PANDUAN

PENGISIAN
BORANG
PERMOHONAN
BERTUGAS RASMI
DI LUAR NEGARA
 SUSUNAN SENARAI BORANG PERMOHONAN

i. Lampiran E (Senarai Semak Permohonan)

ii. Lampiran A-1 & A-2 (Minit Kelulusan Pegawai Pengawal Permohonan
Kelulusan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara)
iii. Lampiran A (Perincian Permohonan)
iv. Borang Akuan Ketua Jabatan
v. Lampiran B (Implikasi Kewangan)
vi. Lampiran C (Senarai Peserta)
vii. Lampiran D (Surat Akuan Bebas daripada Senarai Hitam Bahagian Tajaan,
KPM)
viii.Jadual Program
ix. Justifikasi Keperluan Lebihan Pegawai Bertugas (Sekiranya perlu)
 LAMPIRAN E
Lengkapkan Nama
jabatan/bahagian/sekolah, Nama program,
Tarikh dan tempat program.

Sila semak dan tanda dokumen mengikut

senarai yang dipaparkan. Pastikan kesemua
dokumen lengkap dan tidak tertinggal.

Lampiran E pada helaian pertama susunan

kesemua dokumen.
 LAMPIRAN A1

Nama program yang disertai

Nyatakan tujuan permohonan

Nyatakan tempat aktiviti yang

dimohon

Tarikh mula dan tarikh akhir

Jangkaan masa berlepas

Senarai nama pegawai yang

terlibat dan gred jawatan
 LAMPIRAN A1
Isi nama
Sekolah/Jabatan/Bahagian

Nyatakan peruntukan dan

jumlah perbelanjaan
( murid + guru )

Letak tarikh dan

tandatangan Ketua Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah
 LAMPIRAN A2

Nyatakan kesemua nama

peserta

Gred pegawai

Kekerapan keluar negara

yang menggunakan
permohonan rasmi sahaja.
Permohonan persendirian
tidak perlu diletakkan

Nyatakan jumlah peruntukan

yang digunakan bagi
permohonan rasmi yang
lepas

Tarikh dan tandatangan Ketua

Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah
 LAMPIRAN A
Nama program

Tujuan permohonan

Tempat program / pertandingan

/ perkhemahan

Tempoh perjalanan termasuk

masa pergerakan pergi dan pulang

Nama pegawai dan gred jawatan.

Sekiranya lebih dari seorang, nama
ketua dimasukkan manakala ahli lain
dalam senarai Lampirkan C

Sekiranya ada pegawai kedutaan

yang terlibat, sila nyatakan nama dan
gred mereka

Sekiranya pernah menggunakan

permohonan rasmi pada tahun yang
sama, nyatakan bilangan kekerapan
 LAMPIRAN A
- Nyatakan pihak yang menanggung
perbelanjaan program. Jumlah yang
dinyatakan perlu sama dengan
jumlah pada ruang Lampiran A1.
- Jumlah keseluruhan melibatkan kos
pegawai dan murid (pegawai + murid)

Nyatakan faedah program tersebut

kepada negara

Nyatakan kelulusan ini jika melibatkan

negara Komunis. Jika tiada, kosongkan
sahaja

Tarikh dan tandatangan pemohon /

Ketua Kumpulan
 LAMPIRAN A

Ulasan/ Tarikh / Tandatangan Ketua Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah

Ulasan/ Tarikh / Tandatangan Ketua

Perkhidmatan

Kosongkan untuk tandatangan KPPM

Ulasan/ Tarikh / Tandatangan Pegawai

Pengawal

Kosongkan untuk tandatangan kelulusan

Pegawai Pengawal (Ketua Setiausaha)
 LAMPIRAN A
- Nama pegawai yang terlibat dalam
permohonan.
- Sekiranya lebih dari seorang, setiap
pegawai perlu melengkapkan helaian ini.

Lengkapkan bahagian ini jika pernah

membuat PERMOHONAN RASMI dalam
tempoh 2 tahun terkini.

