Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Erfgoedinspectie Pagina 2 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Samenvatting

De Erfgoedinspectie bespreekt in dit rapport de kwaliteit van het beheer en behoud

van de collectie van het Nederlands Fotomuseum. De collectie is voor een groot deel
eigendom van het museum. Het museum is op grond van de Erfgoedwet belast met
het beheer van de collectie en ontvangt hiervoor subsidie van het ministerie van
OCW. Hieruit volgt dat het museum dient te voldoen aan de wettelijke
beheernormen.

In dit rapport wordt verslag gedaan van de inspectie naar het planmatig beleid, de
registratie, het behoud, de veiligheidszorg en de administratieve organisatie met
betrekking tot de collectie. Ook is verslag gedaan van de zichtbaarheid van de
collectie.

De Erfgoedinspectie komt tot de volgende conclusies:

- Het museum heeft beleid voor het collectiebeheer opgesteld, gebaseerd op
een waarderingskader voor de collectie en voor de conservering en daaraan
gekoppeld een prioritering van de registratie, conservering en ontsluiting
van de collectie. Het ontbreekt echter aan een lange termijn planning voor
de uitvoering.
- De collectieregistratie voldoet aan de normen van de Erfgoedwet wat betreft
de vindbaarheid, juridische status en fysieke staat maar is op onderdelen
nog onvoldoende door het ontbreken van toereikende beschrijvingen en
inventarislijsten in de aanwinstendatabase.
- De risicoanalyse is niet meer actueel.

Op grond van deze conclusies doet de Erfgoedinspectie de volgende aanbevelingen:

- Voorzie het collectiebeheer van een lange termijnplanning.
- Verbeter de ontsluiting van de collectie en zorg waar nodig voor verfijning
van de collectieregistratie.
- Actualiseer de risicoanalyse en bezie of de huidige maatregelen nog
voldoen.

Erfgoedinspectie Pagina 3 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Inhoud

Samenvatting—3

1 Inleiding—6
1.1 Aanleiding—6
1.2 Onderwerp en vraag—6
1.3 Inspectiemethode—6
1.4 Opzet van het rapport—6

2 Overzicht van conclusies en aanbevelingen—7

2.1 Planmatig beleid—7
2.2 Registratie—7
2.3 Behoud—7
2.4 Veiligheidszorg—8
2.5 Zichtbaarheid—8
2.6 Administratieve organisatie—8

3 Planmatig beleid—9
3.1 Inleiding—9
3.2 Bevindingen—9
3.3 Conclusie—10
3.4 Aanbevelingen—10

4 Registratie—11
4.1 Inleiding—11
4.2 Bevindingen—11
4.3 Conclusies—13
4.4 Aanbevelingen—13

5 Behoud—14
5.1 Inleiding—14
5.2 Bevindingen—14
5.3 Conclusies—15
5.4 Aanbevelingen—15

6 Veiligheidszorg—17
6.1 Inleiding—17
6.2 Bevindingen—17
6.3 Conclusies—17
6.4 Aanbevelingen—18

7 Toegankelijkheid—19
7.1 Inleiding—19
7.2 Bevindingen—19
7.3 Conclusies—20
7.4 Aanbevelingen—20

8 Administratieve organisatie—21
8.1 Inleiding—21
8.2 Bevindingen—21
8.3 Conclusies—21
8.4 Aanbevelingen—21

Erfgoedinspectie Pagina 4 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Bronnen—22
Lijst van gesprekspartners—22
Lijst van geraadpleegde documenten—22

Profiel Nederlands Fotomuseum—23

Colofon—24

Erfgoedinspectie Pagina 5 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

1 Inleiding

1.1 Aanleiding
Per 1 juli 2016 is de Erfgoedwet van kracht. In deze wet zijn de normen vastgelegd
voor het beheer van de rijkscollectie. Een aantal normen is uitgewerkt in de
Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen. Ook museale
instellingen met een andere collectie en waarvan het beheer door de overheid is
gesubsidieerd, vallen onder de reikwijdte van de Erfgoedwet. Het gaat om zeven
museale instellingen die hierdoor voor het eerst onder het toezicht van de
Erfgoedinspectie vallen. Het Nederlands Fotomuseum is één van deze instellingen.
Voor de Erfgoedinspectie geeft dit aanleiding om de instellingen in 2017 en 2018 te
inspecteren. De inspecties zijn te beschouwen als nulmeting.

1.2 Onderwerp en vraag

De wettelijke beheernormen richten zich op het voeren van een planmatig beleid, de
registratie, het behoud, de veiligheidszorg en de administratieve organisatie met
betrekking tot de collectie. Ook moet de toegankelijkheid van de collectie voor het
publiek worden bevorderd.
Om te beoordelen of het Nederlands Fotomuseum voldoet aan de wettelijke
beheernormen is op 12 en 13 december 2017 een inspectie uitgevoerd.

1.3 Inspectiemethode
Een inspectie bestaat uit een documentenanalyse en een locatiebezoek. De
documentenanalyse richt zich bijvoorbeeld op beleidsdocumenten,
uitvoeringsplannen, protocollen en controleverslagen. Waar beschikbaar is gebruik
gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister.
Een belangrijke bron is de Monitor Erfgoedinspectie (monitor). Dit is een
tweejaarlijkse digitale vragenlijst gericht aan de museale beheerders van de
rijkscollectie. De monitor is een instrument voor zelfevaluatie en voor het toezicht
van de Erfgoedinspectie. In het kader van deze inspecties is de museale instellingen
verzocht deze vragenlijst in te vullen.

