Material Tamil

MATERIAL COST
1. INTRODUCTION
கருத்துக்கள், நோக்கங்கள், நன்மைகள், முறைகள் மற்றும் செலவின் கூறுகள் பற்றிய அடிப்படை
அறிவைப் பெற்றுள்ளோம். நாம் இப்போது பொருள் செலவில் தொடங்கி செலவின் ஒவ்வொரு
கூறுகளையும் தனித்தனியாகப் படிப்போம். பொருள் என்பதன் பொதுவான பொருள், இறுதிப் பொருளை
உருவாக்கப் பயன்படுத்தப்படும் அனைத்துப் பொருட்கள்/ இயற்பியல் பொருள்கள் ஆகும். இது
நேரடியாகவோ மறைமுகமாகவோ இருக்கலாம்.
(i) நேரடிப் பொருட்கள்: பொருள்கள், பொருளாதார ரீதியாக சாத்தியமான வழியில், அது

பயன்படுத்தப்படும் இறுதிப் பொருளுக்கு நேரடியாகக் காரணமாக இருக்கலாம்.
(ii) மறைமுகப் பொருட்கள்: ஒரு குறிப்பிட்ட இறுதிப் பொருளுக்கு நேரடியாகக் கூறப்படாத பொருட்கள்.
பொருட்களின் உற்பத்தி மற்றும் உற்பத்திக்கு நேரடி பொருட்கள் குறிப்பிடத்தக்க பகுதியாகும். ஒரு

உள்ளீடு மற்றும் குறிப்பிடத்தக்க செலவு உறுப்பு என்பதால், அதற்கு போதுமான அளவு தேவைப்படுகிறது
மேலாண்மை கவனம். செலவுக் கட்டுப்பாடு இங்கிருந்து தொடங்குகிறது, மேலும் இந்த
நோக்கத்திற்காக 3E களின் கொள்கை (பொருளாதாரம், செயல்திறன் மற்றும் செயல்திறன்) அதாவது
கொள்முதலில் பொருளாதாரம், பொருளைக் கையாளுதல் மற்றும் செயலாக்குவதில் திறன் மற்றும்
தரநிலையின்படி விரும்பிய வெளியீட்டை உற்பத்தி செய்வதில் செயல்திறன் ஆகியவை அவசியம். இந்த
செலவு உறுப்புக்கு விண்ணப்பித்தது.
(அ) இறுதி உற்பத்தியின் தரம்: வெளியீட்டின் தரம் உள்ளீடுகளின் தரத்தைப் பொறுத்தது.
(ஆ) இறுதிப் பொருளின் விலை: பொருள் எந்தப் பொருளின் கணிசமான பகுதியை உருவாக்குகிறது
மற்றும் இறுதிப் பொருளின் விலை நேரடியாகப் பொருளை உற்பத்தி செய்யப் பயன்படுத்தப்படும்
பொருட்களின் விலையுடன் தொடர்புடையது.
(இ) உற்பத்தி தொடர்ச்சி: உற்பத்தி செயல்முறை சீராக இயங்குவதை உற்பத்தி நிறுவனங்கள் உறுதி
செய்ய வேண்டும் மற்றும் பொருட்கள் தேவைக்காக இடைநிறுத்தப்படக்கூடாது. உற்பத்தித் தடங்கலைத்
தவிர்க்க, போதுமான அளவு பொருட்கள் இருப்பு வைக்கப்பட வேண்டும்.
(ஈ) பங்கு வைத்திருக்கும் செலவு மற்றும் ஸ்டாக்-அவுட்: ஒரு நிறுவனம் பங்கு வைத்திருக்கும்
செலவுகளை வட்டி மற்றும்/அல்லது பயன்படுத்தப்பட்ட நிதிக்கான வாய்ப்புச் செலவு, ஆவியாதல்,
வழக்கற்றுப்போதல் போன்ற பங்குகளைக் கையாளும் இழப்புகள். பங்குக்குக் குறைவாக இருப்பதினால்
இழப்பு ஏற்படுகிறது. ஸ்டாக்-அவுட் மற்றும் அர்ப்பணிப்பு மீறல் காரணமாக வருவாய்.
(இ) விரயம் மற்றும் பிற இழப்புகள்: பொருட்களைக் கையாளும் போது மற்றும் செயலாக்கும் போது, சில
விரயம் மற்றும் இழப்பு ஏற்படுகிறது. பொருள் மற்றும் செயல்முறையின் தன்மையின் அடிப்படையில்,
திறமையான பயன்பாடு மற்றும் கட்டுப்பாட்டுக்கு இவை இயல்பானவை மற்றும் அசாதாரணமானவை
என வகைப்படுத்தப்படுகின்றன.
(f) வளங்களைப் பற்றிய வழக்கமான தகவல்கள்: சரியான நேரத்தில் மற்றும் தகவலறிந்த

