BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ
-----------------------

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HỮU ÍCH THD LOSISTICS VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: Trương Thị Hòa

Sinh viên thực hiện: Đồng Thị Mai Anh
Ngành: Kinh doanh quốc tế
MSSV: 19136006
Lớp: 191361A

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022

 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ
-----------------------

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HỮU ÍCH THD LOSISTICS VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: Trương Thị Hòa

Sinh viên thực hiện: Đồng Thị Mai Anh
Ngành: Kinh doanh quốc tế
MSSV: 19136006
Lớp: 191361A

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022

 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Trương Thị Hòa hiện đang là
giảng viên khoa Kinh tế, trường Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh đã dành
thời gian hướng dẫn em hoàn thành bài báo cáo thực tập “Quy trình nghiệp vụ giao nhận
hàng xuất khẩu (LCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam”.

Bên cạnh đó, tác giả cũng xin chân thành cảm ơn quý Công ty TNHH THD Logistics
Việt Nam đã tạo điều kiện cho em được tham gia thực tập để học tập và tìm hiểu thực
tiễn hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu (LCL) bằng đường biển tại công ty. Trong suốt
quá trình thực hiện bài báo, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị nhân viên của
công ty bao gồm: phòng giao nhận, bộ phận chứng từ hàng xuất, bộ phận kinh doanh
đã nhiệt tình hướng dẫn và cung cấp cho em tài liệu và những kiến thức quý báu để thực
hiện bài báo cáo này.

Tuy nhiên, do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế cũng như còn nhiều thiếu sót nên
sẽ không tránh khỏi những sai sót về nội dung. Vì vậy, em rất mong nhận được sự thông
cảm, những lời đóng góp của quý thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn !

TP. Hồ Chí Minh, ngày… tháng 12 năm 2022

Người thực hiện

Đồng Thị Mai Anh

 MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Năm 1986, nhờ vào công cuộc đổi mới của Đảng và Nhà nước, đất nước ta bắt
đầu mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, từ đó đã tạo nền móng phát triển mạnh
mẽ cho ngành Logistics tại Việt Nam. Nghiệp vụ xuất nhập khẩu hiện nay cũng không
còn quá khó khăn và xa lạ đối với các doanh nghiệp trong nước nhờ sự phát triển cho
ngành dịch vụ Logistics. Để đáp ứng nhu cầu trao đổi hàng hóa, công nghệ, quy trình
giữa các nước và các khu vực khác của các doanh nghiệp ngày càng cao, các công ty
giao nhận đã xuất hiện ngày càng nhiều hơn với vai trò là trung gian để hỗ trợ cho quy
trình trao đổi ấy nhanh chóng và thuận lợi hơn. Những công ty giao nhận đang phát
triển rất nhanh chóng mạnh mẽ về cả quy mô lẫn chất lượng dịch vụ, góp phần đưa hàng
hoá trong nước xuất khẩu ra nước ngoài để cạnh tranh trên các thị trường quốc tế.
Có rất nhiều các phương thức vận tải được áp dụng hiện nay, mỗi phương thức
có những cách thức và quy trình thực hiện riêng biệt. Nhìn chung, các doanh nghiệp
trong nước hiện này chủ yếu là xuất khẩu bằng đường biển và đóng hàng hóa trong
container để vận tải. Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu mang tính quốc tế và có
liên quan đến các quy định, pháp luật, văn hóa, phong tục ở các nước khác nhau nên có
rất nhiều bước thực hiện và cần sự phối hợp của rất nhiều nguời. Phối hợp tốt, xử lý
nhanh chóng và hiểu rõ các quy định sẽ giúp quy trình giao nhận hàng hóa được diễn ra
an toàn, thuận lợi, nhanh chóng và đáp ứng nhu cầu khách hàng, từ đó mang lại doanh
thu, lợi nhuận giúp các công ty giao nhận ngày càng phát triển hơn.
Nhận thấy được tầm quan trọng của quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
và lợi ích mang lại không chỉ cho cá nhân, tổ chức mà còn cả nền kinh tế quốc gia, em
xin lựa chọn đề tài “Nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu bằng đường biển
tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam” để thực hiện bài Báo cáo thực
tập của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Tình hiểu rõ về quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu bằng
đường biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
- Đánh giá quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu bằng đường
biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ
(LCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt
Nam.
3. Phương pháp nghiên cứu
Thu thập dữ liệu
+ Báo cáo
+ Phỏng vấn
+ Quan sát
Phân tích dữ liệu
4. Đối tượng nghiên cứu
Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu
5. Phạm vi nghiên cứu
Hàng lẻ (LCL) xuất khẩu
6. Kết cấu đề tài nghiên cứu
Bố cục đề tài nghiên cứu gồm:
• Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
• Chương 2: Nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
• Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thành nghiệp vụ giao
nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD
Logistics Việt Nam.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HỮU

