CBMS4303 Sistem Maklumat Pengurusan Capr14

Fakulti Sains dan Teknologi
CBMS4303
Sistem Maklumat Pengurusan
Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

CBMS4303
SISTEM MAKLUMAT
PENGURUSAN
Maryati Mohd Yusoff
Mohd Zakree Ahmad
Hafiz Mohd Sarim
Norhayati Mohd Ali
Nurhizam Safie Mohd Satar
Salina Ismail
Muhammad Shakirin Shaari
Mohamed Ali Saip
Nassiriah Shaari

Pengarah Projek: Prof Dato’ Dr Mansor Fadzil
Assoc Prof Dr Norlia T. Goolamally
Open University Malaysia
Penulis Modul: Maryati Mohd Yusoff

Mohd Zakree Ahmad
Hafiz Mohd Sarim
Norhayati Mohd Ali
Nurhizam Safie Mohd Satar
Salina Ismail
Muhammad Shakirin Shaari
Mohamed Ali Saip
Nassiriah Shaari
Penyederhana: Rohaizak Omar @ Abd Rahim
Penterjemah: Shaharul Anwar Shafie
Dibangunkan oleh: Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi

Open University Malaysia
Edisi Pertama, April 2014

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM), April 2014, CBMS4303
Hak cipta terpelihara. Tiada bahagian daripada bahan ini boleh disalin semula dalam mana-mana
cara tanpa kebenaran secara bertulis daripada Presiden Open University Malaysia (OUM).

Isi Kandungan
Panduan Kursus ix-xiii
Topik 1 Sistem Maklumat Berasaskan Komputer 1

1.1 Sistem Maklumat Secara Ringkas 2
1.1.1 Data, Maklumat dan Pengetahuan 3
1.1.2 Teknologi Maklumat 5
1.1.3 Sistem Maklumat 6
1.2 Pengurusan Maklumat 9
1.3 Pengguna Sistem Maklumat 12
1.3.1 Perjawatan Pengurusan 13
1.3.2 Fungsi Pengurus 18
1.3.3 Peranan Pengurus 19
1.3.4 Kemahiran Pengurusan 20
1.3.5 Pengetahuan Pengurus 21
1.4 Jenis Sistem Maklumat Berasaskan Komputer 22
1.5 Jabatan Sistem Maklumat 25
1.5.1 Pakar Maklumat 26
1.6 Trend dalam Aplikasi Sistem Maklumat Perniagaan 27
1.7 Trend Pengkomputeran Pengguna Akhir (EUC) 28
Rumusan 29
Kata Kunci 30
Topik 2 Pengurus dan Konsep Sistem 31

2.1 Pengurus dan Sistem 32
2.2 Model 37
2.3 Sistem Model Umum 38
2.3.1 Sistem Fizikal 39
2.3.2 Sistem Konseptual 40
2.3.3 Persekitaran 44
2.3.4 Penyelesaian Masalah 45
2.4 Pendekatan Sistem 50
2.5 Fasa Persediaan 51
2.6 Fasa Pentakrifan 52
2.7 Fasa Penyelesaian 55
Rumusan 57
Kata Kunci 58

iv  ISI KANDUNGAN
Topik 3 Sokongan Teknologi Maklumat dan Strategi dalam Organisasi 55

3.1 Struktur Pemodalan Syarikat 60
3.2 Memahami Struktur Organisasi 62
3.2.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi 63
3.3 Pelaksanaan Teknologi Maklumat dalam 66
Struktur Organisasi
3.4 Pengurusan Teknologi Maklumat 67
3.4.1 Matlamat Pengurusan Teknologi Maklumat 67
3.4.2 Mengurus Organisasi Teknologi Maklumat 68
3.4.3 Fungsi Organisasi Teknologi Maklumat 68
3.4.4 Bentuk Pelaksanaan Organisasi 69
Teknologi Maklumat
3.5 Penggunaan Teknologi Maklumat dalam 71
Strategi Organisasi
3.5.1 Apakah itu Pengurusan Strategik? 71
3.5.2 Strategi Semasa Peringkat Perniagaan 72
dan Model Rantaian Nilai
3.5.3 Penggunaan Teknologi dalam Rantaian Nilai 73
3.5.4 Produk dan Perkhidmatan Sistem Maklumat 74
3.5.5 Pengurusan Rangkaian Bekalan dan Sistem 75
Maklum Balas Pengguna yang Berkesan
3.5.6 Strategi Peringkat Industri dan Sistem Maklumat: 77
Daya Saingan dan Ekonomi Rangkaian
3.5.7 Perkongsian Maklumat 77
3.5.8 Penggunaan Internet dalam Perniagaan 79
Rumusan 81
Kata Kunci 82
Topik 4 Integrasi Sistem Maklumat dalam Organisasi 83

4.1 Mereka Bentuk Semula Organisasi dengan 84
Sistem Maklumat
4.1.1 Sistem Maklumat dan Perancangan Organisasi 84
4.1.2 Penyeragaman dalam Perancangan 88
4.2 Perubahan Organisasi 89
4.2.1 Perubahan Organisasi Berpunca dari 89
Sistem Maklumat
4.3 Sokongan Sistem Maklumat di dalam Organisasi 91
4.3.1 Sokongan Sistem Maklumat untuk Pelbagai 91
Tahap Pengurusan dalam Organisasi
4.4 Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) 93
4.4.1 Input dan Output MIS 94
4.4.2 Ciri-ciri MIS 95
4.5 Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) 96

ISI KANDUNGAN  v
4.5.1 Objektif TPS 96

4.5.2 Kaedah dan Proses TPS 97
4.5.3 Aktiviti TPS 98
4.5.4 Aplikasi TPS Tradisional 101
Rumusan 104
Kata Kunci 105
Topik 5 Sistem Sokongan Keputusan 106

5.1 Membuat Keputusan 107
5.1.1 Jenis-jenis Keputusan 107
5.1.2 Fasa-fasa dalam Membuat Keputusan 110
5.1.3 Sokongan Teknologi Maklumat dalam 111
Membuat Keputusan
5.2 Sistem Sokongan Keputusan 112
5.2.1 Definisi DSS 113
5.2.2 Objektif DSS 114
5.2.3 Ciri-ciri DSS 115
5.2.4 Pemodelan Analisis untuk DSS 116
5.2.5 Jenis-jenis DSS 117
5.2.6 Model DSS 119
5.3 Sistem Sokongan Keputusan Kumpulan 121
5.3.1 Persekitaran GDSS 122
5.3.2 Perisian Kumpulan 124
Rumusan 126
Kata Kunci 127
Topik 6 Sistem Maklumat Eksekutif 128

6.1 Peranan dan Ciri-ciri Eksekutif 129
6.1.1 Fungsi Pengurusan Fayol 130
6.1.2 Peranan Pengurusan Mintzberg 130
6.1.3 Rangkaian dan Agenda Kotter 132
6.1.4 Bagaimana Eksekutif Berfikir 133
6.2 Keperluan Maklumat Eksekutif 134
6.2.1 Penyelidikan Mintzberg 134
6.2.2 Penyelidikan Jones dan McLeod 135
6.3 Sistem Maklumat Eksekutif Berasaskan Komputer 136
6.3.1 Definisi 137
6.3.2 Model EIS 137
6.3.3 Input dan Output EIS 139
6.3.4 Ciri-ciri EIS 139
6.3.5 Keupayaan EIS 140
Rumusan 141
Kata Kunci 141

vi  ISI KANDUNGAN
Topik 7 Sistem Pakar 142

7.1 Apakah itu Sistem Pakar? 143
7.1.1 Kenapa Sistem Pakar Diperlukan? 144
7.1.2 Penggunaan Sistem Pakar 145
7.2 Pengetahuan dan Kepakaran 147
7.3 Seni Bina Sistem Pakar 149
7.3.1 Pemerolehan Pengetahuan 150
7.3.2 Pangkalan Pengetahuan 150
7.3.3 Enjin Inferens 152
7.3.4 Kemudahan Penerangan 154
7.3.5 Antara Muka Pengguna 155
7.3.6 Ingatan Kerja 156
7.4 Ciri-ciri Sistem Pakar 156
7.5 Pembangunan Sistem Pakar 159
7.5.1 Perisian dan Alatan dalam Pembangunan 160
Sistem Pakar
7.6 Kebaikan dan Keburukan Sistem Pakar 162
7.6.1 Kebaikan Sistem Pakar 162
7.6.2 Keburukan dan Kelemahan Sistem Pakar 163
Rumusan 164
Kata Kunci 165
Topik 8 Sistem Maklumat Fungsian 166

8.1 Sistem Maklumat Fungsian Secara Ringkas 167
8.2 Sistem Maklumat Pemasaran 168
8.2.1 Prinsip Pemasaran 170
8.2.2 Model Sistem Maklumat Pemasaran 171
8.3 Sistem Maklumat Pembuatan 172
8.3.1 Perancangan Keperluan Bahan 173
8.3.2 Sistem Just-in-Time (JIT) 175
8.4 Sistem Pengurusan Sumber Manusia 177
8.4.1 Aktiviti Utama Pengurusan Sumber Manusia 177
8.4.2 Model Sistem Maklumat Sumber Manusia 178
8.4.3 Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia 180
8.4.4 Subsistem Risikan Sumber Manusia 180
8.4.5 Subsistem Perancangan Tenaga Kerja 181
8.4.6 Subsistem Pengambilan Tenaga Kerja 181
8.4.7 Subsistem Pengurusan Tenaga Kerja 182
8.4.8 Subsistem Ganjaran 182
8.4.9 Subsistem Manfaat 183
8.4.10 Subsistem Laporan Persekitaran 183
Rumusan 183
Kata Kunci 184

ISI KANDUNGAN  vii
Topik 9 Isu Keselamatan dan Sosial Berkaitan Sistem Maklumat 165

9.1 Kepentingan Keselamatan 166
9.2 Keselamatan dan Internet 168
9.2.1 Keselamatan dan E-dagang 169
9.3 Ancaman Keselamatan Sistem 171
9.3.1 Virus, Perisian Intip and Perisian Beriklan 172
9.3.2 Salah Guna Akses Internet Dalaman 174
9.3.3 Pencurian Komputer Riba atau Komputer 174
Mudah Alih
9.3.4 Nafi Khidmat (DoS) 175
9.3.5 Akses Tanpa Kebenaran pada Maklumat 175
9.3.6 Salah Guna Rangkaian Tanpa Wayar 176
9.3.7 Pencerobohan Sistem 176
9.3.8 Penipuan Telekom 177
9.3.9 Pencurian Maklumat Proprietari 178
9.3.10 Penipuan Kewangan 179
9.3.11 Salah Guna Aplikasi Web Awam 179
9.3.12 Pencacatan Laman Web 180
9.3.13 Perbuatan Khianat 180
9.4 Isu Sosial dalam Penggunaan Teknologi Maklumat 181
9.4.1 Ancaman Pada Pekerjaan 181
9.4.2 Hubungan Manusia 181
9.4.3 Isu Kesihatan 182
9.4.4 Ancaman Pada Hak Peribadi (Privasi) 182
9.5 Isu Etika 183
9.5.1 Isu Etika dalam Teknologi Maklumat 183
9.5.2 Kerangka Asas Etika Teknologi Maklumat 183
Rumusan 184
Kata Kunci 185
Topik 10 Isu Pembangunan dan Kualiti Berkaitan Sistem 186

10.1 Pembangunan Sistem Maklumat 187
10.1.1 Penyiasatan 188
10.1.2 Analisis 188
10.1.3 Reka Bentuk 189
10.1.4 Pengaturcaraan 189
10.1.5 Ujian 190
10.1.6 Pelaksanaan 190
10.1.7 Penyelenggaraan 191
10.2 Konsep Kualiti dalam Sistem Maklumat 191
10.2.1 Model Kematangan Kemampuan 191
10.2.2 Lima Tahap dalam Model CMM 192
10.3 Kegagalan Sistem Maklumat 194

viii  ISI KANDUNGAN
10.3.1 Bahagian Bermasalah dalam Sistem Maklumat 194

10.3.2 Menilai Kejayaan Sistem 195
10.4 Sebab-sebab Kejayaan atau Kegagalan Sistem Maklumat 197
10.4.1 Sebab untuk Kejayaan dan Kegagalan 197
10.4.2 Proses Pembangunan ă Apakah yang 200
Mungkin Tersilap?
10.5 Menguruskan Pelaksanaan Sistem Maklumat 202
10.5.1 Mengawal Faktor Berisiko 202
10.5.2 Strategi untuk Menghindari Kesilapan Semasa 203
Proses Pembangunan
Rumusan 203
Kata Kunci 204

PANDUAN KURSUS

PANDUAN KURSUS  xi
PENERANGAN PANDUAN KURSUS

Anda mesti membaca Panduan Kursus ini dengan teliti dari awal hingga ke
akhir. Panduan ini menerangkan pada anda secara ringkas tentang kursus ini
dan bagaimana anda boleh melakukan pembelajaran dengan cara anda menerusi
bahan kursus. Ia juga mencadangkan jumlah masa yang anda mungkin perlukan
untuk menamatkan kursus ini dengan jayanya. Sila sentiasa merujuk pada
Panduan Kursus apabila anda belajar melalui bahan kursus kerana ini akan
membantu anda dalam menjelaskan komponen pembelajaran yang penting atau
perkara yang mungkin anda tertinggal atau terlepas pandang.
PENGENALAN
CBMS4303 Sistem Maklumat Pengurusan adalah salah satu kursus yang
ditawarkan oleh Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia di
Open University Malaysia. Kursus ini bernilai 3 jam kredit dan perlu
diselesaikan antara 8 hingga 14 minggu.
PELAJAR SASARAN KURSUS

Kursus ini ditawarkan kepada semua pelajar yang mengambil Ijazah Sarjana
Muda Teknologi Maklumat, Sarjana Muda Perniagaan dan beberapa program
Sains dan Teknologi yang terpilih. Kursus ini menyediakan para pelajar dengan
asas yang kukuh dalam menganalisa pelbagai jenis sistem maklumat
pengurusan. Kursus ini membimbing pelajar secara sistematik dalam
memperoleh kemahiran analisis dan reka bentuk yang diperlukan dalam
memahami konsep-konsep asas dalam sistem maklumat pengurusan.
Sebagai pelajar jarak jauh dan terbuka, anda akan dapat belajar secara bebas dan
mengoptimumkan mod-mod pembelajaran dan persekitaran yang disediakan
untuk anda. Sebelum anda memulakan kursus ini, sila pastikan anda
mempunyai bahan-bahan kursus yang tepat dan memahami keperluan kursus
serta bagaimana kursus ini dijalankan.
JADUAL PEMBELAJARAN
Adalah menjadi amalan standard OUM bahawa pelajar mengumpul 40 jam
pembelajaran bagi setiap jam kredit. Oleh itu, untuk kursus tiga jam kredit, anda
dijangkakan untuk mencapai 120 jam pembelajaran. Jadual 1 memberikan
anggaran bagaimana 120 jam pembelajaran boleh dikumpul.

xii  PANDUAN KURSUS
Jadual 1: Anggaran Pengumpulan Masa untuk Jam Pembelajaran
Jam
Aktiviti-aktiviti Pembelajaran
Belajar
Sekilas lalu membaca menerusi kandungan kursus dan menyertai dalam
3
perbincangan awal
Belajar modul 60
Hadiri 3 ke 5 sesi tutorial 10
Penyertaan dalam talian 12
Ulang kaji 15
Tugasan, ujian dan peperiksaan 20
JUMLAH JAM PEMBELAJARAN 120
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya boleh:
1. Mengenal pasti fungsi dan peranan dan jenis pengguna sistem;

2. Menerangkan jenis peringkat pengurusan dan fungsi mereka;
3. Menerangkan jenis sistem maklumat pengurusan;
4. Menerangkan konsep pengurusan melalui Faktor Kejayaan Luar Biasa dan
Kritikal;
5. Menjelaskan definisi pengurusan strategik dan model nilai Porter;
6. Menerangkan strategi daya saingan dan ekonomi rangkaian;
7. Menerangkan konsep Sistem Sokongan Keputusan (DSS), Sistem Maklumat
Eksekutif (EIS) dan Sistem Pakar (ES);
8. Menerangkan konsep Sistem Maklumat Pemasaran, Sistem Maklumat
Pembuatan dan Sistem Maklumat Sumber Manusia;
9. Menerangkan kepentingan keselamatan sistem maklumat ; dan
10. Menerangkan fasa-fasa yang terlibat dalam pembangunan sistem
maklumat, konsep kualiti dalam pembangunan perisian dan sebab-sebab
umum kegagalan dalam sistem maklumat.

PANDUAN KURSUS  xiii
SINOPSIS KURSUS
Kursus ini dibahagikan kepada 10 topik. Sinopsis bagi setiap topik adalah seperti
di bawah:
Topik 1 memberikan satu gambaran keseluruhan mengenai sistem maklumat

pengurusan dan sistem maklumat berasaskan komputer. Ia bermula dengan
penerangan mengenai kepentingan pengurusan maklumat kepada organisasi
dalam senario global yang mencabar. Kemudian, ia menjelaskan secara terperinci
tentang jenis pengguna, jenis sistem, perbezaan antara data dan maklumat, jenis
tahap pengurusan dan jenis sistem maklumat pengurusan.
Topik 2 memperkenalkan jenis model dan elemen-elemen sistem, seperti sistem

standard. Secara umumnya, sistem standard adalah tahap prestasi yang dicapai
oleh output dari sistem. Pengurus akan memastikan sistem standard dipenuhi
dengan membandingkan output dari sistem dan sistem standard. Anda juga
akan diperkenalkan pada dua strategi pengurusan yang dikenali sebagai
pengurusan melalui pengecualian dan faktor-faktor kejayaan kritikal (CSF).
Pendekatan sistem juga akan diperkenalkan di akhir topik ini.
Topik 3 membincangkan hubungan antara perniagaan dan teknologi maklumat,

dan bagaimana IT boleh menyumbang pada daya saing perniagaan. Topik ini
juga membincangkan pengurusan teknologi maklumat yang terdiri daripada
komponen-komponen dan fungsi-fungsi komputer serta peranti input dan
output. Di samping itu, topik ini memperkenalkan pengurusan strategik, model
rantaian nilai Porter, pengurusan rantaian bekalan, strategi tahap industri dan
sistem maklumat yang meliputi ekonomi yang berdaya saing dan berangkaian.
Topik 4 memperkenalkan perancangan sistem maklumat dan kesan sistem

maklumat pada struktur organisasi. Topik ini juga membincangkan sokongan
sistem maklumat untuk pelbagai tahap pengurusan dan bagaimana Sistem
Maklumat Pengurusan (MIS) dan Sistem Pemprosesan Urus Niaga(TPS)
menyokong pengurusan organisasi.
Topik 5 memperkenalkan anda pada Sistem Sokongan Keputusan (DSS). Dalam

topik ini, kita akan membincangkan proses membuat keputusan dan bagaimana
DSS membantu para pengurus untuk membuat keputusan yang berkesan. Anda
akan mengenali DSS sebagai satu sistem yang menyediakan kemudahan
komunikasi yang termasuk maklumat dalam membantu para pengguna
menyelesaikan masalah. Anda juga akan mempelajari format atau maklumat
berstruktur yang dihasilkan menerusi DSS seperti format laporan khas dan
laporan berkala.

xiv  PANDUAN KURSUS
Topik 6 memperkenalkan anda pada Sistem Maklumat Eksekutif (EIS). EIS

adalah satu sistem yang menyediakan maklumat terkini, sejarah dan mungkin
ada sedikit jangkaan tentang status dan persekitaran syarikat dalam menyokong
tugas-tugas pentadbiran dan proses membuat keputusan oleh eksekutif. Anda
akan belajar bagaimana EIS membantu para pengurus dalam tugasan mereka
dan proses membuat keputusan.
Topik 7 menerangkan salah satu cabang kecerdasan buatan iaitu sistem pakar.
Sistem pakar juga dikenali sebagai sistem berasaskan pengetahuan. Sesuatu
sistem pakar boleh digunakan untuk menyelesaikan banyak masalah yang
berlaku dalam sesebuah organisasi seperti membuat keputusan yang kompleks.
Sistem pakar terdiri daripada pelbagai jenis sistem pakar yang berdasarkan
peraturan, reka bentuk atau berasaskan set kabur. Dalam topik ini, anda akan
didedahkan dengan sistem pakar paling popular yang berdasarkan peraturan.
Topik 8 mengkaji pelbagai jenis sistem maklumat kefungsian seperti sistem

maklumat pemasaran, sistem maklumat pembuatan dan sistem maklumat
sumber manusia.
Topik 9 memperkenalkan keselamatan sistem komputer yang memainkan

peranan penting dalam perniagaan, kerajaan dan kehidupan seharian.
Khususnya, ia membincangkan isu-isu keselamatan sistem dalam memastikan
kesan-kesan positif dalam penggunaan teknologi maklumat serta kawalan
keselamatan yang sesuai untuk mengelakkan pendedahan pada ancaman
keselamatan. Topik ini juga akan meneliti isu-isu sosial serta etika yang berkaitan
dengan sistem maklumat.
Topik 10 menerangkan fasa-fasa dalam pembangunan sistem maklumat. Ia juga

menjelaskan piawaian yang berkaitan dengan pembangunan perisian yang
berkualiti. Kursus ini juga membincangkan faktor-faktor yang boleh
menyebabkan kegagalan sistem di dalam mencapai objektif organisasi.
PANDUAN SUSUSAN TEKS

Sebelum anda belajar menerusi modul ini, ia adalah penting untuk anda
mengambil perhatian mengenai susunan teks. Memahami susunan teks akan
membantu anda untuk menguruskan pembelajaran anda dalam kursus ini
dengan cara yang lebih objektif dan berkesan. Secara amnya, susunan teks untuk
setiap topik adalah seperti berikut:
Hasil Pembelajaran: Seksyen ini merujuk pada apa yang anda perlu capai selepas
anda selesai mempelajari sesuatu topik. Apabila anda belajar dalam setiap topik,

PANDUAN KURSUS  xv
anda harus selalu merujuk pada hasil-hasil pembelajarannya. Dengan cara ini,
anda boleh mengukur pemahaman anda secara berterusan mengenai topik
tersebut.
Semak Kendiri: Soalan-soalan diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalam

sesuatu topik. Soalan-soalan ini menguji kefahaman tentang maklumat yang
anda telah baca. Jawapan untuk soalan-soalan ini biasanya terdapat dalam
perenggan-perenggan yang sebelumnya. Anda digalakkan menjawab soalan-
soalan semak kendiri ini untuk menguji dan memastikan sama ada anda telah
memahami kandungan sesuatu topik dan seterusnya menyediakan anda
menghadapi ujian dan peperiksaan kelak. Kebanyakan jawapan kepada soalan-
soalan yang ditanya terdapat di dalam modul itu sendiri.
Aktiviti: Aktiviti-aktiviti juga diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalam

sesuatu topik dengan tujuan menggalakkan anda mengaplikasikan konsep dan
prinsip yang anda telah pelajari kepada situasi sebenar. Aktiviti-aktiviti ini juga
memperluaskan kefahaman kandungan yang dipelajari dengan menggalakkan
anda melakukan sesuatu seperti berfikir secara mendalam, memberi pendapat,
berbincang bersama rakan dalam kelas, merujuk kepada laman web, membaca
artikel jurnal dan seumpamanya.
Rumusan: Pada akhir sesuatu topik, isi-isi penting topik tersebut disenaraikan.
Komponen ini membantu anda untuk mengingat dan mengimbas semula
keseluruhan topik. Anda haruslah memastikan bahawa anda memahami setiap
pernyataan yang disenaraikan. Jika tidak, sila kembali membaca topik
berkenaan.
Istilah Penting: Komponen ini boleh ditemui di akhir setiap topik. Anda perlu
belajar menerusi komponen ini untuk mengingatkan diri anda tentang istilah
penting atau jargon yang digunakan dalam modul. Sekiranya anda menemui
istilah di sini yang anda tidak dapat jelaskan, anda perlulah mencari istilah-
istilah itu dalam modul.
Rujukan: Seksyen Rujukan adalah di mana senarai yang relevan dan berguna
untuk buku-buku teks, jurnal, artikel, kandungan atau sumber elektronik yang
boleh didapati. Senarai ini muncul di beberapa lokasi seperti dalam Panduan
Kursus (di seksyen Rujukan), pada akhir setiap topik atau di belakang modul.
Anda digalakkan untuk membaca atau merujuk pada sumber-sumber yang
dicadangkan untuk mendapatkan maklumat tambahan yang diperlukan dan
untuk mempertingkatkan pemahaman anda secara keseluruhan mengenai
kursus ini.

xvi  PANDUAN KURSUS
PENGETAHUAN ASAS
Tiada pengetahuan terdahulu diperlukan untuk kursus ini.
KAEDAH PENILAIAN
Sila rujuk pada myINSPIRE.
RUJUKAN
Boddy, D., Boonstra, A., & Kennedy, G. (2005). Managing information systems:
An organisational perspective (2nd ed.). Harlow: Pearson.
Isenberg, D. J. (1984). How senior managers think. Harvard Business Review
Article.
Kotter, J. (1982). What effective general managers really do. Harvard Business
Review, 60 (2), 157-169.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2013). Management information systems:
Managing the digital firm (13th ed.). New Jersey: Pearson.
McLeod, R., & Schell, G. (2007). Management information systems (10th ed.).
New Jersey: Prentice Hall.
Turban, E., Sharda, R., & Delen, D. (2010). Decision support systems and business
intelligence systems (9th ed.). New Jersey: Prentice Hall.
PERPUSTAKAAN DIGITAL TAN SRI DR

ABDULLAH SANUSI (TSDAS)
Perpustakaan Digital TSDAS mempunyai pelbagai sumber bercetak dan dalam
talian untuk kegunaan para pelajarnya. Perpustakaan digital yang komprehensif
ini boleh dicapai menerusi portal OUM menyediakan capaian pada lebih dari 30
pangkalan data dalam talian yang terdiri daripada e-jurnal, e-tesis, e-buku dan
banyak lagi. Contoh pangkalan data yang disediakan ialah EBSCOhost,
ProQuest, SpringerLink, Books24x7, InfoSci Books, Emerald Management Plus
dan Buku Elektronik Ebrary. Sebagai pelajar OUM, anda adalah digalakkan
untuk menggunakan sepenuhnya sumber yang ada ditawarkan oleh
perpustakaan ini.

Topik  Sistem
1 Maklumat
Berasaskan
Komputer
HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:
1. Mentakrifkan teknologi maklumat dan sistem maklumat;
2. Menerangkan kepentingan pengurusan maklumat;
3. Mengenal pasti tiga jenis tahap pengurusan dan fungsi masing-
masing;
4. Membezakan enam jenis sistem maklumat; dan
5. Menerangkan peranan jabatan sistem maklumat.
 PENGENALAN
Sebelum kita bermula, mari kita lihat situasi berikut:
Bayangkan anda bekerja sebagai seorang kerani kewangan di Syarikat A.

Syarikat A adalah sebuah organisasi yang memiliki 30 buah kedai di Kuala
Lumpur. Kedai-kedai ini menjual pelbagai jenis peralatan sukan untuk
pelanggan. Setiap bulan, pengurus setiap kedai memasukkan angka jualan
bulanan dalam hamparan Microsoft Excel dan mengemukakannya kepada
anda. Anda perlu mengumpul semua 30 fail Excel dan menyatukan jumlah
jualan bulanan di semua 30 buah kedai. Jika seorang pengurus dari salah
sebuah kedai memanggil anda dan menyatakan berlakunya kesilapan dalam
fail Excel, anda perlu mengembalikan fail asal kepada pengurus, menunggu
angka jualan yang betul dan kemudian memproses semula fail Excel.
2  TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER
Bayangkan bagaimana membosankan dan memenatkan jika anda perlu

melakukan ini secara manual setiap bulan iaitu 12 kali selama 12 bulan dalam
satu tahun.
Bolehkah anda memikirkan satu cara untuk menjadikan kerja anda lebih mudah?
Bagaimana anda boleh mengumpul semua maklumat yang diberikan oleh kedai-
kedai ini? Di sinilah sistem maklumat boleh timbul. Oleh kerana anda
mempunyai semua maklumat yang anda perlukan (seperti angka jualan dalam
hamparan Excel), apa yang anda perlukan ialah satu sistem untuk memproses
semua maklumat ini daripada anda memprosesnya secara manual. Sistem ini
adalah apa yang kita panggil sebagai sistem maklumat.
Organisasi mempunyai banyak sumber yang perlu diuruskan dengan bijak.

Maklumat adalah salah satu sumber yang memainkan peranan penting dalam
memastikan bahawa organisasi kekal cekap walaupun terdapat perubahan
persekitaran dan kemajuan teknologi. Komputer jelas boleh membantu pengurus
dengan menyediakan maklumat dalam tempoh yang singkat.
Maklumat yang dijanakan oleh komputer digunakan oleh kedua-dua pengurus

dan bukan pengurus adalah mereka yang berada dalam persekitaran organisasi.
Pengurus berada di semua tahap pengurusan dan unit organisasi. Mereka
memainkan peranan yang penting dan melaksanakan tugas-tugas dengan
komunikasi yang berkesan dan berkemahiran menyelesaikan masalah. Oleh itu,
untuk meraih manfaat daripada kemajuan teknologi, pengurus perlu tahu
bagaimana untuk menggunakan komputer dan maklumat.
Dalam topik ini, kita akan membincangkan perbezaan antara data, maklumat
dan pengetahuan. Di samping itu, kita akan menerangkan maksud teknologi
maklumat dan sistem maklumat. Topik ini juga akan menghuraikan tentang
kepentingan pengurusan maklumat, jenis pengguna dan pengurusan masing-
masing; dan trend baru yang muncul dalam sistem maklumat. Ayuh kita
mulakan!
1.1 SISTEM MAKLUMAT SECARA RINGKAS

Dalam era maklumat, organisasi (seperti Syarikat A yang dinyatakan sebelum
ini) dan perniagaan menggunakan maklumat untuk mendapat kelebihan
persaingan. Teknologi maklumat dan sistem maklumat merevolusikan operasi
organisasi, industri dan pasaran. Oleh itu, ayuh kita lihat pada definisi teknologi
maklumat dan sistem maklumat.

TOPIK 1 SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN KOMPUTER  3
1.1.1 Data, Maklumat dan Pengetahuan

Sebelum kita melihat definisi teknologi maklumat, kita perlu menjelaskan istilah
"data", "maklumat" dan "pengetahuan".
Data dan maklumat digunakan bersama dalam mana-mana bidang. Walau

bagaimanapun, kedua-duanya mempunyai makna yang berbeza.
Data adalah fakta asas atau fakta mentah yang terdiri daripada teks, gambar
rajah, grafik, imej dan klip audio video yang tidak bermakna.
Satu contoh data adalah senarai pelajar yang terdiri daripada nama, nombor
matrik, jantina, kursus dan alamat. Bolehkah anda menyenaraikan beberapa
contoh data?
Bagaimana pula dengan maklumat? Mari kita lihat pada definisinya.
Maklumat adalah tafsiran teratur dan bermakna yang berguna mengenai

data.
Dalam erti kata mudah, maklumat hanyalah data yang telah diproses untuk
menjadi lebih bermakna kepada pengguna. Proses di sini bermaksud operasi
untuk menukar jenis dan kandungan data. Data dalam senarai pelajar boleh
diproses untuk dihasilkan sebagai laporan atau graf yang menunjukkan peratusan
pelajar perempuan berbanding pelajar lelaki yang mendaftar di universiti; atau
peratusan pelajar mengikut kursus yang ditawarkan oleh universiti.
Operasi pemprosesan data lain adalah operasi aritmetik, ringkasan data,

penjadualan masa dan sebagainya. Pemproses maklumat boleh menjadi
komponen komputer, komponen bukan komputer atau gabungan kedua-
duanya, yang boleh menukar data menjadi maklumat.
Walau bagaimanapun, definisi data dan maklumat adalah berbeza mengikut

pengguna yang mahu menggunakannya. Data boleh dilihat sebagai maklumat
dan sebaliknya mengikut pendapat individu yang berbeza. Sebagai contoh, bil
telefon adalah sekumpulan data yang tidak bermakna kepada presiden sebuah
syarikat telekomunikasi tetapi berguna kepada pelanggan yang ingin membayar
bil telefon.

Dengan penjelasan tentang data dan maklumat, ayuh kita alih perbincangan kita
tentang pengetahuan. Apakah itu pengetahuan? Lihat definisi yang diberikan
seperti berikut:
Pengetahuan terdiri daripada maklumat yang telah disusun dan diproses

untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman serta juga kepakaran
yang akan digunakan dalam menyelesaikan masalah perniagaan semasa.
Menurut Boisot (seperti yang dipetik oleh Boddy, Boonstra dan Kennedy, 2005),
pengetahuan dibina atas maklumat yang diekstrak dari data. Pengetahuan
diperoleh dari maklumat dengan cara yang sama maklumat diperoleh dari data.
Ia adalah pelbagai maklumat untuk seseorang. Pengetahuan merangkumi
pemahaman, pengalaman dan pembelajaran yang diperoleh lebih awal, dan ia
disahkan atau dipinda apabila seseorang menerima maklumat. Dengan
pengetahuan, seseorang akan dapat mengenal pasti corak atau trend penting dan
mendapatkan pemahaman yang berbeza tentang sesuatu maklumat.
Mari kita lihat Rajah 1.1, yang menunjukkan hubungan antara data, maklumat
dan pengetahuan.
Rajah 1.1: Hubungan antara data, maklumat dan pengetahuan

SEMAK KENDIRI 1.1
1. Dengan menggunakan perkataan-perkataan anda sendiri,

takrifkan data, maklumat dan pengetahuan.
2. Terangkan hubungan antara data, maklumat dan pengetahuan
berdasarkan Rajah 1.1.
1.1.2 Teknologi Maklumat

Selepas kita memahami tentang data, maklumat dan pengetahuan, bagaimana
kita mentakrifkan teknologi maklumat? Teknologi maklumat (IT) merupakan
teknologi yang mengandungi tiga komponen, seperti yang ditunjukkan dalam
Rajah 1.2.
Rajah 1.2: Komponen teknologi maklumat
Gabungan ketiga-tiga komponen ini mencipta peluang bagi orang ramai dan
organisasi untuk menjadi lebih produktif, lebih berkesan dan secara amnya
berjaya tanpa perlu dipisahkan. Komputer dan rangkaian komputer adalah tidak
berguna tanpa pengetahuan tentang bagaimana untuk menggunakannya.
Mengetahui mengenai bila untuk menggunakan komputer adalah sama
pentingnya dengan mengetahui bagaimana untuk menggunakannya. Selain
keupayaan untuk menggunakan komputer untuk komunikasi, menghubungkan
pengguna melalui IT juga adalah penting.
IT adalah teknologi meluas yang diperlukan untuk menyokong sistem

maklumat. IT menyokong aktiviti-aktiviti yang melibatkan penciptaan,

penyimpanan, manipulasi dan komunikasi maklumat, bersama-sama dengan

kaedah, pengurusan dan aplikasi yang berkaitan. IT terdiri daripada semua
perkakasan dan perisian yang organisasi perlu gunakan untuk mencapai objektif
perniagaan.
1.1.3 Sistem Maklumat

Setakat ini, kita telah didedahkan pada pengertian maklumat. Mari kita melihat
makna sistem dan sistem maklumat pula. Apakah itu sistem?
Sistem adalah cuma sekumpulan aktiviti dan elemen yang telah diatur
untuk mencapai sesuatu matlamat tertentu.
Kita telah melihat makna sistem. Bagaimana tentang sistem maklumat?

Takrifnya adalah:
Sistem maklumat adalah gabungan perkakasan, perisian dan sistem

telekomunikasi, yang boleh menyokong operasi perniagaan untuk
meningkatkan produktiviti dan membantu pengurus membuat
keputusan.
Selain itu, sistem maklumat juga boleh menyokong pengurus dan kakitangan
untuk menganalisa masalah, menggambarkan subjek yang kompleks serta
produk dan perkhidmatan baru.
Sistem maklumat mengandungi lima komponen utama, seperti yang

ditunjukkan dalam Rajah 1.3.

Rajah 1.3: Komponen sistem maklumat
Pada zaman ini, kejayaan perniagaan bergantung pada sistem maklumat. Banyak
organisasi hari ini menggunakan sistem maklumat untuk menawarkan
perkhidmatan dengan kepuasan yang lebih kepada pelanggan, untuk mengakses
pelbagai rangkaian maklumat, untuk menangani perubahan perniagaan pada
kelajuan yang lebih tinggi dan untuk meningkatkan produktiviti pekerja.
Berdasarkan beberapa kajian, satu sistem maklumat yang berkesan akan dapat
memenuhi lebih harapan pelanggan dan keperluan perniagaan.
Oleh itu, kita boleh membuat kesimpulan bahawa sistem maklumat adalah satu
bahagian yang penting dalam organisasi perniagaan. Sekarang, mari kita alih
perhatian kita pada aktiviti-aktiviti yang berlaku dalam sistem. Seperti yang
dibincangkan sebelum ini, sistem maklumat adalah satu gabungan perisian,
perkakasan dan sistem telekomunikasi. Adakah anda tertanya-tanya bagaimana
ini semua saling berkaitan? Lihat Rajah 1.4, yang menggambarkan aktiviti-
aktiviti utama yang berlaku dalam sistem maklumat. Bolehkah anda namakan
tiga aktiviti utama?

Rajah 1.4: Aktiviti dalam sistem maklumat
Tiga aktiviti utama dalam sistem maklumat adalah:
(a) Input
Input mengumpul atau menangkap data mentah dan tidak diproses dari
dalam organisasi atau sumber-sumber luaran.
(b) Pemprosesan
Pemprosesan menukarkan input mentah ini ke dalam bentuk yang
bermakna.
(c) Output
Output memindahkan maklumat yang diproses kepada pengurus dan
kakitangan organisasi yang akan menggunakannya atau pada fungsi yang
ia akan digunakan.
Sistem maklumat juga memerlukan maklum balas, yang merupakan satu bentuk
penilaian output yang dikembalikan kepada organisasi dari segi aduan yang
perlu diperbetulkan segera melalui langkah-langkah pembetulan atau cadangan
penambahbaikan yang boleh digunakan untuk memajukan sistem dan proses
perniagaan organisasi secara keseluruhan.
Walau bagaimanapun, anda harus ingat bahawa sistem maklumat bukan sahaja
mengandungi data dan maklumat. Terdapat juga elemen-elemen lain dalam
sistem, yang berkaitan dan menyokong satu sama lain. Kehadiran elemen-
elemen yang berkaitan menjadikan maklumat lebih berguna agar ia boleh
disediakan, diproses, diedarkan, dimanipulasi, disimpan dan sebagainya.

Gabungan ini membawa kepada sistem yang teratur dan dipanggil „Sistem
Maklumat‰.
Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) adalah sistem maklumat asal yang telah
lama dibangunkan dengan tujuan untuk membekalkan maklumat untuk
membantu pengurus dalam menjalankan pelbagai aktiviti harian. Ini dilakukan
untuk memastikan bahawa proses perancangan, kawalan dan pemantauan dapat
dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan. MIS adalah sistem yang
mempunyai keupayaan memproses maklumat termasuk mengumpul,
memproses, menyimpan dan menyebar data dalam bentuk maklumat melalui
pemprosesan analisis dan menyampaikan maklumat kepada sesiapa yang
memerlukannya.
AKTIVITI 1.1
Buat carian Internet untuk mengetahui bagaimana sistem maklumat
pengurusan berkaitan dengan perniagaan organisasi. Anda boleh
menggunakan kata kunci seperti „MIS‰ and „business‰ atau
„information system‰ and „business operations‰. Bincangkan
penemuan anda dengan rakan kursus anda.
SEMAK KENDIRI 1.2
1. Berikan definisi sistem maklumat.

2. Apakah komponen-komponen sistem maklumat?
3. Bagaimanakah sistem maklumat membantu perniagaan? Berikan
dua contoh.
1.2 PENGURUSAN MAKLUMAT

Pengurus diletakkan di semua peringkat pengurusan dan unit organisasi.
Mereka memainkan peranan yang penting dan melaksanakan tugasan dengan
komunikasi yang berkesan dan kemahiran menyelesaikan masalah. Oleh itu,
untuk meraih manfaat daripada kemajuan teknologi, para pengurus perlu tahu
bagaimana untuk menggunakan komputer dan maklumat.
Pengurus mesti mengurus sumber-sumber seperti personel, bahan, mesin

(termasuk kemudahan dan tenaga), wang dan maklumat (termasuk data),
supaya ia dapat dilaksanakan dengan cekap. Sumber organisasi boleh
dibahagikan kepada dua kategori, iaitu fizikal dan konseptual. Sumber-sumber

yang dinyatakan sebelum ini adalah sumber fizikal, kecuali maklumat, yang
merupakan sumber konseptual. Kedua-dua kategori sumber adalah sama
penting kepada organisasi. Sumber konsep digunakan untuk menguruskan
sumber fizikal.
Sumber-sumber adalah dimiliki dan disediakan, supaya ia boleh digunakan

apabila diperlukan. Biasanya, proses penyediaan melibatkan transformasi bahan-
bahan mentah kepada bahan-bahan yang boleh digunakan, sebagai contoh,
pemasangan komputer dan melatih pekerja. Selepas proses ini, pengurus akan
cuba untuk mengoptimumkan penggunaan sumber. Mereka boleh
mengurangkan masa rehat pada sumber ke tahap yang minimum dan juga
memastikan sumber digunakan pada tahap yang paling cekap. Selepas itu,
pengurus akan mengubah sumber pada masa yang sesuai sebelum ia menjadi
usang atau tidak cekap.
Konsep pengurusan maklumat adalah sama dengan mengurus sumber fizikal.

Walau bagaimanapun, anda mesti tahu bahawa konteksnya adalah berbeza.
Bagaimana? Pengurus akan memastikan data yang diperlukan boleh diperolehi
dan diproses menjadi maklumat yang boleh digunakan. Mereka perlu
mengesahkan bahawa maklumat sampai kepada orang secara tepat, dalam
bentuk yang betul dan pada masa yang sesuai supaya maklumat boleh
digunakan. Kemudian, maklumat yang tidak digunakan akan dihapuskan dan
digantikan dengan maklumat yang terkini dan tepat. Dengan penjelasan ini,
adakah anda fikir anda boleh menentukan apa itu pengurusan maklumat?
Berikut adalah bagaimana kita secara amnya boleh menentukan pengurusan
maklumat:
Pengurusan maklumat sebagai satu kumpulan aktiviti yang melibatkan

proses mendapatkan maklumat, digunakan secara berkesan dan
dihapuskan pada masa yang sesuai.
Pengurus memberi keutamaan pada sistem maklumat disebabkan oleh dua

faktor utama:
(a) Perubahan dalam Persekitaran Perniagaan

Perubahan dalam persekitaran perniagaan boleh dihuraikan melalui dua
keadaan:
(i) Kemunculan Ekonomi Global

Pertumbuhan dalam ekonomi perindustrian negara-negara maju
seperti Amerika Syarikat, Eropah dan Asia adalah disebabkan oleh
import dan eksport. Hari ini, keupayaan untuk menjalankan

perniagaan di peringkat global akan menentukan kejayaan dan masa

depan organisasi. Globalisasi dalam industri ekonomi dunia telah
membuka peluang-peluang baru untuk perniagaan dan telah
meningkat kepentingan maklumat kepada organisasi.
Perdagangan dan pengurusan perniagaan global dihubungkan

dengan sistem maklumat melalui rangkaian dan infrastruktur
komunikasi. Sistem maklumat yang canggih menyediakan
kemudahan untuk menjalankan aktiviti perniagaan di peringkat
global, misalnya, beroperasi 24 jam sehari dalam persekitaran
antarabangsa, berkomunikasi dan menyebarkan maklumat kepada
pelanggan dan pembekal di seluruh dunia dan menyediakan
perkhidmatan dan maklumat dalam talian. Oleh itu, organisasi
memerlukan sistem maklumat dan komunikasi yang cemerlang
untuk membolehkan mereka bersaing di pasaran dunia.
(ii) Transformasi Ekonomi Negara-Negara Perindustrian

Gergasi industri utama dunia seperti Amerika Syarikat, Jerman dan
Jepun sedang menjalani peralihan dari ekonomi berasaskan
perindustrian kepada ekonomi berasaskan perkhidmatan, yang
sebahagian besarnya berasaskan pengetahuan dan maklumat. Ini
kerana pengetahuan dan maklumat memainkan peranan penting
dalam mendapatkan keuntungan dalam era ekonomi baru. Sementara
itu, ekonomi pembuatan beralih ke negara-negara membangun.
Bilangan pekerja dalam sektor-sektor perkhidmatan seperti jualan,

pendidikan, kesihatan, perbankan dan firma undang-undang adalah
lebih tinggi berbanding sektor pertanian dan pembuatan. Pekerja-
pekerja ini menyediakan perkhidmatan yang melibatkan penggunaan
teknologi dan sistem maklumat untuk mencipta dan menyebarkan
maklumat dan pengetahuan. Perkhidmatan berdasarkan maklumat
seperti portal Web (Yahoo, America Online), pangkalan data (IEEE,
Lexis) dan E-dagang (Amazon.com) semakin meningkat dan firma-
firma ini mempunyai berjuta-juta pekerja.
Industri pembuatan menggunakan teknologi maklumat untuk

meningkatkan produktiviti. Sebagai contoh, industri automobil
menggunakan reka bentuk grafik, manakala kilang pembuatan
menggunakan robot dan realiti maya.
(b) Penambahbaikan dalam Kemahiran Komputer

Saiz dan kelajuan komputer hari ini adalah lebih maju dari sebelum ini.
Pada masa dahulu apabila komputer telah mula diperkenalkan,

kebanyakan pengguna tidak tahu bagaimana untuk mengendalikan

komputer malah ada yang takut untuk menyentuh dan belajar bagaimana
untuk menggunakannya. Hari ini, keadaan adalah berbeza. Majoriti pekerja
tahu bagaimana untuk mengendalikan komputer peribadi (PC). Ada
antaranya yang memiliki sebuah komputer di rumah. Komputer telah
menjadi sebahagian daripada keperluan asas dalam kehidupan harian dan
dalam persekitaran kerja, sama dengan keperluan asas yang lain.
Kemahiran asas komputer hari ini meliputi operasi seperti melaksanakan
operasi asas, dengan menggunakan pemproses perkataan dan hamparan
elektronik, mencipta PowerPoint atau fail grafik, mencetak dokumen,
menggunakan persisian dan menggunakan Internet.
SEMAK KENDIRI 1.3

Bagaimanakah pengurusan maklumat penting dalam kehidupan
harian seseorang? Sila jelaskan.
1.3 PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT

Pada pendapat anda, siapakah pengguna sistem maklumat? Apabila anda
mengemas kini profil anda dalam perbankan dalam talian, adakah itu
menjadikan anda seorang pengguna sistem maklumat? Ayuh kita lihat
takrifannya.
Seorang pengguna sistem maklumat adalah individu yang

menggunakan sistem maklumat untuk tujuan tertentu, seperti untuk
mengakses maklumat, mengemaskini data, memproses maklumat,
melakukan urus niaga dan menghasilkan laporan.
Pengguna datang dari pelbagai kategori dan jawatan. Mereka boleh datang sama
ada dari dalam atau luar firma. Apabila sistem maklumat mula diperkenalkan,
pengguna kebanyakannya adalah kerani dalam jabatan akaun yang
menggunakan komputer hanya untuk aplikasi perakaunan seperti gaji, inventori
dan bil. Maklumat yang dijana oleh aplikasi perakaunan kemudiannya
digunakan oleh pengurus firma.
Evolusi sistem komputer dari Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) kepada Sistem
Maklumat Pengurusan (MIS) telah mengubah perspektif menggunakan
maklumat, daripada hanya merekodkan transaksi firma kepada membantu
pengurus dalam menyelesaikan masalah organisasi. Sistem Maklumat

Pengurusan (MIS) mampu menyokong keperluan maklumat pihak pengurusan.
Walau bagaimanapun, penggunaan maklumat dalam MIS tidak terhad kepada

pengurus sahaja. Maklumat MIS boleh digunakan oleh pengguna lain termasuk
pekerja bukan pengurusan yang mengakses laporan syarikat, pelanggan yang
menerima penyata bulanan, pemegang saham yang menerima cek dividen dan
jabatan-jabatan kerajaan yang menerima laporan cukai. Secara umum, pengguna
sistem maklumat terdiri daripada pengurus, bukan pengurus, individu dan
organisasi dalam persekitaran maklumat.
SEMAK KENDIRI 1.4

Takrifkan pengguna sistem maklumat. Berikan dua contoh
pengguna sistem maklumat.
1.3.1 Perjawatan Pengurusan

Seperti yang dibincangkan sebelum ini, terdapat banyak peringkat pengguna
sistem maklumat. Ia bukan sahaja terhad kepada pengurus. Walau bagaimanapun,
pengurus menggunakan sistem maklumat secara meluas untuk membuat
keputusan perniagaan. Itu juga bergantung pada tahap mereka dalam organisasi.
Pengurus adalah diletakkan di setiap tahap pengurusan dan di semua unit atau
jabatan dalam sesebuah organisasi. Sekarang, kita akan membincangkan tahap
pengurusan dan peranan pengurus dalam setiap peringkat.
(a) Tahap Pengurusan

Secara umum, setiap firma mempunyai tiga tahap pengurusan.
(i) Pengurusan tahap atasan

Juga dikenali sebagai pengurusan strategik.
(ii) Pengurusan tahap pertengahan

Juga dikenali sebagai pengurusan kawalan atau taktikal.
(iii) Pengurusan tahap bawahan

Juga dikenali sebagai pengurusan operasi.
Setiap tahap pengurusan menjalankan tugas-tugas pengurusan yang berbeza

dari segi skop dan tempoh. Jadual 1.1 menunjukkan contoh skop kerja untuk

setiap tahap pengurusan dan individu yang bertanggungjawab dalam

melaksanakan tugas.
Jadual 1.1: Contoh Skop Kerja untuk Pelbagai Tahap Pengurusan Firma
Tahap Pengurusan Skop Kerja Jawatan

Atasan Untuk menyediakan pelan jangka CEO, Presiden, Naib
masa panjang (5-10-20 tahun) Presiden
Pertengahan Untuk menyediakan pelan jangka Pengurus Cawangan,
masa pertengahan (1 bulan - 1 tahun). Pengarah, Ketua
Untuk merancang tindakan untuk Bahagian
pelan jangka masa panjang dan
memastikan matlamat firma tercapai.
Bawahan Untuk memastikan perancangan yang Ketua Jabatan,
dilakukan oleh peringkat pengurusan Penyelia, Penyelaras,
atasan dan pertengahan dilaksanakan. Ketua Projek
Pengurus menyediakan perancangan dengan menggunakan beberapa jenis pelan

mengikut tahap pengurusan, iaitu:
(i) Perancangan Strategik (Pengurusan Tahap Atasan)

Perancangan strategik adalah pelan jangka masa panjang yang
mentakrifkan keseluruhan misi dan objektif organisasi. Perancangan
strategik memastikan objektif-objektif jangka masa panjang dipenuhi
dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, ramalan trend
masa depan dan meramalkan pembangunan produk atau perkhidmatan
baru. Perancangan strategik memberi tumpuan kepada isu-isu yang akan
memberi kesan kepada perkembangan dan kedudukan firma itu pada masa
hadapan. Pengurus atasan memberi tumpuan kepada aktiviti-aktiviti
keseluruhan perniagaan dan menggunakan sistem maklumat untuk
mengenal pasti arah yang diambil oleh firma tersebut.
Pengurus di tahap atasan juga dikenali sebagai eksekutif. Eksekutif adalah

Presiden dan Naib Presiden, yang menubuhkan Jawatankuasa Eksekutif
yang menyelesaikan isu-isu firma.
(ii) Perancangan Taktikal (Pengurusan Tahap Pertengahan)

Perancangan taktikal adalah perancangan jangka masa pendek, biasanya
dari satu bulan ke satu tahun. Ini adalah rangka kerja tindakan berdasarkan
perancangan strategik. Pengurus pertengahan akan mewakilkan kuasa dan
tanggungjawab kepada pengurus peringkat bawahan dan memberi arahan,
sumber dan maklum balas mengenai kerja. Walaupun tugas itu diwakilkan,
pengurus pertengahan akan pasti terlibat dalam memantau, mengawal,

membuat keputusan dan pentadbiran aktiviti.
(iii) Perancangan Harian (Pengurusan Tahap Bawahan)

Perancangan harian dilaksanakan oleh pengurus peringkat bawahan yang
mengetuai kakitangan operasi. Mereka akan menyelaras tugas-tugas
operasi, menyelesaikan masalah dan menjamin ketersediaan sumber yang
penting.
Setiap tahap pengurusan memerlukan jenis sistem maklumat yang berasaskan

keperluan maklumat masing-masing. Setiap tahap pengurusan mempunyai sumber
dan pembekal maklumat yang berbeza yang disokong oleh sistem maklumat.
Rajah 1.5 menunjukkan bahawa maklumat sumber alam sekitar atau luaran lebih
banyak digunakan oleh pihak pengurusan dan bukannya pengurusan tahap
yang lebih rendah. Sementara itu, pengurus tahap bawahan lebih suka maklumat
dalaman. Ini menunjukkan bahawa pengurus tahap atasan lebih suka maklumat
umum berbanding dengan pengurus peringkat bawahan yang lebih suka
maklumat yang lebih terperinci.