முடிவெடுப்பதற்கு, பொருட்களின் கிடைக்கும் தன்மை மற்றும் பயன்பாடு குறித்த வழக்கமான மற்றும்
புதுப்பிக்கப்பட்ட தகவல்கள் நிறுவனத்திற்கு அவசியம்.
1. MATERIAL CONTROL
முந்தைய அத்தியாயத்தில், செலவுக் கட்டுப்பாடு என்ற சொல்லைப் பற்றி விவாதித்தோம், அதாவது
நிர்ணயிக்கப்பட்ட தரநிலைகளுக்கு இணங்க செலவை வைத்திருக்க தேவையான அனைத்து
செயல்பாடுகள் மற்றும் கட்டுப்பாட்டு பொறிமுறையைக் குறிக்கிறது. பொருள், மொத்த செலவுக்
கூறுகளில் ஒன்றாக இருப்பதால், ஒட்டுமொத்த செலவுக் கட்டுப்பாட்டு நோக்கத்தை நிறைவேற்றும்
வகையில் கட்டுப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
பொருள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பின் நோக்கங்கள் பின்வருமாறு:

(i) உற்பத்திச் செயல்பாட்டில் குறுக்கீடுகளைக் குறைத்தல்: பொருள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பு, எந்தவொரு
நடவடிக்கையும், குறிப்பாக உற்பத்தி, பொருட்கள் மற்றும் கடைகளின் தேவைக்காக குறுக்கீடுகளால்
பாதிக்கப்படுவதில்லை என்பதை உறுதி செய்கிறது. இதற்கு உற்பத்திச் செயல்பாட்டில் தேவைப்படும் ஒவ்வொரு
பொருளின் நிலையான இருப்பு தேவைப்படுகிறது என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும், இருப்பினும், அதன்
விலை சிறியதாக இருக்கலாம்.
(ii) பொருள் செலவை மேம்படுத்துதல்: ஒட்டுமொத்த பொருள் செலவுகளில் விலை, ஆர்டர் செய்யும் செலவுகள்
மற்றும் வைத்திருக்கும் செலவுகள் ஆகியவை அடங்கும். தேவையான தரம் மற்றும் விநியோகத்தைப்
பொறுத்தமட்டில் நம்பகத்தன்மை போன்ற பிற தொடர்புடைய காரணிகளைக் கருத்தில் கொண்டு அனைத்துப்
பொருட்கள் மற்றும் கடைகளும் முடிந்தவரை குறைந்த விலையில் வாங்கப்படுவதால், வைத்திருக்கும் செலவும்
குறைக்கப்பட வேண்டும்.
(iii) கழிவுகளைக் குறைத்தல்: பொருள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பு தேவையற்ற இழப்புகள் மற்றும் விரயங்களைத்
தவிர்க்கும் நோக்கத்தைக் கொண்டுள்ளது, அவை குறைபாடு அல்லது நீண்ட சேமிப்பு அல்லது வழக்கற்றுப்
போவதால் தரம் மோசமடைவதால் ஏற்படக்கூடும். உற்பத்திச் செயல்பாட்டில் ஏற்படும் இழப்புகள் மற்றும்
விரயங்கள் உற்பத்தித் துறையின் கவலையாக இருப்பதைக் குறிப்பிடலாம்.
(iv) போதுமான தகவல்: பொருட்கள் மற்றும் கடைகளின் அனைத்துப் பொருட்களுக்கும் நம்பகமான தகவல்கள்
இருப்பதை உறுதிசெய்ய, பொருள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பு முறையான பதிவுகளை பராமரிக்கிறது. இது
இழப்புகள் மற்றும் திருட்டுகளைக் கண்டறிய உதவுவது மட்டுமல்லாமல், சரியான உற்பத்தித் திட்டமிடலையும்
எளிதாக்குகிறது.
(v) சரியான நேரத்தில் ஆர்டரை முடித்தல்: நிறுவனத்தின் ஆர்டர்களை நிறைவேற்ற முறையான பொருள்
மேலாண்மை மிகவும் அவசியம். இது நிறுவனத்தின் நன்மதிப்பைக் கூட்டுகிறது
1.1 Requirements of Material Control

