SHIPPING 

DOCUMENTS

Presented by :
Ir. M. Linggawisesa, MM

LPG CARGO Surveyor  
Training & Certification
BATCH 01
Jakarta, 25 – 29 SEPT 2017

1
Ship’s Papers and Documents 
Local and International
2
Why ship’s need papers/documents?
Tanda Pengenal, Mencegah pencurian, Legal aspects,
Bussiness Aspects, Insurance etc.
Dasar hukum nya :  UUD/ KUHD.
‐International Conventions By 
International Maritime Organization (IMO) www.imo.org:
• Safety of Life at Sea (SOLAS), 1974
• Prevention of Pollution from Ships (MARPOL)
• Standards of Training, Certification & Watchkeeping (STCW)
• Maritime Search and Rescue (SAR)
‐Codes :
‐ ISM (International Safety Management) Code
‐ ISPS (The International Ship and Port Facility Security) Code
‐ IMSBC (International Maritime Solid Bulk Cargoes) Code etc.

3
Lihat Daftar Abbreviations

Lihat List of  Certificates 

Lihat Contoh2 Certificates

4
COMMON ABBREVIATIONS
• AIS Automatic identification system
• ARPA Automatic radar plotting aid
• BA  Breathing apparatus
• CSO Company security officer
• DP Dynamic positioning
• DPA Designated person ashore
• DSC  Digital selective calling
• EEBDs Emergency breathing devices
• FMEA Failure modes and effects analysis
• FMECA  Failure modes and effects criticality analysis
• FRC Fast rescue craft
• GMDSS Global Maritime Distress and Safety System
• H&M Hull and machinery
• HAV Hand arm vibration
• HLO Helideck landing officer
• ICS International Chamber of Shipping
• IMCA International Marine Contractors Association

5
• IMO International Maritime Organization
• INLS International pollution prevention certificate for the carriage of Noxious Liquids 
Substances in bulk
• IOPP International Oil Pollution Prevention Certificate
• ISM International Safety Management
• ISPS International Ship & Port Facility Security Code
• LOA Length overall
• LSA Life saving appliance
• MARPOL Merchant Shipping (Prevention of Oil Pollution) Regulations
• MOB Man overboard boat
• OWS Oily water separator
• P & I  Protection and indemnity
• POB Personnel onboard
• PPE Personal protective equipment
• PTW Permit to work
• SIMOPS Simultaneous operations
• SMS Safety management system
• SOLAS International Convention for the Safety of Life at Sea
• SMPEP Shipboard Marine Pollution Emergency Response Plan
• SOPEP Shipboard Oil Pollution Emergency Response Plan
• SSO Ship security officer
• STCW International Convention on Standards of Training, Certification and 
Watchkeeping for Seafarers
• SWL Safe working load
6
Ship’s Papers & Documents Ship’s Papers

Based on SOLAS 1974 :
For all types of vessel :
‐ International Tonnage Certificate
‐ International Load Line Certificate
‐ International Load Line Exemption Certificate
‐ Certificate for Master, Officers and Ratings
‐ International Oil Pollution Prevention Certificate
( MARPOL 73/78 )
‐Safety Management Certificate

7
Ship’s Documents
Based on SOLAS 1974

For All Types of Vessels
 Intact Stability Booklets
 Damage Control Booklets
 Minimum Safe Manning Documents
 Oil Record Book
 Shipboard Oil Pollution Emergency Plan
 Garbage Management Plan
 Garbage Record Book
 Cargo Securing Manual
 Document of Compliance
 Document of Compliance with special requirements for
ships carrying dangerous goods

8
For All Types of Vessels (continued)
 Dangerous goods manifest or stowage plan
 Document of authorization for the carriage of grain
 Enhanced survey report file 
 Record of Oil discharge monitoring and control system for the last ballast 
voyage
 Bulk carrier booklet
 Cargo record book
 Procedures and Arrangements Manual ( P & A Manual for the carriage of 
Noxious Liquid Substances in bull )
 Shipboard Marine Pollution Emergency Plan for Noxious  Liquid 
Substances
 Noise Survey Report ( in accordance with the Code on Noise Levels on 
Board Ships

9
Ship’s Papers & Documents

Additional for Cargo Vessel :
‐ Cargo Ship Safety Construction Certificate
‐ Cargo Ship Safety Equipment Certificate
‐ Cargo Ship Safety Radio Certificate
‐ Cargo Ship Safety Certificate
‐ Exemption Certificate
‐ Certificate of Insurance
( for Oil Pollution Damage )

10
Ship’s Papers & Documents

Additional for Chemical Tankers :
‐ Certificate of Fitness for The Carriage of
Dangerous Chemical in Bulk, or
‐ International Certificate of Fitness for
The Carriage of Dangerous Chemical in 
Bulk

11
Ship’s Papers & Documents

Additional for Gas Carrier :
‐ Certificate of Fitness for The Carriage of
Liquefied Cargoes in Bulk, or
‐ International Certificate of Fitness for
The Carriage of Liquefied Gases in Bulk

12
Ship’s Papers
Issued by Flag’s Country
 Certificate of Registry  Surat Laut
 International Tonnage Certificate Surat Ukur Internasional
 Certificate of Seaworthiness  Sertifikat Kesempurnaan
 International Oil Pollution Prevention       Sertifikat Internasional
 (Pencegahan Oil Pollution)
 Certificate (IOPP Certificate)
 Muster Roll  Surat Sijil
 Ship’s Logbook      Buku Harian Kapal
 Deck & Engine Officer Licenses       Surat Keterangan Ijazah Para
 Perwira Dek & Mesin di kapal
 Deratting Certificate       Surat Pembasmian Tikus
 Deratting Exemption Certificate       Sertifikat Pembebasan
Pembasmian Tikus
 Port Clearance Certificate       Surat Ijin Berlayar
 Sailing Order

13
Ship’s Papers
Issued by Classification Society
(on behalf of the flag’s country)

Class Certificate, Consisting of :
 Hull Certificate
 Machinery Certificate
 Load Line Certificate

14
Flags of Convenience

Countries who accept ships
registered with lower and not
strict requirements (Sub Standard)
 Panama    Liberia
 Honduras     Costa Rica
 Belize    Marshall Island

15
 What is IACS?
• IACS or International Association of 
Classification Societies is technically a 
maritime organization which was founded on 
September 11, 1968 and which comprises of 
all the classification societies. 
• There are total 12 members in IACS and they 
are the largest maritime classification societies 
in the world.

