ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ

GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN TIN HỌC IC3
NGHỀ DÙNG CHUNG
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG VÀ TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 01/QĐ-CĐN ngày 04 tháng 01 năm 2016
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2016

 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
 LỜI GIỚI THIỆU
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh
vực trong cuộc sống. Trong đó mảng tin học IC3 giữ một vai trò quan trọng vì
đa số những người lần tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ lĩnh vực này
và hơn thế khoảng trên 70% các ứng dụng hiện nay là sử dụng các phần mềm
Tin học văn phòng của Microsoft. Vì vậy tác giả đã biên soạn cuốn giáo trình
Tin học IC3 dùng cho học sinh hệ Cao đẳng và Trung cấp, ngoài ra nó còn là
cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả muốn tìm hiểu về Tin học IC3.
Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ
năng:
Giới thiệu về hệ điều hành windows, phần cứng, phần mềm và các ứng dụng
trên windows. Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác
khác trong phần mềm Microsoft Word. Tạo lập các bảng tính và thực hiện các
phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí, vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số
liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel.Thực hiện được các thao tác
tạo và trình diễn các bài thuyết trình trên phần mềm Microsoft Powerpoint. Thực
hiện được các truy vấn dữ liệu trên phần mềm Microsoft access. Tìm hiểu, cũng
như tìm kiếm các thông tin trên Intenet.
Trong qua trình biên soạn giáo trình, tác giả đã cố gắng cập nhật thông tin
mới, đồng thời tham khảo nhiều giáo trình khác và các ý kiến tham gia của các
đồng nghiệp, nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những hạn chế nhất định.
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà chuyên môn, các anh chị
đồng nghiệp và các bạn đọc để giáo trình được hoàn thiện hơn.
Tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề đã cho
tôi các ý kiến đóng góp quý báu để tôi hoàn thiện giáo trình này.

Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày 02 tháng 01 năm 2016

Biên soạn

Nguyễn Thị Mai

 MỤC LỤC
TRANG

BÀI 1 GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH..........1
1. Phần cứng máy tính...........................................................................................1
1.1. Phân loại máy tính..........................................................................................1
2.1. Chương trình phần mềm là gì.........................................................................5
1.2. Các thành phần của máy tính.........................................................................5
1.3. Làm việc với bộ nhớ ngoài.............................................................................7
1.4. Các thiết bị nhập /xuất:...................................................................................7
1.5. Mua một chiếc máy tính.................................................................................8
2. Phần mềm máy tính...........................................................................................8
2.1. Bản quyền phần mềm.....................................................................................8
2.2. Kiểm tra các yêu cầu hệ thống.......................................................................9
2.3. Quản lý phần mềm.......................................................................................10
2.4. Cài đặt và gỡ bỏ chương trình......................................................................10
2.5. Cập nhật phần mềm......................................................................................13
BÀI 2 GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL.......................15
1. Hệ điều hành....................................................................................................15
1.1. Khái niệm hệ điều hành và cách làm việc....................................................15
1.2. Khởi động và thoát khỏi Windows...............................................................16
1.3. Windows Desktop........................................................................................16
1.4. Cách sử dụng nút Start.................................................................................17
1.5. Sử dụng Taskbar...........................................................................................17
2. Control Panel...................................................................................................17
2.1. Khởi động và thoát khỏi Control Panel........................................................17
2.2. Thiết lập các chế độ xem, hiển thị ngày giờ trong Control panel................19
2.3. Tìm hiểu Power Options...............................................................................19
2.4. Tìm hiểu User Accounts và các quyền trong Control panel.........................20
BÀI 3 LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN....................................22
1. Các khái niệm về tập tin và thư mục...............................................................22
1.1. Tập tin (File):...............................................................................................22
1.2. Thư mục.......................................................................................................23
2. Các thao tác trên thư mục................................................................................25
3. Tìm hiểu phần mở rộng tập tin........................................................................28
BÀI 4 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD.............................................30
1. Khởi động và thoát khỏi..................................................................................30
2. Soạn thảo văn bản............................................................................................32
2.1. Nhập văn bản:...............................................................................................35
2.2. Chọn văn bản...............................................................................................35
3. Lưu văn bản.....................................................................................................36
4. Mở mới trang văn bản.....................................................................................37
5. Mở văn bản đã có............................................................................................37
6. Đóng văn bản...................................................................................................37
7. In ấn.................................................................................................................38
7.1. Định dạng trang in........................................................................................38
7.3. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang..................................................................42
7.4. In ấn..............................................................................................................42
BÀI 5 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN.......................................................................46
1. Sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn...........................46
1.1. Sao chép văn bản..........................................................................................46
1.2. Di chuyển văn bản........................................................................................46
1.3. Xóa văn bản..................................................................................................47
1.4. Khôi phục văn bản........................................................................................47
2. Định dạng văn bản...........................................................................................47
2.1. Định dạng ký tự............................................................................................47
2.2. Định dạng đoạn văn bản...............................................................................50
BÀI 6 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN......................................63
1. Tạo văn bản dạng cột báo................................................................................63
1.1. Tạo cột chữ...................................................................................................63
1.2. Ngắt cột chữ:...............................................................................................64
1.3. Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap):......................................................................64
1.4. Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu:............................................................65
2. Wordart...........................................................................................................66
2.1. Tạo mới:.......................................................................................................66
2.2. Hiệu chỉnh:...................................................................................................67
3. Picture:.............................................................................................................68
3.1. Tạo mới:.......................................................................................................68
3.2. Hiệu chỉnh....................................................................................................69
4. Autoshape:.......................................................................................................71
4.1. Tạo mới:.......................................................................................................71
4.2. Hiệu chỉnh:...................................................................................................71
5. Equation.........................................................................................................72
5.1. Tạo mới........................................................................................................72
5.2.Hiệu chỉnh.....................................................................................................72
BÀI 7 XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH..........................................74
1. Chèn bảng biểu vào văn bản............................................................................74
2. Các thao tác trên bảng biểu.............................................................................76
2.1. Soạn thảo trong bảng....................................................................................76
2.2. Các thao tác trên bảng:................................................................................76
3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu............................................................................81
3.1. Nhập nhiều ô thành một ô:...........................................................................81
3.3. Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng:..............................................82
4. In trộn văn bản.................................................................................................84
4.1.Tạo Data source:............................................................................................84
4.2. Tạo Main Document....................................................................................84
4.3. Trộn thư......................................................................................................84
BÀI 8 TỔNG QUAN VỀ EXCEL....................................................................89
1. Giới thiệu.........................................................................................................89
1.1. Cách khởi động Excel :...............................................................................89
1.2. Cách thoát khỏi Excel:................................................................................90
2. Làm việc với bảng tính....................................................................................91
2.1. Nhập dữ liệu trong Excel:...........................................................................91
2.2. Xử lý dữ liệu trong excel..............................................................................92
2.3. Địa chỉ ô:.....................................................................................................97
2.4 Chức năng Auto fill:.....................................................................................98
3. In ấn.................................................................................................................98
3.1. Định dạng trang in........................................................................................98
3.2. In ấn:...........................................................................................................103
BÀI 9 SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI...........105
1. Các khái niệm................................................................................................105
1.1. Các công thức:............................................................................................105
1.2.Cú pháp chung của hàm trong Excel:..........................................................106
2. Hàm xử lý dữ liệu dạng số..........................................................................107
2.1. Hàm ABS...................................................................................................107
2.2. Hàm SQRT():.............................................................................................107
2.3. Hàm POWER():.........................................................................................107
2.4. Hàm INT():.................................................................................................108
2.5. Hàm MOD():.............................................................................................108
2.6. Hàm ROUND():.........................................................................................108
2.7. Hàm SUM():...............................................................................................109
2.8. Hàm SUMIF():...........................................................................................109
2.9. Hàm PRODUCT():...................................................................................110
3. Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi:................................................................110
3.1. Hàm LEN():................................................................................................110
3.2. Hàm LEFT():..............................................................................................110
3.3. Hàm RIGHT():.........................................................................................110
3.4. Hàm MID():..............................................................................................111
3.5. Hàm LOWER():.........................................................................................111
3.6. Hàm UPPER():...........................................................................................111
3.7. Hàm PROPER():........................................................................................112
3.8. Hàm TRIM():.............................................................................................112
3.9. Hàm VALUE():..........................................................................................112
BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ........................................114
1. Hàm AVERAGE():.......................................................................................114
2. Hàm MAX():.................................................................................................115
3. Hàm MIN():...................................................................................................115
4. Hàm COUNT():.............................................................................................115
5. Hàm COUNTA():..........................................................................................116
6. Hàm COUNTIF():.........................................................................................116
BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM LOGIC...................................................................118
1. Hàm AND():..................................................................................................118
2. Hàm OR():.....................................................................................................119
3. Hàm IF():......................................................................................................119
BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ........122
1. Các khái niệm................................................................................................122
2. Vùng tiêu chuẩn.............................................................................................123
3. Sắp xếp thứ tự................................................................................................124
4. Lọc các mẫu tin.............................................................................................126
4.1. Lọc tự động ( Autofilter):...........................................................................126
4.2. Lọc cao cấp................................................................................................128
5. Đồ thị.............................................................................................................129
5.1. Giới thiệu....................................................................................................129
5.2. Tạo đồ thị....................................................................................................129
5.3. Hiệu chỉnh đồ thị........................................................................................130
BÀI 13 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT..............................133
1. Giới thiệu.......................................................................................................133
2. Làm việc với presentation-Slide....................................................................135
2.1. Tạo mới Slide trình diễn.............................................................................135
2.2. Nhập văn bản trong powerpoint.................................................................136
2.3. Định dạng văn bản trên slide......................................................................137
2.4. Chọn các đối tượng vào slide:....................................................................139
2.5. Chèn bảng vào Slide...................................................................................143
2.6. Lưu tài liệu.................................................................................................143
2.7. Mở một trình diễn đã có sẵn......................................................................144
BÀI 14 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN...............................................146
1. Tạo hiệu ứng cho đối tượng..........................................................................146
2. Trình diễn slide.............................................................................................147
2.1. Trình diễn – Presentation...........................................................................147
2.2. Định giờ tự động cho slide:........................................................................147
2.3. Liên kết Slide..............................................................................................148
BÀI 15 KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS..............................................................149
1. Các khái niệm................................................................................................149
1.1. Cơ sở dữ liệu là gì ?....................................................................................149
1.2. Microsoft Access là gì ?.............................................................................150
1.3. Các đặc điểm của Microsoft Access...........................................................150
1.4. Khóa chính, khóa ngoại..............................................................................150
2. Cách khởi động và thoát khỏi Acces.............................................................151
2.1. Khởi động Access.......................................................................................151
2.2. Thoát khỏi Access......................................................................................151
2.3. Tạo mới 1 tập tin CSDL access..................................................................151
3. Màn hình làm việc của Access......................................................................152
4. Tạo bảng........................................................................................................153
5. Thao tác trong bảng dữ liệu...........................................................................159
BÀI 16 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU.............................................................163
1. Khái niệm Query...........................................................................................163
2. Cách tạo truy vấn bằng Select Query............................................................164
2.1. Dùng bằng Wizard :...................................................................................164
2.2. Tạo select query trong Design View..........................................................165
BÀI 17 SỬ DỤNG EMAIL THỜI KỸ NGUYÊN SỐ..................................168
1. Tôi có thể giao tiếp với người khác bằng cách nào.......................................168
2. Làm việc với thư điện tử...............................................................................169
3. Sử dụng Microsoft Outlook, Gmail,…..........................................................170
BÀI 18 TÌM KIẾM THÔNG TIN (FINDING INFOMATION).................172
1. Tìm kiếm thông tin........................................................................................172
2. Sử dụng phương thức tìm kiếm.....................................................................172
3. Đánh giá kết quả tìm kiếm............................................................................173
 CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN
TIN HỌC IC3

I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT MÔ ĐUN

 Môn Tin học IC3 là môn học chung cho các nghề trong chương trình dạy
nghề.
 Môn Tin học IC3 là một trong những nội dung được sử dụng rộng rãi trong
các lĩnh vực của đời sống xã hội, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nghề
và phát triển nguồn nhân lực cao trong giai đoạn mới.
 Chứng nhận đạt chuẩn tin học IC3 có phạm vi sử dụng toàn cầu.
II. MỤC TIÊU MÔ ĐUN: Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh viên
có khả năng:
 Trình bày được trình bày được khái niệm và cách sử dụng hệ điều hành
 Trình bày được khái niệm phần cứng phần mềm của máy tính
 Trình bày được tính năng và phương thức hoạt động cơ bản của máy tính,
hệ điều hành và các thiết bị ngoại vi.
 Xử lý được các lỗi sự cố máy tính.
 Vận dụng các kiến thức thông tin để chọn cấu hình cho mình một bộ máy
tính phù hợp với học tập và đặc trưng của nghề.
 Trình bày được các công cụ và các đối tượng để soạn thảo văn bản.
 Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm trong excel.
 Trình bày được khái niệm và công dụng của các thành phần trong access
 Định dạng được các công cụ trong Control Panel
 Tạo được thư mục và tập tin trong windows.
 Soạn thảo văn bản kết hợp các kỹ năng sử dụng bàn phím, điều khiển chuột
và các kỹ năng trình bày văn bản theo mẫu nhà nước ban hành hoặc theo
mẫu của cơ quan, đơn vị đúng theo nội dung yêu cầu.
 Sử dụng các hàm trong excel để tính toán được các bài toán đơn giản: tính
lương, chấm công,....
 Tạo các bản trình diễn chuyên nghiệp kết hợp các thuộc tính: văn bản, âm
thanh, hoạt hình và định thời gian trình diễn tự động
 Thiết kế được các báo cáo cơ sở dữ liệu trên môi trường Access.
 Có khả năng tìm kiếm và xử lý thông tin trên môi trường Internet
 Xử lý Email chuyên nghiệp.
 Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, tinh
thần hợp tác trong công việc
 Có ý chủ động, độc lập trong công việc, tự học cập nhật kiến thức, nâng cao
trình độ chuyên môn.
 Có khả năng vận dụng các kiến thức đã học và tự học để đáp ứng yêu cầu
nghề nghiệp trong sự phát triển của công nghệ thông tin và xã hội hiện nay.

NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN:

Thời Hình thức

STT Tên các bài trong mô đun
gian giảng dạy
1 Giới thiệu phần cứng, phần mềm của máy tính 4 Lý thuyết
2 Giới thiệu hệ điều hành, Control Panel 5 Tích hợp
3 Làm việc trên thư mục và tập tin 4 Tích hợp
Kiểm tra bài 1,2,3 1
4 Giới thiệu về Microsoft word 5 Tích hợp
5 Định dạng văn bản 7 Tích hợp
6 Chèn các đối tượng vào văn bản 5 Tích hợp
7 Xử lý bảng biểu và các tiện ích 5 Tích hợp
Kiểm tra bài 4,5,6,7 1
8 Tổng quan về excel 5 Tích hợp
9 Sử dụng hàm xử lý dữ liệu dạng số và chuỗi 5 Tích hợp
10 Sử dụng hàm dữ liệu thống kê 5 Tích hợp
11 Sử dụng hàm Logic 5 Tích hợp
12 Sử dụng hàm sắp xếp, trích lọc và vẽ đồ thị 5 Tích hợp
Kiểm tra bài 8, 9, 10,11,12 1
13 Giới thiệu tổng quan power point 5 Tích hợp
14 Tạo hiệu ứng và trình diễn 5 Tích hợp
Kiểm tra bài 13,14 1
15 Khởi đầu với Access 5 Tích hợp
16 Tạo truy vấn dữ liệu 5 Tích hợp
17 Sử dụng Email thời kỹ nguyên số 5 Tích hợp
18 Tìm kiếm và xử lý thông tin trên Internet 5 Tích hợp
Kiểm tra bài 15,16,17,18 1
Cộng 95
 BÀI 1
GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH

Giới thiệu:
Máy tính dùng để xử lý dữ liệu theo một chương trình đã được định trước
và cung cấp dữ liệu ra theo yêu cầu một cách tự động. Máy tính nhận các thông
tin qua thiết bị nhập(Input) sau đó xử lý các dữ liệu này và trả lời kết quả thông
qua thiết bị xuất (Output). Bài này sẽ giúp cho người học làm quen với các loại
máy tính, các thành phần cấu tạo của máy tính.
Mục tiêu:
- Phân loại được các loại máy tính
- Trình bày khái niệm phần cứng và phần mềm của máy tính
- Trình bày được các thành phần của máy tính
- Thực hiện được tháo tác cài và cách gỡ bỏ phần mềm
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Phần cứng máy tính
1.1. Phân loại máy tính
Máy tính được tích hợp vào công việc của bạn, gia đình, xã hội và thực
hiện vô số công việc khác nhau. Hệ thống mang tính chất sống còn đối với các
công ty như ngân hàng, bảo hiểm, trường học, …
Nhiều máy tính được thiết kế chuyên dụng dành cho mục đích làm thiết bị điện
toán, trong khi một số khác nhúng trong động cơ xe hơi, thiết bị công nghiệp, y
tế, đồ gia dụng và máy tính điện tử.
Có thể phân thành một số loại sau:
+ Máy tính để bàn: Máy tính được tích hợp vào công việc của bạn, gia đình, xã
hội và thực hiện vô số công việc khác nhau. Hệ thống mang tính chất sống còn
đối với các công ty như ngân hàng, bảo hiểm, trường học, …
Nhiều máy tính được thiết kế chuyên dụng dành cho mục đích làm thiết bị điện
1
toán, trong khi một số khác nhúng trong động cơ xe hơi, thiết bị công nghiệp, y
tế, đồ gia dụng và máy tính điện tử.
Có thể phân thành một số loại sau:
 Máy tính để bàn

PC Mac PC
Hình 1.1: Máy tính để bàn
 Máy tính xách tay(Notebook hay Laptop)
- Lợi thế
+ Khả năng cơ động cao
+ Mức tiêu thụ điện thấp
+ Có thể mua thêm một số phụ kiện để tăng tính giải trí và độ thỏa dụng

PC Notebook Mac Notebook

Hình 1.2: Máy tính xách tay

- Netbook: Giống như notebook nhỏ gọn và rẻ hơn. Được thiết kế dành cho
những người cần liên lạc không dây hoặc cần truy cập Internet

Hình 1.3: Máy Netbook

 Máy tính bảng
2
 + Giống notebook về khả năng cơ động và
kết nối dữ liệu
+ Màn hình có thể xoay hoặc gấp lại được
+ Sử dụng màn hình cảm ứng để nhập dữ
liệu
Hình 1.4: Máy tính bảng
 Máy chủ(Sever): Là máy tính cung cấp dịch vụ hoặc làm nguồn tài nguyên có
sẵn cho các máy tính khác
 Thiết bị điện toán di động hoặc cầm tay:
- Điện thoại di động giờ đây khá tinh vi và có thể bao gồm:
+ Phát và nghe nhạc
+ Chụp hình, quay video
+ Gửi tin nhắn văn bản
+ Nhắn tin vô tuyến
+ Nhận và gửi thư điện tử
+ Truy cập Internet
+ Hệ thống định vị toàn cầu (GPS)

Hình 1.5: Điện thoại di động

- Chi phí tùy thuộc vào các chức năng và khả năng của từng loại điện thoại
- Thiết bị kỹ thuật số trợ giúp cá nhân (PDA)
+ Có phần mềm riêng để giúp bạn đặt lịch hẹn, lưu danh mục các địa chỉ
liên hệ, hoặc viết ghi chú
+ Rất phổ biến nhờ tính cơ động và được trang bị các phần mềm cần thiết
+ Có thể được dùng như thiết bị điện toán chính yếu
- Tích hợp công nghệ màn hình cảm ứng

3
 Hình 1.6: Điện thoại di động màn hình cảm ứng
- Thiết bị đa phương tiện cho phép bạn xem phim, video hoặc sách
+ Cung cấp các khả năng về âm thanh, hình ảnh hoặc truy cập Internet.

Hình 1.7: Máy MP3

- Máy chơi trò chơi
+ Được gắn một con chíp cho phép một người chơi các trò chơi tương tác
dùng công nghệ hình ảnh
+ Nhiều máy chơi trò chơi cho phép kết nối Internet

Hình 1.8: Thiết bị chơi games

- Thiết bị đọc sách điện tử
+ Là một thiết bị điện toán đặc biệt được thiết kế với phần mềm cho phép bạn
tải và xem bản sao điện tử của một ấn phẩm
+ Có thể tìm thấy phần mềm cung cấp các tính năng đọc sách trên PDA hoặc
thiết bị đa phương tiện
4
- Máy tính điện tử cầm tay
+ Sử dụng loại chíp giống như trong máy tính để thực hiện các phép toán tương
tự
+ Là loại máy tính hiện đại, cực lớn để thực hiện những tác vụ dựa trên xử lý nhị
phân các con số 1 và 0
2.1. Chương trình phần mềm là gì
Là các chương trình để máy tính họat động. Có thể ví phần cứng như là
phần xác còn phần mềm là phần hồn của máy tính. Phần mềm có hai lọai phần
mềm cơ bản và phầm mềm ứng dụng.
1.2. Các thành phần của máy tính
 Đơn vị xử lý trung tâm (CPU):
- Là bộ phận đầu não của máy tính, đóng vai trò xử lý dữ liệu thông qua việc
thực hiện các lệnh của các chương trình nằm trong bộ nhớ chính.
- Đơn vị đo CPU trước kia là megahertz(MHz) và giờ đây là gigahertz(GHz).
Thiết bị nhập (Input Devices)
Là thiết bị cho phép nhập thông tin từ bên ngoài vào máy tính. Thiết bị
nhập chuẩn (là bàn phím (Keyboard). Ngoài ra còn có còn có thiết bị nhập phụ
khác như: máy quét (scanner),mouse, camera….
 Thiết bị xuất (Output Device)
Là thiết bị cho xuất thông tin sau khi được máy tính xử lý. Thiết bị chuẩn
là màn hình (monitor). Ngoài ra còn có các thiết bị phụ như: máy in (printer),
máy vẽ (plotter),….
 Bộ nhớ
 Bộ nhớ chính( gồm bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài):
Là nơi lưu trữ thông tin để máy tính sử dụng trong quá trình xử lý thông
tin. Bộ nhớ chính đươc chia làm hai loại
- ROM: Có thể đọc mà không ghi thông tin lên đĩa. Là bộ nhớ dành riêng để
chứa các phần mềm và thông tin do nhà sản xuất định sẵn

5
 Hình 1.10: ROM
- RAM: Có thể đọc, ghi thông tin. Dùng để lưu trữ thông tin tạm thời. Khi tắt
máy, mất điện nội dung thông tin trong bộ nhớ này sẽ bị mất

Hình 1.11: RAM

- Đơn vị đo Ram trước kia là Megabytes (Mb) và giờ đây là Gigabytes (Gb)
- Bộ nhớ được đo bằng đơn vị bits và bytes
+ Bit là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất mà máy tính sử dụng
+ Một nhóm tám bit tạo thành một byte
1 Kilobyte =1,024 Bytes
1 Megabyte =1,048,576 Bytes
1 Gigabyte =1,073,741,824 Bytes
1 Terabyte =1,099,511,627,776 Bytes
1 Petabyte (PB)=1,125,899,906,842,624 Bytes
+ Toàn bộ việc xử lý dữ liệu trong máy tính đòi hỏi việc sử dụng kết hợp
nhiều byte
+ Mỗi tập tin máy tính sử dụng có kích thước khác nhau. Kích thước tập
tin dữ liệu tăng hay giảm tùy thuộc vào nội dung lưu trữ
Thiết bị lưu trữ:
Có sức chứa vô hạn và thông tin không bị mất khi không cung cấp điện.
Khi cần xử lý thông tin trong bộ nhớ ngòai thì các thông tin này sẽ được nạp vào
bộ nhớ chính (main memory) là Ram sau đó chuyển đến CPU. Do truy cập tuần
6
tự và phải qua trung gian nên tốc độ truy xuất thông tin trên bộ nhớ ngoài chậm
hơn so với bộ nhớ trong.Tốc độ truy xuất còn tùy thuộc vào từng lọai thiết bị ,
chậm nhất là băng từ ->đĩa mềm->…..

1.3. Làm việc với bộ nhớ ngoài

Là các thiết bị lưu trữ không mất dữ liệu khi tắt nguồn. Có 2 dạng công nghệ lưu
trữ là lưu trữ từ và lưu trữ quang.
- Công nghệ từ có: ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, ổ đĩa nén, USB, ổ đĩa di động, thẻ
nhớ, băng từ….
+ Các ổ đĩa cứng thường được dùng để lưu trữ, truy xuất phần mềm và dữ liệu.
- Công nghệ quang có : đĩa CD, DVD, Blue Ray, HDVD…

Bảng 1.1: Bảng các thông số đĩa quang

1.4. Các thiết bị nhập /xuất:
Thiết bị nhập (Input Devices)
Là thiết bị cho phép nhập thông tin từ bên ngoài vào máy tính. Thiết bị
nhập chuẩn (là bàn phím (Keyboard). Ngoài ra còn có còn có thiết bị nhập phụ
khác như: máy quét (scanner),mouse, camera….

Hình 1.12: Thiết bị nhập

 Thiết bị xuất (Output Device)
7
 Là thiết bị cho xuất thông tin sau khi được máy tính xử lý. Thiết bị chuẩn
là màn hình (monitor). Ngoài ra còn có các thiết bị phụ như: máy in (printer),
máy vẽ (plotter),….