பொருள் கட்டுப்பாட்டு தேவைகளை பின்வருமாறு சுருக்கமாகக் கூறலாம்:
1. நிதி, வாங்குதல், பெறுதல், ஆய்வு செய்தல், சேமிப்பு, கணக்கியல் மற்றும் பணம் செலுத்துதல் போன்ற அனைத்து
துறைகளின் முறையான ஒருங்கிணைப்பு.
2. நிறுவனத்திற்கு மிகவும் சாதகமான விதிமுறைகளில், பொருத்தமான விசாரணைகளை மேற்கொண்ட பிறகு,
கொள்முதல் செய்யப்படுவதைக் காண கொள்முதல் நடைமுறையைத் தீர்மானித்தல்.
3. ஆர்டரை வழங்குவதற்கு நிலையான படிவங்களைப் பயன்படுத்துதல், பொருட்களின் ரசீதைக் குறிப்பிடுதல்,
பொருட்களை வழங்குவதற்கு அங்கீகாரம் வழங்குதல் போன்றவை.
4. பொருட்களை வாங்குதல் மற்றும் பயன்படுத்துவதில் பொருளாதாரத்தை உறுதி செய்வதற்காக பொருட்கள்,
பொருட்கள் மற்றும் உபகரணங்கள் தொடர்பான வரவு செலவுத் திட்டங்களைத் தயாரித்தல்.
5. பொருட்கள், பொருட்கள் மற்றும் உபகரணங்கள் வாங்குவது சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து பரிவர்த்தனைகளும்
முறையாக அங்கீகரிக்கப்பட்டு தானாகவே சரிபார்க்கப்படும் வகையில் உள் சோதனை முறையின் செயல்பாடு.
6. அனைத்து பொருட்கள் மற்றும் பொருட்களை சரியான பாதுகாப்புடன் நன்கு நியமிக்கப்பட்ட இடத்தில்
சேமித்தல்.
7. தொடர்ச்சியான பங்குச் சரிபார்ப்புடன் நிரந்தர சரக்கு அமைப்பைச் செயல்படுத்துதல், இதன் மூலம் எந்த
நேரத்திலும், கையிருப்பில் உள்ள ஒவ்வொரு வகையான பொருட்களின் அளவு மற்றும் மதிப்பை தீர்மானிக்க
முடியும்.
8. ஸ்டோர்களைக் கட்டுப்படுத்துதல் மற்றும் விநியோகம் செய்யும் முறையின் செயல்பாட்டின் மூலம்,
துறைகளுக்குத் தேவைப்படும் நேரத்தில் தேவையான அளவு பொருட்களைக் கோரினால் விநியோகம்
செய்யப்படும்.
9. பொருள் ரசீது மற்றும் நுகர்வு கட்டத்தில் சுருக்கம் மற்றும் விரிவான பொருள் செலவுகளை வெளிப்படுத்தும்
கணக்குகள் மற்றும் துணை பதிவுகளை கட்டுப்படுத்தும் அமைப்பின் வளர்ச்சி.

10. ஸ்டாக், இருப்பு இருப்பு, காலாவதியான ஸ்டாக், விற்பனையாளர்களிடம் திரும்பிய பொருட்கள் மற்றும்
கெட்டுப்போன அல்லது குறைபாடுள்ள யூனிட்களில் இருந்து வாங்கிய பொருட்கள் பற்றிய வழக்கமான
அறிக்கைகள் தேவை.
1.1 Elements of Material Control

 Material control is a systematic control over the procurement, storage and
usage of material so as to maintain an even flow of material.

Material Control
Material
Material Storage Material Usage
Procurement Control Control
Control
Material control involves efficient functioning of the following operations:

 Purchasing of materials
 Receiving of materials
 Inspection of materials
 Storage of materials
 Issuing materials
 Maintenance of inventory records
 Stock audit
MATERIALS PROCUREMENT PROCEDURE
Material procurement procedure can be understood with help of the following

diagram. Documents required and the departments who initiate these documents
are shown sequentially.
Diagram: Material Procurement Procedure
1.1 Bill of Materials

