ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΥΠΟΙΚ ΥΨΗΔ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ - final - v3

ΥΠΟΕΡΓΟ: ΥΠΟΕΡΓΟ 3 «ΔΡΑΣΕΙΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΠΙΜΟΡΦΩΤΙΚΩΝ
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ»
της Πράξης «ΔΡΑΣΕΙΣ ΣΥΝΕΧΙΖΟΜΕΝΗΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ 2014-2018»

κωδ. ΟΠΣ 5000245
TΙΤΛΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ:
ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΣΕ ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΩΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ

ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ
Κωδικός εκπαιδευτικού υλικού:
Κωδικός Πιστοποίησης προγράμματος: 736

ΥΠΟΕΡΓΟ: ΥΠΟΕΡΓΟ 3 «ΔΡΑΣΕΙΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΠΙΜΟΡΦΩΤΙΚΩΝ
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ»
TΙΤΛΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ:
ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΣΕ ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΩΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ

ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Μέλη Ομάδας
Συντονιστής: Ιωάννης Ματζαβάκης
Συγγραφείς:
Στέφανος Χονδρογιάννης
Ιωάννης Τσακονίκος
Παναγιώτα Μερμίγκη
Αξιολογητές:
Διονύσιος Κοντογιώργης
Δρ. Γεώργιος Παπαμιχαήλ
Πίνακας Περιεχομένων
ΠΡΟΛΟΓΟΣ ............................................................................................................................................. 8
1. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΕΡΙ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ .................................................................... 11
1. 1 Θεσμικό Πλαίσιο Ηλεκτρονικών Εγγράφων ................................................................................. 11
1.1.1 Εισαγωγή στο ν.4727/2020 Ψηφιακή Διακυβέρνηση ........................................................... 11
1.1.2 Γενικές αρχές ψηφιακής διακυβέρνησης .............................................................................. 14
1.1.3 Ηλεκτρονικά Έγγραφα .......................................................................................................... 19
1.1.3.1 Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα ................................................................. 20
1.1.3.2 Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα ................................................................................................ 21
1.1.3.3 Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα ......................................................................................... 21
1.1.3.4 Έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης .. 22
1.1.4 Εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων ................................................................................... 23
1.1.5 Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο ..................................................................................................... 32
1.1.6 Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση ................................................................................................... 33
1.1.7 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων...................................................................... 35
1.1.7.1 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων εντός του ίδιου φορέα .............................. 35
1.1.7.2 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων ....................... 35
1.1.7.3 Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων και φυσικών ή νομικών
προσώπων ή νομικών οντοτήτων .................................................................................................. 39
1.1.8 Ψηφιακή Διαφάνεια - Πρόγραμμα Διαύγεια ....................................................................... 41
1.2 Θεσμικό Πλαίσιο Ψηφιακών Υπογραφών και Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης .................................... 46
1.2.1 Υπηρεσίες Εμπιστοσύνης και Αρχές Πιστοποίησης .............................................................. 47
1.2.2 Αρχές Πιστοποίησης σε Ελλάδα και Ε.Ε. ............................................................................... 49
1.2.3 Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού, Ψηφιακά Πιστοποιητικά και ο κύκλος ζωής τους ................ 52
1.2.4 Οι έννοιες της ηλεκτρονικής, της προηγμένης και της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής
υπογραφής ..................................................................................................................................... 59
1.2.5 Δημιουργία και επαλήθευση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ................................ 64
1.2.5.1 Διαδικασία Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Υπογραφής .......................................................... 64
1.2.5.2 Διαδικασία επαλήθευσης εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής .................................. 68
1.2.6 Χρονοσήμανση ηλεκτρονικών εγγράφων ............................................................................. 78
1.2.7 Ηλεκτρονικές σφραγίδες ....................................................................................................... 79
1.2.8 Νομική ισχύς ηλεκτρονικών υπογραφών και ηλεκτρονικών σφραγίδων ............................. 83
1.3 Εσωτερικοί Κανονισμοί Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων στο Υπουργείο Οικονομικών και
Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Διαδικασίες Έκδοσης και Διακίνησης Εγγράφων. ................ 84
1.3.1 Πεδίο εφαρμογής - Αντικείμενο (άρθρο 2 Εσωτερικού Κανονισμού) .................................. 84
1.3.2 Ρόλοι (άρθρο 3 Εσωτερικού Κανονισμού) ............................................................................ 86
1.3.3 Πύλες εισερχομένων (άρθρο 4 Εσωτερικού Κανονισμού) .................................................... 87
1.3.4 Πύλες εξερχομένων και διακίνηση εξερχόμενου ηλεκτρονικού εγγράφου (άρθρο 9
Εσωτερικού Κανονισμού) ............................................................................................................... 88
1.3.5 Διαβάθμιση-Προτεραιότητα εγγράφων ................................................................................ 89
1.3.6 Διαχείριση εγγράφων (άρθρα 5-8 Εσωτερικού Κανονισμού) ............................................... 91
1.3.7 Οργάνωση ηλεκτρονικών εγγράφων (άρθρο 10-11 Εσωτερικού Κανονισμού) .................... 95
1.3.8 Τα οφέλη από την υιοθέτηση και χρήση του ΣΗΔΕ .............................................................. 95
2. ΣΥΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (Docutracks) ........................................... 97
2.1 Εισαγωγή στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων ................................................ 97
2.2 Βασικές οντότητες του Σ.Η.Δ.Ε. ................................................................................................ 97
2.3 Είσοδος στο σύστημα Docutracks ............................................................................................ 99
2.3.1 Περιοχή Κεφαλίδας........................................................................................................ 100
2.3.2 Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων. ..................................................................................... 111
2.3.3 Περιοχή Επισκόπηση Εγγράφου .................................................................................... 116
2.4 Καταχώριση Νέου Εγγράφου ........................................................................................ 120
2.4.1 Καρτέλες Καταχώρισης Νέου Εγγράφου ....................................................................... 120
2.4.1.1 Καρτέλα Βασικά ............................................................................................................. 121
2.4.1.2 Καρτέλα Είδος ................................................................................................................ 122
2.4.1.3 Καρτέλα Δημοσιεύσεις .................................................................................................. 124
3|
2.4.1.4 Καρτέλα Θεματικές Κατηγορίες ..................................................................................... 126
2.4.1.5 Καρτέλα Πρωτόκολλο .................................................................................................... 127
2.4.1.6 Καρτέλα Διανομή ........................................................................................................... 128
2.4.1.7 Καρτέλα Υπογραφές ...................................................................................................... 131
2.4.1.8 Καρτέλα Λοιπά ............................................................................................................... 136
2.4.1.9 Καρτέλα Μεταδεδομένα ................................................................................................ 138
2.4.2 Καταχώριση Εισερχόμενου ............................................................................................ 138
2.4.2.1 Δημιουργία Εισερχόμενου Εγγράφου ........................................................................... 138
2.4.2.2 Καταχώριση Εισερχόμενου Εγγράφου από Διαύγεια ................................................... 143
2.4.2.3 Καταχώριση Εισερχόμενου Εγγράφου από Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (email) ........... 144
2.4.2.4 Λοιπές Πύλες Καταχώρισης Εισερχομένου ................................................................... 151
2.4.2.5 Μενού ενεργειών........................................................................................................... 151
2.4.2.6 Πρόσθετες Διαθέσιμες Ενέργειες ................................................................................. 155
2.4.3 Καταχώριση Ηλεκτρονικού Σχεδίου – Εξερχομένου ...................................................... 162
2.4.3.1 Καταχώριση Σχεδίου ...................................................................................................... 162
2.4.3.2 Δημιουργία Οίκοθεν Σχεδίου ........................................................................................ 165
2.4.3.3 Υπογραφή Σχεδίου ......................................................................................................... 166
2.4.3.4 Αποστολή προς Υπογραφή ............................................................................................ 168
2.4.3.5 Μετατροπή σε Εξερχόμενο ............................................................................................ 169
2.4.3.6 Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου ................................................................................ 171
2.4.3.7 Δημιουργία Ακριβούς Αντιγράφου ................................................................................ 172
2.4.4 Εξερχόμενο Έγγραφο ..................................................................................................... 174
2.4.4.1 Καταχώριση Εξερχόμενου Εγγράφου ............................................................................ 175
2.4.4.2 Λοιπές Χρήσεις Εξερχόμενου Εγγράφου ...................................................................... 178
2.4.4.2.1 Αναρρωτικές Άδειες ....................................................................................................... 178
2.4.4.2.2 Άλλες Αιτήσεις εκτός των Αναρρωτικών Αδειών ........................................................... 186
2.4.5 Απαντητικό Έγγραφο (Απάντηση σε Εισερχόμενο) ....................................................... 187
2.4.5.1 Απαντητικό Έγγραφο με χρήση Ηλεκτρονικού Σχεδίου ................................................ 187
2.4.5.2 Απαντητικό Έγγραφο με χρήση Εξερχομένου Εγγράφου (μη Ηλεκτρονικό Σχέδιο) ...... 190
2.4.6 Πρόσθετες διαθέσιμες Ενέργειες Σχεδίου και Εξερχομένου Εγγράφου ....................... 190
2.4.6.1 Πρόσθετες Διαθέσιμες Ενέργειες Ηλεκτρονικού Σχεδίου ............................................. 191
2.4.6.2 Πρόσθετες Ενέργειες Εξερχομένου ............................................................................... 195
2.4.6.3 Ορθή επανάληψη .......................................................................................................... 196
2.4.7 Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας (ΦΕΑ) .................................................................... 198
2.4.8 Ιστορικό και Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου .......................................................... 201
2.5 Ειδικά θέματα ΣΗΔΕ ....................................................................................................... 204
2.5.1 Αρχειοθέτηση και θεματικοί φάκελοι ........................................................................... 204
2.5.2 Ομάδες Εγγράφων (Περιοχή Β της Κεντρικής Οθόνης ΣΗΔΕ) ........................................ 207
2.5.2.1 Ομάδα Εγγράφων Εισερχόμενα..................................................................................... 208
2.5.2.2 Ομάδα Εγγράφων Εξερχόμενα ...................................................................................... 210
2.5.2.3 Ομάδα Εγγράφων Σχέδια............................................................................................... 211
2.5.2.4 Ομάδα Εγγράφων ΦΕΑ .................................................................................................. 212
2.5.2.5 Ομάδα Εγγράφων Υπογεγραμμένα ............................................................................... 212
2.5.2.6 Ομάδα Εγγράφων Συνεισηγήσεις .................................................................................. 212
2.5.2.7 Ομάδα Εγγράφων Γνωστοποιηθέντα ............................................................................ 213
2.5.2.8 Ομάδα Εγγράφων Ακριβή Αντίγραφα ........................................................................... 213
2.5.2.9 Ομάδα Εγγράφων Δημοσιοποιημένα ............................................................................ 214
2.5.2.10 Ομάδα Εγγράφων Υφιστάμενων Υπηρεσιών ................................................................. 214
2.5.3 Αναζητήσεις ................................................................................................................... 214
2.5.4 Φίλτρα............................................................................................................................ 217
2.5.5 Εξαγωγή σε Excel ........................................................................................................... 219
2.5.6 Μαζικές ενέργειες .......................................................................................................... 219
2.5.7 Εκδόσεις Ψηφιακού Αρχείου ......................................................................................... 221
2.5.8 Προσωπικό Έγγραφο ..................................................................................................... 223
2.5.9 Προσωπικοί φάκελοι ..................................................................................................... 226
2.5.10 Ανάρτηση Διαύγεια και ΦΕΚ .......................................................................................... 232
2.5.11 Ψηφιακή Υπογραφή Εκτός ΣΗΔΕ ................................................................................... 237
4|
2.6 Ειδικά θέματα Προϊστάμενων ....................................................................................... 241
2.6.1 Υφιστάμενες Υπηρεσίες ................................................................................................. 241
2.6.2 Αναπλήρωση Προϊστάμενων ......................................................................................... 242
2.6.3 Ανάθεση Σχεδίων ........................................................................................................... 245
2.6.4 Ανάληψη υποχρέωσης υπογραφής ............................................................................... 246
2.6.5 Ρύθμιση e-mail Υπηρεσιακής Μονάδας ........................................................................ 248
2.6.6 Διαχείριση Ομάδων Επαφών ......................................................................................... 250
2.6.7 Αναφορές ....................................................................................................................... 252
3. ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΛΥΚΑΝΑΛΙΚΗΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ /ΘΕΜΑΤΑ ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑΣ /WEBMAIL ...................... 255
3.1 ΣύστημαΠολυκαναλικήςΕξυπηρέτησης ...................................................................................... 255
3.1.1 Τηλεφωνική ......................................................................................................................... 255
3.1.2 Δικτυακή εφαρμογή ............................................................................................................ 255
3.1.2.1 Λήψη ενημερωτικού μηνύματος υποβολής..................................................................... 260
3.1.2.2 Αναζήτηση στο αποθετήριο αιτημάτων ........................................................................... 261
3.2 Θέματα Τηλεργασίας ................................................................................................................... 262
3.2.1 Απομακρυσμένη πρόσβαση στο δίκτυο της ΓΓΠΣΔΔ μέσω VPN ......................................... 262
3.2.1.1 Ιδεατά ιδιωτικά δίκτυα..................................................................................................... 262
3.2.1.2 CiscoAnyconnect .............................................................................................................. 263
3.2.1.3 ForticlientSSLVPN ............................................................................................................. 264
3.2.2 Πρόσβαση σε σταθμό εργασίας .......................................................................................... 264
3.3 Webmail....................................................................................................................................... 266
3.3.1 Είσοδος – το γενικό περιβάλλον της εφαρμογής ................................................................ 266
3.3.2 Σύνταξη και αποστολή μηνύματος ...................................................................................... 268
3.3.2.1 Συμπλήρωση στοιχείων παραληπτών .............................................................................. 269
3.3.2.2 Σύνταξη μηνύματος .......................................................................................................... 271
3.3.2.3 Προσάρτηση συνημμένου ................................................................................................ 272
3.3.2.4 Αποστολή - αποθήκευση .................................................................................................. 272
3.3.2.5 Απάντηση - προώθηση ..................................................................................................... 273
3.3.2.6 Σύνθεση με απλό κείμενο ή μορφοποιημένο κείμενο ..................................................... 274
3.3.2.7 Έτοιμα μηνύματα απαντήσεων ........................................................................................ 274
3.3.2.8 Εισαγωγή εικόνας ............................................................................................................. 275
3.3.2.9 Προτεραιότητα - απόδειξη παραλαβής ........................................................................... 275
3.3.3 Εμφάνιση και ανάγνωση μηνυμάτων ................................................................................. 276
3.3.3.1 Βασικοί φάκελοι ............................................................................................................... 277
3.3.3.2 Εύκολη πρόσβαση σε χρήσιμες δυνατότητες .................................................................. 277
3.3.3.3 Χειριστήρια στο τμήμα μηνυμάτων ................................................................................. 278
3.3.3.4 Βασική δομή ενός μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ......................................... 280
3.3.3.5 Χειριστήρια στο τμήμα περιεχομένου μηνύματος .......................................................... 281
3.3.4 Το κουμπί Κατάλογος επιλογών .......................................................................................... 281
3.3.4.1 Στήλη Διάταξη ................................................................................................................... 281
3.3.4.2 Στήλη Στήλες ..................................................................................................................... 283
3.3.4.3 Στήλη Ταξινόμηση στηλών ............................................................................................... 283
3.3.4.4 Στήλη Σειρά ταξινόμησης ................................................................................................. 283
3.3.5 Σήμανση μηνυμάτων ........................................................................................................... 283
3.3.6 Επιλογές............................................................................................................................... 284
3.3.7 Φάκελοι ............................................................................................................................... 284
3.3.7.1 Δημιουργία φακέλου και μετονομασία ........................................................................... 286
3.3.7.2 Διαγραφή φακέλου .......................................................................................................... 287
3.3.7.3 Μετακίνηση – αντιγραφή μηνυμάτων σε φακέλους ....................................................... 287
3.3.7.4 Διαγραφή μηνυμάτων ...................................................................................................... 288
3.3.7.5 Χώρος γραμματοκιβωτίου................................................................................................ 289
3.3.8 Αναζητήσεις ......................................................................................................................... 289
3.3.9 Βασικές επιλογές ρυθμίσεων .............................................................................................. 290
3.3.9.1 Βασικό περιβάλλον χρήστη .............................................................................................. 291
3.3.9.2 Παραμετροποίηση προβολής μηνυμάτων ....................................................................... 291
3.3.9.3 Παραμετροποίηση δημιουργίας μηνυμάτων................................................................... 292
3.3.9.4 Ταυτότητες ....................................................................................................................... 293
5|
3.3.9.5 Αλλαγή λέξης πρόσβασης (password) .............................................................................. 294
3.3.9.6 Αυτόματο μήνυμα προς τον αποστολέα .......................................................................... 294
3.3.9.7 Φίλτρα .............................................................................................................................. 295
3.3.10 Εισαγωγή - εξαγωγή mails από και προς το Roundcube ................................................... 297
3.3.10.1 Εισαγωγή μηνυμάτων .................................................................................................... 297
3.3.10.2 Εξαγωγή μηνυμάτων ...................................................................................................... 298
3.3.11 Βιβλία διευθύνσεων – επαφές .......................................................................................... 298
3.3.11.1 Ευρετήρια και Ομάδες ................................................................................................... 298
3.3.11.2 Περισσότερες ενέργειες ................................................................................................. 300
3.3.11.3 Λίστα επαφών ................................................................................................................ 301
3.3.11.4 Δημιουργία και επεξεργασία επαφών ........................................................................... 301
3.3.11.5 Αναζήτηση επαφών ........................................................................................................ 302
3.3.11.6 Εισαγωγή - Εξαγωγή επαφών ......................................................................................... 303
3.3.11.7 Γενικές ρυθμίσεις επαφών ............................................................................................. 304
3.3.12 Calendar (Ημερολόγιο) ...................................................................................................... 304
3.3.12.1 Κύριο παράθυρο............................................................................................................. 305
3.3.12.2 Δημιουργία γεγονότος ................................................................................................... 305
3.3.12.3 Επιλογές προβολής......................................................................................................... 306
3.3.12.4 Ημερομηνία (Datepicker) ............................................................................................... 307
3.3.12.5 Εκτύπωση - Αναζήτηση................................................................................................... 307
3.3.12.6 Διαχείριση - Εισαγωγή – Εξαγωγή Calendar .................................................................. 307
3.3.12.7 Λίστα ημερολογίων – ενέργειες ..................................................................................... 308
3.3.12.8 Ρυθμίσεις ........................................................................................................................ 308
3.4 Webmail - Zimbra ........................................................................................................................ 310
3.4.1 Είσοδος – το γενικό περιβάλλον της εφαρμογής ................................................................ 310
3.4.1.1 Σύνταξη και αποστολή μηνύματος ................................................................................... 312
3.4.1.2 Συμπλήρωση στοιχείων παραληπτών .............................................................................. 313
3.4.1.3 Προσάρτηση συνημμένου ................................................................................................ 314
3.4.1.4 Αποστολή - αποθήκευση .................................................................................................. 315
3.4.1.5 Απάντηση - προώθηση ..................................................................................................... 315
3.4.2 Εμφάνιση και ανάγνωση μηνυμάτων ................................................................................. 315
3.4.2.1 Βασικοί φάκελοι ............................................................................................................... 315
3.4.2.2 Βασική δομή ενός μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ......................................... 316
3.4.2.3 Εμφάνιση συνομιλιών μηνυμάτων .................................................................................. 317
3.4.2.4 Στήλη Διάταξη ................................................................................................................... 318
3.4.2.5 Στήλη Στήλες ..................................................................................................................... 318
3.4.2.6 Ταξινόμηση στηλών .......................................................................................................... 319
3.4.3 Σήμανση μηνυμάτων ........................................................................................................... 319
3.4.4 Επιλογές............................................................................................................................... 319
3.4.5 Φάκελοι ............................................................................................................................... 320
3.4.5.1 Δημιουργία φακέλου και μετονομασία ........................................................................... 320
3.4.5.2 Μετονομασία φακέλου .................................................................................................... 321
3.4.5.3 Διαγραφή φακέλου .......................................................................................................... 321
3.4.5.4 Μετακίνηση – αντιγραφή μηνυμάτων σε φακέλους ....................................................... 322
3.4.5.5 Διαγραφή μηνυμάτων – απελευθέρωση φυσικού χώρου ............................................... 322
3.4.6 Ενδιαφέρουσες δυνατότητες .............................................................................................. 322
3.4.6.1 Υπογραφή ......................................................................................................................... 322
3.4.6.2 Αναζήτηση μηνυμάτων με κριτήρια ................................................................................. 323
3.4.6.3 Αυτόματο μήνυμα προς τον αποστολέα .......................................................................... 324
Βιβλιογραφία - Αναφορές ................................................................................................................. 326
Κατάλογος Διαδικτυακών Διευθύνσεων ........................................................................................... 329
6|
Πίνακας Ακρωνυμίων
Ελληνικοί Όροι
ΑΔΑ Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης
ΑΕ Αρχή Εγγραφής
ΑΚ Αρχή Καταχώρησης
ΑΠ Αρχή Πιστοποίησης
ΑΠΕΔ Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου
ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση
ΕΕΤΤ Εθνική Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων
ΕΜΕΠ Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας Πολιτών
ΕΨΠ Ενιαία Ψηφιακή Πύλη gov.gr
Η/Υ Ηλεκτρονικός Υπολογιστής
ΚΕΠ Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών
ΚΗΜΔΗΣ Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων
ΚΠολΔ Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας
ΚΣΗΔΕ Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων
ΟΑΣ Οργανισμός Αξιολόγησης Συμμόρφωσης
ΠΠ Πολιτική Πιστοποίησης
ΠΥΕ Πάροχοι Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης
ΣΗΔΕ Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης / Διαχείρισης Εγγράφων
ΤΠΕ Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών
ΥΔΚ Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού
ΦΕΑ Φύλλα εσωτερικής αλληλογραφίας
ΦΕΚ Φύλλο Εφημερίδας Κυβερνήσεως
Αγγλικοί Όροι
eIDAS Electronic identification and trust services
CRL Certification Revocation Lists
LTV Long Term Validation
OTP One Time Password
PIN Personal Number Identification
PKI Public Key Infrastructure
7|
Εκπαίδευση σε Οριζόντιες Εφαρμογές των Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης
ΠΡΟΛΟΓΟΣ
Στο πλαίσιο της νέας εθνικής στρατηγικής για τον ψηφιακό μετασχηματισμό
της χώρας, όπως αυτή αποτυπώνεται στη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού 2020-
2025 (ΥΑ αρ.120301/ ΦΕΚ 2894/Β/05-07-2021), ενθαρρύνονται συντονισμένες
ενέργειες προς την κατεύθυνση αναδιάρθρωσης του κρατικού μηχανισμού με στόχο
την προσφορά νέων εύχρηστων ψηφιακών υπηρεσιών προσανατολισμένων στις
ανάγκες των πολιτών και επιχειρήσεων.
Η σύγχρονη Δημόσια Διοίκηση ευθυγραμμιζόμενη τα τελευταία χρόνια με τις
απαιτήσεις της ευρωπαϊκής νομοθεσίας, αλλά και τη διεθνή ανταγωνιστικότητα
υιοθετεί σταδιακά μία ευνοϊκή κουλτούρα απέναντι στην εφαρμογή νέων
ψηφιακών εργαλείων και ενισχύει την ψηφιακή κατάρτιση του ανθρώπινου
δυναμικού της. Η πρακτική αυτή αποτελεί μονόδρομο αν λάβει κανείς υπόψη τη
χαμηλή κατάταξη της Ελλάδας στους διεθνείς δείκτες που αξιολογούν την ψηφιακή
ωριμότητα των χωρών ανά τον κόσμο. Για παράδειγμα, στο Δείκτη Ψηφιακής
Οικονομίας και Κοινωνίας (Digital Economy and Society Index, DESI), η Ελλάδα
κατατάσσεται στην 25η θέση μεταξύ των 27 κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης
για το 2021.
1.1: Δείκτης Ψηφιακής Οικονομίας & Κοινωνίας –

Επίδοση κρατών μελών σε σχέση με τον ευρωπαϊκό μέσο όρο
(Πηγή: The Digital Economy and Society Index — Countries' performance in digitisation
https://ec.europa.eu/newsroom/dae/redirection/document/80588)
Η πρόσφατη εμπειρία της πανδημίας Covid-19 επιτάχυνε την ελλειμματική

ψηφιακή ωρίμανση της χώρας και ανέδειξε τον ψηφιακό μετασχηματισμό του
δημόσιου τομέα σε συνδυασμό με την καλλιέργεια των ψηφιακών δεξιοτήτων των
8|
στελεχών του σε καθοριστικής σημασίας παράγοντες για την αδιάλειπτη λειτουργία

του κράτους σε καιρούς κρίσεων.
Αναλύοντας τα συνθετικά στοιχεία του ψηφιακού μετασχηματισμού σε κάθε
τομέα δημόσιας πολιτικής (π.χ. υγεία, παιδεία, οικονομία, δικαιοσύνη, κοινωνική
ασφάλιση) αναγνωρίζονται κοινές λειτουργικότητες και υποδομές που απαιτούνται
οριζόντια στους τομείς άσκησης πολιτικής.
Εικόνα 1.2: Άξονες εφαρμογής ψηφιακού μετασχηματισμού (Πηγή: Βίβλος

Ψηφιακού Μετασχηματισμού)
Ειδικότερα, στα επιμέρους τομεακά έργα της Δημόσιας Διοίκησης μπορούν

οριζόντια να αξιοποιηθούν νέες κοινές υπηρεσίες της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης
(gov.gr), το ενιαίο κέντρο ταυτοποίησης και το κέντρο ειδοποιήσεων, το υπό
ανάπτυξη δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ ΙΙ και λοιπά οριζόντια συστήματα και εφαρμογές, που
παρέχουν βασικές λειτουργίες της Δημόσιας Διοίκησης, όπως για παράδειγμα είναι
η διαχείριση προσωπικού και η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.
Προς την κατεύθυνση λοιπόν ψηφιακού μετασχηματισμού της χώρας
αναγνωρίζεται η ανάγκη εδραίωσης ενός νέου μοντέλου διοίκησης που προωθεί την
καινοτομία στο δημόσιο τομέα, υποστηρίζοντας την επιμόρφωση των στελεχών,
ώστε να είναι αυτά σε θέση να ανταποκριθούν αποτελεσματικά στις σύγχρονες
προκλήσεις και να αξιοποιήσουν τις ευκαιρίες που παρέχουν οι νέες τεχνολογίες
πληροφορικής και επικοινωνιών.
Τον ψηφιακό μετασχηματισμό της Δημόσιας Διοίκησης υπηρετεί και το παρόν
επιμορφωτικό πρόγραμμα που απευθύνεται στα στελέχη των δύο νευραλγικής
σημασίας Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Στόχος του
9|
προγράμματος είναι οι επιμορφούμενοι α) να κατανοήσουν τις καινοτόμες

διαδικασίες που εισάγει το νέο θεσμικό πλαίσιο για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τις
ηλεκτρονικές υπογραφές (ν.4727/2020 και Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014), β) να
αποκτήσουν δεξιότητες χρήσης και αξιοποίησης όλων των δυνατοτήτων που
παρέχουν νέες οριζόντιες εφαρμογές όπως είναι το Σύστημα Ηλεκτρονικής
Διαχείρισης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.), το Σύστημα Πολυκαναλικής Εξυπηρέτησης και το
Webmail, καθώς επίσης γ) να αναπτύξουν θετική στάση και αποδοχή της
αναγκαιότητας και σημαντικότητας υιοθέτησης νέων ψηφιακών εργαλείων στο
εργασιακό τους περιβάλλον τόσο για την καλύτερη εσωτερική οργάνωση των
φορέων όσο και για την αποτελεσματικότερη άσκηση των αρμοδιοτήτων και των
συναλλαγών τους με φυσικά και νομικά πρόσωπα.
Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό διαρθρώνεται σε τρία (3) βασικά διδακτικά
κεφάλαια ακολουθώντας το σχεδιασμό και τη δομή του επιμορφωτικού
προγράμματος με τίτλο «Εκπαίδευση σε Οριζόντιες Εφαρμογές των Υπουργείων
Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης».
Η ύλη του 1ου κεφαλαίου πραγματεύεται α) το θεσμικό πλαίσιο των
ηλεκτρονικών εγγράφων (ηλεκτρονικά δημόσια και ιδιωτικά έγγραφα, κύρος και
αποδεικτική των ηλεκτρονικών εγγράφων αλλά και των εκτυπώσεων τους,
ηλεκτρονικό πρωτόκολλο και αρχειοθέτηση, ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων,
ΚΣΗΔΕ), β) το θεσμικό πλαίσιο ψηφιακών υπογραφών και υπηρεσιών εμπιστοσύνης
(έννοιες ψηφιακού πιστοποιητικού, ηλεκτρονικής, προηγμένης και εγκεκριμένης
ηλεκτρονικής υπογραφής και σφραγίδας, χρονοσήμανση, νομική ισχύς ηλεκτρονικών
υπογραφών) και γ) το περιεχόμενο του εσωτερικού κανονισμού για την ηλεκτρονική
διακίνηση, έκδοση και διαχείριση εγγράφων.
Το 2ο κεφάλαιο εμβαθύνει στο σύνολο των δυνατοτήτων που παρέχει το
Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων που χρησιμοποιείται στα Υπουργεία
Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (εισαγωγικές έννοιες,
εισερχόμενα/εξερχόμενα έγγραφα, σχέδια, ΦΕΑ, καταχώρηση, πρωτοκόλληση,
χρέωση, διανομή, αρχειοθέτηση, λοιπές διαθέσιμες ενέργειες, ψηφιακή υπογραφή,
ορθή επανάληψη, ακριβές αντίγραφο, αναζήτηση, φίλτρα, ανάρτηση στη διαύγεια,
αναφορές, προσωπικοί φάκελοι, ιστορικό εγγράφου κ.λπ.).
Το 3ο κεφάλαιο καλύπτει τη θεματική ενότητα του συστήματος
πολυκαναλικής εξυπηρέτησης (εξυπηρέτηση υπαλλήλων από τηλεφωνικό ή γραπτό
κανάλι, θέματα τηλεργασίας) και το Webmail (πρόσβαση από περιβάλλον web/
mobile app / βασικές λειτουργίες ανάγνωσης, απάντησης, προώθησης, διαγραφής,
μορφοποίησης, επισύναψης, παραλήπτες, φάκελοι, λίστα διανομής, φίλτρα,
αναζήτηση, ταξινόμηση, παράμετροι περιβάλλοντος, καλή χρήση του ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου, υπογραφή υπηρεσίας, επιβλαβή εισερχόμενα, χωρητικότητα,
ασφάλεια κωδικών, αυτόματα μηνύματα, διακίνηση μεγάλων αρχείων).
10 |
Θεσμικό πλαίσιο ηλεκτρονικών εγγράφων
1. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΕΡΙ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
Στο παρόν κεφάλαιο θα επιχειρήσουμε μια γενική επισκόπηση των

καινοτομιών του νόμου 4727/2020, που αποτελεί το κεφαλαιώδες νομοθέτημα περί
ψηφιακής διακυβέρνησης προσεγγίζοντας τις αρχές από τις οποίες εκπορεύονται οι
πρωτοποριακές του διατάξεις και στη συνέχεια θα εξειδικεύσουμε επιμέρους
έννοιες, που πραγματεύεται ο νόμος, όπως είναι τα ηλεκτρονικά δημόσια και
ιδιωτικά έγγραφα, ηλεκτρονική διακίνηση και εν γένει διαχείριση εγγράφων,
ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, Κεντρικό Σύστημα
Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων κ.λπ.
Στη συνέχεια θα εξοικειωθούμε με τις έννοιες των ψηφιακών πιστοποιητικών,
παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης, ηλεκτρονικών υπογραφών και ηλεκτρονικών
σφραγίδων τόσο σε θεωρητικό όσο και σε πρακτικό επίπεδο.
Θα καταλήξουμε στις διαδικασίες που θέτουν οι εσωτερικοί κανονισμοί του
Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων του Υπουργείου Οικονομικών και
Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης με στόχο την εδραίωση του
προαπαιτούμενου θεωρητικού υπόβαθρου πριν την εμβάθυνση στην πρακτική τους
διάσταση, όπως αυτή αποτυπώνεται στις πολλαπλές δυνατότητες του Σ.Η.Δ.Ε. των
Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
1. 1 Θεσμικό Πλαίσιο Ηλεκτρονικών Εγγράφων
1.1.1 Εισαγωγή στο ν.4727/2020 Ψηφιακή Διακυβέρνηση
Όπως καταδεικνύεται στην αιτιολογική έκθεση1 του νόμου 4727/2020

(Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας
(ΕΕ) 2019/1024) – Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της
Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις, σκοπός του νομοθέτη είναι η σύνταξη
ενός ενιαίου νομοθετικού κειμένου που θα ρυθμίσει όλα τα θέματα ψηφιακής
διακυβέρνησης στο δημόσιο τομέα, συγκεντρώνοντας και επικαιροποιώντας πάνω
από 120 διατάξεις από διάσπαρτα νομοθετήματα τουλάχιστον 15 ετών και
εισάγοντας παράλληλα και νέες διατάξεις προκειμένου να θεμελιώσει την
απαραίτητη θεσμική και νομοθετική βάση πάνω στην οποία θα εξελιχθεί το Ψηφιακό
Κράτος την επόμενη δεκαετία.
Χαρακτηριστικό του νόμου είναι ότι περιέχει μεγάλο αριθμό εξουσιοδοτικών
διατάξεων παρέχοντας στον Υπουργό Ψηφιακής Διακυβέρνησης την απαιτούμενη
1 https://www.hellenicparliament.gr/UserFiles/2f026f42-950c-4efc-b950-340c4fb76a24/psifiaki-diakyvernisi-
olo.pdf
11 |
ευχέρεια και ευελιξία για τη ρύθμιση πλήθους θεμάτων ψηφιακής διακυβέρνησης

που χρήζουν περαιτέρω εμβάθυνσης υπό το πρίσμα μιας πιο λεπτομερειακής αλλά
και τεχνολογικά ουδέτερης προσέγγισης. Παράλληλα, αξίζει να σημειωθεί ότι στο
νόμο αναπαράγονται έννοιες και ορισμοί άλλων ήδη ισχυόντων νομοθετημάτων,
όπως ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014, καθώς με αυτό τον τρόπο διασφαλίζεται η ορθή
και σύμφωνη με το ενωσιακό δίκαιο εφαρμογή των διατάξεων της ψηφιακής
διακυβέρνησης.
Οι ρυθμίσεις του νόμου πραγματώνουν τους στόχους της καλής νομοθέτησης,
προκειμένου τόσο οι πολίτες και οι επιχειρήσεις όσο και οι δημόσιοι υπάλληλοι να
μην χρειάζεται να ανατρέχουν σε μια πανσπερμία διατάξεων. Παράλληλα,
εφοδιάζουν το Κράτος με τα απαιτούμενα μέσα ώστε να είναι ικανό αφενός να
προσαρμόζεται στις ταχέως εξελισσόμενες τεχνολογικές και κοινωνικές εξελίξεις και
αφετέρου να λειτουργεί ως επιταχυντής των εξελίξεων αυτών τόσο στο δημόσιο όσο
και στον ιδιωτικό τομέα, προστατεύοντας παράλληλα το δημόσιο συμφέρον.
Λαμβάνοντας τη σκυτάλη από προηγούμενα (καταργηθέντα πλέον
νομοθετήματα), όπως το π.δ. 150/2001 περί προσαρμογής στην οδηγία 99/93/ΕΚ
σχετικά με κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές και το ν.3979/2011 περί
ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, τα οποία προλείαναν το έδαφος και έθεσαν τις
προϋποθέσεις για την εισαγωγή της χρήσης Τεχνολογιών Πληροφορικής και
Επικοινωνιών (ΤΠΕ) στην εσωτερική οργάνωση του δημοσίου αλλά και στις
συναλλαγές φυσικών και νομικών με το Δημόσιο Τομέα, ο νέος νόμος περί ψηφιακής
διακυβέρνησης υπόσχεται να εξαλείψει κάθε πρόσκομμα που συνετέλεσε στην έως
πρότινος ελλειμματική ψηφιακή ωρίμανση της χώρας.
Η υλοποίηση του νέου θεσμικού πλαισίου μεταφράζεται σε όρους:
α) αναδιοργάνωσης των εσωτερικών λειτουργιών και διαδικασιών των
φορέων του δημοσίου τομέα προς την κατεύθυνση της ταχείας, αποτελεσματικής και
απομακρυσμένης πρόσβασης σε δημόσιες υπηρεσίες και πληροφορίες με χρήση ΤΠΕ,
β) ευχερέστερης άσκησης των δικαιωμάτων (π.χ.δικαίωμα πρόσβασης στα
διοικητικά έγγραφα) και εκπλήρωσης των υποχρεώσεων των φυσικών προσώπων και
επιχειρήσεων έναντι των φορέων του δημοσίου τομέα, αλλά και του δημόσιου τομέα
έναντι των προσώπων (π.χ. υποχρέωση του Κράτους να διευκολύνει την πρόσβαση
στις πληροφορίες που διακινούνται ηλεκτρονικά, καθώς και την παραγωγή,
ανταλλαγή και διάδοσή τους),
γ) εμπέδωσης της εμπιστοσύνης και της διαφάνειας καθώς η χρήση
ψηφιακών εφαρμογών επιτρέπει τη δημοσίευση των διοικητικών πράξεων αλλά και
την ιχνηλάτηση των διαδικασιών διεκπεραίωσης καθιστώντας εφικτό τον έλεγχο της
ποιότητας και της νομιμότητάς τους,
δ) μείωσης του λειτουργικού κόστους των φορέων του δημόσιου τομέα (π.χ.
ταχυδρομικά έξοδα διακίνησης έγχαρτων εγγράφων, κόστος αναπαραγωγής και
12 |
εκτύπωσης εγγράφων) μέσω της προαγωγής της ηλεκτρονικής επικοινωνίας και

διακίνησης εγγράφων,
ε) συρρίκνωσης του απαιτούμενου χρόνου για την ολοκλήρωση των εκάστοτε
διαδικασιών λόγω της ηλεκτρονικοποίησής τους και της ανάπτυξης
διαλειτουργικοτήτων προς διάθεση υπαρχόντων δεδομένων δημόσιων μητρώων σε
πολλούς φορείς απελευθερώνοντας κατ’ αυτό τον τρόπο πόρους για τη δημόσια
διοίκηση.
Εν κατακλείδι, ο ν.4727/2020 συντελεί στη διασφάλιση της απαιτούμενης
ασφάλειας δικαίου, στην προώθηση της ψηφιακής διακυβέρνησης με
συνεπακόλουθη αναδιαμόρφωση διαδικασιών και στην απελευθέρωση των
τεχνολογικών δυνατοτήτων της δημόσιας διοίκησης μειώνοντας τα διοικητικά βάρη
προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις και ενισχύοντας την οικονομική μεγέθυνση και
ανάπτυξη της χώρας.
Ο νόμος διαρθρώνεται σε τέσσερα μέρη, αλλά μόνο το πρώτο ασχολείται με
την ψηφιακή διακυβέρνηση. Το πεδίο εφαρμογής του πρώτου μέρους αποτυπώνεται
στο άρθρο 1 με το οποίο θεσπίζεται η υποχρέωση της χρήσης ΤΠΕ από τους φορείς
του δημόσιου τομέα στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, για τις ανάγκες της
λειτουργίας τους και την υποστήριξή της άσκησης των αρμοδιοτήτων και
συναλλαγών τους με φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, καθώς και
το δικαίωμα των τελευταίων να συναλλάσσονται με τους φορείς του δημόσιου τομέα
μέσα από ΤΠΕ.
Όπως θα αναδειχθεί και στη συνέχεια, η πρωτοποριακή αυτή θεσμοθέτηση
αναλύεται σε τέσσερις άξονες :
(α) ως προς την άσκηση αρμοδιοτήτων από τους φορείς του δημόσιου τομέα
με χρήση ΤΠΕ,
(β) ως προς την επικοινωνία και συναλλαγή μεταξύ των φορέων του δημόσιου
τομέα με χρήση ΤΠΕ,
(γ) ως προς την επικοινωνία και συναλλαγή με χρήση ΤΠΕ μεταξύ των φορέων
του δημόσιου τομέα και των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων και
(δ) ως προς την πρόσβαση των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών
οντοτήτων σε δημόσια έγγραφα και τη διάθεσή τους για περαιτέρω χρήση μέσω ΤΠΕ.
13 |
1.1.2 Γενικές αρχές ψηφιακής διακυβέρνησης
Σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν.4727/2020 ο σχεδιασμός και η εφαρμογή

πολιτικών ψηφιακής διακυβέρνησης διέπεται από τις ακόλουθες αρχές:
α) την αρχή της νομιμότητας και ιδίως την τήρηση των διατάξεων για την
προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα,
β) την αρχή της χρηστής διοίκησης και ιδίως της αποδοτικότητας και της
αρχής «μόνον άπαξ» μέσω της διαλειτουργικότητας, της ακρίβειας και της
πληρότητας των ψηφιακών υπηρεσιών, των διαδικασιών και των δεδομένων
γ) την αρχή της διαφάνειας,
δ) την αρχή της ισότητας και ιδίως της προσβασιμότητας και
ε) την αρχή της ακεραιότητας, ασφάλειας και εμπιστευτικότητας.
Εικόνα 1.3: Γενικές Αρχές Ψηφιακής Διακυβέρνησης
14 |
Η ψηφιακή διακυβέρνηση οφείλει να προστατεύει τα ατομικά δικαιώματα

όπως αυτά προκύπτουν από το Σύνταγμα και την εθνική, ενωσιακή και διεθνή
νομοθεσία, ιδίως ως προς την προστασία των προσωπικών δεδομένων, και να
ενισχύει την ασφάλεια δικαίου. Η εν λόγω προστασία των ατομικών δικαιωμάτων
επιτυγχάνεται μέσω της τήρησης της αρχής της νομιμότητας, που πρωτίστως αφορά
τη δέσμευση της διοικητικής δράσης από τους ισχύοντες κανόνες δικαίου -
ανεξαρτήτως σε ποια ιεραρχική θέση βρίσκεται ο κανόνας αυτός στην έννομη τάξη
και με ποια πράξη έχει τεθεί- καθώς δεν επιτρέπεται στα διοικητικά όργανα να
ενεργούν εναντίον του νόμου, δηλαδή κατά παράβαση του υπάρχοντος κανόνα
δικαίου ή να δρουν αντί του νόμου, δηλαδή να θέτουν αυτά τον κανόνα δικαίου. Η
αρχή αυτή προστατεύει αφενός τους διοικούμενους από ενδεχόμενη αυθαίρετη
δράση της διοίκησης και αφετέρου προστατεύει την ίδια τη διοίκηση, διότι η δράση
της δεν εξαρτάται από την ελεύθερη εκτίμηση των διοικητικών αρχών, αλλά
οριοθετείται και ευθυγραμμίζεται με τους ισχύοντες κανόνες δικαίου.
Σε σχέση με ειδικότερη μνεία που γίνεται στην προστασία των προσωπικών
δεδομένων, ο Ν.4727/2020 αναφέρει ρητά ότι οι φορείς του δημόσιου τομέα
παρέχουν ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες και επικοινωνούν με φυσικά ή νομικά
πρόσωπα ή νομικές οντότητες με σεβασμό στην προστασία δεδομένων προσωπικού
χαρακτήρα και στην ιδιωτικότητα των φυσικών προσώπων. Υποχρεούνται κατά τον
σχεδιασμό, τη διαμόρφωση, προμήθεια και παραγωγική λειτουργία πληροφοριακών
συστημάτων και ψηφιακών υπηρεσιών να λαμβάνουν τα κατάλληλα τεχνικά και
οργανωτικά μέτρα για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και να
διασφαλίζουν ότι εξ ορισμού υφίστανται επεξεργασία μόνο τα δεδομένα
προσωπικού χαρακτήρα που είναι απαραίτητα για τον εκάστοτε σκοπό της
επεξεργασίας. Όπου απαιτείται, ζητείται η ρητή συγκατάθεση του προσώπου για την
επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η οποία μπορεί να ανακληθεί
οποτεδήποτε χωρίς αναδρομικό αποτέλεσμα.
Η αρχή της χρηστής διοίκησης – ως ειδικότερη έκφανση της αρχής της
νομιμότητας – έχει διατυπωθεί ως η αρχή που επιβάλλει στα διοικητικά όργανα να
ασκούν τις αρμοδιότητές τους σύμφωνα με το αίσθημα δικαίου που επικρατεί, ώστε
κατά την εφαρμογή των σχετικών διατάξεων να αποφεύγονται οι ανεπιεικείς και
απλώς δογματικές ερμηνευτικές εκδοχές και να επιδιώκεται η προσαρμογή των
κανόνων δικαίου προς τις εκάστοτε οικονομικο-κοινωνικές συνθήκες. Από τα
παραπάνω προκύπτει ότι στην αρχή της χρηστής διοίκησης συμπλέκονται δυο
στοιχεία: η ηθική - χρηστά ήθη και το δίκαιο. Είναι προφανές ότι πρώτιστος και
κύριος στόχος της αρχής αυτής είναι η υποστήριξη της ασφάλειας των διοικουμένων
και η δικαιολογημένη εμπιστοσύνη προς τη δράση της διοίκησης.
Η προστασία του κράτους έναντι των διοικουμένων επιτυγχάνεται με θετικό
και αρνητικό τρόπο. Κατά τον θετικό τρόπο προστασίας, τα διοικητικά όργανα και οι
δημόσιες υπηρεσίες υποχρεούνται να προβαίνουν σε νομικές πράξεις και υλικές
15 |
ενέργειες για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένου έννομου συμφέροντος ή την

ικανοποίηση ορισμένου δημοσίου δικαιώματος του διοικουμένου. Κατά τον
αρνητικό τρόπο προστασίας τα όργανα των δημόσιων νομικών προσώπων
υποχρεούνται να μην βλάπτουν τα έννομα συμφέροντα ή δικαιώματα των
διοικουμένων. Στα πλαίσια, λοιπόν, της γενικότερης αρχής της προστασίας του
διοικουμένου από αυθαίρετες κρίσεις της διοίκησης, η αρχή της χρηστής διοίκησης
εξασφαλίζει πληρέστερα την προστασία αυτή και βρίσκεται σε άρρηκτη σύνδεση με
τις συνταγματικές αρχές της αναλογικότητας, της φανερής Διοίκησης και της
προστατευόμενης δικαιολογημένης εμπιστοσύνης των διοικουμένων. Θα μπορούσε
να οριστεί, ότι η αρχή της χρηστής διοίκησης συνάγεται και δια της αρχής της
νομιμότητας και παράλληλα αποτελεί αντιστάθμισμα για την προστασία των
δικαιωμάτων των πολιτών, τα οποία μπορεί να θιγούν. Είναι συνάμα πρόδηλο, ότι η
αρχή της χρηστής διοίκησης είναι αρχή μεταβλητή, εφόσον πάντα πρέπει να
προσαρμόζεται με τις εκάστοτε συνθήκες που επικρατούν στη δημόσια ζωή.
Είναι προφανές ότι η χρηστή διοίκηση, τόσο ως αρχή όσο και ως δικαίωμα
των διοικουμένων μπορεί να αποτελέσει ένα ιδιαίτερα χρήσιμο "νομικό εργαλείο"
της Διοίκησης προκειμένου αφενός να προστατεύσει την εμπιστοσύνη των
διοικουμένων προς αυτήν και αφετέρου να εδραιώσει στέρεα την ασφάλεια δικαίου
και τη νομιμότητα των δράσεων της. Περαιτέρω είναι βέβαιο ότι -τηρουμένων των
αναλογιών - με τη χρησιμοποίηση αυτής της αρχής θα επιτευχθεί
αποτελεσματικότητα, ορθότητα και μεγαλύτερη ευελιξία κατά την διοικητική δράση
και επομένως μία εύρυθμη διοικητική λειτουργία με πολλαπλά οφέλη.
Αυτό το νομικό εργαλείο της Διοίκησης στον ψηφιακό κόσμο πραγματώνεται
μέσω της διαλειτουργικότητας (διασυνδέσεις ανταλλαγής δεδομένων ανάμεσα σε
διαφορετικούς φορείς της Δημόσιας Διοίκησης) που συνιστά εξειδίκευση της αρχής
«μόνον άπαξ» (once-only principle) βάσει της οποίας οι πολίτες και οι επιχειρήσεις
χρειάζεται να εισάγουν μόνο μία φορά τις απαιτούμενες πληροφορίες στα πλαίσια
των συναλλαγών τους με τη δημόσια διοίκηση. Η διοίκηση θα πρέπει να φροντίζει
για τη δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης των πληροφοριών, όπου αυτό δεν
απαγορεύεται από κανονισμούς για την προστασία των δεδομένων. Προϋπόθεση
για την εφαρμογή της αρχής είναι να έχει επιτευχθεί υψηλό επίπεδο
διαλειτουργικότητας μεταξύ των πληροφοριακών συστημάτων των δημόσιων
οργανισμών. Η εφαρμογή της αρχής «μόνον άπαξ» υπήρξε ένας από τους πυλώνες
της στρατηγικής για την Ενιαία Ψηφιακή Αγορά και μία από τις βασικές αρχές του
σχεδίου δράσης της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση 2016-
2020. Η αρχή «μόνον άπαξ» αποτελεί, επίσης, κατευθυντήρια αρχή της Βίβλου
Ψηφιακού Μετασχηματισμού 2020-2025.
H αρχή «άπαξ μόνο» στοχεύει στην υποβολή πληροφοριών και εγγράφων
ενώπιον της δημόσιας διοίκησης από πολίτες και επιχειρήσεις μία φορά μόνο,
διευκολύνει την αλληλεπίδραση των πολιτών και των επιχειρήσεων με τις δημόσιες
16 |
διοικήσεις συμβάλλοντας στην αποφυγή των ασκόπως χρονοβόρων διοικητικών

διαδικασιών και διευκολύνει, επίσης, την επαναχρησιμοποίηση των πληροφοριών
που είχαν παρασχεθεί στο παρελθόν για άλλες εφαρμογές, εδραιώνοντας μια σχέση
εμπιστοσύνης του πολίτη προς το Κράτος.
Όπως προαναφέρθηκε όλες οι ανωτέρω αρχές εκπορεύονται από τη
θεμελιώδη αρχή της νομιμότητας και της ιδιαίτερης έκφανσης αυτής, της αρχής της
αποτελεσματικότητας της διοικητικής δράσης, που συνίσταται στην οικονομία
χρόνου και μέσων, στην ευελιξία και την ταχύτητα, κατά την πραγμάτωση των
δημόσιων πολιτικών και της δημόσιας αποστολής των οργάνων της δημόσιας
διοίκησης. Συνοψίζοντας, η αρχή της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας έχει
την έννοια ότι η λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης οφείλει να κατατείνει στην
εκπλήρωση της αποστολής της, με τη χρήση των λιγότερων, κατά το δυνατόν, πόρων
και υπηρετείται από την ηλεκτρονική διαχείριση εγγραφών, η οποία εξασφαλίζει την
ταχύτερη διεκπεραίωση των υποθέσεων της δημόσιας διοίκησης και την
ουσιαστικότερη πραγμάτωση της επικοινωνίας μεταξύ των εμπλεκομένων μερών.
Προς την ίδια κατεύθυνση κινείται και η αρχή της διαφάνειας, η οποία
εκφραζόμενη μέσω της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης μετατρέπεται σε ένα σύγχρονο
μεταρρυθμιστικό εργαλείο της παραδοσιακής λειτουργίας της διοίκησης, εφόσον
επιτρέπει την παρακολούθηση της διοικητικής συμπεριφοράς, μέσω των
αναρτήσεων στο διαδίκτυο των διοικητικών πράξεων επιτρέποντας στους πολίτες να
ασκήσουν έλεγχο στην απόδοση της δημόσιας διοίκησης, γεγονός που αναπόφευκτα
συμβάλει στη βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας. Στο κεφάλαιο
ΙΑ΄ Ψηφιακή Διαφάνεια – Πρόγραμμα Διαύγεια του ν.4727/2020 αναλύεται το
σύνολο των διοικητικών πράξεων που υποχρεωτικά αναρτώνται στο διαδίκτυο με
διαδικασίες που εξασφαλίζουν την ευρύτατη δημοσιότητα αυτών, ενώ προβλέπεται
ότι η μη ανάρτηση ή η μη έγκαιρη δημοσίευση στο διαδίκτυο των αναρτητέων
πράξεων συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα για το όργανο που την εξέδωσε ή για το
υπάλληλο που έχει την ευθύνη για την ανάρτηση. Παράλληλα, στο πλαίσιο της ίδιας
αρχής ορίζεται βάσει του άρθρου 4 του ν.4727/2020 ότι το δικαίωμα πρόσβασης στις
πληροφορίες των φορέων του δημόσιου τομέα (του άρθρου 5 του Κώδικα
Διοικητικής Διαδικασίας, που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του ν.2690/1999) αφορά
και στα ηλεκτρονικά έγγραφα και μπορεί να ασκηθεί και με χρήση ΤΠΕ τόσο για τη
μελέτη του εγγράφου όσο και για τη χορήγηση αντιγράφου του.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η έννοια της ηλεκτρονικής διακίνησης και εν γένει
διαχείρισης των δημοσίων εγγράφων, όπως αυτή αποτυπώνεται στο Κεφάλαιο
Ε΄Ενδοδιοικητική Οργάνωση Ψηφιακής Διακυβέρνησης του ν.4727/2020 και
υλοποιείται μέσω των Σ.Η.Δ.Ε. των φορέων κατευθύνεται και αυτή προς την
πραγμάτωση της αρχής της αποτελεσματικότητας της δράσης της δημόσιας
διοίκησης, εφόσον εξασφαλίζει την ταχύτερη διεκπεραίωση των υποθέσεων της
Δημόσιας Διοίκησης και την ουσιαστικότερη πραγμάτωση της επικοινωνίας μεταξύ
17 |
των οργανικών μονάδων εντός του ίδιου φορέα αλλά και μεταξύ δημόσιων φορέων,
εφόσον παρέχει τη δυνατότητα στους φορείς να μεταβούν σε πλήρη ψηφιοποίηση
των διαδικασιών διαχείρισης και διακίνησης των εγγράφων που τους αφορούν,
ελαχιστοποιώντας τις πιθανότητες απώλειας ή/ και παραποίησης των εγγράφων,
συμβάλλοντας έτσι στην εξοικονόμηση δημοσίων δαπανών (μείωση δαπανών για
χαρτί, μελάνι και ταχυδρομικά έξοδα) καθώς και στην προστασία του περιβάλλοντος.
Όσον αφορά την αρχή της ισότητας αυτή αντικατοπτρίζεται μέσα στο
ν.4727/2020 στην εδραίωση της υποχρέωσης των φορέων του δημόσιου τομέα να
σχεδιάζουν τις υπηρεσίες ψηφιακής διακυβέρνησης κατά τέτοιο τρόπο, ώστε αυτές
να είναι φιλικές προς τον χρήστη και να διασφαλίζουν τη δυνατότητα πρόσβασης σε
πληροφορίες και υπηρεσίες ψηφιακής διακυβέρνησης όλων των προσώπων
λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαίτερες ανάγκες πρόσβασης ορισμένων ομάδων ή ατόμων
και ιδίως των ατόμων με αναπηρία. Η εφαρμογή υπηρεσιών ψηφιακής
διακυβέρνησης και η διαμόρφωση και προμήθεια των αντίστοιχων πληροφοριακών
συστημάτων και υπηρεσιών γίνεται με γνώμονα τη διασφάλιση της ψηφιακής
προσβασιμότητας σε άτομα με αναπηρίες και τη δυνατότητα αξιοποίησης των
σχετικών υπηρεσιών από αυτά. Στο ίδιο σκεπτικό ορίζεται ότι οι φορείς του δημόσιου
τομέα σχεδιάζουν και παρέχουν τις δημόσιες ψηφιακές υπηρεσίες και εφαρμογές,
κατά τρόπο ώστε να ενισχύουν την ανάπτυξη των νησιωτικών και ορεινών περιοχών,
καθώς και τη δυνατότητα των φυσικών προσώπων και νομικών προσώπων ιδιωτικού
δικαίου που κατοικούν ή ασκούν δραστηριότητες σε αυτές τις περιοχές να
επικοινωνούν και να συναλλάσσονται με τους φορείς του δημόσιου τομέα με χρήση
ΤΠΕ.
Τέλος, η αρχή της ακεραιότητας, ασφάλειας και εμπιστευτικότητας
εντοπίζεται στο άρθρο 3§5 του νόμου, όπου αναφέρεται ότι οι φορείς που
σχεδιάζουν και εφαρμόζουν συστήματα ψηφιακής διακυβέρνησης οφείλουν να
μεριμνούν για την ασφάλεια και την πρόσβαση σε αυτά και παράλληλα να μεριμνούν
για την ασφάλεια των πληροφοριών, των δεδομένων και των ηλεκτρονικών
εγγράφων που παράγουν, καταχωρίζουν, τηρούν, διακινούν ή με οποιονδήποτε
τρόπο διαχειρίζονται, καθώς και για την ασφάλεια των ΤΠΕ και των υπηρεσιών που
παρέχουν κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων που έχουν ανατεθεί σε αυτούς.
Ενδεικτικά παραδείγματα που υπηρετούν την εν λόγω αρχή στην πράξη είναι αφενός
η ηλεκτρονική ταυτοποίηση και αυθεντικοποίηση των χρηστών για τη χρήση των
δημόσιων ψηφιακών υπηρεσιών και αφετέρου η χρήση των ΣΗΔΕ των φορέων και η
διαδεδομένη χρήση των εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών στο δημόσιο (οι
οποίες θα αναλυθούν σε επόμενη ενότητα).
18 |
Δραστηριότητες
1. Αναλύστε ένα παράδειγμα που βιώσατε πρόσφατα κατά τη συναλλαγή σας με
δημόσια υπηρεσία ή εντός της υπηρεσίας σας που να επιβεβαιώνει την αρχή μόνον
άπαξ.
2. Στο πλαίσιο της άσκησης των υπηρεσιακών σας καθηκόντων με ποιους τρόπους
εξασφαλίζεται η Αρχή της Διαφάνειας;
1.1.3 Ηλεκτρονικά Έγγραφα
Η έννοια του «δημόσιου» εγγράφου προσδιοριζόμενη ως το έγγραφο που

έχει συνταχθεί κατά τους νόμιμους τύπους, από τον καθ’ύλην και κατά τόπο αρμόδιο
δημόσιο υπάλληλο που ασκεί δημόσια υπηρεσία ή λειτουργία και το οποίο αποτελεί
διοικητική πράξη που έχει έννομες συνέπειες, πλέον, με το ν.4727/2020, διευρύνεται
εισάγοντας την έννοια του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου το οποίο παράγεται
από φορείς του δημόσιου τομέα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και
Επικοινωνιών (ΤΠΕ).
Με το κεφάλαιο Δ΄ Γενικές Διατάξεις για τα ηλεκτρονικά έγγραφα (άρθρα 12-
21) του Ν.4727/2020 θωρακίζονται νομικά τα δημόσια έγγραφα που παράγονται από
φορείς του δημόσιου τομέα με χρήση ΤΠΕ και καθορίζονται οι διαδικασίες έκδοσης,
διακίνησης, πρωτοκόλλησης και αρχειοθέτησης, καθώς και το κύρος και η
αποδεικτική ισχύς των ηλεκτρονικών εγγράφων και των εκτυπώσεών τους.
Στο άρθρο 13 του νόμου επαναλαμβάνεται η καθιερωμένη ήδη στο πρώτο
άρθρο του νόμου υποχρέωση χρήσης Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας
(ΤΠΕ) από τους φορείς του δημόσιου τομέα για τις ανάγκες της λειτουργίας τους,
καθώς και την υποστήριξη της άσκησης των αρμοδιοτήτων και των συναλλαγών τους
με φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες. Στην υποχρέωση αυτή
αντικατοπτρίζεται το δικαίωμα των διοικούμενων να συναλλάσσονται με τους φορείς
του δημόσιου τομέα μέσω ΤΠΕ.
Έτσι όλες οι διαδικασίες για τη διαχείριση δημοσίων εγγράφων από τους
φορείς του δημόσιου τομέα, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση
υπογραφής, η έκδοση, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η
εσωτερική και η εξωτερική διακίνηση, η πρωτοκόλληση, καθώς και η αρχειοθέτησή
τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω ΤΠΕ. Η ανωτέρω ροή εργασιών με
ηλεκτρονικό τρόπο υλοποιείται στην πράξη μέσα στο οργανωμένο πλαίσιο των ΣΗΔΕ
19 |
των φορέων, γι’αυτό και όλα τα ΣΗΔΕ2 που εφαρμόζονται στο δημόσιο είναι
σχεδιασμένα υπό την ίδια φιλοσοφία με το κάθε ΣΗΔΕ όμως να ενσωματώνει
διαφορετικό πλήθος δυνατοτήτων.
Ένα ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο μπορεί να παραχθεί είτε πλήρως
αυτοματοποιημένα μέσω ειδικού πληροφοριακού συστήματος ή μέσω ηλεκτρονικής
εφαρμογής γραφείου (π.χ. Word), είτε μέσω ψηφιοποίησης έντυπου εγγράφου με
αποτέλεσμα τα ηλεκτρονικά έγγραφα να διακρίνονται σε ηλεκτρονικά πρωτότυπα,
ηλεκτρονικά αντίγραφα και ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα. Ανάλογα με το
είδος του ηλεκτρονικού εγγράφου διαμορφώνεται το κύρος και η αποδεικτική
δύναμη αυτού.
1.1.3.1 Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα

Σε αυτά συγκαταλέγονται όσα φέρουν α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική
χρονοσφραγίδα (δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή τα οποία τεκμηριώνουν ότι κάποια
άλλα δεδομένα υπήρχαν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο) και β) είτε την
εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική
υπογραφή του αρμόδιου οργάνου3 (έννοιες που θα αναλυθούν περαιτέρω στην
ενότητα για τις ηλεκτρονικές υπογραφές). Τα έγγραφα αυτά έχουν την ίδια νομική
και αποδεικτική ισχύ με τα δημόσια έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και
σφραγίδα. Παράγουν πλήρη απόδειξη κατά το άρθρο 438 ΚΠολΔ ως προς τις πράξεις
που επιχειρήθηκαν και τα γεγονότα που βεβαιώνεται ότι υπέπεσαν στην αντίληψη
του συντάκτη – δημοσίου υπαλλήλου και κατά το άρθρο 440 ΚΠολΔ για όσα
βεβαιώνονται στο δημόσιο έγγραφο και των οποίων την αλήθεια όφειλε να ελέγξει ο
συντάκτης του εγγράφου. Πλήρη απόδειξη παράγουν και τα αναφερόμενα έχοντα,
όμως, άμεση σχέση με το κύριο περιεχόμενο του εγγράφου γεγονότα (άρθρο 441
παρ.2 ΚΠολΔ). Τέλος, τα έγγραφα αυτά γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους
φορείς του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες
όλης της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την
ηλεκτρονική διακίνησή τους.
2 Παραδείγματα ΣΗΔΕ που χρησιμοποιούνται στο δημόσιο είναι τα: ΙΡΙΔΑ, DOCUTRACKS, ΠΑΠΥΡΟΣ, LIVILING,
XML-ARXEION κ.α.
3
Με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης, πιστοποιητικά και
βεβαιώσεις κάθε είδους μπορούν να εκδίδονται με χρήση είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής
υπογραφής είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας.
20 |
1.1.3.2 Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα

Αυτά διακρίνονται σε ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα και σε ψηφιοποιημένα
ηλεκτρονικά αντίγραφα.
Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα φέρουν υποχρεωτικά: α) την ένδειξη
«ακριβές αντίγραφο», β) τα στοιχεία του τελικώς υπογράφοντος οργάνου, γ) την
εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και δ) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική
σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για
την έκδοση του αντιγράφου οργάνου.
Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα προκύπτουν, όπως φανερώνει
και το όνομά τους, από την ψηφιοποίηση με χρήση ΤΠΕ έντυπων δημόσιων ή
ιδιωτικών εγγράφων από τους δημόσιους φορείς. Τα έγγραφα αυτά φέρουν: α)
εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική
σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που
κάνει την ψηφιοποίηση, καθώς και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο.
Σύμφωνα με το άρθρο 14§2 και §3 τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα και τα
ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου κατά την
ηλεκτρονική διακίνησή τους και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τους φορείς
του δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης
της χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες4.
1.1.3.3 Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα

Με το άρθρο 15 ρυθμίζονται οι προϋποθέσεις έκδοσης, το κύρος και η
αποδεικτική ισχύς των ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων συμπληρώνοντας την
κανονιστική εμβέλεια του άρθρου 14 που αφορά τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα
με τη συμπερίληψη της αποδεικτικής ισχύος των ιδιωτικών ηλεκτρονικών εγγράφων,
που έχουν εκδοθεί από ιδιωτικούς φορείς με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής
υπογραφής ή σφραγίδας.
Ως εκ τούτου υποχρέωση αναγνώρισης και αποδοχής από τους φορείς του
δημόσιου τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της
χώρας από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, κατά την ηλεκτρονική
διακίνησή τους υπάρχει και για τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, που εκδίδονται
από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης
ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, κατά την
ηλεκτρονική διακίνησή τους.
4Προστίθεται στο άρθρο 449§3 του ΚΠολΔ (με το άρθρο 101, ν.4727/2020) το εδάφιο «Τα ακριβή ηλεκτρονικά
αντίγραφα, τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα και οι εκτυπώσεις αυτών έχουν αποδεικτική δύναμη
ακριβούς αντιγράφου κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 14 του νόμου για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση».
21 |
Με το άρθρο 16 ορίζεται ότι ηλεκτρονικό έγγραφο που φέρει απλή ή

προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του εκδότη
του αποτελεί μηχανική απεικόνιση, κατά την έννοια του άρθρου 444 του Κώδικα
Πολιτικής Δικονομίας. Στην περίπτωση που το έγγραφο αποτελεί συστατικό τύπο,
σύμφωνα με το άρθρο 160 του Αστικού Κώδικα, απαιτείται εγκεκριμένη ηλεκτρονική
υπογραφή ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα. Επιπλέον, με την παρ. 2 ορίζεται ότι
ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που φέρουν απλή ή προηγμένη ηλεκτρονική
υπογραφή εκτιμώνται ελεύθερα ως νόμιμα αποδεικτικά μέσα κατά τις ισχύουσες
δικονομικές διατάξεις.
Τέλος, με το άρθρο 100 του ν.4727/2020 προστίθεται εδάφιο στο αρ.11§1
του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας ως εξής: «Στις περιπτώσεις που ο νόμος απαιτεί
βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου, αρκεί η εγκεκριμένη
ηλεκτρονική υπογραφή ή η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του
ενδιαφερομένου, εφόσον το έγγραφο διακινείται ηλεκτρονικά.»
1.1.3.4 Έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας
Διοίκησης
Ιδιαίτερη αναφορά γίνεται στα άρθρο 27 και 28 του νόμου για τα έγγραφα
που εκδίδονται και τις αιτήσεις που υποβάλλονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης
gov.gr (ΕΨΠ) καθώς η εν λόγω Πύλη αποτελεί μία καινοτόμο δράση για την ελληνική
δημόσια διοίκηση. Το gov.gr είναι η νέα Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της δημόσιας
διοίκησης για πολίτες και επιχειρήσεις, που φιλοξενεί όλες τις ψηφιακές υπηρεσίες
των υπουργείων, φορέων, οργανισμών και ανεξάρτητων αρχών του Δημοσίου που
παρέχονται ήδη μέσω διαδικτύου. Παρέχει, επίσης, απευθείας στους πολίτες τις νέες
ψηφιακές υπηρεσίες της υπεύθυνης δήλωσης, της εξουσιοδότησης και της άυλης
συνταγογράφησης, καθώς και κάθε νέα ψηφιακή υπηρεσία, που διατίθεται από
φορείς του δημοσίου και αναμένεται να αποτελέσει το μοναδικό κέντρο ψηφιακής
εξυπηρέτησης που θα συγκεντρώνει ό,τι χρειάζονται οι πολίτες και οι επιχειρήσεις
για τις συναλλαγές τους με το δημόσιο.
Τα έγγραφα που εκδίδονται και οι αιτήσεις που υποβάλλονται μέσω της ΕΨΠ
φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και προηγμένη ή εγκεκριμένη
ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και γίνονται
υποχρεωτικά αποδεκτά από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού
τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες ως ηλεκτρονικά
έγγραφα διακινούμενα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών
(ΤΠΕ), χωρίς να απαιτείται ηλεκτρονική υπογραφή ή άλλη ηλεκτρονική σφραγίδα και
με ισχύ πρωτότυπου εγγράφου.
22 |
1.1.4 Εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων
Λαμβάνοντας υπόψη ότι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (ή σφραγίδα)

έχει ισχύ μόνο στον ηλεκτρονικό κόσμο και χάνει κάθε ισχύ αν το έγγραφο τυπωθεί
και διακινηθεί έγχαρτα (διαπίστωση που θα αναλυθεί διεξοδικά στην ενότητα για
τις ηλεκτρονικές υπογραφές) γίνεται κατανοητό γιατί ο νομοθέτης θέτει ως βασικό
κανόνα (άρθρο 14§4) ότι:
Εκτύπωση πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου ή ηλεκτρονικού
ακριβούς αντιγράφου ή ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου γίνεται
υποχρεωτικά αποδεκτή με ισχύ ακριβούς αντιγράφου από τους φορείς του δημόσιου
τομέα, από τα δικαστήρια όλων των βαθμών και τις εισαγγελίες όλης της χώρας,
καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες, εφόσον είναι
δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ,
ιδίως στην περίπτωση που το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο ή το
ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο ή το ψηφιοποιημένο ηλεκτρονικό αντίγραφο φέρει
μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η
δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου.
Στο σημείο αυτό παρατίθενται παραδείγματα ηλεκτρονικών δημοσίων

εγγράφων, τα οποία φέρουν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και για
τα οποία παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος
του Δημοσίου:
Παράδειγμα 1: Ενιαία Ψηφιακή Πύλη Δημόσιας Διοίκησης gov.gr
Όπως ρητά αναφέρεται στο άρθρο 27§3β και §4 τα έγγραφα που εκδίδονται
από την ΕΨΠ γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά και ως έντυπα έγγραφα, εφόσον
εκτυπωθούν από τη διαδικτυακή εφαρμογή της ΕΨΠ, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις
ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ αντιγράφου. Η επαλήθευση του περιεχομένου
του εγγράφου από τον λήπτη γίνεται μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης που
παρέχεται από την ΕΨΠ με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού
επαλήθευσης.
Για παράδειγμα για τον έλεγχο εγκυρότητας μιας βεβαίωσης εμβολιασμού,
αρκεί η μετάβαση στην ιστοσελίδα https://dilosi.services.gov.gr/show/q/validate
και η συμπλήρωση του μοναδικού κωδικού που φέρει το πιστοποιητικό (θα χρειαστεί
ταυτοποίηση του χρήστη με κωδικούς taxisnet ή e-banking), ώστε να προβληθούν στο
23 |
gov.gr τα στοιχεία του υπό έλεγχο πιστοποιητικού:
Εικόνα 1.4: Έλεγχος εγκυρότητας πιστοποιητικού στο gov.gr
Αφού συμπληρώσουμε τον μοναδικό κωδικό επαλήθευσης, επιλέγουμε εύρεση,

ταυτοποιούμαστε και στη συνέχεια προβάλλονται τα στοιχεία του πιστοποιητικού,
που εκδόθηκε μέσω gov.gr .
Εικόνα 1.5: Προβολή αποτελέσματος ελέγχου εγκυρότητας πιστοποιητικού στο gov.gr
24 |
Παράδειγμα 2: Πύλη Ψηφιακών Υπηρεσιών Δικαστηρίων - ΟΣΔΔΥ

solon.gov.gr
Στη συνέχεια παρατίθεται το παράδειγμα ενός πιστοποιητικού που εκδόθηκε

μέσω της πύλης Ψηφιακών Υπηρεσιών Δικαστηρίων και Εισαγγελιών solon.gov.gr και
του οποίου η εκτύπωση γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή με ισχύ ακριβούς
αντιγράφου, διότι φέρει μοναδικό κωδικάριθμο και είναι δυνατή η επαλήθευση της
γνησιότητάς του με χρήση πληροφοριακού συστήματος του δημόσιου.
Εικόνα 1.6: Παράδειγμα πιστοποιητικού που εκδόθηκε μέσω του

solon.gov.gr
25 |
Ο έλεγχος εγκυρότητας του είναι εφικτός μέσω της ιστοσελίδας

https://extapps.solon.gov.gr/mojwp/faces/PreviewCertificate. Απαιτείται
ταυτοποίηση του χρήστη είτε με κωδικούς taxis είτε με κωδικούς Δημόσιας
Διοίκησης.
Εικόνα 1.7: Είσοδος στην ιστοσελίδα επαλήθευσης πιστοποιητικών της

solon.gov.gr
Συμπληρώνουμε τον κωδικάριθμο, τον αριθμό και την ημερομηνία που φέρει
το πιστοποιητικό και επιλέγουμε «εκτέλεση».
Εικόνα 1.8: Solon συμπλήρωση μοναδικού κωδικάριθμου πιστοποιητικού
26 |
Στη συνέχεια ανοίγει παράθυρο προεπισκόπησης του πιστοποιητικού και

είναι δυνατή η λήψη στο σταθμό εργασίας ενός αντιγράφου που φέρει
υδατογράφημα «μόνο για επισκόπηση», όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί:
Εικόνα 1.9: Προβολή αποτελέσματος ελέγχου εγκυρότητας πιστοποιητικού στην

Πύλη Σόλων
27 |
Παράδειγμα 3: Πύλη Εθνικού Ποινικού Μητρώου ncris.gov.gr
Ακριβώς όπως και στα προηγούμενα παραδείγματα ο έλεγχος εγκυρότητας

του εκτυπωμένου αντιγράφου ποινικού μητρώου πραγματοποιείται μέσω της Πύλης
Εθνικού Ποινικού Μητρώου
https://www.ncris.gov.gr/portal/page/portal/epm/validateapm με χρήση του
μοναδικού κωδικαρίθμου που φέρει.
Εικόνα 1.10: Παράδειγμα αντιγράφου ποινικού μητρώου που

εκδόθηκε μέσω gov.gr
28 |
Μεταβαίνουμε στην ιστοσελίδα επαλήθευσης του εθνικού ποινικού

μητρώου. Συμπληρώνουμε κωδικάριθμο, αριθμό και ημερομηνία πρωτοκόλλου και
επιλέγουμε «επαλήθευση ΑΠΜ».
Εικόνα 1.11: Συμπλήρωση μοναδικού κωδικάριθμου αντίγραφου ποινικού

μητρώου
Στη συνέχεια αναδύεται παράθυρο που μας ενημερώνει ότι υπάρχει έγκυρο
αντίγραφο ποινικού μητρώου με τα δηλωθέντα στοιχεία και επιλέγοντας «να δω το
ΑΠΜ» γίνεται αυτόματα λήψη του αρχείου, το οποίο είναι μόνο για επαλήθευση και
φέρει σχετικό υδατογράφημα.
Εικόνα 1.12: Προβολή αποτελέσματος επαλήθευσης εγκυρότητας αντίγραφου

ποινικού μητρώου στο ncris.gov.gr
29 |
Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς

των εκτυπώσεων των ηλεκτρονικών εγγράφων με τον τρόπο που περιγράφηκε
ανωτέρω, τότε απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική
αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο.
Για το ζήτημα των εκτυπώσεων εκδόθηκε η υπ’ αρ. πρωτ. 32256 ΕΞ
2021/15.9.2021 Υπουργική απόφαση με θέμα «Διαδικασία επικύρωσης της
εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και
νομική ισχύς» (ΦΕΚ 4651/Β΄/2021), κατ’ εφαρμογή της εξουσιοδοτικής διάταξης των
παρ. 8 και 9 του άρθρου 107 του Ν. 4727/2020 και απευθύνεται, κυρίως, στους
υπαλλήλους των ΚΕΠ, στους δικηγόρους και σε οποιαδήποτε αρμόδια προς τούτο
διοικητική αρχή στην οποία μπορεί να απευθυνθεί ο πολίτης όταν :
α) είτε υφίσταται πρόσκαιρη αντικειμενική αδυναμία παραλαβής
ηλεκτρονικού εγγράφου από τον φορέα του δημόσιου τομέα,
β) είτε υφίσταται άλλου τύπου αδυναμία παραλαβής που διαπιστώνεται με
πράξη του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης,
γ) είτε όταν το φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα έχει επιλέξει μη
ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας με φορείς του δημόσιου τομέα στο Εθνικό Μητρώο
Επικοινωνίας5.
Ο πολίτης οφείλει, να έχει αποστείλει προηγουμένως στη διεύθυνση
ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) του επικυρούντος, το σχετικό ηλεκτρονικό
δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο, εκτός αν αυτό έχει περιέλθει με χρήση ΤΠΕ στη
διοικητική αρχή ή ΚΕΠ, απευθείας από τον εκδότη του εγγράφου.
Ο επικυρών ελέγχει ότι τα ηλεκτρονικά δημόσια ή ιδιωτικά έγγραφα φέρουν
τα κάτωθι απαραίτητα στοιχεία:
α) για μεν τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα: α) εγκεκριμένη
ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του
φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου,
β) για τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική
χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την
εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για την έκδοση του αντιγράφου
οργάνου, γ) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο» και δ) τα στοιχεία του οργάνου που
υπέγραψε το έγγραφο ως τελικώς υπογράφων,
γ) για τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα (ψηφιοποιήσεις ή
αναπαραγωγές με χρήση ΤΠΕ έντυπων δημόσιων ή ιδιωτικών εγγράφων που
5 Το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕΠ) είναι το πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης της κεντρικής βάσης
μοναδικής καταχώρισης των στοιχείων επικοινωνίας όλων των φυσικών προσώπων, που ως σκοπό έχει τη
διευκόλυνση της παροχής ψηφιακών δημοσίων υπηρεσιών προς τους πολίτες μέσω της Ενιαία Ψηφιακής Πύλης
της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr).
30 |
κατέχουν φορείς του δημοσίου): α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα β) είτε

την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική
υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση ή αναπαραγωγή με χρήση ΤΠΕ
και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο,
δ) για τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα: εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή
ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
Στη συνέχεια αντιπαραβάλλει το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού δημόσιου ή
ιδιωτικού εγγράφου με την εκτύπωση αυτού, προκειμένου να επιβεβαιώσει την
ταύτιση του περιεχομένου των δύο μορφών του ίδιου εγγράφου και επιθέτει τη
σχετική επισημειωματική πράξη επικύρωσης στο σώμα της εκτύπωσης του
ηλεκτρονικού δημοσίου ή ιδιωτικού εγγράφου.
Όταν η επικύρωση γίνεται από αρμόδιο υπάλληλο διοικητικής αρχής ή ΚΕΠ,
αναγράφονται τα εξής:
α) ο τίτλος του φορέα και η υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση,
β) η φράση: «Ακριβές αντίγραφο»,
γ) τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, στοιχεία
Α.Δ.Τ. ή άλλου μέσου ταυτοποίησης που προσκομίζεται),
δ) ο τόπος και η ημερομηνία της επικύρωσης,
ε) το ονοματεπώνυμο και η υπογραφή του υπαλλήλου που ενεργεί την
επικύρωση και
στ) η επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της υπηρεσίας.
Δραστηριότητα
Σκεφτείτε από την εμπειρία σας συγκεκριμένα παραδείγματα εκτυπωμένων

ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων, που διακινήθηκαν έγχαρτα έχοντας ισχύ
ακριβούς αντιγράφου χωρίς να απαιτηθεί η επικύρωσή τους.
31 |
1.1.5 Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο
Στο άρθρο 19 του ν.4727/2020 προβλέπεται ότι κάθε φορέας του δημόσιου
τομέα τηρεί ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, στο οποίο καταχωρίζονται πράξεις, όπως η
έκδοση, παραλαβή, κοινοποίηση, διαβίβαση εγγράφων, τα οποία είτε εκδίδονται
από αυτόν είτε βρίσκονται ή περιέρχονται στην κατοχή του στο πλαίσιο της άσκησης
των αρμοδιοτήτων του. Η τήρηση πρωτοκόλλου από κάθε φορέα του δημοσίου
τομέα αποτελεί βασικό εργαλείο για την άσκηση των επιμέρους αρμοδιοτήτων του
και ειδικότερα για την καταχώριση των εγγράφων που είτε εξέρχονται από τον φορέα
είτε εισέρχονται στην υπηρεσία πρωτοκόλλου του φορέα.
Όπως ειδικότερα προβλέπεται στο άρθρο 19§2, η καταχώριση εγγράφων στο
ηλεκτρονικό πρωτόκολλο διενεργείται, ανεξάρτητα από το εάν η παραγωγή, έκδοση
ή διακίνηση εγγράφων πραγματοποιείται µε ηλεκτρονικό ή µη τρόπο και ανεξάρτητα
από το εάν η διοικητική πράξη ή ενέργεια διεκπεραιώνεται εξ ολοκλήρου ή εν μέρει
µε ηλεκτρονικό τρόπο. Με τη ρύθμιση αυτή, όπως αναλύεται στην αιτιολογική
έκθεση του νόμου, θεσπίζεται ένα πλήρες, ενιαίο και καθ’ όλα αξιόπιστο σύστημα
ηλεκτρονικής καταχώρισης εγγράφων, χωρίς να εξαρτά την τήρηση ηλεκτρονικού
πρωτοκόλλου από τον τρόπο επικοινωνίας ή συναλλαγής µε το φυσικό ή νομικό
πρόσωπο ή νομική οντότητα, δηλαδή, ανεξάρτητα από το αν έχει επιλεγεί
ηλεκτρονικός τρόπος επικοινωνίας. Η πρόβλεψη αποτελεί θεσμική δικλείδα
προστασίας από τον κίνδυνο πολυδιάσπασης της διαδικασίας τήρησης πρωτοκόλλου
και συμβάλλει στην αξιοποίηση ανθρώπινου δυναμικού που εν απουσία της
παρούσας ρύθμισης θα είχε ως αρμοδιότητα τον διπλό – και στο έντυπο και στο
ηλεκτρονικό πρωτόκολλο – έλεγχο για την πορεία ενός εισερχόμενου ή εξερχόμενου
εγγράφου.
Η απαίτηση για ασφαλή διακρίβωση του χρόνου καταχώρισης στο
ηλεκτρονικό πρωτόκολλο αποτελεί το αντικείμενο της ρύθμισης της παρ. 3 του ιδίου
άρθρου. Συγκεκριμένα, τα συστήματα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου εκδίδουν
ηλεκτρονικό αποδεικτικό καταχώρησης που περιλαμβάνει στοιχεία ταυτοποίησης
του εγγράφου, όπως εκδότης, θέμα, ημερομηνία και ώρα καταχώρισης, καθώς και
τον μοναδικό αριθμό ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. Ως χρόνος καταχώρισης στο
ηλεκτρονικό πρωτόκολλο λογίζεται η ημερομηνία και ώρα που αναγράφεται στο
αποδεικτικό καταχώρισης. Σημειώνεται ότι η παράθεση των στοιχείων που
περιλαμβάνονται στο αποδεικτικό καταχώρισης είναι ενδεικτική και, συνεπώς, η
ρύθμιση δεν αίρει την εφαρμογή του άρθρου 12 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας
κατά το μέρος που στο τελευταίο αυτό άρθρο προβλέπεται η αναφορά και άλλων,
πέραν των ενδεικτικώς προβλεπόμενων στο προτεινόμενο άρθρο, στοιχείων, όπως η
αναφορά των στοιχείων που συνοδεύουν το έγγραφο που πρωτοκολλείται ή του
οργάνου προς το οποίο απευθύνεται το έγγραφο.
32 |
Σύμφωνα µε τη διάταξη της παρ. 4, η βεβαίωση καταχώρισης στο ηλεκτρονικό

