BUKU SAKU

FRESH OFFICE
DAFTAR ISI

Regulasi 4
Konsep ABW 6
Konsep Fresh Office 8
Prinsip Fresh Office 12
Tujuan Fresh Office16
Manfaat Fresh Office 18
Pola Kerja Fresh Office 20
Penahapan Implementasi Fresh Office di DJPb 22
Zona dan Komposisi Ruangan 26
Implementasi FRESH Office di Kantor Vertikal
Pilloting 38
Rule Of Games 44
Pola Hubungan Kerja 52
Penutup 56
REGULASI
 5
REGULASI

1. Keputusan Kementerian Keuangan Nomor

223/KMK.1/2020 tentang Implementasi
Fleksibilitas Tempat Kerja (Flexible Working
Space) di Lingkungan Kementerian Keuangan
2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor
453/KMK.01/2020 tentang Pedoman
Pelaksanaan Activity-Based Workplace di
Lingkungan Kementerian Keuangan
3. Keputusan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan Nomor 10/PB/2021 tentang
Implementasi Activity Based Workplace (ABW)
Pada Unit Kerja Lingkup Direktorat Jenderal
Perbendaharaan
4. Keputusan Direktorat Jenderal
Perbendaharaan Nomor 97/PB/2021 tentang
Buku Pedoman Standar Layout dan Desain
Bangunan Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Perbendaharaan
5. Nota Dinas Sekretaris Direktorat Jenderal
Perbendaharaan Nomor: ND-2027/PB.1/2021
Penyampaian Budaya Kerja DJPb Dalam
Kaitannya Dengan Implementasi Activity Based
Workplace (ABW)
KONSEP ACTIVITY BASED
WORKPLACE
 7
KONSEP ABW

1. Konsep ruang kerja dimana setiap individu

pegawai tidak mendapatkan alokasi
workstation/desk secara khusus.
2. Pegawai dapat memilih lingkungan dan
instrumen yang paling sesuai bagi aktivitas
pegawai/jenis pekerjaan di suatu saat tertentu
(fokus, kolaborasi, atau sosialisasi, dsb).
3. Activity Based Workplace mentransformasi
ruang kerja menjadi sebuah aset yang dapat
memberdayakan pegawai, bukan sekedar
sebagai tempat dimana pegawai wajib berada,
oleh karena itu, indikator utama dalam
penyusunan setting ruang kerja yaitu
berdasarkan aktivitas pegawai dan tim.
 KONSEP FRESH OFFICE
Gedung instansi vertikal DJPb mengusung konsep
yang aman, nyaman, dan juga sehat bagi para
pemangku kepentingan (stakeholder) serta
pegawai dan pejabat yang ada di dalamnya. Hal
ini ditunjukan dalam konsep FRESH: Flexible,
Responsive, Smart, and Healty.
 9
KONSEP FRESH OFFICE

Flexible

Desain atas konsep bangunan dan tata ruang

mengutamakan fleksibilitas dan mobilitas dalam
bekerja dengan mempertimbangkan karakteristik
organisasi dan pegawai. Bertujuan untuk memudahkan
akses dan pemenuhan kebutuhan pengguna/pegawai
yang berbeda satu sama lain. Selain itu, pengadaan atas
penyediaan barang terkait konsep fleksibel ini tetap
memperhatikan dan mengoptimalkan aset yang ada.

Responsive
Desain bangunan instansi vertikal DJPb berusaha
ramah difabel, responsive gender, serta
responsive bencana sesuai dengan Business
Continuity Plan (BCP).

Ramah Difabel

Tempat parkir khusus difabel

Ramp (Jalur khusus difabel)
Toilet khusus difabel
10
Responsive Gender

Ruang laktasi
Ruang bermain dan edukasi anak
Toilet terpisan antara pria dan wanita

Responsive Bencana
fire extinguisher
smoke detector
water sprinkler
emergency exit

Smart
Desain ruang terbilang cerdas dikarenakan konten
bangunan yang modern dengan optimalisasi
penggunaan IT. Menggunakan teknologi terkini
dalam komunikasi, pengumpulan dan pengolahan
data, serta memiliki sistem yang terotomatisasi.
Fasilitas Wi-Fi yang memadai di area open space
Paperless system dan cloud database
Shared service dan office automation
Digital ID yang berlaku universal dan Digital
Signatur
Video conferencing capabilities
Penggunaan pintu utama otomatis
Laptop untuk pegawai
Penggunaan smart TV yang terhubung melalui
jaringan WiFi
 11
Healthy
Dalam rangka meningkatkan kualitas kesehatan pegawai
guna mendukung produktivitas kerja maka dalam rutinitas
bekerja, seluruh pegawai dan pejabat perlu menerapkan
protokol kesehatan.

