HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA

LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001

Trên thực tế, vai trò của “lãnh đạo cao nhất” và cam kết của nó đối với EMS phải
được thể hiện rõ ràng trong suốt quá trình xác định phạm vi các mục tiêu và chỉ
tiêu. Tuy nhiên, đánh giá thực tế của ban lãnh đạo có thể là một trong những nơi đầu
tiên và quan trọng nhất mà vai trò lãnh đạo này có thể được chứng minh và ghi lại
chính thức theo cách khiến tất cả các bên liên quan yên tâm về cam kết của nhóm đối
với việc cải thiện môi trường. Vậy, điều này được thực hiện như thế nào và tại sao
điều này được coi là đủ quan trọng để trở thành một phần của tiêu chuẩn ISO 14001:
2015 mới?

H2.BAO LÂU THÌ NÊN TỔ CHỨC CUỘC HỌP VỀ XEM

XÉT CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Không có khoảng thời gian cụ thể nào áp dụng cho việc tiến hành các cuộc họp xem
xét của ban giám đốc. Tuy nhiên, chúng nên được tổ chức với tần suất và hình thức
tương xứng với mức độ rủi ro và mức độ phức tạp của tổ chức của bạn.

Các mục trong chương trình nghị sự xem xét của quản lý quan trọng, chẳng hạn
như; hiệu suất quá trình, phản hồi của khách hàng và kết quả giám sát và đo lường
nên được xem xét hàng tháng, trong khi các hạng mục ít quan trọng hơn trong chương
trình nghị sự, chẳng hạn như xem xét chính sách chất lượng và các mục tiêu nên được
thực hiện ít thường xuyên hơn, có lẽ hàng quý.

Cách tiếp cận này giảm thiểu thời lượng của mỗi cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bao
gồm tất cả các đầu vào xem xét của ban quản lý được yêu cầu trong suốt thời gian của
chương trình xem xét của lãnh đạo và cho phép phân tích các xu hướng trong dữ liệu
trong khi thông tin là đương đại. 

Các đánh giá của ban quản lý hàng năm không đủ tần suất để có thể phản ứng với bất
kỳ vấn đề nào một cách hiệu quả. Các chỉ số hiệu suất nên được theo dõi với các tần
suất khác nhau, một số giờ, một số hàng ngày, một số hàng tuần và một số hàng
tháng. Ban quản lý không thể đợi sáu tháng để trả lời, nếu họ làm vậy, sẽ quá muộn.

Lãnh đạo cao nhất có thể tiến hành các cuộc họp hàng tuần, trong đó họ xem xét các
chỉ số và mục tiêu để xác định xem có cần thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào
hay không. Sau đó, chủ sở hữu quy trình có trách nhiệm báo cáo tiến trình kết thúc
trong cuộc họp một tuần sau đó. Mỗi lần ban quản lý triệu tập để xem xét và phản ứng
về hiệu suất, nó được coi là một cuộc xem xét của ban lãnh đạo.

Một số công ty có nhiều cấp độ đánh giá, theo đó, mỗi cấp độ đánh giá có thể yêu cầu
nhiều chủ đề và dựa trên nhiều chỉ số làm đầu vào. Đôi khi các chủ đề được xem xét ở
nhiều cấp độ, ví dụ như số lượng sản xuất có thể được Nhóm sản xuất xem xét trong
các cuộc họp sản xuất hàng ngày và sau đó là quản lý cấp cao, có thể hàng tuần.
 H2.TẠI SAO PHẢI THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA
LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Xem xét của lãnh đạo quan trọng hơn bao giờ hết tiêu chuẩn ISO 14001 đưa ra những
yêu cầu đối với tổ chức trong việc xem xét quản lý, và những tiêu chí đầu vào và đầu
ra nào cần được đáp ứng để thể hiện cam kết của tổ chức trong việc cải tiến liên
tục. Như bạn mong đợi, việc xác định mục tiêu và mục tiêu cũng là một yếu tố quan
trọng của quá trình xem xét quản lý ban đầu này, và đội ngũ lãnh đạo cao nhất của tổ
chức nên đóng vai trò quan trọng trong việc này, nhưng việc tăng cường sự chú trọng
vào vai trò lãnh đạo trong tiêu chuẩn năm 2015 có nghĩa là ban lãnh đạo cao nhất sẽ
phải hiểu và có thể nói về cách thức đo lường và cải thiện EMS, và làm thế nào hiệu
quả này đã được. Do đó, sẽ phát sinh sự tập trung ngày càng cao vào việc có các mục
tiêu và mục tiêu chính xác, có ý nghĩa và bền vững. Đánh giá viên ISO 14001: 2015
sẽ tăng kỳ vọng về khả năng lãnh đạo có thể chứng minh và đo lường được.

H2.CÁC NỘI DUNG CHÍNH CẦN PHẢI CÓ KHI

THỰC HIỆN XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

Việc quản lý chỉ đạo phải xem xét Hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, trong
các khoảng thời gian đã lập kế hoạch, để đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả
của Hệ thống quản lý môi trường của tổ chức. Việc xem xét của lãnh đạo phải bao
gồm việc xem xét:

 Trạng thái của các hành động xem xét của ban quản lý.
 Mức độ đạt được các mục tiêu môi trường.
 Thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức.