πρωτόκολλο γνωστοποιείται στο ενδιαφερόμενο φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή νομική
οντότητα µε χρήση ΤΠΕ, εκτός εάν αυτό έχει αιτηθεί ή επιλέξει διαφορετικά κατά την
αρχική επικοινωνία. Με την προϋπόθεση της αυθεντικοποίησης, τα συναλλασσόμενα
µε τον φορέα του δημόσιου τομέα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες -
δια των εξουσιοδοτημένων από αυτά προσώπων - μπορούν να ενημερώνονται µε
χρήση ΤΠΕ αναφορικά µε τη διακίνηση εγγράφων που έχουν πρωτοκολληθεί και εν
γένει για την πορεία της υπόθεσης που τα αφορά. Η ρύθμιση αυτή παρέχει τη
δυνατότητα στον χρήστη υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης να είναι ενήμερος
για την πορεία της υποθέσεως που τον αφορά, σε όποιο στάδιο κι αν αυτή βρίσκεται,
γεγονός που από τις θετικές συνέπειες που έχει στην αποδοτικότητα των δημόσιων
φορέων, συνιστά µία βασική παράμετρο υιοθέτησης απόλυτα διαφανών
διαδικασιών ακόμα και πριν από τη διεκπεραίωση μιας διοικητικής διαδικασίας ή την
έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης.
1.1.6 Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση
Με το άρθρο 20 του ν.4727/2020 προβλέπεται ότι η δημιουργία ή επικύρωση

επιμέρους αρχείου της εκάστοτε διαδικασίας ή υπόθεσης πραγματοποιείται
αποκλειστικά μέσω ηλεκτρονικής ένδειξης από το κάθε φορά προς τούτο
εξουσιοδοτημένο όργανο του φορέα δημόσιου τομέα κατά τη διάρκεια της
διεξαγωγής της διαδικασίας. Με δεδομένο ότι η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση είναι
ιδιαίτερης βαρύτητας για την εύρυθμη λειτουργία κάθε φορέα και για την ταχύτερη
διεκπεραίωση των διαδικασιών, προβλέπεται ότι κάθε φορέας του δημόσιου τομέα
τηρεί αποκλειστικά ηλεκτρονικά αρχεία των ηλεκτρονικών εγγράφων, τα οποία
εκδίδει, κατέχει ή διακινεί και σχετίζονται με την άσκηση των αρμοδιοτήτων του ή το
πεδίο των δραστηριοτήτων του.
Παράλληλα επισημαίνεται ότι οι διαδικασίες και τα μέσα καταχώρισης,
τήρησης και εν γένει της επεξεργασίας των ηλεκτρονικών εγγράφων στα ηλεκτρονικά
αρχεία πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείας και να
εγγυώνται ιδίως την ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εμπιστευτικότητα,
προσβασιμότητα, αναγνωσιμότητα και ποιότητα των εγγράφων, καθώς και των
δεδομένων και πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά, διαπίστωση που συνάδει με
τις γενικές αρχές της ψηφιακής διακυβέρνησης.
Επιπλέον ορίζεται ότι με την επιφύλαξη ειδικότερων διατάξεων για την
αρχειοθέτηση εγγράφων των Ενόπλων Δυνάμεων, τα έντυπα έγγραφα διατηρούνται
για χρονικό διάστημα πέντε (5) ετών μετά από την ψηφιοποίησή τους, ενώ με την
παρέλευση του ανωτέρω χρονικού διαστήματος καταστρέφονται. Με την πρόβλεψη
33 |
αυτή, αποφεύγεται και η άσκοπη προσέλευση των πολιτών στους φορείς για τη λήψη
επικυρωμένου αρχείου που αποτελεί τμήμα της διοικητικής διαδικασίας.
Κατά τη χρονική στιγμή συγγραφής του παρόντος δεν έχει ακόμα εκδοθεί η
προβλεπόμενη στο άρθρο 107§7 του ν. 4727/20 υπουργική απόφαση, συνεπώς κατά
τη μεταβατική αυτή φάση συνεχίζει να ισχύει το π.δ.25/2014 «Ηλεκτρονικό Αρχείο
και Ψηφιοποίηση εγγράφων» (σύμφωνα με το άρθρο 106§3 του ν.4727/2020). Στο
εν λόγω π.δ., όπως ισχύει, τίθενται βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης
εγγράφων βάσει των οποίων η ταξινόμηση των ηλεκτρονικών εγγράφων διενεργείται
σε συναφείς ομάδες βάσει των λειτουργιών και δραστηριοτήτων του εκάστοτε φορέα
με σκοπό τη βέλτιστη πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση αυτών.
Για ομάδες ηλεκτρονικών εγγράφων με κοινά χαρακτηριστικά (κοινή οργανωτική
δομή, λειτουργία ή δραστηριότητα) η ταξινόμησή τους σε ίδια θεματική ενότητα ή
φάκελο υπόθεσης γίνεται με τρόπο τέτοιο που να διασφαλίζεται η χρονική
αλληλουχία και συσχέτιση των εγγράφων, καθώς και η ακεραιότητα του
περιεχομένου τους. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα εντός του ίδιου φακέλου δύναται να
είναι διαβαθμισμένα με διαφορετικό βαθμό ασφάλειας και ως εκ τούτου η
πρόσβαση σε αυτά διέπεται από διαφορετικούς κανόνες.
Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινομούνται
από κάθε φορέα με ενιαίο τρόπο που περιλαμβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική
και θεματική ταξινόμηση. Κάθε σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζει
ότι τα αρχεία παραμένουν ακέραια και αξιόπιστα σύμφωνα με τις διαδικασίες με τις
οποίες έχουν παραχθεί για όλο το χρόνο διατήρησής τους, λαμβάνοντας μέριμνα για
την πρόσβαση, προστασία και επαναχρησιμοποίηση των τεκμηρίων από απώλεια ή
καταστροφή.
Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση υποστηρίζεται από μηχανισμό
αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση, πιστοποιεί, παρακολουθεί και
καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα αναγνωριστικά της
ταυτότητας του χρήστη με προφίλ δικαιωμάτων για κάθε ενέργεια επί του εκάστοτε
εγγράφου.
Παράλληλα, το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης τηρεί σε ημερήσια
βάση αντίγραφα ασφαλείας για τους φακέλους, υποφακέλους, αρχεία και
μεταδεδομένα τους, όπως και των κανόνων πρόσβασης και σε εξωτερικό
αποθηκευτικό μέσο. Τουλάχιστον ένα αντίγραφο ασφαλείας των παραπάνω
δεδομένων αποθηκεύεται σε αποθηκευτικό χώρο ή συγχρονίζεται σε κέντρο
δεδομένων υψηλής διαθεσιμότητας που είναι σε απόσταση ασφαλείας από τον
φυσικό χώρο του συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Το σύστημα
ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα α) ανάκτησης των δεδομένων
που τηρούνται σε άλλο σημείο ή ανάκτησης των δεδομένων του συστήματος στην
πιο πρόσφατη έκδοσή τους, β) αναφοράς για τα δεδομένα που δεν μπορούν να
ανακτηθούν.
34 |
Τέλος, το σύστημα αρχειοθέτησης παρέχει μηχανισμούς και εργαλεία

αναζήτησης με βάση την οργάνωση ή τα μεταδεδομένα των εγγράφων. Για την
ανάκτηση και προβολή των ηλεκτρονικών φακέλων, των υποφακέλων και
περιεχομένων τους, λαμβάνεται υπόψη η κατηγορία ασφαλείας των φακέλων και
των εγγράφων σε σχέση με τα δικαιώματα πρόσβασης του χρήστη που αναζητά.
1.1.7 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων
1.1.7.1 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων εντός του ίδιου φορέα

Με το άρθρο 17 του ν.4727/2020 εισάγονται ρυθμίσεις για την ηλεκτρονική
διακίνηση εγγράφων εντός κάθε φορέα του δημόσιου τομέα. Συγκεκριμένα, τα
ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που εκδίδονται και διακινούνται εντός κάθε φορέα
του δημόσιου τομέα σε κλειστά πληροφοριακά συστήματα, όπως τα εσωτερικά
συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.), φέρουν: α) προηγμένη ή
εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη
ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική
υπογραφή του αρμόδιου οργάνου. Με τη ρύθμιση αυτή διασφαλίζεται η ασφαλής
ηλεκτρονική διακίνηση διοικητικών εγγράφων εντός του ίδιου δημόσιου φορέα.
Επισημαίνεται ότι η χρήση ΣΗΔΕ προϋποθέτει την αυθεντικοποίηση κάθε
χρήστη διασφαλίζοντας τα εχέγγυα γνησιότητας, ακεραιότητας, μη αποποίησης
ευθύνης, που κατοχυρώνονται στις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014 και θα
αναπτύξουμε στο κεφάλαιο των ηλεκτρονικών υπογραφών.
1.1.7.2 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων

Έως και σήμερα η ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των φορέων του δημοσίου
πραγματοποιείτο είτε α) έγχαρτα με ταχυδρομική αποστολή, η οποία είναι μια
ιδιαίτερα χρονοβόρα και κοστοβόρα διαδικασία αν λάβει κανείς υπόψη τον όγκο των
εγγράφων που διακινούνται καθημερινά, είτε β) μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.
Στη δεύτερη περίπτωση αν και μειώνεται σημαντικά το διαχειριστικό κόστος δεν είναι
βέβαιη η παραλαβή/παράδοση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, διότι μεσολαβούν
δύο διακομιστές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (mail servers), του αποστολέα και του
παραλήπτη, οι οποίοι σε εξαιρετικές περιπτώσεις δεν ανταποκρίνονται στο ρόλο τους
με αποτέλεσμα να χρειάζεται συχνά τηλεφωνική επικοινωνία για την εξακρίβωση της
παραλαβής του εγγράφου γεγονός που αποδυναμώνει την αποτελεσματικότητα της
διαδικασίας αν λάβει κανείς υπόψη το πλήθος των παραληπτών που ενδέχεται να
έχει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
35 |
Προς την κατεύθυνση λοιπόν συμπλήρωσης της κανονιστικής εμβέλειας του

άρθρου 17, με τις διατάξεις του άρθρου 18 του ν.4727/2020 ρυθμίζεται η διακίνηση,
διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση δημοσίων εγγράφων μεταξύ διαφορετικών
φορέων του δημόσιου τομέα αποκλειστικά με χρήση ΤΠΕ6.
Ειδικότερα αναφέρεται ότι οι φορείς του δημόσιου τομέα διακινούν ή
ανταλλάσσουν με χρήση ΤΠΕ έγγραφα και δεδομένα στο πλαίσιο της άσκησης των
αρμοδιοτήτων τους, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται οι όροι ασφαλείας 7 στο
επίπεδο που κάθε φορά επιβάλλεται από τη φύση των διακινούμενων εγγράφων και
εξασφαλίζεται η αυθεντικοποίηση των δημοσίων λειτουργών και υπαλλήλων.
Παράλληλα, εισάγονται ρυθμίσεις για το Κεντρικό Σύστημα Ηλεκτρονικής
Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.), μέσω του οποίου θα πραγματοποιείται η
ανωτέρω ηλεκτρονική διακίνηση μεταξύ των φορέων του δημοσίου τομέα , αλλά και
με φορείς άλλων χωρών. Το ΚΣΗΔΕ αποτελεί τομή τόσο για την ψηφιοποίηση του
κρατικού μηχανισμού όσο και για την απλούστευση των σχετικών διαδικασιών.
Εφεξής όλοι οι φορείς του δημοσίου θα πρέπει να μεριμνήσουν για τη διασύνδεση
της υφιστάμενης υποδομής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων ή του εσωτερικού
τους συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) με το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. 8,
καθώς επίσης και για την απόκτηση εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών και
εγκεκριμένων ηλεκτρονικών σφραγίδων για το σύνολο των στελεχών τους, από την
Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (Α.Π.Ε.Δ.) ή από άλλο εγκεκριμένο πάροχο
υπηρεσιών εμπιστοσύνης.
Το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. πρόκειται να παρέχει μια κεντρική λύση διασύνδεσης και
διαλειτουργικότητας στην ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων των φορέων του
δημοσίου αξιοποιώντας για τη λειτουργία του, το Ψηφιακό Οργανόγραμμα της
Δημόσιας Διοίκησης και Τοπικής Αυτοδιοίκησης9. Αναλυτικότερα, το Κ.Σ.Η.Δ.Ε.
παρέχει τη δυνατότητα διασύνδεσης των φορέων με κατάλληλα πρωτόκολλα
επικοινωνίας και της δρομολόγησης των εγγράφων από το ΣΗΔΕ ενός φορέα στο
ΣΗΔΕ του άλλου φορέα σε επίπεδο είτε κεντρικών πρωτοκόλλων των Υπηρεσιών είτε
και σε επίπεδο επιμέρους οργανικών μονάδων (π.χ. επιπέδου Διεύθυνσης).
Παράλληλα, καλύπτει τη «διευθυνσιοδότηση»10 δηλαδή την πρόσβαση του
αποστολέα σε επικαιροποιημένα στοιχεία επικοινωνίας των παραληπτών και
6
Με την επιφύλαξη των διατάξεων για την προστασία κρατικών ή άλλων απορρήτων και την απαγόρευση
χορήγησης αντιγράφων.
7 Οι όροι ασφαλείας που πρέπει να τηρούνται για τη διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα,
καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα, καθορίζονται με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
8 Η έναρξη διασύνδεσης του Σ.Η.Δ.Ε. κάθε φορέα με το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. διαπιστώνεται με απόφαση του Υπουργού
Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
9 Με το άρθρο 16 του ν. 4440/2016 προβλέφθηκε η δημιουργία σε βάση δεδομένων Οργανογράμματος της
Δημόσιας Διοίκησης και Τοπικής Αυτοδιοίκησης, στο οποίο αποτυπώνονται η διάρθρωση και η στελέχωση όλων
των φορέων του Δημοσίου, των οποίων το προσωπικό απογράφεται στο Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού του
Ελληνικού Δημοσίου.
10 Πηγή υποενότητας: Παρουσιάσεις διαδικτυακών ενημερωτικών ημερίδων για το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. που έλαβαν χώρα
από 14/01/2021 έως 18/02/2021
36 |
εξασφαλίζει με αποδεδειγμένο τρόπο (proof-of-delivery) την παραλαβή του

εγγράφου από τους αποδέκτες. Επιπλέον, παρέχεται στους εμπλεκόμενους στην
επικοινωνία φορείς πρόσβαση στο ιστορικό διακίνησης των εγγράφων και εύκολη
ιχνηλασιμότητά τους, που μεταφράζεται σε όρους ευχρηστίας, ασφάλειας και
αξιοπιστίας.
Εικόνα 1.13: Διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημοσίου μέσω του Κ.Σ.Η.Δ.Ε.
(Πηγή: Παρουσιάσεις διαδικτυακών ενημερωτικών ημερίδων για το Κ.Σ.Η.Δ.Ε. που έλαβαν
χώρα από 14/01/2021 έως 18/02/2021)
Για τις περιπτώσεις των φορέων που δεν διαθέτουν ήδη Σ.Η.Δ.Ε. διατίθεται,
στο πλαίσιο του έργου του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης με τίτλο
«Υλοποίηση Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων,
Δρομολόγησης και Διαλειτουργικότητας με απομακρυσμένες ψηφιακές υπογραφές
καθώς και Μηχανισμός Υποστήριξής του (Help Desk)», η δυνατότητα χρήσης ενός
τοπικού συστήματος ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων με βασικές λειτουργίες
(δημιουργία χρηστών, δημιουργία εξερχομένου, χρέωση εισερχομένου σε χρήστη) το
οποίο είναι εξ ορισμού διασυνδεδεμένο με τον Κεντρικό Κόμβο και είναι
εγκατεστημένο στην υποδομή Κυβερνητικού Νέφους της Γενικής Γραμματείας
Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (G-Cloud)11 και συνεπώς δεν
απαιτείται από την πλευρά των φορέων που θα αξιοποιήσουν αυτή τη λύση κάποια
επένδυση σε υποδομές, εξοπλισμό ή λογισμικό.
11
Λόγω της κρισιμότητας του ΚΣΗΔΕ και της ανάγκης για υψηλή διαθεσιμότητα και ασφάλεια το έργο παρέχει
και ένα εφεδρικό περιβάλλον φιλοξενίας σε Public Cloud και πιο συγκεκριμένα στο Microsoft Azure Data Center
εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης.
37 |
Στο πλαίσιο του ίδιου έργου και προς διασφάλιση του κύρους, της
αποδεικτικής ισχύς, της ακεραιότητας και γνησιότητας των διακινούμενων
ηλεκτρονικών εγγράφων (έννοιες που θα αναλυθούν περαιτέρω στην ενότητα για τις
ηλεκτρονικές υπογραφές) παρέχονται σε δημοσίους υπαλλήλους 150.000
εγκεκριμένα ψηφιακά πιστοποιητικά απομακρυσμένης ηλεκτρονικής υπογραφής12,
τριετούς διάρκειας, τα οποία είναι αποθηκευμένα σε δύο κεντρικές κρυπτοσυσκευές
οι οποίες είναι εγκεκριμένες διατάξεις δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής ΕΔΔΗΥ
(όπου η μία λειτουργεί ως αντίγραφο ασφαλείας (backup) της άλλης) και
φιλοξενούνται στην υποδομή Κυβερνητικού Νέφους (G-Cloud) της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. υπό
πιστοποιημένες διαχειριστικές και διοικητικές διαδικασίες ασφαλείας βάσει των
απαιτήσεων του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014 eIDAS.
Για την έκδοση των εν λόγω ψηφιακών πιστοποιητικών από δημοσίους
υπαλλήλους έχει ενεργοποιηθεί ένας μηχανισμός που αποτυπώνεται στην
αρ.32141/13-11-2020 εγκύκλιο (ΑΔΑ 6ΠΟ746ΜΤΛΠ-Φ7Κ) της Γενικής Γραμματείας
Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών (Γ.Γ.Ψ.Δ.Α.Δ.). Η
Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης διαδραματίζει το ρόλο της Αρχής Εγγραφής
που είναι υπεύθυνη για την εξακρίβωση της ταυτότητας των στοιχείων των
δικαιούχων δημοσίων υπαλλήλων για τη χορήγηση σε αυτούς των εγκεκριμένων
πιστοποιητικών ηλεκτρονικής υπογραφής, ενώ σε κάθε φορέα του δημοσίου
αποδίδονται σχετικοί ρόλοι (επόπτης, διαχειριστής ψηφιακών πιστοποιητικών,
διαχειριστής διαδικτυακής εφαρμογής διαχείρισης ΚΣΗΔΕ), αποτελώντας τους
κρίκους στην αλυσίδα ταυτοποίησης των δημοσίων υπαλλήλων και διαχείρισης των
αιτημάτων έκδοσης ή ανάκλησης ψηφιακών πιστοποιητικών και εν γένει
υποστήριξης του συνόλου των απαιτούμενων διαδικασιών.
Στο παρακάτω σχήμα απεικονίζεται η διαδικασία έκδοσης ψηφιακού
πιστοποιητικού στο πλαίσιο υλοποίησης του Κ.Σ.Η.Δ.Ε.13:
Εικόνα 1.14: Έκδοση Ψηφιακού Πιστοποιητικού στο πλαίσιο του ΚΣΗΔΕ
12 Οι πάροχοι των ψηφιακών πιστοποιητικών στο εν λόγω έργο είναι 4 εγκεκριμένοι πάροχοι υπηρεσιών
εμπιστοσύνης εγκατεστημένοι στην Ελλάδα: α) Byte, β) Adacom, γ) Ελληνικά Χρηματιστήρια και δ) Harica
13 Περαιτέρω λεπτομέρειες για τη διαδικασία και τα δικαιολογητικά έκδοσης ψηφιακού πιστοποιητικού μέσω
ΚΣΗΔΕ υπάρχουν στο https://howto.gov.gr/ (μάθημα: ψηφιακά πιστοποιητικά δημοσίων υπαλλήλων).
38 |
1.1.7.3 Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων και φυσικών

ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων
Όπως ορίζεται στο άρθρο 29 του Ν.4727/2020 η διακίνηση δημοσίων ή

ιδιωτικών εγγράφων μεταξύ αφενός των φορέων του δημόσιου τομέα και αφετέρου
των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων, πραγματοποιείται με
χρήση ΤΠΕ, ιδίως μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ή μέσω της εγκεκριμένης
ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης παράδοσης του άρθρου 5114 ή μέσω των
θυρίδων που τηρούνται στην ΕΨΠ. Εξαιρούνται της ηλεκτρονικής διακίνησης τα
έγγραφα που αφορούν κρατικά ή άλλα απόρρητα ή έχουν χαρακτηριστεί ως
εμπιστευτικά έγγραφα ή για τα οποία προβλέπεται από το νόμο απαγόρευση
χορήγησης αντιγράφων. Ο φορέας του δημόσιου τομέα υποχρεούται να ενημερώνει
εγκαίρως και με τον πλέον πρόσφορο κάθε φορά τρόπο τον ενδιαφερόμενο, εάν τα
έγγραφα εμπίπτουν σε μία από τις εξαιρέσεις του προηγούμενου εδαφίου.
Επίσης, οι υπάλληλοι των φορέων του δημόσιου τομέα υποχρεούνται να
παραλαμβάνουν τα ηλεκτρονικά δημόσια ή ιδιωτικά έγγραφα, καθώς και τα έγγραφα
που εκδίδονται ή διακινούνται μέσω της ΕΨΠ gov.gr. Κατ` εξαίρεση γίνονται δεκτά
έντυπα έγγραφα ή εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων ή των εγγράφων που
εκδίδονται μέσω της ΕΨΠ στις περιπτώσεις που ήδη περιγράψαμε στην υποενότητα
για τις εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων (π.χ. πρόσκαιρη αντικειμενική αδυναμία
παραλαβής, επιλογή μη ηλεκτρονικού τρόπου επικοινωνίας από φυσικό ή νομικό
πρόσωπο που εμπλέκεται στην επικοινωνία).
Στο πλαίσιο της νομικής θωράκισης των ηλεκτρονικών συναλλαγών του
πολίτη με το δημόσιο, για πρώτη φορά θεσπίζεται ότι η αναιτιολόγητη μη
διεκπεραίωση ηλεκτρονικού εγγράφου συνιστά επιβαρυντική περίσταση για την
επιμέτρηση της πειθαρχικής ποινής του πειθαρχικού παραπτώματος της προδήλως
αδικαιολόγητης μη εξυπηρέτησης των πολιτών και της υπαίτιας μη έγκαιρης
διεκπεραίωση των υποθέσεών τους.
Περαιτέρω εισάγονται ρυθμίσεις για την ηλεκτρονική επίδοση ή κοινοποίηση
εγγράφων από τους φορείς του δημόσιου τομέα σε κάθε ενδιαφερόμενο με σαφή
διάκριση των περιπτώσεων στις οποίες το δημόσιο έγγραφο έχει εκδοθεί α) κατόπιν
αίτησης του ενδιαφερομένου, οπότε η αποστολή του εγγράφου με χρήση ΤΠΕ επέχει
θέση επίδοσης ή κοινοποίησης και β) χωρίς αίτηση του ενδιαφερόμενου, οπότε για
14
Με τη χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης παράδοσης τεκμαίρεται η ακεραιότητα
των δεδομένων που αποστέλλονται και λαμβάνονται, η αποστολή από τον ταυτοποιημένο αποστολέα και η
παραλαβή από τον ταυτοποιημένο αποδέκτη των δεδομένων, καθώς και η ακρίβεια της ημερομηνίας και της
ώρας της αποστολής και της λήψης των δεδομένων. Όπου ο νόμος ή οι διοικητικές πράξεις απαιτούν την
αποστολή εγγράφων με ή χωρίς συστημένη αλληλογραφία, αρκεί η χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής
υπηρεσίας συστημένης παράδοσης. Η υπηρεσία αυτή δύναται να χρησιμοποιείται από τους φορείς τους
δημόσιου τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα, ιδίως σε διαδικασίες στις οποίες προβλέπεται η
τήρηση συγκεκριμένων προθεσμιών.
39 |
να θεωρηθεί η ηλεκτρονική αποστολή του εγγράφου επίδοση ή κοινοποίηση θα

πρέπει ο ενδιαφερόμενος να έχει προηγουμένως επιλέξει την ηλεκτρονική επίδοση
εγγράφων στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας Πολιτών (ΕΜΕΠ).
Η επίδοση ή κοινοποίηση με χρήση ΤΠΕ δημοσίου εγγράφου διενεργείται
μέσω συστήματος, το οποίο επιτρέπει την εξακρίβωση του ακριβούς χρόνου, κατά
τον οποίο έλαβε χώρα η αποστολή, παραλαβή και η πρόσβαση στο περιεχόμενο του
εν λόγω εγγράφου, η οποία συνεπάγεται έναρξη των έννομων συνεπειών και των
προθεσμιών, όπως ιδίως αυτές που αφορούν την άσκηση ενδίκων βοηθημάτων.
Τεκμαίρεται ότι το πρόσωπο που είναι αποδέκτης του εγγράφου αποκτά πρόσβαση
στο περιεχόμενο του εγγράφου το αργότερο δέκα (10) εργάσιμες ημέρες από την
επίδοση ή κοινοποίηση αυτού, εκτός εάν ο αποδέκτης αποδείξει τη συνδρομή λόγων
ανωτέρας βίας που δεν επέτρεψαν την πρόσβαση στο περιεχόμενο του εγγράφου ή
εφόσον αυτή η αδυναμία οφείλεται σε λόγους που αφορούν στο φορέα του
δημόσιου τομέα.
Ο προσδιορισμός του χρόνου παραλαβής δημόσιων ή ιδιωτικών εγγράφων
που διακινούνται ηλεκτρονικά, σύμφωνα με το άρθρο 30, γίνεται από τους φορείς
του δημόσιου τομέα αποκλειστικά ως εξής:
α) είτε με χρήση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης
παράδοσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 51,
β) είτε με χρήση αυτόματης ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης παραλαβής, όπου το
πληροφοριακό σύστημα του φορέα αποστέλλει στο πρόσωπο που υπέβαλε το
ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο αυτοματοποιημένο μήνυμα παραλαβής με
εγκεκριμένη χρονοσφραγίδα, στο οποίο αναφέρονται τουλάχιστον ο ακριβής χρόνος
και τα στοιχεία καταχώρισης στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο,
γ) είτε με χρήση μη αυτόματης ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης παραλαβής, όπου
ο φορέας καταχωρίζει αυθημερόν ή το αργότερο την επόμενη εργάσιμη ημέρα το
ηλεκτρονικό δημόσιο ή ιδιωτικό έγγραφο που έλαβε στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο
και αποστέλλει αμελλητί με χρήση ΤΠΕ, ιδίως με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στο
πρόσωπο που υπέβαλε το έγγραφο αποδεικτικό υποβολής, στο οποίο αναφέρονται
τουλάχιστον ο ακριβής χρόνος και τα στοιχεία καταχώρισης στο ηλεκτρονικό
πρωτόκολλο.
Με την επιφύλαξη ειδικότερων ρυθμίσεων, όταν προβλέπεται προθεσμία για
την ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων, δηλώσεων, δικαιολογητικών και άλλων
εγγράφων, η προθεσμία αυτή λήγει την δωδέκατη νυχτερινή ώρα Ελλάδας της
ημέρας κατά την οποία παρέρχεται η προθεσμία ή της επόμενης εργάσιμης εάν η
καταληκτική ημέρα είναι κατά νόμο εξαιρετέα ή αργία. Σε περίπτωση εκπρόθεσμης
ηλεκτρονικής υποβολής ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται αμελλητί και με τον πλέον
πρόσφορο τρόπο για τον εκπρόθεσμο χαρακτήρα της υποβολής.
40 |
Περιγράψτε ιδέες σχετικά με τα οφέλη από την ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων
εγγράφων.
1.1.8 Ψηφιακή Διαφάνεια - Πρόγραμμα Διαύγεια
Αντικείμενο του Κεφαλαίου ΙΑ΄ του ν.4727/2020 αποτελεί η ψηφιακή

διαφάνεια και το πρόγραμμα «Διαύγεια» και συγκεκριμένα η ρύθμιση της
υποχρέωσης ανάρτησης στο Διαδίκτυο πράξεων των φορέων του δημοσίου τομέα,
καθώς και η δημιουργία των προϋποθέσεων και διαδικασιών για τη διασφάλιση
ευρύτατης δημοσιότητας αυτών.
Ορίζονται αναλυτικά οι κατηγορίες των πράξεων των φορέων του δημοσίου
τομέα που υπόκεινται στο πεδίο εφαρμογής της διάταξης του άρθρου 75 και στη
συνακόλουθη υποχρέωση ανάρτησής τους στο διαδίκτυο, καθώς και τα πρόσωπα
που τις εκδίδουν. Το πεδίο εφαρμογής της διάταξης είναι ευρύτατο και καλύπτει όλες
τις πράξεις μονομελών ή συλλογικών οργάνων που απαιτούν δημοσιότητα. Από την
υποχρέωση πρωτογενούς ανάρτησης εξαιρούνται οι δημόσιες συμβάσεις που
καταχωρίζονται υποχρεωτικά στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων
Συμβάσεων, από το οποίο και αντλούνται αυτομάτως τα στοιχεία αυτών.
Υπηρετώντας την αρχή της διαφάνειας, το άρθρο 77 ορίζει ότι όλες οι
δημοσιευτέες πράξεις (όπως απαριθμούνται αναλυτικά στο άρθρο 76) αναρτώνται
αμελλητί στο διαδίκτυο με μέριμνα του οργάνου που τις εξέδωσε, με τρόπο τέτοιο
ώστε να είναι δυνατή η αναζήτηση πληροφοριών και να είναι ευχερώς προσβάσιμες
στο μέσο χρήστη, ενώ η μη ανάρτηση ή μη έγκαιρη ανάρτηση των εν λόγω πράξεων
συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα για το όργανο που την εξέδωσε ή για τον υπάλληλο
που έχει την ευθύνη για την ανάρτηση.
Ιδιαιτέρως σημαντική είναι η επισήμανση του άρθρου 78, σύμφωνα με την
οποία ορίζεται ότι οι πράξεις που είναι αναρτημένες στο Διαδίκτυο (ΦΕΚ, ΔΙΑΥΓΕΙΑ,
ΚΗΜΔΗΣ), γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτές από όλους τους φορείς του δημόσιου και
του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες:
α) ως ηλεκτρονικά έγγραφα διακινούμενα με χρήση Τεχνολογιών
Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), με ισχύ πρωτότυπου εγγράφου,
β) ως έντυπα έγγραφα χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία
επικύρωσης και με ισχύ αντιγράφου.
Αρκεί η επίκληση του ΑΔΑ για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των
αναρτημένων στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ πράξεων τόσο κατά τη διεκπεραίωση υποθέσεων των
41 |
διοικούμενων όσο και κατά την επικοινωνία μεταξύ φορέων (άρθρο 78,
ν.4727/2020).
Ομοίως, στο άρθρο 38§8, ν.4412/2016 (όπως ισχύει) προβλέπεται ότι για τις
πράξεις που καταχωρίζονται υποχρεωτικά στο ΚΗΜΔΗΣ αρκεί η επίκληση του ΑΔΑΜ
για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση τους τόσο κατά τη διεκπεραίωση υποθέσεων των
διοικούμενων όσο και κατά την επικοινωνία μεταξύ φορέων του Δημοσίου.
Με την ίδια λογική η επίκληση του αριθμού του ΦΕΚ, του τεύχους και της
ημερομηνίας έκδοσής του αρκεί για την αυτεπάγγελτη αναζήτησή του τόσο κατά τη
διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών από τις δημόσιες υπηρεσίες, τους Ο.Τ.Α.
α`και β`βαθμού και τα λοιπά νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, όσο και κατά τη
διεκπεραίωση υποθέσεων για τις οποίες απαιτείται η συνεργασία των υπηρεσιών
αυτών και φορέων του Δημοσίου (άρθρο 24, ν.4325/2015).
Επίσης, ορίζεται ότι ο χρόνος έναρξης ισχύος των πράξεων που είναι κατά
νόμο δημοσιευτέες στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως ισχύουν από τη δημοσίευσή
τους ενώ οι υπόλοιπες πράξεις που αναρτώνται στο διαδίκτυο ισχύουν από την
ανάρτησή τους στον δικτυακό τόπο «Διαύγεια» https://diavgeia.gov.gr/. Σε
περίπτωση που υπάρχει διαφορά μεταξύ του κειμένου που αναρτήθηκε και του
κειμένου της πράξης, ισχύει το αναρτημένο, με εξαίρεση τις πράξεις που είναι
δημοσιευτέες στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Το άρθρο 79, συνάδοντας με την αρχή της νομιμότητας, προβλέπει ότι η
προστασία του ατόμου από την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων βάσει των
εθνικών και ενωσιακών κανόνων δικαίου δεν θίγεται από τη ανάρτηση των πράξεων
και την οργάνωση της αναζήτησης πληροφοριών και ως εκ τούτου δεν αναρτώνται
πράξεις, στις οποίες περιλαμβάνονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ειδικών
κατηγοριών (ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα), όπως αυτά ορίζονται στην κείμενη
νομοθεσία. Η ίδια επιφύλαξη ισχύει και για τα κρατικά απόρρητα όπως
προβλέπονται από την κείμενη νομοθεσία, τους κανόνες πνευματικής και
βιομηχανικής ιδιοκτησίας, καθώς και εταιρικά ή άλλα απόρρητα που προβλέπονται
από ειδικότερες διατάξεις.
Τέλος, σε αντιστοιχία με τις γενικές αρχές ψηφιακής διακυβέρνησης
προβλέπεται στο άρθρο 80 η υποχρέωση των φορέων και των οργάνων που
υποχρεούνται σε ανάρτηση των νόμων, προεδρικών διαταγμάτων, πράξεων και
αποφάσεων να λαμβάνουν όλα τα αναγκαία και κατάλληλα τεχνικά, διαδικαστικά και
οργανωτικά μέτρα προς διασφάλιση της προσβασιμότητας, ακεραιότητας και
διαθεσιμότητας των κειμένων που αναρτώνται.
42 |
Παράδειγμα επαλήθευσης εγγράφου που φέρει ΑΔΑ

Ο ιστότοπος της Διαύγειας παρέχει υπηρεσία επαλήθευσης γνησιότητας ενός
ηλεκτρονικού αρχείου (pdf) που φέρει Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ). Για να
προβούμε στην επαλήθευση επισκεπτόμαστε το diavgeia.gov.gr και επιλέγουμε
«Υπηρεσίες» και «Υπηρεσία επαλήθευσης γνησιότητας» όπως φαίνεται στην εικόνα
που ακολουθεί:
Εικόνα 1.15: Υπηρεσία επαλήθευσης γνησιότητας αρχείου που φέρει ΑΔΑ
Μεταβαίνοντας στη σελίδα https://diavgeia.gov.gr/validationService

επιλέγουμε το προς επαλήθευση αρχείο από το σταθμό εργασίας μας και όταν
ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση του αρχείου επιλέγουμε «επαλήθευση».
Εικόνα 1.16: Επιλογή αρχείου για επαλήθευση ΑΔΑ
43 |
Εάν το έγγραφο είναι γνήσιο όπως προκύπτει από το αποτέλεσμα του ελέγχου
εμφανίζονται τα στοιχεία του, όπως απεικονίζεται κατωτέρω:
Εικόνα 1.17: Αποτέλεσμα επαλήθευσης αρχείου pdf με ΑΔΑ
Ωστόσο επισημαίνεται ότι, αν και παρέχεται από το Πρόγραμμα Διαύγεια

υπηρεσία επαλήθευσης γνησιότητας εγγράφων που φέρουν ΑΔΑ, εντούτοις η
πρόθεση του νομοθέτη, όπως αποτυπώνεται στο άρθρο 78, ν.4727/2020 στη φράση
«αρκεί η επίκληση του ΑΔΑ για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των αναρτημένων
πράξεων τόσο κατά τη διεκπεραίωση υποθέσεων των διοικούμενων όσο και κατά την
επικοινωνία μεταξύ φορέων», είναι να μην διακινούνται τα έγγραφα που φέρουν
ΑΔΑ, αλλά να τα παραλαμβάνει ο παραλήπτης απευθείας από τη Διαύγεια. Με τον
τρόπο αυτό δεν απαιτείται η επαλήθευση γνησιότητας του εγγράφου.
Με την επίκληση λοιπόν του ΑΔΑ μπορούμε πολύ εύκολα να
πραγματοποιήσουμε λήψη (download) του αρχείου στον υπολογιστή μας
χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο της μορφής http://diavgeia.gov.gr/doc/ΑΔΑ, όπου
«ΑΔΑ» ο εκάστοτε αριθμός διαδικτυακής ανάρτησης (βάζοντας πάντα τους
χαρακτήρες στα ελληνικά), όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα:
44 |
Εικόνα 1.18: Λήψη αρχείου με ΑΔΑ
Το ΣΗΔΕ των Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης,

παρέχει τη δυνατότητα αφενός της απευθείας πρωτοκόλλησης ενός εισερχομένου
εγγράφου που φέρει ΑΔΑ, και αφετέρου της αυτοματοποιημένης ανάρτησης του
αρχείου ενός εξερχομένου εγγράφου στη Διαύγεια. Οι δυνατότητες αυτές θα
παρουσιαστούν αναλυτικά στο 2ο κεφάλαιο του παρόντος.
Στη συνέχεια ακολουθεί η ενότητα για το θεσμικό πλαίσιο των ψηφιακών
υπογραφών και των υπηρεσιών εμπιστοσύνης, όπου εκτός της επισκόπησης του
νομοθετικού πλαισίου, θα επιχειρηθεί στη συνέχεια και η εμβάθυνση στην έννοια,
στη δημιουργία και επαλήθευση εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών σε
θεωρητικό αλλά και εφαρμοσμένο επίπεδο. Παράλληλα, θα πραγματευθούμε σε
εισαγωγικό επίπεδο αλληλένδετες έννοιες όπως η χρονοσήμανση, η χρονοσφραγίδα,
η υποδομή δημοσίου κλειδιού και ο κύκλος ζωής των ψηφιακών πιστοποιητικών.
45 |
Θεσμικό πλαίσιο ψηφιακών υπογραφών και υπηρεσιών εμπιστοσύνης
1.2 Θεσμικό Πλαίσιο Ψηφιακών Υπογραφών και Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης
O Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του

Συμβουλίου της 23ης Ιουλίου 2014 σχετικά με την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις
υπηρεσίες εμπιστοσύνης για τις ηλεκτρονικές συναλλαγές στην εσωτερική αγορά και
την κατάργηση της οδηγίας 1999/93/ΕΚ ή eIDAS ως συντομογραφία της φράσης
“electronic identification and trust services”, αποτελεί το κεφαλαιώδους σημασίας
νομοθέτημα για την οικοδόμηση της εμπιστοσύνης στο επιγραμμικό (online)
περιβάλλον θέτοντας τις βάσεις για ασφαλείς ηλεκτρονικές αλληλεπιδράσεις μεταξύ
των πολιτών, των επιχειρήσεων και των δημόσιων αρχών, αυξάνοντας έτσι την
αποτελεσματικότητα των δημόσιων και ιδιωτικών επιγραμμικών υπηρεσιών, του
ηλεκτρονικού επιχειρείν και του ηλεκτρονικού εμπορίου στην Ένωση.
Μεταξύ άλλων ο eIDAS επιδιώκει να εξασφαλίσει ένα συνεκτικό πλαίσιο, που
θα παρέχει υψηλό επίπεδο ασφάλειας δικαίου και γενικότερης ασφάλειας σε ό,τι
αφορά τις ηλεκτρονικές υπογραφές, την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και επαλήθευση
της ταυτότητας για την πρόσβαση στις διασυνοριακές επιγραμμικές υπηρεσίες που
προσφέρονται από τα κράτη μέλη και εν γένει τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης. Για το
σκοπό αυτό όχι μόνο θέτει τις απαιτήσεις επί των οποίων πρέπει να συμμορφώνονται
οι πάροχοι υπηρεσιών εμπιστοσύνης, αλλά θέτει και το πλαίσιο εποπτείας τους.
Επισημαίνεται ότι ο Κανονισμός αυτός εφαρμόζεται στα συστήματα ηλεκτρονικής
ταυτοποίησης που κοινοποιούνται από κράτος μέλος και στους παρόχους υπηρεσιών
εμπιστοσύνης που είναι εγκατεστημένοι στην Ένωση.
Εικόνα 1.19: Υπηρεσίες εμπιστοσύνης για τις ηλεκτρονικές

συναλλαγές στην εσωτερική αγορά (Κανονισμός ΕΕ αρ.910/2014)
46 |
1.2.1 Υπηρεσίες Εμπιστοσύνης και Αρχές Πιστοποίησης
Σύμφωνα με τον eIDAS ως υπηρεσία εμπιστοσύνης ορίζεται η ηλεκτρονική

υπηρεσία, συνήθως παρεχόμενη έναντι αμοιβής, η οποία συνίσταται:
α) στη δημιουργία, εξακρίβωση και επικύρωση ηλεκτρονικών υπογραφών,
ηλεκτρονικών σφραγίδων ή ηλεκτρονικών χρονοσφραγίδων, ηλεκτρονικών
υπηρεσιών συστημένης παράδοσης και πιστοποιητικών που σχετίζονται με τις
υπηρεσίες αυτές, ή
β) στη δημιουργία, εξακρίβωση και επικύρωση πιστοποιητικών για επαλήθευση της
ταυτότητας ιστοτόπων, ή
γ) στη διαφύλαξη ηλεκτρονικών υπογραφών, σφραγίδων ή πιστοποιητικών που
σχετίζονται με τις υπηρεσίες αυτές.
Ενώ ως εγκεκριμένη υπηρεσία εμπιστοσύνης νοείται η υπηρεσία
εμπιστοσύνης, η οποία πληροί τις εφαρμοστέες απαιτήσεις που ορίζονται στον
Κανονισμό (ΕΕ) 910/2014.
Παράλληλα, ως πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης (ΠΥΕ) ορίζεται κάθε
φυσικό ή νομικό πρόσωπο που παρέχει μία ή περισσότερες υπηρεσίες εμπιστοσύνης
είτε ως εγκεκριμένος είτε ως μη εγκεκριμένος πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης,
ενώ ως εγκεκριμένος πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης ορίζεται ο ΠΥΕ ο οποίος
παρέχει μία ή περισσότερες εγκεκριμένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης και έχει
αναγνωριστεί ως τέτοιος από τον αρμόδιο εποπτικό φορέα.
Προκειμένου να διασφαλισθεί η συμμόρφωση των εγκεκριμένων παρόχων
υπηρεσιών εμπιστοσύνης και των υπηρεσιών που παρέχουν προς τις απαιτήσεις του
εν λόγω κανονισμού, θα πρέπει να διεξάγονται αξιολογήσεις συμμόρφωσης από
αρμόδιο οργανισμό αξιολόγησης της συμμόρφωσης, οι δε εγκεκριμένοι πάροχοι
υπηρεσιών εμπιστοσύνης θα πρέπει να υποβάλλουν εκθέσεις σχετικές με τις
επακόλουθες αξιολογήσεις της συμμόρφωσης στον εποπτικό φορέα.
Κάθε κράτος μέλος της Ε.Ε. καταρτίζει, τηρεί και δημοσιεύει καταλόγους
εμπιστοσύνης όπου συμπεριλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους
εγκεκριμένους παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης που είναι
εγκατεστημένοι στο εν λόγω κράτος, καθώς και πληροφορίες σχετικά
με τις εγκεκριμένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης που αυτοί παρέχουν.
Κάθε εγκεκριμένος πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης, που έχει
καταχωρισθεί στους ανωτέρω καταλόγους, δύναται να χρησιμοποιεί
το ενωσιακό σήμα εμπιστοσύνης για να υποδηλώσει με απλό, σαφή
και κοινώς αναγνωρίσιμο τρόπο τις εγκεκριμένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης που
47 |
παρέχει, μεριμνώντας να διαθέτει στον ιστότοπό του σύνδεσμο που να οδηγεί στον
σχετικό κατάλογο εμπιστοσύνης.
Στην Ελλάδα ο αρμόδιος φορέας για την κατάρτιση και δημοσίευση του εν
λόγω Καταλόγου Εμπίστευσης εγκεκριμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης
(Π.Υ.Ε.) είναι η Εθνική Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (Ε.Ε.Τ.Τ.).
Πρόκειται για μια Ανεξάρτητη Διοικητική Αρχή, την οποία οφείλουν να ενημερώνουν
οι Πάροχοι Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης (εγκεκριμένοι και μη) για οποιαδήποτε
παραβίαση της ασφάλειας ή απώλεια της ακεραιότητας που έχει σημαντικό
αντίκτυπο στην παρεχόμενη υπηρεσία εμπιστοσύνης ή στα σχετικά δεδομένα
προσωπικού χαρακτήρα. Παράλληλα, η Ε.Ε.Τ.Τ. εποπτεύει τους εγκατεστημένους
στην Ελλάδα Π.Υ.Ε. ως προς την τήρηση των απαιτήσεων και των υποχρεώσεων που
θεσπίζει ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014 (elDAS) και ο Κανονισμός Παροχής Υπηρεσιών
Εμπιστοσύνης (ΑΠΟΦ 837/1Β ΕΕΤΤ, ΦΕΚ Β 4396/ 2017) ο οποίος διατηρείται σε ισχύ
έως ότου να εκδοθεί η απόφαση της παρ. 31 του άρθρου 107 του Ν.4727/2020. Προς
το σκοπό αυτό η Ε.Ε.Τ.Τ. διενεργεί τις εποπτικές δραστηριότητες που προβλέπονται
στον Κανονισμό (ΕΕ) 910/2014 (elDAS) και σε περίπτωση διαπίστωσης παραβάσεων
δύναται, ύστερα από προηγούμενη ακρόαση των ενδιαφερομένων, να επιβάλει
σχετικές διοικητικές κυρώσεις.
Επισημαίνεται ότι προκειμένου ένας Π.Υ.Ε. να ενταχθεί στη λίστα των
εγκεκριμένων Π.Υ.Ε. που εδράζουν στην Ελλάδα θα πρέπει να υποβάλει σχετικό
αίτημα στην Ε.Ε.Τ.Τ. αποδεικνύοντας παράλληλα τη συμμόρφωση του με τις
απαιτήσεις του Κανονισμού elDAS αλλά και του υπ’αριθμ. 837/1Β (ΦΕΚ Β
4396/14.12.2017) Κανονισμού Παροχής Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης. Για το σκοπό αυτό
θα πρέπει να υποβάλει στην ΕΕΤΤ έκθεση αξιολόγησης συμμόρφωσης με τα
διαλαμβανόμενα στο αρ.10 του Κανονισμού Π.Υ.Ε., η οποία θα έχει εκδοθεί από
Οργανισμό Αξιολόγησης Συμμόρφωσης (Ο.Α.Σ.), που έχει διαπιστευθεί σύμφωνα με
τον Κανονισμό eIDAS όπως ισχύει15. Πρόκειται για απαιτήσεις σχετικές με τη
συμμόρφωση των παρόχων με συγκεκριμένους όρους που αφορούν την προστασία
των προσωπικών δεδομένων, τη διασφάλιση της γνησιότητας και εγκυρότητας του
ψηφιακού πιστοποιητικού, την ταυτοποίηση του κατόχου του ψηφιακού
πιστοποιητικού με το πρόσωπο που αιτήθηκε την έκδοσή του, την ακεραιότητα των
εγκαταστάσεων έγκρισης και έκδοσης των ψηφιακών πιστοποιητικών κ.λπ.
15
Όπως απαιτείται από τον Κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 765/2008 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου,
της 9ης Ιουλίου 2008 για τον καθορισμό των απαιτήσεων διαπίστευσης και εποπτείας από την αγορά σε σχέση
με την εμπορία των προϊόντων και κατάργηση του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 339/93. Η διαπίστευση δύναται να
χορηγείται από τον Εθνικό Φορέα Διαπίστευσης του κράτους στο οποίο είναι εγκατεστημένος ο Ο.Α.Σ. ή από
Φορέα Διαπίστευσης άλλου Κράτους Μέλους.
48 |
1.2.2 Αρχές Πιστοποίησης σε Ελλάδα και Ε.Ε.
Κατά τη χρονική στιγμή συγγραφής του παρόντος (12/2021)

δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα οι εξής πέντε εγκεκριμένοι πάροχοι υπηρεσιών
εμπιστοσύνης (Αρχές Πιστοποίησης) :
Επωνυμία Παρεχόμενες εγκεκριμένες

σύμφωνα με τις απαιτήσεις του
eIDAS υπηρεσίες εμπιστοσύνης
ΑΝΤΑΚΟΜ-ΠΡΟΗΓΜΕΝΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ 1. Εγκεκριμένα Πιστοποιητικά
ΔΙΑΔΙΚΤΥΟΥ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ Ηλεκτρονικών Υπογραφών
2. Εγκεκριμένα Πιστοποιητικά
Ηλεκτρονικών Σφραγίδων
3. Εγκεκριμένες ηλεκτρονικές
χρονοσφραγίδες
ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΧΡΗΜΑΤΙΣΤΗΡΙΑ-ΧΡΗΜΑΤΙΣΤΗΡΙΟ 1. Εγκεκριμένα Πιστοποιητικά
ΑΘΗΝΩΝ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΩΝ Ηλεκτρονικών Υπογραφών
4. Πιστοποίηση γνησιότητας
ιστοτόπων
ΑΡΧΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ 1. Εγκεκριμένα Πιστοποιητικά
Ηλεκτρονικών Υπογραφών
ΒΥΤΕ COMPUTER A.B.E.E. 1. Εγκεκριμένα Πιστοποιητικά
ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ 1. Εγκεκριμένα Πιστοποιητικά
49 |
4. Πιστοποίηση γνησιότητας
ιστοτόπων
Στο επίσημο site της Ευρωπαϊκής Επιτροπής υπάρχει Πίνακας Ελέγχου

Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης της Ε.Ε.16 όπου με διαφάνεια κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί
να αποκτήσει πρόσβαση στη λίστα των εγκεκριμένων παρόχων υπηρεσιών
εμπιστοσύνης όλων των κρατών της Ε.Ε. και στις εγκεκριμένες υπηρεσίες που αυτοί
προσφέρουν οι οποίες έχουν ισχύ σε όλα τα κράτη μέλη της Ε.Ε.
Εικόνα 1.20: Λίστα εγκεκριμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης των

κρατών της Ε.Ε.
16
https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home
50 |
Εικόνα 1.21: EU Trust Service Dashboard
Εναλλακτικά η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει δημιουργήσει το εργαλείο «EU Trust

Service status List (TSL) Analysis Tool» που είναι διαθέσιμο στην
ιστοθέση: http://tlbrowser.tsl.website/tools/ μέσω του οποίου μπορεί κάποιος να
έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που αφορούν τον Κατάλογο Εμπιστοσύνης (Τrusted
List) κάθε κράτους-μέλους και των παρόχων που έχουν καταχωρηθεί σε αυτόν.
Εικόνα 1.22: Εργαλείο «EU Trust Service status List (TSL) Analysis Tool»
51 |
1.2.3 Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού, Ψηφιακά Πιστοποιητικά και ο κύκλος ζωής τους
Το πιστοποιητικό υπηρεσιών εμπιστοσύνης ή ψηφιακό πιστοποιητικό (π.χ.

πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής ή
πιστοποιητικό ηλεκτρονικής σφραγίδας) είναι για τον
ηλεκτρονικό κόσμο το ισοδύναμο του διαβατηρίου ή
της αστυνομικής ταυτότητας για τον φυσικό κόσμο.
Εκδίδεται από έναν Πάροχο Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης
(έμπιστη Τρίτη οντότητα ) που εγγυάται για τα στοιχεία
του κατόχου του, ακριβώς όπως η αρμόδια κρατική
αρχή εγγυάται για την έκδοση του διαβατηρίου ή της
αστυνομικής ταυτότητας. Σύμφωνα με το αρ.53,
Ν.4727/2020, το πιστοποιητικό υπηρεσιών
εμπιστοσύνης αποτελεί ηλεκτρονική βεβαίωση, με το
οποίο α) καθίσταται δυνατή η χρήση υπηρεσιών
εμπιστοσύνης από τον κάτοχο αυτού και β)
ταυτοποιείται ο κάτοχος του μέσω της επιβεβαίωσης του ονόματος ή του
ψευδωνύμου του.
Προκειμένου να γίνει αντιληπτή η φιλοσοφία που κρύβεται πίσω από την
έκδοση και ασφαλή διαχείριση των ψηφιακών πιστοποιητικών κρίνεται απαραίτητη
η αναφορά στην υποδομή δημοσίου κλειδιού (Public Key Infrastructure – PKI).
Η Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού (ΥΔΚ) ορίζεται ως το σύνολο λογισμικού,

υλικού, τεχνολογιών κρυπτογράφησης, ανθρώπων, πολιτικών, διαδικασιών και
υπηρεσιών, που καθιστούν δυνατή τη σύνθεση μιας υποδομής για ασφαλείς
διαδικτυακές επικοινωνίες. Μια υποδομή δημόσιου κλειδιού έχει σκοπό τη επίτευξη
του αναγκαίου βαθμού εμπιστοσύνης από κάθε οπτική ασφάλειας
(εμπιστευτικότητα, ακεραιότητα, αδυναμία απάρνησης ευθύνης και
αυθεντικοποίηση) των επικοινωνιών και των συναλλαγών στο διαδίκτυο. Η
δυνατότητα μίας τέτοιας υποδομής να μπορεί να προσφέρει εμπιστευτικές
επικοινωνίες είναι βασισμένη στην έκδοση και διαχείριση ψηφιακών πιστοποιητικών
εξουσιοδοτημένων χρηστών και διαπιστευμένων δικτυακών πόρων.
Τα τέσσερα συστατικά μέρη μιας ΥΔΚ (PKI) είναι:
1. H Αρχή Πιστοποίησης (ΑΠ) αποτελεί το βασικότερο δομικό μέρος μιας ΥΔΚ, που
διαδραματίζει το ρόλο της έμπιστης τρίτης οντότητας, η οποία εκδίδει τα
ψηφιακά πιστοποιητικά που συνδέουν την ταυτότητα ενός φυσικού προσώπου
με ένα δημόσιο κλειδί, ορίζει την ημερομηνία λήξης των πιστοποιητικών και
δημοσιεύει τις λίστες ανάκλησης πιστοποιητικών (certification revocation lists
CRLs).
52 |
2. Η Αρχή Καταχώρησης (ΑΚ) ή Αρχή Εγγραφής (ΑΕ) αποτελεί μια προαιρετικά

ξεχωριστή οντότητα από την Αρχή Πιστοποίησης, στην οποία η ΑΠ αναθέτει
διαχειριστικές αρμοδιότητες σχετικές με το κύκλο ζωής των ψηφιακών
πιστοποιητικών. Η Αρχή Εγγραφής ενδέχεται να διενεργεί και την αρχική
εξακρίβωση στοιχείων ταυτότητας του φυσικού προσώπου που αιτείται το
πιστοποιητικό.
3. Το σύστημα διανομής ψηφιακών πιστοποιητικών αποτελεί κατ’ουσίαν ένα
αποθετήριο πιστοποιητικών (certificate repository), στο οποίο αποθηκεύονται τα
πιστοποιητικά και οι κατάλογοι ανάκλησης πιστοποιητικών. Μέσω αυτού του
δημοσίως προσβάσιμου ηλεκτρονικού χώρου αποθήκευσης επιτρέπεται σε
τρίτους συμμετέχοντες να ελέγχουν την κατάσταση των πιστοποιητικών
αποκτώντας πρόσβαση στους καταλόγους ανακληθέντων πιστοποιητικών.
4. Η Πολιτική Πιστοποίησης (ΠΠ) περιγράφει τους γενικούς κανόνες που πρέπει να
ακολουθούνται για την ασφάλεια των πληροφοριών αναφέροντας τόσο τις
τεχνικές προδιαγραφές (π.χ. κανόνες χρήσης της κρυπτογραφίας) όσο και τους
όρους χρήσης των πιστοποιητικών από τους τελικούς χρήστες με σκοπό την
επίτευξη του αναγκαίου επίπεδου διασφάλισης. Επίσης, περιλαμβάνει οδηγίες
για το χειρισμό των κλειδιών (τη δημιουργία, την κατοχύρωση, την επιβεβαίωση
και την αποθήκευση των κλειδιών) και παρουσιάζει τους τρόπους διαχείρισης των
πιστοποιητικών (έκδοση, αποδοχή, ανάκληση, διανομή, ανανέωση
πιστοποιητικού).
Συμπερασματικά, οι βασικές υπηρεσίες που παρέχει μια ΥΔΚ αφορούν α)

υπηρεσίες διαχείρισης πιστοποιητικών (έκδοση/ ανάκληση/ δημοσίευση/
αρχειοθέτηση πιστοποιητικού και δημιουργία/έγκριση πολιτικής πιστοποίησης), β)
υπηρεσίες κρυπτογράφησης (δημιουργία ζεύγους κρυπτογραφικών κλειδιών,
διανομή κλειδιών, δημιουργία ψηφιακών υπογραφών και επαλήθευση ψηφιακών
υπογραφών) και γ) βοηθητικές υπηρεσίες (δημιουργία αντιγράφων κλειδιών για
πιθανή ανάκτηση, αποθήκευση δεδομένων χρηστών ΥΔΚ).
Ο κύκλος ζωής των ψηφιακών πιστοποιητικών:

1. Έκδοση πιστοποιητικού και ταυτοποίηση χρήστη:
Σύμφωνα με το άρθρο 53, ν.4727/2020 η ισχύς του πιστοποιητικού άρχεται

από την ημερομηνία που αναγράφεται πάνω σε αυτό και σε κάθε περίπτωση όχι
νωρίτερα από την καταχώριση των δεδομένων του κατόχου, κατά τη διαδικασία
ηλεκτρονικής ταυτοποίησης του στη βάση δεδομένων που τηρεί ο πάροχος
υπηρεσιών εμπιστοσύνης.
Πριν από την έκδοση πιστοποιητικού υπηρεσίας εμπιστοσύνης, ο πάροχος
υπηρεσιών εμπιστοσύνης προβαίνει με κατάλληλα μέσα στην εξακρίβωση της
ταυτότητας και των ειδικών χαρακτηριστικών του αιτούντος (ταυτοποίηση). Την
53 |
ταυτοποίηση δύναται να διενεργεί και τρίτος δυνάμει σύμβασης με τον πάροχο

υπηρεσιών εμπιστοσύνης. Κατά την ταυτοποίηση ο Π.Υ.Ε. ή τρίτος δύναται να
χρησιμοποιεί μεθόδους ταυτοποίησης με διασφάλιση ισοδύναμη με τη φυσική
παρουσία, όπως την ηλεκτρονική ή την εξ αποστάσεως ταυτοποίηση υπό
προϋποθέσεις17.
Η εξακρίβωση της γνησιότητας και των στοιχείων των εγγράφων
ταυτοποίησης κατά τη διενέργεια της εξ αποστάσεως ταυτοποίησης και της
πιστοποίησης μπορεί να γίνει μέσω διαλειτουργικότητας των πληροφοριακών
συστημάτων των παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης με πληροφοριακά συστήματα
φορέων του Δημόσιου Τομέα (αρ.57, ν.4727/2020).
2. Αναστολή ισχύος πιστοποιητικού (προσωρινή παύση ισχύος):
Σύμφωνα με το άρθρο 54, ν.4727/2020 ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης

έχει δικαίωμα να αναστείλει την ισχύ ενός εγκεκριμένου πιστοποιητικού σε
περίπτωση που υφίστανται ενδείξεις ότι: α) λανθασμένα δεδομένα ενσωματώθηκαν
στο πιστοποιητικό ή β) είναι πιθανό το ιδιωτικό κλειδί του κατόχου που
ανταποκρίνεται στο ενσωματωμένο στο πιστοποιητικό δημόσιο κλειδί να
χρησιμοποιήθηκε χωρίς τη συγκατάθεση του κατόχου.
Ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης υποχρεούται να αναστείλει άμεσα την
ισχύ ενός εγκεκριμένου πιστοποιητικού στις εξής περιπτώσεις:
1. Κατόπιν αίτησης του κατόχου του εγκεκριμένου πιστοποιητικού ή του νομίμως
εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.
2. Κατόπιν αίτησης της Ε.Ε.Τ.Τ., εφόσον α) λανθασμένα δεδομένα ενσωματώθηκαν
στο πιστοποιητικό ή β) είναι πιθανό το ιδιωτικό κλειδί του κατόχου που
ανταποκρίνεται στο ενσωματωμένο στο πιστοποιητικό δημόσιο κλειδί να
χρησιμοποιήθηκε χωρίς τη συγκατάθεση του κατόχου.
3. Κατόπιν αίτησης δικαστικών αρχών σε περίπτωση προκαταρκτικής εξέτασης,
προανάκρισης ή κύριας ανάκρισης.
4. Σε περίπτωση που απόφαση ασφαλιστικών μέτρων ή προσωρινή διαταγή
διατάσσει την αναστολή ισχύος, ύστερα από κοινοποίηση της σχετικής
απόφασης ή της διαταγής στον Π.Υ.Ε.
Ο πάροχος ενημερώνει τον κάτοχο του εγκεκριμένου πιστοποιητικού

αμέσως μετά από την αναστολή ισχύος, η οποία καταχωρίζεται στη βάση δεδομένων
που τηρεί ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης.
Η χρήση του εγκεκριμένου πιστοποιητικού μετά από την ημερομηνία
έναρξης ισχύος της αναστολής συνεπάγεται την ακυρότητα των ηλεκτρονικών
17Όπως είναι το Π.Σ. Μητρώου Δελτίων Αστυνομικών Ταυτοτήτων και Π.Σ. Μητρώου Διαβατηρίων (ΕΛ.ΑΣ.), τα
Π.Σ. Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου, Π.Σ. φορέων που εκδίδουν δελτία ταυτότητας στελεχών Ενόπλων
Δυνάμεων και Σωμάτων Ασφαλείας και Π.Σ.Μητρώου Πολιτών Υπουργείου Εσωτερικών (αρ.57, Ν4727/2020 όπως
τροποποιήθηκε και ισχύει).
54 |
υπογραφών ή των ηλεκτρονικών σφραγίδων που τέθηκαν για όσο χρονικό

διάστημα διαρκεί η αναστολή. Το εγκεκριμένο πιστοποιητικό, η ισχύς του οποίου
έχει ανασταλεί, έχει ως συνέπεια την προσωρινή μη ισχύ του πιστοποιητικού για όσο
χρονικό διάστημα διαρκεί η αναστολή.
Η αναστολή ισχύς εγκεκριμένου πιστοποιητικού αίρεται είτε κατόπιν
αίτησης ενός εκ των προσώπων που αιτήθηκαν την αναστολή (κάτοχος ή ΕΕΤΤ) και με
την καταχώριση αυτής στη βάση δεδομένων που τηρεί ο Π.Υ.Ε., είτε σε περίπτωση
ανάκλησης ή παύσης ισχύος της απόφασης ασφαλιστικών μέτρων ή της προσωρινής
διαταγής που διέταξε την αναστολή ισχύος, είτε σε περίπτωση έκδοσης δικαστικής
απόφασης, οπότε κατά περίπτωση το πιστοποιητικό διατηρεί την ισχύ του ή
ανακαλείται.
3. Ανάκληση και λήξη ισχύος πιστοποιητικού:
Σύμφωνα με το άρθρο 55, ν.4727/2020 η ισχύς του πιστοποιητικού λήγει:

α) με την παρέλευση της ημερομηνίας λήξης που αναγράφεται πάνω σε αυτό, ή β)
κατόπιν ανάκλησης του πιστοποιητικού.
Η ανάκληση ενός εγκεκριμένου πιστοποιητικού από τον Π.Υ.Ε. πρέπει να
πραγματοποιείται άμεσα στις εξής περιπτώσεις:
1. Κατόπιν αίτησης του κατόχου του εγκεκριμένου πιστοποιητικού ή του νομίμως
εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.
2. Εφόσον διαπιστωθεί από την Ε.Ε.Τ.Τ. ότι το εγκεκριμένο πιστοποιητικό περιέχει
ψευδείς ή ανακριβείς πληροφορίες ως προς τις απαιτήσεις του Κανονισμού (ΕΕ)
910/2014.
3. Σε περίπτωση εγκεκριμένου πιστοποιητικού η έκδοση του οποίου βασίστηκε σε
ψευδείς ή ανακριβείς πληροφορίες.
4. Σε περίπτωση τερματισμού των εργασιών του Π.Υ.Ε., εκτός εάν, πριν την
ημερομηνία παύσης των εργασιών, άλλος εγκεκριμένος Π.Υ.Ε. αναλάβει τη
συνέχιση της λειτουργίας του μέρους της υπηρεσίας που απαιτείται.
5. Σε περίπτωση απώλειας της δικαιοπρακτικής ικανότητας, κήρυξης σε αφάνεια ή
σε περίπτωση θανάτου του κατόχου του εγκεκριμένου πιστοποιητικού, εάν
πρόκειται για φυσικό πρόσωπο, ή σε περίπτωση λύσης ή κήρυξης σε πτώχευση,
εάν πρόκειται για νομικό πρόσωπο. Σε κάθε περίπτωση, το πιστοποιητικό
δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής και το πιστοποιητικό δημιουργίας
ηλεκτρονικής σφραγίδας είναι αμεταβίβαστα.
6. Σε περίπτωση που τελεσίδικη δικαστική απόφαση διατάσσει την ανάκληση,
ύστερα από κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον πάροχο υπηρεσιών
εμπιστοσύνης.
7. Αν από τη σύμβαση μεταξύ του παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης και του
κατόχου του εγκεκριμένου πιστοποιητικού απορρέει σχετική προς τούτο
υποχρέωση ή δικαίωμα ενός εκ των συμβαλλομένων μερών.
55 |
8. Σε περίπτωση που υφίστανται σοβαρές ενδείξεις ότι τα δεδομένα δημιουργίας

ηλεκτρονικής υπογραφής ή ηλεκτρονικής σφραγίδας του κατόχου του
εγκεκριμένου πιστοποιητικού έχουν γίνει γνωστά ή χρησιμοποιούνται από
τρίτους.
9. Σε περίπτωση κατά την οποία τα δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής
υπογραφής ή ηλεκτρονικής σφραγίδας του παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης
έχουν γίνει γνωστά σε τρίτους.
10. Σε κάθε περίπτωση κατά την οποία στοιχεία που περιλαμβάνονται στο
εγκεκριμένο πιστοποιητικό τροποποιηθούν.
Ο πάροχος ενημερώνει τον κάτοχο του εγκεκριμένου πιστοποιητικού

αμέσως μετά από την ανάκληση, η οποία καταχωρίζεται στη βάση δεδομένων που
τηρεί ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης. Εγκεκριμένο πιστοποιητικό που έχει
ανακληθεί δεν είναι δυνατόν να επανατεθεί σε ισχύ. Η ανάκληση εγκεκριμένου
πιστοποιητικού συνεπάγεται την αυτοδίκαιη ακυρότητα των ηλεκτρονικών
υπογραφών ή των ηλεκτρονικών σφραγίδων που τέθηκαν μετά την ημερομηνία
της ανάκλησης.
Σημειωτέο ότι κάθε πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης τηρεί τουλάχιστον
σε ηλεκτρονική μορφή Αρχείο με το σύνολο των πληροφοριών σχετικά με τα
εγκεκριμένα πιστοποιητικά που εκδίδει ή/και διαχειρίζεται, και ιδίως στοιχεία για τον
χρόνο έκδοσης, ακύρωσης/ανάκλησης ή αναστολής και λήξης αυτών προκειμένου να
καθίσταται δυνατή η επιβεβαίωση της ορθότητας και της ακρίβειάς τους (αρ.12,
Κανονισμού Παροχής Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης ΦΕΚ Β΄ 4396/14.12.2017).
Στο παρακάτω σχήμα αποτυπώνεται ο κύκλος ζωής ενός ψηφιακού πιστοποιητικού
στο πλαίσιο μιας ΥΔΚ.
Εικόνα 1.23: Κύκλος ζωής ψηφιακών πιστοποιητικών
56 |
Παράδειγμα: Η Υποδομή Δημοσίου Κλειδιού της Αρχής Πιστοποίησης του

Ελληνικού Δημοσίου
Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα υποδομής δημοσίου κλειδιού
αποτυπώνεται στον Κανονισμό Πιστοποίησης της ΑΠΕΔ (ΦΕΚ 799Β΄/09.06.2010 και
ΦΕΚ 3320Β΄/ 27.12.2013) όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει18 κατά τη χρονική στιγμή
συγγραφής του παρόντος.
Σύμφωνα με το άρθρο 58, ν.4727/2020 (όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει)
η Αρχή Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (Α.Π.Ε.Δ.) αποτελεί τον πάροχο
υπηρεσιών εμπιστοσύνης του Ελληνικού Δημοσίου και είναι αρμόδια για την έκδοση
και διαχείριση πιστοποιητικών για την παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης σε όλους
τους φορείς του δημοσίου τομέα, καθώς και σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές
οντότητες.
Η ΑΠΕΔ δύναται να παρέχει εγκεκριμένες και μη εγκεκριμένες υπηρεσίες
εμπιστοσύνης. Ο Κανονισμός Πιστοποίησης της Α.Π.Ε.Δ. καθορίζει τους όρους για την
παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης, ορίζει ποιες υπηρεσίες εμπιστοσύνης
(εγκεκριμένες ή μη) παρέχει η Α.Π.Ε.Δ. και ρυθμίζει κάθε θέμα που αφορά στην
παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης και τη συμμόρφωση με το ισχύον κανονιστικό
πλαίσιο19.
Η δομή της Α.Π.Ε.Δ. περιλαμβάνει την Πρωτεύουσα Αρχή Πιστοποίησης, τις
Υποκείμενες Αρχές Πιστοποίησης, τις Αρχές Εγγραφής και τα Εντεταλμένα Γραφεία.
Η Πρωτεύουσα Αρχή Πιστοποίησης είναι αρμόδια για την πιστοποίηση, τον
καθορισμό των κατευθύνσεων και τον συντονισμό των φορέων του δημόσιου τομέα,
οι οποίοι αποτελούν τις Υποκείμενες Αρχές Πιστοποίησης. Με την επιφύλαξη των
διατάξεων που ισχύουν για την εθνική άμυνα και ασφάλεια, η Γενική Γραμματεία
Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου
Ψηφιακής Διακυβέρνησης ασκεί τις αρμοδιότητες της Πρωτεύουσας Αρχής
Πιστοποίησης.
Οι Υποκείμενες Αρχές Πιστοποίησης είναι αρμόδιες για την παροχή
υπηρεσιών εμπιστοσύνης. Στο πλαίσιο αυτό, είναι υπεύθυνες για τον κύκλο ζωής των
εγκεκριμένων πιστοποιητικών, όπως την έκδοση, την αναστολή ισχύος, την ανάκληση
και την ανανέωση αυτών.
Οι Αρχές Εγγραφής αναφέρονται στις Υποκείμενες Αρχές Πιστοποίησης και
είναι αρμόδιες για τον έλεγχο των αιτήσεων έκδοσης, αναστολής ισχύος, ανάκλησης
και ανανέωσης πιστοποιητικών και των εγγραφών των τελικών χρηστών.
18Ο ισχύων κατά τη χρονική στιγμή συγγραφής του παρόντος (15/12/2021) κανονισμός πιστοποίησης της ΑΠΕΔ
βρίσκεται στο https://www.aped.gov.gr/images/Certification-Regulation.pdf
19 Σύμφωνα με το άρθρο 107§37, ν.4727/2020 ο Κανονισμός Πιστοποίησης της Α.Π.Ε.Δ. εκδίδεται και
τροποποιείται με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

57 |
Τέλος, τα Εντεταλμένα Γραφεία αναφέρονται στις Αρχές Εγγραφής και είναι

αρμόδια για την παραλαβή των αιτήσεων έκδοσης, αναστολής ισχύος, ανάκλησης και
ανανέωσης.
Η ταυτοποίηση των τελικών χρηστών για την έκδοση πιστοποιητικού
υπηρεσίας εμπιστοσύνης γίνεται είτε από τα Εντεταλμένα Γραφεία είτε από τις Αρχές
Εγγραφής, που με κατάλληλα μέσα προβαίνουν σε εξακρίβωση της ταυτότητας και
των ειδικών χαρακτηριστικών των αιτούντων. Οι Αρχές Εγγραφής ή τα Εντεταλμένα
Γραφεία δύνανται να παρέχουν υπηρεσίες ταυτοποίησης και σε άλλους παρόχους
υπηρεσιών εμπιστοσύνης πλην της ΑΠΕΔ.
Κατά τη χρονική στιγμή συγγραφής του παρόντος η ιεραρχία της υποδομής
δημοσίου κλειδιού της ΑΠΕΔ διαμορφώνεται ως εξής:
Εικόνα 1.24: Ιεραρχία Υποδομής Δημοσίου Κλειδιού Α.Π.Ε.Δ.
58 |
1.2.4 Οι έννοιες της ηλεκτρονικής, της προηγμένης και της εγκεκριμένης

ηλεκτρονικής υπογραφής
Η προώθηση των ηλεκτρονικών υπογραφών αποτέλεσε τα τελευταία χρόνια

σημαντική πολιτική της Ε.Ε., ως βασική προϋπόθεση για τη μείωση της
γραφειοκρατίας και την εξασφάλιση εμπιστοσύνης στις συναλλαγές. Με τον
Ευρωπαϊκό Κανονισμό eIDAS οι ηλεκτρονικές υπογραφές ισχυροποιήθηκαν και
τέθηκαν οι βάσεις για την υποχρεωτική αναγνώρισή τους σε συμφωνίες μεταξύ
οντοτήτων από διαφορετικές χώρες της Ένωσης.
Οι ορισμοί που θέτει ο eIDAS (άρθρο 3 περ.25,26,27) και κατ’αναλογία ο
ν.4727/2020 (άρθρο 2 περ.20, 35, 49) για τις ηλεκτρονικές υπογραφές κλιμακώνονται
από την απλή ηλεκτρονική υπογραφή, στην προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (οι
οποίες υφίσταντο ως έννοιες και σε προηγούμενα νομοθετήματα, που σήμερα έχουν
καταργηθεί, όπως η Οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του
Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές και το π.δ.
150/2001 που ενσωμάτωνε την εν λόγω Οδηγία στον ελληνικό δίκαιο) και εντέλει
εισάγει για πρώτη φορά την έννοια της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής.
Αναλυτικότερα:
Ηλεκτρονική υπογραφή (electronic signature): είναι δεδομένα σε

ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά
δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική
μορφή και τα οποία χρησιμοποιούνται από τον υπογράφοντα για να
υπογράφει.
Ο ορισμός της ηλεκτρονικής υπογραφής είναι πολύ γενικός και υπό την ευρεία έννοια
ορίζει τι θα μπορούσε να συνιστά υπογραφή σε ψηφιακούς όρους.
Αναδιατυπώνοντας το βασικό αυτό ορισμό θα ορίζαμε ότι η ηλεκτρονική
υπογραφή είναι δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, που επισυνάπτονται ή συνδέονται
λογικά με άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα, δηλαδή με ένα περιεχόμενο που έχει
αποθηκευτεί σε ηλεκτρονική μορφή και ειδικότερα ως κείμενο ή με ηχητική, οπτική
ή οπτικοακουστική εγγραφή και χρησιμοποιείται από τον υπογράφοντα με πρόθεση
να «υπογράψει» τα δεδομένα.
Ένα παράδειγμα «ηλεκτρονικής» υπογραφής χωρίς περαιτέρω
εξειδίκευση του όρου θα μπορούσε να είναι απλώς μια εικόνα
μιας χειρόγραφης υπογραφής που γίνεται με μία γραφίδα σε ένα
touchpad (επιφάνεια αφής) ή μια σκαναρισμένη ιδιόχειρη
υπογραφή η οποία συνοδεύει ένα ηλεκτρονικό έγγραφο.
Μιας τέτοιας μορφής «ηλεκτρονική» υπογραφή δεν έχει καμία αξιοπιστία,
καθώς δεν ταυτοποιεί τον υπογράφοντα και δεν εξασφαλίζει ότι παραμένει
59 |
αναλλοίωτο το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού εγγράφου που συνοδεύει, το οποίο

είναι και το βασικό ζητούμενο κατά τη χρήση μιας ηλεκτρονικής υπογραφής.
Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (advanced electronic signature): ηλεκτρονική

υπογραφή που πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:
✓ συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα,
✓ είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,
✓ δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής
υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό
εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και
✓ συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με
αυτή, κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε
επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων.
Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (qualified electronic signature):

προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή που δημιουργείται από εγκεκριμένη
διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής και η οποία βασίζεται σε
εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής.
Στο ακόλουθο σχήμα απεικονίζεται συγκριτικά η ασφάλεια και αποδεικτική ισχύς των
τριών ειδών ηλεκτρονικών υπογραφών:
Εικόνα 1.25: Επίπεδα ασφάλειας ηλεκτρονικών υπογραφών
60 |
Συνεπώς η έννοια της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής εμπεριέχει

την έννοια της προηγμένης με πρόσθετα απαιτούμενα σύμφωνα με τα παραρτήματα
Ι και ΙΙ του eIDAS:
Ι. την ύπαρξη εγκεκριμένης διάταξης δημιουργίας υπογραφής (π.χ. usb token, smart
card ή απομακρυσμένη διάταξη δημιουργίας υπογραφής), η οποία με κατάλληλα
τεχνικά και διαδικαστικά μέσα διασφαλίζει:
a. την εμπιστευτικότητα των δεδομένων δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής
που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία της ηλεκτρονικής υπογραφής
b. ότι τα δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής που
χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία της ηλεκτρονικής υπογραφής μπορούν
να προκύψουν στην πράξη μία μόνο φορά
c. ότι τα δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιούνται
για τη δημιουργία ηλεκτρονικής υπογραφής δεν μπορούν, με εύλογη
βεβαιότητα, να είναι παράγωγα και ότι η ηλεκτρονική υπογραφή
προστατεύεται με τρόπο αξιόπιστο από πλαστογραφία με τη χρήση της
τρέχουσας τεχνολογίας
d. ότι τα δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιούνται
για τη δημιουργία ηλεκτρονικής υπογραφής μπορούν να προστατεύονται
κατά τρόπο αξιόπιστο από τον νόμιμο υπογράφοντα έναντι της
χρησιμοποίησης τους από τρίτους (Παράρτημα ΙI eIDAS)
ΙΙ. την ύπαρξη εγκεκριμένου πιστοποιητικού ηλεκτρονικής υπογραφής το οποίο

περιέχει:
a. ένδειξη, ότι το πιστοποιητικό έχει εκδοθεί ως εγκεκριμένο πιστοποιητικό
b. ένα σύνολο δεδομένων που αντιπροσωπεύουν αναμφίσημα τον εγκεκριμένο
πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης ο οποίος έχει εκδώσει το εγκεκριμένο
πιστοποιητικό
c. το όνομα του υπογράφοντος
d. δεδομένα επικύρωσης ηλεκτρονικής υπογραφής που αντιστοιχούν στα
δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής
e. την έναρξη και τη λήξη της περιόδου ισχύος του πιστοποιητικού
f. τον κωδικό ταυτότητας του πιστοποιητικού, ο οποίος πρέπει να είναι
μοναδικός για τον εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης
g. την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή την προηγμένη ηλεκτρονική
σφραγίδα του εκδίδοντος εγκεκριμένου ΠΥΕ
h. την τοποθεσία όπου διατίθεται δωρεάν το πιστοποιητικό το οποίο
τεκμηριώνει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή την προηγμένη
ηλεκτρονική σφραγίδα του Π.Υ.Ε.
61 |
i. τον ιστότοπο από όπου μπορούν να αντληθούν πληροφορίες σχετικά με το