Desain tata ruang instansi vertikal DJPb juga harus

mengusung konsep go green dengan adanya fasilitas :
Ruang terbuka hijau
Ventilasi dan pencahayaan yang memadai
Sanitasi yang baik
Pengaturan jarak antar kursi pegawai dan kursi
tunggu sejauh 1,5 – 2 meter
Tempat cuci tangan dengan sabun di setiap pintu
masuk gedung dan hand sanitizer di setiap pintu
masuk ruangan

Konsep open space diharapkan dapat memudahkan

pegawai dalam bersosialisasi baik antar pegawai
maupun antara pegawai dengan pejabat, dan
memudahkan pegawai dalam mengakses berbagai
fasilitas yang tersedia di dalamnya.
PRINSIP FRESH OFFICE
PRINSIP FRESH OFFICE

Optimalisasi Penggunaan IT

Desain tata ruang dari konsep ini akan

mengakomodasi teknologi terkini dalam
komunikasi, pengumpulan dan
pengolahan data, serta memiliki sistem
yang terotomatisasi.

Non-Dedicated Seat

Penyediaan tempat duduk kerja yang

ada di kantor dimana peruntukkannya
tidak dikhususkan bagi satu orang dalam
seksi/bidang tertentu akan tetapi dapat
digunakan oleh seluruh pegawai/pejabat
dalam instansi/kantor tersebut.
Tersedianya non-dedicated seat ini
membuat pegawai dapat secara leluasa
memilih tempat duduk yang tersedia dan
menghindari kebosanan dikarenakan
tempat duduk ruang kerja yang bersifat
monoton.
14
Clean Desk

Setiap pegawai yang telah selesai

menggunakan meja kerja tertentu agar dapat
dikembalikan sebagaimana kondisi semula,
yakni meja kerja yang rapi dan bersih agar
pengguna lain dapat dengan nyaman
menggunakan meja kerja tersebut pada
kesempatan berikutnya.

Mobile Working dan remote working

Pengerjaan dan penyelesaian tugas terkait

pekerjaan kantor tidak harus selalu dikerjakan
dari kantor akan tetapi dapat dikerjakan dari
rumah (Work From Home/WFH) ataupun dari
berbagai instansi vertikal DJPb terdekat dari
rumah yang menyediakan fasilitas satellite
office dan co-working space.
 15
Collaborative environment

Seluruh pegawai dapat senantiasa menciptakan

lingkungan kerja yang kolaboratif, borderless,
tanpa memandang adanya perbedaan
antarseksi/bidang, sehingga diharapkan dapat
memicu munculnya inovasi baru dalam pelaksanaan
tugas yang didasari dengan terbangunnya
atmosfer kolaboratif.

Penerapan tata tertib dan etika bekerja

Seluruh pegawai dalam organisasi yang

menggunakan fasilitas-fasilitas yang disediakan
tersebut diharapkan dapat selalu menerapkan tata
tertib dan etika dalam bekerja.
TUJUAN FRESH OFFICE
 17
TUJUAN FRESH OFFICE

1. Menyediakan ruangan yang memadai dalam

mendorong efisiensi penggunaan ruang kantor;
2. Mengubah budaya organisasi yang sektoral
menjadi kolaboratif dengan menghilangkan
sekat-sekat antar unit/bagian;
3. Mendorong komunikasi vertikal yang lebih cair
dengan menghilangkan sekat antara staf dan
atasan langsung;
4. Mendorong daya kreasi, ide, dan inovasi
dengan memberikan space yang lebih nyaman
untuk berdiskusi dan bertukar ide;
5. Meningkatkan produktivitas;
6. Meningkatkan retensi pegawai
7. Meningkatkan competitive advantage
MANFAAT FRESH OFFICE
 19
MANFAAT FRESH OFFICE