Ban lãnh đạo công ty phải xem xét lại Hệ thống quản lý môi trường của công ty theo
tiêu chuẩn ISO 14001: 2015 theo từng khoảng thời gian đã định để đảm bảo tính
thuận tiện, đầy đủ và hiệu quả của Hệ thống quản lý môi trường của công ty.

Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc xem xét:

 Tình trạng của các hành động của các đánh giá liên quan đối với Hệ thống quản lý
môi trường.
 Có những thay đổi về các vấn đề bên ngoài và bên trong liên quan đến Hệ thống quản
lý môi trường, nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên quan tâm, bao gồm tất cả các
nghĩa vụ tuân thủ.
 Mức độ đạt được các mục tiêu môi trường.
 Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết.
 Thông tin liên lạc của các bên quan tâm.
 Kiểm tra các cơ hội cải tiến.
H2.LÀM THẾ NÀO ĐỂ THỰC HIỆN XEM XÉT
CỦA LÃNH ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Điều này hiện bao gồm các yêu cầu bổ sung đối với tổ chức của bạn để có một quy
trình xem xét quản lý có cấu trúc bao gồm thảo luận về các thay đổi của vấn đề nội bộ
và bên ngoài cũng như ảnh hưởng tiềm tàng của nó đối với định hướng chiến lược của
tổ chức bạn. Quá trình xem xét của lãnh đạo cần tập trung vào các yếu tố đầu vào sau:

Đầu vào xem xét quản lý môi trường

 Trạng thái của các hành động từ các lần xem xét trước của ban quản lý được
xem xét trong quá trình xem xét của lãnh đạo;
 Những thay đổi trong:
o Các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến EMS ( Điều khoản
4.1 và Điều khoản 4.2 );
o Các nghĩa vụ tuân thủ và các kỳ vọng khác của các bên quan tâm
( Khoản 6.1.3 );
o Các khía cạnh môi trường đáng kể ( Điều khoản 6.1.2 );
o Rủi ro và cơ hội ( Điều khoản 6.1.1 ).
 Mức độ các mục tiêu đã được đáp ứng ( Điều 6.2 );
 Thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức chúng tôi, bao gồm
các xu hướng trong:

o Sự không phù hợp và các hành động khắc phục ( Điều khoản 10.2 );
o Kết quả quan trắc và đo lường ( Điều khoản 9.1.1 );
o Thực hiện nghĩa vụ tuân thủ ( Điều khoản 9.1.2 );
o Kết quả đánh giá ( Khoản 9.1 ).

 Sự đầy đủ của các nguồn lực ( Điều khoản 7.1 );

 Thông tin từ các bên quan tâm, bao gồm cả các khiếu nại (Điều khoản 7.4.1 );
 Cơ hội cải tiến liên tục ( Điều khoản 10.3 );
 Xem xét các mục hành động.

Đầu ra của việc xem xét của ban lãnh đạo phải bao gồm:

Kết quả xem xét của lãnh đạo cần được tóm tắt, cụ thể hóa các cam kết quản lý, chỉ
thị và các hạng mục hành động. Các mục hành động nên chỉ định các cá nhân chịu
trách nhiệm và ngày hoàn thành mục tiêu. Các cá nhân bị ảnh hưởng bao gồm những
người bị ảnh hưởng hoặc chịu trách nhiệm giải quyết các phát hiện. Bạn nên tìm kiếm
và ghi lại bằng chứng về kết quả đầu ra từ quá trình xem xét của ban quản lý, cần có
bằng chứng về các quyết định liên quan đến:

1. Các hành động cải tiến quy trình;

2. Các hành động cải tiến hệ thống quản lý;
3. Các hành động cải tiến sản phẩm và dịch vụ;
4. Các hành động cung cấp nguồn lực;
5. Các kế hoạch và ngân sách kinh doanh đã được sửa đổi;
6. Các mục tiêu và KPI / SPI đã được sửa đổi;
7. Sửa đổi chính sách;
 8. Biên bản họp quản lý.

Mọi kết quả khắc phục từ cuộc họp xem xét của lãnh đạo phải được thực hiện khi cần
thiết thông qua hệ thống hành động khắc phục và sự không phù hợp. Kiểm toán viên
nên mong đợi bằng chứng về kết quả đầu ra tương tự từ các cuộc xem xét của Ban
Giám đốc như hiện tại. Tuy nhiên, họ cần lưu ý rằng kết quả đánh giá của ban quản lý
hiện có thể được lưu giữ ở bất kỳ hình thức nào mà tổ chức lựa chọn.