καθεστώς ισχύος του εγκεκριμένου πιστοποιητικού κ.λπ. (Παράρτημα Ι eIDAS).
Κατόπιν των ανωτέρω, οι βασικές διαφορές μεταξύ προηγμένης και

εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής συνοψίζονται στον πίνακα που ακολουθεί:
ΔΙΑΦΟΡΕΣ
Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή
Δεν απαιτεί ειδική συσκευή δηλαδή Η Εγκεκριμένη Διάταξη Δημιουργίας

εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας Υπογραφής (ΕΔΔΥ) μπορεί να είναι είτε:
υπογραφής (π.χ.USΒ Token). -USB Token ειδικό για την διαδικασία.
-Κάρτα με καρταναγνώστη για σύνδεση
στον υπολογιστή.
-Κεντρική συσκευή που διατηρεί
απομακρυσμένα τα ιδιωτικά κλειδιά16
των χρηστών.
Το ιδιωτικό κλειδί20 του χρήστη που Το ιδιωτικό κλειδί16 του χρήστη που
απαιτείται για την δημιουργία της απαιτείται για την δημιουργία της
υπογραφής, αποθηκεύεται στον υπογραφής, αποθηκεύεται σε
υπολογιστή. Άρα η ασφάλεια της εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας
στηρίζεται μόνο σε κάτι που γνωρίζει ο υπογραφής (ΕΔΔΥ). Άρα η ασφάλεια της
χρήστης (PIN). στηρίζεται αφενός σε κάτι που γνωρίζει
μόνο ο χρήστης (PIN) και αφετέρου σε
κάτι που έχει στην κατοχή του (ΕΔΔΥ).
Δεν έχει ισχύ ιδιόχειρης υπογραφής. Έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την
ιδιόχειρη υπογραφή.
Υπάρχουν δύο παραλλαγές της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής

ανάλογα με τον τύπο της εγκεκριμένης διάταξης δημιουργίας ηλεκτρονικής
υπογραφής (Ε.Δ.Δ.Υ.):
1. Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή με χρήση USB Token ή κάρτα με
καρταναγνώστη : σε αυτή την περίπτωση το ιδιωτικό κλειδί του χρήστη
αποθηκεύεται στο usb token ή την κάρτα. Η πρόσβαση στο ιδιωτικό κλειδί
20Η έννοια του ιδιωτικού κλειδιού θα αποσαφηνισθεί στη συνέχεια στην υποενότητα της δημιουργίας
62 |
γίνεται με προσωπικό αριθμό αναγνώρισης (Personal Number Identification -

PIN).
2. Εξ’ Αποστάσεως ή «Άυλη» Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή: σε αυτή την

περίπτωση το ιδιωτικό κλειδί του χρήστη αποθηκεύεται σε κεντρική συσκευή
που τηρεί ο πάροχος ηλεκτρονικών υπογραφών. Η πρόσβαση σε αυτή γίνεται
με OTP (one time password) που στέλνεται μέσω κινητού ή μέσω του
υπηρεσιακού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail).
Και στις δύο περιπτώσεις, η υπογραφή έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την
ιδιόχειρη υπογραφή όμως το πλεονέκτημα της εξ’αποστάσεως ή άυλης
εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής είναι ότι δίνει τη δυνατότητα στον κάτοχο
της να υπογράφει ένα έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή από κάθε τύπου συσκευή
(Η/Υ, tablet, smartphone) έχοντας απλά πρόσβαση στο διαδίκτυο και χωρίς να
απαιτείται α) η κατοχή ατομικής Ασφαλούς Διάταξης Δημιουργίας Υπογραφής (usb
token ή smartcard), β) η εγκατάσταση επιπλέον ειδικού λογισμικού και γ) η
πρόσβαση σε ηλεκτρονικό υπολογιστή με usb θύρα. Η πρόσβαση του υπογράφοντος
στο ιδιωτικό του κλειδί, που είναι αποθηκευμένο απομακρυσμένα σε κεντρική
συσκευή γίνεται με τεχνική ισχυρής αυθεντικοποίησης δύο παραγόντων (two factor
authentication) δηλαδή α) με χρήση ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης
(username , password) και β) με χρήση του OTP (one time password) το παράγεται
αυτόματα από ειδική εφαρμογή στο κινητό του τηλέφωνο (smartphone) ή
αποστέλλεται αυτοματοποιημένα στο υπηρεσιακό του email.
Εικόνα 1.26: Διαδικασία εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής.
Μεταξύ της άυλης/απομακρυσμένης εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και της
εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής με χρήση usb token (ή κάρτας-
καρταναγνώστη) ποια κατά τη γνώμη σας είναι προτιμητέα; Αναλύστε τους λόγους.
63 |
1.2.5 Δημιουργία και επαλήθευση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
Εμβαθύνοντας περαιτέρω στην έννοια της ηλεκτρονικής υπογραφής και

αποκωδικοποιώντας τα προβλεπόμενα στον eIDAS θα αναδείξουμε στη συνέχεια
τους τρόπους με τους οποίους η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή εξασφαλίζει την
απαιτούμενη ασφάλεια στις ηλεκτρονικές συναλλαγές.
Ειδικότερα, η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή:
1. Εγγυάται ότι τα δεδομένα που φέρει το ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο
δεν έχουν υποστεί τροποποίηση ή αλλοίωση (ακεραιότητα/integrity).
2. Εγγυάται την ταυτότητα του υπογράφοντος (αυθεντικότητα/authentication).
3. Ο υπογράφων δεν δύνανται εκ των υστέρων να αποδείξει ότι δεν υπέγραψε το
έγγραφο και να αποποιηθεί τις ευθύνες του (μη αποκήρυξη ευθύνης/ non-
repudiation).
1.2.5.1 Διαδικασία Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Υπογραφής
Η ανάγκη για εμπιστευτικότητα (confidentiality) σε μια ηλεκτρονική

συναλλαγή ικανοποιείται με την κρυπτογραφία δημοσίου κλειδιού. Η γενική
φιλοσοφία της κρυπτογραφίας είναι ότι ο αποστολέας, χρησιμοποιώντας κάποια
μαθηματική συνάρτηση μετατρέπει το αρχικό κείμενο σε μορφή μη κατανοητή για
οποιονδήποτε τρίτο (κρυπτογραφημένο κείμενο ή κρυπτοκείμενο). Ο παραλήπτης,
έχοντας γνώση του τρόπου κρυπτογράφησης (αλγόριθμου κρυπτογράφησης),
αποκρυπτογραφεί το κείμενο στην αρχική του μορφή. Το μήνυμα παραμένει
εμπιστευτικό μέχρι να αποκρυπτογραφηθεί21.
Όταν ένα φυσικό πρόσωπο αποκτά εγκεκριμένο πιστοποιητικό
ηλεκτρονικής υπογραφής από κάποια Αρχή Πιστοποίησης (εγκεκριμένο πάροχο
υπηρεσιών εμπιστοσύνης) συνδέεται η «ταυτότητά» του με ένα ζεύγος
κρυπτογραφικών κλειδιών : το δημόσιο κλειδί, που είναι δημόσια διαθέσιμο από
την Αρχή Πιστοποίησης και το ιδιωτικό κλειδί, το οποίο είναι μυστικό και βρίσκεται
αποθηκευμένο στην εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας υπογραφής του χρήστη
(Ε.Δ.Δ.Υ.) δηλαδή σε ένα usb token ή σε smart card ή απομακρυσμένα σε κάποια
κεντρική συσκευή.
21 Πηγή: https://www.eett.gr/opencms/opencms/EETT/Electronic_Communications/DigitalSignatures/IntroEsign.html
64 |
Εικόνα 1.27: Δημόσιο Κλειδί
Τα δύο αυτά κλειδιά είναι συμπληρωματικά το ένα του άλλου με την έννοια
ότι όταν ένα ηλεκτρονικό αρχείο κρυπτογραφείται με το ιδιωτικό κλειδί ενός χρήστη
μπορεί να αποκρυπτογραφηθεί μόνο με το δημόσιο κλειδί του ίδιου χρήστη και το
αντίστροφο. Το γεγονός αυτό σε συνδυασμό με την αδιαμφισβήτητη συσχέτιση του
εν λόγω ζεύγους κλειδιών με την ταυτότητα του υπογράφοντος από την Αρχή
Πιστοποίησης (έμπιστη τρίτη οντότητα) εξασφαλίζει την αυθεντικοποίηση της
ταυτότητας του υπογράφοντος, αλλά και τη μη αποποίηση της ευθύνης του
υπογράφοντος. Σημειωτέο ότι παρόλο που τα δύο κλειδιά έχουν μια σύνθετη
μαθηματική σχέση μεταξύ τους είναι αδύνατο να μπορέσει να παραχθεί το ιδιωτικό
κλειδί του χρήστη από το κοινώς διαθέσιμο δημόσιο και άρα η διαδικασία παρέχει
όλα τα απαιτούμενα εχέγγυα ασφάλειας.
Το ιδιωτικό κλειδί χρησιμοποιείται στο στάδιο της δημιουργίας της
ηλεκτρονικής υπογραφής (κρυπτογράφηση, δηλαδή μετατροπή ενός ηλεκτρονικού
αρχείου σε ακατάληπτη μορφή) και το δημόσιο κλειδί στο στάδιο της επαλήθευσής
της (αποκρυπτογράφηση, δηλαδή επαναφορά ενός ηλεκτρονικού αρχείου στην
αρχική προ κρυπτογράφησης μορφή).
65 |
Εικόνα 1.28: Κρυπτογράφηση και αποκρυπτογράφηση κειμένου
Κατά τη δημιουργία όμως της ηλεκτρονικής υπογραφής αυτό που

κρυπτογραφείται (γίνεται ακατάληπτο) από τον Ηλεκτρονική Υπολογιστή δεν είναι το
περιεχόμενο του ίδιου του ηλεκτρονικού εγγράφου, αλλά η «σύνοψή22» του
(fingerprint ή message digest), η οποία είναι μία σειρά από ψηφία (bits) σταθερού
μεγέθους, είναι μοναδική για κάθε έγγραφο και αναπαριστά «συνοπτικά» τα αρχικά
δεδομένα από τα οποία παράχθηκε αποτελώντας εντέλει ένα ψηφιακό αποτύπωμα
των αρχικών -μεγαλύτερου μεγέθους- δεδομένων.
Το χαρακτηριστικό της σύνοψης είναι ότι αποτυπώνει τόσο πιστά το αρχικό
ηλεκτρονικό έγγραφο, ώστε οποιαδήποτε μεταβολή σε αυτό όσο επουσιώδης και αν
είναι (ακόμα και αν πρόκειται για την προσθήκη ενός κενού διαστήματος)
συνεπάγεται την παραγωγή διαφορετικής σύνοψης. Το γεγονός αυτό εξασφαλίζει,
όπως θα δούμε και παρακάτω, ότι δεν είναι δυνατόν να πραγματοποιηθεί
οποιαδήποτε μη ανιχνεύσιμη τροποποίηση σε ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο
έγγραφο και εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου.
22Στη διαδικασία της δημιουργίας και επαλήθευσης της υπογραφής εμπλέκεται και η έννοια της συνάρτησης
κατακερματισμού ή κατατεμαχισμού (one way hash function), με την εφαρμογή της οποίας παράγεται η σύνοψή
του εγγράφου, δηλαδή μία σειρά ψηφίων συγκεκριμένου πάντα μήκους ανεξαρτήτως τους μεγέθους του αρχικού
αρχείου. Η συνάρτηση κατακερματισμού είναι μονόδρομη διότι από τη σύνοψη, που δημιουργεί, είναι
υπολογιστικά αδύνατον κάποιος να εξάγει το αρχικό μήνυμα. Επειδή είναι σχεδόν απίθανο δύο μηνύματα να
έχουν την ίδια σύνοψη αυτό συνεπάγεται ότι αν το μήνυμα του αποστολέα έχει κάποια συγκεκριμένη σύνοψη
και το μήνυμα που λάβει ο παραλήπτης (χρησιμοποιώντας την ίδια συνάρτηση κατακερματισμού) παράγει
διαφορετική σύνοψη, τότε το μήνυμα κατά τη μετάδοσή του έχει αλλοιωθεί (μη ακεραιότητα). Οποιαδήποτε
αλλαγή σε ένα μήνυμα συνεπάγεται και τη δημιουργία διαφορετικής σύνοψης.
https://www.eett.gr/opencms/opencms/EETT/Electronic_Communications/DigitalSignatures/IntroEsign.html
66 |
Εικόνα 1.29: «Σύνοψη» εγγράφου
Συνοψίζοντας, η διαδικασία που επιτελείται στο παρασκήνιο κατά τη

δημιουργία της ηλεκτρονικής υπογραφής χωρίς να γίνεται αντιληπτή από το χρήστη
είναι η εξής:
α) ο Η/Υ υπολογίζει τη σύνοψη του αρχικού εγγράφου,
β) η σύνοψη που προκύπτει κρυπτογραφείται με τη χρήση του ιδιωτικού κλειδιού
του υπογράφοντος και στη συνέχεια επισυνάπτεται στο αρχικό ηλεκτρονικό
έγγραφο, το περιεχόμενο του οποίου παραμένει αναλλοίωτο.
Συνεπώς, η ηλεκτρονική υπογραφή είναι η

κρυπτογραφημένη -με τη χρήση του ιδιωτικού κλειδιού
του υπογράφοντος- σύνοψη του αρχικού εγγράφου, η
οποία «συνοδεύει» το αρχικό έγγραφο.
Κατ’ επέκταση, γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι η ηλεκτρονική υπογραφή ενός

φυσικού προσώπου επί ενός εγγράφου Α είναι διαφορετική από την ηλεκτρονική
υπογραφή του ίδιου φυσικού προσώπου επί ενός άλλου εγγράφου Β, επειδή η
σύνοψη των δύο εγγράφων είναι διαφορετική. Αυτή η άρρηκτη σύνδεση της
ηλεκτρονικής υπογραφής με το περιεχόμενο του μηνύματος που υπογράφει καθιστά
δυνατή την υποστήριξη της ακεραιότητας των δεδομένων, δηλαδή, της διασφάλισης
67 |
ότι δεν έχουν παραποιηθεί τα δεδομένα κατά τη μεταφορά τους μέχρι τον τελικό
παραλήπτη.
Εικόνα 1.30: Διαδικασία δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής
1.2.5.2 Διαδικασία επαλήθευσης εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
Οποιοσδήποτε παραλήπτης ηλεκτρονικού εγγράφου που φέρει

εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να την επαληθεύσει ανοίγοντας το
ηλεκτρονικό έγγραφο με το ανάλογο λογισμικό π.χ. ένα υπογεγραμμένο pdf με το
πρόγραμμα Acrobat Reader (πρόσφατης έκδοσης). Το ψηφιακό πιστοποιητικό, στο
οποίο βασίζεται η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή φέρει ένα πλήθος
πληροφοριών στις οποίες αποκτά πρόσβαση ο Η/Υ (π.χ. βρίσκει το δημόσιο κλειδί
του υπογράφοντος, τη συνάρτηση κατακερματισμού που έχει χρησιμοποιηθεί για την
παραγωγή της σύνοψης, τη διάρκεια ισχύος του πιστοποιητικού, τον ιστότοπο στον
οποίο είναι αναρτημένη η λίστα ανακληθέντων πιστοποιητικών για να ελέγξει την
ισχύ του κ.α.). Η διαδικασία που πραγματοποιείται στο παρασκήνιο από τον
ηλεκτρονικό υπολογιστή χωρίς να γίνεται αντιληπτή από το χρήστη είναι η εξής:
[1] χρησιμοποιείται το δημόσιο κλειδί του υπογράφοντος για την
αποκρυπτογράφηση της ψηφιακής υπογραφής (δηλαδή της κρυπτογραφημένης -με
το ιδιωτικό κλειδί του υπογράφοντος- σύνοψης του αρχικού εγγράφου) και με αυτό
τον τρόπο ανακτά τη σύνοψη του αρχικού κειμένου [Α],
[2] εφαρμόζεται στο αρχικό έγγραφο η ίδια συνάρτηση κατακερματισμού για την
παραγωγή της σύνοψης του αρχικού εγγράφου [Β],
68 |
[3] συγκρίνονται οι δύο συνόψεις [Α] και [Β] μεταξύ τους για να διαπιστωθεί αν είναι
ίδιες.
Εικόνα 1.31: Διαδικασία επαλήθευσης ηλεκτρονικής υπογραφής
Αν οι δύο συνόψεις είναι ίδιες επιβεβαιώνεται :
Ι. η ακεραιότητα του εγγράφου αφού αυτό δεν έχει τροποποιηθεί μετά την
τοποθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής
ΙΙ. η αυθεντικότητα του εγγράφου και η μη αποκήρυξη ευθύνης του

υπογράφοντος, αφού επετεύχθη η κρυπτογράφηση-αποκρυπτογράφηση με το
ζεύγος κλειδιών του ίδιου προσώπου για το οποίο πρόσωπο η Αρχή Πιστοποίησης,
που εξέδωσε το ψηφιακό του πιστοποιητικό, εγγυάται την ταυτότητά του.
Ακολουθεί παράδειγμα επαλήθευσης ηλεκτρονικής υπογραφής που
αναδεικνύει ότι η ψηφιακή υπογραφή κατ’ουσίαν δεν είναι απλώς μια «εικόνα»
πάνω στο έγγραφο, αλλά ένα ενεργό πεδίο, που, όταν επιλεγεί, αναδύεται νέο
παράθυρο με πληροφορίες σχετικά με την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής
και της ταυτότητας του υπογράφοντος και τη μη τροποποίηση (ακεραιότητα) του
εγγράφου.
69 |
1Ο Παράδειγμα επαλήθευσης εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
Ανοίγουμε το ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο με χρήση του ACROBAT

READER φροντίζοντας να είμαστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο23. Στο θαλασσί
πλαίσιο που εμφανίζεται στο πάνω μέρος του παραθύρου [1] αναφέρεται ότι όλες οι
υπογραφές που φέρει το έγγραφο είναι έγκυρες. Επιλέγοντας το πλαίσιο [2]
signature panel (πίνακας υπογραφής) ανοίγει αριστερά ένας πίνακας ηλεκτρονικών
υπογραφών [3], όπου αναγράφει πληροφορίες σχετικές με την ηλεκτρονική
υπογραφή του εγγράφου, ήτοι:
✓ Η υπογραφή είναι έγκυρη.

✓ Η πηγή εμπιστοσύνης (πάροχος πιστοποιητικού ηλεκτρονικής υπογραφής)
προέρχεται από τη λίστα εμπιστευμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης των
κρατών της Ε.Ε.
✓ Η εν λόγω εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι συμβατή με τις απαιτήσεις
του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014.
✓ Η ταυτότητα του υπογράφοντος είναι έγκυρη.
✓ Η υπογραφή περιλαμβάνει ενσωματωμένη χρονοσήμανση.
✓ Η υπογραφή έχει δημιουργηθεί από πρόγραμμα που υποστηρίζει τη δυνατότητα
μακροχρόνιας επαλήθευσης LTV (Long Term Validation). Πρακτικά αυτό σημαίνει
ότι η ηλεκτρονική υπογραφή του εγγράφου θα εμφανίζεται ως έγκυρη ακόμα και
μετά τη λήξη του ψηφιακού πιστοποιητικού στο οποίο βασίζεται.
Στη συνέχεια, επιλέγουμε το πεδίο της υπογραφής [4].
Εικόνα 1.32: Πίνακας υπογραφών
23
Εάν δεν έχουμε πρόσβαση στο διαδίκτυο δεν θα μπορέσει ο Η/Υ μας να αποκτήσει πρόσβαση στη λίστα των
ανακληθέντων πιστοποιητικών (certificate revocation list), ώστε να ελέγξει την ισχύ του ψηφιακού
πιστοποιητικού του υπογράφοντος και να επιβεβαιώσει την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής.
70 |
Αφού επιλέξουμε το πεδίο της υπογραφής αναδύεται παράθυρο με την

κατάσταση της επαλήθευσης της υπογραφής, που μας ενημερώνει ότι η υπογραφή
είναι έγκυρη αναφέροντας το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντος. Παράλληλα,
επιβεβαιώνεται ρητά ότι το έγγραφο δεν έχει τροποποιηθεί μετά την υπογραφή του
και ότι η ταυτότητα του υπογράφοντος είναι έγκυρη. Στο σημείο αυτό επιλέγουμε το
πεδίο Signature Properties για να αποκτήσουμε πρόσβαση σε περαιτέρω ιδιότητες
της ηλεκτρονικής υπογραφής.
Εικόνα 1.33: Κατάσταση επαλήθευσης υπογραφής.
Στην καρτέλα «Ιδιότητες Υπογραφής» εμφανίζονται και πάλι πληροφορίες

που υπήρχαν πριν στον «πίνακα υπογραφής» και στην «κατάσταση επαλήθευσης
υπογραφής», αλλά και πρόσθετες πληροφορίες όπως:
• Η χρονοσήμανση που έλαβε το έγγραφο από την ώρα του τοπικού σταθμού
εργασίας από τον οποίο υπογράφηκε [1].
• Την ασφαλή/πιστοποιημένη χρονοσήμανση (από χρονική πηγή ακριβείας
συνδεδεμένη με τη Συντονισμένη Παγκόσμια Ώρα) που έλαβε η ηλεκτρονική
υπογραφή τη στιγμή της δημιουργίας της, η οποία όπως βλέπουμε είναι
διαφορετική από τη χρονοσήμανση που έλαβε το έγγραφο από τον τοπικό
υπολογιστή [2].
• Ότι το πιστοποιητικό του υπογράφοντος είναι έγκυρο και δεν έχει ανακληθεί
[3].
71 |
Εικόνα 1.34: Ιδιότητες υπογραφής
Επιλέγοντας περαιτέρω την επιλογή “show signer’s certificate” αποκτούμε

πρόσβαση σε πληροφορίες του ψηφιακού πιστοποιητικού του υπογράφοντος.
Προβάλλοντας στην οθόνη το ψηφιακό πιστοποιητικό του υπογράφοντος και
την καρτέλα “Summary” (περίληψη) βρίσκουμε τα στοιχεία της Αρχής Πιστοποίησης
[1] που εν προκειμένω είναι η Byte (στο πλαίσιο του ΚΣΗΔΕ) και την έναρξη και λήξη
ισχύος του πιστοποιητικού [2]. Παράλληλα, βεβαιώνεται ότι το εν λόγω εγκεκριμένο
πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής είναι συμβατό με τις απαιτήσεις που
αναγράφονται στο Παράρτημα Ι του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014 [3] και ότι το
ιδιωτικό κλειδί που έχει συσχετισθεί με το συγκεκριμένο πιστοποιητικό είναι
αποθηκευμένο σε εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής [4].
72 |
Εικόνα 1.35: Προβολή πιστοποιητικού (περίληψη)
Προβάλλοντας την καρτέλα “Details” (λεπτομέρειες) αποκτούμε πρόσβαση σε

πληροφορίες (προαπαιτούμενα βάσει του Παραρτήματος Ι του Ευρωπαϊκού
Κανονισμού 910/2014) που αφορούν τον αλγόριθμο της υπογραφής, το δημόσιο
κλειδί με το οποίο έχει συσχετιστεί το συγκεκριμένο πιστοποιητικό, στοιχεία του
παρόχου του πιστοποιητικού, τον μοναδικό κωδικό ταυτότητας του πιστοποιητικού,
έναρξη και λήξη περιόδου ισχύος του πιστοποιητικού, την τοποθεσία από την οποία
μπορεί να αντληθεί η λίστα των ανακληθέντων πιστοποιητικών, τις πολιτικές του
πιστοποιητικού, τη συνάρτηση κατακερματισμού και τη σύνοψη του εγγράφου.
73 |
Εικόνα 1.36: Προβολή πιστοποιητικού (λεπτομέρειες)
Τέλος, προβάλλοντας την καρτέλα «Revocation» (ανάκληση) διαπιστώνουμε τη

χρονική στιγμή που έγινε ο έλεγχος ισχύος του πιστοποιητικού από τον ιστότοπο με
τη λίστα των ανακληθέντων πιστοποιητικών και το αποτέλεσμα του ελέγχου.
Εικόνα 1.37: Καρτέλα Ανάκληση
74 |
2Ο Παράδειγμα επαλήθευσης εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
Υπάρχει περίπτωση το πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε για να υπογράψουμε

ηλεκτρονικά ένα αρχείο να μην υποστηρίζει κατά τη δημιουργία της ηλεκτρονικής
υπογραφής τη δυνατότητα μακροχρόνιας επαλήθευσης υπογραφής LTV24 (Long
Term Validation). Αν δεν είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα LTV το αρχείο δεν
διατηρεί την πληροφορία (εγγραφή) της ισχύς του πιστοποιητικού τη χρονική στιγμή
δημιουργίας της υπογραφής, γι’αυτό και σε κάθε νέο άνοιγμα του αρχείου, από
διαφορετικό σταθμό εργασίας, επαληθεύεται εκ νέου -τη συγκεκριμένη εκείνη
χρονική στιγμή- η ισχύς του πιστοποιητικού εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής.
Σε αυτή την περίπτωση, εάν επιχειρήσουμε να ανοίξουμε το ηλεκτρονικό έγγραφο
μετά την λήξη της ισχύος του πιστοποιητικού θα διαπιστώσουμε ότι δεν είναι δυνατή
η επαλήθευση της υπογραφής, που φέρει, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:
Εικόνα 1.38: Προβολή πίνακα υπογραφών για ληγμένο πιστοποιητικό χωρίς LTV
24Το ΣΗΔΕ των Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης άρχισε να υποστηρίζει τη δυνατότητα LTV
κατά την ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων από 07/12/2021 και εντεύθεν.
75 |
Στη συγκεκριμένη περίπτωση, επειδή το πρόγραμμα με το οποίο υπεγράφη

το αρχείο δεν παρείχε τη δυνατότητα μακροχρόνιας επαλήθευσης και το
πιστοποιητικό έχει λήξει από 12/07/2021, δεν μπορεί πλέον να ελεγχθεί αν ήταν σε
ισχύ το ψηφιακό πιστοποιητικό τη στιγμή που δημιουργήθηκε η εγκεκριμένη
ηλεκτρονική υπογραφή. Εμφανίζεται λοιπόν σχετικό ενημερωτικό μήνυμα στον
πίνακα υπογραφών (signature panel), που αναγράφει ότι υπάρχει πρόβλημα με την
ηλεκτρονική υπογραφή, καθώς επίσης ότι:
• Είναι άγνωστη η εγκυρότητα της υπογραφής [1]

• Η πηγή εμπιστοσύνης (πάροχος πιστοποιητικού ηλεκτρονικής υπογραφής)
προέρχεται από τη λίστα εμπιστευμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης
των κρατών της Ε.Ε. [2]
• Η εν λόγω εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή είναι συμβατή με τις
απαιτήσεις του Ευρωπαϊκού Κανονισμού 910/2014 [3]
• Η ταυτότητα του υπογράφοντος δεν είναι έγκυρη γιατί έχει λήξει [4]
• Η υπογραφή περιλαμβάνει ενσωματωμένη χρονοσήμανση, η οποία δεν
μπορεί να επαληθευτεί [5] .
Ο λόγος που επιλέχθηκε το παρόν παράδειγμα ήταν η εξοικείωση με

μηνύματα που υποδηλώνουν σφάλμα στις υπογραφές, τα οποία όμως προκύπτουν
από τεχνικής φύσεως παραμέτρους και όχι από πραγματικό πρόβλημα στην ισχύ της
ηλεκτρονικής υπογραφής. Το γεγονός, δηλαδή, ότι το πρόγραμμα αδυνατεί να
ελέγξει την εγκυρότητα της υπογραφής, δεν σημαίνει ότι η υπογραφή δεν είναι όντως
έγκυρη.
Στις περιπτώσεις που διαπιστώνετε ότι δεν είναι ενεργοποιημένη η

δυνατότητα μακροχρόνιας επαλήθευσης, καθώς αναγράφει στο signature panel το
μήνυμα «signature is not LTV enabled», μπορείτε πολύ εύκολα να επαληθεύσετε
μακροχρόνια το έγγραφο (πριν λήξει το πιστοποιητικό του) με χρήση του acrobat
reader ως ακολούθως:
Στον πίνακα υπογραφών επιλέγουμε το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντος

με δεξί κλικ και από το μενού που αναδύεται επιλέγουμε «προσθήκη πληροφοριών
επαλήθευσης» (add verification information). Προστίθενται οι πληροφορίες
επαλήθευσης της ισχύς της υπογραφής με επιτυχία, κλείνουμε το έγγραφο
αποθηκεύοντάς το και όταν το ξανανοίξουμε θα δούμε πλέον ότι η ηλεκτρονική
υπογραφή έχει επαληθευθεί σε μακροχρόνια βάση (signature is LTV enabled).
76 |
Εικόνα 1.39: Long term validation
Κατεβάστε από τον ιστότοπο του Εθνικού Τυπογραφείου www.et.gr ένα ΦΕΚ, ανοίξτε
το με χρήση του προγράμματος Acrobat Reader (πρόσφατης έκδοσης) και
περιηγηθείτε στα σχετικά πεδία προκειμένου να ελέγξετε τα εξής:
α) την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής που φέρει το ηλεκτρονικό έγγραφο,
β) το ονοματεπώνυμο του υπογράφοντος,
γ) τη διάρκεια ισχύος του πιστοποιητικού, στο οποίο βασίζεται η ηλεκτρονική
υπογραφή,
δ) αν έχουν επέλθει τροποποιήσεις στο έγγραφο μετά την ηλεκτρονική του υπογραφή
και
ε) την ασφαλή χρονοσήμανση που φέρει το ηλεκτρονικό έγγραφο.
77 |
1.2.6 Χρονοσήμανση ηλεκτρονικών εγγράφων
Η χρονοσήμανση ορίζεται ως μια αλληλουχία χαρακτήρων που δηλώνει με

ασφάλεια την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μια πράξη ή ενέργεια. Η
χρονοσήμανση (ή ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα) των ηλεκτρονικών εγγράφων είναι
υψίστης σημασίας, καθώς αποτελεί άλλη μία υπηρεσία, που ταυτοποιεί μοναδικά τα
δεδομένα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, συνδέοντας τα με μία συγκεκριμένη κοινά
αποδεκτή ημερομηνία και ώρα και δημιουργώντας επαρκείς δικλείδες ασφαλείας,
ώστε να μην είναι δυνατή η μη ανιχνεύσιμη τροποποίησή τους. Ειδικότερα, στον
eIDAS (άρθρο 3 περ.33,34 και άρθρα 41, 42), αλλά και στο ν.4727/2020 (αρ.2, περ.21,
36) διατυπώνονται οι εξής ορισμοί:
Ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα (elecrtronic time stamp): είναι δεδομένα

σε ηλεκτρονική μορφή τα οποία συνδέουν άλλα δεδομένα σε
ηλεκτρονική μορφή με ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο,
τεκμηριώνοντας ότι τα εν λόγω δεδομένα υπήρχαν κατά το χρονικό
σημείο εκείνο.
Εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα (qualified electronic time stamp): είναι

ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα που πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:
✓ συνδέει την ημερομηνία και την ώρα με τα δεδομένα
κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να αποκλείεται ευλόγως η δυνατότητα μη
ανιχνεύσιμης τροποποίησης των δεδομένων,
✓ βασίζεται σε χρονική πηγή ακριβείας συνδεδεμένη με τη
Συντονισμένη Παγκόσμια Ώρα και
✓ φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη
ηλεκτρονική σφραγίδα του εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης
ή έχει υπογραφεί με κάποια άλλη ανάλογη μέθοδο.
Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα χαίρει του τεκμηρίου της

ακρίβειας της ημερομηνίας και της ώρας που αναφέρει καθώς και της ακεραιότητας
των δεδομένων με τα οποία συνδέονται η ημερομηνία και η ώρα. Εγκεκριμένη
ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα που έχει εκδοθεί σε ένα κράτος μέλος της ΕΕ
αναγνωρίζεται ως εγκεκριμένη σε όλα τα κράτη μέλη.
Όλοι οι εγκεκριμένοι πάροχοι υπηρεσιών εμπιστοσύνης που εδράζουν στην
Ελλάδα παρέχουν την εν λόγω εγκεκριμένη υπηρεσία ασφαλούς
χρονοσήμανσης/χρονοσφραγίδας, η οποία ενσωματώνεται και στα εγκεκριμένα
πιστοποιητικά ηλεκτρονικής υπογραφής που εκδίδουν.
78 |
1.2.7 Ηλεκτρονικές σφραγίδες
Κατ’αναλογία με τις ηλεκτρονικές υπογραφές ο eIDAS (άρθρο 3,

περ.25,26,27 και άρθρα 36-40), αλλά και ο ν.4727/2020 (άρθρο 2, περ.18, 33, 48)
αναφέρονται σε τρία είδη ηλεκτρονικών σφραγίδων ορίζοντάς τα ως εξής:
Ηλεκτρονική σφραγίδα (electronic seal): είναι δεδομένα σε

ηλεκτρονική μορφή τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά
δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική
μορφή, με σκοπό τη διασφάλιση της προέλευσης και της
ακεραιότητάς τους. Η ηλεκτρονική σφραγίδα χρησιμοποιείται από
νομικά πρόσωπα, νομικές οντότητες και φορείς (δημιουργοί
ηλεκτρονικής σφραγίδας).
Προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα (advanced electronic seal): είναι η

ηλεκτρονική σφραγίδα που ανταποκρίνεται στις ακόλουθες
απαιτήσεις:
✓ συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα,
✓ είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,
✓ δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής
υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης,
να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και
✓ συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτήν, κατά
τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση
των εν λόγω δεδομένων.
Εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα (qualified electronic seal): είναι

προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα που δημιουργείται από
εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής σφραγίδας και η
οποία βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής
σφραγίδας (ήτοι σε πιστοποιητικό που εκδίδεται από εγκεκριμένο
πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης και πληροί τις απαιτήσεις που
ορίζονται στο Παράρτημα ΙΙΙ του eIDAS).
Η ηλεκτρονική σφραγίδα προσομοιάζει με την ηλεκτρονική υπογραφή με τη

μόνη διαφορά ότι η πρώτη εκδίδεται για νομικό πρόσωπο/φορέα/οργανική μονάδα
(οπότε εμφανίζεται στο ψηφιακό πιστοποιητικό το όνομα του φορέα) και η δεύτερη
για φυσικό πρόσωπο.
79 |
Η διαφορά μεταξύ προηγμένης και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας

έγκειται στο μέσο αποθήκευσης του ιδιωτικού κλειδιού κρυπτογράφησης και στην
ισχύ της. Ειδικότερα, στην προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα το ιδιωτικό κλειδί
αποθηκεύεται στον υπολογιστή, ενώ στην εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα το
ιδιωτικό κλειδί αποθηκεύεται σε εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας υπογραφής
(Ε.Δ.Δ.Υ.). Παράλληλα, η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα έχει ισχύ πρωτότυπης
σφραγίδας ενώ η προηγμένη όχι.
Παράδειγμα εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας

Σε όλα τα έγγραφα κατά την ανάρτησή τους στην εφαρμογή του
προγράμματος ΔΙΑΥΓΕΙΑ (ανεξαρτήτως του φορέα που αναρτά το έγγραφο)
προστίθεται εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής
Διακυβέρνησης, που είναι και ο αρμόδιος φορέας για τον επιχειρησιακό και τεχνικό
συντονισμό, τη διαχείριση και υποστήριξη της παραγωγικής λειτουργίας του εν λόγω
προγράμματος. Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα διασφαλίζει την ακεραιότητα
των δεδομένων και την ορθότητα της προέλευσης των δεδομένων με τα οποία
συνδέεται, με τον ίδιο τρόπο που τις διασφαλίζει και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική
υπογραφή.
Εικόνα 1.40: Εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα Υπουργείου Ψηφιακής

Διακυβέρνησης
Επιλέγοντας το πεδίο της ηλεκτρονικής σφραγίδας εμφανίζεται το παρακάτω

παράθυρο, το οποίο περιγράφει ότι είναι έγκυρη η «υπογραφή» (εννοώντας
σφραγίδα) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και ότι το έγγραφο δεν έχει
τροποποιηθεί μετά τη δημιουργία της «υπογραφής»/σφραγίδας.
80 |
Εικόνα 1.41: Κατάσταση επαλήθευσης ηλεκτρονικής σφραγίδας

φορέα
Εικόνα 1.42: Ιδιότητες ηλεκτρονικής σφραγίδας φορέα
81 |
Κατά την επισκόπηση των ιδιοτήτων του ψηφιακού πιστοποιητικού

εμφανίζονται πληροφορίες αναφορικά: α) με τον κάτοχο του ψηφιακού
πιστοποιητικού, που στη συγκεκριμένη περίπτωση είναι η Διεύθυνση Ηλεκτρονικής
Διακυβέρνησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, β) με τη διάρκεια ισχύος
του πιστοποιητικού της ψηφιακής σφραγίδας, γ) την Αρχή Έκδοσης του (HARICA) και
δ) του γεγονότος ότι το ψηφιακό πιστοποιητικό ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του
Παραρτήματος ΙΙΙ του eIDAS για τα εγκεκριμένα πιστοποιητικά ηλεκτρονικών
σφραγίδων.
Εικόνα 1.43: Πιστοποιητικό εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας
Κάντε λήψη στον υπολογιστή σας ενός δημόσιου ηλεκτρονικού εγγράφου που είναι
αναρτημένο στη «Διαύγεια». Ανοίξτε το με χρήση του προγράμματος Acrobat Reader
(πρόσφατης έκδοσης) και περιηγηθείτε στις ιδιότητες αφενός της ηλεκτρονικής
σφραγίδας που φέρει και αφετέρου του πιστοποιητικού στο οποίο βασίζεται η εν
λόγω ηλεκτρονική σφραγίδα.
82 |
1.2.8 Νομική ισχύς ηλεκτρονικών υπογραφών και ηλεκτρονικών σφραγίδων
Όπως διαφάνηκε από την ανάλυση του κύρους και της αποδεικτικής ισχύος
των ηλεκτρονικών εγγράφων στην ενότητα 1.1.3 και όπως ρητά αναφέρεται στο
άρθρο 25 του Κανονισμoύ (ΕΕ) 910/2014 (elDAS) η εγκεκριμένη ηλεκτρονική
υπογραφή έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή και αν βασίζεται
σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί σε κράτος μέλος της ΕΕ
Κατ’ αντιστοιχία, το άρθρο 35 του eIDAS αναφέρει ότι η εγκεκριμένη
ηλεκτρονική σφραγίδα χαίρει του τεκμηρίου της ακεραιότητας των δεδομένων και
της ορθότητας της προέλευσης των δεδομένων με τα οποία συνδέεται και αν
βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί σε κράτος μέλος της ΕΕ
Περαιτέρω, στο άρθρο 50 του ν. 4727/2020 προβλέπεται ότι τα ηλεκτρονικά
έγγραφα που εκδίδονται από νομικό πρόσωπο ή νομική οντότητα, υπογράφονται με
την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου τους και τίθεται
σε αυτά εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα, όπου η τελευταία απαιτείται. Στα ως
άνω έγγραφα η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου και η
εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα επέχουν θέση ιδιόχειρης υπογραφής και
πρωτότυπης σφραγίδας αντίστοιχα. Επισημαίνεται ότι στις περιπτώσεις κατά τις
οποίες ο νόμος ή τα μέρη ορίζουν ότι απαιτείται η ιδιόχειρη υπογραφή σε κάθε φύλλο
ή σελίδα του εγγράφου, αρκεί η θέση της ηλεκτρονικής υπογραφής ή της
ηλεκτρονικής σφραγίδας στην αρχή ή στο τέλος του ηλεκτρονικού εγγράφου.
Έτσι, ενισχύεται με κάθε τρόπο η ισχύς της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής
υπογραφής και της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας, ενώ σταδιακά, η πρακτική
της έντυπης επικύρωσης των εγγράφων αντικαθίσταται με μια νέα, περισσότερο
απλή, ψηφιακή και φιλική διαδικασία προς τους συναλλασσόμενους αλλά και προς
το περιβάλλον.
Ωστόσο, επισημαίνεται ότι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (ή
σφραγίδα) έχει ισχύ μόνο στον ηλεκτρονικό κόσμο και χάνει κάθε ισχύ αν το
έγγραφο τυπωθεί και διακινηθεί έγχαρτα, δεδομένου ότι μόνο με ηλεκτρονικό
τρόπο μπορεί να επαληθευτεί η εγκυρότητά της. Ειδικότερα, αν ένα ηλεκτρονικό
έγγραφο που φέρει ηλεκτρονική υπογραφή εκτυπωθεί, τότε είναι αδύνατη η
διενέργεια ελέγχων για την εξακρίβωση της ταυτότητας του υπογράφοντος, της
αυθεντικότητας του εγγράφου και της ακεραιότητας του περιεχομένου του. Συνεπώς,
ο επιφαινόμενος ως υπογράφων δύναται να αποποιηθεί των ευθυνών του και άρα το
έγγραφο δεν παράγει έννομες συνέπειες.
83 |
Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων
1.3 Εσωτερικοί Κανονισμοί Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων στο

Υπουργείο Οικονομικών και Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Διαδικασίες Έκδοσης και Διακίνησης Εγγράφων.
Οι Εσωτερικοί Κανονισμοί Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Εγγράφων των

Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης θέτουν το κανονιστικό
πλαίσιο για την ορθή και ομοιογενή χρήση του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης
Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) από τα στελέχη των φορέων.
Συνιστούν υπουργικές αποφάσεις και αναρτώνται στη Διαύγεια προς
ικανοποίηση της αρχής της διαφάνειας και διάχυσης των σχετικών οδηγιών σε όλους
τους ενδιαφερόμενους.
Οι δύο βασικοί άξονες στους οποίους στηρίζεται η φιλοσοφία του Σ.Η.Δ.Ε.
είναι α) το πεδίο εφαρμογής και β) οι ρόλοι ανάλογα με τα υπηρεσιακά καθήκοντα
που ανατίθενται στα στελέχη.
1.3.1 Πεδίο εφαρμογής - Αντικείμενο (άρθρο 2 Εσωτερικού Κανονισμού)
Στο Σ.Η.Δ.Ε. εισάγονται, διακινούνται, διεκπεραιώνονται μη διαβαθμισμένα

(ευρείας χρήσης), περιορισμένης χρήσης (προσωπικά δεδομένα) και εμπιστευτικά
(π.χ. αναρρωτικές άδειες), εισερχόμενα και εξερχόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα,
περιλαμβανομένων των φύλλων ενδοϋπηρεσιακής αλληλογραφίας (ΦΕΑ) και των
οίκοθεν εγγράφων.
Ο Κανονισμός δεν εφαρμόζεται στα έγγραφα που:
✓ Δεν συντάσσονται στο πλαίσιο εκτέλεσης των υπηρεσιακών καθηκόντων του
υπαλλήλου ή δεν συντάσσονται κατ’ εντολή προϊστάμενου οργάνου
σύμφωνα με το άρθρο 25 του ν. 3528/2007 (π.χ. ατομικές αναφορές).
✓ Έχουν χαρακτηριστεί ως απόρρητα ή άκρως απόρρητα (π.χ. έγγραφα
Αυτοτελούς Τμήματος Πολιτικής Σχεδίασης Εκτάκτου Ανάγκης -ΠΣΕΑ).
✓ Διέπονται από ειδικές διατάξεις απαγόρευσης δημιουργίας αντιγράφων ή
ψηφιοποίησης ή απαίτησης επίδειξης ή χειρισμού μόνο του πρωτότυπου
εγγράφου, (π.χ. έγγραφα Υπουργείου Εξωτερικών).
Ως εισερχόμενα νοούνται τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί από άλλη Υπηρεσία

και απευθύνονται ή κοινοποιούνται στην Υπηρεσία υποδοχής.
84 |
Ως εξερχόμενα νοούνται τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί από την Υπηρεσία και
αποστέλλονται σε άλλη υπηρεσία είτε ως ενέργεια είτε ως οίκοθεν ενέργεια.
Οίκοθεν ενέργεια νοείται κάθε ενέργεια που γίνεται με πρωτοβουλία της
Υπηρεσίας, χωρίς να υπάρχει σχετικό εισερχόμενο έγγραφο.
Ως φύλλα ενδοϋπηρεσιακής αλληλογραφίας (ΦΕΑ) νοούνται τα έγγραφα που
διακινούνται αποκλειστικά μέσω των χρηστών του ΣΗΔΕ, χωρίς να είναι ή να
προορίζονται να γίνουν ηλεκτρονικά σχέδια.
Σχετικά με τους τύπους που πρέπει να πληρούν τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα

(όπως είδαμε και στη σχετική ενότητα 1.1.3) επισημαίνεται ότι πρέπει να περιέχουν
σύμφωνα με το άρθρο 16 του ν.2690/1999, όπως ισχύει, τουλάχιστον την εκδούσα
Αρχή, τις εφαρμοζόμενες διατάξεις, αριθμό πρωτοκόλλου, ημερομηνία, καθώς
επίσης:
1. αν είναι πρωτότυπα ηλεκτρονικά έγγραφα: α) την εγκεκριμένη ηλεκτρονική
χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε
την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου,
2. αν είναι ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα: α) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο», β)
τα στοιχεία του τελικώς υπογράφοντος οργάνου, γ) την εγκεκριμένη ηλεκτρονική
χρονοσφραγίδα και δ) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε
την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του δημιουργού ακριβούς αντιγράφου και
3. αν είναι ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική
χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την
εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση,
καθώς και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο.
Ο έλεγχος της εγκυρότητας των ηλεκτρονικών υπογραφών, της ηλεκτρονικής
σφραγίδας, της ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας ή της χρονοσήμανσης ενός
ηλεκτρονικού εγγράφου δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω του ΣΗΔΕ. Για την
πραγματοποίηση του σχετικού ελέγχου, απαιτείται λήψη του ηλεκτρονικού
εγγράφου στον τοπικό σταθμό εργασίας του χρήστη του ΣΗΔΕ και άνοιγμα του
εγγράφου με κατάλληλη εφαρμογή (π.χ. Acrobat Reader).
85 |
1.3.2 Ρόλοι (άρθρο 3 Εσωτερικού Κανονισμού)
Ο δεύτερος άξονας επικεντρώνεται στο ρόλο που έχει αποδοθεί στα στελέχη
ανάλογα με τα υπηρεσιακά καθήκοντά τους25 και το επίπεδο πρόσβασης που
αποκτούν στη ροή των εγγράφων. Με την εισαγωγή ενός νέου χρήστη στο ΣΗΔΕ οι
προεπιλεγμένοι ρόλοι που αυτόματα του αποδίδονται είναι ο ρόλος «υπάλληλος»
και «καταχωρητής εξερχομένων». Ειδικότερα, απαντώνται στο Σ.Η.Δ.Ε. οι κάτωθι
ρόλοι:
«Υπάλληλος»: Ο χρήστης του ΣΗΔΕ με ρόλο υπαλλήλου/ εισηγητή δύναται να
συντάσσει, υπογράφει ηλεκτρονικά, προωθεί για υπογραφή και οργανώνει -
αρχειοθετεί ηλεκτρονικά έγγραφα που του έχουν χρεωθεί. Επίσης, δύναται να
ανακτά και να προβάλλει όλα τα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί ή κοινοποιηθεί ή
που έχει εισάγει ο ίδιος στο ΣΗΔΕ.
«Γραμματειακή Υποστήριξη»: Ο χρήστης του ΣΗΔΕ με ρόλο γραμματείας
δύναται να πραγματοποιεί τη διαλογή, εισαγωγή στο ΣΗΔΕ και πρωτοκόλληση
εισερχόμενων εγγράφων καθώς και τη διεκπεραίωση εξερχόμενων εγγράφων. Στο
συγκεκριμένο ρόλο κατά κανόνα αποδίδεται και ο ρόλος δημιουργού ακριβούς
αντιγράφου. Επίσης, δύναται να ανακτά και να προβάλλει όλα τα ηλεκτρονικά
έγγραφα της Οργανικής Μονάδας που υποστηρίζει διοικητικά – γραμματειακά.
«Προϊστάμενος» και «Αναπληρωτής Προϊστάμενος»: Ο χρήστης του ΣΗΔΕ με
ρόλο Προϊσταμένου ή Αναπληρωτή Προϊσταμένου δύναται να χρεώνει, να ανακτά και
να προβάλλει όλα τα έγγραφα της Οργανικής Μονάδας ή του Γραφείου του. Επίσης,
δύναται να πραγματοποιεί κάθε ενέργεια που μπορούν να πραγματοποιήσουν οι
υπάλληλοι με ρόλο υπαλλήλου και γραμματείας, για όλα τα έγγραφα της Οργανικής
Μονάδας ή του Γραφείου του.
Σημειώνεται ότι σε ορισμένες εξαιρετικές περιπτώσεις, ο Προϊστάμενος είναι
δυνατόν να μην έχει δυνατότητα προβολής ενός εγγράφου που έχει χρεωθεί από
ιεραρχικά προϊστάμενό του όργανο απευθείας σε υφιστάμενο χρήστη του ΣΗΔΕ -
υπάλληλό του.
«Δημιουργός Ακριβούς Αντιγράφου»: Η δυνατότητα δημιουργίας ακριβούς
αντιγράφου είναι ενσωματωμένη στο ρόλο του προϊσταμένου (αναπληρωτή
προϊσταμένου) οργανικών μονάδων και στο ρόλο γραμματειακής υποστήριξης,
ωστόσο υφίσταται και ως διακριτός ρόλος που είναι δυνατόν να αποδοθεί και σε
υπαλλήλους, εφόσον ζητηθεί η απόδοση αυτού του ρόλου από τον προϊστάμενο της
υπηρεσιακής μονάδας (τουλάχιστον επιπέδου Διεύθυνσης), στην οποία ανήκει ο
υπάλληλος.
25 Καθήκοντα που είτε ασκεί ο υπάλληλος εκ της θέσεως που κατέχει ή υπηρετεί είτε του ανατίθενται νόμιμα,
είτε προκύπτουν λόγω της συμμετοχής του σε διαρκή και ευκαιριακά συλλογικά όργανα, ομάδες εργασίας
και επιτροπές.
86 |
Η καινοτομία του Σ.Η.Δ.Ε. έγκειται στο ότι ο ρόλος του δημιουργού ακριβούς
αντιγράφου αποσυνδέεται από το Τμήμα Πρωτοκόλλου και δύναται να αποδοθεί
πλέον και στον εισηγητή στο πλαίσιο απλούστευσης των διαδικασιών και
αποσυμφόρησης του Κεντρικού Πρωτοκόλλου με στόχο την εύρυθμη λειτουργία της
εκάστοτε δημόσιας υπηρεσίας.
Η ανάληψη και η αφαίρεση ρόλου από έναν χρήστη του ΣΗΔΕ - υπάλληλο,
που σχετίζεται με την υπηρεσιακή κατάστασή του (π.χ. ανάληψη θέσης ευθύνης,
μετακίνηση, μετάταξη, απόσπαση, διάθεση, παραίτηση, συνταξιοδότηση, αργία,
αναρρωτικές και άλλες άδειες κτλ) πραγματοποιείται αυτόματα, μέσω της
διαλειτουργικότητας του ΣΗΔΕ και του Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου
Δυναμικού (HRMS).
Η ανάληψη και η αφαίρεση ρόλου από έναν χρήστη του ΣΗΔΕ - υπάλληλο,
που σχετίζεται με τα καθήκοντα που ασκεί ή του έχουν ανατεθεί υπηρεσιακά (π.χ.
διοικητική – γραμματειακή υποστήριξη), υλοποιείται από τους διαχειριστές του
ΣΗΔΕ, κατόπιν σχετικού αιτήματος του προϊσταμένου της υπηρεσιακής μονάδας.
Η δημιουργία νέων ή/και προσωρινών ρόλων – ομάδων χρηστών του ΣΗΔΕ
πραγματοποιείται από τους διαχειριστές του ΣΗΔΕ, κατόπιν σχετικού αιτήματος από
Προϊστάμενο Οργανικής Μονάδας επιπέδου Γενικής Διεύθυνσης, Διεύθυνσης,
Αυτοτελούς Τμήματος ή Ιδιαίτερου Γραφείου (βλ. ρόλους στη σχετική ενότητα ΣΗΔΕ).
1.3.3 Πύλες εισερχομένων (άρθρο 4 Εσωτερικού Κανονισμού)
Είναι κομβικής σημασίας για τη λειτουργία του Σ.Η.Δ.Ε. ως προς την απόδοση
των ρόλων η έννοια των πυλών εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.
Ως πύλες εισερχομένων ορίζονται όλες οι Υπηρεσίες και τα Γραφεία των
Υπουργείων Οικονομικών ή Ψηφιακής Διακυβέρνησης πλην των Τμημάτων που
υπάγονται σε Διευθύνσεις.
Τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά έγγραφα πρωτοκολλούνται υποχρεωτικά από

υπαλλήλους των πυλών εισερχόμενων εγγράφων με ρόλο γραμματειακής
υποστήριξης, σύμφωνα με το άρθρο 12 του ν.2690/1999, όπως ισχύει.
Οι δυνατότητες χειρισμού ενός εισερχόμενου εγγράφου ανάλογα με το είδος
του είναι οι εξής:
1. τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρωτοκολλούνται απευθείας στο ΣΗΔΕ (π.χ. έγγραφα
που παραλαμβάνονται μέσω του επίσημου λογαριασμού ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου της Υπηρεσίας),
87 |
2. τα φυσικά έγγραφα ψηφιοποιούνται με τη χρήση σαρωτών και στη συνέχεια

πρωτοκολλούνται στο ΣΗΔΕ,
3. έγγραφα και συνημμένα που δεν είναι δυνατό να ψηφιοποιηθούν λόγω
μορφής, μεγέθους ή άλλων χαρακτηριστικών (π.χ. τόμοι βιβλίων) δεν
πρωτοκολλούνται αυτούσια στο ΣΗΔΕ αλλά μόνο το εξώφυλλό ή η περίληψή
τους, μαζί με τυχόν συνοδευτικό διαβιβαστικό έγγραφο, εφόσον κάτι τέτοιο
είναι τεχνικά εφικτό, αλλιώς χρεώνονται με βάση την προϋπάρχουσα συνήθη
πρακτική κάθε Υπηρεσίας,
4. έγγραφα και συνημμένα που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του
παρόντος κανονισμού δεν πρωτοκολλούνται στο ΣΗΔΕ και διακινούνται με
βάση την προϋπάρχουσα συνήθη πρακτική κάθε Υπηρεσίας.
1.3.4 Πύλες εξερχομένων και διακίνηση εξερχόμενου ηλεκτρονικού εγγράφου

(άρθρο 9 Εσωτερικού Κανονισμού)
Ως πύλες εξερχομένων ορίζονται όλες οι Υπηρεσίες και τα Γραφεία των

Υπουργείων Οικονομικών ή Ψηφιακής Διακυβέρνησης πλην των Τμημάτων που
υπάγονται σε Διευθύνσεις.
Η έως τώρα πρακτική υπαγόρευε ότι το ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο
μπορούσε να αποσταλεί στους αποδέκτες του μέσω του ΣΗΔΕ αποκλειστικά από
υπάλληλο με ρόλο γραμματείας. Πλέον ενόψει της επικαιροποίησης του Εσωτερικού
Κανονισμού προκειμένου να συνάδει με την κείμενη νομοθεσία, αλλά και τις
υπηρεσιακές ανάγκες του εκάστοτε φορέα, εξετάζεται η δυνατότητα αποστολής του
εξερχομένου ακριβούς αντιγράφου απευθείας από τον εισηγητή, (με την
προϋπόθεση ότι θα του έχει αποδοθεί ο ρόλος δημιουργού ακριβούς αντιγράφου).
Το ΣΗΔΕ παρέχει δυνατότητα αποστολής του εγγράφου με ηλεκτρονικό
ταχυδρομείο, ενώ σε σύντομο χρονικό διάστημα θα είναι δυνατή και η διακίνηση των
εγγράφων μεταξύ των ΣΗΔΕ των δημοσίων φορέων που θα διαλειτουργούν με το Κ-
ΣΗΔΕ.
88 |
1.3.5 Διαβάθμιση-Προτεραιότητα εγγράφων
Ως διαβάθμιση δημοσίων εγγράφων εννοείται ο χαρακτηρισμός ενός

εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η γνωστοποίησή του σε αναρμόδια ή
άγνωστα πρόσωπα θα επέφερε ζημία στο ελληνικό Δημόσιο και τις Υπηρεσίες
του26. Σε συμμόρφωση με την αριθ. 2013/488/ΕΕ απόφαση του Συμβουλίου της
Ευρωπαϊκής Ένωσης (L’ 274/1), και ιδίως το άρθρο 2 και το Προσάρτημα 2 αυτού, τα
επίπεδα διαβάθμισης που προβλέπει ο εσωτερικός κανονισμός είναι τα εξής:
● Άκρως απόρρητο (ΑΑΠ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας
κοινολόγηση μπορεί να προξενήσει εξαιρετικά σοβαρή ζημία στα ζωτικά
συμφέροντα του οργανισμού.
● Απόρρητο (ΑΠ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση
μπορεί να βλάψει σοβαρά τα ζωτικά συμφέροντα του οργανισμού.
Όπως έχει ήδη αναφερθεί τα απόρρητα και άκρως απόρρητα έγγραφα είναι
εκτός πεδίου εφαρμογής και δεν θα πρέπει να εκδίδονται, εισάγονται ή να
διακινούνται μέσω ΣΗΔΕ.
● Εμπιστευτικό (ΕΜΠ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας
κοινολόγηση μπορεί να βλάψει τα ζωτικά συμφέροντα του οργανισμού.
● Περιορισμένης χρήσης (ΠΧ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας
κοινολόγηση μπορεί να είναι αντίθετη προς τα συμφέροντα του οργανισμού.
● Αδιαβάθμητο: διέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 5 του ν. 2690/1999 (Κώδικας
Διοικητικής Διαδικασίας), όπου ορίζεται ότι κάθε ενδιαφερόμενος έχει δικαίωμα να
λάβει γνώση των διοικητικών εγγράφων, ύστερα από γραπτή αίτησή του,
● Προσωπικά δεδομένα (ΠΔ): κάθε πληροφορία27 και υλικό που αφορά
ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο και διέπεται από τις διατάξεις του
Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ L 119) και του ν. 4624/2019
(Α΄ 137).
Στον εσωτερικό κανονισμό δίνεται έμφαση στην ιδιαίτερη ανάγκη διασφάλισης
των προσωπικών δεδομένων και ιδίως των ευαίσθητων (φυλετική ή εθνοτική
καταγωγή, πολιτικά φρονήματα, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις,
συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, γενετικά δεδομένα, βιομετρικά δεδομένα
με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένα που αφορούν την
26
Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, 2003
27
Κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. Ταυτοποιήσιμο φυσικό
πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς
σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό
αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική,
φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού
προσώπου (αριθ. 2016/679 Κανονισμός του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης – GDPR (L’ 119/1))
89 |
υγεία, δεδομένα που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον

γενετήσιο προσανατολισμό, ποινικές καταδίκες και αδικήματα), όπως περιγράφονται
στο Ν.4624/2019 «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα
εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του
Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων
έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην
εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680» (ΦΕΚ Α’ 137). Ως εκ τούτου τα
διακινούμενα έγγραφα τα οποία εμπεριέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα θα
πρέπει να διαβαθμίζονται ως εμπεριέχοντα προσωπικά δεδομένα. Με αυτό τον
τρόπο δεν ακολουθούν τη ροή των υπόλοιπων μη διαβαθμισμένων εγγράφων, αλλά
είναι ορατά στο σύστημα μόνο από τον αποδέκτη, ο οποίος είναι ο εντεταλμένος
υπάλληλος (βλ.σχετική ενότητα ΣΗΔΕ «Καρτέλα Λοιπά»).
Περαιτέρω, ένα δημόσιο έγγραφο χαρακτηρίζεται και από επίπεδο

προτεραιότητας βάσει της προθεσμίας διεκπεραίωσής του προκειμένου να μην
προκληθεί δυσλειτουργία του συστήματος28. Ο βαθμός προτεραιότητας ανήκει στην
ευθύνη της οικείας Υπηρεσίας, επιλέγεται αρχικά από τον συντάκτη βάσει των
στοιχείων και της φύσης του περιεχομένου του εγγράφου (π.χ. αποκλειστικές
προθεσμίες) και μπορεί να είναι:
● Εξαιρετικά επείγον: για διεκπεραίωση το συντομότερο δυνατό,
● Επείγον: για διεκπεραίωση σε διάστημα μικρότερο του εύλογου,
● Κοινό (ή χωρίς χαρακτηρισμό): για διεκπεραίωση κατά τη φυσιολογική
σειρά βάσει της ημερομηνίας του (βλ. σχετική ενότητα ΣΗΔΕ «Καρτέλα
Λοιπά»).
Προχωρώντας στην ενότητα της διαχείρισης εγγράφων επισημαίνεται ότι η
πλήρης επίδειξη όλων των δυνατοτήτων διαχείρισης εγγράφων στην εφαρμογή του
ΣΗΔΕ – Docutracks πραγματοποιείται στο δεύτερο κεφάλαιο του παρόντος. Ωστόσο,
εδώ θα δούμε σε εισαγωγικό επίπεδο τη διαχείριση εγγράφων υπό το πρίσμα των
περιλαμβανομένων στον εσωτερικό κανονισμό με παραπομπές στην εφαρμογή για
λόγους καλύτερης κατανόησης.
28 Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, 2003
90 |
1.3.6 Διαχείριση εγγράφων (άρθρα 5-8 Εσωτερικού Κανονισμού)
Στο επόμενο σχήμα αποτυπώνονται συνοπτικά τα βήματα που περιγράφει ο

εσωτερικός κανονισμός για τη διαχείριση εγγράφων μέσω ΣΗΔΕ.
Εικόνα 1.44: Ροή ενεργειών στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μέσω ΣΗΔΕ
Μετά την παραλαβή και πρωτοκόλλησή του ένα εισερχόμενο έγγραφο

αποστέλλεται για ενέργεια μέσω Σ.Η.Δ.Ε από το ρόλο που πρωτοκόλλησε το έγγραφο
(γραμματεία οργανικής μονάδας επιπέδου τουλάχιστον Διεύθυνσης) στον
προϊστάμενο της αρμόδιας οργανικής μονάδας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ανάλογα
με το είδος των εισερχόμενων εγγράφων και τις υπηρεσιακές ανάγκες, οι χρήστες του
ΣΗΔΕ με ρόλο γραμματείας δύνανται να χρεώνουν ηλεκτρονικά έγγραφα στις
Οργανικές Μονάδες ή τα Γραφεία ή τους εισηγητές της οικείας Υπηρεσίας, κατόπιν
εντολής του οικείου Προϊσταμένου (ή επικεφαλής σε περιπτώσεις ομάδων εργασίας,
επιτροπών κλπ).
91 |
Ο Προϊστάμενος/επικεφαλής της οικείας Υπηρεσίας ή Γραφείου χρεώνει μέσω

του ΣΗΔΕ τα εισερχόμενα έγγραφα είτε σε αρμόδιες υφιστάμενες Οργανικές
Μονάδες ή Γραφεία, αν υπάρχουν, είτε απευθείας σε αρμόδιους για το χειρισμό της
υπόθεσης υφιστάμενους υπαλλήλους. Σε περίπτωση απουσίας ή κωλύματος του
Προϊσταμένου ή του επικεφαλής, οι χρεώσεις γίνονται από τον νόμιμο αναπληρωτή
του, στον οποίο έχει ανατεθεί ρόλος «Αναπληρωτή Προϊσταμένου» στο ΣΗΔΕ.
Στο βαθμό που το εισερχόμενο έγγραφο χρήζει απαντήσεως, ο
υπάλληλος/εισηγητής καταρτίζει σχέδιο της απάντησης του εγγράφου και το εισάγει
στο Σ.Η.Δ.Ε. μαζί με τυχόν σχετικά συνημμένα ηλεκτρονικά έγγραφα καταχωρίζοντας
παράλληλα όλα τα απαιτούμενα μεταδεδομένα29 του εγγράφου (θέμα, είδος,
αποδέκτες, υπογράφοντες κ.λπ.).
Το ΣΗΔΕ παρέχει τη δυνατότητα στους ενδιάμεσους υπογράφοντες να
προσθέτουν σχόλια σε εφαρμογή του άρθρου 25 του Υπαλληλικού Κώδικα σύμφωνα
με το οποίο:
-αν ο υπάλληλος έχει αντίθετη γνώμη για εντελλόμενη ενέργεια, για την οποία είναι
αναγκαία η προσυπογραφή του, οφείλει να τη διατυπώσει εγγράφως για να
απαλλαγεί από την ευθύνη και
- οι προϊστάμενοι όλων των βαθμίδων οφείλουν να προσυπογράφουν τα έγγραφα
που ανήκουν στην αρμοδιότητά τους και εκδίδονται με την υπογραφή του
προϊσταμένου τους και αν διαφωνούν, οφείλουν να διατυπώσουν εγγράφως τις
τυχόν αντιρρήσεις τους.
Το ΣΗΔΕ παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης σχολίων/επιφυλάξεων σε ειδικό
πεδίο που υπάρχει είτε στην καρτέλα Λοιπά (βλ. σχετική ενότητα ΣΗΔΕ Καρτέλα
Λοιπά), είτε στην καρτέλα που αναδύεται κατά την υπογραφή του εγγράφου (βλ.
σχετική ενότητα ΣΗΔΕ: Υπογραφή Σχεδίου).
Αφού ο συντάκτης συμπληρώσει όλα τα απαιτούμενα πεδία και αφού
αποθηκεύσει τις επιλογές του δημιουργείται η πρώτη έκδοση ενός όμοιου
ηλεκτρονικού εγγράφου μορφής .pdf, στο οποίο έχει προστεθεί η λέξη ΣΧΕΔΙΟ στο
πάνω αριστερό μέρος, καθώς και πίνακας με τους προσυπογράφοντες και τους
τελικούς υπογράφοντες στην τελευταία σελίδα, όπως φαίνεται στη σχετική ενότητα
του ΣΗΔΕ : Μετατροπή Εξερχομένου.
Ο εισηγητής (όπως και οι επόμενοι υπογράφοντες στην ιεραρχία) δύναται να
υπογράψει είτε με την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του επιλέγοντας
«ενσωμάτωση ψηφιακής υπογραφής» είτε με τη «συστημική» του «υπογραφή»
29Με τον όρο μεταδεδομένα νοούνται σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν συνοδεύουν
και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της
γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα (αριθ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989/10.04.2012 (Β’1301) απόφαση).
Συνήθη μεταδεδομένα ενός διοικητικού ηλεκτρονικού εγγράφου είναι ο αριθμός πρωτοκόλλου, ο Αριθμός
Διαδικτυακής Ανάρτησης – ΑΔΑ στη Διαύγεια, το τεύχος και το έτος δημοσίευσης σε ΦΕΚ, το θέμα, το είδος, η
διαβάθμιση, η προτεραιότητα, ο τελικός υπογράφων κ.ο.κ.
92 |
αποεπιλέγοντας την «ενσωμάτωση ψηφιακής υπογραφής» (βλ. σχετική ενότητα

ΣΗΔΕ Υπογραφή_Σχεδίου).
Επισημαίνεται ότι η έγκριση που ο εξουσιοδοτημένος χρήστης χορηγεί μέσω του
Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) θεωρείται “υπογραφή”
καθώς συντρέχουν οι εξής δύο προϋποθέσεις: α) ο χρήστης αυθεντικοποιείται κατά
την είσοδο του στο ΣΗΔΕ με προσωπικούς κωδικούς, οι οποίοι του έχουν αποδοθεί
και διατηρούνται από τον ίδιο σύμφωνα με τους κανόνες και τα μέτρα ασφάλειας
που ορίζονται από το υφιστάμενο Πλαίσιο Ασφάλειας της ΓΓΠΣΔΔ και άρα δεν είναι
δυνατή η είσοδος στο σύστημα από μη πιστοποιημένους χρήστες και β) το ΣΗΔΕ
διατηρεί πλήρες, αναλυτικό και ασφαλές ιστορικό κάθε κίνησης του εγγράφου και
του χρήστη παρέχοντας τα απαιτούμενα εχέγγυα ασφαλείας ως προς την ιχνηλάτηση
των ενεργειών των χρηστών.
Σε συνέχεια της υπογραφής του εγγράφου αν ο συντάκτης αλλάξει γνώμη
δύναται να αναιρέσει την υπογραφή του επιλέγοντας από τον πίνακα ενεργειών του
εγγράφου την «Αναίρεση υπογραφής». Με την αναίρεση της υπογραφής του, μπορεί
να επεξεργαστεί εκ νέου τα στοιχεία του εγγράφου. Μόλις ολοκληρώσει την
επεξεργασία και την αποθήκευση των αλλαγών, μπορεί να υπογράψει ξανά το
σχέδιο.
Ο εισηγητής αποστέλλει το έγγραφο για υπογραφή στον επόμενο υπογράφοντα
μέσω του ΣΗΔΕ, εκτελώντας την ενέργεια «Αποστολή προς υπογραφή». Από τη
στιγμή αυτή ο συντάκτης δεν μπορεί να κάνει καμιά επεξεργασία στο έγγραφο μέσα
στο σύστημα.
Εάν ο κάθε ένας από τους επόμενους υπογράφοντες συμφωνεί με το κείμενο του
σχεδίου, μπορεί να υπογράψει ψηφιακά ή συστημικά το ηλεκτρονικό έγγραφο
μορφής .pdf και να το αποστείλει για υπογραφή στον ιεραρχικά επόμενο
υπογράφοντα (αν υπάρχει). Εάν διαφωνεί με το περιεχόμενο του εγγράφου, έχει τις
εξής επιλογές:
Α) ή θα επιστρέψει το σχέδιο για διορθώσεις, πατώντας την επιλογή «Επιστροφή»
από το μενού ενεργειών και επιλέγοντας από την αναδυόμενη λίστα το συντάκτη ή
κάποιον από τους προηγούμενους υπογράφοντες (με παράλληλη δυνατότητα
προσθήκης σχολίων και συνημμένου εσωτερικής χρήσης) ή
Β) θα αποθηκεύσει το επεξεργάσιμο ηλεκτρονικό έγγραφο στο σταθμό εργασίας
του, θα πραγματοποιήσει τις διορθώσεις του και στη συνέχεια θα ενσωματώσει εκ
νέου το αρχείο στο ΣΗΔΕ με την ενέργεια «Ενσωμάτωση ψηφιακού αρχείου». Το νέο
ηλεκτρονικό έγγραφο αποθηκεύεται ως νέα έκδοση στο ΣΗΔΕ. Η επιτυχής
αποθήκευση του νέου ηλεκτρονικού εγγράφου έχει ως αποτέλεσμα την αυτόματη
δημιουργία ενός όμοιου ηλεκτρονικού εγγράφου μορφής .pdf, το οποίο δεν έχει
καμία ψηφιακή ή συστημική υπογραφή.
Στη συνέχεια, επιστρέφει το νέο ηλεκτρονικό έγγραφο στον εισηγητή για να
93 |
υπογραφεί εκ νέου από τον εισηγητή και τυχόν ενδιάμεσους προηγούμενους

υπογράφοντες.
Στις εξαιρετικές περιπτώσεις που απαιτούνται ήσσονος σημασίας διορθώσεις επί
του σχεδίου εγγράφου και αυτό έχει χαρακτηριστεί ως εξαιρετικά επείγον, ο
υπογράφων που ενσωμάτωσε τις διορθώσεις δύναται να υπογράψει το νέο σχέδιο
ηλεκτρονικού εγγράφου μορφής .pdf, όπως το έχει διαμορφώσει και εν συνεχεία να
το αποστείλει προς υπογραφή στον επόμενο υπογράφοντα. Το εν λόγω σχέδιο
εγγράφου δεν θα περιλαμβάνει την ψηφιακή ή συστημική υπογραφή του/των
προηγούμενου/ων υπογραφόντων, οι οποίες ακυρώθηκαν.
Ο εισηγητής του ηλεκτρονικού εγγράφου θα μπορεί να δει τις αλλαγές που έχουν
γίνει συγκρίνοντας τις δύο εκδόσεις του. Σημειωτέο ότι το ΣΗΔΕ αποθηκεύει όλες τις
εκδόσεις του ηλεκτρονικού εγγράφου και διατηρεί ιστορικό ενεργειών ανά έγγραφο,
όπου αποτυπώνονται αναλυτικά τόσο οι ενέργειες των χρηστών που εμπλέκονται στη
ροή του εγγράφου όσο και η ακριβής ημερομηνία και ώρα που πραγματοποιήθηκαν
αυτές οι ενέργειες (βλ. σχετική ενότητα ΣΗΔΕ Ιστορικό και Κατάσταση Αντιγράφων
Εγγράφου). Η διατήρηση εκδόσεων, το ιστορικό και η αυθεντικοποίηση των χρηστών
στο ΣΗΔΕ με προσωπικούς κωδικούς, που γνωρίζουν μόνο οι ίδιοι, ως πρακτικές
ενισχύουν τη διαφάνεια και παρέχουν επαρκείς δικλείδες ασφαλείας για την
απόδοση ευθυνών σε περιπτώσεις παρατυπιών.
Μόλις ο τελικός υπογράφων υπογράψει ψηφιακά ή συστημικά, το σχέδιο
λαμβάνει αριθμό πρωτοκόλλου. Αν οι τελικοί υπογράφοντες είναι πολλοί, το σχέδιο
λαμβάνει αριθμό πρωτοκόλλου μετά την ψηφιακή ή συστημική υπογραφή από όλους
τους τελικούς υπογράφοντες.
Μετά την υπογραφή του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου από τον τελικό
υπογράφοντα, ο εισηγητής του θα εντοπίσει το ηλεκτρονικό έγγραφο στο φάκελο
εγγράφων «Σχέδια - Με τελική υπογραφή» του ΣΗΔΕ. Το ηλεκτρονικό έγγραφο
μορφής .pdf περιλαμβάνει όλες τις ψηφιακές ή συστημικές υπογραφές.
Ο εισηγητής επιλέγει από το μενού ενεργειών του ΣΗΔΕ τη «Μετατροπή σε
εξερχόμενο». Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία ενός όμοιου ηλεκτρονικού
εγγράφου μορφής .pdf, από το οποίο έχει αφαιρεθεί η επισήμανση ΣΧΕΔΙΟ, καθώς
και οι ψηφιακές υπογραφές από την τελευταία σελίδα. Οι ψηφιακές υπογραφές
παραμένουν στην παλιά έκδοση του εγγράφου, η οποία είναι αποθηκευμένη στο
ΣΗΔΕ.
Ο υπάλληλος με ρόλο γραμματείας στην πύλη εξερχομένων ή το
εξουσιοδοτημένο προς τούτου όργανο υπογράφει ψηφιακά και το μετατρέπει σε
ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο. Η επιτυχής υπογραφή του εξερχομένου έχει ως
αποτέλεσμα τη δημιουργία ενός όμοιου ηλεκτρονικού εγγράφου μορφής .pdf, το
οποίο φέρει την ένδειξη «ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ», καθώς και την εγκεκριμένη
ηλεκτρονική υπογραφή του υπαλλήλου που είναι αρμόδιος για τη δημιουργία
94 |
ακριβών αντιγράφων.
1.3.7 Οργάνωση ηλεκτρονικών εγγράφων (άρθρο 10-11 Εσωτερικού Κανονισμού)
Για την ευκολότερη επεξεργασία τους, τα ηλεκτρονικά έγγραφα, που δεν έχουν
αρχειοθετηθεί ηλεκτρονικά, δύνανται να συσχετίζονται και να οργανώνονται σε
ηλεκτρονικούς φακέλους υποθέσεων σύμφωνα με τις επιχειρησιακές ανάγκες και τη
συνήθη πρακτική κάθε Υπηρεσίας.
Όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα και οι υποθέσεις αρχειοθετούνται από τον εισηγητή
ή από τον χρήστη του ΣΗΔΕ που τα έχει χρεωθεί ή από υπάλληλο με ρόλο
γραμματείας. Στα αρχειοθετημένα έγγραφα τίθεται αντίστοιχη ηλεκτρονική ένδειξη.
Είναι στη διακριτική ευχέρεια των χρηστών του ΣΗΔΕ ανάλογα με τις υπηρεσιακές
ανάγκες και τη συνήθη πρακτική της εκάστοτε υπηρεσιακής μονάδας στην οποία
ανήκουν, να καθορίζουν τον τρόπο αξιοποίησης των δυνατότητων του ΣΗΔΕ, που
αφορούν α) στη δημιουργία προσωπικών φακέλων αρχειοθέτησης ανά χρήστη του
ΣΗΔΕ, με έγγραφα και υποθέσεις που έχει χειριστεί ο ίδιος, β) στη δημιουργία
κεντρικών φακέλων αρχειοθέτησης ανά Υπηρεσία και γ) στη δημιουργία θεματικών
φακέλων αρχειοθέτησης (βλ. σχετική ενότητα ΣΗΔΕ: Αρχειοθέτηση και Θεματικοί
Φάκελοι).
1.3.8 Τα οφέλη από την υιοθέτηση και χρήση του ΣΗΔΕ
Πριν προχωρήσουμε στο κεφάλαιο του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης

Εγγράφων των Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, κρίνεται
σκόπιμη η ανασκόπηση των ωφελειών του ΣΗΔΕ, οι οποίες λαμβάνουν πολλαπλές
μορφές και άπτονται ποικίλων τομέων.
Αναμφισβήτητα το ΣΗΔΕ παρέχει τη δυνατότητα στους φορείς να μεταβούν σε
πλήρη ψηφιοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης και διακίνησης των εγγράφων που
τους αφορούν, εγκαινιάζοντας μια νέα εποχή χωρίς χαρτί και μελάνι (paperless –
inkless). Το γεγονός αυτό συνεπάγεται εξοικονόμηση δημοσίων δαπανών μέσω της
μείωσης των εξόδων για χαρτί, μελάνι και ταχυδρομικά έξοδα. Η απλούστευση των
διαδικασιών, που κατά κανόνα συνοδεύει την ηλεκτρονικοποίησή τους, οδηγεί
περαιτέρω σε μείωση του απαιτούμενου χρόνου διεκπεραίωσης των υποθέσεων και
κατ’ επέκταση στη μείωση των διοικητικών βαρών και στην εξοικονόμηση
ανθρώπινων πόρων.
95 |
Η χρήση του ΣΗΔΕ σε συνδυασμό με την -υπό συγκεκριμένες προδιαγραφές-

ταυτοποίηση/αυθεντικοποίηση των χρηστών και την ευρεία χρήση των ηλεκτρονικών
υπογραφών:
α) ελαχιστοποιεί τις πιθανότητες απώλειας ή/ και παραποίησης των εγγράφων,
προσδίδοντας ασφάλεια στις συναλλαγές και επικοινωνίες των φορέων του
δημοσίου μεταξύ τους αλλά και με φυσικά και νομικά πρόσωπα,
β) έχει καταστήσει δυνατή την τηλεργασία των στελεχών του δημοσίου, η οποία
αποτέλεσε ανελαστική ανάγκη για την απρόσκοπτη συνέχιση της κρατικής
λειτουργίας κατά τη διάρκεια της πανδημίας του covid-19 και
γ) διευκολύνει την επικοινωνία των δημοσίων φορέων μεταξύ τους, αλλά και με
τα φυσικά και νομικά πρόσωπα συντελώντας στην ταχύτερη και ποιοτικότερη εξ
αποστάσεως εξυπηρέτησή τους κατά την επαφή τους με το δημόσιο.
Περαιτέρω το ΣΗΔΕ συμβάλλει στην ορθολογική οργάνωση των ηλεκτρονικών
αρχείων των υπηρεσιών καθιστώντας ασφαλέστερη τη διατήρηση του περιεχομένου
των εγγράφων στο διηνεκές και απλοποιώντας την πρόσβαση σε αρχειοθετημένα
έγγραφα. Η πλήρης ψηφιοποίηση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών οδηγεί στη
μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης φυσικού αρχείου
απελευθερώνοντας αυτούς τους χώρους για άλλες χρήσεις.
Μεγιστοποιώντας την ταχύτητα αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων, το
ΣΗΔΕ παρέχει, όπως θα δούμε και στο επόμενο κεφάλαιο, όλα τα απαιτούμενα
εργαλεία για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των στελεχών του δημοσίου
μέσω της αυτοματοποίησης πλήθους διαδικασιών, που παλαιότερα γίνονταν έγχαρτα
ή χειροκίνητα, ενώ παράλληλα παρέχει τη δυνατότητα ιχνηλάτησης των ενεργειών
των χρηστών και παραγωγής αναφορών, γεγονός που ενισχύει τη διαφάνεια και
καθιστά δυνατό τον έλεγχο της αποδοτικότητας αλλά και της νομιμότητας της
διοικητικής δράσης.
Χωρίς να παραβλέπουμε το αξιοσημείωτο όφελος που έχει η ηλεκτρονική
διακίνηση εγγράφων στο περιβάλλον, μέσω της συρρίκνωσης του οικολογικού
αποτυπώματος των δημοσίων υπηρεσιών, καταλήγουμε εντέλει στη διαπίστωση ότι
η εξοικείωση του ανθρωπίνου δυναμικού με τις ηλεκτρονικές υπογραφές, το ΣΗΔΕ
και λοιπές οριζόντιες εφαρμογές συντελεί στη σταδιακή αλλαγή κουλτούρας,
θεμελιώνοντας τη θετική στάση απέναντι σε νέες τεχνολογίες και οδηγώντας στον
εκσυγχρονισμό της Δημόσιας Διοίκησης.
Αναφέρετε διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων, που εξακολουθούν στην Υπηρεσία

σας να διενεργούνται εκτός ΣΗΔΕ και αναλύστε τις αιτίες που πιστεύετε ότι οδηγούν
σε αυτή την πρακτική.
96 |
2. ΣΥΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ (Docutracks)

2.1 Εισαγωγή στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων
Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων δεν αφορά σε κάποιο

συγκεκριμένο πρόγραμμα, αλλά αποδίδει μία γενική και ευρύτερη έννοια Ειδικότερα
πρόκειται για γενική ονομασία όσον αφορά σε εφαρμογές που προσφέρουν
ολοκληρωμένη ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων σε μια επιχείρηση ή έναν
οργανισμό. Είναι ένα σύστημα αρχειοθέτησης, πρωτοκόλλησης, διακίνησης και
διεκπεραίωσης εγγράφων.
Οι λειτουργικότητες που θα πρέπει να υποστηρίζει ένα Πληροφοριακό
Σύστημα ή ένα πρόγραμμα, προκειμένου να χαρακτηριστεί, ως Σύστημα
Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, είναι:
(α) να έχει τη δυνατότητα να εισάγει ηλεκτρονικά έγγραφα, και να μπορεί να
υποστηρίζει την πλήρη διακίνηση, καθώς και τη διαχείριση τους.
(β) να παρέχεται η δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής των εγγράφων και η
προσθήκη σχολίων, και να υποστηρίζονται λειτουργίες αναζήτησης και καταγραφής
των κινήσεων και τροποποιήσεων που γίνονται σε ένα Έγγραφο.
(γ) να διαθέτει εξειδικευμένη διαλειτουργικότητα με άλλα συστήματα (όπως
π.χ. με τη Διαύγεια και το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού) και να
δίνεται η δυνατότητα παραμετροποίησης, αναλόγως των αναγκών στης επιχείρησης
ή του οργανισμού.
Τα Συστήματα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων αποτελούν ένα νέο
σύστημα απλοποιημένης διαχείρισης εγγράφων στην ψηφιακή εποχή, καθόσον,
μέσω αυτών, οι εργασίες αυτοματοποιούνται, με αποτέλεσμα την πιο σύντομη και
ασφαλή εκτέλεσή τους
Το Σύστημα που χρησιμοποιείται από τα Υπουργεία Οικονομικών και
Ψηφιακής Διακυβέρνησης ονομάζεται Docutracks και υλοποιήθηκε από την Εταιρία
Dataverse. Δεδομένου ότι πρόκειται για διαδικτυακή (web) εφαρμογή, δεν
απαιτείται εγκατάσταση τοπικά στον ηλεκτρονικό υπολογιστή (Η/Υ) του Χρήστη.
2.2 Βασικές οντότητες του Σ.Η.Δ.Ε.
Το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων αποτελείται από οντότητες.

