物资合同管理培训

引言：近年来公司诉讼事件频发，涉及多笔物资业务。在诉讼

过程中发现，物资合同往往起到决定诉讼胜败的关键，因此，物资

合同签订的全面性和周密性至关重要，是关乎我方利益能否保证的

关键。根据上级指示精神，“按合同办事”已成为管理重点，每年

公司各单位均存在由于合同签订不合理、不及时或合同执行不到位

而产生的经济效益流失。因此，各位同事应加强对物资合同管理的

重视，严格执行物资合同管理要求，坚决落实物资合同条款，做到

“按合同办事”。

一、物资合同的管理要求

（一）物资合同的分类

物资合同主要包括：物资买卖合同、物资租赁合同、物资运输

合同、加工承揽合同、废旧物资处置合同。

（二）物资合同管理职责

1、工程管理部是物资合同归口管理部门。组织物资合同的可行

性研究、谈判与起草；审查合同相对方的主体资格、资信状况与履

约能力；组织物资合同评审的会签与流转；组织并监督物资合同的

履行，对合同履行中遇到的问题及时与相关部门沟通解决；负责物

资合同统计，建立专项分类合同台帐；负责物资合同资料、数据的

上报，配合上级单位、有关部门的合同监督检查。
 2、国内市场部是物资合同的归档管理部门。监督检查公司的合

同签订、履行、变更、解除等工作；宣传贯彻国家有关合同的法律

法规、规章和本办法；制定及修订公司的《合同管理办法》及《公

司合同专用章管理办法》；管理公司合同专用章，建立合同管理台

账，负责印章加盖工作；监督检查合同管理情况；对公司所有合同

进行归档管理。

3、法律风控部是公司合同的综合管理部门，指导、监督、协调

公司的合同签订、履行、变更、解除、争议解决等工作。其在合同

管理方面的职责如下：宣传贯彻国家有关合同的法律法规、规章和

本办法；制定公司的合同管理制度；参与公司重大合同的可行性研

究、谈判和起草工作；对以公司名义签订的合同进行合法性审查；

监督检查合同管理情况；参与处理公司与合同相对方或与合同相关

的第三方的合同争议及纠纷案件；制定、修订和发布公司常用合同

示范文本，建立健全合同总台帐；负责对公司及公司所属各单位专

兼职企业法律顾问、合同承办人和合同管理员进行法律培训和业务

指导。

4、财务资金部依据合同履行情况，负责监督收付款工作。有下

列情形之一的，财务部门应当拒绝付款：未订立书面合同的；收款

单位与对方当事人名称不一致，又缺少对方当事人的委托付款手续

的；对方履行合同存在瑕疵并且未提供相应担保的；有充分理由拒

绝付款的其他情形。
 5、承办单位是物资合同的实施单位。负责与信息化部门沟通建

立合同评审流程；负责对合同相对方签约主体资格、资信状况和履

约能力的调查；具体负责所承办合同的谈判、起草和订立；负责发

起合同审批流程，修改完善合同文本；负责合同补充协议的签订工

作；负责合同履行工作，包括下达订单、结算、付款等；及时向工

程管理部通报合同在履行中发生的问题，必要时可直接向主管领导

汇报；依法参加对所承办合同争议的协商、调解、仲裁或诉讼；负

责合同统计、整理、归档工作，负责编制合同台账、登记保管合同

文件原件以及与合同有关的函件、电子邮件、传真、图表等资料；

负责发起中止合同操作。

（三）合同的形式

公司所有的对外合同，必须遵守国家和所在地相关法律法规的

规定，当以书面形式签订。

（四）合同的文本

公司合同原则上采用示范文本，示范文本由法律风控部负责起

草、推行适用。极特殊情况使用其他范本的，需履行事前备案流

程，如水泥厂等源头厂家的合同范本。当前合同示范文本包括：物

资买卖合同（附件 1）、加工承揽合同（附件 2）、废旧物资处置合

同（附件 3）、物资集中采购合同（附件 4）、物资租赁合同、物资

运输合同也应用物资买卖合同范本。中交内购合同范本

合同应明确争议处理条款，除了法律规定的专属管辖以外，各
类合同应力争约定在我方所在地（即公司、公司所属各单位住所

地）人民法院管辖或仲裁委员会仲裁。

（五）合同授权管理

公司及其法定代表人委托他人订立合同时，应为代理人办理

《授权委托书》，具体按照公司《授权委托管理办法》（中交一航

法字﹝2010﹞123 号）执行。

合同相对方委托代理人订立合同时，应要求对方代理人提供合

法有效的《授权委托书》。（附件 5）

（六）合同的评审

1、公司对外签订物资合同，在正式签字盖章之前对合同文本进

行评审，合同评审必须于合同正式签订之前完成。