Tandatangan pegawai dan Ketua Jabatan

Sekolah : PGB
Bahagian / JPN : Pengarah
AKUAN SOKONGAN DARIPADA PENGARAH BAHAGIAN / JPN
Lengkapkan bahagian ini dengan maklumat
yang betul.

Nama ketua kumpulan beserta tandatangan

Tandatangan PGB dan Cop Rasmi

Pengarah Bahagian / JPN perlu menyatakan

sokongan terhadap permohonan ini dan
membuat sedikit ulasan untuk pertimbangan
sokongan daripada BSKK. Sekiranya
permohonan lewat diterima, ulasan ini akan
digunakan sebagai panduan sokongan yang
akan diangkat kepada KPPM.
 LAMPIRAN B
Lengkapkan bahagian ini dengan
nama program, tempat dan Tarikh
permohonan.

Gunakan tajuk header yang

sesuai. Jika menggunakan
peruntukan sendiri, ubah tajuk OS
kepada perbelanjaan sendiri. Jika
menggunakan peruntukan KPM,
nyatakan OS yang terlibat.

Setiap pegawai perlu dimasukkan

dalam senarai dan nyatakan kos
yang terlibat secara terperinci
termasuk jumlah terlibat setiap
hari.
 LAMPIRAN C

Lengkapkan tujuan, tarikh dan

tempat mengikut tajuk
permohonan.

Lengkapkan nama pegawai,

jawatan, gred jawatan dan tempat
bertugas yang terlibat dalam
permohonan termasuk nama murid
jika ada.
 LAMPIRAN D
Nama pegawai, no kad pengenalan dan
alamat tempat bertugas.

Setiap pegawai yang terlibat dalam

permohonan perlu melengkapkan borang
secara berasingan.

Status pinjaman dengan Bahagian Tajaan

jika ada.

Tandatangan pegawai.

Tandatangan Ketua Jabatan

Sekolah > PGB

JPN > Pengarah
Bahagian > Mengikut susunan tandatangan
pelulus yang ditetapkan
JUSTIFIKASI (jika perlu)
Nyatakan tajuk program

Nyatakan sedikit pendahuluan permohonan

Nyatakan justifikasi keperluan bagi setiap

pegawai yang dibawa dengan lengkap

Lengkapkan nama setiap pegawai dengan

tugasan secara terperinci
 CONTOH JADUAL
JADUAL PROGRAM PENYERTAAN KONTINJEN SSM KE WA GRYPHON CUP TOURNAMENT PERTH, AUSTRALIA
TARIKH AKTIVITI TINDAKAN CATATAN
21 Nov 2022 Masa : 10:00 pagi
Majlis Penyerahan Bendera Jalur Gemilang Dr. Pengarah BSKK & Pentadbir SSBJ
(Isnin) Tempat : Bilik Tetamu, SSBJ
Pegawai pasukan dan atlet murid
Masa : 2345
KLIA - PERTH Pegawai pasukan dan atlet murid
Malindo Air (OD191X)
22 Nov 2022 Masa : 0530
(Selasa) Ketibaan di Perth, Australia Pegawai pasukan dan atlet muriD
Daftar masuk penginapan di Perth
Penyesuaian gelanggang di Stadium
“Home Of Hockey” Stadium, WA
pertandingan
23 Nov 2022
Latihan penyesuaian gelanggang di
(Rabu) “Home Of Hockey” Stadium, WA
Stadium pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid
Mesyuarat pengurus pasukan
24.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Khamis)
25.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Jumaat)
26.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Sabtu)
27.11.2022
Pertandingan Pegawai pasukan dan atlet murid “Home Of Hockey” Stadium, WA
(Ahad)
28.11.2022 Pergerakan pulang ke Malaysia Masa : 0120 (29/11)
Pegawai pasukan dan atlet murid
(Isnin) PERTH - KLIA Malindo Air (OD 156N)
29.11.2022 Masa: 0720
Tiba di KLIA Pegawai pasukan dan atlet murid
(Selasa)
PENULISAN
KERTAS KERJA
 ASAS PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Nyatakan tajuk kejohanan/pertandingan/aktiviti