ÍCH THD LOGISTICS VIỆT NAM.
1.1. Tổng quan về Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
Tên giao dịch tiếng việt: CÔNG TY TNHH HỮU ÍCH THD LOGISTICS
Tên giao dịch quốc tế: THD USEFUL SERVICES COMPANY LIMITED
Ngày thành lập: 05/09/2017
Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng
Giám đốc: Phan Thành Danh
Địa chỉ: số 42/2 đường Nguyễn Đình Khơi, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. HCM
Điện thoại: +84 343519079
Email: huuichthd.xnk@gmail.com
Mã số thuế: 0314611458
Ngày cấp giấy phép kinh doanh: 06/09/2017
Ngày hoạt động: 05/09/2017
Loại hình công ty: Công ty TNHH hai thành viên trở lên..
1.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
1.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
1.1.1.2. Lịch sử hình thành
Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam (Công ty THD) được thành lập vào
ngày 06/09/2017 bởi ông Đỗ Văn Hòa – điều hành, đại diện pháp luật và ông Phan
Thành Danh – Giám đốc Công ty. Công ty THD chuyên cung cấp các loại hình dịch vụ
giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa, vận tải hàng không, vận
tải đường biển, dịch vụ trọn gói từ khâu đem hàng ra cảng, khai báo hải quan đến khi
lấy hàng về và giao hàng tại kho cho khách hàng có nhu cầu, dịch vụ mua hàng hộ trên
các nền tảng mua hàng trực tuyến.
1.1.1.3. Quá trình phát triển
Công ty TNHH Dịch Vụ Hữu Ích THD đã hoạt động được 5 năm từ khi thành lập từ
năm 2017 đến nay. Mặc dù được thành lập không lâu, hiện đang là một doanh nghiệp
trẻ trong ngành nhưng với sự năng động và nhiệt huyết trong nghề, Công Ty TNHH
Dịch Vụ Hữu Ích THD luôn cố gắng không ngừng vươn mình bước chân vào thị trường
dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để cạnh tranh với các công ty lớn, nhỏ trong
và ngoài nước nhanh chóng trở thành một công ty xuất nhập khẩu và hoạt động dịch vụ
hỗ trợ liên quan đến vận tải chuyên nghiệp tại khu vực phía Nam.
Trong ngành xuất nhập khẩu Công ty Hữu Ích THD hiện là một trong những doanh
nghiệp năng động, cung ứng các sản phẩm dịch vụ có chất lượng với giá cả hợp lý, giảm
thiểu phát sinh rủi ro cho rất nhiều khách hàng trong nước. Với những hướng đi đúng
đắn, sở hữu đội ngũ nhân viên năng động, có trình độ cao và trách nhiệm trong công
việc cùng sự chuyên nghiệp và tinh thần tập trung vào chất lượng dịch vụ để đem đến
sự hài lòng tuyệt đối, đảm bảo quyền lợi cao nhất cho khách hàng khi sử dụng các dịch
vụ tại công ty, công ty THD đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp
trong và ngoài nước.
Một số tuyến vận tải chính đi đến các cảng 5 chính của Châu Á, Châu Âu, Mỹ và Úc
như:
- Tp. Hồ Chí Minh – Qingdao, China
- Tp. Hồ Chí Minh – Kolkata, India
- Tp. Hồ Chí Minh – Sydney, Australia
- Tp. Hồ Chí Minh – Bangkok, Thailand
- Tp. Hồ Chí Minh – Arica, Chile….
1.1.2. Tầm nhìn và giá trị cốt lõi
Đứng trước nhu cầu thị trường giao nhận vận tải & Logistics đầy sôi động và phát triển,
cạnh tranh, hội nhập nhanh chóng với khu vực trong nước & quốc tế để kết nối với các
khách hàng, đối tác nhằm mang lại sự thành công và hiệu quả. THD luôn luôn nỗ lực
và đa dạng, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, kiểm soát chi phí hợp lý với
phương châm: "Kết Nối Giá Trị - Hợp Tác Thành Công".
Công ty liên tục khẳng định vị thế và tinh thần của toàn thể nhân viên qua hoài bão, sứ
mệnh, tầm nhìn:
Hoài Bão: Với định hướng trở thành một trong những công ty vận chuyển hàng đầu tại
khu vực TP. Hồ Chí Minh bằng chất lượng và sự phục vụ chuyên nghiệp với chi phí
cạnh tranh
Sứ Mệnh: Với tất cả nhiệt thành,chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp dịch vụ logistics
chuyên nghiệp và không ngừng sáng tạo, THD cam kết luôn đồng hành, hỗ trợ trong
mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa và dịch vụ để mang lại các giá trị gia tăng vượt trội
và lợi ích đích thực đến với khách hàng.
Tầm Nhìn: Phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tinh thần đoàn kết
tập thể ở một tầm cao mới. Với quy trình làm việc khoa học cùng với khả năng tài chính
vững chắc và đường lối kinh doanh ổn định, công ty chúng tôi ngày càng khẳng định
được vị thế của mình trong lĩnh vực vận chuyển đa hàng hóa, đa phương thức như hiện
nay.
1.1.3. Lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải
và giao nhận hàng hóa, bao gồm:
● Dịch vụ hàng xuất
● Dịch vụ hàng nhập
● Dịch vụ ghép hàng lẻ
● Dịch vụ khai báo hải quan
Ngoài ra, THD còn là đối tác vận chuyển của các sàn thương mại điện tử như Lazada,
Amazon,...
Các dịch vụ mà THD cung cấp đều tuân thủ các chính sách bảo mật & an toàn, tốc độ
kịp thời, giá cả hợp lý và hỗ trợ 24/7.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hữu Ích Logistics Việt Nam.
1.1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của THD được xây dựng theo mô hình quản lý trực tiếp, các phòng ban
được phân bổ theo tính chất công việc của một công ty kinh doanh giao nhận
vận tải, bao gồm: Phòng xuất nhập khẩu, phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng
nhân sự. Tất cả các phòng ban đều có sự quản lý của một trưởng phòng và thực hiện chỉ
đạo trực tiếp từ Ban giám đốc.
Mối quan hệ giữa các phòng ban và Ban giám đốc trong công ty là mối quan hệ 2 chiều.
Các bộ phận phòng ban có nghĩa vụ thực hiện theo chỉ đạo của giám đốc và có quyền
nêu lên ý kiến, phản ánh thực trạng vấn đề. Ban giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo,
tiếp nhận thông tin từ cấp dưới và phản hồi ý kiến. Tất cả nhằm tạo nên sự phối hợp
chặt chẽ, linh hoạt giữa các phòng ban, luôn có sự giúp đỡ, hợp tác giữa cấp trên và cấp
dưới để cùng nhau hoàn thành công việc, những mục tiêu đã đề ra và đem đến cho khách
hàng trải nghiệm tốt nhất.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam là đơn vị kinh doanh được thành lập dựa trên
luật doanh nghiệp và điều lệ của công ty, các bộ máy lãnh đạo, chịu sự quản lý trực tiếp
của cơ quan sáng lập. Do đó, các chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban được phân
cấp một cách rõ ràng và chặt chẽ, theo đó mỗi cấp bậc từ cao đến thấp của công ty cũng
đều có mỗi chức năng khác nhau:
Giám Đốc
• Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và dẫn dắt toàn bộ công
ty quản trị và điều hành mọi hoạt động của công ty.
• Ban hành các quy định nội bộ của công ty.
• Đề ra các phương hướng phát triển, làm việc trực tiếp cùng với các bên liên quan.
• Đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Phó Giám Đốc
• Hỗ trợ Giám Đốc trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp.
• Thay mặt Giám Đốc tổ chức vận hành các hoạt động của công ty khi Giám Đốc
vắng mặt.
• Chủ động triển khai cũng như thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu
trách nhiệm về kết quả hoạt động.
• Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý từng bộ phận.
Phòng Tài chính – Kế toán
• Thu thập, kiểm tra và ghi chép đầy đủ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty.
• Quản lý mọi hoạt động thu chi trong nội bộ của công ty như: tiền lương, khen
thưởng cho nhân viên, tạm ứng tiền làm hàng.
• Phụ trách thực hiện nghĩa vụ nộp thuế hoặc các khoản phải nộp vào ngân sách
Nhà nước. Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm giám sát việc quản lý và chấp hành
chế độ tài chính – kế toán, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi sử dụng
tài sản và vật tư không đúng theo pháp luật.
Phòng Kinh doanh
• Tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước có nhu cầu sử dụng các dịch vụ của
công ty.
• Báo giá với khách hàng, đàm phán thương lượng về dịch vụ với khách hàng.
• Thực hiện các chiến lược marketing để quảng bá hình ảnh công ty nhằm thu hút
khách hàng.
• Chăm sóc, hỗ trợ khách hàng, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Phòng Hành chính – Nhân sự
• Đăng tin tuyển dụng, lọc CV, tuyển dụng và bố trí nhân sự theo đúng yêu cầu
công việc.
• Điều hành các hoạt động liên quan đến tổ chức nhân sự và hành chính quản trị.
• Tổ chức bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cũng như nâng cao trình độ nghiệp vụ
của cán bộ và công nhân viên trong công ty.
• Thực hiện chính sách về việc sử dụng lao động và quản lý lao động.
Phòng Xuất nhập khẩu: bao gồm 2 bộ phận nhỏ
❖ Bộ phận Chứng từ: được chia làm 2 nhóm:
• Bộ phận chứng từ hàng xuất: nhận thông tin lô hàng từ khách hàng hay nhân
viên bộ phận Kinh doanh; phát hành HBL/HAWB; lập SI/VGM gửi cho hãng
tàu; làm đơn yêu cầu kiểm dịch, hun trùng, giám định hàng hóa, mua bảo hiểm
(nếu có); xin cấp C/O; thông quan hàng xuất; chuyển thông tin cho bộ phận
Giao nhận, Kế toán; lưu hồ sơ.
• Bộ phận chứng từ hàng nhập: theo dõi lô hàng; nhận và kiểm tra chứng từ;
nhận A/N từ đơn vị vận tải; thông quan hàng nhập; chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ
- chứng từ cần thiết (giấy giới thiệu, vận đơn, …) cho bộ phận Giao nhận để tiến
 hành nhận hàng, phát hành D/O của công ty cho chủ hàng; chuyển thông tin lô
hàng cho bộ phận Kế toán để lên Debit note; nộp thuế nếu có); lưu hồ sơ.
Việc chia ra 2 nhóm như vậy giúp cho công việc của các nhân viên trong bộ phận chứng
từ được chuyên môn hóa hơn, tránh xảy ra sai sót và kịp thời xử lý các rắc rối phát sinh
một cách nhanh chóng và hiệu quả.
❖ Bộ phận Giao nhận
• Theo dõi tiến độ lô hàng, kết hợp với bộ phận Chứng từ để nhận thông tin về lô
hàng.
• Làm thủ tục cược cont, mượn cont rỗng, trả cont, …
• Thay mặt khách hàng thực hiện các hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu.
• Cập nhật thông tin hiện trường theo yêu cầu (ảnh cont, số seal, shipping mark,…)
• Phụ trách công việc bốc, dỡ hàng hóa ở cảng, sân bay và vận chuyển hàng hóa
cho khách hàng.
1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hữu Ích Logistics Việt
Nam.

*Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hữu Ích Logistics
Việt Nam
Nhìn chung, trong 3 năm từ 2019 đến 2021, cả 3 chỉ tiêu: doanh thu, chi phí và lợi nhuận
của công ty đều có những biến động rõ rệt. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ tình hình
khách quan đó là do đại dịch Covid- 19 đã gây ra những ảnh hưởng, biến động đến tình
hình hoạt động của công ty THD nói riêng và ngành Logistics nói chung.
Về doanh thu, luôn tăng đều qua từng năm nhưng cách biệt không quá lớn. Năm 2021
là thời điểm mà công ty đạt mức doanh thu cao nhất với 3,208,437 (nghìn đồng), tăng
trưởng 6.58% (tương đương 198,116 nghìn đồng) so với năm trước đó. Sở dĩ mức doanh
thu của công ty có thể tăng đều qua các năm như vậy là nhờ công ty đã mở rộng thêm
các loại hình dịch vụ như dịch vụ kho bãi, tư vấn về hợp tác đầu tư, … Bên cạnh đó,
theo PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân (2006), nhu cầu thị hiếu của khách hàng, thời đại
công nghệ 4.0 ngày càng hiện đại càng làm cho nhiều người nhận thấy rằng nhu cầu sử
dụng dịch vụ giao nhận tại các công ty dịch vụ Logistics khá tiện lợi và nhanh chóng,
điều này đã giúp công ty gia tăng được một lượng khách hàng đáng kể và kéo theo đó
cũng thúc đẩy mức doanh thu của công ty lên rất nhiều.
Về chi phí, tương tự như chỉ tiêu doanh thu, chi phí cũng có mức tăng đều từ năm 2019
đến năm 2021. Và 2021 cũng vẫn là năm có mức chi phí cao nhất trong ba năm. Cụ thể,
chi phí mà công ty phải bỏ ra trong năm này là 1,519,749 (nghìn đồng), tăng 8.58%
(tương đương 120,095 nghìn đồng) so với năm 2020. Nguyên nhân khiến cho năm 2021
đứng đầu về mức chi phí chủ yếu là do trong quá trình hoạt động kinh doanh đã phát
sinh những chi phí không đáng có, điển hình như: chịu thêm phí ở công đoạn khai báo
hải quan vì khai sai, những đơn hàng bị lưu kho quá thời hạn cho phép do không kịp
tiến độ, ngoài ra còn do bị ảnh hưởng nặng bởi dịch Covid-19 dẫn đến phát sinh các
loại chi phí không cần thiết.
Về lợi nhuận, dù cả doanh thu lẫn chi phí đều tăng nhưng lợi nhuận của công ty trong
giai đoạn 2019-2021 vẫn tăng đều. Vào năm 2021, lợi nhuận lúc này đạt 1,403,643
(nghìn đồng), tăng trưởng 6.02% (tương đương 79,675 nghìn đồng), lại là mốc thời gian
đạt chỉ tiêu kinh doanh cao nhất trong ba năm, cụ thể ở đây là lợi nhuận. Điều giúp cho
lợi nhuận của công ty tăng đều qua từng năm một phần là nhờ vào số lượng đơn hàng
đã tăng lên đáng kể, trị giá của lô hàng cũng cao hơn so với những năm về trước, bên
cạnh đó còn nhờ vào trình độ chuyên môn và tay nghề cao của đội ngũ nhân viên THD
Logistics.

CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) XUẤT KHẨU BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HỮU ÍCH LOGISTICS VIỆT NAM.
2.1. Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu
bằng đường biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
2.1.1 Sơ đồ tóm tắt quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất
khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
2.1.2. Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu bằng
đường biển tại Công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics Việt Nam.
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc khai thác thị
trường tiềm năng, tìm kiếm khách hàng và chào giá dịch vụ các tuyến vận chuyển mà
công ty hiện tại đang cung cấp. Các nhân viên kinh doanh thường sẽ tìm kiếm, liên hệ
với khách hàng bằng cách gọi điện (telesale), mail marketing cập nhật giá thường xuyên
cho khách hàng qua dữ liệu thông tin khách hàng có sẵn của công ty, dữ liệu doanh
nghiệp trên website “Trang Vàng”, các hội nhóm xuất nhập khẩu, báo giá trên sàn giao
dịch Logistics Quốc tế đầu tiên Việt Nam (Phaata),… Đồng thời, tiếp tục chăm sóc các
khách hàng cũ để tiếp tục thực hiện duy trì thực hiện các đơn hàng chỉ định hàng tháng.
Thông thường, bảng chào giá gửi đến các khách hàng ban đầu chỉ mang tính chất tham
khảo và cạnh tranh.
Nếu khách hàng quan tâm đến dịch vụ và có nhu cầu sẽ liên hệ trực tiếp với công ty tại
phòng làm việc, qua email hoặc số điện thoại, khi đó nhân viên kinh doanh của công ty
sẽ xin thông tin về lô hàng và tiến hành tư vấn dịch vụ.
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận từ khách hàng:
• Thông tin hàng hóa: xác định loại hàng hóa, số lượng, chế độ bảo quản, phương
pháp đóng gói, chuyển tải, xếp dỡ và tính chất lý hóa của hàng hóa,…. Căn cứ
vào các thông tin được cung cấp mà nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng loại
container phù hợp, cũng như các loại giấy tờ, quy định của nước nhập khẩu hàng
hóa đó.
• Thông tin cảng đi, cảng đến: Giá cước vận chuyển thường sẽ được tính dựa
trên yếu tố khoảng cách từ cảng đi tới cảng đến, thời gian và lộ trình của từng
tuyến. Khoảng cách càng gần, thời gian càng ngắn thì cước phí càng thấp và
ngược lại. Ngoài ra, giá cước còn phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ của từng
hãng tàu như hãng tàu đảm bảo hàng hóa xếp lên tàu trước ngày tàu chạy hay
hãng tàu nhận booking có số lượng container lớn,...
• Thời gian dự kiến xuất hàng, nơi đóng hàng: dựa vào các thông tin này, công
ty sẽ kiểm tra lịch tàu chạy phù hợp và báo giá các dịch vụ khác có liên quan tại
cảng như: trucking, đóng hàng tại bãi, khai hải quan,...
• Thông tin hãng tàu: Nếu khách hàng yêu cầu hãng tàu thì công ty sẽ check giá
cước tại hãng tàu đó theo yêu cầu của khách hàng. Hiện tại Việt Nam có nhiều
hãng tàu lớn và nổi tiếng như Maersk, OOCL, MSC, Wanhai, Yang Ming, SITC,
 Evergreen,... Tùy theo yêu cầu và mức giá mà khách hàng mong muốn (nếu có),
ETD, mà các công ty sẽ tư vấn cho khách hàng các hãng tàu phù hợp.
Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, chỗ trên tàu và giá cước
Sau khi nhận yêu cầu tư vấn và báo giá từ phía khách hàng, nhân viên pricing sẽ tiến
hành liên hệ với các hãng tàu có dịch vụ thông qua email, website, hoặc thông tin liên
hệ có sẵn trong dữ liệu của công ty để kiểm tra giá cước, lịch tàu, chỗ trên tàu, ETD phù
hợp.
Bước 3: Tư vấn và lập bảng báo giá cho khách hàng
Sau khi tổng hợp giá từ các hãng tàu, bộ phận sales sẽ có sự trao đổi, thỏa thuận nhằm
đạt được mức giá tốt nhất và hãng tàu có thời gian phù hợp với yêu cầu của khách hàng
rồi tiến hành lập bảng giá để báo cho khách. Mỗi hãng tàu, mỗi tuyến đi phụ thuộc vào
nhiều yếu tố khác nhau và giá dịch vụ tại các hãng tàu là khác nhau, bên cạnh đó, trước
khi báo giá thì nhân viên sales cũng cần tư vấn thêm với thông tin lô hàng của khách
hàng thì cần làm thêm các thủ tục, các loại giấy tờ nào và chào giá thêm những loại
hình dịch vụ có liên quan khác.
Bảng giá báo cho khác hàng thường sẽ bao gồm các loại chi phí sau:
• Giá cước tàu
• Phí địa phương phải trả tại cảng nước xuất khẩu/ nhập khẩu (local charges) có
thể bao gồm:
+ Phí làm thủ tục hải quan (Custom Declearance)
+ Phụ phí xếp dỡ hàng hóa tại cảng (Terminal Handling Charge)
+ Phụ phí xử lý hàng hóa thu theo quy định của hãng tàu hoặc forwarder
(handling fee)
+ Phí vận chuyển nội địa từ cảng dở về tới kho của khách hàng (trucking fee)
+…
Trên thực tế, khách hàng khi đi hỏi giá sẽ hỏi rất nhiều công ty Forwarder và các công
ty Logistics khác nhau để so sánh giá cũng như chất lượng dịch vụ của bên nào tốt hơn
để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất (Dẫn theo KUMAR, P. P., & KAMAL, S. (2019)).
Chính vì vậy, công ty phải luôn cố gắng khai thác liên hệ với các hãng tàu để có giá tốt
nhất cho khách hàng và hỗ trợ thêm những dịch vụ khác mà khách hàng yêu cầu.
Bước 4: Nhận booking order và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Sau khi được nhận được bảng giá và được tư vấn cụ thể, nhà xuất khẩu sẽ xem xét và
so sánh bảng báo giá dịch vụ của các công ty khác nhau, nếu cảm thấy phù hợp với điều
kiện của mình khách hàng sẽ xác nhận và thực hiện ký kết hợp đồng dịch vụ xuất khẩu
hàng lẻ (LCL). Hợp đồng dịch vụ được soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thực
hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên. Trong đó sẽ bao gồm các điều khoản, thông
tin hai bên, địa điểm giao hàng, giá cả và phương thức thanh toán, nghĩa vụ và trách
nhiệm mỗi bên, trách nhiệm mỗi bên nếu có vi phạm, tranh chấp hợp đồng,…
Bước 5: Tiến hành book tàu và lấy booking confirm từ hãng tàu và làm gửi
khách hàng.
Dựa vào những thông tin hiện có của lô hàng, xác định các lô hàng sẽ đóng cùng
container và giá cước đã làm trước đó với hãng tàu cũng như thảo luận với khách hàng
nhân viên sales sẽ gửi yêu cầu lấy booking cho bộ phận chứng từ. Nhân viên chứng từ
sẽ trực tiếp lấy booking trên website hoặc gửi mail cho bộ phận CS (Customer Service)
của hãng tàu để yêu cầu booking.
Vì đây là dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo phương thức hàng lẻ (LCL), nên
khi gom hàng lẻ thì một container có thể chứa nhiều lô hàng của những khác hàng khác
nhau, miễn là phù hợp tính chất hàng hóa cũng như hợp đồng vận chuyển giữa các bên.
Chính vì vậy, một Booking confirmation được hãng tàu gửi về công ty Logistics, công
ty cũng có thể làm nhiều Booking confirmation khác nhau gửi cho các khách hàng có
hàng đóng trong container đó (các booking đó không có giá trị cấp container rỗng).
Sau khi nhận booking confirmation từ công ty, khách hàng xuất khẩu sẽ tiến hàng chuẩn
bị hàng, hoàn tất lô hàng và gửi đến kho để công ty tiến hành đóng hàng vào cont theo
kế hoạch.
Bước 6: Theo dõi quá trình nhận hàng và đóng hàng lẻ tại kho
Các công ty logistcis, thường ký kết nhiều hợp đồng dịch vụ xuất hàng lẻ với nhiều
khách hàng khác nhau. Chính vì vậy, cần phải xác định các lô hàng Freehand hay hàng
Nominated sẽ đóng cung cont trong tuần cho phù hợp với loại hàng, thời gian và địa
điểm giao hàng, tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Việc kết hợp đóng chung như vậy
gọi là gom hàng, hay consolidation.
Hàng hóa trong quy trình xuất nhập khẩu tại công ty được chia làm 2 loại:
Hàng Freehand (hàng thường): là những hàng mà Shipper (người xuất khẩu) book
tàu và trả cước theo quy định nhóm C hoặc D trong Incoterms. Hàng Freehand có 2 loại
cơ bản là hàng sale các Forwarder tại đầu xuất khẩu và hàng sale từ khách hàng trực
