο για την εύρεση των ιατρικών φακέλων που
απαιτούνται. Με τον εντοπισμό των ιατρικών φακέλων, το αρμόδιο προσωπικό (π.χ.
κλητήρας) μεταφέρει τους ιατρικούς φακέλους στις κλινικές / τμήματα εσωτερικών
ασθενών. Σημειώνεται ότι ο ιατρικός φάκελος δεν παραχωρείται σε μη
εξουσιοδοτημένο προσωπικό, στον ασθενή ή τους οικείους του. Οι φάκελοι που
μεταφέρονται στις κλινικές εσωτερικών ασθενών, παραδίδονται πάντοτε στον
εκάστοτε υπεύθυνο νοσηλευτικό λειτουργό. Ο ιατρικός φάκελος του ασθενή
ενημερώνεται από το ιατρικό και νοσηλευτικό προσωπικό, οι οποίοι καταχωρούν όλα
τα απαραίτητα έντυπα / έγγραφα του συγκεκριμένου περιστατικού.
Ο υπεύθυνος νοσηλευτικός λειτουργός της κάθε κλινικής / τμήματος πριν από το
εξιτήριο του ασθενή ελέγχει αν ο ασθενής έχει ολοκληρώσει την διαδικασία εξόδου. Η
καταχώρηση στοιχείων γίνεται από το νοσηλευτικό προσωπικό ή το γραμματειακό
λειτουργό της κλινικής / μονάδας. Με την ολοκλήρωση της νοσηλείας του ασθενή,
ετοιμάζεται το εξιτήριο του ασθενή από τους ιατρούς. Το εξιτήριο εκδίδεται σε 3
αντίγραφα, από τα οποία το 1 δίνεται στον ασθενή, το 1 αποθηκεύεται στο βιβλίο
εξιτηρίων και 1 φυλάσσεται στο ιατρικό φάκελο του ασθενή.
Σελ 12 / 28

Κατά το τέλος της ημέρας, οι φάκελοι μαζεύονται από τους κλητήρες / γενικούς
βοηθούς από τις κλινικές / τμήματα και μεταφέρονται πίσω στο Ιατρικό Αρχείο, όπου
το αρμόδιο προσωπικό του αρχείου διαχειρίζεται την αρχειοθέτηση τους.
Σημειώνεται ότι, στην περίπτωση μη δικαιούχων ΓεΣΥ, όταν υπάρχουν οικονομικές
εκκρεμότητες, το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. βοηθός, κλητήρας, νοσηλευτής) της κάθε
κλινικής / τμήματος συνοδεύει τον ασθενή ή οικείο του στο λογιστήριο ασθενών για τη
διευθέτηση των οικονομικών υποχρεώσεων του ασθενή. Προτού εκδοθεί το τιμολόγιο
του ασθενή, το λογιστήριο ασθενών ενημερώνει τα ελλιπή στοιχεία του ασθενή και
γίνεται η διευθέτηση του οφειλόμενου ποσού. Μετέπειτα, το αρμόδιο προσωπικό (π.χ.
κλητήρας / λειτουργός λογιστηρίου) μεταφέρει τον ιατρικό φάκελο στο Ιατρικό Αρχείο,
όπου το αρμόδιο προσωπικό του αρχείου διαχειρίζεται την αρχειοθέτηση τους.
Σε περίπτωση νοσηλείας ασθενή όπου ο θεράπων ιατρός κρίνει ότι πρέπει ο ασθενής
να μεταφερθεί με ασθενοφόρο στην οικία του ή σε άλλο νοσοκομείο ή σε κέντρο
αποκατάστασης συμπληρώνει αίτηση μεταφοράς της Διεύθυνσης Ασθενοφόρων μια
ημέρα πριν την εκτιμώμενη ημέρα εξιτηρίου του ασθενή. Το αρμόδιο προσωπικό (π.χ.
γραμματεία της κλινικής / τμήματος) αναλαμβάνει να αποστείλει με ηλεκτρονικό
ταχυδρομείο ή τηλεομοιότυπο το αίτημα στην διεύθυνση ασθενοφόρων την
προηγούμενη ημέρα του εξιτηρίου.
4.2.3 Εισαγωγή ασθενή σε κλινική / τμήμα μέσω ΤΑΕΠ

Το αρμόδιο προσωπικό στο Τμήμα Εγγραφών του ΤΑΕΠ καταχωρεί τις εγγραφές των
ασθενών κατά την άφιξη τους.
Σε περίπτωση όπου ο ιατρός που εξέτασε τον ασθενή κρίνει αναγκαία την εισαγωγή
του σε κλινική / τμήμα, τότε ο ιατρός εκδίδει παραπεμπτικό εισαγωγής
(ενδονοσοκομειακής φροντίδας) και ακολουθείται μία από τις πιο κάτω περιπτώσεις:
Η προϊστάμενη της κλινικής / τμήματος ετοιμάζει προσωρινό ιατρικό φάκελο. Την
επόμενη εργάσιμη ημέρα ο προσωρινός ιατρικός φάκελος αποστέλλεται στο Γραφείο
Εισαγωγής Ασθενών με το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. κλητήρα), για να ενσωματωθεί
με τον κανονικό ιατρικό φάκελο και να επιστρέψει ξανά στη κλινική / τμήματος.
Ο φάκελος ζητείται από το Ιατρικό Αρχείο την επόμενη εργάσιμη ημέρα σε εργάσιμες
ώρες γραφείου, από τον Προϊστάμενο Νοσηλευτικό Λειτουργό της κλινικής / τμήματος
από την οποία έχει γίνει εισαγωγή ο ασθενής. Ακολούθως, το αρμόδιο νοσηλευτικό
προσωπικό καταχωρεί τα στοιχεία του ασθενή στον ιατρικό φάκελο.
Σελ 13 / 28