16
The 12 members of IACS are:
1. American Bureau of Shipping (ABS)
2. Bureau Veritas (BV)
3. China Classification Society (CCS)
4. Croatian Register of Shipping (CRS) [1]
5. Det Norske Veritas (DNV)
Germanischer Lloyd (GL)
6. Indian Register of Shipping (IRS)
7. Korean Register of Shipping (KR)
8. Lloyd's Register (LR)
9. Nippon Kaiji Kyokai (NK/ClassNK)
10. Polish Register of Shipping (PRS) [2]
11. Registro Italiano Navale (RINA)
12. Russian Maritime Register of Shipping (RS)

17
How to Become Member of IACS?
There are several classification societies working all 
over the world but minimum requirements to 
become a full member of IACS are:

1. Minimum 30 years of experience.
2. More then 1500 sea going vessels registered.
3. All vessels must be over 100 GT with total 8 million GT.
4. Should have 150 exclusive surveyors and 100 technical 
staff.

18
 Cargos’ Documents
Local and International

19
20
Bill of Lading = B/L

It’s Function :
 Proof of cargo received on board the ship
 Proof of transportation contract
 Proof of cargo delivery
 Transfer of ownership title
Due to these functions, this B/L has
Commercial value

21
Mate’s Receipt

The Base Documents for Making B/L
Letter of Indemnity (LOI) :
Shipper indemnify the carrier for 
responsibility

22
Other Cargo Documents
Relating to Stevedoring Activities

1. Notice of Readiness (NOR)
Tendered and Received
2. Tally Sheet
3. Daily Report
4. Statement of Facts
5. Time Sheet
6. Stowage Plan
7. Cargo Hatch List
8. Dangerous Cargo List

23
Cargo Documents
Relating to Customs

1. PIB ( Pemberitahuan Impor Barang )
PIBT (Pemberitahuan Impor Barang Tertentu)
2. PEB ( Pemberitahuan Ekspor Barang )
3. Surat Penyerahan Petikemas (SP2) =
Container Delivery Sheet
4. Bank Devisa Persepsi
5. Bukti Pembayaran = 
a. Surat SBC ( Setoran Bea dan Cukai )
b. BPBC ( Bukti Pembayaran Bea dan Cukai )

24
Other Cargo Documents
1. Shipping Order = Shipping Instruction = Booking Note
2. Godown or Warehouse Receipt = Resi Gudang
Open Storage ‐ Stockpile ‐ CFS (Container Freight
Station), ICT (International Container Terminal)
3. Mate’s Receipt = Resi Mualim
4. Manifest =
List of one or more B/L :
a. Cargo Manifest
b. Revenue Manifest
c. Personal Effects Manifest

25
 LIST OF CARGO DOCUMENTS
1. B / L 13. Warehouse (tank’s) Receipt = 
W/R
2. Cargo Manifest 
14. Outturn Report
3. Mate’s Receipt 
15. Damaged Cargo List
4. Commercial Invoice
16. Short & Overloaded Cargo List
5. Packing List
17. Cargo Tracer
6. Weight Note
18. Non Delivery Report
7. Measurement List
19. Statement of Facts
8. Chemical Analysis
20. Daily Report
9. Insurance Policy
21. Tally Sheet
10. Surveyor Report
22. Time Sheet
11. Certificate of Origin
23. Stowage Plan
12. Shipping Instruction
24. Cargo Hatch List
• Shipping Order (S/O) or Shipping Instruction : It is also called Booking Note, 
is the source of all cargo documents.
Once Ship’s agent accept this SI then he and cargo owner has been bound 
on an agreement for shipment.

• W/R : Issued by Warehouse (Tank Form) as a proof of cargo received in the 
Warehouse or tank.

• Manifest : The list of cargo loaded o/b. There are 2 kinds:
‐ Cargo Manifest
‐ Freight Manifest 

• Outturn Report : The list of Cargo Discharged at a particular destination 
port, plus its description of condition.

• Damaged Cargo List : The list of damaged cargo.
• Short & Over‐Loaded Cargo : The list of Cargo Shortlanded or Over‐
Loaded (Over‐Discharged)

• Cargo Tracer : Document used to trace the shortlanded cargo which is 
suspected over carried to other port or shortloaded at the loading port.

• Non Delivery Report : Report mentioning the cargo is not found at the 
destination port.

• Statement of Facts : Reporting Daily Activities Cargo loading / discharge 
activities, plus weather condition, stoppage, etc.

• Daily Report : Daily report of cargo loading / discharge each day.

• Tally Sheet : Daily Report of Tallying from particular hatch on particular 
day. Any damage will be noted on “remarks” column.
• Time Sheet : Reporting the time for every activity each day, including all 
important events or happening which affecting the work progress.

• Stowage Plan : Layout drawing showing the location of the cargo o/b the 
vessel for easier loading/discharge.

• Cargo Hatch List : List of Cargo Loaded/Stowed in the particular 
hatch/hold.
30