PANDUAN

PENGISIAN
BORANG
PERMOHONAN
BERTUGAS RASMI
DI LUAR NEGARA
 SUSUNAN SENARAI BORANG PERMOHONAN

i. Lampiran E (Senarai Semak Permohonan)

ii. Lampiran A-1 & A-2 (Minit Kelulusan Pegawai Pengawal Permohonan
Kelulusan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara)
iii. Lampiran A (Perincian Permohonan)
iv. Borang Akuan Ketua Jabatan
v. Lampiran B (Implikasi Kewangan)
vi. Lampiran C (Senarai Peserta)
vii. Lampiran D (Surat Akuan Bebas daripada Senarai Hitam Bahagian Tajaan,
KPM)
viii.Jadual Program
ix. Justifikasi Keperluan Lebihan Pegawai Bertugas (Sekiranya perlu)
 LAMPIRAN E
Lengkapkan Nama
jabatan/bahagian/sekolah, Nama program,
Tarikh dan tempat program.

Sila semak dan tanda dokumen mengikut

senarai yang dipaparkan. Pastikan kesemua
dokumen lengkap dan tidak tertinggal.

Lampiran E pada helaian pertama susunan

kesemua dokumen.
 LAMPIRAN A1

Nama program yang disertai

Nyatakan tujuan permohonan

Nyatakan tempat aktiviti yang

dimohon

Tarikh mula dan tarikh akhir

Jangkaan masa berlepas

Senarai nama pegawai yang

terlibat dan gred jawatan
 LAMPIRAN A1

Nyatakan peruntukan dan

jumlah perbelanjaan
( murid + guru )

Letak tarikh dan

tandatangan Ketua Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah
 LAMPIRAN A2

Nyatakan kesemua nama

peserta

Gred pegawai

Kekerapan keluar negara

yang menggunakan
permohonan rasmi sahaja.
Permohonan persendirian
tidak perlu diletakkan

Nyatakan jumlah peruntukan

yang digunakan bagi
permohonan rasmi yang
lepas

Tarikh dan tandatangan Ketua

Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah
 LAMPIRAN A
Nama program

Tujuan permohonan

Tempat program / pertandingan

/ perkhemahan

Tempoh perjalanan termasuk

masa pergerakan pergi dan pulang

Nama pegawai dan gred jawatan.

Sekiranya lebih dari seorang, nama
ketua dimasukkan manakala ahli lain
dalam senarai lampiran

Sekiranya ada pegawai kedutaan

yang terlibat, sila nyatakan nama dan
gred mereka

Sekiranya pernah menggunakan

permohonan rasmi pada tahun yang
sama, nyatakan bilangan kekerapan
 LAMPIRAN A
Nyatakan pihak yang menanggung
perbelanjaan program. Jumlah yang
dinyatakan perlu sama dengan
jumlah pada ruang Lampiran A1.
Jumlah keseluruhan melibatkan kos
pegawai dan murid
( pegawai + murid )

Nyatakan faedah program tersebut

kepada negara

Nyatakan kelulusan ini jika

melibatkan negara Komunis. Jika
tiada, kosongkan sahaja

Tarikh dan tandatangan pemohon /

Ketua Kumpulan
 LAMPIRAN A

Ulasan/ Tarikh / Tandatangan Ketua Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah

Ulasan/ Tarikh / Tandatangan Ketua

Perkhidmatan

Kosongkan untuk tandatangan KPPM

Ulasan/ Tarikh / Tandatangan Pegawai

Pengawal

Kosongkan untuk tandatangan kelulusan

Pegawai Pengawal (Ketua Setiausaha)
 LAMPIRAN A
Nama pegawai yang terlibat dalam
permohonan. Sekiranya lebih dari seorang,
setiap pegawai perlu melengkapkan helaian
ini.

Lengkapkan bahagian ini jika pernah

membuat permohonan rasmi dalam tempoh
2 tahun terkini.

