WHERE’S MY CART? (XE HÀNG CỦA TÔI ĐÂU?

0. LỜI CHÀO:
Xin chào Cô và các bạn, hôm nay trong khuôn khổ chủ đề về Lean Supply Chain, nhóm
11 và 12 nhận được một case study rất thú vị về việc phân tích lãng phí và cải tiến quy
trình sản xuất tại công ty Wiley Construction.

1. GIỚI THIỆU CÔNG TY:

Trước khi đi sâu vào phân tích case, chúng mình sẽ giới thiệu sơ lược về công ty Wiley
Construction. Công ty được thành lập vào năm 1975, có văn phòng, cơ sở sản xuất, kho
dự trữ và showroom trưng bày đều ở Pittsburgh thuộc bang Pennsylvania ở Mỹ.

Ban đầu, sản phẩm cốt lõi của công ty là thiết kế và chế tạo các khung giàn mái bằng
gỗ.

Ngoài ra, Wiley còn cung cấp thêm bộ khung giàn sàn và các tấm tường trong và ngoài
đã được tiền chế.
Về sau, Wiley phát sinh ý tưởng mới về việc “đóng gói trước toàn bộ một ngôi nhà” để
giao cho khách hàng, cụ thể: họ sẽ cung cấp một gói vật tư đầy đủ bao gồm khối móng
đến ván lợp mái… để xây một căn nhà, hay nói cách khác là tạo ra một gói sản phẩm
kết hợp được cả 3 sản phẩm trước đây của công ty là mái, sàn và tường.

Và từ ý tưởng này, Wiley đã cho ra đời dòng sản phẩm nhà được thiết kế riêng có tên là
Wiley Homes. Unique selling point của những ngôi nhà “đóng gói sẵn” này nằm ở: sự
tiện lợi, thông số chuẩn xác, tính cá nhân hóa và thiết kế bên ngoài rất đặc trưng.
Lợi thế cạnh tranh được công ty nỗ lực xây dựng là chất lượng dịch vụ khách hàng tốt,
thời gian giao hàng nhanh và sản phẩm chất lượng cao được kiểm soát bởi các tiêu chuẩn
của lĩnh vực xây dựng. Nhờ vậy, Wiley đã trở thành nhà cung cấp quốc tế cho các đối
tác ở châu Âu, châu Á và châu Mỹ.

Chính vì sản phẩm mà Wiley cung cấp không phải là sản phẩm thông thường, nó có tính
tùy biến rất cao vậy nên Wiley sẽ chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng.

Để giảm lead time sản xuất, Wiley đã đầu tư công nghệ để tự động hóa quy trình và tăng
được độ chính xác của sản phẩm. Cụ thể:

- Các bố cục khung sẽ được thiết kế hoàn toàn bằng chương trình máy tính thay vì
phải phác thảo thủ công như trước đây.
- Sử dụng các máy móc tự động có độ chuẩn xác cao như máy cưa Uni-saw, máy
đúc tấm tường hỗ trợ việc xây dựng các tấm tường đúc sẵn.
- Ngoài ra, Wiley đã thuê gần 50 người điều kiển có chuyên môn về máy tính để tối
đa hóa tiện ích thu được từ việc tự động hóa này.

2. GIỚI THIỆU CASE:

Vậy thì, quy trình sản xuất của Wiley thế nào và chuyện gì đang xảy ra với quy trình
sản xuất của Wiley?
Để sản xuất ra Wiley Homes, như các bạn thấy, trên hình đây là bố cục của xưởng sản
xuất của Wiley, bao gồm:

- Đầu tiên là khu vực chứa nguyên liệu thô (raw material). Nguyên liệu thô dùng
cho sản xuất sẽ là những khúc gỗ lớn có kích thước tiêu chuẩn được cung cấp từ
bên ngoài. Thông thường thì Wiley sẽ có đủ gỗ cho 2 tuần liên tiếp mà không cần
bổ sung thêm.
- Tiếp đến là khu vực máy cưa và nơi chất xếp các nguyên liệu WIP (work-in-
process) lên xe hàng, cụ thể: ở khu vực này các nguyên liệu thô ban nãy sẽ được
cưa thành những khúc gỗ xẻ nhỏ hơn với những kích thước riêng biệt phục vụ cho
việc lắp ráp các sản phẩm khác nhau, sau đó chúng sẽ được chất lên những xe
hàng.
- Bên cạnh đây là kho chứa kim loại.
- Còn đây là khu vực WIP – nơi này sẽ xếp rất nhiều những xe hàng, mà trong các
xe hàng này sẽ chứa những nguyên liệu đầu vào cho việc lắp ráp bao gồm: các
khúc gỗ đã được xẻ từ chỗ thợ cưa và các tấm kết nối bằng nhôm và đinh lấy từ
kho chứa kim loại.
- Những xe hàng WIP này sẽ được đặt rải rác ở trước các dây chuyền lắp ráp. Ở
đây, các dây chuyền này sẽ được chia ra để lắp ráp giàn mái, tường và sàn.
 - Còn ở phía dưới góc này là văn phòng sản xuất, nơi quản lý xưởng sản xuất.