Rajah 1.5: Pengaruh tahap pengurusan terhadap sumber maklumat dan paparan
Sumber: Mc Leod (2001)
SEMAK KENDIRI 1.5
Pada pendapat anda, adakah terdapat apa-apa persekitaran pengurusan

untuk pengurus perlu melakukan ketiga-tiga jenis perancangan?

AKTIVITI 1.2
Lawati laman web berikut: http://www.mampu.gov.my/pdf/
flipbook/ISPplan2011/
Secara ringkas senaraikan idea tentang perancangan strategik ICT
yang dijalankan oleh MAMPU untuk sektor awam Malaysia.
Bincangkan penemuan anda dengan rakan kursus anda.
(b) Jabatan dalam Firma

Pengurus juga berada dalam jabatan dalam firma, yang dikenali sebagai
unit atau bidang fungsinya. Dalam erti kata lain, setiap jabatan dalam firma
diuruskan oleh pengurus di tiga tahap pengurusan.
Rajah 1.6 menunjukkan kedudukan pengurus di pelbagai tahap

pengurusan dan jabatan-jabatan dalam firma. Sebuah firma mempunyai
kombinasi jabatan yang berlainan tetapi secara umumnya, jabatan-jabatan
itu termasuk akaun, pemasaran, pembuatan, sumber manusia dan
perkhidmatan maklumat (juga dikenali sebagai sistem maklumat, sistem
maklumat pengurusan dan teknologi maklumat).
Rajah 1.6: Kedudukan pengurus dalam tangga pengurusan

SEMAK KENDIRI 1.6

Lihat Rajah 1.5 semula. Terangkan secara ringkas apa yang anda faham
tentang keperluan maklumat di setiap tahap pengurusan dalam
membuat keputusan?
1.3.2 Fungsi Pengurus

Dari perbincangan kita sebelum ini, saya pasti anda sedar bahawa pengurus
mempunyai fungsi dan peranan yang sama walaupun mereka diletakkan pada
tahap pengurusan dan jabatan yang berbeza. Mari kita membincangkannya
dengan lebih lanjut untuk mempelajari mengenai fungsi-fungsi pengurus.
Pada tahun 1914, Henri Fayol, seorang pakar pengurusan teori dari Perancis
telah mengenal pasti lima fungsi utama pengurus:
(a) Merancang;
(b) Mengurus;
(c) Perjawatan;
(d) Mengarah; dan
(e) Mengawal sumber dengan berkesan.
Setiap pengurus di setiap tahap pengurusan dan jabatan melaksanakan fungsi-

fungsi ini dengan tumpuan yang berbeza, bergantung pada peringkat pengurusan.
Lihat Rajah 1.7, yang menunjukkan pengaruh bagi tahap pengurusan masing-
masing terhadap tumpuan dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan; fungsi
pengurusan boleh memberi panduan dalam membangunkan sistem maklumat.

Rajah 1.7: Pengaruh tahap pengurusan terhadap tumpuan dalam melaksanakan

fungsi-fungsi pengurusan
1.3.3 Peranan Pengurus

Secara umumnya, pengurusan bermaksud penggunaan sumber untuk mencapai
matlamat secara berkesan dan cekap. Dalam sesebuah organisasi, pengurusan
biasanya dilakukan oleh seorang pengurus. Apa yang anda fikir tentang peranan
pengurus? Ia boleh dibahagikan kepada tiga kategori utama (rujuk Jadual 1.2).
Jadual 1.2: Peranan Pengurus
Peranan Pengurusan Penerangan

Peranan Ć Pengurus itu dilihat sebagai pemimpin dan orang tengah
Interpersonal untuk pekerja.
Ć Pengurus adalah model peranan untuk pekerja.
Peranan Maklumat Ć Pengurus memantau aktiviti dan kerja yang dilakukan oleh
pekerja dan organisasi, mengagihkan tugas dan sumber, dan
juga merupakan jurucakap bagi pekerja dengan pihak luar.
Ć Sebagai contoh, pengurus akan memberikan maklum balas
daripada pengurusan atasan atau pelanggan mengenai
perkhidmatan yang mesra pelanggan yang disediakan
oleh pekerja.
Peranan Membuat Ć Pengurus meluangkan banyak usaha, mengendali masalah,
Keputusan mengagih sumber, dan juga membuat rundingan untuk
pekerja dan pihak luar.

1.3.4 Kemahiran Pengurusan

Pengurus perlu memiliki banyak kemahiran untuk menyelesaikan tugas-tugas
mereka dengan berkesan. Secara umumnya, setiap pengurus perlu mempunyai
dua kemahiran asas, iaitu kemahiran komunikasi dan kemahiran menyelesaikan
masalah. Kemahiran ini adalah penting kerana ia digunakan dalam rutin
pekerjaan harian. Marilah kita melihat dengan teliti kedua-dua kemahiran asas ini.
(a) Kemahiran Komunikasi

Pengurus berkomunikasi dengan individu-individu seperti kakitangan
tahap bawahan, kakitangan tahap atasan, kakitangan di jabatan-jabatan dan
individu lain di luar firma seperti pelanggan, pembekal dan pekerja
institusi kewangan.
Pengurus berkomunikasi dengan menghantar atau menerima maklumat, sama

ada bertulis atau lisan. Contoh komunikasi bertulis termasuk surat, laporan,
memo, minit mesyuarat dan e-mel. Komunikasi lisan berlaku semasa
mesyuarat, perbualan telefon, mel suara, perjalanan atas sebab perniagaan,
temu janji perniagaan dan aktiviti sosial seperti dalam majlis dan hiburan.
Kedua-dua jenis komunikasi dilaksanakan secara luaran dan dalaman.
Setiap pengurus mempunyai pilihan untuk mod komunikasi tertentu.

Sesetengah pengurus suka interaksi lisan melalui telefon atau temu janji
daripada menulis e-mel atau surat. Sesetengahnya lebih suka
menggunakan e-mel kerana ia lebih murah dan ringkas. Walau
bagaimanapun, pelbagai jenis komunikasi boleh digabungkan mengikut
kesesuaian dan gaya pengurusan.
(b) Kemahiran Menyelesaikan Masalah

Pengurus menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh firma, sama ada
besar atau kecil untuk memastikan operasi berjalan lancar.
Masalah sentiasa dilihat sebagai elemen negatif atau memberikan imej yang
tidak baik kepada firma atau individu. Sebenarnya, masalah dalam konteks
pengurusan boleh memberi kedua-dua kelebihan dan kelemahan kepada
firma. Kita akan mengkaji definisi masalah secara terperinci dalam Topik 2.
Walau bagaimanapun, masalah perlu dihadapi dan tindakan yang diambil
untuk menyelesaikan masalah ini dikenali sebagai penyelesaian.
Pengurus yang berhasrat untuk menyelesaikan masalah mesti melalui

proses yang berkaitan. Proses-proses ini melibatkan membuat keputusan.
Membuat keputusan merujuk kepada pemilihan alternatif penyelesaian,
yang akan dikenal pasti terlebih dahulu. Keputusan diambil selepas

alternatif telah dinilai. Biasanya, alternatif penyelesaian untuk setiap

masalah dikenal pasti untuk mendapatkan penyelesaian yang lebih baik.
AKTIVITI 1.3
Adakah anda tahu mengapa pengurus memerlukan kemahiran

pengurusan? Bincangkan.
AKTIVITI 1.4
Pada pendapat anda, apakah tindakan yang perlu diambil oleh seorang
pengurus jika masalah tidak dapat diselesaikan? Bincangkan.
1.3.5 Pengetahuan Pengurus

Selain daripada kemahiran asas yang dibincangkan sebelum ini, pengurus perlu celik
maklumat dan komputer, yang mana ini penting apabila menggunakan komputer.
(a) Celik Komputer
Celik komputer merujuk pada pengetahuan asas yang mesti dimiliki

oleh pengguna komputer supaya mereka boleh mengendalikan
komputer dengan berkesan.
Pengetahuan asas adalah pemahaman ringkas teknologi komputer seperti

fungsi tetikus, monitor dan CPU, mengetahui kebaikan dan keburukan
komputer dan keupayaan untuk menggunakan komputer (tidak
semestinya dapat menulis program komputer). Selain itu, pengguna juga
perlu mengikuti perkembangan teknologi terkini.
(b) Celik Maklumat

Selain daripada celik komputer, pengurus juga perlu celik maklumat.
Celik maklumat merujuk pada pemahaman tentang penggunaan

maklumat di setiap peringkat proses penyelesaian masalah dan
mengetahui bagaimana untuk mencari sumber-sumber maklumat dan
bagaimana maklumat ini boleh dikongsi untuk kebaikan bersama.

Celik komputer dan maklumat tidak bergantung pada satu sama lain
walaupun ia berkaitan dan melengkapi antara satu sama lain. Sesetengah
pengurus celik maklumat tetapi tidak celik komputer. Walau
bagaimanapun, ia adalah ideal sekiranya pengurus memperoleh kedua-dua
kemahiran.
1.4 JENIS SISTEM MAKLUMAT BERASASKAN

KOMPUTER
Sistem maklumat dalam sesebuah organisasi dikenali sebagai Sistem Maklumat
berasaskan Komputer (CBIS). CBIS dibangunkan berdasarkan aktiviti-aktiviti
kefungsian di peringkat fungsian organisasi.
Contoh CBIS adalah Sistem Maklumat Perakaunan (AIS), Sistem Pemprosesan

Urus Niaga (TPS), Sistem Maklumat Pengurusan (MIS), Sistem Automasi Pejabat
(OAS), Sistem Sokongan Keputusan (DSS), Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) dan
Sistem Pakar. Jadual 1.3 menunjukkan ciri-ciri CBIS disebut.
Jadual 1.3: Jenis Sistem Maklumat berasaskan Komputer
Sistem Input Pemproses Output Pengguna

TPS/AIS Urus niaga; peristiwa Memilih; Laporan Kakitangan
menyenarai; terperinci; operasi;
menggabung, senarai, penyelia
mengemas kini ringkasan
MIS Ringkasan transaksi Laporan rutin; Laporan Pengurus
data; data volum model mudah; mudah pertengahan
tinggi; laporan analisa
mudah peringkat
rendah
OAS Dokumen; jadual Pengurusan Dokumen; Kakitangan
dokumen; mel jadual perkeranian
jadual;
komunikasi
DSS Data volum rendah Interaktif; Laporan Profesional;
atau pangkalan data analisis simulasi khas; pengurus
sangat besar yang analisis
dioptimumkan untuk keputusan;
analisis data; model respons
dan analisis peralatan kepada
data pertanyaan

EIS Data keseluruhan: Interaktif Maklum Pengurusan

Dalaman, luaran simulasi grafik balas kanan
ramalan
pada
pertanyaan
Sistem Pengetahuan, fakta Simulasi Hujah dan Pengurus
Pakar dan teknik membuat bagaimana analisis kanan
keputusan pakar manusia keputusan
berfikir untuk
menyelesaik
an masalah
Sekarang ayuh kita bincangkan lebih lanjut jenis-jenis CBIS.
(a) Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) atau Sistem Pemprosesan Urus Niaga
(TPS)
Sistem Maklumat Perakaunan (AIS) atau Sistem Pemprosesan Urus Niaga
(TPS) digunakan dalam peringkat operasi firma. AIS adalah satu sistem
berkomputer yang melaksanakan dan merekodkan rutin atau transaksi
harian firma itu. Contoh-contoh untuk TPS adalah sistem gaji, sistem
pendaftaran, sistem permintaan pelanggan dan sistem keputusan
peperiksaan.
Mari kita ambil contoh sistem pendaftaran di universiti. Adakah anda tahu
apa yang berlaku dalam sistem pendaftaran pelajar di universiti? Sistem
pendaftaran akan melaksanakan dan merekodkan aktiviti pendaftaran
pelajar bagi setiap semester. Fail utama yang merupakan fail pendaftaran
mengandungi maklumat tentang pelajar dan kursus seperti nama, nombor
matrikulasi, alamat, fakulti, nombor telefon, nama kursus dan kod kursus,
yang dikenali sebagai elemen-elemen data. Data ini akan dimasukkan ke
dalam sistem dan data baru (seperti pendaftaran kursus dan bayaran
yuran) akan mengemas kini elemen data. Elemen-elemen data dalam fail
utama akan digabungkan untuk membuat laporan yang diperlukan oleh
pihak pengurusan dan pengguna.
(b) Sistem Maklumat Pengurusan (MIS)

Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) menyediakan maklumat pengurusan
yang menyokong, merancang, mengawal dan berfungsi membuat
keputusan dengan menjana laporan khas dan berkala. MIS akan
melaporkan operasi asas firma melalui data AIS. Rajah 1.8 menunjukkan
contoh laporan yang sedemikian. Biasanya, laporan dihasilkan secara
mingguan, bulanan atau tahunan.

Kedai Buku Manaf

Jualan mengikut produk dan daerah di Johor dalam tahun 2012
KOD PRODUK NAMA PRODUK DAERAH JUALAN
1110 Buku teks Muar 7,224,600
Batu Pahat 6,340,000
Pontian 4,326,300
Johor Bharu 8,454,000
JUMLAH 20,638,900
2110 Majalah Muar 8,900,400
Batu Pahat 6,500,000
Pontian 3,200,500
Johor Bharu 9,422,000
JUMLAH 22,172,900
Rajah 1.8: Contoh laporan yang dihasilkan oleh MIS
(c) Sistem Automasi Pejabat (OAS)

Sistem Automasi Pejabat (OAS) adalah sistem komputer yang terdiri
daripada peranti elektronik yang digunakan untuk komunikasi dan
produktiviti bagi pengurus dan pekerja. Antara aplikasi OAS adalah
pemproses perkataan, e-mel, kalendar elektronik, mesin faksimili,
persidangan audio, persidangan video, persidangan komputer dan
penerbitan atas meja (DTP).
(d) Sistem Sokongan Keputusan (DSS)

Sistem Sokongan Keputusan (DSS) adalah sistem maklumat yang
membantu pengurus untuk menyelesaikan masalah dan membuat
keputusan mengenai isu-isu yang sangat khusus. DSS menjawab soalan
seperti "Di manakah lokasi yang sesuai bagi firma untuk membuka
cawangan baru?" dan "Apakah cara yang berkesan untuk memperkenalkan
idea baru dalam produk firma?"
(e) Sistem Maklumat Eksekutif (EIS)

Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) adalah satu sistem khusus digunakan
oleh pengurusan eksekutif dalam membuat keputusan strategik. Ia adalah
alat yang menyediakan akses dalam talian terus ke maklumat yang
berkaitan, dalam format yang berguna dan boleh dilayari. Maklumat yang
relevan adalah tepat pada masanya, tepat dan berguna dalam aspek
perniagaan, mengikut kepentingan pengurus tertentu. Formatnya adalah
berguna, dan boleh dilayari dengan mudah, yang bermaksud bahawa
sistem itu telah dibina khas untuk kegunaan individu yang tidak
mempunyai banyak masa terluang, kurang mahir dalam menggunakan

papan kekunci dan kurang berpengalaman dengan komputer. Ia memberi

tumpuan pada memenuhi keperluan maklumat strategik pengurusan
atasan.
(f) Sistem Pakar (ES)

Sistem Pakar (ES) adalah sistem komputer yang boleh meniru kaedah
manusia dalam menyelesaikan masalah seperti pemikiran, pembelajaran
atau memberi penjelasan untuk penyelesaian dengan menggunakan
kecerdasan buatan dan pengetahuan yang disimpan dalam pangkalan data.
Pangkalan data ini mengandungi pengetahuan domain seperti perubatan,
kewangan atau insurans. Kecerdasan buatan mempunyai banyak aplikasi
atau sistem yang diwakili oleh ES. Ini termasuk aplikasi seperti rangkaian
neural dan algoritma genetik.
1.5 JABATAN SISTEM MAKLUMAT

Jabatan Sistem Maklumat (IS) membangun dan menyelenggara sistem maklumat
firma. Jabatan ini juga dikenali sebagai Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan
Teknologi Maklumat (IT) atau Jabatan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS).
Struktur dan nama jabatan mungkin berbeza bergantung kepada firma tersebut.
Dalam sebuah firma kecil, individu pelbagai tugas boleh mengendalikan semua
tugas yang berkaitan dengan sistem maklumat semasa. Sementara itu, dalam
firma besar, mungkin terdapat banyak unit di jabatan IS dan pekerja yang ramai
untuk melaksanakan kerja khusus untuk setiap unit. Rajah 1.9 menunjukkan
carta organisasi umum untuk jabatan IS.
Rajah 1.9: Carta organisasi umum untuk jabatan IS

SEMAK KENDIRI 1.7
Apakah kepentingan jabatan sistem maklumat pada sesebuah

organisasi?
1.5.1 Pakar Maklumat
Pakar maklumat adalah ahli di kalangan kakitangan yang bertanggungjawab

bagi pembangunan dan organisasi sistem maklumat firma.
Pada asasnya, terdapat lima kategori pakar maklumat, iaitu, penganalisa sistem,
pentadbir pangkalan data, pentadbir rangkaian, pengaturcara dan pengguna.
(a) Penganalisa sistem (SA) membangunkan satu sistem baru atau menaik
taraf sistem semasa. Penganalisa sistem akan menentukan masalah,
mendokumenkan analisis, membuat reka bentuk sistem dan
membangunkan sistem yang disarankan. Interaksi dan kerjasama daripada
pengguna dan pihak pengurusan diperlukan dalam membangunkan sistem
yang memenuhi keperluan pengguna.
(b) Pentadbir pangkalan data membangun dan menyelenggarakan pangkalan
data yang terdiri daripada data yang diperlukan untuk menghasilkan
maklumat untuk pengguna.
(c) Pentadbir rangkaian pula membangun dan menyelenggarakan komunikasi
data yang menghubung dan membolehkan perkongsian sumber-sumber
komputer. Pembangunan Internet telah mewujudkan ramai pakar baru
dalam bidang ini, yang dikenali sebagai webmaster atau pereka web.
(d) Pengaturcara menulis kod pengaturcaraan dalam bahasa pengaturcaraan
berdasarkan dokumentasi reka bentuk, yang ditulis lebih awal oleh
penganalisa sistem. Pengaturcara juga menguji program bertulis untuk
memastikan ia bebas pepijat dari mana-mana sintaks dan kesilapan logik.
(e) Pengguna komputer mengendalikan komputer berskala besar seperti
kerangka komputer dan komputer mini. Mereka mengendalikan kerja
rutin, mengendalikan penyimpanan data pencetak dan membantu
pengguna menyelesaikan masalah.

AKTIVITI 1.5
Adakah terdapat mana-mana organisasi yang tidak mempunyai
sebarang pakar maklumat yang disebut dalam subtopik 1.5.1?
Senaraikan kesan-kesan dan kelemahan-kelemahan keadaan
sedemikian.
1.6 TREND DALAM APLIKASI SISTEM

MAKLUMAT PERNIAGAAN
Trend aplikasi sistem maklumat perniagaan bergerak ke arah integrasi aplikasi
dan penggunaan kecerdasan buatan. Antara kegunaan jenis aplikasi ini adalah
seperti berikut:
(a) Memudahkan proses urus niaga.

Sebagai contoh, dengan integrasi sistem maklumat perakaunan dan sistem
maklumat sumber manusia, pengiraan gaji dan ganjaran boleh dilakukan
dengan cepat dan mudah.
(b) Digunakan dengan rangkaian dan teknologi Internet, terutamanya dalam

proses mendapatkan sumber atau maklumat luaran.
Sebagai contoh, dalam perancangan strategik, organisasi boleh
mendapatkan maklumat mengenai pesaingnya yang ada di Internet.
Organisasi juga boleh melihat laporan dan misi kerajaan.
(c) Membenarkan penggunaan elemen-elemen multimedia seperti teks, grafik,

audio, video dan animasi. Selain itu, penambahan elemen-elemen
kecerdasan buatan boleh mempercepatkan dan memudahkan tugas-tugas
manusia.
Sebagai contoh, dalam industri reka bentuk kereta dan pengeluaran, sistem
maklumat digabungkan dengan teknologi multimedia dan kecerdasan
buatan
(d) Meningkatkan proses pemahaman dan laporan pembentangan.

1.7 TREND PENGKOMPUTERAN PENGGUNA

AKHIR (EUC)
Pembangunan dalam teknologi maklumat telah mewujudkan celik komputer
dalam kalangan kebanyakan orang ramai, sama ada pada tahap yang minimum
atau pada tahap yang lebih tinggi. Perkembangan ini membantu pengguna
komputer untuk mengendali atau membangunkan sistem komputer tanpa
bantuan pakar maklumat. Pengguna yang menggunakan sistem maklumat
berasaskan komputer dikenali sebagai pengguna akhir. Pembangunan penuh
atau sebahagian sistem maklumat oleh pengguna dikenali sebagai
pengkomputeran pengguna akhir (EUC).
EUC berkembang kerana faktor-faktor berikut:

(a) Pembangunan dalam celik komputer.
(b) Peningkatan dalam tugas-tugas tunggakan jabatan sistem maklumat.
Permintaan yang tinggi terhadap pembangunan dan penyelenggaraan
sistem maklumat menyebabkan banyak tugas di jabatan sistem maklumat
tidak siap dalam tempoh tarikh akhir.
(c) Harga kos perkakasan komputer adalah lebih rendah pada hari ini. Oleh
itu, pengguna boleh membeli perkakasan komputer dan belajar sendiri.
(d) Pelbagai pilihan pakej perisian tersedia kini boleh didapati di pasaran.
Pakej perisian ini menyediakan fungsi umum sistem aplikasi malah boleh
disesuaikan mengikut keperluan tertentu firma. Selain itu, pakej perisian
boleh digunakan dengan mudah oleh pakar atau pengguna baru untuk
melaksanakan sistem maklumat berasaskan komputer.
AKTIVITI 1.6
Lawati http://en.wikipedia.org/wiki/End-user_computing. Senaraikan
isi penting tentang pengkomputeran pengguna akhir (EUC). Bandingkan
jawapan anda dengan rakan kursus anda.

SEMAK KENDIRI 1.8

1. Takrifkan yang berikut:
(a) Pakar maklumat
(b) Pengkomputeran pengguna akhir
2. Apakah trend dalam aplikasi sistem maklumat perniagaan?
3. Dengan bantuan pengaturcara, seorang pengurus di sebuah

jabatan akaun menggunakan Microsoft Excel untuk menghasilkan
lejar dan simpan kira bulanan. Adakah ini satu contoh EUC? Beri
sebab-sebab anda.
Ć Data adalah satu fakta mentah yang tidak bermakna manakala maklumat
ialah data yang telah diproses ke dalam bentuk yang bermakna. Pengetahuan
diperoleh dari maklumat dengan cara yang sama maklumat diperoleh dari
data.
Ć Teknologi maklumat dan sistem maklumat adalah alat utama yang

membolehkan organisasi membangunkan produk dan perkhidmatan baru,
serta mencipta model perniagaan baru.
Ć Sistem maklumat adalah gabungan perkakasan, perisian dan sistem

telekomunikasi, yang boleh menyokong operasi perniagaan untuk
meningkatkan produktiviti dan membantu pengurus membuat keputusan.
Ć MIS adalah sistem yang mempunyai keupayaan memproses maklumat

termasuk mengumpul, memproses, menyimpan dan menyebar data dalam
bentuk maklumat melalui pemprosesan analitis dan menyampaikan
maklumat kepada sesiapa yang memerlukannya.
Ć Maklumat adalah salah satu sumber organisasi penting dan perlu diuruskan
dengan baik. Pertumbuhan perniagaan dan peningkatan kepakaran
komputer adalah faktor-faktor pemangkin pengurusan maklumat.
Ć Setiap pengurus di setiap tahap pengurusan (strategik, taktikal dan operasi)

dan jabatan perlu mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk
melaksanakan fungsi-fungsinya dengan tumpuan yang berbeza, bergantung
pada tahap pengurusan.

Ć Jenis-jenis sistem maklumat berasaskan komputer yang utama adalah Sistem

Maklumat Perakaunan, Sistem Maklumat Pengurusan, Sistem Automasi
Pejabat, Sistem Sokongan Keputusan, Sistem Maklumat Eksekutif dan Sistem
Pakar.
Ć Unit dalam firma yang bertanggungjawab untuk membangunkan dan

mengekalkan sistem dikenali sebagai jabatan sistem maklumat. Jabatan ini
mempunyai pakar-pakar maklumat, iaitu, penganalisa sistem, pentadbir
pangkalan data, pentadbir rangkaian, pengaturcara dan pengguna komputer.
Ć Tugas pakar maklumat boleh dikurangkan melalui penglibatan pengguna

dalam pembangunan sistem. Fenomena ini dikenali sebagai pembangunan
pengkomputeran pengguna akhir.
Data Pengkomputeran pengguna akhir

Maklumat Pengurusan maklumat
Pakar maklumat Sistem maklumat
Pengetahuan

Topik  Pengurus dan
2 Konsep
Sistem
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menerangkan pelbagai elemen sistem;
2. Menerangkan empat jenis model dan penggunaannya dalam
perniagaan;
3. Membicangkan sistem model umum (sistem fizikal dan
konseptual) dalam organisasi;
4. Menerangkan konsep penyelesaian masalah; dan
5. Menggunakan pendekatan sistem dalam penyelesaian masalah.
 PENGENALAN
Dalam topik ini, anda akan diperkenalkan pada konsep sistem, yang penting
untuk pemodelan dan penyelesaian masalah. Topik ini akan memperkenalkan
model yang boleh membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah, iaitu,
model fizikal, naratif, grafik dan matematik. Anda akan melihat lebih banyak
butiran elemen model sistem umum yang termasuk sistem fizikal dan sistem
konseptual. Anda juga akan diperkenalkan pada satu lagi elemen sistem dikenali
sebagai standard. Secara umumnya, standard tahap prestasi dicapai oleh output
sistem. Pengurus memastikan standard sistem itu dipenuhi dengan
membandingkan output sistem dan standard. Tindakan boleh diambil jika
output adalah lebih atau kurang daripada standard.

32  TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM
2.1 PENGURUS DAN SISTEM

Dalam usaha untuk menyelesaikan masalah dengan cekap, pengurus perlu
melihat firma sebagai satu sistem. Setiap sistem mempunyai konsep dan elemen
yang boleh dilihat sama ada dari aspek umum atau khusus. Ini akan menjadikan
ia lebih mudah bagi pengurus untuk melihat sistem keseluruhan atau sebahagian
dari sistem itu secara terperinci, dan hubungannya dengan bahagian-bahagian
lain dalam sistem. Sistem-sistem baru dibangunkan untuk menyelesaikan
masalah-masalah yang wujud dalam sistem semasa. Ayuh kita lihat konsep
sistem dalam konteks sistem maklumat pengurusan.
(a) Apakah itu Sistem?

Sistem ditakrifkan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja bersama
untuk mencapai satu objektif. Sebuah organisasi seperti firma, institusi atau
jabatan adalah contoh sistem. Sebuah syarikat ditubuhkan dari beberapa
elemen seperti manusia, perkakasan, perisian dan alat-alat yang bekerja
bersama untuk mencapai matlamat firma.
(b) Apakah itu Elemen Sistem?

Setiap sistem mempunyai kombinasi elemen yang berbeza. Secara umum,
sistem mempunyai elemen asas seperti objektif, mekanisme kawalan, input,
transformasi dan output, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.1. Untuk
sistem, sumber input berubah kepada sumber-sumber output. Mekanisme
kawalan memantau proses transformasi bagi memastikan sistem mencapai
objektif proses.
Rajah 2.1: Elemen-elemen sesuatu sistem
Untuk memahami dengan lebih baik, mari kita lihat beberapa contoh. Tubuh
manusia mempunyai beberapa sistem yang mempunyai mekanisme kawalan.

TOPIK 2 PENGURUS DAN KONSEP SISTEM  33
Perhatikan bagaimana sistem pernafasan kita menjadikan kita berpeluh dalam

cuaca panas supaya kulit kita menjadi lebih sejuk, manakala bulu roma kita naik
untuk memerangkap lebih banyak haba dalam cuaca sejuk. Adakah anda pernah
mengalami keracunan makanan sebelum ini? Jika ya, anda akan ingat berapa
kerap anda terpaksa pergi ke tandas, atau bagaimana anda muntah sepanjang
hari ketika sistem penghadaman anda memuntahkan keluar toksin di dalam
badan. Tindak balas berlaku kerana mekanisme kawalan di dalam sistem badan
kita mengubah proses transformasi biasa.
Dalam pembuatan kereta, contohnya, jika terdapat kekurangan dalam inventori

kereta, pihak pengurusan akan memaklumkan sistem input untuk mengambil
tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dikenal pasti. Sekarang lihat
kembali pada Rajah 2.1. Dalam sesuatu sistem, mekanisme kawalan
dihubungkan dengan gelung maklum balas (dalam aliran anak panah).
Mekanisme kawalan memantau prestasi sistem dengan membandingkan isyarat
maklum balas dengan objektif sistem. Jika output sistem mencapai objektif
tersebut, maka sistem akan berada dalam keadaan yang stabil. Sekiranya berlaku
hal yang tidak diingini apabila output sistem tidak memenuhi objektif sistem,
isyarat yang dihantar ke input sistem supaya tindakan yang perlu boleh diambil
untuk mengubah operasi sistem.
Selepas anda memahami apa itu sistem dan juga elemen-elemen yang
membentuk sistem ini, mari kita lihat kedua-dua jenis sistem.
(a) Sistem gelung terbuka dan gelung tertutup

Tidak semua sistem mempunyai mekanisme kawalan, gelung maklum
balas dan objektif untuk mengawal operasi mereka. Sistem tanpa
mekanisme kawalan dikenali sebagai sistem terbuka, seperti yang
ditunjukkan dalam Rajah 2.2. Satu contoh ialah sistem maklumat yang
secara automatik menjana laporan secara tetap tanpa pemantauan input,
prestasi atau aktiviti.
Rajah 2.2: Sistem gelung terbuka
Sistem gelung tertutup mempunyai tiga komponen kawalan iaitu

mekanisme kawalan, gelung maklum balas dan objektif, seperti yang
ditunjukkan dalam Rajah 2.1. Contoh sistem ini adalah sistem kawalan
bajet di sebuah organisasi di mana semasa pembentangan bajet, isu-isu
yang disampaikan melalui sistem maklum balas dan setiap perbelanjaan
dibandingkan dengan objektif melalui mekanisme kawalan.

(b) Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang disambungkan pada

persekitarannya melalui aliran sumber-sumber.
Kebanyakan sistem yang wujud adalah sistem terbuka. Satu contoh ialah
sistem pengundian pilihan raya yang mengambil kira input daripada
pengundi di seluruh negara dan mengumumkan keputusan kembali
kepada mereka.
Sebaliknya, sistem tertutup tidak disambung pada persekitarannya. Anda

mungkin telah menjalankan satu eksperimen sains di dalam makmal
semasa zaman sekolah anda. Adakah eksperimen itu bersambung ke
elemen-elemen alam sekitar di luar makmal? Jika jawapannya tidak, maka
sistem yang dijalankan di makmal tertutup dan jauh adalah satu contoh
baik tentang sistem tertutup.
(c) Subsistem
Subsistem adalah sistem yang bersambung pada persekitaran

melalui aliran sumber.
Satu sistem mempunyai banyak peringkat. Sebagai contoh, badan manusia

memiliki pelbagai sistem seperti sistem pernafasan dan sistem
penghadaman, seterusnya mempunyai banyak subsistem yang boleh
dibahagikan kepada sel tunggal. Sebagai contoh, satu sistem di klinik
mempunyai banyak subsistem, yang boleh dibahagikan kepada bentuk
yang paling mudah. Sistem dalam klinik mungkin mempunyai subsistem
pendaftaran, temujanji dan rawatan perubatan. Rajah 2.3 menunjukkan
satu sistem yang mempunyai banyak subsistem.

Rajah 2.3: Sistem dan subsistem
(d) Sistem Super

Sistem super adalah sistem yang lebih besar yang terdiri daripada banyak
subsistem. Sebagai contoh, sebuah subsistem jabatan adalah sebahagian
daripada sistem super universiti. Sistem fakulti juga membentuk
sebahagian daripada sistem super universiti.
(e) Sistem Fizikal dan Sistem Konsep
Sistem fizikal adalah satu sistem yang berasal dari elemen-elemen

fizikal yang ketara. Contoh sistem fizikal adalah firma perniagaan yang
terdiri dari manusia, bahan binaan, perkakasan dan peralatan pejabat.
Sistem konseptual adalah satu sistem yang menggunakan sumber

konsep yang tidak dapat dilihat secara fizikal untuk mewakili
sistem fizikal.
Sistem konseptual wujud sebagai satu idea dalam fikiran pengurus, graf,
kertas atau penyata data yang dirakam pada skrin.

Mari kita ambil pembuatan sebagai contoh. Pembuatan adalah sistem

fizikal. Ia terdiri daripada manusia, bahan mentah dan mesin yang bekerja
bersama-sama untuk mencipta produk. Walau bagaimanapun, data dan
maklumat yang disimpan dalam sistem ini adalah sistem konseptual yang
mencerminkan sistem fizikal. Melalui sistem konseptual pembuatan,
pengurus boleh mengenal pasti kuantiti bahan mentah yang digunakan,
urutan proses transformasi, pekerja yang mengendalikan operasi
perkilangan, kuantiti dan destinasi produk siap setiap hari, mingguan atau
bulanan.
Lebih banyak penjelasan tentang sistem fizikal dan konseptual akan

dibincangkan dalam subtopik 2.3.
Kepentingan Pandangan Sistem
Pandangan sistem adalah cara bagaimana kita melihat isu, masalah atau
peristiwa dalam konteks sesuatu sistem. Pandangan itu melihat pada
operasi perniagaan sebagai satu sistem yang merupakan sebahagian
daripada persekitaran yang lebih besar. Pandangan sistem memberi
manfaat kepada pengurus dengan:
(a) Mengulas lanjut mengenai kerumitan struktur dan kefungsian
organisasi dengan konsep sistem super dan subsistem;
(b) Mengenal pasti objektif dan hala tuju organisasi;
(c) Menentukan bagaimana komponen sistem perlu bekerjasama antara
satu sama lain untuk mencapai objektif organisasi;
(d) Mengenal pasti hubungan antara organisasi dan persekitarannya; dan
(e) Mengutamakan nilai maklum balas maklumat yang boleh dicapai
dari sistem gelung tertutup.
SEMAK KENDIRI 2.1

Pada pendapat anda, apakah hubungan antara pengurusan dan
sistem maklumat pengurusan?

2.2 MODEL
Model ialah perwakilan perkara seperti objek, konsep atau aktiviti nyata yang
dikenali sebagai entiti. Model digunakan untuk mewakili masalah, yang perlu
diselesaikan dalam bentuk yang mudah difahami. Jenis-jenis model dan
kegunaannya adalah seperti berikut:
(a) Jenis Model

Model boleh dikelaskan kepada empat jenis ă fizikal, naratif, grafik
dan matematik.
(i) Model Fizikal

Model fizikal ialah perwakilan entiti tiga dimensi, yang dapat dilihat
dengan mata kasar. Biasanya, entiti dimodelkan semula pada skala
yang lebih kecil daripada yang sebenar. Contoh model fizikal
biasanya digunakan dalam persekitaran perniagaan seperti rumah
atau model kereta.
(ii) Model Naratif

Model naratif digunakan oleh pengurus untuk menerangkan entiti
melalui komunikasi lisan dan bertulis. Melalui penjelasan itu, penonton
dapat memahami butir-butir entiti. Model ini adalah model yang paling
popular kerana ia merangkumi setiap aspek komunikasi perniagaan.
(iii) Model Grafik

Pernahkah anda mendengar ungkapan bahasa Inggeris "a picture
paints a thousand words" (suatu gambar memberi gambaran ribuan
perkataan)? Model grafik digunakan untuk menggambarkan entiti
melalui graf, carta, bentuk, simbol dan garisan. Selain daripada
perniagaan, model grafik juga digunakan dalam reka bentuk sistem
maklumat. Anda pasti akan ingat model grafik yang digunakan
dalam analisis sistem dan reka bentuk. Antara contoh model grafik
adalah Gambar Rajah Aliran Data (DFD), Gambar Rajah Hubungan
Entiti (ERD), carta aliran dan struktur carta.
(iv) Model Matematik

Model matematik adalah formula atau persamaan matematik yang
terdiri dari beberapa pembolehubah dan pemalar. Bagaimanakah
anda mengira keuntungan jualan? Anda boleh mengira keuntungan
melalui formula yang mudah dengan menambah nilai-nilai dalam
persamaan berikut:
Untung = Jualan ă Kos

Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian tersebut

telah dilaksanakan bagi memastikan ia boleh menyelesaikan masalah
seperti yang diharapkan. Jika ralat berlaku, tindakan pembetulan
perlu diambil untuk membetulkan keadaan.
AKTIVITI 2.1
Layari laman web http://en.wikipedia.org/wiki/Entity-relationship_ model

dan http://en.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram. Berdasarkan laman
web tersebut, bincangkan perincian mengenai cara Gambarajah Aliran Data.
AKTIVITI 2.2
Berdasarkan empat jenis model, bangunkan gambar rajah yang

menghubungkan semua model. Bandingkan rajah dengan rakan
kursus anda.
(b) Kegunaan Model

Empat model yang kita bincangkan sebelum ini menjadikan pemahaman dan
komunikasi lebih mudah. Ini kerana entiti itu dikemukakan dalam bentuk
yang mudah. Model boleh digunakan secara berasingan atau digabungkan
bersama untuk disesuaikan dengan keadaan. Sebagai contoh, model
matematik mempunyai kelebihan kerana ia dapat meramalkan masa depan.
SEMAK KENDIRI 2. 2
Jika anda seorang pengurus, apakah kegunaan model untuk anda?
2.3 SISTEM MODEL UMUM

Sistem model umum telah diperkenalkan untuk membolehkan penggunaan yang
mudah dari konsep sistem maklumat oleh pelbagai organisasi. Elemen model
umum adalah asas untuk sistem maklumat di setiap organisasi. Jika anda boleh
memahami konsep asas sistem model umum, anda boleh memahami dengan
mudah keseluruhan konsep sistem model umum dan struktur organisasi. Anda
hanya perlu menambah atau mengubahsuai model sistem umum dengan jenis
semasa sistem maklumat dan struktur organisasi apabila menganalisa dan

mereka bentuk sistem maklumat.
2.3.1 Sistem Fizikal

Sistem fizikal firma mengubah sumber input kepada sumber-sumber output,
seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.4. Sumber input diekstrak dari
persekitaran, diproses untuk membentuk sumber output dan kemudian kembali
ke persekitaran yang sama. Sejak interaksi wujud di antara firma dan
persekitarannya melalui sumber-sumber fizikal, sistem fizikal firma boleh
diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Jika kita melihat contoh proses
mengeluarkan minyak masak, kita boleh bayangkan bagaimana sumber-sumber
input seperti minyak sawit diproses untuk minyak masak. Minyak kelapa sawit
diekstrak dari persekitaran firma manakala minyak masak dipasarkan kepada
pelanggan yang tinggal dalam persekitaran.
Rajah 2.4: Sistem fizikal firma
Selain dari aliran bahan ini, terdapat jenis aliran lain seperti aliran kakitangan,
aliran mesin dan aliran kewangan.
(a) Aliran Bahan

Input bahan seperti bahan mentah dan komponen yang disediakan oleh
pembekal. Bahan-bahan yang disimpan di dalam gudang atau kedai-kedai
sebelum diproses. Selepas menjalani proses transformasi, bahan-bahan
yang akan ditukar menjadi produk dan disimpan di gudang sebelum
dihantar atau dipasarkan kepada pelanggan.
(b) Aliran Kakitangan

Aliran kakitangan merujuk kepada aliran tenaga kerja. Kakitangan diambil
melalui agensi perekrutan atau melalui pengumuman dalam media cetak dan
elektronik. Permohonan kerja adalah satu proses yang dijalankan oleh jabatan
sumber manusia. Kakitangan baru kemudiannya dihantar ke pelbagai jabatan
dalam firma di mana mereka dilatih dan didedahkan dengan skop kerja
supaya mereka boleh berfungsi dengan baik dalam kerja mereka.
Terdapat beberapa kakitangan yang bekerja sehingga persaraan sementara

yang lain boleh meletakkan jawatan lebih awal. Dalam kedua-dua kes,
kakitangan akan kembali ke persekitaran mereka.

(c) Aliran Mesin

Aliran mesin menerangkan bagaimana jentera dibekalkan dan digunakan
dalam firma itu. Ia kemudian kembali ke persekitaran apabila ia tidak
boleh berfungsi lagi dan digantikan dengan yang baru. Komputer,
pencetak, mesin pendua dan faksimili adalah antara mesin yang digunakan
dalam sesebuah firma.
(d) Aliran Kewangan

Aliran kewangan bermula dengan pihak-pihak berkepentingan seperti
bank atau individu membiayai operasi firma. Tunai juga diperoleh
daripada pelanggan, dengan menjana hasil bagi firma itu. Tunai
kemudiannya dikembalikan ke persekitaran untuk membayar balik
pinjaman, untuk tujuan pelaburan atau diberikan sebagai derma.
AKTIVITI 2.3
Bagaimanakah mekanisme kawalan dihubungkan dengan aliran
sumber bagi membolehkan pemantauan kemajuan dan pembangunan
sistem? Bincangkan.
2.3.2 Sistem Konseptual

Anda telah diperkenalkan pada komponen sistem mekanisme kawalan sebelum
ini menerusi topik ini. Kewujudan komponen ini membolehkan sistem untuk
mengawal output bagi memenuhi objektif sistem. Jenis sistem ini dikenali
sebagai sistem gelung tertutup. Sebaliknya, satu sistem yang tidak mempunyai
mekanisme kawalan dikenali sebagai sistem gelung terbuka. Di kebanyakan
firma, pengurusan merupakan mekanisme kawalan yang mengawal prestasi
sistem. Pihak pengurusan memerlukan maklumat, kebiasaannya laporan bertulis
dan dokumen lain yang berkaitan untuk mengawal firma itu. Laporan
pengurusan terdiri daripada laporan input, transformasi dan output maklumat
yang membantu pengurus untuk menilai prestasi firma. Rajah 2.5, 2.6 dan 2.7
menunjukkan contoh laporan input, transformasi dan output.

Rajah 2.5: Laporan pembekal memberikan maklumat input
Rajah 2.6: Laporan status tugas yang memberikan maklumat transformasi
Rajah 2.7: Laporan jualan memberikan maklumat output

(a) Dimensi maklumat

Pengurus menilai output yang dihasilkan oleh pemproses maklumat yang
merangkumi empat dimensi maklumat:
(i) Relevan
Maklumat adalah relevan jika kandungan memenuhi keperluan
masalah yang dihadapi. Pengurus boleh mendapatkan maklumat
yang relevan tanpa sebarang sokongan dari maklumat tidak relevan
yang lain.
(ii) Tepat
Maklumat mestilah tepat dan tanpa berlaku kesilapan. Ia adalah
penting terutamanya apabila ia melibatkan isu-isu berkaitan dengan
gaji, pinjaman dan bil. Unjuran dan prestasi laporan masa depan juga
hendaklah dikemukakan dengan tepat dengan menggunakan
maklumat yang tepat.
(iii) Pada Masanya

Maklumat mesti sentiasa ada pada masa ia diperlukan. Maklumat
lepas dan terkini boleh membantu pengurus membuat keputusan
yang lebih baik.
(iv) Lengkap
Maklumat mesti menyeluruh dan lengkap tetapi tidak berlebihan
sehingga ke tahap menjadi tidak relevan pada masalah yang sedang
diselesaikan.
(b) Standard
Standard adalah ukuran prestasi firma dan dinyatakan dari segi terma
tertentu dan dapat diukur secara kuantitatif dalam bentuk wang,
nombor, peratusan dan sebagainya.
Pengurus memerlukan maklumat yang boleh menerangkan apa yang

dicapai oleh jabatan atau unit dan prestasi standard yang perlu dipatuhi.
Anda sudah tahu bahawa setiap sistem mesti mempunyai objektif, yang
merupakan matlamat keseluruhan yang perlu dicapai.
Setiap sistem mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif. Objektif-

objektif dinyatakan secara umum dan sesuatu yang lebih spesifik mesti
ditentukan untuk mengukur sama ada objektif sistem dapat dicapai.

Sebagai contoh, objektif syarikat adalah untuk menyampaikan

perkhidmatan cemerlang kepada pelanggan; standard prestasi perlu ada
kurang daripada 10 aduan setiap bulan. Objektif sebuah universiti adalah
untuk melahirkan graduan yang berkaliber tinggi; standard prestasi adalah
untuk memastikan bahawa 10 peratus daripada graduan memperolehi
ijazah kelas pertama dan 20 peratus daripada graduan mendapat A dalam
projek akhir mereka.
Pengurus membandingkan firma standard dan prestasi firma untuk

mengawal sistem fizikal. Perbezaan antara kedua-duanya akan
mengesahkan sama ada tindakan perlu diambil. Rajah 2.8 menunjukkan
standard sebagai elemen tambahan sistem fizikal. Oleh itu, sistem
konseptual mengawal sistem fizikal dengan menggunakan tiga komponen
penting, iaitu pengurusan, pemproses maklumat dan standard.
Rajah 2.8: Standard prestasi disampaikan kepada pengurusan dan pemproses maklumat
SEMAK KENDIRI 2.3

Hubungkan kesemua empat dimensi maklumat dengan keberkesanan
pelaksanaan standard dalam firma. Bentangkan jawapan anda semasa
tutorial anda.
(c) Teknik Pengurusan

Terdapat dua teknik pengurusan yang membantu pengurus untuk
melaksanakan tugas-tugas mereka dengan cekap dan berkesan. Ia adalah
pengurusan melalui pengecualian dan faktor-faktor kejayaan kritikal (CSF).

(i) Pengurusan melalui Pengecualian

Teknik ini digunakan apabila pengurus mengambil tindakan hanya
jika aktiviti yang berlaku keluar dari prestasi dan norma yang
ditetapkan. Oleh itu, selagi aktiviti firma berada dalam parameter
prestasi, firma itu dianggap sebagai stabil. Teknik ini dilaksanakan
dengan membandingkan standard sebenar dan prestasi sistem yang
dihasilkan oleh pemproses maklumat. Sebagai contoh, jumlah
bilangan kipas yang dihasilkan ditetapkan antara 500 hingga 800 unit
sehari; pengurus akan melakukan tindakan susulan jika pengeluaran
tidak mencapai sasaran ini. Pengurusan dengan teknik pengecualian
boleh dilaksanakan oleh sistem maklumat berasaskan komputer
(CBIS). Oleh itu, pengurus boleh memberi tumpuan berkesan kepada
tugas-tugas lain.
(ii) Faktor Kejayaan Kritikal (CSF)

Teknik pengurusan yang menggunakan konsep yang sama dengan
pihak pengurusan melalui pengecualian dikenali sebagai faktor
kejayaan kritikal (CSF). CSF merupakan teknik yang digunakan oleh
pengurus untuk mengenal pasti beberapa faktor utama yang
membawa kejayaan kepada sesuatu fungsi. Biasanya, organisasi
menentukan beberapa CSF yang perlu tercapai sepenuhnya. CBIS
menyokong CSF dengan menghasilkan maklumat bagi pengurus.
CSF dan pengurusan melalui pengecualian adalah sama dari segi

penekanan pada bahagian-bahagian tertentu sistem berbanding seluruh
sistem. Perbezaannya ialah CSF kekal berterusan dalam jangka panjang
manakala pengurusan melalui pengecualian boleh berubah mengikut masa.
2.3.3 Persekitaran
Dalam model sistem umum, sumber mengalir ke dalam firma dari persekitaran
dan akan kembali ke persekitaran selepas proses transformasi. Persekitaran
melengkapkan model sistem umum, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.9.
Sumber fizikal memasuki proses fizikal dan sumber konseptual (maklumat dan
data) memasuki pemproses maklumat yang akan disimpan atau digunakan oleh
pengurus. Ia juga boleh mengalir ke atau dari persekitaran.

Rajah 2.9: Sistem model umum sebuah firma
2.3.4 Penyelesaian Masalah

Pengurus akan membuat beberapa keputusan semasa menyelesaikan masalah.
Membuat keputusan adalah sesuatu tindakan yang diambil berikutan keputusan
atau strategi yang dianggap sebagai penyelesaian yang lebih baik untuk masalah.
Pembangunan sistem adalah berkait rapat dengan aktiviti-aktiviti penyelesaian

masalah dalam perniagaan atau peluang untuk menggunakan sistem maklumat
untuk meningkatkan kecekapan organisasi. Sistem maklumat boleh banyak
membantu organisasi untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti harian serta
mempercepatkan dan memudahkan proses membuat keputusan pihak pengurusan.
Pertama, kita perlu memahami konsep penyelesaian masalah sebelum belajar

tentang kaedah untuk pembangunan sistem. Rujuk Jadual 2.1 untuk istilah
penting yang berkaitan dengan penyelesaian masalah.
Jadual 2.1: Terma Penting dalam Penyelesaian Masalah
Terma Penerangan
Masalah Satu keadaan yang tidak diingini atau situasi kompleks yang
akan membawa kepada kesan negatif.
Penyelesaian Masalah Proses atau aktiviti yang dijalankan untuk mengatasi masalah atau
untuk merebut peluang supaya kesan negatif dapat dielakkan.

Keputusan Hasil yang telah dipersetujui untuk merancang langkah dan

tindakan seterusnya.
Masalah atau Tanda Sumber masalah.
SEMAK KENDIRI 2.4

Pada pendapat anda, mengapa perlu penyelesaian untuk masalah
dirancang dengan teliti dan apakah komponen-komponennya?
(a) Elemen Penyelesaian Masalah

Untuk penyelesaian masalah yang lebih baik, pengurus harus berurusan
dengan beberapa elemen. Elemen-elemen penyelesaian masalah yang harus
dikenal pasti ditunjukkan dalam Rajah 2.10.
Rajah 2.10: Elemen-elemen penyelesaian masalah
Standard menunjukkan keadaan yang dikehendaki, iaitu prestasi yang

perlu dicapai oleh firma, manakala maklumat menunjukkan keadaan
semasa, iaitu, pencapaian sebenar firma itu. Pengurus mesti mencapai
kedua-duanya untuk mengetahui sekiranya masalah wujud. Masalah
berlaku apabila terdapat perbezaan antara standard dan maklumat.