Tandatangan pegawai dan Ketua Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah
AKUAN SOKONGAN DARIPADA PENGARAH BAHAGIAN / JPN
Lengkapkan bahagian ini dengan maklumat
yang betul.

Nama pegawai yang terlibat dalam

permohonan. Sekiranya lebih dari seorang,
setiap pegawai perlu melengkapkan helaian
ini.

Pengarah Bahagian / JPN perlu menyatakan

sokongan terhadap permohonan ini dan
membuat sedikit ulasan untuk pertimbangan
sokongan daripada BSKK. Sekiranya
permohonan lewat diterima, ulasan ini akan
digunakan sebagai panduan sokongan yang
akan diangkat kepada KPPM.
 LAMPIRAN B
Lengkapkan bahagian ini dengan
nama program, tempat dan Tarikh
permohonan.

Gunakan tajuk header yang

sesuai. Jika menggunakan
peruntukan sendiri, ubah tajuk OS
kepada perbelanjaan sendiri. Jika
menggunakan peruntukan KPM,
nyatakan OS yang terlibat.

Setiap pegawai perlu dimasukkan

dalam senarai dan nyatakan kos
yang terlibat secara terperinci
termasuk jumlah terlibat setiap
hari.
 LAMPIRAN C

Lengkapkan tujuan, tarikh dan

tempat mengikut tajuk
permohonan.

Lengkapkan nama pegawai,

jawatan, gred jawatan dan tempat
bertugas yang terlibat dalam
permohonan termasuk nama murid
jika ada.
 LAMPIRAN D
Nama pegawai, no kad pengenalan dan
alamat tempat bertugas.

Setiap pegawai yang terlibat dalam

permohonan perlu melengkapkan borang
secara berasingan.

Status pinjaman dengan Bahagian Tajaan

jika ada.

Tandatangan pegawai.

Tandatangan Ketua Jabatan

Sekolah > PGB

JPN > Pengarah
Bahagian > Mengikut susunan tandatangan
pelulus yang ditetapkan
JUSTIFIKASI (jika perlu)
Nyatakan tajuk program

Nyatakan sedikit pendahuluan permohonan

Nyatakan justifikasi keperluan bagi setiap

pegawai yang dibawa dengan lengkap

Lengkapkan nama setiap pegawai dengan

tugasan secara terperinci
 CONTOH JADUAL
JADUAL PROGRAM PENYERTAAN KONTINJEN SSM KE WA GRYPHON CUP TOURNAMENT PERTH, AUSTRALIA
TARIKH AKTIVITI TINDAKAN CATATAN
21 Nov 2022 Masa : 10:00 pagi
Majlis Penyerahan Bendera Jalur Gemilang Dr. Pengarah BSKK & Pentadbir SSBJ
(Isnin) Tempat : Bilik Tetamu, SSBJ
Pegawai pasukan dan atlet murid
Masa : 2345
KLIA - PERTH Pegawai pasukan dan atlet murid
Malindo Air (OD191X)
22 Nov 2022 Masa : 0530
(Selasa) Ketibaan di Perth, Australia Pegawai pasukan dan atlet muriD
Daftar masuk penginapan di Perth
Penyesuaian gelanggang di Stadium
“Home Of Hockey” Stadium, WA
pertandingan
23 Nov 2022
Latihan penyesuaian gelanggang di
(Rabu) “Home Of Hockey” Stadium, WA
Stadium pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid
Mesyuarat pengurus pasukan
24.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Khamis)
25.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Jumaat)
26.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Sabtu)
27.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Ahad)
28.11.2022 Pergerakan pulang ke Malaysia Masa : 0120 (29/11)
Pegawai pasukan dan atlet murid
(Isnin) PERTH - KLIA Malindo Air (OD 156N)
29.11.2022 Masa: 0720
Tiba di KLIA Pegawai pasukan dan atlet murid
(Selasa)
PENULISAN
KERTAS KERJA
 ASAS PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Nyatakan tajuk kejohanan/pertandingan/aktiviti