Như vậy thì, quy trình sản xuất tại xưởng của Wiley diễn ra như thế nào?

Trong quá trình tiếp theo sau đây để mô tả quy trình sản xuất, nhóm sẽ sử dụng sơ đồ
dòng giá trị (VSM) để trực quan hóa những bước tạo ra và không tạo ra giá trị trong quy
trình này.

- Đầu tiên, chúng ta biết Wiley theo đuổi mô hình make-to-order. Sau khi tiếp nhận
đơn đặt hàng, bên kỹ sư của Wiley sẽ tiến hành thiết kế các bố cục khung giàn sao
cho đúng yêu cầu của khách hàng, sau đó sắp xếp công việc cần làm cho sản xuất.
- Sau khi tiếp nhận, quản đốc sẽ bắt đầu giao việc cho đội cưa.
- Người thợ cưa lúc này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập máy cưa, thực hiện cưa các
khúc gỗ lớn thành những khúc gỗ xẻ theo yêu cầu, đồng thời thu hồi vụn gỗ và tối
ưu hóa việc sử dụng gỗ. Ở đây, cần lưu ý rằng thời gian, để thợ cưa điều chỉnh lại
lưỡi cưa cho mỗi công việc khác nhau (hay còn gọi là changeover time của máy
cưa) chiếm tới 45% thời gian sản xuất.
- Tiếp tục, sau khi cưa xong, các khúc gỗ xẻ sử dụng cho mái/tường/sàn sẽ được
chất lên vào xe hàng cùng một số nguyên liệu cần thiết khác. Trước khi các xe
hàng được đem đi đặt trước các dây chuyền lắp ráp, mỗi xe hàng sẽ được gắn 1
cái thẻ riêng trên đó gọi là work order.
- Bản copy của các work order này sẽ được đưa đến văn phòng sản xuất, và tại đây,
người giám sát dây chuyền sẽ giao việc cho từng dây chuyền lắp ráp bằng cách đặt
bản copy của các work order này vào các cái thùng.
- Sau khi xong, thợ lắp ráp sẽ đi bộ đến văn phòng sản xuất, lấy phiếu công việc
của họ từ trong thùng, trong đó có kèm work order, lúc này họ sẽ phải đi tìm xe
hàng tương ứng với công việc đó. Việc đi tìm này khá mất thời gian, nhanh hay
chậm tùy vào số lượng xe hàng nhiều hay ít và vị trí của xe đó xa hay gần. Sau khi
tìm được, họ sẽ kéo nó về dây chuyền mà mình đảm nhiệm để lắp ráp. Sau đó,
tiếp tục lặp lại việc nhận phiếu công việc – đi tìm – lắp ráp.
3. TRẢ LỜI CÂU 1:
Như vậy, sau khi mô tả chi tiết xong, nhìn vào sơ đồ dòng giá trị này, có thể thấy quy
trình hiện tại của Wiley đang tồn tại khá nhiều khoảng thời gian không hiệu quả, không
tạo ra giá trị gia tăng. Để xác định và gọi tên các lãng phí này, nhóm sẽ sử dụng khái
niệm DOWNTIME là viết tắt của 8 loại lãng phí thường gặp trong vận hành, cụ thể:

a) Defect là lãng phí do sửa chữa, loại bỏ sản phẩm hỏng

b) Over-production là lãng phí do sản xuất quá nhiều
c) Waiting là lãng phí do chờ đợi
d) Non-utilized talent là lãng phí nguồn lực
e) Transport là lãng phí do vận chuyển
f) Inventory là lãng phí do hàng tồn kho
g) Motion là lãng phí do các di chuyển thừa
h) Extra-processing là lãng phí do quá trình vận hành