Het locatiebezoek bestaat uit het voeren van gesprekken en een praktijktoets.
Gesprekken worden gevoerd met de directeur en de direct verantwoordelijke(n)
voor het collectiebeheer. Onderdeel van de praktijktoets is een indicatieve
steekproef op de collectieregistratie. Verder toetst de Erfgoedinspectie tijdens een
rondgang door de tentoonstellings- en depotruimten een aantal feitelijke
beheeraspecten, zoals de bewaaromstandigheden en veiligheidsmaatregelen.
De conceptrapportage is ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de
geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport.

1.4 Opzet van het rapport

Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de conclusies en aanbevelingen. De
hoofdstukken 3 t/m 8 hebben betrekking op de inhoudelijke onderwerpen. Ieder
hoofdstuk begint met een introductie van het betreffende onderwerp, gevolgd door
de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Ten slotte bevat het rapport een
bronnenoverzichten en een profiel van het museum.

Erfgoedinspectie Pagina 6 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

2 Overzicht van conclusies en aanbevelingen

Hieronder treft u een samenvatting aan van de conclusies en aanbevelingen in de

navolgende hoofdstukken van het rapport.

2.1 Planmatig beleid

Conclusies
• Het museum heeft in voldoende mate het museum- en collectiebeleid beschreven.
• Het ontbreekt aan een planmatige uitwerking van het collectiebeleid met doelen
en beschikbare middelen, zoals voor de verbetering van de toegankelijkheid en de
ontsluiting van de kerncollectie.

Aanbeveling
• Voorzie in meerjarenplanning voor de planmatige uitvoering van de doelstellingen
voor het collectiebeheer.

2.2 Registratie
Conclusies
• Het hanteren van twee niet gekoppelde digitale collectieregistratiesystemen is
inefficiënt, kwetsbaar en kan leiden tot fouten. Naast de digitale registratie hanteert
het museum ook analoge registers en lijsten met objectinformatie.
• De collectieregistratie voldoet aan de normen van de Erfgoedwet wat betreft de
vindbaarheid, juridische status en fysieke staat, maar is op onderdelen nog
onvoldoende toegankelijk door het ontbreken van toereikende beschrijvingen en
inventarislijsten.
• De doorgevoerde systematiek van waarderingscodes voor collectie en
conservering is een goede basis voor het stellen van prioriteiten bij het doorvoeren
van verbeteringen in de registratie, conservering en ontsluiting van de collectie.

Aanbevelingen
• Zorg voor de inrichting van een efficiënt, digitaal collectieregistratiesysteem.
• Verbeter de digitale toegankelijkheid van de analoge registraties.
• Maak op basis van een analyse van de collectieregistratie een plan van aanpak
voor het verbeteren van de ontsluiting van de collectie (met name uit de
aanwinstenregistratie) en zorg waar nodig voor verbetering/verfijning/wegwerken
van de achterstanden en werkvoorraad van de collectieregistratie.

2.3 Behoud
Conclusies
• De bewaaromstandigheden van de collectie voldoen aan de richtlijnen.
• De klimaatinstallatie is onvoldoende betrouwbaar.
• Het museum hanteert een waarderingscode voor de collectie en voor de
conservering om de werkvoorraad te prioriteren. Voor het collectiebeheer en -
behoud is dit een werkbare systematiek gezien de grote omvang van de collectie.
• Het museum zet vooral preventieve maatregelen in voor het collectiebehoud. Een
actieve aanpak voor de depotcollectie is beperkt of ontbreekt, zoals actuele
conditiecontrole, collectieschoonmaak of ompakken in juiste verpakkingsmaterialen.

Aanbevelingen
• Zorg voor een transparant onderhoudscontract.
• Tref maatregelen ter verbetering van de klimaatinstallatie.
• Stel op basis van de conserveringscodes vast of onderdelen van de depotcollectie
in aanmerking komen voor aanvullende conserveringsmaatregelen.

Erfgoedinspectie Pagina 7 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

2.4 Veiligheidszorg
Conclusies
• De Erfgoedinspectie stelt vast dat het museum in toereikende mate aandacht
besteedt aan de veiligheidszorg van de collectie.
• De risicoanalyse is niet meer actueel. Zes jaar geleden is de risicoanalyse
opgesteld en maatregelen geformuleerd. Het museum zou opnieuw moeten bezien
of de genomen maatregelen de risico’s in voldoende mate tegengaan, zoals bij
waterschade.
• De prioriteitenlijst heeft onvoldoende specificerende kenmerken voor een snelle
evacuatie van de collectie in het geval van een calamiteit.

Aanbevelingen
• Actualiseer de risicoanalyse en bezie of de huidige maatregelen nog voldoen,
zoals waterdetectie om waterschade tijdig tegen te gaan.
• Voorzie de prioriteitenlijst van voldoende specificerende kenmerken.

2.5 Zichtbaarheid
Conclusies
• Het museum bevordert op actieve wijze de fysieke en digitale toegankelijkheid
van de collectie.
• Gezien de enorme omvang van de collectie neemt de ontsluiting van met name
de kerncollectie geruime tijd in beslag.

Aanbeveling
• Geen.

2.6 Administratieve organisatie

Conclusies
• De administratieve organisatie van het collectiebeheer van het Nederlands
Fotomuseum is op orde.
• Het museum beschikt voor een groot deel over een actuele en volledige set
vastgestelde procedures voor de uitvoering van de beheertaken.
• De implementatie is een punt van aandacht.