இது பொருட்கள் விவரக்குறிப்பு பட்டியல் அல்லது பொருட்கள் பட்டியல் என்றும் அழைக்கப்படுகிறது. இது ஒரு
பொருளை உற்பத்தி செய்வதற்கு அல்லது எந்த வேலையைச் செய்வதற்கும் தேவையான பொருட்கள் மற்றும்
கூறுகளின் நிலையான அளவுகள் மற்றும் குணங்களைக் குறிப்பிடும் விரிவான பட்டியல். பொருட்கள்
விவரக்குறிப்பு பட்டியல் பொதுவாக ஒரு நிலையான வடிவத்தில் பொறியியல் அல்லது திட்டமிடல் துறை
எனப்படும் தயாரிப்பு மேம்பாட்டுக் குழுவால் தயாரிக்கப்படுகிறது. இது சந்தைப்படுத்தல், உற்பத்தி, அங்காடி
மற்றும் செலவு/கணக்கியல் துறை போன்ற தொடர்புடைய பிற துறைகளுடன் பகிர்ந்து கொள்ளப்படுகிறது.
தொழில்துறை தனித்தன்மைகள், மேலாண்மை தகவல் அமைப்பு (MIS) மற்றும் கணக்கியல் அமைப்பு
ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் பொருட்களின் மசோதாவின் வடிவம் மற்றும் உள்ளடக்கம் மாறுபடும்
Uses of Bill of Material

Marketing Production Dept. Stores Dept. Cost/ Accounting
(Purchase) Dept.
Dept.
Materials are Production is planned It is used as a It is used to estimate

procured according to the reference cost and profit. Any
(purchased) on nature, volume of the document while purchase, issue and
the basis of materials required to issuing materials usage are
specifications be used. Accordingly, to the compared/verified
mentioned in it. material requisition requisitioning against this
lists are prepared. department. document.
1.1 Material Requisition Note

இது பொருள் கோரிக்கை சீட்டு என்றும் அழைக்கப்படுகிறது. இது கடையில் இருந்து வழங்கப்பட்ட
பொருட்களைப் பெறப் பயன்படுத்தப்படும் அதிகாரத்தின் வவுச்சராகும். பொதுவாக, இது உற்பத்தித் துறையால்
தயாரிக்கப்பட்டது மற்றும் பொருள் கோரிக்கை பட்டியல் அல்லது பொருட்களின் மசோதாவின் அடிப்படையில்
பொருட்கள் திரும்பப் பெறப்படுகின்றன. பொருள் பட்டியல் எதுவும் தயாரிக்கப்படவில்லை எனில், பொருள்
கோரிக்கைக் குறிப்புகளைத் தயாரிக்கும் பணியை திட்டமிடல் துறை அல்லது துறையிடம் விடுவது
விரும்பத்தக்கது. குறிப்பு ஸ்டோர் மற்றும் செலவு/கணக்கியல் துறையுடன் பகிரப்பட்டது.
ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் பொருள் கோரிக்கை குறிப்பின் வடிவம் மாறுபடலாம்.
Difference between Bill of Materials and Material Requisition Note
Bill of Materials Material Requisition Note
1. It is the document prepared by the 1. It is prepared by the production

engineering or planning dept. or other consuming department.
2. It is a complete schedule of 2. It is a document asking
component parts and raw materials Store-keeper to issue materials
required for a particular job or work to the consuming department.
order.
3. It often serves the purpose of a 3. It cannot replace a bill of

material requisition as it shows the materials.
complete schedule of materials
required for a particular job i.e. it can
replace material requisition.
4. It can be used for the purpose of 4. It is useful in arriving historical

quotations. cost only.
5. It helps in keeping a quantitative 5. It shows the material actually

control on materials drawn through drawn from stores.
material requisition.
1.1 Purchase Requisition
குறிப்பில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள பொருட்களை ஆர்டர் செய்ய இந்த ஆவணம் கொள்முதல் துறையை
அங்கீகரிக்கிறது. கொள்முதல் செய்யும் பொருட்கள் உற்பத்தி துறைகளால் பயன்படுத்தப்படும் என்பதால்,
கொள்முதல் மற்றும் உற்பத்தி துறைகளுக்கு இடையே நிலையான ஒருங்கிணைப்பு இருக்க வேண்டும்.
கொள்முதல் கோரிக்கை என்பது பொருட்களை வாங்குவதற்கு வாங்கும் துறையிடம் முறையான கோரிக்கையை
வைப்பதற்கு பயன்படுத்தப்படும் ஒரு படிவமாகும். இந்தப் படிவம் வழக்கமாக வழக்கமான பொருட்களுக்கான
ஸ்டோர் கீப்பராலும், சிறப்புப் பொருட்களுக்கான துறைத் தலைவராலும் நிரப்பப்படும் (வழக்கமான
பொருட்களாக சேமித்து வைக்கப்படவில்லை).
தொடக்கத்தில், தேவையான பொருட்கள் மற்றும் கடைகளின் முழுமையான பட்டியல் வரையப்பட வேண்டும்,
அவை ஏதேனும் சேர்த்தல் அல்லது நீக்குதலுக்காக அவ்வப்போது மதிப்பாய்வு செய்யப்பட வேண்டும்.
நிலையான ஆர்டரின் அடிப்படையில், நிலையான பட்டியலில் ஒரு பொருள் சேர்க்கப்பட்டவுடன், ஏற்கனவே