Περίπτωση Γ:
Δεδομένου ότι η εισαγωγή νέου ασθενή γίνεται εκτός ωρών εργασίας γραφείου τότε
το αρμόδιο νοσηλευτικό προσωπικό καταχωρεί τα στοιχεία του ασθενή στο
μηχανογραφημένο σύστημα και αναφορικά με την δημιουργία ιατρικού φάκελου
ακολουθείται το σημείο 4.1.2. Διαφορετικά εάν είναι υφιστάμενος ασθενής τότε γίνεται
η εγγραφή από το νοσηλευτικό προσωπικό στο μηχανογραφημένο σύστημα και
ακολούθως ενημερώνεται το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. κλητήρας) το οποίο έχει
πρόσβαση στο Ιατρικό Αρχείο για την εύρεση και μεταφορά του ιατρικού φακέλου στην
κλινική / τμήμα.
Σε περίπτωση εργάσιμων ωρών γραφείου ακολουθείται η διαδικασία η οποία
αναφέρεται στο σημείο 4.1.2 (Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει
ενδονοσοκομειακής νοσηλείας).
Με την έκδοση εξιτηρίου από το ιατρό και αφού επιβεβαιωθεί από τον υπεύθυνο
νοσηλευτικό λειτουργό ότι στον ιατρικό φάκελο έχουν καταχωρηθεί όλα τα απαραίτητα
έγγραφα, τότε ο φάκελος επιστρέφει με το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. κλητήρα) στο
Γραφείο Εισαγωγής Ασθενών και ακολούθως με τον κλητήρα στο Ιατρικό Αρχείο ή
απευθείας στο Ιατρικό Αρχείο (ότι εφαρμόζεται από το οικείο Νοσηλευτήριο).
Δεδομένου ότι υπάρχουν οικονομικές υποχρεώσεις, τότε η διαδικασία η οποία
ακολουθείται είναι η ίδια με το σημείο 4.2.2 προτού πάρει εξιτήριο ο ασθενής.
4.2.4 Επίσκεψη ασθενή σε Κέντρο Υγείας

Σε περίπτωση που ο προσωπικός ιατρός χρειαστεί να ενημερώσει τον ιατρικό φάκελο
με οποιαδήποτε έγγραφα / στοιχεία / δεδομένα του ασθενούς, γίνεται από τον ίδιο και
μόνο.
Δεδομένου ότι ο προσωπικός ιατρός χρειάζεται τον ιατρικό φάκελο μετά την εγγραφή
του ασθενούς, την οποία αναλαμβάνει το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφέας του
Κέντρου Υγείας), το ίδιο το προσωπικό μεταφέρει τον ιατρικό φάκελο στο ιατρείο του
προσωπικού ιατρού. Το ίδιο συμβαίνει και στην περίπτωση που ο ιατρός χρειαστεί να
αναζητήσει οποιαδήποτε έγγραφα / στοιχεία του ασθενή από τον ιατρικό φάκελο του
ασθενή.
Συγκεκριμένα, ο προσωπικός ιατρός επικοινωνεί με το αρμόδιο προσωπικό (π.χ.
γραφέα) για την εύρεση και παράδοση του ιατρικού φακέλου.
Η επιστροφή του ιατρικού φακέλου από τα ιατρεία του ιατρού προς το Ιατρικό Αρχείο
γίνεται από το αρμόδιο προσωπικό (π.χ. γραφέα) στο τέλος της ημέρας.
Σελ 14 / 28

4.2.5 Εισαγωγή ασθενή στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας

Ο ασθενής μεταφέρεται στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας από την Αστυνομία, η οποία
παραδίδει το διάταγμα και τον ασθενή στον θεράπων ψυχίατρο του θαλάμου ή στον
εφημερεύων ψυχίατρο σε περίπτωση που η εισαγωγή γίνει εκτός ωρών εργασίας.
Μετέπειτα, η διαδικασία εισδοχής και δημιουργία φακέλου γίνεται από το νοσηλευτικό
προσωπικό. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, εξετάζεται ο ασθενής από τον ιατρό και
στην συνέχεια το νοσηλευτικό προσωπικό ενημερώνει το Ιατρικό Αρχείο του
Νοσοκομείου Αθαλάσσας μέσω του Εντύπου Εισδοχής Ασθενή (Παράρτημα Ζ).
Σε περίπτωση επαναεισαγωγής ασθενή, το νοσηλευτικό προσωπικό ενημερώνει το
Ιατρικό Αρχείο για την εύρεση των ιατρικού φάκελου που απαιτείται. Με τον εντοπισμό
του, ο κλητήρας μεταφέρει το φάκελο στο θάλαμο. Οι φάκελοι που μεταφέρονται στους
θαλάμους παραδίδονται πάντοτε στον εκάστοτε υπεύθυνο νοσηλευτικό λειτουργό. Ο
ιατρικός φάκελος του ασθενή ενημερώνεται από το ιατρικό, νοσηλευτικό προσωπικό,
ψυχολόγους, εργοθεραπευτές, κοινωνικούς λειτουργούς οι οποίοι καταχωρούν όλα τα
απαραίτητα έντυπα / έγγραφα του συγκεκριμένου περιστατικού. Ο φάκελος κατά την
νοσηλεία του ασθενούς βρίσκεται στο γραφείο των νοσηλευτών και δεν φεύγει από
τον θάλαμο μέχρι την απόλυση του ασθενούς.
Ο υπεύθυνος νοσηλευτικός λειτουργός του κάθε θαλάμου πριν από το εξιτήριο του
ασθενή ελέγχει αν ο ασθενής έχει ολοκληρώσει την διαδικασία εξόδου. Η καταχώρηση
στοιχείων γίνεται από το νοσηλευτικό προσωπικό του θαλάμου. Με την ολοκλήρωση
της νοσηλείας του ασθενή, ετοιμάζεται το εξιτήριο του ασθενή από τους ιατρούς. Το
εξιτήριο εκδίδεται σε 2 αντίγραφα, από τα οποία το 1 δίνεται στον ασθενή και 1
φυλάσσεται στο φάκελο του ασθενή. Επιπλέον συμπληρώνεται από το Νοσηλευτικό
Προσωπικό το Έντυπο Καταγραφής Απολυθέντων Ασθενών για στατιστικούς
σκοπούς (Παράρτημα Η).
Κατά το τέλος της ημέρας ή το επόμενο πρωί, οι φάκελοι μαζεύονται από τους
κλητήρες από τους διάφορους θαλάμους και μεταφέρονται πίσω στο Ιατρικό Αρχείο,
όπου το αρμόδιο προσωπικό του αρχείου διαχειρίζεται την αρχειοθέτηση τους.
Σε περίπτωση νοσηλείας ασθενή όπου ο θεράπων ιατρός κρίνει ότι πρέπει ο ασθενής
να μεταφερθεί με ασθενοφόρο στην οικία του ή σε άλλο νοσοκομείο ή σε κέντρο
αποκατάστασης συμπληρώνει αίτηση μεταφοράς της Διεύθυνσης Ασθενοφόρων μια
ημέρα πριν την εκτιμώμενη ημέρα εξιτηρίου του ασθενή. Το αρμόδιο προσωπικό
αποστέλλει στην διεύθυνση ασθενοφόρων την προηγούμενη ημέρα του εξιτηρίου.
4.2.6 Αντίγραφο ιατρικού φακέλου σε ειδικές περιπτώσεις

