TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT

🙠🙠🙠🕮🙢🙢🙢

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI:
Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng

Sinh viên thực hiện : Nhóm 8

Mã lớp :2316ECIT0311
Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Thị Thu Hiền

Hà Nội, 2022
 ĐẠI HỌC THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
MẠI NAM
------------------------------ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-
---------------------------------

BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM LẦN 1

Học phần : Hệ thống thông tin quản lý

Giảng viên giảng dạy : Đỗ Thị Thu Hiền

Đề tài thảo luận : Phân tích HTTT quản lý nhà hàng

Nhóm thực hiện :8

Thời gian thảo luận : 21h ngày 19 tháng 03 năm 2023

Địa điểm thảo luận : Nhóm chat riêng trên Google meet

Chủ trì : Hoàng Thị Thu Thủy

Ghi biên bản : Lê Đức Toàn

Số lượng thành viên : Đủ 11/11 thành viên

Nội dung thảo luận:

 Nhóm trưởng phổ biến lại đề tài thảo luận

 Các thành viên trong nhóm đóng góp ý kiến để xây dựng đề cương sơ bộ
 Nhóm trưởng giao nhiệm vụ cho mỗi thành viên

Thời gian kết thúc: 22h ngày 19 tháng 03 năm 2023.

 Thư kí Nhóm trưởng

Toàn Thủy

Lê Đức Toàn Hoàng Thị Thu Thủy

ĐẠI HỌC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THƯƠNG MẠI

-------------------------- Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-----

---------------------------------

BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM LẦN 2

Học phần : Hệ thống thông tin quản lý

Giảng viên giảng dạy : Đỗ Thị Thu Hiền

Đề tài thảo luận : Phân tích HTTT quản lý nhà hàng

Nhóm thực hiện :8

Thời gian thảo luận : 21h ngày 01 tháng 04 năm 2023

Địa điểm thảo luận : Nhóm chat riêng trên Google meet

Chủ trì : Hoàng Thị Thu Thủy

Ghi biên bản : Lê Đức Toàn

 Số lượng thành viên: Đủ 11/11 thành viên

Nội dung thảo luận:

Bài làm các thành viên được hoàn thành và nộp ở google doc, nhóm trưởng cùng
các thành viên tiến hành kiểm tra, nhận xét và chỉnh sửa những nội dung cần thiết.

Thời gian kết thúc: 22h ngày 01 tháng 04 năm 2023.

Thư kí Nhóm trưởng

Toàn Thủy

Lê Đức Toàn Hoàng Thị Thu Thủy

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

 Mức độ hoàn Đánh
Công việc
thành Tham gia giá Ghi
Họ tên được phân
Tiến Chất họp nhóm (A, B, chú
công
độ lượng C, D,..)
Bùi Thị Phương Biểu đồ mức Hoàn Đạt yêu Tham gia
71
Thủy đỉnh thành cầu đầy đủ
- Lý thuyết Tham gia
Hoàn Đạt yêu
72 Hoàng Thị Thủy - Biểu đồ mức đầy đủ,
thành cầu
dưới đỉnh tích cực
- Bài toán
- Biểu đồ
Tham gia
Hoàng Thị Thu Thủy phân cấp Hoàn Đạt yêu
73 đầy đủ,
(Nhóm trưởng) - Biểu đồ mức thành cầu
tích cực
ngữ cảnh
- Làm word
Nguyễn Thị Phương Biểu đồ mức Hoàn Đạt yêu Tham gia
74
Thúy dưới đỉnh thành cầu đầy đủ
- Biểu đồ mức
Tham gia
dưới đỉnh Hoàn Đạt yêu
75 Nguyễn Anh Thư đầy đủ,
- Làm thành cầu
tích cực
powerpoint
- Lý thuyết
Tham gia
- Biểu đồ mức Hoàn Đạt yêu
76 Nguyễn Thị Anh Thư đầy đủ,
dưới đỉnh thành cầu
tích cực