2、废旧物资处置合同在一航局业财协同办公平台-合同管理-其

他合同进行网上评审；其他类别物资合同评审均采用供应链管理供

应子平台进行网上评审的方式，涉密项目根据情况而定。

3、评审流程由承办单位发起。甲方为五公司的，实施两级评

审，项目部-公司；甲方为一航局的，实施三级评审，项目部-公司-

一航局；两级评审流程为：经办人-项目经理-采购中心合同审批员-

工程管理部合同经办人-法律风控部、财务资金部-成本副总、总会

计师、主管副总-工程管理部合同经办人。业财协同平台的物资其他

采购合同和废旧物资处置合同须提交至总经理审批；三级评审流程

在两级评审后增加一航局备案流程，备案部门包括一航局采购中
心、一航局法律风控部。

4、承办单位以一航局或五公司名义对外签订物资合同，应先通

过项目部内部评审后签认基层单位合同评审表（详见附件 6）。

5、承办单位根据项目、五公司、一航局会签意见对合同文本进

行修改，并与合同对方当事人达成一致意见，同时，据实填写会签

意见落实情况。

6、公司总部和一航局提出审核意见的部门对意见落实情况进行

确认审核，并签署意见。

7、合同评审要点

（1）合同的合法性。即主体资格、内容、权利义务、程序的合

法性。包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；

合同的内容是否符合国家法律法规和政策以及本办法的规定；权利

义务是否对等；订立合同的程序是否符合法律规定。

（2）合同的严密性。合同是否由法定代表人或其授权代理人签

订；合同事项与授权事项是否一致，委托授权是否合法有效，是否

超过时限；合同的主要条款是否齐全；违约责任、争议处理、生效

条件等条款有无漏洞；当事人双方的权利义务是否具体明确，段落

层次是否清晰；文字表述是否准确无误。

（3）合同的可行性。包括双方当事人特别是对方当事人的资

质、资信等是否具备履行合同的能力；判断合同履行的风险及可能

取得的收益等。

（七）合同用印管理
 以一航局名义签订的物资合同在一航局业财协同办公平台上发

起电子签章；以五公司名义签订的物资合同采用线下邮寄盖章。

1、以一航局名义签订的合同电子签章操作流程为一航局业财协

同办公平台-项目管理-合同管理-合同印章上传。合同签章内容填写

完整、准确。合同印章上传页面的“合同名称”应从供应链供应子

平台合同录入时的合同编号筛选而得；印章类型选择合同专用章+法

人章；同时选择 PDF 格式合同文本。乙方单位的统一社会信用代

码、联系人姓名、联系人身份证号码和联系方式必须填写准确。乙

方单位信息存在错误的，在 e 签宝平台中进行修改或联系 e 签宝运

维人员进行后台修改。

2、以五公司名义签订的合同线下邮寄盖章提供相关附件有：乙

方签字盖章的纸质版合同文本（份数与合同约定一致）、乙方单位

营业执照复印件（盖公章），法定代表人身份证明（签字盖章

版）、法定代表人身份证复印件（签字盖章版），基层单位合同评

审表（原件）、业财一体化系统合同评审表（打印版）。乙方由授

权人签订合同的，需提供授权委托书（签字盖章版）、受委托人身

份证复印件（签字盖章版）。法定代表人身份证明或授权委托书中

的日期应在基层单位合同评审之前，时间逻辑性需吻合。物资合同

经公司合同评审同意后由工程管理部请印及监印，公司分管领导批

准，国内市场部签物资合同专用章。

3、公司对外签订的合同只能使用公司合同专用章，特殊情况下
经公司法定代表人批准，可使用公司公章。印章的使用执行公司相

关印章管理办法。

（八）合同纠纷管理

1、合同纠纷的报告

合同履行过程中发生争议、纠纷或其他违约事项，影响合同履

行时，承办单位应及时将争议、纠纷原因及有关违约事项报告公司

法律事务部，共同研究解决争议的方案。

2、合同纠纷解决方式

发生合同纠纷后，应尽量采用协商、调解的方式解决，双方达

成一致意见时，应签订书面协议。协商、调解不能达成协议的，应

依合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决。

3、证据收集

合同纠纷发生后，承办单位应积极收集合同文本及附件、来往

函电、、订单、送货单、收料单、结算书、发票等票据、证人证言

等各种相关证据材料。

4、合同纠纷处理的授权管理

在合同纠纷处理过程中，未经公司或法定代表人授权，任何人