Αντίγραφο ιατρικού φακέλου ασθενή παραχωρείται σε αρμόδια Κρατικά Τμήματα,
όπως για παράδειγμα στη Νομική Υπηρεσία, Αστυνομία και Εθνική Φρουρά κατόπιν
γραπτού αιτήματος προς τον Υπεύθυνο Ιατρικού Αρχείου.
Σελ 15 / 28

Σε περίπτωση που ζητηθεί ο αυθεντικός ιατρικός φάκελος κατόπιν γραπτού αιτήματος

προς τον Υπεύθυνο Ιατρικού Αρχείου, επιπλέον του αντίγραφου ιατρικού φακέλου, το
αρμόδιο προσωπικό μεταφέρει τον αυθεντικό ιατρικό φάκελο στα Κρατικά Τμήματα
και τον επιστρέφει την ίδια ημέρα.
Δεδομένου ότι ο Ιατρικός Φάκελος συμπεριλαμβάνει το έντυπο κλήσεως
ασθενοφόρων τότε η Υπηρεσία Ασθενοφόρων ενημερώνεται για να δοθεί σχετική
παραχώρηση για την παράδοση του σχετικού εντύπου από το αρμόδιο προσωπικό
του Ιατρικού Αρχείου.
4.2.7 Δημιουργία αντιγράφου ιατρικού φακέλου ασθενή

Ο Οργανισμός έχει υποχρέωση να διατηρεί ιατρικό φάκελο, ως εκ τούτου ο ασθενής
δεν δικαιούται να έχει τον πρωτότυπο ιατρικό φάκελο στην κατοχή του.
Ωστόσο, κατόπιν αιτήματος του ασθενή ή εξουσιοδοτημένου εκπρόσωπου του

ασθενή, παραχωρείται αντίγραφο του ιατρικού φακέλου ασθενή (Παράρτημα Δ).
Απαιτείται η προσκόμιση σχετικής εξουσιοδότησης για την παραχώρηση αντίγραφου
του ιατρικού φακέλου ασθενή σε εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο του.
Στη Διεύθυνση Υπηρεσιών Ψυχικής Υγείας εφαρμόζεται ο Περί Ψυχιατρικής
Νοσηλείας Νόμος, βάσει του οποίου και σύμφωνα με το Άρθρο 34 :
"(1) Ο ασθενής ή ο προσωπικός αντιπρόσωπός του έχει το δικαίωμα πρόσβασης στα
αρχεία κέντρου όπου του παρέχεται ή του έχει παρασχεθεί νοσηλεία, εκτός αν ο
υπεύθυνος του κέντρου κρίνει ότι τέτοια πρόσβαση επιδεινώνει την ψυχική κατάσταση
του ασθενούς ή επηρεάζει δυσμενώς άλλα πρόσωπα.
(2) Σε περίπτωση άρνησης του υπεύθυνου του κέντρου να ικανοποιήσει αίτημα
πρόσβασης του εδαφίου 1, ο ασθενής ή ο προσωπικός αντιπρόσωπός του δύναται
να ζητήσει αναθεώρηση της απόφασης του υπεύθυνου του κέντρου από την Επιτροπή
Εποπτείας και Προστασίας Δικαιωμάτων Ψυχικά Ασθενών."
Σε περίπτωση αποβιώσαντα, κατόπιν αιτήματος, παραχωρείται αντίγραφο ιατρικού
φακέλου στο διαχειριστή / νόμιμο κληρονόμο του, αφού προσκομιστεί αντίγραφο
Διατάγματος από το Δικαστήριο, που να επιβεβαιώνει την ιδιότητά του ή βεβαίωση
από Πιστοποιών Υπάλληλο / Κοινοτάρχη ότι πρόκειται για νόμιμο κληρονόμο και
γραπτή συγκατάθεση από τους υπόλοιπους κληρονόμους.
Δεδομένου ότι ο Ιατρικός Φάκελος συμπεριλαμβάνει το έντυπο κλήσεως
ασθενοφόρων τότε η Υπηρεσία Ασθενοφόρων ενημερώνεται για να δοθεί σχετική
παραχώρηση για την παράδοση του σχετικού εντύπου από το αρμόδιο προσωπικό
του Ιατρικού Αρχείου.
Στην περίπτωση όπου προσωπικό (Ιατροί, Νοσηλευτές, άλλο προσωπικό) το οποίο
δεν έχει άμεση σχέση με την ιατροφαρμακευτική περίθαλψη του ασθενή, αιτηθεί
φάκελο ασθενούς για οποιοδήποτε λόγο, τότε συμπληρώνεται το έντυπο παράδοσης
Σελ 16 / 28

