Chöông 5

ÑÒNH DAÏNG TRANG VAÊN BAÛN

Caâu hoûi vaø baøi taäp
Caâu 1: Haõy trình baøy caùc böôùc ñònh daïng trang vaên baûn.
Thoâng thöôøng khi môû trang vaên baûn môùi, Wiord ñaõ ñònh daïng trang vaên baûn
saün cho baïn (ñònh daïng maëc ñònh). Neáu muoán ñònh daïng trang vaên baûn theo
yeâu caàu rieâng cuûa baïn, haõy thöïc hieän caùc böôùc sau:
Böôùc 1: AÁn ñònh kích thöôùc trang giaáy.
 Click leänh File > Page Setup, choïn theû Paper.
 Click nuùt  trong hoäp Paper size ñeå choïn loaïi kích thöôùc trang giaáy (ví duï
Custom size).
 Trong hoäp Width: AÁn ñònh chieàu ngang (roäng) trang giaáy.
 Trong hoäp Height: AÁn ñònh chieàu doïc (cao) trang giaáy.
 Trong hoäp Paper source: Quy ñònh nguoàn cung caáp trang giaáy: Trang ñaàu
tieân (First page) vaø caùc trang khaùc (Other pages).

Böôùc 2: Xaùc ñònh khoaûng caùch caùc leà.

 Choïn theû Margins trong hoäp othoaïi Page Setup.
 Cung caáp khoaûng caùc caùc leà vaøo caùc hoäp: Leà treân (Top), Leà döôùi
(Bottom), traùi (Left), phaûi (Right), leà cuûa vaên baûn ñoùng bìa (Gutter).
 Choïn höôùng in: Theo chieàu doïc trang giaáy (Portrait), theo chieàu ngang
(Landscape).
 Löïa moät trong boán loaïi trang vaên baûn trong hoäp Pages.
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 65

Böôùc 3: Daøn trang

 Choïn theû Layout.

 Choïn vò trí ngaét phaàn (Section start).

 Choïn caùch thöùc in tieâu ñeà ñaàu (Headers), tieâu ñeà cuoái (Footers): Tieâu
ñeà ôû trang chaün vaø trang leû khaùc nhau (Difference odd and even), khong
in tieâu ñeà ôû trang ñaàu tieân cuûa vaên baûn (Difference first page).
 Ñaùnh soá doøng (Line Numbers), ñoùng khung trang baên baûn (Borders)
Caâu 2: Haõy xaùc ñònh kích thöôùc trang tuøy choïn: Doïc=24 cm, ngang=16
cm, leà treân, leà döôùi=1.7 cm, leà traùi, phaûi=1.5 cm.
 Click leänh File > Page Setup, choïn theû Paper, goõ kích thöôùc trang giaáy
theo yeâu caàu vaøo caùc hoäp.
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 66

 Choïn theû Margins, goõ kích thöôùc caùc leà theo yeâu caàu.

Caâu 3: Haõy ñònh daïng ñeå ñoùng bìa vaên baûn loaïi in 1 maët, in 2 maët.
 Löïa caùc tuøy choïn sau ñaây trong hoäp thoaïi Page Setup, theû Margins, haõy
quan saùt hình thöùc theå hieän vuøng Preview.

Caâu 4: Coù bao nhieâu caùch taïo khung vieàn, taïo boùng vaø toâ maøu cho
khung vieàn. Muoán trang trí hoa vaên cho khung vieàn, thöïc hieän theá naøo?
 Taïo khung vieàn: Coù 3 caùch sau ñaây
 Duøng leänh Borders and Shading, xin xem muïc 2-1-1-1.
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 67

 Duøng nuùt Outside Border, xin xem muïc 2-1-1-2.

 Duøng thanh duïng cuï Tables and Borders, xin xem muïc 2-1-1-3.

 Taïo boùng: Muoán taïo boùng ñoå cho khung vieàn, baïn söû duïng 2 nuùt
Shadow Style vaø 3-D Style treân thanh duïng cuï Drawing:
.

Nuùt Shadow Style Nuùt 3-D Style.

 Toâ maøu: Xin xem muïc 2-2-Toâ maøu ñoaïn vaên baûn.
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 68

Muoán choïn theâm nhieàu maøu nöõ, haõy click vaøo More Colors.