不得向对方作出实质性答复或提供任何文件资料。合同纠纷处理的

授权管理按照公司《授权委托管理办法》（中交一航法字

﹝2010﹞123 号）执行。
 5、合同纠纷判决的强制执行

对方当事人逾期不履行合同纠纷的生效判决、裁决等法律文书

的，承办单位应及时向公司法律事务部报告，经公司或法定代表人

授权后，可向人民法院申请强制执行。

（九）合同档案管理

1、按照要求建立物资采购合同台账（附件 7），及时更新。

2、将物资合同相关文件存档，包括：有关合同的项目计划文

件、可行性报告、项目建议书以及上级的有关批复文件；合同谈判

会议纪要、合同评审单；有关合同招、投标及中标通知书等文件资

料；合同相对方的营业执照复印件、法定代表人身份证明书、授权

委托书、代理人身份证复印件以及其他相关文件；合同履行过程中

的来往函件；合同的变更、解除协议书；合同纠纷处理的协议书、

调解书、仲裁书、判决书等；其他与合同有关的文本材料以及视听

资料等。

3、以五公司名义签订的物资合同，加盖物资合同专用章时，国

内市场部留存以下资料：一份双方盖章版的正式合同；合同对应方

营业执照（复印盖章版）；法人身份证明（盖章版原件）；授权委

托书（盖章版原件）；法人身份证复印件（复印盖章版）；授权人

身份证复印件（复印盖章版）。

4、签订完合同后及时将合同资料及附件上传至五公司数据存储
平台，并及时更新数据存储平台中的合同台账。

（十）物资合同的执行

合同的执行主要包括：合同变更，下达订单，按照约定的质量

标准和计量方式验收，定期办理对账结算，发起付款业务，争议谈

判等等。

（十一）物资合同合规管理

1、履约保证金和质量保证金不得同时缴纳，质量保证金的缴纳

比例不得超过合同总额的 3%，履约保证金的缴纳比例不得超过合同

金额的 10%。

2、单批次采购超过 3 万元人民币或年度内从同一供应商预采购

累计价值超过 20 万元人民币的采购须签订合同。单批次采购金额不

超过 3 万元的可在供应链管理系统供应子平台库存管理进行零星物

资点收，可不签订合同。

3、合同补充协议追加合同金额不得超过原合同金额的 10%。

4、严禁未签合同进场、无合同采购、超合同进场、超合同结

算、超合同付款、未按合同约定比例支付金融产品。

二、物资合同文本的编制

1、公司属各单位均需采用公司合同编码体系，合同编号统一向

工程管理部索要。业主、一航局、局指、总承包等单位对下属的工

区、项目有合同编码要求的，向工程管理部汇报后，按照意见执
行。

2、除一级集采战略对接外，其他合同均采用局最新合同范本，

一级集采战略对接合同采用集团在《关于发布中交集团暨中国交建

第一批物资集中采购成果应用的通知》文件中发布的物资集中采购

合同。所有合同文本需保留合同范本的格式，不得出现字体、字

号、行间距不一致，有带颜色的底纹或字体等情况，合同文本中需

要删除不必要的空格和无用条款。

3、合同依据《中华人民共和国民法典》，合同名称、合同编

号、乙方信息填写正确。合同名称统一填写为“物资（材料名称）

买卖合同”、“物资（材料名称）买卖合同补充协议”、“物资

（材料名称）租赁合同”、“物资（材料名称）运输合同”、

“（单位名称）废旧物资处置合同”、物资（材料名称）集中采购

合同。

4、合同第一条材料清单中每行不含税金额与税额的合计值必须

与含税总价相等。合同总额必须与定标金额相同，大、小写格式准

确，小写金额统一保留小数点后两位。当小写金额小数点后有两位

非 0 数值时，对应大写金额不得加整字。小写金额小数点后有一位

或没有小数点时，对应大写金额需加整字。例如壹拾元贰角叁分后

边不得加整字，壹拾元贰角后边需要加整字。务必按照最新合同范

本填写不含税金额和税率的小写金额，注意数额后加“元”字。

5、根据材料类别，在其他约定中明确是否调价、调价方式等条
款，例如钢筋、水泥、矿粉从市场来看存在调价，其他材料根据实

际情况约定。如不确定是否调价，可约定为“原则上不进行调价，

如遇重大市场波动，双方可进行协商，调价以双方协商结果签订的

补充协议为准，协商不成的，合同自行终止”。严禁未签订补充协

议，不按合同约定价格结算。

6、当合同执行过程中甲方需要乙方提供合同清单外相同品类规

不同格型号的材料时，可提前在合同中约定“当甲方要求乙方供应

合同清单型号外的材料时，甲乙双方可就增加的规格型号材料价格