Masalah akan berlaku apabila prestasi sebenar adalah lebih tinggi atau
lebih rendah daripada standard. Oleh itu, masalah boleh memberi kebaikan
atau keburukan kepada firma. Ia mungkin lebih baik untuk memberikan
standard yang lebih tinggi untuk mengekalkan prestasi yang baik.
Sebaliknya, jika prestasi firma tidak boleh mencapai standard, kita perlu
menyiasat sebab-sebab mengapa masalah ini berlaku.
Apabila masalah itu dikenal pasti, pengurus perlu menentukan beberapa

penyelesaian alternatif dengan menggunakan maklumat daripada
kakitangan lain atau pengalamannya sendiri.
Sistem maklumat boleh digunakan untuk menilai setiap penyelesaian

alternatif. Penilaian perlu mengambil kira sebarang kekangan di dalam dan
di luar firma.
Kekangan dalaman adalah sumber terhad dalam firma.

Kekangan luaran merujuk pada kekangan dari persekitaran firma
yang menghadkan aliran sumber-sumber ke dan dari firma itu.
Masalah-masalah yang sering dihadapi oleh sesebuah organisasi berlaku

kerana dua sebab, iaitu:
(i) Pengaruh dalaman: Ini mungkin berpunca dari kakitangan atau
sumber manusia, pengurusan bekalan bahan mentah dan lain-lain.
(ii) Pengaruh luar: Sebagai contoh, keadaan politik sesebuah negara atau
dunia, kestabilan ekonomi, dasar-dasar kerajaan, pesaing, pembekal
dan pelanggan.
(b) Masalah dan Simptom

Perbezaan antara masalah dan simptom perlu difahami. Simptom adalah
keadaan yang berlaku akibat daripada masalah. Pengurus sentiasa boleh
melihat simptom berbanding kepada masalah ini. Untuk memahami punca
masalah, simptom perlu dikaji dengan teliti.
Sebagai contoh, doktor akan mengkaji simptom untuk mengetahui punca

penyakit. Dalam nada yang sama, pengurus perlu mengkaji simptom untuk
apa jua keadaan seperti pengurangan jualan; masalah sebenar adalah
mengapa jualan telah berkurangan.

(c) Struktur Masalah

Masalah mempunyai struktur yang mempengaruhi cara ia diselesaikan.
Masalah berstruktur adalah masalah yang mempunyai elemen-

elemen tertentu dan hubungan antara elemen dapat difahami dan
dilihat dengan jelas.
Sebagai contoh, persamaan "untung = jualan ă kos" dapat menjelaskan

sebab keuntungan firma meningkat atau menurun.
Beberapa masalah tidak difahami oleh pengurus dan ia dikenali sebagai

masalah tidak berstruktur. Masalah tingkah laku manusia adalah satu
contoh jenis masalah ini.
Masalah tidak berstruktur adalah masalah yang tidak mempunyai

elemen atau hubungan yang difahami oleh penyelesai masalah.
Kebanyakan masalah yang sering dihadapi oleh pengurus adalah

gabungan masalah berstruktur dan tidak berstruktur.
Masalah separa berstruktur mempunyai bahagian-bahagian elemen

atau hubungan yang difahami dan bahagian-bahagian yang tidak
difahami.
Satu contoh adalah pilihan untuk menghasilkan produk baru. Walau

bagaimanapun, beberapa elemen seperti kos dan kuantiti bahan mentah,
pembekal dan kos promosi boleh diterangkan dengan jelas. Namun
beberapa elemen seperti penerimaan pelanggan dan peratusan keuntungan
adalah sukar untuk dianggarkan.
Ketiga-tiga jenis masalah diringkaskan dalam Rajah 2.11.

Rajah 2.11: Tiga jenis masalah
Penyelesaian masalah bukan tugas pengurus sahaja. Ia adalah tanggungjawab

semua pihak, terutamanya individu yang pakar dalam bidang yang berkaitan
dengan masalah.
SEMAK KENDIRI 2.5

Bagaimana masalah boleh dikenal pasti dalam sebuah firma?
Bincangkan.

2.4 PENDEKATAN SISTEM

Pendekatan sistem adalah panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan
masalah dengan memastikan bahawa masalah ini boleh difahami, penyelesaian
alternatif dikenal pasti dan penyelesaian yang dipilih adalah berkesan. Lihat
Rajah 2.12 untuk melihat fasa yang terlibat dalam penyelesaian masalah.
Rajah 2.12: Pendekatan sistem dalam penyelesaian masalah
AKTIVITI 2.4
Bagaimana pendekatan sistem membantu menyelesaikan sesuatu

masalah? Bincangkan.

2.5 FASA PERSEDIAAN

Langkah-langkah dalam fasa ini tidak perlu dilaksanakan secara berurutan.
(a) Langkah 1 ă Lihat Firma sebagai Sistem

Anda mesti bayangkan firma sebagai satu sistem dengan menggunakan
konsep sistem umum. Anda mesti memetakan firma anda menggunakan
model sistem umum.
(b) Langkah 2 ă Kenal Pasti Sistem Persekitaran

Anda mesti kenal pasti persekitaran firma yang terdiri daripada pelanggan,
pembekal, pesaing, pemilik atau pemegang saham, kesatuan, komuniti
kewangan, kerajaan dan masyarakat global.
(c) Langkah 3 ă Kenal Pasti Subsistem dalam Firma

Subsistem dalam firma itu boleh dilihat dari pelbagai aspek. Jabatan atau
unit dalam firma boleh dilihat sebagai subsistem, seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 2.13.
Rajah 2.13: Jabatan-jabatan dalam firma sebagai subsistem
Subsistem dalam firma juga boleh dilihat sebagai peringkat pengurusan.

Subsistem ini mempunyai hubungan "atasan dan bawahan" dan dihubungkan
dengan aliran maklumat keputusan dan keputusan. Keputusan dan perintah
yang dibuat oleh pengurusan tertinggi disalurkan ke seluruh organisasi. Oleh

itu, pengurus boleh melihat kepentingan maklumat yang lebih jelas melalui
hierarki pengurusan ini.
Apabila pengurus melihat firmanya sebagai sistem yang terdiri daripada

beberapa subsistem, beliau telah memahami konsep sistem dan mencapai
objektif fasa. Pada peringkat ini, pengurus bersedia untuk menggunakan
pendekatan sistem dalam menyelesaikan masalah.
2.6 FASA PENTAKRIFAN

Apabila sesuatu masalah dikenal pasti, pengurus boleh mendapatkan bantuan
daripada penganalisa untuk menerangkan dan membantunya memahami
masalah tersebut. Penganalisa mempunyai kepakaran untuk mengenal masalah,
yang tidak ditakrifkan dengan jelas, kepada spesifikasi dalam bentuk model,
dokumentasi dan gambar rajah untuk sistem baru atau dinaik taraf. Beberapa
kaedah pengumpulan maklumat seperti temubual dan pemerhatian boleh
digunakan oleh pengurus untuk memahami masalah tersebut.
Fasa ini terdiri daripada dua langkah utama, yang termasuk berterusan dari
peringkat sistem ke subsistem dan analisis bahagian sistem mengikut urutan
tertentu.
(a) Langkah 4 ă Meneruskan dari Peringkat Sistem ke Subsistem

Apabila pengurus mahu memahami masalah, beliau akan memulakan
analisis sistem di bawah tanggungjawabnya. Sistem ini terdiri daripada
firma atau salah satu unit firma. Analisa ini akan terus mengikut hierarki
sistem, dari satu tahap ke tahap yang lain. Anda harus ingat bahawa sistem
boleh wujud di setiap peringkat firma dan analisis boleh dimulakan di
mana-mana subsistem dalam firma itu.
Pertama, pengurus mengkaji status firma dalam perspektif hubungannya

dengan persekitaran. Antara persoalan yang dikaji ialah:
(i) Sama ada firma itu mempunyai hubungan yang seimbang dengan
persekitarannya;
(ii) Sama ada aliran ke dan dari persekitaran firma berlaku seperti yang
sepatutnya; dan
(iii) Sama ada sistem itu mencapai objektifnya dalam mengeluarkan
produk dan perkhidmatan untuk persekitarannya.

Kemudian, pengurus menganalisa sistem dari aspek subsistem. Setiap

subsistem akan dikaji untuk melihat sama ada ia berfungsi bersama dengan
subsistem yang lain untuk mencapai matlamat sistem.
Secara ringkas, langkah ini bertujuan untuk mengenal pasti subsistem yang
bermasalah supaya masalah tersebut dapat diatasi.
(b) Langkah 5 ă Analisis Bahagian dari Sistem Mengikut Urutan Tertentu

Elemen-elemen sistem dianalisa mengikut urutan tertentu apabila
pengurus mengkaji setiap peringkat sistem. Urutan disusun mengikut
keutamaan ini (contohnya, 1 akan dianalisa sebagai pertama, diikuti
dengan 2, 3 dan sebagainya) ditunjukkan dalam Rajah 2.14. Dari ini,
masalah dalam elemen kelima tidak boleh diselesaikan jika ada masalah
dalam elemen keempat.
Rajah 2.14: Urutan-urutan elemen sistem yang dianalisa
(i) Elemen pertama

Menilai standard. Standard untuk prestasi sistem ditentukan dalam
bentuk kuantitatif tertentu seperti jumlah, peratusan dan kewangan.
Elemen-elemen standard dianalisa untuk memastikan kriteria berikut
dipenuhi sepenuhnya:
Ć Mempunyai nilai yang sah. Standard ini sepatutnya selaras
dengan objektif sistem dan mampu untuk mengukur prestasi
sistem. Sebagai contoh, jika objektif sistem ialah untuk
mengurangkan kos, penggunaan komponen IT yang canggih
adalah standard yang tidak sesuai.
Ć Realistik. Jika kita menetapkan keuntungan pada 50%, kita
mungkin tidak dapat mencapainya jika perniagaan itu baru
bermula atau jika kita telah mencapai keuntungan 10% selama ini.

Ć Mudah difahami oleh individu-individu yang bertanggungjawab

melaksanakannya.
Ć Boleh diukur dalam unit yang jelas. Sebagai contoh "kos
minimum" tidak begitu jelas seperti "kos pengurangan sebanyak
15% dalam penggunaan tenaga kerja dan 20% dalam penggunaan
kertas".
(ii) Elemen kedua

Bandingkan output sistem dengan standard. Apabila ia telah
ditentukan bahawa standard telah dipenuhi, pengurus akan menilai
output sistem dengan membandingkannya dengan standard.
Seperti yang dinyatakan di atas, masalah wujud apabila terdapat

perbezaan antara output dan standard. Jika output lebih rendah
daripada standard, punca pada masalah ini akan dikaji. Jika output
melebihi standard, standard mungkin perlu ditingkatkan bagi
memastikan pencapaian yang baik berterusan.
(iii) Elemen ketiga

Menilai pengurusan. Pengurusan dan struktur organisasi adalah
dinilai secara kritikal dari pelbagai aspek. Antara aspek pengurusan
yang dianalisa adalah kualiti dan kuantiti kerjasama antara pasukan,
sama ada bilangan pengurus adalah mencukupi dan juga kemahiran
dan keupayaan pengurus. Struktur organisasi juga dinilai untuk
melihat jika ia menyumbang kepada masalah ini. Jika perlu, struktur
organisasi boleh diubah dengan menambah unit baru atau menukar
struktur pentadbiran.
(iv) Elemen keempat

Melalui pemproses maklumat. Maklumat yang tidak dapat dihubungi
atau tidak mencukupi mungkin wujud walaupun pengurusan yang
sedia ada cukup baik. Jika masalah wujud, sistem maklumat perlu
dinilai semula untuk menyediakan maklumat yang diperlukan.
(v) Elemen kelima

Menilai input dan sumber input. Jika tidak ada masalah dengan
empat elemen pertama, sistem konseptual disahkan bebas daripada
masalah. Masalah berlaku dalam sistem fizikal. Satu soal selidik
dijalankan berdasarkan sumber-sumber fizikal dalam elemen input
dan sumber-sumber yang mengalir ke dalam elemen input dari
persekitaran. Sebagai contoh, adakah gudang menyimpan bahan
mentah mencukupi dan pembekal menyediakan bahan-bahan mentah
berkualiti yang baik?

(vi) Elemen keenam

Menilai proses transformasi. Prosedur dan proses yang tidak lengkap
boleh menjejaskan transformasi input ke output. Kecekapan proses
transformasi boleh ditingkatkan dengan bantuan teknologi seperti
robot, mesin dan komputer.
(vii) Elemen ketujuh

Menilai sumber output. Ini merujuk pada output atau produk akhir
yang dihasilkan. Tumpuan diberikan pada sumber fizikal dalam
elemen output seperti gudang yang menyimpan barangan siap,
tenaga manusia dan mesin yang datang di bawah jabatan
penghantaran dan pengangkutan.
2.7 FASA PENYELESAIAN

Fasa penyelesaian berkisar mengenai penentu alternatif penyelesaian, pemilihan
penyelesaian terbaik dan pelaksanaannya.
(a) Langkah 6: Kenal Pasti Penyelesaian Alternatif

Beberapa alternatif yang berbeza dikenal pasti untuk menyelesaikan masalah
yang sama untuk mendapatkan penyelesaian terbaik. Pengurus biasanya
menggunakan pengalaman lepas atau gerak hati dalam langkah ini.
Pengurus sentiasa menyelesaikan masalah secara berkumpulan. Kumpulan

ini menggunakan kaedah sumbang saran untuk mencari idea-idea untuk
menyelesaikan masalah. Adakah anda masih ingat Reka Bentuk Aplikasi
Bersama (JAD) dalam modul SSADM? Ini adalah kaedah formal yang boleh
digunakan dengan bantuan fasilitator.
Apakah yang akan berlaku jika perniagaan anda sedang menghadapi

masalah kewangan? Apakah penyelesaian alternatif? Anda boleh: (1)
mendapatkan pinjaman; (2) meningkatkan jualan dengan menawarkan
diskaun dan promosi, atau (3) mengurangkan tenaga manusia.
(b) Langkah 7- Penilaian Penyelesaian Alternatif

Setiap alternatif mesti dinilai menggunakan kriteria penilaian yang sama,
iaitu peringkat alternatif boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah
dengan cara yang terbaik mungkin dan sejauh mana alternatif memenuhi
objektif sistem. Penilaian boleh dianggap sebagai cara untuk mencari
kebaikan dan keburukan setiap alternatif.

(c) Langkah 8 ă Pilih Penyelesaian Terbaik

Langkah seterusnya selepas penilaian alternatif adalah memilih
penyelesaian terbaik. Mintzberg mengenal pasti tiga kaedah yang boleh
digunakan oleh pengurus untuk tujuan ini.
(i) Analisa alternatif dinilai secara sistematik dengan mempertimbangkan
kesan alternatif ke arah matlamat organisasi.
(ii) Pertimbangan ă Proses pemikiran pengurus. Sebagai contoh,
seseorang ketua jabatan menggunakan pengalaman dan gerak hati
untuk membuat keputusan sama ada rayuan daripada pelajar yang
hampir akan diusir perlu diterima atau ditolak.
(iii) Tawar-menawar ă Perbincangan antara sekumpulan pengurus.
(d) Langkah 9 ă Melaksanakan Penyelesaian

Satu penyelesaian dicapai sebaik sahaja tindakan tertentu telah
dilaksanakan. Sebagai contoh, selepas keputusan untuk mendapatkan
pinjaman dibuat, prosedur untuk memohon pinjaman itu patut dimulakan.
(e) Langkah 10 ă Susulan untuk Memastikan Penyelesaian Berkesan

Pengurus mesti terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan
untuk menentukan sama ada masalah itu telah diselesaikan. Jika apa-apa yang
tidak diingini berlaku, tindakan perlu diambil untuk membetulkan keadaan.
SEMAK KENDIRI 2.6

Fasa penyelesaian adalah fasa terakhir dalam pendekatan sistem. Pada
pendapat anda, apakah tindakan yang boleh diambil sekiranya
penyelesaian tidak ditemui?
SEMAK KENDIRI 2.7
1. Takrifkan yang berikut:

(a) Standard
(b) Masalah
2. Apakah kelebihan model? Apakah kelebihan model matematik

berbanding dengan model lain?

3. Elemen-elemen sistem model umum yang manakah memberikan

maklumat yang diperlukan? Terangkan keadaan semasa.
4. Apa atau siapa yang perlu menyelesaikan masalah berstruktur,

masalah tidak berstruktur dan masalah separa berstruktur?
5. Jelaskan kaedah-kaedah yang digunakan untuk memisahkan firma

kepada subsistem.
Ć Model ialah perwakilan objek, konsep atau aktiviti sebenar, yang dikenali
sebagai entiti.
Ć Terdapat empat jenis model, iaitu fizikal, naratif, grafik dan matematik.
Ć Sistem model umum boleh digunakan untuk menganalisa pelbagai jenis

organisasi.
Ć Model ini mempunyai standard yang menentukan prestasi sistem yang perlu
dicapai dan pemproses maklumat yang menghasilkan maklumat untuk
prestasi sebenar firma.
Ć Maklumat yang dihasilkan harus mempunyai empat dimensi penting, iaitu

relevan, ketepatan, ketepatan masa dan kesempurnaan.
Ć Maklumat ini boleh digunakan oleh pengurus untuk melaksanakan dua teknik
pengurusan ă Pengurusan Melalui Pengecualian dan Faktor Kejayaan Kritikal.
Ć Masalah wujud apabila terdapat perbezaan antara maklumat daripada standard

dan pemproses maklumat. Pengurus menyelesaikan masalah yang memberi
kesan kepada firma itu sama ada dengan cara yang positif atau negatif.
Ć Masalah dikelaskan sebagai berstruktur, separa berstruktur dan tidak berstruktur.
Ć Pendekatan sistem boleh digunakan oleh pengurus apabila menyelesaikan

masalah. Pendekatan sistem terdiri daripada tiga fasa, iaitu fasa penyediaan,
definisi dan penyelesaian. Setiap fasa mempunyai langkah-langkah tertentu
yang boleh digunakan sebagai panduan.

Masalah berstruktur Model

Masalah separa berstruktur Sistem
Masalah tidak berstruktur Subsistem

Topik  Sokongan
3 Teknologi
Maklumat dan
Strategi dalam
Organisasi
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menerangkan seni bina dan infrastruktur teknologi maklumat;
2. Menerangkan tiga jenis struktur organisasi untuk organisasi
perniagaan;
3. Menganalisa hubungan antara sesebuah organisasi dan teknologi
maklumat;
4. Menilai langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengurusan
teknologi maklumat;
5. Membincangkan penggunaan teknologi maklumat dalam strategi
organisasi; dan
6. Membincangkan strategi di peringkat perniagaan dan sokongan
sistem maklumat.
 PENGENALAN
Pembangunan kemudahan teknologi adalah berkaitan rapat dengan objektif-
objektif perniagaan sesebuah organisasi. Ini dibuktikan melalui penyelidikan
mengenai keperluan maklumat untuk meningkatkan hasil-hasil organisasi. Oleh
itu, kemudahan teknologi maklumat adalah berkaitan rapat dengan struktur

60  TOPIK 3 SOKONGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN
STRATEGI DALAM ORGANISASI
organisasi dan berdasarkan fungsi-fungsi utama sesebuah organisasi. Ini

diperluaskan lagi kepada sokongan yang disediakan oleh teknologi maklumat
dalam memenuhi dan meningkatkan strategi organisasi.
Dalam topik ini, anda akan didedahkan pada konsep-konsep strategi perniagaan
seperti pengurusan strategik, model rantaian nilai Porter, pengurusan rangkaian
bekalan, strategi peringkat industri dan bagaimana konsep-konsep ini berkaitan
dengan sistem maklumat.
3.1 STRUKTUR PEMODALAN SYARIKAT

Hari ini, maklumat merupakan satu faktor penting dalam menentukan kejayaan
atau kegagalan sesebuah organisasi. Dalam hal ini, objektif-objektif sesebuah
organisasi perlu memasukkan penggunaan yang mahir dan pengurusan
maklumat supaya ia boleh berfungsi dengan berkesan untuk mencapai
pengeluaran yang optimum.
Keperluan maklumat organisasi ditunjukkan dengan jelas berdasarkan analisa

keperluan maklumat. Dari satu perspektif, kemunculan teknologi adalah dalam
bentuk aplikasi IT seperti perisian yang memerlukan persekitaran yang sesuai
untuk membolehkannya berfungsi. Dalam usaha untuk mencapainya, suatu seni
bina maklumat yang sesuai adalah diperlukan.
Seni bina maklumat adalah pemetaan mengenai keperluan maklumat organisasi,

petunjuk arah, pengurusan dan pelaksanaannya, untuk masa sekarang dan masa
yang akan datang.
Kesedaran dan pelaksanaan infrastruktur teknologi maklumat ini memerlukan

infrastruktur sokongan yang melibatkan beberapa peralatan dan perisian. Kita
dapat melihat hubungan ini seperti yang digambarkan dalam Rajah 3.1.

TOPIK 3 SOKONGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN  61
Rajah 3.1: Hubungan antara keperluan organisasi dan seni bina teknologi maklumat dan
infrastruktur maklumat

Lihat Rajah 3.1 dengan teliti. Bolehkah anda melihat, secara umumnya, kesan
hubungan ini ke atas pendekatan untuk membangunkan seni bina maklumat
dan penggunaan teknologi maklumat dalam organisasi? Perancangan teknologi
maklumat dan penggunaan teknologi maklumat bermula dari peringkat atas.
Penggunaan teknologi mesti bermula dengan analisa keperluan organisasi dalam
konteks perniagaan yang diceburi organisasi tersebut. Ia juga mesti menyokong
perancangan perniagaan dan objektif organisasi. Oleh itu, proses mereka bentuk
teknologi maklumat melibatkan pengguna semasa dan masa hadapan serta juga
kakitangan pengurusan dan perancangan di dalam organisasi. Ia bukanlah cuma
tugas pakar teknologi semata-mata.
Hanya di penghujung proses mereka bentuk seni bina maklumat, suatu

teknologi akan dipilih untuk menyokong proses-proses operasi.
AKTIVITI 3.1
1. Lawati laman web General Electric (www.ge.com) dan

bandingkannya dengan laman web Kodak (www.kodak.com).
Carikan perbezaan antara objektif organisasi kedua-dua laman web
ini.
2. Rancangkan satu pendekatan untuk membangunkan sebuah seni
bina maklumat dari peringkat bawah iaitu dengan melihat pada
teknologi semasa yang boleh didapati. Kemudian, cadangkan
pembangunan teknologi maklumat yang boleh menggunakannya.
Selepas itu, bandingkannya dengan pendekatan yang dibincangkan
sebelum ini.
3.2 MEMAHAMI STRUKTUR ORGANISASI

Memahami struktur organisasi adalah penting bagi mengetahui peranan
teknologi maklumat dalam sesebuah organisasi. Organisasi biasanya distruktur
berdasarkan pembahagian unit-unit yang lebih kecil untuk memudahkan fungsi-
fungsi pentadbiran dan pengurusan. Pembahagian ini boleh dilakukan
berdasarkan lokasi, fungsi dan ciri-ciri lain. Faktor-faktor penting yang
mempengaruhi struktur organisasi adalah saiz dan lokasi. Kedua-dua faktor ini
bergantung pada jenis perniagaan yang diceburi organisasi tersebut, sama ada
dalam bentuk perkhidmatan yang ditawarkan atau pengeluaran barangan dan
ciri-ciri syarikat sama ada ia beroperasi secara tempatan atau global.

Sesebuah organisasi biasanya memiliki sebuah ibu pejabat di mana di situlah

terletaknya lokasi untuk membuat dasar, perancangan strategik dan analisa
prestasi syarikat. Menuruni ke peringkat lebih bawah, syarikat ini boleh
dibahagikan kepada beberapa bahagian yang boleh ditempatkan di beberapa
kawasan yang berbeza.
Bahagian-bahagian ini kemudiannya akan dibahagikan kepada beberapa unit. Di

dalam organisasi yang tidak memiliki banyak cawangan di tempat-tempat yang
berbeza, pembahagian boleh dilakukan berdasarkan fungsi iaitu satu bahagian
yang mewakili sesuatu fungsi.
Unit terkecil yang menjalankan fungsi utama organisasi dikenali sebagai jabatan.
Biasanya, sesebuah organisasi dibahagikan kepada beberapa jabatan seperti
berikut (terdapat kemungkinan lebih banyak jabatan):
(a) Akaun;
(b) Kewangan;
(c) Jualan dan Pemasaran;
(d) Pengurusan pengeluaran dan operasi;
(e) Pengurusan sumber manusia; dan
(f) Sistem maklumat.
3.2.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi

Terdapat banyak jenis struktur organisasi. Secara amnya, kita boleh bahagikan
struktur-struktur berbeza ini ke dalam tiga bentuk:
(a) Tradisional atau berhierarki;
(b) Berasaskan projek;
(c) Matriks atau multidimensi.
Mari kita lihat pada struktur-struktur ini secara terperinci.
(a) Struktur Tradisional atau Berhierarki

Struktur berhierarki adalah struktur asas yang paling luas digunakan
dalam organisasi pada hari ini. Dalam struktur ini, peranan strategik dan
perancangan diletakkan pada tahap tertinggi, sementara pengeluaran dan
pelaksanaan diletakkan di tahap yang lebih rendah. Anda boleh melihat
struktur ini sepertimana digambarkan dalam Rajah 3.2.

Rajah 3.2: Contoh sesebuah struktur organisasi berhierarki
Dalam struktur berhierarki ini, organisasi dilihat sebagai satu struktur di

mana tahap tertinggi memiliki lebih kuasa dan autoriti berbanding mereka
di tahap yang lebih rendah. Bilangan tahap adalah berbeza dalam kalangan
organisasi yang berdasarkan matlamat-matlamat organisasi. Trend yang
diterima pakai hari ini adalah untuk mengurangkan bilangan tahap
seminimum yang boleh. Ini bermakna lebih kuasa dan autoriti akan
diberikan pada tahap yang seterusnya dalam sesetengah keadaan. Hasil
dari ini akan menyebabkan lebih banyak maklumat perlu disediakan pada
tahap yang lebih rendah supaya keputusan boleh dilakukan dengan lebih
berkesan.
(b) Struktur Berasaskan Projek

Dalam struktur berhierarki, pembahagian segmen secara umumnya adalah
berdasarkan kawasan atau zon (bahagian). Jika bahagian ini dibuat
berdasarkan jenis produk utama atau perkhidmatan (sekiranya syarikat itu
menawarkan perkhidmatan), ia dikenali sebagai struktur organisasi
berasaskan projek. Lihat pada Rajah 3.3 untuk mendapat gambaran umum
tentang struktur jenis ini.

Rajah 3.3: Contoh struktur organisasi berasaskan projek
Sebuah pasukan yang ditubuhkan untuk sesuatu projek kadangkala boleh

bersifat tetap dan ad hoc atau sementara berdasarkan tempoh projek
tersebut. Dalam struktur ini, fungsi-fungsi asas utama untuk organisasi
seperti kewangan, akaun, pemasaran dan pengeluaran biasanya diletakkan
di bahagian bawah kumpulan atau bahagian berdasarkan projek.
(c) Struktur Matriks atau Multidimensi

Secara umumnya, struktur matriks adalah berdasarkan projek, Namun
perbezaan yang ketara dengan struktur yang lain adalah ahli-ahli
kumpulan boleh terdiri daripada pelbagai projek yang berlainan;
sementara itu, struktur berasaskan projek mengehadkan ahli-ahli dalam
projek untuk sebuah kumpulan tunggal. Rajah 3.4 menunjukkan satu
contoh struktur matriks. Dalam contoh tersebut, setiap kumpulan
diletakkan di bawah dua pegawai atasan (ketua bahagian dan pengurus).
Rajah 3.4: Struktur matriks ă susunan ini membentuk rajah matriks

Kumpulan dalam matriks ini adalah satu kumpulan tetap yang diarahkan
untuk menguruskan satu siri projek-projek khas. Satu masalah yang timbul
dalam struktur jenis ini adalah kewujudan dua aliran arahan daripada dua
pegawai atasan yang berbeza. Ini adalah kerana ciri-ciri asasnya adalah
terdiri daripada lintasan arahan antara kumpulan yang berbeza.
SEMAK KENDIRI 3.1
Senaraikan jenis-jenis struktur organisasi dan bandingkannya dari

perspektif struktur yang paling sesuai pada masa yang diberikan.
3.3 PELAKSANAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Melihat pada bentuk-bentuk struktur organisasi yang telah kita dibincangkan
sebelum ini, kita boleh tentukan pelaksanaan teknologi maklumat berdasarkan
tahap unit-unit dalam organisasi. Jadual 3.1 menunjukkan beberapa contoh
sokongan teknologi maklumat yang boleh diberikan oleh sistem maklumat
untuk setiap tahap dalam organisasi.
Jadual 3.1: Tahap-tahap Sistem Maklumat
Tahap Ciri-ciri
Tahap Jabatan Kerjasama beberapa program kecil yang dibangunkan oleh
setiap jabatan untuk menyokong fungsi-fungsi jabatan yang
lain. Ini meliputi sistem maklumat pengurusan sumber
manusia dan sistem maklumat akaun.
Tahap Kilang Kerjasama antara sistem maklumat jabatan. Secara amnya, ia
membolehkan satu sambungan antara jabatan untuk
dilaksanakan bagi membolehkan para pekerja bekerja
bersama-sama menggunakan sesebuah sistem komputer.
Tahap Bahagian Kerjasama antara sistem maklumat pengilangan
Tahap Perusahaan Kerjasama antara sistem maklumat bahagian.
Tahap Organisasi Sistem maklumat yang lebih besar dan lebih kompleks yang
boleh menyediakan satu sambungan sistem maklumat antara
organisasi. Sistem ini membolehkan maklumat yang sama
digunakan oleh pelbagai organisasi yang berbeza.

3.4 PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Hari ini, kepentingan teknologi maklumat kepada kebanyakan organisasi tidak
dapat dinafikan. Walau bagaimanapun, tidak semua pelaksanaan atau
penggunaan teknologi maklumat dalam kebanyakan organisasi atau syarikat
perniagaan memberi hasil seperti yang diharapkan. Terdapat banyak kes berlaku
ketika pergantungan pada teknologi maklumat tanpa sebarang bentuk
pengurusan teknologi maklumat yang menyeluruh telah mengakibatkan kesan-
kesan negatif seperti pengurangan keuntungan dan pergolakan operasi dalam
melaksanakan aktiviti-aktiviti harian. Sebagai contoh, kegagalan teknologi
maklumat yang disebabkan oleh operasi di lapangan terbang Hong Kong baru
yang terpaksa dihentikan selama beberapa hari. Satu kejadian yang hampir sama
juga pernah dialami oleh syarikat Hershey Foods di Amerika Syarikat pada
tahun 1999 apabila kegagalan teknologi maklumat yang baru dipasang telah
mengakibatkan kerugian dan penurunan keuntungan berjumlah lebih daripada
20 juta Dolar Amerika semasa suku ketiga tahun tersebut. Senario ini telah
menjadikan isu pengurusan teknologi maklumat menjadi sangat kritikal.
Secara umum, tujuan pengurusan teknologi maklumat adalah untuk

menstabilkan teknologi supaya ia boleh diakses dan pada masa yang sama
membolehkan teknologi untuk disesuaikan dengan perubahan dan keperluan
yang melampaui sempadan.
Ayuh kita sekarang teruskan perbincangan kita mengenai aspek-aspek

pengurusan teknologi maklumat.
3.4.1 Matlamat Pengurusan Teknologi Maklumat

Secara ringkasnya, matlamat pengurusan teknologi maklumat boleh dibahagikan
kepada dua bahagian:
(a) Memastikan teknologi yang berterusan dalam keadaan yang stabil
Kestabilan diukur berdasarkan ketekalan dan kebolehpercayaan. Ketekalan
membolehkan teknologi digunakan dengan antara muka yang seragam di
mana sahaja ia diakses. Kebolehpercayaan pula merujuk pada keupayaan
teknologi untuk menjamin prestasinya pada waktu tertentu adalah sama
seperti pada waktu lain.
(b) Memastikan bahawa teknologi boleh disesuaikan mengikut perubahan

yang berlaku
Dalam mengejar kemajuan, perubahan tidak dapat dielakkan. Teknologi
perkakasan dan perisian komputer secara relatifnya berubah dengan

pantas. Perubahan ini akan menimbulkan masalah kepada pengguna

sekiranya pengurusan dan perancangan yang sewajarnya tidak
dilaksanakan. Persoalan yang timbul di sini ialah bagaimana seseorang
boleh menguruskan keperluan teknologi maklumat mengikut perubahan?
Jawapannya adalah kesemua perubahan dalam teknologi perlulah dijangka
dan dirancang dengan lebih awal.
3.4.2 Mengurus Organisasi Teknologi Maklumat

Trend dalam mengurus organisasi teknologi maklumat syarikat hari ini adalah
dengan menerima pakai satu gabungan antara infrastruktur kawalan berpusat
dan tidak berpusat. Pembangunan ini selaras dengan perubahan dalam trend
pengkomputeran. Perubahan pada bentuk teknologi teragih ini telah
menyebabkan struktur organisasi dalam menguruskan teknologi maklumat juga
menjadi teragih.
Penggunaan sistem teragih telah menyebabkan sumber-sumber komputer

diagihkan pada sistem komputer yang berbeza dalam platform
pengkomputeran. Sebagai contoh, pangkalan data tidak lagi diletakkan dalam
komputer kerangka utama berpusat; sebaliknya, ia boleh diletakkan dalam
pelayan komputer di jabatan yang berlainan dari komputer pelanggan yang
mengakses pangkalan data. Ini menyebabkan kakitangan sokongan IT
ditempatkan di jabatan-jabatan yang berlainan dan ini mengakibatkan
perubahan struktur pengurusan teknologi maklumat yang lalu.
3.4.3 Fungsi Organisasi Teknologi Maklumat

Apakah tugasan atau fungsi sesebuah organisasi teknologi maklumat? Ia
diringkaskan di dalam Rajah 3.5.

Rajah 3.5: Fungsi-fungsi sesebuah organisasi teknologi maklumat
3.4.4 Bentuk Pelaksanaan Organisasi Teknologi

Maklumat
Lihat pada Rajah 3.6 yang menggambarkan bentuk-bentuk pelaksanaan
organisasi teknologi maklumat.
Rajah 3.6: Struktur sokongan teknologi maklumat

Dalam persekitaran perniagaan hari ini, banyak bentuk pelaksanaan struktur

sokongan teknologi maklumat digunakan (rujuk pada Rajah 3.6). Ini
termasuklah:
(a) Jabatan Dalaman

Penubuhan jabatan teknologi maklumat tersendiri yang dilengkapi dengan
fungsi khas bagi menyokong pelaksanaan teknologi maklumat dalam
syarikat.
(b) Syarikat Subsidiari

Penubuhan syarikat subsidiari teknologi maklumat sebagai entiti
perniagaan berasingan yang mempunyai dua fungsi ă menyokong
pelaksanaan keperluan teknologi maklumat dalaman dan pada masa yang
sama, menyediakan perkhidmatan dalam bentuk perniagaan kepada
syarikat-syarikat luar.
(c) Penswastaan
Penswastaan perkhidmatan sokongan teknologi maklumat kepada
syarikat-syarikat luar yang dikenali sebagai penyepadu sistem. Syarikat-
syarikat ini menawarkan perkhidmatan dalam pelbagai bentuk seperti:
(i) Pembekal Perkhidmatan Aplikasi (ASP), kebiasaannya memberi
tumpuan pada keperluan perkhidmatan sesebuah syarikat yang
berkenaan dengan perisian termasuk pangkalan data, perancangan
sumber syarikat dan perhubungan pelanggan.
(ii) Pembekal Perkhidmatan Perniagaan (BSP) yang membangunkan
perisian Internet yang boleh dibeli menerusi teknologi Web.
(iii) Pembekal perkhidmatan internet (ISP) iaitu syarikat yang
menyediakan perkhidmatan menyambung para pelanggan ke
Internet dan perkhidmatan yang berkaitan.
(iv) Pembekal perkhidmatan borong (WSP) yang menyediakan pakej
aplikasi berkumpulan yang diagihkan menerusi Internet.
Dalam subtopik berikutnya, kita akan membincangkan aspek-aspek bagaimana

teknologi maklumat boleh digunakan untuk menyokong strategi organisasi
perniagaan.

SEMAK KENDIRI 3.2

1. Apakah dua objektif utama pengurusan teknologi maklumat?
2. Bincangkan tiga aspek penting dalam pengurusan teknologi
maklumat.
3. Terangkan empat fungsi organisasi teknologi maklumat.
4. Bezakan antara perkhidmatan sokongan teknologi maklumat
peribadi yang berikut:
(a) ASP (c) ISP
(b) BSP (d) WSP
3.5 PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

DALAM STRATEGI ORGANISASI
Perancangan strategik adalah „saraf‰ sesebuah organisasi terutamanya entiti
perniagaan yang bersaing dalam ekonomi berasaskan pengetahuan. Sejauh mana
organisasi boleh bertahan dengan persaingan adalah bergantung pada perancangan
strategik yang cekap dan berkesan. Sistem maklumat boleh membantu para pengurus
untuk melaksanakan pengurusan strategik dengan baik.
Sekarang, kita akan meneruskan perbincangan mengenai konsep pengurusan

strategik, model rantaian nilai Porter, pengurusan rantaian bekalan, strategi
peringkat industri dan sistem maklumat yang meliputi daya saingan dan
ekonomi rangkaian. Anda perlu tahu bahawa setiap sistem maklumat yang
dibincangkan dalam modul ini adalah bersepadu dalam setiap satunya. Sistem
maklumat boleh menyelesaikan permasalahan organisasi. Perancangan strategik
yang berkesan boleh menyepadukan sistem-sistem maklumat dalam sesebuah
organisasi.
3.5.1 Apakah itu Pengurusan Strategik?
Pengurusan strategik ialah pengurusan yang boleh mengubah objektif,

operasi, produk, perkhidmatan dan hubungan persekitaran sesebuah
organisasi dalam usaha untuk membantu organisasi mencapai kelebihan
berdaya saing. Secara amnya, sistem maklumat strategik boleh melakukan
perkara yang sama.

Satu sistem pengurusan yang berkesan boleh membantu sistem maklumat

organisasi. Sistem maklumat strategik boleh digunakan pada setiap tahap
organisasi dan ia adalah lebih komprehensif dan terperinci berbanding dengan
sistem lain.
Sistem maklumat strategik menukar cara firma mengendalikan perniagaan dan

urus niaga dengan mendalam dan terperinci. Secara umumnya, tidak ada sistem
strategik yang lengkap. Apa yang ada hari ini adalah beberapa sistem yang
beroperasi pada tahap strategik yang berbeza, sama ada di peringkat perniagaan,
firma atau industri. Sistem-sistem ini bergabung untuk membentuk sesuatu yang
dikenali sebagai sistem maklumat strategik.
SEMAK SENDIRI 3.3

Bayangkan bahawa anda bekerja dalam sebuah agensi pengambilan
pekerja. Pada pendapat anda, adakah anda fikir pekerja sokongan
perlu mengetahui arah tuju strategik organisasi? Kenapakah anda
berkata demikian?
3.5.2 Strategi Semasa Peringkat Perniagaan dan

Model Rantaian Nilai
Di peringkat perniagaan, persoalan utama adalah "Bagaimanakah sesebuah
organisasi bersaing di pasaran?" Pasaran di sini mungkin merangkumi pasaran
kenderaan, papan mikrocip atau kabel. Strategi-strategi generik di peringkat ini
adalah seperti berikut:
(a) Menjadi pengeluar kos rendah;
(b) Membezakan antara produk dan perkhidmatan;
(c) Mengubah skop persaingan dengan membawa pasaran memasuki pasaran
global; dan
(d) Mengurangkan penembusan pasaran dengan menumpukan pada pasaran-
pasaran niche yang lebih kecil.
AKTIVITI 3.2
Pada pendapat anda, bagaimanakah seseorang kakitangan sokongan
menyumbang idea dan kepakaran untuk menjadikan organisasi lebih
berdaya saing dalam pasaran?

3.5.3 Penggunaan Teknologi dalam Rantaian Nilai

Model yang biasa digunakan di peringkat perniagaan adalah model rantaian
nilai Porter. Model tersebut mencadangkan aktiviti-aktiviti yang khusus dalam
perniagaan yang mana aktiviti-aktiviti ini adalah strategi-strategi berdaya saing
yang boleh digunakan dengan sebaik mungkin.
Model rantaian nilai boleh membantu dalam meningkatkan kekuatan daya saing
dengan mengenal pasti titik tumpuan kritikal dan pengaruh tertentu di mana
teknologi maklumat boleh digunakan secara berkesan dalam mengukuhkan
kedudukan dalam persaingan.
Model ini melihat organisasi sebagai satu rangkaian pada aktiviti-aktiviti asasi
yang boleh meningkatkan nilai pada produk dan perkhidmatan firma tersebut.
Sekarang, sila rujuk pada Rajah 3.7 yang menunjukkan hubungan antara aktiviti
dalam model rantaian nilai Porter.
Rajah 3.7: Penggunaan teknologi dalam model rantaian nilai Porter

Sekarang, bolehkah anda memahami tentang idea rantaian nilai Porter? Dengan
melihat pada Rajah 3.7, anda boleh ketahui aktiviti-aktiviti yang sebenarnya
boleh dikategorikan sebagai:
(a) Aktiviti Utama

Aktiviti utama adalah aktiviti yang berkaitan dengan pengeluaran dan
pengedaran produk dan perkhidmatan yang mewujudkan nilai untuk
pelanggan. Aktiviti-aktiviti ini termasuk logistik, operasi, jualan dan
pemasaran.
(i) Aktiviti Logistik merujuk pada penerimaan dan penyimpanan
barangan untuk proses pengedaran sehinggalah ke aktiviti
pengeluaran.
(ii) Aktiviti Operasi merujuk pada perubahan input sehingga ke produk
siap.
(iii) Aktiviti Jualan dan Pemasaran termasuklah usaha mempromosi dan
menjual produk dan perkhidmatan organisasi.
(b) Aktiviti Sokongan

Aktiviti sokongan diperlukan untuk memastikan aktiviti utama boleh
dilaksanakan dan ini termasuklah infrastruktur organisasi (pentadbiran
dan pengurusan), sumber manusia (pengambilan, penggajian dan latihan),
teknologi (meningkatkan proses produk dan pengeluaran) dan perolehan
(untuk mendapatkan input).
Organisasi memperolehi kelebihan daya saing dalam perniagaan sekiranya

dapat menyediakan lebih produk atau perkhidmatan yang lebih berharga,
atau jika boleh menyediakan produk dan perkhidmatan pada nilai yang
sama tetapi pada harga yang lebih rendah kepada pelanggan. Sistem
maklumat strategik boleh memberi impak strategik dengan membantu
firma menghasilkan produk dan perkhidmatan pada kos yang lebih rendah
berbanding pesaing yang lain; atau boleh membantu menghasilkan
produk atau perkhidmatan pada kos yang sama tetapi dengan nilai yang
lebih tinggi.
3.5.4 Produk dan Perkhidmatan Sistem Maklumat

Organisasi boleh mewujudkan jenama yang cemerlang dengan mencipta produk
dan perkhidmatan baru yang mudah dibezakan daripada produk dan
perkhidmatan yang ditawarkan oleh pesaing-pesaing yang lain. Produk dan
perkhidmatan baru tidak boleh ditiru oleh pesaing sedia ada atau pesaing yang
berpotensi. Pengeluar telah mula membangunkan sistem maklumat untuk

membangunkan produk dan perkhidmatan yang boleh diubah suai untuk

memenuhi keperluan pelanggan.
Perniagaan boleh membangunkan skop baru untuk pasaran mereka dengan

membezakan fokus iaitu dengan mengenal pasti sasaran khusus untuk setiap
produk dan perkhidmatan supaya kedua-duanya boleh memberi perkhidmatan
yang terbaik. Syarikat boleh menawarkan produk dan perkhidmatan yang lebih
baik pada sasaran yang khusus berbanding dengan produk dan perkhidmatan
sedia ada yang ditawarkan oleh para pesaing. Sistem maklumat boleh memberi
kelebihan daya saing kepada firma-firma dengan menghasilkan data untuk
meningkatkan teknik-teknik jualan dan pemasaran.
Sistem maklumat tersebut menganggap maklumat sebagai sumber yang boleh

digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan margin keuntungan dan
mengawal pasaran. Ia juga membolehkan organisasi untuk menganalisa corak
pembelian, citarasa dan keutamaan oleh para pelanggan mereka supaya
organisasi boleh beriklan dan memasarkan secara terus dalam pasaran yang
lebih fokus. Perisian alatan perlombongan data dapat mencari corak data dari
sekumpulan data yang besar sementara menggunakan garis panduan untuk
membuat sesuatu keputusan.
Data boleh dikumpul dari sekumpulan besar sumber maklumat seperti urus
niaga kad kredit, data pembelian dari titik jualan dan data demografi dari laman-
laman web. Syarikat-syarikat boleh mengumpul data secara dalaman atau
membeli data daripada organisasi lain. Melalui penilaian corak pembelian
pelanggan, syarikat-syarikat boleh menentukan gambaran terperinci mengenai
minat pembelian, membina hubungan dengan para pelanggan dan menyediakan
produk dan perkhidmatan tertentu.
3.5.5 Pengurusan Rangkaian Bekalan dan Sistem

Maklum Balas Pengguna Yang Berkesan
Pengurusan inventori boleh memberi beban kepada organisasi. Apabila barang-
barang disimpan di dalam gudang atau pekerja tidak digunakan sepenuhnya,
firma perlu menanggung kos tanpa memperolehi sebarang pendapatan. Bagi
mengatasi masalah ini, banyak organisasi mengguna teknologi maklumat untuk
menghapus atau mengurangkan inventori.
Sesebuah sistem maklumat untuk pengurusan strategik adalah baik untuk para
pembekal. Pembekal boleh memantau spesifikasi produk, penjadualan kilang
dan komitmen pelanggan untuk memastikan inventori yang mencukupi. Apabila
sistem inventori ini beroperasi dengan lancar, kecekapan dan kemudahan ini

akan menghalang pelanggan vendor mereka daripada membeli daripada

pesaing mereka. Rajah 3.8 menunjukkan hubungan antara strategi di pelbagai
peringkat perniagaan.
Rajah 3.8: Strategi peringkat perniagaan

3.5.6 Strategi Peringkat Industri dan Sistem

Maklumat: Daya Saingan dan Ekonomi
Rangkaian
Firma-firma terdiri daripada beberapa industri seperti automotif,
telekomunikasi, penyiaran televisyen dan industri perhutanan. Persoalan
strategik di peringkat ini ialah "Bagaimana dan bila untuk bekerjasama dengan
syarikat lain dalam industri yang sama?" Majoriti penganalisis strategik
menekankan persaingan tetapi data boleh diperolehi apabila terdapatnya
kerjasama dengan syarikat-syarikat lain dalam industri yang sama atau firma-
firma yang berkaitan dalam industri. Sebagai contoh, firma boleh bekerjasama
untuk membangunkan piawai industri dalam industri-industri tertentu; mereka
boleh bekerjasama untuk membangunkan kepekaan pelanggan dan bekerja
dalam kumpulan bersama-sama vendor untuk mengurangkan kos.
3.5.7 Perkongsian Maklumat

Baru-baru ini, banyak syarikat telah menggunakan sistem maklumat untuk
mencapai kelebihan strategik dengan menyertai perkongsian dengan firma lain,
di mana melalui perkongsian ini, semua firma bekerjasama dalam berkongsi
maklumat atau perkhidmatan. Perkongsian ini biasanya merupakan perkongsian
maklumat rakan kongsi di mana dua atau lebih firma berkongsi data untuk
memperoleh kelebihan bersama.
Perkongsian ini membolehkan firma untuk mendapatkan pelanggan baru,

membuka peluang baru untuk jualan bersilang dan menetapkan sasaran produk
sebagaimana digambarkan dalam Rajah 3.9.
Rajah 3.9: Perkongsian maklumat

Mereka akan berkongsi untuk membeli perkakasan dan perisian. Kadangkala,

pesaing tradisional boleh memperoleh manfaat dari perkongsian ini. Di
peringkat industri, dua jenis model analisa telah digunakan:
(a) Model daya saingan; dan
(b) Ekonomi rangkaian.
Mari kita bincangkan model-model analisis tersebut secara terperinci.
(a) Model Daya Saingan

Dalam model daya saingan, sesebuah firma mungkin menghadapi pelbagai
cabaran dan peluang, iaitu cabaran daripada pesaing baru yang memasuki
pasaran atau produk dan perkhidmatan daripada syarikat lain yang
mengambil alih kedudukan firma tersebut. Di samping itu, terdapat kuasa
penentuan harga oleh para pelanggan, pembekal dan pesaing tradisional
industri yang perlu ditangani.
Kelebihan dalam persaingan dapat dicapai dengan meningkatkan

keupayaan firma untuk mengendalikan pelanggan, pembekal, produk
gantian dan perkhidmatan, kemasukan baru pesaing ke dalam pasaran
yang mana ini mungkin membawa perubahan kepada imbangan kuasa
antara firma dan pesaingnya dalam industri.
(b) Ekonomi Rangkaian

Strategi kedua yang berguna di peringkat industri adalah ekonomi
rangkaian. Dalam ekonomi rangkaian, apabila ada pelanggan baru, kos sut
tidak akan meningkat, manakala keuntungan sut akan meningkatkan. Nilai
penggunaan telefon atau sistem Internet akan meningkat dengan adanya
lebih ramai pengguna. Kos yang terlibat dalam menguruskan sesebuah
stesen televisyen yang mempunyai 1,000 pengguna dan 10 juta pengguna
adalah sama.
Dari perspektif ekonomi rangkaian, teknologi maklumat boleh digunakan

secara strategik. Firma boleh mengguna laman web untuk mewujudkan
sebuah komuniti pengguna seperti pengguna yang mahu berkongsi
pengalaman mereka. Ini akan mewujudkan pengguna setia dan satu
hubungan yang baik dengan mereka.

AKTIVITI 3.3
Adakah anda fikir negara-negara di dunia memerlukan blok
perkongsian seperti Kesatuan Eropah atau Perundingan Ekonomi Asia
Timur? Bincangkan.
3.5.8 Penggunaan Internet dalam Perniagaan

Menerusi pelbagai perkhidmatan yang disediakan melalui Internet, organisasi
akan menikmati manfaat dan juga peluang seperti berikut:
(a) Perhubungan global untuk syarikat atau perusahaan untuk berkembang
dan mengurus cawangan antarabangsa dan unit perniagaan;
(b) Pengurangan dalam kos komunikasi dan kos perniagaan;
(c) Fasilitasi komunikasi dan penyelarasan;
(d) Penyebaran maklumat pantas;
(e) Promosi dagang dan perniagaan elektronik;
(f) Pemasaran interaktif. Internet membolehkan organisasi berinteraksi
dengan pelanggan secara terus menerusi kumpulan perbincangan dalam
talian, sistem papan buletin, soal selidik elektronik, senarai e-mel, berita
elektronik dan mel elektronik; dan
(g) Fasilitasi pelaksanaan kolaboratif strategik antara organisasi dan
pelanggan, pembekal, perunding, kontraktor atau pesaing.
Sesebuah perusahaan boleh mendapat manfaat sepenuhnya daripada Internet

dalam hubungan organisasinya dengan mengguna semua kemudahan yang
disediakan menerusi Internet untuk menyambung semua halaman dalam laman
webnya di peringkat global, manakala intranet boleh digunakan untuk
menghubungi syarikat subsidiarinya yang berada di lokasi lain. Ekstranet boleh
direalisasikan sepenuhnya untuk membentuk hubungan dengan rakan-rakan
kongsi yang lain.
Penggunaan Internet dalam perniagaan telah membantu dalam mewujudkan

berjuta-juta perniagaan baru yang beroperasi pada kos modal yang minimum
tetapi mampu mencapai pasaran global. Ia juga membantu organisasi untuk
menjimatkan kos dalam komunikasi dalaman dan luaran. Bagaimanakah ini
boleh berlaku? Ia dilakukan melalui beberapa bentuk penggunaan Internet yang
kreatif dan produktif. Rajah 3.10 menunjukkan secara ringkas mengenai
penggunaan Internet dalam perniagaan.