உள்ள இருப்புக்கள் தீர்ந்துவிடுவதற்கு முன் புதிய பொருட்களை ஏற்பாடு செய்வது கொள்முதல் துறையின்
கடமையாகும். நுகர்வு முறையில் ஏதேனும் மாற்றம் ஏற்பட்டால், அவற்றின் முடிவில் இருந்து தேவையான
நடவடிக்கைக்காக கொள்முதல் துறைக்கு தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.
வழக்கமான ஸ்டோர் பொருட்களை வாங்குவதை கட்டுப்படுத்த, சரக்கு கட்டுப்பாட்டு அமைப்பு, பராமரிக்கப்பட
வேண்டிய பங்கு நிலைகள் மற்றும் ஆர்டர் செய்யப்பட வேண்டிய அளவுகளின் எண்ணிக்கையை தீர்மானிக்க
வேண்டும். விசேஷ ஆர்டர் அல்லது நோக்கத்திற்காகத் தேவைப்படும் சிறப்புப் பொருட்களைப் பொறுத்தவரை,
சம்பந்தப்பட்ட தொழில்நுட்பத் துறை, பொருட்களின் அளவு, அளவு மற்றும் வரிசையைக் குறிப்பிடும்
பொருட்களின் விவரக்குறிப்பு பட்டியலைத் தயாரிப்பது விரும்பத்தக்கது.
கொள்முதல் கோரிக்கைக் குறிப்பு, வழக்கமான பொருட்கள் தொடர்பாக ஸ்டோர்ஸ் துறையால் அல்லது சிறப்புப்
பொருட்கள் தொடர்பாக உற்பத்தி திட்டமிடல் அல்லது பிற தொழில்நுட்பத் துறைகளால் உருவாக்கப்படலாம்.
ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் கொள்முதல் கோரிக்கை குறிப்பின் வடிவம் மாறுபடலாம்.
1.2 Inviting Quotation/ Request for Proposal (RFP)/

Notification Inviting Tender (NIT)
Materials purchase department has to answer the following question before
initiating purchasing of materials:
(i) What to purchase?
(ii) When to purchase?
(iii) How much to purchase?
(iv) From where to purchase?
(v) At what price to purchase?
The following are the few suggestive steps to answer to the questions:
(i) What to purchase?
கடைகள் அல்லது பயனர் துறைகளில் இருந்து பெறப்பட்ட கோரிக்கையின்படி பொருட்கள் வாங்கப்படுகின்றன.
வழக்கமாகப் பயன்படுத்தப்படும் பொருட்களில், நிலையான இயக்க நடைமுறைகளின் (SOP) படி பொருட்கள்
வாங்கப்படுகின்றன.
(ii) எப்போது வாங்குவது?
உற்பத்தி மற்றும் பாதுகாப்பிற்கான பொருட்களின் தேவையை கருத்தில் கொண்டு பொருட்கள்
வாங்கப்படுகின்றன, இருப்பினும், தேவை ஏற்படும் முன் மற்றும் உற்பத்தி அட்டவணையை பாதிக்காமல்
பொருட்களை நிரப்புவதற்கு ஆர்டரை வைக்கும் நேரம் மிகவும் முக்கியமானது. பொருட்களின் வழங்கல்,
அதாவது, சந்தையில் பொருட்கள் எவ்வளவு எளிதாகக் கிடைக்கின்றன, முன்னணி நேரம் அதாவது, சப்ளையர்
இடத்திலிருந்து உற்பத்தி செய்யும் இடத்திற்கு ஆர்டரைப் பெறுவதற்குத் தேவைப்படும் நேரம், பொருட்களின்
நுகர்வு முறை ஆகியவை வாங்கும் நேரத்தை பாதிக்கும் முக்கியமான காரணிகளாகும். கேள்வியுடன்
தொடர்புடையது, இந்த அத்தியாயத்தில் பங்கு நிலை மறு-வரிசைப்படுத்துதல் பின்னர் அறியப்படும். மேலும் இந்த
அத்தியாயத்தில் சுருக்கமாக விவாதிக்கப்படும் ஜஸ்ட்-இன்-டைம் (JIT) என்ற கருத்தும் 'எப்போது வாங்குவது' என்ற
கேள்வியுடன் தொடர்புடையது.
(iii) எவ்வளவு வாங்குவது?
ஆர்டர் செய்யப்படும் பொருட்களின் அளவு, பொருள் நுகர்வு முறை, சப்ளையர் வழங்கும் குறைந்தபட்ச ஆர்டர்
அளவு, அளவு தள்ளுபடி, சேமிப்பு செலவு மற்றும் திறன் மற்றும் செயல்பாட்டு மூலதனத் தேவை போன்ற
காரணிகளைப் பொறுத்தது. பொருளாதார ஒழுங்கு அளவு (EOQ) கருத்து விவாதிக்கப்படும். பின்னர் இந்த
அத்தியாயத்தில்.
(iv) எங்கே வாங்குவது?
வாங்க வேண்டிய பொருட்களின் சப்ளையரைத் தேர்ந்தெடுக்கும் செயல்முறை இதுவாகும். இது மிகவும்
உணர்திறன் மற்றும் முக்கியமான செயல்முறையாகும், இருப்பினும் ஒவ்வொரு நிறுவனத்திற்கும் ஆனால்