Biểu đồ mức Hoàn Đạt yêu Tham gia

77 Vũ Hoàng Anh Thư
dưới đỉnh thành cầu đầy đủ
- Biểu đồ mức
Hoàn Đạt yêu Tham gia
78 Nguyễn Thị Thương dưới đỉnh
thành cầu đầy đủ
- Thuyết trình
- Lý thuyết Tham gia
Hoàn Đạt yêu
79 Phạm Quang Tiến - Biểu đồ mức đầy đủ,
thành cầu
dưới đỉnh tích cực
- Làm word Tham gia
Lê Đức Toàn Hoàn Đạt yêu
80 - Biểu đồ mức đầy đủ,
(Thư ký) thành cầu
dưới đỉnh tích cực
- Lý thuyết Tham gia
Hoàn Đạt yêu
81 Lê Thị Trang - Biểu đồ mức đầy đủ,
thành cầu
 MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
B. NỘI DUNG....................................................................................................................2
I, Lý thuyết.........................................................................................................................2
1. Hệ thống quản lý nhà hàng...........................................................................................2
1.1 Khái niệm và vai trò của HTTT quản lý nhà hàng..................................................2
1.1.1 Khái niệm của HTTT quản lý nhà hàng..................................................................2
1.1.2 Vai trò của HTTT quản lý nhà hàng........................................................................2
1.2 Ưu nhược điểm của HTTT quản lý nhà hàng...........................................................4
1.2.1. Ưu điểm.....................................................................................................................4
1.2.2. Nhược điểm...............................................................................................................6
2. Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet.........................................................................8
2.1 Giới thiệu phần mềm quản lý KiotViet.....................................................................8
2.2 Chức năng chính của phần mềm quản lý KiotViet..................................................8
2.3 Thuận lợi khi triển khai............................................................................................10
2.4 Khó khăn khi triển khai............................................................................................11
II. Bài tập..........................................................................................................................13
1. Mô tả bài toán..............................................................................................................13
2. Các thành phần............................................................................................................14
3. Vẽ Biểu đồ.....................................................................................................................14
3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).........................................................................15
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).....................................................................................15
3.2.1 BLD mức ngữ cảnh.................................................................................................15
3.2.2 BLD mức đỉnh.........................................................................................................16
3.2.3 BLD mức dưới đỉnh.................................................................................................16
C. KẾT LUẬN..................................................................................................................20
A. LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, khi mà thế giới đang bước vào một kỷ nguyên mới –
kỷ nguyên của công nghệ số, hạ tầng công nghệ thì thì yếu tố khoa học - công nghệ đã
trở thành nhân tố quan trọng trong tiến trình phát triển của mỗi quốc gia và là công cụ
đắc lực trong hầu hết các lĩnh vực xã hội. Và nước ta cũng không là một ngoại lệ, bên
cạnh những tác động tích cực mà công nghệ mang lại cho nền kinh tế thì sự phát triển
ngày càng mạnh của công nghệ thông tin cùng cuộc Cách mạng 4.0 trên toàn thế giới
đã và đang đặt ra rất nhiều thách thức cho các doanh nghiệp - tổ chức đòi hỏi các
doanh nghiệp phải nghiên cứu, áp dụng công nghệ mới để tạo lợi thế cạnh tranh cho
riêng mình.

Một trong những việc áp dụng công nghệ của doanh nghiệp vào hoạt động kinh
doanh của mình đó chính là sử dụng các hệ thống quản lý để quản lý các hoạt động
trong doanh nghiệp, và không thể phủ nhận rằng việc thay đổi cách quản lý theo cách
truyền thống bằng việc áp dụng các hệ thống thông tin quản lý trở nên cần thiết hơn
bao giờ hết. Một trong những lĩnh vực kinh doanh sử dụng hệ thống quản lý một cách
hiệu quả chính là quản lý nhà hàng. Việc sử dụng hệ thống quản nhà hàng sẽ giúp
doanh nghiệp giảm bớt thời gian, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động và đạt
hiệu quả cao nhất, tham mưu và trợ giúp kịp thời cho quá trình ra quyết định của ban
giám đốc góp phần nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, tăng năng lực cạnh tranh của
doanh nghiệp. Chính vì vậy, với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống quản lý
này, nhóm đã quyết định tìm hiểu đề tài: “Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng”.

1
B. NỘI DUNG

I, Lý thuyết
1. Hệ thống quản lý nhà hàng

1.1 Khái niệm và vai trò của HTTT quản lý nhà hàng

1.1.1 Khái niệm của HTTT quản lý nhà hàng

• Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý
của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những
người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt
động nghiệp vụ và hoạt động quản lý nhà hàng trong doanh nghiệp bao gồm: quản lý
kho, quản lý bếp, quản lý thanh toán, quản lý khách hàng, ... Là một hệ thống thông tin
sử dụng trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có
liên quan đến mọi hoạt động của nhà hàng để hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định. Hệ
thống quản lý thông tin nhà hàng có vai trò quan trọng và là điều kiện tiên quyết giúp
vận hành nhà hàng một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Các thông tin cần thiết, kịp thời
và chính xác mà hệ thống quản lý thông tin nhà hàng đem lại sẽ giúp bộ máy vận hành
một cách năng xuất hiệu quả, ứng biến phù hợp trong mọi tình huống, từ đó tạo ra lợi
nhuận, củng cố hình ảnh của nhà hàng.