Rajah 3.10: Penggunaan Internet dalam perniagaan
(a) Kolaboratif Komunikasi Perusahaan

Ini adalah aplikasi yang menyokong komunikasi, penyelarasan dan
kerjasama dalam kalangan ahli-ahli di dalam kumpulan bekerja atau
pasukan perniagaan seperti pekerja dan perunding luar di dalam projek
yang menggunakan Internet, intranet dan ekstranet untuk menyokong mel
elektronik, persidangan video dan sebagainya.
(b) Dagang Elektronik (e-dagang)

Internet, halaman Web serta teknologi berasaskan Internet seperti intranet
dan ekstranet menyediakan sambungan global antara syarikat, pelanggan
dan pembekal. Mereka menggalakkan aktiviti-aktiviti perdagangan secara
elektronik seperti pemasaran, pembelian, penjualan, dan sokongan produk
dan perkhidmatan dilakukan menerusi web bekerja ini.
(c) Sistem Perniagaan Dalaman

Aplikasi e-perniagaan untuk bekerja melalui Internet menyokong proses
dan operasi perniagaan dalaman sesebuah syarikat. Sebagai contoh,
seorang pekerja boleh menggunakan portal intranet maklumat perusahaan
untuk mengakses maklumat mengenai bilangan cuti yang masih ada

setelah diambil atau memohon untuk bercuti. Syarikat juga boleh
menyertai intranet melalui Internet dan ini memudahkan pekerja atau
pihak pengurusan untuk mendapat maklumat tentang syarikat mereka di
mana sahaja mereka berada.
(d) Forum Perbincangan Berasaskan Web

Hari ini, perbincangan sesama pekerja boleh dilakukan melalui Internet.
Mesej yang perlu dihantar kepada semua pihak boleh dilakukan dengan
cepat dan cekap menerusi USENET, sebagai contohnya. Jawapan juga
boleh diterima dengan kadar segera.
(e) Perlombongan Data dengan Alatan Carian Intranet

Internet memiliki mekanisme pencarian data yang cekap melalui
penggunaan pelayar. Teknologi ini membolehkan pengguna untuk mencari
maklumat dengan menggunakan antara muka yang mesra pengguna.
 Keperluan untuk seni bina teknologi maklumat telah menjadi struktur

penyokong atau platform untuk melaksanakan sesebuah sistem maklumat.
 Matlamat teknologi maklumat adalah untuk memastikan kecekapan fungsi

teknologi maklumat dan bersesuaian mengikut perubahan bagi mencapai
objektif organisasi.
 Untuk menggunakan teknologi sedemikian untuk memperoleh manfaat

strategik, organisasi memerlukan perancangan dan pengurusan yang
berkesan.
 Penggunaan sistem pengurusan strategik mungkin memerlukan organisasi

untuk menukar objektif-objektif perniagaannya; hubungannya dengan
pelanggan dan pembekalnya; operasi dalamannya dan seni bina
maklumatnya.
 Tiga jenis struktur organisasi adalah: tradisional atau berhierarki;

berdasarkan projek dan matriks atau multidemensi.
 Apabila organisasi menjadikan sistem maklumat sebahagian daripada

strategi korporatnya, struktur dalaman organisasi juga perlu diubah bagi
mencerminkan pembangunan semasa.

 Para pengurus perlu menyusun semula semua proses organisasi supaya

mereka boleh mengambil kesempatan ke atas kelebihan teknologi maklumat
yang canggih. Perubahan tersebut akan membawa perubahan pada
sempadan organisasi (dalaman dan luaran).
 Para pembekal dan pelanggan perlu berkomunikasi dengan rapat dan

mungkin berkongsi tanggungjawab untuk memenuhi permintaan.
 Para pengurus perlu mencari satu mekanisme untuk menyelaras aktiviti-

aktiviti firma mereka dengan pelanggan, pembekal dan lain-lain organisasi.
Seni bina maklumat Struktur berdasarkan projek

Struktur matriks Infrastruktur sokongan
Struktur organisasi Struktur tradisional

Topik  Integrasi Sistem
4 Maklumat
dalam
Organisasi
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menerangkan proses-proses yang terlibat dalam perancangan sistem
maklumat;
2. Menerangkan aspek-aspek yang terlibat dalam merekabentuk semula
organisasi dengan sistem maklumat;
3. Mengkaji sokongan sistem maklumat untuk pelbagai tahap
pengurusan;
4. Menerangkan Sistem Pengurusan Maklumat (MIS); dan
5. Menerangkan Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS).
 PENGENALAN
Untuk mencapai kejayaan, sesebuah organisasi memerlukan satu proses yang
terperinci dan perancangan yang berkesan. Pengurusan memainkan peranan
yang sangat penting dalam proses ini. Kegagalan untuk menformulakan
perancangan strategik yang berkesan akan menyebabkan organisasi tertinggal
jauh di belakang para pesaingnya di pasaran.
Dalam topik ini, kita akan melihat pada sumbangan sistem maklumat dalam
membantu pengurusan untuk melaksana perancangan yang lebih baik dan
berkesan. Sistem maklumat berperanan sebagai alatan utama untuk bersaing

84  TOPIK 4 INTEGRASI SISTEM MAKLUMAT DALAM ORGANISASI
dalam dunia perniagaan. Mereka bentuk semula sesebuah organisasi dengan

sistem maklumat adalah langkah bijak oleh pengurusan sekiranya berhasrat
untuk bersaing di dunia tanpa sempadan.
Banyak organisasi yang berjaya disebabkan pencapaian mereka atas kemahiran-

kemahiran pengurusan mereka dalam menggunakan sistem maklumat dalam
aktiviti-aktiviti perniagaan harian mereka. Sebaliknya, banyak organisasi
terpaksa menggulung tikar kerana mereka tidak mampu bersaing dalam arus
teknologi maklumat.
Anda juga akan pelajari mengenai dua sistem maklumat yang penting dan
popular di dalam organisasi, iaitu Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) dan
Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS).
4.1 MEREKA BENTUK SEMULA ORGANISASI

DENGAN SISTEM MAKLUMAT
Mereka bentuk semula sesebuah organisasi dengan sistem maklumat bukanlah
mudah. Perlu adanya perancangan terperinci supaya sistem maklumat dapat
menyokong sepenuhnya aktiviti-aktiviti utama organisasi.
4.1.1 Sistem Maklumat dan Perancangan Organisasi

Perancangan sistem maklumat perlu dilaksanakan selepas semua pihak sudah
bersetuju untuk mereka bentuk semula organisasi menggunakan sistem
maklumat.
Perancangan sistem maklumat adalah satu proses menggunakan matlamat,

strategi dan maklumat organisasi untuk mengenal pasti dan memilih sesuatu
sistem yang akan dibangunkan dan masa yang sesuai untuk
membangunkannya.
Sebelum perancangan sesebuah sistem maklumat boleh dilakukan, beberapa

perkara perlu diberikan perhatian terutamanya oleh pihak pengurusan atasan.
Beberapa perkara tersebut adalah:
(a) Pengurusan atasan perlu menerima teknologi maklumat sebagai satu
sumber penting untuk seluruh aktiviti-aktiviti organisasinya.
(b) Penggunaan sistem maklumat dalam organisasi perlu dirancang
sepertimana sumber-sumber kompleks yang lain dirancang. Sesebuah

TOPIK 4 INTEGRASI SISTEM MAKLUMAT DALAM ORGANISASI  85
sistem maklumat bukan sahaja terdiri daripada komputer tetapi juga

perkakasan, perisian, telekomunikasi, manusia, prosedur dan data.
(c) Teknologi maklumat adalah sumber yang dimiliki oleh semua kakitangan
organisasi dan bukan hanya Jabatan Sistem Maklumat.
(d) Pengurusan atasan perlu mengiktiraf sistem maklumat sebagai satu sumber
untuk mencapai matlamat strategik dan bukan hanya sebagai sokongan
untuk penyelesaian masalah.
Sebaik sahaja pengurusan memahami perkara-perkara ini dan bersetuju dengan

penggunaan sesebuah sistem maklumat untuk seluruh aktiviti organisasi,
perancangan pembangunan sistem boleh dimulakan.
Perancangan dan pertimbangan yang sesuai perlu diberikan perhatian untuk

memastikan bahawa sistem maklumat yang dibangunkan bukan hanya selesai
dalam tempoh masa dan peruntukan yang ditentukan tetapi pelaksanaannya
boleh diterima oleh semua pihak yang terlibat.
Terdapat beberapa langkah untuk memastikan kejayaan proses perancangan

sistem maklumat. Rajah 4.1 menunjukkan langkah-langkah perlu dalam
merancang sistem maklumat.

Rajah 4.1: Langkah-langkah dalam perancangan sistem maklumat (IS)
Penerangan ringkas untuk setiap langkah adalah seperti berikut:
(a) Misi Korporat

Perancangan strategik bermula dengan misi korporat yang memperincikan
matlamat dan tujuan organisasi secara menyeluruh. Menentukan misi
korporat adalah penting kerana setiap fungsi organisasi akan memberi
fokus pada misi tersebut.

(b) Misi Sistem Maklumat

Pengurusan sistem maklumat merancang misi sistem maklumat
berdasarkan matlamat-matlamat organisasi. Misi terdiri daripada
matlamat-matlamat yang perlu dicapai dengan penggunaan sistem
maklumat yang konsisten dengan matlamat-matlamat organisasi.
(c) Visi Sistem Maklumat

Pengurus sistem maklumat menggariskan visi sistem maklumat terhadap
perkakasan, perisian dan telekomunikasi yang akan menyumbang pada
pencapaian matlamat organisasi. Contohnya, seseorang pelanggan
dibenarkan untuk mengakses laman web milik organisasi.
(d) Perancangan Strategik

Perancangan strategik sistem maklumat menerangkan dengan terperinci
tindakan yang perlu diambil berkaitan dengan teknologi maklumat dan
kemudahan sistem maklumat untuk mencapai objektif organisasi.
Perancangan strategik kebiasaannya dilakukan untuk tiga ke lima tahun.
Perancangan strategik sistem maklumat mesti memenuhi ketiga-tiga

kriteria yang berikut:
(i) Sejajar dengan perancangan strategik organisasi.
(ii) Menyediakan seni bina teknologi maklumat untuk membolehkan
pengguna, aplikasi dan pangkalan data disambung dan
diintegrasikan.
(iii) Semua sumber untuk membangunkan sistem mestilah sedia ada
untuk digunakan bagi menjamin semua projek untuk diselesaikan
pada masa yang ditentukan dengan peruntukan yang telah
ditentukan dan ia berfungsi dengan betul.
(e) Perancangan Taktikal

Pengurusan taktikal menerangkan bagaimana dan bila matlamat strategik
boleh dicapai. Perancangan taktikal kebiasaannya dibuat untuk tempoh
masa yang pendek berbanding perancangan strategik. Rancangan taktikal
adalah lebih terperinci dan lebih memfokus pada aktiviti-aktiviti tempoh
terdekat dari rancangan strategik. Rancangan ini memberi fokus pada
usaha-usaha penentuan keutamaan dan penjadualan pembangunan IS,
mewujudkan pelan bertindak untuk pengukur pembangunan dan prestasi
bagi digunakan semasa perancangan operasi.
(f) Perancangan Operasi

Perancangan operasi adalah berkaitan dengan pelaksanaan aktiviti-aktiviti
harian dengan mempertimbangkan sumber dan tugasan yang perlu

dilakukan. Perancangan operasi mestilah memastikan bahawa fungsi

sistem maklumat selalu memenuhi objektifnya. Ini termasuklah menangani
kekangan pada fungsi tersebut, seperti teknologi, kewangan dan sumber
manusia.
(g) Belanjawan
Perancangan aktiviti organisasi yang sesuai dengan sumber kewangan..
SEMAK KENDIRI 4.1
Berikan perbezaan antara perancangan strategik, taktikal dan

operasi.
4.1.2 Penyeragaman dalam Perancangan

Adalah penting untuk menyeragamkan perancangan. Pengurusan perlu
menyeragamkan teknologi maklumatnya apabila membuat keputusan untuk
menerima pakai sesetengah sumber teknologi maklumat untuk kesemua
unitnya.
Hasil-hasil yang bermanfaat dari penyeragaman adalah:
(a) Penjimatan kos

Apabila keputusan dibuat untuk membeli perkakasan atau perisian yang
sama untuk semua unit dalam organisasi, ia memberikan lebih kuasa
tawar-menawar dan boleh memperolehi harga yang lebih rendah daripada
vendor. Ini terpakai untuk pembelian komputer pelbagai kelas dan juga
lesen perisian.
(b) Kecekapan latihan

Adalah lebih mudah untuk melatih kakitangan tentang penggunaan
sebilangan kecil perisian dari melatih mereka tentang penggunaan
sejumlah besar perisian. Kurang masa pelatih diperlukan; kakitangan akan
meluangkan sedikit masa untuk latihan dan lebih masa untuk tugasan
biasa mereka. Ini akan menjimatkan kos dengan mengurangkan
penggunaan masa bekerja untuk latihan.
(c) Kecekapan sokongan

Penyeragaman pada sejumlah kecil model komputer dan aplikasi perisian
akan membolehkan para kakitangan IT untuk membina kepakaran dalam
perkakasan dan perisian yang disokong mereka. Dengan kemahiran yang

lebih fokus akan memudahkan organisasi untuk mengupah kakitangan

sokongan, dan membuatkan pengguna lebih berpuas hati dengan
perkhidmatan sokongan.
4.2 PERUBAHAN ORGANISASI

Mereka bentuk sistem maklumat untuk organisasi bukan hanya bermaksud
membangun dan menggunakan sistem maklumat dalam organisasi. Matlamat
utama adalah untuk membantu menyelesaikan masalah organisasi serta
meningkatkan kualiti kerja bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan yang
berkualiti tinggi.
Jika matlamat ini tidak dicapai dan penggunaan sistem maklumat menambah
beban organisasi, pihak pengurusan mungkin perlu memikirkannya semula.
SEMAK KENDIRI 4.2

Apakah pendapat anda mengenai perubahan-perubahan yang
mungkin berlaku di dalam organisasi dengan pelaksanaan sistem
maklumat?
4.2.1 Perubahan Organisasi Berpunca dari Sistem

Maklumat
Penyusunan semula organisasi dengan sistem maklumat akan memberi kesan
secara terus atau tidak terus ke atas aktiviti-aktiviti harian organisasi.
Perubahan-perubahan yang dibawa oleh teknologi maklumat perlu
direalisasikan supaya fungsi dan tugasan untuk setiap pihak akan berjalan
dengan lancar dengan penggunaan sistem maklumat. Perubahan ini
kebiasaannya terbahagi kepada empat bahagian sepertimana ditunjukkan dalam
Rajah 4.2.

Rajah 4.2: Perubahan-perubahan yang dibawa oleh sistem maklumat

AKTIVITI 4.1
Rujuk pada buku:

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2013). Management information systems ă
managing the digital firm (13th ed.). Prentice Hall.
Baca Bab 3 bertajuk Sistem Maklumat,Organisasi dan Strategi (Information

Systems, Organizations, and Strategy), dan kenal pasti perubahan-
perubahan yang dibawa oleh sistem maklumat pada organisasi.
4.3 SOKONGAN SISTEM MAKLUMAT DI

DALAM ORGANISASI
Sepertimana yang kita bincangkan dalam Topik 1, pelbagai tahap pengurusan
mempunyai keperluan berbeza dan berdasarkan padanya, kita memerlukan
sokongan sistem maklumat yang disesuaikan berdasarkan keperluan-keperluan ini.
4.3.1 Sokongan Sistem Maklumat untuk Pelbagai

Tahap Pengurusan dalam Organisasi
Berdasarkan peranan yang dimainkan oleh setiap pengurus serta jenis maklumat
yang diperlukan olehnya, beberapa jenis sistem maklumat untuk membantu
dalam membuat keputusan telah dibangunkan dan disesuaikan untuk setiap
tahap. Jadual 4.1 menunjukkan jenis-jenis pengurusan dan bentuk-bentuk sistem
maklumat yang bersesuaian dengan fungsi-fungsi mereka.
Jadual 4.1: Kategori Sistem Maklumat untuk Tahap-Tahap Pengurusan yang Berbeza
Tahap
Kategori Contoh
Pengurusan
Sistem  SIS ă Sistem Maklumat Strategik
Pengurusan
Pengurusan
Strategik
Strategik  EIS ă Sistem Maklumat (Sokongan) Eksekutif
Sistem  MIS ă Sistem Maklumat Pengurusan

Pengurusan
Sokongan
Tahap  DSS ă Sistem Sokongan Keputusan
Pengurusan
Pertengahan  OAS ă Sistem Automasi Pejabat
Taktikal
Sistem  TPS ă Sistem Pemprosesan Urus Niaga

Pengurusan
Sokongan  PCS ă Sistem Kawalan Proses
Operasi
Operasi  ECS ă Sistem Kolaboratif Perusahaan

Ketiga-tiga  ES ă Sistem Pakar

tahap Lain-lain jenis  KMS ă Sistem Pengurusan Pengetahuan
pengurusan  FIS ă Sistem Kefungsian Perniagaan
AKTIVITI 4.2
Lawati kedai buku dalam talian Amazon (www.amazon.com). Perhatikan

pada perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan. Apakah pendapat anda
terhadap laman web ini? Apakah kategori sistem ia digolongkan? Kongsikan
pandangan anda dengan rakan-rakan sekursus anda.
(a) Sistem Maklumat untuk Menyokong Pengurusan Operasi

Sistem maklumat ini memproses data yang dihasil atau digunakan dalam
operasi perniagaan. Ia memproses pelbagai data untuk kegunaan dalaman
dan luaran oleh organisasi. Bagaimanapun, ia tidak memberi maklumat
tertentu yang kebiasaannya diperlukan oleh pengurusan taktikal atau
pengurusan atasan. Proses perlu dilakukan secara berterusan oleh MIS
pada output yang dihasilkan. Peranan-peranan tahap sistem sokongan
pada operasi termasuklah:
(i) Memproses operasi perniagaan secara berkesan;
(ii) Mengawal proses-proses industri;
(iii) Membantu komunikasi dan kolaborasi; dan
(iv) Mengemas kini pangkalan data korporat.
Contoh-contoh sistem maklumat yang terlibat adalah Sistem Pemprosesan

Urus Niaga dan Sistem Kawalan Proses.
(b) Sistem Maklumat untuk Menyokong Pengurusan Taktikal

Sistem maklumat untuk pengurusan taktikal membantu dalam fungsi-
fungsi membuat keputusan yang biasanya digunakan oleh pengurusan
pertengahan. Sistem ini memainkan peranan dalam mengakses, menyusun,
menghasilkan ringkasan dan memaparkan maklumat untuk membantu
dalam proses membuat keputusan. Ia mengutip data jualan harian atau
mingguan, keuntungan syarikat dan lain-lain lagi. Kemudian, ia
memproses data untuk menjana laporan dan ringkasan laporan untuk
kegunaan para pengurus tahap pertengahan dalam merancang langkah-
langkah syarikat yang seterusnya.

Ia memberi fokus pada persediaan maklumat dan sokongan kepada para

pengurus untuk membuat keputusan yang berkesan. Ia membantu dalam
membuat keputusan di tahap tertinggi pengurusan, pertengahan (taktikal)
dan juga di tahap operasi.
(c) Sistem Maklumat untuk Menyokong Pengurusan Strategik

Sistem maklumat untuk pengurusan strategik menyediakan maklumat
terkini dengan pantas kepada pengurusan atasan terutamanya maklumat
berkaitan dengan faktor-faktor kejayaan kritikal (CSF) yang perlu dikenal
pasti untuk mencapai set objektif. Sistem ini mampu menghasilkan
maklumat dan mencapai kelebihan saingan dalam arena pasaran global.
4.4 SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN (MIS)

Sepertimana yang dinyatakan dalam Topik 1, Sistem Maklumat Pengurusan
(MIS) adalah sistem yang mempunyai keupayaan memproses maklumat
termasuklah mengutip, memproses, menyimpan dan menyebarkan data dalam
bentuk maklumat melalui analisa memproses dan menyampaikan maklumat
pada sesiapa yang memerlukannya.
Tujuan MIS adalah untuk membangunkan sistem yang berdaya maju bagi
memaksimumkan penggunaan kaedah data terkini yang berkesan terhadap
amalan-amalan pengurusan. Ia juga bertujuan membantu pengurusan atasan
dan para pengurus organisasi untuk membina maklumat tepat pada masanya. Ia
bukan sahaja menentukan operasi semasa dan di masa hadapan tetapi juga
mengenal pasti masalah-masalah yang berpotensi yang perlu diperbetulkan.
Dengan MIS, sesebuah organisasi dapat menjimatkan masa berharga untuk

tenaga kerjanya dan seterusnya menjimatkan kos operasi. Pada masa yang lalu,
maklumat perniagaan perlu diproses secara manual untuk pemfailan dan
analisa, sekarang ia boleh dimasukkan serta-merta dengan mudah ke dalam
komputer dengan menggunakan pemproses data yang membolehkan
pembuatan keputusan lebih pantas dan segera mencerminkan organisasi secara
menyeluruh. Ini banyak membantu keputusan yang dibuat oleh organisasi
kerana untuk membuat keputusan yang berkesan, ia memerlukan maklumat
yang tepat pada masanya dan relevan. MIS tidak boleh mencipta strategi-strategi
perniagaan dengan sendiri tetapi ia boleh membantu pihak pengurusan untuk
memahami kesan-kesan strategi mereka dan membolehkan pembuatan
keputusan dilakukan dengan berkesan. Sistem MIS boleh digunakan untuk
mengubah data menjadi maklumat yang berguna dalam membuat keputusan.

MIS dan maklumat yang dihasilnya adalah dianggap komponen praktikal yang
perlu dan pembuatan keputusan perniagaan yang munasabah dalam organisasi.
MIS dan sistem perniagaan membantu pengumpul semakan data perniagaan
dan penghasilan laporan yang digunakan sebagai alatan untuk membuat
keputusan. Oleh itu, kejayaan di dalam membuat keputusan yang merupakan
pusat proses pentadbiran adalah sangat bergantung sebahagiannya pada
maklumat yang boleh didapati dan sebahagian lagi pada fungsi-fungsi yang
merupakan komponen-komponen proses.
Seperti yang anda harus ketahui sekarang, maklumat adalah amat penting untuk
kelangsungan sesebuah organisasi terutamanya dalam membuat keputusan yang
baik dan tepat. Jika maklumat yang berkaitan diperlukan untuk perancangan
tidak boleh didapati pada masa yang sesuai, ia akan mencetuskan pelbagai
situasi seperti perancangan yang lemah, kelemahan dalam menentukan
keutamaan dalam keperluan, membuat keputusan yang tidak sesuai dan
kepincangan pengaturcaraan atau penjadualan aktiviti. Oleh itu, sistem
organisasi tidak akan menjadi cekap dan berkesan dalam operasinya.
Pengurusan sistem maklumat yang lemah pasti akan mewujudkan suatu
halangan dalam mencapai kejayaan pengurusan sesebuah organisasi.
AKTIVITI 4.3
Bolehkah anda fikirkan satu sistem yang anda gunakan di institusi

pengajian anda (sistem pendaftaran, sistem pengurusan pelajar dan
sebagainya)? Adakah sistem yang anda kenal pasti itu boleh
dikategorikan sebagai sebuah MIS? Bincangkan dengan rakan-rakan
sekursus anda.
4.4.1 Input dan Output MIS

Secara umumnya, MIS terdiri daripada beberapa koleksi subsistem yang
menumpu pada fungsi atau tugasan tertentu seperti MIS Perakaunan, MIS
Pemasaran dan MIS Pembuatan. Sebagai contoh, MIS Kewangan terdiri daripada
beberapa subsistem berkaitan dengan laporan kewangan, analisa keuntungan
dan kerugian, analisa kos dan penggunaan, dan pengurusan dana.
Input untuk MIS adalah maklumat yang dihasilkan dari data dalaman yang
diperoleh dari hasil-hasil Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) dan data luaran.
Output adalah koleksi laporan yang diagihkan kepada para pengurus. Laporan-
laporan ini terbahagi kepada tiga kategori utama iaitu:

(a) Laporan Berkala

(i) Dihasilkan selepas sejumlah masa tertentu atau berdasarkan jadual
seperti secara harian, mingguan dan bulanan.
(ii) Contoh: Laporan bulanan jabatan
(b) Laporan Yang Diminta

(i) Dihasilkan apabila diminta oleh pihak atasan atau pelanggan.
(ii) Contoh: Laporan-laporan yang diminta oleh pengurus jabatan
mengenai jumlah jam bekerja seseorang pekerja dalam minggu
tersebut.
(c) Laporan Tidak Dijangka

Dihasilkan secara automatik apabila sesuatu peristiwa yang tidak dijangka
berlaku yang jarang atau tidak pernah berlaku, yang memerlukan tindakan
pihak pengurusan.
4.4.2 Ciri-ciri MIS

Berikut adalah ciri-ciri MIS:
(a) Menyediakan laporan menggunakan format kekal dan seragam.
Contohnya, laporan kewangan berkala akan mempunyai medan dan jenis
data yang sama pada lokasi yang sama untuk setiap laporan.
(b) Menyediakan laporan dalam bentuk salinan lembut atau salinan
bercetak.Laporan boleh dicetak pada kertas (salinan bercetak) atau boleh
dibaca terus dari skrin komputer. Walau apa pun format, laporan adalah
kekal sama.
(c) Menggunakan data dalaman dan luaran. Kebanyakan aplikasi MIS
menggunakan data dalaman dari pangkalan data organisasi meskipun data
luaran juga digunakan.
(d) Kebiasaannya, input untuk MIS adalah hasil daripada TPS.
(e) Membolehkan pengguna akhir menghasilkan laporan yang diperlukan. Ini
memerlukan penghasilan pengaturcaraan tertentu dengan bantuan
pengaturcara.
(f) Mampu menyediakan maklumat untuk kegunaan para pengurus strategik
dan taktikal.

4.5 SISTEM PEMPROSESAN URUS NIAGA

(TPS)
Setiap organisasi melakukan urus niaga perniagaan setiap hari. Secara asasnya,
sesuatu urus niaga perniagaan berlaku setiap kali organisasi menghasilkan
produk atau perkhidmatan untuk pelanggannya. Ia juga termasuk pengurusan
harian dan aktiviti-aktiviti utama pengurusan yang dilakukan oleh organisasi.
Berikut adalah beberapa contoh:

(a) Satu urus niaga perniagaan untuk sebuah universiti atau kolej adalah
pengajaran dan penilaian pelajar.
(b) Menguruskan tempahan dan penjualan tiket kepada pelanggan di dalam
sistem penempahan penerbangan.
(c) Menguruskan penjualan tiket dan sistem tiket transit aliran ringan (LRT).
Untuk melaksanakan urus niaga ini dengan lebih berkesan dan cekap, sistem
pemprosesan urus niaga (TPS) telah diperkenalkan. Fungsi utamanya adalah
untuk mengutip semua maklumat berkaitan urus niaga perniagaan dan
memprosesnya serta menghasilkan output yang relevan.
4.5.1 Objektif TPS

Objektif utama TPS adalah untuk menyediakan maklumat yang diperlukan
supaya operasi organisasi boleh dilaksanakan dengan berkesan dan tepat.
Objektif-objektif yang lain termasuklah:
(a) Membolehkan organisasi untuk beroperasi dengan cekap dan berkesan.
(b) Menyediakan laporan dan dokumen tepat pada masanya.
(c) Meningkatkan kelebihan saingan organisasi.
(d) Menyediakan data yang tepat untuk sistem-sistem strategik dan taktikal,
contohnya, data untuk sistem maklumat pengurusan (MIS) dan sistem
sokongan keputusan (DSS).
(e) Memastikan ketepatan dan kebolehpercayaan data dan maklumat.
(f) Mengawal keselamatan data dan maklumat.
(g) Membantu dalam mengekalkan kesetiaan pengguna atau pelanggan.

4.5.2 Kaedah dan Proses TPS

Terdapat tiga kaedah am untuk TPS iaitu:
(a) Pemprosesan Kelompok

Semua urus niaga adalah dikumpulkan ke dalam satu kelompok untuk
tempoh tertentu sebelum diproses. Ini membenarkan masa untuk
mengemaskinikan rekod-rekod dalam urus niaga tersebut.
Sistem mengumpul semua urus niaga jabatan dalam beberapa kelompok,

menyediakannya untuk pemprosesan dan kemudian memprosesnya di
penghujung setiap hari beroperasi.
Contohnya, sistem gaji mengumpul semua maklumat berkaitan kehadiran

dan jumlah jam bekerja setiap hari dalam masa sebulan bekerja. Sementara
menunggu hujung bulan untuk memproses data, maklumat mungkin
masih dikemas kini sekiranya perlu. Apabila tetapan masa tiba (seperti
hujung bulan), sistem akan mengira jumlah jam bekerja dan gaji yang patut
diterima oleh setiap pekerja.
(b) Pemprosesan Urus Niaga Dalam Talian (OLTP)

OLTP juga dikenali sebagai pemprosesan masa nyata. Urus niaga diproses
sebaik sahaja ia berlaku.
Contohnya, sistem pengeluaran wang dalam bank ă di mana seseorang

pelanggan mengeluarkan wang dari akaun beliau, sistem akan segera
mengemas kini akaun tersebut. Apabila anda menempah tiket kapal
terbang, sistem akan mengemaskini pangkalan data yang mengandungi
maklumat mengenai urusan tempat duduk, jumlah bayaran dan lain-lain.
Anda juga dimaklumkan tentang status tempahan dengan segera.
Pemprosesan urus niaga dalam talian ini memberi status terkini untuk
setiap urus niaga.
(c) Sistem Hibrid (Entri Dalam Talian dengan Pemprosesan Tertunda)

Proses atau kaedah ini adalah satu kombinasi kedua-dua kaedah yang
dinyatakan sebelum ini. Maklumat atau data dari urus niaga diambil dan
dimasukkan dalam komputer tetapi tidak akan diproses secara automatik.
Contohnya, apabila anda membuat tempahan menerusi saluran bebas

cukai, tempahan anda akan diambil dan dimasukkan dalam komputer.
Walaupun penempahan telah dimasukkan dalam komputer, ia hanya akan
diproses selepas waktu pejabat atau hari selepasnya.

AKTIVITI 4.4
Nyatakan beberapa contoh lain untuk tiga kaedah pemprosesan yang
dibincangkan sebelum ini.
4.5.3 Aktiviti TPS

Sekarang, mari kita lihat enam tugasan utama dalam kitar aktiviti pemprosesan
urus niaga. Ini digambarkan dalam Rajah 4.3.
Rajah 4.3: Aktiviti-aktiviti pemprosesan data am dalam TPS

Sumber: Adaptasi dari Stair, R., & Reynolds, G. (2005).
Principles of information systems (7th ed.). Thompson
Mari kita bincangkan setiap aktiviti pemprosesan data yang dinyatakan dalam
Rajah 4.3.

(a) Pengumpulan Data
(i) Proses memperoleh dan mengumpul data diperlukan untuk sesuatu

urus niaga yang lengkap.
(ii) Wujud dalam dua bentuk iaitu:

 Manual, seperti mengumpul pesanan produk secara bertulis.
 Automatik, seperti memperoleh data daripada pengimbas
terminal atau persisian input.
(iii) Kaedah kemasukan data boleh dilaksanakan dengan pelbagai cara

seperti:
 Menggunakan papan kekunci.
 Automasi data sumber ă ia lebih pantas dan ketepatannya
terjamin kerana data yang dikumpul akan diimbas terus ke sistem
dari sumbernya. Contoh: mengimbas menggunakan pembaca kod
bar di pasar raya.
(b) Penyuntingan Data
(i) Proses pemeriksaan data untuk memastikan integriti data dan

kelengkapan data.
(ii) Contoh: Nama pekerja mesti dalam bentuk abjad dan nombor
kakitangannya dalam bentuk nombor; jika tidak data adalah tidak sah
dan tidak betul.
(c) Pengesahan Data/Pembetulan
(i) Proses menyunting data yang ditemui untuk dimasukkan semula

kerana kesilapan taip sebelum ini.
(ii) TPS perlu menghasilkan mesej peringatan jika berlaku ralat pada data
yang dimasukkan.
(iii) Contoh: Mesej ralat terhasil jika anda tersilap memasukkan suatu
nombor apabila memasukkan nama pekerja.
(d) Manipulasi Data
(i) Proses melakukan pengiraan dan transformasi data yang berkaitan

dengan urus niaga perniagaan.

(ii) Ini termasuk pengelasan data dalam beberapa kategori, melakukan

pengiraan dan menyimpan data dalam pangkalan data untuk proses
seterusnya.
(iii) Contoh-contohnya:
Ć Pengiraan markah purata seseorang pelajar dalam semester akan
mengambil kira jumlah markah yang diperoleh oleh pelajar yang
akan dibahagi dengan jumlah jam kredit yang diambil.
Ć Sistem gaji yang mendarabkan jumlah jam bekerja dengan kadar
gaji sejam untuk setiap pekerja.
(e) Penyimpanan Data
(i) Proses mengemas kini satu atau lebih pangkalan data dengan urus
niaga baru.
(ii) Selepas pangkalan data dikemas kini, sistem yang lain boleh
memperoleh dan menggunakan data untuk tujuan lain.
(iii) Wujud dalam dua bentuk iaitu:

Ć Manual, seperti mengumpul pesanan produk secara bertulis.
Ć Automatik, seperti memperoleh data daripada pengimbas
teknikal.
(f) Penghasilan Laporan dan Dokumen
(i) Proses menghasilkan rekod output dan laporan dalam bentuk salinan
lembut atau salinan bercetak.
(ii) Contoh: Memperoleh dokumen keputusan peperiksaan anda dalam

salinan bercetak iaitu transkrip keputusan peperiksaan yang dicetak
atau dalam salinan lembut yang dipaparkan di skrin komputer.
AKTIVITI 4.5
Selepas mempelajari ciri-ciri dan aktiviti-aktiviti TPS secara amnya,
bolehkah anda berikan beberapa contoh TPS yang selalu digunakan?

4.5.4 Aplikasi TPS Tradisional

Terdapat tiga aplikasi utama untuk sistem pemprosesan urus niaga tradisional iaitu:
(a) Sistem Pemprosesan Pesanan

Beberapa proses dalam sistem ini adalah:
(i) Entri Pesanan

 Memperoleh data asas yang diperlukan untuk memproses
pesanan pelanggan.
(ii) Konfigurasi Jualan

 Memastikan bahawa produk dan perkhidmatan yang dipesan
memenuhi spesifikasi pelanggan agar semuanya berjalan dengan
lancar.
 Sebagai contoh, melalui konfigurasi jualan, jurujual pencetak akan
tahu bahawa sesebuah pencetak komputer memerlukan kabel
tertentu bersama-sama dengan kad LAN (rangkaian kawasan
setempat) untuk membolehkannya disambung pada LAN.
(iii) Perancangan Logistik

 Perancangan tentang apa yang perlu dihantar selaras dengan
pesanan.
(iv) Pelaksanaan Logistik

 Mengkoordinasi aliran keluar produk dari organisasi dengan
objektif untuk menghantar produk yang berkualiti tepat pada
masa kepada para pelanggan.
(v) Kawalan Inventori

 Mengemas kini dengan menggunakan sistem rekod inventori
berkaitan untuk memaparkan kuantiti yang betul untuk setiap
saham yang dimiliki.
(vi) Interaksi Pelanggan

 Memantau dan menjejak setiap urus niaga pelanggan dalam
syarikat.


(vii) Penjadualan
 Menentukan masa terbaik dan kaedah untuk menghantar produk
dan perkhidmatan supaya ia tiba pada masanya dalam keadaan
yang baik.
 Contohnya, untuk menghantar sayur-sayuran segar dari ladang
ke pusat bandar, satu sistem menentukan sama ada penghantaran
menggunakan kereta api atau lori akan memastikan sayur-
sayuran segar tiba di destinasinya.
(b) Sistem Pembelian

Sistem pemprosesan urus niaga pembelian mempunyai empat proses:
(i) Inventori
 Beroperasi seperti sistem inventori yang dibincangkan sebelum
ini.
(ii) Pemprosesan Pesanan Belian

 Membantu jabatan pembelian untuk melengkapkan urus niaga
pembelian dengan lebih cekap dan berkesan.
(iii) Penerimaan
 Menghasilkan rekod penerimaan barangan yang dihantar.
 Memastikan barangan yang dihantar itu diperiksa oleh pembeli
untuk menentukan kualitinya dan jika dalam keadaan yang rosak,
ia akan dikembalikan kepada pembekal.
(iv) Akaun Belum Terima

 Meningkatkan kawalan organisasi ke atas pembelian,
memperbaiki aliran tunai, meningkatkan keuntungan dan
menyediakan pengurusan yang lebih cekap berhadapan dengan
liabiliti semasa.
(c) Sistem Perakauan

Beberapa proses dalam sistem perakaunan adalah:
(i) Pemprosesan Urus Niaga Belanjawan

 Mengautomasi seberapa banyak tugasan yang perlu untuk
mengumpul data berkaitan belanjawan, mengagihkannya kepada
pengguna dan menyatukan peruntukan.

(ii) Akaun Bukan Belum Diterima

 Menguruskan aliran tunai organisasi dengan menjejak jumlah
yang terhutang oleh pembeli dan pengguna perkhidmatan.
 Mengenal pasti penghutang serta memastikan setiap hutang
sudah dilangsaikan.
(iii) Penggajian
 Berkaitan dengan urus niaga pembayaran gaji dengan pengiraan
sehingga penghasilan laporan dalam bentuk slip gaji.
(iv) Pengurusan Aset

 Mengawal pelaburan dalam modal berupa peralatan dan
menguruskan susut nilai untuk memaksimumkan manfaat cukai.
(v) Lejar Am
 Mengautomasi laporan kewangan dan kemasukan data.
Satu ringkasan mengenai aplikasi utama untuk sistem pemprosesan urus niaga
tradisional ditunjukkan dalam Jadual 4.2.
Jadual 4.2: Beberapa Subsistem yang Menyokong Sistem Pemprosesan Pesanan, Sistem
Pembelian dan Sistem Perakaunan
Sistem Pemprosesan
Sistem Pembelian Sistem Perakaunan
Pesanan
 Sistem Entri Pesanan  Sistem Inventori  Sistem Pemprosesan
 Sistem Konfigurasi  Sistem Pemprosesan Urus Niaga
Jualan Pesanan Belian Belanjawan
 Sistem Perancangan  Sistem Penerimaan  Sistem Akaun Bukan
Logistik Belum Terima
 Sistem Akaun Belum
 Sistem Pelaksanaan Terima  Sistem Penggajian
Logistik  Sistem Pengurusan
 Sistem Kawalan Aset
Inventori  Sistem Lejar Am
 Sistem Interaksi
Pelanggan
 Sistem Penjadualan

SEMAK SENDIRI 4.3
Apakah objektif-objektif Sistem Pemprosesan Urus Niaga?
 Perancangan sistem maklumat mestilah dilakukan seiring dengan usaha

mereka bentuk semula organisasi untuk menggunakan sistem maklumat.
 Terdapat tujuh langkah perancangan sistem maklumat yang

mempertimbangkan aspek organisasi dan memastikan pelaksanaan IS selaras
dengan keperluan perniagaan.
 Penyeragaman adalah sangat diperlukan untuk merancang dengan cekap

sesuatu pelaksanaan IT. Penyeragaman membantu dalam menjimatkan kos
dan peruntukan untuk latihan yang berkesan. Ia juga menghasilkan
sokongan yang cekap.
 Perubahan organisasi mungkin berlaku ekoran penggunaan sistem

maklumat dan perubahan ini kebiasaannya terbahagi kepada empat
bahagian, iaitu automasi, prosedur yang rasional, penyusunan semula proses
perniagaan dan anjakan paradigma.
 Tahap pengurusan berlainan memerlukan sokongan berlainan dan

bersesuaian daripada sistem maklumat mereka.
 Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) secara asasnya berkaitan dengan proses

mengumpul, memproses, menyimpan dan menghantar maklumat yang
relevan untuk menyokong operasi pengurusan dalam mana-mana organisasi.
 Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) digunakan semasa tahap operasi dan
ia melaksana serta merekod urus niaga rutin atau harian dalam organisasi.
Contoh-contoh untuk TPS adalah sistem penggajian, sistem pendaftaran,
sistem permintaan pelanggan dan sistem keputusan peperiksaan.

Penyusunan semula proses perniagaan Sistem Maklumat Pengurusan (MIS)

Perancangan sistem maklumat Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS)

Topik  Sistem
5 Sokongan
Keputusan
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menerangkan elemen-elemen dalam membuat keputusan untuk
tahap-tahap pengurusan yang berlainan;
2. Menerangkan Sistem Sokongan Keputusan (DSS);
3. Menganalisa jenis-jenis dan model DSS; dan
4. Menerangkan konsep Sistem Sokongan Keputusan Kumpulan
(GDSS).
 PENGENALAN
Anda baru sahaja belajar mengenai beberapa konsep sistem maklumat seperti
penggunaan IT dalam konsep-konsep perancangan strategik dan sistem. Sistem
ini dibangunkan mengikut maklumat yang diperoleh daripada pengguna akhir.
Walau bagaimanapun, adakah anda tahu bahawa maklumat yang diperoleh
adalah tidak mencukupi untuk membuat keputusan dalam menyelesaikan
masalah tertentu, khususnya masalah yang dihadapi oleh pengurusan strategik?
Dalam topik ini, kita akan membincangkan mengenai proses membuat
keputusan dan bagaimana Sistem Sokongan Keputusan (DSS) membantu para
pengurus membuat keputusan yang berkesan.
Anda akan mengenali DSS sebagai satu sistem yang menyediakan kemudahan
komunikasi termasuk maklumat yang membantu pengguna menyelesaikan
masalah. Kita juga akan belajar tentang format atau maklumat berstruktur yang
dijana dari DSS seperti laporan-laporan berformat khas dan berkala. Laporan-
laporan ini dihasilkan dari model-model sains pengurusan dan matematik.

TOPIK 5 SISTEM SOKONGAN KEPUTUSAN  107
5.1 MEMBUAT KEPUTUSAN
AKTIVITI 5.1
Setiap orang perlu membuat keputusan. Bandingkan antara membuat
keputusan dan menyelesaikan masalah. Apakah yang menjadikan
kedua-duanya berbeza?
Sebelum membincangkan mengenai sistem sokongan keputusan, marilah kita

pelajari tentang proses membuat keputusan. Keputusan dibuat untuk
mengelakkan masalah. Sebagai seorang pelajar, membuat keputusan adalah
penting. Anda perlu memutuskan, sebagai contoh, kursus-kursus yang anda
perlu ambil dalam semester ini. Dari saat anda cuba untuk menyelesaikan
masalah, anda akan berhadapan dengan pelbagai jenis penyelesaian.
Bagaimanakah anda mentakrifkan keputusan dan membuat keputusan?
Keputusan adalah bentuk-bentuk tindakan yang diambil untuk mengelak

atau mengurangkan kesan negatif atau mengambil peluang dalam situasi
tersebut.
Membuat keputusan adalah proses melakukan keputusan yang tepat dan

jelas dalam menyelesaikan masalah atau melakukan sesuatu yang baru.
Secara ringkasnya, membuat keputusan bermula dari analisa sesuatu masalah

atau peluang dan kemudian membuat keputusan tentang apa yang perlu
dilakukan untuk menyelesaikan masalah atau merebut peluang tersebut. Ia juga
termasuk perancangan strategik organisasi dalam mencapai visi dan objektifnya.
5.1.1 Jenis-jenis Keputusan

Menurut saintis pengurusan, Herbert A. Simon (1977) dari Universiti Carnegie
Mellon, proses membuat keputusan wujud dari kategori-kategori keputusan
yang diprogramkan (berstruktur) dan keputusan yang tidak diprogramkan
(tidak berstruktur). Proses pemprograman di sini bermaksud masalah yang
dihadapi adalah rutin, struktur berulang dan satu prosedur standard
dibangunkan untuk menyelesaikan masalah yang sama jika ia berlaku lagi.
Contoh yang paling dekat adalah masalah pengiraan PNGK pelajar yang boleh
diselesaikan dengan menggunakan model yang ada.

108  TOPIK 5 SISTEM SOKONGAN KEPUTUSAN
Sebaliknya, keputusan yang tidak diprogram adalah lebih kompleks, adalah

separa atau tidak berstruktur, samar-samar dan tidak boleh diselesaikan dengan
menggunakan model atau prosedur standard yang boleh didapati kerana tiada
atau jarang berlaku untuk sesetengah situasi. Adalah berkemungkinan, masalah
tersebut memerlukan proses-proses berfikir tambahan yang unik dan berbeza
untuk mencapai sesuatu keputusan.
Rajah 5.1 menunjukkan struktur piramid untuk pembuatan keputusan bagi

setiap tiga tahap dalam pengurusan:
Rajah 5.1: Struktur pembuatan keputusan
Berikutnya adalah penerangan untuk elemen-elemen dalam Rajah 5.1:
(a) Keputusan Tidak Berstruktur
(i) Keputusan tidak berstruktur dibuat di tahap pengurusan strategik.
(ii) Tahap ini membuat keputusan strategik seperti arah tuju organisasi,
prestasi, pilihan pelaburan dan pembangunan strategik. Maklumat
yang diperlukan untuk membantu pengurusan strategik dalam
proses membuat keputusan ini wujud dalam banyak bentuk, seperti
laporan maklumat ringkas, laporan ad hoc, laporan bukan berkala,
perangkaan dan juga maklumat luaran yang boleh membantu
perancangan mereka.

(iii) Contoh-contoh maklumat yang diperlukan termasuklah laporan

keuntungan atau kerugian untuk seluruh organisasi, laporan
keuntungan atau kerugian untuk setiap jabatan, ramalan pasaran,
modal sedia ada dan jumlah tunai diperlukan.
(b) Keputusan Separa Berstruktur
(i) Dibuat di tahap pengurusan taktikal sepertimana yang dilakukan

oleh ketua jabatan atau pengurus bahagian.
(ii) Memiliki panduan untuk rujukan dalam memperoleh keputusan

konsisten yang lebih terperinci dengan autoriti yang kurang daripada
mereka di tahap pengurusan strategik.
(iii) Para pengurus adalah bertanggungjawab untuk melakukan

perancangan jangka pendek dan pertengahan untuk organisasi.
Beberapa tugasan pengurus adalah:
 Penjadualan atau pengagihan tugasan.
 Memformulasikan belanjawan.
 Memberikan penerangan mengenai dasar, prosedur dan objektif
organisasi kepada unit sub di bawah kawalan mereka.
 Mengagihkan sumber dan mengawal pelaksanaan tugasan oleh
setiap unit sub dalam organisasi.
(iv) Jenis-jenis masalah yang perlu ditangani oleh para pengurus adalah
lebih mudah daripada yang ditangani oleh pengurusan strategik
tetapi lebih kompleks daripada yang ditangani oleh bahagian operasi.
(v) Maklumat daripada pengurusan atasan dan pengurusan operasi

adalah diperlukan. Ini adalah kerana pengurus taktikal perlu
memastikan semua perancangan oleh pengurusan strategik boleh
dilaksanakan oleh pengurusan operasi.
(vi) Contoh-contoh maklumat yang dikendalikan dalam pengurusan

tahap pertengahan adalah penilaian produktiviti, kawalan
belanjawan, analisa jurang, ramalan aliran tunai, keputusan
keuntungan, pembelian jangka pendek dan pemindahan pekerja.

(c) Keputusan Berstruktur
(i) Satu panduan yang terperinci dan jelas telah disediakan untuk
membentuk prosedur-prosedur yang boleh diikuti bagi memperolehi
jawapan yang tepat.
(ii) Ini dijalankan pada tahap pengurusan operasi yang secara

langsungnya terlibat dalam melaksana dan mengawal operasi harian
organisasi seperti operasi penyeliaan dan pengurusan.
(iii) Semua tugasan yang diagihkan dan terjadual mestilah dilakukan

dengan jayanya.
(iv) Masalah-masalah yang biasa dihadapi adalah masalah berstruktur

yang boleh diselesaikan berdasarkan prosedur tertentu seperti
menyelesaikan masalah pekerja yang selalu tiba lewat ke pejabat.
(v) Contoh maklumat yang digunakan oleh pengurus di tahap operasi

ialah maklumat yang berkaitan dengan memproses gaji, maklumat
terperinci mengenai urus niaga harian dan maklumat mengenai
proses menghasilkan produk.
SEMAK KENDIRI 5.1
Banding dan bezakan keputusan-keputusan berstruktur, separa

berstruktur dan tidak berstruktur. Berikan contoh-contoh untuk
setiap satunya.
5.1.2 Fasa-Fasa dalam Membuat Keputusan

Setiap kali anda membuat keputusan, anda tidak sedar bahawa anda sebenarnya
menuruti fasa-fasa membuat keputusan seperti yang dijelaskan oleh Simon.
Anda perlu memahami beberapa fasa membuat keputusan untuk lebih
memahami tentang bagaimana manusia membuat keputusan. Menurut Simon,
terdapat empat fasa dalam membuat keputusan. Fasa-fasa ini ditunjukkan dalam
Rajah 5.2.

Rajah 5.2: Empat fasa dalam membuat keputusan
Fasa-fasa membuat keputusan Simon adalah satu pentafsiran kaedah yang

sistematik. Para pengurus dan pakar sistem maklumat menggunakan corak ini
untuk membuat keputusan atau semasa membangunkan suatu sistem.
AKTIVITI 5.2
Bagaimanakah seseorang pengurus menyediakan laporan dari semua
jenis laporan, menganalisanya dan membuat keputusan? Sila
bincangkan.
5.1.3 Sokongan Teknologi Maklumat dalam

Membuat Keputusan
Mengapakah pengurus memerlukan sokongan teknologi maklumat? Walaupun
ia tidak mustahil untuk membuat keputusan tanpa teknologi maklumat, tetapi
penggunaannya memudahkan proses ini kerana:
(a) Teknologi maklumat memberikan banyak alternatif untuk memperolehi

maklumat dari teknologi komunikasi baru seperti Internet dan dagangan
elektronik.