Printer Monitor
Hình 1.13: Thiết bị xuất
1.5. Mua một chiếc máy tính
Bạn cần mua thiết bị máy tính xách tay nhưng không chắc cái nào sẽ phù hợp
với như cầu của bạn. Bạn cũng muốn xem xét mua một máy in để tạo bản sao
cứng của các văn bản khi cần. Bạn hãy sử dụng quảng cáo trên báo hoặc đến
một số cửa hàng bán lẻ và ghi chú về một số mặt hàng khác nhau, bao gồm:
+ Tên sản phẩm hoặc nhãn hiệu
+ Phiên bản của sản phẩm (Nếu được)
+ Tốc độ vi xử lý
+ Dung lượng bộ nhớ RAM
+ Dung lượng ổ đĩa lưu trữ
+ Kích cỡ màn hình
+ Bàn phím
+ Loại chuột
+ Loại thiết bị nguồn
+ Thời lượng pin( Nếu có)
+ Thời gian bảo hành
+ Giá bán
2. Phần mềm máy tính
2.1. Bản quyền phần mềm
Khi mua phần mềm là bạn mua giấy phép để cài đặt và sử dụng phần mềm đó

8
trên một máy tính
Cách mua phần mềm truyền thống là mua đĩa CD hay DVD có chứa chương
trình được đóng gói, có kèm sách hướng dẫn
Những chương trình được cài đặt trong máy tính, được viết bằng ngôn ngữ lập
trình gọi là phần mềm.
- Các phần mềm thường sử dụng: AutoCad, Photoshop, Corel, Microsoft
Office…
Bản quyền phần mềm
- Shareware là bản dùng thử.
- Freeware là bản miễn phí và có thể chia sẻ với người khác nhưng không được
thu phí
- Phần mềm có thể được “bundled” với máy tính khi mua máy
- Open Source: có thể sửa code và chia sẻ với người khác nhưng không được thu
phí.
- Đăng kí một phần mềm mà có “live” version: đăng nhập qua mạng, chi phí
thấp hơn mua trọn bản quyền hoặc mua ở dạng bản quyền mạng (network
license).
Dù bạn có phần mềm bằng cách nào, bạn phải có trách nhiệm tuân thủ các quy
định về bản quyền. nếu bạn không có giấy phép sử dụng hợp lệ, bạn sẽ vi phạm
bản quyền của nhà phân phối và có thể bị kiện
2.2. Kiểm tra các yêu cầu hệ thống
Khả năng tương thích x86 hay x64
Hầu hết các máy tính chạy Windows mới hiện nay đều có phần cứng 64 bit và
chạy phiên bản Windows 64 bit. Tuy nhiên, một số máy tính chạy Windows đời
cũ vẫn sử dụng phiên bản Windows 32 bit. Nếu đang sử dụng máy tính chạy
phiên bản Windows 64 bit, bạn có thể cài đặt phần mềm 32 bit bởi vì nó có khả
năng tương thích ngược. Tuy nhiên, nếu máy đang chạy phiên bản Windows 32
bit lại không thể cài đặt phần mềm 64 bit. Nếu tải về một trình cài đặt phần mềm

9
64 bit để cài đặt cho máy tính chạy phiên bản Windows 32 bit, bạn sẽ thấy thông
báo lỗi và trình cài đặt sẽ không chạy.
2.3. Quản lý phần mềm
 Phần mềm hệ thống: Là hệ thống chương trình giúp người sử dụng làm việc
với các ứng dụng cũng như sử dụng phần cứng của máy một cách thuận tiện và
hiệu quả. Các hệ điều hành hiện đang được sử dụng hiên nay trên thế giới là :
MS Windows,Unix,Linux…
 Phần mềm ứng dụng: là các chương trình hỗ trợ của hệ điều hành, thực hiện
các công việc theo yêu cầu người sử dụng. Bao gồm các chương trình dịch, các
hệ cơ sở dữ liệu, phần mềm mạng, phần mềm đồ họa phần mềm quản lý và các
phần mềm chuyên dụng khác.
2.4. Cài đặt và gỡ bỏ chương trình
 Cài đặt chương trình:
- Khi cho đĩa CD chương trình vào ổ đĩa chương trình sẽ tự động chạy. Nếu
không có thể chạy File cài đặt setup.exe hoặc install.exe
- Chương trình cài đặt có thể sẽ xuất hiện bảng cho phép chọn ngôn ngữ hiển
thị, chọn ngôn ngữ mình thích và nhấn OK để chọn.
- Bảng License Agreement thông báo yêu cầu chấp nhận các điều kiện về bản
quyền tác giả và sử dụng chương trình, chọn I accept the Agreement để đồng ý
và tiếp tục cài đặt, nếu không chọn hoặc chọn I do not accept the
Agreement thì nút cài đặt sẽ không hiện lên và không thể tiếp tục cài đặt
chương trình.
- Các nút Next là tiếp tục cài đặt, Back là quay trở lại phần cài đặt trước đó để
chỉnh sửa lại các thông số ở phần trước, Cancel là hủy bỏ không tiếp tục cài đặt
nữa.
- Bảng Select Destination Location là phần chọn nơi đặt chương trình muốn cài
đặt, thông thường chương trình sẽ được đặt trong thư mục Program Files, tuy
nhiên nếu muốn có thể thay đổi tên và vị trí khác bằng cách nhấn Browsevà chỉ
đến vị trí đó.

10
- Một số chương trình sẽ có phần lựa chọn các thông số cài đặt như Tipical: Cài
bình thường, Full: cài toàn bộ, Compact: chỉ cài một ít thành phần cần thiết để
sử dụng, Custom: lựa chọn theo ý người sử dụng. Nếu chọn Custom sẽ xuất
hiện thêm các thông số khác để lựa chọn.
- Phần Select Start Menu Folder để lựa chọn nơi đặt các biểu tượng (Shortcut
Icon) của chương trình, thông thường các biểu tượng này sẽ được đặt
trong Menu Start ->All Programs ->Thư mục tên chương trình. Nếu không
muốn tạo Start Menu Folder có thể chọn Don't create a Start Menu Folder.
- Bảng lựa chọn đặt các biểu tượng (Shortcut Icon) của chương trình
trên Desktop và Quick Launch, nếu muốn có thể đánh dấu chọn hoặc không
chọn.

- Đối với các chương trình có yêu cầu nhập các số Serial hoặc CD Key thì phải
nhập đầy đủ và đúng thì chương trình mới cho phép cài đặt hoặc sử dụng. Một
số chương trình cho phép dùng thử với thời gian và các chức năng bị hạn chế.
 Gỡ bỏ chương trình:
Gỡ Bỏ Chương Trình Trên Windows 7
Bước 1: Vào Start, chọn Control Panel, bảng điều khiển Control Panel xuất
hiện

Hình 1.14: Hộp thoại để vào control Panel

11
Bước 2: Chọn Uninstall a program ở mục Programs, giao diện Uninstall or
change a program xuất hiện

Hình 1.15: hộp hội thoại Uninstall or change a program

Bước 3: Tại giao diện Uninstall or change a program sẽ hiển thị thông tin của
các chương trình đang cài đặt trên máy tính của bạn.Click đúp chuột vào
chương trình bạn muốn gỡ bỏ để gỡ bỏ chương trình đó
Cách khác: Bạn cũng có thể gỡ bỏ chương trình bằng cách click chọn chương
trình cần gỡ bỏ, sau đó click vào nút Uninstall ở trên.

Hình 1.16: Hộp hội thoại để gỡ bỏ phần mềm

12
2.5. Cập nhật phần mềm
Microsoft duy trì 2 website khác nhau để bạn có thể tìm các bản vá mới nhất.
Microsoft Update (update.microsoft.com) cung cấp các bản cập nhật bảo mật
mới nhất cho HĐH cũng như cho những sản phẩm Microsoft là Office và
Internet Explorer. Khi được hiển thị trong trình duyệt IE, website này sẽ quét
kiểm tra hệ thống của bạn thông qua một thành phần ActiveX, sau đó hiển thị
các bản cập nhật cần tải về, yêu cầu bạn cài đặt với 2 tùy chọn là phưong án
Express và Custom được nêu ở mục trên.

Hình 1.17: Hộp hội thoại gỡ bỏ cài đặt

Câu hỏi, bài tập:
1.1: Đây là loại máy tính gì?
 A. Apple Notebook
 B. PC Notebook
 C. PC Desktop
 D. Mac desktop
1.2: Phần cứng máy tính gồm mấy phần chính
3 4 5 6
1.3: ROM viết tắt của?
 A. Random Output Measure
 B. Read Only Memory
 C. Storage of Memory
 D. Resources of Memory.
1.4: RAM được đo bởi đơn vị nào?
 A. Megabytes (Mb) hoặc Gigabytes (Gb)
 B. Megahertz (MHz) hoặc Gigahertz(GHz)
13
 C. Megabit trên giây hoặc Gigabit trên giây
 D. Bit hoặc Byte
1.5: Đâu được coi là khu vực lưu trữ chính cho dữ liệu và các chương trình trên
một máy tính để bàn?
 A. CPU  B. RAM  C. ROM  D. Hard Disk
1.6: Trình bày các thành phần, các thiết bị nhập, xuất của máy tính
1.7. Trình bày khái niệm phần mềm, phần mềm có mấy loại? trình bày các loại
phần mềm đó.
Yêu cầu đánh giá
- Phân loại được các loại máy tính
- Phân biệt được các thành phần của máy tính
- Phân biệt được các đơn vi đo

14
 BÀI 2
GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL
Giới thiệu:
Không phải ngẫu nhiên mà hệ điều hành Windows lại chiếm một vị trí
độc tôn về thị phần trên thị trường hiện nay. Nó có đặc điểm gì?. Qua bài học
này người học sẽ được làm quen với hệ điều hành windows, đồng thời được
thực hiện các thao tác trên các cửa sổ đó.
Mục tiêu:
- Trình bày khái niệm và cách làm việc của hệ điều hành
- Thực hiện được thao tác khởi động và thoát khỏi windows
- Trình bày được các thành trên màn hình Desktop
- Thực hiện được tháo tác trên menu start và Taskbar
- Thực hiện được thao tác khởi động và thoát khỏi Control Panel
- Thiết lập được các chế độ xem, hiển thị ngày giờ trong Control panel
- Thiết lập được User Accounts và các quyền trong Control panel
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Hệ điều hành
1.1. Khái niệm hệ điều hành và cách làm việc
 Là một lớp chương trình hệ thống quản lý tài nguyên của máy tính , xử lý các
lệnh và điều khiển mọi hoạt động của máy tính.
 Hệ điều hành là một hệ thống chương trình đóng vai trò:
- Thông dịch giữa người sử dụng với máy tính
- Quản lý các tài nguyên, thiết bị: Bộ nhớ, tập tin, thư mục, bàn phím, màn hình,
máy in….
Các chức năng:
- Dùng để khởi động máy tính.
- Quản lý các tập tin và thư mục
- Quản lý các thiết bị và chương trình ứng dụng
15
- Liên kết và điều khiển các hoạt động của máy tính.
- Cho phép thực hiện các chương trình
Một số hệ điều hành hiện đại:
MS Windows 7, Mac OS, Unix, Linux, Các hệ điều hành cho các thiết bị cầm
tay, hệ điều hành nhúng
1.2. Khởi động và thoát khỏi Windows
 Khởi động:
- Khi máy đã được cài đặt Windows, mỗi lần khởi động máy là khởi động
luôn Hệ Điều hành Windows 7, biểu tượng của Windows sẽ hiện ra.
 Thoát khỏi Windows:
- Nhắp nút Start để mở Menu Start, nhắp chọn lệnh Shut Down … .
- Chọn:
+ Swicth user: Khởi động Không tắt máy, trở về màn hình Windows
+ Log off : Thoát Windows bằng cách đóng tất cả các cửa sổ chương trình
đang mở.
+ Lock: Không tắt máy, trở về màn hình Windows
+ Restart: Khởi động lại máy
+ Sleep: Ở chế độ bảo vệ màn hình, không làm việc, khi . Lưu vào Ram
+ Hibernate: Ở chế độ bảo vệ màn hình, không làm việc. Lưu dữ liệu ở
Ram vào bộ nhớ ổ cứng.
1.3. Windows Desktop
- Vùng diện tích làm nền cho các chủ đề trong Windows. Với Windows 7,
trên Desktop thường có sẵn một số biểu tượng mang tên MyComputer,
Recycle Bin … Ngoài ra người sử dụng còn có thể tạo thêm các Folder và
Shortcut khác để các công việc sau này được thực hiện nhanh hơn.

16
 Shortcut

Folder
Màn hình Desktop

Nút Start Thanh taskbar

Hình 2.1: Màn hình windows 7

1.4. Cách sử dụng nút Start

Menu Start: Biểu hiện ở nút Start, chứa những lệnh căn bản của Windows liên
quan đến công việc quản lý ứng dụng và các lệnh điều hành của Windows. Nhắp
nút Start để mở menu Start.
Ghi chú: có thể mở Menu Start bằng tổ hợp phím Ctrl - Esc.
1.5. Sử dụng Taskbar
Thanh thể hiện các cửa sổ chương trình đang được mở, như vậy có thể thay đổi
cửa sổ chương trình hiện hành nhanh hơn bằng cách nhắp vào tên chương trình
đang hiện trên thanh Taskbar.
2. Control Panel
2.1. Khởi động và thoát khỏi Control Panel
 Khởi động Control Panel: Vào Start/ Control Panel

17
 Hình 2.2: Hộp hội thoại Control Panel
- System and Maintenance: Cung cấp các lựa chọn để duy trì tính toàn vẹn hệ
thống và thực hiện sao lưu dữ liệu.
- Security: Cung cấp các lựa chọn phục vụ mục đích an ninh như kiểm tra các
cập nhật chống vi rút và quét các phần tải về.
- Network and Internet: Cho phép bạn cài đặt hay điều chỉnh cách kết nối máy
tính của bạn vào mạng hay vào Internet, và chia sẻ các tập tin với người khác.
- Hardware and Sound: Cho phép bạn cài đặt hay điều chỉnh cách hoạt động của
các phần cứng như các thiết bị âm thanh.
- Programs: Cho phép tiếp cận các nhiệm vụ quản lý hệ thống ví dụ như cài đặt
và gỡ bỏ các chương trình.
- User Accounts: Cung cấp các lựa chọn để cài máy tính cho nhiều người cùng
sử dụng.
- Appearance and Personalization: Cho phép bạn tùy chỉnh màn hình với chế độ
bảo vệ màn hình, nền màn hình
-Clock, Language, and Region: Cho phép truy cập để bạn có thể thay đổi ngày
tháng, thời gian, tiền tệ hay các con số theo chuẩn khu vực hay các ngôn ngữ
- Ease of Access: Cung cấp các lựa chọn để thay đổi các đặc điểm về khả năng
truy cập, ví dụ như bật chế độ nhận diện giọng nói hay thay đổi hiển thị hình
ảnh.
- Additional Options: Cho phép bạn thiết lập hay điều chỉnh các yêu cầu về phần
mềm bổ sung được cài vào máy tính của bạn, ví dụ như QuickTime hay các bộ
phận điều khiển màn hình đặc biệt.

18
 Thoát khỏi Control Panel:
- Nhắp chuột vào nút close ở trên thanh công cụ hoặc ấn tổ hợp phím Alt+F4
2.2. Thiết lập các chế độ xem, hiển thị ngày giờ trong Control panel
Thiết lập chế độ xem:
Nhấp vào dấu mũi tên tại View by: Category, icons lớn, nhỏ

-Nhắp chọn Regional and Language/ Additional settings/ Number xuất hiện
hộpthoại trong đó
+ Decimal symbol (ký hiệu dấu thập phân): Gõ dấu phẩy (,)
+ Digit grouping symbol (ký hiệu nhóm các chữ số ): Gõ dấu chấm (.)
+Thay đổi tương tự như trên trong thẻ Currency, thay ký hiệu đơn vị tiền tệ
thành “đồng” Việt Nam (nếu muốn)
+Chọn thẻ Date/ Short date Format(dạng hiển thị ngày tháng): Gõ dd-MM-
yyyy
+ Sau khi thiết lập xong nhắp vào Apply/ OK (2 lần)
2.3. Tìm hiểu Power Options
Mỗi máy tính đều có một bộ cấp nguồn để chuyển đổi dòng điện xoay chiều
(AC Power) từ nguồn cấp điện thành dòng điện một chiều cho máy tính sử dụng.
Bạn có thể ngắt nguồn hoàn toàn hay đặt ở chế độ tạm nghỉ.
Tắt máy (shut down): nguồn điện sẽ ngắt. Các tập tin của bạn sẽ đóng lại. Khi
khởi động lại sẽ mất nhiều thời gian hơn máy đang tạm nghỉ hay ngủ đông
Tạm nghỉ (Sleep): Khi máy tính ở chế độ tạm nghỉ thì màn hình sẽ tắt và quạt
máy tính cũng tắt, quá trình này thường mất vài giây. Khi máy tính tạm nghỉ,
Windows đặt các file đang làm dở vào bộ nhớ và chỉ tiêu tốn một lượng nhỏ
nguồn điện.
Ngủ đông (Hibernate) là trạng thái tiết kiệm điện được dùng cho máy tính xách

19
tay. Ở chế độ này, máy tính sẽ đưa tất cả dữ liệu và chương trình đang mở vào ổ
cứng và tắt máy. Đây là trạng thái ít tốn điện nhất.
Để thay đổi nguồn điện cho máy xách tay: Mở control panel chọn hardware and
sound. Truy cập Power Option
2.4. Tìm hiểu User Accounts và các quyền trong Control panel
Có 2 tài khoản thường sử dụng:
- Tài khoản quản trị (Administrator) Cho phép các thay đổi trên hệ thống sẽ tác
động đến các người dùng khác. Có thể thay đổi thiết lập bảo mật, cài đặt hoặc
gỡ bỏ phần mềm và phần cứng, tạo thêm tài khoản,…
- Tài khoản tiêu chuẩn (standard user account) Cho phép bạn sử dụng hầu hết
các khả năng của máy tính. Tuy nhiên, bạn không thể xóa bỏ hoặc cài đặt một số
phần mềm, phần cứng, không thể xóa các tậ tin được yêu cầu cho máy tính làm
việc, bạn không thể truy cập các tập tin của người dùng khác được lưu trữ,…
+ Để tạo tài khoản mới, vào Control Panel | User Accounts and Family Safety
| Add or Remove User Accounts. Click vào liên kết Create a new account,
sau đó nhập tên cho tài khoản, lựa chọn kiểu tài khoản (Administrator hoặc
Standard User) và nhấn nút Create Account. Mặc định, Windows sẽ không gán
mật khẩu cho tài khoản mới. Để tạo mật khẩu cho tài khoản này, click vào biểu
tượng của nó chọn Create a password.

Hình 2.3: Hộp hội thoại Create New Account

20
Câu hỏi, bài tập:
2.1: Tên nào sau đây là tên của hệ điều hành
 MICROSOFT WORD  MICROSOFT OFFICE  UNIX
 MICROSOFT OS  MAC OS  LINUX
2.2: Hệ điều hành có nhiều hỗ trợ được sử dụng bởi các trường đại học, tổ chức
nghiên cứu khoa học?
 A. Linux  B. Windows OS  C. Unix  D. Mac OS
2.3: Khi mở máy tính, chương trình nào sẽ được chạy đầu tiên?
 A. Hệ điều hành (OS)  B. Chương trình ứng dụng  C. Kết nối mạng
Internet
2.4: Hai chức năng cơ bản của một hệ điều hành là gì?
a) Xác định số lượng đăng ký cho hệ điều hành
b) Kiểm tra không có virus khi bạn khởi động máy tính
c) Quản lý tập tin lưu trữ và nhận biết các loại tập tin để thực hiện một nhiệm
vụ
d) Quản lý thiết bị đầu vào/ đầu ra/ lưu trữ

e) Kiểm tra người là bạn là người duy nhất đăng nhập vào máy tính này
2.5: Hệ điều hành có nhiều hỗ trợ được sử dụng bởi các trường đại học, tổ chức
nghiên cứu khoa học?
 A. Linux  B. Windows OS  C. Unix  D. Mac OS

Yêu cầu đánh giá

- Phân biệt được các hệ điều hành, các chức năng cơ bản của nó

-Thiết lập được các chế trong control Panel

BÀI 3
LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN

Giới thiêu:
21
 Tập tin là một tập hợp các thông tin do người dùng tạo ra từ máy vi tính,
các thông tin này là một hay nhiều chuối ký tự, ký hiệu giống hoặc khác nhau.
Thư mục là một dạng tập tin đặc biệt có công dụng như là một ngăn chứa,
được dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tập tin.
Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các thao tác trên tập tin và thư mục
khi làm việc trên máy tính.
Mục tiêu:
- Trình bày khái niệm thư mục và tập tin
- Thực hiện được các thao tác trên thư mục và tập tin
- Trình bày được phần mở rộng tập tin
- Hình thành kỹ năng xử lý với tập tin và thư mục
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Các khái niệm về tập tin và thư mục
1.1. Tập tin (File):
 Khái niệm: Tập tin là tập hợp các thông tin có liên quan với nhau được lưu
trữ trên bộ nhớ ngoài. Cụ thể chúng chính là các chương trình, dữ liệu được lưu
trữ trên đĩa. Để phân biệt giữa các tập tin với nhau, mỗi tập tin có một tên.
 Quy tắc đặt tên tập tin: Tên tập tin có dạng như sau .
<tên tập tin> = <tên chính>[.<mở rộng>]
- Trong đó phần tên chính (file name) là bắt buộc phải có.
- Phần mở rộng (extension) dùng để định loại tập tin và có thể có hoặc không.
- Phần mở rộng được phân cách với phần tên bởi dấu chấm (.)
Ví dụ: Quyet toan 1.xls, Tong-ket-qui1-2005.doc, Turbo.exe
Chú ý :
- Các ký tự không được dùng để đặt tên tập tin là / \ * ? < > ;
- Các tập tin có phần mở rộng là EXE, COM, BAT thường là các tập tin
chương trình.

22
 - Các tập tin có phần mở rộng là SYS thường là các tập tin hệ thống chứa các
thông tin liên quan đến phần cứng, khai báo thiết bị …
- Các tập tin có phần mở rộng là DOC, TXT, HTM thường là các tập tin văn
bản.
- Các tập tin có phần mở rộng là PAS, PRG, C là các tập tin chương trình
nguồn của ngôn ngữ PASCAL, FOXPRO, C.
Trong phần tên chính hay phần mở rộng của tập tin có thể dùng ký tự * hoặc ?
để chỉ một họ tập tin thay vì một tập tin.
- Ký tự * đại diện cho một nhóm ký tự tùy ý kể từ vị trí của *.
- Ký tự ? đại diện cho một ký tự tùy ý tại vị trí của ?.
Ví dụ : *.PAS là nhóm tập tin có phần mở rộng là PAS, còn phần tên chính là
tùy ý. DATA?.DOC là tên của các tập tin có ký tự thứ 5 tùy ý, đó là nhóm tập
tin có tên như: DATA1.DOC, DATA2.DOC, DATAT,...
1.2. Thư mục
 Khái niệm: là một phân vùng hình thức trên đĩa để việc lưu trữ các tập tin có
hệ thống. Người sử dụng có thể phân một đĩa ra thành nhiều vùng riêng biệt,
trong mỗi vùng có thể là lưu trữ một phần mềm nào đó hoặc các tập tin riêng
của từng người sử dụng ... Mỗi vùng gọi là một thư mục.
- Mỗi đĩa trên máy tương ứng với một thư mục và được gọi là thư mục gốc
(Root Directory). Trên thư mục gốc có thể chứa các tập tin hay các thư mục con
(Sub Directory). Trong mỗi thư mục con có thể chứa các tập tin hay thư mục
con khác. Cấu trúc này được gọi là cây thư mục.
- Tên của thư mục (Directory Name) được đặt theo đúng quy luật đặt tên của
tập tin, thông thường tên thư mục không đặt phần mở rộng.

23
 Hình 3.1. Hình biểu diễn cây thư mục
- Thư mục gốc là thư mục cao nhất được tổ chức trên đĩa và được tạo ra
trong quá trình định dạng đĩa bằng lệnh Format, do đó ta không thể xóa thư mục
này.
- Thư mục hiện hành (Working Directory) là thư mục mà tại đó chúng ta
đang chọn hay đang làm việc.
- Thư mục rỗng (Empty Directory) là thư mục trong đó không chứa tập tin
hay thư mục con.
 Ví dụ: Theo sơ đồ cấu trúc của cây thư mục hình dưới đây ta thấy:

Hình 3.2. Hình cấu trúc cây thư mục

- Thư mục gốc E:\ chứa các thư mục ACCESS, BAISOAN …

24
 - Trong thư mục con cấp 1 ACCESS chứa các thư mục con Access dowload,
BT, Giao Trinh Access,…
- Trong thư mục con cấp 2 BT chứa các thư mục con Access, Access1…..
2. Các thao tác trên thư mục
Tạo thư mục:
- Nhắp chuột phải chọn New, chọn Folder
- Folder xuất hiện sau đó đặt tên cho Folder và Enter

Hình 3.3. Cách tạo thư mục

Sắp xếp nội dung trong thư mục
- Chọn lệnh View  Sort by

Hình 3.4. Hộp hội thoại sắp xếp thư mục

25
- Chọn một trong các lệnh sau :
+ Name : Sắp xếp theo thứ tự tên
+ Type : Sắp xếp theo thứ tự kiểu
+ Size : Sắp xếp theo thứ tự kích thước
+ Date modifiled : Sắp xếp theo thứ tự thời gian
+ Ascending: sắp xếp tăng dần
+ Descending: sắp xếp giảm dần
Ẩn/ hiện các tập tin trong thư mục
- Ẩn thư mục: Chọn thư mục/ click chuột phải/ Hidden

Hình 3.5. Hộp hội ẩn thư mục

- Hiển thị thư mục:
- Chọn lệnh Organize/ Folder and search options xuất hiện hộp thoại, chọn View
+ Don’t show hidden files, folders or drives: không hiện tập tin thư mục ẩn.
+ Show hidden files, folders or drives: hiện tập tin, thư mục ẩn.

26
 Hình 3.6. Hộp hội hiển thị thư mục
 Đổi tên thư mục, tập tin :
- Chọn folder, File cần đặt lại tên
- Chọn lệnh File Rename
- Gõ tên mới và Enter.
 Sao chép các tập tin, thư mục
- Chọn các mục cần sao chép
- Chọn lệnh Edit  Copy
- Chọn folder cần sao chép đến.
- Chọn lệnh EditPaste.
 Di chuyển các tập tin, thư mục
- Chọn các mục cần di chuyển
- Chọn lệnh Edit  cut
- Chọn folder cần di chuyển đến
- Chọn lệnh Edit  Paste.
 Đặt thuộc tính cho tập tin, thư mục
- Chọn các tập tin, thư mục cần đặt thuộc tính
- Nhắp chuột phải vào tập tin, thư mục/ Properties
- Đặt các thuộc tính :

27
+ Archieve : thuộc tính lưu trữ
+ Hidden : thuộc tính ẩn
+ Read Only : thuộc tính chỉ đọc
+ System : thuộc tính hệ thống
-Nhấn nút Ok
 Xoá các tập tin, thư mục
- Chọn các folder, file, shortcut cần xoá
- Nhấn phím Delete
- Trả lời Yes
Phục hồi các tập tin, thư mục bị xoá
- Nhấp đúp chuột trên shortcut Recycle bin
- Chọn các mục cần phục hồi
- Chọn lệnh File  Restore
3. Tìm hiểu phần mở rộng tập tin
Tên một tập tin bao gồm: Tên và đuôi mở rộng. Đuôi mở rộng đứng sau dấu
chấm, cho biết chương trình nào đã tạo ra tập tin, và chương trình nào có thể mở
tập tin thành công (loại tập tin)
Một số đuôi thông dụng:

.au .swf .ppt

.aiff .gif .doc
.mp3 .png .xls
.m4a .jpeg .one
.ra .tif .com
.wav .tiff .dll
.avi .pdf .rar
.zip

Câu hỏi, bài tập:

3.1: Em hãy trình bày khái niệm tập tin, thư mục?