Οι βασικές οντότητες είναι:
• Τα Έγγραφα (και τα αντίγραφα εγγράφων) με τα μεταδεδομένα τους.
Τα μεταδεδομένα είναι: το θέμα του εγγράφου, το Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή (το
ψηφιοποιημένο δηλαδή Έγγραφο, είτε σε αρχείο κειμένου είτε σαρωμένο σε
οποιαδήποτε μορφή), τα συνημμένα αρχεία ή έγγραφα που μπορεί να φέρει μαζί, οι
λίστες επιλογής, κλπ.
• Οι Υπηρεσιακές Μονάδες (ΥΜ): Πρόκειται για τις οργανικές μονάδες
της Υπηρεσίας, όπως: Γενικές Διευθύνσεις, Διευθύνσεις, Τμήματα και Αυτοτελή
97 |
Τμήματα, Κεντρικό Πρωτόκολλο, καθώς και τα γραφεία του Υπουργού, των

Υφυπουργών, Γενικών Γραμματέων και της εν γένει Πολιτικής Ηγεσίας.
• Οι Χρήστες.: Πρόκειται για τους Χρήστες του Συστήματος. Ταυτίζονται
με αντίστοιχους ρόλους, οι οποίοι είναι οι εξής:
o Υπάλληλος: Ο Χρήστης, μέσω της τοποθέτησής του, στην Υπηρεσία
όπου οργανικά ανήκει.
o Προϊστάμενος: Ο Χρήστης, ο οποίος έχει θέση ευθύνης σε κάποια
Υπηρεσιακή Μονάδα (Πολιτική Ηγεσία – Γενικοί Γραμματείς – Γενικοί
Διευθυντές – Διευθυντές – Τμηματάρχες).
o Αναπληρωτής Προϊστάμενος: Ο Χρήστης, ο οποίος αναπληρώνει τον
Προϊστάμενο. Η αναπλήρωση προϊσταμένων γίνεται, σύμφωνα με
τον Υπαλληλικό Κώδικα και τον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας
(Ο.Ε.Υ.).
o Γραμματειακή Υποστήριξη: Από επίπεδο Διεύθυνσης και άνω
(Αυτοτελή Τμήματα – Γενική Διεύθυνση – Πολιτική Ηγεσία). Ο
Χρήστης με το ρόλο αυτό λειτουργεί ως “βοηθός” του Προϊσταμένου
και έχει δικαιώματα προβολής στο περιεχόμενο που έχει και ο
Προϊστάμενος.
o Δημιουργός Ακριβούς Αντιγράφου: Χρήστης με δικαίωμα
υπογραφής για τη βεβαίωση του ακριβούς αντιγράφου ενός
εγγράφου. Η ακρίβεια ενός εγγράφου βεβαιώνεται μόνο με την
ψηφιακή υπογραφή αυτού του Χρήστη. Ο ρόλος αυτός δίδεται και
στο Χρήστη με ρόλο Προϊστάμενος.
o Καταχωρητής Εισερχομένου: Χρήστης, ο οποίος καταχωρεί έγγραφα
που εισέρχονται στην Υπηρεσιακή Μονάδα ως Εισερχόμενα.
o Καταχωρητής Εξερχομένου: Χρήστης ο οποίος καταχωρεί έγγραφα
που εξέρχονται από την Υπηρεσιακή Μονάδα, ως Εξερχόμενα.
o Διαχειριστής: Χρήστης ο οποίος διαχειρίζεται το Σύστημα.
o Τοπικός Διαχειριστής: Χρήστης ο οποίος διαχειρίζεται μέρος του
Συστήματος και μόνο για κάποια Υπηρεσιακή Μονάδα ή μια
συγκεκριμένη Οργανική Μονάδα.
Οι βοηθητικές υποστηρικτικές οντότητες του Σ.Η.Δ.Ε. είναι:
➢ Είδος εγγράφου
➢ Κατηγορία (Φορέα και ΔΙΑΥΓΕΙΑ)
➢ Ενέργεια
➢ Διαβάθμιση
➢ Προτεραιότητα
➢ Τύπος Αποστολής
➢ Ειδική Μεταχείριση
➢ Τύπος σχέσης μεταξύ των εγγράφων
98 |
2.3 Είσοδος στο σύστημα Docutracks
Όλοι οι υπάλληλοι των Υπουργείων Οικονομικών και Ψηφιακής

Διακυβέρνησης, εφόσον τα στοιχεία τους έχουν εισαχθεί στο Σύστημα Διαχείρισης
Ανθρώπινου Δυναμικού, αποκτούν αυτόματα λογαριασμό στο Σύστημα
Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων – Docutracks, μέσω της διαλειτουργικότητας
που έχει υλοποιηθεί ανάμεσα στα δύο Συστήματα.
Η είσοδος για το Υπουργείο Οικονομικών γίνεται, μέσω της διεύθυνσης
http://51.91.221.107:4000/ ενώ για το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης μέσω
της διεύθυνσης https://ggps.docutracks.eu/. Η είσοδος, για τις ανάγκες του
Εκπαιδευτικού Σεμιναρίου, πραγματοποιείται μέσω ενός φυλλομετρητή (browser)
και μιας ηλεκτρονικής διεύθυνσης (url).
Στην Εικόνα 2.1 βλέπουμε τη σελίδα εισόδου στο Σύστημα.
Εικόνα 2. 1 - Είσοδος στο Σύστημα
Η είσοδος στο Σύστημα γίνεται με το Όνομα Χρήστη (Username) και τον

Κωδικό Πρόσβασης (Password), που έχουν ενημερωθεί, κατά την διάρκεια του
Σεμιναρίου του ΙΝ.ΕΠ., από τους Εισηγητές. Αφού συμπληρώσει τα στοιχεία εισόδου,
ο Χρήστης επιλέγει το κουμπί .
Όταν ολοκληρωθεί η σύνδεση στο Σύστημα Docutracks, ο Χρήστης μεταβαίνει
στην κεντρική οθόνη, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.2.
99 |
Εικόνα 2. 2 – Κεντρική Οθόνη
Η κεντρική οθόνη χωρίζεται σε πέντε (5) περιοχές:

Α. Περιοχή Κεφαλίδας,
Β. Περιοχή Ομάδες Εγγράφων,
Γ. Περιοχή Αναζήτηση και Φίλτρα,
Δ. Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων,
Ε. Περιοχή Επισκόπηση Εγγράφου,
όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.3.
Εικόνα 2. 3 – Περιοχές Κεντρικής Οθόνης
2.3.1 Περιοχή Κεφαλίδας
Στην περιοχή Κεφαλίδας ή περιοχή Α της Εικόνας 2.3, διακρίνονται τα εξής:

1. Στο κέντρο της Οθόνης, στην περιοχή Κεφαλίδας, διακρίνεται η
Υπηρεσιακή Μονάδα του Χρήστη (Εικόνα 2.4), ήτοι η Μονάδα όπου ανήκει οργανικά
ο Χρήστης. Επισημαίνεται ότι σε κάποιες περιπτώσεις, ένας υπάλληλος δύναται να
ασκεί καθήκοντα και σε άλλες Υπηρεσιακές Μονάδες (λ.χ. δια ανάθεσης με
100 |
παράλληλα καθήκοντα) ή Ομάδες. Ασκεί δηλαδή παράλληλα καθήκοντα, σε άλλες

μονάδες ή ομάδες. Για να μετακινηθεί, ο Χρήστης, από μία Υπηρεσία σε μία άλλη,
επιλέγει το βελάκι , που βρίσκεται δεξιά από την Υπηρεσιακή Μονάδα που
εμφανίζεται και από τη λίστα επιλέγει την Υπηρεσιακή Μονάδα που επιθυμεί (Εικόνα
2.5).
Εικόνα 2. 4 – Υπηρεσιακή Μονάδα που εμφανίζεται στην Κεφαλίδα
Εικόνα 2. 5 – Επιλογή άλλης Υπηρεσιακής Μονάδας
2. Δεξιά της Κεφαλίδας υπάρχει το προφίλ του Χρήστη, στο σύμβολο με

τα αρχικά γράμματα του ονόματος του Χρήστη. Πατώντας με το ποντίκι του, το
εμφανίζεται το μενού επιλογών, όπως εμφανίζεται στην Εικόνα 2.6.
Εικόνα 2. 6 – Επιλογές Προφίλ Χρήστη
Μέσα από το μενού που εμφανίζεται, δίνονται στο Χρήστη οι παρακάτω

επιλογές:
101 |
• Επεξεργασία Προφίλ. Ο Χρήστης, επιλέγοντας την επεξεργασία

Προφίλ, έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί και να διορθώσει τα προσωπικά του
στοιχεία (Εικόνα 2.7).
Εικόνα 2. 7 – Επεξεργασία Προφίλ Χρήστη
Στην επεξεργασία, ο Χρήστης, έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί ή να

αλλάξει όλα τα στοιχεία του, εκτός από το “Όνομα Χρήστη (Username)”. Όταν ο
Χρήστης ολοκληρώσει την επεξεργασία των στοιχείων του, επιλέγει το κουμπί
.
Στην ίδια καρτέλα φαίνεται και η Υπηρεσιακή Μονάδα που υπηρετεί ο
Χρήστης και οι ρόλοι που του έχουν παραχωρηθεί σε αυτή την Υπηρεσιακή Μονάδα.
Σε περίπτωση που ο Χρήστης εκτελεί καθήκοντα και σε άλλη Υπηρεσιακή Μονάδα, οι
ρόλοι εμφανίζονται όπως στην Εικόνα 2.8.
102 |
Εικόνα 2. 8 – Ρόλοι Προφίλ Χρήστη
Η πρώτη Υπηρεσιακή Μονάδα που φαίνεται στην ιεραρχία των ρόλων στο
Προφίλ του Χρήστη, είναι και η Υπηρεσιακή Μονάδα η οποία εμφανίζεται στην
Κεφαλίδα, με την εισαγωγή στο Σύστημα.
Το Σύστημα δίνει τη δυνατότητα στο Χρήστη να αλλάζει την αρχική
Υπηρεσιακή Μονάδα και την ιεραρχία που εμφανίζονται στο Προφίλ του και κατ’
επέκταση στην κεφαλίδα της αρχικής σελίδας του Συστήματος.
Το μόνο που απαιτείται να κάνει ο Χρήστης, είναι να σύρει την Υπηρεσιακή
Μονάδα που επιθυμεί (κρατώντας το δεξί πλήκτρο του ποντικιού), να την
τοποθετήσει στη θέση που επιθυμεί (Εικόνα 2.9) και να επιλέξει την ετικέτα
.
Εικόνα 2. 9 – Αλλαγή Υπηρεσίας στην Κεφαλίδα
Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα λήψης ειδοποιήσεων για έγγραφα που

χρεώνονται ή κοινοποιούνται στο Χρήστη. Αυτή η δυνατότητα δίδεται, επιλέγοντας –
τσεκάροντας το κουτί μπροστά από το “Λήψη ειδοποιήσεων για ληφθέντα έγγραφα”
(Εικόνα 2.10) και επιλέγοντας την ετικέτα . Έτσι, κάθε φορά που του
103 |
αποστέλλεται ένα Έγγραφο, ο Χρήστης ειδοποιείται με μήνυμα στο ηλεκτρονικό του

ταχυδρομείο (email).
Εικόνα 2. 10 – Ετικέτα λήψης ειδοποίησης ληφθέντων εγγράφων
Μια ακόμα δυνατότητα που έχει ο Χρήστης μέσα από τη διαχείριση του
Προφίλ, είναι να διαπιστώσει, εάν του έχουν αποδοθεί δικαιώματα Διαχειριστή
Συστήματος (Εικόνα 2.11). Αυτός ο ρόλος αποδίδεται από τους Διαχειριστές και ο
Χρήστης δεν έχει δικαίωμα αλλαγής αυτού του ρόλου.
Εικόνα 2. 11 – Δικαίωμα Διαχειριστή Συστήματος
Καθώς και η επιλογή της προεπιλεγμένης Υπηρεσίας που εμφανίζεται στη

κεφαλίδα της κεντρικής οθόνης του Συστήματος για τις περιπτώσεις ασαφούς
επιλογής από τις υπηρεσίες του Χρήστη (Εικόνα 2.12). Ο Χρήστης επιλέγει από τον
καταρράκτη (στην ετικέτα που φαίνεται “Χωρίς προεπιλογή”) την Υπηρεσιακή
Μονάδα που επιθυμεί και κλικάρει στο κουμπί . Η Υπηρεσία που θα
επιλέξει θα είναι και η Υπηρεσιακή Μονάδα που θα εμφανίζεται στην Κεφαλίδα κατά
την είσοδό του στο Σύστημα.
104 |
Εικόνα 2. 12 - Προεπιλεγμένη Υπηρεσία σε περιπτώσεις ασαφούς επιλογής από

τις υπηρεσίες του Χρήστη
Τέλος, εφόσον ο Χρήστης εκτελεί “Καθήκοντα Προϊσταμένου” απεικονίζεται

το μενού “Καθήκοντα Προϊσταμένου” με επιλεγμένη την “Υπηρεσιακή Μονάδα” που
προΐστανται (Εικόνα 2.13), ή εφόσον έχει και Δικαίωμα Χρήσης “Αναπλήρωση
Προϊσταμένου”, από το μενού “Καθήκοντα Προϊσταμένου” μπορεί να επιλέξει την
Υπηρεσιακή Μονάδα, που μπορεί να αναπληρώσει, και να αναλάβει Καθήκοντα
Προϊσταμένου (Εικόνα 2.13). Εκτενής αναφορά στη λειτουργία αυτή γίνεται στο
Κεφάλαιο 2.3.1 - Αναπλήρωση Προϊστάμενων.
Εικόνα 2. 13 – Καθήκοντα Προϊσταμένου
• Υλικό Εκπαίδευσης. Επιλέγοντας υλικό εκπαίδευσης, ο Χρήστης έχει

πρόσβαση στις Ανακοινώσεις, που κατά καιρούς αναρτώνται στο Σύστημα, σε
εκπαιδευτικά βίντεο, που παρουσιάζουν κάποιες από τις λειτουργίες του
Συστήματος, καθώς και στα Εγχειρίδια Χρήσης και σε κάποια από τα Σενάρια
Εκπαίδευσης (Κεντρικού Πρωτοκόλλου – Προϊσταμένου – Υπαλλήλου). Τέλος, ο
Χρήστης μπορεί να ενημερωθεί για τις διευθύνσεις (url) από άλλα δοκιμαστικά
περιβάλλοντα, που όμως έχουν πρόσβαση εσωτερικά από το χώρο εργασίας τους
(Εικόνα 2.14).
105 |
Εικόνα 2. 14 – Υλικό Εκπαίδευσης
• Τέλος, μέσα από το Προφίλ , εμφανίζεται η επιλογή

“Αποσύνδεση”. Όπως σε κάθε Σύστημα, έτσι και στο Docutracks, θα πρέπει να
γίνεται ασφαλής αποσύνδεση, πριν ο Χρήστης κλείσει την εφαρμογή.
3. Ειδοποιήσεις: Αριστερά από την ετικέτα (δηλαδή το Προφίλ του
Χρήστη) υπάρχουν οι Ειδοποιήσεις . Συμβολίζεται με ένα “καμπανάκι”. Έτσι ο

Χρήστης, ανάλογα με τον ρόλο που κατέχει, ενημερώνεται για διάφορα συμβάντα
που αφορούν τα έγγραφα που διαχειρίζεται ή τα έγγραφα που του απέστειλαν ή
κοινοποιήθηκαν ή χρεώθηκαν και που ίσως απαιτείται να προβεί σε ενέργειες. Όταν
υπάρχουν ειδοποιήσεις, ο Χρήστης ενημερώνεται και το “καμπανάκι” εμφανίζεται με
τον αριθμό των ειδοποιήσεων (μέσα σε κόκκινο κύκλο) ως εξής . Όταν πατήσει,
με το ποντίκι, πάνω στο τότε εμφανίζεται μια λίστα με τις ειδοποιήσεις που έχει
λάβει από το Σύστημα (Εικόνα 2.15).
106 |
Εικόνα 2. 15 – Λίστα Ειδοποιήσεων
Στη λίστα ειδοποιήσεων που αναπτύσσεται, εμφανίζονται οι ειδοποιήσεις

του Χρήστη με χρονολογική σειρά, με την πιο πρόσφατη στη κορυφή της λίστας. Όταν
σε μια ειδοποίηση το πλαίσιο είναι με γαλάζιο χρώμα, υποδηλώνει ότι ο Χρήστης δεν
την έχει ανοίξει. Αντίθετα, όταν ο Χρήστης ανοίγει μια ειδοποίηση, τότε το πλαίσιο
φαίνεται με λευκό χρώμα.
Επιλέγοντας το “Δείτε περισσότερα”, εμφανίζεται ο Κατάλογος Ειδοποιήσεων
(Εικόνα 2.16), μέσω του οποίου ο Χρήστης έχει πρόσβαση σε όλες τις ειδοποιήσεις
που του έχουν γίνει.
Εικόνα 2. 16 – Κατάλογος Ειδοποιήσεων
107 |
4. Διαχείριση: Στο Χρήστη, ανάλογα με το ρόλο που του έχει αποδοθεί,

εμφανίζεται το σύμβολο . Απευθύνεται κυρίως σε Χρήστη με ρόλο:
“Προϊστάμενος”, “Αναπληρωτής Προϊστάμενος”, “Γραμματειακή Υποστήριξη”,
“Διαχειριστής” και “Τοπικός Διαχειριστής”. Επιλέγοντας το γρανάζι, εμφανίζεται η
λίστα επιλογών της Διαχείρισης (Εικόνας 2.17). Χρήστες με ρόλο μόνον “Υπάλληλος”
δεν έχουν πρόσβαση σε αυτή τη δυνατότητα. Επίσης, Χρήστες με ρόλο
“Προϊστάμενος”, έχουν και άλλες διαθέσιμες ενέργειες, για τις οποίες θα γίνει
εκτενής αναφορά στο Κεφάλαιο 2.6 –Ειδικά Θέματα Προϊσταμένων.
Εικόνα 2. 17 – Διαχείριση
▪ Ομάδων Υπηρεσιών: Οι δυνατότητες που παρέχονται στο Χρήστη,

μέσα από την Διαχείριση, είναι η Δημιουργία Ομάδων Υπηρεσιών και Ομάδων
Επαφών. Όταν επιλεγεί από την Ομάδα Υπηρεσιών, η Υπηρεσιακή Μονάδα στην
οποία ο Χρήστης επιθυμεί να δημιουργήσει και να επεξεργαστεί τις Ομάδες
Υπηρεσιών (Εικόνα 2.18), εμφανίζεται η παρακάτω Οθόνη, μέσω της οποίας του
δίνεται η δυνατότητα να δημιουργήσει ή να επεξεργαστεί μια Ομάδα με τις
Υπηρεσιακές Μονάδες που επιθυμεί (Εικόνα 2.19).
Εικόνα 2. 18 – Ομάδα Υπηρεσιών
108 |
Εικόνα 2. 19 – Διαχείριση Ομάδων Υπηρεσιών
Στη συνέχεια ο Χρήστης επιλέγει το για να δημιουργήσει μια Ομάδα

Υπηρεσιών. Στο παράθυρο που ανοίγει (Εικόνα 2.20) επιλέγει τις Υπηρεσιακές
Μονάδες που επιθυμεί, δίνοντας ένα όνομα στην Ομάδα και επιλέγει
. Με αυτόν τον τρόπο ο Χρήστης καταχωρεί Ομάδες Υπηρεσιών, σε
επίπεδο Υπηρεσιακής Μονάδας (δηλαδή θα έχουν πρόσβαση όλοι οι Χρήστες που
ανήκουν στην ίδια Υπηρεσιακή Μονάδα με το Χρήστη που τη δημιούργησε). Η ομάδα
που καταχωρείται στη συνέχεια θα βοηθήσει τον/ους Χρήστη/ες να προβεί/ούν σε
αποστολή εγγράφων, στις συγκεκριμένες Υπηρεσίες που έχουν προστεθεί στη
συγκεκριμένη Ομάδα.
Εικόνα 2. 20 - Καταχώριση Ομάδας Υπηρεσιών
Μέσω της επιλογής Ομάδων Υπηρεσιών, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να

μεταβάλλει τις Ομάδες που έχουν ήδη καταχωρηθεί. Επιλέγοντας την ομάδα που
επιθυμεί, κάνοντας κλικ πάνω στην ονομασία της Ομάδας (Εικόνα 2.21), μπορεί να
προσθέσει ή να αφαιρέσει Υπηρεσιακές Μονάδες, επιλέγοντας ή από-επιλέγοντάς
τες από τη συγκεκριμένη Ομάδα Υπηρεσιών που έχει επιλέξει (Εικόνα 2.22). Στο τέλος
ο Χρήστης πρέπει να επιλέξει για να αποθηκευτούν οι αλλαγές της
Ομάδας Υπηρεσιών.
109 |
Εικόνα 2. 21 – Επεξεργασία Ομάδας Υπηρεσιών
Εικόνα 2. 22 – Επιλογή Υπηρεσιακών Μονάδων
• Ομάδων Επαφών: Η Διαχείριση και η δημιουργία Ομάδων Επαφών,

γίνεται από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσιακής Μονάδας και σε αυτή την περίπτωση
σε επίπεδο Μονάδας και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους Χρήστες – Υπαλλήλους
που ανήκουν στη συγκεκριμένη Υπηρεσιακή Μονάδα. Θα εκτεθεί εκτενώς στη
συνέχεια, στο Κεφάλαιο 2.6.6 – Διαχείριση Ομάδων Επαφών.
5. Πρόσθετες Εφαρμογές: Με την ετικέτα ο Χρήστης έχει πρόσβαση

σε πρόσθετες εφαρμογές, που προσφέρει το Σύστημα Docutracks (Εικόνα 2.23).
Εικόνα 2. 23 – Πρόσθετες Εφαρμογές
110 |
Η διαθέσιμη πρόσθετη εφαρμογή για όλους τους Χρήστες είναι ο Προσωπικός

Φάκελος. Για Χρήστες με ρόλο Γραμματειακή Υποστήριξη υπάρχει, μέσω των
πρόσθετων εφαρμογών, η Διαχείριση email. Πρόκειται για πρόσθετες εφαρμογές, οι
οποίες θα αποτυπωθούν στο Κεφάλαιο 2.5.9 - Προσωπικοί φάκελοι και στο
Κεφάλαιο 2.4.2.3 - Καταχώριση Εισερχόμενου Εγγράφου από Ηλεκτρονικό
Ταχυδρομείο (email).
6. Αρχική Σελίδα: Αριστερά στην Κεφαλίδα, υπάρχουν τα εικονίδια
και , της Αρχικής Σελίδας.
Αν ο Χρήστης επιλέξει το εικονίδιο , ανεξαρτήτως σε ποια σελίδα του
Συστήματος βρίσκεται, τότε μεταβαίνει στην αρχική σελίδα στου Συστήματος, όπως
ακριβώς όταν κάνει είσοδο στο Σύστημα.
Αν επιλέξει το εικονίδιο , τότε ο Χρήστης μεταβαίνει στην αρχική οθόνη,
αλλά χωρίς να εμφανίζεται ο Κατάλογος Εγγράφων της κύριας Υπηρεσιακής Μονάδας
(εφόσον, ο Χρήστης, έχει επιλέξει κάποια άλλη Υπηρεσιακή Μονάδα). Δηλαδή
παραμένει στον Κατάλογο Εγγράφων της επιλεγμένης Υπηρεσιακής Μονάδας.
7. Καταχώριση Νέου Εγγράφου: Για να καταχωρίσει ο Χρήστης ένα νέο
Έγγραφο επιλέγει την ετικέτα: . Οι επιλογές καταχώρισης για όλους τους Χρήστες
είναι οι εξής:
▪ Σχέδιο
▪ Εξερχόμενο
▪ ΦΕΑ (Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας)
Επιπλέον για όσους έχουν ρόλο «Καταχωρητής Εισερχομένων» στην
“Καταχώριση Νέου Εγγράφου”, εμφανίζεται και η επιλογή:
▪ Εισερχόμενο
2.3.2 Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων.
Πρόκειται για την Περιοχή Δ της Κεντρικής Οθόνης του Docutracks, η οποία
εκτέθηκε και στο Κεφάλαιο 2.3 (Εικόνα 2.1). Σε αυτή την περιοχή εμφανίζονται τα
έγγραφα που έχουν αποσταλεί ή κοινοποιηθεί στο Χρήστη (Εικόνα 2.24). Εφόσον, ο
Χρήστης, έχει ρόλο “Προϊστάμενος” ή “Γραμματειακή Υποστήριξη”, τότε θα έχει
πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα της Υπηρεσιακής Μονάδας. Διαφορετικά, ο Χρήστης
θα έχει πρόσβαση, μόνο στα έγγραφα που εμπλέκεται ή του έχουν κοινοποιηθεί,
χρεωθεί ή γνωστοποιηθεί με οποιονδήποτε τρόπο.
111 |
Εικόνα 2. 24 – Κατάλογος Εγγράφων
Στην περιοχή του Καταλόγου Εγγράφων ο Χρήστης βλέπει κάποια βασικά

στοιχεία για το/α Έγγραφο/α της λίστας που αναπτύσσεται. Τα στοιχεία αυτά είναι:
1. Ο Αύξων Αριθμός (Α/Α) του εγγράφου, που είναι μοναδικός για κάθε
Έγγραφο, ανεξαρτήτως της κατηγοριοποίησης του εγγράφου (Εικόνα
2.25).
2. Η Ημερομηνία Δημιουργίας του εγγράφου (Εικόνα 2.25).
3. Ο Αριθμός Πρωτοκόλλου του εγγράφου που λαμβάνει από το Σύστημα
Docutracks (Εικόνα 2.25 και Εικόνα 2.26).
4. Το Θέμα του Εγγράφου (Εικόνα 2.26).
5. Ο Αριθμός Πρωτοκόλλου (Α.Π.) Αποστολέα, εφόσον υπάρχει (Εικόνα
2.26).
6. Ο Αποστολέας του εγγράφου, εφόσον πρόκειται για Εισερχόμενο Έγγραφο
7. Η Κατάσταση του Εγγράφου. Δηλαδή σε τι στάδιο βρίσκεται (Εικόνα 2.27),
και πιο συγκεκριμένα εάν το Έγγραφο “Δημιουργήθηκε”, “Έχει
Αποσταλεί”, “Αρχειοθετήθηκε”, κ.λπ. (βλ. Κεφάλαιο 2.4.2.5 - Μενού
ενεργειών και Κεφάλαιο 2.5.1 - Αρχειοθέτηση και θεματικοί φάκελοι).
8. Το Είδος Εγγράφου (Εικόνα 2.27).
9. Η Χρέωση, σε ποιον Χρήστη δηλαδή έχει χρεωθεί το συγκεκριμένο
Έγγραφο (Εικόνα 2.27).
10. Ο Φάκελος που έχει αρχειοθετηθεί, ενδεχομένως, το Έγγραφο (Εικόνα
2.27).
11. Ο Καταχωρητής του Εγγράφου. Δηλαδή ο Χρήστης που το εισήγαγε στο
Σύστημα (Εικόνα 2.27).
112 |
Εικόνα 2. 25 – Α/Α, Ημ. Δημιουργίας, Αρ. Πρωτοκόλλου του Εγγράφου
Εικόνα 2. 26 - Αρ. Πρωτοκόλλου, Θέμα, Α.Π. Αποστολέα, Αποστολέας του

Εγγράφου
Εικόνα 2. 27 – Κατάσταση, Είδος Εγγράφου, Χρέωση, Φάκελοι, Καταχωρητής του

Εγγράφου
113 |
Πέρα από τα ανωτέρω στοιχεία, ο Χρήστης μπορεί να πάρει πληροφορίες για

την κατηγοριοποίηση του Εγγράφου από το Χρωματικό Σύμβολο που υπάρχει στην
τρίτη στήλη, για έγγραφα που δεν έχει ανοίξει ακόμα, καθώς και για το εάν κάποιο
Έγγραφο έχει πιστοποιηθεί η ακρίβεια του ακριβούς αντιγράφου με προηγμένη
ηλεκτρονική υπογραφή. Όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.28 διακρίνονται τα εξής
σύμβολα:
Στην δεύτερη στήλη, στη Θέση Β της Εικόνας 2.28, διακρίνεται ένας φάκελος
(άλλοτε ανοικτός και λευκός και άλλοτε κλειστός και γκρίζος).
▪ το δηλώνει ότι Έγγραφο έχει ανοιχτεί από το Χρήστη,
▪ και το ότι το Έγγραφο βρίσκεται σε εκκρεμότητα και δεν έχει
ανοιχτεί από το Χρήστη.
Στην τρίτη στήλη, Θέση Γ της Εικόνας 2.28, υπάρχουν τα εξής σύμβολα:
✓ Το συμβολίζει ένα Σχέδιο
✓ Το συμβολίζει ένα Εισερχόμενο Έγγραφο
✓ Το συμβολίζει για Εξερχόμενο Έγγραφο.
✓ Και το συμβολίζει ένα Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας (ΦΕΑ).
Εικόνα 2. 28 – Περαιτέρω πληροφορίες
Στην τέταρτη στήλη, της Εικόνας 2.28 στη Θέση Δ, υπάρχει ένας συνδετήρας
. Με το συνδετήρα ο Χρήστης καταλαβαίνει, εάν έχει επισυνάψει το Έγγραφο σε
ψηφιακή μορφή. Εάν δηλαδή έχει επισυναφθεί Έγγραφο ή όχι.
Σε περίπτωση που δεν υπάρχει, ο Χρήστης έχει παραλείψει να επισυνάψει το
Έγγραφο. Αυτό αφορά, όπως θα εκτεθεί στο Κεφάλαιο 2.5.1 –Δημιουργία
Εισερχομένου Εγγράφου, μόνο τα εισερχόμενα.
114 |
Όταν σε ένα Έγγραφο έχει βεβαιωθεί το ακριβές αντίγραφο του Εγγράφου

(με τη χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής), τότε ο συνδετήρας εμφανίζεται με
ένα λευκό σε πράσινο κύκλο, δηλαδή ο συνδετήρας εμφανίζεται ως εξής: . Σε
αντίθετη περίπτωση, που δεν έχει βεβαιωθεί η ακρίβεια του Εγγράφου, ο
συνδετήρας φέρει ένα λευκό ? σε κόκκινο κύκλο, .
Όταν ο Χρήστης, θέλει να “μαρκάρει” ένα Έγγραφο ως σημαντικό (όπως
γίνεται και στα περισσότερα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – emails),
μπορεί να το επιλέξει ενεργοποιώντας τη Σημαία, , που υπάρχει στην πρώτη στήλη
(Θέση Α της Εικόνας 2.28).
Εικόνα 2. 29 – Εναλλαγή σελίδων στο Κατάλογο Εγγράφων
Στο κάτω αριστερό μέρος του Καταλόγου Εγγράφων, διακρίνονται οι σελίδες

του Καταλόγου Εγγράφων (Εικόνα 2.29). Κάθε σελίδα περιέχει είκοσι έγγραφα. Ο
Χρήστης έχει τη δυνατότητα να μεταβεί ανάμεσα στις σελίδες, είτε κάνοντας κλικ με
το ποντίκι του πάνω στην αριθμό της σελίδα που επιθυμεί, είτε χρησιμοποιώντας τα
κουμπιά πλοήγησης ή για να μεταβεί στην προηγούμενη ή στην επόμενη σελίδα
αντίστοιχα, είτε ή για να μεταβεί στην πρώτη ή στην τελευταία σελίδα του
Καταλόγου αντίστοιχα.
Τέλος, στο κάτω δεξί μέρος (Εικόνα 2.30) υπάρχει ο συνολικός αριθμός των
Εγγράφων που υπάρχει στον “Κατάλογο Εγγράφων”. Με κάθε εναλλαγή της σελίδας,
το Σύστημα ενημερώνει το Χρήστη ανάμεσα σε ποια Έγγραφα πλοηγείται (π.χ. όταν
ο Χρήστης βλέπει “Displaying items 1-20”, έχει τη δυνατότητα να πλοηγηθεί ανάμεσα
στο πρώτο και εικοστό Έγγραφο στη λίστα του Καταλόγου, ενώ όταν βρίσκεται στο
“Displaying items 80-100”, ανάμεσα στο ογδοηκοστό και εκατοστό Έγγραφο της
λίστας).
115 |
Εικόνα 2. 30 – Συνολικός Αριθμός Εγγράφων
2.3.3 Περιοχή Επισκόπηση Εγγράφου
Στην “Περιοχή Επισκόπηση Εγγράφου” (Εικόνα 2.31), ο Χρήστης έχει

πρόσβαση σε λεπτομέρειες του Εγγράφου. Η Περιοχή αναπτύσσεται, κάτω από την
“Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων”, στη μισή Οθόνη (όπως είδαμε και την Εικόνα 2.3).
Σε περιπτώσεις που ο Χρήστης χρειάζεται να την αναπτύξει περισσότερο, για την
καλύτερη και ευκολότερη οπτική του εικόνα, στα δεξιά της “Περιοχής Επισκόπησης
Εγγράφου”, υπάρχει η ετικέτα . Επιλέγοντας το σύμβολο αυτό, η “Περιοχή
Επισκόπησης Εγγράφου” υπερκαλύπτει την “Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων”. Έτσι ο
Χρήστης έχει σε πλήρη οθόνη την “Επισκόπηση του Εγγράφου” (Εικόνα 2.32).
Εικόνα 2. 31 – Περιοχή Επισκόπησης Εγγράφου
116 |
Εικόνα 2. 32 – Περιοχή Επισκόπησης Εγγράφου σε πλήρη οθόνη
Για να επανέλθει σε κανονική οθόνη και να εμφανιστεί και πάλι η Περιοχή

Κατάλογος Εγγράφου, ο Χρήστης επιλέγει την αντίστοιχη ετικέτα , δεξιά στην
πλήρη οθόνη της Περιοχής Επισκόπησης Εγγράφου.
Από την Επισκόπηση Εγγράφου, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να δει
πληροφορίες, όπως τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του Εγγράφου, τον Α/Α (Μοναδικό
Αύξοντα Αριθμό) του Εγγράφου, το Είδος του και τον Αποστολέα του. Από εκεί ο
Χρήστης μπορεί να προβάλει το Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή και να διαβάσει το
περιεχόμενό του. Επίσης, όπως θα αναλυθεί στο Κεφάλαιο 2.5.7 - Εκδόσεις
Ψηφιακού Αρχείου, μπορεί να έχει πρόσβαση και στις Εκδόσεις του ψηφιακού
αρχείου (του κυρίως εγγράφου), και να δει τις τυχόν αλλαγές, να κατεβάσει το αρχικό
Έγγραφο (όπως ανέβηκε από τον Εισηγητή του), να έχει πρόσβαση στα συνημμένα
αρχεία (εφόσον υπάρχουν) καθώς και να εκτυπώσει το ακριβές αντίγραφο του
Εγγράφου (Εικόνα 2.33).
Εικόνα 2. 33 – Πληροφορίες Εγγράφου
Για να “ανοίξει” και να διαβάσει το περιεχόμενο του κυρίως Εγγράφου, ο

Χρήστης μπορεί, είτε να επιλέξει το όνομα του pdf αρχείου (Εικόνα 2.34 Θέση Α), είτε
την ετικέτα (Εικόνα 2.34 Θέση Β).
Τέλος, αν υπάρχει συνημμένο και αυτό είναι σε pdf μορφή, επιλέγοντας το
117 |
όνομα του αρχείου, ανοίγει νέα καρτέλα όπου προβάλλεται το συνημμένο Έγγραφο.
Αν το συνημμένο είναι σε άλλη μορφή, επιλέγοντας το όνομά του, γίνεται λήψη του
αρχείου και μπορεί ο Χρήστης να το ανοίξει τοπικά από τον ηλεκτρονικό του
υπολογιστή (Εικόνα 2.12.3 Θέση Γ).
Εικόνα 2. 34 – Άνοιγμα κυρίως Εγγράφου και συνημμένου
Στην πρώτη περίπτωση, που ο Χρήστης επιλέξει το όνομα του pdf αρχείου,
τότε το Σύστημα ανοίγει σε νέο παράθυρο το pdf αρχείο (Εικόνα 2.35).
Εικόνα 2. 35 – Άνοιγμα pfd αρχείου κυρίως Εγγράφου
Αντίθετα, στη δεύτερη περίπτωση, την περίπτωση με την ετικέτα ,

αναδύεται ένα παράθυρο που ανοίγει το pdf αρχείο (Εικόνα 2.36).
118 |
Εικόνα 2. 36– Άνοιγμα κυρίως εγγράφου με τη χρήση του κουμπιού
Επίσης, μέσω της Περιοχής Επισκόπηση Εγγράφου, ο Χρήστης, μπορεί να

διαπιστώσει σε ποιες Υπηρεσιακές Μονάδες έχει δημιουργηθεί ένα αντίγραφο του
Εγγράφου, δηλαδή, σε ποιες Υπηρεσιακές Μονάδες έχει αποσταλεί το Έγγραφο. Αυτό
διαπιστώνεται από την Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου (Εικόνα 2.37).
Εικόνα 2. 37 – Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου
Σε αυτή υπάρχει η δυνατότητα να έχει πρόσβαση στα σχετικά Έγγραφα. Πιο

συγκεκριμένα, κάτω από την “Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου” εμφανίζονται τα
“Σχετικά Έγγραφα” (Εικόνα 2.12.5). Επιλέγοντας ο Χρήστης, το σχετικό Έγγραφο, το
Σύστημα ανοίγει, στην περιοχή της επισκόπησης, την επισκόπηση του σχετικού
Εγγράφου.
Τέλος, μέσω της “Καρτέλας Επισκόπησης Εγγράφου”, δίνεται στο Χρήστη η
δυνατότητα Ενεργειών για το Έγγραφο (Εικόνα 2.38). Με έντονο χρωματισμό
εμφανίζονται οι ενέργειες που είναι ενεργοποιημένες και μπορεί να κάνει ο Χρήστης
για το εκάστοτε Έγγραφο. Με αχνό χρωματισμό εμφανίζονται οι ενέργειες που, για
το συγκεκριμένο Έγγραφο, δεν είναι ενεργοποιημένες και πηγαίνοντας τον κέρσορα
πάνω σε κάθε μη ενεργοποιημένη ενέργεια, το σύστημα εμφανίζει μήνυμα για το
λόγο που δεν είναι ενεργή.
119 |
Εικόνα 2. 38 – Ενέργειες Εγγράφων
2.4 Καταχώριση Νέου Εγγράφου
2.4.1 Καρτέλες Καταχώρισης Νέου Εγγράφου
Όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.3 Ενότητα 7, ο Χρήστης, για να εισάγει

ένα Έγγραφο στο Σύστημα, χρησιμοποιεί την ετικέτα από την Περιοχή Κεφαλίδας.
Κατά την καταχώριση ενός νέου Εγγράφου, ο Χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει
όλα τα μεταδεδομένα του Εγγράφου, ώστε να ολοκληρώσει την “εικόνα” του
Εγγράφου στο Σύστημα. Στην Εικόνα 2.39 φαίνονται οι καρτέλες, στις οποίες ο
Χρήστης θα πρέπει να πλοηγηθεί, ώστε να συμπληρώσει όλα τα απαιτούμενα
μεταδεδομένα του Εγγράφου. Επισημαίνεται ότι οι καρτέλες είναι κοινές για όλες τις
κατηγορίες Εγγράφου, εκτός από την καταχώριση του Φύλλου Εσωτερικής
120 |
Αλληλογραφίας (ΦΕΑ), από τις οποίες, όπως θα εκτεθεί στο Κεφάλαιο - 2.4.7
Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας (ΦΕΑ), απουσιάζουν κάποιες από τις
καρτέλες.
Εικόνα 2. 39 – Καρτέλες Καταχώρησης Εγγράφων
Ο Χρήστης, εναλλάσσοντας τις καρτέλες, παρατηρεί ότι σε κάποια σημεία,

δίπλα σε κάποια πεδία, υπάρχει η ένδειξη του αστερίσκου σε κόκκινο χρωματισμό
(*). Αυτό υποδηλώνει ότι, για τα πεδία αυτά, ο Χρήστης θα πρέπει να δώσει μια τιμή,
να συμπληρώσει δηλαδή το αντίστοιχο πεδίο.
2.4.1.1 Καρτέλα Βασικά
Στην “Καρτέλα Βασικά” (Εικόνα 2.40) ο Χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει

υποχρεωτικά το “Θέμα του Εγγράφου” και το “Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή”. Να
επισημανθεί ότι, για λόγους που θα εξηγηθούν στο Κεφάλαιο 2.5.1 – Καταχώριση
Εισερχομένου, η υποχρεωτικότητα συμπλήρωσης του “Εγγράφου σε ψηφιακή
μορφή” δεν ισχύει για τα Εισερχόμενα.
Ο Χρήστης, επιπλέον, έχει τη δυνατότητα συμπλήρωσης μιας μικρής
περίληψης για το Έγγραφο που προτίθεται να καταχωρίσει.
Υπάρχει, επίσης, η δυνατότητα συσχέτισης του Εγγράφου με κάποια άλλα
Έγγραφα μέσω του Συστήματος, από την επιλογή “Σχετικά Έγγραφα”.
Στην “Καρτέλα Βασικά” δίνεται και η δυνατότητα επισύναψης Συνημμένων. Ο
Χρήστης μπορεί να επιλέξει μεταξύ των επιλογών “Συνημμένα Αρχεία” και
“Συνημμένα Εσωτερικής Χρήσης”. Η διαφορά μεταξύ τους είναι ότι τα “Συνημμένα
Αρχεία” αποστέλλονται και προς τους Εξωτερικούς Αποδέκτες, ενώ τα “Συνημμένα
Εσωτερικής Χρήσης” δεν αποστέλλονται στους Εξωτερικούς Αποδέκτες και μένουν
μόνο στους Εσωτερικούς του Συστήματος.
Τέλος, ο Χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει το θέμα που συμπλήρωσε για
μελλοντική χρήση (σε περίπτωση που το θέμα επαναλαμβάνεται περιοδικά στην
Υπηρεσιακή Μονάδα του), επιλέγοντας το πεδίο:
ούτως ώστε να μπορεί
μελλοντικά να το επιλέγει από τον καταρράκτη που υπάρχει στο “Θέμα Εγγράφου”:
. Επίσης, ο Χρήστης μπορεί να χαρακτηρίσει

ως «Οίκοθεν» το Έγγραφο, εφόσον πρόκειται για ένα Έγγραφο με πρωτοβουλία της
Υπηρεσιακής Μονάδας, απλά επιλέγοντας την ετικέτα . Με αυτή την
επιλογή, θα αποτυπωθεί το λεκτικό “Οικ.” πριν από τον Αριθμό Πρωτοκόλλου πάνω
121 |
στο Έγγραφο.
Εικόνα 2. 40 – Καρτέλα Βασικά
2.4.1.2 Καρτέλα Είδος
Η “Καρτέλα Είδος” περιέχει την πληροφορία για την κατηγορία στην οποία
ανήκει ένα Έγγραφο. Οι επιλογές που δίνει το Έγγραφο αρχικά είναι δύο. Στην Εικόνα
2.41 εμφανίζονται οι επιλογές που έχει ο Χρήστης. Προεπιλεγμένη είναι η επιλογή
“Ευρείας Χρήσης” για το Είδος Εγγράφου (το οποίο είναι και απαραίτητο να φέρει
μια τιμή από τις επιλογές) σε όλα τα Έγγραφα.
122 |
Εικόνα 2. 41 – Καρτέλα Είδος
Στην περίπτωση που κάποιο Έγγραφο δεν είναι ευρείας χρήσης, τότε ο
Χρήστης, ανοίγοντας τον καταρράκτη στο “Είδος Εγγράφου” (Εικόνα 2.42), έχει τη
δυνατότητα να επιλέξει το Είδος που επιθυμεί. Ομοίως, ο Χρήστης μπορεί να επιλέξει
από αντίστοιχο καταρράκτη τα “Ειδικά Πεδία – Κατηγορία”, που ο Χρήστης έχει στην
διάθεσή του για τα “Ευρείας Χρήσης Έγγραφα” όπως εμφανίζονται στην Εικόνα 2.43.
Εικόνα 2. 42 – Επιλογές Είδους Εικόνα 2. 43 – Επιλογές Ειδικά Πεδία -

Εγγράφου Κατηγορία
Ο Χρήστης, αναλόγως της επιλογής που θα κάνει στο πεδίο “Είδος Εγγράφου”,
οι επιλογές του πεδίου “Ειδικά Πεδία – Κατηγορία” διαμορφώνονται με επιλογές
σύμφωνα με το Είδος.
Οι επιλογές του Χρήστη στο “Είδος Εγγράφου”: “Email”, “Fax”, “Telex”,
“Αίτηση/αναφορά πολίτη”, “Απροσδιόριστο”, “Διαταγή”, “Ενημερωτικό σημείωμα”,
“Εξερχόμενο Χωρίς Α.Π.” και “Υπηρεσιακό Σημείωμα” δεν φέρουν επιλογές στο πεδίο
“Ειδικά Πεδία – Κατηγορία”. Επισημαίνεται ότι, επίσης, το “Ενημερωτικό σημείωμα”,
123 |
το “Εξερχόμενο χωρίς Α.Π.” και το “Υπηρεσιακό σημείωμα” δεν θα πάρει από το

Σύστημα “Αριθμό Πρωτοκόλλου”. Για όλες τις άλλες επιλογές, ο Χρήστης θα κληθεί
να συμπληρώσει (εφόσον είναι απαραίτητο) και το πεδίο “Ειδικά Πεδία – Κατηγορία”
ή άλλα στοιχεία που πρέπει να ακολουθούν το Έγγραφο (με βάση το είδος
Εγγράφου). Για παράδειγμα, στην Εικόνα 2.44, στην οποία το Έγγραφο είναι Είδος
Εγγράφου “Απόφαση”, ή στην Εικόνα 2.45, στην οποία το Έγγραφο είναι Είδος
Εγγράφου “Εγκύκλιος” και το Έγγραφο πρέπει να φέρει επιπλέον πληροφορίες.
Αναλόγως και πάλι της επιλογής, , ο Χρήστης μπορεί να υποχρεωθεί από το Σύστημα
να καταχωρίσει τιμές σε απαραίτητα στοιχεία, για να μπορέσει να αποθηκεύσει το
Έγγραφο.
Εικόνα 2. 45 - Είδος
Εγγράφου: Εγκύκλιος
Εικόνα 2. 44 - Είδος Εγγράφου: Απόφαση
Στο Κεφάλαιο 2.5.10 - Ανάρτηση Διαύγεια και ΦΕΚ, θα εκτεθούν οι

επιλογές που θα πρέπει να συμπληρώσει ο Χρήστης για την ανάρτηση ενός Εγγράφου
στο Σύστημα “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” (να λάβει δηλαδή το Έγγραφο κωδικό ΑΔΑ), μέσω της
διαλειτουργικότητας που έχει το Docutracks με τη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”.
2.4.1.3 Καρτέλα Δημοσιεύσεις
Μέσω της “Καρτέλας Δημοσιεύσεις” Εικόνα 2.46, ο Χρήστης έχει τη

δυνατότητα να επιλέξει να δημοσιοποιήσει το Έγγραφο που δημιουργεί σε άλλα
Συστήματα. Όπως για παράδειγμα στον Ιστότοπο Docutracks, στην Ιστοσελίδα
Φορέα, στη Διαύγεια ή στο ΚΗΜΔΗΣ ή ακόμα στο ΕΣΗΔΗΣ.
124 |
Εικόνα 2. 46 – Καρτέλα Δημοσιεύσεις
Επιπλέον, ο Χρήστης μέσα από την “Καρτέλα Δημοσιεύσεις” έχει τη

δυνατότητα να χαρακτηρίσει το Έγγραφο ως “Προσωπικά Δεδομένα”, ότι φέρει
δηλαδή στοιχεία, που χρήζουν ειδικής νομοθετικής προστασίας. Στην περίπτωση
αυτή το πρωτόκολλο που θα πάρει το Έγγραφο θα φέρει την ένδειξη ΠΔ στο τέλος
του αριθμού πρωτοκόλλου. Για να χαρακτηριστεί το Έγγραφο ως “Προσωπικά
Δεδομένα”, ο Χρήστης αρκεί να επιλέξει την ετικέτα .
Για να μπορέσει ο Χρήστης μέσω του Συστήματος να δημοσιεύσει ένα
Έγγραφο σε άλλα Συστήματα ή Ιστοσελίδες, αυτόματα μέσω της
διαλειτουργικότητας, θα πρέπει να επιλέξει από τον καταρράκτη, δίπλα από το
Σύστημα που θα Δημοσιοποιηθεί το Έγγραφο, την επιλογή “Υποχρέωση
Δημοσίευσης” (Εικόνα 2.47).
Επισημαίνεται ότι προς το παρόν το Σύστημα Docutracks, των Υπουργείων
Οικονομικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, έχει διαλειτουργικότητα μόνο με τη
ΔΙΑΥΓΕΙΑ.
Εικόνα 2. 47 – Υποχρέωση Δημοσίευσης
125 |
2.4.1.4 Καρτέλα Θεματικές Κατηγορίες
Η “Καρτέλα Θεματικές Κατηγορίες” (Εικόνα 2.48) συνδέεται με την “Καρτέλα

Είδος” και ειδικά με την Απόφαση ή την Εγκύκλιο, όπου και υπάρχει η Υποχρέωση
Δημοσίευσης στη Διαύγεια.
Εικόνα 2. 48 – Καρτέλα Θεματικές Κατηγορίες
Εφόσον υπάρχει Υποχρέωση Δημοσίευσης του Εγγράφου στη Διαύγεια, ο

Χρήστης θα πρέπει να επιλέξει, από την “Καρτέλα Θεματικές Κατηγορίες” (Εικόνα
2.49) την κατάλληλη Κατηγορία Διαύγειας, που εμφανίζονται στη “Καρτέλα
Θεματικές Κατηγορίες”.
Όταν το Είδος Εγγράφου δεν φέρει την υποχρέωση δημοσίευσης στη
Διαύγεια, ο Χρήστης δεν έχει την υποχρέωση, αλλά ούτε και τη δυνατότητα επιλογής
κατηγορίας (όπως στην προηγούμενη Εικόνα 2.48).
Εικόνα 2. 49 – Κατηγορίες ΔΙΑΥΓΕΙΑ
126 |
2.4.1.5 Καρτέλα Πρωτόκολλο
Η “Καρτέλα Πρωτόκολλο” διαφοροποιείται, αναλόγως του εάν το Έγγραφο

αποτελεί “Εισερχόμενο”, “Εξερχόμενο” ή “Σχέδιο”.
Χρησιμοποιείται, κατά κύριο λόγο, στα “Εισερχόμενα Έγγραφα” (Εικόνα 2.50).
Σε αυτή την περίπτωση, ο Χρήστης καλείται να συμπληρώσει υποχρεωτικά τον
“Αποστολέα” και, εφόσον υπάρχει, τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου (Α.Π.) Αποστολέα” και
την “Ημερομηνία Αποστολής”.
Εικόνα 2. 50 – Καρτέλα Πρωτοκόλλου για Εισερχόμενο
Με την ετικέτα , η οποία ενεργοποιείται μόνον όταν συμπληρωθούν ο

“Αριθμός Πρωτοκόλλου Αποστολέα” και η “Ημερομηνία Αποστολής”, ο Χρήστης έχει
τη δυνατότητα να εξετάσει, εάν το Έγγραφο με αυτόν τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου” και
με την ίδια ημερομηνία, έχει εισαχθεί στο Σύστημα. Αυτός ο έλεγχος γίνεται και κατά
τη διάρκεια της αποθήκευσης του Εγγράφου.
Για “Εξερχόμενο Έγγραφο” και για Σχέδιο, η “Καρτέλα Πρωτόκολλο”
διαμορφώνεται όπως στην Εικόνα 2.51. Αυτό γίνεται διότι, στα “Εξερχόμενα” και στα
“Σχέδια”, το Έγγραφο δεν φέρει αριθμό πρωτοκόλλου, παρά μόνο όταν αποθηκευτεί
στο Σύστημα, όπου και αυτόματα θα πάρει τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του Συστήματος
(τα “Ηλεκτρονικά Σχέδια” εκτίθενται στο Κεφάλαιο 2.6.1 - Καταχώριση Σχεδίου,
καθώς και η διαδικασία που ακολουθείται μέχρι την έκδοση αριθμού πρωτοκόλλου).
Εικόνα 2. 51 – Καρτέλα Πρωτόκολλο για Εξερχόμενο – Σχέδιο
Η “Ενεργοποίηση Ανεξάρτητης Αρίθμησης” (αφορά όλες τις κατηγορίες

εγγράφων, εισερχόμενα – εξερχόμενα - σχέδια) είναι μια λειτουργία που
127 |
χρησιμοποιείται από συγκεκριμένες Υπηρεσίες, έπειτα από συγκεκριμένη ρύθμιση

από τους Διαχειριστές του Συστήματος, στην οποία το Έγγραφο λαμβάνει μια
ανεξάρτητη αρίθμηση από αυτό του αριθμού πρωτοκόλλου του Συστήματος. Αυτό
γίνεται επιλέγοντας την ετικέτα . Στη συνέχεια (Εικόνα
2.52) επιλέγει από τον καταρράκτη που εμφανίζεται, τον Τύπο Ανεξάρτητης
Αρίθμησης που θα χρησιμοποιηθεί. Όταν ο Χρήστης επιλέξει αποθήκευση, το
Έγγραφο θα πάρει τον αύξοντα αριθμό της συγκεκριμένης ανεξάρτητης αρίθμησης
που επέλεξε.
Εικόνα 2. 52 – Ανεξάρτητη Αρίθμηση
2.4.1.6 Καρτέλα Διανομή
Η επόμενη καρτέλα της καταχώρισης νέου Εγγράφου, η “Καρτέλα Διανομής”

(Εικόνα 2.53), είναι η καρτέλα στην οποία ο Χρήστης επιλέγει και καταχωρεί σε
ποιους θα αποσταλεί/απευθύνεται το Έγγραφο.
Εικόνα 2. 53 – Καρτέλα Διανομή
Χωρίζεται σε “Αποδέκτες” και “Κοινοποιήσεις”. Οι “Αποδέκτες” είναι

Υπηρεσίες ή Φορείς, στους οποίους αποστέλλεται ένα Έγγραφο για ενέργεια και
μπορεί να είναι είτε Εσωτερικοί ή είτε Εξωτερικοί. Ομοίως και για τις
“Κοινοποιήσεις”, που είναι Υπηρεσίες ή Φορείς (Εσωτερικοί ή Εκτός Φορέα), στους
οποίους κοινοποιείται ένα Έγγραφο προς ενημέρωση. Οι “Κοινοποιήσεις”
128 |
χρησιμοποιούνται και ως Εσωτερική Διανομή για Υπηρεσιακές Μονάδες.

Εσωτερικοί “Αποδέκτες” ή “Εσωτερικές Κοινοποιήσεις”, είναι οι Υπηρεσίες
που ανήκουν στον Οργανισμό που ανήκει ο Χρήστης και που φαίνονται στο
“Οργανόγραμμα” του Συστήματος. Επιλέγοντας την ετικέτα , είτε πρόκειται για

“Αποδέκτη”, είτε για “Κοινοποίηση”, αναδύεται το παράθυρο (Εικόνα 2.54) που
εμφανίζεται παρακάτω.
Εικόνα 2. 54 – Επιλογή Αποδεκτών και Κοινοποιήσεων
Ο Χρήστης καλείται είτε να αναπτύξει το δέντρο των υπηρεσιών, είτε να

συμπληρώσει μέρος της ονομασίας της Υπηρεσιακής Μονάδας στο πεδίο
και να επιλέξει, τσεκάροντας το κουτί μπροστά από κάθε
Υπηρεσία, την Υπηρεσιακή Μονάδα στην οποία απευθύνεται το Έγγραφο. Όταν
επιλέγει κάποια ή κάποιες Υπηρεσιακές Μονάδες, αυτή ή αυτές μεταφέρονται και
στο δεξί μέρος του αναδυομένου παραθύρου (Εικόνα 2.55), μέσα σε πορτοκαλί
πλαίσιο.
Εικόνα 2. 55 – Επιλεγμένοι Αποδέκτες ή Κοινοποιήσεις
129 |
Για να αποθηκεύσει τους επιλεγμένους “Αποδέκτες” ή τις “Κοινοποιήσεις”, ο

Χρήστης, επιλέγει την ετικέτα . Αντίστοιχα, εάν ο Χρήστης επιθυμεί να
αφαιρέσει μια επιλογή, κατά τη διάρκεια που εμφανίζεται το αναδυόμενο
παράθυρο, είτε επιλέγει πάλι την ετικέτα μπροστά από την Υπηρεσιακή μονάδα που
επιθυμεί ή επιλέγει το “x” που εμφανίζεται στις επιλεγμένες Υπηρεσίες, στο δεξί
μέρος του αναδυομένου παραθύρου (Εικόνα 2.56).
Εικόνα 2. 56 – Από-επιλογή Υπηρεσίας
Στην περίπτωση που ο Χρήστης έχει επιλέξει Υπηρεσιακές Μονάδες και έχει
πατήσει και το κουμπί στο αναδυόμενο παράθυρο, μπορεί να από-επιλέξει
Υπηρεσίες πατώντας, από την Καρτέλα Διανομή, το δίπλα από τις Υπηρεσιακές
Μονάδες που επιθυμεί να διαγράψει (Εικόνα 2.57).
Εικόνα 2. 57 – Από-επιλογή Υπηρεσίας από Καρτέλα Διανομή
Όσον αφορά στους “Εξωτερικούς Αποδέκτες” και στις “Εκτός Φορέα

Κοινοποιήσεις”, ο Χρήστης συμπληρώνει την επωνυμία της Υπηρεσίας - Φορέα ή του
Αποδέκτη και εάν το επιθυμεί, συμπληρώνει και το email στα αντίστοιχα πλαίσια
, που βρίσκεται κάτω από τους “Εξωτερικούς

Αποδέκτες” και τις “Εκτός Φορέα Κοινοποιήσεις”. Για να προσθέσει και άλλους
Αποδέκτες, ο Χρήστης, επιλέγει το , που βρίσκεται στο τέλος κάθε Αποδέκτη που
συμπληρώνει. Για να διαγράψει κάποιον “Αποδέκτη Εξωτερικό” ή “Κοινοποίηση
Εκτός Φορέα”, επιλέγει την ετικέτα , που βρίσκεται δίπλα από τον κάθε
130 |
“αποθηκευμένο” Αποδέκτη, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα (Εικόνα 2.58)
Εικόνα 2. 58 – Από-επιλογή Εξωτερικού Αποδέκτη ή Εκτός Φορέα Κοινοποίησης
2.4.1.7 Καρτέλα Υπογραφές
Ο Χρήστης χρησιμοποιεί την “Καρτέλα Υπογραφές”, για να ορίσει, ποιος θα

υπογράψει το Έγγραφο (Εικόνα 2.59). Χρησιμοποιείται μόνο στα Έγγραφα που είναι
“Σχέδια” και σε εξαιρετικές περιπτώσεις για “Έγγραφα” που καταχωρούνται ως
“Εξερχόμενα” (ιδίως όταν πρόκειται για “Έγγραφα” που απαιτείται η ανάρτησή τους
στη Διαύγεια). Για “Εισερχόμενα Έγγραφα” δεν έχει καμία χρησιμότητα, διότι δεν
υπάρχει δυνατότητα υπογραφής από αυτούς που θα ορίσει ο Χρήστης.
Εικόνα 2. 59 – Καρτέλα Υπογραφές
Όταν πρόκειται να καταχωρηθεί ένα “Σχέδιο”, τότε ο Χρήστης έχει τη
131 |
δυνατότητα να επιλέξει Υπηρεσιακή Μονάδα, από την ετικέτα , κάτω από το

πλαίσιο “Εσωτερικοί Υπογράφοντες“. “Εσωτερικοί Υπογράφοντες” είναι εκείνες οι
Υπηρεσιακές Μονάδες του Οργανισμού που απεικονίζονται στο δέντρο των
Υπηρεσιών του Συστήματος. Επιλέγοντας την ετικέτα αναδύεται ένα νέο
παράθυρο, (Εικόνα 2.60), μέσω του οποίου μπορεί ο Χρήστης να επιλέξει τον τελικό
υπογράφοντα του εγγράφου, δηλαδή την Υπηρεσιακή Μονάδα, στην οποία ανήκει ο
“Τελικός Υπογράφων” του “Εγγράφου”.
Εικόνα 2. 60 – Επιλογή Υπογραφών
Ο Χρήστης, όταν εντοπίσει την Υπηρεσιακή Μονάδα που ανήκει ο “Τελικός

Υπογράφων” την επιλέγει, επιλέγοντας την ετικέτα μπροστά από την Υπηρεσία
(Εικόνα 2.61) και επιλέγει .
Εικόνα 2. 61 – Επιλογή Τελικού Υπογράφοντα
Το Σύστημα, έπειτα από την επιλογή του “Τελικού Υπογράφοντα”, εντοπίζει

τη “διαδρομή” των υπογραφών, που πρέπει να ακολουθήσει το “Έγγραφο”, ώστε να
φτάσει στον “Τελικό Υπογράφοντα”. Η διαδρομή απεικονίζεται δεξιά του παραθύρου
132 |
της Καρτέλας Υπογραφών, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.62. Η σειρά της αναλυτικής
κατάστασης υπογραφών είναι από πάνω προς τα κάτω. Στο πάνω μέρος εμφανίζεται
ο Καταχωρητής – Συντάκτης του “Εγγράφου”, έπειτα οι ενδιάμεσες Υπηρεσιακές
Μονάδες που πρέπει να υπογράψουν και στο κάτω μέρος η Υπηρεσιακή Μονάδα του
“Τελικού Υπογράφοντα”.
Εικόνα 2. 62 – Διαδρομή Υπογραφών
Στην “Καρτέλα Υπογραφές” (Εικόνα 2.59) δίνεται και η δυνατότητα στο

Χρήστη να προσθέσει και “Εξωτερικούς Υπογράφοντες”, που δεν ανήκουν στον
Οργανισμό και δεν απεικονίζονται στο δέντρο Υπηρεσιών του Συστήματος. Στο
πλαίσιο “Εξωτερικοί Υπογράφοντες” (Εικόνα 2.63), ο Χρήστης καταχωρεί, απλά, τα
στοιχεία του υπογράφοντος.
Εικόνα 2. 63 – Εξωτερικοί Υπογράφοντες
επίσης, στην ίδια Καρτέλα, ο Χρήστης, μπορεί να επιλέξει και Υπηρεσιακές

Μονάδες, οι οποίες, ενδεχομένως, απαιτείται να υπογράψουν το “Έγγραφο”, αλλά
δε φαίνονται στη διαδρομή. Αυτό γίνεται από την ετικέτα κάτω από τις
“Προσυπογραφές” (Εικόνα 2.64). Αναδύεται ένα νέο παράθυρο που απεικονίζει το
δέντρο των Υπηρεσιών και, όπως και με τις Υπογραφές, ο Χρήστης επιλέγει την
Υπηρεσιακή Μονάδα και έπειτα επιλέγει (Εικόνα 2.65).
133 |
Εικόνα 2. 64 – Προσυπογραφές
Εικόνα 2. 65 – Επιλογή Προσυπογραφών
Ο Χρήστης, τέλος, έχει και τη δυνατότητα να προσθέσει (εφόσον απαιτείται)

και επιπλέον συνεισηγητές και συντάκτες. Χρήστες, δηλαδή, που υπογράφουν και
αυτοί ως συντάκτες του “Εγγράφου”. Αυτή η δυνατότητα παρέχεται από το πεδίο
“Υπογραφές συντάκτη/συνεισηγητών” (Εικόνα 2.66), επιλέγοντας την ετικέτα
.
Εικόνα 2. 66 - Υπογραφές συντάκτη/συνεισηγητών
Έπειτα, ο Χρήστης καλείται να επιλέξει από τη λίστα Χρηστών που

εμφανίζεται στο αναδυόμενο παράθυρο (Εικόνα 2.67), το Χρήστη που συνεισηγείται
το “Έγγραφο”.
134 |
Εικόνα 2. 67 – Επιλογή Συνεισηγητών
Όταν ολοκληρώσει τον ορισμό συνεισηγητών, ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα

, για να συμπληρωθούν οι υπογραφές αυτών.
Μετά τη διαμόρφωση όλων των υπογραφών, η “Καρτέλα Υπογραφών”
διαμορφώνεται όπως στην παρακάτω εικόνα (Εικόνα 2.68). Δεξιά στην Καρτέλα
απεικονίζεται η “Αναλυτική Κατάσταση Υπογραφών” και η σειρά, η οποία
ακολουθείται μέχρι την τελική υπογραφή.
Εικόνα 2. 68 – Καρτέλα Υπογραφών μετά την προσθήκη υπογραφών
Κάθε επίπεδο υπογραφών (Εισηγητές – Προσυπογραφές – Υπογραφές)

χωρίζεται σε επίπεδα με μια νοητή γραμμή, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα
(Εικόνα 2.68). Εφόσον υπάρχουν παραπάνω από μία υπογραφές σε κάποιο επίπεδο,
(στο μόνο επίπεδο που δεν μπορεί να υπάρχουν παραπάνω υπογραφές, εκτός από
μία, είναι στο τελευταίο επίπεδο, στο επίπεδο υπογραφές, όπου είναι και ο “Τελικός
Υπογράφων”) μπορεί να αλλάξει η σειρά των υπογραφών. Αυτό πραγματοποιείται με
135 |
κλικ στα βελάκια που υπάρχουν δίπλα σε κάθε υπογραφή. Επιλέγοντας ή σε

οποιαδήποτε υπογραφή, η επιλεγμένη υπογραφή ανεβαίνει ή κατεβαίνει αντίστοιχα
σε σειρά προτεραιότητας υπογραφής.
Τέλος, επιλέγοντας το σύμβολο δίπλα από την υπογραφή, όπου αυτό
εμφανίζεται, η επιλεγμένη υπογραφή αφαιρείται από την Αναλυτική Κατάσταση
Υπογραφών. Επιλέγοντας ο Χρήστης την ετικέτα , επαναφέρει στην
αρχική σειρά τις υπογραφές ανά επίπεδο, εφόσον έχει αλλαχτεί η σειρά υπογραφών
από το Χρήστη.
Όταν πρόκειται για Εξερχόμενο “Έγγραφο”, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, η
“Καρτέλα Υπογραφών” χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις που είτε απαιτούν
δημοσίευση στη Διαύγεια, είτε απεικονίζονται οι υπογραφές που φέρει το
“Έγγραφο”, για ιστορικούς κυρίως λόγους.
2.4.1.8 Καρτέλα Λοιπά
Στην “Καρτέλα Λοιπά” (Εικόνα 2.69), ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να

συμπληρώσει επιπλέον πληροφορίες για το “Έγγραφο”.
Εικόνα 2. 69 – Καρτέλα Λοιπά
Από τα πιο σημαντικά στοιχεία που μπορεί να συμπληρώσει είναι η “Διαβάθμιση”

και η “Προτεραιότητα”. Ο Χρήστης, αναπτύσσοντας τον καταρράκτη της
136 |
“Προτεραιότητας” (Εικόνα 2.70) επιλέγει μεταξύ των επιλογών που έχει στη διάθεσή
του την κατάλληλη προτεραιότητα, εφόσον απαιτείται. Ομοίως και για τη
“Διαβάθμιση” (Εικόνα 2.71).
Εικόνα 2. 70 – Προτεραιότητα
Εικόνα 2. 71 - Διαβάθμιση
Όσον αφορά στη Διαβάθμιση, επισημαίνεται ότι είναι αδιάφορη για το

Σύστημα η διαβάθμιση ως “Εμπιστευτικό”, “Απόρρητο” ή ως “Άκρως Απόρρητο”,
δεδομένου ότι και στις τρείς (3) περιπτώσεις το “Έγγραφο” θα φέρει την ένδειξη
“ΕΜΠ”, χωρίς να υπάρχουν ξεχωριστά δικαιώματα για την πρόσβαση από τους
Χρήστες και χωρίς να διαφοροποιούνται από το Σύστημα. Επισημαίνεται ότι, με βάση
τον κανονισμό επικοινωνίας, “έγγραφα” διαβαθμισμένα ως “Απόρρητο” και ως
“Άκρως Απόρρητο” δεν πρέπει να καταχωρούνται σε “Συστήματα Ηλεκτρονικής
Διακίνησης Εγγράφων”. Υπάρχουν όμως ως επιλογές, διότι προβλέπονται από τον
Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών.
Υπάρχει, επίσης, η δυνατότητα να συμπληρωθεί ο “Τρόπος Αποστολής” και η
“Ειδική Μεταχείριση”, τσεκάροντας την αντίστοιχη επιλογή (Εικόνα 2.72). Ο Χρήστης
δύναται να συμπληρώσει τον “Τόπο Έκδοσης”, τον “Ενδιαφερόμενο” και να
συμπληρώσει “Σχόλια” στα αντίστοιχα πεδία της “Καρτέλας Λοιπά”, (Εικόνα 2.69)
όπως και να επιλέξει το Συντάκτη του “Εγγράφου”, από τον καταρράκτη που
αναπτύσσεται κάτω από το πεδίο “Συντάκτης”, από τους διαθέσιμους Χρήστες.
Εικόνα 2. 72 – Τρόποι Αποστολής & Ειδική Μεταχείριση
Μέσα από την επιλογή “Προθεσμία Ενέργειας” (Εικόνα 2.73) της “Καρτέλας
Λοιπά”, ο Χρήστης μπορεί να δώσει μια ημερομηνία, στην οποία το Σύστημα θα
ενημερώνει τους εμπλεκόμενους Χρήστες ότι για το συγκεκριμένο “Έγγραφο”
απαιτείται κάποια ενέργεια πριν τη λήξη της. Επιλέγοντας το πεδίο, αναπτύσσεται
137 |
το ημερολόγιο, όπου μπορεί να επιλέξει την επιθυμητή ημερομηνία (Εικόνα 2.74).