tiếp (Exporter).
Hàng Nominated (hàng chỉ định): là những hàng mà người mua (người nhập khẩu)
trả cước tàu theo quy định nhóm E hoặc F trong Incoterms và chỉ định hãng tàu nhất
đinh, yêu cầu chủ hàng hay nhà xuất khẩu sử dụng hãng tàu đó. Vì vậy, người xuất khẩu
chỉ trả Local Charges tại đầu xuất hàng và tất nhiên không có quyền chọn lựa hãng tàu
khác.
Bộ phận chứng từ sẽ chịu trách nhiệm gửi kế hoạch đóng container trong tuần cho bộ
phận giao nhận của công ty để bố trí nhân sự theo dõi toàn bộ quá trình nhận hàng và
thông quan của các chủ hàng khi giao hàng tại kho. Sau khi kiểm tra và xác nhận đã đủ
hàng và các chứng từ tại cảng, bộ phận giao nhận sẽ tiến hành sắp xếp, phân loại và bố
trí đóng ghép hàng hóa vào container. Đồng thời, gửi tổng hợp thông tin nhận hàng, SI
và VGM của container đã đóng cho bộ phận chứng từ.
Bước 7: Thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu trong hợp đồng (nếu có)
Trong hợp động dịch vụ xuất khẩu giữa công ty Logistics và khách hàng, ngoài các
thông tin về giá cước, trách nhiệm của các bên đối với lô hàng xuất khẩu, thường sẽ bao
gồm các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như khai thuê hải quan, trucking,
nhà kho...
Bước 8: Gửi SI/ VGM cho hãng tàu để nhận B/L draff
Sau khi đã hàng hóa đã được đóng ghép tại kho, bộ phận hiện trường sẽ làm lại SI/VGM
theo đúng số cont/seal đã đóng, cung cấp đầy đủ thông tin của các loại hàng và gửi
SI/VGM về cho bộ phận chứng từ để tiến hành làm MBL. Tùy theo tính chất của từng
hãng tàu, SI/VGM sẽ được nộp trực tiếp qua web hoặc qua email của bộ phận Docs.
Sau khi nộp các chứng từ trên, bộ phận chứng từ của sẽ nhận được B/L nháp và thời
hạn sửa B/L. Nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ vận đơn nháp các mục như: cảng đi,
cảng đến, tên hàng, số lượng hàng, thời gian tàu đi..., nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu
chỉnh sửa trong thời hạn cho phép. Vì sau khoảng thời gian quy định, hãng tàu sẽ tính
phí trên mỗi lần sửa B/L và quan trọng hơn là nếu thông tin trên B/L không chính xác
hoặc không khớp với các chứng từ trước thì nhà nhập khẩu sẽ không thể nhận hàng.
Bước 9: Gửi hồ sơ lô hàng cho đại lý đầu nhập khẩu
Đối với hàng lẻ được đóng ghép tại bãi, sẽ có rất nhiều consignee ở cảng đích trong
cùng một container. Chính vì vậy, consignee được thể hiện trên MBL sẽ là đại lý của
THD ở nước ngoài. Sau khi tàu chạy, công ty Logistics sẽ gửi pre-alert sang cho đại lý
để họ theo dõi và hoàn thành các thủ tục ở cảng nhập cũng như sắp xếp dở hàng để giao
cho consignee đúng. Pre-alert bao gồm: HBL, MBL và Debit note (nếu có).
Bước 10: Thanh toán phí và nhận Master Bill từ hãng tàu
Sau khi hàng hóa đã lên tàu và vận chuyển đi, công ty THD Logistics liên hệ hãng
tàu để thanh toán các khoản chi phí và lấy Master Bill gốc đem về.
Lúc này, Công ty Logistics phải đảm bảo Master Bill từ hãng tàu là chính xác và ít sai
sót nhất có thể để không có sự cố rủi ro xảy ra, nếu không thì việc chỉnh sửa MBL sẽ
rất khó khăn và phải mất phí (nhất là trường hợp tàu hàng đã chạy) do MBL chịu tác
động của quy tắc Hague, Hamburg, … và nó được cấp bởi hãng tàu nên quy trình rất
chặt chẽ và khá cồng kềnh (Dẫn theo Trường Phát Logistics (2021))
Thông thường, mỗi lô hàng chỉ phát hành 1 MBL. MBL điều chỉnh mối quan hệ người
vận chuyển quốc tế (người có tàu) và người đặt chỗ trên tàu (có thể là công ty forwarder
hoặc người xuất khẩu thực tế). Trong khi House Bill (HBL) chỉ điều chỉnh mối quan
của người người chủ hàng (real shipper) và người trung gian (forwarder). Dựa trên
MBL, công ty THD Logistics sẽ ra các HBL cho các khách hàng đóng chung hàng lẻ
trong lô hàng đó. Công ty phải đảm bảo nhận MBL từ hãng tàu chính xác, ít sai sót nhất
có thể. Trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, MBL đóng vai trò rất quan trọng vì
MBL là bill do hãng tàu phát hành, shipper là người đứng tên trên bill do đó nếu rủi ro
xảy ra công ty forwarder vẫn là pháp nhân trực tiếp để giải quyết với hãng tàu. MBL
cũng chịu tác động của quy tắc Hague, Hamburg..., khó chỉnh sửa, nếu sửa MBL cũng
tốn thời gian và mất phí. HBL là do công ty lập nên chỉnh sửa tương đối đơn giản.
 Bước 11: Nhận thanh toán của khách và ra House Bill cho khách
Sau khi nhận Master Bill, bộ phận chứng từ của công ty sẽ lập Debit Note (Giấy báo
nợ) bao gồm 2 bản, 1 bản gửi khách hàng, 1 bản công ty giữ và đưa Giám đốc ký tên và
đóng dấu vào. Sau đó, bộ phận chứng từ chuyển Debit Note cho phòng kế toán để gửi
khách hàng yêu cầu thực hiện thanh toán các loại chi phí cho công ty theo hợp đồng đã
ký và các chi phí phát sinh (nếu có).
Debit Note thường bao gồm các thông tin như tên khách hàng, số vận đơn, số tờ khai,
tên hàng, số lượng, nơi đi nơi đến, tổng báo giá đến khách hàng.
Sau khi nhận thanh toán của khách hàng xuất khẩu, bộ phận chứng từ có trách nhiệm ra
House Bill cho khách. Tùy theo nhu cầu của khách hàng, bộ phận chứng từ có thể làm.
HBL gốc hoặc copy để trả khách hàng nếu cần (nhà XK có thể gửi cho nhà NK hoặc
làm thực xuất). Đối với một số khách hàng lớn hoặc khách hàng quen thuộc, các công
ty có thể xuất vận đơn cho khách hàng trước và nhận thanh toán sau. Bộ phận kinh
doanh (Sale) có trách nhiệm nhắc nợ và thu hồi nợ công cho công ty.
Bước 12: Lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành việc xuất khẩu lô hàng theo hợp đồng dịch vụ đã ký với khách hàng,
công ty Logistics sẽ tiến hành lưu trữ hồ sơ của khách hàng trong 5 năm tại doanh
nghiệp để đảm bảo sự trung thực, minh bạch trong quá trình kinh doanh và xuất trình
khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan Nhà nước. Các chứng từ cần lưu hồ sơ bao gồm
hợp đồng dịch vụ, giấy báo nợ, danh sách chứng từ giao cho khách hàng, và các giấy tờ
có liên quan khác nếu cần.
2.2. Ví dụ thực tế về quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất
khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
2.2.1. Tiếp nhận thông tin và yêu cầu dịch vụ từ khách hàng
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn tại Việt Nam
cần xuất khẩu một lô hàng cho Công ty Foshan Guci Industry tại Trung Quốc. Cụ thể,
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn đã ủy thác cho Công ty
TNHH THD Logistics Việt Nam để thực hiện nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu cho lô
hàng có hợp đồng số SC68/M-C/2022 được ký kết vào ngày 10/08/2022. Theo như
trong hợp đồng đã thỏa thuận và ký kết, lô hàng này được tính theo giá CFR HO CHI
MINH.
Sau khi trao đổi thông tin với khách hàng, nhân viên Công ty TNHH THD Logistics
Việt Nam sẽ kiểm tra xem lô hàng có nằm trong mục các mặt hàng bị cấm xuất khẩu
không và nếu như không nằm trong mục cấm xuất khẩu thì hàng hóa này có cần phải
xin giấy phép xuất khẩu hay không. Bên phía Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn gửi các thông tin về lô hàng, cụ thể như sau:
• Tên hàng: Plastic vacuum
• HS CODE: 84099700
• Số lượng, đóng gói: 11 CT, 10.3 CBM, 1960 KGS (GW)
• Đi từ Hồ Chí Minh, Việt Nam đến cảng Thượng Hải, Trung Quốc
• Thời gian giao hàng dự kiến: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng
Thông tin doanh nghiệp:
• Tên công ty: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn
• Địa chỉ: 202 Hoàng Văn Thụ, Phường 09, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí
Minh.
• Mã số thuế: 0316020242
• Số điện thoại: +84.832716293
➢ Yêu cầu báo giá cước vận tải và các dịch vụ xuất khẩu khác như thông quan xuất
khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành,…