TAJUK PROGRAM perkhemahan

TUJUAN Nyatakan tujuan kertas kerja

Sejarah ringkas kejohanan/asal-usul/kronologi

LATAR BELAKANG kejohanan/pertandingan/aktiviti perkhemahan

OBJEKTIF Apa yang hendak (boleh) dicapai

JUSTIFIKASI / ASAS Kewajaran program itu diluluskan serta

faedah/kebaikan/impak kepada murid sekiranya
PERTIMBANGAN / menyertai kejohanan/pertandingan/aktiviti
RASIONAL perkhemahan
 ASAS PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Tarikh, masa, tempat, bilangan murid dan guru

MAKLUMAT
terlibat, tentatif/jadual program termasuk hari
PROGRAM perjalanan

IMPLIKASI Nyatakan anggaran belanja mengurus (kos) yang

KEWANGAN terlibat secara terperinci (sila rujuk contoh ABM)

Pihak BSKK/JPN/Bahagian perlu memberikan

SYOR/PENUTUP pertimbangan dan seterusnya meluluskan
permohonan ini kerana…

Surat jemputan dan lain-lain dokumen sokongan

LAMPIRAN yang perlu
 SEMAKAN TATACARA KEWANGAN

01 02 03 04
Mengikut kadar siling Sentiasa mematuhi Mengikut tempoh ABM yang terperinci
yang dibenarkan oleh prosedur kewangan permohonan yang mengikut kadar yang
Bahagian Kewangan semasa yang ditetapkan untuk dibenarkan
& Kemeterian berkuatkuasa mengelakkan teguran
Kewangan Audit
 Persatuan sukan

Tajaan
PEMBIAYAAN
SENDIRI
JENIS PERUNTUKAN
PIBG

YANG DIGUNAKAN Ibubapa

OS42000 Pembiayaan murid/guru dalam negara

DALAM NEGARA Contoh : peralatan

0S42000 Pembiayaan murid/pegawai di luar negara

Contoh : Tiket kapal terbang, makan,
LUAR NEGARA penginapan

PEMBIAYAAN
KERAJAAN 0S21000 Pembiayaan pegawai.
Contoh: tiket kapal terbang, makan,
LUAR NEGARA penginapan

OS29000
LUAR NEGARA

OS15000 DSA Passport, Elaun Baju Panas dll

 CONTOH PERINCIAN BAJET
Mengikut yang ditetapkan dalam pekeliling/ Mengikut kadar Pekeliling Kewangan Dari mula bergerak hingga balik
surat siaran / arah perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa akan rujuk tentatif/jadual

ASAS PERKIRAAN
BIL PERKARA JUMLAH (RM)
BIL/UNIT/ORANG KADAR (RM) BIL HARI
1. Makan
20 20.00 4 1,600.00
i. 20 murid
2. Penginapan
20 70.00 3 4,200.00
i. 20 murid
JUMLAH 5,800.00

* Jadual perkiraan murid dan guru perlu diasingkan

* Nyatakan dengan jelas sumber peruntukan yang digunakan
* Hari Pergerakan yang dibenarkan
: Tarikh ketibaan sekurang-kurangnya 2 hari sebelum program/pertandingan
:1 hari penyesuaian
:Tempoh kejohanan
: Pulang selewatnya sehari selepas pertandingan
 KADAR KELAYAKAN MAKAN DAN
PENGINAPAN LUAR NEGARA MURID
(OS42000 LN)