/ παραλαβής του ιατρικού φακέλου ή άλλων εγγράφων (Παράρτημα Ε). Δεδομένου ότι
ο αιτητής χρειάζεται τον ιατρικό φάκελο πέραν των 3 ημερών, τότε απαιτείται η
συμπλήρωση και η έγκριση του εν λόγω εντύπου ξανά.
Η παράδοση – παραλαβή των ιατρικών φακέλων / εγγράφων καταχωρείται και στο

μηχανογραφημένο σύστημα του νοσοκομείου. Το εν λόγω έντυπο (Παράρτημα Ε)
εγκρίνεται από τον Επιστημονικό Διευθυντή / Ιατρικό Διευθυντή Νοσηλευτηρίου /
Διεύθυνσης και διατηρείται στο Ιατρικό Αρχείο του Νοσηλευτηρίου / Διεύθυνσης.
4.3 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου
4.3.1 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου στο Ιατρικό Αρχείο

Οι φάκελοι εσωτερικών ασθενών αποθηκεύονται στο Ιατρικό Αρχείο, σε ειδικό χώρο
μη προσβάσιμο από τους μη έχοντας εξουσιοδότηση διασφαλίζοντας την ασφάλεια
των προσωπικών δεδομένων που είναι καταχωρημένα στους ιατρικούς φακέλους των
ασθενών.
4.3.2 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου που βρίσκεται σε κλινική / τμήμα

Σε περίπτωση που ο ιατρικός φάκελος βρίσκεται σε κλινική / τμήμα του
Νοσηλευτηρίου, τότε με την έκδοση εξιτηρίου / θανάτου από το ιατρό οι ιατρικοί
φάκελοι συλλέγονται από το προσωπικό των κλινικών σε σημείο εξερχομένων στις
κλινικές / τμήματα.
4.3.2.1 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου για δικαιούχος ΓεΣΥ
Οι ιατρικοί φάκελοι επιστρέφονται με το αρμόδιο προσωπικό αυθημερόν στο Γραφείο

Εισαγωγής Ασθενών όπου γίνεται έλεγχος και αποστολή στο Ιατρικό Αρχείο είτε
απευθείας στο Ιατρικό Αρχείο για αποθήκευση (ότι εφαρμόζεται).
Η ταξινόμηση των ιατρικών φακέλων στο Ιατρικό Αρχείο γίνεται με βάση τον αριθμό
αρχείου ιατρικών φακέλων.
4.3.2.2 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου για μη δικαιούχος ΓεΣΥ
Οι ιατρικοί φάκελοι επιστρέφονται με το αρμόδιο προσωπικό στο Ιατρικό Αρχείο για

φύλαξη είτε από το Λογιστήριο είτε από την κλινική / τμήμα αφού έχει περάσει από το
Λογιστήριο όπως αναφέρεται το σημείο 4.2.2.
Η ταξινόμηση των ιατρικών φακέλων στο Ιατρικό Αρχείο γίνεται με βάση τον αριθμό
αρχείου ιατρικών φακέλων.
Σελ 17 / 28

4.3.3. Αποθήκευση ιατρικού φακέλου στο ΤΑΕΠ

Σε περίπτωση περίθαλψης και απόλυσης ασθενή την ίδια ημέρα από τα ΤΑΕΠ, δεν
δημιουργείται προσωρινός ιατρικός φάκελος και οι εξετάσεις, αναλύσεις,
ακτινογραφίες κτλ., καταχωρούνται σε ειδικό έντυπο (πράσινο βιβλιάριο) των Πρώτων
Βοηθειών. Τα ειδικά βιβλιάρια ΤΑΕΠ αρχειοθετούνται και αποθηκεύονται από τους
γραφείς του ΤΑΕΠ στο Ιατρικό Αρχείο ή σε χώρο στις Πρώτες Βοήθειες.
4.4 Καταστροφή ιατρικού φακέλου
Το χρονικό διάστημα διατήρησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που

αφορούν στην υγεία του υποκειμένου (ασθενή) των δεδομένων δεν πρέπει να
υπερβαίνει τα 15 έτη μετά τον θάνατο του ή 15 έτη, μετά την τελευταία καταχώρηση
από τον υπεύθυνο επεξεργασίας/εκτελούντα την επεξεργασία, δεδομένων που τον
αφορούν σε σύστημα αρχειοθέτησης.
Το εν λόγω χρονικό διάστημα ισχύει δεδομένου ότι, δεν υφίστανται οποιεσδήποτε
οικονομικές / νομικές ή και άλλες εκκρεμότητες ή διαφορές μεταξύ του υποκειμένου
των δεδομένων και του υπεύθυνου επεξεργασίας/εκτελούντα την επεξεργασία.
4.4.1 Στάδια καταστροφής ιατρικών φακέλων

Ακολουθείται η ενδεδειγμένη διαδικασία καταστροφής εγγράφων του Κρατικού
Αρχείου.
5. Γενικές Διατάξεις
i. Μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί να μεταφέρει τον ιατρικό φάκελο

ασθενών.
ii. Ο ιατρικός φάκελος δεν δίνεται στον ασθενή ή τους οικείους του για μεταφορά
σε άλλο ιατρό ή τμήματα / κλινικές του νοσοκομείου.
iii. Μόνο εξουσιοδοτημένο προσωπικό (κλητήρες, γενικοί βοηθοί και προσωπικό
του τμήματος εγγραφών) έχει πρόσβαση στο Ιατρικό Αρχείο.
iv. Οι κλητήρες του ΤΑΕΠ εξουσιοδοτούνται να μεταβαίνουν στο Ιατρικό Αρχείο,
στις περιπτώσεις όπου ο ιατρός χρειαστεί φάκελο ασθενή.
v. Ο ιατρικός φάκελος αποθηκεύεται μόνο στο Ιατρικό Αρχείο.
Σελ 18 / 28