Aanbeveling
• Actualiseer het resterende deel van de administratieve organisatie voor de
beheertaken en implementeer de procedures binnen de organisatie.

Erfgoedinspectie Pagina 8 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

3 Planmatig beleid

3.1 Inleiding
De uitvoering van de beheertaken in het kader van de Erfgoedwet dient te zijn
geborgd in vastgesteld planmatig beleid. Dit zorgt er voor dat het beheer niet ad
hoc plaatsvindt, maar op basis van in het beleid vastgelegde doelstellingen die zijn
gebaseerd op een actuele analyse van de beheersituatie. Realisatie van de
doelstellingen vindt plaats door een planmatige uitwerking. Dit betekent dat de
doelen zijn geoperationaliseerd in bijvoorbeeld een (meerjaren)planning of in
projectplannen. Hierin zijn de realisatietermijnen aangegeven en de benodigde
middelen, zoals de personele capaciteit.

3.2 Bevindingen
Beleid
Het museumbeleid is beschreven in het activiteitenplan 2017-2020. Hierin zijn onder
meer de missie, de visie, de strategische doelen/activiteiten, de doelgroep en de
publieksactiviteiten beschreven. Medio 2017 is een ombuigingsplan op het
activiteitenplan opgesteld met maatregelen om tot een gezonde financiële situatie te
komen. De maatregelen hebben onder andere betrekking op de organisatieomvang,
de openingstijden en het aantal tentoonstellingen en hebben geen directe gevolgen
voor het fysieke collectiebeheer. Dit betekent ook dat er geen extra investeringen
worden gedaan ter verbetering van het collectiebeheer; wel vinden
accentverschuivingen in het beheer plaats.

Het collectiebeleid is beschreven in het collectieplan 2016. Het collectieplan

beschrijft onder andere de positionering van het museum op nationaal en
internationaal niveau, de geschiedenis en samenstelling van de collectie, verwerving
en afstoting, behoud en beheer, presentatie en onderzoek. De beschrijvingen geven
een goed inzicht in de huidige situatie, de sterke en zwakke punten en de
nagestreefde verbeteringen voor het collectiebeheer.
Naast het collectieplan zijn er deelplannen zoals het acquisitiebeleid, het
registratieplan en het conserveringsplan voor de analoge collectie. Op het gebied
van veiligheidszorg stelt de Erfgoedinspectie vast dat het museum beschikt over
beleid voor veiligheidszorg en een actueel calamiteitenplan (CHV-plan).

Planmatige uitvoering
De Erfgoedinspectie stelt vast dat er concrete beleidsdoelen voor het collectiebeheer
en –behoud zijn. De projectplannen of jaarplannen geven richting om op korte
termijn de uitvoering van beheertaken te operationaliseren en eventuele
achterstanden in te lopen. Bij voorbeeld werkt het museum aan projecten zoals het
ontsluiten van het dia-archief van Ed van der Elsken of het inventariseren van de
aanwinsten in het voordepot.
Het ontbreekt aan meerjarenplannen op het gebied van collectiebeheer en –behoud
en de ontsluiting van de collectie. In de Monitor Erfgoedinspectie 2017-2018 geeft
het museum aan dat het ontbreekt in een uitwerking van de benodigde financiële
middelen en personele capaciteiten en dat deze te kort schieten en niet in
verhouding staan tot de omvang van de collectie (circa 5,6 miljoen objecten) en de
arbeidsintensiviteit van het collectiebeheer.
De Erfgoedinspectie constateert dat gegeven de beschikbare middelen het museum
bij het doorvoeren van verbeteringen prioriteiten moet stellen.

Erfgoedinspectie Pagina 9 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Conclusies
 Het museum heeft in voldoende mate het museum- en collectiebeleid
beschreven.
 Het ontbreekt aan een planmatige uitwerking van het collectiebeleid met
doelen en beschikbare middelen, zoals voor de verbetering van de
toegankelijkheid en de ontsluiting van de kerncollectie.

Aanbeveling
 Voorzie in meerjarenplanning voor de planmatige uitvoering van de
doelstellingen voor het collectiebeheer.

Erfgoedinspectie Pagina 10 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

4 Registratie

4.1 Inleiding
De registratie van een aantal basisgegevens van de museale cultuurgoederen is
voorwaarde voor goed collectiebeheer. In de registratie zijn ten minste opgenomen
gegevens met betrekking tot de identificatie, de juridische status, de standplaats en
de conditie van de cultuurgoederen.
De beheerder hanteert een geautomatiseerd registratiesysteem dat aansluit op het
systeem van de minister. In 2020 moet dit zijn gerealiseerd.

4.2 Bevindingen
Collectiesamenstelling en -omvang
In het collectieplan en in de Monitor geeft het Nederlands Fotomuseum aan dat de
omvang van de collectie 5,6 miljoen is. De collectie bestaat onder andere uit
negatieven, dia’s, afdrukken, documenten, fotoalbums en fotografica vanaf 1847.
De fotografische collectie bestaat uit 166 archieven van fotografen waarvan 30
archieven tot de kerncollectie gerekend worden. Ook behoren bepaalde thema’s,
zoals de mijnbouw in Nederland tot de kerncollectie. Het museum is eigenaar van
een groot deel van de collectie.
Sinds 2011 beheert het museum ook de etno-historische fotocollectie van het
Wereldmuseum van de gemeente Rotterdam met een omvang van circa 100.000
objecten.
De bibliotheekcollectie (handbibliotheek) bestaat uit circa 23.000 titels en is
geregistreerd in Adlib. Dit is inclusief circa 400 bibliofiele boeken die nog in het
magazijn van de bibliotheek staan en overgebracht moeten worden naar de
museumcollectie en het documentendepot.
Daarnaast zijn er circa 7.000 museale fotoboeken uit de collectie van Jan Wingender
in het documentendepot die nog niet in de collectieregistratie zijn opgenomen, maar
wel via een Excelbestand toegankelijk zijn.