BIL KATEGORI NEGARA MURID / PELAJAR / ATLET

MAKAN PENGINAPAN
1 I 90 200
2 II 95 220
3 III 105 210
4 IV 115 260
5 V 125 280
Sumber : KP(BKEW)(PK)1587/6/A-4 Jld.2 ( )
 KADAR KELAYAKAN MAKAN DAN
PENGINAPAN LUAR NEGARA PEGAWAI/GURU
(OS42000/OS21000 LN)
PEGAWAI BIL KATEGORI PEGAWAI
NEGARA
BIL GRED ELAUN BAYARAN ELAUN PENDAHULUAN ELAUN
MAKAN SEWA HOTEL MAKAN DIRI SEWA LOJING
HOTEL
1 Utama / Khas A ke atas 370 Standard Suite
1 I 175 400 100
2 Utama / Khas B dan C 340 Bilik Biasa
2 II 195 440 120
3 53 dan 54 320 Bilik Biasa
3 III 215 480 140
4 45 hingga 52 270 Bilik Biasa
4 IV 235 520 160
Seperti Jadual
5 44 dan kebawah Bilik Biasa 5 V 255 560 180
1 disebelah
Jadual 1

Elaun Makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan
disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut:

a. sarapan pagi : 20% daripada Elaun Makan

b. makan tengah hari : 40% daripada Elaun Makan
c. makan malam : 40% daripada Elaun Makan
Sumber: Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP1.4 Lampiran B
 KATEGORI NEGARA 1

KATEGORI I

Afghanistan Egypt Kosovo Maldives Syria Tunisia

Aruba Georgia Kyrgyzstan Nepal Tajikistan Uzbekistan

Azerbaijan India Libya Pakistan Turkmenistan
 KATEGORI NEGARA 2
KATEGORI II
Albania Bulgaria Gabon Malawi Palau Somalia
Algeria Burkina Faso Gambia Malaysia Paraguay Sri Lanka
Angola Burundi Ghana Mali Peru Tanzania
Argentina Cameroon Guinea Mauritania Philippines Timor Leste
Armenia Cape Verde Guinea-Bissau Mexico Republic of Congo Togo
Central African
Bangladesh Indonesia Moldova Romania Turkey
Republic
Belarus Chad Iran Mongolia Russia Uganda
Benin Colombia Iraq Montenegro Rwanda Ukraine
Sao Tome and
Bhutan Comoros Ivory Coast Morocco Vietnam
Principle
Democratic
Bolivia Kazakhstan Niger Senegal Western Sahara
Republic of Congo
Bosnia and
Equatorial Guinea Laos Nigeria Serbia Zambia
Herzegovina
North
Botswana Eswatini Liberia Sierra Leone
Macedonia
 KATEGORI NEGARA 3

KATEGORI III

Belize Cuba Guatemala Mayotte Saudi Arabia Tonga

Brazil Czech Republic Honduras Mozambique Slovakia Tuvalu
Brunei Djibouti Hungary Myanmar South Africa Vanuatu
Cambodia Ecuador Kenya Namibia Sudan Wallis and Fatun
Cayman Island El Salvador Latvia Nicaragua Suriname
Chile Fiji Lesotho Palestine Thailand
China French Guiana Lithuania Poland Tokelau
Croatia Grenada Madagascar Portugal
 KATEGORI NEGARA 4

KATEGORI IV

Bahrain Ethiopia Jamaica Oman Spain Zimbabwe

Costa Rica Gilbratar Jordan Panama Trinidad And Tobago

Papua New Turks and Caicos
Cyprus Greece Kuwait
Guinea Islands
Eritrea Guyana Mauritius Slovenia Uruguay
Solomon
Estonia Haiti North Korea Yemen
Islands
 KATEGORI NEGARA 5
KATEGORI V
Andorra Cook Islands Iceland Macau Qatar Sweden
Anguilla Denmark Ireland Malta Puerto Rico Switzerland
Antigua dan
Dominica Isle of Man Marshall Island Saint Helena Taiwan
Barbuda
Dominican Saint Kits dan United Arab
Australia Israel Micronesia
Republic Nevis Emirates
Austria Faroe Island Italy Monaco Saint Lucia South Sudan
Saint Vincent dan
Bahamas Finland Japan Montserrat United Kingdom
Grenadines
Barbados France Jersey Nauru Samoa United States
United States
Belgium Germany Kiribati Netherlands San Marino
Virgins Islands
Bermuda Greenland Lebanon New Zealand Seychelles
British States
Virgins Islands Guernsey Liechtenstein Niue Singapura