Manfaat bagi individu

1. Dapat berkonsentrasi penuh pada pekerjaan

2. Lebih produktif dan bersemangat dalam
bekerja
3. Lebih aktif, tidak hanya duduk dibelakang meja
4. Dapat berkolaborasi serta berbagi ide,
pengetahuan dan keterampilan (cross-
functional collaboration)
5. Lebih kreatif dan inovatif
6. Memperoleh kepuasan kerja, dan
7. Memperoleh keseimbangan kerja dan leisure

Manfaat bagi organisasi

1. Penghematan biaya operasional seperti biaya

sewa kantor, peralatan kantor, listrik
2. Peningkatan komitmen dan loyalitas pegawai
3. Peningkatan produktivitas dan inovasi, dan
4. Penurunan absensi pegawai
POLA KERJA FRESH
OFFICE
 21
POLA KERJA
Desain layout bangunan dirancang untuk
menunjang Activity Based Workplace (ABW) yang
menitikberatkan pada adanya kolaborasi atau
collaborative environment. Konsep ini memberi ruang bagi
pegawai untuk duduk dan bekerja bersama rekan kerja
secara lintas sektoral di dalam KPPN, Kanwil, maupun
lintas eselon dengan tetap berpegang pada kode etik
pegawai.
Ruang Kerja Bersama menerapkan prinsip first
come first serve karena pegawai tidak diperkenankan
untuk memonopoli tempat duduk tertentu yang
diwujudkan dengan adanya non-dedicated seat. Meja
dan kursi yang tersedia harus selalu bersih (clean desk)
serta tidak boleh membawa makanan atau minuman
kecuali minuman tak berwarna. Dalam hal penyimpanan
data, pegawai diimbau untuk menyimpan file terkait
pekerjaan pada computer server atau database pusat
yang telah tersedia.
Desain bangunan juga menyediakan ruang kerja
private dan semiprivate sebagai perwujudan quiet
room/focus booth/private call booth. Ruangan tersebut
dapat digunakan oleh pegawai yang membutuhkan
konsentrasi dan tidak ingin diganggu dan sebagai bentuk
pemberian toleransi di tempat kerja, karena tidak semua
pegawai merasa nyaman dengan kondisi yang kurang
tenang terutama saat melakukan kegiatan yang
membutuhkan konsentrasi dan bersifat pribadi.
 PENAHAPAN
IMPLEMENTASI FRESH
OFFICE DI DJPB
 23
PENAHAPAN IMPLEMENTASI FRESH
OFFICE
KEP-10/PB/2021 Tentang Implementasi ABW pada Unit
Kerja Lingkup DJPb
Unit Piloting Implementasi
FRESH Office 2021

UNIT PILOTING
IMPLEMENTASI
FRESH OFFICE
2021

Unit Piloting Implementasi

FRESH Office 2022

UNIT PILOTING
IMPLEMENTASI
FRESH OFFICE
2022
24
Unit Piloting Implementasi
FRESH Office 2023

UNIT PILOTING
IMPLEMENTASI
FRESH OFFICE
2023

Unit Piloting Implementasi

FRESH Office 2024
25
 ZONA DAN KOMPOSISI
RUANGAN
Berdasarkan tingkat prioritas pelaksanaan
fungsi utama, area ruang kerja FRESH Office
dibagi ke dalam dua bagian, yaitu Zona Utama
dan Zona Pendukung.
 ZONA UTAMA

Zona kerja utama merupakan area

kerja pegawai dalam melaksanakan
fungsi-fungsi utama terkait dengan
pelaksanaan tugas.