Τέλος, μπορεί να προσθέσει το συγκεκριμένο “Έγγραφο” σε κάποιο “Θεματικό
Φάκελο” (Εικόνα 2.75). Οι “Θεματικοί Φάκελοι” θα αναλυθούν σε επόμενο
Κεφάλαιο 2.3.1 - Αρχειοθέτηση και θεματικοί φάκελοι.
Εικόνα 2. 74 – Επιλογή
Εικόνα 2. 73 – Προθεσμία Ενέργεια Ημερομηνίας Προθεσμία
Εικόνα 2. 75 – Θεματικοί Φάκελοι
2.4.1.9 Καρτέλα Μεταδεδομένα
Η “Καρτέλα Μεταδεδομένα” χρησιμοποιείται από το Χρήστη μόνο στις

περιπτώσεις των Αναρρωτικών Αδειών. Οι περιπτώσεις αυτές εκτίθενται στο
Κεφάλαιο 2.6.2.2.1 – Αναρρωτικές Άδειες.
2.4.2 Καταχώριση Εισερχόμενου
2.4.2.1 Δημιουργία Εισερχόμενου Εγγράφου
Για την καταχώριση Εισερχόμενου ο Χρήστης, θα πρέπει να επιλέξει πάνω στο

, από την Καρτέλα Κεφαλίδας και στη συνέχεια να επιλέξει, από το αναδυόμενο
παράθυρο (Εικόνα 2.76) την επιλογή “Εισερχόμενο” και να επιλέξει την ετικέτα
.
138 |
Εικόνα 2. 76 – Καταχώριση Εισερχομένου
Στη συνέχεια, το Σύστημα μεταφέρει το Χρήστη στο “Μενού Καρτελών”, το

οποίο εκτέθηκε στην προηγούμενη Ενότητα 2.4.1. Εκεί, ο Χρήστης καλείται να
συμπληρώσει σε όλες τις Καρτέλες όσα μεταδεδομένα φέρει και απαιτείται να
καταχωρηθούν από το “Έγγραφο” που πρέπει να εισάγει (πρωτοκολλήσει) στο
Σύστημα. Όπως έχει, ήδη, αναφερθεί, κάποια από τα πεδία στις “Καρτέλες
Καταχώρισης” φέρουν το σύμβολο *. Αυτό σημαίνει ότι είναι απαραίτητο να
συμπληρωθεί από το Χρήστη, προκειμένου να είναι σε θέση στη συνέχεια να
αποθηκεύσει και να πρωτοκολλήσει το “Έγγραφο” που εισάγει. Στην “Καρτέλα
Βασικά”, (Εικόνα 2.77) για το “Εισερχόμενο Έγγραφο” επισημαίνεται ότι τα
μεταδεδομένα που είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν είναι το “Θέμα Εγγράφου”
και όχι και το “Έγγραφο σε Ψηφιακή Μορφή”. Αυτό συμβαίνει, διότι, σε κάποιες
Υπηρεσίες, λόγω του μεγάλου φόρτου εργασίας που μπορεί να έχει το Κεντρικό
Πρωτόκολλο ή οι Πύλες Εισόδου της Υπηρεσιακής Μονάδας, πρέπει να δοθεί άμεσα
πρωτόκολλο σε εισερχόμενα έγγραφα, χωρίς ωστόσο ο Χρήστης να έχει το χρόνο να
ψηφιοποιήσει – σαρώσει το “Έγγραφο” που πρέπει να εισαχθεί. Με τον τρόπο αυτό,
ο Χρήστης μπορεί να αποδώσει ένα πρωτόκολλο στο Έγγραφο (καταγράφοντάς το και
πάνω στο Έγγραφο) και να εισάγει το “Έγγραφο σε Ψηφιακή Μορφή”,
ψηφιοποιημένο - σαρωμένο πλέον, σε δεύτερο χρόνο. Ο Χρήστης, βέβαια, θα πρέπει
να καταχωρίσει όλα τα υπόλοιπα απαραίτητα, για την αποθήκευση, μεταδεδομένα
που, όπως αναφέρθηκε, φέρουν το *, δίπλα στο πεδίο τους στις “Καρτέλες
Καταχώρισης”.
139 |
Εικόνα 2. 77 – Καρτέλα Βασικά Καταχώρισης Εισερχομένου Εγγράφου
Κατά τα λοιπά, ισχύουν όλες οι προϋποθέσεις και οδηγίες που δόθηκαν στην
Ενότητα 2.4.1. Ο Χρήστης, δηλαδή, θα πρέπει να πλοηγηθεί σε όλες τις “Καρτέλες της
Καταχώρισης” και να συμπληρώσει τα μεταδεδομένα, που είναι απαιτούμενα (από
το Σύστημα) και τα επιπλέον δεδομένα του “Εγγράφου” (που δεν είναι απαιτούμενα
από το Σύστημα).
Όπως αναφέρθηκε, στο Κεφάλαιο 2.4.1.5 - Καρτέλα Πρωτόκολλο, ο Χρήστης
έχει τη δυνατότητα να ελέγξει αν το “Έγγραφο”, που επιχειρεί να καταχωρίσει, έχει
ήδη πρωτοκολληθεί. Αρκεί, στην “Καρτέλα Πρωτόκολλο”, να συμπληρώσει τον
αριθμό πρωτοκόλλου του αποστολέα και την ημερομηνία και να επιλέξει την ετικέτα
140 |
Εικόνα 2. 78 – Έλεγχος Πρωτοκόλλου Αποστολέα
Εφόσον έχει πρωτοκολληθεί, εμφανίζεται ένα παράθυρο (Εικόνα 2.79) που

ειδοποιεί το Χρήστη ότι το “Έγγραφο” έχει ήδη πρωτοκολληθεί.
Εικόνα 2. 79 – Ειδοποίηση Πρωτοκολλημένου Εγγράφου
Η ειδοποίηση αυτή πληροφορεί το Χρήστη για την Υπηρεσία, η οποία έχει

πρωτοκολλήσει το συγκεκριμένο “Έγγραφο”, με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την
ίδια ημερομηνία, το θέμα του “Εγγράφου” που έχει καταχωρηθεί, καθώς τον
“Αποστολέα” και τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου” που πήρε από το Σύστημα.
Ο έλεγχος γίνεται και αυτόματα από το Σύστημα, όταν ο Χρήστης επιλέγει
. Εφόσον το Σύστημα εντοπίσει ότι ένα “Έγγραφο” με το
συγκεκριμένο πρωτόκολλο, αποστολέα και την ίδια ημερομηνία έχει πρωτοκολληθεί
ξανά, τότε εμφανίζει ένα αναδυόμενο παράθυρο (Εικόνα 2.80) που πληροφορεί το
Χρήστη ότι το “Έγγραφο” έχει πρωτοκολληθεί, από ποια Υπηρεσιακή Μονάδα, ποιο
θέμα “Εγγράφου” έχει καταχωρηθεί, ποιος είναι ο “Αποστολέας” και ποιος είναι ο
“Αριθμός Πρωτοκόλλου” του Συστήματος. Εάν το “Έγγραφο” έχει πρωτοκολληθεί από
την Υπηρεσιακή Μονάδα που ανήκει ο Χρήστης, που επιχειρεί να καταχωρίσει το
“Έγγραφο”, τότε η ειδοποίηση του Συστήματος φέρει και το λεκτικό “Η ομάδα σας
κατέχει ήδη αντίγραφο για αυτό το Έγγραφο” με κόκκινο χρωματισμό (Εικόνα 2.81).
141 |
Εικόνα 2. 80 – Ειδοποίηση ήδη πρωτοκολλημένου Αρ. Πρωτοκόλλου
Εικόνα 2. 81 – Ειδοποίηση ήδη πρωτοκολλημένου Αρ. Πρωτοκόλλου από την ΥΜ

του Χρήστη
Και στις δύο περιπτώσεις, οι επιλογές που διαθέτει ο Χρήστης είναι:

✓ Επιλέγοντας το να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του
“Εγγράφου”, δηλαδή να εισαχθεί το “Έγγραφο” στην Υπηρεσιακή του Μονάδα με τον
αριθμό πρωτοκόλλου που έχει ήδη πάρει (εφόσον όμως υπάρχει ήδη από την
Υπηρεσιακή Μονάδα που ανήκει, δεν είναι σκόπιμο και ορθό να δημιουργήσει και
πάλι ένα αντίγραφό του).
✓ Να δημιουργήσει ένα νέο “Έγγραφο”, επιλέγοντας το
, με νέο αριθμό πρωτοκόλλου εισερχομένου, εφόσον πρόκειται για ένα άλλο
“Έγγραφο” και δεν είναι ίδιο με το προηγούμενο (αν και έχει τον ίδιο αριθμό
πρωτοκόλλου και την ίδια ημερομηνία αποστολής), διότι, είτε έχει άλλον αποστολέα,
είτε άλλο θέμα.
✓ Να επιλέξει , να ελέγξει τα μεταδεδομένα που καταχώρισε και,
είτε να τα αλλάξει (σε περίπτωση που καταχώρισε κάτι λάθος), είτε να ακυρώσει την
142 |
καταχώριση του “Εγγράφου”. Η ακύρωση καταχώρισης του “Εγγράφου” γίνεται με

την επιλογή των ετικετών ή , αριστερά της περιοχής “Κεφαλίδα”
(βλ. Κεφάλαιο 2.3.1, Ενότητα 6. Αρχική Σελίδα) και στη συνέχεια στο μήνυμα που
εμφανίζεται, επιλέγεται (Εικόνα 2.82)
Εικόνα 2. 82 – Απόρριψη Αλλαγών Καταχώρισης
2.4.2.2 Καταχώριση Εισερχόμενου Εγγράφου από Διαύγεια
Για την “Καταχώριση Εισερχόμενου Εγγράφου”, που φέρει αριθμό Διαύγειας

(ΑΔΑ), το Σύστημα επιτρέπει, μέσω της διαλειτουργικότητας που έχει με το
αντίστοιχο σύστημα της ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ, την απευθείας συμπλήρωση των μεταδεδομένων
του “Εγγράφου”, που έχουν συμπληρωθεί στο σύστημα ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ. Αυτό που
απαιτείται να κάνει ο Χρήστης, είναι να επιλέξει την ετικέτα , από την “Καρτέλα
Κεφαλίδας” και στη συνέχεια να επιλέξει, από το αναδυόμενο παράθυρο την επιλογή
“Εισερχόμενο” και στο πεδίο δίπλα να συμπληρώσει τον αριθμό ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ (ΑΔΑ),
όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.83. Έπειτα επιλέγει την ετικέτα και το Σύστημα
εμφανίζει το μενού των “Καρτελών Καταχώρισης”, με προσυμπληρωμένα τα
μεταδεδομένα του “Εγγράφου” από τη Διαύγεια (Εικόνα 2.84).
Εικόνα 2. 83 – Καταχώριση Εισερχομένου από Διαύγεια
Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να συμπληρώσει, κάνοντας πλοήγηση σε όλες

τις “Καρτέλες Καταχώρισης”, επιπλέον πληροφορίες ή σχόλια για το “Έγγραφο” και
143 |
κατόπιν να επιλέξει .
Εικόνα 2. 84 – Καρτέλες Καταχώρισης Εισερχόμενου από Διαύγεια
Με την “Αποθήκευση Νέου Εγγράφου”, το Σύστημα, κάνει έλεγχο, εάν το

“Έγγραφο” έχει πρωτοκολληθεί ξανά, όπως εκτέθηκε και παραπάνω. Με την
αποθήκευση του “Εγγράφου” το Σύστημα εμφανίζει μήνυμα επιτυχίας.
2.4.2.3 Καταχώριση Εισερχόμενου Εγγράφου από Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο

(email)
Με το Σύστημα Docutracks, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να πρωτοκολλήσει

εισερχόμενο μήνυμα μέσω ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email), που είναι
διασυνδεδεμένο με την Υπηρεσιακή Μονάδα στο ΣΗΔΕ. Τη δυνατότητα να συνδεθεί
κάποιο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) με μια Υπηρεσία στο ΣΗΔΕ, την έχει μόνο ο
Προϊστάμενος της Υπηρεσιακής Μονάδας, όπως θα εκτεθεί στο Κεφάλαιο 2.6.5 -
Ρύθμιση E-mail Υπηρεσιακής Μονάδας. Όταν υπάρχει συνδεδεμένο ηλεκτρονικό
144 |
ταχυδρομείο (email) με την Υπηρεσιακή Μονάδα, πρόσβαση, μέσω του ΣΗΔΕ, έχουν
οι Χρήστες με ρόλο “Προϊστάμενος” ή “Γραμματειακή Υποστήριξη”.
Ο Χρήστης, για να προβάλει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email), μεταβαίνει
στις πρόσθετες εφαρμογές, μέσω της ετικέτας , δεξιά, (όπως έχει ήδη αναφερθεί,
Κεφάλαιο 2.3.1 στις Πρόσθετες Εφαρμογές) από την περιοχή Κεφαλίδας, και έπειτα
στη “Διαχείριση email” (Εικόνα 2.23 και Εικόνα 2.85).
Εικόνα 2. 85 - Διαχείριση email
Όταν ο Χρήστης επιλέγει τη “Διαχείριση email”, τότε το Σύστημα τον

μεταφέρει στο “Φάκελο Εισερχομένων” του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της
Υπηρεσιακής του Μονάδας (Εικόνα 2.86).
Εικόνα 2. 86 – Εισερχόμενα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου μέσω Docutracks
Στην αριστερή πλευρά, ο Χρήστης βλέπει το Θέμα του Ηλεκτρονικού

Μηνύματος (Εικόνα 2.87) και στη δεξιά την ημερομηνία αποστολής, τον αποστολέα
και εάν φέρει (το ηλεκτρονικό μήνυμα) συνημμένα αρχεία (Εικόνα 2.88)
Εικόνα 2. 87 – Θέμα ηλεκτρονικού μηνύματος
145 |
Εικόνα 2. 88 – Στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο Χρήστης επιλέγει το ηλεκτρονικό μήνυμα που επιθυμεί να εισάγει στο

Σύστημα και να του δώσει Αριθμό Πρωτοκόλλου Εισερχομένου, κάνοντας κλικ πάνω
στο Θέμα του Μηνύματος (Εικόνα 2.89). Έπειτα, το Σύστημα δημιουργεί μια
προεπισκόπηση του ηλεκτρονικού μηνύματος από το μέσο της οθόνης και κάτω
(Εικόνα 2.90). Από τις ενέργειες που ενεργοποιούνται στα δεξιά της προεπισκόπησης
(Εικόνα 2.91), ο Χρήστης επιλέγει την επιλογή “Εισαγωγή στο Πρωτόκολλο”.
Εικόνα 2. 89 – Επιλογή ηλεκτρονικού μηνύματος για Πρωτοκόλληση
Εικόνα 2. 90 – Προεπισκόπηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
146 |
Εικόνα 2. 91 – Επιλογή Εισαγωγή στο πρωτόκολλο
Έπειτα, ο Χρήστης μεταβαίνει στην Καρτέλα “Αποστολή στο Πρωτόκολλο”, με

την οποία του δίνεται η δυνατότητα να επιλέξει τί θα εισάγει στο πρωτόκολλο, καθώς
και να συμπληρώνει επιπλέον μεταδεδόμενα που χρειάζονται (Εικόνα 2.92).
147 |
Εικόνα 2. 92 – Αποστολή στο Πρωτόκολλο
Το πρώτο βήμα για το Χρήστη είναι να επιλέξει, στο κάτω μέρος της Καρτέλας,
τι θα εισαχθεί στο πρωτόκολλο. Εάν, δηλαδή, θα εισαχθεί το σώμα του ηλεκτρονικού
μηνύματος ή κάποιο από τα συνημμένα (εάν φέρει το μήνυμα συνημμένα), όπως και
εάν χρειάζεται να εισαχθεί κάποιο (από τα συνημμένα ή το σώμα του μηνύματος) ως
συνημμένο αρχείο στο “Έγγραφο” που θα πρωτοκολληθεί. Αυτό γίνεται επιλέγοντας
δίπλα από κάθε επιλογή (στο κάτω μέρος της Καρτέλας), αναπτύσσοντας τον
αντίστοιχο καταρράκτη. Οι επιλογές, όπως φαίνονται και στην Εικόνα 2.93, είναι: α)
Να μη χρησιμοποιηθεί πουθενά (δηλαδή να μη φαίνεται στο Πρωτοκολλημένο
148 |
Έγγραφο), β) Χρήση κειμένου ή αρχείου ως κυρίως εγγράφου (δηλαδή το κείμενο,

όταν πρόκειται για το σώμα του μηνύματος, ή το επισυναπτόμενο αρχείο του
μηνύματος να χρησιμοποιηθεί ως το κυρίως Έγγραφο που θα πάρει τον αριθμό
πρωτοκόλλου), και γ) Χρήση κειμένου ή αρχείου ως συνημμένου (δηλαδή το σώμα
του μηνύματος, ή το επισυναπτόμενο αρχείο του μηνύματος να χρησιμοποιηθεί ως
συνημμένο του κυρίως εγγράφου).
Εικόνα 2. 93 – Επιλογή κυρίως εγγράφου προς πρωτοκόλληση
Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να αλλάξει ή και να συμπληρώσει τα

μεταδεδομένα της Καρτέλας, ώστε το Έγγραφο που θα πρωτοκολληθεί να περιέχει
όλα τα απαιτούμενα και σημαντικά στοιχεία που φέρει το Έγγραφο και πρέπει να
αποτυπωθούν στο Σύστημα. Αυτά που ο Χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί, είναι:
(Εικόνα 2.94) ο “Τίτλος Εγγράφου”, ο “Αποστολέας”, ο “Αριθμός Πρωτοκόλλου (Α.Π.)
Αποστολέα”, η “Ημερομηνία αποστολής”, η “Διεύθυνση Ηλ. Αλληλογραφίας”, οι
“Αποδέκτες” και οι “Κοινοποιήσεις”. Δίνεται αυτή η δυνατότητα στο Χρήστη, σε
περιπτώσεις που επιθυμεί, για παράδειγμα, να εισάγει τον Αριθμό Πρωτοκόλλου που
φέρει ένα επισυναπτόμενο, στο μήνυμα, αρχείο το οποίο θα χρησιμοποιηθεί ως
κυρίως Έγγραφο, ή να συμπληρώσει ως αποστολέα την επίσημη Υπηρεσία που
στέλνει το ηλεκτρονικό μήνυμα και όχι απαραίτητα τον Υπάλληλο της Υπηρεσίας που
φαίνεται ως αποστολέας. Ομοίως και για την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα,
δίδεται η δυνατότητα να την αλλάξει ο Χρήστης και να συμπληρώσει την κατάλληλη,
για την περίπτωση, διεύθυνση.
Ομοίως και για την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα, δίδεται η
δυνατότητα να την αλλάξει ο Χρήστης και να συμπληρώσει την κατάλληλη, για την
περίπτωση, διεύθυνση.
149 |
Εικόνα 2. 94 – Επεξεργασία μεταδεδομένων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου
Στη συνέχεια, και αφού ο Χρήστης έχει επιλέξει και συμπληρώσει όλα τα
στοιχεία που θα φέρει το “Έγγραφο” όταν αυτό εισαχθεί στο πρωτόκολλο, επιλέγει
την ετικέτα (στο κάτω μέρος της Καρτέλας) , για να εισαχθεί στο
Σύστημα ως εισερχόμενο και να πάρει αριθμό πρωτοκόλλου, ή , για να
ακυρώσει την εισαγωγή του μηνύματος στο Σύστημα. Αφού επιλεγεί
, τότε εμφανίζεται το μήνυμα της Εικόνας 2.95 και το Σύστημα ενημερώνει για την
επιτυχή καταχώριση του εγγράφου και για τον αριθμό πρωτοκόλλου που έδωσε το
Σύστημα στο συγκεκριμένο Έγγραφο.
Εικόνα 2. 95 –Επιτυχής καταχώριση
150 |
Από το μήνυμα της επιτυχούς καταχώρισης, ο Χρήστης, έχει δύο επιλογές: είτε
να κάνει επισκόπηση, επιλέγοντας την ετικέτα , είτε ακύρωση, επιλέγοντας
την ετικέτα για να παραμείνει στη “Διαχείριση email” και να συνεχίσει να
διαχειρίζεται τα emails της Υπηρεσιακής Μονάδας. Με την επισκόπηση ο Χρήστης
μεταβαίνει στην επισκόπηση του “Εγγράφου” που πρωτοκολλήθηκε και μπορεί από
εκεί να προβεί σε άλλες ενέργειες, όπως να αποστείλει ή να χρεώσει το “Έγγραφο”.
2.4.2.4 Λοιπές Πύλες Καταχώρισης Εισερχομένου
Το Σύστημα Docutracks δίνει τη δυνατότητα να ενεργοποιηθούν και άλλες

πύλες για τη καταχώριση ενός εισερχόμενου εγγράφου. Τέτοιες πύλες μπορεί να
είναι η διαδικτυακή πύλη του Φορέα ή οποιοδήποτε άλλο λογισμικό ή και ακόμα ένα
σύστημα ψηφιοποίησης (scanner). Αυτό προϋποθέτει την παραμετροποίηση και τη
διασύνδεση του Συστήματος με την ανάλογη πύλη. Για παραδείγματα καταχώρισης
εισερχομένου από άλλες πύλες, ανατρέξτε στο Υλικό Εκπαίδευσης και στα
εκπαιδευτικά βίντεο από τη Ρύθμιση Προφίλ, που έχει ήδη εκτεθεί στο Κεφάλαιο
2.3.1 στη Ενότητα Υλικό Εκπαίδευσης.
2.4.2.5 Μενού ενεργειών
Όπως έχει ήδη εκτεθεί και στο Κεφάλαιο 2.3.3 - Περιοχή Επισκόπηση
Εγγράφου, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να προβεί σε ενέργειες, χρησιμοποιώντας
το “Μενού Ενεργειών” (Εικόνα 2.38).
Οι κυριότερες ενέργειες μετά την καταχώριση εισερχόμενων εγγράφων είναι:
“Αποστολή” ή “Αποστολή σε Τμήμα”, “Χρέωση”, “Γνωστοποίηση” και “Ενημέρωση”
(Εικόνα 2.96):
• “Αποστολή” ή “Αποστολή σε άλλη Υπηρεσία”. Με την “Αποστολή”
ή “Αποστολή σε άλλη Υπηρεσία”, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να
αποστείλει το “Έγγραφο” σε μία ή περισσότερες Υπηρεσιακές
Μονάδες του Οργανισμού. Επιλέγοντας “Αποστολή” ή “Αποστολή
σε άλλη Υπηρεσία”, το Σύστημα αναδύει ένα νέο παράθυρο με τη
δεντρική δομή του Οργανισμού και ο Χρήστης επιλέγει την
Υπηρεσιακή Μονάδα ή Μονάδες που επιθυμεί να αποστείλει το
“Έγγραφο” (Εικόνα 2.97)
• “Αποστολή σε Τμήμα”. Ο Χρήστης, επιλέγοντας την “Αποστολή σε
Τμήμα”, έχει τη δυνατότητα να αποστείλει το “Έγγραφο” σε
Μονάδες που βρίσκονται υπό την Υπηρεσιακή Μονάδα που
ανήκει. Δηλαδή εάν ο Χρήστης ανήκει σε μια Διεύθυνση, τότε η
αποστολή σε Τμήμα αναφέρεται στα Τμήματα της Διεύθυνσης.
Αντίθετα, εάν ο Χρήστης έχει ρόλο σε μια Γενική Διεύθυνση και
επιλέξει “Αποστολή σε Τμήμα” από τη Γενική Διεύθυνση, τότε η
151 |
“Αποστολή σε Τμήμα” αναφέρεται στις Διευθύνσεις υπό

συγκεκριμένη Γενική Διεύθυνση (με βάση τη δενδρική δομή της)
• “Χρέωση”. Η “Χρέωση” γίνεται σε άτομο και όχι σε Υπηρεσιακή
Μονάδα. Ο Χρήστης επιλέγοντας τη “Χρέωση”, μπορεί να επιλέξει
άλλους Χρήστες (Υπάλληλους) που ανήκουν στην Υπηρεσιακή
Μονάδα, από την οποία γίνεται η κίνηση της “Χρέωσης”. Με τη
“Χρέωση”, ο “Αποδέκτης του Εγγράφου” έχει την υποχρέωση για
ενέργεια στο “Έγγραφο”. Δίνεται και η δυνατότητα συγχρέωσης
ενός “Εγγράφου” (Εικόνα 2.99).
• “Γνωστοποίηση”. Με τη “Γνωστοποίηση”, ο Χρήστης μπορεί να
γνωστοποιήσει, δηλαδή να κοινοποιήσει, το “Έγγραφο” σε
Χρήστες που ανήκουν στον Οργανισμό, ανεξαρτήτως Υπηρεσιακής
Μονάδας. Το Σύστημα θα ανοίξει ένα παράθυρο, όπου δενδρικά
αναπτύσσονται ονομαστικά όλοι οι Χρήστες – Υπάλληλοι που
είναι τοποθετημένοι σε όλες τις Υπηρεσιακές Μονάδες του
Οργανισμού. Ο Χρήστης επιλέγει αυτόν ή αυτούς τους Χρήστες
που επιθυμεί να γνωστοποιήσει το “Έγγραφο” (Εικόνα 2.100).
• “Ενημέρωση” ή “Εσωτερική Διανομή”. Τέλος, ο Χρήστης μπορεί
με την “Ενημέρωση” (ή την “Εσωτερική Διανομή”) να ενημερώσει,
δηλαδή να γνωστοποιήσει – κοινοποιήσει, το “Έγγραφο” σε
άλλους Χρήστες, που όμως ανήκουν υπό την Υπηρεσιακή μονάδα
που γίνεται η ενέργεια (Εικόνα 2.101).
Εικόνα 2. 96 – Αποστολή, Αποστολή σε Τμήμα, Χρέωση, Γνωστοποίηση και

Ενημέρωση Εισερχόμενου Εγγράφου
152 |
Εικόνα 2. 97 – Αποστολή ή Αποστολή σε άλλη Υπηρεσία
Εικόνα 2. 98 – Αποστολή σε Τμήμα
153 |
Εικόνα 2. 99 – Χρέωση & Συγχρέωση Εγγράφου
Εικόνα 2. 100 – Γνωστοποίηση
154 |
Εικόνα 2. 101 – Ενημέρωση ή Εσωτερική Διανομή
2.4.2.6 Πρόσθετες Διαθέσιμες Ενέργειες
Ο Χρήστης, από το μενού Ενεργειών της “Επισκόπησης Εγγράφου”, έχει και

επιπλέον διαθέσιμες επιλογές, ώστε να προβεί σε άλλες ενέργειες επί του εγγράφου.
 “Αναλυτική Προβολή”. Με την επιλογή “Αναλυτική Προβολή” από το
“Μενού Ενεργειών”, ο Χρήστης, μπορεί να ελέγξει τα μεταδεδομένα που έχει
συμπληρώσει. Το Σύστημα, δηλαδή, ανοίγει, στην περιοχή “Επισκόπησης Εγγράφου”,
τις “Καρτέλες Καταχώρισης” και ο Χρήστης πλοηγείται σε αυτές, για να κάνει οπτικό
έλεγχο των μεταδεδομένων του “Εγγράφου”, που εισήγαγε στο Σύστημα (Εικόνα
2.102). Σε αυτή τη φάση ο Χρήστης δεν μπορεί να αλλάξει στοιχεία που έχει εισάγει
στο Σύστημα.
155 |
Εικόνα 2. 102 – Αναλυτική Προβολή Εγγράφου
 “Επεξεργασία”. Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα “Επεξεργασίας” του

“Εγγράφου” που έχει εισάγει στο Σύστημα. Βασική προϋπόθεση για να μπορέσει να
προβεί σε “Επεξεργασία” του “Εγγράφου” και των μεταδεδομένων του, είναι να μην
έχει πραγματοποιήσει την “Αποστολή” ή τη “Χρέωση” του “Εγγράφου”. Για την
πρόσβαση στην “Επεξεργασία” ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα “Επεξεργασία”, από
το “Μενού Ενεργειών” (Εικόνα 2.103) και ανοίγει η καρτέλα “Επεξεργασία
Εισερχομένου”.
Εικόνα 2. 103 – Επιλογή Επεξεργασίας Εισερχομένου
Όταν ενεργοποιηθεί η “Επεξεργασία”, τότε αναπτύσσεται στην “Περιοχή

Επισκόπησης Εγγράφου”, η “Επεξεργασία” (Εικόνα 2.104) και ο Χρήστης έχει
πρόσβαση σε όλες τις “Καρτέλες Καταχώρισης”, όπου μπορεί να ελέγξει και να
τροποποιήσει ή να αντικαταστήσει ή και ακόμα να συμπληρώσει μεταδεδομένα του
“Εγγράφου”.
156 |
Εικόνα 2. 104 – Επεξεργασία Εισερχομένου
Όταν ο Χρήστης ολοκληρώσει την “Επεξεργασία”, επιλέγει την ετικέτα

, για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που πραγματοποίησε, και έπειτα
είναι σε θέση να αποστείλει ή να χρεώσει το “Έγγραφο”.
 Επιστροφή Εισερχομένου και Επιστροφή από Χρέωση ή Αποχρέωση.

Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιστέψει ένα “Εισερχόμενο Έγγραφο” που του έχει
αποσταλεί ή χρεωθεί. Από το “Μενού Ενεργειών”, ο Χρήστης που επιθυμεί να
επιστρέψει ένα “Έγγραφο”, επιλέγει την ετικέτα (Εικόνα 2.105)
Εικόνα 2. 105 - Επιστροφή Εγγράφου
Όταν ο Χρήστης επιλέξει “Επιστροφή” σε ένα “Έγγραφο” που του έχουν

αποστείλει, τότε αναδύεται ένα παράθυρο, με το οποίο έχει την επιλογή να
157 |
επιστρέψει το “Έγγραφο” στον “Αποστολέα” του, καθώς και τη δυνατότητα να

συμπληρώσει κάποιο σχόλιο για την επιστροφή (Εικόνα 2.106).
Εικόνα 2. 106 – Επιστροφή στον Αποστολέα
Εκτός από σχόλιο, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να ενημερώσει τον

“Αποστολέα” στον οποίο επιστρέφεται το “Έγγραφο” για μια ενέργεια στην οποία
πρέπει να προβεί. Αυτές οι ενέργειες εμφανίζονται στην Εικόνα 2.107.
Εικόνα 2. 107 – Ενέργεια επιστροφής στον αποστολέα
Εφόσον ένα “Έγγραφο” έχει χρεωθεί σε έναν Χρήστη και ο Χρήστης επιθυμεί
να το επιστρέψει, τότε επιλέγοντας “Επιστροφή” (Εικόνα 2.105), αναδύεται το
παράθυρο “Επιστροφή - Αποχρέωση” (Εικόνα 2.107), όπου μπορεί να συμπληρώσει
σχόλιο για την “Επιστροφή”, χωρίς όμως να έχει τη δυνατότητα επιλογής ενέργειας.
158 |
Εικόνα 2. 108 – Εικόνα Επιστροφής - Αποχρέωσης
 Κλωνοποίηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις που η Πύλη Εισόδου μιας

Υπηρεσιακής Μονάδας, δέχεται μεγάλο όγκο από Εισερχόμενα Έγγραφα, τα οποία
έχουν το ίδιο θέμα και πανομοιότυπα μεταδεδομένα, δίνεται η δυνατότητα
κλωνοποίησης του “Εγγράφου”. Δημιουργεί, δηλαδή το Σύστημα, ένα “αντίγραφο”
ενός “Εισερχομένου” και, έπειτα, ο Χρήστης μεταβαίνει στις Καρτέλες της
“Καταχώρισης Εγγράφου”, προσθέτει το νέο “Έγγραφο” σε ψηφιακή μορφή και
συμπληρώνει επιπλέον μεταδεδομένα, ή αλλάζει τα μεταδεδομένα, όπου
χρειάζεται. Είναι μια λειτουργία, στην οποία ο Χρήστης δεν συμπληρώνει όλες τις
καρτέλες, διότι έρχονται προσυμπληρωμένες από το αρχικό “Εισερχόμενο Έγγραφο”
που επιλέχθηκε να κλωνοποιηθεί. Για την “Κλωνοποίηση”, ένα “Έγγραφο” θα πρέπει
να ανήκει στην επικείμενη Υπηρεσιακή Μονάδα και να είναι σε κατάσταση
“Δημιουργήθηκε”, “Χρεώθηκε” ή “Αρχειοθετήθηκε” και όχι σε κατάσταση “Έχει
αποσταλεί” ή “Απαντηθεί”. Ο Χρήστης που επιθυμεί την “Κλωνοποίηση” ενός
“Εγγράφου”, επιλέγει την ετικέτα από το “Μενού Ενεργειών” στην “Περιοχή
Επισκόπησης” του “Εγγράφου” (Εικόνα 2.109).
159 |
Εικόνα 2. 109 – Κλωνοποίηση Εγγράφου
Επιλέγοντας “Κλωνοποίηση”, το Σύστημα, εμφανίζει το μήνυμα ασφάλειας

της Εικόνας 2.110. Εφόσον ο Χρήστης επιθυμεί να συνεχίσει, επιλέγει ,
αλλιώς .
Εικόνα 2. 110 – Μήνυμα Κλωνοποίησης
Το Σύστημα, όταν επιλεγεί η “Κλωνοποίηση”, ανοίγει τη λειτουργία της

“Καταχώρισης Νέου Εγγράφου Εισερχομένου” (Εικόνα 2.111), με προσυμπληρωμένα
όλα τα μεταδεδομένα του “Εγγράφου” που κλωνοποιήθηκε, εκτός από το “Έγγραφο
σε Ψηφιακή Μορφή”, τα “Σχετικά Έγγραφα” και τα “Συνημμένα”.
160 |
Εικόνα 2. 111 – Καταχώριση Νέου Εγγράφου από Κλωνοποίηση
Ο Χρήστης καλείται να συμπληρώσει το “Έγγραφο σε Ψηφιακή Μορφή” και όποια

από τα μεταδεδομένα του νέου “Εγγράφου” λείπουν ή είναι διαφορετικά. Επιπλέον
αυτό που πρέπει να αλλάξει ο Χρήστης είναι το “Πρωτόκολλο Αποστολέα”, από την
“Καρτέλα Πρωτόκολλο” και να καταχωρίσει το νέο “Αριθμό Πρωτοκόλλου” του νέου
“Εγγράφου”, καθώς και τον “Αποστολέα” του, εφόσον είναι διαφορετικός από το
“Έγγραφο” που έγινε κλωνοποίηση (Εικόνα 2.112).
161 |
Εικόνα 2. 112 – Καρτέλα Πρωτόκολλο Κλωνοποιημένου Εγγράφου
Τέλος, όταν ο Χρήστης ολοκληρώσει τις ενέργειες που απαιτούνται με τη

συμπλήρωση των μεταδεδομένων, επιλέγει την ετικέτα και το
“Έγγραφο” (που δημιουργήθηκε με την μέθοδο της Κλωνοποίησης) αποθηκεύεται
στο Σύστημα και παίρνει “Αριθμό Πρωτοκόλλου”.
2.4.3 Καταχώριση Ηλεκτρονικού Σχεδίου – Εξερχομένου
Ο Χρήστης μπορεί να δημιουργήσει, χρησιμοποιώντας παραγωγικά όλα τα

πεδία που απαιτούνται, ένα “Ηλεκτρονικό Σχέδιο” ή ένα “Εξερχόμενο Έγγραφο”. Ένα
“Εξερχόμενο Έγγραφο” μπορεί να δημιουργηθεί, είτε από ένα “Ηλεκτρονικό Σχέδιο”,
είτε από ένα “Μη Ηλεκτρονικό Έγγραφο”.
2.4.3.1 Καταχώριση Σχεδίου
Το Σύστημα δίνει τη δυνατότητα στο Χρήστη να δημιουργήσει ένα

“Ηλεκτρονικό Σχέδιο” και να συμπληρωθούν οι υπογραφές ηλεκτρονικά, όπως
συμβαίνει και στον έγχαρτο κόσμο.
Για τη δημιουργία ενός Σχεδίου, ο Χρήστης επιλέγει από την “Περιοχή
Κεφαλίδας” την ετικέτα (βλ. Κεφάλαιο 2.3.1, Ενότητα Καταχώριση Νέου
Εγγράφου), επιλέγει “Σχέδιο” (Εικόνα 2.113) και επιλέγει επόμενο.
162 |
Εικόνα 2. 113 – Καταχώριση Σχεδίου
Στη συνέχεια το Σύστημα, ενεργοποιεί την “Καταχώριση Σχεδίου” (Εικόνα

2.114). Ο Χρήστης βλέπει τις “Καρτέλες Καταχώρισης” που αναφέρθηκαν και στο
Κεφάλαιο 2.4 - Καταχώριση Νέου Εγγράφου.
163 |
Εικόνα 2. 114 – Καταχώριση Νέου εγγράφου – Σχέδιο (Καρτέλες)
Ο Χρήστης καλείται να πλοηγηθεί σε όλες τις απαιτούμενες “Καρτέλες” και να

συμπληρώσει όσα μεταδεδομένα χρειάζονται για την καταχώριση του “Ηλεκτρονικού
Σχεδίου”. Θα πρέπει να δοθεί προσοχή στο “Έγγραφο σε Ψηφιακή Μορφή”, το οποίο
πρέπει να έχει τη μορφή και το περιεχόμενο των δημοσίων εγγράφων (στην
προμετωπίδα του “Εγγράφου” τίθεται η Υπηρεσία και τα στοιχεία αυτής, δεξιά οι
αποδέκτες, έπειτα το κείμενο και στο τέλος ο Τελικός Υπογράφων). Επίσης, θα πρέπει
να δοθεί προσοχή και στην “Καρτέλα Υπογραφές”, η οποία, όπως αναφέρθηκε στο
Κεφάλαιο 2.4.1.7 - Καρτέλα Υπογραφές, επιλέγει από τους εσωτερικούς
υπογράφοντες, μόνο τον “Τελικό Υπογράφοντα” και αυτόματα το Σύστημα εντοπίζει
όλους όσους απαιτείται να υπογράψουν το “Ηλεκτρονικό Έγγραφο”, με βάση τη
δενδρική δομή του Οργανισμού. Δηλαδή εντοπίζει όλους τους ενδιάμεσους,
εμπλεκόμενους, που πρέπει να υπογράψουν, ώστε να φτάσει το ηλεκτρονικό σχέδιο
από τον Εισηγητή – Καταχωρητή, μέχρι τον “Τελικό Υπογράφοντα” του “Σχεδίου” και
164 |
να πάρει τελική υπογραφή (Εικόνα 2.115). Επιπλέον όπως αναφέρθηκε, δίνεται η

δυνατότητα να συμπληρωθούν και συνεισηγητές στο “Σχέδιο”, αλλά και
προσυπογραφές (βλ. Κεφάλαιο 2.4.1.7 - Καρτέλα Υπογραφές).
Εικόνα 2. 115 – Καρτέλα Υπογραφές σε Ηλεκτρονικό Έγγραφο
Τέλος, ο Χρήστης πρέπει να συμπληρώσει όλες τις Καρτέλες, που απαιτούνται

για την “Καταχώριση Σχεδίου”, όπως έχει εκτεθεί και στο Κεφάλαιο 2.4.1 -
Καταχώριση Νέου Εγγράφου. Όταν ο Χρήστης συμπληρώσει και ολοκληρώσει την
“εικόνα” του “Ηλεκτρονικού Σχεδίου”, τότε επιλέγει την ετικέτα
2.4.3.2 Δημιουργία Οίκοθεν Σχεδίου
Όπως αναφέρθηκε και στο Κεφάλαιο 2.4.1.1 - Καρτέλα Βασικά, ένα

“Έγγραφο” που δημιουργείται με πρωτοβουλία της Υπηρεσιακής Μονάδας,
χαρακτηρίζεται ως “Οίκοθεν”. Για να χαρακτηριστεί ως “Οίκοθεν” ένα “Σχέδιο”, θα
πρέπει ο Χρήστης να επιλέξει την ετικέτα , από την Καρτέλα Βασικά. Έτσι,
το “Σχέδιο”, όταν πάρει την τελική υπογραφή και λάβει έναν “Αριθμό Πρωτοκόλλου”,
αυτό το Πρωτόκολλο θα φέρει και το λεκτικό “Οικ.” μπροστά από τον “Αριθμό
Πρωτοκόλλου”.
165 |
2.4.3.3 Υπογραφή Σχεδίου
Όταν ο Χρήστης συμπληρώσει και αποθηκεύσει ένα “Ηλεκτρονικό Σχέδιο”, το

Σύστημα έχει προσθέσει στο τέλος του “Εγγράφου” μια επιπλέον σελίδα με τα Πεδία
όλων των Υπογραφών που εμπλέκονται στο “Σχέδιο”. Έτσι, απεικονίζει και στο
“Σχέδιο” όλες τις υπογραφές που πρέπει να πάρει το “Έγγραφο” μέχρι και την τελική
υπογραφή. Όταν αποθηκευτεί το “Σχέδιο”, το Σύστημα ειδοποιεί το Χρήστη ότι έγινε
με Επιτυχία η αποθήκευση και ότι μπορεί να υπογράψει το “Σχέδιο” (Εικόνα 2.116).
Εικόνα 2. 116 – Επιτυχία Δημιουργίας Σχεδίου & Υπογραφή
Ο Χρήστης μπορεί να επιλέξει και να υπογράψει το “Έγγραφο” ή

και να μεταβεί στην “Καρτέλα Επισκόπησης Εγγράφου”.
Εφόσον μεταβεί στην “Επισκόπηση” (επιλέξει δηλαδή ), τότε για να
υπογράψει το “Σχέδιο”, θα πρέπει να επιλέξει από το “Μενού Ενεργειών” την ετικέτα
Εικόνα 2. 117 – Υπογραφή από Μενού Ενεργειών
Και στις δύο επιλογές, είτε από το αρχικό μήνυμα του Συστήματος (Εικόνα
166 |
2.116), είτε επιλέγοντας από το μενού ενεργειών την (Εικόνα 2.117), το

Σύστημα αναδύει το παράθυρο της υπογραφής και ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα
υπογραφής (Εικόνα 2.118).
Εικόνα 2. 118 – Υπογραφή Σχεδίου
Ο Χρήστης έχει δύο επιλογές υπογραφής: είτε με εγκεκριμένη ψηφιακή

υπογραφή, είτε με συστημική υπογραφή, που δίνει ως δυνατότητα το Σύστημα. Και
οι δύο υπογραφές θεωρούνται έγκυρες για το Σύστημα .
Όταν είναι επιλεγμένη η ετικέτα , τότε το Σύστημα
αναγνωρίζει ότι ο Χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει τα στοιχεία του για την
υπογραφή με εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή. Θα πρέπει δηλαδή να συμπληρώσει
το “Όνομα Χρήστη”, τον “Κωδικό Πρόσβασης” της ψηφιακής του υπογραφής, καθώς
και το απαιτούμενο “OTP” για τον μοναδικό κωδικό (one time password) της
ψηφιακής υπογραφής. Έπειτα (αφού έχει συμπληρώσει τα απαιτούμενα στοιχεία) ο
Χρήστης επιλέγει και τότε το “Σχέδιο” έχει πάρει την ψηφιακή υπογραφή
του Χρήστη.
Σε περίπτωση που ο Χρήστης επιθυμεί να υπογράψει με συστημική
υπογραφή, απενεργοποιεί την επιλογή . Εφόσον δεν είναι
ενεργοποιημένη η “Ενσωμάτωση Ψηφιακής Υπογραφής”, ο Χρήστης επιλέγει
167 |
και το Σύστημα αποτυπώνει στο Σχέδιο μια συστημική υπογραφή του Χρήστη
.
Όταν ο Χρήστης υπογράφει το “Σχέδιο”, τότε αναδύεται ένα μήνυμα από το
Σύστημα που ενημερώνει για την επιτυχία της υπογραφής (Εικόνα 2.119)
Εικόνα 2. 119 – Επιτυχία Υπογραφής
Η διαφορά των δύο υπογραφών, όπως αποτυπώνεται στη τελευταία σελίδα

του Σχεδίου, φαίνεται στην Εικόνα 2.120.
Εικόνα 2. 120 – Διαφορά απεικόνισης Συστημικής & Ψηφιακής Υπογραφής
2.4.3.4 Αποστολή προς Υπογραφή
Αφού υπογράψει ο Χρήστης (ξεκινώντας από το Συντάκτη – Καταχωρητή που

ξεκίνησε το “Σχέδιο”) πρέπει να αποστείλει το “Σχέδιο” στον επόμενο ιεραρχικώς
υπογράφοντα.
Από το “Μενού Ενεργειών”, στην επισκόπηση του “Σχεδίου”, διατίθεται η
επιλογή . Επιλέγοντας την “Αποστολή προς Υπογραφή”, το
Σύστημα αναδύει ένα παράθυρο (Εικόνα 2.121), το οποίο ενημερώνει το Χρήστη
168 |
ποιος είναι ο επόμενος που αποστέλλεται το Σχέδιο για υπογραφή, καθώς και σε ποια
Υπηρεσιακή Μονάδα ανήκει.
Εικόνα 2. 121 – Αποστολή προς Υπογραφή
Στη συνέχεια, ο “Αποδέκτης” του “Σχεδίου για Υπογραφή”, ο επόμενος

δηλαδή που υπογραφεί το “Σχέδιο”, υπογράφει και αποστέλλει με τη σειρά του το
“Σχέδιο” στον επόμενο που απαιτείται να υπογράψει. Η διαδικασία
επαναλαμβάνεται από όλους τους εμπλεκόμενους Χρήστες, μέχρι να φτάσει στον
“Τελικό Υπογράφοντα”.
2.4.3.5 Μετατροπή σε Εξερχόμενο
Όταν το “Σχέδιο” λάβει και την τελική υπογραφή (υπογράψει δηλαδή ο

“Τελικός Υπογράφων”), τότε αυτό επιστρέφει στον “Εισηγητή – Καταχωρητή” και από
τη στιγμή αυτή το “Έγγραφο” φέρει και τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου” που πήρε το
“Σχέδιο”, από το Σύστημα (Εικόνα 2.122).
Εικόνα 2. 122 – Σχέδιο μετά την Τελική Υπογραφή
169 |
Τα Πεδία Υπογραφών παραμένουν στην τελευταία σελίδα του “Εγγράφου”

και ο Χρήστης (ο Εισηγητής ή Καταχωρητής) έχει τη δυνατότητα να δει από το
“Έγγραφο” την ιστορικότητα των υπογραφών (Εικόνα 2.123).
Εικόνα 2. 123 – Πεδία Υπογραφών με την Τελική Υπογραφή
Με την υπογραφή του “Τελικού Υπογράφοντος”, αποστέλλεται μια

ειδοποίηση στον “Εισηγητή του Σχεδίου”, ότι ένα “Έγγραφο” έχει πάρει “Τελική
Υπογραφή” (Εικόνα 2.124) και τότε του δίνεται η δυνατότητα να μετατρέψει το
“Σχέδιο” σε “Εξερχόμενο Έγγραφο”. Επισημαίνεται ότι οι υπογραφές τίθενται εντός
του “Σχέδιου”, για δε τη διακίνηση ενός “Εγγράφου” πρέπει να αναφέρεται στο
“Σχέδιο” η ένδειξη “Ακριβές Αντίγραφο”.
Εικόνα 2. 124 – Ειδοποίηση τελικής υπογραφής σε Έγγραφο
170 |
Όταν λάβει την ειδοποίηση ο Χρήστης, επιλέγει από το “Μενού Ενεργειών”

την ετικέτα . Όταν την επιλέξει, το Σύστημα εκδίδει μια
ειδοποίηση (Εικόνα 2.125) για τη “Μετατροπή Σχεδίου σε Εξερχόμενο”.
Εικόνα 2. 125 – Ειδοποίηση Μετατροπής σχεδίου σε Εξερχόμενο
Στη συνέχεια, επιλέγοντας ο Χρήστης , το “Σχέδιο” μετατρέπεται σε

“Εξερχόμενο Έγγραφο”, οπότε παύει να είναι “Σχέδιο” και το “Πεδίο Υπογραφών” δεν
εμφανίζεται στην τελευταία σελίδα του “Εγγράφου”. Αυτό ο Χρήστης το
αντιλαμβάνεται (όταν δηλαδή μετατραπεί σε “Εξερχόμενο”) και με το σύμβολο το
οποίο συμβολίζει το “Σχέδιο”, που μετατρέπεται σε , δηλώνοντας ότι πρόκειται
για “Εξερχόμενο Έγγραφο”. Με τη μετατροπή ο Χρήστης λαμβάνει το μήνυμα
Επιτυχίας της μετατροπής σε “Εξερχόμενο” (Εικόνα 2.126).
Εικόνα 2. 126 – Επιτυχής Μετατροπή σε Εξερχόμενο
2.4.3.6 Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου
Μετά τη μετατροπή σε “Εξερχόμενο”, ο Χρήστης που ήταν “Εισηγητής” του

“Εγγράφου” υποχρεούται να ειδοποιήσει το Χρήστη που έχει ρόλο “Δημιουργού
Ακριβούς Αντιγράφου”, ώστε να βάλει υπογραφή στο “Ακριβές Αντίγραφο”, για να
μπορέσει στη συνέχεια να αποσταλεί το “Έγγραφο”. Επισημαίνεται εκ νέου ότι για να
είναι έγκυρο ένα “Έγγραφο”, θα πρέπει να είναι υπογεγραμμένο το “Ακριβές
Αντίγραφο”.
Ο Χρήστης, προκειμένου να ειδοποιήσει το “Δημιουργό Ακριβούς
Αντιγράφου”, επιλέγει από το “Μενού Ενεργειών” την ετικέτα
. Όταν ο Χρήστης επιλέγει την “Ειδοποίηση Ακριβούς
Αντιγράφου”, τότε το Σύστημα αναδύει ένα μήνυμα επιτυχούς ειδοποίησης (Εικόνα
2.127).
171 |
Εικόνα 2. 127 – Επιτυχής Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου
2.4.3.7 Δημιουργία Ακριβούς Αντιγράφου
Με την “Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου”, έρχεται στον πρώτο Χρήστη που

εντοπίζεται, από το Σύστημα, ιεραρχικά, με ρόλο “Δημιουργό Ακριβούς Αντιγράφου”,
ένα σχετικό μήνυμα στις “Ειδοποιήσεις”, ότι δηλαδή ένα “Έγγραφο” έχει μετατραπεί
σε “Εξερχόμενο” (Εικόνα 2.128).
Εικόνα 2. 128 – Ειδοποίηση μετατροπής εξερχόμενου εγγράφου
Με αυτόν τον τρόπο ο “Δημιουργός Ακριβούς Αντιγράφου” ενημερώνεται ότι

ένα “Έγγραφο” έχει μετατραπεί σε “Εξερχόμενο” και ότι ως εκ τούτου πρέπει να βάλει
υπογραφή στο “Ακριβές Αντίγραφο”.
Επισημαίνεται ότι στο “Ακριβές Αντίγραφο” προστίθεται μόνον εγκεκριμένη
ψηφιακή υπογραφή και όχι συστημική, προκειμένου να έχουν τη δυνατότητα οι
αποδέκτες του “Τελικού Εγγράφου” να ελέγξουν τη γνησιότητά του.
Ο “Δημιουργός Ακριβούς Αντιγράφου”, μέσω του “Μενού Ενεργειών” της
“Επισκόπησης Εγγράφου”, έχει ενεργοποιημένη (για το συγκεκριμένο “Έγγραφο”)
την ενέργεια . Επιλέγοντας την “Υπογραφή”, αναδύεται το παράθυρο
υπογραφής (Εικόνα 2.129), χωρίς όμως τη δυνατότητα να διαγράψει την επιλογή
, όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.6.1.2 και στην Εικόνα
2.118.
Ο Χρήστης με ρόλο “Δημιουργός Ακριβούς Αντιγράφου” συμπληρώνει τα
στοιχεία της “Εγκεκριμένης ψηφιακής Υπογραφής” (βλ. και Κεφάλαιο 2.6.1.2 –
Υπογραφή Σχεδίου, στη παράγραφο υπογραφής). Πρόκειται για τα στοιχεία:
“Όνομα Χρήστη”, “Κωδικός Πρόσβασης” της ψηφιακής του υπογραφής, καθώς και το
172 |
απαιτούμενο “OTP” (One Time Password) για το μοναδικό κωδικό της “Ψηφιακής
Υπογραφής”. Έπειτα (αφού έχει συμπληρώσει τα απαιτούμενα στοιχεία) ο Χρήστης
επιλέγει και τότε βεβαιώνεται το “Ακριβές Αντίγραφο”.
Εικόνα 2. 129 – Υπογραφή Ακριβούς Αντιγράφου
Όταν καταχωρηθεί η υπογραφή του Χρήστη, το Σύστημα εκδίδει μια

ειδοποίηση επιτυχίας (Εικόνα 2.130).
Στην Εικόνα 2.131, παρουσιάζεται ένα “Έγγραφο” που έχει πραγματοποιηθεί
η βεβαίωση του Ακριβούς Αντιγράφου. Το “Έγγραφο” φέρει το λεκτικό “Ακριβές
Αντίγραφο” στη πάνω αριστερή γωνία, ενώ στο πάνω κεντρικό σημείο διακρίνεται η
“Ψηφιακή Υπογραφή” του “Δημιουργού Ακριβούς Αντιγράφου”.
173 |
Εικόνα 2. 130 – Ειδοποίηση Επιτυχίας Καταχώρισης Υπογραφής
Εικόνα 2. 131 – Έγγραφο με Βεβαιωμένο το Ακριβές Αντίγραφο
Στη συνέχεια, ο αρμόδιος Χρήστης (Υπάλληλος) θα πρέπει να αποστείλει το

“Έγγραφο” στους “Αποδέκτες” που έχουν συμπληρωθεί από το “Συντάκτη –
Εισηγητή” του “Εγγράφου” (η αποστολή γίνεται από το Μενού Ενεργειών του
Εγγράφου – Κεφάλαιο 2.5.5).
2.4.4 Εξερχόμενο Έγγραφο
Στην προηγούμενη Ενότητα, αποτυπώθηκε η διαδικασία δημιουργίας ενός

“Ηλεκτρονικού Σχεδίου”, η συλλογή ηλεκτρονικών υπογραφών από τους
εμπλεκόμενους στο “Σχέδιο” Χρήστες, καθώς επίσης και η διαδικασία λήψης
Αριθμού Πρωτοκόλλου επί του “Σχεδίου”, η μετατροπή του σε “Εξερχόμενο” και η
“Βεβαίωση Γνησιότητας Ακριβούς Αντιγράφου”.
Σε περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η ηλεκτρονική υπογραφή από το σύνολο
των υπογραφόντων του “Εγγράφου”, λ.χ. στην περίπτωση Κοινής Υπουργικής
Απόφασης (ΚΥΑ), η οποία υπογράφεται από δύο ή περισσότερους Υπουργούς, από
διαφορετικές Υπηρεσιακές Μονάδες ή Οργανισμούς, χωρίς κοινό Σύστημα
Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Εγγράφων (ΣΗΔΕ), (δε διαθέτουν δηλαδή όλοι το ίδιο
ΣΗΔΕ και στην περίπτωσή μας το Docutracks), το “Σχέδιο Εγγράφου” διακινείται
έγχαρτα σε όλους τους εμπλεκόμενους, προκειμένου καταστεί δυνατή η υπογραφή
του και όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συλλογής των υπογραφών, επιστρέφει στον
174 |
αρμόδιο Υπάλληλο που δημιούργησε το “Έγγραφο”. Αυτό το Έγγραφο (του έγχαρτου,

δηλαδή, Σχεδίου) πρέπει να πάρει αριθμό πρωτοκόλλου και να γίνει “Ακριβές
Αντίγραφο”. Αυτό γίνεται με τη διαδικασία του “Εξερχομένου Εγγράφου”.
2.4.4.1 Καταχώριση Εξερχόμενου Εγγράφου
Για τη καταχώριση ενός “Εξερχομένου”, ο Χρήστης επιλέγει από την “Περιοχή

Κεφαλίδας” την ετικέτα (βλ. Κεφάλαιο 2.3.1, Παρ. Καταχώριση Νέου
Εγγράφου), επιλέγει “Εξερχόμενο” (Εικόνα 2.132) και επιλέγει .
Εικόνα 2. 132 – Καταχώριση Εξερχομένου
Στη συνέχεια, το Σύστημα μεταφέρει το Χρήστη στην “Καταχώριση Νέου

Εγγράφου Εξερχομένου”, όπου και έχει πρόσβαση στις “Καρτέλες Καταχώρισης”
175 |
Εικόνα 2. 133 – Καρτέλες Καταχώρισης Εξερχομένου
Στις “Καρτέλες Καταχώρισης”, ο Χρήστης καλείται να πλοηγηθεί σε όλες τις

απαιτούμενες Καρτέλες και να συμπληρώσει όσα μεταδεδομένα χρειάζονται για την
καταχώριση του “Εξερχομένου”, ώστε να αποτυπώνονται ορθά τα στοιχεία και
μεταδεδομένα του έγχαρτου (σε αυτή την περίπτωση) “Σχεδίου”. Υπενθυμίζεται ότι,
οι “Καρτέλες Καταχώρισης” για το “Εξερχόμενο”, είναι ίδιες με τις “Καρτέλες
Καταχώρισης” του “Σχεδίου” και του “Εισερχομένου”. Για τη συμπλήρωση των
“Καρτελών Καταχώρισης”, ανατρέξτε στο Κεφάλαιο 2.4.1 - Καρτέλες Καταχώρισης
Νέου Εγγράφου.
Επισημαίνεται ότι στα “Εξερχόμενα” δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί, από το
Χρήστη η “Καρτέλα Υπογραφές”, διότι όπως έχει αναφερθεί, η “Καρτέλα
Υπογραφών” στα “Εξερχόμενα Έγγραφα” χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις που ή
απαιτούν δημοσίευση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ ή προκειμένου να απεικονίζονται οι υπογραφές
που φέρει το “Έγγραφο”, για ιστορικούς κυρίους λόγους.
Εφόσον όμως, απαιτείται από το Χρήστη η συμπλήρωση Υπογραφών στο
“Εξερχόμενο”, τότε ο Χρήστης από την “Καρτέλα Υπογραφές” (Εικόνα 2.134) επιλέγει
, στο πεδίο “Εσωτερικοί Υπογράφοντες” (Εικόνα 2.135) και επιλέγει όχι την
176 |
Υπηρεσιακή Μονάδα του “Τελικού Υπογράφοντα”, αλλά απευθείας από τη δενδρική

δομή του Οργανισμού, τον “Τελικό υπογράφοντα”, το Χρήστη δηλαδή που
υπογράφει τελευταίος. Αυτό γίνεται διότι στα “Εξερχόμενα Έγγραφα” στην “Καρτέλα
Υπογραφές”, στους “Εσωτερικούς Υπογράφοντες”, εμφανίζονται άτομα – Χρήστες και
όχι Υπηρεσιακές Μονάδες (Εικόνα 2.136).
Εικόνα 2. 134 – Καρτέλα Υπογράφων
Εικόνα 2. 135 – Επιλογή Εσωτερικού Υπογράφοντος
177 |
Εικόνα 2. 136 – Επιλογή Χρήστη ως Τελικώς Υπογράφων
Όταν ο Χρήστης ολοκληρώσει τη συμπλήρωση όλων των απαιτούμενων

μεταδεδομένων, επιλέγει . Με την αποθήκευση το “Έγγραφο”
λαμβάνει αυτόματα “Αριθμό Πρωτοκόλλου”. Οι μόνες ενέργειες που απομένουν, για
να μπορεί να αποσταλεί το “Έγγραφο” είναι (όπως αναφέρθηκαν στα προηγούμενα
Κεφάλαια 2.6.1.5 και 2.6.1.6) η Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου και η Δημιουργία
Ακριβούς Αντιγράφου.
2.4.4.2 Λοιπές Χρήσεις Εξερχόμενου Εγγράφου
Τα “Εξερχόμενα Έγγραφα” χρησιμοποιούνται, πέραν της περίπτωσης ύπαρξης

έγχαρτου Σχεδίου (στις περιπτώσεις δηλαδή που αδυνατούμε να δημιουργήσουμε
“Ηλεκτρονικό Σχέδιο”, διότι οι εμπλεκόμενοι στις υπογραφές του “Σχεδίου” δεν είναι
όλοι Χρήστες του ίδιου ΣΗΔΕ), και για την καταχώριση των αναρρωτικών αδειών του
Χρήστη, ή ακόμα και για οποιαδήποτε άλλη προσωπική αίτηση.
2.4.4.2.1 Αναρρωτικές Άδειες
Για να καταχωρίσει ο Χρήστης μια αναρρωτική άδεια που έχει λάβει και να
ενημερωθεί η αρμόδια Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού, δημιουργεί ένα
“Εξερχόμενο Έγγραφο”. Επιλέγει, την ετικέτα (βλ. Κεφάλαιο 2.3.1, Ενότητα:
Καταχώριση Νέου Εγγράφου), επιλέγει “Εξερχόμενο” (Εικόνα 2.137) και στη
συνέχεια επιλέγει .
178 |
Εικόνα 2. 137 – Καταχώριση Εξερχομένου
Το Σύστημα, όπως σε κάθε περίπτωση “Καταχώρισης Νέου Εγγράφου”,

μεταφέρει το Χρήστη στις “Καρτέλες Καταχώρισης” (βλ. Κεφάλαιο 2.4.1 - Καρτέλες
Καταχώρισης Νέου Εγγράφου). Το πρώτο βήμα που απαιτείται να κάνει, είναι να
μεταβεί στην “Καρτέλα Είδος” και από τον καταρράκτη που αναπτύσσεται στην
Κατηγορία, κάτω από τα “Ειδικά Πεδία” (Εικόνα 2.138) να επιλέξει το είδος της
αναρρωτικής άδειας που επιθυμεί να συμπληρώσει. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι: i.
“Αναρρωτική Άδεια με Υπεύθυνη Δήλωση” και ii. “Αναρρωτική Άδεια με Γνωμάτευση
Ιατρού”.
Εικόνα 2. 138 – Επιλογή Είδους Αναρρωτικής Άδειας
179 |
Στη συνέχεια, ο Χρήστης μεταβαίνει στην “Καρτέλα Μεταδεδομένα”, στην

οποία, ανάλογα με το είδος της αναρρωτικής άδειας που επέλεξε, συμπληρώνει τα
στοιχεία που εμφανίζονται κενά.
➢ Για την “Αναρρωτική Άδεια με Υπεύθυνη Δήλωση”, τα μεταδεδομένα που
καλείται να συμπληρώσει εμφανίζονται στην Εικόνα 2.139 και είναι τα εξής:
• Κλάδος
• Βαθμός
• Τηλέφωνο Υπηρεσίας
• Διεύθυνση κατοικίας
• Δήμος
• Τ.Κ.
• Τηλέφωνο κατοικίας
• Κινητό
• Ταμείο Υγείας (που επιλέγεται από τον καταρράκτη)
• Αριθμός ημερών άδειας
• Από (επιλέγουμε από το ημερολόγιο που αναπτύσσεται την ημερομηνία
έναρξης της αναρρωτικής άδειας)
180 |
Εικόνα 2. 139 – Μεταδεδομένα Αναρρωτικής Άδειας με Υπεύθυνη Δήλωση
Στη συνέχεια ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα: .
➢ Για την “Αναρρωτική Άδεια με Γνωμάτευση Ιατρού”, τα μεταδεδομένα που

καλείται να συμπληρώσει εμφανίζονται στην Εικόνα 2.140. Τα μεταδεδομένα
που πρέπει να συμπληρώσει ο Χρήστης είναι τα ίδια με τα μεταδεδομένα της
Υπεύθυνης Δήλωσης, συν τα κάτωθι:
• ΑΜΚΑ Ιατρού γνωμάτευσης
• Ημερομηνία Γνωμάτευσης
181 |
Εικόνα 2. 140 – Μεταδεδομένα Αναρρωτικής Άδειας με Γνωμάτευση Ιατρού
Τέλος, αφού ο Χρήστης έχει συμπληρώσει τα μεταδεδομένα, πρέπει να μεταβεί

στη “Καρτέλα Βασικά” και να επισυνάψει τη Γνωμάτευση Ιατρού. Η “Καρτέλα Βασικά”
182 |
έχει αλλάξει μορφή και είναι όπως στην Εικόνα 2.141. Στο πεδίο “Γνωμάτευση Ιατρού”,
επιλέγει την ετικέτα και επισυνάπτει τη Γνωμάτευση του Ιατρού.
Εικόνα 2. 141 – Καρτέλα Βασικά Αναρρωτικής Άδειας με Γνωμάτευση Ιατρού
Στη συνέχεια ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα .

Όταν αποθηκευτεί η αναρρωτική άδεια που συμπλήρωσε ο Χρήστης, τότε το
Σύστημα, μεταβαίνει στην αρχική οθόνη και στην “Περιοχή Επισκόπησης Εγγράφου”
εμφανίζει την αναρρωτική άδεια. Το Σύστημα αυτόματα έχει δημιουργήσει ένα pdf
αρχείο, μέσω ενός προτύπου (αναλόγως του είδους αναρρωτικής άδειας), με τα
στοιχεία που συμπλήρωσε ο Χρήστης. Στην Εικόνα 2.142, παρουσιάζεται ένα pdf αρχείο
με “Αναρρωτική Άδεια με Υπεύθυνη Δήλωση” και αντίστοιχα στην Εικόνα 2.143, το pdf
αρχείο με “Αναρρωτική Άδεια με Γνωμάτευση Ιατρού”.
183 |
Εικόνα 2. 142 – pdf αρχείο με Αναρρωτικής Άδειας με Υπεύθυνη Δήλωση
Εικόνα 2. 143 – pdf αρχείο Αναρρωτική Άδεια με Γνωμάτευση Ιατρού
184 |
Παρατηρείται ότι, όπως σε όλα τα “Εξερχόμενα Έγγραφα”, όπως αναφέρθηκε

στο Κεφάλαιο 2.6.2.1 - Καταχώριση Εξερχομένου Έγγραφου, έτσι και με την
αποθήκευση της αναρρωτικής άδειας, το “Έγγραφο” που δημιουργείται παίρνει
αυτόματα “Αριθμό Πρωτοκόλλου”. Επίσης αυτόματα το Σύστημα προσθέτει και τη
Συστημική Υπογραφή του Χρήστη, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.144.
Εικόνα 2. 144 – Συστημική Υπογραφή στην Αναρρωτική Άδεια
Το μόνο που απομένει να κάνει ο Χρήστης είναι να αποστείλει την Αναρρωτική

Άδεια στην αρμόδια Διεύθυνση. Επιλέγοντας, από το “Μενού Ενεργειών”, την ετικέτα
(ή “Αποστολή σε άλλη Υπηρεσία”), στο αναδυόμενο παράθυρο Αποστολής
είναι προεπιλεγμένη η αρμόδια Διεύθυνση που πρέπει να αποσταλεί η Αναρρωτική
Άδεια (Εικόνα 2.145) και το μόνο που απαιτείται να κάνει είναι να επιλέξει την
, από το αναδυόμενο παράθυρο της “Αποστολής”. Στις Αναρρωτικές Άδειες, δεν
απαιτείται υπογραφή από το “Δημιουργό Ακριβούς αντιγράφου”, λόγω των
ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων που φέρουν. Τέλος οι Αναρρωτικές Άδειες
λειτουργούν, όπως και τα έγγραφα που φέρνουν τη Διαβάθμιση “Προσωπικό” και
πρόσβαση έχουν μόνον ο Χρήστης που την καταχωρεί και η Υπηρεσιακή Μονάδα ή οι
Χρήστες που τους αποστέλλονται.
185 |
Εικόνα 2. 145 – Αποστολή Αναρρωτικής Άδειας
2.4.4.2.2 Άλλες Αιτήσεις εκτός των Αναρρωτικών Αδειών
Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα, χρησιμοποιώντας το “Εξερχόμενο Έγγραφο”

(ακολουθώντας τα βήματα του Κεφαλαίου 2.6.2 – Καταχώριση Εξερχομένου), να
δημιουργήσει και να αποστείλει αιτήσεις που αφορούν τον ίδιο, προς οποιαδήποτε
Υπηρεσιακή Μονάδα του Οργανισμού, (π.χ. αίτηση προς τη Διεύθυνση Ανθρώπινου
δυναμικού και Οργάνωσης για λοιπές άδειες, πλην των Αναρρωτικών, ή για
Πιστοποιητικό Υπηρεσιακών Μεταβολών, αίτηση βεβαίωσης μισθοδοσίας,
επιδόματος τέκνου προς την Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης, κ.λπ.)
Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να συντάξει ηλεκτρονικά την αίτηση και
ακολουθώντας τα βήματα της καταχώρισης “Εξερχομένου” να αποθηκεύσει (το
“Έγγραφο” στο ΣΗΔΕ) και να αποστείλει την αίτηση μέσω του Συστήματος.
Επισημαίνεται ότι όταν πρόκειται για προσωπικές αιτήσεις του Χρήστη, δεν είναι
απαραίτητο να υπογραφούν από το “Δημιουργό Ακριβούς Αντιγράφου”, διότι μπορεί
προσωπικά δεδομένα. Συνεπώς, δύναται ο Χρήστης να αποδώσει στο “Έγγραφο” τη
Διαβάθμιση “Προσωπικό” (βλ. Κεφάλαιο 2.5.8 - Προσωπικό Έγγραφο) και να
ανεβάσει ένα ψηφιακά υπογεγραμμένο “Έγγραφο” (διότι δεν έχει τη δυνατότητα
υπογραφής στο “Εξερχόμενο”, εκτός και εάν έχει ρόλο “Δημιουργού Ακριβούς
Αντιγράφου”), μέσω ενός εξωτερικού (εκτός ΣΗΔΕ) εργαλείου όπως θα εκτεθεί στο
Κεφάλαιο 2.5.11 - Ψηφιακή Υπογραφή Εκτός ΣΗΔΕ.
186 |
2.4.5 Απαντητικό Έγγραφο (Απάντηση σε Εισερχόμενο)
Τις περισσότερες φορές σε ένα “Εισερχόμενο Έγγραφο” απαιτείται απάντηση.

Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα, μέσω Συστήματος, να απαντήσει σε συγκεκριμένο
“Έγγραφο” που του έχει αποσταλεί ή χρεωθεί.
Αυτή η δυνατότητα, δίδεται, με τη συσχέτιση του “Εισερχομένου Εγγράφου”,
κατά την καταχώριση στο Σύστημα του “Εγγράφου”, που αποτελεί την απάντησή του.
Μια απάντηση μπορεί να δοθεί είτε μέσω “Ηλεκτρονικού Σχεδίου”, είτε απευθείας
μέσω “Εξερχόμενου Εγγράφου” (για τις περιπτώσεις που έχει ήδη αναφερθεί,
Κεφάλαιο 2.6.2 - Εξερχόμενο Έγγραφο).
2.4.5.1 Απαντητικό Έγγραφο με χρήση Ηλεκτρονικού Σχεδίου
Ο Χρήστης, προκειμένου να δημιουργήσει ένα απαντητικό “Έγγραφο” με τη

χρήση “Ηλεκτρονικού Σχεδίου”, θα πρέπει να συσχετίσει το νέο απαντητικό
“Έγγραφο” με το “Εισερχόμενο” (για το οποίο απαιτείται απάντηση).
Για να συσχετιστεί το “Εισερχόμενο”, ο Χρήστης, πρέπει κατά την Καταχώριση
του Σχεδίου (Κεφάλαιο 2.6.1) και από την Καρτέλα Βασικά (Κεφάλαιο 2.4.1.1.), στα
“Σχετικά Έγγραφα” και στο πεδίο “Σχέση” (Εικόνα 2.146), επιλέγοντας , από
το αναδυόμενο παράθυρο να επιλέξει “Απάντηση” (Εικόνα 2.147).
Εικόνα 2. 146 - Σχετικά Έγγραφα
Εικόνα 2. 147 - Επιλογή Απάντηση
Από τον “Κατάλογο Εγγράφων” που εμφανίζεται (Εικόνα 2.148) ο Χρήστης

επιλέγει το “Έγγραφο” που θέλει να συσχετίσει, ως απάντηση. Αυτό γίνεται, με
πλοήγηση στον Κατάλογο, στον οποίο ο Χρήστης εντοπίζει και επιλέγει το “Έγγραφο”,
επιλέγοντας πάνω του (Εικόνα 2.148). Εναλλακτικά, κι εφόσον ο Χρήστης γνωρίζει
187 |
τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου” του “Εγγράφου”, στο οποίο απαντά μπορεί να

συμπληρώσει τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου” στο πεδίο , και
να επιλέξει την ετικέτα . Το Σύστημα θα του επιστρέψει το “Έγγραφο” (με τον
Αριθμό Πρωτοκόλλου που συμπλήρωσε) και μπορεί πλέον να το επιλέξει. (Εικόνα
2.149).
Εικόνα 2. 148 - Επιλογή σχετικού από λίστα
Εικόνα 2. 149 - Επιλογή σχετικού συμπληρώνοντας Αρ. Πρωτοκόλλου
Με τον τρόπο αυτό, το “Έγγραφο” έχει συσχετιστεί ως απάντηση στο νέο
188 |
“Έγγραφο” που δημιούργησε ο Χρήστης. Κατά τα λοιπά, για τη συμπλήρωση των

υπολοίπων μεταδεδομένων του “Εγγράφου” (πέρα από το σχετικό που απαιτείται να
συμπληρωθεί), ο Χρήστης πλοηγείται σε όλες τις Καρτέλες Καταχώρισης,
ακολουθώντας τα βήματα που έχουν αναφερθεί στο Κεφάλαιο 2.6.1 – Καταχώριση
Σχεδίου.
Ένας εναλλακτικός και πιο γρήγορος τρόπος, με τον οποίο μπορεί ο Χρήστης
να συσχετίσει ένα “Έγγραφο” ως απάντηση, είναι να μεταβεί στο “Εισερχόμενο
Έγγραφο” που απαντά και από το Μενού Ενεργειών της Περιοχής Επισκόπηση
Εγγράφου να επιλέξει την ετικέτα “Απάντηση” (Εικόνα 2.150).
Εικόνα 2. 150 - Κουμπί απάντησης από Μενού ενεργειών
Με την ετικέτα “Απάντηση”, όταν επιλεγεί από το Χρήστη, το Σύστημα

απευθύνει ερώτημα με ποιο Τύπο Εγγράφου θα γίνει η απάντηση (Εικόνα 2.151),
δηλαδή εάν θα γίνει μέσω “Σχεδίου” ή ως “Εξερχόμενο”.
189 |
Εικόνα 2. 151 - Ερώτηση Τύπου Απαντητικού Εγγράφου
Ο Χρήστης επιλέγει “Σχέδιο” και επιλέγει την ετικέτα . Έπειτα

συμπληρώνει όλα τα απαιτούμενα μεταδεδομένα (όπως αναφέρθηκε παραπάνω
Κεφάλαιο 2.6.1 – Καταχώρηση Σχεδίου) και αποθηκεύει το “Έγγραφο”.
2.4.5.2 Απαντητικό Έγγραφο με χρήση Εξερχομένου Εγγράφου (μη Ηλεκτρονικό

Σχέδιο)
Όπως προαναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.6 – Καταχώριση Ηλεκτρονικού

Σχεδίου – Εξερχόμενο, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα απευθείας δημιουργίας ενός
“Εξερχόμενου Εγγράφου” (χωρίς την ανάγκη δημιουργίας αρχικά “Ηλεκτρονικού
Σχεδίου”). Ο Χρήστης εκκινεί τη δημιουργία ενός “Εξερχόμενου Εγγράφου” (βλ.
(Κεφάλαιο 2.6.2 – Εξερχόμενο Έγγραφο), είτε όπως έχει ήδη εκτεθεί (Κεφάλαιο
2.6.2.3.1 Απαντητικό Έγγραφο με χρήση Ηλεκτρονικού Σχεδίου), συσχετίζοντας,
κατά τη δημιουργία του “Εξερχόμενου Εγγράφου”, το “Σχετικό Έγγραφο”, όπως και
στην καταχώριση του “Σχεδίου” (Εικόνες 2.146, 2.147, 2.148 και 2.149), ή μέσω του
“Μενού Ενεργειών” στην “Επισκόπηση Εγγράφου” του “Εισερχομένου” επιλέγοντας
“Απάντηση” (Εικόνα 2.150) και στην συνέχεια “Εξερχόμενο” (Εικόνα 2.151) και
.
Έπειτα θα πρέπει να συμπληρώσει τα μεταδεδομένα εκείνα που απαιτούνται,
για το “Έγγραφο”, στις “Καρτέλες Καταχώρισης Εξερχομένου” (όπως αναφέρθηκε στο
Κεφάλαιο 2.6.2.1 Καταχώριση Εξερχομένου Έγγραφου).
Όταν ολοκληρωθούν όλες οι απαιτούμενες ενέργειες για την “Καταχώριση
Εξερχομένου Εγγράφου”, ο Χρήστης επιλέγει .
2.4.6 Πρόσθετες διαθέσιμες Ενέργειες Σχεδίου και Εξερχομένου Εγγράφου
Έχουν ήδη αναφερθεί, στο Κεφάλαιο 2.6.1 - Καταχώριση Σχεδίου, τα βήματα

που απαιτούνται, προκειμένου να καταχωρηθεί ένα “Σχέδιο” έως ότου μετατραπεί
σε “Εξερχόμενο” και αποσταλεί στους “Αποδέκτες” του.
190 |
Επίσης, έχουν περιγράφει και όλες οι ενέργειες για τη δημιουργία και

αποστολή ενός “Εξερχόμενου Εγγράφου”, χωρίς την ύπαρξη “Ηλεκτρονικού Σχεδίου”
(βλ. Κεφάλαιο 2.6.2 - Εξερχόμενο Έγγραφο).
Οι πρώτες διαθέσιμες ενέργειες για ένα “Εξερχόμενο Έγγραφο” (μετά τη
μετατροπή του “Σχεδίου” σε “Εξερχόμενο”) είναι, όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο
2.5.5 - Μενού ενεργειών, η “Αποστολή” (ή “Αποστολή σε άλλη Υπηρεσία”, η
“Αποστολή σε Τμήμα”, η “Χρέωση”, η “Γνωστοποίηση” και η “Ενημέρωση” (ή
“Εσωτερική Διανομή”).
2.4.6.1 Πρόσθετες Διαθέσιμες Ενέργειες Ηλεκτρονικού Σχεδίου
➢ “Αναλυτική Προβολή”. Με την επιλογή “Αναλυτική Προβολή” από το “Μενού

Ενεργειών”, ο Χρήστης, μπορεί να ελέγξει τα μεταδεδομένα που έχει
συμπληρώσει. Το Σύστημα, δηλαδή, ανοίγει, στην περιοχή “Επισκόπησης
Εγγράφου”, τις “Καρτέλες της Καταχώρισης” και ο Χρήστης πλοηγείται σε
αυτές για να κάνει οπτικό έλεγχο των μεταδεδομένων του “Εγγράφου”, που
εισήγαγε στο Σύστημα (Εικόνα 2.102). Σε αυτή τη φάση ο Χρήστης δεν μπορεί
να αλλάξει στοιχεία που έχει εισάγει στο Σύστημα.
➢ “Αναίρεση υπογραφής”. Ο Χρήστης που εμπλέκεται σε κάποιο “Σχέδιο” και

έχει υπογράψει το “Σχέδιο” (από τον “Εισηγητή”, μέχρι και το Χρήστη που
υπογράφει πριν τον “Τελικό Υπογράφοντα”), πριν προχωρήσει στην
“Αποστολή προς Υπογραφή” έχει τη δυνατότητα να αναιρέσει την υπογραφή
που έχει βάλει. Από το “Μενού Ενεργειών”, στην “Επισκόπηση Εγγράφου”,
διατίθεται η ετικέτα . Επιλέγοντας αυτή την ετικέτα, ο
Χρήστης αναιρεί την υπογραφή που έχει βάλει στο “Έγγραφο” και στη
συνέχεια μπορεί να το επεξεργαστεί ή να το επιστρέψει στο “Συντάκτη –
Εισηγητή” του “Εγγράφου” για περαιτέρω διορθώσεις ή ενέργειες.
➢ “Επιστροφή”. Ο κάθε εμπλεκόμενος στις υπογραφές Χρήστης (εκτός του
“Εισηγητή”), όταν πρόκειται να υπογράψει το “Έγγραφο”, έχει τη δυνατότητα,
εφόσον διαφωνεί ή κρίνει ότι απαιτούνται αλλαγές επί του “Εγγράφου”, να
το επιστρέψει. Από το “Μενού Ενεργειών”, στην “Επισκόπηση Εγγράφου”,
μπορεί να επιλέξει την ετικέτα . Όταν την επιλέξει αναδύεται
από το Σύστημα ένα παράθυρο (Εικόνα 2.152), με το οποίο έχει τη
δυνατότητα να το επιστρέψει, επιλέγοντας από τον καταρράκτη στο πεδίο
“Υπογραφές”, είτε τον “Εισηγητή – Συντάκτη”, είτε κάποιον από τους
προηγούμενους υπογράφοντες (Εικόνα 2.153).
191 |
Εικόνα 2. 152 - Επιστροφή Σχεδίου
Εικόνα 2. 153 - Επιλογή σε ποιον θα επιστραφεί το Σχέδιο
Επίσης, ό Χρήστης, κατά την επιστροφή, έχει την επιλογή να προσθέσει σχόλια
και παρατηρήσεις για τους λόγους που προέβη στην “Επιστροφή” (στο πεδίο
“Σχόλιο” της Εικόνας 2.152), καθώς και να επισυνάψει κάποιο αρχείο που θα
πρέπει να λάβει υπόψη ο “Αποδέκτης” της “Επιστροφής” (είτε ο “Συντάκτης –
Εισηγητής”, είτε ο προηγούμενος υπογράφων). Αυτό γίνεται επιλέγοντας την
ετικέτα , από το παράθυρο Επιστροφής (Εικόνα 2.54).
Εικόνα 2. 154 - Συνημμένα Επιστροφής Σχεδίου
Τέλος ο Χρήστης, εφόσον έχει επιλέξει πού θα επιστραφεί το “Έγγραφο” και

έχοντας συμπληρώσει, τυχόν, σχόλια και επισυνάψεις, επιλέγει την ετικέτα
, και το “Σχέδιο” επιστρέφεται στον επιλεγμένο “Αποδέκτη”
αποστέλλοντας σχετικό μήνυμα επιτυχίας.
➢ “Επεξεργασία”. Για να γίνει “Επεξεργασία Σχεδίου”, θα πρέπει το “Έγγραφο”
να είναι στο “Συντάκτη – Εισηγητή – Καταχωρητή” του. Επομένως, θα πρέπει
είτε να μην έχει αποσταλεί προς υπογραφή ή να έχει γίνει επιστροφή από
192 |
κάποιον από τους επόμενους, εμπλεκόμενους προς υπογραφή,

υπογράφοντες. Εφόσον είναι στο “Συντάκτη”, τότε έχει τη δυνατότητα να
προβεί σε επεξεργασία του “Εγγράφου” και των μεταδεδομένων του,
επιλέγοντας από το “Μενού Ενεργειών” στην “Επισκόπηση” την ετικέτα
. Όταν επιλέξει “Επεξεργασία”, τότε το Σύστημα, τον μεταφέρει
στην “Επεξεργασία Εγγράφου”, εμφανίζοντας όλες τις “Καρτέλες
Καταχώρισης” (Εικόνα 2.155), όπου έχει τη δυνατότητα να προβεί σε αλλαγές
στο “Έγγραφο” και σε όλα τα μεταδεδομένα αυτού.
Εικόνα 2. 155 - Επεξεργασία Σχεδίου
Ο Χρήστης, εφόσον, πραγματοποιήσει τις απαιτούμενες αλλαγές ή

συμπληρώσεις στο “Έγγραφο” και τα μεταδεδομένα του, επιλέγει την ετικέτα
, για να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Έπειτα μπορεί να συνεχίσει
υπογράφοντας το “Σχέδιο” και αποστέλλοντάς το προς υπογραφή.
➢ “Διαγραφή”. Ο “Συντάκτης – Καταχωρητής” ενός “Σχεδίου”, έχει τη
δυνατότητα διαγραφής του. Όταν ένα “Σχέδιο”, είτε δεν έχει αποσταλεί προς
υπογραφή, είτε έχει γίνει επιστροφή από κάποιον υπογράφοντα, ο Χρήστης,
έχει ενεργοποιημένη την επιλογή (στο “Μενού Ενεργειών”) .
193 |
Όταν επιλεγεί η “Διαγραφή”, τότε το Σύστημα εμφανίζει το μήνυμα της

Εικόνας 2.156, και εφόσον ο Χρήστης επιλέξει “Διαγραφή”, τότε το “Σχέδιο”
διαγράφεται από το Σύστημα και από τον “Κατάλογο Εγγράφων του Χρήστη”.
Εικόνα 2. 156 - Διαγραφή Σχεδίου
➢ “Ενσωμάτωση Ψηφιακού Αρχείου”. Κατά τη διαδικασία συλλογής

υπογραφών ενός “Σχεδίου”, όλοι οι εμπλεκόμενοι υπογράφοντες, σε
περίπτωση που δεν συμφωνούν με το περιεχόμενο του “Εγγράφου” ή δεν
υπάρχει ο χρόνος για να επιστραφεί το “Έγγραφο” στο “Συντάκτη” και να
ξεκινήσει εκ νέου η διαδικασία υπογραφών, έχουν τη δυνατότητα να
ενσωματώσουν ένα νέο ψηφιακό αρχείο του “Εγγράφου”. Αυτό γίνεται
επιλέγοντας την ετικέτα , από το “Μενού
Ενεργειών”. Να σημειωθεί ότι, όταν κάποιος ενδιάμεσος υπογράφων (μετά
τον “Συντάκτη Σχεδίου”) επιλέξει την ενσωμάτωση ψηφιακού αρχείου, τότε οι
προηγούμενες υπογραφές που έχουν τεθεί, δεν απεικονίζονται στο νέο
“Σχέδιο”. Όταν ο Χρήστης, επιλέγει την ενέργεια της “Ενσωμάτωσης
Ψηφιακού Αρχείου”, τότε το Σύστημα, εμφανίζει το παράθυρο
“Ενσωμάτωσης Ψηφιακού Αρχείου” (Εικόνα 2.157).
Εικόνα 2. 157 - Ενσωμάτωση Ψηφιακού Αρχείου
Ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα , αναζητά και επιλέγει το αρχείο που

επιθυμεί να ενσωματώσει και επιλέγει . Εφόσον πραγματοποιήσει
ενσωμάτωση ψηφιακού αρχείου, το “Σύστημα” ενημερώνει όλους τους
Χρήστες που εμπλέκονται στις υπογραφές
194 |
Μετά την ολοκλήρωση της ενσωμάτωσης, ο Χρήστης υπογράφει το “Σχέδιο”

(υπέχοντας ευθύνη για το έγγραφο, καθώς οι προηγούμενες υπογραφές δεν
υπάρχουν στο νέο ενσωματωμένο σχέδιο) και το αποστέλλει στον επόμενο
που υπογράφει.
Δυνατότητα Ενσωμάτωσης Ψηφιακού Αρχείου έχει και ο “Τελικός
Υπογράφων”. Επιλέγοντας την ενσωμάτωση ο “Τελικός Υπογράφων”, υπέχει
ευθύνη για το έγγραφο, δεδομένου ότι το “Σχέδιο” φέρει μόνο την υπογραφή
αυτού.
➢ “Γνωστοποίηση”. Τέλος, σε ένα “Σχέδιο”, κατά τη διάρκεια συλλογής
υπογραφών, ο Χρήστης, έχει τη δυνατότητα “Γνωστοποίησης” σε Χρήστες που
ανήκουν στον Οργανισμό, ανεξαρτήτως Υπηρεσιακής Μονάδας (όπως
αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.4.2.5 – Μενού Ενεργειών και ειδικότερα στην
Ενότητα Γνωστοποίηση, όπως εμφανίζεται στην Εικόνα 2.100.
2.4.6.2 Πρόσθετες Ενέργειες Εξερχομένου
❖ “Αναλυτική Προβολή”. Με την επιλογή “Αναλυτική Προβολή” από το “Μενού

Ενεργειών” (όπως στα “Εισερχόμενα” και στα “Σχέδια”), ο Χρήστης, μπορεί να
ελέγξει τα μεταδεδομένα που έχει συμπληρώσει. Το Σύστημα, δηλαδή,
ανοίγει, στην περιοχή “Επισκόπησης Εγγράφου”, τις “Καρτέλες της
Καταχώρισης” και ο Χρήστης πλοηγείται σε αυτές, για να κάνει οπτικό έλεγχο
των μεταδεδομένων του “Εγγράφου”, που εισήγαγε στο Σύστημα (όπως στην
Εικόνα 2.102). Σε αυτή τη φάση ο Χρήστης δεν μπορεί να αλλάξει τα στοιχεία
που έχει εισάγει στο Σύστημα.
❖ “Επεξεργασία”. Ο Χρήστης σε ένα “Εξερχόμενο Έγγραφο” έχει τη δυνατότητα
της “Επεξεργασίας”, εφόσον το “Εξερχόμενο” είναι ακόμα σε κατάσταση
“Δημιουργήθηκε”, δεν έχει δηλαδή αποσταλεί στους “Αποδέκτες”. Από το
“Μενού Ενεργειών” επιλέγει την ετικέτα και το Σύστημα
εμφανίζει τη λειτουργία “Επεξεργασία Εξερχομένου” και τις “Καρτέλες
Καταχώρισης” (Εικόνα 2.158), όπου δίνεται στο Χρήστη η δυνατότητα να
επεξεργαστεί όλα τα μεταδεδομένα του “Εξερχομένου”.
195 |
Εικόνα 2. 158 - Επεξεργασία Εξερχομένου
Όταν ένα “Εξερχόμενο” έχει δημιουργηθεί με τη διαδικασία μετατροπής

“Σχεδίου σε Εξερχόμενο”, με την “Επεξεργασία” δίνεται, στο Χρήστη, η
δυνατότητα να προσθέσει μεταδεδομένα και όχι να αλλάξει κάποια από αυτά.
2.4.6.3 Ορθή επανάληψη
Σε ένα “Εξερχόμενο Έγγραφο” που έχει αποσταλεί, υπάρχει η δυνατότητα της

“Ορθής Επανάληψης”. Για να δημιουργήσει, ο Χρήστης, μια “Ορθή Επανάληψη” σε
ένα “Έγγραφο”, θα πρέπει να ξεκινήσει την “Καταχώριση Εγγράφου”, είτε “Σχεδίου”
(βλ. Καταχώριση του Σχεδίου - Κεφάλαιο 2.6.1), είτε Εξερχομένου (Κεφάλαιο 2.4.4.1
- Καταχώριση Εξερχομένου Έγγραφου) και από την Καρτέλα Βασικά
(Κεφάλαιο 2.4.1.1.), από τα “Σχετικά Έγγραφα” στο πεδίο “Σχέση”, να επιλέξει
, και από το αναδυόμενο παράθυρο να επιλέξει “Ορθή Επανάληψη” (Εικόνα
2.159).
196 |
Εικόνα 2. 159 - Επιλογή Ορθή Επανάληψη
Στη συνέχεια, επιλέγει από τον κατάλογο εγγράφων, που αναδύεται, το

Έγγραφο για το οποίο επιθυμεί να προβεί σε Ορθή επανάληψη (Εικόνα 2.60).
Εικόνα 2. 160 - Προσθήκη Σχετικού Ορθής Επανάληψης
Στη συνέχεια ο Χρήστης, αφού συσχετίσει το “Έγγραφο” της “Ορθής