6. Αναφορές
• Ο περί Ίδρυσης Οργανισμού Κρατικών Υπηρεσιών Υγείας Νόμος του 2017

• Ο περί Κρατικού Αρχείου Νόμος του 1991 (208/1991)
• Ο περί της Κατοχύρωσης και της Προστασίας των Δικαιωμάτων των Ασθενών
Νόμο του 2004 (1(Ι)/2005)
• Ο περί Κυβερνητικών Ιατρικών Ιδρυμάτων και Υπηρεσιών Γενικών Κανονισμών
(ΚΔΠ 225/2000, ΚΔΠ 660/2002, ΚΔΠ 455/2004, ΚΔΠ 364/2005, 629/2007)
• Χρονικό διάστημα διατήρησης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που
αφορούν στην υγεία - Οδηγία που εκδίδεται από την Επίτροπο Προστασίας
Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα βάσει του Άρθρου 23(1)(ι) του περί
Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Προστασία του Ατόμου)
Νόμου 138(Ι)/2001
• Ο περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας
των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των
Δεδομένων αυτών Νόμος του 2018 (Ν. 125(I)/2018)
• Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου
της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της
επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη
κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ
(Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων)
• Ο Περί Ψυχιατρικής Νοσηλείας Νόμος του 1997 (Ν. 77(I)/1997)
Σελ 19 / 28

7. Παράρτημα Α – Δήλωση για καταβολή των εξόδων νοσηλείας
Δήλωση για καταβολή των εξόδων νοσηλείας

Αρ. Φακ.: ………………………
Εγώ, ο υποφαινόμενος/η ……………………………………………………………………..

με Α.Δ.Τ: ………………………………, αναλαμβάνω την ευθύνη να πληρώσω όλα τα
οφειλόμενα τέλη που προκύπτουν από την περίθαλψη μου/του/της …………………..
…………………………………………………………. Με Α.Δ.Τ: …………………………..
στο Νοσοκομείο / Διεύθυνση ………………………………………………, με την παρουσίαση
του σχετικού τιμολογίου που εκδίδεται από το Λογιστήριο Ασθενών του Νοσοκομείου /
Διεύθυνσης ………………………………...
Σύμφωνα με τους υφιστάμενους Κανονισμούς 7, 9 και 17 του Δεύτερου Πίνακα, τα τέλη για
διαμονή, διατροφή και νοσοκομειακή παρακολούθηση είναι:
(α) €160,00 την ημέρα για την πρώτη θέση (μονόκλινο δωμάτιο)
(β) €135,00 την ημέρα για την δεύτερη θέση (δίκλινο δωμάτιο)
(γ) € 95,00 την ημέρα για την τρίτη θέση (δωμάτιο με περισσότερες από δύο κλίνες)
(δ) €265,00 την ημέρα για μονάδες εντατικής θεραπείας
(ε) Για ιατρική παρακολούθηση ασθενών ειδικότητας παθολογίας και για συντηρητική
θεραπεία ασθενών άλλων ειδικοτήτων, €30,00 την ημέρα.
Οποιεσδήποτε επεμβάσεις, εξετάσεις κ.λπ. που θα πραγματοποιηθούν, χρεώνονται
επιπρόσθετα. Αν είστε δικαιούχος κάρτας νοσηλείας ή δικαιούχος ΓΕΣΥ, παρακαλώ όπως
παρουσιάσετε τα απαραίτητα αποδεικτικά στο Λογιστήριο Ασθενών του Νοσοκομείου /
Διεύθυνσης ………………………………... εντός 15 ημερών.
Το οφειλόμενο ποσό θα πρέπει να ξοφληθεί το συντομότερο δυνατό, διαφορετικά θα ληφθούν
δικαστικά μέτρα.
Όνομα Ασθενή: ……………………………………………………………………………………
Διεύθυνση: ………………………………………………………………………..……………….
Τηλέφωνο / Κινητό: …………………. E-mail………………………………………….……….
Όνομα συνοδού: …………………………………………………………………………………..
Διεύθυνση: …………………………………………………………………………………………
Τηλέφωνο / Κινητό: …………………… E-mail………………………………..…………….…..
Ημερομηνία: …………/………../………. Υπογραφή ………………………
Ο Οργανισμός Κρατικών Υπηρεσιών Υγείας (ΟΚΥπΥ) συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων
(Κανονισμός ΕΕ/2016/679) και τον Νόμο περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων έναντι της Επεξεργασίας των
Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και της Ελεύθερης Κυκλοφορίας των Δεδομένων αυτών (Ν. 125 (Ι)/2018), και ως εκ τούτου
τα δεδομένα που μας παρέχετε θα χρησιμοποιηθούν για τον σκοπό τον οποίο μας τα έχετε διαθέσει. Έχετε το δικαίωμα
πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής των δεδομένων σας ή να ζητήσετε περιορισμό συγκεκριμένης επεξεργασίας. Δεν θα
μεταφέρουμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους ή να τα χρησιμοποιήσουμε για άλλους σκοπούς. Για περισσότερες
πληροφορίες, για τις πρακτικές που χρησιμοποιεί ο ΟΚΥπΥ για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μπορείτε να βρείτε
στις Πολιτικές Απορρήτους του ΟΚΥπΥ στον ακόλουθο σύνδεσμό www.shso.org.cy
Σελ 20 / 28

8. Παράρτημα Β - Declaration for settlement of outstanding invoices
Declaration for settlement of outstanding invoices

File No.: ……………………………
I, the said………………………………………….., holder of Identity Card …………………

undertake to pay any request amount due, in connection with the medical services
provided to me / the medical services provided to the patient ………………………………
holder of the Identity Card ……………….., with the present issued invoice from the
Patients’ Accounts Department of the …………………………………………...
The hospital fees include the following:
1. €160 per day for a single room