28
3.2: Em hãy trình bày các thao tác tạo, di chuyển, sáo chép, ẩn, xóa trên thư
mục tập tin
3.3.Khởi động Windows Explorer
a. Tạo cấu trúc thư mục (Folder) như hình bên vào ổ D:\

b. Chọn các thư mục (Folder) để nó trở thành thư

mục (Folder) hiện hành và quan sát nội dung của nó.
c. Chọn thư mục THCB, sau đó thực hiện các lệnh
Views và quan sát các thể hiện của các thư mục trên
cửa sổ Windows Explorer: Extra Large Icon, Large
Icons, Medium Icons, Small Icons, List, Details,
Title, Content.
d. Thực hiện thao tác sắp xếp các thư mục và quan
sát trình tự các thư mục trong cửa sổ Windows
Explorer: Sort by, Group by.
e. Gán thuộc tính ẩn (Hidden) cho thư mục THVP,
thuộc tính chỉ đọc (Read Only) cho thư mục THCB
bằng cách chọn thư mục và thực hiện lệnh Organize/
Properties/ Read Only/Hidden.
f. Đổi tên thư mục sau: a. CHAPTER1 thành
CHUONG1
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày khái niệm thư mục và tập tin .Phân biệt được thư mục và tập tin
- Thực hiện được các thao tác trên thư mục và tập tin
- Phân biệt được phần mở rộng của tập tin

29
 BÀI 4
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Giới thiệu:
Trước đây khi viết một văn bản thì người ta có thể dùng những que tăm
để ghi lên đất hoặc dùng bút ghi lên giấy. Ngày nay do sự phát triển của công
nghệ thông tin người ta có thể dùng một phần mềm để soạn thảo văn bản. Trong
bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách tổng quan về phần mềm Microsoft Word.
Mục tiêu:
- Khởi động và thoát khỏi được Microsoft word
-Trình bày được các thành phần trên màn hình của microsoft word
-Trình bày và thực hiện được các thao tác soạn thảo văn bản
- Thực hiện được các thao tác: Mở một văn bản, đóng, lưu một tập tin
- Chọn lựa các chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Khởi động và thoát khỏi
 Cách khởi động Word :
- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/ Microsoft Word
- Cách 2: Nhắp chọn biểu tượng Word trên màn hình Win.
 Màn hình của Word
Chức năng thanh thực đơn :
-File: Gồm các công cụ định dạng trong văn bản như: Font, paragraph, copy,
paste, Bullets and numbering…..
- Insert: Cho phép chèn các đối tượng vào trong văn bản như: chèn Picture,
WordArt, Equation, Symbol, Chart, Table, Header and footer, Page number, ...
- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy như: Page setup,
Page Borders, Page Color, Paragraph,……..
- References: Các công cụ liên quan định dạng văn bản như : Chèn chú thích,
đánh mục lục tự động, …
30
- Maillings: Thanh công cụ trộn thư.
- Review: Các chức năng kiểm tra lại như ngữ pháp, chính tả…
- View: Làm việc với hiển thị màn hình.
- Developer: Thiết kế và mở rộng.

Thanh Ribbon Thanh thực đơn Thanh thước

Vùng
soạn
thảo
Thanh cuộn
Thanh trạng
thái

Hình 4.1: Màn hình làm việc Microssoft word

 Cách thoát khỏi Word

- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)

- Cách 2: Dùng lệnh Home/ Close
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4
- Chú ý: Nếu khi thoát khỏi Word mà tài liệu còn đang mở(hay soạn thảo) và
chưa lưu thì Word sẽ thông báo:

31
 Hình 4.2: Hộp hội thoại yêu cầu lưu dữ liệu trước khi thoát khỏi word
+ Chọn Yes: Lưu tài liệu
+ Chọn No: Không lưu
+ Chọn Cancel: Không thoát

2. Soạn thảo văn bản

Một số khái niệm cơ bản:

- Ký tự (Character): chỉ một phím nhấn trên bàn phím ( trừ các phím chức năng
như: Tab, Ctrl, Alt …) , khoảng trắng chính là một ký tự trống.
- Từ (Word): là chuỗi ký tự được giới hạn bởi hai ký tự trống.
- Câu (Sentence): là dãy các từ được giới hạn bởi hai dấu chấm câu.
- Đoạn(Paragraph): là dãy gồm một hay nhiều câu giới hạn bởi hai dấu phân
đoạn.Dấu phân đoạn xuất hiện khi nhấn phím Enter.
- Trang (Page): là tập hợp đủ số dòng theo phần mềm quy định( giới hạn bởi lệ
trên và lề dưới. Có hai loại ngắt trang, ngắt trang mềm (Soft Break) là do phần
mềm quy định, ngắt trang cứng( hard break) do người dùng đặt khi muốn sang
trang sớm bằng cách nhấn Ctrl +Enter.
- Tài liệu( Document): là tập hợp các trang văn bản được lưu trên đĩa dưới dạng
một tập tin
 Cách sử dụng một số phím tắt
* Tạo, chỉnh sửa và lưu văn bản
Ctrl + N: Tạo văn bản mới.
Ctrl + O: Mở một văn bản mới đã được soạn thảo trước đó.
Ctrl + S: Lưu văn bản soạn thảo.
Ctrl + C: Sao chép văn bản.
Ctrl + X: Cắt một nội dung bất kì trong văn bản.
Ctrl + V: Dán văn bản.
Ctrl + F: Tìm kiếm từ/cụm từ hoặc đoạn văn bản.
Ctrl + H: Chức năng thay thế, thay thế một từ/cụm từ bằng một từ/cụm từ
khác.

32
 Ctrl + P: In ấn văn bản.
Ctrl + Z: Trở lại trạng thái văn bản trước khi thực hiện lần chỉnh sửa cuối
cùng.
Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái văn bản trước khi sử dụng lệnh Ctrl+Z.
Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4: Đóng lại văn bản.
* Chọn Đoạn Văn Bản Hoặc Một Đối Tượng Nào Đó.
Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía sau.
Shift + <–: Di chuyển con trỏ chuột đến kí tự phía trước.
Ctrl + Shift + –>: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng sau.
Ctrl + Shift + <–: Di chuyển con trỏ chuột đến một từ đằng trước.
Shift + (mũi tên hướng lên): Di chuyển con trỏ chuột đến hàng trên
Shift + (mủi tên hướng xuống): Di chuyển con trỏ chuột xuống hàng
dưới.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.
Ctrl + Phím mũi tên bất kì : Di chuyển qua lại giữa các kí tự.
Ctrl + Home: Di chuyển chuột về đầu đoạn văn bản
Ctrl + End: Di chuyển con trỏ chuột về vị trí cuối cùng trong văn bản
Ctrl + Shift + Home: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến đầu văn bản.
Ctrl + Shift + End: Di chuyển chuột từ vị trí hiện tại đến cuối văn bản.
* Định dạng văn bản
Ctrl + B: In đậm.
Ctrl + D: Mở hộp thoại thay đổi font chữ.
Ctrl + I: In nghiêng.
Ctrl + U: Gạch chân.
* Căn lề đoạn văn bản
Ctrl + E: Căn chỉnh đoạn văn bản đang chọn tại vị trí trung tâm.
Ctrl + J: Căn chỉnh đều cho văn bản.
Ctrl + L: Căn trái cho văn bản.
Ctrl + R: Căn phải cho văn bản.
Ctrl + M: Lùi đầu dòng đoạn văn bản.
33
 Ctrl + Shift + M: Xóa định dạng Ctrl + M
Ctrl + T: Lùi đoạn văn bản 2 dòng trở đi.
Ctrl + Shift + T: Xóa định dạng Ctrl + T.
Ctrl + Q: Xóa định dạng canh lề đoạn văn bản
* Tạo số mũ
Ctrl + Shift + =: Tạo số mũ, ví dụ H2
Ctrl + =: Tạo số mũ ở dưới (thường dùng cho các kí hiệu hóa học), ví
dụ H2O
* Làm việc trên các bảng biểu
Tab: Di chuyển và chọn nội dung của ô bảng biểu kế tiếp hoặc tạo một
dòng mới nếu đang ở ô cuối cùng trong bảng.
Shift + Tab: Di chuyển con trỏ chuột tới nội dung của ô liền kề.
Shift + các phím mũi tên: Chọn nội dung của ô liền kề ngay vị trí đang
chọn.
Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên: Mở rộng vùng chọn theo từng ô
bảng biểu.
Shift + F8: Thu nhỏ kích thước vùng chọn theo từng ô.
Ctrl + 5 (khi đèn Num Lock tắt): Chọn nội dung của toàn bộ ô bảng
biểu.
Alt + Home: Về ô đầu tiên của bảng biểu
Alt + End: Về ô cuối cùng của dòng hiện tại.
Alt + Page up: Trở lại ô bảng biểu đầu tiên của cột.
Alt + Page down: Trở lại ô bảng biểu cuối cùng của cột.
Mũi tên lên: Di chuyển con trỏ chuột lên trên một dòng
Mũi tên xuống: Di chuyển con trỏ chuột xuống dưới một dòng.
2.1. Nhập văn bản:
- Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI: Dùng dãy số trên vùng phím dữ liệu để đặt dấu
tiếng Việt
- Số1: dấu sắc - Số 5: dấu nặng
- Số 2: dấu huyền - Số 6: dấu ^ (â)
34
 - Số 3: dấu hỏi - Số 7: dấu , (ư)
- Số 4: dấu ngã - Số 8: dấu (ă)
- Số 9: dấu – (đ)
- Gõ tiếng Việt theo kiểu Telex
aa = â Dấu sắc = s
ee = ê Dấu huyền = f
oo = ô Dấu hỏi = r
aw = ă Dấu ngã = x
w=ư Dấu nặng = j
ow = ơ
- Nguyên tắc nhập văn bản

Trình tự thông thường khi nhập văn bản:

+ Bước 1: Khởi động Word.
+ Bước 2: nhập thô văn bản, lưu ý chọn font chữ, bảng mã và kiểu gõ tiếng việt.
+ Bước 3: Định dạng văn bản.
+ Bước 4: Trang trí văn bản
2.2. Chọn văn bản

 Chọn bằng Phím:

Bấm: Shift +  hoặc  : chọn 1 ký tự ( bên trái hoặc bên phải)
Shift + End : chọn từ điểm chèn đến cuối dòng
Shift + Home: chọn từ vị trí điểm chèn đến đầu dòng
Shift + Page Up: chọn từ vị trí điểm chèn lên một trang màn hình
Shift + Page Down: chọn từ vị trí điểm chèn xuông một trang màn hình
Ctrl + A: Chọn toàn bộ tài liệu
 Chọn bằng Mouse:
- Nhắp đúp vào một từ để chọn từ đó.
- Drag mouse qua các đoạn văn bản để chọn hoắc nhắp vào một đầu của khối
muốn chọn, bấm giữ phím Shift và nhắp chuột ở đầu còn lại
 Bỏ chọn:

35
- Nhắp mouse tại điểm bất kỳ trong tài liệu hay bấm bất kỳ phím mũi tên nào đó.

3. Lưu văn bản

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tượng
trên thanh Ribbon.
- Cách 2: Vào file/ chọn Save hoặc Save as….
xuất hiện hội hội thoại Save as

Hình 4.3: Hộp hội thoại Save

Trong khung Save As chọn:
+ Save in, chọn nơi cần lưu tập tin ( ổ đĩa, thư mục chứa tập tin )
+ File name: đặt tên cho tập tin cần lưu.
+ Save as type : Kiểu định dạng tài liệu.
+ Sau cùng nhắp nút Save hoặc nhấn Enter để lưu lại nội dung văn bản.
Lưu ý: Trong khi nhập văn bản nhớ thường xuyên lưu văn bản để đề phòng mất
điện hoặc các sự cố khác.
4. Mở mới trang văn bản
- Cách 1: Nhắp vào nút New trên thanh công cụ
- Cách 2: Dùng lệnh file/New/ chọn Blank document / chọn Create.
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +N
36
5. Mở văn bản đã có
Mở tài liệu có sẵn trên đĩa:

- Cách 1: Nhắp vào nút Open trên thanh công cụ

- Cách 2: Dùng lệnh file / Open
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +O
Sau khi làm một trong cách trên, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Open

Hình 4.4: Hộp hội thoại open

Chọn tập tin muốn mở, sau đó nhắp vào nút Open hoặc nhấn Enter.
6. Đóng văn bản

- Cách 1: Nhắp vào nút Close của cửa sổ tập tin.

- Cách 2: Dùng lệnh file/exit
7. In ấn
7.1. Định dạng trang in
- Để định dạng trang, dùng lệnh Page Layout/Page Setup, xuất hiện khung đối
thoại Page Setup.

37
 Hình 4.5: Hộp hội thoại Margins
 Trong Tab Margin:
- Top: Ấn định lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của tờ giấy đến
dòng đầu tiên của văn bản.
- Bottom: Ấn định lề dưới.
- Left: Ấn định lề trái.
- Right: Ấn định lề phải.
- Gutter Position: Phần dùng làm gáy sách.
- Trong khung Orientation: nếu chọn Portrait là in theo hướng giấy để đứng
còn chọn Landscape thì in theo hướng giấy nằm ngang.
- Multiple Pages:
 Normal: bình thường.
 Mirror margin: định dang trang chẵn, lẻ.
 2 paper per sheet: 2 trang trên một khổ giấy đã chọn.
- Apply to:
 Whole Document: Định dạng cho cả tài liệu.
 This point forward: Định dạng như trên từ vị trí điểm chèn trở về đầu
tài liệu
 Trong Tab Paper:

38
 Hình 4.6: Hộp hội thoại Paper
- Chọn khổ giấy muốn dùng trong khung Paper Size. Trường hợp muốn dùng
một tờ giấy để in mà kích thước không có trong hộp này thì khai báo kích thước
giấy in trong hai hộp Width ( độ rộng) và Height (độ cao)
 Trong Tab Layout:

39
 Hình 4.7: Hộp hội thoại Layout
- Header and Footer:
+ Defferent odd and even: Tiêu đề đầu trang của trang chẵn và trang lẻ khác
nhau.
+Defferent Fisrt page: Tiêu đề đầu trang của trang đầu và các trang sau khác
nhau.
- From edge
+ Header: Khoảng cách từ mép giấy tới vùng dùng làm tiêu đề đầu
trang( thường nhỏ hơn mục Top).
+ Footer: Khoảng cách từ mép giấy tới vùng dùng làm tiêu đề cuối
trang( thường nhỏ hơn mục Bottom)

7.2. Đánh số trang:

Dùng lệnh Insert/Page number, chọn:

40
 Hình 4.8: Hộp hội thoại Page Number
+ Top of Page: Chèn số trang ở lề trên văn bản.
+ Bottom of Page: Chèn số trang ở lề dưới văn bản
+ Page Margin: Chèn số trang ở lề trái, phải văn bản.
+ Curent Position: Một số kiểu chèn số trang có sẵn.
- Nhắp chọn Format Page Number, xuất hiện tiếp hộp đối thoại Page number
Format:

Hình 4.9: Hộp hội thoại Page Number Format

+ Chọn dạng thức số hiện trên trang in (VD: 1,2,3… hay I,II,III…) trong
khung Number Format
+ Trong khung Page Numbering: Chọn Continue from Previous
Section là số trang trong Section hiện tại được đánh số tiếp theo từ số trang của
Section trước (nếu có). Chọn Start at nếu muốn đánh số trang mà không bắt đầu

41
từ 1(nhắp chọn nút Start at và gõ vào nút mũi tên tăng giảm để ấn định số trang
bắt đầu) .
7.3. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang
- Vào menu Insert, chọn lệnh Header hoặc Footer, điểm chèn sẽ xuất hiện
trong khung Header hoặc Footer để nhập nội dung cho dòng tiêu đề, kèm theo
sẽ xuất hiện Thanh công cụ Header & Footer Tools/Design .

+ Header: Tạo tiêu đề dầu trang

+ Footer: Tạo tiêu đề cuối trang
+ Insert page number: Chèn số trang.
+ Format page number: Định dạng trang
+ Date &Time: Chèn ngày giờ hệ thống
+ Page setup: Định dạng trang
+ Show Document Text: Hiện văn bản
+ Show previous: Hiển thị trang trước
+ Show next: Hiển thị trang tiếp theo.
7.4. In ấn
- Dùng lệnh File/Print ( hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P, hoặc nhắp vào biểu
tượng chiếc máy in trên thanh công cụ Ribbon), xuất hiện khung đối thoại
Print:

42
 Hình 4.10: Hộp hội thoại Print
- Trong khung Copies: nhập vào số lượng bản in.
- Trong khung Printer: Chọn máy in
- Trong khung Print All Pages: Chọn những trang sẽ in hoặc chọn in thuộc tính
văn bản
+ Print All Pages: in toàn bộ tài liệu
+ Print Curent page: chỉ in trang hiện tại (trang đang chứa điểm chèn)
+ Print Selection : chỉ in đoạn văn bản đã chọn trong tài liệu.
+ Only print odd pages: chỉ in những trang lẻ
+ Only print even pages: chỉ in những trang chẵn
- Trong khung Pages: gõ vào số của các trang muốn in, các số cách nhau bởi
dấu "," hoặc gõ phạm vi các trang muốn in (trang đầu và trang cuối của phạm vi
cách nhau bởi dấu " -").
- Trong khung Print one sided: Chọn in một hoặc hai mặt, tính năng này có thể
không có ở một số dòng máy in
- Trong khung collated: Lựa chọn sắp xếp bản in (ví dụ trang 1,2,3;1,2,3…)
hoặc không sắp xếp (ví dụ trang 1,1;2,2;…)

43
- Trong khung Portrait Orientation: Chọn hướng in theo chiều dọc hoặc
phương ngang của giấy
- Trong khung A4: Chọn cỡ giấy
- Trong khung Custum Margins: Canh lề trang in
- Trong khung 1 Page Per Sheet : Chọn số lượng trang in trên một mặt giấy.
Sau khi đã lựa chọn các thông số vừa ý thì nhắp vào nút Print để in tài
liệu đã chọn in.
Bài tập: Hãy tạo một thư mục, soạn thảo thư mời sau trên khổ giấy A4, định
dạng lề trên 2cm , dưới 2cm , trái 2 cm , phải 2 cm , phông chữ Times New
Roman và lưu văn bản sau với tên baitap1.doc.

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CĐSP NHA TRANG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
GIẤY BÁO KẾT QUẢ THI TUYỂN
Trường Cao đẳng Sư phạm Nha Trang trân trọng thông báo:
Thí sinh :
1. Mã SV :
2. Địa chỉ:
3. Sinh năm :
4. Trong kỳ thi tuyển vào trường CĐSP Nha Trang khoá 2003- 2004, đã đạt
điểm:
5. Kết quả:
Nha Trang, ngày 20 tháng 8 năm 2003
PHÒNG ĐÀO TẠO
Câu hỏi, bài tập:
Hãy soạn thảo một văn bản khoảng 5 trang giới thiệu về đất nước Việt Nam,
trên khổ giấy A4, định dạng lề trên 2cm, dưới 2cm, trái 2 cm, phải 2 cm, phông chữ
Times New Roman và lưu văn bản sau với tên Datnuoc.doc.
Yêu cầu đánh giá
- Khởi động và thoát khỏi được Microsoft word

44
- Thực hiện được các thao tác soạn thảo văn bản, định dạng được lề, khổ giấy,
phông chữ, cỡ chữ
- Thực hiện được các thao tác: Mở một văn bản, đóng, lưu một tập tin
- Chọn lựa các chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn

45
 BÀI 5
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Giới thiệu:
Khi chúng ta nhập xong đoạn văn bản thì có bố cục trình bày rất đơn giản,
khó nhìn. Do đó ta cần phải thay đổi tính chất của đoạn văn bản như: định dạng
lề, khoảng cách lề ...theo chuẩn của một văn bản nhà nước ban hành. Quá trình
thay đổi đó gọi là định dạng đoạn văn bản.Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu
một cách thật cụ thể về định dạng văn bản.
Mục tiêu:
- Trình bày cách sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.
- Trình bày được cách định dạng ký tự và đoạn văn bản
- Trình bày được cách định dạng lề, vị trí lề, spaceing, tab, ký hiệu đường viền
và tô nền của văn bản.
- Thực hiện được thao tác sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã
chọn.
- Thực hiện được các thao tác định dạng được lề, vị trí lề, spaceing, tab, ký hiệu
đường viền và tô nền của văn bản.
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn.
1.1. Sao chép văn bản
- Chọn khối văn bản muốn sao chép. Sau đó bấm phím Ctrl + C (hay nhắp vào
nút Copy trên thanh công cụ).
- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép, bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào
nút Paste trên thanh công cụ).
1.2. Di chuyển văn bản
- Chọn khối văn bản muốn di chuyển. Sau đó bấm phím Ctrl + X (haynhắp vào
nút Cut trên thanh công cụ).

46
- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào
nút Paste trên thanh công cụ).
1.3. Xóa văn bản
- Chọn khối văn bản muốn xoá. Sau đó bấm phím Delete (hay phím
Backspace).
1.4. Khôi phục văn bản
- Muốn huỷ bỏ thao tác vừa làm, bấm phím Ctrl + Z hoặc nhắp nút Undo trên
thanh công cụ.
- Muốn lặp lại thao tác vừa làm, hoặc bấm phím Ctrl + Y hoặc nhắp nút Redo
trên thanh công cụ
2. Định dạng văn bản
2.1. Định dạng ký tự
Định dạng bằng thanh công cụ
+ Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng.

+ Bước 2: Sử dụng các nút định dạng trên thanh Ribbon Home để định dạng:

Hình 5.1: Hộp hội thoại định dạng văn bản trên Ribbon Home
 Định dạng bằng Ribbon Home:
+ Bước 1: Chọn các ký tự cần định dạng (nếu không chọn thì Word sẽ áp dụng
cho từ đang chứa điểm chèn).
+ Bước 2: Vào Home, chọn lệnh Font hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+ D lúc đó sẽ
xuất hiện hộp hội thoại Font gồm tab: Font, Advanced

47
 Hình 5.2: Hộp hội thoại Font
 Trong Tab Font gồm:
- Chọn Font chữ trong khung Font
- Chọn kiểu trong khung Font Style, gồm có các kiểu:
+ Normal: thường
+ Italic: nghiêng
+ Bold : Đậm
+ Bold – Italic: đậm và nghiêng
- Chọn cỡ chữ trong khung Size
- Chọn kiểu gạch dưới trong khung Underline Style:
- Chọn các hiệu ứng trong khung Effects:
+ Strikethrough: Gạch ngang ký tự
+ Double Strikethough: gạch ngang với hai nét
+ SuperScript: chỉ số trên
+ Subscript: chỉ số dưới
+ Shadow: chữ có bong
+ Outline: chữ ở dạng chỉ có đường viền
+ Emboss: chữ nổi lên
+ Engrave: chữ lõm xuống
48
 + Smal caps: tất cả đều là chữ in hoa
+ Hidden: ẩn (không thấy trên văn bản)
- Chọn màu chữ ở khung Font Color ( mặc nhiên là Automatic)
- Chọn màu của đường gạch chân ở khung Underline Color
- Xem thử kiểu ở khung Preview
Chú ý: Nếu muốn tất cả các lựa chọn trên không thay đổi trong khi soan thảo
văn bản thì nhắp vào chọn nút Default. Word sẽ hiện thông báo

Hình 5.3: Hộp hội thoại xác nhận thay đổi khi định dạng
- Chọn All documents báed on the Normal.dotm template
- Chọn OK.
 Trong Tab Advanced

Hình 5.4: Hộp hội thoại Advanced

49
- Khung Scale: định tỷ lệ co dãn của ký tự theo bề ngang, nếu tỷ lệ <100% thì
chữ sẽ co lại, và ngược lại
- Khung Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự
+ Normal: bình thường
+ Expanded: khoảng cách giữa các ký tự được tăng thêm theo giá trị định
ở hộp By
+ Condensed: khoảng cách giữa các ký tự được thu hẹp lại theo giá trị
định ở hộp By
- Khung Position: điều chỉnh vị trí của các ký tự , vị trí thể hiện bởi độ cao hay
thấp của ký tự đó so với đường chuẩn( đường nằm sát bên dưới ký tự ở trạng
thái Normal)
+ Normal: bình thường
+ Raise: ký tự (đã chọn) được đưa cao lên, độ cao được định ở hộp By
+ Lowered: ký tự (đã chọn) được đưa thấp xuống, độ hạ thấp được định ở
hộp By
Ghi chú: Có thể gõ tổ hợp phím sau để định dạng Font:
Ctrl + Shift + F rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Font rồi Enter.
Ctrl + Shift + P rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Size rồi Enter
Ctrl + Shift và dấu > để tăng kích thước Font
Ctrl + Shift và dấu < để giảm kích thước Font
2.2. Định dạng đoạn văn bản
2.2.1. Định dạng lề ( Alignment):
 Dùng thanh công cụ ribbon Home:

Align text left: Canh trái ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + L)
Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)

Align text right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)

Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)
 Dùng lệnh:
- Bước 1: Vào Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph
50
 Hình 5.5: Hộp hội thoại Indent and Spacing
- Buớc 2: Chọn Tab Indent and Spacing
- Bước 3: Trong mục Alignment, chọn các kiểu canh lề
+ Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
+ Align right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
+ Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)

2.2.2. Định dạng vị trí lề ( Indentation)

 Dùng thanh công cụ ribbon Home:

- Chon đoạn văn bản
- Vào Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph

51
 Hình 5.6: Hộp hội thoại Indent and Spacing
- Left: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến lề trái đoạn văn bản.
- Right: thay đổi khoảng cách từ lề phải văn bản đến lề phải đoạn văn bản.
- Special: Để dịnh dạng First Line hoặc Hainging chọn từ mục Special, nhập
giá trị vào mục By.
+ Firstline: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên
của dòng đầu đoạn văn bản.
+ Hanging: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của
dòng thứ hai trở đi của đoạn văn bản.
 Sử dụng thước đề điều chỉnh:
- Chọn đoạn văn bản.
- Kéo rê các nút trên cây thước để điều chỉnh lề theo ý muốn

52
 Hanging Indent
Firstline Indent

Left Indent

2.2.3. Định dạng Spacing

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn bản.
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản.
- Bước 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Paragraph. Xuất hiện hộp thoại

Hình 5.7: Hộp hội thoại Indent and Spacing

- Bước 3: Chọn Tab Indent and Spacing.