Registratiesysteem
In 2016 heeft de Erfgoedinspectie een rapport uitgebracht over de
collectieregistratie van het Nederlands Fotomuseum. Hieruit blijkt dat gezien de
collectiesamenstelling van het museum de registratie is ingericht volgens een in de
archiefwereld gebruikelijke systematiek. Sindsdien is er niets aan deze systematiek
veranderd. Er wordt gebruik gemaakt van twee softwarepakketten, Memorix Maior
en Filemaker Pro.
Memorix Maior is een archiefbeheersysteem voor beheer en ontsluiting van de
collectie (718.138 records/collectiebeheer, stand 13-12-2017).
Filemaker Pro is een databaseapplicatie waarin het museum de bestanden heeft
opgenomen die het meest relevant zijn voor het fysieke collectiebeheer. Registratie
in dit systeem vindt plaats op het niveau van de bewaareenheid/verpakkingseenheid
(doos). Filemaker Pro bestaat onder andere uit twee bestanden voor
collectieregistratie: de aanwinstenregistratie en de depotregistratie (38.395
records/depotdatabase, stand 13-12-2017).
Het hanteren van meerdere digitale registratiesystemen wordt door het museum als
arbeidsintensief ervaren. Bijvoorbeeld moet men steeds vanuit Memorix in
Filemaker de standplaats/barcode opzoeken. Daarnaast is bij een dubbele invoer in
beide systemen de kans om fouten te maken groter. Er is geen automatische
koppeling gerealiseerd.

Erfgoedinspectie Pagina 11 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Naast de twee digitale databases zijn er ook analoge schriftjes (registers),

kaartenbakken, Word-, Pdf- en Excelbestanden met objectinformatie. De
Excelbestanden met registers van fotografen van hun eigen werk kunnen in
Memorix geïmporteerd worden. Het museum geeft aan dat meerdere vrijwilligers
bezig zijn deze informatie gestaag in te voeren. Naast de registers beheert het
museum ook correspondentie met en documentatie over fotografen in de alfabetisch
geordende documentatiehangmappen. Deze informatie wordt voorlopig niet
gedigitaliseerd.

Registratiekwaliteit
In het rapport van de Erfgoedinspectie uit 2016 is een achterstand in de
aanwinstenregistratie geconstateerd. De beschrijvingen in de aanwinstenregistratie
zijn zodanig beknopt dat de registratie onvoldoende een waarborg vormt voor
beheersbaarheid van de collectie. Dat houdt in het bijzonder een risico in voor de
collectie in het voordepot, die uitsluitend in de aanwinstenregistratie is beschreven.
In 2017 is daarom het aanwinstenproject uitgevoerd om van circa 1300
verpakkingseenheden, waaronder 150 verhuisdozen de inhoud grof te kwantificeren
en een standplaats (barcode) toe te kennen. Er ontbreken echter nog toereikende
beschrijvingen en inventarislijsten in de aanwinstendatabase om deze collectie beter
toegankelijk te maken. Een analyse van de projectgegevens moet het museum nog
doorvoeren. Om nieuwe aanwinsten en achterstanden te beperken heeft het
museum de afgelopen tijd een streng acquisitiebeleid toegepast.

In de Monitor geeft het museum aan dat van de gehele collectie circa 12% op
objectniveau en de rest op verpakkingseenheid is beschreven. Het museum geeft
aan voornamelijk op het niveau van verpakkingseenheid (standplaats, conditie,
aantal en soort objecten zonder inhoudelijke beschrijving) te registreren en niet op
objectniveau. In de Monitor geeft het museum ook aan dat 5% van de collectie niet
geregistreerd is. Dat is een grove schatting volgens het museum en inmiddels voor
een groot deel ingelopen door het aanwinstenproject.

De Erfgoedinspectie heeft een indicatieve steekproef uitgevoerd om een beeld te

krijgen van de kwaliteit van de registraties. Geconstateerd is dat de
collectieregistratie geen risico’s met zich meebrengt voor het beheer van de
collectie. Dit komt door de combinatie van de beheersgegevens met de ordelijke
inrichting van de depots.
Op basis van de steekproef constateert de Erfgoedinspectie dat:
-De vindbaarheid van de geregistreerde collectie in orde is.
-Er voldoende identificerende gegevens geregistreerd zijn.
-De juridische status uit de registratie te herleiden is.
-De fysieke staat geregistreerd is door middel van de conserveringscode.
Het museum heeft in Filemaker de waarderingscode voor collectie en voor
conservering ingevoerd. Deze geven prioriteit aan het registreren, beschrijven en
conserveren van objecten of deelcollecties.

Algemeen blijkt een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van de

registratiegegevens tijdrovend met de twee registratiesystemen. Het Nederlands
Fotomuseum wil zelf op de verschillende gebieden de registratie analyseren en
desgewenst verbeteren/aanvullen. Het museum denkt aan een analyse van de
waarderingscodes collectie en conservering, van de nog bij te voegen digitale
afbeeldingen of van de om te pakken objecten/bewaareenheden e.d.