குறிப்பாக பொதுப் பணம் சம்பந்தப்பட்ட நிறுவனங்களுக்கு அதாவது பொதுத்துறை நிறுவனங்களுக்கு (PSUs).
சப்ளையர் தேர்வு செயல்முறையானது, CVC (மத்திய விஜிலென்ஸ் கமிஷன்), CAG (இந்தியாவின் கன்ட்ரோலர்
மற்றும் ஆடிட்டர் ஜெனரல்), ஆடிட்டர்கள் மற்றும் பிற கட்டுப்பாட்டாளர்களின் சிறப்பு கவனத்தை ஈர்க்கும் ஒரு
சாம்பல் பகுதியாக இருக்கலாம். கண்காணிப்பு நாய்களின் கவனத்தை ஈர்க்க இது ஏன் மிகவும் உணர்திறன்
கொண்டது என்பது கேள்வி. இந்தக் கேள்விக்கான பதில் இந்திய அரசியலமைப்புச் சட்டத்தின் முகவுரையில்
உள்ள ஒரு வரியில் உள்ளது, இது அதன் அனைத்து குடிமக்களுக்கும் பாதுகாப்பாக உள்ளது: "அந்தஸ்து மற்றும்
வாய்ப்பின் சமத்துவம்". இதன் பொருள் சப்ளையர் தேர்வு செயல்முறை மிகவும் வெளிப்படையானதாகவும்
நியாயமானதாகவும் இருக்கும், டெண்டர் செயல்பாட்டில் பங்கேற்பதற்கான வாய்ப்பைப் பெற அனைத்து
சப்ளையர்களும் சமமாக நடத்தப்படுகிறார்கள்.
தேர்வு செயல்முறை விசாரணை / முன்மொழிவுகளுக்கான கோரிக்கை (RFP) / அறிவிப்பு அழைப்பு டெண்டர் (NIT)
உடன் தொடங்குகிறது. ஒரு விசாரணை/ RFP அல்லது NIT க்கான புவியியல் பகுதியானது, வாங்கப்படும்
பொருட்களுக்கான உரிமை, கிடைக்கும் தன்மை மற்றும் அரசாங்க வழிகாட்டுதல்களைப் பொறுத்து உள்ளூர்
அல்லது உலகளாவியதாக இருக்கலாம். RFP அல்லது NIT ஐ ஆஃப்லைனில் வெளியிடலாம், அதாவது கையேடு
செயல்முறை அல்லது இணையதளம் அல்லது நியமிக்கப்பட்ட மின்னணு சந்தை இடங்களில் வெளியிடுவதன்
மூலம் ஆன்லைனில். மின்னணு சந்தையின் எடுத்துக்காட்டுகளில் ஒன்று GeM (அரசு இ சந்தை) ஆகும்.
அரசு இ சந்தை (GeM): அரசு நிறுவனங்கள் / துறைகள் / பொதுத்துறை நிறுவனங்களால் வாங்கப்படும் பல்வேறு
பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளுக்கான பிரத்யேக மின் சந்தை. இது பொது கொள்முதலில் வெளிப்படைத்தன்மை,
செயல்திறன் மற்றும் வேகத்தை மேம்படுத்துவதை நோக்கமாகக் கொண்டுள்ளது. இது அரசாங்கப் பயனர்களுக்கு
வசதியாக, அவர்களின் பணத்திற்கான சிறந்த மதிப்பை அடைய, மின்-ஏலம், தலைகீழ் மின்-ஏலம் மற்றும்
கோரிக்கை திரட்டல் போன்ற கருவிகளை வழங்குகிறது. அரசாங்கப் பயனர்களால் GeM மூலம் வாங்குதல்கள் நிதி
அமைச்சகத்தால் அங்கீகரிக்கப்பட்டு கட்டாயமாக்கப்பட்டுள்ளன.
(v) எந்த விலையில் வாங்குவது?