1.1.2 Vai trò của HTTT quản lý nhà hàng

Quản lý nhà hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó quyết định tới năng suất, chất
lượng cũng như mức độ đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng. Công việc quản lí nhà
hàng về cơ bản có những vai trò cơ sau:

 Thứ nhất, HTTT quản lý nhà hàng giúp hoàn thành cơ sở hạ tầng công nghệ
thông tin trong nhà hàng.

2
 Giúp xây dựng phần mềm liên quan đến quản lý nhà hàng, xây dựng dữ liệu quản
lý nhà hàng, hoàn thành hệ thống nghiệp vụ, hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ quản lý sử
dụng dịch vụ. Khi triển khai 1 hệ thống thông tin, nhà hàng cần phải đào tạo nhân
viên; nâng cấp, thêm mới phần cứng, hệ thống mạng; chuẩn hóa quá trình nghiệp vụ;
tiến hành xây dựng phần mềm và quản lý dữ liệu.

 Thứ hai, HTTT quản lý nhà hàng giúp hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong
nhà hàng.

Công tác nghiệp vụ trong nhà hàng bao gồm: cung cấp dịch vụ chăm sóc khách
hàng vượt trội để đảm bảo sự hài lòng của khách từ khâu đón khách, order gọi món
đến khâu thanh toán, tiễn khách; lập kế hoạch và cập nhật menu; đảm bảo tuân thủ các
tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh; xử lý hàng tồn kho và đặt hàng vật tư khi cần thiết, giữ
hồ sơ tài chính và kiểm soát chi phí, quản lý các đơn hàng, tuyển dụng và đào tạo
nhân viên, phối hợp lịch làm việc của nhân viên và giám sát ca, giám sát hiệu suất của
nhân viên, tiến hành đánh giá nhân viên. Đây là một quy trình khá phức tạp, rất dễ
xảy ra tình trạng sai sót. Việc áp dụng HTTT vào quản lý nhà hàng sẽ giúp giải quyết
tình trạng này và tăng năng suất cho hoạt động nghiệp vụ trong nhà hàng

 Thứ ba, HTTT quản lý hỗ trợ hoạt động quản lý nhà hàng

Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng hỗ trợ các hoạt động quản lý của nhà hàng: tự
động tạo báo cáo thống kê doanh thu; bảng so sánh tổng hợp; tự động báo cáo doanh
thu, tồn kho nhập xuất; biểu đồ lượng khách hàng; tính toán lương cho nhân viên;
bảng so sánh doanh thu giữa các tháng và các quý; phân tích xu hướng; dự đoán doanh
số tương lai, là cơ sở để nhà hàng căn cứ để đưa ra các hình thức khuyến mãi tri ân
khách hàng nhằm tăng doanh số.

 Thứ tư, HTTT giúp nâng cao vị thế cạnh tranh cho nhà hàng

Thị trường kinh doanh nhà hàng ngày nay đang không ngừng gia tăng, tạo nên tính
cạnh tranh lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải tạo ra sự khác biệt, luôn chủ động học hỏi,
cải tiến nhanh chóng để giữ được chỗ đứng cho riêng mình. HTTT đóng vai trò kiên

3
quyết sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến vị thế của doanh nghiệp. HTTT hỗ trợ các hoạt động
quản lý, cập nhật thông tin chính xác và nhanh chóng, đề xuất ra những chiến lược,
các xử lý tình huống tối ưu khiến HTTT đang được mong đợi sẽ là vũ khí tối tân trong
tổ chức quản lý nhà hàng. Nhờ HTTT mà nhà hàng có thể thiết lập những mối quan
hệ chặt chẽ giữa các bộ phân bên trong doanh nghiệp và doanh nghiệp đối với khách
hàng, nhà cung cấp. Việc triển khai HTTT như một cơ hội để doanh nghiệp thúc đẩy
các hoạt động sáng tạo, đổi mới tạo nên những giá trị tầm cỡ cho doanh nghiệp.

1.2 Ưu nhược điểm của HTTT quản lý nhà hàng

1.2.1. Ưu điểm

* Đối với chủ kinh doanh

 Tối ưu quy trình vận hành nhà hàng

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng đầu tiên là sở hữu đầy đủ tính năng để hỗ
trợ cho các nghiệp vụ trong nhà hàng, từ order gọi món và thanh toán cho đến những
giải pháp mở rộng như quản lý nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng online, giải pháp hỗ
trợ tăng năng suất khu vực bếp/bar, … Như vậy, chủ kinh doanh không cần bận tâm để
suy nghĩ cách tối ưu công việc từng bộ phận mà có thêm thời gian để lên kế hoạch
kinh doanh tổng thể.