Erfgoedinspectie Pagina 12 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Standplaatsregistratie
Tijdens de inspectie heeft de Erfgoedinspectie vastgesteld dat het museum bij
gebruik van de collectie geen standplaatswijzigingen doorvoert in het
collectieregistratiesysteem Filemaker. Het museum geeft aan dat dit inherent is aan
de standplaatsregistratie op bewaareenheid. Bij het uitlenen van een object voor
bruikleen, studiezaal of restauratie worden in het depot op de betreffende plek een
uitleenbon geplaatst. Dit betekent dat een controle of een object op zijn plek is,
fysiek in het depot gedaan moet worden en niet opgezocht kan worden in Filemaker.
Standplaatscontroles worden alleen bij gebruik van de collectie uitgevoerd.

4.3 Conclusies
 Het hanteren van twee niet gekoppelde digitale collectieregistratiesystemen
is inefficiënt, kwetsbaar en kan leiden tot fouten. Naast de digitale
registratie hanteert het museum ook analoge registers en lijsten met
objectinformatie.
 De collectieregistratie voldoet aan de normen van de Erfgoedwet wat betreft
de vindbaarheid, juridische status en fysieke staat, maar is op onderdelen
nog onvoldoende toegankelijk door het ontbreken van toereikende
beschrijvingen en inventarislijsten.
 De doorgevoerde systematiek van waarderingscodes voor collectie en
conservering is een goede basis voor het stellen van prioriteiten bij het
doorvoeren van verbeteringen in de registratie, conservering en ontsluiting
van de collectie.

4.4 Aanbevelingen
 Zorg voor de inrichting van een efficiënt, digitaal
collectieregistratiesysteem.
 Verbeter de digitale toegankelijkheid van de analoge registraties.
 Maak op basis van een analyse van de collectieregistratie een plan van
aanpak voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de collectie (met
name uit de aanwinstenregistratie) en zorg waar nodig voor
verbetering/verfijning/wegwerken van de achterstanden en werkvoorraad
van de collectieregistratie.

Erfgoedinspectie Pagina 13 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

5 Behoud

5.1 Inleiding
Door er voor zorg te dragen dat de collectie in goede staat blijft wordt deze ook voor
volgende generaties behouden. Passende bewaaromstandigheden voor de collectie
zijn daarbij van belang. Wat passend is, is maatwerk. Dit hangt samen met de aard
en het gebruik van de collectie en met het gebouw.
Passende bewaaromstandigheden worden beïnvloed door de inrichting van ruimten
waar cultuurgoederen zich bevinden, door klimaat- en lichtbeheersing en door het
tegengaan van biologische en chemische aantasting en vervuiling. In voorkomende
situaties dient verval te worden tegengegaan of te worden hersteld door
conservering en restauratie van de museale cultuurgoederen.

5.2 Bevindingen
De Erfgoedinspectie stelt vast dat de ruimtes waar de collectie is opgeslagen en
gepresenteerd voldoen aan de normen. De bewaaromstandigheden van de collectie
voldoen aan museale normen/ RCE richtlijnen voor collectiebeheer, hoewel er
langdurige problemen met de klimaatinstallatie zijn.

Gebouw en ruimtes
De gemeente Rotterdam huurt het gebouw Las Palmas van L’Etoile Properties. De
gemeente verhuurt een aantal ruimtes onder in Las Palmas aan het Nederlands
Fotomuseum. Bij het afsluiten van een nieuw huurcontract door de gemeente
Rotterdam is voor het museum onduidelijk geworden welke services van onderhoud
van het gebouw en de installaties afgesloten zijn. het museum vreest dat de
reparaties niet langer zullen vallen onder het standaardonderhoud dat in de
servicekosten is doorberekend. Rekeningen voor reparaties van bijvoorbeeld de
klimaatinstallatie moeten nu rechtstreeks door het museum betaald worden.

Klimaat- en lichtbeheersing
Het Nederlands Fotomuseum hanteert optimale bewaarcondities in 10 depots met
drie klimaatzones, ingericht per materiaal en met vastgelegde T en RH waarden. De
streefwaarden voor het binnenklimaat in de depots en op zaal worden gemonitord
door de depotbeheerder. Bij storingen treedt een opvolgingsprocedure in werking en
wordt een logboek bijgehouden.
Volgens het museum heeft de klimaatinstallatie gezien de leeftijd van 10 jaar,
steeds meer storingen. Dit blijkt ook uit klimaatmetingen. Op het moment van
inspectie is er een klimaatstoring in het zwart/wit- en documentendepot door een
lekkage in het systeem. Er is in deze depots tijdelijk mobiele klimaatapparatuur
bijgeplaatst door een extern bedrijf. In 2016 zijn grote reparaties aan de installatie
geweest. Om de storingen op te lossen zal op korte termijn de noodkoeling van de
klimaatinstallatie vervangen moeten worden. Ook moet in de toekomst het
verouderd koelmiddel vervangen worden. In verband met de milieuwet wil het
museum een milieu-neutrale installatie aanschaffen.

Het museum hanteert strikte streefwaarden voor de lichtbeheersing voor

fotografisch materiaal. Daarom mag een voorwerp maximaal drie maanden
tentoongesteld worden. Bij het inrichten van een presentatie worden de
lichtwaarden gemeten.