53
+ Thay đổi khoảng cách đoạn, nhập giá trị vào hộp Before( so với đoạn trước )
hay After( so với đoạn sau).
+ Thay đổi khoảng cách dòng, chọn loại khoảng cách trong mục Line Spacing
hoặc nhập giá trị trong hộp At.
- Khung Line Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng chọn:
+ Single: Khoảng cách bằng một dòng bình thường.
+ 1.5 lines: Khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
+ Double: Khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
+ At least: Khoảng cách ít nhất.
+ Exactly: Khoảng cách bằng.
+ Multiple: Khoảng cách gấp số lần
Nếu chọn At least, Exactly và Multiple thì phải chọn hoặc nhập giá trị trong
mục At.
2.2.4. Định dạng Tab

- Dấu tab là một ký tự đặc biệt được đặt lên thanh kích thước cho phép căn lề
trái, lề phải một đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu
chấm(.), hay gọi là định vị bước nhảy của con trỏ trên dòng văn bản.
 Dùng thanh công cụ:
- Bước 1: Chọn các đoạn cần trình bày Tab
- Bước 2: Chọn loại Tab( nhắp chuột vào nút Tab ở góc trái cây thước ngang).

+ Left Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển
một đoạn sao cho ký tự đầu tiên dừng tại vị trí Tab đã đặt.
+ Right Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển
một đoạn sao cho ký tự cuối cùng dừng tại vị trí Tab đã đặt.

54
 + Center Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển
sao cho điểm giữa của đoạn văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.
+ Decimal Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di
chuyển một đoạn sao cho dấu chấm phần thập phân trong đạon văn bản dừng
tại vị trí Tab đã đặt.
- Bước 3: Chọn điểm dừng Tab trên cây thước ngang( nhắp chuột trên thước tại
vị trí muốn dừng Tab).
- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp trong đạon văn bản và gõ phím Tab.
* Hiệu chỉnh Tab:
+ Thay đổi tọa độ: Kéo Tab đã đặt trên cây thước.
+ Gỡ bỏ: Kéo ký tự Tab ra khỏi cây thước.
Dùng Menu lệnh:
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn định Tab.
- Bước 2: Vào Home/ Paragraph chọn Tabs.
- Bước 3: Thực hiện đặt Tab:

Hình 5.8: Hộp hội thoại định dạng Tab

+ Default Tab stop: Khoảng cách dừng tab mặc định.

+ Tab stop Position: Khảong cách Tab tính từ lề trái.
55
 + Alingnment: chọn lọai tab
+ Leader: cách thể hiện Tab
+ Set: thiết lập Tab cùng các thông số đã đặt.
+ Clear : xóa Tab đã chọn.
+ Clear All: Xóa tất cả Tab đã đặt.
+ Nhắp OK trong hộp thọai Tab sau khi đã thiết lập xong.
- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp và nhấn Tab.

2.2.5. Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn

Định dạng ký hiệu ( Bullets): Đánh ký tự ở đầu các đọan văn

- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng.
Bước 2: Vào Ribbon/ chọn thẻ Home -> chọn ký tự sử dụng .

- Bước 3: Chọn ô ký hiệu phù hợp

Lưu ý: Nếu muốn chọn ký hiệu mới hoặc thay đổi định dạng ký hiệu thì chọn
một số ký hiệu, sau đó nhắp nút Define New Bullets. Thực hiện các lựa chọn
trong hộp thọai Define New Bullets như sau:
Picture: Liệt kê các ký hiệu có sẵn.
 Symbol: mở hộp thọai Symbol để chọn ký hiệu.

56
 Hình 5.9: Hộp thoại Define New Bullets
 Font: mở hộp thọai Font để chọn font chữ cho ký hiệu.
 Alignment: thay đổi khỏang cách từ lề trái đến ký hiệu.
 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.
 Định dạng đánh số ( Numbering): Đánh số thứ tự ở đầu các đọan văn.
- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng số.

- Bước 2: Vào Ribbon/ chọn thẻ Home -> chọn số muốn sử dụng

Chọn kiểu số xuất hiện hộp thoại

57
 Hình 5.10: Hộp thoại Numbering
- Bước 3: Chọn ô ký hiệu số phù hợp
Lưu ý: nếu muốn chọn đánh số mới hoặc thay đổi định dạng thì chọn một ô, sau
đó nhắp nút Define New Number format. Thực hiện các lựa chọn trong hộp
thọai Define New Number format như sau:

Hình 5.11. Hộp hội thoại Define New Number format

58
  Number format: Mô tả kiểu đánh số phần số chọn từ mục Number
style, phần ký tự nhập trực tiếp từ bàn phím.
 Font: mở hộp thọai Fontl để chọn font chữ cho đánh số.
 Number style: thay đổi kiểu đánh số.
 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.

2.2.6. Định dạng đường viền và tô nền ( Border and Shading):

Đóng khung và tô nền cho phần văn bản:
 Tạo đường viền( Boder):
- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn đóng khung.
- Bước 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn lệnh Page Boders.

- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Tab Border

Hình 5.12: Hộp hội thoại Borders

 Setting: chọn kiểu đóng khung.
59
  Style: kiểu đường viền.
 Color: màu đường viền
 Width: độ dày đường viền.
 Preview: xem trước.
 Apply to: phạm vi tác động.
 Tô màu nền(Shading):
- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn tô nền.
- Bước 2: Vào Home/ Page Layout, chọn Page Boders.
- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Shading.

Hình 5.13: Hộp hội thoại Shading

 Fill: chọn màu nền trong bảng màu.
 Style: chọn hoa văn trang trí.
 Color: chọn màu trang trí.
 Apply to: phạm vi tô màu nền.
 Chọn xong nhắp vào nút OK để hoàn tất.

60
 Đóng khung trang văn bản:
- Bước 1: Vào ribbon Home, chọn lệnh Page Boders.
- Buớc 2: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Page Border.

Hình 5.19: Hộp hội thoại Page Border

- Bươc 3: Chọn phạm vi đóng khung trong mục Apply to như sau:
+ Whole Docunment: đóng khung toàn bộ văn bản.
+ This Section: các trang thuộc Section chứa điểm chèn.
+ This Section – First Page Only: chỉ đóng khung trang đầu.
+ This Section – All Except First Page: đóng khung tất cả trừ trang
đầu.
- Bước 4: Chọn hoa văn từ mục Art để trang trí khung.
Các mục khác giống như phần viền khung Border.
- Bươc 5: Nhắp nút OK để hoàn tất.
Bài tập : Trình bày văn bản theo mẫu sau

61
BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CĐSP NHA TRANG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

GIẤY BÁO KẾT QUẢ THI TUYỂN

Trường Cao đẳng Sư phạm Nha Trang trân trọng thông báo:
Thí sinh :..............................................................................................................
Mã SV : ................................................................................................................
Địa chỉ: .............................................................................................................
Sinh năm : ..........................................................................................................
Trong kỳ thi tuyển vào trường CĐSP Nha Trang khoá 2003- 2004, đã đạt điểm:
Kết quả:
Nha Trang, ngày 20 tháng 8 năm 2003
PHÒNG ĐÀO TẠO

Câu hỏi, bài tập:

Sạo thảo văn bản khoảng 5 trang, giới thiệu về máy tính và định dạng văn bản
như sau:
- Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 14
- Căn chỉnh đoạn văn đều 2 bên, khoảng cách các dòng 18pt.
- In đậm và tô màu xanh về tiêu đề của văn bản
- Kẻ khung cho đoạn văn bản
Yêu cầu đánh giá
- Thực hiện đươc cách sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã
chọn.
- Thực hiện được cách định dạng văn bản, định dạng lề, vị trí lề, spaceing, tab,
ký hiệu đường viền và tô nền của văn bản.

62
 BÀI 6
CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

Giới thiệu:
Khi thực hiện soạn thảo văn bản bằng Word, chúng ta mong muốn đưa
thêm một vài hình ảnh, ký tự đặc biệt, các công thức toán học.. vào để file văn
bản thêm sinh động, cụ thể và hấp dẫn hơn, thông qua đó bạn có thể diễn đạt
được những ý tưởng của mình một cách rõ ràng. Tuy nhiên không phải ai cũng
biết cách thực hiện. Trong bài này người học sẽ được giới thiệu một cách thật cụ
thể về chèn các đối tượng đó vào văn bản.
Mục tiêu:
- Trình bày và tạo được văn bản dạng cột báo: Tạo cột chữ, ngắt cột chữ, tạo chữ
thụt cấp.
-Trình bày và chèn được các đối tượng: Chèn được ký tự đặc biệt, WordArt,
Picture, autoshape, Equation vào trong văn bản
- Sử dụng các đối tượng: ký tự đặc biệt, WordArt, Picture, Autoshape, Equation
vào trong văn bản
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Tạo văn bản dạng cột báo
1.1. Tạo cột chữ
- Buớc 1: Chọn phần văn bản muốn tạo cột báo

- Bước 2: Nhắp chuột vào Page Layout chọn Colums trên thanh công cụ.
chọn More Column. Xuất hiện hộp hội thoại

63
 Hình 6.1: Hộp hội thoại columns

- Bước 3: Chọn số cột muốn chia, xong nhả chuột hoặc muốn chọn nhiều hơn
 Presets: các mẫu chia cột.
 Number of Columns: lưa chọn số cột tùy ý.
 Line Between: có đường phân cách giữa các cột.
 Width and Spacing: điều chỉnh độ rộng và khỏang cách giữa các cột.
(nếu chọn Equal column width thì các cột sẽ có độ rộng bằng nhau).
 Apply to: phạm vi áp dụng việc chia cột.

1.2. Ngắt cột chữ:

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn ngắt cột.

- Bước 2: Vào Home/ Layout, chọn lệnh Break/Column.
- Bước 3: Nhắp OK để hòan tất.

1.3. Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap):

- Buớc 1: Chọn ký tự đầu tiên của văn bản

- Bước 2: Vào Home/ Insert, chọn lệnh Drop cap/Drop cap Options.
- Bước 3: Trong hộp hội thọai Drop cap, tiến hành chọn như sau:

64
 Hình 6.2: Hộp hội thoại Drop Cap
 Dropped: tăng cỡ chữ và đặt ký tự trong phần văn bản.
 In Margin: tăng cỡ chữ và đặt ký tự ra ngòai lề văn bản.
 Font: Chọn kiểu font cho ký tự.
 Line to drop: thay đổi chiều cao chữ ( tính bằng số dòng).
 Distance from text: Khỏang cách đế ký tự tiếp theo của văn bản.
- Bước 4: Nhắp OK để hòan tất.

1.4. Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu:

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt
- Bước 2: Vào menu Insert, chọn Symbol, xuất hiện khung hội thoại Symbol/
More Symbol xuất hiện hộp thoại

Hình 6.3: Hộp hội thoại Symboy

65
- Bước 3: Chọn Font trong danh sách Font, sau đó chọn ký hiệu theo ý (nhắp
chọn để xem thử ký hiệu ở kích thước lớn hơn), nếu vừa ý chọn Insert (chọn
Cancel là không chèn ký hiệu), để kết thúc chọn Close.

2. Wordart

2.1. Tạo mới:

- Bước 1: Nhắp vào Insert/Wordart. Xuất hiện khung đối thoại Wordart

Hình 6.4: Hộp hội thoại Wordart

- Bước 2: Chọn 1 mẫu và nhắp OK. Xuất hiện tiếp khung Edit Wordart Text

Hình 6.5: Hộp hội thoại Edit Wordart Text

66
- Bước 3: Nhắp mouse vào khung chứa dòng chữ Your text here, xóa dòng chữ
này và gõ vào dòng chữ của mình, dòng chữ mới này sẽ thay thế dòng chữ Your
text here, sau đó bôi đen dòng chữ rồi chọn các kiểu chữ trong khung Font,
chọn cỡ chữ trong khung Size.
- Bước 4: Nhắp nút OK đển hòan tất.

2.2. Hiệu chỉnh:

Trước khi hiệu chỉnh phải chọn Wordart bằng cách nhắp chuột lên
Wordart , khi nào thấy xuất hiện các ô vuông nhỏ ở các góc xung quanh đối
tượng là được.
- Thay đổi kích thước: di chuyển con chuột tới các ô vuông nhỏ xung quanh đối
tượng, khi nào thấy xuất hiện mũi tên hai đấu thì kéo chuột để thay đổi kích
thước.
- Di chuyển: để con trỏ con chuột vào đối tượng, khi nào thấy xuất hiện mũi tên
bốn đầu thì kéo chuột để di chuyển.
- Sao chép: giữ phím Ctrl đồng thời làm như di chuyển.
- Xóa: Chọn đối tượng, nhấn phím Delete trên bàn phím.
- Muốn thay đổi nội dung của word ard nhắp
- Muốn định dạng Wordart nhắp vào wordart có những chức năng cơ bản sau:

+ Wordart Styles: mở hộp Wordart Gallery để chọn kiểu

+ Text Wrapping:chọn kiểu thể hiện của Wordart trong văn bản
+ Text Direction : chữ viết theo chiều ngang, chữ viết theo chiều đứng.
+ Aligment Text: canh biên wordart
+ Wrap Text: trình bày văn bản theo nhiều kiểu khác nhau để phù hợp
với nội dung của văn bản.

67
 Bảng 6.1:Bảng chú thích của Wrap Text
Văn bản và ảnh sẽ nằm trên cùng một dòng với
nhau
văn bản bao quanh hình theo hình chữ nhật

văn bản bao sát hình.

Văn bản nằm áp sát xung quanh ảnh

văn bản được đẩy lên trên và xuống dưới văn bản

hình bên dưới văn bản.

hình bên trên văn bản.

Chức năng cho phép thay đổi hình dáng, vị trí của
văn bản bao xung quanh hình ảnh

3. Picture:
3.1. Tạo mới:
Chèn hình ảnh từ các tập tin hình ảnh có sẵn trên đĩa:
- Bước 1: Dùng lệnh Ribbon Insert/Picture hoặc Ribbon Insert/Clipart/ Go.

Hình 6.6: Hộp hội thoại Picture

68
- Bước 2: Trong hộp hội thoại Insert Picture, chọn các File hình ảnh trong
khung liệt kê, nhắp vào nút Insert để chèn hình ảnh vào tài liệu, chọn Cancel là
không chèn. Còn trong hộp hội thoại Clip art nhắp nút phải chuột vào hình cần
chèn .

3.2. Hiệu chỉnh

Phiên bản Office 2010 hỗ trợ tính năng hiệu chỉnh hình ảnh như một chương
trình xử lý ảnh chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần Click chuột lên hình ảnh
muốn hiệu chỉnh và chọn Tab Format, hệ thống công cụ đa dạng sẽ xuất hiện
trên Ribbon.

Hình 6.7: Tab chứa các công cụ để hiệu chỉnh hình ảnh
 Định dạng:
Double click (nhắp đúp) vào bức ảnh muốn hiệu chỉnh, chọn lệnh Format trên
menu chọn:
- Picture Style: Mở rộng và chọn hiệu ứng mong muốn
- Picture Border: Tạo màu viền khung ảnh.
- Picture Effects: Tạo hiệu ứng trực quan, cho ảnh như bóng, ánh sáng, phản
chiếu hay là hiệu ứng 3D.
- Picture Layout: Chuyển đổi hình ảnh hiện tại sang dạng SmartArt.
- Remove Background: Loại bỏ hình nền.
- Corrections: Hiệu chỉnh ánh sáng cũng như độ tương phản.
- Color: Thay đổi màu của hình ảnh.
- Artistic Effects: Tạo hiệu ứng nghệ thuật phác họa cho hình ảnh.
- Compress Picture: Làm giảm độ lớn hình ảnh (nén hình ảnh).
- Change Picture: Thay đổi hình hiện tại bằng một hình khác.
- Reset Picture: Đưa hình ảnh về trạng thái như khi mới chèn vào.
- Wrap Text: Tương tự WordArd

69
 + In Line with Text: Hình và chữ cùng nằm trên một hàng.
+ Square: Chữ bao quanh hình theo hình vuông.
+ Tight: Chữ bao quanh hình theo đường viền của hình.
+ Through: Chữ bao quanh xuyên suốt hình.
+ Top and Bottom: Chữ canh theo lề trên và lề dưới của hình.
+ Behind Text: Hình nằm dưới chữ tạo hình nền.
+ In Front of Text: Hình nằm trên bề mặt chữ.
+ Edit Wrap Points: Thiết lập giới hạn chữ đè lên hình.
+ More Layout Options: Mở màn hình Layout.

Hình 6.7: Tab Wrap Text

- Position: Thiết lập vị trí của đối tượng trên trang.
- Rotate: Thiết lập góc xoay cho các đối tượng.
- Align: Canh lề cho đối tượng hay các đối tượng với nhau.
- Group (Ungroup): Gộp nhóm (bỏ gộp nhóm) cho các đối tượng.
- Bring Forward: Thiết lập đối tượng nằm trên đối tượng khác.
- Send Backward: Thiết lập đối tượng nằm dưới đối tượng khác.
- Selection Pane: Hiển thị các đối tượng dạng danh sách giúp dễ dàng chọn lựa
và thực thi các hiệu chỉnh trên đối tượng.
 Thay đổi kích thước:

70
- Nhắp mouse vào bức ảnh, xung quanh bức ảnh sẽ xuất hiện 8 ô vuông nhỏ
(sizing handle). Dùng mouse drag tại 1 trong 8 sizing handle của bức ảnh để
thay đổi kích thước.
 Di chuyển bức ảnh:
- Nhắp mouse vào bức ảnh, lúc đó sẽ xuất hiện mũi tên bốn chiều giữ nút trái
mouse di chuyển bức ảnh sang chỗ khác.
Sao chép:
Giữ phím Ctr đồng thời làm như di chuyển.
 Xóa:
Nhắp chuột vào hình ảnh cần xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím
 Cắt – xén hình ( Crop):
+ Bước 1: Nhắp chuột vào hình cần cắt, chọn công cụ Crop trên thanh công cụ
Piture.

+ Bước 2: Để con trỏ tại các góc của ảnh và kéo để cắt những đoạn hình không
cần thiết.

4. Autoshape:
4.1. Tạo mới:
- Chọn Insert/Shapes chọn tiếp nhóm có chứa hình sẽ tạo  nhắp chọn dụng cụ
tương ứng với hình cần vẽ.
4.2. Hiệu chỉnh:
Một số hình Autoshape có khả năng chứa văn bản, gõ văn bản vào
Autoshape thực hiện như sau:
- Nhắp nút phải của mouse lên Autoshape sẽ chứa Text, xuất hiện menu, chọn
lệnh Add Text.
- Điểm chèn xuất hiện trong Autoshape, chọn Font, gõ Text.
- Nhắp mouse bên ngoài Autoshape để kết thúc.

71
5. Equation
5.1. Tạo mới
- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn Equation.
- Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Equation.
- Bước 3: Chọn Insert New Equation.

Hình 6.8: Tab Equation Tools

5.2.Hiệu chỉnh
+ Nhắp đúp chuột vào công thức cần chỉnh sửa

Bài tập 1: Sử dụng Autoshapes, và aquation làm bài tập sau:

; , H2o

72
Bài tập 2: trình bày văn bản theo mẫu sau, tạo WordArd, chèn hình ảnh và các
ký tự đặc biệt vào văn bản

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CĐSP NHA TRANG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
------ ------ -----------------

Trường Cao đẳng Sư phạm Nha Trang trân trọng thông báo:
Thí sinh :............................................................................................................
Mã SV : ............................................................................................................
Địa chỉ: .............................................................................................................
Sinh năm : .......................................................................................................
Trong kỳ thi tuyển vào trường CĐSP Nha Trang khoá 2003- 2004, đã đậu
Nha Trang, ngày 20 tháng 8 năm 2003
PHÒNG ĐÀO TẠO

Câu hỏi, bài tập:

Tạo văn bản theo mẫu sau:

Yêu cầu đánh giá

- Tạo được cột chữ, ngắt cột chữ, tạo chữ thụt cấp.

73
- Chèn được ký tự đặc biệt, WordArt, Picture, autoshape, Equation vào trong
văn bản
BÀI 7
XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH
Giới thiệu:
Công việc văn phòng thường có nhu cầu tạo các giấy mời, phiếu báo, thư
cảm ơn, giấy chứng nhận, … Những mẫu thư tín này thường có chung mẫu mã,
chỉ khác nhau thông tin của người nhận. Để thực hiện công việc này một cách
nhanh chóng và chính xác Word hỗ trợ công cụ gọi là Mail Merge.
Việc Tạo Data source: Là một Table chứa danh sách người nhận thư,
trong đó các cột sẽ chứa các thông tin của người nhận, lưu thành tập tin
dulieu.doc
Trong bài này người học sẽ được giới thiệu một cách thật cụ thể về cách
tạo bảng, cũng như tạo Mail Merge.
Mục tiêu:
- Tạo được bảng biểu
- Trình bày và thực hiện được thao tác chọn ô, hàng, cột
- Trình bày và thực hiện được thao tác chèn ô, hàng, cột
- Trình bày và thực hiện được thao tác chọn ô, hàng, cột
- Thực hiện được thao tác hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng
- Trình bày và trang trí được bảng
- Thực hiện được thao tác: nhập nhiều ô thành một, tách một ô thành nhiều ô,
chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng
- Thực hiện được trộn văn bản
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:

1. Chèn bảng biểu vào văn bản

Cách 1:

74
- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng.

- Bước 2: Nhắp chuột vào nút Insert /Table trên thanh công cụ.
- Bước 3: Đặt con trỏ tại ô đầu tiên và kéo rê chuột để chọn số dòng và cột cho
bảng.

Hình 7.1: Hộp hội thoại Table

- Bước 4: Nhả chuột khi đã kéo đủ số hàng và cột.

Cách 2:
- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng.
- Bươc 2: Vào menu Insert , chọn lệnh Inser/ Table/ Insert Table.
- Bước 3: Trong hộp hội thọai Insert Table, chọn:

75
 Hình 7.2: Hộp hội thoại Insert Table
 Number of columns: số cột của bảng.
 Number of rows: số hàng của bảng.
 Columns width: độ rộng của các cột.
+ Bước 4: Nhắp OK để hòan tất.
2. Các thao tác trên bảng biểu
2.1. Soạn thảo trong bảng
- Đặt điểm chèn trong ô muốn nhấp văn bản và nhập nội dung cho ô đó.
- Chiều rộng của ô quyết định lề của đọan văn trong ô, văn bản sẽ tự xuống dòng
khi đụng lề phải của ô.
- Khi muốn chhuyển sang ô khác, nhắp chuột vào ô cần chuyểntới hoặc dùng
phím mũi tên để di chuyển.
- Muốn thêm một hàng mới, đặt điểm chèn tại ô cuối cùng của bảng vànhấn
phím Tab.
2.2. Các thao tác trên bảng:
2.2.1. Chọn ô, hàng, cột:
 Chọn ô:
- Di chuyển con trỏ tới góc dưới bên trái ô, khi con trỏ đổi thành mũi tên nhỏ
màu đen thì nhắp chuột.
- Kéo rê chuột để tiếp tục chọn.
- Giữ phím Shift , nhắp chuột tại ô khác để chọn nhiều ô liên tục.

76
- Giữ phím Ctrl , nhắp chuột tại ô khác để chọn nhiều ô không liên tục.

 Chọn hàng:

Cách 1:
- Đặt điểm chèn tại một ô trong hàng cần chọn.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Select row.
Cách 2:
- Di chuyển con trỏ tới thanh lựa bên trái của bảng, khi con trỏ đổi thành
mũi tên thì nhắp chuột.
- Kéo rê chuột theo chiều dọc để tiếp tục chọn.
- Giữ phím Shift, nhắp chuột tại hàng khác để chọn nhiều hàng liên tục.
- Giữ phím Ctrl, nhắp chuột tại hàng khác để chọn nhiều hàng không liên
tục.

 Chọn cột:
Cách 1:
- Đặt điểm chèn tại một ô.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Select Columns.
Cách 2:
- Di chuyển con trỏ tới thanh bên mép trên của bảng, khi con trỏ đổi thành
mũi tên nhỏ màu đen thì nhắp chuột.
- Kéo rê chuột theo chiều ngang để tiếp tục chọn.
- Giữ phím Shift , nhắp chuột tại cột khác để chọn nhiều hàng liên tục.
- Giữ phím Ctrl , nhắp chuột tại cột khác để chọn nhiều hàng không liên
tục.
2.2.2. Chèn ô, hàng, cột:
 Chèn ô:
- Đánh dấu chọn một ô làm mốc.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Cells.
 Chèn hàng
- Đánh dấu chọn một hàng làm mốc.

77
 - Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Rows.
- Nếu chèn hàng mới ở cuối bảng, chỉ cần đặt điểm chèn tại ô cuối cùng
rồi nhấn phím Tab.
 Chèn cột:
- Đánh dấu chọn một cột làm mốc.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Columns.
2.2.3. Xóa ô, hàng, cột:
 Xóa hàng, cột:
- Chọn hàng, cột cần xóa.
-Vào menu Layout, chọn lệnh Delete Rows( xóa hàng), Delete
Columns( xóa cột)
 Xóa ô:
- Chọn ô cần xóa.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Delete Cells. Trong hộp hội thọai Delete
Cells có các lựa chọn sau:

Hình 7.2: Hộp hội thoại Delete Cells

 Shift cells left: Các ô bean phải cùng hàng sẽ bị kéo về bên trái.
 Shift cells up: Các ô bên dưới sẽ được kéo lên trên.
 Delete entire row: xóa cả hàng đã chọn.
 Delete entire columns: xóa cả cột đã chọn.
2.2.4. Hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng:
 Hiệu chỉnh độ rộng cột:
Cách 1: Đặt con trỏ chuột ở đường ngăn cách cột cần điều chỉnh, khi con trỏ
chuyển thành mũi tên hai chiều, thì kéo rê chuột để thay đổi.
Cách 2: Dùng menu

78
 - Chọn cột cần chỉnh.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Table Propeties, chọn Tab Column

Hình 7.3: Hộp hội thoại Table Properties/column

+ Column …: độ rộng của cột thứ ….
+ Previous column: cột trước cột đã chọn
+ Next column: Cột kế tiếp.
+ Measuere: Chọn độ rộng cột theo đơn vị là cm hay %.
 Hiệu chỉnh chiều cao hàng:
Cách 1: Đặt con trỏ chuột ở đường dưới ngang của hàng cần điều chỉnh, khi con
trỏ chuyển thành mũi tên hai chiều, thì kéo rê chuột để thay đổi.
Cách 2: Dùng menu
- Chọn hàng cần chỉnh.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Table Propeties, chọn Tab Row

79
 Hình 7.4: Hộp hội thoại Table Properties/Row
 Row …: chiều cao của hàng thứ.
 At least: chiều cao theo số đo
 Exactly: chiều cao theo số đo chính xác tính bằng đơn vị đo thông
thường.
 Previous Row: Hàng trước hàng chọn.
 Next row: Hàng kế tiếp

2.2.5. Trình bày và trang trí bảng:

 Trình bày bảng:

Nội dung trong các ô có thể định dạng giống như văn bản bình thường
trong Word bằng các lệnh thông thường, ngòai ra còn có thể dùng các lệnh riêng
của thanh công cụ Layout.
Align top left: văn bản nằm sát lề trên và lệch về bên trái.
Align Center : văn bản nằm giữa theo chiều dọc.