Επανάληψης”, ακολουθεί όλα τα βήματα της “Καταχώρισης Εγγράφου”, είτε
“Σχεδίου” (Καταχώριση του Σχεδίου - Κεφάλαιο 2.6.1), είτε “Εξερχομένου”
(Κεφάλαιο 2.4.4.1 - Καταχώριση Εξερχομένου Έγγραφου), αναλόγως.
Ένας άλλος τρόπος, με τον οποίο συσχετίζεται αυτόματα η “Ορθή
Επανάληψη”, είναι να επιλέξει ο Χρήστης το “Έγγραφο”, για το οποίο επιθυμεί την
“Ορθή Επανάληψη”, από τον “Κατάλογο Εγγράφων”, και έπειτα από το “Μενού
Ενεργειών” να επιλέξει την ετικέτα . Επιλέγοντας την “Ορθή
Επανάληψη”, το Σύστημα ζητά από το Χρήστη, να επιλέξει τον Τύπο Εγγράφου της
“Ορθής Επανάληψης”, εάν δηλαδή πρόκειται για “Σχέδιο” ή “Εξερχόμενο” (Εικόνα
2.161).
197 |
Εικόνα 2. 161 - Επιλογή τύπου εγγράφου Ορθής Επανάληψης
Έπειτα ακολουθεί όλα τα βήματα της “Καταχώρισης Εγγράφου”, είτε “Σχεδίου”

(Καταχώρηση του Σχεδίου - Κεφάλαιο 2.6.1), είτε “Εξερχομένου” (Κεφάλαιο 2.4.4.1-
Καταχώρηση Εξερχομένου Έγγραφου), αναλόγως.
2.4.7 Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας (ΦΕΑ)
Ένας τύπος “Εγγράφου”, που ο Χρήστης μπορεί, επίσης, να καταχωρίσει, είναι

το “Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας (ΦΕΑ)”, όπως εκτέθηκε στο Κεφάλαιο 2.3.1 –
Ενότητα 7 – Καταχώριση Νέου Εγγράφου. Πρόκειται για ένα “Έγγραφο” που, στην
ουσία, αποτελεί το γνωστό “Εσωτερικό Σημείωμα”.
Το “Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας”, σε αντίθεση με τους υπόλοιπους
τύπους “Εγγράφου” (“Εισερχόμενο” – “Σχέδιο” – “Εξερχόμενο”), δεν έχει όλες τις
“Καρτέλες Καταχώρισης” που έχουν αναλυθεί παραπάνω.
Για την καταχώριση ενός ΦΕΑ, ο Χρήστης, επιλέγει την ετικέτα καταχώρισης,
από τη “Περιοχή Κεφαλίδας”. Στη συνέχεια επιλέγει ΦΕΑ και επιλέγει (Εικόνα
2.162).
Εικόνα 2. 162 - Καταχώριση Φύλλου Εσωτερικής Αλληλογραφίας
198 |
Το Σύστημα μεταβαίνει στις “Καρτέλες Καταχώρισης ΦΕΑ” (Εικόνα 2.163),

στις οποίες ο Χρήστης καλείται να συμπληρώσει τα απαιτούμενα μεταδεδομένα για
το “Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας”.
Εικόνα 2. 163 - Καρτέλες Φύλλου Εσωτερικής Αλληλογραφίας
Επισημαίνεται ότι σε σχέση με τα “Εισερχόμενα”, “Εξερχόμενα” και “Σχέδια”,

το ΦΕΑ δε διαθέτει τις Καρτέλες “Δημοσιεύσεις” και “Διανομή”.
Στην “Καρτέλα Υπογραφές”, όπως και στην “Καταχώριση Εξερχομένου”, ο
Χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει το Χρήστη (και όχι την Υπηρεσιακή Μονάδα)
199 |
που έχει υπογράψει το ΦΕΑ, ωστόσο αυτό γίνεται καθαρά για ιστορικούς λόγους,
καθώς στο ΦΕΑ δεν υπάρχει η δυνατότητα ηλεκτρονικής υπογραφής από τους
Χρήστες.
Όταν ολοκληρωθεί η “Καταχώριση του ΦΕΑ”, τότε επιλέγει
και το Φύλλο Εσωτερικής Αλληλογραφίας έχει καταχωρηθεί στο
Σύστημα.
Το ΦΕΑ δεν παίρνει αριθμό πρωτοκόλλου, παρά μόνο μια Ημερομηνία
Δημιουργίας (Εικόνα 2.164).
Εικόνα 2. 164 - Καταχωρημένο ΦΕΑ στο Σύστημα
Τέλος, ο Χρήστης, μέσω του “Μενού Ενεργειών”, που έχει στη διάθεση του
(Εικόνα 2.165), μπορεί να αποστείλει το ΦΕΑ, είτε μέσω της “Αποστολής” (ή
“Αποστολής σε άλλη Υπηρεσία”), ή “Αποστολής σε Τμήμα”, ή “Γνωστοποίησης” και
“Ενημέρωσης” (ή “Εσωτερικής Διανομής”), όπως ισχύει σε όλα τα “Έγγραφα” (βλ.
Κεφάλαιο 2.4.2.5 - Μενού ενεργειών), αλλά δεν έχει τη δυνατότητα να κάνει
“Χρέωση” σε κάποιον άλλο Χρήστη.
200 |
Εικόνα 2. 165 - Μενού Ενεργειών ΦΕΑ
2.4.8 Ιστορικό και Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου
Ο Χρήστης, μέσω της “Επισκόπησης Εγγράφου”, έχει τη δυνατότητα να

εντοπίσει σε ποιες “Υπηρεσιακές Μονάδες” έχει αποσταλεί ένα “Έγγραφο”, καθώς
και να δει (από το “Μενού Ενεργειών”) το πλήρες “Ιστορικό” με τις κινήσεις που
πραγματοποιήθηκαν σε ένα “Έγγραφο”.
Για να εντοπίσει ο Χρήστης, πού έχει αποσταλεί το “Έγγραφο”, δηλαδή σε ποιες
“Υπηρεσιακές Μονάδες” υπάρχει “Αντίγραφο του Εγγράφου”, θα πρέπει να
αναπτύξει την “Επισκόπηση” (όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.3.3 - Περιοχή
Επισκόπηση Εγγράφου) στο “Έγγραφο” που επιθυμεί, και όπως φαίνεται στην
Εικόνα 2.37, κάτω από τη νοητή γραμμή της “Επισκόπησης” να διαπιστώσει, από την
“Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου”, σε ποιες “Υπηρεσιακές Μονάδες” έχει
αποσταλεί ένα Αντίγραφο του συγκεκριμένου “Εγγράφου” (Εικόνα 2.166).
Εικόνα 2. 166 - Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου
201 |
Αντίστοιχα, από το “Μενού Ενεργειών”, ο Χρήστης, έχει ενεργοποιημένη την

επιλογή “Ιστορικό” (Εικόνα 2.167). Όταν επιλεγεί η ενέργεια “Ιστορικό”, τότε το
Σύστημα, αναδύει ένα παράθυρο, όπου εμφανίζονται όλες οι ενέργειες που έγιναν
στο συγκεκριμένο “Έγγραφο” (Εικόνα 2.168).
Εικόνα 2. 167 - Επιλογή Ιστορικό από Μενού Ενεργειών
202 |
Εικόνα 2. 168 – Ιστορικό Κινήσεων Εγγράφου
Στην οθόνη αυτή, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να εξάγει το “Ιστορικό

Κινήσεων” σε ένα αρχείο pdf και να το αποθηκεύσει τοπικά στον ηλεκτρονικό του
υπολογιστή. Πιο συγκεκριμένα, από το “Ιστορικό Κινήσεων” (Εικόνα 2.168)
επιλέγοντας την ετικέτα , το Σύστημα, πραγματοποιεί μια λήψη (download) ενός
pdf αρχείου στον υπολογιστή του Χρήστη, όπου και εμφανίζεται το πλήρες “Ιστορικό
Κινήσεων” του “Εγγράφου” (Εικόνα 2.169).
203 |
Εικόνα 2. 169 - Αρχείο pdf Ιστορικού Κινήσεων
2.5 Ειδικά θέματα ΣΗΔΕ
Ένα “Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων”, όπως είναι το Docutracks,

διαθέτει και κάποιες επιπρόσθετες ενέργειες και εργαλεία που προσφέρει στους
Χρήστες του Συστήματος.
2.5.1 Αρχειοθέτηση και θεματικοί φάκελοι
Αρχικά, το Σύστημα προσφέρει στο Χρήστη τη δυνατότητα να αρχειοθετεί τα

“Έγγραφα” της “Υπηρεσιακής Μονάδας” όπου ανήκει.
Στην “Αρχειοθέτηση”, ο Χρήστης μπορεί να επιλέξει τα “Έγγραφα” που
επιθυμεί (“Εισερχόμενα”, “Εξερχόμενα”, “Σχέδια” ή “ΦΕΑ”), ανεξαρτήτως της
κατάστασης που έχουν επέλθει. Για να αρχειοθετηθεί ένα “Έγγραφο”, αρκεί να
μεταβεί στην “Επισκόπηση Εγγράφου”, που επιθυμεί να αρχειοθετηθεί, και από το
“Μενού Ενεργειών” να επιλέξει την ετικέτα . Όταν επιλεγεί η
“Αρχειοθέτηση”, το Σύστημα, εμφανίζει το παράθυρο της “Αρχειοθέτησης” (Εικόνα
2.170).
204 |
Εικόνα 2. 170 - Αρχειοθέτηση Εγγράφου
Στο παράθυρο αυτό, ο Χρήστης, έχει τη δυνατότητα να επιλέξει ή να

δημιουργήσει έναν φάκελο, στον οποίο θα αρχειοθετηθεί το συγκεκριμένο
“Έγγραφο”. Για τη δημιουργία ενός “Θεματικού Φακέλου”, ο Χρήστης, συμπληρώνει
το όνομα που επιθυμεί να έχει ο φάκελος, στο πεδίο “Θεματικοί Φάκελοι” (Εικόνα
2.171) και επιλέγει την ετικέτα . Όταν ένας “Θεματικός Φάκελος” έχει ήδη
δημιουργηθεί, τότε συμπληρώνοντας μέρος της ονομασίας, το Σύστημα το εμφανίζει
στο πεδίο “Θεματικοί Φάκελοι” (Εικόνα 2.172) και ο Χρήστης μπορεί, είτε να επιλέξει
τον υπάρχοντα “Θεματικό Φάκελο”, είτε να δημιουργήσει έναν καινούργιο με
διαφορετική ονομασία.
Εικόνα 2. 171 - Ονομασία Θεματικού Φακέλου
Εικόνα 2. 172 - Θεματικός Φάκελος που έχει ήδη δημιουργηθεί
Ο Χρήστης, στο πεδίο “Σχόλιο”, έχει τη δυνατότητα να συμπληρώσει σχόλιο

για το θεματικό φάκελο και το “Έγγραφο” που αρχειοθετεί (Εικόνα 2.173).
205 |
Εικόνα 2. 173 - Σχόλιο Αρχειοθέτησης
Τέλος, αφού ο Χρήστης συμπληρώσει το “Θεματικό Φάκελο” που επιθυμεί,

επιλέγει την ετικέτα και το “Έγγραφο” αρχειοθετείται στο συγκεκριμένο
“Θεματικό Φάκελο”.
Εφόσον δεν συμπληρωθεί ονομασία “Θεματικού Φακέλου”, τότε το
“Έγγραφο” αρχειοθετείται σε ένα γενικότερο “κεντρικό” φάκελο στο Σύστημα.
Η “Αρχειοθέτηση”, πραγματοποιείται σε επίπεδο “Υπηρεσιακής Μονάδας”,
και ο φάκελος που δημιουργείται είναι, επίσης, σε επίπεδο “Υπηρεσιακής Μονάδας”.
Αν για κάποιο “Αρχειοθετημένο Έγγραφο”, απαιτηθούν περαιτέρω ενέργειες,
τότε θα πρέπει να γίνει επαναφορά του “Εγγράφου” από την αρχειοθέτηση. Αυτό
συμβαίνει διότι η μόνη ενέργεια που είναι διαθέσιμη σε ένα “Αρχειοθετημένο
Έγγραφο”, είναι η “Γνωστοποίηση” και “Ενημέρωση” και για τα “Εισερχόμενα
Έγγραφα” και η “Κλωνοποίηση”. Στα “Αρχειοθετημένα Σχέδια”, η μόνη διαθέσιμη
ενέργεια είναι η “Γνωστοποίηση” και “Ανάθεση Σχεδίου” (που θα αναφερθεί στο
Κεφάλαιο 2.6.3 - Ανάθεση Σχεδίων).
Η επαναφορά από την αρχειοθέτηση, πραγματοποιείται μόνο από τον
Προϊστάμενο της Υπηρεσιακής Μονάδας (όπου που έχει αρχειοθετηθεί το
“Έγγραφο”) και από τους Χρήστες με ρόλο “Γραμματειακή Υποστήριξη” της
“Υπηρεσιακής Μονάδας”. Από το “Μενού Ενεργειών” επιλέγεται η ετικέτα
. Μετά την επιλογή, το Σύστημα εμφανίζει το μήνυμα
“Επαναφορά από Αρχειοθέτηση” (Εικόνα 2.174) και ο Χρήστης, προσθέτοντας εάν
επιθυμεί κάποιο σχετικό σχόλιο, επιλέγει την ετικέτα . Με
τον τρόπο αυτό πραγματοποιείται η “Επαναφορά από Αρχειοθέτηση” ενός
206 |
Εικόνα 2. 174 - Επαναφορά από Αρχειοθέτηση
2.5.2 Ομάδες Εγγράφων (Περιοχή Β της Κεντρικής Οθόνης ΣΗΔΕ)
Όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.3 - Είσοδος στο σύστημα Docutracks, και
ειδικότερα όπως εμφανίζεται στην Εικόνα 2.3, η Περιοχή Β της Κεντρικής Οθόνης,
είναι η Περιοχή των “Ομάδων Εγγράφων”. Από την Περιοχή αυτή, ο Χρήστης, μπορεί
να επιλέξει το τι θα εμφανίζεται στην Περιοχή Δ, δηλαδή στον “Κατάλογο Εγγράφων”
(βλ. Κεφάλαιο 2.3.2 – Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων).
Στην Εικόνα 2.175, διακρίνονται οι κατηγορίες των “Ομάδων Εγγράφων” που
έχει στη διάθεσή του ο Χρήστης. Προεπιλεγμένη επιλογή στις “Ομάδες Εγγράφων”,
είναι η επιλογή “Όλα”. Με την επιλογή αυτή, στον “Κατάλογο Εγγράφων” (Περιοχή Δ
της Βασικής Οθόνης) εμφανίζονται όλα τα “Έγγραφα” που έχουν αποσταλεί στην
“Υπηρεσιακή Μονάδα” ή έχουν Χρεωθεί στο Χρήστη ή έχει δημιουργήσει –
καταχωρήσει ο Χρήστης, εκτός από τα Γνωστοποιηθέντα στο Χρήστη έγγραφα (βλ.
Κεφάλαιο 2.5.2.7 - Ομάδα Εγγράφων Γνωστοποιηθέντα).
207 |
Εικόνα 2. 175 - Ομάδες Εγγράφων
Εκτός από την επιλογή “Όλα”, υπάρχουν, όπως φαίνεται από την παραπάνω
εικόνα, διαθέσιμες επιλογές που ομαδοποιούν τα έγγραφα, με βάση τον τύπο του
εγγράφου (“Εισερχόμενα” – “Εξερχόμενα” – “Σχέδια” – “ΦΕΑ”), αλλά και επιπλέον
ομαδοποιήσεις με κριτήρια τις ενέργειες που έχει εμπλακεί ο κάθε Χρήστης
(“Υπογεγραμμένα” – “Συνεισηγήσεις” – “Δημοσιευμένα”). Επιπλέον, ο Χρήστης,
αναλόγως του ρόλου που έχει στην Υπηρεσιακή Μονάδα, έχει τη δυνατότητα να
επιλέξει την ομαδοποίηση των εγγράφων σε “Ακριβή Αντίγραφα”, καθώς και να έχει
πρόσβαση μέσω της επιλογής των “Υφιστάμενων υπηρεσιών”, σε έγγραφα των
Υπηρεσιών που βρίσκονται ιεραρχικά υπό την Υπηρεσιακή Μονάδα που ανήκει.
Εκτός από την κύρια ομαδοποίηση, ο Χρήστης, έχει επιπλέον Υποομάδες, για
κάποιες από τις κύριες κατηγορίες που φαίνονται στην Εικόνα 2.175.
2.5.2.1 Ομάδα Εγγράφων Εισερχόμενα
Όταν ο Χρήστης αναπτύξει, την ομάδα “Εισερχόμενα”, έχει πρόσβαση στις

υποομάδες της κατηγορίας (Εικόνα 2.176). Αναλόγως του ρόλου του κάθε Χρήστη,
θα υπάρχει πρόσβαση σε ορισμένες Ομάδες και Υποομάδες. Η πρώτη επιλογή είναι
το “Όλα”. Με αυτή την επιλογή, ο Χρήστης, θα φέρει όλα τα “Εισερχόμενα Έγγραφα”
στον “Κατάλογο Εγγράφων”, εκτός όμως από τα “Γνωστοποιηθέντα Έγγραφα” (βλ.
Κεφάλαιο 2.5.2.7 - Ομάδα Εγγράφων Γνωστοποιηθέντα ).
208 |
Εικόνα 2. 176 - Ομάδα Εγγράφου – Εισερχόμενα
Αντιστοίχως, αναλόγως της επιλογής που θα κάνει από τις υποομάδες των
εισερχομένων, θα φέρει και τα ανάλογα αποτελέσματα στον “Κατάλογο Εγγράφων”:
✓ “Εκκρεμή”: Θα φέρει στον “Κατάλογο Εγγράφων”, τα “Έγγραφα” τα οποία
εκκρεμούν για ενέργεια (δηλαδή θα έχει πρόσβαση σε “Έγγραφα” που δεν
έχει κάνει κάποια ενέργεια ο Χρήστης).
✓ “Χρεωμένα”: Ο Χρήστης θα έχει πρόσβαση στα “Έγγραφα” που έχουν
“Χρεωθεί” για ενέργεια
✓ “Χρεωμένα σε εμένα”: Σε αυτή την υποομάδα, ο Χρήστης θα βλέπει τα
“Έγγραφα” που έχουν χρεωθεί σε αυτόν
✓ “Εσωτερική Διανομή”: Αντίστοιχα, με την συγκεκριμένη επιλογή θα βλέπει τα
“Έγγραφα” που του έχει γίνει “Ενημέρωση” ή “Εσωτερική Διανομή”
✓ “Απαντημένα”: Τα έγγραφα που έχουν απαντηθεί
✓ “Αρχειοθετημένα”: Τα “Έγγραφα” τα οποία έχουν αρχειοθετηθεί σε
“Θεματικούς Φακέλους”
✓ “Κοινοποιηθέντα”: Τα “Έγγραφα” που του έχουν κοινοποιηθεί
“Απεσταλμένα”: Τα “Εισερχόμενα Έγγραφα” που έχουν γίνει αποστολή σε
άλλες Υπηρεσίες ή Τμήματα
✓ “Επιστραφέντα”: Τα “Έγγραφα” που έχει επιστρέψει ο Χρήστης
✓ “Επιστραφέντα από Υπηρεσίες”: Τα “Έγγραφα” που έχουν επιστραφεί από
άλλες Υπηρεσίες προς την Υπηρεσιακή Μονάδα του Χρήστη
209 |
✓ “Επιστραφέντα σε εμένα”: Τα “Έγγραφα” που επιστράφηκαν στο Χρήστη
2.5.2.2 Ομάδα Εγγράφων Εξερχόμενα
Εικόνα 2. 177 - Ομάδα Εγγράφου Εξερχόμενα
Στην “Ομάδα Εξερχομένων”, ο Χρήστης θα έχει πρόσβαση μόνο στα

“Έγγραφα” που είναι “Εξερχόμενα” (είτε αυτά δημιουργήθηκαν απευθείας ως
“Εξερχόμενα”, είτε έγιναν μετατροπή από “Σχέδιο”) (Εικόνα 2.177). Με την επιλογή
“Όλα”, ο Χρήστης θα “βλέπει” όλα τα “Εξερχόμενα Έγγραφα” και ανάλογα με την
υποομάδα:
➢ “Απεσταλμένα”: Τα “Εξερχόμενα Έγγραφα” που έχουν αποσταλεί
στους “Αποδέκτες”
➢ “Απαντημένα”: Τα “Εξερχόμενα” που αποτελούν απάντηση σε
“Έγγραφα”
➢ “Μη απεσταλμένα”: Τα “Έγγραφα” που δεν έχουν αποσταλεί στους
“Αποδέκτες”
➢ “Αρχειοθετημένα”: Τα “Αρχειοθετημένα Εξερχόμενα Έγγραφα”
➢ “Επιστραφέντα”: Τα “Εξερχόμενα Έγγραφα” που έχουν επιστραφεί
στον Χρήστη
➢ “Επιστραφέντα από Υπηρεσίες”: Τα “Επιστραφέντα Έγγραφα” που
έχουν επιστραφεί από μια “Υπηρεσιακή Μονάδα”, στην Υπηρεσιακή
Μονάδα του Χρήστη
➢ “Υπογεγραμμένα”: Τα “Εξερχόμενα Έγγραφα” που ο Χρήστης έχει
υπογράψει
210 |
2.5.2.3 Ομάδα Εγγράφων Σχέδια
Στην “Ομάδα Σχέδια”, ο Χρήστης, εντοπίζει τα “Έγγραφα Σχέδια” της

Υπηρεσιακής του Μονάδας (εφόσον κατέχει ρόλο “Προϊσταμένου” ή “Γραμματειακής
Υποστήριξης”) ή τα “Σχέδια” στα οποία εμπλέκεται (είτε ως “Υπογράφων”, είτε ως
“Καταχωρητής – Εισηγητής”) (Εικόνα 2.178). Με την επιλογή “Όλα”, θα έχει
πρόσβαση σε όλα τα “Σχέδια”.
Εικόνα 2. 178 - Ομάδα Εγγράφων Σχέδια
Οι υποομάδες της κατηγορίας “Σχέδια”, διακρίνονται σε:

• “Προς υπογραφή”: Τα “Σχέδια”, τα οποία έχουν αποσταλεί για
υπογραφή.
• “Προς υπογραφή από μένα”: Τα “Σχέδια”, τα οποία είναι για
υπογραφή από το Χρήστη.
• “Με τελική υπογραφή”: Τα “Σχέδια”, για τα οποία έχει ολοκληρωθεί
η συλλογή υπογραφών (που έχουν λάβει την Τελική Υπογραφή).
• “Υφιστάμενων Υπηρεσιών”: Τα “Σχέδια” από τις Υπηρεσίες που είναι
υπό την Υπηρεσιακή Μονάδα του Χρήστη (σε αυτή την υποομάδα,
έχουν πρόσβαση Χρήστες με ρόλο “Προϊστάμενος” και “Γραμματειακή
Υποστήριξη”).
• “Αρχειοθετημένα”: Τα “Σχέδια”, τα οποία έχουν αρχειοθετηθεί σε
“Θεματικό Φάκελο”.
• “Υπογεγραμμένα”: Τα “Σχέδια”, τα οποία έχουν υπογραφεί είτε από
όλους, είτε από κάποιους από τους εμπλεκόμενους.
211 |
• “Υπογεγραμμένα από μένα”: Τα “Σχέδια”, τα οποία είναι

υπογραμμένα από το Χρήστη.
• “Επιστραφέντα από μένα”: Τα “Σχέδια”, τα οποία ο Χρήστης έχει
επιστρέψει.
• “Επιστραφέντα από ανωτέρους”: Τα “Σχέδια”, τα οποία έχουν
επιστραφεί στο Χρήστη, από τους Προϊσταμένους του.
2.5.2.4 Ομάδα Εγγράφων ΦΕΑ
Στην “Ομάδα Εγγράφων ΦΕΑ”, στον “Κατάλογο Εγγράφων Χρήστη”, θα είναι

όλα τα “Φύλλα Εσωτερικής Αλληλογραφίας (ΦΕΑ)” (Εικόνα 2.179).
Εικόνα 2. 179 - Ομάδα Εγγράφων ΦΕΑ
2.5.2.5 Ομάδα Εγγράφων Υπογεγραμμένα
Στα “Υπογεγραμμένα” (Εικόνα 2.180), ο Χρήστης θα έχει πρόσβαση στα

“Έγγραφα”, τα οποία έχει υπογράψει ο ίδιος. Επιλέγοντας “Όλα”, ο Χρήστης θα έχει
πρόσβαση σε όλα τα “Έγγραφα” τα οποία υπέγραψε. Με την επιλογή “Εξερχόμενα”,
θα μπορεί να δει τα “Εξερχόμενα Έγγραφα” που υπέγραψε, ενώ με την επιλογή
“Σχέδια”, τα “Υπογεγραμμένα” από ή και από τον ίδιο Σχέδια.
Εικόνα 2. 180 - Ομάδα Εγγράφων Υπογεγραμμένα
2.5.2.6 Ομάδα Εγγράφων Συνεισηγήσεις
Στις “Συνεισηγήσεις”, ο Χρήστης με την επιλογή “Εισερχόμενα/Εξερχόμενα”

έχει πρόσβαση σε “Εισερχόμενα” και “Εξερχόμενα Έγγραφα”, στα οποία είναι
“Συνεισηγητής”, ενώ κάνοντας την επιλογή “Σχέδια” στα “Ηλεκτρονικά Σχέδια” στα
οποία είναι “Συνεισηγητής” (Εικόνα 2.181).
212 |
Εικόνα 2. 181 - Ομάδα Εγγράφων Συνεισηγήσεις
2.5.2.7 Ομάδα Εγγράφων Γνωστοποιηθέντα
Όπως έχει ήδη αναφερθεί στο Κεφάλαιο 2.5.2.1 - Ομάδα Εγγράφων

Εισερχόμενα, ο Χρήστης έχει πρόσβαση σε όλα τα “Εισερχόμενα Έγγραφα”, εκτός
από τα “Γνωστοποιηθέντα Έγγραφα”. Όλα τα “Έγγραφα” που γίνονται
“Γνωστοποίηση στο Χρήστη”, δύναται να τα εντοπίζει μόνο στην “Ομάδα Εγγράφων
Γνωστοποιηθέντα” (Εικόνα 2.182). Με την επιλογή “Όλα”, θα μπορεί να βλέπει όλα
τα “Γνωστοποιηθέντα” σε αυτόν “Έγγραφα”, ενώ με την επιλογή “Διαβασμένα” ή
“Αδιάβαστα”, θα έχει πρόσβαση στα “Γνωστοποιηθέντα Έγγραφα” που έχει διαβάσει
ή που δεν έχει ακόμα διαβάσει, αντίστοιχα.
Εικόνα 2. 182 - Ομάδα Εγγράφων Γνωστοποιηθέντα
2.5.2.8 Ομάδα Εγγράφων Ακριβή Αντίγραφα
Ομοίως με την “Ομάδα Ακριβή Αντίγραφα”, και με τις Υποομάδες

“Υπογεγραμμένα” ή “Μη Υπογεγραμμένα”, ο Χρήστης με ρόλο “Δημιουργός
Αντιγράφου”, θα έχει πρόσβαση σε “Έγγραφα” για τα οποία, είτε έχει βεβαιωθεί το
“Ακριβές Αντίγραφο” (“Υπογεγραμμένα”), είτε εκκρεμεί η βεβαίωση του “Ακριβούς
Αντιγράφου” (Εικόνα 2.183).
Εικόνα 2. 183 – Ομάδα Εγγράφων Ακριβή Αντίγραφα
213 |
Επισημαίνεται ότι η “Ομάδα Εγγράφων Ακριβή Αντίγραφα” αποτελεί μία

ομάδα που βοηθά αρκετά το “Δημιουργό Ακριβούς Αντιγράφου” να ελέγχει εάν έχει
βεβαιωθεί το “Ακριβές Αντίγραφο” σε όλα τα απαιτούμενα “Έγγραφα”.
2.5.2.9 Ομάδα Εγγράφων Δημοσιοποιημένα
Στην “Ομάδα Εγγράφων Δημοσιευμένα”, στον “Κατάλογο Εγγράφων” θα

φαίνονται τα “Έγγραφα” εκείνα τα οποία έχουν δημοσιευτεί στη Διαύγεια ή σε άλλα
Συστήματα, με τα οποία υπάρχει διαλειτουργηκότητα με το ΣΗΔΕ – Docutracks
Εικόνα 2. 184 - Ομάδα Εγγράφων Δημοσιευμένα
2.5.2.10 Ομάδα Εγγράφων Υφιστάμενων Υπηρεσιών
Τέλος, με την “Ομάδα των Υφιστάμενων Υπηρεσιών”, στην οποία έχουν

πρόσβαση οι Χρήστες με ρόλο “Προϊσταμένου” ή “Γραμματειακής Υποστήριξης”, θα
εμφανίζονται όλα τα “Έγγραφα” που ανήκουν ή έχουν καταχωρίσει οι Υπηρεσίες που
είναι ιεραρχικώς υπό την “Υπηρεσιακή Μονάδα” του Χρήστη (Εικόνα 2.185).
Εικόνα 2. 185 - Ομάδα Εγγράφων Υφιστάμενων Υπηρεσιών
2.5.3 Αναζητήσεις
Ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα από την Περιοχή Γ – “Αναζήτηση” και “Φίλτρα”

της Κεντρικής Οθόνης του ΣΗΔΕ (Εικόνα 2.3) να μπορέσει να αναζητήσει “Έγγραφα”
από τον “Κατάλογο Εγγράφων”, με βάση τα κριτήρια που έχει στη διάθεσή του. Στην
Εικόνα 2.186 απεικονίζεται το πεδίο της αναζήτησης. Προεπιλεγμένο κριτήριο
αναζήτησης είναι ο “Αριθμός Πρωτοκόλλου” του Συστήματος, ενώ ως προεπιλεγμένο
“Χρονικό Διάστημα” ορίζεται το τελευταίο έτος. Μπορεί να γίνει συνδυασμός των
κριτηρίων της αναζήτησης και με συνδυασμό των Ομάδων Εγγράφων. Ο Χρήστης
συμπληρώνει το αντίστοιχο κριτήριο στο πεδίο .
214 |
Εικόνα 2. 186 – Αναζήτηση
Εκτός όμως από τον “Αριθμό Πρωτοκόλλου”, ο Χρήστης, επιλέγοντας το πεδίο

, έχει τη δυνατότητα να επιλέξει άλλα κριτήρια για την αναζήτηση
που επιθυμεί (Εικόνα 2.187).
Εικόνα 2. 187 - Κριτήρια Αναζήτησης
Τέλος, μπορεί να ορίσει και το “Χρονικό Διάστημα” για να κάνει την αναζήτηση του.
Αυτό γίνεται από την περιοχή της “Ημερομηνίας Δημιουργίας” (Εικόνα 2.188). Στην
Εικόνα 2.189 εμφανίζονται και οι επιμέρους επιλογές του “Χρονικού Διαστήματος”.
215 |
Εικόνα 2. 188 - Ημερομηνία Δημιουργίας
Εικόνα 2. 189 - Επιλογή Χρονικού Διαστήματος Αναζήτησης
Στις παραπάνω εικόνες ο Χρήστης επιλέγει τα κατάλληλα “Κριτήρια

Αναζήτησης” ή/ και το κατάλληλο “Χρονικό Διάστημα”. Επισημαίνεται ότι στην
επιλογή “Χρονικού Διαστήματος” “Όλα”, το Σύστημα θα κάνει αναζήτηση σε όλη τη
βάση, ανεξαρτήτως έτους. Στο “Προσαρμοσμένο” η “Αναζήτηση” θα γίνει αναλόγως,
του τι θα επιλέξει ο Χρήστης στα πεδία και ,

κλικάροντας πάνω τους και επιλέγοντας την επιθυμητή ημερομηνία από το
“Ημερολόγιο” (όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.190). Κλικάροντας το μήνα, ο Χρήστης
έχει τη δυνατότητα να επιλέξει άλλο μήνα και ομοίως, κλικάροντας το έτος, μπορεί
να επιλέξει όποιο έτος επιθυμεί.
216 |
Εικόνα 2. 190 - Ημερολόγιο Αναζήτησης
Όταν ο Χρήστης συμπληρώσει όλα τα “Κριτήρια Αναζήτησης”, τότε επιλέγει

την ετικέτα .
2.5.4 Φίλτρα
Ο Χρήστης έχει, επίσης, τη δυνατότητα να προσθέσει, στην “Αναζήτησή” του

και “Φίλτρα”. Υπάρχουν πολλά “Φίλτρα” που έχει στη διάθεσή του. Συνδυάζοντας τα
“Φίλτρα” με τα “Κριτήρια Αναζήτησης” ή/και με τις “Ομάδες Εγγράφων”, ο Χρήστης,
μπορεί να εντοπίσει πιο γρήγορα και εύκολα το “Έγγραφο” ή τα “Έγγραφα” που
αναζητεί. Στην Εικόνα 2.191, φαίνονται όλα τα “Φίλτρα” που έχει στη διάθεσή του ο
Χρήστης. Αναπτύσσοντας το κάθε “Φίλτρο”, επιλέγοντας το , ρυθμίζει το “Φίλτρο”
με την επιθυμητή τιμή. Αναλόγως το “Φίλτρο” που επιθυμεί, επιλέγει, είτε την
κατάσταση που έχει επέλθει ένα “Έγγραφο”, ή εμπλεκόμενους Χρήστες ή και
“Υπηρεσιακές Μονάδες”, ή οτιδήποτε άλλο επιθυμεί από τα διαθέσιμα “Φίλτρα”.
Όταν ολοκληρώσει τη ρύθμιση των “Φίλτρων”, ο Χρήστης, πρέπει να επιλέξει την
ετικέτα , για να εφαρμοστούν τα “Φίλτρα” και να μπορέσει να προβεί σε
αναζήτηση. Με την ετικέτα , αναιρούνται τα “Φίλτρα” που έχουν προστεθεί.
Υπάρχουν “Φίλτρα”, όπως η “Ημερομηνία Καταχώρισης” του “Εγγράφου”, η
“Κατάσταση Εγγράφου”, το “Ιστορικό Κινήσεων” και το “Φίλτρο” “Σημαντικά”, που η
αναζήτηση, μας επιστρέφει τα “Έγγραφα” που έχουμε μαρκάρει ως “Σημαντικά”,
όπως έχει ήδη εκτεθεί στο Κεφάλαιο 2.3.2 - Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων και στην
Εικόνα 2.18. Επίσης, υπάρχουν “Φίλτρα” που σχετίζονται με την “Προθεσμία
Ενέργειας”, “Φίλτρα” για το ποια “Έγγραφα” είναι “Αναγνωσμένα” (ή όχι), πού είναι
“Χρεωμένα” και γενικά αρκετά “Φίλτρα” που μπορούν να βοηθήσουν στην
κατεύθυνση πιο αποτελεσματικής αναζήτησης.
217 |
Εικόνα 2. 191 - Φίλτρα Αναζητήσεων
Όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.5.1 - Αρχειοθέτηση και Θεματικοί

Φάκελοι, ο Χρήστης μπορεί να αρχειοθετήσει “Έγγραφα”, δημιουργώντας έναν
“Θεματικό Φάκελο”, επιλέγοντας ένα όνομα που επιθυμεί. Μέσα από τα “Φίλτρα”,
επιλέγοντας την Κατηγορία “Θεματικός Φάκελος” και βάζοντας το όνομα του
“Θεματικού Φακέλου” (Εικόνα 2.192), μπορεί να αναζητήσει τα “Έγγραφα” που έχει
αποθηκεύσει σε αυτόν τον “Θεματικό Φάκελο”.
218 |
Όσο πιο στοχευμένα είναι τα “Φίλτρα” από το Χρήστη, τόσο πιο αποδοτικά θα
είναι και τα αποτελέσματα που θα φέρει η αναζήτηση.
2.5.5 Εξαγωγή σε Excel
Ό,τι απεικονίζεται στον “Κατάλογο Εγγράφων”, όπως και όλα τα

αποτελέσματα της “Αναζήτησης” (με ή χωρίς συνδυασμό “Φίλτρων”) μπορούν να
γίνουν Εξαγωγή σε ένα αρχείο Excel. Αυτό το αρχείο κατεβαίνει στον ηλεκτρονικό
υπολογιστή του Χρήστη (Download) και δημιουργείται επιλέγοντας την ετικέτα ,
που βρίσκεται αριστερά στην Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων. Το αρχείο που
λαμβάνει ο Χρήστης είναι ένα Excel, το οποίο έχει μαζικά τα αποτελέσματα στην
πρώτη Καρτέλα και σε άλλες Καρτέλες ομαδοποιημένα τα αποτελέσματα, ανά τύπο
“Εγγράφου” (“Εισερχόμενα” – “Εξερχόμενα” – “Σχέδια” – “ΦΕΑ”) με τις κυριότερες
πληροφορίες του “Εγγράφου” (όπως “Αριθμό Πρωτοκόλλου”, “Ημερομηνία”,
“Θέμα”, “Κατάσταση” κ.α.), όπως εμφανίζεται στην Εικόνα 2.192.
Εικόνα 2. 192 - Αρχείο Εξαγωγής Excel
2.5.6 Μαζικές ενέργειες
Από την Περιοχή Κατάλογος Εγγράφων, ο Χρήστης, έχει τη δυνατότητα να

επιλέξει ένα ή και περισσότερα “Έγγραφα”, ανεξαρτήτως τύπου “Εγγράφου”.
Μπροστά από κάθε “Έγγραφο”, υπάρχει ένα τετράγωνο (Εικόνα 2.193) που ο
Χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει.
219 |
Εικόνα 2. 193 - Κουμπί επιλογής εγγράφων
Όσα “Έγγραφα” επιλέξει ο Χρήστης (είτε είναι “Εισερχόμενα”, είτε “Σχέδια”,

είτε “Εξερχόμενα”, είτε “ΦΕΑ”, είτε ακόμα και συνδυασμός αυτών) μεταφέρονται
στην “Περιοχή Επισκόπηση Εγγράφου”, όπως στην Εικόνα 2.194.
Εικόνα 2. 194 - Μαζική Επιλογή Εγγράφων
Όταν επιλέξει ο Χρήστης τα “Έγγραφα” που επιθυμεί, από το “Μενού

Ενεργειών”, ανάλογα με το συνδυασμό των “Εγγράφων”, έχει ενεργοποιημένες
κάποιες ενέργειες, τις οποίες μπορεί να πραγματοποιήσει, μαζικά για όλα τα
επιλεγμένα “Έγγραφα” (Εικόνα 2.195). Τέτοιες μαζικές ενέργειες είναι, λ.χ. η “Μαζική
Αποστολή”, η “Μαζική Γνωστοποίηση”, η “Μαζική Αρχειοθέτηση”, η “Μαζική
Ενημέρωση”, κ.α.
220 |
Να επισημανθεί ότι μαζικές ενέργειες υπογραφής “Σχεδίων” (δηλαδή να

υπογραφούν μαζικά πολλά “Ηλεκτρονικά Σχέδια”), μπορούν να πραγματοποιηθούν,
μόνο με “Συστημική Υπογραφή”, λόγω του OTP κωδικού, που είναι μοναδικός για
κάθε “Ψηφιακή Υπογραφή”.
Εικόνα 2. 195 - Μαζικές Διαθέσιμες Ενέργειες
2.5.7 Εκδόσεις Ψηφιακού Αρχείου
Ένα Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, κρατά ιστορικό για όλες

τις ενέργειες που γίνονται στο “Έγγραφο”. Ιστορικότητα αναφορικά με τις υπογραφές
που εισήλθαν στο “Έγγραφο”, τις Ενσωματώσεις Ψηφιακού Αρχείου που, ίσως,
πραγματοποιήθηκαν σε κάποιο “Έγγραφο” και όλες τις άλλες ενέργειες. Όσον αφορά
στο κυρίως “Έγγραφο”, το “Έγγραφο” δηλαδή σε Ψηφιακή Μορφή, που
καταχωρήθηκε αρχικά στην “Καταχώριση – Δημιουργία Εγγράφου”, κρατείται πλήρες
ιστορικό στις εκδόσεις ψηφιακού αρχείου.
Όπως αναφέρθηκε και στο Κεφάλαιο 2.3.3 - Περιοχή Επισκόπηση Εγγράφου,
ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να έχει πρόσβαση στις “Εκδόσεις Ψηφιακού Αρχείου”.
Από την “Επισκόπηση Εγγράφου”, Εικόνα 2.196, ο Χρήστης, επιλέγοντας το
σύνδεσμο “Εκδόσεις Ψηφιακού Αρχείου”, το Σύστημα αναπτύσσει όλο το “Ιστορικό”
που σχετίζεται με το κυρίως “Έγγραφο” (Εικόνα 2.197).
221 |
Εικόνα 2. 196 - Εκδόσεις Ψηφιακού Αρχείου
Εικόνα 2. 197 - Ιστορικό Εκδόσεων Ψηφιακού Αρχείου
Σε κάθε επίπεδο κρατείται, ένα αντίγραφο, με την κάθε αλλαγή που

πραγματοποιείται στο αρχικό “Έγγραφο”. Ξεκινώντας από κάτω προς τα πάνω, στη
θέση 1, είναι το αρχικό “Έγγραφο” στη μορφή που ανέβηκε, αλλά και σε pdf αρχείο.
Έπειτα σε κάθε θέση, ανεβαίνοντας, βλέπουμε και την ενέργεια που
πραγματοποιήθηκε, μέχρι την τελική μορφή που παίρνει το “Έγγραφο”. Σε κάθε
επίπεδο, ο Χρήστης, μπορεί να κάνει λήψη (Download) του “Εγγράφου”, σε pdf
μορφή και να δει τις αλλαγές που έχουν γίνει μέχρι το σημείο αυτό.
222 |
Επισημαίνεται ότι για το ΣΗΔΕ, κάθε υπογραφή που προστίθεται στο

“Έγγραφο”, νοείται και ως ενέργεια – αλλαγή στο “Έγγραφο”. Εφόσον δε, πρόκειται
για ενέργεια, κρατείται και “Ιστορικό” και “Αντίγραφο Έκδοσης Ψηφιακού
Αρχείου”.
Οπότε ο Χρήστης, κατεβάζοντας το αρχείο, σε κάθε ενέργεια, μπορεί να
διαπιστώσει τις αλλαγές σε κάθε επίπεδο, ανάλογα με την ενέργεια. Δηλαδή, εάν η
ενέργεια είναι Υπογραφή, τότε θα διαπιστώσει ότι έχει προστεθεί μια Υπογραφή στο
“Έγγραφο”. Εάν υπάρχει μεταφόρτωση “Εγγράφου” στην ενέργεια, τότε
καταλαβαίνει ότι το “Ψηφιακό Αρχείο” έχει αλλάξει και μπορεί, κατεβάζοντας το νέο
αρχείο, να δει και τις όποιες αλλαγές υπάρχουν. Γενικά μπορεί να δει και να
διαπιστώσει βήμα - βήμα όλες τις αλλαγές στα “Ψηφιακά Αρχεία” (το αρχικό και το
τελικό).
Τέλος, επισημαίνεται ότι, όταν ένα “Σχέδιο” ολοκληρωθεί και μετατραπεί σε
“Εξερχόμενο”, ο Χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση στο “Σχέδιο”, μέσω των
“Εκδόσεων Ψηφιακού Αρχείου”. Το δε “Σχέδιο” με όλες τις υπογραφές, θα
εμφανίζεται στο βήμα της “Έκδοσης Ψηφιακού Αρχείου”, ένα βήμα πριν την ενέργεια
“Μετατροπή σε Εξερχόμενο”.
2.5.8 Προσωπικό Έγγραφο
Στο Κεφάλαιο 2.4.1.8 - Καρτέλα Λοιπά, αναφέρθηκαν οι διαθέσιμες

“Διαβαθμίσεις” που προβλέπονται στα έγγραφα του ΣΗΔΕ. Στις “Διαβαθμίσεις”
αυτές, υπάρχει και μια ειδική “Διαβάθμιση”, η “Διαβάθμιση” “Προσωπικό”. Το
“Προσωπικό”, ως “Διαβάθμιση”, δεν έχει καμία σχέση με τα “Προσωπικά Δεδομένα”
που επιλέγει ο Χρήστης από τη Καρτέλα Δημοσιεύσεις, όταν το “Έγγραφο” περιέχει
“Προσωπικά Δεδομένα”.
Το διαβαθμισμένο ως “Προσωπικό Έγγραφο”, είναι ένα “Έγγραφο”, στο
οποίο, έχουν πρόσβαση μόνον ο Χρήστης που το Καταχωρεί και μόνον οι Χρήστες
στους οποίους θα το αποστείλει. Δεν έχει τη δυνατότητα να έχει πρόσβαση κανένας
άλλος, ούτε ο “Προϊστάμενός” του Χρήστη, ούτε οι Χρήστες με ρόλο “Γραμματειακή
Υποστήριξη”, ούτε και οι Χρήστες με ρόλο “Διαχειριστής”. Επίσης, το “Έγγραφο” αυτό
δεν θα εμφανίζεται ούτε στις “Υφιστάμενες Υπηρεσίες” (βλ. Κεφάλαιο 2.6.1 –
Υφιστάμενες Υπηρεσίες).
Για να χαρακτηριστεί ένα “Έγγραφο Προσωπικό”, ο Χρήστης, κατά την
“Καταχώριση του Εγγράφου”, στη “Καρτέλα Λοιπά” αρκεί να συμπληρώσει στη
Διαβάθμιση την επιλογή “Προσωπικό” (Εικόνα 2.198). Ο Χρήστης που καταχωρεί το
“Έγγραφο”, θα πρέπει να συμπληρώσει όλα τα μεταδεδόμενα και να αποθηκεύσει το
“Έγγραφο”, ακολουθώντας όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται κατά περίπτωση.
Η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται κατά κύριο λόγο για “Εξερχόμενα Έγγραφα”,
χωρίς όμως να σημαίνει ότι δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για “Εισερχόμενα” και
για “Σχέδια”, ακόμη και για “ΦΕΑ”.
223 |
Για τα “Εισερχόμενα Έγγραφα” και τα “ΦΕΑ”, ισχύει η ίδια διαδικασία και οι

ίδιοι περιορισμοί, ότι δηλαδή στο εισερχόμενο διαβαθμισμένο ως “Προσωπικό”,
πρόσβαση έχουν ο “Καταχωρητής” και ο “Αποδέκτης” του.
Όταν, βέβαια, πρόκειται για “Σχέδιο”, τότε πρόσβαση εκτός από τον
“Καταχωρητή” και τον “Αποδέκτη”, έχουν και οι εμπλεκόμενοι υπογράφοντες του
“Σχεδίου”, καθώς και οι Χρήστες με ρόλο “Δημιουργός Ακριβούς Αντιγράφου”.
224 |
Εικόνα 2. 198 - Διαβάθμιση Προσωπικό
225 |
2.5.9 Προσωπικοί φάκελοι
Αναφέρθηκαν στο Κεφάλαιο 2.3.1 - Περιοχή Κεφαλίδας, και ειδικότερα στην

Ενότητα Πρόσθετες Εφαρμογές, επιπλέον εφαρμογές που έχει στη διάθεσή του ο
Χρήστης. Μια από αυτές είναι και ο “Προσωπικός Φάκελος”.
Αυτός είναι ένας φάκελος που έχει στη διάθεσή του ο Χρήστης, στον οποίο
έχει τη δυνατότητα να αποθηκεύει “Έγγραφα” και να έχει πρόσβαση μόνο ο
συγκεκριμένος Χρήστης.
Μέσα από τις Πρόσθετες Εφαρμογές, επιλέγοντας την ετικέτα “Προσωπικός
Φάκελος” (Εικόνα 2.199), ο Χρήστης αποκτά πρόσβαση στον Προσωπικό του Φάκελο.
Εικόνα 2. 199 - Προσωπικός Φάκελος
Όταν επιλέξει την ετικέτα, το Σύστημα, μεταφέρει το Χρήστη στη σελίδα

“Προσωπικού Φακέλου” του Χρήστη, μέσω της οποίας έχει την δυνατότητα να
επεξεργαστεί και να δημιουργήσει προσωπικούς φακέλους (Εικόνα 2.200).
Εικόνα 2. 200 - Σελίδα Προσωπικών Φακέλων
Ο Χρήστης, μέσω της σελίδας αυτής, επιλέγοντας την ετικέτα , δίπλα από
το πεδίο “Προσωπικοί”, ανοίγει τη δημιουργία “Προσωπικού Φακέλου” (Εικόνα
226 |
2.201).
Εκεί ο Χρήστης συμπληρώνει το όνομα που επιθυμεί να δώσει στο Φάκελο, όπως
επίσης και επιπλέον στοιχεία, λ.χ. “Σχόλια” ή “Αριθμό Υπόθεσης”.
Εικόνα 2. 201 - Δημιουργία Προσωπικού Φακέλου
Μπορεί περαιτέρω να πλοηγηθεί και σε άλλες καρτέλες, όπως στην Καρτέλα

“Έγγραφα” (Εικόνα 2.202), όπου έχει τη δυνατότητα να προσθέσει άμεσα κάποια
“Έγγραφα” από τον “Κατάλογο Εγγράφων” ή κάποια “Συνημμένα” (Εικόνα 2.203).
227 |
Εικόνα 2. 202 - Καρτέλα Έγγραφα Προσωπικού Φακέλου
Εικόνα 2. 203 - Προσθήκη Εγγράφων από Κατάλογο σε Προσωπικό Φάκελο
228 |
Όταν ο Χρήστης έχει συμπληρώσει όσα στοιχειά απαιτούνται και επιθυμεί τον
Προσωπικό του Φάκελο, επιλέγει την ετικέτα και ο “Προσωπικός
Φάκελος” του Χρήστη δημιουργείται.
Από τη στιγμή που δημιουργείται ο “Προσωπικός Φάκελος” του Χρήστη, μέσα από
το “Μενού Ενεργειών”, της “Επισκόπησης Εγγράφου”, επιλέγοντας κάποιο
“Έγγραφο”, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα επιλέγοντας την ετικέτα
, να προσθέσει το συγκεκριμένο “Έγγραφο” στον Προσωπικό
του Φάκελο. Επιλέγοντας την ετικέτα, το Σύστημα αναδύει το παράθυρο προσθήκης
εγγράφου σε “Προσωπικό Φάκελο” (Εικόνα 2.204).
Εικόνα 2. 204 - Προσθήκη Εγγράφου σε Προσωπικό Φάκελο
Ο Χρήστης, επιλέγει τον “Προσωπικό Φάκελο”, στον οποίο θέλει να κάνει

προσθήκη το “Έγγραφο” και επιλέγει . Μπορεί να κάνει προσθήκη
“Έγγραφα” όλων των τύπων (“Εισερχόμενα” – “Εξερχόμενα” – “Σχέδια” – “ΦΕΑ”).
Όποτε θελήσει ο Χρήστης, έχει τη δυνατότητα να ανατρέξει στις Πρόσθετες
Εφαρμογές και στον Προσωπικό Φάκελό και να διαχειριστεί τους Φακέλους του.
Μέσα από τη διαχείριση, ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα να προβάλει τα
“Έγγραφα”, τα οποία έχει προσθέσει στον ή στους “Προσωπικούς Φακέλους” (καθώς
δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό φακέλων που μπορεί να δημιουργήσει ο
Χρήστης) ή να επεξεργαστεί το Φάκελό του (Εικόνα 2.205).
229 |
Εικόνα 2. 205 - Προβολή Προσωπικών Φακέλων
Για να δει τα “Έγγραφα”, που έχει προσθέσει επιλέγει την ετικέτα , δεξιά στη
μπάρα (ο αριθμός δίπλα στα
“Έγγραφα” δηλώνει, πόσα “Έγγραφα” έχει κάνει προσθήκη ο Χρήστης στο
συγκεκριμένο Φάκελο), και αναπτύσσεται η λίστα με τα Έγγραφα του Φακέλου
Εικόνα 2. 206 - Λίστα Εγγράφων που έχουν Προστεθεί
Για να μπορέσει να επεξεργαστεί το Φάκελο, ο Χρήστης, επιλέγει από το

“Μενού Ενεργειών” δεξιά της σελίδας “Προβολής Φακέλου”, την ετικέτα
. Το Σύστημα ενεργοποιεί την “Επεξεργασία” και ο Χρήστης μπορεί να
επεξεργαστεί ό,τι επιθυμεί από τον Προσωπικό του Φάκελο (Εικόνα 2.207).
230 |
Εικόνα 2. 207 - Επεξεργασία Προσωπικού Φακέλου
Όταν ολοκληρώσει την “Επεξεργασία” ο Χρήστης, επιλέγει την ετικέτα

, για να αποθηκευτούν οι αλλαγές.
Άλλες διαθέσιμες ενέργειες, από το “Μενού Ενεργειών” (Εικόνα 2.208), που
έχει στη διάθεσή του ο Χρήστης, είναι η “Αναλυτική Προβολή” (να δει δηλαδή
αναλυτικά τι έχει συμπληρώσει στο Φάκελο) και η “Κοινή Χρήση” (δηλαδή να επιλέξει
κάποιον άλλο Χρήστη του Συστήματος, με τον οποίο θα έχει κοινή χρήση του
Προσωπικού του Φακέλου, δηλαδή θα μπορεί και άλλος Χρήστης να έχει πρόσβαση
σε αυτόν).
231 |
Εικόνα 2. 208 - Μενού Ενεργειών Προσωπικών Φακέλων
Μια ίσως πολύ σημαντική δυνατότητα που δίνεται στο Χρήστη, μέσω των
Προσωπικών Φακέλων, είναι να μπορεί να κάνει λήψη, όλων των “Εγγράφων” που
έχει προσθέσει στους “Προσωπικούς Φακέλους”. Από την “Προβολή Φακέλου”
(Εικόνα 2.205) επιλέγοντας την ετικέτα , πραγματοποιείται μια λήψη (Download)
ενός συμπιεσμένου (zip) αρχείου, το οποίο περιέχει όλα τα προστιθέμενα “Έγγραφα”
(πλην των “Σχεδίων”) του “Προσωπικού Φακέλου” του Χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο,
ο Χρήστης μπορεί να αποθηκεύει, “Έγγραφα” που αφορούν τον ίδιο ή επιθυμεί να τα
έχει στο αρχείο του και σε οποιαδήποτε στιγμή να τα αποθηκεύσει στον υπολογιστή
του και να τα έχει στο προσωπικό του αρχείο.
2.5.10 Ανάρτηση Διαύγεια και ΦΕΚ
Στο Κεφάλαιο 2.4.2.2 - Καταχώριση Εισερχομένου Εγγράφου από Διαύγεια,

αναφέρθηκε η διαδικασία “Καταχώρισης Εισερχομένου Εγγράφου” απευθείας από
το Σύστημα “ΔIΑΥΓΕΙΑ”, χρησιμοποιώντας μόνο τον Αριθμό ΑΔΑ του “Εγγράφου” και
μέσω της διαλειτουργικότητας που έχει υλοποιηθεί, το Σύστημα εμφανίζει το
“Έγγραφο”, με τα μεταδεδομένα του και πρωτοκολλείται στο Docutracks.
Η διαλειτουργικότητα όμως του Συστήματος δεν σταματά εδώ. Ο Χρήστης έχει
τη δυνατότητα να αναρτήσει έγγραφα στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” με το πάτημα ενός κουμπιού.
Κάθε “Υπηρεσιακή Μονάδα” έχει αντιστοιχιστεί με έναν κωδικό “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”,
όπως και κάθε “Προϊστάμενος” Οργανικής Μονάδας. Έτσι το Σύστημα και οι Χρήστες
έχουν πρόσβαση στο Σύστημα “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”.
Για να αναρτηθεί όμως ένα “Εξερχόμενο Έγγραφο” (είτε αυτό το “Εξερχόμενο
Έγγραφο” προκύπτει από “Σχέδιο”, είτε δημιουργήθηκε απευθείας ένα Εξερχόμενο),
θα πρέπει ο Χρήστης να ορίσει κατά την καταχώριση τα μεταδεδομένα αυτά που
απαιτούνται για την ορθή ανάρτηση ενός “Εγγράφου” στο Σύστημα “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”.
Αρχικά, όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.4.1.3 - Καρτέλα Δημοσιεύσεις, ο
Χρήστης πρέπει να επιλέξει την ετικέτα , ότι δηλαδή αυτό το Έγγραφο (που
καταχωρείται) έχει “Υποχρέωση Δημοσίευσης” στο Σύστημα “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” (Εικόνα
2.209). Χωρίς να ενεργοποιηθεί αυτή η ετικέτα, το Σύστημα δεν θα είναι σε θέση να
ξεκλειδώσει την ενέργεια για να μπορέσει να αναρτήσει ο Χρήστης το “Έγγραφο” στη
“ΔΙΑΥΓΕΙΑ”.
232 |
Εικόνα 2. 209 - Υποχρέωση Ανάρτησης στη Διαύγεια
Στη συνέχεια, στην Καρτέλα Είδος, ο Χρήστης επιλέγει το κατάλληλο “Είδος

Εγγράφου” για να οριστεί και το Είδος της “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” που πρόκειται να αναρτηθεί.
Το Είδος που συνδυάζεται με τη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” είναι η “Απόφαση” και η “Εγκύκλιος”.
Αφού επιλεγεί το “Είδος Εγγράφου” για “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”, τότε ανάλογα με την επιλογή,
απαιτείται να επιλεγεί και το αντίστοιχο “Είδος Απόφασης” (όταν πρόκειται για
“Απόφαση”), είτε το αντίστοιχο “Είδος Εγκυκλίου” (όταν πρόκειται για “Εγκύκλιο”)
(Εικόνα 2.44, Εικόνα 2.45 και Εικόνα 2.210).
Εικόνα 2. 210 - Επιλογή Είδος Εγγράφου Διαύγειας και Είδος Απόφασης ή

Εγκυκλίου Διαύγειας
Η τελική ρύθμιση που απαιτείται για να είναι σε θέση το “Έγγραφο” να

αναρτηθεί στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”, είναι να επιλεγεί η κατάλληλη κατηγορία “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”, στην
“Καρτέλα Θεματικές Κατηγορίες” (Εικόνα 2.49 και Εικόνα 2.211).
233 |
Εικόνα 2. 211 - Κατηγορίες Διαύγειας
Στη συνέχεια και αφού έχουν συμπληρωθεί και τα υπόλοιπα μεταδεδομένα

του “Εγγράφου”, ο Χρήστης, αποθηκεύει το “Έγγραφο”.
Εφόσον πρόκειται για “Ηλεκτρονικό Σχέδιο”, ακολουθείται η διαδικασία
συλλογής υπογραφών, από τους εμπλεκόμενους Χρήστες. Όταν ολοκληρωθούν οι
υπογραφές, και γυρίσει το “Έγγραφο” στον “Εισηγητή”, τότε γίνεται μετατροπή σε
“Εξερχόμενο” (βλ. Κεφάλαιο 2.4.3.5 - Μετατροπή σε Εξερχόμενο)
Στη συνέχεια, όταν το “Έγγραφό” είναι πλέον “Εξερχόμενο” (είτε από “Σχέδιο”
με τη μετατροπή του, είτε απευθείας καταχωρημένο ως “Εξερχόμενο”), ο Χρήστης,
είναι σε θέση να αναρτήσει το “Έγγραφο” στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”.
Από το “Μενού Ενεργειών”, ο Χρήστης (εφόσον έχει συμπληρώσει ορθά τα
απαιτούμενα μεταδεδομένα για τη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”) έχει ενεργή την ενέργεια
. Επιλέγοντας αυτή την ενέργεια, το Σύστημα Docutracks,
επικοινωνεί με το Σύστημα “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”, το “Έγγραφο” αναρτάται στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”,
λαμβάνει Αριθμό Α.Δ.Α., ο οποίος (Αριθμός Α.Δ.Α.) επιστέφει συμπληρωμένος στα
μεταδεδομένα του Συστήματος Docutracks στην “Καρτέλα Είδος” (Εικόνα 2.12) και
αναγράφεται και στο “Ψηφιακό Έγγραφο” (Εικόνα 2.13).
234 |
Εικόνα 2. 212 - Επιστροφή Αριθμού ΑΔΑ
Εικόνα 2. 213 - Αριθμός ΑΔΑ στο Έγγραφο
Όταν αναρτηθεί το “Έγγραφο” στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” και λάβει Αριθμό Α.Δ.Α., ο

Χρήστης πραγματοποιεί “Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου”, ο “Δημιουργός
Ακριβούς Αντιγράφου” υπογράφει το “Ακριβές Αντίγραφο” και αποστέλλεται το
“Έγγραφο” στους “Αποδέκτες”.
Όταν όμως το “Έγγραφο”, απαιτείται να δημοσιοποιηθεί και στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”
και στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης, να λάβει δηλαδή Αριθμό Φ.Ε.Κ, ακολουθείται
ομοίως όλη η διαδικασία της καταχώρισης και της συμπλήρωσης των
235 |
μεταδεδομένων της “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”, αλλά πριν ο Χρήστης πραγματοποιήσει ανάρτηση

στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ θα πρέπει να αποσταλεί το “Έγγραφο” για δημοσίευση στην Εφημερίδα
της Κυβέρνησης.
Το Φ.Ε.Κ. προηγείται της “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”, συνεπώς ένα “Έγγραφο” πρώτα
δημοσιοποιείται στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης και μετά στη “ΔΙΑΥΓΕΙΑ”. Η
διαφορά είναι ότι το Φ.Ε.Κ. απαιτεί “Ψηφιακή Υπογραφή” ενώ η “ΔΙΑΥΓΕΙΑ” όχι. Σε
αυτή την περίπτωση, που πρέπει να υπογραφεί το “Έγγραφο” (στο “Ακριβές
Αντίγραφο”) για να αποσταλεί στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης και να λάβει Φ.Ε.Κ.,
ο Χρήστης, αποθηκεύει το “Ψηφιακό Έγγραφο” στον υπολογιστή του, το υπογράφει
ψηφιακά εκτός ΣΗΔΕ, εξωτερικά (βλ. αμέσως παρακάτω Κεφάλαιο 2.5.11 - Ψηφιακή
Υπογραφή Εκτός ΣΗΔΕ), το αποστέλλει με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην Εφημερίδα
της Κυβέρνησης και όταν το “Έγγραφο” λάβει Αριθμό Φ.Ε.Κ., τότε πραγματοποιεί
επεξεργασία στο “Έγγραφο” (μέσα στο ΣΗΔΕ), συμπληρώνει στην Καρτέλα Είδος, τον
Αριθμό Φ.Ε.Κ. στο αντίστοιχο πεδίο και αποθηκεύει το “Έγγραφο” (Εικόνα 2.14).
236 |
Εικόνα 2. 214 - Συμπλήρωση Αριθμού ΦΕΚ
Όταν συμπληρωθεί ο Αριθμός Φ.Ε.Κ. και αποθηκευτεί το “Έγγραφο”, τότε ο

Χρήστης, πραγματοποιεί την “Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου”, ο “Δημιουργός
Ακριβούς Αντιγράφου” υπογράφει στο “Ακριβές Αντίγραφο” και αποστέλλεται το
“Έγγραφο” στους “Αποδέκτες”.
2.5.11 Ψηφιακή Υπογραφή Εκτός ΣΗΔΕ
Όπως αναφέρθηκε σε προηγούμενες Ενότητες, ο Χρήστης μπορεί να κληθεί

να υπογράψει τα “Έγγραφα”, τα οποία καταχωρεί ή επεξεργάζεται ψηφιακά, αλλά
εκτός ΣΗΔΕ, εξωτερικά.
Για αυτό το λόγο χρησιμοποιείται ένα διαδικτυακό πρόγραμμα, το οποίο
ονομάζεται Websign. Ο Χρήστης συνδέεται σε μια ηλεκτρονική διεύθυνση (url),
237 |
https://webapp.mindigital-shde.gr, με τους προσωπικούς του κωδικούς της άυλης

Ψηφιακής Υπογραφής (Εικόνα 2.15).
Εικόνα 2. 215 - Είσοδος στο Websign
Όταν συνδεθεί, ο Χρήστης, μεταβαίνει στη σελίδα, στην οποία έχει τη

δυνατότητα να επιλέξει το “Έγγραφο” που επιθυμεί να υπογράψει (Εικόνα 2.16).
Εικόνα 2. 216 - Επιλογή Εγγράφου για υπογραφή
Επιλέγοντας το , ή σύροντας το “Έγγραφο” στο παράθυρο (drag

& drop) ο Χρήστης επιλέγει το αρχείο. Όταν επιλεγεί το αρχείο (συνιστάται να είναι
238 |
της μορφής pdf, ειδάλλως το Websign το μετατρέπει σε pdf),ανοίγει το “Έγγραφο”

και στο γκρίζο πλαίσιο με το , είναι το πεδίο στο οποίο μπορεί να υπογράψει
Εικόνα 2. 217 - Πεδίο Υπογραφής
Ο Χρήστης, μπορεί να σύρει (drag & drop) το πλαίσιο της Υπογραφής, πάνω
στο “Έγγραφο” και να το τοποθετήσει στο σημείο που επιθυμεί να υπογράψει.
Επίσης, όταν το “Έγγραφο” περιέχει πολλές σελίδες, υπάρχει η δυνατότητα να
επιλέξει, ο Χρήστης σε ποια σελίδα θα υπογράψει από την ετικέτα (Εικόνα
2.218).
Εικόνα 2. 218 - Υπογραφή Σελίδας Υπογραφής
Όταν τοποθετήσει το πλαίσιο Υπογραφής στο επιθυμητό σημείο και την

επιθυμητή σελίδα επιλέγει το , και στο γκρίζο πλαίσιο αναδύεται το κάτωθι
παράθυρο Υπογραφής (Εικόνα 2.219).
239 |
Εικόνα 2. 219 - Παράθυρο Υπογραφής
Ο Χρήστης έχει, επίσης, τη δυνατότητα, επιλέγοντας (από το παράθυρο

υπογραφής) την ετικέτα , ή την ετικέτα , ή και τις δύο, να
συμπληρώσει, στα αντίστοιχα πεδία που ενεργοποιούνται κάτω από το πεδίο
στοιχείων της Υπογραφής την αιτιολογία που υπογράφει ή και τον Τίτλο που φέρει ο
Χρήστης.
Τέλος, για να υπογράψει, συμπληρώνει το κωδικό (password) της Ψηφιακής
του Υπογραφής στο πεδίο , συμπληρώνει το μοναδικό κωδικό

(OTP) στο αντίστοιχο πεδίο (όταν έχει ενεργοποιήσει να του αποστέλλεται το OTP στο
email, επιλέγει την ετικέτα , ειδάλλως μέσω του
κινητού του τηλεφώνου, ανοίγει το αντίστοιχο πρόγραμμα (application) και παίρνει
τον κωδικό OTP) και επιλέγει την ετικέτα .
Με αυτό τον τρόπο το “Έγγραφο” υπογράφεται ψηφιακά εκτός ΣΗΔΕ, μέσω
του Webapp.
Η “Ψηφιακή Υπογραφή” που προστίθεται στο “Έγγραφο” είναι της μορφής
όπως στην Εικόνα 2.220 και φέρει όλα τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά μιας
εγκεκριμένης “Ψηφιακής Υπογραφής” και μπορεί ανά πάσα στιγμή να ελεγχθεί η
εγκυρότητά της.
Εικόνα 2. 220 - Μορφή Ψηφιακής Υπογραφής μέσω Webapp
240 |
Μόλις υπογραφεί το “Έγγραφο”, ο Χρήστης θα πρέπει να κάνει λήψη

(download) του υπογεγραμμένου “Εγγράφου”, επιλέγοντας την ετικέτα
ή να το αποστείλει με email, επιλέγοντας την ετικέτα και
συμπληρώνοντας τη διεύθυνση email, να το αποστείλει στον “Αποδέκτη” ή στον
επόμενο που πρέπει να υπογράψει. Επισημαίνεται ότι το υπογεγραμμένο αρχείο
χάνεται αν κλείσει το πρόγραμμα ή ξεκινήσει η διαδικασία υπογραφής άλλου
Ο Χρήστης μπορεί να υπογράψει ένα ήδη υπογεγραμμένο από τον ίδιο
“Έγγραφο”, και άλλες (πλην μίας) φορές. Επιλέγοντας την ετικέτα και
ακολουθώντας την ίδια διαδικασία, υπογράφει το ίδιο “Έγγραφο” όσες φορές
επιθυμεί.
Τέλος, με την ετικέτα , έχει τη δυνατότητα να
υπογράψει ένα νέο “Έγγραφο”.
2.6 Ειδικά θέματα Προϊστάμενων
Στο Κεφάλαιο αυτό θα αναφερθούν κάποιες λειτουργίες και εργαλεία που

διαθέτουν οι Χρήστες με ρόλο “Προϊστάμενος”.
2.6.1 Υφιστάμενες Υπηρεσίες
Όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.5.2.10 - Ομάδα Εγγράφων Υφιστάμενων

Υπηρεσιών, ο “Προϊστάμενος”, έχει τη δυνατότητα να ελέγξει τα “Έγγραφα” των
“Υπηρεσιακών Μονάδων” που Προΐσταται (των Υπηρεσιακών Μονάδων, δηλαδή,
που είναι ιεραρχικά υπό την Υπηρεσιακή του Μονάδα που Προΐσταται), αλλά και των
Υπαλλήλων του.
Έχει πρόσβαση μέσω της “Ομάδας Εγγράφων Υφιστάμενων Υπηρεσιών”
(Εικόνα 2.185 και Εικόνα 2.221) και δύναται να εντοπίσει “Σχέδια”, τα οποία έχουν
καταχωρηθεί από τις Υφιστάμενες Υπηρεσίες του (βλ. Κεφάλαιο 2.5.2.3 - Ομάδα
Εγγράφων Σχέδια).
Εικόνα 2. 221 - Υφιστάμενων Υπηρεσιών
Στην “Ομάδα Υφιστάμενων Υπηρεσιών”, ο “Προϊστάμενος” “βλέπει” όλα τα

“Έγγραφα” των Υπηρεσιών που προΐσταται, ανεξαρτήτως τύπου “Εγγράφου”
(“Εισερχόμενα” – “Εξερχόμενα Σχέδια” – “ΦΕΑ”), εκτός από τα “Εξερχόμενα
Αναρρωτικών Αδειών” (Κεφάλαιο 2.3.1.1.1 - Αναρρωτικές Άδειες) και τα Προσωπικά
241 |
διαβαθμισμένα έγγραφα, τα οποία δεν του έχουν αποσταλεί (βλ. Κεφάλαιο 2.5.8 -
Προσωπικό Έγγραφο).
Πρόσβαση στις “Υφιστάμενες Υπηρεσίες” έχουν και οι Χρήστες με ρόλο
“Γραμματειακή Υποστήριξη”.
2.6.2 Αναπλήρωση Προϊστάμενων
Ο Χρήστης, με ρόλο “Προϊστάμενος”, όταν απουσιάσει για ένα χρονικό

διάστημα, έχει τη δυνατότητα να ορίσει το Χρήστη, ο οποίος θα τον αναπληρώσει.
Ο “Προϊστάμενος” μεταβαίνει στη Διαχείριση, και με την ετικέτα , δεξιά
στην Περιοχή Κεφαλίδας, εκτός από τα ήδη διαθέσιμα “Διαχειριστικά Εργαλεία” που
έχουν αναφερθεί, έχει και τη δυνατότητα διαχείρισης “Αναπλήρωση Προϊσταμένων”
(βλ. Κεφάλαιο 2.3.1 - Περιοχή Κεφαλίδας, στην Ενότητα 4 – Διαχείριση) .
Για να ορίσει ο “Χρήστης – Προϊστάμενος”, μέσα από τη “Διαχείριση”, τον
“Αναπληρωτή Προϊστάμενο”, επιλέγει την ετικέτα
, και έπειτα (όπως στην Εικόνα 2.222) επιλέγει σε
ποια “Υπηρεσιακή Μονάδα” (εφόσον Προΐσταται σε πάνω από μια Υπηρεσιακή
Μονάδα) θα ορίσει “Αναπληρωτή Προϊστάμενο”.
Εικόνα 2. 222 - Επιλογή Υπηρεσιακής Μονάδας για Ορισμό Αναπλήρωτη
Όταν επιλεγεί η “Υπηρεσιακή Μονάδα”, στην οποία θα ορίσει “Αναπληρωτή”,

το Σύστημα εμφανίζει το παράθυρο της Αναπλήρωσης (Εικόνα 2.223). Σε αυτό το
παράθυρο απεικονίζονται όλοι οι “Υπάλληλοι – Χρήστες” της “Υπηρεσιακής
Μονάδας” και όταν κάποιος έχει οριστεί ως “Αναπληρωτής Προϊστάμενος”, τότε
δίπλα στη στήλη της Αναπλήρωσης, θα είναι επιλεγμένη η ετικέτα της Αναπλήρωσης
(δηλαδή θα εμφανίζεται: ).
242 |
Εικόνα 2. 223 - Παράθυρο Ορισμού Αναπλήρωσης
Σε αυτή τη φάση, ο “Προϊστάμενος”, μπορεί να επιλέξει ή να αποεπιλέξει,

τους εν δυνάμει “Αναπληρωτές” του, απλά επιλέγοντας ή απόεπιλέγοντας την
ετικέτα στη στήλη “Αναπληρωτής Προϊστάμενος”.
Όταν δίπλα στο όνομα Χρήστη, στη στήλη “Καθήκοντα Προϊσταμένου”, είναι
ενεργοποιημένη η επιλογή, δηλαδή εμφανίζεται: , σημαίνει ότι ο συγκεκριμένος
Χρήστης εκτελεί Καθήκοντα Προϊσταμένου στη συγκεκριμένη “Υπηρεσιακή
Μονάδα”.
Για να ορίσει ο Προϊστάμενος ποιος εν δυνάμει Αναπληρωτής θα αναλάβει
καθήκοντα Προϊσταμένου, επιλέγει το Χρήστη που επιθυμεί και τσεκάρει την ετικέτα,
στη στήλη “Καθήκοντα Προϊσταμένου” (Εικόνα 2.224).
Εικόνα 2. 224 - Επιλογή Χρήστη για Αναπλήρωση Καθηκόντων Προϊσταμένου
243 |
Αφού επιλέξει το “Χρήστη – Υπάλληλο”, ο οποίος θα τον αναπληρώσει, ο

“Προϊστάμενος” επιλέγει την ετικέτα και από εκείνη τη
στιγμή Καθήκοντα Προϊσταμένου στην “Υπηρεσιακή Μονάδα”, εκτελεί ο
συγκεκριμένος Χρήστης.
Στο Κεφάλαιο 2.3.1 - Περιοχή Κεφαλίδας, στην Ενότητα 2 – Επεξεργασία
Προφίλ, αναφέρθηκε ότι ο Χρήστης που έχει και δικαιώματα “Αναπλήρωση
Προϊσταμένου”, από το μενού “Καθήκοντα Προϊσταμένου” μπορεί να επιλέξει την
“Υπηρεσιακή Μονάδα”, που μπορεί να αναπληρώσει, και να αναλάβει “Καθήκοντα
Προϊσταμένου” (Εικόνα 2.13 και Εικόνα 2.225).
Εικόνα 2. 225 - Επεξεργασία Προφίλ Επιλογή Καθήκοντα Προϊσταμένου
Όταν ένας Χρήστης είναι εν δυνάμει “Αναπληρωτής Προϊστάμενος” (του έχει

αποδοθεί ο ρόλος “Αναπληρωτής Προϊστάμενος”), τότε από την “Επεξεργασία
Προφίλ” του θα φαίνεται, όπως στην παραπάνω εικόνα, σε ποια “Υπηρεσιακή
Μονάδα” μπορεί να αναπληρώσει. Οπότε, εφόσον πρέπει να αναλάβει τα
“Καθήκοντα Προϊσταμένου” στην “Υπηρεσιακή Μονάδα” που είναι “Αναπληρωτής”,
και ο “Προϊστάμενος” αδυνατεί να τον ορίσει με τον ορθό τρόπο που είδαμε
παραπάνω, τότε ο “Αναπληρωτής” (από την “Επεξεργασία Προφίλ”) μπορεί να
ενεργοποιήσει ο ίδιος την ετικέτα στην “Υπηρεσιακή Μονάδα” (Εικόνα 2.226), στα
“Καθήκοντα Προϊσταμένου”.
Από τη στιγμή που την ενεργοποιεί και επιλέγει , αναλαμβάνει
τα “Καθήκοντα Προϊσταμένου” της “Υπηρεσιακής Μονάδας”. Ο “Προϊστάμενος” της
“Υπηρεσιακής Μονάδας” λαμβάνει άμεσα ένα μήνυμα στο ηλεκτρονικό του
ταχυδρομείο (email) και ενημερώνεται ότι ο συγκεκριμένος “Χρήστης – Υπάλληλος”
ανέλαβε “Καθήκοντα Προϊσταμένου”.
244 |
Εικόνα 2. 226 - Ανάληψη Καθηκόντων Προϊσταμένου από τον Αναπληρωτή μέσω

Διαχείρισης Προφίλ
2.6.3 Ανάθεση Σχεδίων
Έχει αναφερθεί ότι όταν ένα “Ηλεκτρονικό Σχέδιο”, το οποίο καταχωρήθηκε

από έναν Χρήστη, λάβει όλες τις υπογραφές, επιστρέφει στον “Εισηγητή” (βλ.
Κεφάλαιο 2.4.3.5 - Μετατροπή σε Εξερχόμενο). Τι συμβαίνει, όμως, όταν ο
“Εισηγητής” του “Σχεδίου” απουσιάζει και αδυνατεί να μετατρέψει το “Σχέδιο” σε
“Εξερχόμενο” και αυτή η ενέργεια απαιτείται να πραγματοποιηθεί άμεσα;
Σε αυτή την περίπτωση ο “Προϊστάμενος” της “Υπηρεσιακής Μονάδας”, στην
οποία ανήκει ο “Εισηγητής – Καταχωρητής”, έχει στο “Μενού Ενεργειών” του
“Εγγράφου” την επιλογή . Με την ενέργεια αυτή μπορεί να
αναθέσει σε άλλο “Χρήστη – Υπάλληλο” να ολοκληρώσει τη ροή του “Σχεδίου” και να
γίνουν οι απαραίτητες κινήσεις για την ολοκλήρωση του “Εγγράφου” (δηλαδή να
γίνει “Μετατροπή σε Εξερχόμενο” – “Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου” –
“Υπογραφή Ακριβούς Αντιγράφου” – “Αποστολή στους Αποδέκτες”).
Επιλέγοντας , αναδύεται το παράθυρο “Ανάθεσης”
(Εικόνα 2.227), στο οποίο αναπτύσσοντας τον καταρράκτη , ο
“Προϊστάμενος” επιλέγει από τη λίστα των Υπαλλήλων της “Υπηρεσιακής Μονάδας”
το νέο Υπάλληλο, στον οποίο θα γίνει η ανάθεση του “Σχεδίου”. Αφού επιλέξει το
Χρήστη επιλέγει .
245 |
Εικόνα 2. 227 - Παράθυρο Ανάθεσης Σχεδίου
Όταν ολοκληρωθεί η “Ανάθεση” στο Χρήστη που κατείχε αρχικά το “Σχέδιο”,

αυτομάτως αρχειοθετείται, προκειμένου να μη δύναται να προβεί σε περαιτέρω
ενέργειες, ενώ ο νέος πλέον Χρήστης στον οποίο ανατέθηκε το “Σχέδιο”, λαμβάνει
ένα ήδη “Εξερχόμενο Έγγραφο”, το οποίο αποτελεί τη συνέχεια του “Σχεδίου” (με
όλη την ιστορικότητα του “Εγγράφου”) και από τη στιγμή εκείνη μπορεί να
προχωρήσει σε “Ειδοποίηση Ακριβούς Αντιγράφου” ο “Δημιουργούς Ακριβούς
Αντιγράφου” να το υπογράψει και τέλος να πραγματοποιηθεί η “Αποστολή στους
Αποδέκτες”.
2.6.4 Ανάληψη υποχρέωσης υπογραφής
Όταν έχει καταχωρηθεί ένα “Ηλεκτρονικό Σχέδιο” και έχει ξεκινήσει η συλλογή
υπογραφών, έχει δηλαδή υπογράψει ο “Συντάκτης – Εισηγητής – Καταχωρητής”, το
“Σχέδιο” γίνεται ορατό σε όλους τους εμπλεκόμενους για υπογραφή.
Στην περίπτωση που, είτε ο “Συντάκτης” δεν έχει αποστείλει το “Έγγραφο” για
υπογραφή στον επόμενο, είτε ο επόμενος δεν έστειλε το “Έγγραφο” για υπογραφή,
είτε ο ίδιος δεν μπορεί να υπογράψει τη στιγμή εκείνη, όλοι οι ιεραρχικά επόμενοι
υπογράφοντες έχουν την δυνατότητα να λάβουν τη σειρά από τους προηγούμενους,
να υπογράψουν οι ίδιοι και να συνεχίσει το “Σχέδιο” για υπογραφή στους
υπόλοιπους ιεραρχικά, χωρίς όμως την υπογραφή των Χρηστών υπολείπονταν από
τον τελευταίο που είχε υπογράψει μέχρι τον υπογράφοντα που έλαβε το σχέδιο από
τον υπογράφοντα που ήταν η σειρά του να υπογράψει.
Αυτή η ενέργεια λέγεται “Ανάληψη Υποχρέωσης Υπογραφής”. Αναλαμβάνει
δηλαδή την υποχρέωση υπογραφής από τους άλλους υπογράφοντες και μαζί την
ευθύνη να προχωρήσει το “Έγγραφο”, χωρίς την υπογραφή των προηγούμενων.
Η ενέργεια αυτή πραγματοποιείται ως εξής: ο Χρήστης (που επιθυμεί να
υπογράψει το “Σχέδιο”, αλλά δεν έχει έρθει ακόμη η σειρά του να υπογράψει)
ανατρέχει στην Ομάδα Εγγράφων Σχέδια, εντοπίζει το “Σχέδιο” και από το “Μενού
Ενεργειών” στην “Επισκόπηση Εγγράφου” επιλέγει την ετικέτα
. Όταν ο Χρήστης ενεργοποιήσει την ετικέτα, τότε
εμφανίζεται το παράθυρο “Ανάληψης Υποχρέωσης Υπογραφής” (Εικόνα2.228).
246 |
Εικόνα 2. 228 - Παράθυρο Ανάληψης Υπογραφής
Ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα και μετά από σχετικό μήνυμα