Erfgoedinspectie Pagina 14 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Collectiebeheer
In de Monitor geeft het museum aan vooral in te zetten op preventieve maatregelen
en dat er geen personele en financiële middelen zijn voor een actieve aanpak zoals
insectenbestrijding of het verwijderen van oude verpakkingen.
Het museum heeft periodieke schoonmaakroutines in de depots (stofzuigen) en
plaatst zelf insectenvallen en voert een vangstlogboek. Daarnaast wordt jaarlijks de
luchtkwaliteit gecontroleerd. Alle binnenkomend materiaal gaat eerst naar het
quarantainedepot ter controle op besmetting.

In het collectieplan is vermeld dat de gehele collectie bij de verhuizing van het
museum in de periode 2004-2007 met extra projectsubsidies is geïnventariseerd en
gecontroleerd. Sindsdien is er geen structurele schoonmaak en conditiecontrole van
de collectie – met uitzondering van de aanwinsten - uitgevoerd. Dit gebeurt alleen
bij het gebruik van de collectie zoals bij bruiklenen en aanwinsten. Sinds de
verhuizing zijn met externe bijdragen enkele ompakprojecten uitgevoerd, zoals de
archieven van Van Ojen, Rombouts, Sannes en de fotocollectie van het
Wereldmuseum. Voor de nieuwe aanwinsten wordt doorgaans bulkverpakking
toegepast.

In het conserveringsplan geeft het museum aan te werken volgens een

waarderingscode voor collectie en voor conservering als uitgangspunt bij de aanpak
van de werkvoorraad. Bij een hoge collectiewaardering (kerncollectie) en
conserveringswaarde krijgt deze collectie prioriteit ten opzichte van een laag
gewaarde collectie. De conserveringswaarde is per verpakkingseenheid vastgesteld
en is een combinatie van materiaalsoort en beschreven conditie.
De collectiewaarde prevaleert boven de conserveringswaarde wat zou kunnen
betekenen dat materiaalachteruitgang geaccepteerd wordt bij een lage collectie- en
hoge conserveringswaarde. In het collectieregistratiesysteem,
Filemaker/depotdatabase, zijn beide waarden ingevoerd (zie hoofdstuk Registratie).

Het Nederlands Fotomuseum beschikt over uitstekende deskundigheid op het gebied

van conservering en restauratie van fotografisch materiaal en heeft een eigen
restauratieatelier voor fotografie. Dit zorgt niet alleen voor de museumcollectie,
maar werkt ook aan externe opdrachten. Hierin kan een spanningsveld ontstaan en
zou de uitvoering van interne projecten langer kunnen duren.

5.3 Conclusies
 De bewaaromstandigheden van de collectie voldoen aan de richtlijnen.
 De klimaatinstallatie is onvoldoende betrouwbaar.
 Het museum hanteert een waarderingscode voor de collectie en voor de
conservering om de werkvoorraad te prioriteren. Voor het collectiebeheer en
-behoud is dit een werkbare systematiek gezien de grote omvang van de
collectie.
 Het museum zet vooral preventieve maatregelen in voor het
collectiebehoud. Een actieve aanpak voor de depotcollectie is beperkt of
ontbreekt, zoals actuele conditiecontrole, collectieschoonmaak of ompakken
in juiste verpakkingsmaterialen.

5.4 Aanbevelingen
 Zorg voor een transparant onderhoudscontract.
 Tref maatregelen ter verbetering van de klimaatinstallatie.

Erfgoedinspectie Pagina 15 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

 Stel op basis van de conserveringscodes vast of onderdelen van de

depotcollectie in aanmerking komen voor aanvullende
conserveringsmaatregelen.

Erfgoedinspectie Pagina 16 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

6 Veiligheidszorg

6.1 Inleiding
Veiligheidsmaatregelen moeten de kans op schade of zelfs verlies van museale
cultuurgoederen voorkomen en beperken. In het veiligheidsbeleid is voorzien in
organisatorische, bouwkundige en technische maatregelen die ten minste betrekking
hebben op de risico’s van diefstal, vermissing, beschadiging en vernietiging van
cultuurgoederen door bijvoorbeeld brand, wateroverlast of vandalisme. Maatregelen
zijn gericht op preventie, detectie en bereddering. Een actuele analyse van de
veiligheidsrisico’s maakt inzichtelijk of in het beveiligingsbeleid extra maatregelen
moeten worden genomen om de veiligheidszorg te verbeteren.
Schade aan- en verlies van museale cultuurgoederen moeten worden gemeld aan de
Erfgoedinspectie.

6.2 Bevindingen
Het Nederlands Fotomuseum heeft een integraal veiligheidsplan (BHV en CHV) en
een calamiteitenplan voor de collectiehulpverlening (CHV-plan).
Het museum beschikt sinds 2012 over een analyse van de veiligheidsrisico’s voor de
collectie. Hierdoor is gedocumenteerd welke risicofactoren het museum voor de
collectie onderkent. Inmiddels zijn organisatorische, bouwkundige en elektronische
(preventieve) maatregelen genomen om de risico’s te beperken. Onlangs zijn
offertes aangevraagd om de camera’s te vervangen. De inspectie merkt op dat er
geen waterdetectie geplaatst is, hoewel waterschade als een risico geïdentificeerd
is.

In het CHV-plan zijn onder andere de CHV-organisatie en alarmprocedure,

handelswijzen, ontruimingsinstructies en prioriteitenlijst opgenomen. De
prioriteitenlijst voorziet nog onvoldoende in specifieke kenmerken van de te
evacueren collectie tijdens een calamiteit.
De interne werkgroep veiligheidszorg heeft de taak om het veiligheidsplan jaarlijks
actueel te houden en organiseert jaarlijks calamiteitenoefeningen en scholing met
betrekking tot de collectie. Van de oefeningen worden verslagen gemaakt met
verbeterpunten.