Align Bottom Right: văn bản nằm sát lề dưới và nằm lệch về bên phải.

Change text Direction: thay đổi hướng chữ trong ô.

Sort ascending: Sắp xếp tăng dần.

80
 Sort descending: Sắp xếp giảm dần.

Auto sum: tính tổng các ô số

 Trang trí bảng:

- Đánh dấu các ô cần trang trí.
Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ Design như:
Line style: dạng nét kẻ.

Line weight: độ dày nét kẻ.

Border color: màu nét kẻ.

Shading color: màu nền của ô.

Draw table: vẽ thêm đường kẻ.

Erase: xóa bớt đường kẻ.

Lưu ý: Nên tạo đường kẻ tự động cho ô trước rồi mới định dạng các chi tiết sau.
3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu
3.1. Nhập nhiều ô thành một ô:
- Chọn các ô muốn nhập
- Vào menu Layout, chọn lệnh Merge Cells hoặc nhắp chuột phải chọn Merge
Cells.

Hình 7.5: Hộp hội thoại Merge Cells

81
3.2. Tách một ô thành nhiều ô:
- Chọn ô cần tách.
- Vào menu Layout, chọn lệnh Split Cells hoặc nhắp chuột phải chọn Split
Cells.

Hình 7.6: Hộp hội thoại Split Cells

- Trong hộp hội thọai Split Cells, thực hiện các lựa chọn sau:
 Number of columns : số cột cần tách.
 Number of rows: số hàng cần tách.
 Merge cells before split: nhập các ô trước khi tách.

3.3. Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng:

 Chuyển đổi từ dạng văn bản sang dạng bảng:

- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn đổi.
- Bước 2: Vào menu Insert/Table, chọn lệnh Convert Text to Table

Hình 7.7: Hộp hội thoại Convert Text to Table

82
+ Table size:  Number of columns: Chọn số cột của bảng.
 Number of row: Chọn số hàng của bảng.
+ AutoFit behavior:
 Fixed column width: chọn độ rộng cột
 Autofit to contents: tự động độ rộng cột vừa với nội dung
 Autofit to window:: tự động điều chỉnh độ rộng cột ô3
+ Separate text at: Chọn dấu ngắt cột bằng
 Paragraph: đoạn
 Commas: dấu phẩy
 Tabs: Dấu tab
 Other: Khác
- Bước 3: Nhắp OK để hoàn tất.
 Chuyển đổi từ dạng bảng sang dạng văn bản :
- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn đổi.
- Bước 2: Vào menu Layout, chọn lệnh Convert toText

Hình 7.8: Hộp hội thoại Convert Table to Text

Separate text with: Chọn dấu ngắt bằng
 Paragraph marks: đoạn
 Commas: dấu phẩy
 Tabs: Dấu tab
 Other: Khác
- Bước 3: Nhắp OK để hoàn tất.

83
4. In trộn văn bản
4.1.Tạo Data source:
Tạo danh sách cần trộn thư bằng bảng trong 1 tập tin. ( VD: Tạo danh
sách khách hàng, danh sách học sinh …)
4.2. Tạo Main Document
Tạo mẫu ( VD: giấy mời, giấy báo, …) trong đó có các mục cần điền vào
từ danh sách trên.
4.3. Trộn thư
- Bước 1: Vào menu Mailings, chọn lệnh Start Mail merge/Step by step mail
merge Wizard.

Hình 7.9: Hộp hội thoại Mail Meger

- Bước 2: Chọn Letter, nhắp chuột vào nút Next : Starting Document để tiếp
tục.

84
 Hình 7.10: Hộp hội thoại Mail Meger
- Bước 3: Chọn Use Curent Document, Nhắp vào nút Next: Select recipients
để tiếp tục.

Hình 7.11: Hộp hội thoại Mail Meger

- Bước 4: Chọn Use Exttings List, Nhắp vào nut Next: Write your letter.
- Bước 5: Chọn More Items.
- Bước 6: Trong khung Insert Merge field, chọn các trường sao cho phù hợp
thông tin cần điền vào trong mẫu Main Document. Chọn trường nào thì nhắp

85
vào nút Insert, đóng lại thì chọn Close. Quay lại Bước 5 để thực hiện cho các
trường tiếp theo.
- Bước 7: Để hiện những thông tin đã được chọn , nhắp chuột vào nut Preview
Results trên thanh công cụ Mailings.
- Bước 8: Để thể hiện những mẫu tin tiếp theo hoặc trở về mẫu tin trước, nhắp
chuột vào các nut Fisrt Record ( trở về mẫu tin đầu tiên), Previous record ( trở
về mẫu tin trước), Next Record ( đến mẫu tin tiếp theo), Last record ( Đến
mẫu tin cuối cùng)
Bài tập:
Thực hiện trộn thư với tập tin dữ liệu và tập tin chính có nội dung dưới đây:
MA SV HO TEN PHAI NAM SINH DIEM DIA CHI
A002 Nguyễn Phi Hùng Nam 1982 27 12 Nguyễn Trãi
A245 Lâm Thuý An Nữ 1981 24 45/1 Lê Hồng Phong
B113 Lê Thị Trinh Nữ 1982 18 34 Hậu Giang
C204 Trần Văn Dũng Nam 1979 20 231 Hương Điền

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CĐSP NHA TRANG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
------------ -----------------

Tröôøng Cao ñaúng Sö phaïm Nha Trang traân troïng thoâng baùo:
Thí sinh <HO TEN>
Maõ SV : <MA SV>
Ñòa chæ: <DIA CHI>
Sinh naêm : <NAM SINH>
Trong kyø thi tuyeån vaøo tröôøng CÑSP Nha Trang khoaù 2015- 2016, ñaõ ñaït ñieåm: <DIEM>
Keát quaû: <DIEU KIEN1>
Nha Trang, ngaøy 20 thaùng 8 naêm 215
PHOØNG ÑAØO TAÏO

Ghi chú <DIEU KIEN1>: Nếu DIEM >=20, ghi “Đạt”, ngoài ra ghi “Không
đạt”

86
 Câu hỏi, bài tập:
Hãy sử dụng Microsoft Word thiết kế thư mời sau trên khổ giấy A4 , lề các bên
bằng nhau và bằng 2 cm ( Hình và Font chữ Times New Roman cỡ chữ 14 )

Thiệp mời


Kính gửi : << 1>> << 2 >>

Điạ chỉ : << 3 >>
Điện thoại : <<4>>

Nhân dịp kỷ niệm 2 năm hoạt động kinh doanh và khai trương Show
Room, Câu Lạc Bộ Bơi thuyền Nha Trang trân trọng kính mời quí << 1>> vui
lòng đến dự buổi chiêu đãi tổ chức lúc 17 giờ << 5 >> tại Nhà hàng Câu lạc Bộ
Bơi Thuyền số 72 Trần Phú Nha Trang.
Kính mong được tiếp đón quí <<1>>
Nha Trang , ngày 20 tháng 4 năm 2014
Chủ nhiệm CLB

Nôi dung trộn như sau:

<<1>> : Danh xưng của khách
<<2>> : Họ tên của khách
<<3>> : Điạ chỉ của khách
<<4>> : Số điện thoại của khách, nếu khách không có điện thoại thì không in dòng này
<<5>> : Nếu khách nam ( PHAI = 1) thì in “ngày 24-01 -04 “, khách nữ ( PHAI =0 )
in “ngày 26-01-04 “
Main document đặt tên là TM<Ten>.DOC ,
Datasource đặt tên là DT<Ten>.DOC
<Ten > : là tên của anh ( chị ).
Sau đây là danh sách khách

STT HOTEN DXUNG DIACHI PHAI TEL

1. Nguyễn thị Thu Bà 76/2 Trần quí Cáp- Ninh Hoà 0 824567
2. Ngô Duy Khang Ông 32 Ngô Dức Kế Nha Trang 1
3. Huỳnh Phi Huệ Chị 67 Lê Hồng Phong Nha Trang 0
4. Trần văn Hùng Anh 46 Hoàng văn Thụ Nha Trang 1 823251

87
5. Ngô thị Thủy Bà 145 Hùng Vương - Nha Trang 0 831456
12 Huỳnh Thúc Kháng – Nha
6. Trần Thanh Thảo Cô 0 810863
Trang
7. Lê Thanh Hùng Ông 12/4 Lê Lợi – Vạn Ninh 1
8. Nguyễn Ngọc Thanh Ông 542 Hùng Vương – Nha Trang 1 822242

Yêu cầu đánh giá

- Tạo được bảng biểu
- Thực hiện được thao tác: nhập nhiều ô thành một, tách một ô thành nhiều ô,
chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng
- Thực hiện được trộn văn bản

88
 BÀI 8
TỔNG QUAN VỀ EXCEL
Giới thiệu:
Excel là một ứng dụng của Microssoft office giúp tạo ra các bảng tính,
cùng với những tính năng, công cụ, công thức giúp cho việc tính toán dữ liệu
nhanh, chính xác. Bảng tính sử dụng tối đa là 256 cột, 65.536 dòng, và 255
sheet. Trong bài học này, chúng ta sẽ tìm hiểu một cách tổng quan về phần mềm
Microsoft Excel.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm về bảng tính.
- Trình bày được cách nhập dữ liệu của bảng tính.
- Định nghĩa được địa chỉ ô, chức năng Autofill
- Thực hiện được các thao tác cơ bản trên bảng tính: sao chép, di chuyển ô,
vùng, kẻ khung bảng tính, đặt tên bảng tính, định dạng dữ liệu trong ô
-Thực hiện được các thao tác định dạng kiểu dữ liệu
- Thực hiện được các thao tác để in ấn tài liệu trong Excel.
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:

1. Giới thiệu

1.1. Cách khởi động Excel :

- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Excel .
- Cách 2: Nhắp chọn biểu tượng Excel trên màn hình Win.
Màn hình của Excel.

89
 Hình 8.1: Màn hình làm việc Microsoft Excel
+ Cửa sổ Workbook là cửa sổ làm việc chính. Trong một workbook có
chứa tối đa 255 sheet, mỗi sheet được xem như một bảng tính.
+ Cửa sổ bảng tính: bảng tính hay còn gọi là Worksheet là một bảng chứa
số liệu gồm nhiều dòng (rows), và nhiều cột(columns).
+ Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính, tính theo chiều dọc,
được gán tên theo thứ tự chữ cái A,B,C …
+ Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính, tính theo chiều ngang,
được gán tên theo thứ tự 1,2,3,…
+ Ô (Cell): Là giao điểm của mỗi cột và dòng. Mỗi ô có một địa chỉ gồm
tên cột và số dòng. Tại mỗi thời điểm có một ô đang làm việc được gọi là ô hiện
hành.

1.2. Cách thoát khỏi Excel:

- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)
- Cách 2: Dùng lệnh Office Button/Exit
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4
90
 - Chú ý: Nếu khi thoát khỏi Excel mà tài liệu còn đang mở (hay soạn thảo)
và chưa lưu thì Excel sẽ thông báo:
Do you want to save changes you made to ….?
Yes No Cancel
+ Chọn Yes: Lưu tài liệu
+ Chọn No: Không lưu
+ Chọn Cancel: Không thoát

2. Làm việc với bảng tính

2.1. Nhập dữ liệu trong Excel:

2.1.1. Các loại dữ liệu:
 Dữ liệu dạng chuỗi:
Là dữ liệu có dạng chuỗi ký tự, VD: “ kết quả học tập”. Nếu muốn nhập dữ liệu
là chuỗi dưới dạng các ký tự số như “1234”, trước tiên phải gõ dấu nháy đơn (‘)
sau đó mới gõ ký tự số.
 Dữ liệu dạng số:
Là những ký tự từ 0 đến 9, nếu nhập số âm thì gõ thêm dấu – đằng trước hay gõ
số đó trong dấu ().

2.1.2. Định dạng dữ liệu trong bảng tính:

Soạn thảo trong bảng
- Đặt điểm chèn trong ô muốn nhấp văn bản và nhập nội dung cho ô đó.
- Chiều rộng của ô quyết định lề của đọan văn trong ô, văn bản sẽ tự xuống dòng
khi đụng lề phải của ô.
- Khi muốn chhuyển sang ô khác, nhắp chuột vào ô cần chuyểntới hoặc dùng
phím mũi tên để di chuyển.
- Muốn thêm một hàng mới, đặt điểm chèn tại ô cuối cùng của bảng vànhấn
phím Tab.
 Thao tác cơ bản trong ô (cell):
- Khi nhập dữ liệu tại ô nào, cần phải di chuyển đến ô đó. Di chuyển trỏ ô bằng
phím mũi tên () hoặc nhấp trỏ chuột vào vị trí ô đó và nhập dữ liệu, khi

91
cần chỉnh sửa dữ liệu, đưa trỏ ô cần chỉnh sửa và nhấn phím F2 hoặc nhắp chuột
vào trong ô
- Điều chỉnh độ rộng cột (hàng): Đưa trỏ chuột vào vị trí giao điểm giữa hai cột
(hàng), trỏ chuột trở thành mũi tên hai đầu (), di chuyển chuột để nới rộng
hoặc thu hẹp cột (hàng).
- Khi cần chọn ô, khối ô, hoặc toàn bộ bảng tính, đặt trỏ tại vị trí đầu tiên, sau đó
di chuyển chuột hoặc bấm tổ hợp phím Shift + Phím mũi tên.

2.2. Xử lý dữ liệu trong excel

2.2.1. Sao chép, di chuyển ô, vùng:
 Sao chép:
- Bước 1: Chọn ô, vùng cần sao chép.
- Bước 2: Vào menu Edit/Copy hoặc nhấn Ctrl +C
- Bước 3: Đặt trỏ ô tại vị trí cần sao chép tới, nhấm Enter hoặc Ctrl +V.
 Di chuyển:
- Bước 1: Chọn ô, vùng cần di chuyển.
- Bước 2: Vào menu Edit/Cut hoặc nhấn Ctrl + X
- Bước 3: Đặt trỏ ô tại vị trí cần di chuyển tới, nhấm Enter hoặc Ctrl +V.
 Chèn thêm ô, cột, dòng Sheet:
- Bước 1: Để trỏ chuột tại vị trí cần thêm ô, dòng, cột.
- Bước 2: Vào menu Home/Insert, chọn lệnh:
+ Cell: chèn thêm ô.
+ Rows: Chèn thêm hàng.
+ Columns: Chèn thêm cột.
+ WorhSheet: Chèn thêm bảng tính.
 Xóa ô, cột, dòng:
- Bươc 1: Chọn ô, cột, hàng, cần xóa.
- Bươc 2: Vào menu Home, chọn lệnh Delete, hoặc nhắp nút phải chuột vào ô,
cột, hàng cần xóa, chọn lệnh Delete trên menu, sẽ xuất hiện hộp hội thoại
Delete, chọn:

92
 Hình 8.2: Hộp hội thoại Delete cells
 Shift cell left: Xóa ô, và đẩy ô từ phải qua trái.
 Shift cell up: Xóa ô, và đẩy ô bên dưới lên trên.
 Entire row: Xóa hàng.
 Entire column: Xóa cột.
2.2.2. Kẻ khung bảng tính:
- Bước 1: Chọn vùng bảng tính cần kẻ khung.
- Bước 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh Format Cell, chọn Tab Border.

Hình 8.3: Hộp hội thoại Format cells

+ None: Gỡ bỏ đường kẻ.
+ Outline: kẻ xung quanh.
+ Inside: Kẻ khung lưới bên trong.
93
 + Color: Chọn màu cho đường kẻ.
+ Style: các loại đường kẻ khung.
+ Các nút lệnh chọn để kẻ đường, khi kẻ đường nào, chọn nút lệnh
có vị trí phù hợp.
2.2.3. Đặt tên cho bảng tính:
Nhắp nút phải chuột vào vị trí tên Sheet, chọn lệnh Rename và gõ lại tên cho
Sheet.
2.2.4. Định dạng dữ liệu trong ô:
- Bước 1: Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
- Bước 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh Format Cell, chọn Tab
Alignment.

Hình 8.4: Hộp hội thoại Format cells

+ Wraptext: Bật tắt chế độ xuống hàng trong ô.
+ Shink to fit: Thu nhỏ dữ liệu cho vừa đủ ô.
+ Merge cell: Ghép nhiều ô thành một ô.
+ Horizontal: Định dạng dữ liệu trong ô theo chiều ngang.
+ General: Trả về vị trí mặc nhiên.
+ Center Across Selection: Canh dữ liệu vào giữa khối cột.
+ Vertical: Cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều đứng.
+ Orientation: Xác định góc quay dữ liệu.
94
2.2.5. Định dạng kiểu dữ liệu:
- Bước 1: Chọn vùng bảng tính cần định dạng.
- Bước 2: Vào menu Home/Format, chọn lệnh Format Cell, chọn Tab
Number.

Hình 8.5: Hộp hội thoại Format cells

+ General: Định dạng mặc nhiên kiểu dữ liệu nhập trong ô.
+ Number: Định dạng kiểu số.
+ Curency: Định dạng kiểu tiền tệ.
+ Date: Định dạng ngày
+ Time: Định dạng giờ
+ Percentage: Định dạng kiểu %.
+ Fraction: Định dạng kiểu thập phân
+ Scientific: Định dạng số theo kiểu khoa học.
+ Text: Định dạng kiểu chuỗi.
+ Special:Định dạng theo một kiểu đặc biệt.
+ Custom: Định dạng kiểu người dùng

95
 Hình 8.6: Hộp hội thoại Format cells
 Một số code thông dụng trong kiểu Custom:
 Ký hiệu #:
- Tượng trưng cho vị trí xuất hiện của ký số.
- Không hiển thị các số 0 vô nghĩa.
- Giá trị số sẽ được làm tròn phần lẻ tùy thuộc số ký tự # nằm ở phần lẻ của code
trong khung Type.
 Ký hiệu 0:
- Tượng trưng cho vị trí xuất hiện của ký số.
- Hiển thị các số 0 vô nghĩa.
- Giá trị số sẽ được làm tròn phần lẻ tùy thuộc số ký tự 0 nằm ở phần lẻ của code
trong khung Type.
- VD1: Nếu chọn trong khung Type, code là: 00 thì khi nhập số 09 sẽ hiển thị 09
Nhưng với code là ## thì hiển thị là 9 ( bởi số 0 trước số 9 là vô nghĩa).
- VD2: Nếu chọn code là: #,###.00 thì nhập 1234.75 sẽ hiển thị 1234.75
Nếu chọn Code là:#,###.## thì cũng hiển thị 1234.75
Nhưng nếu code là: #,###.# thì sẽ hiển thị 1234.8 (làm tròn số)
Nếu vẫn với code trên mà nhập 1234.74 thì sẽ hiển thị 1234.7.

96
 Lưu ý: Khi số được làm tròn trong ô nên hiểu là chỉ làm tròn về mặt hình
thức hiện ra, còn giá trị số trong ô không hề thay đổi.
 Ký hiệu %: Giá trị hiển thị được nhân với 100 và kèm theo ký hiệu %.
VD: Code là: 0.00%, nếu nhập số 0.15 sẽ hiển thị là 15%
 Ký hiệu “Text”: Hiển thị thêm nhóm ký tự đặt trong dấu “ ” đi sau code
VD: code là #.### “USD”, thi khi nhập số 1200 sẽ hiển thị là 1.200 USD.
 Ký hiệu [color]: Hiển thị nội dung trong ô với màu chỉ định color
Color có các giá trị sau: red: đỏ, white:trắng, green: xanh lá
cây, blue: xanh dương, magenta: tím, yellow: vàng, cyan: gần giống xanh da
trời. Hoặc có thể dùng [color#] với # là giá trị từ 1 đến 56.
- VD: Code là [red]#.### (hoặc codelà[color3]#.###) thì khi nhập số 1234 thì sẽ
hiển thị 1.234 có màu đỏ
 Ký hiệu [condition value]: thiết lập điều kiện định dạng số , thường dùng
chung với màu chỉ định [color][condition value]<code> hoặc [condition value]
[color]<code>. Nếu có nhiều điều kiện và mẫu định dạng thì các phát biểu cách
nhau bởi dấu ; .
- VD: Muốn định dạng số theo yên cầu sau:
+ Nếu số nhập vào lớn hơn 400: hiện ra với màu đỏ.
+ Nếu số nhập vào nhỏ hơn 400: hiện ra với màu xanh dương.
+ Nếu số nhập vào bằng 400: hiện ra với màu vàng.
Thì code sẽ là: [red][>400]#,##0;[blue][<400]#,##0;[yellow]#,##0
+ Khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng, muốn cho hiển thị theo kiểu
ngày/tháng/năm, trong khung Type gõ DD/MM/YYYY.
2.3. Địa chỉ ô:
Địa chỉ trong Excel gồm:
- Địa chỉ tương đối: là địa chỉ sẽ thay đổi khi ta sao chép công thức đến vị trí
mới.
VD: B4, A12 ….
- Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi khi ta sao chép công thức đến vị trí
mới.
97
 VD: $B$4, $A$12, ….
- Địa chỉ hỗn hợp: Là kết hợp của hai loại địa chỉ trên.
VD: B$4, $A12, ….

2.4 Chức năng Auto fill:

Là một chức năng sao chép đặc biệt được sử dụng rất nhiều trong Excel
dùng để sao chép công thức, tạo seri số thứ tự, seri ngày tháng năm ….
Khi tạo seri số thứ tự , seri ngày tháng năm: Chọn ô đầu tiên, nhập dữ liệu
vào, nhập tiếp dữ liệu vào ô tiếp theo liền kề, chọn hai ô đã nhập đó, đưa trỏ
chuột xuống góc dưới bên phải ô thứ hai, trỏ chuột thành dấu cộng (+) màu đen
nhỏ, kéo chuột để tạo thành seri.
Khi sao chép công thức: Đưa trỏ chuột xuống góc dưới bên phải ô chứa
công thức cần sao chép trỏ chuột thành dấu cộng (+) màu đen nhỏ, kéo chuột để
tạo thành seri.
Ví dụ:

3. In ấn
3.1. Định dạng trang in
- Vào menu Home, chọn lệnh Page Setup.
Các thành phần trong hộp hội thọai Page Setup:

98
 Hình 8.7: Hộp hội thoại Page Setup
 Trong Tab Page:Định dạng trang in
+ Orientation: Chọn hướng in
 Portrait: In theo hướng giấy đứng
 Lanscape:In theo hướng giấy ngang
+ Scaling:
 Adjust to: Cho đặt tỷ lệ in từ 10% đến 400% so với kích thước that
 Fit to: Tự nén theo chiều rộng hay chiều cao sao cho vừa với số trang
định trước.
+ Paper size: Chọn khổ giấy in.
+ Print Quality: Chọn độ phân giải khi in, độ phân giải càng cao thì bản in càng
đẹp và in càng chậm.
+ First page number: Đặt trang bắt đầu in, mặc nhiên sẽ in tất cả các trang
trong vùng khai báo, nhập vào số nguyên chỉ trang bắt đầu.
+ Nút lệnh Print sẽ mở hộp hội thọai Print.
+ Nút lệnh Print Preview: cho xem trước bản in trên màn hình.
99
+ Nút lệnh Option: Đặt các thông số cho máy in hiện hành như: Độ phân giải
( Revolution), kích thước giấy ( Paper size)…

 Trong Tab Margin: Định lề trang in.

Hình 8.8: Hộp hội thoại Page Setup

+ Top: An định lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của tờ giấy đến dòng đầu
tiên của văn bản.
+ Bottom: An định lề dưới.
+ Left: An định lề trái.
+ Right: An định lề phải.
+ Center on page:
 Hoziontally: Canh dữ liệu giữa trang in theo chiều ngang.
 Vertically: Canh dữ liệu giữa trang in theo chiều dọc.
+ Nút lệnh Preview: cho xem diện mạo trang in theo thông số đã định.

 Trong Tab Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang.

100
 Hình 8.9: Hộp hội thoại Page Setup

- Muốn tạo tiêu đề đầu trang ( Header) hay cuối trang (Footer) theo ý muốn,
chọn Custom Header, Custom Footer:

Hình 8.10: Hộp hội thoại Header

101
 Hộp hội thọai này chia Header, Footer làm 3 phần: Left section ( trái),
Center section (giữa ), Right section (phải). Muốn tạo ở phần nào thì nhắp
chuột vào phần đó và nhập nội dung Header/ Footer.
Nội dung của Header/ Footer có thể là chuỗi ký tự hay các code.
Nhắp vào các nút để chèn các code vào Header/ Footer

 Mở hộp thọai font, cho phép thay đổi font trước hay sau khi nhập nội
dung Header/ Footer.
 Chèn số trang vào bảng tính.
 Chèn tổng số trang của Workbook vào bảng tính
 Chèn ngày hiện tại của hệ thống vào bảng tính
 Chèn giờ hiện tại của hệ thống vào bảng tính.
 Chèn tên của tập tin chứa bảng tính muốn in.
 Chèn tên của bảng tính.
Nhắp OK để hòan tất

 Trong Tab Sheet

+ Print area: Khai báo vùng in ( có thể nhập địa chỉ hoặc rê chuột trên phạm vi
để chọn).
+ Print title:
 Row to Repeat at top: Cho khai báo các dòng liên tiếp để in ở mỗi đầu
trang.
 Column to Repeat at Left: Cho khai báo các cột liên tiếp để in bên trái mỗi
trang.
+ Print:
 Gridline: In hoặc không in lưới phân cách các ô.
 Black and White: Chỉ in hai màu đen trắng.
 Notes: In ghi chú của ô ở trang bổ sung.
 Row and Column Heading: In luôn chỉ số dòng và tên cột của Sheet.
 Draft Quality: In thô ( in nháp, tốc độ nhanh).
+ Page Oder: Xác định thou tự in khi vùng in vượt quá khổ in của trang giấy.
102
 Down and over: In từ trên xuống dưới, hết rồi mới in sang phải.
 Across and over: In theo chiều từ trái sang phải, rồi mới xuống trang tiếp
theo.
3.2. In ấn:
- Vào nút lệnh Home, chọn lênh Print
Các thành phần của hộp hội thọai Print:

Hình 8.11: Hộp hội thoại Print

+ Printer
 Name: chọn tên máy in dùng để in.
+ Print range: Xác định các trang được in
 All: In tất cả các trang trong Sheet hay vùng được chọn.
 Page: Chọn các trang cần in
 From: Từ trang to: đến trang
+ Copies:
 Number of copies: Nhập vào số lượng bản in.
+ Print what:
 Selection: Chỉ in các ô trong vùng đã chọn của Sheet hiện hành.