就行磋商，以补充协议的方式进行确认”。严禁未签订补充协议，

结算合同约定规格型号外材料的情况发生。

7、产品质量标准、包装方式和包装品的处理条款填写时必须选

择第 1 项，并填写正确的国家或行业标准，零星材料合同或确无标

准的材料除外。产品质量标准、包装方式和包装品的处理约定详见

技术规格书的，需乙方签字盖章确认的技术规格书作为附件在合同

评审时上传，或将技术规格书放在合同文本中双方签字盖章确认。

8、选择正确的计量方式，计量方式包括过磅、检尺、点数计量

等。原则上不得采用量方计量和按升计量的方式，极特殊情况除

外，需说明理由。建议混凝土计量方法正负偏差不以”±2“为准，

直接约定“甲方可随机抽检乙方混凝土吨数，并根据实测密度，折

算方量，三天内如发现三车或超过三车混凝土方量出现负偏差，则

本次抽检区间内所有混凝土方量和抽检前的 2000 方混凝土均按照此

负偏差比例扣减，乙方可随时检查甲方地磅的准确性”，混凝土计

量抽检方式在采购阶段对供应商进行明确。河砂、机制砂、石粉含

水率超过 3%的，甲方将对超出部分按照比例予以扣除，此项约束在

采购期应进行明确，避免后期纠纷。

9、产品的交（提）货期限必须约定，建议约定为“甲乙双方签

订合同日起至甲方合同中止通知书送达乙方之日止，乙方接到甲方

通知（包含但不限于书面、电话、微信等）后，多少天内将货物按

照要求运送到甲方指定地点”。

10、原则上预付款不超过合同总价的 30%，超过 30%需提供说明

并作为附件上传。开票要求：（1）注意开票类型、税率及采用的计

税方法的对应，税率与合同总价中税率一致，13%增值税率计税方法

为一般计税，1%、3%税率计税方法为简易计税。（2）一航局授权的

分公司，开票信息以分公司名头开具，注意补充授权条款。

11、质量保证金不得超过合同总额的 3%，履约保证金不得超过

合同总额的 10%。货款支付时间不得出现“甲方收到发票之日起 30

日内向乙方支付结算金额的 95%，剩余 5%作为质量保证金三个月内

无息退还”字样，可约定为“甲方收到发票之日起 30 日内向乙方支

付结算金额的 95%，剩余 5%三个月内无息退还”。采购过程没有约

定质量保证金、履约保证金，在第九条质量保证金、履约保证金下

写“无”，并删除相关内容；如采购过程中约定质量保证金、履约

保证金，并以每月在结算中扣除一定比例的方式缴纳，则以质量保
证金条款为例，可约定为“质量保证金为每月结算金额的 3%；质量

保证金缴纳方式④每月结算中扣除 3%作为质量保证金，质量保证期

限同本合同第二条第 3 款约定，返还期限（4）甲方收到乙方当期发

票后 180 日内无息支付至乙方银行账户，质保金退还后乙方继续履

行合同第二条第 3 款”，对应的货款支付时间可以为“甲方收到发

票之日起 30 日内向乙方支付结算金额的 95%，剩余 5%（其中含 3%质

量保证金）三个月内无息退还”。其他情况，根据实际情况填写，

但保证金退还时间不得与货款支付时间冲突。

12、货款的支付方式条款下表格不得删除，货款支付方式文字

描述应与表格描述一致，金融产品期限一般不低于 6 个月。在此对

不同付款方式、比例、贴息情况进行举例：

（1）货款的支付方式只是现汇时，可按照以下样本填写表格：

现汇/银行转账 银承 E 信通 其他
支付种类
是 否 否 否
比例 100%
银行产品期限
贴息费说明 无
其他说明 无

（2）货款的支付方式为以支票、电汇、银行承兑、E 信通等方

式进行结算，但无法确定比例时，且无需贴息时，可按照以下样本

填写表格：
 现汇/银行转账 银承 E 信通 其他
支付种类
是 是 是 是
比例 100%
银行产品期限 6 或 12 个月内
当甲方以银行承兑、E 信通等方式支付乙方货款时，
贴息费说明 视为现金，乙方自愿接受，且无需甲方支付贴息费
用。
甲方以支票、电汇、银行承兑、E 信通等方式向乙方
其他说明 支付货款，各类支付方式的比例由甲方根据自身资
金状况确定。

（3）货款的支付方式为以支票、电汇、银行承兑、E 信通等方

式进行结算，且已明确比例时，且需要甲方贴息时，可按照以下样

本填写表格：

现汇/银行转账 银承 E 信通 其他
支付种类
是 是 是 是
比例 60% 40%
银行产品期
6 或 12 个月内
限
当甲方以银行承兑、E 信通等方式支付乙方货款
贴息费说明
时，需要支付乙方贴息费用***
其他说明 无