Daarnaast heeft het museum een eigen incidentenregister en registreert incidenten

ook in DICE. In de Monitor geeft het museum aan dat zich de afgelopen twee jaar
drie incidenten met de collectie hebben voorgedaan, namelijk vermissing,
onopzettelijke beschadiging en mogelijke schade door ontoereikend binnenklimaat.

6.3 Conclusies
 De Erfgoedinspectie stelt vast dat het museum in toereikende mate
aandacht besteedt aan de veiligheidszorg van de collectie.
 De risicoanalyse is niet meer actueel. Zes jaar geleden is de risicoanalyse
opgesteld en maatregelen geformuleerd. Het museum zou opnieuw moeten
bezien of de genomen maatregelen de risico’s in voldoende mate tegengaan,
zoals bij waterschade.
 De prioriteitenlijst heeft onvoldoende specificerende kenmerken voor een
snelle evacuatie van de collectie in het geval van een calamiteit.

Erfgoedinspectie Pagina 17 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

6.4 Aanbevelingen
 Actualiseer de risicoanalyse en bezie of de huidige maatregelen nog
voldoen, zoals waterdetectie om waterschade tijdig tegen te gaan.
 Voorzie de prioriteitenlijst van voldoende specificerende kenmerken.

Erfgoedinspectie Pagina 18 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

7 Toegankelijkheid

7.1 Inleiding
Collecties moeten zo veel mogelijk toegankelijk worden gemaakt voor het publiek.
De beheerder stelt de collectie en informatie over de collectie op fysieke en digitale
wijze open voor onderscheiden doelgroepen. De beheerder bevordert
collectiemobiliteit en bruikleenverkeer. Maatregelen ter bevordering van de
toegankelijkheid kunnen zijn neergelegd in bijvoorbeeld een presentatie-,
informatie- en/of onderzoeksplan, jaarplan of activiteitenplan.

7.2 Bevindingen
De doelgroep en de doelstellingen voor de fysieke en digitale toegankelijkheid van
de collectie zijn beschreven in het activiteitenplan 2017-2020 met onder andere
diverse educatieve projecten.

Fysieke toegankelijkheid
Het museum neemt diverse maatregelen om de fysieke toegankelijkheid te
bevorderen. Dit gebeurt door de inrichting van tijdelijke tentoonstellingen en
presentaties binnen en buiten het museum, het geven van bruiklenen en de toegang
tot de collectie op afspraak.
In 2016 heeft het museum 16 presentaties, waarvan 11 in eigen huis gemaakt. In
de toekomst zal het aantal presentaties minder zijn met circa zeven
tentoonstellingen in eigen huis en één reizende. De eigen collectie vormt hiervoor
een bron van inspiratie en onderzoek. Het museum heeft de bezoekersaantallen de
afgelopen jaren zien oplopen van 84.936 in 2014 naar 92.024 in 2016.

In de Monitor geeft het museum aan op dat moment drie kortdurende

bruikleencontracten te hebben met in totaal 94 uitgeleende voorwerpen. Ook geeft
het museum aan dat de afgelopen vijf jaar het aantal kortdurende verstrekte
bruiklenen sterk is toegenomen. De uitgaande bruiklenen worden in Excelsheets en
Filemaker vastgelegd door de afdeling collecties. Het museum hanteert de
standaardcontracten van de Museumvereniging, aangepast met specifieke eisen
voor fotografie. In het handboek collecties staat de procedure bruiklenen
beschreven: er is een inhoudelijke beoordeling of een werk wel of niet uitgeleend
kan worden. Ook wordt de situatie bij de bruikleennemer door middel van zijn
facility report beoordeeld. Van elke bruikleen wordt een conditierapport opgemaakt
en bij grote of kostbare bruiklenen gaat een koerier (restaurator) mee.

Digitale toegankelijkheid
De digitale toegankelijkheid van de collectie bevordert het museum door de collectie
via de eigen website (beeldbank), Europeana, het Geheugen van Nederland,
Daguerrobase, RKD Artist en social media zichtbaar te maken.
In de Monitor geeft het museum aan dat 12% van de collectie digitaal beschreven is
waarvan 3% met een digitale afbeelding. Het museum geeft aan dat door
auteursrechten niet alle afbeeldingen online toegankelijk gemaakt kunnen worden.
Ook vindt het museum dat het gezien de grote omvang van de gehele collectie niet
te doen is van de gehele collectie een digitale afbeelding beschikbaar te hebben. Tot
scannen van de collectie wordt alleen overgegaan bij het gebruik ervan zoals bij
bruiklenen, tentoonstellingen of bij ontsluitingsprojecten zoals het dia-archief van Ed
van der Elsken. Het museum geeft prioriteit aan de ontsluiting van de kerncollectie,
die thans voor 30% is ontsloten en gedigitaliseerd. De uitvoering van de

Erfgoedinspectie Pagina 19 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

ontsluitingsprojecten kan echter gezien de omvang van de kerncollectie over een

lange periode lopen (zie ook hoofdstuk Registratie).

7.3 Conclusies
 Het museum bevordert op actieve wijze de fysieke en digitale
toegankelijkheid van de collectie.
 Gezien de enorme omvang van de collectie neemt de ontsluiting van met
name de kerncollectie geruime tijd in beslag.