(b) Teknologi maklumat mengurangkan tekanan menepati tarikh akhir kerana

ia mempercepatkan pemprosesan.
(c) Ia mengurangkan kerumitan membuat keputusan kerana teknologi

maklumat memudah dan mempercepatkan proses menganalisa keputusan.
(d) Teknologi maklumat boleh membantu memenuhi keperluan untuk

mengakses maklumat dan kepakaran dari jarak jauh. Contohnya, melalui
penggunaan internet, anda boleh mengakses maklumat dari sebuah
universiti di Australia atau juga menghubungi doktor pakar di China
menerusi persidangan video.
5.2 SISTEM SOKONGAN KEPUTUSAN

Konsep DSS muncul apabila Gorry dan Scott Morton (1971) dari Institut
Teknologi Massachusetts (MIT) mencipta garis panduan yang berfungsi untuk
mengklasifikasikan aplikasi komputer kepada beberapa kategori. Konsep
keputusan Simon dan konsep tahap pengurusan Anthony telah digunakan. Ia
lebih dikenali sebagai "Grid Gorry dan Scott Morton" seperti yang ditunjukkan
dalam Rajah 5.3. Namun begitu, Rajah 5.3 tidak patut dikelirukan dengan Rajah
5.1. Rajah 5.1 menunjukkan struktur keputusan di semua tahap pengurusan
manakala Rajah 5.3 menunjukkan struktur permasalahan di seluruh tahap.
Rajah 5.3: Grid Gorry dan Scott Morton

5.2.1 Definisi DSS

Dua definisi Sistem Sokongan Keputusan (DSS) yang perlu difahami adalah
definisi am dan definisi khusus.
Definisi am: DSS merupakan sebuah sistem yang menyediakan kemudahan

untuk penyelesaian masalah dan komunikasi dalam penyelesaian masalah
separa berstruktur.
Definisi khusus: DSS adalah sebuah sistem yang menyokong para pengurus
atau sekumpulan kecil pengurus yang bertugas sebagai pasukan yang
menyelesaikan masalah yang menemui penyelesaian pada masalah separa
berstruktur dan memberi maklumat atau cadangan berkaitan dengan
keputusan yang tertentu.
Pengurusan dalam organisasi menggunakan Sistem Sokongan Pengurusan (MSS)

yang terdiri daripada Rangkaian Neural, Agen Kecerdasan, Sistem Pakar dan
lain-lain, untuk meningkatkan keberkesanan dalam membuat keputusan,
terutamanya dalam tugasan yang kompleks. DSS yang anda telah pelajari adalah
salah satu komponen dalam Sistem Sokongan Pengurusan.
DSS adalah satu sistem berasaskan komputer interaktif. DSS membantu pembuat
keputusan menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah
berstruktur, separa berstruktur dan tidak berstruktur. Mengapakah kita perlu
tahu mengenai DSS? Kita perlu berbuat demikian kerana dalam membuat
keputusan, individu yang bertanggungjawab untuk membuat keputusan
memerlukan maklumat yang betul, tepat dan paling baru untuk membuat
keputusan yang berkualiti dan berkesan.
Selain daripada itu, DSS boleh ditakrifkan sebagai satu sistem yang
membolehkan para pengurus untuk menyelesaikan masalah separa berstruktur
dan tidak berstruktur.
Interaktiviti DSS membantu pembuat keputusan menggunakan data dan model

untuk menyelesaikan masalah separa berstruktur dan tidak berstruktur.
DSS boleh membantu pengurusan untuk menganalisa maklumat dari tahap

pengurusan yang lebih rendah dan ke atas, termasuklah yang berada di luar
organisasi. Ia digunakan untuk menguruskan keputusan tidak berstruktur
seperti "Apakah yang akan berlaku jika ...?". Ia juga boleh menggunakan Sistem
Pengurusan Pangkalan Data (DBMS), bahasa pertanyaan, model kewangan,

hamparan elektronik, analisa statistik, penjana laporan atau perisian grafik untuk
memberikan maklumat.
5.2.2 Objektif DSS

Setiap sistem mempunyai matlamat dan objektif yang tersendiri. Walau
bagaimanapun, terdapat beberapa sistem maklumat yang saling berkaitan, dan
yang menyokong sistem lain atau memerlukan sokongan daripada sistem yang
lain. Sebagai contoh, Sistem Maklumat Pengurusan memerlukan input daripada
Sistem Maklumat Kewangan untuk menyediakan laporan kewangan syarikat. Di
MIT, Keen dan Scott Morton (1978) menerangkan tiga objektif utama yang mesti
dicapai oleh DSS. Berikut adalah objektif sistem sokongan keputusan:
(a) Membantu dan menyediakan sokongan kepada pengurus dalam proses
membuat keputusan untuk menyelesaikan masalah-masalah separa dan
tidak berstruktur.
(b) Menyokong pengurus dalam proses membuat keputusan tetapi tidak
menggantikan pengurus untuk membuat keputusan.
(c) Memberi penumpuan pada mempertingkatkan keberkesanan proses
(sebagaimana dibandingkan dengan kecekapan) membuat keputusan oleh
pengurus.
Ketiga-tiga objektif di atas adalah berkaitan dengan tiga konsep asas DSS:
struktur masalah, sokongan keputusan dan keberkesanan keputusan.
Sebenarnya, ia adalah sukar untuk mencari masalah berstruktur sepenuhnya
atau tidak berstruktur kerana kebanyakan masalah adalah separa berstruktur.
Objektif kedua DSS jelas menunjukkan bahawa sistem berkomputer tidak boleh
dalam banyak cara menggantikan manusia dalam membuat keputusan. Dari
objektif ini, kita dapat memahami bahawa DSS bukan sahaja membantu pembuat
keputusan mengendalikan sebahagian daripada masalah berstruktur tetapi
beberapa bahagian masalah tidak berstruktur yang masih memerlukan gerak
hati manusia dan pertimbangan untuk mendapatkan penyelesaian.
Objektif ketiga menerangkan bahawa kecekapan dan kepantasan data dan

pemprosesan maklumat bukannya objektif utama DSS. Kelebihan utama
penggunaan DSS adalah untuk menggunakan keupayaannya dalam membantu
pengguna membuat keputusan yang berkualiti dan berkesan. Menurut McLeod
(2001), pengurus tidak perlu mencari penyelesaian pada permasalahan mereka
menggunakan output daripada DSS sahaja kerana mencari penyelesaian atau
membuat keputusan boleh dilakukan dengan menggunakan model matematik.

Sebaliknya, pengurus boleh bergantung pada gerak hati dan rasa pertimbangan
untuk kembali dalam memilih penyelesaian untuk masalah mereka.
SEMAK KENDIRI 5.2

Sekiranya anda diberikan pilihan bercuti sama ada ke Pulau Phuket
atau Pulau Tioman, apakah kriteria-kriteria yang akan membantu anda
membuat keputusan? Berdasarkan pendapat anda, adakah DSS
membantu anda jika data yang diperlukan dimasukkan ke dalam
sistem?
5.2.3 Ciri-ciri DSS

Oleh kerana tiada persefahaman sejagat mengenai definisi DSS, oleh itu, tidak
ada pemahaman tentang ciri-ciri dan kebolehan sesebuah DSS. Walau
bagaimanapun, Efraim Turban dan Aronson (2001) telah menyenaraikan 17 ciri
dan kebolehan DSS, dari asas sehinggalah yang ideal. Berikut adalah ciri-ciri
DSS:
(a) DSS menyediakan sokongan kepada pembuat keputusan dalam
menyelesaikan masalah-masalah separa dan tidak berstruktur.
Kebiasaannya, semua masalah ini tidak boleh diselesaikan menggunakan
sistem maklumat berkomputer dan mana-mana perkakasan atau
metodologi kuantitatif.
(b) Sokongan pada semua tahap pengurusan, dari operasi hinggalah ke tahap
eksekutif adalah disediakan.
(c) Sokongan kepada individu dan kumpulan juga boleh didapati.
(d) Memberi sokongan untuk keputusan yang berkait atau satu siri keputusan.
Keputusan boleh dilakukan sekali, beberapa kali atau hanya dengan
berulang kali.
(e) Kesemua empat fasa membuat keputusan adalah disokong oleh DSS:
kecerdasan, reka bentuk, keputusan dan justifikasi.
(f) Kesemua jenis proses dan gaya pembangunan keputusan disokong oleh
DSS.
(g) DSS adalah mudah disesuaikan, maka ia akan kekal relevan pada
permintaan semasa.
(h) DSS mempunyai antara muka grafik pengguna yang menarik.

(i) Keberkesanan pengguna dalam membuat keputusan (kualiti, ketepatan

dan sebagainya) dibandingkan dengan kecekapan (kos membuat
keputusan).
(j) Pembuat keputusan memiliki kawalan sepenuhnya ke atas DSS. Objektif
DSS adalah untuk menyokong pengguna dan bukannya menggantikan
mereka.
(k) Pengguna terakhir boleh mengubah suai DSS dengan mudah.
(l) DSS kebiasaannya menggunakan model untuk menganalisa sesuatu
masalah. Keupayaan ini dalam melaksanakan model pada masalah-
masalah dapat membantu pengguna untuk menguji beberapa strategi
berbeza dalam situasi yang berlainan.
(m) DSS membenarkan pengguna untuk memperoleh data dari pangkalan data.
(n) DSS adalah berasaskan web.
AKTIVITI 5.3
Perhatikan penerangan (g) mengenai ciri DSS. Terangkan dengan
ringkas ciri ini dengan memberikan contoh-contoh yang sesuai.
Bandingkan jawapan anda dengan rakan-rakan anda.
5.2.4 Pemodelan Analisis untuk DSS

Berasingan dari ciri-ciri yang dinyatakan dalam subtopik 5.2.3 DSS memerlukan
keupayaan untuk menganalisa. Terdapat empat aktiviti pemodelan analisis asas
untuk DSS iaitu:
(a) Analisis ‰Apa-Jika‰: Pembuat keputusan boleh membuat perubahan pada
pembolehubah atau hubungan antara pembolehubah bagi memerhatikan
perubahan dalam pembolehubah yang lain.
(b) Analisis Kesedaran: Sesuatu pembolehubah selalu berubah beberapa kali
dan perubahan pembolehubah yang dihasilkan akan diperhatikan. Ia selalu
digunakan apabila pembuat keputusan tidak pasti bagaimana untuk
menghampirkan nilai pembolehubah utama. Contohnya, inventori perlu
dikurangkan sebanyak 10% beberapa kali. Kemudian, kita boleh melihat
hubungan antara jabatan jualan dan pemasaran.
(c) Analisis Objektif: Menukar arah tuju analisis dari analisis apa-jika ke
analisis sensitiviti. Selain daripada melihat bagaimana perubahan dalam
pembolehubah boleh memberi kesan pada pembolehubah yang lain, ia juga
menetapkan satu nilai sasaran untuk pembolehubah. Kemudian, ia akan

menukar pembolehubah lain berulangkali sehingga nilai sasaran telah

dicapai. Misalnya, meningkatkan peratusan inventori stok sehingga jualan
dan pemasaran mencapai keuntungan RM1 juta dan untung bersih
sebanyak RM850,000.
(d) Analisis Pengoptimuman: Satu proses yang sangat kompleks dari analisis
maklumat yang bukan sahaja menetapkan satu sasaran tetapi juga mencari
nilai optimum untuk satu atau lebih pembolehubah yang disasarkan.
Kemudian, satu atau lebih pembolehubah diubah berdasarkan pada
kekangan-kekangan yang diberikan sehingga nilai terbaik pada
pembolehubah yang disasarkan telah dicapai. Contohnya, apakah
pendedahan yang terbaik untuk sesuatu iklan, peruntukannya dan jenis
media yang ada?
SEMAK KENDIRI 5.3
Apakah itu analisis ‰apa-jika‰? Apakah kepentingannya pada analisis

seseorang pengurus?
5.2.5 Jenis-jenis DSS

Berdasarkan kajian Gorry dan Scott Morton (1971), Alter (1976) telah mengenal
pasti enam jenis DSS. Seperti yang dilihat dalam Rajah 5.3, enam jenis DSS telah
dikelaskan mengikut tahap keupayaan sokongan penyelesaian masalah mereka.
Sekarang, lihat pada Rajah 5.4. Berdasarkan rajah ini, tahap sokongan yang
paling rendah iaitu DSS Jenis 1 adalah untuk membolehkan pengurus untuk
mendapatkan elemen-elemen maklumat tertentu. Satu contoh ialah dengan
mendapatkan jumlah jualan untuk satu jabatan di Perak sahaja. Jika sistem
membantu dalam menganalisa semua fail, ini adalah DSS Jenis 2. Seorang
pengurus yang mahu menghasilkan laporan khas dengan menggunakan data
dari fail inventori keseluruhan adalah salah satu contohnya. Contoh hanya
melibatkan satu jenis fail iaitu fail inventori.

Rajah 5.4: Jenis-jenis DSS
Selalunya, anda perlu mendapatkan data dan maklumat dari pelbagai sumber
dan semua jenis fail dari pelbagai jabatan. Dalam kes ini, tahap kerumitan dan
sokongan dalam penyelesaian masalah adalah lebih tinggi. Menyediakan laporan
dari pelbagai jenis fail adalah contoh DSS Jenis 3. Anda seharusnya jelas tentang
keperluan taksonomi dalam memahami konsep DSS di peringkat ini.
Ketiga-tiga jenis DSS yang dibincangkan sebelum ini memberi sokongan dalam
membentuk laporan khas hasil daripada pertanyaan atau soal siasat terhadap
pangkalan data. Tiga jenis DSS melibatkan penggunaan model matematik atau
model pengurusan saintifik dalam menyokong pengurus dalam membuat
keputusan.
Satu contoh telah diberikan oleh Alter (1976) untuk DSS Jenis 4 adalah model
DSS yang digunakan untuk menganggarkan kesan dari sesuatu penyelesaian.
Sebagai contoh, seseorang pengurus ingin tahu kesan daripada peningkatan atau
penurunan harga produk ke atas keuntungan bulanan dan tahunan syarikat.
Pengurus akan memasukkan input dalam DSS, contohnya, RM25 seunit. DSS
akan menunjukkan kepada pengurus jika produk diletakkan pada harga RM25
seunit; maklumat akan menunjukkan bahawa organisasi akan mendapatkan
keuntungan sebanyak RM5,000 sebulan.
Walau bagaimanapun, anda perlu faham bahawa model tersebut tidak mampu
menjelaskan sama ada harga RM25 adalah pilihan terbaik untuk dipilih oleh
pengurus. Sistem ini hanya boleh menjelaskan apa yang akan berlaku pada
keuntungan jika keputusan tersebut diambil. Dalam usaha untuk memberi
sokongan tambahan, anda boleh menambah beberapa model DSS yang boleh
menganalisa risiko, yang boleh digunakan oleh pengurus melalui penganalisaan
anggaran kebarangkalian.
DSS Jenis 5 mencadangkan beberapa keputusan. Ia memberikan lebih sokongan

kepada pembuat keputusan tetapi tahap kerumitan DSS bertambah, seperti DSS
yang menggunakan model algoritma linear. Pengurus boleh memasukkan data
input mengenai struktur kilang dan peralatan ke dalam model DSS ini. Ini
membolehkan pengurus untuk membuat keputusan yang paling berkesan.
DSS Jenis 6, menawarkan sokongan yang paling tinggi kepada penggunanya

walaupun ia adalah sukar dan kompleks untuk membangunkan penyelesaian
pada masalah yang dihadapi. Contoh penggunaan DSS Jenis 6 adalah ketika
syarikat insurans menetapkan premium insurans. Ramai pengurus syarikat
membiarkan DSS ini membuat keputusan untuk mereka kerana mereka sangat
yakin dengan keupayaannya untuk membuat keputusan yang baik.
Terdapat dua sebab untuk mengubah eksperimen:

(a) Pertama, ia menyokong konsep membangunkan sistem DSS untuk
menyelesaikan sesetengah jenis keputusan; dan
(b) Kedua, DSS tidak wajar meletakkan had hanya pada pengurusan
matematik dan saintifik tetapi juga menghasilkan laporan berkala selain
daripada laporan khas.
SEMAK KENDIRI 5.4
Fikirkan mengenai objektif DSS berkaitan dengan ciri-ciri pentingnya.

Sejauh manakah DSS boleh digunakan dalam memberikan penilaian
terbaik untuk sesetengah keputusan?
5.2.6 Model DSS

Lihat pada Rajah 5.5. Ini adalah model DSS yang menunjukkan bagaimana
komponen-komponen DSS berinteraksi untuk menyokong pembuat keputusan.
Model DSS mempunyai struktur yang sama sebagaimana model Sistem
Maklumat Pengurusan dan Sistem Maklumat Kewangan.

Rajah 5.5: Model DSS
Walaupun mempunyai struktur yang sama tetapi ciri-ciri, konsep dan objektif
ketiga-tiga sistem maklumat ini adalah berbeza antara satu sama lain. Seperti
yang ditunjukkan oleh Rajah 5.5, data dan maklumat dari persekitaran adalah
input kepada pangkalan data. Pangkalan data DSS juga mungkin menerima data
yang sama dan maklumat daripada Sistem Maklumat Kewangan dan lain-lain
sistem dan subsistem. Kandungan pangkalan data ini akan digunakan kemudian
oleh empat perisian subsistem yang terdiri daripada:
(i) Perisian penulisan laporan;
(ii) Model matematik;
(iii) Model pengurusan saintifik; dan
(iv) Perisian kumpulan.

5.3 SISTEM SOKONGAN KEPUTUSAN

KUMPULAN
Kerajaan dan organisasi swasta membelanjakan berjuta-juta ringgit untuk
menampung kos perjalanan kakitangan mereka yang menghadiri mesyuarat di
dalam atau di peringkat antarabangsa. Hari ini, organisasi boleh berjimat
sekiranya mereka menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT)
yang membolehkan mereka untuk mengadakan mesyuarat maya dengan rakan-
rakan atau para pelanggan yang berada beribu-ribu kilometer jauhnya. Ini boleh
dilakukan dengan menggunakan teknologi video digital, teknologi berbual dan
rangkaian teknologi yang lain seperti yang terdapat di Internet dan Intranet.
Inovasi dalam ICT telah membangunkan satu konsep DSS yang baru, iaitu,
Sistem Sokongan Keputusan Kumpulan (GDSS). Satu pasukan yang bekerjasama
untuk mencapai matlamat yang sama boleh menggunakan GDSS untuk
memperbaiki komunikasi antara ahli kumpulan. GDSS menyediakan satu
persekitaran kondusif yang menyokong proses membuat keputusan dengan
menggunakan sejenis perisian yang dipanggil perisian kumpulan.
Sistem Sokongan Keputusan Kumpulan (GDSS) adalah satu sistem

berasaskan komputer yang menyokong sekumpulan individu yang
bekerjasama untuk mencapai satu matlamat dengan menyediakan satu antara
muka yang menggunakan persekitaran yang dikongsi bersama.
Terdapat definisi lain yang digunakan untuk menggambarkan penggunaan

sistem maklumat oleh sesebuah kumpulan, seperti Sistem Sokongan Kumpulan,
Sistem Kerjasama Bekerja Berkomputer dan Mesyuarat Elektronik. Apa sahaja
definisi yang dipilih, semuanya boleh digunakan untuk semua jenis kumpulan
dan persekitaran.
Anda akan bersetuju bahawa teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah
menjadikan dunia lebih kecil kerana ia membantu kita untuk berkomunikasi
dengan lebih baik, walaupun rakan-rakan kita berada beribu-ribu kilometer
jauhnya. Sebagai contoh, pakar bedah di Eropah tidak semestinya berada di
Malaysia untuk melakukan pembedahan kerana ia boleh dilakukan tanpa perlu
membawa mereka ke sini. Oleh itu, teori asas pembangunan GDSS adalah untuk
berkomunikasi dengan baik bagi menghasilkan keputusan yang lebih baik.
Anda perlu memahami bahawa komunikasi yang baik dalam konteks membuat
keputusan tidak semestinya bermakna teknologi yang baik tetapi merujuk pada
perbincangan yang menumpukan perhatian pada masalah tanpa membuang

masa membincangkan perkara-perkara yang tidak relevan. Masa tambahan yang

dijimatkan boleh digunakan untuk mencari alternatif lain untuk penyelesaian
yang dipilih.
5.3.1 Persekitaran GDSS

GDSS menyokong proses penyelesaian masalah dengan menyediakan suatu
persekitaran yang kondusif untuk komunikasi. Rajah 5.6 menunjukkan empat
jenis persekitaran berdasarkan saiz kumpulan dan lokasi ahli-ahli kumpulan.
Rajah 5.6: Saiz kumpulan dan lokasi yang membentuk ciri-ciri dalam persekitaran GDSS
Untuk setiap jenis persekitaran GDSS, ahli-ahli kumpulan boleh bermesyuarat

pada masa yang sama atau pada masa yang berlainan. Jika ahli-ahli kumpulan
bertemu dan berbincang pada masa yang sama, sepertimana dalam mesyuarat,
ini dipanggil pertukaran segerak. Sebaliknya, mesyuarat juga boleh diadakan
pada masa-masa yang berbeza, seperti berkomunikasi melalui e-mel. Ini
dipanggil pertukaran tak segerak.
Apabila anda melihat Rajah 5.6, anda mesti tertanya-tanya tentang apa yang
dimaksudkan dengan bilik keputusan, rangkaian keputusan tempatan dan
banyak lain. Sekarang, mari kita bincang tentang semua ini.
(a) Bilik Keputusan

Bilik keputusan disediakan untuk sekumpulan kecil orang yang berkumpul
dan bertemu untuk perbincangan. Walau bagaimanapun, bilik keputusan
mempunyai ciri-ciri yang sangat berbeza daripada bilik mesyuarat yang
anda selalu gunakan, walaupun tujuan tersebut adalah sama, iaitu untuk
membuat keputusan. Ia berlainan kerana bilik keputusan membantu ahli-

ahli berkomunikasi melalui pelbagai aspek infrastrukturnya. Kumpulan

keputusan dilengkapi dengan stesen kerja yang dilengkapi dengan
mikrofon, kamera video, paparan skrin besar dan sebagainya. Di tengah-
tengah bilik itu disediakan dengan sebuah komputer bagi kegunaan
fasilitator.
Fasilitator perlu memastikan bahawa perbincangan kekal pada landasan

yang betul. Pernahkah anda berbual-bual di Internet menggunakan Skype
atau Yahoo Messenger? Jika jawapan anda adalah ya, komunikasi yang
berlaku di dalam bilik keputusan ini adalah hampir sama kecuali teks yang
ditaip dipaparkan pada skrin besar. Selain daripada itu, mana-mana bahan
rujukan untuk perbincangan boleh dipaparkan dengan menggunakan
video, slaid berwarna dan transparensi.
Terdapat dua ciri unik GDSS dalam bilik keputusan iaitu komunikasi selari
dan ketanpanamaan.
(i) Komunikasi selari berlaku apabila semua peserta membuat kenyataan
menggunakan komputer pada masa yang serentak.
(ii) Ketanpanamaan bermaksud tidak ada peserta yang mengetahui siapa
yang membuat setiap kenyataan. Ketanpanamaan membantu peserta
menyuarakan idea dan membuat kenyataan tanpa rasa takut dikritik
oleh peserta lain. Oleh itu, semua idea dan cadangan akan dinilai
berdasarkan meritokrasi dan bukan berdasarkan individu yang
mencadangkannya.
(b) Rangkaian Keputusan Setempat

Rangkaian Keputusan Setempat adalah kumpulan kecil yang
menggunakan rangkaian kawasan setempat untuk berinteraksi atau
berbincang menggunakan pelbagai aplikasi.
Kaedah ini digunakan apabila ia adalah mustahil untuk mengumpulkan

semua ahli dalam satu bilik pada satu masa.
(c) Sesi Penggubalan Undang-Undang/Perundangan

Satu sesi perundangan diwujudkan apabila bilik keputusan terlalu kecil
untuk disertai oleh semua ahlinya. Sesi ini adalah terhad pada komunikasi
melalui beberapa kaedah. Antara kaedahnya adalah dengan memberi
peluang hanya kepada beberapa ahli untuk berkomunikasi, atau dengan
memperuntukkan masa yang terhad pada setiap ahli untuk berkomunikasi,
atau dengan melantik seorang fasilitator untuk memilih bahan dan idea
yang perlu dipaparkan pada skrin untuk kumpulan tersebut melihatnya.

(d) Persidangan Berkomputer

Persidangan berkomputer adalah lebih dikenali sebagai telepersidangan.
Telepersidangan merupakan aplikasi komputer yang membantu
sekumpulan pengguna berkomunikasi walaupun mereka terpisah secara
geografi. Telepersidangan melibatkan persidangan komputer, persidangan
audio dan persidangan video.
5.3.2 Perisian Kumpulan

Perisian kumpulan atau groupware adalah perisian yang menyediakan
sokongan kepada kumpulan yang bekerjasama melalui kolaborasi. Perisian
kumpulan menyediakan mekanisme kepada semua ahli kumpulan untuk
berkongsi idea, data, maklumat, pengetahuan dan lain-lain sumber. Contoh-
contoh perisian kumpulan adalah Domino Server, Microsoft Net Meeting,
Netscape, Collabra Server, Group System, Novell GroupWise dan banyak lagi.
Walau bagaimanapun, anda perlu sedar bahawa tidak semua pakej perisian
kumpulan sesuai digunakan dalam sesebuah kumpulan kerja. Rujuk pada garis
masa atau tempat dalam Rajah 5.7 dan anda akan dapat lihat perbezaan
teknologi dalam menyokong kumpulan kerja mengikut masa dan tempat.
Rajah 5.7: Garis komunikasi masa atau tempat dan beberapa penyokong teknikal
kolaborasi berkomputer

Selain daripada itu, setiap pakej perisian kumpulan menggunakan teknologi

yang berbeza, berdasarkan pakej yang menyokong tujuan kumpulan bekerja,
seperti jenis tugasan kumpulan.
Perisian bekerja mesti mempunyai sekurang-kurangnya salah satu daripada

kebolehan atau komponen yang disenaraikan: penasihat elektronik, persidangan
atau sebuah bilik mesyuarat elektronik, jadual kumpulan, kalendar,
perancangan, penyelesaian konflik, pembangunan model, persidangan video,
perkongsian dokumen (seperti skrin, papan putih dan papan maya), pengundian
dan lain-lain.
Sebenarnya, terdapat beribu-ribu pakej perisian kumpulan yang mengandungi

elemen perisian persidangan Web dan anda boleh mencari maklumat di laman
Web dengan menggunakan enjin carian.
AKTIVITI 5.4
Terangkan apa itu perisian kumpulan atau groupware? Pada
pendapat anda, siapakah yang memerlukan perisian seperti ini dan
kenapa? Bincangkan.
SEMAK KENDIRI 5.5
1. Berikan empat fasa membuat keputusan seperti yang dinyatakan

oleh Simon.
2. Berikan definisi untuk Sistem Sokongan Keputusan.
3. Apakah objektif DSS?
4. Berikan empat model analisis yang diperlukan oleh DSS.
5. Berikan definisi untuk GDSS.
6. Apakah itu sesi perundangan?

 Sistem Sokongan Keputusan (DSS) adalah pemangkin untuk menyokong

pengurus dalam membuat keputusan yang berkesan. DSS memberi
kemudahan untuk berkomunikasi, termasuklah maklumat yang membantu
mereka untuk menyelesaikan masalah.
 DSS menyokong pengurus yang bekerja dalam pasukan yang menyelesaikan

masalah dalam mencari penyelesaian masalah-masalah separa berstruktur
dan tidak berstruktur dengan menyediakan maklumat atau membuat
cadangan berkaitan dengan keputusan tertentu.
 Dalam membangunkan DSS, proses membuat keputusan perlu dikaji terlebih

dahulu. Proses membuat keputusan boleh dikategorikan sebagai keputusan
berprogram dan keputusan tidak berprogram.
 Terdapat tiga objektif utama dalam membangunkan DSS. Objektif pertama

adalah untuk membantu dan menyediakan sokongan kepada pengurus
dalam proses membuat keputusan bagi menyelesaikan masalah separuh
berstruktur dan tidak berstruktur. Objektif kedua adalah untuk menyokong
pengurus dalam proses membuat keputusan dan objektif terakhir adalah
untuk meningkatkan keberkesanan proses membuat keputusan.
 Proses membuat keputusan terdiri daripada empat aktiviti: kecerdasan, reka

bentuk, pemilihan dan penilaian.
 Terdapat 14 ciri dan keupayaan sesebuah DSS yang ideal diperlukan oleh
sistem sokongan.
 Terdapat empat jenis aktiviti pemodelan analisis asas yang kebiasaannya

memerlukan DSS. Aktiviti-aktiviti ini adalah analisis apa-jika, analisis
kesedaran, analisis pencarian maklumat dan analisis pengoptimuman.
 Organisasi boleh mengurangkan kos perjalanan pekerja dengan

menggunakan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) yang
membolehkan mesyuarat maya diadakan seperti Sistem Sokongan
Keputusan Kumpulan (GDSS).
 GDSS menyokong sekumpulan individu yang bekerja bersama untuk

mencapai satu matlamat dengan menyediakan antara muka untuk
mengakses dan menggunakan persekitaran yang dikongsi bersama.

 Teori asas pembangunan GDSS adalah untuk berkomunikasi mencapai

keputusan yang lebih baik. GDSS membantu sekumpulan orang ramai yang
menjalankan mesyuarat untuk mencari suatu penyelesaian dengan
membantu mereka menumpukan pada masalah tanpa membuang masa
membincangkan perkara-perkara yang tidak relevan.
 Bilik keputusan menyediakan ciri-ciri yang sangat berbeza dari bilik

mesyuarat biasa kerana ia membantu ahli-ahlinya berkomunikasi melalui
teknologi dan reka bentuk bilik termasuklah juga peralatannya. Bilik
keputusan menawarkan ketanpanamaan; para peserta tidak mengetahui
siapa yang membuat setiap kenyataan.
 DSS dan GDSS adalah sebahagian daripada teknologi Sistem Sokongan

Pengurusan yang membantu pengurus untuk membuat keputusan baik yang
berkualiti tetapi tidak menggantikan mereka dalam membuat keputusan. Ini
adalah kerana dalam fasa membuat keputusan, manusia masih lagi
bergantung pada gerak hari atau pengalaman untuk mencapai keputusan
yang terbaik.
 DSS dan GDSS adalah sangat berguna dalam membuat keputusan yang
betul. Gaya hidup yang celik tekno seperti mengguna komputer riba atau
komputer bimbit menjadikan DSS dan GDSS penting kerana mobiliti
komputer membolehkan manusia untuk menggunakan komputer di mana
sahaja bagi membantu mereka untuk membuat keputusan.
Pemodelan analisis untuk DSS Sistem Sokongan Keputusan

Kumpulan (GDSS)
Membuat keputusan
Perisian kumpulan
Sistem Sokongan Keputusan (DSS)

Topik  Sistem
6 Maklumat
Eksekutif
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menghuraikan peranan eksekutif;
2. Menerangkan bagaimana eksekutif berfikir dengan memahami
tiga kajian tentang sains pengurusan;
3. Menghuraikan tugas eksekutif dan bagaimana mereka berfikir;
dan
4. Menerangkan EIS berasaskan komputer.
 PENGENALAN
Pada pendapat anda, apakah yang membezakan seorang pengurus jabatan
daripada Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) sesebuah organisasi? Anda mungkin
berfikir tentang aspek-aspek pendapatan, personaliti atau mungkin status sosial
mereka. Walau bagaimanapun, eksperimen Martineau (1968) mendapati
sebaliknya. Beliau mendapati bahawa perbezaan terbesar antara kedua-duanya
adalah dari perspektif kerja dan bagaimana kerja dilaksanakan. Malah jenis
sistem maklumat yang digunakan oleh seorang pengurus jabatan adalah berbeza
daripada yang digunakan oleh CEO.
Pegawai Eksekutif Kanan biasanya menggunakan Sistem Maklumat Eksekutif

(EIS) dalam kerja sehariannya. EIS adalah satu sistem yang menyediakan
maklumat terkini, sejarah dan beberapa jangkaan tentang status dan persekitaran
syarikat itu untuk menyokong tugas-tugas pentadbiran dan proses membuat
keputusan eksekutif. EIS biasanya menggunakan teknik grafik kualitatif,

TOPIK 6 SISTEM MAKLUMAT EKSEKUTIF  129
teknologi komunikasi dan pemprosesan terbaru, semua jenis mekanisme input

dan output, termasuk media penyimpanan, untuk menyediakan kemudahan
tersebut. EIS juga dikenali sebagai Sistem Sokongan Eksekutif (ESS).
Dalam topik ini, anda akan belajar bagaimana EIS membantu dalam kerja-kerja
pengurus dan dalam membuat keputusan.
6.1 PERANAN DAN CIRI-CIRI EKSEKUTIF

Sebelum kita membincangkan EIS secara terperinci, adalah penting untuk kita
tahu apa itu eksekutif. Siapa yang sebenarnya wajar dipanggil eksekutif? Apakah
peranan dan tugas-tugas seorang eksekutif? Mengapa kita mesti tahu apa itu
eksekutif dan apakah hubungannya dengan EIS?
Sekarang dengan menyebut eksekutif, kita tidak memberi tumpuan kepada eksekutif
tahap rendah seperti eksekutif jualan atau eksekutif sokongan IT yang melaksanakan
tugas-tugas yang diberikan oleh penyelia, walaupun sumbangan mereka amat
penting untuk sesebuah organisasi. Tumpuan kita di sini ialah eksekutif tahap yang
lebih tinggi yang terlibat dalam proses membuat keputusan seperti ketua pegawai
eksekutif, ketua pegawai kewangan dan ketua pegawai maklumat.
Penggunaan perkataan „eksekutif‰ adalah untuk mengenal pasti pengurus di

peringkat yang lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Eksekutif mempunyai
kuasa dan autoriti untuk menentukan hala tuju organisasi melalui
penglibatannya dalam menggariskan pelan strategik dan dasar organisasi.
Selain daripada itu, eksekutif adalah berbeza daripada pengurus pada tahap
lebih rendah dari segi sikap. Eksekutif berorientasikan organisasi, manakala
pengurus berorientasikan unit atau jabatan. Mari kita mengambil contoh Naib
Canselor universiti dan dekan fakulti. Naib Canselor mengurus dan memimpin
sebuah universiti yang mungkin mengandungi sepuluh fakulti, empat pusat dan
enam unit sokongan manakala Dekan lebih tertumpu kepada tugas-tugas
mereka memimpin dan merancang strategi untuk fakulti. Kita akan belajar
tentang peranan eksekutif selepas kita belajar tentang tiga kajian yang dijalankan
oleh pakar-pakar dalam bidang sains pengurusan ă Henri Fayol, Henry
Mintzberg dan John Kotter.
Kajian-kajian yang dijalankan oleh Pusat Penyelidikan Sistem Maklumat (CISR)

di MIT mendapati bahawa pengguna utama EIS adalah ketua pegawai eksekutif
(CEO), ketua pegawai kewangan (CFO) dan ketua pegawai operasi (COO).

130  TOPIK 6 SISTEM MAKLUMAT EKSEKUTIF
SEMAK KENDIRI 6.1

Siapa yang anda akan panggil sebagai eksekutif? Namakan seorang
eksekutif terkenal di Malaysia.
SEMAK KENDIRI 6.2

Bezakan tugas-tugas eksekutif (seperti ketua pegawai eksekutif atau
presiden syarikat) dan pekerja sokongan atau pengurus jabatan.
6.1.1 Fungsi Pengurusan Fayol

McLeod dan Schell (2001) menyatakan bahawa Henri Fayol (1914) percaya
bahawa semua eksekutif melakukan fungsi-fungsi pengurusan yang sama:
merancang, mengatur, mentadbir dan mengambil pekerja, termasuk mengarah
dan mengawal. Henri Fayol adalah salah seorang penyelidik pengurusan.
6.1.2 Peranan Pengurusan Mintzberg

Mintzberg (1973) percaya bahawa pengurus memainkan semua peranan
mengikut tahap kecuali pengurus orientasi. Sebagai contoh, salah satu peranan
eksekutif adalah untuk membuat keputusan dalam rundingan. Pengurus
peringkat yang lebih tinggi (eksekutif) berunding mengenai penggabungan
syarikat manakala pengurus peringkat lebih rendah berunding dengan pembekal
tentang tarikh penghantaran produk.
Pengurus kedua-dua tahap menjalankan rundingan dengan orientasi yang

berbeza. Mintzberg mendapati perbezaan dalam masa yang diambil antara
kedua-dua tahap apabila salah seorang memainkan peranan pengurusan.
Sebagai contoh, pengurus tahap yang lebih tinggi mungkin mengambil masa
yang lebih lama berbanding dengan pengurus tahap yang lebih rendah kerana
mereka menangani keadaan lebih kritikal dan strategik yang melibatkan
kelangsungan organisasi.

Rajah 6.1: Organisasi tanpa Sistem Maklumat Eksekutif (EIS)
Jika EIS tidak dilaksanakan, maka CBIS (Sistem Maklumat berasaskan

Komputer) akan kelihatan seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 6.1. Rajah 6.1
menunjukkan eksekutif menerima semua maklumat daripada fungsi-fungsi
subsistem seperti Sistem Maklumat Kewangan dan Sistem Maklumat Monetari
yang perlu diproses. Eksekutif masih perlu menganalisa dan menukar data
kepada maklumat yang lebih bermakna. EIS, seperti yang ditunjukkan dalam
Rajah 6.2, membantu eksekutif menganalisa dan mengubah data ke dalam
maklumat yang bermakna. EIS akan menerima semua data dan maklumat
daripada fungsi subsistem dan persekitarannya, kemudian memproses dan
mengemukakannya melalui antara muka yang baik kepada eksekutif.

Rajah 6.2: Organisasi menggunakan Sistem Maklumat Eksekutif
6.1.3 Rangkaian dan Agenda Kotter

Kotter (1982), seorang profesor di Harvard, percaya bahawa eksekutif
menangani tugas-tugas mereka dengan menggunakan tiga strategi yang
dinyatakan seperti berikut:
(a) Agenda
Ini adalah objektif syarikat yang perlu dicapai. Terdapat dua jenis agenda:
jangka panjang dan jangka pendek. Sebagai contoh, agenda jangka panjang
adalah jenis, kuantiti dan reka bentuk kereta Proton yang perlu dihasilkan
dalam 5, 10 atau 20 tahun. Agenda jangka pendek pula berkaitan dengan
saiz penumpang pasaran kereta di Malaysia yang perlu ditawan oleh
produk barunya iaitu Proton Preve 1.6 CFE.
(b) Membina rangkaian

Eksekutif perlu membina rangkaian. Ini tidak sama seperti rangkaian
komputer. Kotter memikirkan bahawa eksekutif perlu membina rangkaian
atau hubungan antara individu di dalam dan di luar organisasi yang boleh
atau akan membantu dalam mencapai matlamat di atas.

(c) Persekitaran
Eksekutif perlu mereka bentuk persekitaran atau sekeliling yang baik.
Persekitaran sebenarnya adalah penekanan terhadap nilai-nilai murni yang
boleh membantu ahli-ahli rangkaian bekerjasama antara satu sama lain
untuk mencapai agenda.
6.1.4 Bagaimana Eksekutif Berfikir

Anda perlu tahu bagaimana eksekutif berfikir untuk lebih memahami bagaimana
EIS perlu berfungsi, ciri-ciri yang diperlukan dan jenis maklumat unik yang
diberikan berbanding dengan sistem maklumat lain. EIS dibangunkan dengan
berhati-hati kerana ia akan digunakan oleh eksekutif untuk mendapatkan
maklumat dalam membuat keputusan atau untuk menggariskan pelan atau
dasar syarikat yang strategik. Sudah tentu anda tidak mahu membangunkan satu
sistem yang memberi maklumat palsu atau tidak tepat kepada majikan anda,
benar begitu?
Penyelidik seperti Profesor Daniel J. Isenberg (1984) dari Harvard menyatakan

bahawa eksekutif secara umumnya berfikir tentang dua kelas masalah:
(a) Kelas pertama: Bagaimana menyelesaikan masalah kerja.
(b) Kelas kedua: Bagaimana menguruskan isu besar atau sasaran umum
organisasi.
Berhubung dengan kelas pertama, eksekutif menumpukan perhatian lebih

kepada isu-isu yang berkaitan dengan organisasi dan individu bawahan untuk
menyelesaikan masalah dan bukan berfikir tentang cara-cara untuk
menyelesaikannya.
Pemerhatian Isenberg menunjukkan bahawa eksekutif tidak sentiasa mengikuti

langkah-langkah yang betul dalam membuat keputusan. Sebagai contoh, dalam
menangani masalah, eksekutif biasanya terus menumpu pada pelaksanaan
penyelesaian dan kemudian kembali pada penilaian alternatif, yang merupakan
suatu langkah sebelum pelaksanaan. Eksekutif membuat keputusan yang rasional
tetapi keputusan yang dibuat tidak bermakna keputusan itu adalah betul.
Isenberg percaya bahawa eksekutif menggunakan gerak hati mereka dalam

setiap aspek proses membuat keputusan. Gerak hati memainkan peranan yang
amat penting dalam membantu eksekutif membuat keputusan. Ini adalah kerana
sifat manusia, di mana masalah yang dialami oleh eksekutif adalah tidak
berstruktur, dan ini termasuk pengalaman eksekutif. Ini sangat mempengaruhi
proses membuat keputusan oleh eksekutif.

AKTIVITI 6.1
Carikan artikel yang berkaitan dengan peranan eksekutif tahap tinggi
dalam menerajui sebuah syarikat. Pada pendapat anda, mengapa kita
perlu belajar dan memahami bagaimana eksekutif berfungsi?
6.2 KEPERLUAN MAKLUMAT EKSEKUTIF

Selepas belajar tentang proses pemikiran eksekutif, anda akan memahami
bahawa gaya mereka berfikir adalah unik, sama seperti tugas dan matlamat
mereka. Apakah jenis maklumat yang mereka perlukan? Ini juga unik kerana
mereka memerlukan maklumat yang orang lain tidak dapat fikir untuk membuat
keputusan dalam perancangan strategik mereka. Sekarang kita akan belajar
tentang kajian yang dijalankan oleh Mintzberg, Jones dan McLeod.
6.2.1 Penyelidikan Mintzberg

Mintzberg adalah penyelidik pertama yang mengkaji maklumat yang diperlukan
oleh eksekutif dengan mengenal pasti bagaimana eksekutif menghabiskan masa
mereka. Kajian beliau mendapati eksekutif menghabiskan masa mereka untuk
lima aktiviti asas: 22% melakukan kerja di atas meja (seperti menaip, membaca
atau membalas e-mel, membaca laporan dan lain-lain), 6% dalam menjawab dan
mengembalikan panggilan, 10% menghadiri mesyuarat tidak berjadual, 59%
menghadiri mesyuarat yang dijadualkan dan 3% membuat lawatan.
Apa yang anda harus perhatikan di sini ialah penyelidikan Mintzberg telah
menjadi asas sistem maklumat reka bentuk moden berasaskan komputer dalam
konteks EIS. Peranan ini penting dalam pergaulan aplikasi pejabat maya untuk
eksekutif. Dalam bahasa yang mudah, apabila anda mahu membangunkan EIS,
anda perlu mencipta penyelidikan Mintzberg untuk memuktamadkan jenis
aplikasi yang berkaitan untuk diintegrasikan dalam EIS. Ini kerana ia akan
digunakan oleh eksekutif dengan maklumat yang memerlukan ciri-ciri yang
unik berbanding dengan pengguna akhir yang lain.
SEMAK KENDIRI 6.3
Jika kajian ini tidak boleh didapati, bolehkah anda mengenal pasti
keperluan maklumat eksekutif berdasarkan pemerhatian anda?

6.2.2 Penyelidikan Jones dan McLeod

Profesor Jack W. Jones dan Raymond McLeod (1987) melihat kepentingan dalam
penyelidikan mendalam mengenai sumber maklumat dan medium yang digunakan
oleh eksekutif seperti yang dilaporkan oleh Mintzberg. Penyelidikan mereka telah
direka untuk menjawab lima soalan yang dinyatakan seperti berikut:
(a) Berapa Banyak Maklumat yang Diterima Eksekutif?

Eksekutif menerima purata 29 transaksi setiap hari. Transaksi biasanya
dilakukan melalui medium komunikasi seperti laporan komputer, memo,
menjawab telefon, mel, mesyuarat dan lain-lain.
(b) Apakah Nilai Maklumat yang Diterima?

Menurut penyelidikan mereka, hampir 26% daripada transaksi yang
diterima tidak mempunyai sebarang nilai. Hanya 6% daripada maklumat
yang diterima mempunyai nilai yang tinggi. Maklumat yang lain hanyalah
bernilai sederhana.
(c) Apakah Sumber Maklumat Eksekutif?

Jones dan McLeod juga menyelidik sumber maklumat eksekutif. Mereka
mendapati bahawa persekitaran organisasi seperti kerajaan, universiti,
media massa dan lain-lain, adalah sumber utama maklumat tetapi
mempunyai nilai yang rendah. Sebaliknya, sebahagian kecil maklumat
seperti maklumat yang diberikan oleh ahli-ahli organisasi mempunyai nilai
yang sangat tinggi kepada eksekutif.
(d) Apakah Jenis Media yang Digunakan oleh Eksekutif untuk Pertukaran
Maklumat dan untuk Berkomunikasi?
(i) Medium bertulis: laporan komputer, memo, mel, jurnal dan lain-lain
terdiri daripada 61% transaksi yang diterima.
(ii) 2% daripada maklumat diterima semasa di majlis.
(iii) 21% adalah daripada menggunakan telefon.
(iv) 5% adalah daripada mesyuarat berjadual.
(v) 6% adalah mesyuarat tidak berjadual.
(e) Bagaimana Maklumat yang Diterima Digunakan oleh Eksekutif?

(i) 32% digunakan untuk perdagangan dan keusahawanan.
(ii) 42% untuk menangani masalah atau kekacauan.
(iii) 17% digunakan sebagai sumber pengagihan.

(iv) 3% digunakan untuk perundingan dan perniagaan.

(v) Penggunaan 6% terakhir adalah tidak diketahui.
Oleh itu, apakah makna maklumat yang diberikan di atas? Apakah kaitan EIS
dengan semua ini? Apakah kepentingan penyelidikan? Terdapat tiga penemuan
utama yang perlu kita tahu:
(a) Kebanyakan maklumat yang diterima datangnya dari persekitaran organisasi
tetapi maklumat dalaman syarikat mempunyai nilai yang lebih tinggi.
(b) Kebanyakan maklumat yang diterima oleh eksekutif adalah dalam bentuk
bertulis tetapi maklumat yang mempunyai nilai tertinggi diterima secara lisan.
(c) Eksekutif menerima sedikit maklumat daripada computer.
Kesimpulannya, tidak ada sistem maklumat eksekutif yang bergantung

sepenuhnya pada komputer. Apa yang sebenarnya berlaku ialah komputer
digunakan sebagai sokongan untuk aliran kerja tidak berkomputer. Penyelidikan
Jones dan McLeod menyediakan pengajaran yang baik kepada kita tentang ciri-
ciri dan bentuk aliran maklumat yang diperlukan eksekutif untuk mendapatkan
maklumat yang boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah mereka.
SEMAK KENDIRI 6.3

Jika kajian ini tidak boleh didapati, bolehkah anda mengenal pasti
keperluan maklumat eksekutif berdasarkan pemerhatian anda?
6.3 SISTEM MAKLUMAT EKSEKUTIF

BERASASKAN KOMPUTER
Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) adalah satu sistem yang menyediakan
maklumat kepada eksekutif tentang prestasi syarikat secara keseluruhannya.
Maklumat ini boleh diperolehi dengan mudah dan maklumat terperinci boleh
didapati berdasarkan keperluan eksekutif. EIS adalah alat yang menyediakan
akses dalam talian pada maklumat yang relevan dalam format yang berguna dan
boleh dicari.
Maklumat relevan adalah maklumat semasa, tepat dan boleh digunakan

untuk perniagaan berdasarkan kepentingan eksekutif

6.3.1 Definisi
Menurut McLeod dan Schell (2001), EIS adalah satu sistem yang menyediakan
maklumat kepada eksekutif tentang kemajuan organisasi secara keseluruhannya.
Secara umum, EIS ditakrifkan sebagai:
„Satu kaedah berasaskan komputer bagi kedua-dua eksekutif tidak
berpengalaman dan berpengetahuan dengan komputer untuk mendapat,
membuat, menghantar maklumat termasuk meneroka dan mencari
secara terperinci maklumat tertentu daripada bidang yang diperlukan
oleh mereka untuk membuat keputusan.‰
EIS menangani keputusan bukan rutin yang memerlukan pertimbangan,

penilaian dan pandangan kerana tidak ada prosedur yang dipersetujui dalam
membuat penyelesaian.
AKTIVITI 6.2
Satu definisi menarik tentang Sistem Maklumat Eksekutif boleh
didapati dari Bab 2 buku ini: Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2013).
Management information systems ă Managing the digital firm (13th
ed.). Prentice Hall.
Baca definisi yang diberikan dalam buku tersebut dan bandingkan
dengan definisi yang diberikan dalam modul ini.
6.3.2 Model EIS

Lihat Rajah 6.3. Ia menunjukkan infrastruktur EIS yang melibatkan Komputer
Peribadi (PC).

Rajah 6.3: Model EIS
Syarikat-syarikat besar biasanya menjalin rangkaian PC mereka dengan

Superkomputer atau kerangka utama. PC eksekutif akan bertindak sebagai
stesen kerja eksekutif. Stesen kerja eksekutif ini dilengkapi dengan cakera keras
yang besar untuk menyimpan data dan maklumat yang diproses oleh komputer
pusat (seperti Superkomputer atau kerangka utama). Eksekutif hanya memilih
dari menu dan memaparkan skrin tertentu untuk memproses tugas.
Sistem ini juga dilengkapi dengan satu aplikasi e-mel termasuklah kemudahan
persediaan untuk eksekutif memuat turun data atau maklumat dari
Superkomputer atau pelayan tertentu. Terdapat juga variasi EIS yang
menyediakan penjelasan tentang maklumat semasa, pesaing, atau maklumat
sosial dan ekonomi, kedua-duanya secara dalaman dan luaran.
Terdapat banyak perisian dan aplikasi EIS yang boleh didapati di pasaran, yang
disediakan oleh vendor perisian komersil. Biasanya perisian ini terdiri daripada
automasi pejabat, e-mel, pengurusan maklumat, maklumat sambungan dan
analisis maklumat.

6.3.3 Input dan Output EIS

Bagi membolehkan EIS berfungsi, ia perlu dibekalkan dengan data umum dan
data tertentu. Merujuk pada Rajah 6.2, input ke dalam EIS datang dari sistem
maklumat lain seperti Sistem Pemprosesan Urus Niaga, Sistem Laporan
Pengurusan dan Sistem Maklumat Pengurusan.
Data EIS diperlukan untuk input bergantung pada keperluan eksekutif sebagai
pengguna akhir. Apa sahaja maklumat yang diperlukan untuk membuat
keputusan, serta maklumat yang dianggap perlu oleh eksekutif, perlu
dimasukkan dalam EIS. Walau bagaimanapun, menyusun data dan jenis
maklumat yang perlu diproses oleh EIS adalah sukar. Ini adalah kerana
pembangunan EIS bermula dengan beberapa ciri yang diingini eksekutif.
Kemudian, ia akan diperluaskan mengikut maklumat yang diperlukan oleh
pengurus yang menggunakannya. Selepas itu, format dan jenis maklumat dalam
EIS akan menjadi lapuk dan terpesong dari perancangan strategik yang awal.
Output EIS adalah seperti berikut:

(a) Menyediakan laporan standard;
(b) Kemudahan grafik dan dalam talian; dan
(c) Maklumat atas permintaan.
SEMAK KENDIRI 6.5
Berikan contoh-contoh sistem lain yang mengeluarkan output tetapi

menjadi input untuk EIS.
6.3.4 Ciri-Ciri EIS

Beberapa ciri penting EIS adalah:
(a) Biasanya ia adalah khusus untuk eksekutif ă matlamat EIS adalah untuk
memberi maklumat yang tepat kepada individu pada masa yang betul dan
dalam format yang betul.
(b) Mudah untuk digunakan kerana kebanyakan pengguna adalah pembuat
keputusan yang biasanya tidak mahir dalam hal-hal teknikal.
(c) Menyokong keperluan data luaran kerana kebanyakan maklumat yang
diperlukan di peringkat atasan adalah dari sumber-sumber luar.