2. €135 per day for a two bedded room
3. €95 for a room with more than two beds
4. €265 for Intensive Care Unit
5. €30 for conservative treatment (including doctor’s visits)
6. It is important to note that any kind of laboratory tests, x-rays, operation (if needed)
and other examinations will also be charged.
Please be aware that Category A Medical Card holders must urgently present their card
to the Patients’ Accounts Department within 15 days of admission. The non-holders
must settle the pending amount immediately, as the Department will be obliged to take
legal action against them.
Name of patient: ………………………………………..…………………………………….
Address: ………………………………………………..………………………………………
………………………………………… Email: ……………………………………………...
Telephone no.: ……………………………. Mobile no.: …………………………………….
Name and address of NOK (next of kin) …………………………………………………
……………………………………………Email: ………………………………………………
Date: ………………………………. Signature: ………………………………
Witness: ………………………………...
Σελ 21 / 28

9. Παράρτημα Γ - Έντυπο προσωπικών στοιχείων ασθενών

ΕΝΤΥΠΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΣΘΕΝΟΥΣ
(Παρακαλώ συμπληρώστε με ΚΕΦΑΛΑΙΑ γράμματα όλα τα πεδία)
Διεύθυνση / Νοσηλευτήριο / ΤΑΕΠ: ………………………………………………………………

Ημερομηνία:
Ονοματεπώνυμο Ασθενή:
Φύλο: Αρρεν □ Θηλυ □ Μη δυαδικό φύλο □
Ονομα Πατέρα:
Ονομα Μητέρας:
Ονομα Κηδεμόνα / Εξουσιοδοτημένου Αντιπροσώπου Ασθενούς:

Ημερομηνία Γέννησης:
Αριθμός Ταυτότητας / ARC / Αριθμός Διαβατηρίου:

Άτομο Επικοινωνίας:
Αριθμός Τηλεφώνου:
E-mail:
Διεύθυνση (Οδος . Τ.Κ./ Περιοχή):
Δικαιούχος ΓΕΣΥ: □ Αριθμός Πραπεμπτικού ΓΕΣΥ:
Δικαιούχος (1) ΟΑΥ: □ Αρ. Εγγράφου: Ημ. Έκδοσης: Ημ. Λήξης:
Δικαιούχος (2) ΟΑΥ: □ Αρ. Κάρτας: Ημ. Λήξης:
Ασφάλεια: Αρ. Συμβολαίου:
Ευρωπαική Κάρτα: Αρ. Κάρτας: Ημ. Λήξης:
Επι πληρωμή:
ΕΧΕΤΕ ΝΟΣΗΛΕΥΤΕΙ / ΕΠΙΣΚΕΦΤΕΙ ΣΤΟ ΠΑΡΕΛΘΟΝ ΤΟ ΝΟΣΗΛΕΥΤΗΡΙΟ /
ΥΠΗΡΕΣΙΑ: NAI OXI
Ονοματεπώνυμο και Υπογραφή Ασθενή:
Σε περίπτωση γονικής μέριμνας: Παρακαλώ όπως προσκομίσετε το απαραίτητο
δικαιολογητικό όπου η γονική μέριμνα έχει ανατεθεί σε ένα πρόσωπο.
Ονοματεπώνυμο και Υπογραφή Γονέα/Κηδεμόνα 1:
Ονοματεπώνυμο και Υπογραφή Γονέα/Κηδεμόνα 2:
Ημερομηνία:
Σελ 22 / 28

10. Παράρτημα Δ - Αίτημα πρόσβασης στον ιατρικό φάκελο / ιατρικής

έκθεσης
ΑΙΤΗΜΑ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ ΣΤΟΝ ΙΑΤΡΙΚΟ ΦΑΚΕΛΟ / ΙΑΤΡΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ

Διεύθυνση / Νοσηλευτήριο:…………………………….
Υπηρεσίες Τέλη Σημειώστε √

ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ ΦΑΚΕΛΟΥ €22.00
ΙΑΤΡΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ €62.00
ΙΑΤΡΟΔΙΚΑΣΤΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ €22.00
ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΣ ΑΠΟ ΙΑΤΡΟΔΙΚΑΣΤΕΣ €62.00
ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΑΣΦΑΛΙΣΕΩΣ ΑΠΟ ΘΕΡΑΠΩΝ ΙΑΤΡΟ €62.00
Ονοματεπώνυμο Ασθενούς:…………………………………………………………………………
Αρ.Ταυτότητας /Διαβατηρίου:………………………….Ημερ. Γέννησης:…………………...……
Τηλέφωνο:…………………………
Ημερομηνία Ατυχήματος:……………………ή Ημερ. εισαγωγής/επίσκεψης:……………………
Θάλαμος Νοσηλείας/Πρώτες Βοήθειες/Ειδικότητα Ιατρού…………………………………………
Στοιχεία του αιτούντος (εάν διαφέρει από τον ασθενή):
Ονοματεπώνυμο:
Αριθμός Ταυτότητας/Διαβατηρίου:
Γονέας Κηδεμόνας
Εξουσιοδοτημένος Εκπρόσωπος Πληρεξούσιος
Σημειώστε με () κατά πόσον ασκείται τα δικαιώματα ως κάτοχος της γονική μέριμνας
ανηλίκου** ή τη μορφή της εξουσιοδότησης από το φυσικό πρόσωπο:
Κάτοχος γονικής μέριμνας

Εξουσιοδότηση από τον
ασθενή
Πληρεξούσιο
Σελ 23 / 28

Παρακαλώ σημειώστε με () στο στοιχείο που θα προσκομίσετε για ταυτοποίηση:
Ταυτότητα
Διαβατήριο
Άδεια Οδήγησης
Η παρούσα δήλωση υπογράφεται από τους έχοντες την γονική μέριμνα (και τους δύο).
Σε περίπτωση που η γονική μέριμνα έχει ανατεθεί σε ένα πρόσωπο, παρακαλώ όπως
προσκομίσετε το απαραίτητο δικαιολογητικό.
Ονοματεπώνυμο Γονέα/Κηδεμόνα 1 :
Υπογραφή Γονέα/Κηδεμόνα 1 :
Ονοματεπώνυμο Γονέα/Κηδεμόνα 2 :
Υπογραφή Γονέα/Κηδεμόνα 2 :
Ημερομηνία: ………………..
ΓΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΗ ΧΡΗΣΗ ΜΟΝΟ
Αρ. Φακέλου:………………….
Αρ. Αρχείου Ιατρ. Εκθέσεων:…………….…..…….
Αρ. Αρχείου Νοσηλευτηρίου:……….………………
Σελ 24 / 28