 Dễ dàng kiểm soát hiệu quả kinh doanh

Mọi dữ liệu kinh doanh sẽ được thể hiện qua hệ thống báo cáo quản trị đáp ứng
nhu cầu quản lý đặc thù của mô hình kinh doanh nhà hàng. Phần mềm sẽ tự động tính
toán, báo cáo lãi lỗ và các chỉ số để người quản lý có thể kiểm tra bất cứ lúc nào. Tùy
theo nhu cầu, bạn có thể xem được báo cáo doanh thu, chi phí, báo cáo món bán chạy,
nguồn đơn hàng, … dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ hiểu.

 Tự động cập nhật chỉ số để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời

Thông qua phần mềm, chủ nhà hàng cần nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh
doanh của nhà hàng từ các thống kê như món nào đang bán chạy nhất, món nào ít

4
người gọi nhất, khách hàng đang khen ngợi và phàn nàn điều gì, khách hàng hay gọi
combo những món nào đi kèm với nhau,… để có điều chỉnh lại thực đơn sao cho phù
hợp với thị hiếu của thực khách. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp chủ
kinh doanh không bị bỏ thừa nguyên liệu và gia tăng lợi nhuận khi bán hàng.

* Đối với nhân viên

Với sự trợ giúp của phần mềm, tất cả các vị trí trong nhà hàng từ nhân viên phục
vụ, thu ngân, nhân viên bếp/bar, … đều giảm bớt áp lực công việc, nâng cao chất
lượng lao động.

 Tránh nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ khách hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng giúp nhân viên có thể ghi nhận order của khách
hàng ngay lập tức. Thông qua phần mềm, các order được tiếp nhận, chuyển trực tiếp
đến khu vực bếp/bar tương ứng theo đúng trình tự đơn hàng. Lợi ích của phần mềm
quản lý nhà hàng là giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên, vừa đảm bảo sự chính xác
trong từng đơn hàng. Ngoài ra, với giao diện thu ngân của phần mềm quản lý nhà
hàng, nhân viên có thể thực hiện các hoạt động tính tiền cho khách hàng một cách
nhanh chóng và chính xác với đa dạng hình thức thanh toán.

 Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

Một lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng cần chú ý là giúp loại bỏ thao tác
thừa thãi, nhân viên không còn phải di chuyển nhiều, các thông tin order cũng được
chuyển đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác. Vì vậy, sau khi
khách hàng gọi món, bộ phận bếp có thể chế biến ngay lập tức để gia tăng tốc độ phục
vụ. Khi nhiều khách hàng gọi cùng một món trong cùng một thời điểm. Phần mềm sẽ
gộp số lượng các món ăn cùng tên trên hệ thống. Nhờ đó, bếp có thể làm đủ số lượng
trong một lần chế biến. Điều này giúp phòng bếp không tốn nhiều thời gian nhưng vẫn
phục vụ được nhiều khách hàng.

* Đối với khách hàng

5
 Muốn doanh thu ngày càng phát triển, nhà hàng phải biết cách “chiều” thực
khách của mình. Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, chắc chắn trải nghiệm của
thực khách sẽ được gia tăng, khách hàng sẽ hài lòng và quay trở lại lần sau.

 Phong cách phục vụ chuyên nghiệp

Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng là giúp nâng cao trải nghiệm của thực
khách khi sử dụng dịch vụ tại đây. Khi quan sát thấy nhân viên ghi nhận order gọi món
bằng thiết bị điện tử, chắc chắn khách hàng sẽ cảm thấy sự chuyên nghiệp của nhà
hàng. Nhờ có phần mềm, khách hàng cũng có thể biết tình trạng món ăn mà mình
order liệu đã được làm hay chưa, sắp ra món chưa. Như vậy, khách hàng sẽ cảm thấy
hài lòng vì mình đang được phục vụ một cách tôn trọng tại nhà hàng.

Không xảy ra nhầm lẫn, thời gian phục vụ nhanh chóng

Nhờ phần mềm quản lý nhà hàng, thực khách sẽ không gặp tình trạng nhân viên
làm việc sai sót hoặc nhầm lẫn. Thêm vào đó, quá trình được phục vụ vô cùng nhanh
chóng và tốc độ. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng đối với mức giá mình đã bỏ ra và
tiếp tục gắn bó với nhà hàng trong thời gian dài.

1.2.2. Nhược điểm

Không ai có thể phủ nhận được những thuận tiện và lợi ích to lớn mà HTTTQL
đặc biệt là HTTT quản lý nhà hàng mang lại cho con người. Tuy nhiên phương
thức làm việc mới này vẫn tiềm ẩn những hạn chế, khó khăn mà chúng ta khó có thể
khắc phục được do tính đặc thù của chúng.

