Temeljne individualne kompetencije za upravljanje projektima - RESURSI

Marko Marković, PDS-255-2022

Upravljanje projektima

Individualna kompetencija Resursi, prema definiciji IPMA, za projektnog (resursnog)

menadžera uključuje „definiranje, nabavu, kontrolu i razvoj resursa koji su neophodni za
ostvarenje ishoda projekta“ (IPMA, 2018.). Jednostavno rečeno, resursi su svi i sve što nam je
potrebno kako bi obavljanje naših aktivnosti dovelo do ostvarenja ciljeva. Optimalna je
situacija u kojoj projektni menadžer (u svakom trenutku zna tko, što, kako, gdje i zašto radi,
koju opremu i materijale koristi, koliko sve to košta, kada će završiti te koji će posao krenuti
obavljati nakon završetka. Također ima na umu i zamjenu za bilo koji resurs, ako mu zatreba.
Procesi menadžmenta uključuju planiranje resursa, predviđanje povezanih aktivnosti, nabava
resursa, razvoj tima, upravljanje timom i kontrola resursa (PMI, 2017.).

Resursi se najčešće prate u sljedećim kategorijama: ljudi, financijska sredstva, znanja i

sposobnosti, materijali, raspoloživo vrijeme, infrastruktura i postrojenja za rad, materijalna i
nematerijalna imovina, oprema i alati za korištenje i ostalo (kupci, dobavljači, poznanstva,
energija, voda, gorivo i sl.).

Projektni menadžer na početku samog projekta definira koji su mu resursi na raspolaganju:

ljudi te njihova znanja i sposobnosti, raspoložive financije, raspoloživa oprema, materijali i
alati, infrastruktura na raspolaganju, koliko ima vremena i dr. Projektni menadžer određuje
role unutar projekta, alocira postojeće, planira te nabavlja nove, upravlja, reorganizira i
analizira njihovu potrošnju, stanje i mogućnosti napretka. Kako bi se upoznao sa stanjem
resursa na svom projektu, projektni menadžer može stvoriti raščlanjenu strukturu resursa
(eng. Resource Breakdown Structure) u kojoj se prema hijerarhijski prema kategoriji i tipu
popisuju resursi (PMI, 2017.). Prema tome se planira, upravlja i kontrolira projektne resurse.

Planiranje resursima uključuje analizu ljudi koji su na raspolaganju za projekt (ako nema
dovoljno, određivanje koji je profil ljudi potreban), koja su njihova znanja i sposobnosti koje
donose u projekt, njihova poznanstva koja se mogu iskoristiti; analizu opreme koju se može
koristiti, materijala koji su na raspolaganju, koliko vremena se može utrošiti na projekt i koliko
sve to košta. Završena analiza daje menadžeru pregled što je dostupno, koliko je to kvalitetno
i što još fali. Zadaća je menadžera sve to prikazati i na predviđenom projektnom rasporedu.

Upravljanje započinje alokacijom definiranih resursa koji unutar organizacije stoje na

raspolaganju te određivanje načina na koje će se pribaviti oni koji fale. Menadžer u tom
trenutku odlučuje može li sam unutar svoje organizacije pribaviti (koristeći postojeće
raspoložive resurse) ili će potrebno kupiti. Ako je odabrana opcija kupnje, menadžer uzima u
obzir vlastite i strategije organizacije kako pribaviti potrebno. Odmakom trajanja projekta,
menadžer analizira stanje te dostignutu fazu projekta i stopu korištenja svih raspoloživih
resursa. Ako se pokaže potrebnim, reagira na moguće zastoje ili prijetnje istih realokacijom
resursa kako bi se osiguralo nesmetano odvijanje projekta. Menadžer svoje odluke
prilagođava vrsti resursa; potrebne ljude dovodi u projekt, ako je potrebno šalje na dodatne
edukacije, koristi ih na poziciji na kojoj su u mogućnosti najviše doprinijeti i sl. dok za materijal
i opremu ne kupuje isključivo najjeftinije već traži omjer prihvatljive cijene i zadovoljavajuće
kvalitete kako bi osigurao optimalno iskorištenje resursa za postizanje svojih ciljeva. Svakom
dodatnom vještinom radnika, njegov utjecaj kao resursa raste te se tako može ažurirati i
njegova pozicija u projektu te način na koji je korišten.

Kontrola resursa sastoji se od praćenja stanja, stupnja iskorištenosti i optimalnog

pozicioniranja unutar projekta. Praćenje stanja resursa daje uvid menadžeru troše li se oni
prema planu, jesu li projekcije o ponovnoj nabavi bile točne te hoće li sljedeća faza biti
započeta na vrijeme. Odstupanje od planiranog korištenja resursa može dovesti do kašnjenja
u ispunjenju ciljeva, lošijoj kvaliteti proizvoda te u konačnici do povećanih troškova.

Neovisno o tome obavlja li posao resursnog menadžera projektni menadžer ili neki drugi član
organizacije ili projekta, mora i sam biti resurs, imati znanja i vještine određivanja prioriteta,
vođenja, rješavanja konflikata, mora biti timski igrač te znati motivirati članove projektnog
tima. Također mora biti upoznat sa svakim procesom unutar projekta te za njega imati
spreman glavni resurs i njegovu zamjenu.

S obzirom da je praćenje i upravljanje resursima opširan posao koji zahtijeva širok pogled i
mogućnost analize velikog broja informacija u kratkom vremenskom periodu, za obavljanje
tog posla postoje brojni besplatni i plaćeni programi. Takvi sustavi omogućavaju praćenje svih
aktivnih i pasivnih resursa ne samo menadžeru za resurse već i ostalim članovim projektnog
tima. Većina tih programa bazirana je na stalnom upisivanju informacija od strane članova
tima, postavljanju check- i wishlista radnika (koji su i sami resurs) za resursima a menadžeru
pregled trenutačne faze projekta, stanja resursa, troškova i očekivane potrebne resurse u
budućnosti čime mu je olakšano donošenje odluka koje će dovesti do optimalnog izvršenja
zadataka a time i ostvarenja ciljeva.

Izvori:
• IPMA, HUUP(2018.), Temeljne individualne kompetencije za upravljanje projektima, knjiga 1, verzija
4.0, Zelina: Tiskara Zelina.
• PMI (2017.), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 6th edition.