2.2.2. Liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra lịch tàu, chỗ trên tàu và giá cước
Dựa vào thông tin lô hàng được cung cấp từ khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành kiểm
tra lịch tàu bằng cách truy cập vào website https://shippingschedule.com.vn/ và điền
các thông tin về cảng đi cảng đến, ETA, ETD để tiến hành tra cứu. Sau khi kiểm tra
thông tìm, kết quả cho thấy hãng tàu vận chuyển OOCL có điều kiện về thời gian vận
chuyển phù hợp vời thời điểm cần xuất khẩu lô hàng. Nhân viên sẽ tiến hành xác nhận
lại lịch tàu một lần nữa trên website chính thức của hãng tàu OOCL.
Sau đó, nhân viên sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu thông qua mail trong dữ liệu liên hệ
có sẵn của công ty để kiểm tra giá cước tốt nhất, còn chỗ (space) vào ngày đi dự tính
(ETD) phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay không.
2.2.3. Tư vấn và lập bảng báo giá cho khách hàng
Sau khi đã kiểm tra được thông tin hãng tàu với thời gian, space phù hợp với yêu cầu
của khách hàng, nhân viên kinh doanh của Công ty THD Logistics Việt Nam sẽ chủ
động liên lạc lại với phía Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam
Chấn để tư vấn những thông tin cần thiết và các thủ tục cần làm với lô hàng, sau đó và
sẽ tiến hành lập bảng báo giá và gửi cho Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất
Nhập Khẩu Nam Chấn.
2.2.4. Nhận booking order và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Sau khi xem xét và đồng ý với bảng báo giá và lịch tàu mà Công ty THD đã gửi, Công
ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn sẽ gửi Booking Order đến
Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam, tiếp đến hai bên sẽ ký kết hợp đồng dịch vụ
xuất khẩu hàng lẻ (LCL). Dựa vào những quy định trong hợp đồng đã ký mà người xuất
khẩu cũng như Công ty THD Logistics Việt Nam sẽ biết trách nhiệm và các bước tiếp
theo cần thực hiện.
Trong hợp đồng này Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn
đóng vai trò là nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu là Công ty Foshan Guci Industry có trụ sở
tại Trung Quốc.
Nội dung bản hợp đồng bao gồm các thông tin chính sau:
• Số hợp đồng: SC68/M-C/2022
• Bên bán: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
NAM CHẤN
• Địa chỉ:
• Bên mua: Công ty Foshan Guci Industry
• Địa chỉ: No.7-8 Building 11, Casa Ceramics and Sanitarywares Mall, Jihua 4th
Road, Foshan, Guangdong, P.R. China.
• Hàng hóa: Plastic Vacuum
• Số lượng: 11 SET
• Tổng tiền: 3,500 USD
• Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Cảng dỡ hàng: Shanghai, China
• Điều kiện giao hàng: CFR Hồ Chí Minh, Việt Nam
2.2.5. Tiến hành book tàu và lấy booking confirm từ hãng tàu và làm gửi khách
hàng.
Trước khi tiến hàng lấy booking, Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam sẽ xác định
các lô hàng sẽ đóng cùng container và xác định lại với hãng tàu về giá cước, chỗ, ngày
đi,… rồi gửi mail cho hãng tàu OOCL để yêu cầu lấy Booking confirmation theo số
lượng hàng dự kiến.
Nội dung Booking confirmation mà Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam làm gửi
cho Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn được tóm gọn
như sau:
• Số booking: GLE08944421
• Tên tàu: OOCL DEOTO
• Cảng đi: HO CHI MINH PORT
 • Cảng đến: SHANGHAI CHINA PORT
• Ngày dự kiến đi: 04/09/2022
• Ngày dự kiến đến: 14/09/2022
• Thời gian cuối cùng công ty THD nhận hàng từ nhà xuất khẩu: 6h30 sáng
03/09/2022
• Loại hàng hóa: General cargo
Sau khi nhận Booking Confirmation từ Công ty THD, Công ty TNHH Thương Mại
Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn sẽ tiến hành chuẩn bị hàng, hoàn tất lô hàng và
gửi đến kho để công ty tiến hành đóng hàng vào container theo kế hoạch.
2.2.6. Theo dõi quá trình nhận hàng và đóng hàng lẻ tại kho
Bộ phận chứng từ của Công ty THD sẽ chịu trách nhiệm gửi kế hoạch đóng container
trong tuần cho Bộ phận giao nhận của công ty để bố trí nhận hàng và tờ khai hải quan,
đồng thời theo dõi toàn bộ quá trình nhận hàng và tờ khai khi Công ty TNHH Thương
Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn giao hàng tại kho.
Theo như trong hợp đồng đã thỏa thuận, lô hàng này được tính theo giá CFR HO CHI
MINH, VIET NAM thì lô hàng này là hàng Freehand.
Sau khi nhận được hàng đầy đủ từ phía Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất
Nhập Khẩu Nam Chấn thì Bộ phận giao nhận sẽ tiến hành sắp xếp, phân loại và bố trí
đóng ghép hàng hóa vào container đồng thời gửi tổng hợp thông tin SI/ VGM với thông
tin thực tế của container và số cont/seal cho Bộ phận chứng từ.
2.2.7. Thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu trong hợp đồng (nếu có)
Trong hợp động dịch vụ xuất khẩu giữa THD và các chủ hàng, ngoài các thông tin về
giá cước, trách nhiệm của các bên đối với lô hàng xuất khẩu, thường sẽ bao gồm các
dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như khai thuê hải quan, trucking, nhà kho...
Hiện tại, THD chỉ hỗ trợ khách ở mảng khai thuê hải quan, còn các dịch vụ khác thì sẽ
được thuê ngoài và tính vào chi phí của lô hàng.
2.2.8. Gửi SI/ VGM cho hãng tàu để nhận B/L draff
Lấy Shipping Instruction/VGM từ khách hàng
Trước ngày tàu chạy, nhân viên Bộ phận chứng từ của Công ty TNHH THD Logistics
Việt Nam sẽ liên hệ với nhà xuất khẩu là Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất
Nhập Khẩu Nam Chấn để lấy hướng dẫn lập bill (Shipping Instruction). Phía nhà xuất
khẩu sẽ gửi SI qua email cho công ty THD Logistics Việt Nam.
Nội dung trên SI bao gồm các nội dung chính sau:
• Tên và địa chỉ Shipper:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU NAM CHẤN
ADDRESS: 202 HOANG VAN THU STREET WARD 9 PHU NHUAN DISTRICT
HO CHI MINH.
• Tên và địa chỉ Consignee:
FOSHAN GUCI INDUSTRY. CO., LTD
ADDRESS: NO.7-8 BUIDING 11, CASA CERAMICS AND SANITARYWARES
MALL, JIHUA 4TH ROAD, FOSHAN, GUANGDONG, P.R. CHINA
TEL: 03 25658235335 – FAX: 256893546
• Tên và địa chỉ bên nhận thông báo (Notify): SAME AS CONSIGNEE
• Cảng đi (POL): HO CHI MINH PORT
• Cảng đến (POD): SHANGHAI, CHINA
• Tên tàu (VESSEL NAME/ VOYAGE): OOCL DEOTO V.003N
• Ngày tàu chạy dự kiến (ETD): SEP – 04 – 2022
• Số cont/seal (Cont/Seal. No): LCL
• FREIGHT: PREPAID
• Mô tả hàng hóa (Description of goods): MACHINES FOR INDUSTRY –
PLASTIC VACUUM: PLANETARY GEAR; HS CODE: 8406.9700
• Packing: 11 CARTONS
• Khối lượng tịnh (Net weight): 1,900.00 KGS
• Khối lượng (Gross weight): 1,960.00 KGS
Gửi Shipping Instruction cho hãng tàu
Sau khi Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam nhận được SI từ người xuất khẩu cụ
thể ở đây là Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn, Bộ
phận Chứng từ của Công ty THD sẽ tiến hành làm HBL bản nháp (draft) và gửi lại cho
khách hàng để kiểm tra cũng như xác nhận lại các thông tin trên vận đơn đã chính xác
hay chưa.
Đồng thời, Công ty THD sẽ gửi SI/VGM cho hãng tàu OOCL thông qua mail, sau đó
hãng tàu sẽ ra MBL bản nháp (draff) và gửi lại cho Công ty THD Logistics Việt Nam
để kiểm tra và xác nhận chính xác các thông tin ở các mục như: tên hàng, số lượng
hàng, cảng đến/ đi, thời gian tàu đi,….
2.2.9. Gửi hồ sơ thông tin lô hàng cho đại lý (Fowarder) đầu nhập khẩu
Lô hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam
Chấn được đóng direct (hàng được vận chuyển từ cảng đi đến cảng đích bằng một con
tàu duy nhất) nên bộ phận Chứng từ của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam sẽ
gửi hồ sơ (pre-alert) lô hàng trực tiếp cho đại lý Forwarder đầu nhập khẩu bên Trung