Caâu 5: Coù maáy daïng theå hieän vaên baûn treân maøn hình, coâng duïng
cuûa chuùng?
Xin xem muïc 3-1-1-Choïn daïng theå hieän.
 Normal: Chæ hieån thò vaên baûn, khoâng hieån thò hình aûnh, ñoái töôïng ñoà
hoïa.
 Web Layout: Daøn trang Web laø daïng ñöôïc söû duïng khi soaïn thaûo vaên
baûn vôùi nhöõng trang daøi, khoâng bò ngaét trang coù söû duïng caùc ñoái
töôïng ñoà hoïa, Font chöõ, maøu chöõ, aâm thanh vaø caùc ñaëc tính khaùc
cuûa Web.
 Print Layout: Laø daïng vaên baûn maëc ñònh cuûa Word duøng ñeå hieån thò
vaên baûn ra maøn hình gioáng heät nhö in ra giaáy coù ñaày ñuû caùc yeáu toá
ñònh daïng, caùc coät, caùc yeáu toá ñoà hoïa, baûng bieåu, v.v…
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 69
 Outline View: Laø daïng vaên baûn chæ theå hieän caùc ñeà muïc vaø noäi
dung keå caû Font chöõ, kieåu, kích côõ vaø maøu chöõ, khoâng theå hieän caùc
leà vaø caùc yeáu toá ñoà hoïa.
 Document Map: Vaên baûn daïng Document Map (daøn baøi) coù coâng duïng
di chuyeån nhanh daáu cheøn ñeán moät muïc naøo ñoù.
 Full Screen: Theå hieän vaên baûn toaøn maøn hình ñeå taàm nhìn ñöôïc roäng
hôn baèng caùch che daáu thanh tieâu ñeà, menu, duïng cuï, thanh traïng thaùi
vaø caû thanh taùc vuï cuûa Windows.

Daïng Normal Daïng Web Layout

Daïng Print Layout Daïng Outline View

Daïng Document Map

Caâu 6: Cho bieát ñaëc ñieåm cuûa Document Map?
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 70
Khi chuyeån sang daïng Document Map, maøn hình vaên baûn chia thaønh 2 phaàn:
Phaàn beân traùi laø daøn baøi hieån thò teân caùc ñeà muïc. Phaàn beân phaûi laø
noäi dung vaên baûn. ÔÛ giöõa 2 phaàn laø vaïch phaân caùch chia cöûa soå maøn
hình thaønh 2 phaàn, moãi phaàn ñeàu coù thanh cuoán doïc vaø ngang. Trong
phaàn daøn baøi (beân traùi), muoán di chuyeån daáu cheøn ñeán muïc naøo, click
chuoät vaøo muïc naøy, daáu cheøn seõ nhanh choùng di chuyeån tôùi muïc ñoù
trong phaàn vaên baûn ôû beân phaûi.
Caâu 7: Haõy so saùnh 2 leänh Zoom vaø Full Screen. Muoán phoùng to baèng
kích thöôùc thöïc teá, thöïc hieän ra sao?
 Leänh Zoom: Click leänh View > Zoom hieån thò hoäp thoaïi sau

Trong Zoom to: Click choïn caùc möùc tyû leä phoùng to töø 75% ñeán 200%, tuy
nhieân baïn coù theå choïn tyû leä töø 10% ñeán 500% baèng caùch goõ hoaëc click
caùc nuùt tam giaùc trong hoäp Percent. Baïn coù theå choïn phoùng to theo chieàu
roäng trang (Page width), Chieàu roäng vaên baûn (Text width), phoùng to toaøn
trang (Whole page), neáu baïn ñaùnh daáu choïn vaøo Many pages seõ phoùng to
nhieàu trang.
Baïn cuõng coù theå phoùng to moät trang, nhieàu trang baèng caùch click nuùt

Zoom treân thanh duïng cuï Standar hoaëc trong cöûa soå Print
Preview.
 Leänh Full Screen: Hieån thò toaøn maøn hình, khoâng coøn caùc thanh menu,
duïng cuï, traïng thaùi,… Neáu muoán trôû veà kích thöôùc cuõ baïn click nuùt