11. Παράρτημα Ε - Έντυπο παράδοσης/ παραλαβής ιατρικού φακέλου

ή άλλων εγγράφων
ΈΝΤΥΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ/ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ Ή ΑΛΛΩΝ

ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Διεύθυνση / Νοσηλευτήριο:…………………………….
ΑΠΟ ΙΑΤΡΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ
Ονοματεπώνυμο Λειτουργού:…………………………….……………….
Θέση Λειτουργού:…………………………….…………………………….
Τηλέφωνο Λειτουργού:…………………………….……………………….
ΠΡΟΣ:
Ονοματεπώνυμο Λειτουργού:…………………………….……………….
Θέση Λειτουργού:…………………………….…………………………….
Τηλέφωνο Λειτουργού:…………………………….……………………….
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ/ΩΝ:
Ιατρικός Φάκελος - Αρ.
Φακέλου:…………….……………………………………..
Άλλα έγγραφα:…………………………….…………………………….
Πρωτότυπο/α: Αντίγραφο/α:
Σκοπός:
…………………………….…………………………….……………………………
………………………………………………………………………………………..
ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ1:
Ονοματεπώνυμο: ………………………. Υπογραφή:
Ημερομηνία: …………………………….. …………………………….……………
Ημερομηνία Παραλαβής
Ονοματεπώνυμο Διανομέα: Εγγράφου/ων:
…………………………….……………… …………………………….……………
Υπογραφή Διανομέα: …………………………….……………
Ημερομηνία Παράδοσης
Ονοματεπώνυμο Παραλήπτη: Εγγράφου/ων:
…………………………….………………… …………………………….……………
Θέση Παραλήπτη: Υπογραφή Παραλήπτη:
…………………………….………………… …………………………….……………
Παρατηρήσεις:
…………………………….…………………………….…………………………….
1Έγκριση δίνεται από τον Επιστημονικό Διευθυντή / Ιατρικό Διευθυντή της Διεύθυνσης /
Νοσηλευτηρίου (ότι ισχύει)
Σελ 25 / 28

12. Παράρτημα Ζ - Έντυπο εισδοχής ασθενή
ΕΙΣΔΟΧΗ ΑΣΘΕΝΗ
Αριθμός Φακέλου: …........................

Καπνιστής: …........................
Παντρεμένος: …........................
Επάγγελμα: …........................
Ονοματεπώνυμο ασθενή: ………………………………………………………………………… Ημ. Γέννησης: …..................
Διεύθυνση: ………………………………………………………………………… Ηλικία: …..................
Αρ. Ταυτότητας: …........................ Ημ. Εισδοχής: …................ Είδος Εισδοχής: …..................
Πλησιέστερος συγγενής: ….................................................................... Τηλ.: …..................
Διεύθυνση συγγενή: ….....................................................................................................................
Να σταλεί: 1) Αντίγραφο παραπεμπτικού
2) Αντίγραφο διατάγματος
Σελ 26 / 28

13. Παράρτημα Η - Έντυπο καταγραφής απολυθέντων ασθενών
ΈΝΤΥΠΟ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΑΠΟΛΥΘΕΝΤΩΝ ΑΣΘΕΝΩΝ
ΘΑΛΑΜΟΣ …………………. ΕΤΟΣ ………………….

Αύξων Αριθμός Έτους: ………………….
Αριθμός Φακέλου: ………………….
Όνομα Ασθενή: ………………….………………….………………….………
Ημερ. Γέννησης: ………………….…………………. Α.Δ.Τ.……………………
Ημερομηνία Απόλυσης: ………………….
Ημερομηνία Εισαγωγής: ………………….
Είδος Νοσηλείας*: Υ/Ν/Ε …………………. Υ/Ε …………………. Π/Ν ……………… (Συμπληρώστε Χ όπου υφίσταται)
* Σε περίπτωση μετατροπής της Νοσηλείας από Υποχρεωτική σε Προαιρετική ή το αντίθετο να καταγραφεί η ημ/νια μετατροπής
Ημερομηνία Μεταφοράς: ………………
Συνολικές Ημέρες Νοσηλείας: …………………. Χρήστης Εξαρτησιογόνων Ουσιών: ………………….
Θεράπων Ιατρός: …………………. Ιατρική Διάγνωση: ………………….
Προσωπικός Νοσηλευτής (Key Worker): ………………….………………….………………….………
Διεύθυνση Διαμονής / Αποκατάστασης: Οδός: ………………….………………….………………….… T.K. ………………….
Πόλη/ Επαρχία: ………………….……………… Διαμ: …………………. Όνομα Στέγης: ………………….
Τηλέφωνο Ασθενή: ………………….
Θρήσκευμα: ……………………………
Όνομα Πλησιέστερου Συγγενή: ………………….………
Τηλέφωνο Πλησιέστερου Συγγενή: ………………….………
Όνομα Κοινοτικού Νοσηλευτή*: ………………….……… Τηλέφωνο: ………………….………
*ή Υπηρεσία εξωτερικής παρακολούθησης (Εξωτερικά Ιατρεία, Ιδιώτη Ψυχίατρο κ.α) ………………….………
ή/και Μονάδα Απεξάρτησης ………………….
ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗ ΑΓΩΓΗ (Όνομα φαρμάκου, Δοσολογία, Συχνότητα, PRN, Οδός Χορήγησης)