13、合同文本中争议解决原则上均选择第 2 项依法向合同签订

地人民法院起诉，一航局名义签订合同的，本合同签订地填写天津

市滨海新区，五公司名义签订合同的，合同签订地填写秦皇岛市海

港区。本合同一式陆份，甲方执伍份，乙方执壹份，必须为大写数

字。

三、物资合同补充协议管理

（一）物资合同补充协议签订条件
 1、补充协议累计追加数量在原合同数量的 10%以内，可签订补

充协议。补充协议累计追加数量超过原合同数量的 10%，需重新组

织采购流程，签订正式合同。特殊情况经主管领导批准后，按照批

示意见执行。

2、合同约定任何情况单价不予调整的物资采购合同，定性为固

定单价合同，固定单价合同在供应链子平台新增合同起草时，基本

信息页“是否浮动合同价格”处填写“否”；合同约定有固定调价

机制、出现调价情况双方协商调价、甲方需承担合同清单之外费用

（贴息费、泵送费等）的物资采购合同，定性为浮动单价合同，浮

动单价合同在供应链子平台新增合同起草时，基本信息页“是否浮

动合同价格”处填写“是”。

3、固定单价合同约定任何情况单价不予调整的，实际结算单价

调整时，需重新组织采购流程，签订正式合同。

4、浮动单价合同中有固定调价机制或甲方需承担合同清单之外

费用的，结算单价变化无需签订补充协议，按照调价机制和合同约

定核算当期结算价格，直接点收入账；浮动单价合同中约定当出现

市场重大价格波动或其他情况，甲乙双方协商确认价格的，结算单

价累计变化在±5%之内，可签订补充协议。结算单价累计变化超过

±5%，需重新组织采购流程，签订正式合同，招标后供应商主动要

求降价的，不受 5%的限制。

5、主合同约定“新增规格型号或增加辅助服务的，双方协商确
定结算单价”的，可根据追加金额签订补充协议，补充协议累计追

加金额在原合同金额的 10%以内，可签订补充协议；补充协议累计

追加金额超过原合同金额的 10%，需重新组织采购流程，签订正式

合同。主合同未约定新增规格型号或增加辅助服务条款的，不得通

过补充协议新增规格型号或增加辅助服务，需重新组织采购流程，

签订正式合同。

6、数量和单价均发生变化，补充协议累计追加金额在原合同金

额的 10%以内，可签订补充协议；补充协议累计追加金额超过原合

同金额的 10%，需重新组织采购流程，签订正式合同。特殊情况经

主管领导批准后，按照批示意见执行。

7、税率调整、增加付款方式等情况。

（二）物资合同补充协议签订流程

1、编制《补充协议分析表》（附近 8）详细分析补充协议后该

批物资对比标后预算的盈亏情况。

2、编制《补充协议事项会签单》（附件 9），详细说明数量、

价格调整的原因，并经项目领导及相关部门签字确认。

3、在 PC 门户-流程中心-一航局五公司物资类-物资合同补充协

议审签单模块提交补充协议会签流程，

4、在供应链子平台系统查找到主合同进行合同变更，提交合同

审批流程。

（三）物资合同补充协议评审所需附件
 1、物资合同补充协议审签单的评审

（1）具实填写上报事项。例如：我单位于*年*月*日与（供应

商名称）签订的编号为（合同编号）的（合同名称），合同数量*

*，合同总金额**，由于设计线路变更，增加了（物资名称）使用

量，实际设计量增加至**，金额增加至**元，未超出原合同总金额

10%，故签订补充协议。

（2）将《补充协议分析表》、《补充协议事项会签单》、原合

同签字盖章扫描件作为附件上传。由于数量变化签订的补充协议，

需额外上传最新版工程量清单；由于出现市场重大价格波动、新增

规格型号或增加辅助服务导致价格变化而签订的补充协议，需额外

上传供应商报价单、市场考察报告。

（3）由于招标后供应商主动要求降价导致价格变化、税率调

整、增加付款方式而签订的补充协议无需在 PC 门户进行物资合同补

充协议审签流程，直接进行合同变更评审。

2、供应链子平台合同变更评审所需附件

（1）补充协议应在原合同基础上进行变更，因此应包括原合同

评审时所有附件。合同补充协议评审时还需上传主合同 PDF 扫描

件、补充协议合同文本、修改后的合同筹划表、补充协议基层单位

合同评审表、《补充协议事项会签单》、《补充协议分析表》、

《物资合同补充协议审签单》会签流程截图（附件 10）。

（2）由于招标后供应商主动要求降价导致价格变化、税率调

整、增加付款方式而签订的补充协议附件包括原合同评审时所有附
件、主合同 PDF 扫描件、补充协议合同文本、修改后的合同筹划

表、补充协议基层单位合同评审表、供应商报价单或调价函、事项

说明（加盖项目公章）。

（四）物资合同补充协议的其他要求

1、补充协议无需领用新合同编号，在补充协议文本中直接采用

“主合同编号+补充协议+序号（01）”的编号模式，在补充协议生

效时，正式合同编号仍应用主合同编号。在供应链子平台系统合同

起草时，需在合同变更事由处说明：主合同编号为**，现由于（单

价/数量）变化，申请变更补充协议。在基本信息备注处注明“该合

同为补充协议，主合同编号为**，主合同涉及采购方案编号为*

*。”