Đầu tiên, loại lãng phí thấy rõ nhất trong quy trình là thời gian thiết lập cưa – bị
cảnh báo là chiếm đến 45% thời gian sản xuất và cũng là mối quan tâm lớn nhất của phó
giám đốc – ông Alverez. Nhóm cho rằng đây là sự lãng phí do chờ đợi. Bởi vì công việc
cưa là nhiệm vụ có nhiều khâu đi theo sau nhất, nếu như cưa xong hết rồi mới đem ra để
trong khu vực WIP thì nhân viên ở các khâu tiếp theo sẽ phải chờ, và sự nhàn rỗi này
cũng gây ra sự lãng phí về tiền lương, chưa kể lead time sản xuất cũng sẽ theo đó mà bị
kéo dài, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng của Wiley – một trong những lợi thế cạnh
tranh của công ty này.

Loại lãng phí thấy rõ nhất tiếp theo đó chính là quá trình thợ lắp ráp tiếp nhận
công việc và đi tìm xe hàng. Tuy thời gian chỉ mất từ 1-10 phút nhưng nếu lặp đi lặp lại
nhiều lần sẽ là sự lãng phí rất lớn về mặt thời gian và năng suất. Nhóm cho rằng đây là sự
lãng phí do chuyển động. Hoạt động này trong sản xuất chưa được tinh gọn do sự sắp
xếp thiếu khoa học của các xe hàng.
 Cũng chính từ sự sắp xếp thiếu khoa học này, lãng phí do tồn kho cũng phải được
cân nhắc đến, bởi nó không chỉ làm tốn diện tích xưởng, mà còn gây cản trở và nguy
hiểm cho nhân công khi di chuyển trong xưởng. Không chỉ vậy, việc bảo quản các khúc
gỗ xẻ nếu không cẩn thận sẽ khiến gỗ xuất hiện tình trạng rộp, biến màu, nứt, mốc và
mọt. Điều này rất quan trọng bởi vì chất lượng sản phẩm là lợi thế cạnh tranh của Wiley.

Ngoài ra, cũng liên quan tới khâu tiếp nhận công việc và đi tìm xe hàng của thợ
lắp ráp, nhóm nhận thấy lãng phí về nguồn lực cũng phải cần được để tâm trong khâu
này. Chức năng chính của thợ lắp ráp là lắp ráp nhưng họ lại phải dành thời gian đi tìm xe
hàng mà họ được giao làm việc.

Ngoài 4 loại lãng phí nêu trên, còn những lãng phí không hẳn xuất hiện rõ rệt
nhưng cũng có nguy cơ xảy ra như là lãng phí do các sản phẩm hỏng diễn ra trong quá
trình cưa và lắp ráp. Các sản phẩm của Wiley chú trọng chất lượng, nếu có sai sót xảy
ra, nguyên liệu hay thành phẩm hỏng chắc chắn phải bị loại bỏ. Mà nếu nguyên nhân lại
đến từ lỗi thiết bị nữa thì quá trình sản xuất chắc chắn sẽ phải bị ngưng lại để bảo trì.

Như vậy, trả lời cho câu 1, các lãng phí trong quy trình hiện tại bao gồm lãng phí do chờ
đợi, do chuyển động thừa, do tồn kho, do chưa tận dụng hết năng lực và do sản phẩm
hỏng.

4. TRẢ LỜI CÂU 2:

Tiếp theo, trước khi trả lời cho câu số 2, chúng ta quay lại về case study 1 chút.
 Sau khi mô tả tình hình sản xuất tại xưởng, case study tiếp tục cho biết rằng có 1
nhóm sinh viên đang thực hiện dự án cải tiến quy trình của Wiley. Sau khi quan sát và
phỏng vấn, nhóm sinh viên này chọn thu hẹp phân tích của họ vào vấn đề trước mắt là
cần phải tìm được đúng xe hàng một cách nhanh chóng. Sau khi cân nhắc, họ đã kết luận
rằng Wiley nên sử dụng hệ thống điện tử paging – một hệ thống truyền tín hiệu mà các
bạn có thể đã thấy trong quán cà phê Highlands: sau khi order xong, khách hàng nhận
được 1 cục tín hiệu và cục tín hiệu này sẽ rung lên, nhấp nháy đỏ để báo hiệu rằng order
của khách hàng đã chuẩn bị xong.