7.4 Aanbeveling
 Geen.

Erfgoedinspectie Pagina 20 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

8 Administratieve organisatie

8.1 Inleiding
De beschrijving van de administratieve organisatie van het collectiebeheer
waarborgt de continuïteit en kwaliteit van het beheer. In de administratieve
organisatie zijn de procedures voor het beheer vastgelegd. Het museum toetst of de
beschreven procedures juist worden toegepast en voert periodiek een evaluatie van
de procedures uit.

8.2 Bevindingen
De interne werkgroep kwaliteitszorg werkt aan een doorlopende
kwaliteitsverbetering van de procedures voor het museale werken, zoals het
collectiebeheer. Tijdens de inspectie is gebleken dat de hoofdstukken registratie,
conservering, depotbeheer en bruiklenen gereed zijn. In de komende tijd wordt een
aantal hoofdstukken geactualiseerd zoals verkoop, passieve conservering en
bruiklenen. Procedures voor het digitaal beheer en digitalisering worden verder
uitgewerkt. De meeste procedures voorzien onder andere in controleschema’s en
logboeken. De handleiding voor collectiemanagement Spectrum is als model
gebruikt voor de gehanteerde procedures. De procedures zijn onderdeel van het
handboek collecties.
Naast de procedures beschikt het museum over een workflow planning voor
tentoonstellingen ter bevordering van een goede samenwerking tussen de afdeling
presentaties en collecties.
De implementatie van het handboek collecties en workflow moet nog uitvoering
krijgen en is een punt van aandacht binnen het museum.

8.3 Conclusies
 De administratieve organisatie van het collectiebeheer van het Nederlands
Fotomuseum is op orde.
 Het museum beschikt voor een groot deel over een actuele en volledige set
vastgestelde procedures voor de uitvoering van de beheertaken.
 De implementatie is een punt van aandacht.

8.4 Aanbeveling
 Actualiseer het resterende deel van de administratieve organisatie voor de
beheertaken en implementeer de procedures binnen de organisatie.

Erfgoedinspectie Pagina 21 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Bronnen

De inspectie van het Nederlands Fotomuseum is uitgevoerd door twee senior

inspecteurs bij de Erfgoedinspectie.

Lijst van gesprekspartners

 Directeur
 Hoofd collecties
 Conservatoren
 Registratoren
 Depotbeheerder

Lijst van geraadpleegde documenten

 Jaarverslag 2016
 Bestuursverslag 2016
 CHV plan nov 2017
 Collectieplan januari 2016
 Conserveringsplan analoge collectie 2015
 Notitie acquisitie 2017
 Notitie acquisitiebeleid 2013
 Activiteitenplan 2017-2020 met aanvulling
 Ombuigingsplan 2017
 Inspectierapport collectieregistratie juli 2016
 Monitor Erfgoedinspectie 2017-2018
 Registratieplan 2014

Erfgoedinspectie Pagina 22 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Profiel Nederlands Fotomuseum

In onderstaand profiel is een beknopte schets gegeven van de geschiedenis van het
museum, de samenstelling van de collectie, de museale gebouwen en de organisatie
van het collectiebeheer. Het is onder andere ontleend aan de geraadpleegde
documenten en de website van het museum.

In 2003 gingen Het Nederlands Foto Instituut, het Nederlands

Fotoarchief en het Nationaal Fotorestauratie Atelier op in het Nederlands
Fotomuseum en was gevestigd aan de Witte de Withstraat in Rotterdam. Vanaf
2007 is het museum in het gebouw Las Palmas aan de Wilhelminakade in Rotterdam
gehuisvest.

Het Nederlands Fotomuseum is het nationale museum voor fotografie met een
collectie van meer dan 5,6 miljoen beelden. Het museum laat fotografie in
documentaire en experimentele, hedendaagse en historische facetten zien. Het
toont met regelmaat werk uit eigen collectie en daarnaast tentoonstellingen met
grote namen uit de Nederlandse en internationale fotografiewereld.

Het museum beheert 166 archieven van Nederlandse fotografen, een belangrijk deel
van het visuele erfgoed van Nederland. Daaronder vallen werken van eigentijdse
fotografen en fotografen uit de 19de en 20ste eeuw, waarvan het museum de
complete archieven beheert. Door schenkingen, nalatenschappen en aankopen blijft
de collectie zich ieder jaar verrijken. Een deel van de collectie kan digitaal worden
geraadpleegd via de beeldbank op de website.

Het museum beschikt als een van de weinige musea in Nederland over een
restauratieatelier voor fotografie en heeft daarmee de expertise op het gebied van
conservering en restauratie van fotografisch materiaal. Het atelier zorgt niet alleen
voor de eigen museumcollectie, maar werkt ook aan de fotografische collecties in
opdracht van externen.

Er zijn drie afdelingen: bedrijfsvoering, presentaties en collecties. Binnen de afdeling

collecties werken: conservator, restaurator, registrator, depotbeheerder en
beheerder digitale collectie. Het museum heeft een adviescommissie met externe
deskundigen voor aanwinsten van collecties. De raad van toezicht werkt volgens de
code of cultural governance.

Erfgoedinspectie Pagina 23 van 25

 Inspectierapport Nederlands Fotomuseum

Colofon

Erfgoedinspectie
Rijnstraat 50
Postbus 16478
2500 BL Den Haag

Tel: 070 4124012

E: info@ergoedinspectie.nl
www.erfgoedinspectie.nl

Den Haag, maart 2018

Erfgoedinspectie Pagina 24 van 25