103
  Selected sheet(s): In các ô trong vùng đã chọn trong các sheet được
chọn, các vùng trên các sheet khác nhau sẽ được in trên các trang khác nhau.
 Entire Workbook: In tòan bộ những Sheet có chứa dữ liệu trong
Workbook , mỗi Sheet sẽ in trên những trang riêng
Bài tập: Nhập và trang trí bảng tính kết quả học tập sau
KẾT QUẢ KIỂM TRA
Điểm Tổng Kết Học
Tên Lớp Toán Văn Anh
thưởng Điểm Quả Bổng
Vân 12A1 2 10 1 2 15 Rớt
Hoàng 12A2 8 5 1 2 16 Rớt
Nhật 10A1 9 8 5 2 24 Đậu 100,000
Thành 11A2 5 10 6 Đậu 100,000
Trinh 12C1 9 10 7 1 27 Đậu 100,00Đg
Việt 10D3 8 2 6 0 16 Rớt
Trúc 12B3 10 10 4 1.5 25.5 Rớt

Câu hỏi, bài tập:

Nhập và trang trí bảng tính lương sau

Yêu cầu đánh giá

- Thực hiện được các thao tác cơ bản trên bảng tính: kẻ khung bảng tính, đặt tên
bảng tính, định dạng dữ liệu trong ô
- Thực hiện được các thao tác định dạng kiểu dữ liệu
- Thực hiện được các thao tác để in ấn tài liệu trong Excel.

104
 BÀI 9
SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI
Giới thiệu:
Công thức là cốt lõi và tinh túy của MS Excel, nếu không có các công
thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công
thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các
công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp
chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần.
Bài này giới thiệu về cách sử dụng công thức, cũng như cách sử dụng và ý
nghĩa các hàm xử lý dạng số và chuỗi.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm về hàm trong excel.
- Trình bày được cú pháp và công dụng của hàm ABS, SQRT, Power, Int,
MOD, Round, Produc, Sum, Sumif
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Len, Left, Right, Mid,
Upper, Lower, Prope, Trim, Value
- Sử dụng được các hàm ABS, SQRT, Power, Int, MOD, Round, Produc, Sum,
Sumif vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Sử dụng được các hàm Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower, Prope, Trim,
Value vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:

1. Các khái niệm

1.1. Các công thức:
Quy ước:
- Phải bắt đầu bằng dấu “=”

105
 - Thành phần của một công thức gồm các toán tử như: + (cộng), - (trừ), *
(nhân),/ (chia),^ (mũ, lũy thừa), () ( dấu ngoặc đơn), & ( toán tử liên kết) và các
toán tử so sánh (<,>,<=,>=,=).
- Độ ưu tiên của các toán tử xếp theo thứ tự như sau: (), ^, * và /, + và -.
Trường hợp có hai toán tử có cùng độ ưu tiên thì toán tử nào đứng trước sẽ được
tính trước.
VD: = 4+5  cho kết quả là 9
= 5^2  cho kết quả là 25
= “ trường “&”TC nghề”  cho kết quả là “ trường TC nghề”
= (4+5)*3  cho kết quả là 27
= 4+5* 3 cho kết quả là 19.

1.2.Cú pháp chung của hàm trong Excel:

= tên hàm ({ các đối số})
Trong đó:
- Tên hàm phải đúng theo tên Excel đã đặt, có thể gõ bằng chữ thường
hoặc chữ hoa.
- Các đối số trong hàm rất đa dạng, nó có thể là một số cụ thể, một địa chỉ
ô hay khối, hoặc lại là một hàm khác ( hàm lồng hàm).
- Đối số phải d0ược đặt trong dấu ngoặc đơn(), các đối số được phân cách
nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tuỳ theo khai báo List Separator trong
Control Panel/Regional Setting
- Số đối số trong hàm tối đa là 30 với điều kiện tổng số ký tự có trong
công thức không được vượt quá 1024.
- Trong hàm không được có ký tự trắng trừ trường hợp ký tự trắng nằm
trong chuỗi trong dấu nháy kép “”.
- Excel có một số hàm không có đối số như Hàm Now(): trả về ngày giờ
hiện hành. Colunm(): trả về cột hiện hành, Row(): trả về hàng hiện hành.
VD:
=Sum(1,45,4): đối số là số cụ thể.
106
 =Sum(D1,B5,C1:C10): đối số là địa chỉ ô và khối.
=Sum(product(D1, D3),A2:A4): đối số là hàm và địa chỉ khối.

2. Hàm xử lý dữ liệu dạng số

2.1. Hàm ABS

+ Công dụng: Trả về gía trị tuyệt đối của một giá trị kiểu số.
+ Cú pháp: =ABS(number)
+ VD:= ABS(-7)  cho kết quả là 7
=ABS(7) cho kết quả là 7.

2.2. Hàm SQRT():

+ Công dụng: Trả về căn bậc hai của một giá trị kiểu số.
+ Cú pháp: =SQRT(number)
+ Ví dụ:

2.3. Hàm POWER():

+ Công dụng: Tính lũy thừa của một giá trị kiểu số.
+ Cú pháp: =POWER(number,power)
+ Ví dụ:

107
2.4. Hàm INT():
+ Công dụng: Làm tròn số trong hàm đến số nguyên gần nhất nhỏ hơn số trong
hàm
+ Cú pháp: =INT(number)
+ Ví dụ:

2.5. Hàm MOD():

+ Công dụng: Trả về số dư của phép chia nguyên.
+ Cú pháp: =MOD(number, divisor - number)
Trong đó: - number: là số bị chia hay địa chỉ ô chứa số bị chia.
- divisor – number: là số chia hay địa chỉ ô chứa số chia.
+ Ví dụ:

2.6. Hàm ROUND():

+ Công dụng: Làm tròn giá trị số đến số chỉ định.
+ Cú pháp: =ROUND(number, number-digits)
Trong đó: - number: là số muốn làm tròn hay địa chỉ ô chứa số muốn làm
tròn.
- number -digits: là vị trí chỉ định làm tròn.
+ Ví dụ: làm tròn điểm trung bình 2 chữ số sau dấu phẩy

108
2.7. Hàm SUM():
+ Công dụng: Tính tổng các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =SUM(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: Tính tổng điểm của ba môn Toán, Văn, Anh

2.8. Hàm SUMIF():

+ Công dụng: Tính tổng có điều kiện.
+ Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum - range)
Trong đó: - Range: là phạm vi các ô mà hàm sẽ xét xem có ô nào thỏa điều
kiện Criteria hay không để tính tổng.
- Criteria: là điều kiện xét, có thể được ghi dưới dạng địa chỉ ô hay
được ghi trong dấu nháy kép “”.
- Sum – range: là phạm vi tương ứng với các ô trong phạm vi
range thỏa điều kiện criteria.
Hàm Sumif sẽ dò trên phạm vi range, nếu gặp ô nào thỏa điều kiện criteria thì
hàm sẽ tính tổng giá trị của các ô tương ứng trên phạm vi sum-range.
+ Ví dụ:

Tính doanh số bán hàng của Hương:

=Sumif(A2:A6,”A3”,B2:B6) cho kết quả là 2.550.000

109
2.9. Hàm PRODUCT():
+ Công dụng: Tính tích các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =PRODUCT(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: Tính tích của ba môn Toán, Văn, Anh

3. Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi:

3.1. Hàm LEN():

+ Công dụng: Trả về chiều dài chuỗi.
+ Cú pháp: =LEN(Text)
+ Ví dụ: = LEN(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là 14

3.2. Hàm LEFT():

+ Công dụng: Lấy number ký tự bên trái chuỗi Text.
+ Cú pháp: =LEFT(Text, number)
+ Ví dụ:

3.3. Hàm RIGHT():

+ Công dụng: Lấy number ký tự bên phải chuỗi Text.
+ Cú pháp: =RIGHT(Text, number)

110
+ Ví dụ:

3.4. Hàm MID():

+ Công dụng: Lấy number ký tự của chuỗi Text bắt đầu từ vị trí number-start.
+ Cú pháp: =MID(Text, number-start,number)
+ VD:=

3.5. Hàm LOWER():

+ Công dụng: Đổi chuỗi thành chữ thường.
+ Cú pháp: =LOWER(Text)
+ Ví dụ:
= LOWER(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là truong tc nghe
= LOWER(“TRƯỜNG TC NGHỀ”)  cho kết quả là trường tc nghề

3.6. Hàm UPPER():

+ Công dụng: Đổi chuỗi thành chữ hoa.
+ Cú pháp: =UPPER(Text)
+ Ví dụ:
= UPPER(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là TRUONG TC NGHE
= UPPER(“trường tc nghề”)  cho kết quả là TRƯỜNG TC NGHỀ

111
3.7. Hàm PROPER():
+ Công dụng: Đổi chuỗi Text thành chuỗi có các ký tự đầu của mỗi từ là chữ
hoa, các ký tự sau là chữ thường.
+ Cú pháp: =PROPER(Text)
+ Ví dụ:
= PROPER(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là Truong Tc Nghe
= PROPER(“TRƯỜNG TC NGHỀ”)  cho kết quả là Trường Tc Nghề

3.8. Hàm TRIM():

+ Công dụng: Bỏ đi tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi.
+ Cú pháp: =TRIM(Text)
+ Ví dụ:
= TRIM(“Truong TC nghe”)  cho kết quả là Truong TC nghe

3.9. Hàm VALUE():

+ Công dụng: Đổi chuỗi ký số (kiểu text) ra kiểu số.
+ Cú pháp: =VALUE(Text)
+ Ví dụ:

Câu hỏi, bài tập:

9.1. Trình bày cú pháp, công dụng của các hàm xử lý dạng chuỗi và số
9.2. Sử dụng các hàm xử lý dạng số tính toán bảng tính sau

112
 Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của hàm ABS, SQRT, Power, Int,
MOD, Round, Produc, Sum, Sumif, Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower,
Prope, Trim, Value
- Áp dụng các hàm ABS, SQRT, Power, Int, MOD, Round, Produc, Sum,
Sumif, Len, Left, Right, Mid, Upper, Lower, Prope, Trim, Value vào trong các
bài tập

113
 BÀI 10
SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ
Giới thiệu:
Các hàm Thống kê trong Excel được sử dụng và ứng dụng nhiều trong
công việc tính toán Excel trong công việc văn phòng. Nhằm giúp các bạn hiểu
rõ về cú pháp, công dụng cũng như cách sử dụng các hàm thống kê trong Excel.
Bài này này sẽ giới thiệu và hướng dẫn các bạn một cách chi tiết và đầy đủ về
các hàm thống kê trong Excel.
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Average, Max, Min, Count,
Counta, Countif, Rank
- Sử dụng được các hàm Average, Max, Min, Count, Counta, Countif, Rank vào
trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:

1. Hàm AVERAGE():
+ Công dụng: Tính trị trung bình của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =AVERAGE(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: = AVERAGE(2,10,1)  cho kết quả là 4.33

114
2. Hàm MAX():
+ Công dụng: Cho biết giá trị lớn nhất của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =MAX(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: = MAX(2,10,1)  cho kết quả là 10

3. Hàm MIN():
+ Công dụng: Cho biết giá trị nhỏ của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =MIN(number 1, number 2, … , number n)
+ Ví dụ: = MIN(2,10,1)  cho kết quả là 1

4. Hàm COUNT():
+ Công dụng: Đếm các giá trị số của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =COUNT(Value 1, value 2, … , value n)
+ Ví dụ: = COUNT(18,2,a,b,2,4,)  cho kết quả là 4
Đếm các giá trị số trong phạm vi C4:F4.

115
5. Hàm COUNTA():
+ Công dụng: Đếm các giá trị khác rỗng của các đối số trong hàm.
+ Cú pháp: =COUNTA(Value 1, value 2, … , value n)
+ Ví dụ: = COUNTA(18,2,a,b,2,4,)  cho kết quả là 6
Đếm các giá trị khác rỗng trong phạm vi C4:F4.

6. Hàm COUNTIF():
+ Công dụng: Đếm các giá trị trong phạm vi các ô thỏa điều kiện.
+ Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)
Trong đó:
- range: là phạm vi các ô mà hàm sẽ xét xem có ô nào thỏa điều kiện
criteria hay không.
- criteria: là điều kiện xét, có thể được ghi dưới dạng địa chỉ ô hay trong
dấu nháy kép “”.
+ Ví dụ: Đếm các giá trị thỏa điều kiện >3 trong phạm vi C4:E4.

Câu hỏi, bài tập

11.1.Trình bày cú pháp, công dụng của các hàm thống kê và thống kê có điều
kiện
11.2.Nhập dữ liệu và tính toán bảng lương sau:
116
 BẢNG TÍNH TIỀN LƯƠNG THÁNG 05/2012
DANH SÁCH LƯƠNG - THƯỞNG THÁNG 05/2012
Số Mã nhân Ngày Hệ số
Tên nhân viên Tên PB Tiền lương
TT viên công lương
1 001TC Trần Đan Như Tổ chức 25 3.5
2 002TV Đăng Thế Khoa Kế toán 27 2.34
3 003TC Nguyễn Ngọc Chấn Tổ chức 24 4.5
4 004KH Nguyễn Trọng Tài Kế hoạch 26 6.0
5 005GD Nguyễn Tiến Huy Vật tự 23 3.0
6 006KH Trần Thị Hạnh Nhi Tổ chức 24 8.0
7 007KH Nguyễn Quỳnh Như Tổ chức 27 6.5
Tiền lương cao nhất
Tiền lương thấp nhất
Trung bình của tiền lương
Đếm tổng số nhân viên của tất cả các phòng
Đếm tổng số nhân viên phòng tổ chức

Yêu cầu:
- Tiền lương =Ngày công *Hệ Số lượng*1150 ( và được định dạng có dấu phân cách
hàng ngàn, có đơn vị tiền tệ là VNĐ. VD: 200.000 VNĐ)
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm Average, Max, Min, Count,
Counta, Countif
- Sử dụng được các hàm Average, Max, Min, Count, Counta, Countif vào trong
các bài tập

117
 BÀI 11
SỬ DỤNG HÀM LOGIC
Giới thiệu:
Logic là một lập luận cho chúng ta biết một mệnh đề nào đó là đúng nếu
những điều kiện nào đó được thỏa mãn. Mệnh đề có hai loại là đúng và sai.
Nhiều tình huống và những quá trình mà bạn gặp trong cuộc sống hàng ngày có
thể được biễu diễn dưới dạng mệnh đề, hoặc hàm. Qua bài học này sẽ giới thiệu
một cách thật cụ thể về hàm logic.
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm And, Or,If
- Sử dụng được các hàm And, Or,If vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:

1. Hàm AND():
+ Công dụng: Hàm trả về giá trị true khi tất cả các đối số trong hàm đều đúng,
trả về giá trị false khi chỉ một đối số trong hàm sai.
+ Cú pháp: =AND(logical_1, logical_ 2, …, logical_ n)
-Trong đó: logical_1: là điều kiện 1
logical_2: là điều kiện 1
……………..
logical_n: là điều kiện 1
Hay:
+ Ví dụ: = AND(2>1,5<7)  cho kết quả là True
= AND(3<2,1<4)  cho kết quả là False

118
2. Hàm OR():
+ Công dụng: Hàm trả về giá trị true khi chỉ cần một đối số trong hàm đúng, trả
về giá trị false khi tất cả các đối số trong hàm sai.
+ Cú pháp: =OR(Logical_1, logical_ 2, …, logical_ n)
-Trong đó: Logical_1: là điều kiện 1
Logical_2: là điều kiện 1
……………..
Logical_n: là điều kiện 1

+ Ví dụ: = OR(2>1,5>7)  cho kết quả là True

= OR(3<2,1>4)  cho kết quả là False

3. Hàm IF():
+ Công dụng: Thực hiện biểu thức đúng (value if True) khi logical-test cho trị
true, ngược lại sẽ thực hiện biểu thức sai (value if False) khi logical-test cho trị
false.
+ Cú pháp: =IF(logical-test , value_ if_ True, value_ if_ False)veliu
Hay IF ( Điều kiện, giá trị trả về nếu điều kiện đúng, giá trị trả về nếu
điều kiện sai)
+ VD:Tại ô B4 chứa giá trị 4
= IF(B4>3,B4+2,B4+7)  cho kết quả là 6
Cho Bảng tính như sau: Hãy xếp loại học tập dựa vào điểm TB theo quy định

119
 A B C
1 Tên Điểm Xếp loại
2 An 7.5
3 Bình 5.0
4 My 8.0
5 Khánh 4.5
6 Nhi 6.3
Công thức tại ô C2 sẽ là:
=IF(B2>=8.0,”Giỏi”,IF(B2>=7.0,”Khá”,IF(B2>=6.0,”Tbkhá”,IF(B2>=5,”TB”,”
Yếu”))).
Câu hỏi, bài tập
12.1. Nhập và định dạng dữ liệu như bảng tính sau:

12.2. Đánh số thứ tự cho cột STT (sử dụng mốc điền).
12.3. Phụ cấp chức vụ được tính dựa vào chức vụ: (Sử dụng hàm IF)
+ GĐ: 500
+ PGĐ: 400
+ TP: 300
+ KT: 250
+ Các trường hợp khác: 100.
120
12.4. Lương = Lương căn bản * Ngày công.
12.5. Tạm ứng được tính như sau:
- Nếu (Phụ cấp chức vụ + Lương)*2/3 < 25000 thì
Tạm ứng = (Phụ cấp chức vụ + Lương)*2/3
Ngược lại:
Tạm ứng = 25000
(Làm tròn đến hàng ngàn, sử dụng hàm ROUND)
12.6. Còn lại = Phụ cấp chức vụ + Lương - Tạm ứng.
Yêu cầu, đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm And, Or,If
- Sử dụng được chức năng Autofil, định dạng được dữ liệu trong ô
- Áp dụng được các hàm And, Or,If vào trong các bài tập

121
 BÀI 12
SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ
Giới thiệu:
Các dữ liệu khi nhập vào trong các bảng tính Excel hầu như ban đầu đều
không theo một trật tự nhất định nào cả, việc này khiến cho bạn gặp khó khăn
trong việc chỉnh sửa và quản lý chúng. Hai nữa khi chúng ta tính toán xong các
con số muốn biểu diễn thành những hình ảnh sinh động để cho người xem dễ
dàng. Qua bài học này sẽ giới thiệu một cách cụ thể về sắp xếp, trích lọc, vẽ đồ
thị.
Mục tiêu:
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm sắp xếp và trích lọc các
mẫu tin
- Trình bày được công dụng và các loại đồ thị.
- Sử dụng được các hàm hàm sắp xếp và trích lọc các mẫu tin vào trong các bài
tập cụ thể trong thực tế.
- Vẽ được các loai đồ thị vào trong các bài tập cụ thể trong thực tế.
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Các khái niệm
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng
và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ liệu thỏa mãn một
tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các
vùng Database, Criteria và Extract.
- Vùng Database là vùng cơ sở dự liệu gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên
chứa các tiêu đề cột, gọi là tên Field (Field name) của cơ sở dữ liệu. Tên các
Field phải là dữ kiện kiểu chuỗi và không đươc trùng lặp. Các dòng còn lại chứa
dữ liệu, mỗi dòng gọi là một mẫu tin CSDL ( Record).
122
 - Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích,
điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các
tiêu đề còn các thao tác tìm kiếm , xóa ... không cần dùng đến vùng này.

2. Vùng tiêu chuẩn

 Tiêu chuẩn hằng số và chuỗi :
Ô điều kiện là một hằng số hay chuỗi : nhập trực tiếp vào ô ngay dưới vùng điều kiện.
Ngày
TT Tên Chức vụ Lương Thưởng Số con
sinh
1 Hùng 30/01/78 Nhân viên 250000 2000 2
2 Bình 21/08/74 Truởng phòng 256000 2000 2
3 Vân 21/11/70 P.Giám đốc 352000 5000 1
4 Bình 16/08/77 Giám đốc 456120 3000 2
5 Doanh 05/12/76 LáI xe 272000 2000 1
6 Loan 18/09/77 Tạp vụ 125300 1000 1
VD :
Chức vụ Thưởng
Nhân viên 2000

Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hay *.

- Ví dụ : Tiêu chuẩn Tên bắt đầu bằng chữ H : TÊN
H*
 Tiêu chuẩn so sánh
Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh. Các toán tử so sánh
gồm: > (lớn hơn) < ( nhỏ hơn) >= (lớn hơn hay bằng) = ( bằng) ,<> ( khác)
Ví dụ : tiêu chuẩn SỐ CON lớn hơn 2:
 Tiêu chuẩn công thức
-Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trừơng hợp có sử dụng tiêu chuẩn này cần
lưu ý:
123
-Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả càc tiêu đề của
vùng Database.
-Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên để so sánh. Ví
dụ: tiêu chuẩn ký tự đầu tiên của tên khác “
Công thức trong ô điều kiện là:
=LEFT (C2,1)<>“H”
Xuất hiện TRUE / FALSE hay 1 / 0
 Liên kết tiêu chuẩn
- Có thể tìm kiếm,xóa hay rút trích cácmẩu tin trong vùng Database bằng cách
giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau.
+Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chất giao (và)
+ Nếu các ô điều kiện khác dòng có tính chất hội ( Hoặc).
Ví dụ: Chức vụ Lương
TP >1000000

Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : Lương >1000000 và chức vụ là TP.

3. Sắp xếp thứ tự

- Bước 1: Chọn CSDL thuộc cột mà ta muốn dùng làm khóa chính để sắp xếp.
- Bước 2: - Nhắp vào thẻ Data/ sort chọn:

Sắp theo giá trị tăng dần

của Field

Sắp theo giá trị giảm dần

của Field

xuất hiện hộp thoại

124
 Hình 14.1: Hộp hội thoại Sort
Trong đó:
 Sort by: chọn field dùng làm khóa sắp xếp
- Order: có hai giá trị:
+ Smallest to Larngest: sắp xếp tăng dần
+ Largest to Smallest: sắp xếp giảm dần
 Nếu dữ liệu bị trùng thì có thể sắp xếp tiếp:
+ Add Level: Thêm cột mới
+ Chọn tiếp Fileld thứ 2,3 nếu có dùng làm khóa sắp xếp thiếp theo
+ Copy Level: sao chép cấp đã sắp xếp
+ Delete Level: Xóa cấp sắp xếp
 My Data has header:
+ Chọn thì sắp xếp theo dữ liệu của cột
+ Không chọn thì sắp xếp theo tên cột
 Options: giúp xác định thêm các tùy chọn sau:
+ Case sensitive: Phân biệt chữ hoa và chữ thường
+ Sort top to bottom: Sắp xếp từ trên xuống dưới
+ Sort left to right: sắp xếp từ trái sang phải

125
4. Lọc các mẫu tin

4.1. Lọc tự động ( Autofilter):

- Bước 1: Đưa ô hiện tại vào vùng CSDL.
- Bước 2: Nhắp vào Ribon Data, chọn lệnh Filter/Auto filter. Lúc này trên các
Fiel name sẽ xuất hiện các mũi tên ( Pull down list).
- Dữ kiện trong các Field sẽ chứa trong các Pull down list gồm:
+ Select All: Cho hiện tất cả các mẫu tin của CSDL.
+ Top 10: Hiện 10 mẫu tin đầu tiên.
+ Các phép so sánh trong Number filter( nếu trọn trường trích lọc dạng
số) hoặcText Filter ( nếu chọn trường trích lọc là text) gồm:

Hình 14.2: Hộp hội thoại Auto filter

 Equals: bằng
 Does not equals: không bằng
126
 Is greater than: lớn hơn
 Is greater than or equal to: lớn hơn hay bằng
 Is less than: nhỏ hơn
 Is less than or equal to: nhỏ hơn hay bằng
 Begin with: bắt đầu bởi
 Does not begin with: không bắt đầu bởi.
 Ends with: kết thúc bởi
 Does not ends with: không kết thúc bởi
 Contains: có chứa
 Does not contains: không chứa
 Between: giữa 2 giá trị
 Above average: chỉ hiển thị các mấu tin có giá trị lớn hơn giá trị trung
bình của cột số chọn lọc
 Below average: chỉ hiển thị các mấu tin có giá trị nhỏ hơn giá trị trung
bình của cột số chọn lọc
 Custom filter: dùng để mở hộp đối thoại Custom Auto filter và thiết lập
các điều kiện lọc. Dùng trong trường hợp muốn kết hợp nhiều điều kiện
đối với nhiều Field khác nhau.

Hình 14.3: Hộp hội thoại Custom AutoFilter

- Sử dụng dấu ? để thay thế 1 ký tự

127
 - Sử dụng dấu * để thay thế nhiều ký tự
Các giá trị thuộc Field: hiện các mẫu tin có giá trị bằng với giá trị được
chọn
Để bỏ chế độ Autofiler, lại chọn lại Data/Autofilter.

4.2. Lọc cao cấp

- Trong thao tác này , cần tạo trước vùng Database, vùng Criteria
- Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database.
- Chọn lệnh : Data / Advanced Filter , xuất hiện hôp đối thoại Advanced
Filter.