(d) Membantu dalam keadaan sangat tidak menentu dengan memberikan

maklumat dan cadangan yang berguna untuk membuat keputusan yang
kritikal.
(e) Mempunyai masa depan berorientasikan masa kerana keputusan yang
dibuat adalah untuk jangka masa panjang dan boleh digunakan dalam
beberapa tahun akan datang.
(f) Ia adalah berkaitan dengan proses perniagaan nilai tambahan yang
disambungkan pada DSS untuk meningkatkan keberkesanan dan
keupayaan sistem untuk membuat keputusan yang lebih baik.
6.3.5 Keupayaan EIS

Beberapa keupayaan EIS adalah untuk:
(a) Menyokong pengurusan strategik kerana EIS membolehkan pembuatan
keputusan untuk jangka masa panjang.
(b) Menyokong penubuhan visi organisasi keseluruhan dengan perancangan
strategik yang dibuat.
(c) Menyokong pengurusan strategik dan pengambilan bekerja kakitangan.
(d) Menyokong kawalan strategik dalam memantau dan menguruskan operasi
organisasi.
(e) Menyokong pengurusan krisis, terutamanya perancangan, sekiranya
berlaku kemalangan, kebakaran dan sebagainya, yang boleh menghentikan
operasi organisasi. EIS boleh membantu eksekutif untuk merancang
menghadapi bencana-bencana ini.
SEMAK KENDIRI 6.6
1. Takrifkan Sistem Maklumat Eksekutif.

2. Apakah output EIS?
3. Lakarkan model EIS, termasuk komponen penting dan aliran data.
4. Nyatakan perbezaan antara eksekutif dan pengurus jabatan.

Ć Eksekutif di tahap lebih tinggi mempunyai ciri-ciri mereka sendiri dari

segi pengurusan dan keputusan, yang berbeza daripada eksekutif
peringkat lebih rendah.
Ć Kajian menunjukkan bahawa maklumat yang diperlukan oleh eksekutif

adalah lebih berorientasikan organisasi.
Ć Pengurus peringkat yang lebih tinggi memainkan peranan penting dalam

membentuk kejayaan organisasi, dan prestasi pekerja mereka juga penting
dalam mencapai misi dan visi organisasi. Oleh itu, sistem seperti EIS adalah
sangat penting kerana ia menyokong perancangan jangka panjang dalam
sesebuah organisasi.
Ć EIS mampu mewujudkan sumber maklumat baru yang boleh membantu

syarikat meningkatkan prestasi dan pada masa yang sama menyediakan
perkhidmatan cemerlang kepada kakitangan dan pelanggannya.
Model EIS Sistem Maklumat berasaskan Komputer

Peranan pengurusan Sistem Maklumat Eksekutif

Topik  Sistem Pakar
7
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menghuraikan apa itu Sistem Pakar dan penggunaannya;
2. Menerangkan langkah-langkah terlibat dalam menghasilkan
peraturan dan pengumpulan maklumat;
3. Menerangkan seni bina dan pembangunan Sistem Pakar dan
pembangunan;
4. Menyenaraikan ciri-ciri utama Sistem Pakar; dan
5. Menerangkan kebaikan dan keburukan Sistem Pakar.
 PENGENALAN
Dalam topik ini, anda akan mempelajari salah satu cabang kecerdasan buatan
iaitu Sistem Pakar. Sistem Pakar juga dikenali sebagai sistem berdasarkan
pengetahuan. Sistem Pakar terdiri daripada banyak sistem berdasarkan
peraturan, kerangka dan set kabur. Dalam topik ini, anda akan didedahkan pada
Sistem Pakar yang paling popular iaitu sistem yang berdasarkan peraturan.
Bersedia? Mari kita teruskan.

TOPIK 7 SISTEM PAKAR  143
7.1 APAKAH ITU SISTEM PAKAR?

Sebelum anda teruskan, bolehkah anda menerangkan perkataan akar dalam
„Sistem Pakar‰, iaitu „pakar‰?
Seorang pakar adalah individu yang memiliki kepakaran dan

pengetahuan dalam bidang pengkhususannya.
Contoh-contoh pakar adalah pakar jantung dan pakar matematik. Melalui

pengalamannya, seseorang pakar mengembangkan kemahirannya untuk
membolehkannya menyelesaikan masalah secara heuristik, cekap dan berkesan.
Menurut Efraim Turban (2001), Sistem Pakar berasal dari terminologi Sistem
Pakar berasaskan Pengetahuan. ES yang baik adalah sistem yang boleh menyalin
proses membuat perhitungan pada diri manusia.
Prof Edward Feigenbaum (1983) dari Stanford University, seorang penyelidik

mengenai ES mentakrifkan ES sebagai:
„⁄program kecerdasan komputer yang menggunakan pengetahuan dan
prosedur perhitungan untuk menyelesaikan masalah yang sukar yang
memerlukan kepakaran untuk menyelesaikan masalah.‰
Berdasarkan definisi yang diberikan sebelum ini, kita boleh takrifkan Sistem
Pakar sebagai:
Sistem Pakar adalah sistem maklumat yang mampu meniru pemikiran

manusia dan memberi pertimbangan semasa proses membuat keputusan.
ES menggunakan pengetahuan manusia yang disimpan dalam komputer yang

memerlukan kepakaran manusia untuk menyelesaikannya. ES adalah sistem
maklumat yang digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah yang biasanya
memerlukan pakar untuk menyelesaikannya. ES dibangunkan sebagai model
yang digunakan oleh pakar untuk menyelesaikan masalah, ES mesti boleh
memberikan pengguna dengan perkhidmatan dan kemudahan yang boleh
disediakan pakar.

144  TOPIK 7 SISTEM PAKAR
SEMAK KENDIRI 7.1

Pada masa ini, Sistem Pakar adalah topik popular dalam Sistem
Maklumat Pengurusan. Menggunakan perkataan anda sendiri,
terangkan apa itu Sistem Pakar.
7.1.1 Kenapa Sistem Pakar Diperlukan?

Anda mesti berfikir mengenai rasional di sebalik proses memindahkan pengetahuan
seseorang pakar ke sebuah komputer.Jadual 7.1 akan menjawab pertanyaan anda
dengan membandingkan Sistem Pakar dengan kemampuan manusia.
Jadual 7.1: Perbandingan di antara Sistem Pakar dan seorang Pakar Manusia
Faktor Pakar Manusia Sistem Pakar

Masa (boleh diperolehi) Hari bekerja sahaja Bila-bila masa
Geografi Setempat Di mana-mana sahaja
Keselamatan Tidak boleh diganti Boleh diganti
Kerosakan Ya Tidak
Kelajuan dan kecekapan Berubah Konsisten
Kos Tinggi Berpatutan
Sistem Pakar dibina kerana dua faktor, sama ada untuk mengganti atau
membantu pakar.
Antara sebab perlunya Sistem Pakar bagi menggantikan pakar adalah:

(a) Untuk membolehkan penggunaan kepakaran selepas waktu bekerja atau di
lokasi berbeza;
(b) Untuk mengautomasi tugasan rutin yang memerlukan kepakaran manusia
pada semua masa yang tidak dihadiri, bagi mengurangkan kos operasi;
(c) Untuk menggantikan pekerja pakar yang bersara atau bertukar kerja; dan
(d) Untuk mengambil kerja seorang pakar adalah mahal.
Sistem Pakar digunakan untuk:

(a) Membantu pakar-pakar dalam rutin mereka untuk mempertingkatkan
produktiviti;

(b) Membantu pakar dalam beberapa tugasan yang kompleks dan sukar yang
boleh diuruskan dengan berkesan; dan
(c) Membantu pakar untuk memperolehi maklumat yang diperlukan oleh
pakar lain yang sudah lupa mengenainya atau terlalu sibuk untuk mencari
untuknya.
AKTIVITI 7.1
Pernahkah kereta anda rosak? Fikir tentang bagaimana Sistem Pakar
boleh membantu pemilik kereta. Bincangkannya dengan rakan-rakan
sekursus anda.
7.1.2 Penggunaan Sistem Pakar

Sistem Pakar digunakan secara meluas dalam semua jenis bidang dan sektor
seperti perubatan, kejuruteraan, pendidikan, pemasaran, perancangan cukai dan
sebagainya. Kita akan pelajari beberapa penggunaan yang lain dalam sektor
kewangan, pengeluaran dan pertahanan. Contoh-contoh penggunaan dalam
kewangan dan pengeluaran dibincangkan seperti yang berikut.
(a) Penggunaan ES dalam Sektor Perbankan dan Kewangan

Terdapat pelbagai Sistem Pakar yang digunakan dalam sektor ini seperti:
(i) Sistem Pakar yang membantu pengurus bank dalam membuat
keputusan dalam meluluskan pinjaman.
(ii) Sistem Pakar yang menasihati pengurus bank dalam memberikan
pinjaman perumahan.
(iii) Sistem Pakar yang menasihati syarikat insurans mengenai risiko-
risiko yang terlibat dalam perlindungan insuran pelanggan atau
syarikat.
(iv) Sistem Pakar yang membantu bank untuk menentukan sama ada
pelanggan layak diberikan kad kredit atau tidak.
(v) Sistem Pakar yang mengenal pasti penipuan melalui komputer dan
mengawalnya.
(b) Penggunaan ES dalam Industri Pengeluaran

Dalam industri pengeluaran pula terdapat:
(i) Sistem Pakar yang mampu mendiagnosiskan beberapa kerosakan
teknikal dalam kapal terbang, turbin gas dan helikopter.

(ii) Sistem Pakar yang membantu mengenal pasti ancaman yang

memberi risiko pada keselamatan .
(iii) Sistem Pakar yang membantu untuk membentuk dan menghasilkan
item mekanikal yang kecil.
Sebagaimana dimaklumkan sebelum ini, Sistem Pakar digunakan secara meluas

dalam banyak bidang aplikasi. Ini adalah disebabkan oleh kemampuannya
untuk menyelesaikan pelbagai corak atau paradigma masalah. Jadual 7.2
menyenaraikan sepuluh paradigma dalam penyelesaian masalah yang mampu
diselesaikan oleh sesebuah Sistem Pakar.
Jadual 7.2: Paradigma Penyelesaian Masalah
Paradigma
Contoh Aplikasi Sistem Pakar
Penyelesaian Masalah
Kawalan Mengawal tatalaku sistem berdasarkan spesifikasi.
Reka Bentuk Menjajarkan objek menuruti had.
Diagnosis Menyediakan sebab-sebab untuk kerosakan sistem
berdasarkan pemerhatian
Arahan Mendiagnosis dan memperbaiki tatalaku para pelajar.
Terjemahan Menyediakan sebab-sebab untuk situasi berdasarkan data
yang diberikan.
Penilaian Membandingkan data pemerhatian dengan jangkaan.
Perancangan Mereka bentuk rancangan tindakan
Peramalan Memberikan sebab-sebab tentang sebab dan kesan sesuatu
keputusan berdasarkan situasi.
Pemilihan Mengenal pasti pilihan terbaik dari semua alternatif dan
kebarangkalian.
Preskripsi Mencadangkan penyelesaian untuk memperbaiki sistem
yang rosak.

SEMAK KENDIRI 7.2
Bezakan antara kepakaran manusia dan Sistem Pakar. Anda boleh

menggunakan jadual yang berikut.
Faktor Kepakaran Manusia Sistem Pakar

Masa (boleh diperolehi)
Geografi
Keselamatan
Kerosakan
Prestasi dan kelajuan
Kos
7.2 PENGETAHUAN DAN KEPAKARAN

Pada tahun-tahun 1970an, saintis komputer menerima fakta bahawa dalam
membolehkan sesuatu mesin menyelesaikan masalah intelektual, mesin mesti
tahu bagaimana menyelesaikannya. Dalam lain perkataan, ia perlu mempunyai
pengetahuan bagaimana untuk menyelesaikan masalah dalam domain tertentu.
(a) Apa itu Pengetahuan?
Pengetahuan adalah pemahaman teori atau praktikal sesuatu subjek

atau domain.
Pengetahuan adalah satu kombinasi dan percampuran maklumat yang

sudah diketahui dan pengetahuan adalah kuasa. Sesiapa yang memiliki
sejumlah pengetahuan mungkin dianggap sebagai pakar. Pakar adalah
orang yang mempunyai kuasa dalam organisasi. Dalam syarikat yang
berjaya, terdapat beberapa jumlah pakar kelas pertama dan syarikat tidak
akan berjaya tanpa mereka. Contohnya, Sun Microsystem memiliki James
Gosling, pengasas pengaturcaraan Java.

(b) Siapa yang Layak untuk Digelar Pakar?

Sesiapa sahaja boleh dipanggil pakar selagi individu itu memiliki
pengetahuan yang sangat luas dalam bidang tertentu dan mempunyai
pengalaman praktikal dan sesetengah domain. Bagaimanapun, individu
adalah terhad pada domainnya. Sebagai contoh, menjadi seorang pakar IT
tidak bermakna individu itu adalah pakar dalam semua domain IT tetapi
beliau mungkin menjadi pakar dalam sistem kecerdasan atau hanya pakar
dalam pembangunan agen kecerdasan.
(c) Bagaimana seorang Pakar Berfikir?

Proses mental manusia terlalu kompleks dan rumit untuk dirangkakan
sebagai algoritma. Ramai pakar hanya boleh mencipta peraturan dalam
menyelesaikan sesetengah masalah. Kita akan pelajari lebih lagi mengenai
langkah-langkah dalam membuat rujukan pengetahuan yang diperolehi
daripada pakar dengan peraturan apabila kita belajar tentang seni bina asas
Sistem Pakar. Dalam hal yang lain, Rajah 7.1 dan Rajah 7.2 menunjukkan
perbezaan pemikiran seorang pakar dan sebuah mesin.
Rajah 7.1: Struktur seni bina penyelesaian masalah
Rajah 7.2: Struktur seni bina penyelesaian masalah Sistem Pakar

SEMAK KENDIRI 7.3

Pengetahuan membantu manusia untuk menyelesaikan masalah.
Bagaimanakah pengetahuan digunakan dalam sistem? Bincangkan.
SEMAK KENDIRI 7.4
Senaraikan perbezaan antara seni bina penyelesaian masalah

manusia dan Sistem Pakar.
7.3 SENI BINA SISTEM PAKAR

Sesebuah ES menggabungkan pengetahuan, fakta dan teknik perhitungan dalam
menghasilkan keputusan. Untuk menghasilkan keputusan, seni bina
fundamental ES diperlukan sepertimana yang ditunjukkan dalam Rajah 7.3.
Rajah 7.3: Komponen asas Sistem Pakar
Dari Rajah 7.3, anda akan melihat komponen-komponen asas sesebuah Sistem
Pakar iaitu:
(a) Kemudahan pemerolehan pengetahuan;
(b) Pangkalan pengetahuan;

(c) Enjin inferens; dan

(d) Kemudahan penerangan;
Mari kita bincangkan komponen-komponennya dengan terperinci.
7.3.1 Pemerolehan Pengetahuan
Pemerolehan pengetahuan adalah proses mengumpul dan memindahkan

kepakaran penyelesaian masalah dari semua sumber pengetahuan dalam
program komputer.
Maklumat pakar yang diperoleh akan digunakan dalam membangun dan

mengembangkan pangkalan pengetahuan. Sumber pengetahuan yang
dinyatakan di sini termasuk kepakaran, jurnal, Internet, pangkalan data dalam
talian atau laporan penyelidikan dan eksperimen.
7.3.2 Pangkalan Pengetahuan

Pangkalan data menyimpan dua perkara penting: fakta dan peraturan atau
peraturan heuristik.
(a) Data tersimpan adalah maklumat atau data dalam beberapa bidang yang
dikenal pasti.
(b) Peraturan atau peraturan heuristik menerangkan prosedur perhitungan
yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tertentu.
Perwakilan pengetahuan telah dibincangkan sebelum ini. Ia adalah prosedur

digunakan untuk mengurus pengetahuan. Pangkalan data pengetahuan adalah
berbeza dari pangkalan data konvensional. Pangkalan data pengetahuan tidak
menyimpan maklumat seperti nombor, teks, nilai logik dan lain-lain yang
ditemui dalam pangkalan data biasa. Dalam hal yang lain, ia menyimpan konsep
dan prosedur yang berdedikasi yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan
masalah. Terdapat beberapa kaedah berbeza menyimpan pengetahuan dalam
pangkalan data. Beberapa kaedah adalah kalkulus predikat, rangkaian semantik,
skrip dan kerangka utama.

Pewujudan Peraturan
Peraturan adalah dibahagikan kepada dua operator:

(a) IF, dipanggil sebelum (premis atau keadaan); dan
(b) THEN, ia dipanggil kesan (rumusan atau tindakan).
Secara umumnya, peraturan boleh mempunyai beberapa keadaan dengan

mengaitkan setiap keadaan pada kata kunci AND, OR atau kombinasi (AND dan
OR). Sebaliknya, ia adalah lebih baik mengelak dari menggabungkan kedua-
duanya dalam satu peraturan.
Lihat contoh di bawah yang menunjukkan beberapa keadaan yang berkaitan

dengan AND.
IF <keadaan 1>
AND <keadaan 2>
•
•
AND <keadaan n>
THEN <tindakan>
Contoh seterusnya menunjukkan bagaimana beberapa keadaan adalah berkaitan

dengan AND dan OR.
IF <keadaan 1>
AND <keadaan 2>
OR <keadaan 3>
THEN <tindakan>
Menurut Durkin, peraturan boleh mewakilkan satu perhubungan, cadangan,

arahan, strategi dan heuristik.
Jadual 7.3: Perwakilan Peraturan
Perwakilan Peraturan
Perhubungan IF ÂtangkiÊ adalah kosong
THEN kereta tidak boleh dihidupkan
Cadangan IF musim monsun
AND langit mendung
AND stesen cuaca menjangkakan hujan
THEN anda dinasihatkan untuk membawa payung

Arahan IF kereta tidak boleh dihidupkan

AND ÂtangkiÊ adalah kosong
THEN masukkan petrol ke dalam tangki
Strategi IF kereta tidak boleh dihidupkan
AND ÂtangkiÊ adalah kosong
THEN masukkan petrol ke dalam tangki
Langkah 1 telah selesai
IF Langkah 1 telah selesai
AND tangki adalah penuh
THEN periksa bateri kereta
Langkah 2 telah selesai
Heuristik IF cecair melimpah
AND pH yang melimpah < 6
AND berbau asidik atau masam
THEN limpahan itu asid asetik
7.3.3 Enjin Inferens

Enjin inferens adalah komponen terpenting dan dianggap sebagai „otak‰ sesuatu
ES. Enjin inferens adalah proses pengetahuan yang dimodelkan mengikut
kaedah perhitungan kepakaran manusia. Ia adalah proses Sistem Pakar yang
memadankan fakta-fakta yang disimpan di dalam ingatan kerja dengan domain
pengetahuan yang disimpan di dalam pangkalan data pengetahuan untuk
mendapatkan kaedah dari masalah. Ia juga dikenali sebagai struktur kawalan
atau jurubahasa peraturan untuk peraturan pangkalan ES.
Enjin inferens adalah program komputer yang memacu sehingga

rumusan atau penyelesaian; dan pada masa yang sama ia menyediakan
metodologi perhitungan untuk maklumat tersimpan dalam pangkalan
data pengetahuan.
Enjin inferens juga menyediakan satu garis panduan mengenai penggunaan

pengetahuan dalam ES dengan membangunkan agenda yang mengurus dan
mengawal langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah
semasa proses perundingan yang dilakukan oleh pengguna.

Terdapat dua strategi yang digunakan oleh enjin inferens apabila membuat
keputusan atau rumusan. Strategi-strategi ini adalah perantaian ke depan dan ke
belakang.
(a) Strategi Perantaian ke Depan

Enjin inferens memulakan perhitungan daripada fakta yang disediakan dan
maju sehingga ia mencapai keputusan atau rumusannya. Strategi ini
dipandu dengan menyediakan fakta dalam ruangan memori dan premis
yang ia perolehi darinya. Enjin inferens akan cuba memadan premis
diperlukan (IF) untuk semua peraturan dalam pangkalan data pengetahuan
di dalam memorinya. Jika terdapat beberapa peraturan yang padan,
prosedur penyelesaian akan digunakan. Enjin inferens akan berulangkali
memadan peraturan pengetahuan asas dengan data tersimpan dalam
memorinya.
(b) Strategi Perantaian ke Belakang

Strategi ini adalah berlawanan dengan strategi perantaian ke depan. Jika ia
bermula dari keputusan dan bergerak ke belakang untuk memperoleh fakta
menyokong untuk keputusan yang dibuat. Jika tidak terdapat fakta yang
sepadan yang menyokong keputusan yang dipilih, keputusan akan ditolak
dan keputusan yang lain akan dipilih. Proses akan berterusan sehinggalah
keputusan yang sesuai dan fakta yang menyokongnya boleh diperolehi.
Strategi perantaian ke depan boleh memperolehi keputusan dan menghasilkan

lebih maklumat dengan kurang soalan dibandingkan dengan perantaian ke
belakang. Oleh itu, ia selalu digunakan untuk ES yang berskala besar dan
kompleks. Bagaimanapun, kelemahan pendekatan ini adalah jangka masa lebih
lama diambil untuk memprosesnya. Sesetengah ES yang dibangunkan
mengambil kombinasi kedua-dua strategi perantaian yang dikenali sebagai
perantaian campuran.
AKTIVITI 7.2
Cari beberapa sumber (sama ada bercetak atau dalam talian) untuk
penerangan berkaitan penggunaan perantaian strategik ke depan dan
ke belakang. Pada pendapat anda, strategi yang manakah lebih banyak
digunakan? Anda boleh siarkan jawapan anda dalam forum
perbincangan dalam talian.

SEMAK KENDIRI 7.5

Adakah proses enjin inferens sama dengan proses perhitungan anda?
Manakah yang akan anda gunakan untuk menyelesaikan masalah?
Bolehkah kedua-dua proses digunakan? Bincangkan.
7.3.4 Kemudahan Penerangan

Komponen ini bertindak untuk membantu pengguna memahami bagaimana ES
mencapai keputusan atau rumusan masalah tertentu yang perlu diselesaikan.
Pengguna boleh memperolehi logik atau rasional untuk keputusan tertentu yang
dilakukannya. Komponen ini mampu menjawab soalan-soalan seperti:
(a) Kenapa soalan ini ditangani oleh sistem?
(b) Bagaimana keputusan dibuat?
(c) Berdasarkan apa keputusan dibuat?
(d) Kenapa sesetengah alternatif ditolak dari menjadi keputusan atau
penyelesaian?
Sebagai contoh,
ES : Adakah kereta boleh dihidupkan?

Pengguna : Kenapa?
ES : Jika saya tahu kereta saya tidak boleh dihidupkan, saya boleh
anggap masalah disebabkan oleh kegagalan sistem elektronik
kereta.
Seorang pakar akan bertindak berdasarkan pada apa beliau boleh merumuskan
dari jawapan sementara ES memberi maklum balas kepada soalan KENAPA
dengan memaparkan peraturan yang dilaksanakan.
(a) Penerangan KENAPA

Selain daripada menyediakan keputusan terakhir, ES boleh menerangkan
bagaimana ia berakhir dengan keputusan.
Membangunkan satu konvensional dilakukan berdasarkan masalah yang

ditakrifkan tetapi ia tidak sama untuk Sistem Pakar. Oleh itu, ES
memerlukan kemudahan justifikasi untuk menerangkan pada pengguna
tentang semua keputusan yang dibuat.

Contohnya:
ES : Bateri kereta kamu telah gagal berfungsi.

Pengguna ES : BAGAIMANA?
ES : Ini adalah kerana kereta anda tidak boleh dihidupkan, oleh
itu, sistem menganggap bahawa sistem elektronik dalam
kereta anda telah gagal berfungsi. Apabila sistem
menemui tahap voltan kurang daripada 10V, maka ia
terbukti bahawa bateri kereta anda sudah gagal.
ES memberi maklum balas dengan melangkah ke belakang ke peraturan yang

digunakan sistem untuk mencapai keputusan. Melangkah ke belakang ke
peraturan adalah bagaimana Sistem Pakar melakukan perhitungan.
7.3.5 Antara Muka Pengguna

Pengguna berkomunikasi dengan ES menerusi antara muka pengguna. Ia
membolehkan pengguna untuk bertanya pada sistem, maklumat input dan
menerima nasihat. Matlamat ES adalah untuk menyediakan komunikasi antara
sistem dan pengguna, seandainya pengguna sedang berinteraksi dengan pakar.
Bagaimanapun, ES masih tidak mampu memahami bahasa normal dan
pengetahuan umum.
Kadangkala, ES memproses bahasa yang membolehkan interaksi dan

komunikasi antara pengguna dan ES dengan cara yang mesra pengguna. Apabila
ES mula diperkenalkan, antara muka ES hanya berasaskan teks. Walau
bagaimanapun, bahasa yang lebih serupa dengan bahasa manusia menjadikan
komunikasi lebih bersifat semula jadi. Sekarang, ES tertentu menyediakan
Antara Muka Pengguna Grafik seperti menu dan grafik dalam persekitaran
Windows.
SEMAK KENDIRI 7.6

Pada pendapat anda, apakah perbezaan antara antara muka pengguna
dalam Sistem Pakar dan lain-lain sistem maklumat seperti MIS?

7.3.6 Ingatan Kerja

Komponen penting dalam ES yang lain adalah ingatan kerja. Ia mengandungi
fakta masalah yang berlaku semasa proses perundingan dengan Sistem Pakar.
Sistem akan memadan maklumat yang ditemui dengan pengetahuan tersimpan
dalam pangkalan data pengetahuan untuk mempertimbangkan fakta baru.
Rumusan yang diperolehi akan disimpan dalam ingatan kerja. Oleh itu, ingatan
kerja mengandungi maklumat yang dibekalkan oleh pengguna atau perhitungan
dilakukan oleh Sistem Pakar dengan sendirinya.
SEMAK KENDIRI 7.7

Banding dan bezakan perantaian strategik ke depan dan perantaian
strategik ke belakang.
7.4 CIRI-CIRI SISTEM PAKAR

ES kebiasaannya direkabentuk untuk mempunyai ciri-ciri ini:
(a) Peringkat Tertinggi Kepakaran

Ciri ini adalah paling berguna. Kepakaran ini dalam ES wujud dari
pengetahuan dan langkah-langkah penyelesaian masalah yang disediakan
oleh pakar terbaik dalam domain mereka sendiri. Ini akan membawa
kepada kecekapan, kejituan dan penyelesaian masalah berimaginasi.
(b) Reaksi pada Masanya

Sistem Pakar mesti berfungsi dan berinteraksi dalam jangka masa yang
sesuai dengan pengguna. Jumlah masa mestilah kurang dari masa yang
diambil oleh pakar untuk menyelesaikan masalah yang sama.
(c) Menerima Perhitungan Tidak Betul

Jenis aplikasi ini digunakan apabila maklumat digunakan untuk
penyelesaian adalah tidak jelas, samar-samar atau tidak boleh diperolehi
dan tidak di dalam domain yang sangat jelas.
(d) Kebolehpercayaan yang Baik

Sistem Pakar mestilah boleh dipercayai dan ia mestilah mustahil untuk
sistem ini untuk membuat kesilapan.

(e) Mudah Difahami

Sistem Pakar mestilah mampu menerangkan langkah-langkah perhitungan
semasa pelaksanaan atau proses inferens kepada pengguna untuk lebih
memahami apa yang berlaku. ES mestilah boleh menerangkan kenapa
tindakan sedemikian diambil dalam cara yang sama pakar boleh terangkan
keputusan yang diambil olehnya.
(f) Fleksibel
Disebabkan oleh jumlah besar pengetahuan yang dimiliki oleh ES, adalah
penting untuk ES mempunyai mekanisme yang cekap untuk mentadbir
kompilasi pengetahuan semasa padanya.
(g) Perhitungan Simbolik

Sistem Pakar mewakili pengetahuan dalam terma yang simbolik dengan
menggunakan satu set simbol yang mewakili semua konsep masalah dalam
domain tertentu. Semua simbol apabila digabungkan atau dipadankan
akan menunjukkan satu perhubungan antara masalah. Apabila
perhubungan ini diwakili dalam program, ia dipanggil sebagai simbol
berstruktur.
Contohnya,
Kenyataan : Ahmad demam.
Peraturan : IF individu demam, THEN makan Panadol.
Rumusan : Ahmad makan Panadol
(h) Perhitungan Heuristik

Seorang pakar melakukan penyelesaian masalah yang cekap dengan
mengaitkan pengalaman sebagai asas perhitungan. Jika masalah yang
dihadapi adalah baru, kemudian pakar akan menggabungkan pengetahuan
dan pengalamannya untuk menyelesaikan masalah.
Satu contoh perhitungan heuristik digunakan oleh seorang pakar:

(i) Saya akan selalu periksa sistem elektronik terlebih dahulu.
(ii) Manusia biasanya tidak akan dijangkiti flu semasa musim panas.
(iii) Jika saya mengesyaki seseorang pesakit mengalami kanser, saya akan
memeriksa latar belakang keluarganya terlebih dahulu.
(i) Melakukan Kesilapan

Semenjak kebanyakan pengetahuan dalam pangkalan data ES dimasukkan
oleh manusia, ia tertakluk pada kesilapan manusia. Ini mungkin berlaku
disebabkan peraturan, fakta atau langkah-langkah yang tidak

dipertimbangkan atau tersilap dimasukkan dalam proses pemerolehan

pengetahuan.
(j) Mengembangkan Tahap Kerumitan yang Boleh Diterima

Masalah yang diperlukan oleh ES untuk selesaikan mestilah kompleks dan
rumit tetapi pada tahap yang boleh diterima. Bagaimanapun, masalah
mestilah tidak boleh terlalu mudah.
(k) Kepakaran Fokus

Ramai pakar yang berkemahiran tinggi dan berpengetahuan dalam bidang
mereka sendiri sahaja. ES perlu memberi fokus pada domain tertentu dan
tidak bercampur pengetahuan dua pakar dari domain yang berbeza.
Jadual 7.4 menunjukkan perbezaan antara sistem konvensional dan ES.
Jadual 7.4: Perbezaan antara Sistem Konvensional dan Sistem Pakar
Sistem Konvensional Sistem Pakar

Pengetahuan dan pemprosesan digabungkan Pangkalan data pengetahuan dan
dalam satu program. mekanisme pemprosesan (inferens)
adalah dua komponen berbeza.
Program tidak melakukan kesilapan (hanya Program ES mungkin membuat
kesilapan pengaturcaraan) kesilapan.
Biasanya ia tidak menerangkan kenapa data Penerangan adalah sebahagian daripada
diperlukan untuk dimasukkan atau komponen ES.
bagaimana keputusan dimasukkan.
Sistem hanya beroperasi apabila dibangunkan ES boleh mengendalikan dengan
sepenuhnya. sejumlah kecil peraturan.
Pelaksanaan langkah demi langkah Pelaksanaan dilaksanakan secara logik
berdasarkan algoritma tetap adalah perlu. dan heuristik.
Memerlukan maklumat yang lengkap dan Boleh beroperasi dengan maklumat
penuh. yang mencukupi atau tidak mencukupi.
Memanipulasikan pangkalan data yang besar Memanipulasikan pangkalan data yang
dan berkesan. besar dan berkesan.
Rujukan dan penggunaan data. Rujukan dan penggunaan pengetahuan.
Objektif utama adalah kecekapan. Objektif utama adalah keberkesanan.
Mudah dikendalikan dengan data kuantitatif. Mudah dikendalikan oleh data
kualitatif.

SEMAK KENDIRI 7.8
Senarai dan huraikan tiga ciri utama Sistem Pakar.
7.5 PEMBANGUNAN SISTEM PAKAR

Sistem Pakar mestilah terdiri daripada:
(a) Pakar Domain
(b) Jurutera Pengetahuan; dan
(c) Pengguna.
Mari kita lihat pada pasukan pakar secara terperinci.
(a) Pakar Domain

Seorang pakar domain adalah individu yang memiliki pengetahuan,
pengalaman dan kemahiran dalam bidang tertentu atau subjek tertentu. Beliau
sewajarnya mampu memberi panduan dan mempunyai kaedah penyelesaian
masalah unik dan lebih baik daripada yang lain dalam bidang tersebut.
Walaupun Sistem Pakar biasanya memodelkan kepakaran seorang atau

lebih pakar, ES juga memodelkan kepakaran berdasarkan sumber alternatif
yang lain seperti bahan bercetak (buku, manual, jurnal dan lain-lain).
Kelayakan untuk menjadi pakar domain ialah beliau mesti:
(i) Berpengetahuan dalam bidang tertentu;
(ii) Mempunyai kemahiran dalam penyelesaian masalah;
(iii) Menjadi cekap dalam mempersembahkan pengetahuan;
(iv) Memiliki kemahiran pengurusan masa; dan
(v) Memberi kerjasama.
(b) Jurutera Pengetahuan

Seorang jurutera pengetahuan adalah individu yang bertanggungjawab
untuk mencipta, membangunkan dan menguji Sistem Pakar. Kelayakan
untuk menjadi jurutera pengetahuan ialah beliau mesti:
(i) Memiliki pengetahuan kejuruteraan (sastera dan sains untuk
membangunkan Sistem Pakar);

(ii) Mempunyai kemahiran berkomunikasi yang baik;

(iii) Mampu untuk memadan masalah dengan perisian; dan
(iv) Memiliki pengetahuan teknikal (pengaturcaraan) dalam
membangunkan Sistem Pakar.
(c) Pengguna
Seorang pengguna adalah seseorang yang menggunakan Sistem Pakar
apabila ia sudah dibangunkan sepenuhnya. Beliau mesti membantu semasa
proses pemerolehan pengetahuan dengan menerangkan masalah kepada
jurutera pengetahuan.
7.5.1 Perisian dan Alatan dalam Pembangunan

Sistem Pakar
Pembangun Sistem Pakar boleh memilih tiga pendekatan berbeza dalam
membangunkan ES, iaitu:
(a) Menggunakan sistem pengaturcaraan;
(b) Menggunakan pelindung Sistem Pakar; dan
(c) Menggunakan alatan dalam persekitaran tiruan.
Kita perlu berbincang sekarang mengenai beberapa pendekatan ini secara terperinci.
(a) Bahasa Pengaturcaraan

ES boleh dibangunkan menggunakan bahasa simbolik seperti LISP atau
PROLOG,atau bahasa konvensional tahap tertinggi seperti FORTRAN, C
dan PASCAL.
(i) LISP
Semua ES dibangunkan pada awal-awal masa dulu dengan
menggunakan LISP atau alatan menulis menggunakan bahasa LISP.
(ii) PROLOG
Penyelidikan berterusan kecerdasan buatan telah melahirkan bahasa
pengaturcaraan PROLOG. PROLOG adalah akronim untuk
„Pengaturcaraan dalam Logik‰. Satu program yang menggunakan
PROLOG boleh dianggap sebagai pangkalan data pengetahuan yang
menyimpan data dan peraturan.

(b) Pelindung Sistem Pakar

Pelindung Sistem Pakar adalah program yang digunakan untuk
membangunkan Sistem Pakar. Pelindung Sistem Pakar melaksanakan tiga
fungsi utama:
(i) Membantu pengaturcara membina pangkalan data pengetahuan
dengan membenarkan pembangun untuk memasukkan input
pengetahuan ke dalam struktur perwakilan pengetahuan.
(ii) Menyediakan prosedur untuk inferens atau deduksi perhitungan
berdasarkan maklumat yang disimpan dalam pangkalan data
maklumat dan fakta baru oleh pengguna.
(iii) Menyediakan antara muka untuk membenarkan pengguna
menyediakan tugasan perhitungan dan soalan-soalan untuk
pertanyaan pada sistem mengenai perhitungan strategik.
(c) Alatan dalam Persekitaran Tiruan

Jika dibandingkan dengan bahasa pengaturcaraan dan pelindung, alatan
ini sangat mahal dan berkuasa. Kelebihan menggunakan alatan ini adalah
ia memberikan pelbagai teknik mewakili pengetahuan seperti peraturan
dan kerangka.
SEMAK KENDIRI 7.9

Pada pendapat anda, bolehkah metodologi yang digunakan dalam
membangunkan sistem konvensional dilaksanakan dalam pembangunan
Sistem Pakar?

7.6 KEBAIKAN DAN KEBURUKAN SISTEM

PAKAR
Terdapat beberapa kebaikan dan keburukan Sistem Pakar. Ia disenaraikan
selepas ini.
7.6.1 Kebaikan Sistem Pakar

Penggunaan ES memberikan banyak kebaikan. Beberapa kebaikannya adalah:
(a) Ketekalan
Salah satu kebaikan ES ialah keputusan yang diberikan adalah konsisten.
Ini mungkin disebabkan oleh tiadanya elemen seperti kelesuan dan emosi
yang dialami oleh manusia.
(b) Persekitaran Bekerja yang Bahaya

Melalui ES, kita boleh mengelak mendedahkan kita pada persekitaran toksik
atau radioaktif. ES boleh mengambil tempat seorang pakar untuk
mengendalikan masalah di kawasan berisiko tinggi seperti loji kuasa nuklear.
(c) Kemampuan untuk Menyelesaikan Masalah yang Kompleks dan Rumit

Masalah yang sangat sukar dihadapi oleh organisasi, jika tidak dianggap
serius, boleh memberi kesan buruk seperti kehilangan atau pembatalan
perjanjian perniagaan. Kadangkala, masalah perlu diambil tindakan dengan
segera. Masalah boleh menjadi lebih rumit apabila individu atau pakar yang
terlibat dalam menyelesaikannya tidak hadir atau tidak boleh dihubungi. Oleh
yang demikian, ES bertindak sebagai alternatif kepada pakar.
(d) Kombinasi Pengetahuan dan Kepakaran dari Pelbagai Sumber

Seperti yang dibincang sebelum ini, satu daripada komponen penting dalam
ES ialah pangkalan pengetahuan. Komponen ini mengandungi pengetahuan
terkumpul dan diperoleh atau kepakaran yang dipindahkan dari ramai pakar.
Oleh itu, ES kadangkala lebih berkuasa daripada pakar kerana pengetahuan
dan kepakarannya yang datangnya dari pelbagai sumber.
(e) Alatan Latihan untuk Pelatih

ES boleh digunakan oleh pelatih untuk mempelajari sistem berasaskan
pengetahuan. Pelatih yang menggunakan ES boleh memerhati bagaimana
seseorang pakar menyelesaikan masalah.

7.6.2 Keburukan dan Kelemahan Sistem Pakar

Berikut yang disenaraikan adalah beberapa kelemahan berkaitan penggunaan ES.
(a) Tidak Digunakan Secara Meluas

ES tidak digunakan secara meluas dalam firma perniagaan atau organisasi.
Disebabkan oleh penggunaan yang terhad, firma masih ragu-ragu tentang
kemampuannya dan, jumlah kos yang terlibat dalam pelaburan dalam ES
adalah tinggi
(b) Sukar untuk Digunakan

Menggunakan ES adalah sangat sukar dan mempelajari dan menguasainya
mengambil masa yang lama. Keadaan ini tidak menggalakkan para
pengurus untuk menggunakan ES. Dalam satu aspek, membangunkan ES
yang mesra pengguna adalah cabaran terbesar kepada pembangun ES.
(c) Skop yang Terhad

Ini adalah kelemahan yang paling jelas dalam ES; skopnya sangat terhad
pada bidangnya sahaja. Namun dari aspek pembangunan, cara yang
terbaik ialah dengan membangunkan pembinaan ES kerana ketinggian
tahap ketepatannya. Bagaimanapun, dari segi penggunaan, pembuat
keputusan berhadapan dengan masalah yang selalu berubah-ubah yang
melibatkan bidang berlainan yang berkaitan antara satu sama lain.
(d) Keputusan Mungkin Silap

Sumber utama pengetahuan adalah pakar dan manusia tidak boleh lari
daripada melakukan kesilapan. Jika pakar silap memasukkan maklumat ke
dalam Sistem Pakar, ini akan memberi kesan negatif pada hasil yang dijana.
(e) Sukar untuk Diselenggarakan

Maklumat dalam ES mestilah sentiasa dikemas kini untuk menyelesaikan
masalah baru. Setiap masalah baru yang berlaku memerlukan pengetahuan
dan kepakaran baru. Ini bermakna perlu ada perhubungan berterusan
antara pakar domain dan pembangun ES. Situasi ini memerlukan pakar
domain untuk mengemas kini sumber pengetahuan dan kepakaran yang
menepati situasi semasa.
(f) Pembangunan Mahal

Kos untuk berunding dengan sekumpulan pakar tidak murah. Apa jadi jika
ES yang dibina secara tradisional tanpa melibatkan penggunaan pelindung
Sistem Pakar? Dalam hal yang lain, kos pengaturcaraan adalah tinggi
kerana teknik kecerdasan buatan adalah sukar untuk dikuasai dan
memerlukan pengaturcara yang sangat mahir.

(g) Undang-Undang dan Dilema Etika

Kita mesti bertanggungjawab terhadap tindakan dan keputusan kita.
Seorang pakar perlu mengambil tanggungjawab terhadap maklumat yang
beliau sediakan. Persoalan yang sukar di sini ialah siapa sepatutnya
bertanggungjawab sekiranya keputusan yang dicadangkan oleh ES
berakhir dengan hasil yang negatif.
SEMAK KENDIRI 7.10

Sistem Pakar juga mempunyai kelemahan dan masalah. Pada
pendapat anda, adakah kelemahan-kelemahan ini mempengaruhi
kualiti Sistem Pakar?
SEMAK KENDIRI 7.11

1. Terdapat sepuluh paradigma terlibat dalam penyelesaian masalah
menggunakan Sistem Pakar. Senaraikan lima paradigma.
2. Nyatakan lima faktor utama yang membezakan manusia daripada
Sistem Pakar.
3. Takrifkan pengetahuan.
4. Nyatakan perbezaan struktur antara penyelesaian masalah manusia
dan Sistem Pakar.
5. Nyatakan jenis peraturan di bawah. Adakah peraturan di bawah
mewakili hubungan, cadangan, arahan, strategi atau heuristik?
IF kereta tidak dapat dihidupkan
AND ‘voltan kereta’ < 10
AND ‘hon’ tidak berfungsi
THUS bateri adalah lemah
IF bateri adalah lemah

THEN penyelesaiannya ialah memasang bateri baru.
Ć Sistem Pakar (ES) adalah sistem yang meniru kemampuan manusia untuk
berfikir dan menghitung untuk membuat keputusan.
Ć ES menggabungkan penggunaan pengetahuan, fakta dan teknik perhitungan

untuk membuat keputusan.

Ć Sistem Pakar dibina untuk dua sebab utama ă untuk menggantikan pakar
atau untuk membantu pakar.
Ć Sistem Pakar digunakan dalam pelbagai aplikasi dalam pelbagai bidang dan
sektor seperti perubatan, kejuruteraan, pendidikan, pembuatan, pemasaran,
perancangan cukai dan sebagainya.
Ć Pengetahuan adalah pemahaman subjek atau domain menerusi teori atau

praktikal.
Ć Pengetahuan juga adalah kombinasi dan percampuran maklumat yang sudah

diketahui dan pengetahuan adalah kuasa. Dari pengetahuan pakar,
peraturan adalah dibentuk.
Ć Peraturan adalah perwakilan pengetahuan yang terdiri daripada dua

bahagian ă bahagian IF, dipanggil sebelum (keadaan atau premis), dan
bahagian THEN, dipanggil kesan (rumusan atau tindakan).
Ć Seni bina ES adalah daripada pangkalan pengetahuan, enjin inferens,

kemudahan penerangan dan kemudahan pemerolehan pengetahuan.
Ć Kewujudan ES memberikan kesan positif dan negatif yang perlu

dipertimbangkan dalam pembangunan Sistem Pakar.
Enjin inferens Pelindung Sistem Pakar

Fakta Peraturan
Heuristik Persekitaran tiruan
Kemudahan pemerolehan pengetahuan Sistem Pakar
Kemudahan penerangan Teknik perhitungan
Pangkalan pengetahuan

Topik  Sistem
8 Maklumat
Fungsian
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menerangkan kategori umum untuk Sistem Maklumat Fungsian;
2. Mengintegrasikan sistem maklumat fungsian yang betul untuk
digunakan setiap hari oleh organisasi;
3. Menerangkan apa maksud Sistem Maklumat Pemasaran;
4. Menerangkan apa yang dimaksudkan dengan Sistem Maklumat
Pembuatan; dan
5. Menerangkan apa yang dimaksudkan dengan Sistem Maklumat
Sumber Manusia.
 PENGENALAN
Pada mulanya, Sistem Maklumat Fungsian telah dibangunkan khas untuk
menjalankan fungsi-fungsi tertentu seperti sistem untuk akaun, pemasaran dan
jabatan kewangan. Sistem ini tidak berkaitan dengan satu sama lain. Oleh itu,
pengurusan maklumat tidak berkesan dalam beberapa kes yang memerlukan
penyelesaian daripada beberapa fungsi sistem.
Oleh yang demikian, integrasi sistem ini telah dibangunkan. Sebagai contoh,
sistem baru ini digabungkan fungsi untuk akaun, pemasaran dan kewangan
bersama-sama ke dalam satu sistem. Ini bertujuan untuk meningkatkan
produktiviti, kualiti dan perkhidmatan pelanggan.
Dalam topik ini, kami akan menyediakan satu senarai komprehensif jenis sistem
maklumat dan akan memberi tumpuan kepada beberapa fungsi sistem secara
individu, khususnya mengenai pemasaran, pembuatan dan sumber manusia.

TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN  167
8.1 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN SECARA

RINGKAS
Selain daripada memahami tentang jenis sistem maklumat, kita perlu belajar
mengenai sistem maklumat berdasarkan ciri-ciri umum mereka (untuk semua
jenis sistem maklumat).
Sistem maklumat yang melaksanakan fungsi-fungsi tertentu dipanggil sistem

maklumat fungsian (sistem maklumat bersepadu yang menjalankan banyak
fungsi dalam satu sistem tunggal). Sekarang, mari kita mengkaji jenis sistem
maklumat yang ditunjukkan dalam Jadual 8.1.
Jadual 8.1: Ciri-ciri Sistem Maklumat Fungsian
Ciri-ciri Sistem Maklumat Fungsian Contoh

Ia terdiri daripada beberapa subsistem Sistem kehadiran boleh menyimpan dan
sistem maklumat yang menyokong fungsi mengesan rekod kehadiran dan waktu
atau aktiviti tertentu. kerja pekerja.
Walaupun sistem ini memberi tumpuan Sistem maklumat perakaunan boleh
pada aktiviti-aktiviti tertentu, ia boleh disepadukan dengan sistem maklumat
disepadukan dengan sistem maklumat pemasaran untuk memudahkan urus niaga
fungsian untuk membentuk satu sistem dan tugas-tugas antara kedua-dua jabatan.
tunggal yang berguna untuk organisasi.
Sistem maklumat fungsian boleh berantara Rekod kehadiran, rekod tuntutan kerja
muka dengan orang lain untuk lebih masa dan rekod gaji daripada
membentuk satu sistem maklumat lengkap subsistem yang berbeza boleh disepadukan
untuk organisasi. Ini adalah hasil daripada untuk mengira jumlah yang akan dibayar
integrasi subsistem. kepada pekerja untuk bulan sebelumnya.
Sistem maklumat ini juga boleh Sistem maklumat pemasaran boleh
berinteraksi dengan persekitaran. mendapatkan maklum balas daripada
pengguna atau pelanggan melalui
kemudahan maklum balas dalam talian
(seperti borang maklum balas di laman
web).
Satu gambaran yang jelas tentang contoh-contoh sistem maklumat fungsian

boleh dilihat dalam Rajah 8.1.

168  TOPIK 8 SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN
Rajah 8.1: Sistem Maklumat Fungsian
Seperti yang dapat dilihat dari Rajah 8.1, terdapat lima fungsi utama, iaitu,
kewangan, perakaunan, pemasaran, pembuatan (pengeluaran) dan sumber
manusia dalam sesebuah organisasi. Beberapa fungsi kewangan dan perakaunan
telah dibincangkan dalam Sistem Pemprosesan Urus Niaga (TPS) sebelum ini.
Oleh itu, topik ini akan memberi tumpuan kepada sistem maklumat yang
berkaitan dengan pemasaran, pembuatan dan sumber manusia.
8.2 SISTEM MAKLUMAT PEMASARAN

Pemasaran adalah bidang fungsi pertama yang menunjukkan minat yang
mendalam dalam menggunakan Sistem Maklumat Pengurusan, sebaik sahaja ia
diperkenalkan. Unit pemasaran telah menyusun semula Sistem Maklumat
Pengurusan untuk menjadikannya serasi dengan bidang pemasaran, sehingga ia
dikenali sebagai Sistem Maklumat Pemasaran.
Sistem Maklumat Pemasaran mengumpulkan data yang menerangkan transaksi

pemasaran dalam organisasi. Data-data ini boleh diperoleh dengan
menggunakan teknologi maklumat. Sebagai contoh, seorang jurujual di pejabat
pelanggan boleh menyimpan butir-butir pesanan pelanggan menggunakan
komputer atau komputer riba.

Malah, Internet mampu mengautomasikan kebanyakan aktiviti pemprosesan

maklumat untuk sokongan dan pengurusan aktiviti-aktiviti jualan. Pemasaran
interaktif, yang melibatkan penggunaan Internet, Intranet dan Extranet,
digunakan secara meluas dan bertujuan untuk mewujudkan interaksi dua hala
antara organisasi dan pelanggan.
Oleh itu, dengan perkembangan pesat teknologi maklumat, pengumpulan data

transaksi pemasaran boleh dilakukan dengan cepat. Maklumat yang diperolehi
digunakan untuk menyediakan maklumat pemasaran dalam bentuk laporan
berkala dan istimewa.
(a) Laporan berkala: Disediakan mengikut tempoh. Contohnya, laporan
bulanan untuk analisis jualan mengikut produk.
(b) Laporan khas: Disediakan apabila sesuatu yang tidak dijangka berlaku.
Maklumat pemasaran yang disediakan oleh Sistem Maklumat Perakaunan
dalam bentuk analisa jualan.
Analisa jualan adalah kajian aktiviti jualan dalam organisasi.
Pengurus jualan mesti merancang, memantau dan membantu meningkatkan

prestasi kakitangan jualan yang memasarkan produk organisasi. Itulah sebabnya
mengapa kebanyakan organisasi mempunyai Sistem Maklumat Perakaunan
berasaskan komputer untuk menghasilkan laporan analisis jualan yang
menganalisis jualan mengikut produk, pelanggan, jenis pelanggan, jurujual,
kawasan jualan dan lain-lain. Laporan-laporan ini membantu pengurus
pemasaran memantau prestasi jualan produk dan kakitangan jualan. Pada masa
yang sama, ia membantu pengurus pemasaran menyediakan program-program
yang akan meningkatkan jualan untuk organisasi.
Jika sesebuah organisasi tidak mempunyai Sistem Maklumat Perakaunan yang

baik, ia tidak boleh memberi maklumat yang baik untuk membantu pengurus
menyelesaikan masalah pemasaran.
SEMAK KENDIRI 8.1

Berdasarkan pemahaman anda, apakah yang dimaksudkan dengan
Sistem Maklumat Pemasaran?