 Chi phí đầu tư ban đầu khá lớn

Vấn đề khó khăn khi sử dụng HTTT quản lý nhà hàng đầu tiên chính là tài chính.
Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội khi sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, không
phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai thực hiện điều này. Mỗi dự
án chuyển đổi số đều cần có sự đầu tư rất lớn không chỉ cho cơ sở vật chất, từ máy
móc, thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phần mềm lưu trữ, phân tích, quản lý,
… Chi phí để tiến hành các công việc về nhân sự, bao gồm thực hiện các khóa đào tạo

6
về kiến thức, kỹ năng tin học cho đội ngũ nhân viên nhà hàng, và có thể yêu cầu tuyển
dụng thêm các nhân sự có chuyên môn công nghệ, kỹ thuật mới.

 Nhân viên chống đối

Đội ngũ nhân viên nhà hàng tất nhiên đều hiểu được những lợi ích to lớn của
chuyển đổi số. Nhưng thực tế, họ không muốn nghĩ đó là một công cuộc mang tính
chiến lược lâu dài, mà cho đó là một sự thay đổi mệt mỏi. Họ trì hoãn, lười biếng,
không chịu học tập để thay đổi cách làm việc và áp dụng công nghệ, một số khó khăn
khi sử dụng phần mềm trong công việc. Lý do đến từ tư tưởng lâu ngày đã khiến họ
tạo ra sự mệt mỏi trong cả tinh thần lẫn hoạt động để chống đối lại chuyển đổi số. Vấn
đề nhân sự luôn là bài toán nan giải với mọi doanh nghiệp, và đặc biệt trở nên đau đầu
hơn trong việc triển khai sử dụng phần mềm.

 Mất thời gian để triển khai hệ thống

Việc áp dụng một phương thức làm việc hoàn toàn mới sẽ tốn khá nhiều thời gian
để có triển khai hệ thống. Trong quá trình triển khai hệ thống thông tin sẽ có nhiều
vấn đề phát sinh và không phải nhà hàng nào cũng phù hợp với những phần mềm sẵn
có. Vậy nên nó sẽ tốn rất nhiều thời gian cho quá trình chuyển đổi, kiểm tra và sửa lỗi.
Đồng thời, nhân viên nhà hàng cũng cần thời gian hướng dẫn, đào tạo để có thể thích
nghi với phương thức làm việc mới và sử dụng phần mềm một cách trơn tru, thành
thạo. Điều này cũng gây ảnh hưởng ít nhiều tới quá trình vận hành nhà hàng và gây
ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của nhà hàng.

 Thiếu đội ngũ xây dựng và vận hành

Để triển khai một HTTT nhà hàng thì rất cần một đội ngũ dày dặn kinh nghiệm. Tuy
nhiên, một trong những khó khăn khi sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp là những
nhân viên cũ có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm nhưng lại không có đủ kiến thức kỹ
thuật số chuyên sâu để xây dựng và vận hành phần mềm. Còn những nhân sự trên thị
trường lao động công nghệ, nhanh nhạy và luôn cập nhật nhanh chóng các xu hướng mới,
lại không có nhiều hiểu biết về kinh tế để làm việc trong một nhà hàng. Và nếu thuê một

7
đội ngũ dày dặn kinh nghiệm về công nghệ thì sẽ đi kèm chi phí đắt đỏ, đặt ra một bài toán
lớn đối với nhà hàng, đặc biệt là nhà hàng có quy mô vừa và nhỏ.

 Khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm

Sử dụng phần mềm sẽ mang đến rất nhiều lợi ích vượt trội, những đồng thời cũng khiến
nhà hàng có khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm... Nếu phần mềm bỗng dưng vì một sự
cố nào đó thì mọi thứ liên quan đến nhà hàng như các hoạt động liên quan đến kho, đặt
bàn, kiểm soát doanh thu, ... của nhà hàng đều bị ảnh hưởng. Thậm chí những thông tin
quan trọng của nhà hàng có thể là bị xóa vĩnh viễn. Tất cả những điều trên sẽ gây ra những
thiệt hại nặng nề cho nhà hàng. Làm trì hoãn công việc, ảnh hưởng đến tiến độ làm việc
của nhân viên nhà hàng. Đồng thời gây ảnh hưởng trực tiếp đến các đối tác của công ty,
làm mất đi uy tín của nhà hàng. Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay để giảm thiểu khó
khăn khi sử dụng phần mềm thường đi thuê ngoài phần mềm. Như vậy không những giảm
chi phí mà còn giúp doanh nghiệp có đội ngũ khắc phục lập tức khi có vấn đề xảy ra.

2. Phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet

2.1 Giới thiệu phần mềm quản lý KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng tổng thể được phát triển trên nền tảng
công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm phù hợp với các cửa hàng bán lẻ tại Việt
Nam. Giúp đơn giản hóa quá trình bán hàng tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời
gian.