Biên bản cuộc họp xem xét của ban giám đốc, chương trình làm việc, chương trình và
các bài thuyết trình nên được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản. Các mục
hành động cần được phát triển từ các phát hiện của cuộc xem xét của lãnh đạo, trong
khi kết quả và các mục hành động từ cuộc xem xét của lãnh đạo phải được lập thành
văn bản, thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng và theo dõi để hoàn thành

Các quan sát, kết luận và khuyến nghị cho các hành động cần thiết tiếp theo từ việc
xem xét phải được ghi lại. Nếu phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào, Lãnh
đạo cao nhất cần theo dõi để đảm bảo rằng hành động đó được thực hiện một cách
hiệu quả.

H2.TRÁCH NHIỆM SOẠN THẢO XEM XÉT CỦA LÃNH

ĐẠO THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
Lãnh đạo cao nhất phải xem xét các hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, trong
khoảng thời gian lên kế hoạch để đảm bảo nó luôn thích hợp, an toàn, và hiệu quả. Dữ
liệu thu thập được về hiệu suất EMS (tức là đầu vào của khách hàng, đánh giá nội bộ,
các chỉ số hiệu suất chất lượng chính) và việc xác định bất kỳ hỗ trợ, thay đổi hoặc cải
tiến nào phải được lãnh đạo cao nhất xem xét và thảo luận theo định kỳ. Các hành
động được tạo ra từ việc xem xét phải được ghi lại và thực hiện vì chúng sẽ được theo
dõi trong lần xem xét tiếp theo của lãnh đạo.

H2.XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO ĐẠT ĐƯỢC GÌ?

Đội ngũ quản lý cao nhất của bạn hiện đã đặt ra các mục tiêu và trách nhiệm, đồng
thời các nhân viên và các bên liên quan cũng có bức tranh chính xác về điều này. Bạn
có một tầm nhìn chung và định nghĩa rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm cho việc gì
và những quy trình nào được sử dụng để hỗ trợ việc này. Cùng nhau, bạn có thể làm
việc để đạt được mục tiêu của mình. Thành tích thường có nghĩa là một nhóm quản lý
hạnh phúc, những nhân viên hoàn thành tốt và khi bạn phải đối mặt với cuộc đánh giá
ISO 14001: 2015, một đánh giá viên hạnh phúc. Và môi trường cũng sẽ hạnh phúc!

H2.MẪU THAM KHẢO XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO

THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001
H2.KHẲNG ĐỊNH VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO
Vai trò của lãnh đạo vượt ra ngoài việc quản lý các quy trình, để kết hợp các yếu tố ít
hữu hình hơn như động lực và cảm hứng. Tiêu chuẩn ISO 14001 sửa đổi đã tính đến
vấn đề này bằng cách đặt EMS vào trọng tâm của quá trình ra quyết định và lập kế
hoạch chiến lược.

Đặt lãnh đạo vào trung tâm của quản lý môi trường là một cách tiếp cận được thực
hiện theo một số tiêu chuẩn quốc tế. Sáng kiến Báo cáo Toàn cầu (GRI), cơ quan đặt
ra tiêu chuẩn thế giới về báo cáo bền vững, đã triệu tập một nhóm lãnh đạo công ty để
thúc đẩy quản trị hiệu quả như một cách thể hiện mối liên hệ giữa các giá trị của tổ
chức, cam kết và chiến lược kinh doanh.

Một cuộc khảo sát do Hiệp định Toàn cầu của Liên hợp quốc ủy quyền cho thấy rằng
các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra tính bền vững sẽ chuyển đổi hoạt động kinh
doanh của họ trong dài hạn và sự lãnh đạo hiệu quả là rất quan trọng đối với quá trình
này. Ví dụ, công ty điện tử đa quốc gia IBM đã cam kết đặt vai trò lãnh đạo quản lý
môi trường làm trọng tâm trong tất cả các hoạt động kinh doanh của mình, từ hoạt
động đến thiết kế sản phẩm và thông qua cách thức sử dụng công nghệ.

Martin Baxter, cố vấn chính sách của IEMA và là chuyên gia được chỉ định của
Vương quốc Anh cho nhóm công tác sửa đổi ISO 14001, mô tả lãnh đạo là “trung tâm
của ISO 14001 mới”. Trong một cuộc phỏng vấn cho bài báo này, Baxter nói: “Sự cần
thiết phải điều chỉnh chính sách và mục tiêu môi trường với định hướng chiến lược
của tổ chức và xem xét hiệu quả hoạt động môi trường có thể ảnh hưởng như thế nào
đến chiến lược của tổ chức, sẽ đặt môi trường vào trọng tâm của quyết định kinh
doanh làm."
Thuật ngữ “lãnh đạo cao nhất” được định nghĩa trong tiêu chuẩn sửa đổi là “người
hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức ở cấp cao nhất”. Có nhiều tài liệu
tham khảo khác nhau về trách nhiệm của lãnh đạo cao nhất được bao gồm trong phiên
bản trước của tiêu chuẩn, chẳng hạn như xác định chính sách môi trường và xem xét
EMS, nhưng việc đưa ra điều khoản Lãnh đạo đã xác định (Điều 5) trong tiêu chuẩn
mới mở rộng các trách nhiệm đó.