8.2.1 Prinsip Pemasaran

Pemasaran adalah bidang fungsian yang bertanggungjawab untuk:
(a) Mengenal pasti identiti produk (item atau perkhidmatan) yang ditawarkan
kepada pengguna;
(b) Mengenal pasti langkah berkesan untuk harga, perancangan, pengiklanan,
penjualan dan pengedaran produk;
(c) Mencipta produk dan pasaran baru untuk pengguna; dan
(d) Menjangkakan tuntutan produk dan pendapatan yang dijangka bagi
organisasi.
Pengurus pemasaran dalam sesebuah organisasi mempunyai pelbagai sumber

untuk menjalankan aktiviti pemasaran. Walau bagaimanapun, matlamat utama
dia adalah untuk menghasilkan strategi pemasaran yang baik menggunakan
sumber yang ada untuk memasarkan produk, idea dan perkhidmatan yang
ditawarkan oleh organisasi. Strategi pemasaran, yang lebih dikenali sebagai
pemasaran campuran, terdiri daripada gabungan beberapa elemen penting
seperti produk, tempat dan idea.
(a) Elemen Produk: Sesuatu yang dibeli oleh pengguna untuk memenuhi
keperluan atau kemahuannya.
(b) Elemen Promosi: Melihatkan kaedah-kaedah yang menggalakkan
penjualan produk, termasuk pengiklanan dan jualan langsung.
(c) Elemen Tempat: Melibatkan kaedah-kaedah untuk mengedarkan produk
kepada pengguna menggunakan saluran edaran.
(d) Elemen Harga: Melibatkan harga yang pengguna bayar untuk sesuatu
produk.
Pada tahun 1966, Profesor Philip Kotler (Mcleod, 1998) mengenal pasti tiga jenis
maklumat pemasaran yang berkaitan dengan pengumpulan dan pemprosesan
maklumat pemasaran. Ketiga-tiga jenis maklumat pemasaran dipaparkan dalam
Rajah 8.2.

Rajah 8.2: Aliran maklumat pemasaran
Kotler menyatakan bahawa keputusan yang sukar dalam aktiviti pemasaran

seperti menurunkan harga, meningkatkan perbelanjaan pengiklanan atau
mengenal pasti kawasan jualan boleh dilakukan melalui penilaian awal dan
penilaian berikutnya dengan menganalisis secara saintifik data yang diperoleh.
8.2.2 Model Sistem Maklumat Pemasaran
Sistem Maklumat Pemasaran boleh ditakrifkan sebagai satu sistem

berasaskan komputer yang bekerjasama dengan sistem maklumat
kefungsian lain untuk membantu pengurusan organisasi dalam
menyelesaikan pemasaran produk.
Model Sistem Maklumat Pemasaran yang diberikan oleh Mcleod [1998] terdiri
daripada gabungan input dan output subsistem yang dihubungkan oleh
pangkalan data. Subsistem input mengumpulkan data dan maklumat
pemasaran, dan menyimpan ini semua di dalam pangkalan data. Subsistem
input terdiri daripada Sistem Maklumat Perakaunan, subsistem intipan
pemasaran dan subsistem penyelidikan pemasaran.
Subsistem output akan menggunakan data yang disimpan untuk menghasilkan

maklumat yang berkaitan dengan pemasaran produk, promosi, tempat dan
harga produk. Subsistem output terdiri daripada subsistem produk, subsistem
tempat, subsistem promosi, subsistem harga dan subsistem integrasi campuran.
Semua subsistem ini akan dibincangkan dalam bahagian-bahagian berikutnya.
Data yang disimpan di dalam pangkalan data boleh dikongsi oleh bidang
fungsian lain dan tidak terhad kepada unit pemasaran sahaja. Model Sistem
Maklumat Pemasaran ditunjukkan dalam Rajah 8.3.
Rajah 8.3: Sistem Maklumat Pemasaran
AKTIVITI 8.1
Dengan menggunakan semua empat elemen pemasaran (produk,
promosi, tempat dan harga), lakarkan graf untuk menunjukkan
hubungan antara setiap elemen.
8.3 SISTEM MAKLUMAT PEMBUATAN

Sistem Maklumat Pembuatan menyokong fungsi-fungsi pengeluaran atau
operasi termasuk aktiviti-aktiviti perancangan dan kawalan bagi proses
pengeluaran sesuatu produk atau perkhidmatan. Sistem maklumat yang
digunakan untuk menguruskan proses operasi dan transaksi boleh membantu
organisasi yang perlu untuk melaksanakan perancangan, memeriksa dan
mengawal inventori, jualan dan produk dan aktiviti-aktiviti aliran
perkhidmatan. Objektif Sistem Maklumat Pembuatan adalah untuk
menghasilkan produk yang akan memenuhi keperluan pelanggan, bermula dari
bahan mentah oleh pembekal kepada perkhidmatan atau produk siap yang
diberikan kepada pelanggan pada kos yang minimum.
Sistem Maklumat Pembuatan menerangkan subsistem yang mengeluarkan

maklumat yang berkaitan dengan operasi pengeluaran. Pendekatan yang telah

lama digunakan dalam menguruskan proses pembuatan ditunjukkan dalam

Rajah 8.4.
Rajah 8.4: Pendekatan dalam menguruskan proses
8.3.1 Perancangan Keperluan Bahan

Pada awal 1960an, Joseph Orlicky dari J. I. Case Company telah
memperkenalkan pendekatan yang dipanggil Perancangan Keperluan Bahan
(MRP). Pendekatan ini menjangka masa depan dengan mengenal pasti bahan
yang diperlukan, kuantiti bahan yang diperlukan dan tempoh apabila bahan-
bahan yang diperlukan. Komponen sistem perancangan keperluan bahan
ditunjukkan dalam Rajah 8.5.

Rajah 8.5: Sistem perancangan keperluan bahan (McLeod, 1998)
(a) Sistem Penjadualan Pengeluaran memerlukan empat fail untuk

menyediakan Jadual Pengeluaran Induk ă Fail Pesanan Pelanggan, Fail
Ramalan Jualan, Fail Inventori Produk Siap dan Fail Kapasiti Pengeluaran.
Jadual pengeluaran induk merancang pengeluaran masa depan dengan
mempertimbangkan faktor masa pendulu dan masa pengeluaran.
(b) Sistem Perancangan Keperluan Bahan memutuskan kualiti bahan yang

diperlukan untuk mengeluarkan bilangan unit yang dikehendaki. Data
input terdiri daripada Fail Jadual Bahan, Fail Pengeluaran Utama dan Fail

Inventori Bahan Mentah. Perkara-perkara yang perlu dilakukan adalah

mendapatkan keperluan kasar dan keperluan bersih bagi bahan-bahan.
Keperluan kasar adalah keperluan bahan yang diperlukan untuk

produk yang dijadualkan dikeluarkan.
Keperluan bersih adalah item yang perlu dibeli untuk mencapai jadual
pengeluaran utama. Berikut adalah formulanya:
Keperluan kasar = Kuantiti bahan x Bilangan unit yang akan dihasilkan
Keperluan bersih = Keperluan kasar ă Bahan-bahan yang sedia ada
(c) Sistem Perancangan Keperluan Kapasiti berinteraksi dengan Sistem

Perancangan Keperluan Bahan untuk memastikan jadual pengeluaran
adalah sesuai dengan kapasiti kilang. Sistem ini menghasilkan beberapa
output seperti:
(i) Jadual pesanan yang dirancang (output utama);
(ii) Perubahan terhadap pesanan yang dirancang;
(iii) Laporan pengecualian;
(iv) Laporan prestasi; dan
(v) Laporan perancangan.
(d) Sistem Pengeluaran Pesanan menggunakan jadual pesanan yang telah

dirancang sebagai input dan mencetak laporan pengeluaran pesanan yang
salinan diberikan kepada jabatan perolehan dan pengurus pentas kedai.
AKTIVITI 8.2
Adakah anda berfikir bahawa Perancangan Keperluan Bahan adalah

satu strategi yang proaktif? Bincangkan.
8.3.2 Sistem Just-in-Time (JIT)

JIT dikenali juga sebagai sistem tarikan. Ia menjadualkan aliran bahan supaya ia tiba
di setiap stesen kerja tepat pada waktunya ia akan digunakan (rujuk Rajah 8.6).

Rajah 8.6: Rajah sistem JIT
Komponen atau item ditarik kembali ke proses pengeluaran seterusnya sebaik

sahaja ia siap. Inventori bahan mentah tiba tepat pada masanya untuk digunakan
oleh kilang, manakala proses inventori diselesaikan melalui proses sebaik sahaja
ia perlu digunakan oleh proses seterusnya.
Dalam pendekatan ini, kurang atau tiada langsung stok yang disimpan. Sistem
JIT meminimumkan kos inventori dengan menghasilkan item dalam kuantiti
yang kecil. Saiz lot yang sesuai untuk sistem JIT ialah 1. Saiz lot ini adalah jumlah
item yang akan dikeluarkan pada satu masa. Ia memerlukan perancangan masa
yang baik dan kerjasama daripada pembekal.
Dalam mengemukakan satu item untuk proses pengeluaran seterusnya, apabila

seorang pekerja bersedia untuk menerima item seterusnya, dia akan memberi
isyarat kepada pekerja di hadapannya untuk menghantar item itu. Kanban
(dalam bahasa Jepun) adalah tanda isyarat dalam bentuk seperti kad atau lampu.
Pendekatan JIT tidak menekankan penggunaan komputer.
SEMAK KENDIRI 8.2

Anda telah pun didedahkan pada Poin Pesanan Semula, Perancangan
Keperluan Bahan dan Perancangan Sumber Bahan Pembuatan. Pada
pendapat anda, apakah kepentingan sistem Just-in-Time?

8.4 SISTEM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Sekarang, mari kita alih perbincangan kita kepada Sistem Pengurusan Sumber
Manusia.
8.4.1 Aktiviti Utama Pengurusan Sumber Manusia

Fungsi pengurusan sumber manusia melibatkan pemprosesan maklumat yang
berkaitan dengan kakitangan organisasi. Tujuan jabatan sumber manusia adalah
untuk menguruskan penggunaan sumber manusia dalam organisasi yang lebih
baik dan lebih cekap. Oleh itu, Sistem Maklumat Sumber Manusia telah direka
untuk membantu perancangan dalam memenuhi keperluan kakitangan,
pembangunan kakitangan dan kawalan terhadap dasar dan program kakitangan.
Kebanyakan organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer

untuk menghasilkan slip gaji dan laporan pembayaran kakitangan, menyimpan
rekod kakitangan dan menganalisis penggunaan kakitangan dalam operasi
perniagaan organisasi. Terdapat empat aktiviti utama yang dilakukan oleh pihak
pengurusan sumber manusia:
(a) Kemasukan dan pengambilan kerja kakitangan;
(b) Pendidikan dan latihan kakitangan;
(c) Pengurusan data kakitangan; dan
(d) Ganjaran dan manfaat kakitangan.
Aktiviti utama pengurusan sumber manusia ditunjukkan dalam Rajah 8.7, yang
menggambarkan aliran sumber kakitangan dalam sesebuah organisasi.

Rajah 8.7: Aliran sumber kakitangan dalam sesebuah organisasi
SEMAK KENDIRI 8.3
Kenapa kita perlu melatih kakitangan dalam organisasi?
8.4.2 Model Sistem Maklumat Sumber Manusia

Model Sistem Maklumat Sumber Manusia juga menggunakan model yang
dicadangkan oleh McLeod (McLeod, 1998). Model ini terdiri daripada tiga
subsistem input, pangkalan data dan enam subsistem output. Subsistem input
terdiri daripada Sistem Maklumat Perakaunan, Subsistem Penyelidikan Sumber
Manusia dan Subsistem Penyiasatan Sumber Manusia. Subsistem output pula
terdiri daripada subsistem perancangan tenaga kerja, subsistem pengambilan
tenaga kerja, subsistem pengurusan tenaga kerja, subsistem pampasan,
subsistem manfaat dan subsistem laporan persekitaran. Subsistem ini akan
diterangkan dalam bahagian berikutnya.
Pangkalan data untuk Sistem Maklumat Sumber Manusia terdiri daripada data
kakitangan dan data bukan kakitangan. Data kakitangan merujuk kepada
penyimpanan data tentang kakitangan organisasi. Data bukan kakitangan ialah
penyimpanan data yang diperoleh daripada persekitaran organisasi seperti
kerajaan, kesatuan pekerja, agensi pengambilan dan lain-lain.

AKTIVITI 8.3
Jika anda seorang pekerja dalam sesebuah organisasi, pernahkah anda

tertanya-tanya mengapa semua maklumat peribadi anda diperlukan oleh
organisasi? Adakah maklumat yang disimpan berdasarkan model yang
anda telah belajar mengenainya atau organisasi menggunakan model
sendiri? Bincangkan.
Rajah 8.8: Model sistem maklumat sumber manusia (McLeod, 1998)
SEMAK KENDIRI 8.4

Bagaimana anda boleh mengaitkan Sistem Maklumat Pengurusan
kepada Pengurusan Sumber Manusia? Bincangkan.

8.4.3 Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia

Subsistem ini mengumpul data dengan mengendalikan projek-projek
penyelidikan khas seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 8.2.
Jadual 8.2: Senarai Projek Penyelidikan Khas Sumber Manusia
Projek Penyelidikan Khas Penerangan

Kajian Pewarisan Ć Dibuat dengan tujuan untuk mengenal pasti calon
kakitangan yang layak mengisi jawatan dalam
organisasi.
Ć Contoh: Ketua Pegawai Kewangan (CFO) hendak
bersara. Siapa yang layak untuk menggantikannya?
Analisis Tugasan dan Ć Untuk mengkaji setiap tugas dalam bidang untuk
Penilaian mengenal pasti skop tugas.
Ć Kenal pasti pengetahuan dan kepakaran yang perlu
mengikut tugas tertentu yang ditawarkan dalam
organisasi.
Kajian Aduan Ć Kumpul semua aduan yang disuarakan oleh
kakitangan organisasi.
SEMAK KENDIRI 8.5
Apakah fungsi dan kepentingan penyelidikan yang dilakukan oleh

Subsistem Penyiasatan Sumber Manusia?
8.4.4 Subsistem Risikan Sumber Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data yang berkaitan dengan sumber manusia yang
diperolehi dari persekitaran organisasi. Unsur-unsur persekitaran menyediakan
data-data seperti di Jadual 8.3.
Jadual 8.3: Senarai Subsistem Risikan Sumber Manusia
Risikan Kerajaan Ć Kerajaan memberikan maklumat yang membantu organisasi

agar kakitangan mematuhi undang-undang negara.
Risikan Pembekal Ć Contoh: Syarikat insurans, agensi pengambilan kerja,
institusi pendidikan tinggi dan lain-lain.
Ć Memberi maklumat yang membantu organisasi merekrut
dan mengambil pekerja.

Risikan Kesatuan Ć Memberi data dan maklumat mengenai menguruskan

Pekerja kontrak buruh antara organisasi dan kesatuan.
Risikan Komuniti Ć Memberi maklumat yang menerangkan sumber-sumber
Global tempatan seperti perumahan, pendidikan dan lain-lain.
Ć Digunakan ketika pengambilan kerja kakitangan
berdasarkan pengukuran area, nasional dan antarabangsa.
Risikan Komuniti Ć Memberi maklumat ekonomi yang digunakan dalam
Kewangan perancangan kakitangan.
Risikan Pesaing Ć Mengumpul maklumat tentang kakitangan terlatih dan
berkemahiran dalam syarikat pesaing.
Ć Mengumpul maklumat tentang pekerja tertentu yang
berpotensi diambil bekerja oleh organisasi.
SEMAK KENDIRI 8.6
Apakah perbezaan antara penyelidikan sumber manusia dan risikan

sumber manusia?
8.4.5 Subsistem Perancangan Tenaga Kerja

Ini melibatkan aktiviti-aktiviti yang membolehkan pihak pengurusan untuk
mengenal pasti keperluan kakitangan pada masa hadapan. Beberapa aplikasi
yang popular dalam perancangan tenaga kerja adalah pemetaan organisasi,
ramalan gaji, analisis dan penilaian tugas, merancang dan model tenaga kerja.
AKTIVITI 8.4
Baca artikel berkaitan perancangan tenaga kerja. Senaraikan akibat
tidak menguruskan perancangan tenaga kerja dengan betul.
8.4.6 Subsistem Pengambilan Tenaga Kerja

Kakitangan baru diambil bekerja dalam organisasi melalui subsistem
pengambilan kerja kakitangan. Fungsi ini mesti disokong oleh sistem maklumat
yang merakam dan mengesan sumber manusia dalam organisasi supaya
penggunaan kakitangan dimaksimumkan. Dua aplikasi yang digunakan secara
meluas adalah penjejakan permohonan dan carian dalaman.

Teknologi internet membolehkan organisasi menggunakan perkhidmatan

pengambilan kerja dan pangkalan data komersil untuk mendapatkan
kakitangan baru.
8.4.7 Subsistem Pengurusan Tenaga Kerja

Subsistem Pengurusan Tenaga Kerja adalah subsistem yang mempunyai banyak
aplikasi tetapi peratusan penggunaannya adalah rendah. Subsistem ini boleh
membantu rancangan pengurus sumber manusia dan memantau program-
program latihan dan pembangunan untuk kakitangan dengan menganalisis
kejayaan program kakitangan yang dijalankan pada masa hadapan. Pengurus
juga akan menganalisis status pembangunan kerjaya bagi semua kakitangan
untuk menentukan sama ada prosedur untuk pembangunan kakitangan seperti
latihan dan penilaian prestasi boleh dilakukan. Beberapa aplikasi di bawah
subsistem ini adalah penilaian prestasi, latihan, kawalan kedudukan atau
jawatan, penempatan semula, kepakaran, pewarisan dan disiplin.
8.4.8 Subsistem Ganjaran

Sistem maklumat boleh membantu menganalisis pengagihan pampasan yang
diberikan kepada kakitangan organisasi dan membuat perbandingan dengan
pampasan yang diberikan oleh pertubuhan-pertubuhan lain yang mempunyai
operasi perniagaan yang sama. Maklumat ini berguna apabila merancang untuk
pampasan kakitangan, terutamanya jika ia melibatkan undang-undang mengenai
kesatuan buruh. Subsistem ini juga boleh membantu supaya pampasan yang
diberikan oleh organisasi berdaya saing dan adil, dan pada masa yang sama kos
pampasan itu terkawal. Beberapa aplikasi yang lebih popular adalah kenaikan
merit, pembayaran gaji, pampasan eksekutif, insentif bonus dan kehadiran.
AKTIVITI 8.5
Jika anda seorang pekerja dalam sesebuah organisasi, anda mungkin
telah mendengar tentang pekerja diberi pampasan sewajarnya bagi
perkara-perkara tertentu. Pernahkah anda tertanya-tanya bagaimana
pampasan itu dinilai dan apakah kewajaran untuk memberikan
pampasan itu? Bincangkan.

8.4.9 Subsistem Manfaat

Ini merujuk kepada memberi pakej faedah kepada kakitangan sedia ada dan yang
akan bersara. Jika pengurus sumber manusia menyediakan pelan dan menetapkan
sumbangan dan manfaat yang perlu diperolehi oleh staf, ini akan membantu
kakitangan untuk mengetahui tentang dana bersara yang dikumpul mereka.
Terdapat organisasi yang menyediakan garis kasar insentif yang fleksibel dan
membolehkan kakitangan untuk memilih insentif yang mereka mahu. Antara
aplikasi dalam subsistem ini adalah sumbangan tetap, insentif tetap, penyata
insentif, insentif fleksibel, pembelian saham dan pemprosesan tuntutan.
8.4.10 Subsistem Laporan Persekitaran

Pada masa ini, menyediakan laporan untuk dikemukakan kepada agensi-agensi
kerajaan adalah salah satu daripada tanggungjawab utama pengurusan sumber
manusia. Oleh itu, banyak organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan
komputer untuk mengesan statistik dan menghasilkan laporan yang diperlukan
oleh kerajaan. Organisasi-organisasi perlu mematuhi peraturan dan aturan yang
ditetapkan oleh kerajaan. Laporan mengenai dasar dan amalan kakitangan
organisasi berkenaan hendaklah diserahkan kepada kerajaan. Sebagai contoh,
penjanaan statistik kesihatan kakitangan, bahaya di tempat kerja, prosedur
keselamatan dan lain-lain hendaklah dilaporkan kepada kerajaan. Antara
aplikasi untuk subsistem ini adalah rekod peluang yang sama, analisis peluang
yang sama, tambahan kesatuan, rekod kesihatan, bahan-bahan toksik dan aduan.
SEMAK KENDIRI 8.7

Laporan telah menjadi salah satu keperluan utama dalam mencari
penyelesaian untuk keputusan. Apakah yang dimaksudkan dengan
Laporan Persekitaran?
Ć Sistem maklumat fungsian merangkumi bidang yang berkaitan dengan

kewangan, perakaunan, pemasaran, pembuatan (pengeluaran) dan manusia
sumber.
Ć Sistem maklumat yang terlibat dalam bidang ini adalah sistem pemprosesan
transaksi, sistem maklumat pemasaran, sistem maklumat pembuatan dan
sistem maklumat sumber manusia. Sistem-sistem ini adalah berdasarkan

kepada fungsi-fungsi tertentu, tetapi berkaitan antara satu sama lain

bergantung pada keperluan organisasi.
Ć Sistem Maklumat Pemasaran mengumpulkan data yang berkaitan dengan

bidang pemasaran dan menerangkan transaksi pemasaran dalam organisasi.
Ć Objektif Sistem Maklumat Pembuatan adalah untuk menyokong pengeluaran

produk atau perkhidmatan yang akan memenuhi keperluan pelanggan,
bermula dari bahan mentah oleh pembekal kepada produk siap atau
perkhidmatan yang disediakan kepada pelanggan.
Ć Sistem Maklumat Sumber Manusia melibatkan pemprosesan maklumat yang

berkaitan dengan pengambilan kerja, penempatan, penilaian, bayaran
pampasan dan pembangunan kakitangan sesebuah organisasi.
Sistem Just-in-Time (JIT) Sistem Maklumat Sumber Manusia

Sistem Maklumat Fungsian Sistem Perancangan Keperluan Bahan
Sistem Maklumat Pemasaran Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia
Sistem Maklumat Pembuatan Subsistem Risikan Sumber Manusia

Topik  Isu
9 Keselamatan
dan Sosial
Berkaitan
Sistem
Maklumat
HASIL PEMBELAJARAN
1. Menerangkan kepentingan keselamatan sistem maklumat;
2. Mengenal pasti jenis-jenis ancaman keselamatan sistem;
3. Membincangkan jenis-jenis keselamatan atau kawalan yang perlu
dilaksanakan untuk menghadapi ancaman ke atas teknologi
maklumat;
4. Mengenal pasti isu sosial yang dihadapi dalam penggunaan
teknologi maklumat; dan
5. Membincangkan isu etika yang terlibat dalam penggunaan
teknologi maklumat.
 PENGENALAN
Sistem komputer memainkan peranan yang kritikal dalam perniagaan, fungsi
kerajaan dan kehidupan seharian. Sistem maklumat boleh digunakan untuk

166  TOPIK 9 ISU KESELAMATAN DAN SOSIAL BERKAITAN SISTEM MAKLUMAT
kemajuan perniagaan tetapi seperti teknologi yang lain, ia juga boleh

disalahgunakan atau digunakan untuk melakukan jenayah terhadap individu
dan organisasi. Oleh itu, organisasi perlu mempertimbangkan langkah-langkah
yang istimewa untuk melindungi sistem maklumat mereka.
Topik ini akan menerangkan sejauh mana sistem maklumat boleh dikawal dan
dilindungi supaya ia dapat melaksanakan tugasannya yang sepatutnya. Kita
akan juga melihat impak sosial dan isu etika yang berlaku hasil daripada
pelaksanaan sistem maklumat.
9.1 KEPENTINGAN KESELAMATAN

Sebelum kewujudan automasi pejabat yang dibawa melalui komputer, data
mengenai individu dan organisasi telah disimpan sebagai rekod bercetak yang
diagihkan kepada beberapa unit perniagaan atau organisasi. Sistem maklumat
mengumpul fail komputer bersama yang boleh diakses dengan mudah oleh
ramai pengguna dan kumpulan di luar organisasi. Akibat daripada itu, data
automasi adalah lebih terdedah pada penghapusan, pemalsuan, kesilapan dan
salah guna.
Organisasi yang terlalu bergantung pada komputer akan mengalami kerugian

kewangan atau kepincangan perniagaan apabila sistem komputer mereka
mengalami kerosakan atau gagal untuk melaksanakan tugasan yang diperlukan.
Lebih lama sistem tidak beroperasi, lebih teruk kemusnahan disebabkan olehnya.
Terdapat juga beberapa perniagaan yang akan gagal sekiranya sistem komputer
tidak boleh digunakan untuk beberapa hari.
Apakah sumber-sumber yang perlu dikawal atau diuruskan dari perspektif

keselamatannya? Sumber-sumber yang perlu dilindungi termasuklah:
(a) Data mentah;
(b) Maklumat;
(c) Perkakasan komputer ;
(d) Peranti persisian yang disambung dengan teknologi komputer;
(e) Teknologi maklumat yang digunakan; dan
(f) Perisian sokongan yang digunakan dalam unit teknologi maklumat, seperti
teknologi beroperasi.
Mari kita lihat bagaimana kita boleh mengurus keselamatan teknologi maklumat
terlebih dahulu daripada konsep asas dan kemudian daripada langkah-langkah

TOPIK 9 ISU KESELAMATAN DAN SOSIAL BERKAITAN SISTEM MAKLUMAT  167
yang perlu dilaksanakan secara praktikal hari ini yang membentuk kawalan
keselamatan teknologi maklumat.
Objektif Pengurusan Sistem Keselamatan
Secara umumnya, pengurusan sistem maklumat boleh dikatakan menjadi usaha

untuk mengawal akses pada teknologi untuk memastikan empat objektif utama
ditepati iaitu:
(a) Kerahsiaan
Ini adalah untuk memastikan bahawa data atau maklumat tidak terdedah
kepada mereka yang tidak sepatutnya melihatnya. Sistem Maklumat
Eksekutif, Sistem Perakaunan Syarikat dan Pengurusan Sumber Manusia
adalah antara sistem yang kritikal dan perlu dilindungi dalam keadaan ini.
(b) Integriti
Ini adalah untuk memastikan maklumat yang disimpan boleh dipercayai
dan data berkenaan serta program yang mengurusnya akan selalu tepat
atau berfungsi sebagaimana yang sepatutnya. Dalam lain perkataan, ia
mewakili keupayaan teknologi sebenar untuk setiap masa apabila akses
dilakukan.
(c) Ketersediaan
Ini adalah untuk memastikan bahawa teknologi, data dan perkhidmatan
dalam sistem ini boleh diakses pada setiap masa jika diperlukan oleh
sesiapa sahaja yang dibenar untuk mengaksesnya.
(d) Kepatuhan pada Peraturan

Ini adalah untuk memastikan bahawa kesemua aspek operasi berkaitan
dengan teknologi maklumat ini menuruti semua undang-undang,
peraturan, dasar, perjanjian, kontrak dan prinsip etika dalam sesebuah
organisasi.
SEMAK KENDIRI 9.1
Bayangkan bahawa anda adalah seorang pekerja dalam sesebuah

organisasi. Mengapakah maklumat peribadi anda diperlukan oleh
organisasi? Adakah maklumat yang disimpan berdasarkan model
yang anda pelajari? Jika tidak, adakah anda fikir organisasi
menggunakan modelnya sendiri? Bincangkan.

9.2 KESELAMATAN DAN INTERNET

Menghubungkan sistem maklumat sesebuah organisasi pada Internet atau
menyalurkan maklumat menerusi Internet atau ekstranet organisasi memerlukan
sistem maklumat dengan ciri-ciri keselamatan istimewa. Rangkaian awam besar
termasuklah Internet adalah lebih lemah terhadap ancaman keselamatan kerana
ia dibuka kepada orang ramai untuk menggodam dan apabila digodam,
impaknya adalah memudaratkan. Apabila Internet menjadi sebahagian daripada
rangkaian korporat, sistem maklumat organisasi adalah terdedah pada tindakan
oleh pihak luaran pada bila-bila masa.
Tembok api biasanya terletak di antara LAN dalaman dan WAN, dan rangkaian
luaran seperti Internet. Tembok api melindungi akses rangkaian dalaman
organisasi dengan bertindak sebagai pengawal yang mengkaji kelayakan setiap
pengguna sebelum mereka boleh mengakses rangkaian. Firewall akan mengenal
pasti nama, alamat IP, aplikasi dan ciri-ciri trafik yang lain. Ia memeriksa
maklumat ini berdasarkan peraturan akses yang telah diprogramkan ke dalam
sistem oleh pentadbir rangkaian. Seperti yang anda lihat dalam Rajah 9.1,
tembok api menghalang komunikasi haram ke dalam atau ke luar dari jaringan,
yang membolehkan organisasi menguatkuasakan dasar keselamatan pada aliran
trafik di antara rangkaian dan Internet (Opptiger, 1997).
Rajah 9.1: Tembok api
Terdapat dua jenis teknologi tembok api yang diperlukan:
(a) Proksi
Proksi menghentikan data yang bermula dari luar organisasi di tembok api,
memeriksa data dan memberhentikan proksi ke bahagian lain tembok api.

Jika pengguna luaran mahu berkomunikasi dengan ahli dalaman,

pengguna luaran akan "bercakap" dengan proksi aplikasi terlebih dahulu
dan proksi aplikasi akan berkomunikasi dengan komputer dalaman.
Pengguna dalaman juga akan bercakap melalui proksi pada komputer
luaran. Oleh kerana perintah sebenar tidak melalui tembok api, proksi
adalah dianggap sebagai lebih selamat dari pemeriksaan sebenar.
Bagaimanapun, mereka perlu melakukan banyak kerja dan boleh

menggunakan banyak sumber sistem yang dibuat untuk akses rangkaian
yang tidak memuaskan.
(b) Pemeriksaan Sebenar

Dalam pemeriksaan sebenar, tembok api menapis semua paket data yang
masuk serta memeriksa sumber, alamat destinasi atau perkhidmatan.
Peraturan akses yang ditakrifkan oleh pengguna mesti mengenal pasti
setiap jenis paket yang tidak dikehendaki oleh organisasi. Walaupun
pemeriksaan sebenar menggunakan sumber rangkaian yang kurang
dibandingkan dengan proksi, secara teorinya, ia adalah tidak selamat
kerana beberapa data mampu untuk melepasi tembok api.
Produk sistem tembok api Cisco adalah contoh tembok api yang boleh
menghentikan tetapi tidak boleh menghalang kemasukan pada rangkaian dari
luar secara keseluruhan, dan perlu dilihat sebagai satu elemen dalam rancangan
keselamatan keseluruhan.
Untuk menguruskan isu keselamatan Internet, prosedur organisasi dan skop

dasar mestilah luas, bertanggungjawab ke atas pengguna dan sedar akan
keperluan latihan keselamatan (Segev, Pomra dan Roldan, 1999).
AKTIVITI 9.1
Dapatkan perincian lain mengenai fungsi dan penggunaan tembok

api. Bincangkan jawapan anda semasa tutorial.
9.2.1 Keselamatan dan E-dagang

Keselamatan E-dagang adalah isu kawalan utama untuk syarikat menggunakan
mod perniagaan ini. Ia adalah penting untuk data penjual dan pengguna
berkaitan perdagangan dipastikan kerahsiaannya apabila disalurkan secara
elektronik. Data dihantar mestilah dilindungi daripada individu selain daripada
penghantar yang membuat keputusan untuk melakukan urus niaga perniagaan.

Banyak organisasi bergantung pada penyulitan (encryption) untuk melindungi

maklumat sensitif yang disalurkan menerusi rangkaian. Penyulitan dikod dan
mencampuri pesanan untuk melindungi data yang dihantar dari difahami oleh
penggodam. Pesanan boleh disulitkan dengan menggunakan kod bernombor
secara rahsia sebagai kunci penyulitan supaya ia dihantar sebagai pasangan
nombor yang telah bercampur aduk. (Kunci mengandungi kumpulan besar
abjad, nombor dan simbol).
Untuk boleh dibaca, perintah itu mesti disulitkan dengan kunci yang sesuai.
Terdapat beberapa piawaian penyulitan yang wujud, termasuk Piawaian
Penyulitan Data (DES) yang digunakan oleh kerajaan Amerika Syarikat, Data
Keselamatan RSA ( ), Lapisan Soket Selamat (SSL) dan Protokol Pindahan
Hiperteks-Selamat (S-HTTP) . SSL dan S-HTTP digunakan untuk Web
berasaskan trafik.
Terdapat banyak alternatif untuk penyulitan, bagaimanapun, penyulitan kunci

awam adalah yang paling popular. Penyulitan kunci awam menggunakan dua
kunci berbeza, satu untuk awam dan satu lagi untuk persendirian. Kunci-
kuncinya adalah berkaitan secara matematik supaya data tersulit dengan satu
kunci sahaja boleh dinyahsulitkan dengan kunci yang lain.
Kunci awam disimpan dalam direktori dan kunci persendirian disimpan secara
rahsia. Penghantar akan menyulitkan pesanan dengan kunci awam penerima.
Penyulitan adalah berguna untuk melindungi pesanan dalam Internet dan lain-
lain rangkaian awam yang kurang selamat dari rangkaian persendirian.
Penyulitan membantu melindungi data pembayaran yang dihantar seperti
perincian kad kredit, pertanyaan yang memerlukan pengesahan alamat dan
integriti pesanan.
Pengesahan bermaksud keupayaan satu pihak untuk mengetahui kehadiran

pihak yang satu lagi. Dalam dunia bukan elektronik, kita menggunakan
tandatangan.
Perbankan melalui internet telah mencegah tandatangan pada cek yang

diberikan kepada pelanggan menerusi rangkaian persendirian yang dilindungi,
di mana sumber memohon pembayaran direkodkan dan boleh dibuktikan.
Integriti pesanan adalah kemampuan untuk memastikan pesanan yang dihantar
tiba tanpa perlu disalin atau dipinda.
Pakar keselamatan komputer masih mencari cara yang membabitkan penyulitan

untuk mewujudkan tandatangan digital yang dipersetujui terlebih dahulu dan
disahkan. Tandatangan digital adalah kod digital yang dilampirkan bersama

pesanan yang dihantar secara elektronik dan digunakan untuk mengesahkan

kandungan pesanan. Ia memberikan satu kaedah menyekutukan pesanan
dengan pengguna, melaksanakan fungsi yang sama seperti tandatangan bertulis.
Pengesahan boleh dilaksanakan dengan melampirkan sijil digital pada pesanan

elektronik. Sistem pensijilan digital menggunakan pihak ketiga yang dipercayai
dikenali sebagai Autoriti Pentauliah untuk mengesahkan identiti pengguna.
Sistem Autoriti Pentauliah boleh beroperasi sebagai satu fungsi dalam organisasi
atau oleh organisasi luaran seperti Verisign Inc. dan MIMOS Berhad.
AKTIVITI 9.2
Terdapat banyak laman web perbankan dalam talian yang

menggunakan penyulitan atau pensijilan digital. Bincangkan
perbezaan antara penyulitan dan pensijilan digital.
9.3 ANCAMAN KESELAMATAN SISTEM
Ancaman Keselamatan Sistem merujuk pada tindakan atau kejadian yang

boleh dan akan memberi kesan pada integriti sesebuah sistem maklumat,
yang boleh memberi kesan ke atas kebolehpercayaan dan privasi data
perniagaan.
Kebanyakan organisasi bergantung pada sistem komputer untuk berfungsi dan

oleh itu perlu berhadapan dengan ancaman keselamatan sistem. Perusahaan
kecil, bagaimanapun, selalu kekurangan tenaga kerja untuk fungsi asas teknologi
maklumat (IT) serta berkemahiran keselamatan sistem.
Walau bagaimanapun, untuk melindungi sistem maklumat mereka dan

memastikan penerusan perniagaan, semua organisasi mesti memberikan
individu atau kumpulan dengan tanggungjawab pada keselamatan sistem.
Menggunakan khidmat luar untuk fungsi keselamatan sistem mungkin adalah
alternatif yang kurang mahal untuk organisasi yang kecil.
Contoh-contoh ancaman keselamatan adalah:

(a) Virus, Perisian Intip dan Perisian Beriklan;
(b) Salah Guna Akses Internet Dalaman ;
(c) Pencurian komputer riba atau komputer mudah alih;

(d) Nafi Khidmat (DoS);

(e) Akses pada maklumat yang tidak dibenarkan;
(f) Salah Guna Rangkaian Tanpa Wayar;
(g) Pencerobohan Sistem;
(h) Penipuan Telekom;
(i) Pencurian Hak Milik Maklumat;
(j) Penipuan Kewangan;
(k) Salah Guna Aplikasi Web Awam;
(l) Pencacatan Laman Web; dan
(m) Perbuatan Khianat.
Dalam subtopik berikutnya, kita akan melihat pada ancaman keselamatan yang
dihadapi secara mendalam.
9.3.1 Virus, Perisian Intip and Perisian Beriklan

Berikut adalah perincian mengenai ancaman yang disebabkan oleh virus,
perisian intip dan perisian beriklan.
(a) Virus
Virus komputer adalah kod perisian yang boleh mengganda dan merambat
dirinya. Virus boleh tersebar ke komputer lain melalui e-mel, menerusi
muat turun fail dari Internet atau membuka fail yang tercemar. Adalah
sangat mustahil untuk melindungi rangkaian komputer sepenuhnya
daripada serangan virus.
Virus adalah hanya satu daripada beberapa ancaman berprogram atau kod
hasad (perisian hasad) dalam persekitaran ketersambungan sistem hari ini.
Ancaman berprogram adalah atur cara komputer yang boleh mewujudkan
gangguan, mengubah atau merosakkan data, mencuri keselamatan atau
melumpuhkan fungsi sistem. Ancaman berprogram termasuklah virus
komputer, kuda Trojan, bom logik, cacing, spam, perisian intip dan
perisian beriklan.
Berdasarkan pada kajian oleh University of Maryland, lebih daripada 75%

peserta telah menerima e-mel spam setiap hari. Terdapat dua masalah
dengan spam: pekerja membuang masa membaca dan menghapuskan

spam dan ini meningkatkan sistem overhed untuk menghantar dan

menyimpan data yang remeh.
(b) Perisian Intip

Perisian Intip pula adalah program komputer yang mengumpul secara
rahsia maklumat peribadi pengguna dan disampaikan kepada pihak ketiga
seperti pengiklan. Kefungsian biasa perisian intip termasuklah pemantauan
ketukan kekunci, mengimbas fail, menghendap aplikasi-aplikasi lain
seperti program berbual atau pemproses kata, memasang program perisian
intip yang lain, membaca cookies, menukar laman web lalai pada pelayar
Web dan menyampaikan maklumat secara konsisten ke pangkalan perisian
intip. Pengguna yang tidak sedar mengenainya selalu terpasang perisian
intip setelah melawati sesuatu laman web, mengklik pada tetingkap timbul
(pop-up box) yang menjengkelkan atau memuat turun fail dari Internet.
(c) Perisian Beriklan

Perisian beriklan adalah program yang boleh memaparkan iklan seperti
tetingkap timbul atau kain rentang iklan (banner ad) pada halaman Web.
Sejumlah besar pembangun perisian menawarkan percubaan percuma
perisian mereka sehinggalah pengguna membayar untuk mendaftar.
Pengguna percubaan percuma melihat iklan yang ditaja sementara
menggunakan perisian. Beberapa perisian beriklan melakukan lebih dari
hanya menunjukkan iklan, bagaimanapun; ia boleh melaporkan tabiat
pengguna, kegemarannya atau juga maklumat peribadi kepada pengiklan
atau pihak ketiga, sama seperti perisian intip.
Kawalan Berkesan ke Atas Virus, Perisian Intip dan Perisian Beriklan
Untuk melindungi sistem komputer dari virus dan ancaman diprogramkan yang
lain, organisasi mesti mempunyai kawalan akses yang berkesan dan memasang
serta kerap mengemas kini perisian kuarantin. Dengan perlindungan berkesan
terhadap capaian yang tidak dibenarkan dan dengan menggalakkan kakitangan
untuk menjadi pengguna komputer yang defensif, ancaman virus boleh
dikurangkan. Sesetengah virus boleh menjangkiti komputer melalui kelemahan
sistem operasi. Ia adalah kritikal untuk memasang penampal sistem keselamatan
sebaik sahaja ia boleh didapati.
Menentang ancaman diprogramkan adalah usaha berterusan dan sentiasa

berubah-ubah. Tembok api dan penghala juga perlu dipasang di peringkat
rangkaian untuk menghapuskan ancaman sebelum ia membuat capaian ke
komputer. Perisian anti perisian beriklan dan anti perisian intip adalah
berasaskan tandatangan, dan organisasi dinasihatkan untuk memasang lebih
daripada satu jenis untuk memastikan perlindungan yang berkesan. Memasang

perisian anti spam dalam pelayan adalah penting kerana peningkatan spam
menyebabkan kehilangan produktiviti dan pembaziran sumber
pengkomputeran.
Pertimbangan-pertimbangan penting untuk memilih perisian anti-spam adalah

termasuk keberkesanan sistem ini, kesan ke atas penghantaran mel, kemudahan
penggunaan, penyelenggaraan, dan kos. Banyak pembekal perkhidmatan
Internet mengurangkan spam di pelayan mereka dengan mudah sebelum ia
sampai kepada pelanggan. Selain itu, organisasi perlu mengekalkan salinan
sandaran data dan perisian korporat dalaman dan di luar tapak supaya data dan
perisian boleh segera dipulihkan jika berlaku kegagalan sistem.
9.3.2 Salah Guna Akses Internet Dalaman

Internet dalam sesebuah organisasi digunakan untuk meningkatkan produktiviti
organisasi. Malangnya, ia boleh disalahgunakan. Sebagai contoh, e-mel dan
sambungan Internet boleh didapati dihampir semua pejabat untuk
meningkatkan produktiviti, tetapi kakitangan boleh menggunakannya atas
sebab-sebab peribadi, seperti membeli-belah dalam talian, bermain permainan
dan menghantar mesej segera kepada rakan-rakan semasa waktu bekerja.
Sebagai kawalan pencegahan, setiap organisasi perlu mempunyai dasar bertulis

mengenai penggunaan kemudahan komputer korporat. Di samping itu,
organisasi perlu mengemas kini dasar pemantauan secara berkala selari dengan
perkembangan IT yang pesat.
9.3.3 Pencurian Komputer Riba atau Komputer

Mudah Alih
Oleh kerana aset ini adalah agak mahal, komputer riba dan PDA telah menjadi
sasaran pencuri. Selain daripada kosnya yang mahal, ia juga sering
mengandungi data hak milik korporat, kod akses pada rangkaian syarikat dan
maklumat sensitif.
Cadangan-cadangan berikut boleh membantu meminimumkan peluang kecurian

apabila berada di luar pejabat:
(a) Jangan tinggalkan komputer riba atau PDA tanpa perhatian termasuklah
dalam kereta atau bilik hotel.
(b) Pasang peranti perlindungan fizikal seperti kunci dan kabel atau penggera.
(c) Letakkan komputer riba ke dalam beg atau bekas tidak bertulis.

(d) Pasang perisian penjejakan menyelinap.

(e) Jika komputer riba dicuri, log masuk automatik memudahkan pencuri
untuk mengakses maklumat sensitif. Perlindungan kata laluan tidak
menghalang pencuri tetapi ia menjadikan keadaan sukar bagi pencuri
mendapat maklumat tersimpan. Keselamatan biometrik seperti pembaca
cap jari adalah perlindungan yang lebih baik.
(f) Sandarkan selalu data atau memasang program segerak pada komputer
meja, komputer riba atau PDA.
9.3.4 Nafi Khidmat (DoS)

Satu serangan nafi khidmat (DoS) direka khusus untuk mengganggu fungsi
normal sistem dan memberi kesan kepada akses pengguna yang sah pada sistem.
Pengguna bermusuhan menghantar permintaan palsu bertalu-talu kepada
pelayan, menghangatkannya dan membuatkan sambungan di antara pelayan
dan pelanggan yang sah menjadi sukar atau mustahil untuk diwujudkan. Nafi
khidmat teragih (DDoS) membolehkan penggodam untuk melancarkan serangan
secara besar-besaran dan terselaras dari beribu-ribu komputer yang dirampas
(zombie) yang dikawal dari jauh oleh penggodam.
Serangan DDoS yang besar boleh melumpuhkan sistem rangkaian dan

menjatuhkan laman web syarikat gergasi. Malangnya, apa-apa sistem komputer
berpotensi menjadi sasaran penggodam selagi mana ia disambungkan ke
Internet. Serangan DoS boleh memanjangkan tempoh kerosakan pelayan yang
penting dan kerugian kewangan bagi banyak organisasi, tetapi kawalan untuk
mengurangkan risiko juga sangat teknikal. Organisasi perlu menilai potensi
mereka terdedah pada serangan DoS dan menentukan sejauh mana kemampuan
mereka dalam aspek kawalan atau perlindungan.
9.3.5 Akses Tanpa Kebenaran pada Maklumat

Untuk mengawal akses tanpa kebenaran pada maklumat, kawalan akses,
termasuk kata laluan dan persekitaran yang terkawal adalah diperlukan.
Komputer dipasang di kawasan awam, seperti bilik persidangan atau kaunter
resepsi, boleh mewujudkan ancaman serius dan harus dielakkan jika boleh.
Mana-mana komputer di kawasan awam perlu dilengkapi dengan alat
perlindungan fizikal untuk mengawal akses apabila tidak ada keperluan
perniagaan. LAN seharusnya berada di dalam persekitaran terkawal yang
diakses oleh kakitangan yang dibenarkan sahaja. Kakitangan harus dibenarkan
untuk mengakses hanya data yang diperlukan bagi mereka untuk melaksanakan
kerja mereka.

SEMAK KENDIRI 9.2

Apakah perbezaan antara salah guna akses Internet oleh orang
dalam dan akses yang tidak dibenarkan pada maklumat?
9.3.6 Salah Guna Rangkaian Tanpa Wayar

Rangkaian tanpa wayar menawarkan kelebihan dari segi kemudahan dan
fleksibiliti, tetapi sistem keselamatan boleh menjadi satu isu yang besar.
Penyerang tidak perlu mempunyai akses fizikal pada rangkaian. Penyerang
boleh mengambil masa mereka untuk menggodam kata laluan dan membaca
data rangkaian tanpa meninggalkan jejak. Salah satu pilihan untuk mengelakkan
serangan adalah dengan menggunakan satu daripada beberapa piawaian
penyulitan yang boleh dibina ke dalam peranti rangkaian tanpa wayar. Satu
contohnya, penyulitan Privasi Setara Berwayar (WEP) adalah berkesan untuk
pengintip amatur, tetapi ia tidak cukup canggih untuk menggagalkan
penggodam yang berdedikasi. Oleh yang demikian, apa-apa maklumat sensitif
yang dihantar melalui rangkaian tanpa wayar hendaklah disulitkan pada
peringkat data seolah-olah ia dihantar melalui rangkaian awam.
9.3.7 Pencerobohan Sistem

Penggodam menceroboh sistem secara haram untuk mencuri maklumat,
mengubah data atau memudaratkan sistem. Faktor-faktor berikut adalah
berkaitan dengan pencerobohan sistem:
(a) Lubang sistem: kelemahan reka bentuk sistem pengoperasian atau sistem
aplikasi yang membenarkan perampasan, pintasan keselamatan,
manipulasi data, peningkatan keistimewaan dan akses pada sistem.
(b) Pengimbasan port: satu teknik menggodam yang digunakan untuk
memeriksa port TCP/IP untuk mendedahkan perkhidmatan yang ada dan
untuk mengenal pasti kelemahan sesebuah komputer atau sistem
rangkaian bagi tujuan mengeksploitasikannya.
(c) Penghiduan rangkaian: perkakasan dan program perisian untuk
mengumpul data rangkaian (trafik) untuk menyahkod kata laluan dengan
perisian penggodam kata laluan yang mungkin menyebabkan wujud akses
tidak dibenarkan pada sistem rangkaian.
(d) Perdayaan IP: satu teknik digunakan untuk memperolehi akses yang tidak
dibenarkan pada komputer, di mana penggodam menghantar mesej ke

komputer dengan alamat IP palsu yang kononnya datang dari hos yang
boleh dipercayai.
(e) Pintu belakang/pintu perangkap: satu lubang dalam keselamatan sistem
komputer yang sengaja ditinggalkan oleh pereka atau penyelenggara.
(f) Penerowongan: satu kaedah untuk memintas tembok api dengan
menyorok satu mesej yang boleh ditolak oleh tembok api ke dalam mesej
lain yang boleh diterima.
Organisasi boleh menggunakan alatan perisian atau ujian pencerobohan sistem

untuk mengimbas sistem dan menilai kerentanan sistem serta keberkesanan
mana-mana tindakan berbalas yang dilakukan. Teknik pengujian mestilah
dikemas kini selalu untuk mengesan ancaman dan kelemahan yang sering
berubah. Kawalan-kawalan lain untuk bertindak balas pada pencerobohan
sistem adalah seperti berikut:
(a) Memasang perisian anti penghiduan untuk mengimbas rangkaian;
menggunakan penyulitan untuk mengatasi ancaman penghiduan data;
(b) Memasang semua penampal pelayan yang diberikan oleh vendor. Pelayan
telah memasukkan pelbagai pengukur keselamatan untuk menghalang
serangan perdayaan IP;
(c) Memasang tembok api rangkaian supaya alamat dalaman tidak
didedahkan di luar rangkaian;
(d) Mewujudkan dasar sistem pembangunan untuk berkawal terhadap pintu
belakang/pintu perangkap; mengalih keluar pintu belakang sebaik sahaja
pembangunan sistem baru telah selesai; dan
(e) Mereka bentuk keupayaan keselamatan dan audit untuk melindungi
semua peringkat pengguna.
9.3.8 Penipuan Telekom

Pada masa lalu, penipuan telekom membabitkan penggunaan secara penipuan
pada kemudahan (telefon) telekomunikasi. Penceroboh sering menggodam
tukaran cabang persendirian (PBX) dan port pentadbiran atau penyelenggaraan
untuk keuntungan peribadi, termasuk panggilan jarak jauh percuma, mencuri
(menukar) maklumat dalam kotak mel suara, mengalihkan panggilan secara
tidak sah, pengintipan dengar melalui telefon dan mencuri dengar.
Apabila data komunikasi analog dan digital telah tertumpu, beberapa organisasi
telah menggunakan Suara melalui Protokol Internet (VoIP) untuk mengurangkan
kos bil telefon. Nombor telefon pihak yang memanggil dan pihak yang

menerima panggilan ditukar kepada alamat IP dan PBX disambungkan ke

komputer rangkaian syarikat, dan penggodam boleh masuk ke dalam sistem
melalui PBX atau tukaran cabang berkomputer (CBX). Di samping itu, setiap
sistem PBX / CBX dilengkapi dengan program perisian yang menjadikannya
terdedah pada penipuan akses jauh, dan penceroboh menggunakan perisian
yang canggih untuk mencari sasaran yang mudah. Setelah PBX digodam,
penggodam mempunyai akses yang sama pada sistem telefon dan rangkaian
komputer seperti mana kakitangan yang sah.
Organisasi perlu memasang perisian untuk memantau penggunaan

perkhidmatan pada pelbagai poin pada rangkaian, termasuk pengawal pintu
VOIP, pengawal media VOIP, dan pelayan penyiaran. Perisian boleh memantau
prestasi sistem paket dan aplikasi penghala di rangkaian tertumpu. Perisian ini
juga boleh secara automatik memberi amaran kepada orang yang
bertanggungjawab jika apa-apa aktiviti yang tidak normal telah dikesan.
9.3.9 Pencurian Maklumat Proprietari

Maklumat adalah komoditi dalam era e-dagang dan wujudnya pembeli untuk
membeli maklumat sensitif termasuklah data pelanggan, maklumat kad kredit
dan rahsia perniagaan. Pencurian data oleh individu dalaman adalah biasa
apabila kawalan akses tidak dilaksanakan. Penggodam dari luar boleh
menggunakan virus „Trojan‰ untuk mencuri maklumat daripada sistem yang
tidak dilindungi. Selain hanya memasang tembok api dan perisian anti virus
untuk melindungi sistem, syarikat perlulah menyulitkan atau encrypt kesemua
data pentingnya.
Keistimewaan akses dan penyulitan data merupakan kawalan pencegahan yang

baik terhadap pencurian data oleh kakitangan tanpa kebenaran yang mencuri
untuk keuntungan peribadi. Kawalan akses termasuklah kata laluan tradisional,
kad pintar keselamatan dan peranti keselamatan biometrik yang lebih canggih.
Organisasi boleh melaksanakan beberapa kawalan yang sesuai termasuklah
mengehadkan akses pada maklumat proprietari kepada pekerja yang
dibenarkan, mengawal akses di mana maklumat proprietari boleh didapati dan
menjalankan pemeriksaan latar belakang kakitangan yang akan mempunyai
akses pada maklumat proprietari. Walau bagaimanapun, akan selalu ada
beberapa risiko iaitu kakitangan yang diberikan kebenaran akan
menyalahgunakan data yang diakses mereka yang berkaitan dengan kerja
mereka. Organisasi boleh juga bekerja dengan peguam harta intelektual yang
berpengalaman dan memerlukan kakitangan untuk menandatangi perjanjian
tidak bersaing dan ketidakdedahan.