Quốc để theo dõi và tiếp tục handle lô hàng này bao gồm việc sắp xếp dở hàng để giao
cho consignee.
2.2.10. Thanh toán phí và nhận Master Bill từ hãng tàu
Khi hàng hóa đã lên tàu và vận chuyển đi, bộ phận Kế toán của Công ty TNHH THD
Logistics Việt Nam sẽ liên hệ với hãng tàu OOCL để tiến hành thanh toán các khoản
chi phí và nhận Master B/L gốc.
2.2.11. Nhận thanh toán của khách và ra House Bill cho khách
Sau khi nhận đươc Master Bill (MBL), nhân viên Bộ phận Chứng từ của Công ty THD
sẽ lập Debit Note (Giấy báo nợ) bao gồm 2 bản, 1 bản gửi cho Công ty TNHH Thương
Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn, 1 bản công ty giữ và trình lên Giám đốc ký
tên và đóng dấu vào.
Sau đó, Bộ phận chứng từ của công ty sẽ chuyển Debit Note cho phòng kế toán để gửi
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn yêu cầu thực hiện
thanh toán các loại chi phí cho Công ty THD theo hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu đã
được ký kết và các chi phí phát sinh (nếu có). Sau khi khách hàng thực hiện thanh toán
xong, Bộ phận Chứng từ của Công ty THD có trách nhiệm phát hành House B/L bản
gốc hoặc bản copy tùy theo yêu cầu của khách hàng.
2.2.12. Lưu trữ hồ sơ
Sau khi đã hoàn thành việc xuất khẩu lô hàng theo hợp đồng dịch vụ đã ký với khách
hàng, Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam sẽ tiến hành lưu trữ hồ sơ cho Công ty
TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Nam Chấn trong vòng 5 năm tại doanh
nghiệp để bảo đảm sự minh bạch, trung thực trong quá trình hoạt động kinh doanh và
có thể xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan Nhà nước.
Các chứng từ cần được lưu hồ sơ bao gồm:
• Hợp đồng dịch vụ xuất/ nhập khẩu
• Giấy báo nợ
• Danh sách chứng từ giao cho khách hàng
• Bản gốc hoặc bản sao chứng từ và các giấy tờ có liên quan khác.
2.3. Đánh giá quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) xuất khẩu
bằng đường biển tại Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam.
2.3.1. Ưu điểm
Theo như phân tích công ty luôn hướng tới mục đích tăng doanh thu bằng các nâng cao
khối lượng hàng hóa LCL trong quá trình xuất khẩu. LCL tạo điều kiện cho các dịch vụ
không chỉ riêng khách hàng mà còn cho các đại lý giao nhận hàng hóa. Công ty tập
trung hoàn toàn vào lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa bằng phương thức LCL, do đó ban
lãnh đạo luôn cố gắng để có thể nâng cao hoạt động kinh doanh.
Thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu là một quy trình bao gồm nhiều bước phức tạp
đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm việc làm tỉ mỉ. Thông quan
phương pháp quan sát và thực hành quy trình giao hàng xuất khẩu theo phương thức
LCL/LCL tại công ty TNHH Hữu Ích THD Logistics, tác giả nhận thấy công ty có các
bước thức hiện quy trình rõ ràng và rành mạch. Bên cạnh đó, các nhân viên có kiến thức
chuyên sâu về hoạt động ngoại thương quốc tế, có kinh nghiệm việc làm và trách nhiệm
tinh thần rất cao. Qua đó công ty đã đạt được nhiều thành tựu trong giai đoạn 2019-
2021:
➢ Một là, các hợp đồng hợp tác vận tải hàng xuất khẩu bằng đường biển đều giữ
vững ở mức ổn định. Hầu hết các hợp đồng đã được ký kết và thỏa thuận đều
 được thực hiện, không xảy ra tình trình hủy bỏ dịch vụ gây ra tổn phất cho phía
công ty và khách hàng.
➢ Công ty luôn nhanh chóng cung cấp cho khách hàng các bản kế hoạch trong đó
có kế hoạch giao hàng về tàu chuyên chở, mức giá. Ngoài ra, còn có bản kế hoạch
gửi cho khách hàng để họ có thể nắm bắt được tình hình hiện tại của đơn hàng
và trách nhiệm của mình.
➢ Hai là, công ty thường xuyên làm các đơn hàng giao nhận đường biển theo
phương thức LCL/LCL nên có sự hiểu biết sâu rộng về phương thức này. Việc
tính toán khối lượng và sắp xếp hàng hóa trong một container được diễn ra chính
xác và chi tiết. Khiến cho doanh thu của vận chuyển hàng hóa hàng lẻ được tăng
cao và chiếm tỷ trọng cao nhất trong các loại hình dịch vụ tại doanh nghiệp.
➢ Ba là, về công tác thuê hãng tàu. Công ty thường xuyên đảm nhận các công tác
dịch vụ khai báo hải quan cho khách hàng cũng như quy trình nhận hàng tại cảng
biển. Nên công ty có sự quen biết nhất định đối với cơ quan hải quan. Vì thế quá
trình làm thủ tục hải quan và chi phí giao nhận hàng với các hãng tàu tương đối
thuận lợi cho các khâu làm việc tại cảng của công ty. Hơn thế nữa, trong giai
đoạn giá cước tàu đắt đỏ và nhiều biến động như hiện nay, công ty theo dõi các
biến động giá cước một cách thuận lợi, từ đó công ty có thể đưa ra các mức giá
ưu đãi và hợp lý nhất đối với khách hàng mà vẫn đảm bảo được chất lượng dịch
vụ.
➢ Bốn là, quy trình thực hiện thủ tục Hải quan được nhân viên theo sát và rà soát
một cách kĩ lưỡng và chặt chẽ quan từng giai đoạn. Những bước này sẽ quyết
định hàng hóa có được thông quan hay không, công ty giảm tối thiểu các rủi ro
có thể xảy ra đối với chứng từ giúp hàng hóa không bị chậm trễ. Nếu trong trường
hợp có trục trắc thì nhanh chóng tiến hành xác định nguyên nhân và tìm ra cách
xử lý phù hợp.
➢ Năm là, tuy chỉ là công ty trẻ mới được thành lập năm 2017, nhưng Hữu Ích
THD Logistics luôn đặt uy tín của công ty lên hàng đầu. Công ty thiết lập các
mối quan hệ rất tốt đối với các hãng tàu như Namsung Shipping, Maersk
Shipping, MSC Shipping,... và với các công ty bốc xếp hay vận tải khác. Nhờ
vậy, công ty có được nhiều thuận lợi trong quá trình làm dịch vụ cho khách hàng.
 Ví dụ như vào các mùa cao điểm (PSS), nhu cầu xuất khẩu hàng hóa tăng cao
tuy nhiên số lượng không nhiều, công ty sẽ được ưu tiên phần nào khi book tàu,
mượn container để kịp làm hàng cho khách.
➢ Sáu là, nhân viên luôn hoàn thành tốt công việc và công tác dịch vụ chăm sóc
khách hàng rất tốt. Điều này khiến cho khách hàng có niềm tin và an toàn khi sử
dụng dịch vụ tại công ty. Công ty luôn đảm bảo hàng hóa luôn được vận chuyển
kịp thời, đảm bảo an toàn, các thủ tục được thực hiện đầy đủ, rất hiếm khi công
ty có các sự cố xảy ra đối với các lô hàng của khách. Không những thế khi khách
có những nhu cầu mới không nằm trong các dịch vụ có sẵn của công ty, nhân
viên vẫn tiếp tục hỗ trợ khách bằng cách tìm ra các giải pháp.
2.3.2. Nhược điểm
Nhìn chung, bên cạnh những điểm mạnh mà công ty có được thì vẫn còn tồn đọng
những điểm yếu trong việc thực hiện quy trình, cụ thể như sau:
➢ Thứ nhất, sự thiếu sót về cơ sở vật chất, kho bãi cũng như container riêng, hầu
hết thì công ty phải đi thuê từ những doanh nghiệp khác.
➢ Thứ hai, khách hàng tại công ty chủ yếu là khách hàng quen biết lâu năm hoặc
thông qua giới thiệu từ các khách hàng cũ.
➢ Thứ ba, chưa có mối quan hệ với các đối tác lớn, lâu dài với các hãng tàu hay
đại lý hãng tàu, giá cước bị cạnh tranh gay gắt, đôi khi những khách hàng mới
cũng vì vậy mà gây sức ép khi công ty gửi bảng báo giá về dịch vụ giao nhận
hàng hóa xuất khẩu của mình.
➢ Thứ tư, bước tra cứu mã HS trong công đoạn khai báo hải quan điện tử mất rất
nhiều thời gian với độ chính xác thấp, đặc biệt là đối với các lô hàng có tên gọi
phức tạp.
➢ Thứ năm, số lượng bộ chứng từ cần xử lý ngày càng nhiều, gây nên tình trạng
quá tải đối với nhân viên cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện quy
trình.
 KẾT LUÂN
Qua khoảng thời gian thực tập tại công ty TNHH THD Logistics Việt Nam, em đã có
cái nhìn thực tế về hoạt động kinh doanh giao nhận nói chung và quy trình xuất khẩu
nói riêng. Thông qua thực tập, em cũng đã được học hỏi và tham gia thực hành trực tiếp
vào công việc cụ thể, rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho bản thân.