επιτυχίας έχει πλέον τη δυνατότητα υπογραφής του “Σχεδίου”. Έπειτα, μπορεί να
αποστείλει το “Έγγραφο” στον επόμενο υπογράφοντα, εφόσον υπάρχουν και άλλοι
Χρήστες που πρέπει να υπογράψουν μετά από αυτόν ή αν αυτός είναι ο “Τελικός
Υπογράφων” το “Σχέδιο” επιστρέφει στον “Εισηγητή” για τις περαιτέρω
απαιτούμενες ενέργειες.
Έπειτα από την “Ανάληψη Υποχρέωσης Υπογραφής”, τα πεδία υπογραφών
στο “Σχέδιο” διαμορφώνονται όπως στην Εικόνα 2.229, με τις υπογραφές πριν από
το Χρήστη που πραγματοποίησε την “Ανάληψη Υπογραφής” να λείπουν.
Εικόνα 2. 229 - Διαμόρφωση Υπογραφών στο Σχέδιο μετά την Ανάληψη

Υποχρέωσης Υπογραφής
247 |
2.6.5 Ρύθμιση e-mail Υπηρεσιακής Μονάδας
Όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο 2.4.2.3 - Καταχώριση Εισερχομένου

Εγγράφου από Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (email), το Σύστημα, δίνει τη δυνατότητα
να γίνει καταχώριση ενός “Εισερχομένου Εγγράφου” απευθείας από το ηλεκτρονικό
ταχυδρομείο (email).
Προκειμένου να ενεργοποιηθεί, όμως, αυτή η λειτουργία, θα πρέπει να
συνδεθεί η “Υπηρεσιακή Μονάδα” με κάποιο λογαριασμό ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου (email).
Τη δυνατότητα, να συνδεθεί ένας λογαριασμός email την έχει ο
“Προϊστάμενος” της “Υπηρεσιακής Μονάδας”. Ο “Προϊστάμενος” μεταβαίνει στη
“Διαχείριση”, και με την ετικέτα , δεξιά στην Περιοχή Κεφαλίδας, που όπως
εκτέθηκε, εκτός από τα ήδη διαθέσιμα “Διαχειριστικά Εργαλεία”, τα οποία έχουν
αναφερθεί, έχει και τη δυνατότητα “Ρυθμίσεων E-mail”. (Εικόνα 2.230).
Εικόνα 2. 230 - Διαχείριση Ρυθμίσεων E-mail
Όταν επιλεγεί η Ρύθμιση του email, ο Χρήστης, μεταβαίνει στη σελίδα

Ρύθμισης του email (Εικόνα 2.231). Σε αυτή ο Χρήστης καλείται να επιλέξει την
“Υπηρεσιακή Μονάδα”, στην οποία Προΐσταται, στην οποία θα συνδέσει το
λογαριασμό email.
248 |
Εικόνα 2. 231 - Ρύθμιση Email
Προκειμένου να επιλέξει “Υπηρεσιακή Μονάδα”, ο Χρήστης, επιλέγει την

ετικέτα , και από το παράθυρο που αναδύεται (Εικόνα 2.232) επιλέγει την
“Υπηρεσιακή Μονάδα” και επιλέγει την ετικέτα .
Εικόνα 2. 232 - Επιλογή Υπηρεσιακή Μονάδας
Όταν επιλεγεί η “Υπηρεσιακή Μονάδα”, τότε ο Χρήστης έχει τη δυνατότητα

να συμπληρώσει τα στοιχεία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Εικόνα 2.233).
249 |
Εικόνα 2. 233 - Εισαγωγή στοιχείων email
Στο πεδίο , συμπληρώνεται η “Διεύθυνση email”,

στο πεδίο , το “Όνομα Χρήστη”, όπου για το Υπηρεσιακό mail είναι το
ίδιο με τη Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Τέλος στο πεδίο
, συμπληρώνει τον “Κωδικό Πρόσβασης” για το email και επιλέγει
την ετικέτα .
Με την αποθήκευση το email έχει πλέον συνδεθεί με την “Υπηρεσιακή
Μονάδα” του Χρήστη και από εκείνη τη στιγμή, υπάρχει η δυνατότητα να τύχουν
επεξεργασίας και να εισαχθούν “Εισερχόμενα Έγγραφα” απευθείας από το
συνδεδεμένο email της “Υπηρεσιακής Μονάδας”, όπως αναφέρθηκε στο Κεφάλαιο
2.4.2.3 - Καταχώριση Εισερχομένου Εγγράφου από Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο
(email).
2.6.6 Διαχείριση Ομάδων Επαφών
Στο Κεφάλαιο 2.3.1 - Περιοχή Κεφαλίδας, στην Ενότητα 4 - Διαχείριση, έγινε

αναφορά στη λειτουργία Ομάδων Υπηρεσιών. Επίσης αναφέρθηκε και η δυνατότητα
που δίνεται στον Προϊστάμενο διαχείρισης των Ομάδων Επαφών.
Ο Προϊστάμενος, μέσω της Διαχείρισης και της ετικέτας , δεξιά στην
Περιοχή Κεφαλίδας, έχει την επιλογή “Ομάδων Επαφών” (Εικόνα 2.234).
250 |
Εικόνα 2. 234 - Ομάδα Επαφών
Όταν επιλεγεί από τη “Διαχείριση”, η “Ομάδα Επαφών”, ο Χρήστης μεταβαίνει

στο παράθυρο “Διαχείριση Ομάδων Επαφών” (Εικόνα 2.235).
Εικόνα 2. 235 - Διαχείριση Ομάδων Επαφών
Επιλέγοντας την ετικέτα , ο Χρήστης, ενεργοποιεί τη δημιουργία “Ομάδας

Επαφών” (Εικόνα 2.236), στην οποία ο Χρήστης συμπληρώνει το Όνομα της Ομάδας
και στο αντίστοιχο πεδίο αναζητά τον/τους Χρήστη/ες που επιθυμεί να προσθέσει
στην “Ομάδα επαφών”.
Εικόνα 2. 236 - Δημιουργία Ομάδας Επαφών
Όταν ολοκληρώσει την “Καταχώριση Ομάδας Επαφών” με το όνομα και τις

επαφές που επιθυμεί ο Χρήστης επιλέγει την ετικέτα και η Ομάδα
251 |
δημιουργείται (Εικόνα 2.237).
Εικόνα 2. 237 - Αποθηκευμένη Ομάδα Επαφών
Ο Χρήστης, μέσω της ρύθμισης των “Ομάδων Επαφών” έχει τη δυνατότητα να

επεξεργαστεί ή να διαγράψει μια “Ομάδα Επαφών”. Προκειμένου να την
επεξεργαστεί, επιλέγει την ετικέτα (της παραπάνω εικόνας) και αντίστοιχα για τη
Διαγραφή επιλέγει την ετικέτα . Με την Επεξεργασία, ο Χρήστης, μεταβαίνει στο
παράθυρο Δημιουργίας (Εικόνα 2.235), όπου του εμφανίζεται η Ομάδα με τα
στοιχεία που έχει συμπληρώσει, κατά την καταχώριση της Ομάδας και μπορεί να
κάνει όποια αλλαγή επιθυμεί (“Αλλαγή Ονόματος”, “Αφαίρεση Επαφής” ή
“Πρόσθεση Επαφής”). Όταν ολοκληρώσει τις αλλαγές, επιλέγει την ετικέτα
και οι αλλαγές αποθηκεύονται. Τέλος, με την ετικέτα , της Εικόνας 2.237, ο
Χρήστης προβάλει τις επαφές που έχει αποθηκεύσει στην “Ομάδα Επαφών”.
2.6.7 Αναφορές
Μια ακόμη λειτουργία που δίνεται στους Χρήστες με ρόλο “Προϊστάμενος”,

είναι οι “Αναφορές”. Από τις Πρόσθετες Εφαρμογές, η ετικέτα , δεξιά στην
Περιοχή Κεφαλίδας, έχει την επιλογή “Αναφορές” (Εικόνα 2.238).
Εικόνα 2. 238 - Αναφορές
Όταν επιλέξει ο Χρήστης “Αναφορές”, μεταβαίνει στο παράθυρο “Αναφορές”

252 |
Εικόνα 2. 239 - Παράθυρο Αναφορών
Από τις διαθέσιμες “Αναφορές”, ο Χρήστης, επιλέγει ποια “Αναφορά”

επιθυμεί και στις “Λεπτομέρειες Αναφοράς” (η μισή οθόνη και κάτω, όπως στην
Εικόνα 2.240) από το “Μενού Επιλογών” (Εικόνα 2.241) επιλέγει την ετικέτα
.
Εικόνα 2. 240 - Περιοχή Λεπτομερειών αναφοράς
Εικόνα 2. 241 - Μενού Ενεργειών Αναφοράς
Όταν επιλεγεί η “Προεπισκόπηση”, στο παράθυρο “Λεπτομερειών Αναφοράς”

εμφανίζεται υλοποιημένη πλέον η “Αναφορά” (Εικόνα 2.242).
253 |
Εικόνα 2. 242 - Αναφορά
Μέσω της “Αναφοράς”, ο Χρήστης, έχει τις εξής επιλογές:

, όπου αναπτύσσοντας, την ετικέτα “Εκτύπωσης”, του δίνονται οι
επιλογές της Εικόνας 2.43.
Εικόνα 2. 243 - Επιλογές Εκτύπωσης Αναφοράς
, “Αποθήκευση της Αναφοράς” με τις επιλογές της Εικόνας 2.44.
Εικόνα 2. 244 - Επιλογές Αποθήκευσης Αναφοράς
, πλοήγηση ανάμεσα στις σελίδες της

“Αναφοράς”, με τις ετικέτες πλοήγησης.
, Αλλαγή του ζουμ της “Αναφοράς” ή “Πλήρης
Προβολή της Αναφοράς στην Οθόνη”.
254 |
Πολυκαναλικό Σύστημα Εξυπηρέτησης / Webmail
3. ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΛΥΚΑΝΑΛΙΚΗΣ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ /ΘΕΜΑΤΑ ΤΗΛΕΡΓΑΣΙΑΣ

/WEBMAIL
3.1 ΣύστημαΠολυκαναλικήςΕξυπηρέτησης
Το πολυκαναλικό σύστημα εξυπηρέτησης προσφέρει στους υπαλλήλους των

Υπουργείων Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Οικονομικών, την δυνατότητα διακριτών
τρόπων (καναλιών) για την ικανοποίηση μιας σειράς αιτημάτων. Αυτή τη στιγμή το
σύστημα υποστηρίζει 2 κανάλια εξυπηρέτησης:
3.1.1 Τηλεφωνική
Σε αυτό το κανάλι επικοινωνίας υπάρχουν δύο τηλεφωνικοί αριθμοί μέσω των

οποίων μπορεί να δηλωθεί κάποιο αίτημα ή πρόβλημα προκειμένου να
διεκπεραιωθεί και να απαντηθεί το δυνατόν συντομότερα από την αρμόδια ομάδα.
• Για τους υπαλλήλους του υπουργείου Οικονομικών ο τηλεφωνικός αριθμός είναι:
213 133 3013
• Για τους υπαλλήλους του υπουργείου Οικονομικών ο τηλεφωνικός αριθμός είναι:
213 133 3073
Καλώντας σε έναν από τους 2 αυτούς αριθμούς, ο υπάλληλος μπορεί να

εξυπηρετηθεί πληκτρολογώντας τον αντίστοιχο αριθμό θεματικής από τις παρακάτω
επιλογές:
1. Αιτήματα σχετικά με το Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο και το Σύστημα

Διακίνησεις Εγγράφων της Υπηρεσίας (ΣΗΔΕ)
2. Αναγγελία βλαβης εξοπλισμού ή λογισμικού συστήματος. Θα πρέπει
να είμαστε βέβαιοι ότι υπάρχει ενεργή σύμβαση που θα καλύψει το κόστος
αποκατάστασης.
3. Αιτήματα σχετικά με την έκδοση Ψηφιακής Υπογραφής σε μορφή USB
Stick (όχι της άϋλης που χρησιμοποιείται μέσω του https://sign.mindigital-shde.gr)
3.1.2 Δικτυακή εφαρμογή
Αυτό το κανάλι επικοινωνίας χρησιμοποιεί μια δικτυακή εφαρμογή η οποία

επιτρέπει στον / ην υπάλληλο να υποβάλλει ένα αίτημα, χρησιμοποιώντας μια σειρά
από φόρμες στις οποίες θα υποβάλλει τα απαραίτητα στοιχεία. Για την είσοδο στην
255 |
εφαρμογή θα πρέπει να επιβεβαιώσει ότι ο Η/Υ έχει πρόσβαση στο intranet. Σταθμοί
εργασίας που έχουν πρόσβαση στο Internetδεν επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση.
Κατόπιν θα πρέπει να επιλέξει τον κατάλληλο σύνδεσμο ανάλογα με τον φορέα στον
οποίο ανήκει. Οι διαθέσιμοι σύνδεσμοι και ο αντίστοιχος φορέας εξυπηρέτησης είναι
οι παρακάτω:
• Οι υπάλληλοι του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχουν πρόσβαση από
το:
https://ke.mindigital.gr/WebTicket
• Οι υπάλληλοι του Υπουργείου Οικονομικών έχουν πρόσβαση από το:
https://ke-ypoik.ggps.gsis/WebTicket
• και ειδικά οι υπάλληλοι του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους μέσω του:
https://ke-ypoik-int.gsis.gr/WebTicket/
Επειδή χρησιμοποιείται πιστοποιητικό selfsigned30, την πρώτη φορά, εμφανίζεται
η γνωστή προειδοποίηση σχετικά με την ασφάλεια της σύνδεσής μας:
Εικόνα 3.1.1 Προειδοποίηση ασφάλειας ιστοτόπου
Ακολούθως εμφανίζεται η διπλανή εικόνα για

την ταυτοποίηση μας, στην οποία θέτουμε τα
στοιχεία αυθεντικοποίησης που είναι ίδια με το
ΣΗΔΕ. (Για Username χρησιμοποιούμε το λεκτικό
πριν το ‘@’ της email διεύθυνσής μας και password
το ίδιο με το email).
30Τοπιστοποιητικό δεν έχει εκδοθεί από κάποιο φορέα που να είναι παγκοσμίως αποδεκτός και γνωστός στον
φυλλομετρητή μας
256 |
Μόλις εισέλθουμε στο σύστημα εμφανίζεται η οθόνη με τα προσωπικά μας

στοιχεία (Εικ. 3.1.2). Σε περίπτωση που η φόρμα είναι ελλιπής, συμπληρώνουμε τα
στοιχεία που λείπουν και κάνουμε κλικ στο «Επόμενο»
Εικόνα 3.1.2 Φόρμα προσωπικών στοιχείων
Στην επόμενη καρτέλα συμπληρώνουμε την διεύθυνση ηλεκτρονικού

ταχυδρομείου (email) και το τηλέφωνό μας, μέσω των οποίων επιθυμούμε να γίνεται
η επικοινωνία με το σύστημα αιτημάτων (Εικ. 3.1.3)
257 |
Εικόνα 3.1.3 Στοιχεία επικοινωνίας αιτημάτων
Στο επόμενο βήμα εμφανίζεται η καρτέλα για την εισαγωγή των στοιχείων του
αιτήματος (Εικ. 3.1.4). Ενεργοποιώντας το «Επιλογή Θέματος» παρουσιάζεται μια
λίστα με τα διαθέσιμα Θέματα. Επιλέγουμε το θέμα για το οποίο θέλουμε να
εξυπηρετηθούμε και στο πεδίο κειμένου «Ερώτημα» πληκτρολογούμε το πρόβλημα
για το οποίο χρειαζόμαστε επίλυση.
Εικόνα 3.1.4 Λεπτομέρειες αιτήματος
258 |
Σε περίπτωση που το θέμα περιέχει

πληροφορίες τις οποίες θα πρέπει να
γνωρίζουμε τότε εμφανίζεται η
απαίτηση λήψης κάποιου αρχείου με
τη σχετική ενημέρωση το οποίο και
πρέπει να διαβάσουμε όπως φαίνεται
στην διπλανή εικόνα.
Προχωρώντας στο επόμενο βήμα (Εικ. 3.1.5) έχουμε την δυνατότητα να

επισυνάψουμε κάποιο αρχείο σχετικό με το πρόβλημα για την καλύτερη τεκμηρίωσή
του.
Εικόνα 3.1.5 Μεταφόρτωση ενημερωτικού αρχείου
Στο τελευταίο βήμα (Εικ. 3.1.6) επιβεβαιώνουμε την αποστολή αιτήματος

επιλέγοντας το σχετικό εικονίδιο.
259 |
Εικόνα 3.1.6 Επιβεβαίωση και αποστολή
Εφόσον η αποστολή του αιτήματος μας είναι επιτυχής το αίτημά μας καταχωρείται
και λαμβάνουμε έναν μοναδικό αριθμό αιτήματος (Εικ. 3.1.7) με τον οποίο μπορούμε
να παρακολουθήσουμε την εξέλιξη του.
Εικόνα 3.1.7 Καταχώριση αιτήματος
3.1.2.1 Λήψη ενημερωτικού μηνύματος υποβολής
Όταν το αίτημά μας υποβληθεί και όταν απαντηθεί, λαμβάνουμε ένα ενημερωτικό
μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση που δηλώσαμε κατά την
υποβολή του. Με τον υπερσύνδεσμο που περιέχει το μήνυμα έχουμε την δυνατότητα
να μεταβούμε στο Αποθετήριο αιτημάτων αργότερα για να δούμε την απάντηση που
έχουμε λάβει. Το μήνυμα θα έχει τίτλο “Ticket Info”.
260 |
Θα απαιτηθεί
είσοδος με
κωδικούς
ΣΗΔΕ
Εικόνα 3.1.8 Ηλεκτρονικό μήνυμα αιτήματος
3.1.2.2 Αναζήτηση στο αποθετήριο αιτημάτων
Όταν μεταβούμε στο αποθετήριο αιτημάτων μας, παρουσιάζεται η φόρμα

αναζήτησης αιτήματος (Εικ. 3.1.10α). Πληκτρολογώντας τον αριθμό αιτήματος στο
σχετικό πεδίο και κατόπιν ενεργοποιώντας το εικονίδιο Αναζήτηση, θα εμφανιστεί η
καρτέλα με τα στοιχεία και την απάντηση στο αίτημά μας (Εικ. 3.1.10β).
Εικόνα 3.1.10 Διαδικασία αναζήτησης αιτήματος
261 |
3.2 Θέματα Τηλεργασίας
3.2.1 Απομακρυσμένη πρόσβαση στο δίκτυο της ΓΓΠΣΔΔ μέσω VPN
3.2.1.1 Ιδεατά ιδιωτικά δίκτυα.
Από τη δεκαετία του 1970 και μετά, η πρόοδος στις τεχνολογίες επικοινωνιών,
επέτρεψε σε μεγάλους οργανισμούς, να δημιουργήσουν εταιρικά ιδιωτικά δίκτυα, με
χρήση μισθωμένων καναλιών. Τα δίκτυα αυτά, χαρακτηρίζονταν από αξιοπιστία και
ασφάλεια, αλλά ήταν υψηλού κόστους. Με την έλευση και διάδοση του Διαδικτύου,
τα ιδιωτικά εταιρικά δίκτυα, σταδιακά έδωσαν τη θέση τους στα ιδεατά ιδιωτικά
δίκτυα (Virtual Private Networks — VPNs), με την τεχνολογία των οποίων,
δημιουργούνται ιδιωτικά δίκτυα, τα οποία διασυνδέονται με χρήση του Διαδικτύου
αντί των υψηλού κόστους μισθωμένων γραμμών. Γενικότερα, η τεχνολογία VPN,
δημιουργεί ιδεατές — λογικές — συνδέσεις στην φυσική υποδομή δημόσιων
δικτύων, τυπικά σήμερα στο Διαδίκτυο, με σκοπό την ασφαλή σύνδεση σε ιδιωτικά
δίκτυα οργανισμών. Τα δίκτυα αυτά, χρησιμοποιούν μεθόδους και πρωτόκολλα
κρυπτογραφίας και σηράγγωσης (tunneling), με αποτέλεσμα, τη δημιουργία μιας
λογικής ασφαλούς καναλιού, μέσω της οποίας, τα διακινούμενα μηνύματα
θωρακίζονται από τυχόν προσπάθειες υποκλοπής τους· μόνο ο αποστολέας και ο
επιθυμητός παραλήπτης μπορούν να διαβάσουν σωστά τα διακινούμενα μεταξύ
τους μηνύματα (Εικ. 3.2.1). Με τον τρόπο αυτό, καθίσταται δυνατή η πρόσβαση
απομακρυσμένων χρηστών σε δίκτυα οργανισμών, με χρήση μιας σύνδεσης στο
Διαδίκτυο και ειδικής εφαρμογής που υλοποιεί τα απαιτούμενα πρωτόκολλα
κρυπτογράφησης και σηράγγωσης. Τα VPNs, χρησιμοποιούνται επίσης σε
περιπτώσεις όπου απαιτείται ασφαλής σύνδεση με εξωδίκτυα — δίκτυα μεταξύ
οργανισμών και εξωτερικών οντοτήτων.
Εικόνα 3.2.1 Ιδεατά Ιδιωτικά Δίκτυα
Η πρόσβαση στο εσωτερικό δίκτυο της ΓΓΠΣΔΔ μπορεί να επιτευχθεί με την χρήση
μιας VPN (Virtual Private Network) σύνδεσης. Είναι σημαντικό να ξέρουμε ότι εφόσον
συνδεθούμε στο VPN, ο υπολογιστής σύνδεσης δεν έχει πλέον πρόσβαση στο
262 |
Internet. Αυτό συμβαίνει για λόγους ασφάλειας καθώς μια σύνδεση VPN πρέπει να
είναι απομονωμένη από κάθε άλλη σύνδεση ώστε να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος
κακόβουλων ενεργειών (πχ υποκλοπών). Για παράδειγμα δεν είναι δυνατόν να
είμαστε συνδεδεμένοι στον υπολογιστή του γραφείου και ταυτόχρονα να
συμμετέχουμε σε τηλεδιάσκεψη μέσω webex. Μπορούμε φυσικά να
χρησιμοποιούμε την σύνδεση στο Internet από τον υπολογιστή του γραφείου μας.
Αυτή τη στιγμή ο φορέας διαθέτει 2 είδη VPN σύνδεσης:
3.2.1.2 CiscoAnyconnect
Με αυτή την εφαρμογή (Εικ. 3.2.2) έχουμε την δυνατότητα να συνδεθούμε σε

έναν υπολογιστή που βρίσκεται στο κτίριο της ΓΓΠΣΔΔ και να τον χρησιμοποιήσουμε
με τον ίδιο τρόπο που τον χρησιμοποιούμε και όταν βρισκόμαστε στο γραφείο μας.
Επίσης μπορούμε να συνδεθούμε απ’ ευθείας σε πληθώρα εφαρμογών του
εσωτερικού δικτύου για τις οποίες πρώτα έχουμε ζητήσει άδεια πρόσβασης.
Εικόνα 3.2.2 Εφαρμογή CiscoAnyconnect
Η διαδικασία απόκτησης ενός λογαριασμού για την χρήση του CiscoVPN

περιλαμβάνει την αποστολή αιτήματος από τον προϊστάμενο της υπηρεσίας προς το
τμήμα Α της ΔΔYYΚΝ στην ηλεκτρονική διεύθυνση netadm@gsis.gr. Ο λογαριασμός
στο VPNείναι αυστηρά προσωπικός και συνεπώς σε κάθε αίτημα θα πρέπει να
αναφέρονται: το ονοματεπώνυμο του χρήστη, το υπηρεσιακό του email και η ΙΡ
διεύθυνση του προσωπικού του υπολογιστή στον οποίο θέλει να συνδεθεί. Η
εισαγωγή του προσωπικού κωδικού θα πραγματοποιείται σύμφωνα με τις οδηγίες
σύνδεσης που θα του αποσταλούν.
263 |
3.2.1.3 ForticlientSSLVPN
Με αυτή την εφαρμογή (Εικ. 3.2.3) έχουμε την δυνατότητα να συνδεθούμε σε

κάποιον υπολογιστή που βρίσκεται εκτός κτιρίου της ΓΓΠΣΔΔ. Η δημιουργία και
διαχείριση του λογαριασμού γίνεται από την ομάδα του ActiveDirectory.
Εικόνα 3.2.3 Εφαρμογή FortiClient
Η διαδικασία περιλαμβάνει την αποστολή αιτήματος από τον προϊστάμενο της

υπηρεσίας προς την ομάδα του Active Directory (activedirectory@gsis.gr) με
κοινοποίηση στην ομάδα δικτύων (netadm@gsis.gr). Στα στοιχεία του αιτήματος θα
πρέπει να αναφέρονται: το ονοματεπώνυμο του χρήστη, το υπηρεσιακό του email
και η ΙΡ διεύθυνση του προσωπικού του υπολογιστή στον οποίο θέλει να συνδεθεί.
Η εισαγωγή του προσωπικού κωδικού θα πραγματοποιείται σύμφωνα με τις οδηγίες
σύνδεσης που θα του αποσταλούν.
3.2.2 Πρόσβαση σε σταθμό εργασίας
Εφόσον έχουμε συνδεθεί στο VPN και συνεπώς στο εσωτερικό δίκτυο της ΓΓΠΣΔΔ
(intranet) έχουμε την δυνατότητα να συνδεθούμε στον Η/Υ της υπηρεσίας εάν αυτός
είναι σε λειτουργία και έχει ενεργοποιηθεί η δυνατότητα απομακρυσμένης
σύνδεσης. Η σύνδεση σε αυτόν γίνεται με χρήση κάποιου προγράμματος που μπορεί
να χρησιμοποιήσει το πρωτόκολλο επικοινωνίας RDP (Remote Desktop Protocol). Το
πιο συνηθισμένο πρόγραμμα στο περιβάλλον των Windows είναι η εφαρμογή
Remote Desktop Connection / Απομακρυσμένη Επιφάνεια Εργασίας (Εικ. 3.2.4).
264 |
Εικόνα 3.2.4 Remote Desktop Connection
Με την παραπάνω εφαρμογή, εισάγοντας την ΙΡ διεύθυνση, το όνομα χρήστη και

τον κωδικό μας, μπορούμε να συνδεθούμε σε έναν σταθμό εργασίας με λειτουργικό
σύστημα Windows και να χρησιμοποιούμε την επιφάνεια εργασίας με τον ίδιο τρόπο
που θα τον χρησιμοποιούσαμε εάν είμαστε μπροστά του.
Σε περίπτωση που υπάρχει κάποιο πρόβλημα σύνδεσης και εφόσον βεβαιωθούμε
πρώτα ότι ο υπολογιστής που θέλουμε να συνδεθούμε είναι ανοικτός, μπορούμε να
απευθυνθούμε στην ομάδα του Active Directory για να ελέγξουν τον λογαριασμό
μας. Το αίτημα μας θα πρέπει να αποσταλεί στο activedirectory@gsis.gr
αναφέροντας οπωσδήποτε το username που χρησιμοποιούμε και την ΙΡ διεύθυνση
του υπολογιστή στον οποίο θέλουμε να συνδεθούμε.
265 |
3.3 Webmail
3.3.1 Είσοδος – το γενικό περιβάλλον της εφαρμογής
Για εισαγωγή στις υπηρεσίες mail μέσω web, στη γραμμή διευθύνσεων του
φυλλομετρητή που χρησιμοποιούμε, πληκτρολογούμε την URL: https://hera.gsis.gr
Εμφανίζεται η οθόνη εισόδου της υπηρεσίας web mail (εικ. 3.3.1). Στο πεδίο
Όνομα Χρήστη /username συμπληρώνουμε το όνομα χρήστη που μας έχει αποδοθεί
(ldap), στη μορφή o.epwnymo@domain.gr όπου domain ο τομέας στον οποίο ανήκει
ο λογαριασμός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας: gsis, glk, gspp κ.λπ. Στη θέση
Κωδικός Πρόσβασης (Password), πληκτρολογούμε την λέξη πρόσβασης (password)
που ισχύει για το όνομα χρήστη που μας έχει δοθεί.
Σχήμα 3.3.1 Οθόνη εισαγωγής στην υπηρεσία webmail.
Αν η πλητρολόγηση γίνει σωστά, εμφανίζεται η οθόνη της εικόνας 3.3.2.
266 |
Εικόνα 3.3.2 Το βασικό περιβάλλον της υπηρεσίας webmail.
Με αναφορά στην παραπάνω εικόνα διακρίνουμε κατά βάση τα ακόλουθα:

Βασικές επιλογές της εφαρμογής, όπως την διαχείριση αλληλογραφίας μέσω των
επιλογών της οποίας γίνεται το κύριο έργο χειρισμού της ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας· τη διαχείριση των επαφών· το ημερολόγιο και τις δυνατότητες
ρυθμίσεων μέσω των οποίων, παραμετροποιούμε το περιβάλλον μας ανάλογα με τις
προτιμήσεις μας.
Εργαλειοθήκη. Ανάλογα με την εκάστοτε επιλεγμένη κύρια επιλογή,
εμφανίζονται σχετικά εργαλεία, στην εργαλειοθήκη που βρίσκεται στο χώρο ακριβώς
από κάτω.
Λίστα ενεργειών. Κλικ στο εικονίδιο γραναζιού, εμφανίζει λίστα ενεργειών που
μπορούν να εφαρμοστούν στο εκάστοτε επιλεμένο αντικείμενο.
Πλαίσιο αναζήτησης. Αν η τρέχουσα εργασία που έχει επιλεγεί, επιτρέπει
εργασίες αναζήτησης, στο άνω δεξιό τμήμα το παραθύρου, εμφανίζεται ένα πλαίσιο,
μέσω του οποίου, μπορεί κανείς να αναζητήσει στοιχεία, πληκτρολογόντας κάποιο
κριτήριο αναζήτησης και πιέζοντας Enter. Από το εικονίδιο του φακού που υπάρχει
στο αριστερό μέρο του πλαισίου, μπορούν να τεθούν τεθούν επιπλέον κριτήρια (βλ.
υποενότητα 3.3.5).
Αλλαγή αναλογιών. Στα όρια των διαφόρων περιοχών του παραθύρου, όπου
εμφανίζονται οι δύο παράλληλες γραμμές (κατακόρυφες ή οριζόντιες), μπορεί
σύροντάς τις προς την επιθυμητή κατεύθυνση να πραγματοποιηθεί αλλαγή των
αναλογιών μεταξύ των τμημάτων του παραθύρου της εφαρμογής.
267 |
Βοηθητικές επιγραφές – ετικέτες. Αν

αφήσουμε για λίγο το δείκτη του ποντικιού σε
κάποιο γραφικό στοιχείο της εφαρμογής,
εμφανίζεται επιγραφή - ετικέτα σχετικά με τη
λειτουργία του εν λόγω στοιχείου.
Ένα παράδειγμα της ευκολίας αυτής
φαίνεται στην εικόνα δίπλα.
Ας σημειωθεί εδώ ότι, το παραπάνω
περιβάλλον, αντιστοιχεί στο περιβάλλον Larry. Η εφαρμογή, περιλαμβάνει δύο
ακόμα περιβάλλοντα, το Clasic και το Elastic που είναι προσανατολισμένο σε κινητές
συσκευές (Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Περιβάλλον χρήστη, βλ. σχετική υποενότητα).
3.3.2 Σύνταξη και αποστολή μηνύματος
Η γενική διαχείριση μηνυμάτων, γίνεται από την κύρια επιλογή E-mail. Ειδικότερα,
η δημιουργία μηνύματος γίνεται με κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου μηνύματος
(δεύτερο κουμπί από αριστερά εικόνα 3.3.3).
Ας σημειωθεί εδώ ότι, μπορεί κανείς να δημιουργήσει μήνυμα και σε ανεξάρτητο
αναδυόμενο παράθυρο. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί, επιλέγοντας:
Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Δημιουργία μηνυμάτων και στη συνέχεια επιλέγοντας
(αποεπιλέγοντας - αν θέλει να αναιρέσει τη συγκεκριμένη δυνατότητα), το πλαίσιο
σημείωσης Σύνθεση μηνύματος σε νέο παράθυρο
Εικόνα 3.3.3. Ενεργοποίηση δημιουργίας μηνύματος.
Σε κάθε περίπτωση, η οθόνη σύνταξης μηνύματος, έχει τη μορφή της εικόνας

3.3.4. Στην οθόνη αυτή, συντάσσουμε το μήνυμα, πληκτρολογώντας τα στοιχεία
δρομολόγησης του μηνύματος προς τον παραλήπτη(ες), όπως το θέμα τις
επικεφαλίδες του μηνύματος και φυσικά το ίδιο το μήνυμα.
268 |
Εικόνα 3.3.4 Οθόνη σύνταξης μηνύματος.
3.3.2.1 Συμπλήρωση στοιχείων παραληπτών
Οι διευθύνσεις των παραληπτών του μηνύματος που θα συνθέσουμε, μπορεί να

γίνει με απλή πληκτρολόγηση τους, στο πεδίο Παραλήπτης. Τυπικά, κατά την
πληκτρολόγηση μιας διεύθυνσης παραλήπτη, η εφαρμογή αναζητά ταιριάσματα
συνεχώς, έως και τον πιο πρόσφατα πληκτρολογημένο χαρακτήρα, στο βιβλίο
διευθύνσεων και υποδεικνύει τις διευθύνσεις που ταιριάζουν. Μπορούμε να
κινηθούμε στις προτεινόμενες διευθύνσεις, με τα βέλη έως την επιθυμητή και να την
εισάγουμε με Enter (Εικ. 3.3.5).
269 |
Εικόνα 3.3.5 Εισαγωγή παραλήπτη με πληκτρολόγηση.
Μπορούμε να εισάγουμε άνω του ενός παραλήπτη, χωρίζοντάς τους με τον

χαρακτήρα κόμμα (,).
Με παρόμοιο τρόπο, μπορούμε να συμπληρώσουμε παραλήπτες κοινοποίησης
(CC) και κρυφής κοινοποίησης (BCC), αποκαλύπτοντας τα αντίστοιχα πεδία με κλικ
στα (+) που προηγούνται των Προσθήκη Παραλήπτη Κοινοποίησης και Προσθήκη
Παραλήπτη Κρυφής Κοινοποίησης31.
Οι παραλήπτες μπορούν να επιλεγούν και από τα διαθέσιμα βιβλία διευθύνσεων,
τα οποία εμφανίζονται32 στο αριστερό τμήμα της οθόνης υπό τον τίτλο Επαφές (Εικ.
3.3.6), ακολουθώντας την εξής διαδικασία:
1. Με το δρομέα τοποθετημένο στο πεδίο που μας ενδιαφέρει να εισάγουμε
διεύθυνση, επιλέγουμε με κλικ το βιβλίο διευθύνσεων από αριστερό τμήμα του
παραθύρου της εφαρμογής.
2. Εμφανίζονται33 τα περιεχόμενα του βιβλίου διευθύνσεων που επελέγη στο
προηγούμενο βήμα. Αναζητούμε τη διεύθυνση που μας ενδιαφέρει και αφού την
31Η διαφορά των πεδίων Κοινοποίηση (αγγλικά Carbon Copy - CC) και Κρυφή Κοινοποίηση (αγγλικά Blind Carbon
Copy - BCC), συνίσταται στο ότι, στην πρώτη περίπτωση οι παραλήπτες στους οποίους κοινοποιείται το μήνυμα
είναι ορατοί σε όλους ενώ στη δεύτερη εμφανίζεται ως κοινοποίηση μόνο ο αντίστοιχος παραλήπτης
32 Η εμφανιζόμενη ταξινόμηση των στοιχείων του επιλεγμένου βιβλίου εργασίας, μπορεί να ρυθμιστεί
(Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Επαφές). Επίσης, αν το πλήθος των διευθύνσεων που περιλαμβάνονται στο βιβλίο
εργασίας ξεπερνά τη μία εμφανιζόμενη σελίδα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα χειριστήρια μετακίνησης.
33Η εμφανιζόμενη ταξινόμηση των στοιχείων του επιλεγμένου βιβλίου εργασίας, μπορεί να ρυθμιστεί
(Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Επαφές). Επίσης, αν το πλήθος των διευθύνσεων που περιλαμβάνονται στο βιβλίο
εργασίας ξεπερνά τη μία εμφανιζόμενη σελίδα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα χειριστήρια μετακίνησης (Εικ.
3.3.6)
270 |
εντοπίσουμε με διπλό κλικ πάνω της αυτή αντιγράφεται στο σημείο που υπάρχει ο
δρομέας σε κάποιο από τα πεδία παραληπτών.
Εικόνα 3.3.6. Εισαγωγή παραλήπτη με επιλογή από βιβλίο διευθύνσεων
2α. Εναλλακτικά, μπορούμε να επιλέξουμε με απλό κλικ στην επαφή ή στις

επαφές34 που μας ενδιαφέρει/ουν, και στη συνέχεια, να κάνουμε κλικ σε ένα από τα
κουμπιά στο κάτω αριστερό άκρο (To+, Cc+, Bcc+). Με την τελευταία ενέργεια,
αντιγράφονται οι επιλεγμένες διευθύνσεις στα αντίστοιχα πεδία.
3.3.2.2 Σύνταξη μηνύματος
Γενικός ορθογραφικός έλεγχος μπορεί να γίνει με κλικ στο κουμπί Abc

Συλλαβισμός αφού επιλεγεί με κλικ στην αιχμή του βέλους, ως γλώσσα η Ελληνική.
Συνεχίζουμε με τη συμπλήρωση του θέματος και τη σύνταξη του κειμένου του
κυρίως μηνύματος κατά τα γνωστά.
Κατά την πληκτρολόγηση, τυχόν λανθασμένες λέξεις υπογραμμίζονται με κόκκινη
κυματοειδή γραμμή. Με κλικ δεξιά πάνω τους, εμφανίζονται προτάσεις για
διόρθωση.
34Πολλαπλές επιλογές μπορούν να γίνουν, αν κατά την επιλογή ενός εκάστου στοιχείου διεύθυνσης με απλό κλικ,
έχουμε συνεχώς πιεσμένο το πλήκτρο Ctrl.
271 |
3.3.2.3 Προσάρτηση συνημμένου
Για να επισυνάψουμε αρχεία στο μήνυμα, κάνουμε κλικ στο κουμπί Επισύναψη
αρχείου, στο δεξί τμήμα του παραθύρου. Εναλλακτικά κάνουμε κλικ στο εργαλείο
Επισύναψη της εργαλειοθήκης. Εμφανίζεται ένα παράθυρου περιήγησης με τη
δενδρική δομή των αρχείων του υπολογιστή, από όπου κατά τα γνωστά εντοπίζουμε
το αρχείο που θα επισυνάψουμε.
Επαναλαμβάνουμε για όσα αρχεία είναι επιθυμητό να επισυνάψουμε. Τα
επισυναπτόμενα εμφανίζονται ως λίστα στο δεξί τμήμα του παραθύρου. Αν θέλουμε
να αποσύρουμε κάποιο από αυτά, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Kάδου απορριμμάτων
που υπάρχει δίπλα στο αρχείο (Διαγραφή).
Εικόνα 3.3.7 Εργαλειοθήκη σύνταξης μηνυμάτων
3.3.2.4 Αποστολή - αποθήκευση
Όταν το μήνυμα είναι έτοιμο για αποστολή, κάνουμε κλικ στο κουμπί Αποστολή
μηνύματος (δεύτερο από αριστερά κουμπί στην εργαλειοθήκη σύνταξης – εικονίδιο
«σαΐτα»).
Εναλλακτικά, αν το μήνυμα χρήζει επιπλέον επεξεργασίας, μπορούμε να κάνουμε
κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση ως πρόχειρο, οπότε αυτό εισάγεται στο φάκελο
Πρόχειρα35. Από το φάκελο αυτό, μπορεί να ανακληθεί με διπλό κλικ στην γραμμή
που το παριστά, για περεταίρω επεξεργασία και αποστολή.
Τέλος, ένα μήνυμα μπορεί να απορριφθεί, σε οποιαδήποτε φάση της σύνταξής
του, αν αυτό κριθεί αναγκαίο με κλικ στο κουμπί Ακύρωση.
35Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος, αντίγραφά του, αποθηκεύονται αυτόματα στο φάκελο Πρόχειρα, ώστε να
αποφευχθεί απώλεια εργασίας σε μη αναμενόμενες καταστάσεις όπως διακοπή παροχής ρεύματος. Η συχνότητα
αποθήκευσης ρυθμίζεται από την επιλογή Προτιμήσεις>Δημιουργίαμηνυμάτων>Να γίνεται αυτόματη
αποθήκευση σαν πρόχειρο
272 |
3.3.2.5 Απάντηση - προώθηση
Εάν είναι επιθυμητό να απαντήσουμε σε ένα μήνυμα που έχουμε παραλάβει,

αυτό μπορεί να γίνει εύκολα, με επιλογή του (κλικ πάνω του) και στη συνέχεια
κάνοντας κλικ στο εργαλείο Απάντηση (Απάντηση στον αποστολέα) ή Απάντηση …
(Απάντηση στη λίστα ή στον αποστολέα και σε όλους τους παραλήπτες).
Εικόνα 3.3.8 Έναρξη απάντησης σε μηνύμα.
Και οι δύο ενέργειες, ανοίγουν μια οθόνη σύνταξης μηνύματος με τα πεδία των
παραληπτών ανάλογα συμπληρωμένα. Συμπληρωμένο επίσης είναι και το πεδίο
Θέμα, στο οποίο έχει τοποθετηθεί το πρόθεμα Re: (Reply). Μετά τις τυχόν
παρεμβάσεις στα αυτόματα συμπληρωμένα πεδία, συντάσσουμε την απάντηση και
αποστέλλουμε κατά τα γνωστά.
Η θέση αφετηρίας πληκτρολόγησης της απάντησης, μπορεί να
παραμετροποιηθεί36.
Μηνύματα μπορούν επίσης να προωθηθούν με επιλογή και κλικ στο εργαλείο
Προώθηση. Το συγκεκριμένο εργαλείο, προσφέρει δύο επιλογές, οι οποίες,
εμφανίζονται με κλικ στην αιχμή βέλους:
➢ Προώθηση με ενσωμάτωση. Αποτελεί την εξ’ ορισμού προώθηση, δηλ. τον τύπο
προώθησης που θα ενεργοποιηθεί αν κάνουμε απλά κλικ στο εργαλείο. Κατ’
αυτήν, αντιγράφεται τόσο το περιεχόμενο του μηνύματος, όσο και τυχόν
συνημμένα. Και τα δύο μπορούν να μεταβληθούν κατά βούληση.
➢ Προώθηση σαν συνημμένο. Με την επιλογή αυτή, το αρχικό μήνυμα
αντιγράφεται ως συνημμένο στο προωθούμενο μήνυμα. Κατά συνέπεια διατηρεί
την αρχική του μορφή και δεν μπορεί να μεταβληθεί.
36Η θέση της απάντησης, μπορεί να καθοριστεί από την επιλογή Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Δημιουργία μηνυμάτωv.
Στις απαντήσεις επιλέγουμε μια από τις διαθέσιμες στη λίστα επιλογής.
273 |
3.3.2.6 Σύνθεση με απλό κείμενο ή μορφοποιημένο κείμενο
Όταν συνθέτει κανείς ένα μήνυμα, μπορεί να επιλέξει μεταξύ σύνθεσης απλού
κειμένου δηλ. χωρίς καμία μορφοποίηση, ή εναλλακτικά, με τις τυπικές δυνατότητες
μορφοποίησης, μέσω ειδικής
εργαλειοθήκης. Η επιλογή μεταξύ των
δύο, μπορεί να γίνει είτε ατομικά ανά
μήνυμα με χρήση της λίστας Είδος
επεξεργαστή κειμένου απ’ όπου
μπορεί να επιλέξει κανείς Απλό κείμενο ή HTML είτε γενικευμένα μέσω αντίστοιχης
ρύθμισης37. Σε κάθε περίπτωση, επιλογή της HTML, εμφανίζει εργαλειοθήκη
μορφοποίησης, μέσω της οποία προβαίνει κανείς στις γνωστές μορφοποιήσεις.
3.3.2.7 Έτοιμα μηνύματα απαντήσεων
Συχνά στην καθημερινή χρήση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, βολεύει να έχει

κανείς έτοιμα τυποποιημένα μηνύματα που θα μπορεί να χρησιμοποιήσει άμεσα, ως
απόκριση σε αντίστοιχες καταστάσεις.
Προς το σκοπό αυτό, μπορεί να δημιουργήσει μηνύματα του είδους, επιλέγοντας
Ρυθμίσεις>Απαντήσεις
Εμφανίζεται η οθόνη του σχήματος 3.3.9 που ακολουθεί. Σε αυτήν για τη
δημιουργία ενός νέου μηνύματος απάντησης, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο + και στη
συνέχεια δίνουμε όνομα και πληκτρολογούμε το μήνυμα.
Εικόνα 3.3.9 Δημιουργία έτοιμων μηνυμάτων απάντησης.
Ολοκληρώνουμε με κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Στο εξής, τα μηνύματα που

δημιουργήθηκαν με τον πιο πάνω τρόπο, είναι προσπελάσιμα για χρήση στην οθόνη
σύνταξης μηνυμάτων, μέσω του εργαλείου Απαντήσεις. Με κλικ στο επιθυμητό
όνομα, εισάγεται το συνολικό μήνυμα (σχ. 3.3.10).
37Η επιλογή μεταξύ γενικευμένης χρήσης, απλού κειμένου – δυνατότητας μορφοποίησης, μπορεί να γίνει από
την Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Δημιουργία μηνυμάτωv> Δημιουργία μηνύματος σε μορφή HTML
274 |
Εικόνα 3.3.10 Επιλογή μηνύματος απάντησης.
Τροποποίηση μιας απάντησης μπορεί να γίνει με εντοπισμό της και άμεση

επέμβαση στο κείμενό της ενώ η διαγραφή της, με επιλογή και κλικ στο εικονίδιο του
κάδου, δεξιά του εικονιδίου δημιουργίας (+).
3.3.2.8 Εισαγωγή εικόνας
Μπορεί κανείς να εισάγει εικόνα σε ένα μήνυμα που συντάσσει, υπό τον όρο ότι
η σύνταξη γίνεται ως μορφοποιημένο κείμενο (HTML – βλ. προηγούμενη σελίδα).
Στην περίπτωση αυτή, ενεργούμε ως εξής:
1. Εισάγουμε την εικόνα ως συνημμένο (βλ. Προσάρτηση συνημμένου).
2. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή/Επεξεργασία εικόνας της
εργαλειοθήκης.
3. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο δεξιά του πλαισίου κειμένου πηγή. Επιλέγουμε με
κλικ την εικόνα από τη λίστα που εμφανίζεται και στη συνέχεια κάνουμε κλικ
στο κουμπί Εντάξει. Η εικόνα εισάγεται στο σημείο του δρομέα.
4. Αν χρειάζεται της αλλάζουμε μέγεθος σύροντας τα τετράγωνα χειριστήρια στις
γωνίες της.
3.3.2.9 Προτεραιότητα - απόδειξη παραλαβής
Από τη περιοχή που εμφανίζεται κάτω από τις επικεφαλίδες στην οθόνη σύνθεσης
μηνυμάτων, εμφανίζονται δύο ακόμα επιλογές με ενδιαφέρον.
275 |
➢ Προτεραιότητα. Από τη λίστα Προτεραιότητα, επιλέγεται επίπεδο

προτεραιότητας. Η επιλεγμένη προτεραιότητα θα εμφανιστεί στο μήνυμα
που θα παραλάβει ο παραλήπτης.
➢ Απόδειξη παραλαβής. Αν ενεργοποιηθεί το πλαίσιο ελέγχου Αναφορά
Παράδοσης, δημιουργείται μια αίτηση για απόδειξη παραλαβής η οποία
απευθύνεται στον παραλήπτη. Αν ο παραλήπτης αποδεχθεί την αίτηση,
τότε το πρόγραμμα που χρησιμοποιεί δημιουργεί ένα μήνυμα
επιβεβαίωσης το οποίο επιστρέφεται στον αποστολέα.
➢ Ειδοποίηση κατάστασης παραλαβής. Αν ενεργοποιηθεί το πλαίσιο
ελέγχου Κατάσταση αναφοράς παράδοσης, ο διακομιστής ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας (mail server) θα ειδοποιήσει σχετικά με την τύχη του
μηνύματος, όσον αφορά στην παράδοσή του. Σημειώστε ότι, η ειδοποίηση
γίνεται σε επίπεδο εξυπηρετητών (servers) και δεν αποτελεί απόδειξη ότι
ο τελικός παραλήπτης παρέλαβε όντως το μήνυμα.
➢ Επιλογή φακέλου αποθήκευσης. Από τη λίστα Αποθήκευση
απεσταλμένου στο φάκελο, μπορεί κανείς να επιλέξει φάκελο στον οποίο
θα φυλάσσεται ένα αντίγραφο του απεσταλμένου μηνύματος. Η εξ
ορισμού επιλογή εδώ είναι ο φάκελος Απεσταλμένα.
3.3.3 Εμφάνιση και ανάγνωση μηνυμάτων
Όπως αναφέρθηκε στην αρχή της προηγούμενης ενότητας, για να εμφανιστεί η

λίστα μηνυμάτων, και να καταστεί δυνατή η ενεργοποίηση όσων αναφέρθηκαν μέχρι
του σημείου αυτού, πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί η κύρια επιλογή E-mail (με κλικ).
Με κλικ στην επιλογή αυτή, εμφανίζεται η βασική οθόνη χειρισμού ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας του Web mail (Roundcube, Εικ. 3.3.2). Μέσω της οθόνης αυτής,
παρέχονται μια σειρά από μηχανισμοί, μέσω των οποίων μπορεί να διευκολυνθεί η
εργασία χειρισμού της αλληλογραφίας.
Για το χειρισμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, κατά βάση, πρέπει να
χρησιμοποιείται ως κύριο μέσο, κάποια εφαρμογή mail client, όπως το Outlook, το
Windows mail, το Thunderbird κ.λπ. Η εφαρμογή Roundcube, πρέπει να
χρησιμοποιείται επικουρικά και κυρίως για απομακρυσμένη πρόσβαση.
Στην περίπτωση χρήσης προγράμματος client, το ενδεικνυόμενο πρωτόκολλο
σύνδεσης με το διακομιστή αλληλογραφίας είναι το POP. Λόγω της χρήσης του
συγκεκριμένου πρωτοκόλλου, τα εμφανιζόμενα μηνύματα στο Roundcube, μπορεί να
διαφέρουν από αυτά που εμφανίζονται τοπικά στο πρόγραμμα client. Αυτό
συμβαίνει επειδή τα μηνύματα στον εξυπηρετητή τα οποία είναι παλαιότερα σε
ημέρες από συγκεκριμένη καθοριζόμενη παράμετρο, σβήνονται από αυτόν, αφού
πρώτα, μεταφερθούν στο πρόγραμμα client.
276 |
Επίσης, συνίσταται και για λόγους εξασφάλισης, η οργάνωση και η αποθήκευση

των μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους και η τακτική λήψη εφεδρικών αντιγράφων
(backup) των δεδομένων στο πρόγραμμα client που χρησιμοποιείται
3.3.3.1 Βασικοί φάκελοι
Τα μηνύματα οργανώνονται σε φακέλους οι οποίοι αρχικά είναι οι εξής:

➢ Εισερχόμενα. Περιέχει τα εισερχόμενα μηνύματα. Η εφαρμογή ελέγχει
αυτόματα κατά περιόδους για καινούρια εισερχόμενα μηνύματα και αν
υπάρξουν τα προσθέτει στο φάκελο. Χειροκίνητα η ίδια εργασία μπορεί να
γίνει με κλικ στο εργαλείο Ανανέωση (Έλεγχος για νέα μηνύματα)
➢ Πρόχειρα. Περιέχει τα μηνύματα τα οποία έχουν αποθηκευτεί προσωρινά
για μετέπειτα αποστολή.
➢ Απεσταλεμένα. Περιέχει τα μηνύματα που έχουν αποσταλεί.
➢ Ανεπιθύμητα. Περιέχει τα εισερχόμενα μηνύματα.
➢ Κάδος απορριμάτων. Περιέχει τα μηνύματα τα οποία έχουν διαγραφεί
λογικά. Σημειώστε ότι τα μηνύματα που περιέχονται στο φάκελο αυτό, δεν
έχουν διαγραφεί και φυσικά από το διακομιστή οπότε μπορούν να
επανακτηθούν με μεταφορά τους σε άλλο φάκελο (βλ. Διαγραφή
μηνυμάτων).
Εκτός από τους φακέλους αυτούς, μπορεί να δημιουργήσει κανείς δικούς του
ανάλογα με τις ανάγκες οργάνωσης (βλ. υποενότητα Φάκελοι).
3.3.3.2 Εύκολη πρόσβαση σε χρήσιμες δυνατότητες
Όπως θα εξετάσουμε στην επόμενη ενότητα (3.3.4), μπορεί κανείς εύκολα να

προσαρμόσει τον τρόπο προβολής των μηνυμάτων που περιέχονται στους
διάφορους φακέλους, σε τρεις διαφορετικές γενικές διατάξεις. Ανεξάρτητα από τον
τρόπο γενικής προβολής, υπάρχουν τα ακόλουθα εργαλεία γρήγορης πρόσβασης:
277 |
3.3.3.3 Χειριστήρια στο τμήμα μηνυμάτων
Εικόνα 3.3.11 Μετακίνηση και πληροφορίες για το πλήθος των μηνυμάτων
Στο τμήμα μηνυμάτων, εμφανίζονται πάντα χειριστήρια για μετακίνηση στην αρχή
και το τέλος σύμφωνα με την τρέχουσα ταξινόμηση καθώς και μετακίνηση ανά
σελίδα (Εικ. 3.3.11).
Επιπλέον, εμφανίζονται πληροφορίες για τα όρια, με βάση τον αύξοντα αριθμό,
των εμφανιζόμενων μηνυμάτων καθώς και το συνολικό πλήθος τους, πάντα βέβαια
για τον επιλεγμένο φάκελο.
Τα χειριστήρια Λίστα και Θέματα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση
των μηνυμάτων σε απλή λίστα ή σε μορφή που να δείχνει όλη την αλληλουχία που
τυχόν συνοδεύει ένα μήνυμα, (τυχόν προωθήσεις και απαντήσεις) αντίστοιχα (Εικ.
3.3.12). Αν γίνει κλικ στο εργαλείο Θέματα, εμφανίζεται ένα πρόθεμα αιχμής βέλους
στα μηνύματα που χαρακτηρίζονται από αλληλουχίες. Με κλικ στην αιχμή,
εμφανίζεται η αντίστοιχη πλήρης αλληλουχία.
278 |
Εικόνα 3.3.12 Εμφάνιση μηνυμάτων σε λίστα και σε αλληλουχία τυχόν

απαντήσεων – προωθήσεων (Θέματα)
Τέλος, με τις λίστες επιλογών, Επιλέξτε και Θέματα , μπορούν να

διευκολυνθούν μαζικές επιλογές και αναπτύξεις – συμπτύξεις αντίστοιχα. Βέβαια, η
λίστα Θέματα, ενεργοποιείται μόνο όταν η προβολή γίνεται με το αντίστοιχο
εργαλείο προβολής ενεργοποιημένο.
279 |
Εικόνα 3.3.13 Εμφάνιση περισσότερων πληροφοριών παραληπτών (α) και

εμφάνιση όλων των κεφαλίδων ενός μηνύματος (β)
3.3.3.4 Βασική δομή ενός μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας
Κατ’ αναλογία με ένα φυσικό μήνυμα ταχυδρομείου, τα μηνύματα ηλεκτρονικής

αλληλογραφίας, περικλείονται εξωτερικά από ένα ηλεκτρονικό ανάλογο του
φακέλου, γνωστό μάλιστα με το ίδιο όνομα, φάκελος - envelope, το οποίο περιέχει τη
διεύθυνση του παραλήπτη και του αποστολέα, στοιχεία με βάση τα οποία, οι
εξυπηρετητές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας τα δρομολογούν προς τον προορισμό
τους.
Εκτός όμως από τα στοιχεία αυτά και φυσικά το περιεχόμενο, περιλαμβάνονται
και μια σειρά από επιπλέον πληροφορίες, όπως το θέμα, ο/οι παραλήπτες, οι
κοινοποιήσεις, η ημερομηνία και η ώρα κ.α. γνωστές ως κεφαλίδες (headers). Τις
πληροφορίες αυτές, μπορεί να φανταστεί κανείς ως ανάλογες με αυτές που συναντά
στα επίσημα έγγραφα εσωτερικά ενός φακέλου της φυσικής αλληλογραφίας.
Οι εν λόγω πληροφορίες, είναι αυτές που εμφανίζονται με κλικ στο εργαλείο
Εμφάνιση ακατέργαστων κεφαλίδων μηνύματος – σχ. 3.3.13β. Είναι σημαντικό να
γνωρίζει κανείς ότι, η ανεπιθύμητη αλληλογραφία (spam) βασίζεται ακριβώς στην
παραποίηση των κεφαλίδων και για το λόγο αυτό, μπορεί συχνά να αποκαλυφθεί,
εξετάζοντας με προσοχή τις πληροφορίες που εμφανίζονται από τη δυνατότητα αυτή.
280 |
3.3.3.5 Χειριστήρια στο τμήμα περιεχομένου μηνύματος
Όταν επιλεγεί με κλικ ένα μήνυμα, τότε, εμφανίζεται το περιεχόμενο στο

αντίστοιχο τμήμα προεπισκόπησης και διάφορα εργαλεία – χειριστήρια για
πρόσβαση σε μια σειρά από σχετικές ευκολίες.
Στο τμήμα προεπισκόπησης μηνύματος, αριστερά, υπάρχει μια αιχμή βέλους με
ετικέτα Εμφάνιση περισσότερων κεφαλίδων.
Το εικονίδιο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το άνοιγμα του μηνύματος σε δικό
του-ξεχωριστό- παράθυρο, με όλες τις δυνατότητες χειρισμού του.
Στο ίδιο τμήμα, εμφανίζονται τα εικονίδια – εργαλεία τα οποία μπορούν
να χρησιμοποιηθούν για έναρξη διαδικασίας Απάντησης, Απάντησης σε όλους και
Προώθηση του επιλεγμένου μηνύματος αντίστοιχα.
Τέλος με τα εικονίδια μπορεί να γίνει εναλλαγή μεταξύ μορφής HTML
(μορφοποιημένο κείμενο) και απλού κειμένου αντίστοιχα.
3.3.4 Το κουμπί Κατάλογος επιλογών
Κάνοντας κλικ στο κουμπί Κατάλογος επιλογών, εμφανίζεται το παράθυρο

διαλόγου της εικόνας 3.3.14.
Εικόνα 3.3.14 Βασικές επιλογές εμφάνισης
Στο εν λόγω παράθυρο, υπάρχουν τέσσερις στήλες επιλογών, μέσω των οποίων
ελέγχεται ο βασικός τρόπος εμφάνισης των μηνυμάτων:
3.3.4.1 Στήλη Διάταξη
Από τη στήλη Διάταξη, επιλέγοντας Επιφάνεια εργασίας, που είναι και η

προεπιλογή, ο χώρος δεξιά των φακέλων χωρίζεται σε δύο οριζόντια τμήματα· τα
281 |
μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που περιέχονται στον επιλεγμένο -

αριστερά- φάκελο εμφανίζονται στο άνω τμήμα και το περιεχόμενο του επιλεγμένου
μηνύματος στο κάτω τμήμα.
Πρόκειται για την εμφάνιση της εφαρμογής που έχει εξεταστεί μέχρι του σημείου
αυτού.
Εικόνα 3.3.15 Εμφάνιση ως Widescreen
Με την επιλογή Widesrceen, ο χώρος δεξιά των φακέλων, χωρίζεται σε δύο

κατακόρυφα τμήματα· τα μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που περιέχονται
στον επιλεγμένο φάκελο εμφανίζονται στο αριστερό τμήμα -δίπλα στους φακέλους-
και το περιεχόμενο του επιλεγμένου μηνύματος στο δεξί τμήμα.
Εικόνα 3.3.16 Εμφάνιση ως Λίστα
282 |
Τέλος, με την επιλογή Λίστα, ο χώρος δεξιά των φακέλων, εμφανίζεται ενιαίος και
περιέχει μια λίστα όλων των μηνυμάτων του επιλεγμένου φακέλου. Με διπλό κλικ σε
κάποιο από αυτά, εμφανίζεται το αντίστοιχο μήνυμα, ενώ επιστροφή στη λίστα που
αντιστοιχεί σε κάποιο φάκελο, γίνεται με κλικ σε αυτόν στη στήλη των φακέλων. Στην
επιλογή Λίστα, μπορεί να γίνει ακολουθία μετάβασης από ένα μήνυμα στο επόμενο
με κλικ στα αντίστοιχα κουμπιά που εμφανίζονται στο άνω δεξιά τμήμα του
μηνύματος που εμφανίστηκε με διπλό κλικ.
3.3.4.2 Στήλη Στήλες
Από τη στήλη αυτή, επιλέγουμε ποιες από τις

διαθέσιμες στήλες θα εμφανίζονται και ποιες όχι. Οι
στήλες μπορούν να αλλάξουν σχετική θέση, σύροντας τις
επικεφαλίδες τους προς την επιθυμητή θέση. Η θέση
που θα τοποθετηθεί απελευθερώνοντας το κουμπί του
ποντικιού σημειώνεται με μια κατακόρυφη
διακεκομμένη γραμμή.
3.3.4.3 Στήλη Ταξινόμηση στηλών
Από τις επιλογές που εμφανίζονται εδώ, επιλέγουμε ως

προς ποια στήλη θα γίνεται η ταξινόμηση των μηνυμάτων.
Ταξινόμηση μπορεί να γίνει εύκολα και με κλικ στην
επικεφαλίδα της στήλης ως προς την οποία θέλουμε να γίνει η
ταξινόμηση. Επόμενο κλικ αντιστρέφει τη σειρά ταξινόμησης
κ.ο.κ.
3.3.4.4 Στήλη Σειρά ταξινόμησης
Επιλέγουμε αν η ταξινόμηση με βάση την επιλεγμένη στήλη ταξινόμησης, θα

γίνεται κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.
Σε κάθε περίπτωση, χρειάζεται κλικ στο κουμπί Αποθήκευση, για την
ενεργοποίηση των πιο πάνω επιλογών.
3.3.5 Σήμανση μηνυμάτων
Όταν ανοίγουμε με κλικ ένα μήνυμα για να το διαβάσουμε, αυτό αυτόματα

σημειώνεται ως αναγνωσμένο, με αποτέλεσμα η γραμμή που αντιστοιχεί σε αυτό, να
μεταπίπτει από έντονη γραφή σε κανονική και να εξαφανίζεται το αστέρι από την
αντίστοιχη στήλη (αν αυτή έχει καθοριστεί να εμφανίζεται). Υπάρχει δυνατότητα
εναλλαγής μεταξύ των δύο καταστάσεων, με διαδοχικά κλικ στο κελί που
283 |
προσδιορίζεται από τη γραμμή του μηνύματος που μας ενδιαφέρει και τη στήλη με
επικεφαλίδα το αστεράκι (Κατάσταση ανάγνωσης Εικ. 3.3.17).
Εικόνα 3.3.17 Εναλλαγές σήμανσης
Όμοια, ένα μήνυμα μπορεί να επισημανθεί και αντίστροφα, εμφανίζοντας την

αντίστοιχη στήλη και (Επισήμανση) κάνοντας κλικ στη στήλη αυτή στο σημείο τομής
της με τη γραμμή του μηνύματος που μας ενδιαφέρει. Εμφανίζεται ένα σημαιάκι
(flag).
3.3.6 Επιλογές
Επιλογή μηνυμάτων σε ατομική βάση, γίνεται με κλικ στο προς επιλογή μήνυμα.
Πολλαπλά μηνύματα μπορούν να
επιλεγούν, πιέζοντας συνεχώς το
πλήκτρο Ctrl για όσο κάνουμε κλικ
στα μηνύματα που θέλετε να
επιλέξετε.
Επιλογές συνεχόμενων
μηνυμάτων μπορούν να γίνουν, κάνοντας κλικ στο πρώτο μήνυμα της συνεχούς
περιοχής, στη συνέχεια πιέζοντας το πλήκτρο Shift και έχοντας το συνεχώς πιεσμένο,
κάνουμε κλικ στο τελευταίο.
Με τον τρόπο αυτό επιλέγονται και όλα τα ενδιάμεσα. Τέλος, επιλογές πολλαπλών
στοιχείων μπορούν να διευκολυνθούν και από τις λίστες Επιλέξτε στα χειριστήρια
μηνυμάτων (βλ. σχετική υποενότητα).
3.3.7 Φάκελοι
Οι φάκελοι όπως έχει αναφερθεί, εμφανίζονται στο αριστερό τμήμα της

εφαρμογής. Αναφέρθηκε επίσης ότι, αρχικά εμφανίζονται μια σειρά από ειδικούς
φακέλους (Εισερχόμενα, Πρόχειρα, Απεσταλμένα, Ανεπιθύμητα, Κάδος
απορριμμάτων) οι οποίοι διακρίνονται από το ειδικό εικονίδιο με το οποίο
προθεματίζονται. Ο αριθμός που υπάρχει δεξιά, αναφέρεται στο πλήθος των
μηνυμάτων που περιέχει ο φάκελος και δεν έχουν διαβαστεί.
284 |
Πέρα από τους αρχικούς αυτούς φακέλους, μπορεί κανείς να δημιουργήσει και
άλλους, ανάλογα με τις ανάγκες οργάνωσης του.
Με κλικ σε κάποιον φάκελο, αυτός επιλέγεται και εμφανίζονται δεξιά τα μηνύματα
που περιέχει. Ο επιλεγμένος κάθε φορά φάκελος, φωτίζεται διαφορετικά από τους
υπόλοιπους.
Φάκελοι που περιέχουν υποφακέλους οι οποίοι δεν
εμφανίζονται, εμφανίζουν ένα “+” στην κάτω δεξιά γωνία του
εικονιδίου τους. Με κλικ σε αυτό, γίνεται εμφάνισή τους. Με
τον τρόπο αυτό, μπορεί να αποκαλυφθεί η συνολική δενδρική
δομή. Για σύμπτυξη κάνουμε κλικ στο “–“ το οποίο επίσης
εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του φακέλου.
285 |
3.3.7.1 Δημιουργία φακέλου και μετονομασία
Για να δημιουργήσουμε ένα καινούριο φάκελο, μπορούμε να ακολουθήσουμε την

εξής διαδικασία:
1. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Ενέργειες σε φακέλους (γρανάζι, στην κάτω
αριστερή γωνία) της περιοχής φακέλων και επιλέγουμε Διαχείριση φακέλων.
2. Ενεργοποιείται η αντίστοιχη δυνατότητα των ρυθμίσεων. Σε αυτήν, στο τμήμα
όπου εμφανίζονται οι υπάρχοντες φάκελοι, κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Δημιουργία
νέου φακέλου.
3. Στο τμήμα Ιδιότητες φακέλου που εμφανίζεται, πληκτρολογούμε όνομα και
επιλέγουμε το γονικό φάκελο.
4. Ολοκληρώνουμε με κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Ο φάκελος δημιουργείται
κάτω από αυτόν που έχει επιλεγεί ως γονικός.
3.3.18 Δημιουργία νέου φακέλου
Σημειώστε ότι, αν στο βήμα 2, πριν το κλικ στο εικονίδιο Δημιουργία νέου
φακέλου, έχει γίνει επιλογή κάποιου φακέλου, προτείνεται ως γονικός, ο
συγκεκριμένος φάκελος.
Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να μετονομάσουμε τον επιλεγμένο φάκελο,
πληκτρολογώντας το καινούριο όνομα στο Όνομα φακέλου και στη συνέχεια
κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
286 |
3.3.7.2 Διαγραφή φακέλου
Για να διαγράψουμε ένα φάκελο, εμφανίζουμε τις επιλογές χειρισμού φακέλων

με τον τρόπο που αναφέρθηκε στο βήμα 1
της προηγούμενης ενότητας ή επιλέγοντας
Ρυθμίσεις>Φάκελοι. Επιλέγουμε με κλικ τον
προς διαγραφή φάκελο και στη συνέχεια
κάνουμε κλικ στο εικονίδιο Ενέργειες στους
φακέλους. Από το μενού που εμφανίζεται
επιλέγουμε Διαγραφή. Ολοκληρώνουμε με
επιβεβαίωση στο σχετικό μήνυμα.
3.3.7.3 Μετακίνηση – αντιγραφή μηνυμάτων σε φακέλους
Για μετακίνηση ενός ή περισσότερων μηνυμάτων τα οποία έχουν επιλεγεί, μπορεί

να γίνει απλά, σύροντας προς τον φάκελο προορισμού. Αν ο φάκελος προορισμού
δεν είναι ορατός επειδή αποτελεί υποφάκελο κάπου άλλου, η μέθοδος λειτουργεί
επίσης· απλά αρκεί να κρατήσουμε το μήνυμα για δύο δεύτερα πάνω στον γονικό
φάκελο. Αυτός αναπτύσσεται αυτόματα. Συνεχίζοντας, εντοπίζεται τελικά ο φάκελος
προορισμού, όπου αποθέτουμε το μήνυμα.
3.3.19 Μετακίνηση - αντιγραφή σε φακέλους
Αντιγραφή μπορεί να πραγματοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο, με τη διαφορά ότι,

πρέπει να πιεστεί και να κρατηθεί πιεσμένο το πλήκτρο Shift καθ’ όλη την πιο πάνω
διαδικασία.
Εναλλακτικά, μπορεί να γίνει μετακίνηση τωνεπιλεγμένων μηνυμάτων, με την
επιλογή του εργαλείου > Μετακίνηση σε…/Αντιγραφή σε…. Από τη λίστα
φακέλων που εμφανίζεται, επιλέγεται ο φάκελος προορισμού.
287 |
3.3.7.4 Διαγραφή μηνυμάτων
Το επιλεγμένο μήνυμα μπορεί να μεταφερθεί από τον τρέχοντα φάκελο, στο

φάκελο Κάδος απορριμμάτων, με κλικ στο
εικονίδιο του Κάδου απορριμμάτων
(Διαγραφή). Εναλλακτικά μπορεί να πιεστεί το
πλήκτρο Del.
Η ενέργεια αυτή, εξ’ ορισμού, θα
μετακινήσει το μήνυμα -ή τα μηνύματα- στον
φάκελο Κάδος απορριμμάτων. Κατ’ αυτόν τον
τρόπο, το μήνυμα δεν διαγράφεται οριστικά και
κατά συνέπεια, δεν απελευθερώνεται ο αντίστοιχος χώρος από το γραμματοκιβώτιο,
αλλά το/α μήνυμα/τα μπορούν να ανακτηθούν μετακινώντας τα, σε κάποιον άλλο
φάκελο, αν αυτό είναι επιθυμητό.
Παράκαμψη της μεταφοράς στον Κάδο απορριμμάτων, μπορεί να γίνει, με πίεση
του πλήκτρου Shift κατά το κλικ στο
εικονίδιο του Κάδου
απορριμμάτων (Διαγραφή), ή
χρησιμοποιώντας το συνδυασμό
Shift+Del μετά την επιλογή των
προς διαγραφή μηνυμάτων. Στην
περίπτωση αυτή, ζητείται
επιβεβαίωση της διαγραφής
Για να γίνει μαζικά, οριστική διαγραφή των μηνυμάτων που υπάρχουν στο φάκελο
Κάδος απορριμμάτων και
απελευθέρωση του αντίστοιχου χώρου
στο γραμματοκιβώτιο, μπορεί να
ακολουθηθεί η εξής διαδικασία:
1. Επιλέγουμε τον φάκελο Κάδος
απορριμμάτων.
2. Με επιλεγμένο το φάκελο,
κάνουμε κλικ στο γρανάζι στην κάτω
αριστερή γωνία του παραθύρου της
εφαρμογής.
3. Επιλέγουμε Άδειασμα και
επιβεβαιώνουμε στο παράθυρο
διαλόγου που εμφανίζεται.
288 |
3.3.7.5 Χώρος γραμματοκιβωτίου
Σε κάθε λογαριασμό, αντιστοιχεί συγκεκριμένος χώρος γραμματοκιβωτίου.