RUANG KERJA PIMPINAN

Ruang pimpinan adalah ruang yang digunakan

bagi pimpinan untuk bekerja, menerima tamu, dan
monitoring kegiatan yang dilengkapi dengan meja
kerja, area menerima tamu, kamar mandi, dan
ruang privat.
 RUANG SEKRETARIS

Ruang sekretaris adalah ruang yang difungsikan

untuk mengatur dan menerima tamu pimpinan
dengan kebutuhan ruang yang diperlukan berupa
meja kerja, peralatan IT pendukung, dan area
tunggu tamu.
 RUANG KERJA KHUSUS
Ruang kerja khusus adalah ruang kerja bagi
pegawai yang dalam pelaksanaan tugas
membutuhkan ruang kerja khusus atau tersendiri.
Seperti ruang bendahara dan dedicated seat
bagi pengguna SPAN.
 RUANG FRONT OFFICE

Ruang layanan/Front Office adalah ruang untuk

memberikan layanan kepada para pengguna
layanan atau stakeholder bagi unit yang
melaksanakan fungsi pelayanan. Terdapat juga
ruang Customer Service Officer untuk membantu.
 AREA KERJA KHUSUS

Area kerja khusus adalah area kerja bagi pejabat

administrator, pengawas, pejabat fungsional
madya, dan pejabat fungsional muda atau bagi
pejabat yang tidak mendapatnkan ruang kerja
privat.
 RUANG KERJA UTAMA

Ruang kerja utama adalah ruang kerja bagi

pegawai yang menerapkan konsep ruang kerja
terbuka (open space).
 ZONA PENDUKUNG

Zona pendukung adalah area tertentu di

dalam kantor yang berisikan fasilitas
kerja dalam rangka mendorong
optimalnya pelaksanaan tugas

AULA

Ruang pertemuan untuk penyelenggaraan

seminar/workshop kepada stakeholder
maupun pegawai. Ruang aula dilengkapi
dengan meja resepsionis dan ruang tunggu di
bagian depan.
 RUANG RAPAT UTAMA
Ruang rapat utama disediakan untuk dapat
mengakomodasi kegiatan rapat yang dapat
digunakan dengan peserta rapat pihak internal
maupun eksternal.
 RUANG KOLABORASI

Ruang kolaborasi adalah tempat berdiskusi yang

dapat digunakan oleh seluruh pegawai untuk
dapat berkumpul dan sebagi penunjang
penyelesaian pekerjaan sehari-hari.
 AREA BERSAMA

Ruang tertutup khusus

berupa quite room, focus
booth, dan private call booth

Ruang makan adalah ruang

tempat makan dan minum
bagi pegawai.

Ruang relaksasi dan ruang

loker yang dapat digunakan
secara bersama oleh pegawai
untuk beristirahat dan
menyimpan barang pribadi.

Ruang Laktasi

Ruang Bermain Anak

MEJA SECURITY

TOILET

MUSHOLA
 Implementasi FRESH
Office di Kantor Vertikal
Piloting
 MIDDLE OFFICE

FOCUS BOOTH RUANG KOLABORASI

KPPN PADANG
 MIDDLE OFFICE

FOCUS BOOTH LOKER PEGAWAI

RUANG KOLABORASI

KPPN KLATEN
 MIDDLE OFFICE

RUANG KOLABORASI LOKER PEGAWAI

KPPN SAMARINDA
 MIDDLE OFFICE

RUANG KOLABORASI FOCUS BOOTH

KPPN JAKARTA II
 MIDDLE OFFICE

RUANG KOLABORASI

FOCUS BOOTH

Kanwil Kepulauan Riau

 RULE OF GAMES
Rule of games merupakan tata cara bekerja
pada masing-masing ruangan FRESH Office
sehingga tercipta budaya kerja baru yang
sesuai dengan Activity Based Workplace
(ABW).
 45
RULE OF GAMES

Ruang Kerja Utama/Middle Office

1. Pegawai yang hadir lebih awal berhak untuk

memilih tempat duduk;
2. Etika dan sikap di ruangan kerja diatur sesuai kode
etik pegawai;
3. Aktif berkomunikasi dengan rekan kerja;
4. Diperkenankan untuk membawa minuman dengan
menggunakan tumbler atau gelas yang tertutup
sehingga mengurangi risiko tumpah dan
menimbulkan bau yang dapat menggangu area
kerja;
5. Setiap akhir jam kerja, pegawai memastikan area
meja kerjanya selalu dalam keadaan bersih dan rapi
dari dokumen kantor ataupun barang pribadi;
6. Menjaga kebersihan lingkungan kerja.