Phần mềm KiotViet bao gồm màn hình quản lý tổng thể trên máy tính, Ứng dụng
trên điện thoại hoặc Ipad để quản lý gian hàng (App quản lý) và ứng dụng bán hàng
(App bán hàng) để hỗ trợ các thao tác như tạo hóa đơn, lập phiếu thu, xem báo cáo.

2.2 Chức năng chính của phần mềm quản lý KiotViet

* Quản lý thu ngân, order gọi món

Một trong những tính năng thường xuyên sử dụng hàng đầu của phần mềm quản lý
quán ăn là order tại bàn theo thời gian thực.Nhân viên có thể sử dụng ngay chiếc điện

8
thoại của mình để gọi món, chỉ cần mở điện thoại lên, truy cập vào ứng dụng và bắt
đầu. Ngay lập tức những món ăn được gọi sẽ tự động được chuyển đến nhà bếp, nhà
bếp nắm được thông tin và ra món chính xác.

Kết nối thu ngân: Quầy thu ngân sẽ nắm được chính xác mọi giao dịch, đồ ăn của
từng thực khách gọi, hỗ trợ lên hóa đơn dễ dàng, mỗi khi có khách thanh toán chủ
quán chỉ cần in bill tiện lợi. Đảm bảo không bỏ sót món, không tính tiền thiếu và mọi
giao dịch đều được ghi nhận trên hệ thống.

Phần mềm cũng giúp chủ quán quản lý chặt chẽ mọi phát sinh trong quán như
khách chuyển bàn, ghép bàn hoặc khách thanh toán một phần tiền trước. App quản lý
bán hàng cũng ghi nhận việc thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau như trả tiền
mặt/ trả qua thẻ/ chuyển khoản, ...

*Quản lý doanh thu lợi nhuận từ xa

Phần mềm quản lý quán cafe nhất định phải có tính năng quản lý từ xa giúp chủ
cửa hàng nắm được doanh thu, lợi nhuận mọi lúc mọi nơi chỉ bằng một chạm trên điện
thoại. Người làm chủ có muôn vàn công việc phải giải quyết, không thể lúc nào cũng ở
cửa hàng để kiểm soát mọi việc, vậy nên việc có một ứng dụng giúp quản lý vận hành
cửa hàng, báo cáo doanh thu từng phút là điều rất thiết thực và quan trọng.

*Cài đặt bảo mật thông tin, phân quyền cho người dùng

Tránh xa nỗi lo bị đánh cắp dữ liệu, rò gỉ thông tin quan trọng khi sử dụng phần
mềm quản lý nhà hàng miễn phí, phần mềm quản lý nhà hàng có trả phí cần đáp ứng
được các yêu cầu về bảo mật như sau:

 Phân quyền nhân viên xem và không xem được từng mục trên kho dữ liệu của
phần mềm
 Thiết lập quyền quản trị cho chủ cửa hàng, người sẽ cấp quyền cho mọi người
khác được sử dụng từng tính năng nào cần thiết
 Lưu trữ thông tin kinh doanh, thông tin khách hàng cẩn thận

9
  Đường truyền kết nối ổn định, có thể lấy lại dữ liệu tổng nếu lỡ tay xóa các
mục con trên phần mềm. Hỗ trợ bán hàng khi mất kết nối internet nhưng sau
đó phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu lên hệ thống.

* Quản lý chính xác nguyên vật liệu

Một tính năng vô cùng cần thiết của phần mềm quản lý quán ăn, phần mềm quản
lý quán cafe cần phải có là tính năng quản lý nguyên vật liệu. Thậm chí là định lượng
nguyên liệu thành phần theo công thức có sẵn cho từng món. Nếu kiểm soát được chặt
chẽ khâu này, chủ quán sẽ tránh được nhân viên gian lận, rút lõi qua mặt khi mình
không rành về nghiệp vụ chuyên môn.

* Quản lý tồn kho

Với các nhà hàng, quán cafe sẽ có rất nhiều vật phẩm, nguyên liệu cần quản lý tồn
kho từ lớn đến bé như: Bia, rượu, nước ngọt, hộp đựng thức ăn, nguyên liệu nấu
nướng, đồ pha chế, ... Phần mềm quản lý nhà hàng cần có tính năng quản lý tồn kho để
giúp chủ cửa hàng nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn hàng hết. Thậm chí, phần
mềm cần phải có những tính năng giúp cài đặt lượng hàng tồn ít nhất cho phép, gửi
cảnh báo hàng tồn sắp hết để người quản lý biết có kế hoạch nhập thêm, không để xảy
ra tình trạng hết sản phẩm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

2.3 Thuận lợi khi triển khai.

 Theo dõi bán hàng và nắm bắt quá trình hoạt động kinh doanh nhanh chóng

Với ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, bạn sẽ nắm bắt được hiệu quả hoạt
động kinh doanh của cửa hàng mình nhờ vào các báo cáo và biểu đồ thống kê, từ tổng
quan đến chi tiết. Bạn có thể theo dõi về doanh thu, lợi nhuận, tình trạng hàng hoá,
hàng bán chạy, bàn sử dụng hiệu quả, ...theo ngày, tuần, tháng hay bất kì khoảng thời
gian nào bạn muốn.