TAJUK PROGRAM perkhemahan

TUJUAN Nyatakan tujuan kertas kerja

Sejarah ringkas kejohanan/asal-usul/kronologi

LATAR BELAKANG kejohanan/pertandingan/aktiviti perkhemahan

OBJEKTIF Apa yang hendak (boleh) dicapai

JUSTIFIKASI / ASAS Kewajaran program itu diluluskan serta

faedah/kebaikan/impak kepada murid sekiranya
PERTIMBANGAN / menyertai kejohanan/pertandingan/aktiviti
RASIONAL perkhemahan
 ASAS PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Tarikh, masa, tempat, bilangan murid dan guru

MAKLUMAT
terlibat, tentatif/jadual program termasuk hari
PROGRAM perjalanan

IMPLIKASI Nyatakan anggaran belanja mengurus (kos) yang

KEWANGAN terlibat secara terperinci (sila rujuk contoh ABM)

Pihak BSKK/JPN/Bahagian perlu memberikan

SYOR/PENUTUP pertimbangan dan seterusnya meluluskan
permohonan ini kerana…

Surat jemputan dan lain-lain dokumen sokongan

LAMPIRAN yang perlu
 SEMAKAN TATACARA KEWANGAN

01 02 03 04
Mengikut kadar siling Sentiasa mematuhi Mengikut tempoh ABM yang terperinci
yang dibenarkan oleh prosedur kewangan permohonan yang mengikut kadar yang
Bahagian Kewangan semasa yang ditetapkan untuk dibenarkan
& Kemeterian berkuatkuasa mengelakkan teguran
Kewangan Audit
 Persatuan sukan

Tajaan
PEMBIAYAAN
SENDIRI
JENIS PERUNTUKAN
PIBG

YANG DIGUNAKAN Ibubapa

OS42000 Pembiayaan murid/guru dalam negara

DALAM NEGARA Contoh : peralatan

0S42000 Pembiayaan murid/pegawai di luar negara

Contoh : Tiket kapal terbang, makan,
LUAR NEGARA penginapan

PEMBIAYAAN
KERAJAAN 0S21000 Pembiayaan pegawai.
Contoh: tiket kapal terbang, makan,
LUAR NEGARA penginapan

OS29000
LUAR NEGARA

OS15000 DSA Passport, Elaun Baju Panas dll

 CONTOH PERINCIAN BAJET
Mengikut yang ditetapkan dalam pekeliling/ Mengikut kadar Pekeliling Kewangan Dari mula bergerak hingga balik
surat siaran / arah perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa akan rujuk tentatif/jadual

ASAS PERKIRAAN
BIL PERKARA JUMLAH (RM)
BIL/UNIT/ORANG KADAR (RM) BIL HARI
1. Makan
20 20.00 4 1,600.00
i. 20 murid
2. Penginapan
20 70.00 3 4,200.00
i. 20 murid
JUMLAH 5,800.00

* Jadual perkiraan murid dan guru perlu diasingkan

* Nyatakan dengan jelas sumber peruntukan yang digunakan
* Hari Pergerakan yang dibenarkan
: Tarikh ketibaan sekurang-kurangnya 2 hari sebelum program/pertandingan
:1 hari penyesuaian
:Tempoh kejohanan
: Pulang selewatnya sehari selepas pertandingan
 CONTOH PENULISAN ABM (KERTAS KERJA)

PERUNTUKAN OS 42000 LN ( PEGAWAI) PERUNTUKAN OS 42000 LN ( MURID)