1. Tersedianya dedicated seat;

2. Kegiatan makan yang dilakukan di ruang kerja
bersama;
3. Melakukan kegaduhan maupun berbicara dengan
suara keras sehingga mengganggu konsentrasi
kerja pegawai yang lain;
4. Menandai tempat kerja dengan barang pribadi
untuk untuk melanjutkan pekerjaan hari berikutnya.
46
Ruang Kerja Khusus

1. Digunakan secara khusus pegawai yang

ditunjuk untuk melaksanakan tugas khusus;
2. Mengikuti prinsip dedicated seat untuk
bendahara, pegelola keuangan;
3. Mengikuti prinsip non dedicated seat untuk
pengguna user SPAN, call center, dan Front
Office.

1. Tersedianya dedicated seat;

2. Kegiatan makan yang dilakukan di ruang
kerja bersama;
3. Melakukan kegaduhan maupun berbicara
dengan suara keras sehingga mengganggu
konsentrasi kerja pegawai yang lain;
4. Menandai tempat kerja dengan barang
pribadi untuk untuk melanjutkan pekerjaan
hari berikutnya.
 47
Area Kerja Khusus

1. Pegawai yang hadir lebih awal berhak untuk

memilih tempat duduk tertentu;
2. Aktif berkomunikasi dengan rekan kerja;
3. Setiap akhir jam kerja, pegawai memastikan area
meja kerjanya selalu dalam keadaan bersih dan rapi
dari dokumen kantor ataupun barang pribadi dan
memastikan tidak ada dokumen barang pribadi
yang tertinggal;
4. Diperkenankan untuk membawa minuman dengan
menggunakan tumbler atau gelas yang tertutup
sehingga mengurangi risiko tumpah dan
menimbulkan bau yang dapat menggangu area
kerja;
5. Menjaga kebersihan lingkungan kerja.

1. Dipergunakan oleh pegawai yang bukan pejabat

administrator, pengawas, pejabat fungsional
madya, dan pejabat fungsional muda;
2. Kegiatan makan yang dilakukan di ruang kerja
khusus;
3. Melakukan kegaduhan maupun berbicara dengan
suara keras sehingga mengganggu konsentrasi
kerja pegawai yang lain.
48
Quiet Room/Focus Booth/Private Call Booth

1. Pegawai/Pejabat yang bekerja membutuhkan

privasi, konsentrasi dan tidak ingin diganggu;
2. Menelepon atau menerima panggilan telepon;
3. Menutup pintu selama ruangan digunakan;
4. Melaksanakan kegiatan video call/conference.

1. Melakukan pekerjaan yang bukan

merupakan pekerjaan rahasia, tidak
membutuhkan konsentrasi tinggi, dan tidak
bersifat privasi atau pribadi;
2. Berlama-lama di dalam ruangan yang bukan
peruntukan pekerjaannya;
3. Digunakan untuk kegiatan makan, tidur, atau
istirahat.
 49
Ruang Kolaborasi

1. Pejabat/pegawai yang bekerja membutuhkan area

diskusi dengan sesama pegawai internal maupun
pihak luar secara online;
2. Menjaga kebersihan ruangan dan fasilitas di
dalamnya;
3. Merapikan kembali meja dan kursi yang telah
digunakan
4. Diperkenankan untuk membawa minuman dengan
menggunakan tumbler atau gelas yang tertutup
sehingga mengurangi risiko tumpah dan
menimbulkan bau yang dapat menggangu ruang
kolaborasi;
5. Kegiatan makan diperbolehkan jika durasi waktu
rapat yang lama dan melewati waktu jam makan;
6. Dapat dipergunakan dengan melakukan pemesanan
ruangan.

1. Kegiatan makan yang dilakukan di ruang

kolaborasi;
2. Menggunakan ruangan tanpa melakukan reservasi
ruangan terlebih dahulu.
50
Ruang Relaksasi

1. Pejabat/pegawai yang membutuhkan relaksasi

atau melepas penat dengan bersantai maupun
menghabiskan waktu jam istirahat;
2. Menonton tv, bermain game, membaca buku,
maupun power nap;
3. Melakukan kegiatan olahraga;
4. Rapat internal dan diskusi.