Hình 14.4: Hộp hội thoại Advance Filter

- Chọn Copy to Another Location ở mục Action để sao chép những mẩu tin
thỏa điều kiện vào một vùng khác trên bảng tính do ta khai báo.
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range (gồm cả vùng tiêu đề,
dùng địa chỉ tuyệt đối và thường Excel sẽ tự động ghi)
- Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp Criteria Range ( dùng địa chỉ tuyệt
đối).
- Xác định địa chỉ các tiêu đề của vùng Extract vào hộp Copy To.
- Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ
được chép vào vùng Extract.

128
- Nếu chọn Unique Records Only : Các mẫu tin giống nhau nhưng trong vùng
trích chỉ tồn tại một mẫu tin . Nếu không chọn :trích đầy đủ các mẫu tin thỏa
mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
- Sau khi đã xác định xong, nhắp OK để thực hiện.

5. Đồ thị
5.1. Giới thiệu
Excel có khả năng biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong Sheet trên
phương diện đồ họa giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về số liệu trên bảng.
Đồ thị giúp cho người đọc dễ dàng so sánh giữa các số liệu, tránh việc phải đọc
các số liệu chi chit, tiên đóan được sự phát triển của dữ lịệu mô tả trong bảng,
làm cho biểu bảng có tính thuyết phục hơn.
 Các lọai đồ thị:
Excel có 14 lọai đồ thị ( Column, Bar, Line, Pie, Area, Radar …).Trong
mỗi lọai đồ thị lại có nhiều dạng khác nhau phục vụ cho nhu cầu khác nhau của
người dùng.

5.2. Tạo đồ thị

 Các thành phần cơ bản của đồ thị:
Một đồ thị thông thường gồm có:
- Các đường biểu diễn: dùng để minh họa các số liệu ( data series ) trên bảng
tính.Nhiều đường biểu diễn đứng chung nhau tạo thành data point.
- Các trục (Axis):
+ Trục hòanh (X): dùng để ghi các nhãn.
+ Trục tung (Y): là trục thẳng đứng và vuông góv trục X, được Excel tạo
ra căn cứ vào các số liệu cao và thấp nhất trong phạm vi khai báo.
+ Trục xiên (V): chỉ có ở đồ thị 3D.
- Tiêu đề của đồ thị (Chart title): là chuỗi ký tự giới thiệu nội dung chính của đồ
thị.

129
- Các tiêu đề của trục (Axis label): giới thiệu nội dung của trục X, đơn vị của
trục Y.
- Hộp chú thích ( Legent): ghi các chú thích về các đường biểu diễn trên đồ thị.
- Các đường kẻ lưới ( Gridline): là các đường ngang, dọc kẻ trên vùng đồ thị
giúp ta xác định dễ dàng các giá trị trên đường biểu diễn.
 Tạo đồ thị:
+ Bước 1: Xác định ( chọn ) khối dữ liệu muốn dựng đồ thị ( gồm tiêu đề và dữ
liệu).
+ Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Chart,
- Chọn 1 kiểu có trong khung Chart Type

Hình 14.5: Hộp hội thoại Insert Chart

5.3. Hiệu chỉnh đồ thị

Hiệu chỉnh đồ thị:

 Thay đổi kiểu dáng của đồ thị ( Chart type):

+ Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh
ChangeChart type.

130
 Hình 14.6: Hộp hội thoại Change Chart Type
+ Bước 2: Chọn lại kiểu đồ thị mới.
 Thay đổi nguồn dữ liệu
+ Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh Select
data.
+ Bước 2: Khai báo lại địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn ở khung Chart Data
range.
 Thay đổi vị trí của đồ thị:
+ Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh Move
Chart.
+ Bước 2: Chọn Sheet mới trong khung Object in.
 Thay đổi thành phần của đồ thị:
* Thêm / bớt hộp chú thích (Legent)
Nhắp vào menu Layout/Legent và chọn vị trí cho Legent xuất hiện ở trong đồ
thị trong danh sách đổ xuống sau.

* Thêm/bớt tiêu đề đồ thị, tiêu đề trục, định dạng các thành phần của đồ thị :
131
- Muốn thêm/bớt tiêu đề vào đồ thị và định dạng đồ thị thì chọn Layout và chọn
công cụ thực hiện trên thanh công cụ này

Hình 14.6: Hộp hội thoại Chart Tools

Câu hỏi, bài tập
14.1. Nhập và trang trí bảng tính sau

14.2. Sắp xếp bảng tính trên theo tên hàng tăng dần, nếu trùng thì sắp xếp giảm
dần theo quốc gia
14.3. Vẽ đồ thi hính Colunm thể hiện thành tiền của từng mặt hàng
14.4. Sử dụng chức năng Autofill và Avanced rút trích ra các mặt hàng là gạo
tấm
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm sắp xếp, trích lọc và đồ thị
các mẫu tin
- Sử dụng được các hàm hàm sắp xếp, trích lọc và vẽ đồ thị vào trong bài tập

132
 BÀI 13
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT
Giới thiệu:

PowerPoint 2010 là một phần của bộ Microsoft Office 2010. Cũng giống
như Word, Excel, PowerPoint giúp chúng ta tạo nên các bài thuyết trình sinh
động và lôi cuốn, kèm theo các hiệu ứng hấp dẫn và thu hút người nghe. Qua bài
học này người học sẽ được giới thiệu một cách tổng quan về powerpoint.
Mục tiêu:
- Trình bày được các khái niệm như: Presentation(bản trình diễn), Slide(trang).
- Thực hiện được các thao tác mở, đóng, thoát khỏi chương trình Powerpoint.
- Trình bày được các thành phần trên giao diện chương trình Powerpoint
- Thực hiện được các thao tác: tạo mới, nhập văn bản, chèn được các đối tượng,
chèn bảng biểu vào slide
- Thực hiện được thao tác lưu slide, mở mới và mở slide có sẵn
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung

1. Giới thiệu
PowerPoint 2010 cũng có hầu hết các tính năng như các phiên bản trước
và có một số các tính năng mới mà bạn có thể sử dụng. Có 3 tính năng bạn nên
nhớ khi làm việc với PowerPoint 2010:
 Khởi động:
- Cách1: Vào Start/ Programs/ Microsoft office/ Microsoft powerpoint.
- Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Micrsoft PowerPoint trên màn hình
Desktop.
Xuất hiện màn hình power point gồm các thành phần như sau:

133
 Hình 15.1: Màn hình làm việc của power point
Cũng như các chương trình Microsoft Office khác, PowerPoint có cácthanh
công cụ(Toolbars), thanh thực đơn(Menu bar) và các lệnh đơn tắt khác. Ngoài
ra, PowerPoint có những công cụ, lệnh đơn riêng biệt.Chúng ta sẽ xem xét các
thành phần cơ bản được sử dụng trong quá trình soạn thảo PowerPoint
- Title bar: thanh tiêu đề
- Ribbon: họat động như một kết hợp của menu bar và toolbar
- Mở file: chứa các menu open, save, print, và tạo mới file trình diễn.
- Quick Access Toolbar: chứa shortcut cho một số tính nay thông dụng.
- Minimize, Maximize/Restore button: thay đổi kích thước cửa sổ ứng dụng
- Close button: đóng ứng dụng
- Work area: màn hình làm việc chính, dùng để sọan thảo file PowerPoint.
Thoát MS Power Point:
+ Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)
+ Cách 2: Dùng lệnh File/Exit
+ Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4

134
2. Làm việc với presentation-Slide
2.1. Tạo mới Slide trình diễn
 Định nghĩa presentation-Slide
- Là một tập các Slide có thứ tự. Khi trình chiếu, các Slide sẽ xuất hiện theo ý đồ
của người thiết kế.
- Mỗi Presentation là một tập tin (file) có phần kiểu mặc định là .ppt
Cách tạo một presentation
File/ New Slide hoặc nhắp nút New Slide trên thanh công cụ.
- Blank Presentation (tạo một Presentation rỗng)
- From design template (tạo từ các mẫu cho trước)
- Form AutoContent wizard (tạo từng bước theo hướng dẫn)
- From exiting presentation (tạo từ các presentation đã có sẵn)
- Photo album (tạo từ bộ sưu tập ảnh)
- Templates (tạo từ mẫu)
* Tạo lập nền Slide:
Bước 1: Vào tab Design, nhìn qua bên góc trên phải khu vực Background,
kích vào mũi tên phía dưới như hình:

Hình 15.2: Ngăn Design/ Background

Bước 2: Cửa sổ Format Background xuất hiện, tiến hành thực hiện chèn hình
nền như các bước trong hình dưới:

135
 Hình 15.3: Hộp hội thoại Format Background
Đầu tiên chọn tab Fill / Picture or texture fill/ File. Sau khi nhấn File như ở
hình trên, cửa sổ Insert Picture xuất hiện, chọn hình ảnh muốn đặt làm
background cho slide rồi đúp chuột lên hình vừa ý, sau đó nhấn Apply to All và
chọn Close để kết thúc
* Thêm các Slide:
-Nhắp chuột phải vào slide/ Duplicate Slide .
2.2. Nhập văn bản trong powerpoint
- Vào Home/ Layount/ xuất hiện các mẫu cần trình bày văn bản/ chọn mẫu cần trình
bày.
- Chọn Font để có thể thay đổi cách định dạng cho các ký tự, màu sắc và kích cỡ
chữ.
- Sử dụng lệnh trong nhóm Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn text như
định dạng danh sách, xuống dòng.

136
 Hình 15.4: Hộp hội thoại Layout
2.3. Định dạng văn bản trên slide

 Thay đổi kiểu chữ và kích thước font để thay đổi kiểu chữ:

- Kích vào mũi tên bên cạnh tên font và chọn một font.

- Có thể xem trước các font mới được xuất hiện như thế nào bằng cách bôi đen
văn bản, và di chuyển trên kiểu chữ mới.

Hình 15.5: Hộp hội thoại font

137
 Để thay đổi kích thước font:
- Kích vào mũi tên bên cạnh kích thước font và chọn kích thước phù hợp, hoặc
- Kích vào nút increase(tăng) hay decrease(giảm)

Hình 15.6: Hộp hội thoại tăng/ giảm font

- Font Styles và các hiệu ứng Font Styles được định sẵn định dạng các tùy chọn
mà được sử dụng để làm nổi bật văn bản. Chúng gồm có: kiểu chữ đậm, nghiêng
và gạch chân. Để thêm những định dạng này vào văn bản:
- Bôi đen văn bản và kích Font Styles trên nhóm Font của tab Home, hoặc bôi
đen văn bản và khi đó thanh công cụ mini sẽ xuất hiện mờ và bạn chỉ cần di
chuyển lên và chọn các định dạng, hoặc kích phải để hiển thị các công cụ font.
 Thay đổi màu sắc văn bản để thay đổi màu sắc văn bản:
- Bôi đen văn bản và kích nút Colors trên nhóm Font của vùng Ribbon, hoặc
bôi đen văn bản và kích phải, rồi chọn công cụ Colors.
- Lựa chọn màu bằng cách kích vào mũi tên phía bên cạnh nút Font Color.

Hình 15.7: Hộp hội thoại Theme Color

 Chèn danh sách thứ tự tự động cho văn bản:
Danh sách các Bulleted thường có các bullet chấm tròn, danh sách các
Numbered có các số và danh sách các Outline là sự kết hợp giữa các số và các
138
ký tự phụ thuộc vào cách tổ chức của danh sách.
Để thêm một danh sách thứ tự tự động vào văn bản đã có như sau:
- Lựa chọn văn bản bạn muốn tạo một danh sách thứ tự tự động
- Kích nút Bulleted or Numbered Lists

- Kích vào mũi tên bên cạnh danh sách bulleted hoặc numbered và chọn một
kiểu bullet hay numbering/ Ok

Hình 15.8: Hộp hội thoại Bulleted or Numbering

2.4. Chọn các đối tượng vào slide:
2.4.1. Wordart:
WordArt (chữ nghệ thuật) là các kiểu có thể được áp dụng cho văn bản để tạo
một hiệu ứng trực quan.
 Để tạo WordArt:
- Lựa chọn văn bản
- Kích tab Insert
- Kích nút WordArt
- Chọn WordArt xuất hiện hộp thoại chọn kiểu wordart

139
 Hình 15.9: Hộp hội thoại WordArt
 Để chỉnh sửa kiểu của WordArt
- Lựa chọn WordArt
- Kích tab Format cho các công cụ vẽ
- Kích nút Text Fill, Text Outline hoặc nút Text Effects

Hình 15:10. Ngăn Format

2.4.2. Picture
 Chèn hình ảnh
- Kích tab Insert
- Kích nút Picture/ Clip Art xuất hiện hộp thoại

Hình 15.11: Hộp hội thoại Picture

140
 Chỉnh sửa Picture:
Chỉnh sửa ảnh và hình mẫu khi chèn một hình ảnh hay hình mẫu vào bản
trình chiếu, một tab mới sẽ xuất hiện trên vùng Ribbon. Tab Format cho phép
bạn định dạng hình ảnh và đồ họa. Tab Format có 4 nhóm:

Hình 15.12: Tab chứa các công cụ để hiệu chỉnh hình ảnh

+ Adjust: Điều chỉnh độ sáng, sự tương phản và màu sắc của ảnh
+ Picture Style: Cho phép bạn đặt một khung hay đường viền xung quanh ảnh
và chèn thêm hiệu ứng cho ảnh
+ Arrange: Điều chỉnh tính chuẩn trực và sự quay cho ảnh
+ Size: Cắt ảnh và tùy chỉnh kích thước cho ảnh
2.4.3. Chèn Shape
 Để chèn Shape thực hiện như sau
- Kích tab Insert
- Kích nút Shapes
- Kích vào hình bạn chọn

141
 Hình 15.13: Hộp hội thoại Shapes
- Kích vào Slide
- Kéo con trỏ để mở rộng hình
 Để định dạng hình:
- Kích Shape
- Kích Tab Format( tương tự như chỉnh sửa picture)
2.4.4.Video Clips:
 Chèn âm thanh bằng cách sử dụng tab Insert
- Click vào tab Insert.
- Chọn nút mũi tên trên hộp Sound.

Hình 15.13: Hộp hội thoại audio

- Để chọn một file âm thanh từ máy tính của bạn hoặc file từ mạng nội bộ, chọn
Audio from File. Tìm file và nhấp đôi chuột để chèn nó vào slide.
- Để chèn âm thanh từ thư viện clip, chọn ClipArt Audio và tìm kiếm clip trong
cửa sổ nhiệm vụ Clip Art. Chọn clip bạn muốn chèn vào slide.
 Chèn âm thanh bằng cách sử dụng Slide Placeholder

Hình 15.13: Hộp hội thoại Insert Media Clip

142
- Có thể sử dụng những biểu tượng như hình trên để chèn vào file âm thanh. Kết
quả cũng tương tự như chúng ta sử dụng tab Insert
- Click vào biểu tượng Insert Media Clip để tìm file âm thanh trên máy tính hoặc
trên mạng nội bộ.
- Trong quá trình chèn âm thanh, một cửa sổ nhỏ hiện ra với hai sựa lựa chọn là
bạn muốn âm thanh sẽ bắt đầu một cách tự động hay bạn muốn bắt đầu âm
thanh bằng cách click chuột.

2.5. Chèn bảng vào Slide

Bảng được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo một định dạng bảng. Tạo bảng
như sau
- Đặt con trỏ vào slide nơi muốn tạo bảng mới
- Kích tab Insert trên vùng Tables trên nhóm Tables xuất hiện hộp thoại.

Hình 15.14: Hộp hội thoại Insert Table

- Đánh dấu số dòng và cột
- Hoặc kích Insert Table và nhập số dòng và cột
- Kích Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột
Nhập dữ liệu trong bảng đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin dữ liệu và
bắt đầu gõ.
2.6. Lưu tài liệu
- Vào file / Save hoặc Save As hoặc kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh
công cụ chuẩn. Xuất hiện hộp thoại Save
Trong hộp thoại File gõ tên cần lưu và chọn nơi cần lưu trữ . Xong chọn Save
143
 Hình 15.14: Hộp hội thoại Save As

2.7. Mở một trình diễn đã có sẵn

- Vào file/ Open hoặc kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ
chuẩn. Xuất hiện hộp thoại Open.
- Trong Hộp Look in chọn thư mục chứa file cần mở.
- Kích chuột vào file cần mở/ Kích vào nút Open (hoặc ấn Enter).

Hình 15.15: Hộp hội thoại Open

Câu hỏi, bài tập

144
15.1. Trình bày cách tạo các slide sau
Slide 1 Slide 2

Slide 3 Slide 4

15.2. Tạo các slide và định dạng theo mẫu trên

Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được các thao tác: tạo mới, nhập văn bản, chèn được các đối tượng,
chèn bảng biểu vào slide, lưu slide
- Thực hiện được các thao tác: tạo mới, nhập văn bản, chèn được các đối tượng,
chèn bảng biểu vào slide, lưu slide

145
 BÀI 14
TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN
Giới thiệu:
Công cụ PowerPoint trong Office thường xuyên được sử dụng với những
người làm công việc giảng dạy hay thuyết trình. Việc tạo các hiệu ứng thú vị và
bắt mắt với PowerPoint cũng là việc làm tăng yếu tố thu hút trong bài thuyết
trình. Qua bài này sẽ hướng dẫn các cho chúng ta biết cách tạo hiệu ứng cho
Slide
Mục tiêu:
- Thực hiện được các hiệu ứng cho từng đối tượng
- Tạo được trình diễn nội dung trên các slide
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Tạo hiệu ứng cho đối tượng
 Kích chuột vào đối tượng cần đặt hiệu ứng chọn thẻ Animation / Add
Animation

Hình 16.1: Hộp hội thoại Add Animation

146
+ Entrance: Các hiệu ứng có tác dụng khi đối tượng bắt đầu xuất hiện.
+ Emphasis: Các hiệu ứng có tác dụng sau khi đối tượng đã xuất hiện.
+ Exit: Các hiệu ứng có tác dụng khi đối tượng thoát khỏi Slide.
+ Motion Paths: Hiệu ứng có tác dụng làm cho đối tượng chuyển động theo một
hình dạng nào đó có sẵn hoặc người thiết kế tự tạo.
 Sau khi đặt hiệu ứng cho đối tượng, ta có thể chọn hình thức để áp dụng hiệu
ứng cho đối tượng:
- Kích chuột vào Transitions để chọn:

Hình 16.2: Hộp hội thoại Transitions

+ On Mounse Click: Hiệu ứng được áp dụng sau khi kích chuột.
+ After: Hiệu ứng được áp dụng tự động chuyển slide sau một khoảng thời gian
ấn định (nhập thời gian ở ô ngay phía sau)
2. Trình diễn slide
2.1. Trình diễn – Presentation
- Kích Slide Show / View Show from beginning hoặc ấn F5 / Các slide trong bài
giảng được trình diễn lần lượt từ đầu.
- Nếu File trình diễn đã được đinh giờ thì nó sẽ tự động chạy còn không ta tự
điều khiển bằng chuột hoặc các phím mũi tên:  hoặc  để chuyển chuyển tới
các Slide tiếp theo,  hoặc  để quay lại các slide phía trước.

2.2. Định giờ tự động cho slide:

Ta có thể tạo cho bài giảng tự động tuân thủ theo một thời gian nhất định, thay
cho việc dùng đồng hồ bấm giờ.
- Kích Slide Show/ Rehearse timings/ xuất hiện thanh Rehearsal trong khi
trình duyệt/ kích chuột vào nút Next trên thanh Rehearsal để tổng duyệt bài
trình diễn. Sau khi trình duyệt hết các Slide/ xuất hiện thông báo/ Kích Yes để
ghi thời gian hiển thị Slide.

147
2.3. Liên kết Slide
Để liên kết Slide vào menu Insert/ Hyperlink xuất hiện hộp thoại

Hình 16.3: Hộp hội thoại Insert Hyperlink

Trong khung Look in chọn tên tập tin cần liên kết/ Ok
Câu hỏi, bài tập
15.1. Trình bày cách tạo các hiệu ứng cho các đối tượng và cách định giờ tự
động trên slide.
15.2. Tạo hiệu ứng cho các slide ở câu hỏi, bài tập 15.1
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được cách tạo các hiệu ứng cho các đối tượng và cách định giờ tự
động trên slide
- Thực hiện được các hiệu ứng cho từng đối tượng
- Tạo được trình diễn nội dung trên các slide

148
 BÀI 15
KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS
Giới thiệu:
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu tương tác người sử
dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access có khả năng thao tác
dữ liệu, khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu
mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, trình bày kết quả
theo dạng chuyên nghiệp.
Xây dựng bảng là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình
phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây
dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.
Qua bài học này sẽ giới thiệu một cách cụ thể về access cũng như cách tạo bảng
Mục tiêu:
- Trình bày được các khái niệm cơ bản cuả access
- Khởi động và thoát được access
- Thao tác được trên cửa sổ database( màn hình làm việc)
- Trình bày được các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu
- Trình bày và tạo được tập tin, bảng trong cơ sở dữ liệu
- Chỉnh sửa được bảng
- Thực hiện được các thao tác tìm kiếm, thay thế, sắp xếp, lọc được các trường
trong cơ sở dữ liệu
- Tạo được quan hệ giữa các bảng
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung:
1. Các khái niệm
1.1. Cơ sở dữ liệu là gì ?
Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập gồm nhiều bảng dữ liệu. Một bảng dữ liệu gồm
nhiều dòng và nhiều cột. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một phần mềm phục vụ
cho việc thu thập và truy vẫn dữ liệu.
149
1.2. Microsoft Access là gì ?
Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu(Data Base Managenment System gọi tắt là
DBMS) chạy trên môi trường Windows. Đây là phần mềm chuyên dùng trợ giúp
người dùng lưu giữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tính dưới dạng các
bảng(Table) và có thể tính toán, xử lý trên các bảng đã được lưu giữ bên trong
máy tính.
1.3. Các đặc điểm của Microsoft Access
- Dữ liệu được lưu trữ bên trong một tập tin duy nhất : Tập tin cơ sỡ dữ liệu
Access có phần mở rộng MDB chứa tất cả các đối tượng của một ứng dụng quản lý .
- Công cụ thông minh Wizard chỉ dẫn người sử dụng thao tác từng bước, cho
phép thiết kế các đối tượng trong cơ sở dữ liệu nhanh chóng .
+ Công cụ truy vấn bằng lưới QBE ( Query by Example ) sẽ hổ trợ người sử
dụng thực hiện các câu truy vấn SQL ( Structure Query Language) qua thao tác,
mà không cần quan tâm đến cú pháp lệnh trong ngôn ngữ con truy vấn này.
+ Có cơ chế tự động kiểm tra khoá chính (primary key ), các ràng buộc về khoá
chính, miền giá trị ,… của dữ liệu bên trong bảng và giữa các bảng liên kết với
nhau một cách chặt chẽ.
 Khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác như Word,
Excel, FoxPro,…
 Kết nối trực tiếp vào hệ cơ sỡ dữ liệu Microsoft SQL Server, để phát triển
các ứng dụng theo mô hình Khách/Chủ (Client/Server ).
 Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính, cho phép nhiều
người sử dụng và có chế độ bảo mật cơ sở dữ liệu tốt .
 Với kiểu dữ liệu OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử
dụng có thể nhúng vào bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Access các đối tượng khác
như tập tin văn bản Word, bảng tính Excel, hình ảnh(.bmp , .gif , .wmf, …) , âm
thanh(.way ,…)
1.4. Khóa chính, khóa ngoại
1.4.1. Khóa chính

150
Là một học nhiều trường trong bảng mà dữ liệu tại cột này phải không rỗng và
duy nhất. Từ giá trị của khóa chính xác định được duy nhất một bộ giá trị trong
bảng.
Ví dụ: Nhanvien(MANV, MADV, TENNV, CHUCVU, MUCLUONG,
NGAYSINH, DIACHI)
Phongban(MADV, TENDV)
MADV,MANV là khóa chính
1.4.2. Khóa ngoại
Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa
chính của một bảng khác.
Ví dụ:
Nhanvien(MANV,MADV,TENNV,CHUCVU,MUCLUONG,NGAYSINH,DIACHI)
Phongban(MADV,TENDV)
MADV là khóa chính Phongban nhưng là khóa ngoại của Nhanvien
2. Cách khởi động và thoát khỏi Acces
2.1. Khởi động Access
- Cách 1 : Vào từ menu Start, chọn Program rồi chọn MicroSoft Office/
MicroSoft Access.
- Cách 2 : Nếu đã có sẵn một Shortcut trên màn hình Destop cho Access, double
click vào shortcut.
2.2. Thoát khỏi Access
- Nhắp vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Access
- Vào menu File / Exit
- ALT+F4
Xuất hiện hộp thoại. Nhấp chọn Yes để lưu bất kỳ thay đổi nào đã thực hiện
hoặc No để bỏ qua bất kỳ thay đổi nào.
2.3. Tạo mới 1 tập tin CSDL access.
- Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database.

151
 Hình 17.1: Hộp hội thoại tạo tập tin cơ sở dữ liệu
- File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ
liệu được lưu với tên có phần mở rộng là .accdb.
- Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong
thư mục Document, ngược lại, click nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin.
Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu.
3. Màn hình làm việc của Access

Hình 17.2: Màn hình làm việc của Access

152
 Trong Access một cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong một tập tin dung nhất
là .MDB. Tập tin này chứa các đối tượng của CSDL laf Table, Query, Form,
Report, Macro và Module.
 Bảng(Table): Là thành phần quan trọng nhất, cơ bản nhất của CSDL dùng để
lưu trữ dữ liệu, là một trong các công cụ giúp người sử dụng mô tả phần lưu trữ
số liệu và cho phép người sử dụng xem hay nhập số liệu trực tiếp vào cơ sở dữ
liệu.
 Query(Bảng vấn tin): Dùng để xử lý số liệu. Query là công cụ giúp xử lý số
liệu rất hiệu quả như tính toán, rút trích, tổng hợp, tạo dữ liệu nguồn cho các đối
tượng khác…
 Form(Biểu mẫu): Dùng để xem, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Màn hình
nhập gần gũi với người sử dụng.
 Report(Báo biểu): Dùng để xem, in dữ liệu ra giấy. Báo biểu với hình thức
trình bày phong phú.
 Macro(Vĩ mô): Một tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý nhằm tự
động hóa một số thao tác thường dùng.
 Module(Đơn thể chương trình: Là phương tiện lập trình trong access với
ngôn ngữ lập trình Access Basic
4. Tạo bảng
 Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard
- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab
Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table, xuất hiện cửa sổ thiết kế
bảng, bao gồm 1 cột ID là cột khóa chính mặc định có kiểu Autonumber và 1
cột trống Click to Add. Cột ID có thể đổi lại tên bằng cách kích chuột phải lên
tên cột, chọn Rename Field.