கேள்விக்கான பதில் பின்வரும் பத்தியில் விவாதிக்கப்படுகிறது, இதில் பொருளுக்கான குறைந்த ஏலதாரர் (எல் 1
ஏலதாரர் என்றும் அழைக்கப்படுகிறது) தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டார்.
1.1 Selection of Quotation/ Proposal

After invitation of tender from the vendors, interested vendors who are fulfilling
all the criteria mentioned in the tender notice send their price quotations/
proposals to the purchase department. On the receipt of quotations, a
comparative statement is prepared. For selecting material suppliers, the factors
which the purchase department keeps in its mind are—price, quantity, quality
offered, time of delivery, mode of transportation, terms of payment, reputation of
supplier etc. In addition to the above listed factors purchase manager obtains
other necessary information for final selection of material suppliers.
1.1 Preparation and Execution of Purchase Orders

 Having decided on the best quotation that should be accepted, the purchase
manager or concerned officer proceeds to issue the formal purchase order. It is
a written request to the supplier to supply specified materials at specified rates
and within a specified period. Generally, copies of purchase order are given
to Store or
 order indenting department, receiving department and cost accounting
department. A copy of the purchase order with relevant purchase requisitions,
is held in the file of the department to facilitate the follow-up of the
delivery and also for approval of the invoice for payment.
ஏற்றுக்கொள்ளப்பட வேண்டிய சிறந்த மேற்கோளைத் தீர்மானித்த பிறகு, கொள்முதல் மேலாளர் அல்லது
சம்பந்தப்பட்ட அதிகாரி முறையான கொள்முதல் ஆணையை வழங்கத் தொடர்வார். குறிப்பிட்ட விலையில்
மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்குள் குறிப்பிட்ட பொருட்களை வழங்குமாறு சப்ளையருக்கு எழுதப்பட்ட
கோரிக்கையாகும். பொதுவாக, கொள்முதல் ஆர்டரின் நகல்கள் ஸ்டோருக்கு வழங்கப்படுகின்றன அல்லது
ஆர்டர் உள்தள்ளல் துறை, பெறும் துறை மற்றும் செலவு கணக்கியல் துறை. தொடர்புடைய கொள்முதல்
கோரிக்கைகளுடன் கொள்முதல் ஆணையின் நகல், டெலிவரியை பின்தொடர்வதை எளிதாக்குவதற்கும், பணம்
செலுத்துவதற்கான விலைப்பட்டியலின் ஒப்புதலுக்கும் துறையின் கோப்பில் வைக்கப்பட்டுள்ளது.
1.1 Receipt and Inspection of Materials

 After execution of purchase order and advance payment (if terms of quotation
so specify), necessary arrangement is made to receive the delivery of materials
After receipt of materials along with relevant documents or/ and invoice,
receiving department (store dept.) arrange to inspect the materials for its
conformity with purchase order. After satisfactory inspection, materials are
received and Goods Received Note is issued. If some materials are not found
in good condition or are not in conformity with the purchase order are
returned back to the vendor along with a Material Returned Note.
கொள்முதல் ஆர்டர் மற்றும் முன்பணம் செலுத்திய பிறகு (மேற்கோள் விதிமுறைகள் குறிப்பிடப்பட்டால்),
பொருட்களை வழங்குவதற்கு தேவையான ஏற்பாடு செய்யப்படுகிறது, அதனுடன் தொடர்புடைய ஆவணங்கள்
அல்லது/ மற்றும் விலைப்பட்டியல், பெறும் துறை (கடை துறை) ஆய்வு செய்ய ஏற்பாடு செய்த பிறகு. கொள்முதல்
ஆர்டருடன் அதன் இணக்கத்திற்கான பொருட்கள். திருப்திகரமான ஆய்வுக்குப் பிறகு, பொருட்கள் பெறப்பட்டு,
பொருட்கள் பெறப்பட்ட குறிப்பு வழங்கப்படுகிறது. சில பொருட்கள் நல்ல நிலையில் காணப்படவில்லை அல்லது
கொள்முதல் ஆர்டருக்கு இணங்கவில்லை என்றால், பொருள் திரும்பிய குறிப்புடன் விற்பனையாளருக்குத்
திருப்பித் தரப்படும்.
1.2.1 Goods Received Note
 If everything is in order and the supply is considered suitable for acceptance,

the Receiving department prepares a Receiving Report or Material Inward
Note or Goods Received Note. Generally, it is prepared in quadruplicate, the
copies being distributed to purchase department, store or order indenting
department, receiving department and accounting department.