 Kiểm tra chi tiết của các hóa đơn, giấy tờ

10
 Người dùng KiotViet Quản lý Nhà hàng có thể dễ dàng theo dõi tổng số lượng hoá
đơn, giấy tờ giao dịch theo thời gian tùy chọn và xem các thông tin chi tiết như tên
khách hàng, số bàn, những món được phục vụ, chi tiết giao dịch và người tạo hoá
đơn.

 Quản lý thông tin nhà cung cấp, đối tác của bạn

Ứng dụng cho phép bạn lưu trữ thông tin đối tác của mình (khách hàng và nhà
cung cấp) một cách có hệ thống với mã số riêng cho từng người. Ngoài ra, bạn có thể
nhanh chóng xem qua chi tiết lịch sử giao dịch và công nợ của từng đối tác giúp theo
dõi, điều chỉnh chiến lược cho mối quan hệ kịp thời.

 Thống kê, kiểm soát các giao dịch phát sinh mọi lúc mọi nơi

Bạn sẽ dễ dàng thống kê, kiểm soát các giao dịch phát sinh bất kỳ tại nhà hàng của
mình với đầy đủ thông tin về tình trạng của từng đơn hàng, tại từng chi nhánh theo
thời gian thực được cập nhật ngay trên ứng dụng khi giao dịch diễn ra chỉ cần bạn có
trong tay một chiếc điện thoại đã được kết nối mạng là xong ngay.

 Thanh toán đa hình thức

Khách hàng có thể trả tiền theo một trong các phương thức như tiền mặt, chuyển
khoản, trả bằng thẻ hoặc có thể áp dụng cùng lúc nhiều hình thức trả tiền. Nhân viên
bán hàng không lo rối bởi phần mềm quản lý bán hàng thời trang KiotViet có thiết kế
thông minh để phân loại tránh nhầm lẫn, giúp thao tác thanh toán nhanh chóng mà vẫn
chính xác con số.

2.4 Khó khăn khi triển khai

- Phần mềm KiotViet chỉ phù hợp với những ai đang bán hàng offline tại cửa hàng.
Còn sau này, khi việc kinh doanh phát triển đến một mức độ nào đó sẽ không thể thiếu
việc phát triển online, lúc này sẽ gây khó khăn trong khâu quản lý, báo cáo. Vấn đề
phát sinh là không tách bạch được các báo cáo về bán hàng tại cửa hàng và bán hàng
online nên sẽ khó đo lường hiệu quả riêng của từng kênh.

11
 - Việc phân quyền chi tiết cho từng tài khoản cũng gây ra nhược điểm là sẽ khó
kiểm soát nếu nhân viên không trung thực và có ý định gian lận.

- Giao diện quản trị chưa được hiện đại và thân thiện, các phần được bố cục khá
phức tạp. Các báo cáo cũng chưa trực quan và không có các báo cáo chuyên sâu. Giao
diện quản lý của phần mềm trên điện thoại cũng không được hiển thị tốt như trên máy
tính.

- Phần mềm không hỗ trợ bán hàng online và không kết nối với vận chuyển nếu
shop có nhu cầu ship hàng.

- Về dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật thì có hơi chậm. Có thể do có
nhiều khách hàng sử dụng nên mức độ tiếp cận thông tin và xử lý vấn đề bị chậm hơn.

12
II. Bài tập
1. Mô tả bài toán

Một trong những hoạt động nghiệp vụ quan trọng nhất trong nhà hàng đó là quá
trình phục vụ khách hàng.

Trước hết, nhà hàng sẽ nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp thông qua phiếu mua
hàng, bao gồm các thông tin: mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lượng, giá tiền. Khi
nhập kho, thủ kho sẽ phải kiểm tra và ghi số lượng nguyên liệu nhập vào thẻ kho. Thẻ
kho bao gồm các thông tin: mã thẻ, mã nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lượng, NSX
và HSD. Thủ kho luôn phải theo dõi để cập nhật tình trạng nguyên liệu nhằm loại bỏ
những nguyên liệu đã hỏng, quá hạn sử dụng và báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên
liệu vào cuối tháng.