2、由于特殊原因导致物资合同补充协议审签单、供应链子平台

合同变更评审流程附件资料缺失的，应上传说明，例如非工程主

材，无工程量清单或标后预算单价，导致无法编制《补充协议分析

表》等。

3、严禁未签订补充协议，擅自超合同数量、单价结算，结算合

同外规格型号材料，结算合同未约定的辅助服务（如泵送费、空载

费等）。

四、供应链子平台物资合同线上操作流程

（一）供应链子平台物资合同起草

1、系统登录：登陆交建通-PC 门户-常用系统-供应链系统-供
应 链 子 平 台 或 通 过 手 机 交 建 通 扫 码 登 录 供 应 链 系 统 http://

empm.ccccltd.cn/PMS 后进入供应链子平台。建议使用 360 浏览器、

谷歌浏览器，IE 浏览器已停用。

2、合同管理分类：物资买卖合同在“物资合同管理”模块进行

合同新增、审批，物资运输合同在“运输管理”模块进行合同新

增、审批。物资加工承揽合同、物资租赁类合同在“租赁及其他合

同管理”模块进行新增、审批。
 3、合同“基本信息”的填写

（1）“填报单位”：选择与财务云系统核算组织对应的正确行

政组织名称，注意区分五公司与分公司（秦皇岛分公司、惠州分公

司、海南分公司、广西分公司）行政组织名称。
 （2）“合同签订单位（甲方）”：选择中交第一航务工程局有

限公司或者中交一航局第五工程有限公司，不得选择项目部名称。

特殊情况除外（老合同、海外项目合同）。

（3）“供应商名称”：与供应商实际名称一致。

（4）“供应商往来核算单位”：外部供应商核算往来单位与供

应商名称一致。

内部供应商需明确核算组织名称，中交一航局第五工程有限公

司核算往来单位名称为一航局-五公司-物资处/财务部；中国交通物

资有限公司、中交天津工贸有限公司、武汉航科物流有限公司、北

京凯通物资有限公司、中石油中交油品销售有限公司核算往来单位

名称可由项目财务人员通过财务久其年报内部往来抵消分录-内部单

位存在的核算组织名称中查询获取（可能会有多种名称）或项目物

资人员联系内贸企业业务人员，确定核算组织名称。

（5）“项目名称”：选择一航局业财协同平台中项目立项的正

确名称，注意区分五公司与分公司（秦皇岛分公司、惠州分公司、

海南分公司、广西分公司）行政组织下的项目名称。

（6）“合同名称”：与合同文本一致。

（7）“是否海外采购”：根据实际情况选择。如选择“是”，

需选择正确的海外采购类型（出口采购、属地采购和第三国采

购）。

（8）“币种”：根据实际情况选择。国内项目统一选择“人民

币”，海外项目根据实际币种选择。
 （9）“多税率”和“税率”：根据合同条款约定，选择是与

否，除物资和运输合并签订合同而税率不同时选择是外，一般选择

否。

（10）“是否浮动合同价格”：根据合同条款约定，选择是与

否，不得擅自改动。浮动合同价格选择“是”时，结算期可对结算

单价进行调整，浮动合同价格选择“否”时，结算期不得对结算单

价进行调整。当合同文本中存在采购清单外费用时，例如贴息费、

延期加价费、空载费等费用时，合同文本虽然为固定单价合同，为

了操作便捷，浮动合同价格选择也选择“是”；“浮动价格说

明”：执行浮动单价的，需写明浮动价格结算模式。

（11）“合同主要条款”：复制粘贴合同中的主要条款即可。

（12）“备注”：特殊情况无法引入采购方案编号或未进行线

上采购的，需在备注中写明事由。

（13）“协议编号”：执行一级、二级战略对接采购模式，需

选择正确的框架协议编号，其他情况无需选择。
 4、合同“财务信息”填写：

（1）“账户名称”：手动输入正确的供应商名称。

（2）“供应商纳税人类型”：选择正确的纳税人类型。

（3）“开户行账号”与“开户行名称”需核对正确。

5、合同“采购清单”的填写：

（1）编制采购清单时，原则上必须引入采购方案的，点击“采

购方案选择”引入采购清单；无法引入采购方案的（提前与工程管

理部报备），点击“物料目录”选择“设备物资类别”下面的物资

大类进行模糊搜索。

（2）“计量单位”：采购清单引入采购方案的，“计量单位”
不建议修改或转换，如实际计量单位为“吨”，系统计量单位为