ASAS PERKIRAAN ASAS PERKIRAAN PERUNTUK
BIL. BIL. ORANG AN
PERUNTUKA BIL PERKARA KADAR
ORANG / UNIT / HARI DIPOHON
BIL PERKARA KADAR N DIPOHON (RM
/ UNIT / HARI PASUKAN (RM)
(RM) (RM)
PASUK
AN 1 TAMBANG KAPAL TERBANG
1 TAMBANG KAPAL TERBANG Tiket Kapal Terbang 18 7500 1
Tiket Kapal Terbang (3 orang jurulatih, 1 orang fisoterapi) 4 7500 1
2 PENGANGKUTAN DALAMAN (Airport-penginapan-venue)
2 PENGINAPAN (kategori V) Sewaan Van (AUD250-300) AUD1.00=RM4.00 3 1500 7
(3 orang jurulatih, 1 orang fisoterapi) 4 500 6 Cukai Sewaan Van (AUD250) AUD1.00=RM4.00 3 1500 1
Petrol (AUD250) AUD1.00=RM4.00 3 1500 1
3 MAKAN & MINUM (kategori V)
(3 orang jurulatih, 1 orang fisoterapi) 4 105 6 3 YURAN
Yuran Penyertaan (AUD1750) AUD1.00=RM4.00 1 7000 1
4 Kerugian Mata Wang Asing 3% (perkara 2,3) 1 255.60 1
4 PERUBATAN
Keperluan Perubatan & fisioterapi (rujuk lampiran A3) 1 2000 1

JUMLAH KESELURUHAN 5 PENGINAPAN (kategori V)

Pasukan SSM *18 atlet 18 250 6
ABM PEGAWAI/GURU SAHAJA SEKIRANYA MENGGUNAKAN
PERUNTUKAN MURID
6 MAKAN & MINUM (kategori V)
Makanan *atlet 18 105 7
Makanan Tambahan (Hari Pertandingan) *atlet* 18 100 4

4 Kerugian Mata Wang Asing 3% (perkara 2,3) 1 2,907.90 1

JUMLAH KESELURUHAN

ABM MURID SAHAJA

*Sila rujuk contoh yang diberikan dalam pautan
 CONTOH PENULISAN ABM (KERTAS KERJA)

PERUNTUKAN OS15000 DSA PERUNTUKAN OS 21000 LN ( PEGAWAI)

ASAS PERKIRAAN ASAS PERKIRAAN
PERUNTU
BIL. BIL.
PERUNTUKA
KAN ORANG
BIL PERKARA ORANG / KADAR BIL PERKARA KADAR N DIPOHON
HARI DIPOHON / UNIT / HARI
UNIT / (RM (RM (RM)
(RM) PASUK
PASUKAN
AN
1 TAMBANG
1 PELBAGAI
5.1 Bayaran Pasport 1 200 1 1.1 Tiket Kapal Terbang 1 7000 1

JUMLAH KESELURUHAN
2 PENGINAPAN (kategori V)
1 500 6
ABM PEGAWAI/GURU SAHAJA
3 MAKAN & MINUM
Elaun Makan Pegawai Gred DG44 1 255 7

4 INSURANS DAN VISA

Insurans 1 200 1
RUMUSAN KESELURUHAN Visa 1 500 1
BIL PERUNTUKAN JUMLAH
1 OS42000 LN (GURU) JUMLAH KESELURUHAN
2 OS42000 LN (MURID) ABM PEGAWAI/GURU SAHAJA
3 OS21000 LN (GURU)
4 OS15000 DSA (GURU)
JUMLAH
RUMUSAN KESELURUHAN

*Sila rujuk contoh yang diberikan dalam pautan

 KADAR KELAYAKAN MAKAN DAN
PENGINAPAN LUAR NEGARA MURID
(OS42000 LN)

BIL KATEGORI NEGARA MURID / PELAJAR / ATLET

MAKAN PENGINAPAN
1 I 90 200
2 II 95 220
3 III 105 210
4 IV 115 260
5 V 125 280
Sumber : KP(BKEW)(PK)1587/6/A-4 Jld.2 ( )
 KADAR KELAYAKAN MAKAN DAN
PENGINAPAN LUAR NEGARA PEGAWAI/GURU
(OS42000/OS21000 LN)