Khi khách hàng đến, nếu khách hàng đặt bàn trước, nhân viên sẽ kiểm tra thông tin
đặt bàn của khách hàng trên hệ thống quản lý và dựa trên thông tin có trên hệ thống thì
nhân viên phục vụ sẽ sắp xếp bàn và ghế sao cho phù hợp với số lượng khách hàng.
Nhân viên phục vụ sẽ phải cung cấp thiết bị điện tử có phần mềm quản lý nhà hàng để
khách hàng lựa chọn món ăn có trong thực đơn và cung cấp thông tin của mình cho
nhân viên bao gồm: tên, số điện thoại. Những lựa chọn của khách hàng sẽ được sao
lưu và lập thành đơn order. Đơn order của khách hàng sẽ được đồng bộ hóa trên hệ
thống phần mềm quản lý nhằm giúp bộ phận quản lý bếp và bộ phận thanh toán nắm
rõ thông tin. Đơn order bao gồm các thông tin: tên món ăn, số lượng, đơn giá, số bàn.

Bộ phận nhà bếp cung cấp thông tin về tên món ăn, nguyên liệu, mô tả món ăn để
từ đó lập lên danh sách thực đơn hiển thị trên hệ thống quản lý để khách hàng lựa chọn
đặt món. Nhà bếp cũng dựa vào đơn order của khách hàng để lấy nguyên liệu từ kho
và chế biến món ăn theo yêu cầu. Trong quá trình chế biến, nhân viên bộ phận nhà bếp
sẽ cung cấp thông tin về tình trạng chế biến món ăn.

Khi món ăn và thức uống đã chuẩn bị sẵn, nhân viên phục vụ sẽ mang chúng đến
bàn của khách. Họ sẽ đảm bảo rằng tất cả các món ăn và thức uống được đặt đúng bàn

13
và phục vụ đúng khách hàng. Nếu khách có bất kỳ yêu cầu nào, nhân viên phục vụ sẽ
giải quyết chúng và đảm bảo rằng khách được hài lòng. Từ thái độ phục vụ đối với
khách hàng, người quản lý sẽ đánh giá được kết quả làm việc của nhân viên.

Sau khi khách hàng đã hoàn thành bữa ăn của mình, hệ thống quản lý thông qua
đơn order để tính đơn giá của món ăn, tổng tiền và in hóa đơn cho khách hàng. Sau đó,
nhân viên phục vụ sẽ kiểm tra lại hóa đơn để đảm bảo rằng tất cả các món ăn và thức
uống đã được tính đúng và không có sai sót nào. Sau đó, nhân viên phục vụ sẽ đưa hóa
đơn cho khách hàng. Khách hàng sẽ lựa chọn hình thức thanh toán (voucher, chuyển
khoản, thẻ ngân hàng hoặc sử dụng tiền mặt) và thanh toán cho nhân viên, sau đó nhận
hóa đơn. Hàng tháng, bên quản lý thanh toán sẽ kiểm kê, báo cáo doanh thu cho người
quản lý nhà hàng.

2. Các thành phần

Tác nhân ngoài: Khách hàng, nhà cung cấp, người quản lý nhà hàng, nhà bếp.

Kho dữ liệu: Đơn order, nguyên liệu, hồ sơ nhân viên, thẻ kho, thông tin khách
hàng, thực đơn, hóa đơn.

14
 3. Vẽ Biểu đồ

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý nhà hàng

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

3.2.1 BLD mức ngữ cảnh

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

15
 3.2.2 BLD mức đỉnh

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

3.2.3 BLD mức dưới đỉnh

 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho

16
 Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho

 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thông tin đặt bàn.

Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thông tin đặt bàn

 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhà bếp.

17
 Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhà bếp

 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên.

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên

 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thanh toán.

18
Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thanh toán

19
C. KẾT LUẬN
Các hoạt động quản lý doanh nghiệp đang ngày càng tối ưu nhờ sự phát triển vượt
trội của khoa học công nghệ. Việc xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý nhà hàng
là rất cần thiết, đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy để phát triển nên một hệ thống. Đồng thời
phải biết nắm bắt tình hình thực tế của doanh nghiệp thì mới xây dựng nên một hệ
thống phù hợp với doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý nhà hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình
nắm bắt các hoạt động đang diễn ra trong quá trình hoạt động, chăm sóc khách hàng
của mình. Công nghệ này cho phép doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu hoạt
động, xác định định hướng phát triển chính xác.

Có thể nói, hệ thống thông tin quản lý nhà hàng chính là một công cụ đắc lực, là
cánh tay phải giúp doanh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh
tranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế.

20
 Tài liệu tham khảo:

(1)https://sanphanmem.com/review-phan-mem/uu-nhuoc-diem-cua-top-5-phan-mem-
quan-ly-ban-hang-tot-nhat-hien-nay

(2)https://www.thegioididong.com/game-app/kiotviet-quan-ly-nha-hang-quan-ly-
hoat-dong-kinh-doanh-cua-nha-hang-224383

(3) https://m.kiotviet.vn/phan-mem-quan-ly-nha-hang

21