“立方米”，在“设备物资说明”中写明。采购清单未引入采购方

案的，可根据合同文本修改“计量单位”。

（3）可以批量设置“交货地点”、“交货时间”和“生厂厂家

/品牌”。

（4）合同采购清单与明细需与合同文本、采购定标截图中一

致。纳税人类型、计税方法、税率填写正确，并与合同文本中保持

一致。例如混凝土供应商为一般纳税人，采用简易计税方式，税率

为 3%。

6、合同“使用范围”的选择：一般“公司名称”与“填报单

位”一致，特殊情况的按照实际情况填写。

7、合同“付款方式”的填写：根据合同条款约定进行选择、填

写。
 8、合同附件的要求

（1）合同评审的通用附件（附件 11、12、13）包括：合同文

本、采购资料（招标文件、询价说明、报价单等）、采购定标资料

（定标完成界面）、供应商营业执照、开户许可证（基本存款账户

信息）、法人身份证明（签字盖章版）、法人身份证复印件（签字

盖章版）、基层单位合同评审表、廉政从业协议（放置在合同文本

中一起盖章）、安全环保协议书（放置在合同文本中一起盖章）。

供应商由授权人签订的合同的，需上传授权委托书（签字盖章

版）、受委托人身份证复印件（签字盖章版）。

（2）例外采购业务合同评审附件还应上传例外采购情况证明材

料、例外采购事项会签单（附件 14）、物资例外采购审签单审批流

程截图（附件 15）等资料。

（3）零星材料（低值易耗品、小型工器具、易耗周转材）还应

上传零星物资采购请示审批截图。

（4）一、二级集采成果应用和战略对接的，需将供应商报价单

作为采购资料，将战略对接申请说明、战略对接申请表审批截图作

为采购定标资料。出现特殊情况或其他事项的未应用一级集采成果

应用的，需上传合同说明及证明文件、例外（应急）采购审批表、
物资例外采购审签单审批流程截图。

（6）所有合同评审的附件上传后自查，确保清晰；供应商营业

执照、开户许可证上传原件扫描件或盖章版复印件扫描件，不可直

接上传黑色版扫描件。

（7）基层单位合同评审表中第一行需有合同编号、供应商名

称、合同名称、合同金额、采购方案编号等信息，日期填写完整，

签字齐全，签字行需包括技术部门（根据计划提报单位不同可调整

其他部门）、计合部门、财务部门、质量部门、试验部门、项目合

规管理员、商务经理、总工、生产经理、书记、项目经理。

（8）供应商营业执照、开户许可证（基本存款账户信息）、法

人身份证明、法人身份证复印件、授权委托书（如有）、授权委托

人身份证复印件（如有）合并在一个 PDF 中上传。

（9）多笔采购业务合并签订一份合同时，需将所有采购定标资

料合并至一个 PDF 上传。

（10）所有合同进行评审时除上传 word 版合同文本外还需上传

PDF 版合同文本，否则无法盖局合同电子章，五公司合同也可能出

现乱码情况。

（11）合同筹划表：提供审定后的项目合同筹划表，清单合同

额包含所有预计需签合同金额，审定后，不能无故变动；税金已筹

划，如存在亏损，提供说明，且亏损金额经成本管理部核定；合同
评审中，筹划表协议金额等信息及时更新，合同筹划表由项目计合

部提供，无合同筹划表项目需上传说明。

（二）一航局业财协同平台合同电子签章

1、确认供应商在 E 签宝系统完成了电子签章注册并生成了准确

的电子印章，包括公章、合同专用章、法人章。如未注册，要求供

应商登录网址：https://h5.esign.cn 完成注册，并确保 E 签宝系统

注册联系人与电子签章“客户联系人”保持一致，方便进行印章签

署。
 2、登陆一航局业财协同平台，在“合同管理”模块，新增“客

户联系人”，“客户联系人”与 E 签宝系统注册联系人保持一致，

“客户联系人”的姓名、就职单位、身份证号码、联系电话需准

确，编辑完成后保存即可。

3、 在“合同管理”模块，选择“合同印章上传”，点击“新

增”，进行信息编辑。“对方单位”信息需核对准确。
 4、“合同名称”中用 HT 开头的合同编号进行搜索，选择对应

的合同；“合同文件”选择需要签署的 PDF 文本的合同；“印章类

型”根据实际需要选择，建议选择“公章+法人章”或“合同章+法

人章”两种常用类型。

5、“合同印章上传”相关信息填写完成，核对无误后，点击保