Jadual 1
PEGAWAI BIL KATEGORI PEGAWAI
BIL GRED ELAUN BAYARAN NEGARA
ELAUN PENDAHULUAN ELAUN
MAKAN SEWA HOTEL MAKAN DIRI SEWA LOJING
Utama / Khas A ke atas HOTEL
1 300 Bilik Biasa
atau yang setaraf
Utama / Khas B dan C ke 1 I 175 400 100
2 270 Bilik Biasa
atas atau yang setaraf
2 II 195 440 120
3 52 dan 54 atau yang setaraf 240 Bilik Biasa
3 III 215 480 140
45 hingga 52 atau yang Seperti Jadual 1
4 200
setaraf disebelah 4 IV 235 520 160
Pegawai selain daripada di
5 Seperti Jadual 1 disebelah 5 V 255 560 180
atas atau yang setaraf

Sumber: PekelilingPerbendaharaanMalaysia WP1.10 Lampiran C

 KATEGORI NEGARA 1

KATEGORI I
Afghanistan Egypt Kosovo Maldives Syria Tunisia
Aruba Georgia Kyrgyzstan Nepal Tajikistan Uzbekistan
Azerbaijan India Libya Turkmenistan Pakistan
 KATEGORI NEGARA 2
KATEGORI II
Albania Mali Bangladesh Montenegro Bosnia And Kazakhstan
Herzegovina
Bulgaria Peru Central African Rwanda Equatorial Guinea Niger
Republic
Gabon Tanzania Indonesia Ukraine Laos Senegal
Malawi Argentina Moldova Bhutan Nigeria Western Sahara
Palau Cameroon Romania Comoros Serbia Uganda
Somalia Guinea Turkey Ivory Coast Zambia Benin
Algeria Mauritania Belarus Morocco Botswana Colombia
Burkina Faso Philippines Chad Sao Tome and Eswatini Iraq
Principle
Gambia Timor Leste Iran Vietnam Liberia Guinea-Bissau
Malaysia Armenia Mongolia Bolivia North Macedonia Mexico
Paraguay Cape Verde Russia Togo Sierra Leone Republic of Congo
Sri Lanka Angola Burundi Ghana Democratic Republic of Congo
 KATEGORI NEGARA 3

KATEGORI III
Belize Vanuatu Sudan China Czech Republic Cambodia
Cuba Brunei Cayman French Guiana Honduras Ecuador
Island
Guatemala Djibouti El Salvador Lithuania Mozambique Kenya
Mayotte Hungary Latvia Poland Slovakia Namibia
Saudi Arabia Myanmar Nicaragua Tokelau Palestine Portugal
Tuvalu South Africa Suriname Croatia Thailand Tonga
Brazil Wallis and Fatun Chile Grenada Lesotho Fiji
Madagascar
 KATEGORI NEGARA 4

KATEGORI IV
Bahrain Ethiopia Jamaica Oman Spain Zimbabwe
North Korea Uruguay Guyana Papua New Guinea Cyprus Costa Rica
Solomon Islands Estonia Mauritius Turks and Caicos Greece Gilbratar
Islands
Yemen Haiti Slovenia Eritrea Kuwait Jordan
Trinidad And Tobago Panama
 KATEGORI NEGARA 5
KATEGORI V
Saint Kits and
Andorra Seychelles Switzerland Nevis Montserrat Kiribati
Saint Vincent
British States Antigua and United Arab and
Cook Islands Virgins Islands Barbuda Emirates Grenadines Netherlands
United
Iceland Guernsey Dominica Austria Kingdom San Marino
United States Virgins
Macau Liechtenstein Isle of Man Faroe Island Barbados Islands
Qatar Niue Marshall Island Italy France Bermuda
Sweden Singapore Saint Helena Monaco Jersey Greenland
Anguilla Canada Taiwan Saint Lucia Nauru Lebanon
Denmark Hong Kong Australia South Sudan Samoa New Zealand
Ireland Luxembourg Dominican Republic Bahamas United States Germany
Malta Norway Israel Finland Belgium Japan
Puerto Rico South Korea Micronesia