Close Full Screen treân thanh duïng cuï naøy

 Phoùng to baèng kích thöôùc thöïc teá: Muoán phoùng to baèng kích thöôùc
thöïc teá, baïn choïn tyû leä 100%.
Caâu 8: Haõy cho bieát chöùc naêng cuûa töøng nuùt treân thanh duïng cuï
Print Preview. Muoán xem 2, 4, 6, 8, 12 trang thöïc hieän ra sao? Muoán chænh leà,
khoaûng caùch thuït vaøo, nhoâ ra, caùc ñeåm döøng Tab thöïc hieän ra sao?
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 71
 Chöùc naêng cuûa caùc nuùt treân thanh duïng cuï Print Preview.
Chöùc naêng cuûa caùc nuùt treân thanh duïng cuï Print Preview nhö sau:

Print: In tröïc tieáp vaên baûn, khoâng caàn môû hoäp thoaïi Print.
Magnifier: Chuyeån ñoåi con troû chuoät töø daïng chuaån sang daïng
kính phoùng ñaïi.
One Page: Chæ hieån thò 1 trang vaên baûn trong cöûa soå.
Multiple Page: Hieån thò töø 1 ñeán 12 trang.
Zoom: Chöùc naêng töông töï nhö nuùt Zoom treân thanh duïng cuï
Standard nhöng coù theâm nhieàu tuøy choïn khaùc hoã trôï
vieäc phoùng to, thu nhoû trang vaên baûn muoán xem töø
10%-500% (thu nhoû toái thieåu baèng 1/10 trang vaø phoùng
lôùn tôùi 5 laàn kích thöôùc trang hieän haønh), Page Width
(chieàu roäng trang), Text Width (chieàu roäng vaên baûn),
Whole Page (hieån thò 1 trang troïn veïn), Two Pages (hieån
thò 2 trang trong cöûa soå Print Preview).

View Ruler: Hieån thò hoaëc khoâng hieån thò thöôùc ño ngang ôû
caïnh treân, thöôùc ño doïc ôû caïnh traùi maøn hình. Duøng
thöôùc ño naøy ñeå chænh caùc leà, ñieåm döøng Tab vaø
caùc
ñieåm thuït vaøo, troài ra.

Shrink to Fit: Khi trang cuoái cuøng chæ coù vaøi doøng, click nuùt
naøy ñeå giaûm kích thöôùc, doàn trang naøy leân trang
treân.
Full Screen: Hieån thò toaøn maøn hình nhöng vaãn coøn thanh
duïng cuï Print Preview.

Close: Ñoùng cöûa soå maøn hình Print Preview trôû veà cöûa soå
soaïn thaûo tröôùc ñoù.
Context Sensitive Help: Coù chöùc naêng nhö What’s This trong
menu Help.

 Xem 2, 4, 8, 12 trang.
 Xem 2 trang
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 72

 Xem 4 trang

 Xem 8 trang

 Xem 12 trang
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 73

 Chænh leà, khoaûng caùch thuït vaøo, nhoâ ra, caùc ñieån döøng Tab.
 Chænh leà:
 Chænh leà treân (Top Margin), leà döôùi (Bottom Margin)
Ñaët con troû chuoät vaøo ñaàu thöôùc doïc (neáu muoán chænh leà
treân) hoaëc cuoái thöôùc doïc (neáu muoán chænh leà döôùi), con troû
chuoät bieán thaønh muõi teân 2 ñaàu höôùng leân treân, xuoáng
döôùi. Drag con troû chuoät ñeán vò trí thích hôïp roài thaû nuùt chuoät.
 Chænh leà traùi (Left Margin), leà phaûi (Right Margin)
Ñaët con troû chuoät vaøo ñaàu thöôùc ngang (neáu muoán chænh leà
traùi) hoaëc cuoái thöôùc ngang (neáu muoán chænh leà phaûi), con troû
chuoät bieán thaønh muõi teân 2 ñaàu höôùng sang traùi, phaûi. Drag
con troû chuoät ñeán vò trí mong muoán roài thaû nuùt chuoät.
 Khoaûng caùch thuït vaøo, nhoâ ra:
 Trong cöûa soå Print Preview, taét nuùt Magnifier, ñaët con troû chuoät
(bieán thaønh hình chöõ I) vaøo ñoaïn muoán xaùc ñònh ñieåm thuït
vaøo.
 Drag con troû chuoät vaøo caùc vò trí sau ñaây treân thöôùc ngang.
First Line Indent (thuït vaøo doøng ñaàu tieân)