153
 Hình 17.3: Màn hình làm việc của table Wizard

- Bước 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to Add. Lúc này sẽ xuất
hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào.

- Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo.

- Bước 4: Đóng bảng và lưu bảng. Nếu muốn sửa đổi lại bảng vừa thiết kế,
chuyển đổi bảng sang chế độ Design View bằng cách chọn menu Home/ chọn
View/ chọn Design View
 Tạo bảng bằng chức năng Table Design

- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab
Create/ Table Design xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần

154
 Hình 17.4: Màn hình làm việc của table Design

- Tên cột( field name): để đặt tên trường, tối đa 255 ký tự

Quy ước đặt tên vùng:
+ Chữ (A-Z, a-z) hoặc số (0..9)
+ Trong tên vùng có thể có khoảng trắng, nhưng không chứa các dấu
nháy, dấu chấm câu, dấu [ ]
+ Tuy nhiên để để tranh gặp rắc rối và thuận tiện sau này thì nên đặt tên
tối đa 64 ký tự và đặt tên ngắn gọn, không có khoảng trắng và gợi nhớ.
- Kiểu dữ liệu( Data type): chọn kiểu dữ liệu phù hợp với trường dữ liệu
Microsoft acces cung cấp các kiểu dữ liệu sau:
Bảng: 17.1: Bảng mô tả các kiểu dữ liệu
STT Kiểu dữ liệu Ý nghĩa
1 Text Kiểu chuỗi. Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối dad 255
ký tự
2 Memo Kiểu ghi nhớ. Văn bản ghi ký tự bất kỳ, tối đa 65535
3 Number Kiểu số. Chứa gí trị số
155
 4 Date/ Time Kiểu ngày. Chứa giá trị là ngày/ giờ
5 Currency Kiểu số định dạng tiền tệ
6 AutoNumber Kiểu số tự động tăng. Không nhập hoặc sửa đổi được
7 Yes/No Kiểu luận lý. Gồm hai giá trị đúng(True) hoặc
sai(False)
8 OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng( Hình ảnh, Tài liệu Word,
…
9 Hyperlink Kiểu chuỗi là một liên kết siêu văn bản: Địa chỉ một
trang web
10 Lookup Tạo các cột để chọn giá trị gán sẵn hoặc lấy từ Table/
Wizard Query khác

- Mô tả cột( Description): Mô tả ý nghĩa hay công dụng của vùng( Tuỳ chọn)
- Các thuộc tính của vùng (Field Properties): Xác định các giá trị thuọc tính
quy định ban đầu cho vùng đang xét. Số lượng và tính chất các thuộc tính của
vùng tuỳ theo kiểu dữ liệu vùng. Gồm hai thẻ General và Lookup.
- Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:
+ Nhập tên field trong cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không
phân biệt chữ hoa, chữ thường. Nên nhập tên field theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ
nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.
+ Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type
+ Chú thích cho field trong cột Description.
+ Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties.
- Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:
+ Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng
thời làm khóa)
+ Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table Tools), hoặc
click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key.

156
 Hình 17.5: Tạo thuộc tính khóa

- Bước 4: Click vào nút save trên thanh Quick Access để lưu bảng vừa tạo
 Các loại quan hệ giữa hai table trong ms. Access
MS.Access cung cấp hai loại quan hệ cơ bản như sau:
- Quan hệ Một – Một (One to One):
Là mỗi quan hệ một mẫu tin của bảng này có quan hệ với một mẫu tin của
bảng kia và ngược lại
Ví dụ: Xét lược đồ quan hệ:
+ DANHMUCNHANVIEN(MANV, MADV, HOTEN, CHUCVU,
MUCLUONG, NGAYSINH, DIACHI).
+ NGAYCONG(MANV, NGAYCONG)
Một nhân viên thì chỉ có một ngày công và ngược lại
- Quan hệ Một – Nhiều (One to Many): Được sử dụng mô tả mối quan hệ …….
Giữa hai table với nhau.
Ví dụ: Xét lược đồ quan hệ:
+ DANHMUCNHANVIEN(MANV, MADV, HOTE, CHUCVU,
MUCLUONG,N GAYSINH, DIACHI).
+ DONVỊ (MADV, TENDV)
Một nhân viên chỉ thuộc một đơn vị, và một đơn vị có thể có nhiều nhân viên.
- Ngoài ra trong thực tế có tồn tại mối quan hệ nhiều – nhiều (Many to Many),
và khi đưa vào trong mô hình cơ sở dữ liệu phải tách ra thành hai mối quan hệ
một – nhiều.
- Ví dụ: Một nhân viên (NHANVIEN) có thể tham gia nhiều lớp đào tạo
(LOPDT), một lớp đào tạo có nhiều nhân viên đăng ký học. Khi đó hình thành
thêm quan hệ kết quả thi (KETQUATHI).
Các bước thực hiện tạo quan hệ

157
-Chọn thực đơn Database Tools – Relationships xuất hiện cửa sổ Relationships
xuất hiện hộp thoại

Hình 17.6: Hộp hội thoại Show table

Chọn các table hoặc các query trong khung liệt kê, click nút Add để chèn các
table và query vào cửa sổ quan hệ. Lúc này, các table được đưa vào cửa sổ
Relationships liệt kê tất cả các field trong table. Sau khi chèn xong, click nút
Close để đóng cửa sổ Show table.
- Thực hiện thao tác click và drag (kéo – thả) để thiết lập quan hệ cho các table.
Ví dụ: Tạo quan hệ hai table HOADON và CT-HOADON theo field liên kết là
SOHD. Click field SOHD trong table CT-HOADON. Trên đường đi xuất hiện
hình  (cho phép thả) hoặc Þ (không cho phép thả) trên field trong table
HOADON. Xuất hiện cửa sổ Edit Relationships:

Hình 17.6: Hộp hội thoại Show table

- Xác định các quy tắc ràng buộc trong cửa sổ Edit Relationships:
158
+ Enforce Referential Integrity: Kiểm tra hiệu lực mối ràng buộc toàn vẹn.
+ Cascade Update Related Fields: Tự động cập nhật các cột quan hệ. Khi có
đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu thay đổi giá trị trên cột quan hệ bên nhánh
một(1); thì MS.Access sẽ tự động cập nhật lại các giá trị của cột quan hệ bên
nhánh nhiều(„ ). Ngược lại, khi không đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu có tồn
tại dữ liệu bên nhánh nhiều („) thì không thể sửa đổi giá trị quan hệ bên nhánh
một(1).
+ Cascade Delete Related Fields: Tự động xóa các mẫu tin quan hệ. Khi có
đánh dấu ô kiểm tra này, MS.Access sẽ tự động xóa các dòng bên mối quan hệ
nhiều(„) nếu mẫu tin bên mối quan hệ một(1) bị xóa đi.
- Lưu lại các mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ:
Chọn thực đơn File-Save.
- Muốn xóa mối nối kết, rightclick tại đường nối kết xuất hiện thực đơn tắt

Chọn Delete. Muốn sửa đổi mối nối kết, chọn Edit Relationship…

5. Thao tác trong bảng dữ liệu

 Sửa đổi Record:
Chọn record và tiến hành sửa đổi. Có thể sửa đổi dữ liệu trên field làm khoá
chính, nhưng dữ liệu không trùng với các mẫu tin khác trên field. Nếu không sẽ
báo lỗi:
Trong trường hợp phát hiện cấu trúc bị sai, hoặc thêm hay xoá đi một cột
trong bảng thì chúng ta phải sửa đổi lại cấu trúc của bảng. Bằng cách mở bảng ở
chế đô Design
 Xóa record:
- Nhắp ngoài lề trái (nút record selector) để chọn nhiều record liền nhau
- Trong nhóm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh Delete-Chọn Delete
Record.

159
Tuy nhiên khi xóa record phải xem xét ảnh hưởng đến các Record quan hệ.
 Sắp xếp dữ liệu bảng:

Thực hiện sắp xếp dữ liệu trên một cột hoặc nhiều cột theo cùng thứ tự tăng
(Ascending) hoặc giảm (Descending).
+ Sắp xếp trên một cột:
- Chọn cột muốn sắp xếp.
- Chọn thực đơn Home, chọn SortAscending hoặc SortDescending
+ Sắp xếp trên nhiều cột:
- Chọn các cột muốn sắp xếp.
- Chọn thực đơn Home chọn SortAscending / SortDescending
- Ví dụ: Sắp thứ tự cột TEN tăng, nếu trùng TEN sắp tăng theo MASV.
Phải di chuyển hai cột theo thứ tự TEN trước MASV (thứ tự ưu tiên).
Câu hỏi, bài tập
17.1. Tạo tập tin cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb lưu tại thư mục làm việc gồm các Table
sau ( Field in đậm nghiêng và có ghạch dưới là khoá chính)

DMST( Danh mục siêu thị )

Field Name Data Type Size Description
Mast Text 3 Mã siêu thị
Tenst Text 40 Tên siêu thị

DMHH( Danh mục hàng hoá)

Field Name Data Type Size Description
Mahh Text 4 Mã hàng hoá
Tenhh Text 30 Tên hàng hoá
Tilethue Number tỉ lệ thuế

CTHHKD(Chi tiết hàng hoá kinh doanh)

Field Name Data Type Size Description
Sockd Text 4 Số chủ kinh doanh

160
 Mahh Text 4 Mã hàng hoá
Vonkd Number Vốn kinh doanh
Thuephainop Number Thuế phải nộp

DMCKD(Danh mục chủ kinh doanh)

Field Name Data Type Size Description
Sockd Text 4 Số chủ kinh doanh
Tenckd Text 50 Tên chủ kinh doanh
Diachi Text 50 Địa chi
Soquay Text 3 Số quầy
Mast Text 3 Mã siêu thị

17.2. Nhập dữ liệu cho các bảng sau:

17.3. Thiết lập mối quan hệ cho các bảng như sau

161
 Yêu cầu đánh giá
- Hiểu được các khái niệm khóa chính, khóa ngoại
- Tạo được cơ sở dữ liệu, nhập được dữ liệu
- Tạo được quan hệ giữa các bảng

162
 BÀI 16
TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU
Giới thiệu:
Query là truy vấn cho phép bạn đưa thông tin tổng hợp từ 1 hoặc nhiều
bảng có liên quan với nhau thông qua trường khóa chính, hoặc đưa ra thông tin
tổng hợp từ các query khác, hoặc đưa ra thông tin tổng hợp từ các bảng lẫn
query. Ngoài ra query còn cho phép bạn tạo 1 trường mới cho bảng , tạo câu hỏi
đáp khi truy vấn, thống kê dữ liệu thông qua các hàm số trong Cơ Sở Dữ Liệu .
Qua bài này sẽ giới thiệu một cách thật cụ thể về cách tạo select query.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm Query và khái niệm các loại Query
- Sử dụng được Wizard để tạo truy vấn lựa chọn Select Query
- Sử dụng các điều kiện khác nhau trong truy vấn để lựa chọn các mẫu tin
- Áp dụng được các biểu thức, trường tính toán để lọc dữ liệu khi truy vấn
- Hiển thị được dữ liệu của các truy vấn lên màn hình.
- Sử dụng được các loại query vào trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung
1. Khái niệm Query
Dùng để xử lý số liệu. Query là công cụ giúp xử lý số liệu rất hiệu quả
như tính toán, rút trích, tổng hợp, tạo dữ liệu nguồn cho các đối tượng khác…
Các loaị query:
- Select Query : Truy vấn dùng để lựa chọn dữ liệu từ Bảng để đưa ra Thông Tin
theo yệu cầu .
- Total Query: dùng để truy vấn nhưng có tổng hợp số liệu
- Make Table Query : truy vấn dùng để tạo bảng dữ liệu mới .
- Append Query : truy vấn dùng để kết nối các bản ghi của 2 bảng cùng cấu trúc
- Update Query : Truy vấn dùng để cập nhật cho các trường của bảng dữ liệu
nguồn
163
- Cross Table Query : Truy vấn dùng để thống kê dữ liệu tổng hợp theo đường
chéo
- Delete Query : Truy vấn dùng để xóa các bản ghi của 1 bảng dữ liệu .
2. Cách tạo truy vấn bằng Select Query
2.1. Dùng bằng Wizard :
- Bước 1: Để tạo query, chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Query Wizard
trong nhóm lệnh Queries. Xuất hiện cửa sổ New Query

Hình 18.1. Hộp hội thoại New Query

- Bước 2: Chọn Simple query wizard. Click OK.
- Bước 3: Chọn Field (trường) từ bảng hoặc query tại hộp thoại xổ xuống
Tables/Queries. (Nếu dữ liệu cần hiển thị liên quan đến nhiều bảng thì có thể chọn
nhiều hơn 1 bảng hoặc query tại bước này).

Hình 18.2. Hộp hội thoại Simple Query Wizard

+ Chọn Next.

164
 Lực chọn việc hiển thị chi tiết kết quả hay thực hiện tổng kết số liệu / bấm nút
Next
+ Chọn Detail : Nếu muốn hiển thị chi tiết toàn bộ giá trị các Field đã chọn
+ Chọn Summary : Nếu muốn thực hiện tổng kết số liệu . Nếu chọn công việc
này thì nhắp vào Summary Options để chọn các chỉ tiêu tổng kết sau:
+ Sum : Tính tổng giá trị của Field
+ Avg : Tinh giá trị trung bình của Field
+ Min : Tính giá trị nhỏ nhất của Field
+ Max : Tình giá trị lớn nhất của Field
+ Count : Đếm số Record .
+ Chọn Next.
- Bước 4: Đặt tên query. Tại bước này có 2 tùy chọn:
+ Open the query to view information: xem kết quả query.
+ Modify the query design: mở query ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa query.

Hình 18.3. Hộp hội thoại Simple Query Wizard

+ Chọn Finish.

2.2. Tạo select query trong Design View

- Chọn Create / Query Design / xuất hiện hộp thoại
- Chọn Table dùng làm dữ liệu cho query

165
 Hình 18.4. Hộp hội thoại tạo select Query
- Click vào nút Add để hiển thị trong cửa sổ Select Query. Lặp lại cho các bảng
và các Query cần dùng
- Click vào Close để đóng hộp thoại Show Table
- Thêm dòng Total vào Design/ Totals
- Chọn giá trị cho dòng Total:
+ Group by : Nhóm các dòng có giá trị giống nhau trên Field thành một nhóm
+ Sum : Tính tổng các giá trị trên Field của từng nhóm
+ Avg : Tính giá trị trung bình trên Field của từng nhóm
+ Count : Đếm số bộ ( dòng – mẫu tin ) trên Field của từng nhóm
+ Min: Tìm ra giá trị nhỏ nhất trên Field của từng nhóm
+ Max: Tìm ra giá trị lớn nhất trên Field của từng nhóm
+ First: Tìm ra giá đầu tiên trên Field của từng nhóm
+ Last: Tìm ra giá cuối cùng trên Field của từng nhóm
+ Expression: Biểu thức tính toán từ các field khác trong bảng
+ Where: Điều liện sàng lọc dữ liệu cho truy vấn

166
- Click vào nút Run trên thanh công cụ để xem kết quả chạy Query vừa tạo
- Click vào nút Close để đóng query, xuất hiện thông báo

Hình 18.5: Hộp hội thoại yêu cầu lưu dữ liệu trước khi thoát khỏi access
- Nhập tên và Click vào nút Yes để lưu Query
Câu hỏi, bài tập
18.1. Truy vấn (query) là gì? Nêu các ứng dụng của truy vấn.
18.2. Trình bày các bước cần thực hiện khi tạo truy vấn bằng select query.
18.3. Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập 17.1 tạo truy vấn hiển thị
danh sách các chủ kinh doanh gồm các thông tin Sockd, Tenckd, diachi, soquay,
mast
18.4. Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập 17.1 tạo truy vấn hiểm thi
danh sách gồm các thông tin: Sockd, Mamh, Vonkd, tổng thuế phải nộp của chủ
kinh doanh có mã Sockd=”KD01”
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được khái niệm Query và ứng dụng của nó
- Nêu được các bước cần thực hiện khi tạo truy vấn bằng select query.
- Sử dụng các điều kiện khác nhau trong truy vấn để lựa chọn các mẫu tin
- Hiển thị các danh sách theo yêu cầu của bài toán.

167
 BÀI 17
SỬ DỤNG EMAIL THỜI KỸ NGUYÊN SỐ
Giới thiệu:
Email hay e-mail là được viết tắt từ electronic mail trong tiếng Anh.
Email được phổ biến từ năm 1993. Từ này có ý nghĩa là thư điện tử, đúng như
tên gọi của nó thư này chỉ có thể sử dụng trên các thiết bị điện tử. Chứ không
phải như thư bình thường. Mà ta bắt buộc phải có thiết bị điện tử để có thể soạn,
gửi và nhận thư.
Email ngày nay rất phổ biến. Hầu như khi bạn đăng ký bắt kỳ một tài khoản ở
một trang web nào điều bắt buộc phải có địa chỉ email.
Qua bài học này sẽ giới thiệu một cách cụ thể về email và cách giao tiếp trên
email.
Mục tiêu:
- Trình bày được những hình thức truyền thông điện tử khác nhau
- Nhận biết người dùng trên các hệ thống truyền thông
- Trình bày được cấu tạo thư điện tử
- Sử dụng hiệu quả tập tin đính kèm
- Trình bày được cách đối phó với thư rác
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
Nội dung:
1. Tôi có thể giao tiếp với người khác bằng cách nào
+ Thư điện tử: Email. Là 1 phương pháp chuẩn và phổ biến để trao đổi.
+ Tin nhắn tức thời:
- Cho phép 2 hay nhiều người tham gia “ trò chuyện với nhau theo thời gian
thực.
+ Tin nhắn văn bản:
- Gửi qua mạng di động của nhà cung cấp dịch vụ. Được tạo và gửi từ điện
thoại di động bị giới hạn về số lượng ký tự, có thể gửi hình ảnh và video.
+ Truyền thông chéo:

168
- Hầu hết các nhà cung cấp điện thoại di động đều có 1 địa chỉ thư đặc biệt để
cho phép bạn gửi tin nhắn đến đó, sau đó nó sẽ chuyển thành tin nhắn văn bản
tới điện thoại di động sử dụng dịch vụ mạng của họ.
- Điện thoại di động có thể được sử dụng để gửi tin nhắn thư điện tử cũng như
gửi và nhận tin nhắn tức thì.
+ VoIP
- Thực hiện các cuộc gọi thoại sử dụng kết nối Internet.
+ Hội nghị truyền hình
- Cho phép mọi người ở các địa điểm cách xa nhau có thể tham gia vào 1 cuộc
hội nghị.
+ Phòng trò chuyện trực tuyến:
- Là những vị trí được thiết kế riêng trên mạng để những người có cùng sở thích
có thể giao tiếp với nhau bằng văn bản.
+ Các trang mạng xã hội:
- Là những Web site mà bạn có thể tham gia để kết nối với những người bạn
biết cũng như làm quen với bạn mới.
+ Nhật ký cá nhân trực tuyến
- Thông thường, tác giả của trang nhật ký cá nhân xuất bản hoặc đăng bài viết về
1 chủ đề cụ thể và mọi người sau đó có thể đăng bình luận phản hồi lại chủ đề.
2. Làm việc với thư điện tử
+ Các tiêu chuẩn truyền thông điện tử:
- Email không phải là truyền thông thời gian thực.
- Email không bao giờ thay thế hoàn toàn các hình thức truyền thông điện tử
khác.
- Khi viết 1 bản tin, cần nghĩ về người nhận.
- Trình bày rõ ràng, ngắn gọn nếu có thể.
- Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
- Xem xét độ dài của bản tin.
- Email trong kinh doanh là những thông tin chính thức của công ty.
- Thận trọng khi gửi cho nhiều người.
169
- Nếu bản tin có thông tin bí mật hay yêu cầu chữ ký phê duyệt nên cân nhắc.
- Cẩn thận khi gửi email có nội dung trêu ghẹo tiếng địa phương hoặc ngôn ngữ
không lịch sự.
- Tránh đưa ra bình luận sai hoặc gây hại cho người khác.
- Không được bắt nạt hay gây rối.
- Hạn chế từ viết tắt.
- Sử dụng nghi thức mạng hoặc cách cư xử tốt trong mọi truền thông điện tử.
- Luôn cố gắng phản hồi các bản tin đúng hạn.
- Xem xét trình tự đăng bài.
- Luôn thực hiện theo quy tắc hoặc hướng dẫn được đề ra của tổ chức.
3. Sử dụng Microsoft Outlook, Gmail,…
+ Content Pane
+ Search
+ Vertical Split Bar
+ Navigation Pane
+ Email list
+ Reading pane
+ To-do bar
+ Date navigator
+ Appointments
+ Task list
Outlook chứa các modul hoặc các thành phần cho phép thực hiện các tác vụ
khác nhau:
+ Mail
+ Calendar
+ Contacts
+ Tasks
+ Notes
+ Folders list
+ Shorcut
170
* Quản lý thư rác:
Thư rác đề cập đến bât kỳ bản tin nào không mong muốn.
Hầu hết các chương trình thư điện tử nào cũng có bộ lọc để chặn thư rác.
Đối phó với thư rác trong outlook:
* Trên Home / Delete/ Junk/Junk Email Option.
Có 4 danh sách thư điện tử có thể sử dụng để lọc các loại bản tin khác nhau
được xem là bãn tin rác
+ Safe Senders
+ Safe Recippients
+ Bloked Senders
+ Internation.
* Đánh dấu các bản tin là thư rác
* Làm rỗng thư mục Junk- Email
* Tự động hóa Outlook
* Sử dụng chữ ký.
Câu hỏi, bài tập
17.1. Trình bày cách tạo thư điện tử outlook, gmail
17.2 Vị trí nào chỉ ra tên miền trong địa chỉ email sau: nguyen@brtvc.edu.vn
a. Nguyen
b. Brtvc.edu.vn
c. nguyen@brtvc.edu.vn
d. Com
Yêu cầu đánh giá
- Trình bày được những hình thức truyền thông điện tử khác nhau
- Trình bày được cấu tạo thư điện tử
- Phân biệt được tên miền trong địa chỉ mail

171
 BÀI 18
TÌM KIẾM THÔNG TIN (FINDING INFOMATION)
Giới thiệu:
Internet là một kho tài nguyên thông tin vô tận được cung cấp bởi hàng
triệu trang Web trên khắp thế giới. Các thông tin này rất đa dạng và có thể đúng,
cũng có thể sai hoặc chưa đầy đủ, do đó người sử dụng cần phải tìm kiếm thông
tin từ nhiều nguồn khác nhau và sau đó mới so sánh, tổng hợp để có được kết
quả như mong muốn. Ngoài ra việc tìm kiếm được đúng thông tin cần thiết cũng
không phải là chuyện dễ dàng. Qua bài học này sẽ giới thiệu cách tìm kiếm
thông tin trên Internet.
Mục tiêu:
- Tìm kiếm dữ liệu trên Internet
- Kỹ năng sử dụng phương thức tìm kiếm
- Đánh giá thông tin trên Internet
- Nghiêm túc và tự giác chấp hành các quy định trong lớp học
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung :
1. Tìm kiếm thông tin
Sử dụng công nghệ máy tìm kiếm.
- Cung cấp dễ dàng và nhanh chóng để nghiên cứu thông tin được lưu trữ trên
các trang web khác để tìm kiếm các câu trả lời cho những câu hỏi được đặt ra.
Một trang web có chứa máy tìm kiếm có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin bất cứ
chủ đề nào , được đặt ở bất ký nơi nào trên Internet.
Các dịch vụ được cung cấp bởi các công ty khác nhau, nhưng tất cả đều sử dụng
công cụ như nhau.
Máy tìm kiếm bao gồm một CSDL các URL trên Internet.
2. Sử dụng phương thức tìm kiếm
* Sử dụng máy tìm kiếm.

172
- Để bắt đầu tìm kiếm, nhập tiêu chuẩn hoặc các từ khóa trong trường tìm kiếm
rồi nhấn enter.
- Phụ thuộc vào trình duyệt web các tùy chọn được lụa chọn, các gợi ý sẽ hiển
thị thành 1 danh sách để lựa chọn.
* Thu hẹp phạm vi tìm kiếm
- Sử dụng các từ khóa để tìm các mục xác định. Các từ khóa hay dùng là : And,
or, not, near.
- Sử dụng các tính năng nâng cao của máy tìm kiếm.
3. Đánh giá kết quả tìm kiếm
* Đánh giá thông tin.
Các website của các tổ chức nổi tiếng thường biểu diễn thông tin cính xác vì sự
uy tín của họ.
Khi nghiên cứu thông tin trên Internet cần sự so sánh thông tìn trên các website
khác nhau về chủ đề tương tự.
Các yêu tố yêu cầu để đánh giá thông tin gồm có độ chính xác, tính xác thực,
tính khách quan , tính đồng bộ và độ bao phủ hay còn được viêt tắt là AAOCC.
* Độ tin cậy và sự liên quan
* Độ chính xác và tính xác thực.
* Khách quan và thiên vị.

Câu hỏi, bài tập

18.1. Em hãy trình bày các phương thức để tìm kiếm thông tin trên internet
18.2. Sử dụng các tùy chọn nâng cao cho công cụ tìm kiếm giúp bạn 2 điều gì
a. Thay đổi kích thước của màn hình để bạn có thể xem kết quả nhiều hơn
trong danh sách
b. Thay đổi trang chủ cho trình duyệt web là công cụ tìm kiếm này
c. Xóa lịch sử cho các tìm kiếm trước
d. Tìm kiếm một cụm từ chính xác
e. Giới hạn kích thước hoặc loại các file tìm kiếm được
Yêu cầu đánh giá

173
- Tìm kiếm được dữ liệu trên Internet
- Trình bày các phương thức để tìm kiếm thông tin trên internet
- Kỹ năng sử dụng phương thức tìm kiếm

174
 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO:
[1] Thạc Bình Cường, Giáo trình tin học văn phòng, Nhà xuất bản giáo dục, Năm
2004.
[2] Bùi Thế Tâm, Giáo trình tin học văn phòng, Nhà xuất bản giao thông vận tải,
Năm 2005.
[3] Bùi Thế Tâm, Giáo trình Ms Access căn bản và nâng cao, Nhà xuất bản
giao thông vận tải , Năm 2005
[4] Ông Văn Thông, Quản trị cơ sở dữ liệu với MS Access, Nhà xuất bản
thống kê, Năm 2001
[5] Tài liệu tham khảo Internet: linhk: http://tailieuhoctap.vn.
[6] http://7314.ccilearning.com

175
176