存后关闭页面，点击“审批-提交”，选择审批人“田云开”，不要

选择其他人员，提交审批。
 6、审批提交成功后，“印章状态”显示“发送 success”，待

双方签署完成后，“印章状态”显示“签署完成”。可以通过“盖

章进度查询”了解印章签署进度。

7、供应链子平台合同评审完成，审批状态显示“审批通过”，

虚拟合同直接生效，正式合同不得立即生效，需 24 小时后在一航局

业财协同平台发起电子签章，待电子签章完成后，上传签字盖章的

正式合同进行生效。

（三）供应链子平台物资合同生效

1、进入对应的合同管理模块，选择“合同生效”，点击“生

效”按钮进行操作。
 2、生效日期”：正式合同选择合同签订日期，虚拟合同选择合

同审批完成日期。

3、“合同正式编码”正式合同填写合同文本中的合同编号，虚

拟合同按照物资采购合同台账范本下填报说明的要求填写；

4、“合同附件”：正式合同点击“上传盖章附件”上传签字盖

章 PDF 格式文本，虚拟合同上传询比价等采购资料。
 5、合同印章作废：当合同印章签订发起后发现错误（例如：供

应商盖章链接超时无法盖章、供应商 e 签宝注册信息与业财协同平

台中信息不一致等），可以在“一航局业财协同平台”“合同印章

管理”模块选择“合同印章作废”，具体操作流程及填写内容与合

同印章上传基本相同，作废流程审批通过后可以重新发起电子合同

签章，无需重新履行合同评审流程（此流程不再赘述）。
 （四）废旧物资处置合同评审及生效

1、废旧物资处置合同评审

（1）通过交建通工作台-一航局自建系统-一航局业财协同平

台-“合同管理-其他合同登记/变更”模块进行“登记新增”，提交

废旧物资处置合同评审业务。

（2）“合同业务类型”：选择“物资类合同”-“其他物资类

合同”（0299）。
 （3）“所属行政组织”：选择与项目核算组织对应的行政组织

名称；“项目名称”：选择正确的项目名称；“合同所在部门”：

与“所属行政组织”保持一致；“我方签约单位名称”：选择“中

交第一航务工程局有限公司”或“中交一航局第五工程有限公司”，

不得选择项目部，特殊情况除外（海外项目合同）；“合同实体履

约主体名称”：与“所属行政组织”保持一致。

（4）“支付币种”：国内项目统一选择“人民币”，海外项目

根据实际情况选择；“汇率确定方式”和“价款方式”：根据实际

情况选择；“发票类型”：国内项目部选择增值税专用发票（由一

航局或五公司开具发票），海外项目海外项目根据实际情况选择；
“合同价款支付条件”：根据合同条款约定填写；“是否存在预付

款”：选择“是”，要求必须有预付款；“预付款支付条件”：根

据合同条款约定填写；“是否约定保证金”：选择“否”。

（5）“清单明细”中“详细编号”自行编号，没有固定格式；

“详细名称”建议写“废旧钢材”或“废旧钢模板”；“数量”和

“单价”根据合同文本如实进行填写。

（6）“是否我方其他单位”选择“否”；“签约对方名称”为

供应商名称；“签约对方编码”选择名称后自动带出。

（7）“支出方名称”为供应商名称，“应付合同金额”为合同

文本约定含税金额。
 （8）“收入方名称”：一航局名义的国内项目，收入方名称选

择“一航局_秦皇岛分公司本部”，五公司名义的国内项目，收入方

名称选择“一航局_第五工程有限公司财务部”。

（9）“保证金信息”：“保证金比例”为 0。

（10）废旧物资处置合同需上传上传合同文本（word 和 pdf 两

个版本）、废旧物资处置资料（招标文件、询价说明、报价单

等）、废旧物资处置定标资料（定标完成界面或竞拍资料）、供应

商营业执照、开户许可证（基本存款账户信息）、法人身份证明

（签字盖章版）、法人身份证复印件（签字盖章版）、基层单位合

同评审表、废旧物资内部会签表、废旧物资内部会签表线上会签资

料等。供应商由授权人签订的合同的，需上传授权委托书（签字盖
章版）、受委托人身份证复印件（签字盖章版）。

2、废旧物资处置合同签章

同供应链子平台物资类合同签章流程

3、废旧物资处置合同生效

废旧物资处置合同完成签章后，选择“签章合同上传”，上传

正式合同 pdf 文本，进行生效。