Left Indent (thuït vaøo leà traùi) Right Indent (thuït vaøo
leà phaûi)
Ngoaøi ra, baïn cuõng coù theå click nuùt Alignment Tab, choïn First
Line Indent (xaùc ñònh ñieåm thuït vaøo) vaø Hanging Indent
(xaùc ñònh ñieåm nhoâ ra cuûa doøng ñaàu tieân).
 Click phím <Esc> ñeå ñoùng cöûa soå Print Preview.
 Caùc ñieåm döøng Tab:

 Trong cöûa soå Print Preview, taét nuùt Magnifier (baèng caùch
click con troû chuoät), ñaët con troû chuoät (bieán thaønhh hình chöõ I)
vaøo ñoaïn muoán xaùc ñònh caùc khoaûng döøng Tab.
 Click nuùt Tab Alignment ôû ñaàu thöôùc ngang ñeå choïn caùc kieåu
döøng Tab.

Left Tab Chænh thaúng leà traùi cuûa ñieåm döøng Tab.
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 74

Center Tab Chænh vaøo giöõa.

Right Tab Chænh thaúng leà traùi.

Decimal Tab Chænh thaúng vò trí daáu chaám thaäp phaân.

 Click vaøo töøng vò trí döøng Tab treân thöôùc ngang.
Caâu 9: Coù maáy caùch duøng ñeå in vaên baûn ra giaáy?
 Caùch 1: Click leänh File > Print ñeå môû hoäp thoaïi Print cho baïn löïa caùc tuøy
choïn.

 Caùch 2: Baám toå hôïp phím <Ctrl + P> ñeå môû hoäp thoaïi Print cho baïn löïa
caùc tuøy choïn.

 Caùch 3: Click nuùt Print treân thanh duïng cuï Standard, maùy in tröïc tieáp
in ra giaáy theo nhöõng thoâng soá maëc ñònh.

 Caùch 4: Click nuùt Print treân thanh duïng cuï Print Preview, maùy in tröïc
tieáp in ra giaáy theo nhöõng thoâng soá maëc ñònh.
Caâu 10: Haõy xem vaø cho bieát coâng duïng cuûa caùc tuøy choïn vaø caùc
thuoäc tính veà maùy in cuûa baïn.
Caên cöù vaøo maùy in hieän coù, baïn töï traû lôøi caâu hoûi naøy. Xin xem laïi muïc
3-2-2-Xaùc laäp caùc thuoäc tính maùy in vaø muïc 3-2-3-Xaùc laäp caùc tuøy choïn in
cao caáp
Caâu 11: Cho bieát coâng duïng vaø caùch taïo file .PRN. Neáu muoán in ra
giaáy thöïc hieän ra sao?
 Coâng duïng: Khi baïn chöa coù maùy in nhöng maùy cuûa ngöôøi khaùc coù maùy
in nhöng khoâng coù heä ñieàu haønh vaø trình soaïn thaûo vaên baûn gioáng vôùi
maùy cuûa baïn. Trong tröôøng hôïp naøy baïn phaûi in vaên baïn cuûa mình vaøo
file .PRN roài ñem sang maùy kia in ra giaáy baèng caùch goõ leänh in töø daáu
nhaéc cuûa heä ñieàu haønh MS-DOS.
 Caùch taïo file .PRN:
Chöông 5: Ñònh daïng trang vaên baûn 75
 Töø hoäp thoaïi Print, click chuoät vaøo nuùt Print to File, click nuùt OK ñeå
môû hoäp thoaïi Print to file.
 Trong hoäp File name goõ teân file (phaàn môû roäng maëc ñònh laø PRN).
Click nuùt OK.
 In file .PRN ra giaáy:
Töø daáu nhaéc C:\Document and Settings\User> cuûa cöûa soå Command
Prompt, goõ leänh:
C:\Document and Settings\User>COPY [Path] <Filename> /B PRN baám phím
<Enter> ñeå thöïc hieän leänh. Trong ñoù:
-Path: Ñöôøng daãn vaøo thö muïc löu file *.PRN.
-Filename: Teân file nhò phaân cuûa vaên baûn caàn in ra giaáy.
-B: Binary, daïng maõ nhò phaân.