1. Berlama-lama di dalam ruangan relaksasi

sehingga berdampak menggangu jam kerja
efektif;
2. Memonopoli dalam penggunaan ruangan.
 51
Ruang Makan

1. Digunakan oleh pejabat/pegawai untuk makan dan

minum maupun menghabiskan waktu jam istirahat;
2. Membuang sisa makanan ke tempat sampah sesuai
jenis sampahnya;
3. Meninggalkan meja dalam keadaan bersih supaya
dapat dipergunakan kembali oleh pegawai lainya.

1. Menghabiskan jam kerja efektif;

2. Meninggalkan gelas atau piring kotor di meja
makan.
 POLA HUBUNGAN KERJA

Pola hubungan kerja merupakan tata cara

bekerja bagi masing-masing pegawai sesuai
dengan tugas, fungsi, dan jabatannya.
 53
POLA HUBUNGAN KERJA

Pelaksana

Lokasi Bekerja
1. Proses bisnis/ pekerjaan dilakukan di ruang
kerja bersama;
2. Apabila ada tugas selain proses bisnis rutin,
agar memanfaatkan ruang kerja sesuai dengan
aktivitasnya;
3. Menyimpan file pada server komputer;
4. Menatausahakan dokumen pribadi pada loker
pegawai yang tersedia.
Pola Hubungan Kerja
1. Aktif berkomunikasi dengan atasan dan seluruh
rekan kerja;
2. Dapat berkonsentrasi penuh pada pekerjaan;
3. Lebih produktif dan semangat dalam bekerja;
4. Dapat berkolaborasi serta berbagi ide,
pengetahuan dan keterampilan;
5. Lebih kreatif dan inovatif;
6. Memperoleh keseimbangan kerja
54
Atasan

Lokasi Bekerja

1. Proses bisnis/ pekerjaan dilakukan di area

kerja khusus pejabat;
2. Apabila ada tugas selain proses bisnis
rutin, agar memanfaatkan ruang kerja
sesuai dengan aktivitasnya
3. Menyimpan file pada server computer dan
dokumen pada loker yang sudah
disediakan.

Pola Hubungan Kerja

1. Aktif mendatangi bawahannya secara

langsung;
2. Memberikan apresiasi kepada
bawahannya yang telah melakukan
pekerjaan dengan baik;
3. Dapat melakukan koordinasi, coaching
and counseling, dan mentoring di
area/ruang kolaborasi;
4. Aktif berdiskusi dengan seluruh pegawai
lintas Seksi/ Subbag;
5. Melakukan pengawasan kepada para
pegawai terkait penerapan FRESH Office.
 55
Subbag Umum
1. Mengelola segala fasilitas dan aktivitas dalam
FRESH Office.
2. Melakukan koordinasi/rapat.

Kepala Kantor

1. Memimpin pengelolaan FRESH Office.

2. Melakukan koordinasi/rapat.
3. Mengembangkan FRESH Office.

Petugas Kebersihan
1. Petugas kebersihan wajib membersihkan seluruh
area kerja FRESH Office setelah berakhirnya
jam kerja, kecuali meja kerja yang masih
terdapat pegawai sedang melaksanakan lembur.
2. Menjaga kebersihan ruang kerja dan fasilitas
lainnya sehingga senantiasa dalam keadaan
bersih, rapi, dan wangi.
3. Memberikan layanan dengan tanggap dan sigap
4. Apabila ada dokumen/arsip/barang pribadi
yang tertinggal di meja pegawai pada akhir jam
kerja, petugas kebersihan agar meletakkan
barang tersebut di tempat yang telah ditentukan
berdasarkan kesepakatan bersama (lost and
found).
PENUTUP
 57

Buku Saku ini merupakan pedoman dan

petunjuk praktis bagi pejabat/pegawai pada
Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai
langkah awal dalam memahami secara
singkat tentang FRESH Office. Selanjutnya
diharapkan akan diperoleh pemahaman yang
baik tentang FRESH Office sehingga dapat
mempercepat implementasi FRESH Office di
Direktorat Jenderal Perbendaharaan dengan
perubahan mindset dan pola kerja sehingga
menciptakan budaya baru yang lebih
kolaboratif.