Thì trong case study của Wiley cũng vậy, hệ thống paging này được áp dụng như
sau: Những xe hàng sẽ được trang bị đèn nhấp nháy, mỗi đèn sẽ có một dãy số gồm 3 chữ
số được gán duy nhất cho mỗi đèn. 3 chữ số này sẽ được viết trong các bản work order
gửi về văn phòng sản xuất, sau khi các xe hàng đã được chất đầy và đem ra khu vực WIP.
Các thợ lắp ráp vẫn sẽ đi bộ đến văn phòng, lấy work order của mình và nhập 3 chữ số đó
vào bàn phím tại văn phòng. Lúc này, đèn trên xe hàng sẽ sáng nhấp nháy giúp thợ lắp
ráp xác định vị trí xe hàng nhanh hơn.

Vậy thì phương án này đã giảm thiểu được lãng phí nào trong quy trình sản
xuất của Wiley?

Đầu tiên, rõ ràng nhất đó là cách xử lý này đã giảm thiểu được 1 phần lãng phí do
chuyển động thừa phát sinh khi thợ lắp ráp đi tìm xe hàng, giảm thiểu được 1 phần lãng
về năng lực của thợ lắp ráp. Tuy vậy, nó không loại bỏ được thời gian lãng phí mà thợ
lắp ráp đi đến xe hàng của mình rồi đem về dây chuyền sản xuất.

Thứ hai, vì hệ thống paging đèn tín hiệu này cho phép thợ lắp ráp có thể dễ dàng
tìm thấy xe hàng dù nó ở bất kỳ đâu trong xưởng. Nếu như Wiley tận dụng hệ thống
paging này kết hợp với việc sắp xếp gọn lại các xe hàng này tại khu vực nào đó trong
xưởng, điều này sẽ giúp giảm được 1 phần lãng phí về tồn kho, mà cụ thể là không gian
chứa các xe hàng WIP này sẽ được tối ưu hóa hơn, giúp cho việc di chuyển giữa các khu
vực ít bị cản trở hơn, từ đó có thể làm giảm đi thời gian tiếp cận xe hàng của thợ lắp ráp.

Tuy vậy, cách thức này có giải quyết được vấn đề gốc rễ của xe hàng hay không, hay có
những cách nào hay hơn để có thể cải tiến quy trình này thì xin mời bạn ... tiếp tục.
Việc biết về sản phẩm và mục tiêu sản xuất của Wiley trên đây sẽ là tiền đề cho việc hiểu
rõ hơn quy trình sản xuất. Tuy nhiên, trước khi giới thiệu về case, mình cũng cần các bạn
nắm rõ lại các khái niệm sau:

Đầu tiên, sản xuất tinh gọn là việc sản xuất nhằm đạt được dịch vụ khách hàng cao với
mức sử dụng tối thiểu tồn kho nguyên liệu, quy trình và sản phẩm.

Một trong những mục tiêu của sản xuất tinh gọn là phải tối thiểu hóa các lãng phí. Về cơ
bản, lãng phí, dưới góc nhìn của dòng giá trị, là những hoạt động không tạo thêm giá trị.

Để xác định các hoạt động không tạo ra giá trị, ta có thể sử dụng sơ đồ dòng giá trị
(VSM) để phân tích giá trị được hay không được tăng thêm như là các dòng nguyên liệu
qua một quy trình.

Ngoài ra, trong sản xuất, có 8 loại lãng phí được gọi tên thông qua cụm từ viết tắt là
DOWNTIME. Trong đó:

2.1) Defect là lãng phí do sửa chữa, loại bỏ sản phẩm hỏng
2.2) Over-production là lãng phí do sản xuất quá nhiều
2.3) Waiting là lãng phí do chờ đợi
2.4) Non-utilized talent là lãng phí nguồn lực
2.5) Transport là lãng phí do vận chuyển
2.6) Inventory là lãng phí do hàng tồn kho
2.7) Motion là lãng phí do các di chuyển thừa
2.8) Extra-processing là lãng phí do quá trình vận hành

Nhìn chung, việc giảm lãng phí chính là việc tối ưu hóa các hoạt động tạo thêm giá trị và
cắt giảm đi các hoạt động là một phần của dòng giá trị nhưng lại không thêm giá trị.