Ψυχιατρικά:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Παθολογικά:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Depot:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Σελ 27 / 28

14. Παράρτημα Θ - Έντυπο Καταγραφής Οικονομικής Κατηγορίας

Ασθενούς
Ετικέτα Ασθενούς)
(Patient’s Label)
Αρ. Παραπεμπτικού: ________________________
Δικαιούχος ΓΕΣΥ Ημ. Δέσμευσης. : ___________________________
Θεράπων Ιατρός: ___________________________
Δικ. ΓΕΣΥ Χωρίς Παραπεμπτικό
Κατηγορία 1 ΟΑΥ
Αρ. Επιστολής ΟΑΥ: ________________________
Αρ. Κάρτας Υ.Υ. ___________________________

Κατηγορία 2 Υπουργείου
Υγείας Ημ. Λήξης_________________________________
Αρ. Έγκρισης: _____________________________
Αρ. Κάρτας: _______________________________

Ευρωκάρτα
Ημ. Λήξης: ________________________________
Όνομα Ιδ. Ασφάλειας: _______________________

Ιδιωτική Ασφάλεια
Αρ. Συμβολαίου: ___________________________
Σχόλια: ___________________________________
Επί Πληρωμή
__________________________________________
Σχόλια: ___________________________________
Άλλο
__________________________________________
Σελ 28 / 28

Διαδικασία Ιατρικού Φακέλου

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Διαδικασία Ιατρικού Φακέλου

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Κωδικός Ημερομηνία Έγκριση

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Τίτλος: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να καθορίσει ενιαία διαδικασία ιατρικού

Εφαρμόζεται σε όλο τον Οργανισμό.

Σημαίνει το προσωπικό που προσλαμβάνεται από τον Οργανισμό, τους δημόσιους

Τμηματικός Λειτουργός Αρχείου (ΤΛΑ): ονομάζεται ο λειτουργός ο οποίος ορίζεται από

4.1 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

4.1.1.1 Ασθενής δικαιούχος ΓεΣΥ για εξέταση από το ιατρό

Προσωπικά στοιχεία τα οποία είναι υποχρεωτικά πεδία για να προχωρήσει η εγγραφή

Επιπλέον προσωπικά στοιχεία τα οποία δύναται να χρησιμοποιηθούν στο

4.1.1.2 Ασθενής μη δικαιούχος ΓεΣΥ για εξέταση από το ιατρό

Η εγγραφή ασθενή γίνεται μόνο στο μηχανογραφημένο σύστημα του νοσηλευτηρίου

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Συγκεκριμένα, οι ασθενείς οι οποίοι ανήκουν στις πιο πάνω κατηγορίες προσκομίζουν

4.1.2 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει

4.1.2.1 Ασθενής δικαιούχος ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας

4.1.2.2 Ασθενής μη δικαιούχος ΓεΣΥ που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας

Η διαδικασία δημιουργίας ιατρικού φακέλου νέου ασθενή μη δικαιούχου ΓεΣΥ που

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Επίσης, ο ασθενής ή οικείος του καλείται να συμπληρώσει τη δήλωση για καταβολή

4.1.3 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή μέσω Τμήματος

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Ότι εφαρμόζεται στο οικείο Νοσηλευτήριο.

4.1.4 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει

4.1.5 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή από άλλο Νοσοκομείο

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Όταν η εισαγωγή γίνεται σε μη εργάσιμες ημέρες / ώρες γραφείου τότε ακολουθείται η

4.1.6 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή σε Κέντρο Υγείας

4.1.7 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή στη Διεύθυνση Ψυχικής

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

• Ασθενείς οι οποίοι κατέχουν διάταγμα υποχρεωτικής εξέτασης, σύμφωνα με το

4.1.7.2 Δημιουργία ιατρικού φακέλου νέου ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακής

Επιπλέον, λόγω της ιδιαιτερότητας της ψυχολογικής κατάστασης των ασθενών

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Νοσηλείας Εφήβων, ο ασθενής μπορεί να εισαχθεί προαιρετικά με ή χωρίς

Οι ηλεκτρονικές εγγραφές των ασθενών γίνονται στα Γενικά Νοσοκομεία του

4.1.8 Διαδικασία λήψης επείγουσας κλήσης από το Συντονιστικό Κέντρο

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

4.1.9 Αρίθμηση ιατρικού φακέλου ασθενή

4.2 Διαχείριση και Διακίνηση ιατρικού φακέλου

4.2.1 Επίσκεψη ασθενή για εξέταση σε ιατρό στα Εξωτερικά Ιατρεία

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Ότι εφαρμόζεται στο οικείο Νοσηλευτήριο.

4.2.2 Εισαγωγή ασθενή που χρήζει ενδονοσοκομειακής νοσηλείας

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

4.2.3 Εισαγωγή ασθενή σε κλινική / τμήμα μέσω ΤΑΕΠ

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

4.2.4 Επίσκεψη ασθενή σε Κέντρο Υγείας

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

4.2.5 Εισαγωγή ασθενή στο Νοσοκομείο Αθαλάσσας

4.2.6 Αντίγραφο ιατρικού φακέλου σε ειδικές περιπτώσεις

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Σε περίπτωση που ζητηθεί ο αυθεντικός ιατρικός φάκελος κατόπιν γραπτού αιτήματος

4.2.7 Δημιουργία αντιγράφου ιατρικού φακέλου ασθενή

Ωστόσο, κατόπιν αιτήματος του ασθενή ή εξουσιοδοτημένου εκπρόσωπου του

ΔΚΔ-ΔΚ-008.ΑΑ-01 02/02/2022 Γενικός Εκτελεστικός

Η παράδοση – παραλαβή των ιατρικών φακέλων / εγγράφων καταχωρείται και στο

4.3 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου

4.3.1 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου στο Ιατρικό Αρχείο

4.3.2 Αποθήκευση ιατρικού φακέλου που βρίσκεται σε κλινική / τμήμα