Canada Hong Kong Luxembourg Norway South Korea

 CONTOH PENULISAN ABM (KERTAS KERJA)

PERUNTUKAN OS 42000 LN ( PEGAWAI) PERUNTUKAN OS 42000 LN ( MURID)

ASAS PERKIRAAN ASAS PERKIRAAN PERUNTUK
BIL. BIL. ORANG AN
PERUNTUKA BIL PERKARA KADAR
ORANG / UNIT / HARI DIPOHON
BIL PERKARA KADAR N DIPOHON (RM
/ UNIT / HARI PASUKAN (RM)
(RM) (RM)
PASUK
AN 1 TAMBANG KAPAL TERBANG
1 TAMBANG KAPAL TERBANG Tiket Kapal Terbang 18 7500 1
Tiket Kapal Terbang (3 orang jurulatih, 1 orang fisoterapi) 4 7500 1
2 PENGANGKUTAN DALAMAN (Airport-penginapan-venue)
2 PENGINAPAN (kategori V) Sewaan Van (AUD250-300) AUD1.00=RM4.00 3 1500 7
(3 orang jurulatih, 1 orang fisoterapi) 4 500 6 Cukai Sewaan Van (AUD250) AUD1.00=RM4.00 3 1500 1
Petrol (AUD250) AUD1.00=RM4.00 3 1500 1
3 MAKAN & MINUM (kategori V)
(3 orang jurulatih, 1 orang fisoterapi) 4 105 6 3 YURAN
Yuran Penyertaan (AUD1750) AUD1.00=RM4.00 1 7000 1
4 Kerugian Mata Wang Asing 3% (perkara 2,3) 1 255.60 1
4 PERUBATAN
Keperluan Perubatan & fisioterapi (rujuk lampiran A3) 1 2000 1

JUMLAH KESELURUHAN 5 PENGINAPAN (kategori V)

Pasukan SSM *18 atlet 18 250 6
ABM PEGAWAI/GURU SAHAJA SEKIRANYA MENGGUNAKAN
PERUNTUKAN MURID
6 MAKAN & MINUM (kategori V)
Makanan *atlet 18 105 7
Makanan Tambahan (Hari Pertandingan) *atlet* 18 100 4

4 Kerugian Mata Wang Asing 3% (perkara 2,3) 1 2,907.90 1

JUMLAH KESELURUHAN

ABM MURID SAHAJA

*Sila rujuk contoh yang diberikan dalam pautan
 CONTOH PENULISAN ABM (KERTAS KERJA)

PERUNTUKAN OS15000 DSA PERUNTUKAN OS 21000 LN ( PEGAWAI)

ASAS PERKIRAAN ASAS PERKIRAAN
PERUNTU
BIL. BIL.
PERUNTUKA
KAN ORANG
BIL PERKARA ORANG / KADAR BIL PERKARA KADAR N DIPOHON
HARI DIPOHON / UNIT / HARI
UNIT / (RM (RM (RM)
(RM) PASUK
PASUKAN
AN
1 TAMBANG
1 PELBAGAI
5.1 Bayaran Pasport 1 200 1 1.1 Tiket Kapal Terbang 1 7000 1

JUMLAH KESELURUHAN
2 PENGINAPAN (kategori V)
1 500 6
ABM PEGAWAI/GURU SAHAJA
3 MAKAN & MINUM
Elaun Makan Pegawai Gred DG44 1 255 7

4 INSURANS DAN VISA

Insurans 1 200 1
RUMUSAN KESELURUHAN Visa 1 500 1
BIL PERUNTUKAN JUMLAH
1 OS42000 LN (GURU) JUMLAH KESELURUHAN
2 OS42000 LN (MURID) ABM PEGAWAI/GURU SAHAJA
3 OS21000 LN (GURU)
4 OS15000 DSA (GURU)
JUMLAH
RUMUSAN KESELURUHAN

*Sila rujuk contoh yang diberikan dalam pautan