Bài báo cáo thực tập này tập trung phân tích cụ thể quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu theo phương thức hàng lẻ (LCL) bằng đường biển tại công ty TNHH THD
Logistics Việt Nam, đồng thời rút ra một số đánh giá chung về quy trình dựa trên hiệu
quả hoạt động của từng bước, nêu ra những điểm đã hoàn thành tốt cũng như những
điểm chưa tốt trong quy trình, từ đó đề xuất ra một số giải pháp có thể kể đến như: tìm
kiếm nguồn nhân lực và nâng cao trình độ tay nghề nhân viên, hoàn thiện quá trình làm
thủ tục hải quan trong khâu tra cứu mã HS, phát triển mối quan hệ lâu dài với các đơn
vị liên quan, cải thiện cơ sở vật chất.

Lời cuối, tác giả xin được chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của
các anh chị nhân viên trong Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. Hi vọng rằng với
những bài học kinh nghiệm tích luỹ được cộng với sự nỗ lực của công ty, công tác giao
nhận hàng hóa (LCL) bằng đường biển của công ty sẽ đạt được những thành tựu to lớn
trong giai đoạn 2022 - 2025, góp phần nâng cao năng lực ngành dịch vụ giao nhận Việt
Nam và thúc đẩy nền kinh tế nước nhà phát triển. Đồng thời, đặc biệt là giảng viên
hướng dẫn cô Trương Thị Hòa đã có những định hướng và chỉ dẫn để em có thể hoàn
thành được bài báo cáo một cách tốt nhất có thể.

Và vì thời gian có hạn nên bài báo cáo này của tác giả không tránh khỏi những thiếu
sót, vì vậy tác giả rất mong nhận được sự góp ý từ cô Trương Thị Hòa và các thầy cô
khác. Những ý kiến, nhận xét của cô sẽ là kinh nghiệm quý báu cho em trong công việc
sau này
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. (2022). Cơ
cấu tổ chức của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. Hồ Chí Minh.
2. Phòng Kế toán Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. (2022). Kết quả hoạt động
kinh doanh của công ty giai đoạn 2019-2021. Hồ Chí Minh.
3. Phòng Kinh doanh Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. (2022). Quá trình hình
thành và phát triển của Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. Hồ Chí Minh.
4. Phòng Xuất Nhập khẩu Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. (2022). Bộ chứng
từ xuất khẩu (LCL) bằng đường biển. Hồ Chí Minh.
5. Phòng Xuất Nhập khẩu Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam. (2022). Quy trình
nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu (LCL) bằng đường biển . Hồ Chí Minh.
6. Website Công ty TNHH THD Logistics Việt Nam (2022). Trang chủ. Được truy lục
từ: http://thdlog.com/
7. Phần mềm ECUS5-VNACCS. (2018). Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.
PHỤ LỤC