Στο κάτω αριστερό άκρο της εφαρμογής, υπάρχει ένα σύμβολο γραφικής
παράστασης πίτας. Το συγκεκριμένο σύμβολο, απεικονίζει το ποσοστό του
κατειλημμένου χώρου από τον συνολικό που διατίθεται από το σύστημα για το
γραμματοκιβώτιο (mailbox) του
χρήστη. Επιπλέον, αν τοποθετήσουμε
για λίγο το δείκτη του ποντικιού στη
συγκεκριμένη γραφική παράσταση,
αναδύεται επιγραφή, όπου φαίνεται ο κατειλημμένος χώρος και ο συνολικός σε
απόλυτες τιμές.
Επιβάλλεται η παρακολούθηση και η διαγραφή των μηνυμάτων που δεν
χρειάζονται ή κατέβασμα σε τοπικό επίπεδο (PC) στον client που χρησιμοποιούμε π.χ.
Outlook, Thunderbird κ.λ.π. και στη συνέχεια διαγραφή τους, κατά τα αναφερόμενα
στην προηγούμενη παράγραφο. Διαφορετικά, αν ο διατιθέμενος ανά χρήστη χώρος
εξαντληθεί, η λήψη νέων μηνυμάτων θα είναι αδύνατη.
3.3.8 Αναζητήσεις
Το Webmail Roundcube μας παρέχει τη δυνατότητα για αναζήτηση μηνυμάτων με

βάση κριτήρια.
Μπορεί να ακολουθηθεί η εξής διαδικασία.
1. Καθορισμός φακέλου αναζήτησης. Επιλέγουμε το φάκελο στον οποίο θα
αναζητήσουμε μηνύματα.
2. Καθορισμός κριτηρίου αναζήτησης. Πληκτρολογούμε στο πλαίσιο κειμένου
Αναζήτηση το κριτήριο ως προς το οποίο θα
γίνει η αναζήτηση π.χ. i.tsakonikos.
Για ταχύτερα αποτελέσματα και
μικρότερη επιβάρυνση του συνολικού συστήματος, θα πρέπει να περιορίζουμε κατά
το δυνατόν, το εύρος της αναζήτησης, επιλέγοντας -τσεκάροντας- μόνο τα απολύτως
απαραίτητα πεδία καθώς και το ελάχιστο εύρος φακέλων.
289 |
3. Καθορισμός παραμέτρων αναζήτησης. Κάνοντας κλικ στην αιχμή βέλους που

υπάρχει δίπλα από το εικονίδιο μεγεθυντικού φακού
στο πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση… εμφανίζεται μια
λίστα πλαισίων επιλογής, μέσω των οποίων
μπορούμε να καθορίσουμε ως προς ποιο στοιχείο
του μηνύματος θα γίνει η αναζήτηση π.χ. Θέμα,
Αποστολέας, Παραλήπτης κ.λπ.
4. Καθορισμός εύρους αναζήτησης. Από το ίδιο
αναδυόμενο μενού, μπορούμε να επιλέξουμε εύρος
φακέλων στους οποίους θα πραγματοποιηθεί η
αναζήτηση.
5. Ενεργοποίηση αναζήτησης. Με κλικ στο κουμπί
Αναζήτηση, εκκινείται η διαδικασία και σύντομα,
εμφανίζονται τα μηνύματα που βρέθηκαν να
πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης. Εμφανίζεται
επίσης σχετικό
μήνυμα, το οποίο μας πληροφορεί για το πλήθος
των ανευρεθέντων μηνυμάτων.
Μετά το πέρας της αναζήτησης, μπορεί να γίνει

επαναφορά με κλικ στο εικονίδιο Επαναφορά αναζήτησης
(x), το οποίο υπάρχει δεξιά του πλαισίου κειμένου Αναζήτηση…
Η ενέργεια αυτή, αναιρεί την εμφάνιση των
ανευρεθέντων μηνυμάτων, εμφανίζοντας και τα
υπόλοιπα και αδειάζει το πλαίσιο κειμένου ώστε να
είναι έτοιμο για την επόμενη αναζήτηση.
Σημειώστε τέλος ότι, μπορούν να χρησιμοποιηθούν
μια σειρά από έτοιμα φίλτρα, τα οποία περιέχονται στην
αναδυόμενη λίστα που υπάρχει δίπλα και αριστερά από
το πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση…
3.3.9 Βασικές επιλογές ρυθμίσεων
Το περιβάλλον εργασίας του Roundcube παραμετροποιείται σε εντυπωσιακό

βαθμό.
Οι παραμετροποιήσεις, γίνονται από την κύρια επιλογή Ρυθμίσεις στο άνω δεξιό
τμήμα του παραθύρου της εφαρμογής.
290 |
3.3.9.1 Βασικό περιβάλλον χρήστη
Επιλέγοντας Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Περιβάλλον χρήστη εμφανίζονται μια σειρά

από επιλογές, μέσω των οποίων μπορούμε να καθορίσουμε Γλώσσα, Ζώνη ώρας,
Μορφή ώρας και ημερομηνίας.
Εικόνα 3.3.20 Ρυθμίσεις βασικού περιβάλλοντος χρήστη
Από την ίδια ομάδα επιλογών, μπορούμε επίσης να καθορίσουμε και Θέμα
εμφάνισης (Εικ. 3.3.20).
Σημειώστε ότι όλη η ανάπτυξη στο παρόν εγχειρίδιο έχει γίνει με το θέμα Larry.
Εκτός από το θέμα Classic το οποίο υπήρχε και σε προηγούμενες εκδόσεις, στην
τρέχουσα εγκατάσταση του Roundcube, έχει προστεθεί και η Elastic, η οποία
ταιριάζει περισσότερο σε κινητές συσκευές και tablet.
3.3.9.2 Παραμετροποίηση προβολής μηνυμάτων
Με επιλογή της Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Προβολή μηνυμάτων

μπορείτε να ρυθμίσετε τις παρακάτω παραμέτρους:
➢ Διάταξη. Διάταξη παρουσίασης μηνυμάτων - πως θα εμφανίζεται η γενική
διάταξη των βασικών τμημάτων της εφαρμογής.
➢ Mark messages as read. Λειτουργία χαρακτηρισμού διαβασμένων
μηνυμάτων.
➢ Όταν ο αποστολέας έχει ζητήσει αναφορά παράδοσης. Δημιουργία
αναφοράς παράδοσης απεσταλμένου.
291 |
➢ Ανάπτυξη θεματοποιημένων μηνυμάτων. Παρουσίαση θεματοποιημένων

μηνυμάτων.
➢ Γραμμές ανά σελίδα - πόσα μηνύματα θα εμφανίζονται σε κάθε σελίδα στην
περιοχή μηνυμάτων.
Επίσης μπορείτε να παραμετροποιήσετε τις παρακάτω ενέργειες που θα
εκτελούνται όταν λαμβάνετε ένα νέο μήνυμα:
➢ Να γίνεται έλεγχος σε όλους τους φακέλους για νέα μηνύματα Για ποιους
φακέλους θα γίνεται ο έλεγχος.
➢ Desktop Notifications. Μέσω της επιλογής αυτής, δίνεται η δυνατότητα
ειδοποίησης άφιξης μηνύματος καθώς και του τρόπου με τον οποίο θα γίνεται
αυτή.
➢ Show only new messages. Την εμφάνιση μόνο νέων μηνυμάτων.
➢ Notification’s excluded directories. Τον αποκλεισμό συγκεκριμένων φακέλων
από τις ειδοποιήσεις.
➢ How to open message on notification click. Την εμφάνιση του νέου μηνύματος
μετάαπό την επιλογή του στο εικονίδιο ειδοποίησης
Με επιλογή της Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Προβολή μηνυμάτων
μπορείτε να ρυθμίσετε τις παρακάτω παραμέτρους:
➢ Άνοιγμα μηνύματος σε νέο παράθυρο - τρόπος προβολής νέου μηνύματος.
➢ Εμφάνιση διεύθυνσης e-mail με το εμφανιζόμενο όνομα - Εμφάνιση
αποστολέα μηνύματος.
➢ Προβολή σε HTML - Προβολή μηνύματος σε HTML (εμφάνιση με στοιχεία
ιστοσελίδας.
➢ Allow remote resources (images, styles) – Εμφάνιση των στοιχείων HTML
(εικόνες, μορφοποίηση).
➢ Οι συνημμένες εικόνες να προβάλλονται στο τέλος του μηνύματος -Επιλογή
εμφάνισης συνημμένων εικόνων.
➢ Προεπιλεγμένη κωδικοποίηση χαρακτήρων - Εμφανίζεται με κλικ στην αιχμή
βέλους που υπάρχει δεξιά της επιγραφής Προχωρημένες επιλογές.
3.3.9.3 Παραμετροποίηση δημιουργίας μηνυμάτων
Με επιλογή της Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Δημιουργία μηνυμάτων παρέχονται μια

σειρά από επιλογές μέσω των οποίων καθορίζονται:
➢ Βασικές επιλογές - Αφορούν σε γενικές επιλογές όπως αν η σύνταξη θα γίνεται
στο ίδιο ή σε νέο αναδυόμενο παράθυρο (Σύνθεση μηνύματος σε νέο
292 |
παράθυρο)· αν η σύνταξη θα γίνεται σε μορφή HTML (Δημιουργία μηνύματος

σε μορφή HTML)· αν θα γίνεται αυτόματη αποθήκευση στο φάκελο Πρόχειρα
(Να γίνεται αυτόματη αποθήκευση σαν πρόχειρο)· αυτόματη αίτηση για
αναφορά απάντησης/ παράδοσης (Να γίνεται πάντα αίτηση για αναφορά
απάντησης/παράδοσης) κ.α.
➢ Επιλογές υπογραφής - Από την ομάδα αυτή, επιλέγεται ο τρόπος
συμπεριφοράς των υπογραφών: Αν η υπογραφή θα προστίθεται αυτόματα (Η
υπογραφή να προστίθεται αυτόματα)· η θέση προσθήκης της υπογραφής
(Τοποθέτηση υπογραφής κάτω από το παρατιθέν μήνυμα) κ.α.
➢ Επιλογές Ορθογραφικού ελέγχου - Αφορούν τις παρεχόμενες από την
εφαρμογή δυνατότητες ορθογραφικού ελέγχου
3.3.9.4 Ταυτότητες
Εικόνα 3.3.21 Στοιχεία ταυτότητας
Με την επιλογή Ρυθμίσεις>Ταυτότητες (Εικ. 3.3.21) μπορούμε να ρυθμίσουμε:

➢ Εμφανιζόμενο όνομα - το ονοματεπώνυμο που θα εμφανίζεται στον
παραλήπτη,
➢ E-Mail - το email απάντησης.
➢ Κρυφή κοινοποίηση - Τυχόν κρυφές κοινοποιήσεις που θα θέλατε να είναι
προεπιλεγμένες.
Επίσης μπορείτε να βάλετε ένα κείμενο που θα εμφανίζεται σαν υπογραφή κάθε
φορά που δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα. Το κείμενο αυτό μπορεί να είναι απλό
κείμενο χωρίς μορφοποίηση ή HTML κείμενο το οποίο μπορείτε να διαμορφώσετε με
τα βασικά εργαλεία κειμενογράφου που εμφανίζονται πάνω από το πεδίο κειμένου.
293 |
3.3.9.5 Αλλαγή λέξης πρόσβασης (password)
Για αλλαγή της λέξης πρόσβασης, (password), επιλέγουμε Ρυθμίσεις>Κωδικός

Πρόσβασης.
Στην οθόνη που προκύπτει, εισάγουμε τον παλαιό κωδικό πρόσβασης (password)
και στη συνέχεια τον καινούριο και την επιβεβαίωσή του στα αντίστοιχα πεδία και
ολοκληρώνουμεμε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Το σύστημα, δέχεται passwords με χαρακτήρες του λατινικού αλφαβήτου,
τουλάχιστον 9 το πλήθος εκ των οποίων τουλάχιστον ένας πρέπει να είναι γράμμα
και ένας ειδικός χαρακτήρας.
Κατά την επιλογή μιας λέξης πρόσβασης, φροντίζουμε αυτή να περιέχει
τουλάχιστον 9 χαρακτήρες, εκ των οποίων τουλάχιστον έναν αριθμητικό, έναν
κεφαλαίο, έναν πεζό και έναν ειδικό χαρακτήρα. Δεν πρέπει να περιλαμβάνεται
ακέραια λέξη λεξικού ή ονόματος, ημερομηνίες γέννησης και άλλα παρόμοια
στοιχεία που πιθανόν γνωρίζει άλλος. Επίσης, δεν χρησιμοποιούμε ποτέ λέξη
πρόσβασης που έχουμε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν και δεν την κοινοποιούμε σε
κανέναν και για κανένα λόγο. Αν τη σημειώσουμε κάπου διασφαλίζουμε με κάθε
τρόπο τη μυστικότητα της σημείωσης. Αν αντιληφθούμε διαρροή αλλάζουμε άμεσα
και ενημερώνουμε σχετικά την υπεύθυνη ομάδα χρηστών (ldap@gsis.gr).
3.3.9.6 Αυτόματο μήνυμα προς τον αποστολέα
Από την επιλογή Ρυθμίσεις>Εκτός Γραφείου, μπορεί κανείς να προκαλέσει τη

δημιουργία μηνύματος το οποίο θα αποστέλλεται αυτόματα στον αποστολέα, κάθε
εισερχόμενου μηνύματος. Η διαδικασία έχει ως ακολούθως:
➢ Επιλέγουμε Ρυθμίσεις>Εκτός Γραφείου. Συμπληρώνουμε τα ακόλουθα πεδία
(Εικ. 3.3.22):
➢ Θέμα. Εδώ συμπληρώνουμε το θέμα του μηνύματος αυτόματης απάντησης
στον αποστολέα.
➢ Σώμα. Εδώ συμπληρώνουμε το μήνυμα αυτόματης απάντησης στον
αποστολέα.
➢ Στα πεδία Start time και End time, συμπληρώνουμε τις ημερομηνίες -έως και
ακρίβεια σε επίπεδο ώρας, αν αυτό είναι επιθυμητό- αντίστοιχα. Με κλικ στην
πρώτη στήλη των πεδίων αυτών, εμφανίζεται βοηθητικό ημερολόγιο επιλογής
ημερομηνίας και λίστα 24ων ωρών στη δεύτερη στήλη, για διευκόλυνση των
επιλογών.
➢ Χρησιμοποιώντας τη λίστα υπό τον τίτλο Κατάσταση ενεργοποιούμε ή
απενεργοποιούμε την αποστολή. Για να λάβουν χώρα τα πιο πάνω, πρέπει να
ολοκληρώσουμεμε κλικ στο Αποθήκευση.
294 |
Εικόνα 3.3.22 Δημιουργία αυτόματου μηνύματος προς τον αποστολέα.
Στο εξής και υπό την προϋπόθεση ότι έχει επιλεγεί Ενεργό στη λίστα Κατάσταση,
κάθε εισερχόμενο μήνυμα, θα δημιουργεί μια αυτόματη απάντηση σύμφωνα με τα
πιο πάνω.
3.3.9.7 Φίλτρα
Με την επιλογή Ρυθμίσεις>Φίλτρα μπορείτε να ορίσετε κανόνες σύμφωνα με τους

οποίους θα εφαρμόζονται συγκεκριμένες ενέργειες σε κάθε εισερχόμενο μήνυμα. Ο
σκοπός των φίλτρων είναι η αυτοματοποιημένη οργάνωση των εισερχόμενων
μηνυμάτων έτσι ώστε να ελαχιστοποιείται η εμπλοκή του χρήστη.
Η βασική λογική του φίλτρου είναι να εκτελούνται μια ή περισσότερες ενέργειες
όταν το εισερχόμενο μήνυμα εμπίπτει σε έναν ή περισσότερους κανόνες. Για τον
σκοπό αυτό το Roundcube προσφέρει μια πληθώρα κανόνων και ενεργειών ώστε να
καλύπτεται η πλειοψηφία των αναγκών. Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε ένα
φίλτρο σύμφωνα με το οποίο όταν το Θέμα του μηνύματος περιέχει το λεκτικό “Ο
λογαριασμός σας έχει κλειδωθεί προσωρινά” τότε το σύστημα να εκτελέσει την
ενέργεια μεταφοράς του μηνύματος στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
Οι κανόνες που μπορούν να εφαρμοστούν καθώς και οι ενέργειες που δύναται να
πραγματοποιηθούν εμφανίζονται στις λίστες της σχετικής οθόνης που εμφανίζεται
από την επιλογή:
Ρυθμίσεις>Φίλτρα>Φίλτρο (Εικ. 3.3.23).
295 |
Εικόνα 3.3.23 Ρυθμίσεις φίλτρων
Όπως μπορείτε να διακρίνετε στην παραπάνω οθόνη, υπάρχουν 3 περιοχές

(στήλες) ενεργειών που σχετίζονται με τα φίλτρα.
Στήλη Φίλτρο
Η στήλη αυτή περιέχει τα σύνολα (ομάδες) φίλτρων που έχουμε δημιουργήσει.
Μόνο μία ομάδα φίλτρων μπορεί να είναι ενεργή κάθε φορά, συνεπώς όταν
επιλέγουμε μία ομάδα, οι υπόλοιπες αυτόματα απενεργοποιούνται. Τα
απενεργοποιημένα σύνολα εμφανίζονται ως διαγραμμένα
Με το εικονίδιο “+” μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο φίλτρων είτε από
την αρχή, είτε από προϋπάρχον σύνολο ή από κάποιο αρχείο φίλτρων.
Εφόσον έχετε επιλέξει κάποιο σύνολο, με το εικονίδιο “Γρανάζι” μπορείτε να το
ενεργοποιήσετε / απενεργοποιήσετε, να το διαγράψετε, να το διαμορφώσετε σε
προγραμματιστικό επίπεδο ή να το εξάγετε σε ένα αρχείο φίλτρων για χρήση του σε
άλλον λογαριασμό.
Στήλη Φίλτρα
Στην στήλη αυτή υπάρχουν τα διάφορα φίλτρα που ανήκουν στο σύνολο που
έχουμε επιλέξει.
Με το εικονίδιο “+” μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο χρησιμοποιώντας
τις επιλογές που εμφανίζονται στην 3η περιοχή αριστερά (Εικ. 3.3.23). Εκεί μπορείτε
να ορίσετε:
➢ Το όνομα του φίλτρου.
➢ Αν θέλετε να είναι ενεργό ή όχι (σημείωση / αποσημείωση με κλικ του
checkbox).
➢ Τους κανόνες στους οποίους θέλετε να εμπίπτει το εισερχόμενο μήνυμα.
➢ Τις ενέργειες οι οποίες θέλετε να εκτελούνται κάθε φορά που ένα μήνυμα
πληροί τους συγκεκριμένους κανόνες
Το μήνυμα ενεργοποιείται μόλις κάνουμε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Με το εικονίδιο “Γρανάζι” μπορείτε να ενεργοποιήσετε / απενεργοποιήσετε ή να
διαγράψετε κάποιο φίλτρο που έχετε επιλέξει.
296 |
3.3.10 Εισαγωγή - εξαγωγή mails από και προς το Roundcube
Το περιβάλλον Roundcube, περιλαμβάνει τη δυνατότητα εισαγωγής – εξαγωγής

μηνυμάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε μορφή αρχείου. Η δυνατότητα αυτή,
βρίσκει διάφορες χρήσεις όπως για παράδειγμα, η εξαγωγή μηνυμάτων για
δημιουργία αντίστοιχων εφεδρικών αντιγράφων σε τοπικούς δίσκους.
3.3.10.1 Εισαγωγή μηνυμάτων
Η εισαγωγή μηνυμάτων στο Roundcube υποστηρίζει μηνύματα τύπου .eml38

(MIME) και .mbox (MailBox).
Ένα ή περισσότερα μηνύματα αυτής της μορφής μπορούν να προστεθούν στον
επιλεγμένο φάκελο αφού τα μεταφορτώσουμε στον εξυπηρετητή μέσα από την
σχετική επιλογή του περιβάλλοντος χρήστη, όπως φαίνεται στην εικόνα. Για την
εισαγωγή πολλαπλών μηνυμάτων
ταυτόχρονα, μπορείτε να τα ομαδοποιήσετε
με την δημιουργία ενός .zip αρχείου.
Η εισαγωγή μπορεί να γίνει με τα
παρακάτω βήματα:
1. Καθορισμός φακέλου. Επιλέξτε τον
φάκελο στον οποίο θέλετε να τα
προσαρτήσετε π.χ. τον Εισερχόμενα
(Εικ. α).
2. Επιλογή ενέργειας. Επιλέξτε Εισαγωγή μηνυμάτων από τις επιλογές φακέλων

που εμφανίζονται πατώντας το κουμπί ενεργειών στο κάτω αριστερό άκρο του
παραθύρου (γρανάζι – Εικ. β).
3. Επιλογή αρχείου. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να εισάγετε με την χρήση του
επιλογέα αρχείων που θα εμφανιστεί. Εάν θέλετε μπορείτε να επιλέξετε
περισσότερα από ένα αρχεία.
4. Ενεργοποίηση εισαγωγής. Επιλέξτε Εισαγωγή για να προσαρτήσετε τα αρχεία
μηνυμάτων στον επιλεγμένο φάκελο.
38Τα αρχεία τύπου .eml είναι αυτοτελή μηνύματα σύμφωνα με το πρότυπο RFC822. Το αρχείο τύπου .mbox
μπορεί να περιέχει ένα σύνολο μηνυμάτων που βρίσκονται σε ένα mailbox. Μπορούν να αποθηκευτούν τοπικά
σε κάποια θέση στο δίσκο και μπορούν να ανοιχθούν και από άλλα προγράμματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας
όπως το Outlook (.eml) και το thunderbird (.eml, .mbox).
297 |
3.3.10.2 Εξαγωγή μηνυμάτων
Η εξαγωγή μηνυμάτων μπορεί να γίνει με την μορφή αρχείων τύπου .eml

ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
1. Επιλέξτε το μήνυμα προς εξαγωγή και πατήστε το κουμπί Περισσότερα -
τελευταίο κουμπί από δεξιά, στη βασική εργαλειοθήκη.
2. Επιλέξτε από το μενού
που εμφανίζεται Λήψη αρχείου
(.eml) για αποθήκευση στον
σκληρό δίσκο του PC σας.
Το αρχείο θα αποθηκευτεί στη
θέση που έχετε καθορίσει από το
πρόγραμμα περιηγητή που
χρησιμοποιείτε (π.χ. στο φάκελο
Λήψη Αρχείων) απ’ όπου μπορούμε να το μετακινήσουμε κατά περίπτωση.
3.3.11 Βιβλία διευθύνσεων – επαφές
Για το χειρισμό των βιβλίων διευθύνσεων, κάνουμε κλικ στην κύρια επιλογή
Επαφές.
Υπάρχει ένα γενικό βιβλίο διευθύνσεων (GSIS Global Address Book) το οποίο
περιλαμβάνει όλους τους χρήστες της υπηρεσίας και αντλεί τα δεδομένα από το
σύστημα LDAP της ΓΓΠΣΔΔ. Το βιβλίο αυτό, δεν μπορεί να μεταβληθεί από το χρήστη.
Επιπλέον, κάθε χρήστης, μπορεί να δημιουργήσει δικό του βιβλίο διευθύνσεων
(Προσωπικές Διευθύνσεις).
3.3.11.1 Ευρετήρια και Ομάδες
Στο αριστερό μέρος της σελίδας βρίσκονται 2 στήλες. Η πρώτη στήλη (Ομάδες)
εμφανίζει τα ευρετήρια και τις διάφορες ομάδες διευθύνσεων που έχετε στην
διάθεσή σας. Η δεύτερη στήλη περιέχει την λίστα επαφών που ανήκουν σε μια ομάδα
ή το ευρετήριο.
Εάν επιλέξετε μια επαφή από την λίστα, μπορείτε να δείτε όλα τα στοιχεία της
επαφής και εφόσον το επιθυμείτε να την επεξεργαστείτε επιλέγοντας το σχετικό
εικονίδιο (Εικ. 3.3.24)
298 |
Εικόνα 3.3.24 Παράθυρα επαφών
Δημιουργία νέας ομάδας

Για να δημιουργήσετε μια ομάδα θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε το ευρετήριο στο
οποίο θα ανήκει. Κατόπιν θα
χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο “+” που
βρίσκεται στο κάτω μέρος της
σχετικής στήλης (Εικ. 3.3.24) και στο
πλαίσιο κειμένου που θα εμφανιστεί,
θα γράψετε το όνομα της ομάδας και
θα επιλέξετε Αποθήκευση.
Εισαγωγή επαφών στην ομάδα.
Μπορείτε να εισάγετε μια ή
περισσότερες επαφές σε κάποια ομάδα με μεταφορά και απόθεση (DragandDrop),
χρησιμοποιώντας το ποντίκι, από την λίστα στην στήλη επαφών.
Διαγραφή επαφών από μια ομάδα.
Για να διαγράψετε μια επαφή από μία ομάδα μπορείτε να το κάνετε με 2 τρόπους.
Διαγραφή από λίστα:
1. Επιλέξτε την ομάδα από τη λίστα ομάδων / ευρετηρίων.
2. Επιλέξτε μία ή περισσότερες επαφές από την λίστα επαφών.
3. Επιλέξτε το εικονίδιο με τον κάδο αχρήστων στο κάτω μέρος της στήλης
για να πραγματοποιήσετε την διαγραφή.
Διαγραφή από τα στοιχεία επαφής:
299 |
Εικόνα 3.3.25 Διαγραφή επαφής από ομάδα

1. Επιλέξτε μια επαφή από τη λίστα
2. Επιλέξτε την καρτέλα Ομάδες από την περιοχή στοιχείων επαφής δεξιά
3. Αποεπιλέξτε την ομάδα που επιθυμείτε.
3.3.11.2 Περισσότερες ενέργειες
Η εικόνα γρανάζι που βρίσκεται στο κάτω μέρος της στήλης ομάδων / ευρετηρίων
μας εμφανίζει ακόμα μερικές ενέργειες που σχετίζονται με το επιλεγμένο ευρετήριο
ή ομάδα:
➢ Μετονομασία ομάδας. Με αυτή
την επιλογή μπορούμε να
αλλάξουμε το όνομα μιας
ομάδας που έχουμε επιλέξει
από την σχετική λίστα.
➢ Διαγραφή ομάδας. Μπορούμε
να διαγράψουμε την ομάδα που
έχουμε επιλέξει.
➢ Αποθήκευση αναζήτησης. Μας
επιτρέπει να αποθηκεύσουμε τα
αποτελέσματα μιας συγκεκριμένης αναζήτησης στην λίστα επαφών.
➢ Διαγραφή αποθηκευμένης αναζήτησης. Για την διαγραφή μιας
αποθηκευμένης αναζήτησης που έχουμε επιλέξει.
300 |
3.3.11.3 Λίστα επαφών
Σε αυτή τη στήλη εμφανίζονται οι επαφές της επιλεγμένης ομάδας ή ευρετηρίου.

Στο κάτω μέρος της στήλης, εμφανίζεται ο συνολικός αριθμός επαφών, ο αριθμός
σελίδων εμφάνισης καθώς και η τρέχουσα σελίδα.
Αφού επιλέξουμε μια οι περισσότερες επαφές, μπορούμε να πραγματοποιήσουμε
τις παρακάτω ενέργειες (εικονίδιο Περισσότερα, Εικ 3.3.26):
Εικόνα 3.3.26 Ενέργειες επαφών
➢ Να εμφανίσουμε τον QR Code μιας επαφής.

➢ Να προσθέσουμε την/τις επαφή/ες σεμια υπάρχουσα ομάδα.
➢ Να αφαιρέσουμε τις επαφές από την επιλεγμένη ομάδα.
Τέλος, επιλέγοντας το “+” σε αυτή τη στήλη μπορούμε να προσθέσουμε μια νέα
επαφή.
Εάν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα στις επιλεγμένες επαφές, μπορείτε να
επιλέξετε το εικονίδιο Δημιουργία… Ένα νέο παράθυρο θα εμφανιστεί για
δημιουργία μηνύματος με τις επιλεγμένες επαφές ως παραλήπτες39.
Οι λεπτομέρειες για την επιλεγμένη επαφή εμφανίζονται στη δεξιά περιοχή της
σελίδας.
Περιέχουν διάφορες λεπτομέρειες όπως Όνομα, Επώνυμο, Τηλέφωνο,
Φωτογραφία κ.α.
3.3.11.4 Δημιουργία και επεξεργασία επαφών
Επιλέγοντας το κουμπί Επεξεργασία Επαφής (στο δεξί άνω τμήμα του

παραθύρου), μπορείτε να δείτε και να επεξεργαστείτε όλα τα διαθέσιμα στοιχεία της
συγκεκριμένης επαφής.
39Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα εμφάνισης και την ταξινόμηση των επαφών από την σχετική επιλογή στις
ρυθμίσεις. (Ρυθμίσεις -> Προτιμήσεις -> Επαφές) .
301 |
Εικόνα 3.3.27 Επεξεργασία επαφής
Προσθήκη στοιχείων επαφής

Για να προσθέσουμε ιδιότητες στην επαφή επιλέγουμε την Προσθήκη πεδίου (2)
που βρίσκεται στο κάτω μέρος της καρτέλας Ιδιότητες. Παρόμοια λειτουργία έχει και
η δεύτερη Προσθήκη πεδίου που βρίσκεται κάτω από τις λεπτομέρειες του ονόματος
(1).
Με την επιλογή Προσθήκη (3) έχετε την δυνατότητα να ορίσετε μια φωτογραφία
που θα σχετίζεται και θα εμφανίζεται με την συγκεκριμένη επαφή.
3.3.11.5 Αναζήτηση επαφών
Μπορείτε να αναζητήσετε μια επαφή χρησιμοποιώντας το πεδίο αναζήτησης

επάνω από την περιοχή στοιχείων της επαφής (Εικ. 3.3.28).
Εικόνα 3.3.28 Αναζήτηση επαφών
302 |
Επίσης μπορείτε να κάνετε μια πιο προχωρημένη αναζήτηση χρησιμοποιώντας

οποιοδήποτε από τα στοιχεία επαφής. Αυτό γίνεται από το εικονίδιο του φακού που
βρίσκεται πάνω από τη στήλη επαφών.
Εφόσον θεωρείτε ότι η ομάδα επαφών από κάποια αναζήτηση θα σας είναι
χρήσιμη και στο μέλλον μπορείτε να την αποθηκεύσετε (βλ. παρακάτω) για να την
έχετε έτοιμη όταν θα την χρειαστείτε.
3.3.11.6 Εισαγωγή - Εξαγωγή επαφών
Έχετε την δυνατότητα χρησιμοποιώντας τα εικονίδια Εισαγωγής και Εξαγωγής

επαφών να εισάγετε νέες επαφές από ένα αρχείο ή να εξάγετε τις υπάρχουσες
επαφές σας.
Εισαγωγή επαφών
Η εισαγωγή (import) επαφών μπορεί να
γίνει από αρχεία τύπου .csv ή .vcf τα οποία
είναι ευρέως διαδεδομένα και
υποστηρίζονται από όλα τα προγράμματα
που χρησιμοποιούν επαφές, είτε
τηλεφωνικές ή ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας. Για την ολοκλήρωση της
εισαγωγής ακολουθείστε τα παρακάτω
βήματα:
1. Επιλέξτε το εικονίδιο Εισαγωγή και θα εμφανιστεί το παράθυρο της εικόνας
3.3.29.
Εικόνα 3.3.29 Διάλογος εισαγωγής επαφών
2. Επιλέγοντας Choose Files εντοπίστε το αρχείο επαφών προς εισαγωγή στον

υπολογιστή σας.
3. Επιλέξτε μια πρόταση από τη λίστα επιλογών για την εισαγωγή σε κάποια
ομάδα, καμία ομάδα ή μόνο για τις υπάρχουσες. Προσοχή στην επιλογή για
303 |
αντικατάσταση όλου του βιβλίου καθώς θα χαθούν οι παλιές επαφές που

βρίσκονται εκεί.
4. Επιλέξτε Εισαγωγή για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Εξαγωγή επαφών
Εάν θελήσετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφάλειας των επαφών σας, ή να
τις μεταφέρετε σε κάποιο άλλο πρόγραμμα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε την
διαδικασία εξαγωγής σε αρχείο. Η εξαγωγή των επαφών γίνεται μόνο σε τύπο
αρχείου .vcf και θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
1. Επιλέξτε το βιβλίο διευθύνσεων ή την ομάδα επαφών που θέλετε να
αποθηκεύσετε.
2. Πατήστε το εικονίδιο Εξαγωγή που φαίνεται στην εικόνα παραπάνω.
3. Επιλέξτε από τις επιλογές είτε την εξαγωγή όλων των επαφών είτε μόνο των
επιλεγμένων.
4. Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί επιλέξτε τον φάκελο και το όνομα
αποθήκευσης και πατήστε Αποθήκευση.
3.3.11.7 Γενικές ρυθμίσεις επαφών
Με τις επιλογές που παρέχονται, επιλέγοντας Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>Επαφές

(Εικ. 3.3.30). μπορείτε να καθορίσετε τις προεπιλογές που θα εφαρμόζονται κάθε
φορά που θα εισέρχεστε στο περιβάλλον των επαφών. Είναι σημαντικό να θυμάστε
ότι η ταξινόμηση είναι ανεξάρτητη από την εμφάνιση.
Εικόνα 3.3.30 Γενικές ρυθμίσεις επαφών
3.3.12 Calendar (Ημερολόγιο)
Με την επιλογή του ημερολογίου έχετε την δυνατότητα να σημειώνετε σημαντικά

γεγονότα σε συγκεκριμένες ημερομηνίες. Στη συνέχεια μπορείτε κάποιο γεγονός να
το μοιραστείτε με τις επαφές σας έτσι ώστε να απολαμβάνετε αποτελεσματικότερο
συντονισμό δραστηριοτήτων, συναντήσεων ή άλλων σημαντικών συμβάντων.
304 |
3.3.12.1 Κύριο παράθυρο
Αφού επιλέξουμε το εικονίδιο Calendar που βρίσκεται πάνω δεξιά στην οθόνη
σας, θα παρουσιαστεί η σελίδα διαχείρισης του ημερολογίου (Εικ. 3.3.31).
Εικόνα 3.3.31 Οθόνη εμφάνισης ημερολογίου
3.3.12.2 Δημιουργία γεγονότος
Η δημιουργία μιας νέας δραστηριότητας γίνεται είτε πατώντας το εικονίδιο New

Event στην πάνω αριστερή γωνία της οθόνης ή με διπλό κλικ πάνω σε κάποια από τις
ημέρες της περιοχής στην δεξιά πλευρά (σχ. 3.3.31). Το παράθυρο που εμφανίζεται
περιέχει 4 καρτέλες στις οποίες θα συμπληρώσετε τα στοιχεία που σχετίζονται με το
γεγονός:
305 |
1. Στην καρτέλα Summary (1) θα συμπληρώσετε τα βασικά στοιχεία όπως τίτλο,

τοποθεσία, ώρα, ημέρα, περιγραφή, ειδοποίηση κ.α.
2. Στην καρτέλα Recurrence (2) θα επιλέξετε κάθε πότε θα επαναλαμβάνεται.
3. Στην καρτέλα Participants (3)
μπορείτε να επιλέξετε μία ή
περισσότερες επαφές που θα
συμμετέχουν στο γεγονός. Επίσης
έχετε τη δυνατότητα αποστολής
πρόσκλησης μέσω email στους
συμμετέχοντες.
4. Στην καρτέλα Attachments
(4) μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα
η περισσότερα έγγραφα σχετικά
με το γεγονός. Οι συμμετέχοντες
θα έχουν την δυνατότητα να τα
ανακτήσουν όταν λάβουν την
πρόσκληση.
Όταν σταλεί μια τέτοια
πρόσκληση, που στην ουσία είναι ένα αρχείο .ics, τότε το Roundcube το αναγνωρίζει
και εμφανίζει το παρακάτω ειδικό παράθυρο ενσωματωμένο στο μήνυμα που βλέπει
ο παραλήπτης (Εικ. 3.3.32).
Εικόνα 3.3.32 Παράθυρο ενεργειών σε πρόσκληση
Ο παραλήπτης μπορεί με αυτόν τον τρόπο να ανταποκριθεί στο αίτημα iCalendar

και να απαντήσει με έναν αυτοματοποιημένο και απλό τρόπο. Κατά συνέπεια η όλη
διαδικασία αυτοματοποιείται ενώ ο συντονισμός των συμμετεχόντων γίνεται απλά
και γρήγορα.
3.3.12.3 Επιλογές προβολής
Το ημερολόγιο γεγονότων στην δεξιά περιοχή μπορεί να διαμορφωθεί για να

δείχνει τις διάφορες δραστηριότητές σας ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα ή μπορεί να
εμφανίζει μια λίσταμε όλες τις εγγραφές σας για μια περίοδο επιλογής. Ο τύπος
προβολής εφαρμόζεται με τα σχετικά εικονίδια (Day, Week, Month, Agenda) πάνω
από το ημερολόγιο.
306 |
Ειδικά για την επιλεγμένη περίοδο μπορείτε να διαμορφώσετε το εύρος της

περιόδου (Range to display) και τον τρόπο ομαδοποιημένης προβολής (Divide into)
των διάφορων γεγονότων που υπάρχουν σε αυτό το χρονικό διάστημα.
3.3.12.4 Ημερομηνία (Datepicker)
Με τον επιλογέα ημερομηνίας που βρίσκεται στην

αριστερή περιοχή μπορείτε να επιλέξετε μια ημέρα βάσει
της οποίας θα διαμορφωθεί το ημερολόγιο συμβάντων
που βρίσκεται δεξιά.
3.3.12.5 Εκτύπωση - Αναζήτηση
Η εκτύπωση του ημερολογίου που εμφανίζεται στην δεξιά περιοχή μπορεί να γίνει
με το εικονίδιο του εκτυπωτή στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης.
Επίσης μπορείτε να αναζητήσετε κάποιο συμβάν με λέξεις κλειδιά που θα
εισάγετε στο σχετικό πεδίο αναζήτησης που βρίσκεται πάνω από το ημερολόγιο.
3.3.12.6 Διαχείριση - Εισαγωγή – Εξαγωγή Calendar
Τρεις βασικές εργασίες είναι οι ακόλουθες.

Διαχείριση Cal
Εικόνα 3.3.33 Επεξεργασία και προβολή γεγονότων
Για να δείτε τις πληροφορίες κάποιου γεγονότος, απλώς κάντε κλικ με το ποντίκι
επάνω του και θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με όλες τις σχετικές πληροφορίες (σχ.
3.3.33). Στο νέο παράθυρο υπάρχει η δυνατότητα να αλλάξετε κάτι από τα στοιχεία
του (Edit) ή να το διαγράψετε (Διαγραφή).
Επίσης υπάρχουν και οι 3 παρακάτω πολύ χρήσιμες επιλογές:
307 |
Λήψη της δραστηριότητας σε αρχείο τύπου .ics.

Αποστολή της δραστηριότητας σε κάποια/ες από τις επαφές σας ως αρχείο .ics.
Αντιγραφή του γεγονότος και χρήση του ως πρότυπο για την δημιουργία ενός νέου
με κάποια άλλη χρονική στιγμή.
Εισαγωγή
Μπορείτε να εισάγετε κάποιο ημερολόγιο συμβάντων που έχετε εξάγει από
κάποια άλλη συσκευή χρησιμοποιώντας το σχετικό εικονίδιο Εισαγωγή πάνω
από τον επιλογέα ημερομηνίας. Το παράθυρο διαλόγου της εισαγωγής σας δίνει την
δυνατότητα να ορίσετε το ημερολογιακό εύρος των συμβάντων που επιθυμείτε όπως
επίσης και το ημερολόγιο στο οποίο θέλετε να προστεθούν τα συμβάντα αυτά.
Εξαγωγή
Με την επιλογή Export έχετε τη δυνατότητα να εξάγετε το τρέχον ημερολόγιό σας
ώστε να μπορέσετε να το αποθηκεύσετε ή να το επικοινωνήσετε σε κάποιον
συνεργάτη.
3.3.12.7 Λίστα ημερολογίων – ενέργειες
Το παράθυρο στα αριστερά μας παρουσιάζει τις

δυνατότητες διαχείρισης των ημερολογίων μας
εμφανίζοντας μια λίστα με τα διαθέσιμα
ημερολόγια. Το κάθε ένα έχει μια επιλογή
χρώματος και μία εμφάνισης των συμβάντων του
στον ημερολογιακό πίνακα δεξιά (Εικ. 3.3.31). Οι
υπόλοιπες ενέργειες που προσφέρονται είναι η
προσθήκη νέου ημερολογίου, η επεξεργασία των
στοιχείων του (Edit), η διαγραφήκαι η διεύθυνση
στην οποία μπορεί να είναι ορατόαπό κάθε
ενδιαφερόμενο.
3.3.12.8 Ρυθμίσεις
Από την επιλογή ρυθμίσεων στην αρχική σελίδα του Roundcube μπορείτε να
μεταβείτε στις διάφορες προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για το Calendar ακολουθώντας
το μονοπάτι: Ρυθμίσεις>Προτιμήσεις>ενότητα Calendar. Στην Εικόνα 3.3.34 μπορείτε
να δείτε όλες τις δυνατές ρυθμίσεις.
308 |
Εικόνα 3.3.34 Ρυθμίσεις ημερολογίου
309 |
3.4 Webmail - Zimbra

3.4.1 Είσοδος – το γενικό περιβάλλον της εφαρμογής
Το περιβάλλον πρόσβασης σε υπηρεσίες web-mail …

Για εισαγωγή στις υπηρεσίες mail μέσω webμε το Zimbra, στη γραμμή
διευθύνσεων του φυλλομετρητή που χρησιμοποιούμε, πληκτρολογούμε την
URL:https://mail2.mindigital.gr
Εμφανίζεται η οθόνη εισόδου της υπηρεσίας web mail (εικ. 3.4.1). Στο πεδίο
Username συμπληρώνουμε το όνομα χρήστη που μας έχει αποδοθεί, στη μορφή:
o.epwnymo@domain.gr
όπου domain ο τομέας στον οποίο ανήκει ο λογαριασμός
ηλεκτρονικήςαλληλογραφίας σας:mindigital.gr κ.λπ. Στη θέση Κωδικός Πρόσβασης
(Password), πληκτρολογούμε την λέξη πρόσβασης (password) που ισχύει για το
όνομα χρήστη που μας έχει δοθεί. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στο κουμπί SignIn, του
παραθύρου, ή απλά ολοκληρώνουμε με Enter.
Σχήμα 3.4.1 Οθόνη εισαγωγής στην υπηρεσία webmail zimbra.
Αν η πληκτρολόγηση γίνει σωστά, εισερχόμαστε στο περιβάλλον της εφαρμογής,

οπότε εμφανίζεται η οθόνη της εικόνας 3.4.2. Σε αυτήν, διακρίνονται τα ακόλουθα
βασικά στοιχεία:
310 |
Δημιουργία Ρυθμίσεις Αναζητήσεις φίλτρα

-
Κύριες επιλογές Εργαλειοθήκη Έξοδος
νέου μηνύματος περιβάλλοντος εμφάνισης
Επιλεγμένος Επιλεγμένο
φάκελος Περιεχόμενα μήνυμα Επισκόπηση
Τμήμα επιλεγμένου επιλεγμένου
φακέλων φακέλου μηνύματος
Εικόνα 3.4.2 Το βασικό περιβάλλον του Zimbra.
Αριστερά, υπάρχει το τμήμα φακέλων, εντός των οποίων οργανώνονται τα

μηνύματα.
Στο μεσαίο τμήμα, εμφανίζονται τα περιεχόμενα του επιλεγμένου στο δεξί τμήμα
φακέλου
Ακόμα δεξιότερα, το περιεχόμενο του επιλεγμένου μηνύματος.
Με βάση το ίδιο σχήμα, οι βασικές επιλογές της εφαρμογής, δηλ.:
➢ την διαχείριση αλληλογραφίας (επιλογή, Mail), μέσω των επιλογών της
οποίας γίνεται το κύριο έργο χειρισμού της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας·
➢ τη διαχείριση των επαφών (επιλογή, Contacts)·
➢ την επιλογή έργων (επιλογή, Tasks)·
➢ το ημερολόγιο (επιλογή, Calendar)·
➢ και τις δυνατότητες ρυθμίσεων(επιλογή, Prefernces) μέσω των οποίων,
παραμετροποιούμε το περιβάλλον μας ανάλογα με τις προτιμήσεις μας.
Εργαλειοθήκη. Ανάλογα με την εκάστοτε επιλεγμένη κύρια επιλογή, εμφανίζονται
σχετικά εργαλεία, στην εργαλειοθήκη που βρίσκεται στο χώρο ακριβώς από κάτω.
Πλαίσιο αναζήτησης. Αν η τρέχουσα εργασία που έχει επιλεγεί, επιτρέπει
εργασίες αναζήτησης, στο άνω δεξιό τμήμα το παραθύρου, εμφανίζεται ένα πλαίσιο,
μέσω του οποίου, μπορεί κανείς να αναζητήσει στοιχεία, πληκτρολογώντας κάποιο
311 |
κριτήριο αναζήτησης και πιέζοντας Enter. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του φακού που
υπάρχει στο δεξί άκρο του εν λόγω πλαισίου, εμφανίζεται δίπλα στην κύρια επιλογή
Preferences, μια επιπλέον επιλογή, η Search, μέσω της οποίας μπορούν να τεθούν,
επιπλέον κριτήρια αναζήτησης (βλ. σχετική ενότητα).
Αλλαγή αναλογιών. Στα όρια των διαφόρων περιοχών του παραθύρου, όπου
εμφανίζονται παράλληλες γραμμές (κατακόρυφες ή οριζόντιες), μπορεί σύροντάς τις
προς την επιθυμητή κατεύθυνση να πραγματοποιηθεί αλλαγή των αναλογιών μεταξύ
των τμημάτων του παραθύρου της εφαρμογής.
3.4.1.1 Σύνταξη και αποστολή μηνύματος
Η δημιουργία μηνύματος γίνεται με κλικ στο κουμπί Newmessage.
Εικόνα 3.4.3 Ενεργοποίηση διαδικασίας σύνταξης μηνύματος.
Εμφανίζεται η οθόνη του σχήματος 3.4.4, όπου συντάσσουμε τα στοιχεία

δρομολόγησης του μηνύματος προς τον παραλήπτη(ες) όπως το θέμα τις κεφαλίδες
του μηνύματος και φυσικά το ίδιο το μήνυμα. Από την ίδια οθόνη, παρέχονται και
όλες οι υπόλοιπες δυνατότητες που αφορούν στη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας, όπως για παράδειγμα η επισύναψη συνημμένων.
Εικόνα 3.4.4 Οθόνη σύνταξης μηνύματος.
312 |
3.4.1.2 Συμπλήρωση στοιχείων παραληπτών
Οι διευθύνσεις των παραληπτών του μηνύματος που θα συνθέσουμε, μπορεί να

γίνει με απλή πληκτρολόγηση τους, στο πεδίο Παραλήπτης. Τυπικά, κατά την
πληκτρολόγηση μιας διεύθυνσης παραλήπτη, η εφαρμογή αναζητά ταιριάσματα
συνεχώς, έως και τον πιο πρόσφατα πληκτρολογημένο χαρακτήρα, στο βιβλίο
διευθύνσεων και υποδεικνύει τις διευθύνσεις που ταιριάζουν. Μπορούμε να
κινηθούμε στις προτεινόμενες διευθύνσεις, με τα βέλη έως την επιθυμητή και να την
εισάγουμε με Enter (Εικ. 3.4.5).
... προτάσεις για αυτόματη

Πληκτρολόγηση παραλήπτη ...
συμπλήρωση
Εικόνα 3.4.5 Αυτόματη συμπλήρωση διευθύνσεων παραληπτών.
Οι παραλήπτες μπορούν να επιλεγούν και από τα διαθέσιμα βιβλία διευθύνσεων,

τα οποία εμφανίζονταιμε κλικ πάνω στην ετικέτα του αντίστοιχου παραλήπτη (Εικ.
3.4.6).
κλικ για εμφάνιση βιβλίου διευθύνσεων
επιλογή
βιβλίου
διευθύνσεων
επιλογή πεδίου
διεύθυνσης
αναζήτηση
αλλαγή σελίδας
Εικόνα 3.4.6 Συμπλήρωση από βιβλίο διευθύνσεων παραληπτών.
313 |
Με παρόμοιο τρόπο, μπορούμε να συμπληρώσουμε παραλήπτες κοινοποίησης

(CC) και κρυφής κοινοποίησης (BCC). Το πεδίο κρυφής κοινοποίησης (BCC)40,
αποκαλύπτεται, επιλέγοντας Options>Show BCC (Εικ. 3.4.7).
Εικόνα 3.4.7 Εμφάνιση πεδίου κρυφής κοινοποίησης (BCC).
Συνεχίζουμε με τη συμπλήρωση του θέματος και τη σύνταξη του κειμένου του

κυρίως μηνύματος κατά τα γνωστά.
3.4.1.3 Προσάρτηση συνημμένου
Για να επισυνάψουμε αρχεία στο μήνυμα, επιλέγουμε Attach>MyComputer.

Εμφανίζεται ένα παράθυρου περιήγησης με τη δενδρική δομή των αρχείων του
υπολογιστή, από όπου κατά τα γνωστά εντοπίζουμε το αρχείο που θα επισυνάψουμε.
Επαναλαμβάνουμε για όσα αρχεία είναι επιθυμητό να επισυνάψουμε. Τα
επισυναπτόμενα εμφανίζονται ως οριζόντια διατεταγμένη λίστα κάτω από τη γραμμή
θέματος. Αν θέλουμε να αποσύρουμε κάποιο από αυτά, κάνουμε κλικ στο σύμβολο
που υπάρχει δίπλα στο αντίστοιχο αρχείο που έχει επισυναφθεί (Eικ. 3.4.8).
Σχήμα 3.4.8 Επισύναψη αρχείου.
40Επαναλαμβάνεται εδώ ότι, η διαφορά των πεδίων Κοινοποίηση (αγγλικά CarbonCopy - CC) και Κρυφή
Κοινοποίηση (αγγλικά BlindCarbonCopy - BCC), συνίσταται στο ότι, στην πρώτη περίπτωση οι παραλήπτες στους
οποίους κοινοποιείται το μήνυμα είναι ορατοί σε όλους ενώ στη δεύτερη εμφανίζεται ως κοινοποίηση μόνο ο
αντίστοιχος παραλήπτης
314 |
3.4.1.4 Αποστολή - αποθήκευση
Όταν το μήνυμα είναι έτοιμο για αποστολή, κάνουμε κλικ στο κουμπί Send.
Εναλλακτικά, αν το μήνυμα χρήζει επιπλέον επεξεργασίας, μπορούμε να κάνουμε
κλικ στο κουμπί Save Draft, οπότε αυτό εισάγεται στο φάκελο Drafts. Από το φάκελο
αυτό, μπορεί να ανακληθεί με διπλό κλικ στην γραμμή που το παριστά, για περεταίρω
επεξεργασία και αποστολή.
Τέλος, ένα μήνυμα μπορεί να απορριφθεί, σε οποιαδήποτε φάση της σύνταξής
του, αν αυτό κριθεί αναγκαίο με κλικ στο κουμπί Cancel.
3.4.1.5 Απάντηση - προώθηση
Εάν είναι επιθυμητό να απαντήσουμε σε ένα μήνυμα που έχουμε παραλάβει,

αυτό μπορεί να γίνει εύκολα, με επιλογή του (κλικ πάνω του) και στη συνέχεια
κάνοντας κλικ στο κουμπί Reply (απάντηση μόνο στον αποστολέα) ή Reply to All
(απάντηση στον αποστολέα και σε όλους τους παραλήπτες).
Και οι δύο ενέργειες, ανοίγουν μια οθόνη σύνταξης μηνύματος με τα πεδία των
παραληπτών ανάλογα συμπληρωμένα. Συμπληρωμένο επίσης είναι και το πεδίο
Subject (Θέμα), στο οποίο έχει τοποθετηθεί το πρόθεμα Re: (Reply). Μετά τις τυχόν
παρεμβάσεις στα αυτόματα συμπληρωμένα πεδία, συντάσσουμε την απάντηση και
αποστέλλουμε κατά τα γνωστά.
Μηνύματα μπορούν επίσης να προωθηθούν με επιλογή και κλικ στο εργαλείο
Forward. Εδώ προ-συμπληρώνεται μόνο το πεδίο Subject (Θέμα), στο οποίο έχει
τοποθετηθεί το πρόθεμα Fwd: (Forward).
3.4.2 Εμφάνιση και ανάγνωση μηνυμάτων
Όπως αναφέρθηκε στην αρχή της προηγούμενης ενότητας, για να εμφανιστεί η

λίστα μηνυμάτων, και να καταστεί δυνατή η ενεργοποίηση όσων αναφέρθηκαν μέχρι
του σημείου αυτού, πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί η κύρια επιλογή-καρτέλα Mail (με
κλικ).
Με κλικ στην επιλογή αυτή, εμφανίζεται η βασική οθόνη χειρισμού ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας του (Eικ. 3.4.2). Μέσω της οθόνης αυτής, παρέχονται μια σειρά από
μηχανισμοί, μέσω των οποίων μπορεί να διευκολυνθεί η εργασία χειρισμού της
αλληλογραφίας.
3.4.2.1 Βασικοί φάκελοι
Τα μηνύματα οργανώνονται σε φακέλους οι οποίοι αρχικά είναι οι εξής:

➢ Inbox (Εισερχόμενα). Περιέχει τα εισερχόμενα μηνύματα. Η εφαρμογή
ελέγχει αυτόματα κατά περιόδους για καινούρια εισερχόμενα μηνύματα
315 |
και αν υπάρξουν τα προσαρτά στο φάκελο. Χειροκίνητα η ίδια εργασία

μπορεί να γίνει με κλικ στο εργαλείο Ανανέωση (Έλεγχος για νέα
μηνύματα)
➢ Sent (Απεσταλμένα). Περιέχει τα μηνύματα που έχουν αποσταλεί.
➢ Drafts (Πρόχειρα). Περιέχει τα μηνύματα τα οποία έχουν αποθηκευτεί
προσωρινά για μετέπειτα αποστολή.
➢ Junk (Ανεπιθύμητα). Περιέχει τα εισερχόμενα μηνύματα.
➢ Trash (Κάδος απορριμμάτων). Περιέχει τα μηνύματα τα οποία έχουν
διαγραφεί λογικά. Σημειώστε ότι τα μηνύματα που περιέχονται στο
φάκελο αυτό, δεν έχουν διαγραφεί και φυσικά από το διακομιστή οπότε
μπορούν να επανακτηθούν με μεταφορά τους σε άλλο φάκελο (βλ.
Διαγραφή μηνυμάτων).
Εκτός από τους φακέλους αυτούς, μπορεί να δημιουργήσει κανείς δικούς του
ανάλογα με τις ανάγκες οργάνωσης.
3.4.2.2 Βασική δομή ενός μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας
Κατ’ αναλογία με ένα φυσικό μήνυμα ταχυδρομείου, τα μηνύματα ηλεκτρονικής

αλληλογραφίας, περικλείονται εξωτερικά από ένα ηλεκτρονικό ανάλογο του
φακέλου, γνωστό μάλιστα με το ίδιο όνομα, φάκελος - envelope, το οποίο περιέχει τη
διεύθυνση του παραλήπτη και του αποστολέα, στοιχεία με βάση τα οποία, οι
εξυπηρετητές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας τα δρομολογούν προς τον προορισμό
τους.
Εκτός όμως από τα στοιχεία αυτά και φυσικά το περιεχόμενο, περιλαμβάνονται
και μια σειρά από επιπλέον πληροφορίες, όπως το θέμα, ο/οι παραλήπτες, οι
κοινοποιήσεις, η ημερομηνία και η ώρα κ.α. γνωστές ως κεφαλίδες (headers). Τις
πληροφορίες αυτές, μπορεί να φανταστεί κανείς ως ανάλογες με αυτές που συναντά
στα επίσημα έγγραφα εσωτερικά ενός φακέλου της φυσικής αλληλογραφίας.
Οι εν λόγω πληροφορίες, είναι αυτές που εμφανίζονται αν κάνουμε κλικ δεξιά σε
ένα μήνυμα και επιλέξουμε, Show original – Εικ. 3.4.9. Είναι σημαντικό να γνωρίζει
κανείς ότι, η ανεπιθύμητη αλληλογραφία (spam) βασίζεται ακριβώς στην
παραποίηση των κεφαλίδων και για το λόγο αυτό, μπορεί συχνά να αποκαλυφθεί,
εξετάζοντας με προσοχή τις πληροφορίες που εμφανίζονται από τη δυνατότητα αυτή.
316 |
κλικ δεξιά και

επιλογή
Εικόνα 3.4.9 Εμφάνιση κεφαλίδων μηνύματος (headers).
3.4.2.3 Εμφάνιση συνομιλιών μηνυμάτων
Στη λίστα επιλογών View, στο άνω δεξιό άκρο του παραθύρου μηνυμάτων, οι δύο
πρώτες επιλογές, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση των μηνυμάτων σε
απλή λίστα ή σε μορφή που να δείχνει όλη την αλληλουχία που τυχόν συνοδεύει ένα
μήνυμα, (τυχόν προωθήσεις και απαντήσεις) αντίστοιχα – Εικ. 3.4.10. Η επιλογή By
Message, είναι η μέχρι τώρα χρησιμοποιούμενη. Η επιλογή By conversation
εμφανίζει ένα πρόθεμα αιχμής βέλους στα μηνύματα που χαρακτηρίζονται από
αλληλουχίες. Με κλικ στην αιχμή, εμφανίζεται η αντίστοιχη πλήρης αλληλουχία. Με
δεύτερο κλικ γίνεται σύμπτυξη.
ανάπτυξη
σύμπτυξη
317 |
Σχήμα 3.4.10 Εμφάνιση κατά μήνυμα ή σε συνομιλίες.
3.4.2.4 Στήλη Διάταξη
Στη λίστα επιλογών View, στο άνω δεξιό άκρο του παραθύρου μηνυμάτων, μπορεί
κανείς να επιλέξει επίσης, τη γενική διάταξη του κύριου παραθύρου μηνυμάτων.
Επιλέγοντας View>Reading Pan>On the right, που είναι και η προεπιλογή, ο χώρος
δεξιά των φακέλων, χωρίζεται σε δύο κατακόρυφα τμήματα· τα μηνύματα
ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που περιέχονται στον επιλεγμένο φάκελο
εμφανίζονται στο αριστερό τμήμα -δίπλα στους φακέλους- και το περιεχόμενο του
επιλεγμένου μηνύματος στο δεξί τμήμα. Επιλέγοντας View>Reading Pan>At the
bottom ο χώρος δεξιά των φακέλων, χωρίζεται σε δύο οριζόντια τμήματα· τα
μηνύματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που περιέχονται στον επιλεγμένο -
αριστερά- φάκελο εμφανίζονται στο άνω τμήμα και το περιεχόμενο του επιλεγμένου
μηνύματος στο κάτω τμήμα (Εικ. 3.4.11).
Εικόνα 3.4.11Καθορισμός θέσης εμφάνισης περιεχομένου μηνυμάτων.
3.4.2.5 Στήλη Στήλες
Από την επιλογή View>Display μπορούμε να

εμφανίσουμε ένα μενού, μέσω του οποίου, μπορούμε
να επιλέξουμε, ποιες από τις διαθέσιμες στήλες θα
εμφανίζονται και ποιες όχι (με διαδοχικά κλικ στο
αντίστοιχο όνομα – σχήμα δίπλα). Οι στήλες μπορούν
να αλλάξουν σχετική θέση, σύροντας τις επικεφαλίδες
τους προς την επιθυμητή θέση.
318 |
3.4.2.6 Ταξινόμηση στηλών
Από την επιλογή View>Sort by μπορούμε να εμφανίσουμε ένα μενού, μέσω του
οποίου, μπορούμε να επιλέξουμε, ως προς ποια στήλη θα γίνεται η ταξινόμηση των
μηνυμάτων. Ταξινόμηση με βάση συγκεκριμένη στήλη, μπορεί να γίνει εύκολα και με
κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης ως προς την οποία θέλουμε να γίνει η ταξινόμηση.
Επόμενο κλικ αντιστρέφει τη σειρά ταξινόμησης κ.ο.κ.
3.4.3 Σήμανση μηνυμάτων
Όταν ανοίγουμε με κλικ ένα μήνυμα για να το διαβάσουμε, αυτό αυτόματα

σημειώνεται ως αναγνωσμένο, με αποτέλεσμα η γραμμή που αντιστοιχεί σε αυτό, να
μεταπίπτει από έντονη γραφή σε κανονική και να αποχρωματίζεται (από μπλε σε γκρι
χρώμα) ο αντίστοιχος κυκλίσκος στη στήλη All / Unread. Υπάρχει δυνατότητα
εναλλαγής μεταξύ των δύο καταστάσεων, με διαδοχικά κλικ στο κελί που
προσδιορίζεται από τη γραμμή του μηνύματος που μας ενδιαφέρει και τη στήλη με
επικεφαλίδα τον κυκλίσκο (Κατάσταση ανάγνωσης Eικ. 3.4.12).
Εικόνα 3.4.12 Εναλλαγές σήμανσης
Όμοια, ένα μήνυμα μπορεί να επισημανθεί και αντίστροφα, εμφανίζοντας την

αντίστοιχη στήλη και (Flag - σημαιάκι) κάνοντας κλικ στη στήλη αυτή στο σημείο
τομής της με τη γραμμή του μηνύματος που μας ενδιαφέρει. Εμφανίζεται ένα
σημαιάκι (flag).
3.4.4 Επιλογές
Επιλογή μηνυμάτων σε ατομική βάση, γίνεται με απλό κλικ στο προς επιλογή
μήνυμα. Πολλαπλά μηνύματα
μπορούν να επιλεγούν, πιέζοντας
Ctrl + κλικ ...
συνεχώς το πλήκτρο Ctrl για όσο
Ctrl + κλικ ... κάνουμε κλικ στα μηνύματα που
θέλουμε να επιλέξουμε.
Επιλογές συνεχόμενων μηνυμάτων μπορούν να γίνουν, κάνοντας κλικ στο πρώτο

μήνυμα της συνεχούς περιοχής, στη συνέχεια πιέζοντας το πλήκτρο Shift και έχοντας
319 |
το συνεχώς πιεσμένο, κάνουμε κλικ στο τελευταίο. Με τον τρόπο αυτό επιλέγονται
και όλα τα ενδιάμεσα.
3.4.5 Φάκελοι
Οι φάκελοι ως γνωστόν, χρησιμεύουν για την οργάνωση των εισερχόμενων και

εξερχόμενων μηνυμάτων, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες. Οι φάκελοι όπως έχει
αναφερθεί, εμφανίζονται στο αριστερό τμήμα της εφαρμογής. Αναφέρθηκε επίσης
ότι, αρχικά εμφανίζονται μια σειρά από ειδικούς φακέλους(Inbox - Εισερχόμενα, Sent
- Απεσταλμένα, Drafts - Πρόχειρα, Junk - Ανεπιθύμητα, Trash - Κάδος απορριμμάτων)
οι οποίοι διακρίνονται από το ειδικό εικονίδιο με το οποίο προθεματίζονται. Ο
αριθμός που υπάρχει δεξιά, αναφέρεται στο πλήθος των μηνυμάτων που περιέχει ο
φάκελος και δεν έχουν διαβαστεί. Πέρα από τους φακέλους αυτούς, οι οποίοι δεν
μπορούν να μετακινηθούν, διαγραφούν ή να μετονομαστούν, μπορεί να
δημιουργήσει κανείς και δικούς του φακέλους, ανάλογα με τις ανάγκες οργάνωσης
του.
Με κλικ σε κάποιον φάκελο, αυτός επιλέγεται και εμφανίζονται δεξιά τα μηνύματα
που περιέχει. Ο επιλεγμένος κάθε φορά φάκελος, επισημαίνεται διαφορετικά από
τους υπόλοιπους (πράσινο χρώμα υποβάθρου).
3.4.5.1 Δημιουργία φακέλου και μετονομασία
Φάκελοι μπορούν να δημιουργηθούν στην ιεραρχία των φακέλων, δηλ. μπορούν

να δημιουργηθούν και εντός άλλων, περιλαμβανομένων και των αρχικών φακέλων
της εφαρμογής. Αυτό που δεν μπορεί να γίνει, είναι να δημιουργηθούν δύο φάκελοι
με το ίδιο όνομα κάτω από τον ίδιο γονικό φάκελο.
Για να δημιουργήσουμε ένα καινούριο φάκελο, μπορούμε να ακολουθήσουμε την
εξής διαδικασία:
1. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο γραναζιού που υπάρχει δεξιά της επιγραφής Mail
folders(α). Από το υπομενού που εμφανίζεται επιλέγουμε New folder (Εικ. 3.4.13).
2. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, πληκτρολογούμε το όνομα του
φακέλου στη θέση Nameκαι προαιρετικά χρώμα εμφάνισης. Το όνομα δεν πρέπει να
περιέχει άνω κάτω τελεία (:), κάθετο (/), και διπλό εισαγωγικό (").
3. Στο ίδιο παράθυρο διαλόγου, επιλέγουμε θέση του φακέλου στην υπάρχουσα
δομή (Mail folders για να δημιουργηθεί στην κορυφή και ή κάποιον από τους
υπάρχοντες φακέλους, για να δημιουργηθεί κάτω από αυτόν. Ολοκληρώνουμε με
κλικ στο κουμπί ΟΚ.
320 |
1β 2
3
1α
Εικόνα 3.4.13 Δημιουργία φακέλου
Μπορούμε να δημιουργήσουμε υποφάκελο κάτω από υπάρχοντα φάκελο, απλά

κάνοντας κλικ δεξιά πάνω του και επιλέγοντας New folder. Εμφανίζεται ένα
παράθυρο διαλόγου όπως αυτό της εικόνας 3.4.13, με τη διαφορά ότι, δεν χρειάζεται
καθορισμός γονικού φακέλου, αφού αυτός έχει καθοριστεί ήδη.
Φάκελοι που περιέχουν υποφακέλους οι οποίοι δεν εμφανίζονται, εμφανίζουν μία
αιχμή βέλους με φορά προς τα δεξιά αριστερά του εικονιδίου τους. Με κλικ σε αυτό,
γίνεται ανάπτυξή τους και η αιχμή βέλους δείχνει
προς τα κάτω. Με τον τρόπο αυτό, μπορεί να
αποκαλυφθεί η συνολική δενδρική δομή. Για κλικ
σύμπτυξη κάνουμε κλικ στην αιχμή βέλους με
φορά προς τα κάτω.
3.4.5.2 Μετονομασία φακέλου
Μετονομασία φακέλου μπορεί να γίνει με κλικ δεξιά πάνω του και επιλογή της
Rename. Εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου όπου πληκτρολογούμε το νέο όνομα.
3.4.5.3 Διαγραφή φακέλου
Για να διαγράψουμε ένα φάκελο, κάνουμε κλικ δεξιά σε αυτόν και από το μενού
που εμφανίζεται επιλέγουμε Delete. Ο φάκελος μεταφέρεται στο φάκελο Trash.
321 |
3.4.5.4 Μετακίνηση – αντιγραφή μηνυμάτων σε φακέλους
Για μετακίνηση ενός ή περισσότερων μηνυμάτων τα οποία έχουν επιλεγεί, μπορεί

να γίνει απλά, σύροντας προς τον φάκελο προορισμού.
Αντιγραφή μπορεί να πραγματοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο, με τη διαφορά ότι,
πρέπει να πιεστεί και να κρατηθεί πιεσμένο το πλήκτρο Shift καθ’ όλη την πιο πάνω
διαδικασία.
3.4.5.5 Διαγραφή μηνυμάτων – απελευθέρωση φυσικού χώρου
Για να διαγράψουμε ένα ή περισσότερα μηνύματα, τα επιλέγουμε και κάνουμε

κλικ δεξιά. Από το μενού που εμφανίζεται, επιλέγουμε Delete. Τα μηνύματα αυτά,
μεταφέρονται στον φάκελο Trash, από όπου μπορούν να ανακτηθούν, για όσο
διάστημα αυτά παραμένουν εκεί. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, το μήνυμα δεν διαγράφεται
οριστικά και κατά συνέπεια, δεν απελευθερώνεται ο αντίστοιχος χώρος από το
γραμματοκιβώτιο, αλλά το/α μήνυμα/τα μπορούν να ανακτηθούν μετακινώντας τα,
σε κάποιον άλλο φάκελο, αν αυτό είναι επιθυμητό.
Για να διαγραφούν οριστικά τα περιεχόμενα του φακέλου Trash, ώστε να
απελευθερωθεί χώρος, κάνουμε κλικ δεξιά στον φάκελο αυτό και επιλέγουμε Empty
Trash.
Αν είναι επιθυμητό να παρακαμφθεί ο φάκελος Trash και τα μηνύματα να
διαγραφούν οριστικά, μετά την επιλογή τους, πιέζουμε τον συνδυασμό πλήκτρων
Shift+Delete. Με την ενέργεια αυτή, τα μηνύματα αποσύρονται μόνιμα, χωρίς να
μεσολαβήσει η μεταφορά τους στο φάκελο Trash.
3.4.6 Ενδιαφέρουσες δυνατότητες
Στις γραμμές που θα ακολουθήσουν, θα περιγραφούν μια σειρά δυνατότητες, οι

οποίες αποδεικνύονται πολύ χρήσιμες στην καθημερινή ασχολία με το Zimbra.
3.4.6.1 Υπογραφή
Τυπικά, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταλήγει με την λεγόμενη,

υπογραφή· κείμενο πληροφοριών επαφής με το συντάκτη του μηνύματος. Μπορεί
να δημιουργήσει κανείς μια υπογραφή ως ακολούθως:
1. Επιλέγουμε Preferences>Signatures. Εμφανίζεται το παράθυρο της Εικ. 3.4.14.
2. Στο πλαίσιο Name, εισάγουμε ένα χαρακτηριστικού της υπογραφής όνομα.
3. Στο πλαίσιο σύνταξης της υπογραφής, πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε
να εμφανίζεται στα μηνύματά μας, ως υπογραφή.
4. Από το τμήμα Using Signatures, επιλέγουμε από τις δύο λίστες, αντίστοιχα, τι
από τις υπογραφές που έχουν δημιουργηθεί θα εμφανίζεται στα νέα μηνύματα και
τι στις απαντήσεις / προωθήσεις. Επίσης Επιλέγουμε θέση εμφάνισης της υπογραφής
322 |
στο μήνυμα, Above included messages για τοποθέτηση υπογραφής στο τέλος της
απάντησης και πριν τα μηνύματα που συμπεριλαμβάνονται ή Below included
messages για προσθήκη στο τέλος.
5. Ολοκληρώνουμε με αποθήκευση της υπογραφής με κλικ στο κουμπί Save.
5 1β 1α 2
3
4α
4β
Εικόνα 3.4.14 Δημιουργία υπογραφής
3.4.6.2 Αναζήτηση μηνυμάτων με κριτήρια
Στις καθημερινές εργασίες, διαχείρισης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,

μια από τις βασικές ευκολίες, είναι η αναζήτηση μηνυμάτων που πληρούν
συγκεκριμένα κριτήρια. Το Zimbra μας παρέχει μεγάλη ευελιξία στις αναζητήσεις.
Γενικά, μπορεί να ακολουθηθεί η εξής διαδικασία, για αναζητήσεις του είδους.
1. Καθορισμός φακέλου αναζήτησης. Επιλέγουμε το φάκελο στον οποίο θα
αναζητήσουμε μηνύματα.
2. Καθορισμός κριτηρίων αναζήτησης. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο του
μεγεθυντικού φακού που υπάρχει δίπλα στο πλαίσιο Search. Εμφανίζεται η καρτέλα
Search, μέσω της οποίας μπορούν να τεθούν διάφορα κριτήρια αναζήτησης. Για
παράδειγμα, για να καθορίσουμε ως κριτήριο αναζήτησης τον αποστολέα,
επιλέγουμε το κουμπί Received from…, και στη συνέχεια, από το μενού που
εμφανίζεται την επιλογή Address… Εμφανίζεται πλαίσιο κειμένου όπου
πληκτρολογούμε τη διεύθυνση του αποστολέα. Με την ολοκλήρωση της
πληκτρολόγησης, εμφανίζονται στην καρτέλα Search μόνο τα μηνύματα που πληρούν
το συγκεκριμένο κριτήριο. Σε ειδική επιγραφή αναγράφεται το πλήθος των
μηνυμάτων που βρέθηκαν (Eικ. 3.4.15).
323 |
2
2a
3
αποτελέσματα
αναζήτησης
Εικόνα 3.4.15 Αναζητήσεις
3. Κλείσιμο καρτέλας αναζήτησης. Τα αποτελέσματα της αναζήτησης, μπορούν

να παραμείνουν στην καρτέλα Search μέχρι να την κλείσουμε με κλικ στο x που
υπάρχει δεξιά της επιγραφής της. Όσο αυτή είναι ανοικτή, μπορούμε να εισαγάγουμε
και άλλα κριτήρια, ακόμα και σύνθετα, χρησιμοποιώντας λογικούς τελεστές AND, OR,
NOT, ή να επιστρέψουμε στην καρτέλα Mail για εργασία εκεί.
3.4.6.3 Αυτόματο μήνυμα προς τον αποστολέα
Μπορεί να δημιουργηθεί ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης προς τον αποστολέα

με τον ακόλουθο τρόπο:
1. Επιλέγουμε Preferences>out of office. Εμφανίζεται η οθόνη της εικόνας 3.4.16.
2. Σε αυτήν κάνουμε κλικ στο Send auto-reply message και συμπληρώνουμε το
κείμενο αυτόματης απάντησης προς τον αποστολέα.
3. Αν χρειάζεται, καθορίζουμε χρονικό πλαίσιο αποστολής του αυτόματου
μηνύματος μέσω ενεργοποιώντας την Send auto-replies during the following
time period και καθορίζοντας εκεί ημερομηνίες / ώρες αρχής και τέλους. Αν
δεν καθοριστούν όρια, το μήνυμα θα συνεχίσει να αποστέλλεται μέχρι να
επιλεγεί η Do not send autoreplies.
4. Ολοκληρώνουμε με κλικ στο κουμπί Save.
324 |
Εικόνα 3.4.16 Zimbra – Out of Office
325 |
Βιβλιογραφία - Αναφορές
Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 679/2016 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου
της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της
επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη
κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ.
Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου
της 23ης Ιουλίου 2014 σχετικά με την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες
εμπιστοσύνης για τις ηλεκτρονικές συναλλαγές στην εσωτερική αγορά και την
κατάργηση της οδηγίας 1999/93/ΕΚ.
Νόμος υπ’αριθμ. 4727/2020 Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική

Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) -
Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ)
2018/1972) και άλλες διατάξεις. (ΦΕΚ Α' 184/23-09-2020), όπως ισχύει.
Νόμος υπ’αριθμ. 4700/2020 Ενιαίο κείμενο Δικονομίας για το Ελεγκτικό Συνέδριο,

ολοκληρωμένο νομοθετικό πλαίσιο για τον προσυμβατικό έλεγχο, τροποποιήσεις
στον Κώδικα Νόμων για το Ελεγκτικό Συνέδριο, διατάξεις για την αποτελεσματική
απονομή της δικαιοσύνης και άλλες διατάξεις (ΦΕΚ Α΄ 127/29-06-2020).
Νόμος υπ’αριθμ. 4624/2019 Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα,

μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και
του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων
έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην
εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του
Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις (ΦΕΚ Α΄ 137 /29-08-2019),
όπως ισχύει.
Νόμος υπ’αριθμ. 4622/2019 Επιτελικό Κράτος: οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια

της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της κεντρικής δημόσιας διοίκησης
(ΦΕΚ Α΄133 /7-8-2019), όπως ισχύει.
Νόμος υπ’αριθμ. 4412/2016 Δημόσιες Συμβάσεις Έργων, Προμηθειών και Υπηρεσιών

(προσαρμογή στις Οδηγίες 2014/24/ ΕΕ και 2014/25/ΕΕ) (ΦΕΚ Α΄147/8-8-2016), όπως
ισχύει.
Νόμος υπ’αριθμ. 4325/2015 Εκδημοκρατισμός της Διοίκησης - Καταπολέμηση

Γραφειοκρατίας και Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση. Αποκατάσταση αδικιών και άλλες
διατάξεις (ΦΕΚ Α΄47/11-05-2015), όπως ισχύει.
Νόμος υπ’αριθμ. 3528/2007 Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοσίων Πολιτικών

Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ. (ΦΕΚ Α 26΄/9-2-2007), όπως ισχύει.
326
Νόμος υπ’αριθμ. 2690/1999 Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες
διατάξεις (ΦΕΚ Α' 45/9-3-1999) , όπως ισχύει.
Π.Δ. 25/2014 Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση Εγγράφων (ΦΕΚ Α 44΄/25-02-

2014). Σε ισχύ μέχρι την έκδοση της υπουργικής απόφασης της παρ. 7 του άρθρου
107 του ν. 4727/20.
Αιτιολογική Έκθεση του νόμου 4727/2020 Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση

στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ)
2019/1024) - Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της
Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις. (ΦΕΚ Α' 184/23.09.2020)
Υπουργική απόφαση υπ’ αριθμ. 32256/15.9.2021 με θέμα «Διαδικασία επικύρωσης

της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και
νομική ισχύς» (ΦΕΚ 4651 Β΄/8-10-2021).
Υπουργική Απόφαση υπ΄αριθμ. 120301/2021 Βίβλος Ψηφιακού Μετασχηματισμού

2020-2025 (ΦΕΚ 2894 Β΄/05-07-2021)
Υπουργική Απόφαση υπ΄αριθμ. 5620/2021 Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την

υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της
Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και
χρηστών που τηρούνται σε αυτή (ΦΕΚ 2894 Β΄/05-07-2021).
Υπουργική Απόφαση υπ΄ αριθμ. 31368/2020 με θέμα «Ορισμός της Αρχής Εγγραφής
και των εντεταλμένων εκπροσώπων αυτής για την παροχή υπηρεσιών ταυτοποίησης
σε εγκεκριμένους παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης, προς τον σκοπό της έκδοσης
εγκεκριμένων πιστοποιητικών ηλεκτρονικής υπογραφής για την υλοποίηση του
Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων, της διαδικασίας
παροχής υπηρεσιών ταυτοποίησης και των ρόλων στελεχών των φορέων του
δημόσιου τομέα για την παροχή των ανωτέρω υπηρεσιών» (ΦΕΚ 4941 Β΄/9-11-2020).
Υπουργική Απόφαση υπ΄αριθμ.10243/24-04-2020 με θέμα «Εσωτερικός κανονισμός

του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Οδηγίες) για την ηλεκτρονική διακίνηση,
έκδοση και διαχείριση εγγράφων» (ΑΔΑ: 6Θ9Χ46ΜΤΛΠ-ΧΟ9).
Υπουργική Απόφαση υπ΄αριθμ.75929/5-7-2019 με θέμα «Εσωτερικός κανονισμός

του Υπουργείου Οικονομικών (Οδηγίες) για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων»
(ΑΔΑ: ΩΖΚΜΗ-ΙΘΜ)
Απόφαση Ε.Ε.Τ.Τ. υπ΄ αριθμ. 837/1Β/17 Κανονισμός Παροχής Υπηρεσιών

Εμπιστοσύνης (ΦΕΚ 4396 Β΄/14-12-2017). Σε ισχύ μέχρι την έκδοση της απόφασης της
παρ. 31 του άρθρου 107 του ν. 4727/20.
Εγκύκλιος υπ’ αριθμ.32141/13-11-2020 του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης
327 |
με θέμα: «Διάθεση εγκεκριμένων πιστοποιητικών ηλεκτρονικής υπογραφής στο
πλαίσιο υλοποίησης του Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης
Εγγράφων» (ΑΔΑ: 6ΠΟ746ΜΤΛΠ-Φ7Κ).
Κανονισμός Επικοινωνίας Υπηρεσιών (Κεντρική Ένωση Δήμων και Κοινοτήτων

Ελλάδος, Οκτώβριος 2007).
Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας

Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης, Ιανουάριος
2003).
Κανονισμός Πιστοποίησης της Αρχής Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου, όπως

τροποποιήθηκε και ισχύει (ΦΕΚ 799 Β΄/9-6-2010 και ΦΕΚ 3320 Β΄/27-12-2013)
(τελευταία ενημέρωση 14/04/2015)
https://www.aped.gov.gr/images/Certification-Regulation.pdf
Γεωργιάδης, Χ. 2015. Τεχνολογίες Ασφάλειας στον Παγκόσμιο Ιστό. [Κεφάλαιο

Συγγράμματος]. Στο Γεωργιάδης, Χ. 2015. Τεχνολογίες παγκόσμιου ιστού και
ηλεκτρονικού εμπορίου. [ηλεκτρ. βιβλ.] Αθήνα:Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών
Βιβλιοθηκών. κεφ 2. Διαθέσιμο στο: http://hdl.handle.net/11419/2290
Κτιστάκη, Σ., 2014, Εισαγωγή στη Δημόσια Διοίκηση, Αθήνα: Παπαζήσης
Λύτρας, Σ., 2004, Εισαγωγή στο Διοικητικό Δίκαιο στο πλαίσιο του συλλογικού έργου
«Διοικητικό Δίκαιο», Αθήνα – Κομοτηνή: Αντ. Ν. Σάκκουλας
Μαρκαντωνάτου-Σκαλτσά, Α., 2016, Εγχειρίδιο Διοικητικού Δικαίου. Εισαγωγή-

Θεμελιώδεις έννοιες, Αθήνα-Θεσσαλονίκη: Σάκκουλας
Μαυρίδης, Ι. 2015, Ψηφιακές υπογραφές και ψηφιακά πιστοποιητικά. [Κεφάλαιο

Συγγράμματος]. Στο Μαυρίδης, Ι. 2015. Ασφάλεια πληροφοριών στο διαδίκτυο.
[ηλεκτρ. βιβλ.] Αθήνα:Σύνδεσμος Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. κεφ 9.
Διαθέσιμο στο: http://hdl.handle.net/11419/1033
Μήτρου Λίλιαν, 2011, Νομικά ζητήματα ηλεκτρονικών συναλλαγών – ηλεκτρονικές

υπογραφές, Πανεπιστήμιο Αιγαίου – Τμήμα Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών
Συστημάτων. Μάθημα: Κανονιστικό πλαίσιο της Κοινωνίας της Πληροφορίας
Σπηλιωτόπουλος, Ε., 2004, Εγχειρίδιο Διοικητικού Δικαίου, 11η Έκδοση, Αθήνα –

Κομοτηνή: Αντ. Ν. Σάκκουλας
Φλογαΐτης, Σ., 2004, Εισαγωγή στο Διοικητικό Δίκαιο στο πλαίσιο του συλλογικού
έργου «Διοικητικό Δίκαιο», Αθήνα – Κομοτηνή: Αντ. Ν. Σάκκουλας
328 |
Σύμβαση για το έργο «Υλοποίηση Κεντρικού Συστήματος Διακίνησης Εγγράφων,
Δρομολόγησης και Διαλειτουργικότητας με απομακρυσμένες ψηφιακές υπογραφές
καθώς και Μηχανισμό Υποστήριξής του (helpdesk)» (ΑΔΑΜ 19SYMV004990460 2019-
05-22).
Παρουσίαση διαδικτυακών ενημερωτικών ημερίδων για το Κεντρικό Σύστημα

Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.) που έλαβαν χώρα από 14/01/2021
έως 18/02/2021 (αποσπάσματα).
European Union Agency for Network and Information Security (ENISA), 2016, Security
guidelines on the appropriate use of qualified electronic signatures Guidance for
users, Version 2 Final (www.enisa.europa.eu)
Mason, S., 2016, Electronic Signatures in Law 4th Edition, Chapter 4: European Union,
Chapter 14: Digital Signatures, Institute of Advanced Legal Studies for the SAS
Humanities Digital Library, University of London
Κατάλογος Διαδικτυακών Διευθύνσεων
https://www.acci.gr/cosign
https://www.aped.gov.gr/
https://www.cryptomathic.com/news-events/blog/eidas-electronic-signatures-
qualified-vs-advanced-when-to-choose-what-and-why
https://diavgeia.gov.gr/validationService
https://digitalstrategy.gov.gr/
https://dilosi.services.gov.gr/show/q/validate
https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eSignature
https://ec.europa.eu/newsroom/dae/redirection/document/80588 (Δείκτης
Ψηφιακής Οικονομίας και Κοινωνίας (DESI) 2021 -Ελλάδα)
https://www.eett.gr/opencms/opencms/EETT/Electronic_Communications/Digital
Signatures/IntroEsign.html
Signatures/LawFramework.html
Signatures/SupervisedList.html
329 |
Signatures/EsignProviders.html
Signatures/FAQS/
https://www.enisa.europa.eu/news/july-2017/eidas.png
https://www.entrust.com/knowledgebase/ssl/document-signing-what-is-long-
term-validation-ltv
https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home
https://www.garykessler.net/library/crypto.html#purpose
https://www.gsis.gr/sites/default/files/emep/NNC_stepbystep_images.pdf
https://howto.gov.gr/ (Μάθημα: Ψηφιακά Πιστοποιητικά Δημοσίων Υπαλλήλων)
http://iobe.gr/docs/research/RES_03_10062015_PRE_GR.pdf
https://www.ncris.gov.gr/portal/page/portal/epm/validateapm
https://omegasystems.gr/downloadable/Σύμβαση%20Συνδρομητή.pdf
https://www.pdfa.org/long-term-validation-of-signatures/
https://pki.auth.gr/index.php
https://pyxida.grnet.gr/mod/page/view.php?id=97
https://support.mindigital-shde.gr/manuals/
http://tlbrowser.tsl.website/tools/
https://webapp.mindigital-shde.gr/login
https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/trustmark/EL/VATEL-099028220
330 |

ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΥΠΟΙΚ ΥΨΗΔ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ - final - v3

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΥΠΟΙΚ ΥΨΗΔ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ - final - v3

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ΥΠΟΕΡΓΟ: ΥΠΟΕΡΓΟ 3 «ΔΡΑΣΕΙΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΠΙΜΟΡΦΩΤΙΚΩΝ

της Πράξης «ΔΡΑΣΕΙΣ ΣΥΝΕΧΙΖΟΜΕΝΗΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ 2014-2018»

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΣΕ ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΩΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ

Κωδικός εκπαιδευτικού υλικού:

Κωδικός Πιστοποίησης προγράμματος: 736

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΣΕ ΟΡΙΖΟΝΤΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΩΝ ΥΠΟΥΡΓΕΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ

Συντονιστής: Ιωάννης Ματζαβάκης

1.1: Δείκτης Ψηφιακής Οικονομίας & Κοινωνίας –

Η πρόσφατη εμπειρία της πανδημίας Covid-19 επιτάχυνε την ελλειμματική

στελεχών του σε καθοριστικής σημασίας παράγοντες για την αδιάλειπτη λειτουργία

Εικόνα 1.2: Άξονες εφαρμογής ψηφιακού μετασχηματισμού (Πηγή: Βίβλος

Ειδικότερα, στα επιμέρους τομεακά έργα της Δημόσιας Διοίκησης μπορούν

προγράμματος είναι οι επιμορφούμενοι α) να κατανοήσουν τις καινοτόμες

1. ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΕΡΙ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Στο παρόν κεφάλαιο θα επιχειρήσουμε μια γενική επισκόπηση των

1. 1 Θεσμικό Πλαίσιο Ηλεκτρονικών Εγγράφων

1.1.1 Εισαγωγή στο ν.4727/2020 Ψηφιακή Διακυβέρνηση

Όπως καταδεικνύεται στην αιτιολογική έκθεση1 του νόμου 4727/2020

ευχέρεια και ευελιξία για τη ρύθμιση πλήθους θεμάτων ψηφιακής διακυβέρνησης

εκτύπωσης εγγράφων) μέσω της προαγωγής της ηλεκτρονικής επικοινωνίας και

1.1.2 Γενικές αρχές ψηφιακής διακυβέρνησης

Σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν.4727/2020 ο σχεδιασμός και η εφαρμογή

Εικόνα 1.3: Γενικές Αρχές Ψηφιακής Διακυβέρνησης

Η ψηφιακή διακυβέρνηση οφείλει να προστατεύει τα ατομικά δικαιώματα

ενέργειες για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένου έννομου συμφέροντος ή την

διοικήσεις συμβάλλοντας στην αποφυγή των ασκόπως χρονοβόρων διοικητικών

1.1.3 Ηλεκτρονικά Έγγραφα

Η έννοια του «δημόσιου» εγγράφου προσδιοριζόμενη ως το έγγραφο που

1.1.3.1 Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα

1.1.3.2 Τα ηλεκτρονικά αντίγραφα

1.1.3.3 Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα

Με το άρθρο 16 ορίζεται ότι ηλεκτρονικό έγγραφο που φέρει απλή ή

1.1.4 Εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων

Λαμβάνοντας υπόψη ότι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (ή σφραγίδα)

Στο σημείο αυτό παρατίθενται παραδείγματα ηλεκτρονικών δημοσίων

Παράδειγμα 1: Ενιαία Ψηφιακή Πύλη Δημόσιας Διοίκησης gov.gr

gov.gr τα στοιχεία του υπό έλεγχο πιστοποιητικού:

Εικόνα 1.4: Έλεγχος εγκυρότητας πιστοποιητικού στο gov.gr

Αφού συμπληρώσουμε τον μοναδικό κωδικό επαλήθευσης, επιλέγουμε εύρεση,

Εικόνα 1.5: Προβολή αποτελέσματος ελέγχου εγκυρότητας πιστοποιητικού στο gov.gr

Παράδειγμα 2: Πύλη Ψηφιακών Υπηρεσιών Δικαστηρίων - ΟΣΔΔΥ

Στη συνέχεια παρατίθεται το παράδειγμα ενός πιστοποιητικού που εκδόθηκε

Εικόνα 1.6: Παράδειγμα πιστοποιητικού που εκδόθηκε μέσω του

Ο έλεγχος εγκυρότητας του είναι εφικτός μέσω της ιστοσελίδας

Εικόνα 1.7: Είσοδος στην ιστοσελίδα επαλήθευσης πιστοποιητικών της

Εικόνα 1.8: Solon συμπλήρωση μοναδικού κωδικάριθμου πιστοποιητικού

Στη συνέχεια ανοίγει παράθυρο προεπισκόπησης του πιστοποιητικού και

Εικόνα 1.9: Προβολή αποτελέσματος ελέγχου εγκυρότητας πιστοποιητικού στην

Παράδειγμα 3: Πύλη Εθνικού Ποινικού Μητρώου ncris.gov.gr

Ακριβώς όπως και στα προηγούμενα παραδείγματα ο έλεγχος εγκυρότητας

Εικόνα 1.10: Παράδειγμα αντιγράφου ποινικού μητρώου που

Μεταβαίνουμε στην ιστοσελίδα επαλήθευσης του εθνικού ποινικού

Εικόνα 1.11: Συμπλήρωση μοναδικού κωδικάριθμου αντίγραφου ποινικού

Εικόνα 1.12: Προβολή αποτελέσματος επαλήθευσης εγκυρότητας αντίγραφου

Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς

κατέχουν φορείς του δημοσίου): α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα β) είτε

Σκεφτείτε από την εμπειρία σας συγκεκριμένα παραδείγματα εκτυπωμένων

1.1.5 Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο

Σύμφωνα µε τη διάταξη της παρ. 4, η βεβαίωση καταχώρισης στο ηλεκτρονικό

1.1.6 Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση

Με το άρθρο 20 του ν.4727/2020 προβλέπεται ότι η δημιουργία ή επικύρωση

Τέλος, το σύστημα αρχειοθέτησης παρέχει μηχανισμούς και εργαλεία

1.1.7 Ηλεκτρονική διακίνηση δημοσίων εγγράφων