9.3.10 Penipuan Kewangan

Sifat bagi penipuan kewangan telah berubah sejak beberapa tahun dengan
teknologi maklumat. Penipuan kewangan berasaskan sistem termasuk penipuan
e-mel, kecurian identiti dan penipuan urus niaga. Dengan spam, individu yang
menipu boleh menghantar e-mel penipuan kepada beribu-ribu orang dalam
beberapa jam. Mangsa bagi kegiatan scam sering yang dikenali sebagai 419 scam
sering dijanjikan kemenangan loteri atau sejumlah besar wang yang tidak
dituntut yang berada dalam akaun bank luar pesisir, tetapi mereka perlu
membayar suatu "yuran" terlebih dahulu untuk mendapatkan bahagian mereka.
Memancing data atau phishing adalah satu bentuk kecurian identiti. Spam
dihantar mendakwa ia dari bank individu atau kesatuan kredit atau organisasi e-
dagang yang berwibawa. E-mel tersebut kemudiannya menggesa penerimanya
untuk klik pada pautan untuk mengemas kini data peribadi mereka. Pautan ini
membawa mangsa ke laman web palsu yang direka bagi mendapatkan
maklumat peribadi atau kewangan dan menghantarnya kepada penjenayah.
Pengguna tidak boleh memberi nombor kad kredit, PIN atau apa-apa maklumat
peribadi sebagai tindak balas kepada e-mel yang tidak diminta. Daripada
mengklik pautan dalam e-mel yang mencurigakan, sila hubungi pejabat atau
menggunakan URL yang sah untuk mengesahkan e-mel yang mendakwa
daripada bank atau institusi kewangan. Apabila mengemukakan maklumat
kewangan dan peribadi yang sensitif melalui Internet, pastikan pelayan
menggunakan protokol Lapisan Soket Selamat (URL seharusnya menjadi
https:// bukan http:// yang biasa).
9.3.11 Salah Guna Aplikasi Web Awam

Sifat e-dagang yang mudah dan fleksibel menjadikan aplikasi Web ini mudah
terjejas dan disalahgunakan. Penggodam boleh memintas tembok api rangkaian
tradisional dan sistem pencerobohan pencegahan dan seterusnya menyerang
aplikasi web secara terus. Mereka boleh memasukkan arahan ke dalam
pangkalan data melalui antara muka aplikasi web pengguna dan dalam diam-
diam mencuri data, seperti maklumat pelanggan dan kad kredit.
Pengesahan pengguna adalah asas keselamatan aplikasi web dan pengesahan

yang tidak mencukupi boleh menjadikan aplikasi terdedah kepada ancaman
penggodam. Organisasi mesti memasang tembok api aplikasi web bagi
memastikan semua dasar keselamatan dipatuhi dengan teliti. Kawalan tambahan
berikut boleh mengurangkan penyalahgunaan aplikasi web:
(a) Memasang tampalan keselamatan dengan segera;

(b) Menggunakan pengimbas aplikasi Web untuk mencari apa-apa

kerentangan;
(c) Memantau pelayan dan aplikasi untuk mengenal pasti apa-apa masalah
dan menamatkan permintaan hasad; dan
(d) Menyembunyikan maklumat yang tidak perlu diketahui oleh pengguna
akhir termasuklah jenis mesin pelayan dan sistem operasi.
9.3.12 Pencacatan Laman Web

Pencacatan laman web merupakan sabotaj ke atas halaman web oleh penggodam
yang memasukkan atau mengubah maklumat. Halaman web yang diubah boleh
mengelirukan pengguna yang tidak mengetahui dan memberi publisiti negatif
yang boleh menjejaskan imej dan kredibiliti syarikat. Pencacatan laman web
pada dasarnya merupakan serangan sistem dan penyerang sering mengambil
kesempatan daripada kelemahan sistem yang tidak didedahkan atau sistem yang
tidak ditampal.
Tembok api rangkaian tidak dapat melindungi organisasi terhadap semua

kelemahan web. Organisasi perlu memasang keselamatan aplikasi web
tambahan untuk menangani risiko pencacatan tersebut. Semua kelemahan yang
diketahui perlu ditampal untuk mengelakkan arahan dari jauh dan peningkatan
keistimewaan. Ia juga penting bahawa hanya beberapa pengguna yang
dibenarkan untuk mengakses laluan ke kandungan laman web ini. Akses pada
sumber pelayan web yang berbeza, seperti pelaksanaan, proses, fail data dan fail
konfigurasi, perlulah dipantau. Perkhidmatan pemantauan laman web komersil
juga disediakan.
9.3.13 Perbuatan Khianat

Jenayah keselamatan sistem yang dilakukan oleh orang dalam adalah sebanyak
dilakukan oleh orang luar. Beberapa kawalan yang dibincangkan di atas dapat
memberi perlindungan terhadap perbuatan khianat yang dilakukan oleh orang
luar, tetapi tidak ada organisasi yang terkecuali daripada kakitangannya sendiri
yang menyalahgunakan amanahnya. Apabila ia berkaitan keselamatan, organisasi
sering memberi perhatian hanya kepada parameter organisasi dan tidak pada
yang di dalamnya. Khianat oleh orang dalam sering dirancang apabila pekerja
mengetahui waktu pemberhentian kerja mereka sudah hampir tiba.
Dalam beberapa kes, kakitangan yang tidak berpuas hati masih boleh mendapat
akses selepas diberhentikan. Satu lagi ancaman potensi penggunaan yang tidak
dibenarkan adalah ketika pekerja berhenti atau ditamatkan perkhidmatannya

tetapi tidak ada penyelarasan antara jabatan personel dan pusat komputer.
Dalam beberapa kes, pekerja masih mempunyai akses sistem dan akaun e-mel
walaupun mereka telah pun meninggalkan organisasi. Ia juga bukan sesuatu
yang luar biasa untuk pekerja mengetahui ID pengguna dan kata laluan milik
rakan-rakan mereka.
9.4 ISU SOSIAL DALAM PENGGUNAAN

TEKNOLOGI MAKLUMAT
Pengenalan sistem maklumat dan teknologi maklumat dalam pelbagai aspek
kehidupan harian masyarakat telah memberi impak ke atas masyarakat dalam
banyak cara. Dalam seksyen berikutnya, kita akan melihat pada beberapa isu
sosial yang menggabungkan penggunaan teknologi maklumat.
9.4.1 Ancaman Pada Pekerjaan

Banyak jenis pekerjaan yang sebelum ini dilakukan oleh manusia kini dilakukan
oleh sistem komputer atau mesin. Komputer telah menggantikan kerani dan
pekerja-pekerja lain. Sebagai contoh, dengan penggunaan Sistem Maklumat
Eksekutif (EIS), pengurusan boleh menghasilkan laporan eksekutif secara terus
dari sistem untuk analisa. Sebelum ini, tugas ini perlu dilakukan oleh beberapa
orang kerani atau pekerja. Keadaan ini telah membawa kepada peningkatan
kadar pengangguran.
Walaupun penggunaan komputer telah mengurangkan sejumlah pekerjaan, ia

juga telah menyumbang kepada jawatan baru yang berkaitan dengan
penggunaan sistem komputer, seperti ketua pegawai maklumat dan lain-lain
jawatan yang berkaitan. Secara ringkas, ia boleh dikatakan bahawa pengenalan
komputer telah menghapuskan kedudukan yang melibatkan tugasan yang
berulang-ulang dan menambah perjawatan yang memerlukan lebih banyak
kemahiran dan intelek. Jawatan-jawatan baru ini dipenuhi oleh mereka yang
dikenali sebagai pekerja berpengetahuan.
9.4.2 Hubungan Manusia

Terdapat aduan bahawa pengenalan sistem komputer telah menyebabkan
hubungan antara individu merosot. Ini kerana beberapa operasi yang sebelum
ini memerlukan hubungan manusia kini dilakukan secara autonomi oleh
komputer. Sesebuah sistem komputer tidak menganggap perasaan manusia atau
logik dalam melaksanakan tugasan yang telah diprogramkan ke dalamnya, tidak
seperti manusia. Tugas seperti pembayaran bil, sebagai contoh, boleh

membuatkan syarikat kelihatan terdorong pada keuntungan dan bersifat

peribadi kerana sistem tidak membolehkan fleksibiliti.
9.4.3 Isu Kesihatan

Penggunaan komputer untuk melaksanakan kerja di pejabat juga boleh
menimbulkan masalah baru, seperti tekanan kerja, tekanan otot leher, bahagian
belakang atau tulang belakang, dan bahu. Pendedahan berterusan kepada
sinaran dari skrin komputer juga boleh menyebabkan kerosakan pada mata. Di
samping itu, penggunaan komputer pemantauan oleh pekerja juga boleh
dikatakan dapat mewujudkan tekanan yang berlebihan kepada pekerja yang
boleh membawa kepada banyak masalah kesihatan.
9.4.4 Ancaman Pada Hak Peribadi (Privasi)

Keupayaan sistem komputer untuk menyimpan, memproses dan mengedarkan
data adalah salah satu kelebihan yang boleh memudahkan dan meningkatkan
kecekapan banyak tugas. Walau bagaimanapun, keupayaan ini juga boleh
melanggar hak-hak peribadi seseorang kerana maklumat sulit boleh
dikompromi.
Disebabkan teknologi canggih yang ada pada hari ini, seorang pengguna
melayari Internet dan memasuki laman web yang mungkin menangkap
maklumat peribadinya tanpa persetujuan. Maklumat pengguna peribadi yang
disimpan dalam sistem komputer institusi seperti maklumat kredit dan butiran
keluarga akan berhadapan dengan ancaman maklumat yang terdedah atau salah
digunakan. Dari perspektif lain, terdapat beberapa institusi tertentu yang
memantau penggunaan komputer oleh para pekerja mereka tanpa disedari oleh
pekerja tersebut.
AKTIVITI 9.3
Teknologi maklumat telah menyebabkan penurunan sejumlah
pekerjaan dengan pengenalan pada automasi. Fikirkan mengenai satu
hujah yang berlawanan iaitu bagaimanakah pengenalan Internet
mengurangkan kadar pengangguran?

9.5 ISU ETIKA

Dari perspektif bahasa, etika boleh ditakrifkan sebagai prinsip-prinsip yang
betul atau salah yang dipegang oleh seseorang individu dan mereka
bertindak sebagai ejen moral yang merupakan panduan untuk menentukan
kod tingkah laku manusia.
Etika adalah satu cabang falsafah yang berkaitan dengan menentukan betul atau
salah. Penggunaan teknologi maklumat dan sistem maklumat hari ini telah
menimbulkan isu-isu baru yang tidak beretika yang tidak wujud sebelum
pengenalan komputer. Apakah yang betul dan apakah yang salah dalam
penggunaan sistem maklumat dan teknologi maklumat? Ini adalah persoalan
asas yang kita akan tangani dalam seksyen ini. Sistem nilai yang menentukan
betul dan salah menggunakan bentuk teknologi maklumat yang kita tahu
mengenainya sebagai kod etika teknologi maklumat.
9.5.1 Isu Etika dalam Teknologi Maklumat

Apakah bentuk isu etika baru yang telah muncul melalui penggunaan teknologi
maklumat? Hari ini, teknologi maklumat telah merealisasikan banyak perkara
yang tidak diberikan pertimbangan sebelum ini. Teknologi rangkaian komputer
boleh memindahkan maklumat dengan cepat ke seluruh dunia dalam masa
beberapa minit pada kos yang minimum. Dalam keadaan ini, persoalan tentang
jenis maklumat yang perlu diedarkan dan apa yang tidak boleh diagihkan adalah
menjadi isu. Sebagai contoh, sesuatu maklumat yang dianggap tidak bermoral
dalam satu budaya tidak boleh dianggap seperti demikian dalam budaya lain.
Dalam senario lain, penggunaan sesetengah jenis perisian yang boleh memantau
penggunaan teknologi maklumat oleh pengguna yang disambungkan ke Internet
mungkin menjejaskan maklumat peribadi mereka. Sekiranya hak untuk
memantau diberikan kepada pihak berkuasa, setakat mana mereka dibenarkan
berbuat demikian? Polemik ini telah membuka perbahasan sistem nilai
masyarakat, menyebabkan wujudnya keperluan bagi organisasi untuk
mempunyai kod etika dalam penggunaan teknologi maklumat.
9.5.2 Kerangka Asas Etika Teknologi Maklumat

Banyak organisasi atau institusi yang menggunakan teknologi maklumat telah
menggariskan kod etika mereka sendiri sebagai panduan kepada ahli-ahli atau
para pekerja mereka dalam menggunakan teknologi maklumat. Kod etika ini akan
digunakan dalam menentukan sama ada atau tidak sesuatu jenis kelakuan itu
adalah betul atau salah dari perspektif teknologi maklumat dalam organisasi atau

institusi. Anda mungkin perlu untuk membentuk kod etika bagi penggunaan
teknologi maklumat dalam organisasi anda pada masa hadapan. Mari kita buat
keputusan mengenai apa yang patut dinyatakan dalam kod etika tersebut.
Anda sebagai pengguna teknologi maklumat perlu menjadi pengguna akhir

yang bertanggungjawab. Pertubuhan Profesional Teknologi Maklumat (AITP)
telah menggariskan beberapa panduan sebagai kod etika untuk pegawai
teknologi maklumat yang berikut:
(a) Bertindak dengan integriti ă dipercayai, boleh diharap;
(b) Meningkatkan bilangan profesional dalam bidang anda;
(c) Meletakkan standard yang tinggi untuk pencapaian anda;
(d) Bertanggungjawab pada pekerjaan anda; dan
(e) Mengambil berat tentang kesihatan, privasi serta perkhidmatan umum
kepada orang awam.
AKTIVITI 9.4
Trend dalam pembangunan teknologi maklumat telah menambahkan
beberapa soalan berkaitan isu etika. Kaitkan bagaimana trend teknologi
maklumat boleh menambah soalan pada isu tersebut.
Ć Operasi perniagaan boleh diganggu oleh banyak faktor ancaman sistem

maklumat termasuklah melanggar keselamatan sistem.
Ć Masa rosak sistem, pencerobohan sistem, pencurian sumber perkomputeran

dan kehilangan produktiviti telah semakin menjadi isu keselamatan sistem
yang kritikal.
Ć Kerugian kewangan dari perlanggaran keselamatan ini boleh jadi penting.

Tambahan lagi, perlanggaran keselamatan sistem boleh mencemarkan imej
syarikat dan menggugat pematuhan syarikat pada undang-undang dan
peraturan-peraturan yang berkenaan.
Ć Kunci untuk melindungi sistem maklumat organisasi terhadap perlanggaran

keselamatan adalah anda perlu bersedia untuk semua kemungkinan
ancaman utama. Kombinasi kawalan pencegahan dan pengesanan boleh
mengatasi ancaman keselamatan.

Ć Penggunaan teknologi maklumat mempunyai kesan sosial. Oleh itu, ia

adalah penting untuk merancang penggunaan teknologi maklumat dalam
organisasi atau masyarakat untuk memperolehi hasil-hasil positif yang
maksimum dan mengelakkan kesan negatif.
Ć Penggunaan teknologi maklumat juga membawa pada isu asas kod etika
teknologi maklumat yang perlu dipatuhi.
Akses yang tidak dibenarkan Keselamatan sistem maklumat

Ancaman keselamatan sistem Pengurusan Keselamatan Sistem
Isu etika dalam IT Tembok Api
Isu sosial dalam IT Virus

Topik  Isu
10 Pembangunan
dan Kualiti
Berkaitan
Sistem
HASIL PEMBELAJARAN
1. Mengenal pasti fasa dalam pembangunan sistem maklumat;
2. Membincangkan Model Kematangan Kemampuan (CMM) yang
digunakan sebagai standard untuk pembangunan perisian;
3. Menilai sama ada sesuatu sistem adalah satu kejayaan atau
sebaliknya;
4. Menganalisa empat faktor penting yang menyebabkan kegagalan
sesuatu sistem; dan
5. Mencadangkan strategi sesuai untuk menguruskan proses
pelaksanaan sistem maklumat.
 PENGENALAN
Teknologi maklumat digunakan secara meluas dalam organisasi, tetapi adakah
penggunaan teknologi maklumat menjamin pulangan yang lebih tinggi?
Jawapannya bergantung pada matlamat yang jelas dalam penggunaan teknologi
maklumat. Ini kerana perancangan menyeluruh akan menjamin hasil yang positif.

TOPIK 10 ISU PEMBANGUNAN DAN KUALITI BERKAITAN SISTEM  187
Dalam topik ini, kita akan melihat pembangunan sistem maklumat

menggunakan Kitaran Hayat Pembangunan Sistem (SDLC), yang sangat
popular. Kita juga akan membincangkan salah satu standard utama yang
digunakan dalam sistem maklumat, yang merupakan Model Kematangan
Kemampuan (CMM). Tujuan menggunakan piawaian ini adalah untuk
memastikan kualiti sistem yang dibangunkan, terutamanya supaya perisian itu
mematuhi keperluan pembangunan perisian. Dalam topik ini, kita juga akan
melihat aspek-aspek penting dalam melaksanakan teknologi maklumat, bermula
dengan pengenalan kepada masalah-masalah yang mungkin timbul, sumber
untuk masalah-masalah ini, dan bagaimana untuk mengukur kejayaan
pelaksanaan. Kemudian, kita akan membincangkan langkah-langkah
pelaksanaan projek teknologi maklumat yang dirancang untuk memastikan
bahawa pulangan yang maksimum tercapai.
10.1 PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT

Sistem maklumat yang dibina untuk organisasi tertentu biasanya termasuk
pelbagai fungsi yang memerlukan pelan pembangunan terperinci dan sistematik.
Setiap sistem tunggal dalam sistem maklumat yang mempunyai kitaran hidup
yang terdiri dari fasa awal dan akhir. Kitaran ini dikenali sebagai Kitaran Hayat
Pembangunan Sistem (SDLC) untuk merancang dan menguruskan proses
pembangunan sistem.
SDLC adalah satu proses lengkap untuk membangunkan sistem maklumat, yang
bermula dengan fasa penyiasatan awal dan berakhir dengan fasa operasi dan
sokongan. SDLC bermula dengan permintaan untuk sistem baru, atau menaik
taraf sistem sedia ada bagi memenuhi keperluan perniagaan.
SDLC terdiri dari fasa-fasa berikut: merancang (siasatan), analisis, reka bentuk,
pelaksanaan (termasuk pembangunan seperti pengaturcaraan dan ujian) dan
penyelenggaraan. SDLC adalah seperti dalam Rajah 10.1.

188  TOPIK 10 ISU PEMBANGUNAN DAN KUALITI BERKAITAN SISTEM
Rajah 10.1: Kitaran hayat pembangunan sistem
Mari kita membincangkan setiap peringkat dalam Kitaran Hayat

Pembangunan Sistem.
10.1.1 Penyiasatan
Satu tugas yang penting dalam fasa ini adalah kajian awal untuk mengenal pasti
sama ada sistem yang akan dibangunkan sebenarnya sesuai dan dapat
memenuhi keperluan pengguna. Mereka akan mengenal pasti keperluan sumber,
kos, faedah yang akan diperolehi, dan faktor-faktor kejayaan sistem yang akan
dibangunkan.
10.1.2 Analisis
Fasa analisis hanya akan dilakukan selepas persetujuan bagi membangunkan
sistem baru dicapai dalam fasa penyiasatan. Dalam fasa ini, kajian dijalankan
untuk memahami masalah-masalah perniagaan yang organisasi rancang untuk
diselesaikan menggunakan sistem maklumat.

SEMAK KENDIRI 10.1
Kenal pastikan perbezaan antara fasa penyiasatan dan analisis.
10.1.3 Reka Bentuk

Mereka bentuk adalah langkah seterusnya selepas analisis masalah. Fungsi utama
fasa ini adalah untuk menjelaskan bagaimana sistem boleh menjalankan tugas bagi
menyelesaikan masalah tersebut. Reka bentuk sistem terbahagi kepada dua
bahagian, iaitu, reka bentuk sistem logikal dan reka bentuk sistem fizikal.
(a) Spesifikasi Reka Bentuk Sistem Logikal

(i) Terangkan tugas-tugas yang sistem akan laksanakan.
(ii) Spesifikasi jenis abstrak.
(iii) Masukkan reka bentuk untuk input, output, proses, pangkalan data,
telekomunikasi, kawalan, keselamatan dan tugas-tugas sistem
maklumat.
(b) Spesifikasi Reka Bentuk Sistem Fizikal

(i) Terangkan fungsi yang sistem akan laksanakan.
(ii) Spesifikasi fizikal sebenar.
(iii) Masukkan reka bentuk perkakasan, perisian, pangkalan data,
telekomunikasi dan prosedur.
Selepas spesifikasi reka bentuk dipersetujui oleh semua pihak yang terlibat dan
satu perjanjian ditandatangani, tiada perubahan lagi dibenarkan.
10.1.4 Pengaturcaraan
Apabila reka bentuk yang sesuai telah dikenal pasti, pengaturcaraan akan
dijalankan untuk menterjemahkan spesifikasi reka bentuk sistem yang
disediakan oleh penganalisis sistem kepada kod pengaturcaraan. Pemilihan
bahasa pengaturcaraan yang sesuai dibuat mengikut keperluan sistem.
Tugas menulis kod pengaturcaraan dilakukan oleh pengaturcara. Ia boleh

dilakukan oleh lebih daripada seorang bergantung pada kerumitan sistem yang

sedang dibangunkan. Sistem ini akan dibahagikan kepada beberapa modul

sebelum ia digabungkan dalam fasa terakhir pengaturcaraan.
SEMAK KENDIRI 10.2
1. Apakah dua bahagian mereka bentuk sesuatu sistem?

2. Apakah hasil akhir fasa pengaturcaraan?
10.1.5 Ujian
Fasa ujian dijalankan untuk mengenal pasti jika terdapat sebarang kesilapan
(ralat) dalam pengaturcaraan yang telah dibangunkan. Terdapat dua jenis
kesilapan, iaitu:
(a) Ralat sintaks

Biasanya senang dikesan, seperti ketiadaan tanda koma atau kesalahan
ejaan.
(b) Ralat logikal

(i) Ini adalah satu kesilapan dalam pemprosesan yang akan
menyebabkan kesilapan dalam keputusan yang dihasilkan.
(ii) Agak sukar untuk dikesan.
Proses ujian akan dilakukan secara berperingkat. Biasanya dalam

pengaturcaraan, sistem akan dibahagikan kepada beberapa modul. Ujian akan
dilakukan ke atas setiap modul. Selepas selesai, ujian ke atas keseluruhan sistem
dijalankan untuk memastikan bahawa ciri-ciri berikut berjalan dengan lancar:
(a) Integrasi antara muka untuk setiap modul;
(b) Sistem berfungsi pada platform yang diperlukan;
(c) Sistem boleh menyokong kapasiti data yang diperlukan; dan
(d) Sistem memenuhi keperluan pengguna.
10.1.6 Pelaksanaan
Jika fasa ujian berlaku tanpa masalah, ini bermakna sistem itu sedia untuk
digunakan. Langkah seterusnya ialah untuk membuat persediaan yang
diperlukan untuk menggunakan sistem baru ini. Dalam erti kata lain, ini adalah

proses perubahan sistem lama kepada sistem baru. Empat strategi boleh
digunakan untuk perubahan:
(a) Sistem lama dan baru digunakan pada masa yang sama, secara selari;
(b) Sistem lama diganti sepenuhnya dengan sistem baru;
(c) Sistem baru hanya akan digunakan terlebih dahulu di beberapa jabatan
untuk sesuatu tempoh (sebelum diperluaskan ke jabatan lain);
(d) Sistem baru ini akan dilaksanakan secara berperingkat (contohnya, semua
jabatan perlu menggunakan sistem baru untuk fungsi tertentu dahulu,
contohnya bajet, kemudian berkembang kepada fungsi-fungsi lain seperti
permohonan cuti kakitangan, penjadualan tugas, dan sebagainya).
10.1.7 Penyelenggaraan
Sistem baru yang berkuat kuasa ini akan dikaji semula selepas tempoh tertentu.
Ini adalah untuk memastikan matlamat pengguna masih dipenuhi. Proses
penyelenggaraan perlu dilakukan untuk memastikan bahawa tidak ada masalah
utama semasa hayat sistem itu. Penyelenggaraan dijalankan dengan menguji
semula program ini dan mengubah suai sistem supaya ia selaras dengan
perubahan yang berlaku dalam organisasi atau perniagaan. Proses ini dibuat
tanpa menambah kepada fungsi sistem.
Terdapat juga prosedur penyelenggaraan yang perlu ditambah pada fungsi

sistem. Proses ini dilakukan dengan menambah ciri-ciri baru tanpa mengganggu
operasi sistem.
10.2 KONSEP KUALITI DALAM SISTEM

MAKLUMAT
Kualiti boleh ditakrifkan sebagai ciri keseluruhan dan ciri-ciri produk dan
perkhidmatan yang memenuhi keperluan pengguna. Banyak standard telah
dibangunkan oleh organisasi untuk penanda aras dan menilai produk dan
perkhidmatan mereka. Begitu juga, standard juga telah ditetapkan untuk
industri kejuruteraan perisian yang merangkumi sistem maklumat. Salah satu
standard dikenali sebagai Model Kematangan Kemampuan (CMM).
10.2.1 Model Kematangan Kemampuan

Model Kematangan Kemampuan (CMM) adalah model untuk menilai
kematangan proses pembangunan perisian dalam organisasi. Model ini

membantu organisasi mengenal pasti amalan utama yang diperlukan untuk

meningkatkan kematangan proses.
CMM telah dibangunkan oleh Institut Kejuruteraan Perisian (SEI) Universiti

Carnegie Mellon di Pittsburgh. Model ini memberi klasifikasi bergambar skema
pembangunan perisian berdasarkan keupayaan organisasi. Model ini terdiri
daripada lima tahap kematangan yang berbeza dalam kalangan organisasi
pembangunan perisian.
CMM telah menjadi standard de facto dalam menilai dan memperbetulkan

proses pembangunan perisian. Model ini membantu dalam mewujudkan
kaedah pemodelan dan menilai kematangan proses pembangunan perisian
dalam organisasi.
CMM direka untuk membantu kedua-dua organisasi pembangunan dan

pelanggan (organisasi kerajaan atau syarikat yang memperolehi perisian).
Organisasi perisian perlu memahami kualiti proses perisian mereka dan
bagaimana untuk memperbaikinya. Organisasi kontrak untuk perisian
memerlukan cara untuk menilai keupayaan kontraktor yang berpotensi untuk
menjalankan kerja.
CMM mempunyai empat fungsi yang dicadangkan untuk membantu organisasi

meningkatkan keupayaan proses perisian mereka:
(a) Mengenal pasti penambahbaikan;
(b) Mengenal pasti risiko dalam memilih kontraktor;
(c) Melaksanakan program penambahbaikan proses; dan
(d) Memberi panduan pada takrifan dan pembangunan proses perisian.
10.2.2 Lima Tahap dalam Model CMM

Setiap peringkat mempunyai proses yang penting sendiri yang akan
dilaksanakan untuk jaminan produk dan perisian yang berkualiti. Terdapat lima
tahap kematangan untuk CMM seperti yang dapat dilihat dalam Rajah 10.2:

Rajah 10.2: Tahap CMM

Sumber: http://www.sei.cmu.edu
Model ini menerangkan prinsip dan amalan yang terkandung di dalamnya dan
yang berfungsi untuk membantu organisasi mengukuhkan kematangan proses
pembangunan perisian dari awal sehingga selesai.
Setiap tahap kematangan menyediakan lapisan sebagai asas bagi peningkatan

proses yang berterusan. Setiap kawasan proses utama terdiri daripada satu set
matlamat yang, apabila dipenuhi, menstabilkan komponen penting dalam proses
perisian. Pencapaian setiap peringkat model matang bererti memasukkan
komponen yang berbeza dalam proses perisian, yang menghasilkan peningkatan
keseluruhan dalam keupayaan proses organisasi.
AKTIVITI 10.1
Cari sumber dalam talian yang berkaitan dengan CMM dan cari
maklumat lanjut mengenai setiap peringkat CMM. Susun jawapan
anda dan bandingkan dengan rakan kursus anda.

10.3 KEGAGALAN SISTEM MAKLUMAT

Sistem maklumat yang telah dibangunkan masih berpotensi untuk menemui
kegagalan. Kegagalan ini mungkin disebabkan oleh kelemahan dalam
pelaksanaan sewaktu proses pembangunan sistem maklumat atau kelemahan
dalam pengurusan teknologi maklumat selepas sistem itu telah dibangunkan.
Terdapat juga situasi apabila sistem yang telah dibangunkan tidak digunakan
seperti yang dirancang. Bagaimana ini boleh berlaku? Ia berlaku kerana sistem yang
dihasilkan tidak mesra pengguna atau data yang diperoleh tidak boleh dipercayai.
10.3.1 Bahagian Bermasalah dalam Sistem Maklumat

Sesuatu sistem dikatakan gagal apabila reka bentuknya tidak memenuhi
keperluan organisasi atau gagal meningkatkan pencapaian organisasi. Walaupun
sistem ini mampu menghasilkan output yang diperlukan, ia tidak dapat
dihasilkan dalam tempoh masa yang diberikan, atau ia tidak dalam bentuk yang
dikehendaki. Tambahan pula, sistem mungkin mempunyai semua ciri-ciri seperti
yang dijangkakan, tetapi hanya mempunyai antara muka yang kurang mesra
pengguna. Ini bermakna bahawa sistem itu sukar untuk digunakan,
mengganggu perasaan, perlahan dan kesahihan kemasukan data adalah sukar
untuk disahkan.
Sesuatu sistem juga gagal apabila timbul masalah berkaitan dengan data yang
diterima oleh sistem sebagai input. Jika data yang tidak tepat atau tidak selaras,
salah, kabur, atau tidak boleh diakses, maka kita boleh membuat kesimpulan
bahawa sistem itu gagal. Dalam sesetengah situasi, keuntungan yang diperoleh
daripada menggunakan sistem tidak mewajarkan kos yang tinggi yang telah
dilaburkan ke dalamnya. Selain itu, kegagalan sistem boleh timbul akibat
daripada masalah operasi, seperti sistem sentiasa rosak dan tidak berjalan
dengan lancar, menyebabkan kelewatan dalam menghasilkan output, dan
menjana maklum balas dengan perlahan.
AKTIVITI 10.2
Manakah antara masalah kegagalan sistem yang dinyatakan sebelum
ini yang paling serius? Jelaskan jawapan anda.

10.3.2 Menilai Kejayaan Sistem

Bagaimanakah kejayaan pelaksanaan sistem maklumat dalam sesebuah
organisasi diukur? Menilai sama ada sistem adalah berjaya atau gagal adalah
sangat subjektif kerana orang mempunyai pendapat, kepercayaan, nilai dan
pandangan yang berbeza tentang segala-galanya di dunia ini. Seorang individu
boleh melihat sistem yang berjaya sementara orang yang lain boleh melihatnya
sebagai gagal. Lebih teruk lagi, pengguna akhir dan organisasi juga mungkin
mempunyai penilaian yang berbeza. Apa yang disukai oleh pengguna dalam
sistem maklumat mungkin tidak digemari oleh organisasi kerana sistem itu
mungkin tidak dapat meningkatkan prestasinya.
Walau bagaimanapun, seseorang perlu mencipta mekanisme untuk mengukur

kejayaan sistem yang dilaksanakan. Mungkin mesin ini boleh membantu
mengenal pasti aspek-aspek sistem yang perlu diperbaiki. Rajah 10.3
menunjukkan bahawa kita boleh mengukur kejayaan sesuatu sistem dengan
menggunakan lima kriteria berikut:

Rajah 10.3: Kriteria pengukuran untuk kejayaan sistem
SEMAK KENDIRI 10.3
Bincangkan lima kriteria untuk mengukur kejayaan sesuatu sistem.

10.4 SEBAB-SEBAB KEJAYAAN ATAU

KEGAGALAN SISTEM MAKLUMAT
Bagaimana sistem maklumat mula digunakan dalam sesebuah organisasi?
Dalam unit yang lepas, kita telah senaraikan sebab-sebab yang boleh memulakan
pembangunan sistem. Kita boleh membuat kesimpulan bahawa permulaan
pembangunan sistem boleh dipengaruhi oleh tekanan luaran (tekanan dari
persekitaran) atau tekanan dalaman (tekanan dari dalam organisasi) atau
gabungan kedua-dua faktor.
Tidak semua sistem maklumat yang dibina berjaya dalam mencapai matlamat
mereka. Penyelidikan telah menunjukkan bahawa banyak sistem maklumat
maju tidak memenuhi keperluan organisasi. Perkara yang perlu dipelajari
daripada ini adalah pembangunan dan pengurusan sistem tersebut mesti
dibuat dengan kefahaman yang jelas berdasarkan pertimbangan pengalaman
pelaksanaan sebelumnya.
10.4.1 Sebab untuk Kejayaan dan Kegagalan

Daripada perbincangan sebelum ini, ia boleh dikatakan bahawa adalah agak
sukar untuk mencipta formula tertentu untuk menjamin kejayaan sistem. Walau
bagaimanapun, terdapat beberapa faktor yang mempunyai kesan yang besar
kepada kejayaan sistem maklumat yang dilaksanakan dalam sesebuah
organisasi, seperti yang diringkaskan dalam Rajah 10.4.
Rajah 10.4: Faktor-faktor yang mempengaruhi kejayaan pelaksanaan sistem maklumat

Berikut adalah penerangan faktor-faktor yang digambarkan dalam Rajah 10.4
(a) Peranan Pengguna dalam Proses Pelaksanaan

Kekurangan penglibatan pengguna dalam pembangunan sistem biasanya
mempunyai kesan negatif ke atas output yang dihasilkan. Pengguna akhir
adalah orang yang paling berpengetahuan dalam bidang, tugas atau kerja
yang dia terlibat. Dia lebih mengetahui aspek-aspek yang perlu diberi
keutamaan atau perkara yang akan menimbulkan banyak masalah.
Walau bagaimanapun, pandangan pengguna akhir masih perlu dijelaskan

dengan mengambil kira skop kerana pengguna akhir hanya mempunyai
pengetahuan yang terhad mengenai seluruh organisasi. Dia mengetahui
tentang proses yang berkait rapat dengan kerja-kerja, tetapi kurang biasa
dengan masalah yang dihadapi oleh keseluruhan organisasi. Satu lagi
kelebihan yang melibatkan pengguna akhir adalah kesediaannya dalam
menerima perubahan. Jika dia terlibat dari peringkat awal, sekurang-
kurangnya dia akan menyedari perubahan yang akan berlaku dan akan
dapat mengambil langkah bersedia untuk perubahan ini.
Di samping itu, masalah yang biasanya timbul ialah jurang komunikasi

besar antara pembangun sistem dan pelanggan mereka. Mereka bercakap
bahasa yang berbeza kerana mereka dipengaruhi oleh latar belakang
mereka yang mewujudkan salah faham antara mereka (satu pihak akan
mentafsir apa yang dikatakan oleh pihak yang lain mengikut pemahaman
pihak pertama, yang jelas bukan apa yang dimaksudkan oleh pihak yang
kedua). Dalam menyelesaikan masalah, pembangun sistem mungkin
cenderung untuk menggunakan mesin, teknik atau formula tertentu,
manakala pelanggan atau pengguna lebih tertumpu kepada menyelesaikan
masalah perniagaan yang akan memudahkan kerja-kerja mereka dalam
organisasi. Jurang komunikasi ini boleh menyebabkan spesifikasi yang
diminta oleh pengguna diabaikan daripada sistem yang akan dibina.
Kadangkala projek yang sedang dilaksanakan adalah sangat besar dan

mengambil masa yang lama untuk disiapkan. Penglibatan berterusan
daripada pengguna akan menjejaskan kerja harian mereka.
AKTIVITI 10.3
Apa yang mungkin berlaku jika pengguna tidak terlibat pada peringkat
awal dalam proses pembangunan sistem? Pada pandangan anda, adakah
ini satu masalah yang serius?

(b) Sokongan dan Komitmen daripada Pengurusan

Pengajaran yang boleh dipelajari daripada kejayaan organisasi tertentu
dalam mendapat manfaat daripada penggunaan teknologi maklumat
adalah jumlah besar sokongan daripada pihak pengurusan (dari
pengurusan peringkat tertinggi ke pertengahan) dan pengguna dalam
pelaksanaan sistem maklumat dan pengurusan teknologi dalam organisasi.
Kegagalan sering berlaku apabila sistem yang sedang dibangunkan
ditinggalkan kerana pengurusan tidak memberikan sokongan mereka dari
segi pelaburan. Tanpa komitmen ini, pihak pengurusan tidak akan dapat
mendapat faedah daripada sistem maklumat yang boleh meningkatkan
proses perniagaan organisasi. Dalam erti kata lain, penglibatan semua
pihak dalam penubuhan struktur teknologi tertentu adalah amat penting
dalam perancangan dan pengurusan teknologi maklumat dalam aktiviti-
aktiviti organisasi.
(c) Tahap Kerumitan dan Risiko Projek

Proses membangunkan sistem bukan sahaja rumit tetapi berisiko. Projek-
projek mega yang melibatkan perubahan besar organisasi seperti
kejuruteraan semula proses perniagaan (BPR) dan perancangan sumber
perusahaan (ERP) mempunyai potensi besar mengalami kegagalan kerana ia
kadangkala tidak dapat diselesaikan dalam jumlah yang ditetapkan masa.
Apakah faktor-faktor yang boleh menentukan tahap risiko dan kerumitan

projek pembangunan sistem maklumat? Menurut penyelidik dalam bidang
ini terdapat tiga dimensi utama yang mempengaruhi tahap risiko projek
pembangunan sistem maklumat. Ia adalah:
(a) Saiz projek;
(b) Struktur projek; dan
(c) Tahap pengalaman teknikal pembangun system.
Kesilapan sering berlaku dalam menganggarkan tahap dan saiz projek

kerana kekurangan pengalaman atau kajian yang tidak lengkap dilakukan
ke atas perkara itu.
(d) Kualiti Pengurusan dalam Proses Pelaksanaan

Pengurusan yang tidak cekap untuk proses pelaksanaan akan
menyebabkan kos sebenar meningkat melebihi anggaran kos, kegagalan
untuk memenuhi tarikh akhir, kesilapan teknikal yang menyebabkan tahap
pencapaian yang lebih rendah daripada kegagalan yang dijangka untuk
mencapai anggaran untung dan hasil negatif yang lain.

AKTIVITI 10.4
Pernahkah anda terjumpa apa-apa projek pembangunan sistem
maklumat di negara anda yang telah ditinggalkan? Jika ya, bolehkah
anda mengenal pasti apa puncanya.
10.4.2 Proses Pembangunan – Apakah yang Mungkin

Tersilap?
Sekarang, mari kita melakukan kajian semula langkah demi langkah dalam lima
daripada tujuh proses pembangunan sistem maklumat (analisis, reka bentuk,
pengaturcaraan, pengujian dan fasa pelaksanaan) dan mengambil perhatian
terhadap kesilapan yang mungkin berlaku dalam setiap langkah-langkah ini.
(a) Fasa Analisis

Semasa fasa ini, kesilapan mungkin berlaku dalam beberapa bentuk,
seperti:
(i) Perhatian tidak mencukupi diberikan pada memahami masalah
dengan betul;
(ii) Spesifikasi sistem baru dihasilkan tanpa pertimbangan teliti
keseluruhan sistem yang digunakan; dan
(iii) Pengguna tidak memberi kerjasama penuh kepada pasukan projek.
Pasukan gagal untuk mengumpul maklumat yang sebenar mengenai
masalah yang perlu diselesaikan kerana kurang maklumat.
(b) Fasa Reka Bentuk

Kesilapan yang mungkin berlaku termasuk yang berikut:
(i) Pengguna akhir tidak terlibat dalam memberi input semasa fasa reka
bentuk. Oleh itu, reka bentuk yang dihasilkan mencerminkan
pandangan pekerja teknikal;
(ii) Reka bentuk yang tidak sesuai dengan struktur, budaya serta aktiviti
organisasi dan ia mungkin tidak mengikut keutamaan pengurusan;
(iii) Satu lagi keadaan yang mungkin berlaku adalah satu rekaan yang
lemah yang bermaksud reka bentuk yang dihasilkan tidak bersedia
untuk kegunaan masa depan, dan ia mungkin dibangunkan semata-
mata untuk memenuhi keperluan semasa; dan
(iv) Kegagalan untuk menyediakan dokumentasi reka bentuk lengkap
fungsi-fungsi yang telah dibina.

(c) Fasa Pengaturcaraan

Kesilapan yang mungkin berlaku adalah:
(i) Kekurangan masa dan anggaran kos yang diperlukan untuk
membangunkan sistem;
(ii) Pengaturcara ada ketikanya tidak diberikan spesifikasi penuh;
(iii) Program bertulis mungkin sukar untuk diubah suai atau dikekalkan
kerana ia tidak menggunakan sepenuhnya manfaat yang disediakan
oleh teknik pengaturcaraan berstruktur atau teknik pengaturcaraan
berorientasikan objek; dan
(iv) Dokumentasi program yang disediakan tidak menyeluruh.
(d) Fasa Pengujian

Kesilapan yang mungkin berlaku termasuk yang berikut:
(i) Pasukan projek tidak merumuskan pelan pengujian yang teratur;
(ii) Anggaran kos dan masa yang diperuntukkan untuk pengujian tidak
cukup; dan
(iii) Pengguna tidak dilibatkan secukupnya.
(e) Fasa Pelaksanaan

Kesilapan yang mungkin berlaku termasuk:
(i) Dokumentasi sistem dan dokumentasi pengguna tidak lengkap;
(ii) Penyelenggaraan sistem tidak mencukupi;
(iii) Penilaian kejayaan sistem tidak dilaksanakan; dan
(iv) Disebabkan oleh tekanan kos dan masa yang diperuntukkan,
sistem yang dihasilkan digunakan terus walaupun ia mungkin
tidak siap sepenuhnya.
SEMAK KENDIRI 10.4
Bincangkan dengan terperinci empat faktor yang mempengaruhi

kejayaan pelaksanaan sistem maklumat.

10.5 MENGURUSKAN PELAKSANAAN SISTEM

MAKLUMAT
Mari kita beralih kepada aspek pengurusan sistem maklumat.
10.5.1 Mengawal Faktor Berisiko

Semua projek yang dilaksanakan tidak boleh mengelak daripada menghadapi
risiko. Dalam hal pelaksanaan sistem maklumat, kita boleh menggunakan
strategi yang sesuai untuk mengurangkan tahap risiko yang dihadapi.
Beberapa strategi adalah termasuk penggunaan teknik-teknik pengurusan projek

yang betul disesuaikan mengikut projek yang akan dilaksanakan. Secara umum,
kita boleh mengkategorikan teknik-teknik pengurusan projek kepada tiga jenis
seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 10.5.
Rajah 10.5: Teknik pengurusan projek
Salah satu strategi yang penting adalah untuk memastikan bahawa terdapat
tahap yang tinggi penerimaan pengguna bagi sistem. Banyak kajian telah
dijalankan ke atas sikap orang secara umum ke arah menerima sebarang

perubahan. Pengurusan tidak patut kedekut dalam membayar kos yang

dianggarkan untuk menangani isu ini. Aktiviti-aktiviti seperti latihan untuk
pengguna, pendidikan pengguna, peningkatan kualiti antara muka pengguna,
dan menggalakkan penglibatan pengguna semua boleh diambil untuk
'menjinakkan' pengguna terhadap penggunaan sistem.
10.5.2 Strategi untuk Menghindari Kesilapan semasa

Proses Pembangunan
Adalah penting bagi pereka sistem untuk memberi perhatian penuh pada keperluan
keseluruhan organisasi dalam pengeluaran reka bentuk. Beberapa contoh termasuk
penglibatan dan kerjasama pekerja, reka bentuk pekerjaan, pemantauan standard
dan prestasi, perspektif ergonomik (interaksi antara manusia dan mesin dalam
persekitaran kerja, termasuk reka bentuk kerja, isu-isu kesihatan dan antara muka
pengguna), prosedur untuk mengatasi rintangan pengguna, kesihatan dan
keselamatan, dan pematuhan dengan keperluan kerajaan.
Ia akan menjadi lebih bermanfaat jika pereka boleh menghasilkan satu sistem
maklumat yang boleh menyepadukan kepakaran teknikal manakala mengingati
keperluan organisasi dan keperluan pekerja.
Ć Kitaran Hayat Pembangunan Sistem (SDLC) dibahagikan kepada tujuh fasa

utama, iaitu, penyiasatan, analisis, reka bentuk, pengaturcaraan, pengujian,
pelaksanaan dan penyelenggaraan.
Ć Pada akhir setiap fasa, hasil yang diperolehi akan membantu dalam fasa
berikut. SDLC akan terus bertukar selaras dengan jangka hayat sistem.
Ć Kualiti memainkan peranan yang penting dalam menjamin bahawa produk

dan perkhidmatan memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh organisasi,
contohnya projek pembangunan perisian boleh disiapkan pada masanya dan
produk yang dibangunkan harus berfungsi dengan sempurna.
Ć Model Kematangan Kemampuan (CMM) terdiri daripada lima peringkat ă

Awal, Boleh Ulang, Ditakrif, Terurus dan Mengoptimumkan ă digunakan
untuk menilai kematangan proses pembangunan perisian dalam organisasi.
Ć Dalam membangunkan sistem maklumat, masalah mungkin muncul sama

ada dalam peringkat pembangunan atau pengurusan sistem.

Ć Adalah penting untuk memulakan pembangunan sistem itu dengan

kefahaman yang jelas tentang keperluan sistem dan peruntukan masa yang
mencukupi untuk memenuhi keperluan.
Ć Sebaik sahaja sistem itu dilaksanakan atau digunakan, penilaian kejayaan

atau kegagalan sistem mesti dilakukan bagi mengenal pasti sebarang
penambahbaikan yang perlu dibuat.
Ć Sistem ini berjaya apabila terdapat tahap tinggi penggunaan; pengguna

berpuas hati dengan sistem; terdapat sikap yang positif terhadap fungsi
sistem; pencapaian objektif sistem dan pulangan kewangan yang diperoleh
hasil daripada penggunaan sistem.
Ć Kejayaan dan kegagalan sistem maklumat bergantung kepada peranan

pengguna dalam proses pelaksanaan, sokongan dan komitmen daripada
pihak pengurusan, tahap kerumitan dan risiko projek, dan kualiti
pengurusan dalam proses pelaksanaan.
Ć Kemungkinan tertinggi kegagalan berlaku adalah ketika fasa-fasa proses

pembangunan sistem maklumat.
Ć Setiap fasa dalam proses membangunkan sistem maklumat mempunyai

senarai kesilapan sendiri. Oleh itu, terdapat keperluan untuk mengurangkan
atau menghapuskan kesilapan-kesilapan ini, dengan menggunakan teknik-
teknik pengurusan projek.
Faktor kejayaan pelaksanaan sistem Model Kematangan Kemampuan

maklumat
Risiko projek
Kitaran hayat pembangunan sistem
Ukuran kriteria bagi kejayaan sistem
Kualiti sistem maklumat

MODULE FEEDBACK
MAKLUM BALAS MODUL
If you have any comment or feedback, you are welcome to:
1. E-mail your comment or feedback to modulefeedback@oum.edu.my
OR
2. Fill in the Print Module online evaluation form available on myINSPIRE.
Thank you.
Centre for Instructional Design and Technology

(Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi )
Tel No.: 03-27732578
Fax No.: 03-26978702


CBMS4303 Sistem Maklumat Pengurusan Capr14

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

CBMS4303 Sistem Maklumat Pengurusan Capr14

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Fakulti Sains dan Teknologi

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Penulis Modul: Maryati Mohd Yusoff

Penyederhana: Rohaizak Omar @ Abd Rahim

Penterjemah: Shaharul Anwar Shafie

Dibangunkan oleh: Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi

Edisi Pertama, April 2014

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Topik 1 Sistem Maklumat Berasaskan Komputer 1

Topik 2 Pengurus dan Konsep Sistem 31

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Topik 3 Sokongan Teknologi Maklumat dan Strategi dalam Organisasi 55

Topik 4 Integrasi Sistem Maklumat dalam Organisasi 83

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

4.5.1 Objektif TPS 96

Topik 5 Sistem Sokongan Keputusan 106

Topik 6 Sistem Maklumat Eksekutif 128

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Topik 7 Sistem Pakar 142

Topik 8 Sistem Maklumat Fungsian 166

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Topik 9 Isu Keselamatan dan Sosial Berkaitan Sistem Maklumat 165

Topik 10 Isu Pembangunan dan Kualiti Berkaitan Sistem 186

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

10.3.1 Bahagian Bermasalah dalam Sistem Maklumat 194

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

PENERANGAN PANDUAN KURSUS

PELAJAR SASARAN KURSUS

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Jadual 1: Anggaran Pengumpulan Masa untuk Jam Pembelajaran

1. Mengenal pasti fungsi dan peranan dan jenis pengguna sistem;

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Topik 1 memberikan satu gambaran keseluruhan mengenai sistem maklumat

Topik 2 memperkenalkan jenis model dan elemen-elemen sistem, seperti sistem

Topik 3 membincangkan hubungan antara perniagaan dan teknologi maklumat,

Topik 4 memperkenalkan perancangan sistem maklumat dan kesan sistem

Topik 5 memperkenalkan anda pada Sistem Sokongan Keputusan (DSS). Dalam

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Topik 6 memperkenalkan anda pada Sistem Maklumat Eksekutif (EIS). EIS

Topik 8 mengkaji pelbagai jenis sistem maklumat kefungsian seperti sistem

Topik 9 memperkenalkan keselamatan sistem komputer yang memainkan

Topik 10 menerangkan fasa-fasa dalam pembangunan sistem maklumat. Ia juga

PANDUAN SUSUSAN TEKS

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Semak Kendiri: Soalan-soalan diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalam

Aktiviti: Aktiviti-aktiviti juga diselitkan pada bahagian-bahagian tertentu dalam

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

PERPUSTAKAAN DIGITAL TAN SRI DR

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

Bayangkan anda bekerja sebagai seorang kerani kewangan di Syarikat A.

Bayangkan bagaimana membosankan dan memenatkan jika anda perlu

Organisasi mempunyai banyak sumber yang perlu diuruskan dengan bijak.

Maklumat yang dijanakan oleh komputer digunakan oleh kedua-dua pengurus

1.1 SISTEM MAKLUMAT SECARA RINGKAS

Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM)

1.1.1 Data, Maklumat dan Pengetahuan

Data dan maklumat digunakan bersama dalam mana-mana bidang. Walau

Bagaimana pula dengan maklumat? Mari kita lihat pada definisinya.

Maklumat adalah tafsiran teratur dan bermakna yang berguna mengenai

Operasi pemprosesan data lain adalah operasi aritmetik, ringkasan data,

Walau bagaimanapun, definisi data dan maklumat adalah berbeza mengikut