எல்லாம் ஒழுங்காக இருந்தால் மற்றும் வழங்கல் ஏற்றுக்கொள்ளப்படுவதற்கு ஏற்றதாகக் கருதப்பட்டால், பெறுதல்
துறையானது பெறுதல் அறிக்கை அல்லது பொருள் உள்நோக்கிய குறிப்பு அல்லது பொருட்கள் பெறப்பட்ட
குறிப்பைத் தயாரிக்கிறது. பொதுவாக, இது நான்கு மடங்காகத் தயாரிக்கப்படுகிறது, பிரதிகள் கொள்முதல் துறை,
ஸ்டோர் அல்லது ஆர்டர் உள்தள்ளல் துறை, பெறும் துறை மற்றும் கணக்கியல் துறை ஆகியவற்றிற்கு
விநியோகிக்கப்படுகின்றன
1.1.1 Material Returned Note

Sometimes materials have to be returned to suppliers after these have been received in the factory. Such returns
may occur before or after the preparation of the receiving report. If the return takes place before the preparation of
the receiving report, such material obviously would not be included in the report and hence not shown in the stores ledgers.
In that case, no adjustment in the account books would be necessary. But if the material is returned after its entry in the
receiving report, a suitable document must be drawn up in support of the issue so as to exclude from the Stores of
Material Account the value of the materials returned back. This document usually takes the form of a Material
Returned Note or Material outward return note
சில நேரங்களில் பொருட்கள் தொழிற்சாலையில் பெறப்பட்ட பிறகு சப்ளையர்களுக்குத் திருப்பித் தரப்பட
வேண்டும். பெறப்பட்ட அறிக்கையைத் தயாரிப்பதற்கு முன்னும் பின்னும் இத்தகைய வருமானங்கள் நிகழலாம்.
பெறுதல் அறிக்கையைத் தயாரிப்பதற்கு முன் திரும்பப் பெறப்பட்டால், அத்தகைய பொருள் வெளிப்படையாக
அறிக்கையில் சேர்க்கப்படாது, எனவே கடைகளின் லெட்ஜர்களில் காட்டப்படாது. அப்படியானால், கணக்குப்
புத்தகங்களில் எந்த மாற்றமும் தேவையில்லை. ஆனால் பெறுதல் அறிக்கையில் உள்ளீடு செய்யப்பட்ட பிறகு
பொருள் திரும்பப் பெறப்பட்டால், திரும்பப் பெற்ற பொருட்களின் மதிப்பை மெட்டீரியல் அக்கவுண்ட்
ஸ்டோர்ஸில் இருந்து விலக்கும் வகையில், சிக்கலுக்கு ஆதரவாக பொருத்தமான ஆவணம் வரையப்பட
வேண்டும். இந்த ஆவணம் பொதுவாக பொருள் திரும்பிய குறிப்பு அல்லது மெட்டீரியல் அவுட்வர்ட் ரிட்டர்ன்
நோட்டின் வடிவத்தை எடுக்கும்
1.1 Checking and Passing of Bills for Payment

The invoice received from the supplier is sent to the accounts section to check authenticity and mathematical accuracy. The
quantity and price are also checked with reference to goods received note and the purchase order respectively. The
accounts section after checking its accuracy finally certifies and passes the invoice for payment
சப்ளையரிடமிருந்து பெறப்பட்ட விலைப்பட்டியல் நம்பகத்தன்மை மற்றும் கணிதத் துல்லியத்தை சரிபார்க்க
கணக்குப் பிரிவுக்கு அனுப்பப்படுகிறது. பொருட்கள் பெறப்பட்ட குறிப்பு மற்றும் கொள்முதல் ஆர்டரைக்
கொண்டு முறையே அளவு மற்றும் விலை ஆகியவை சரிபார்க்கப்படுகின்றன. கணக்குப் பிரிவு அதன்
துல்லியத்தைச் சரிபார்த்த பிறகு, கட்டணம் செலுத்துவதற்கான விலைப்பட்டியலைச் சான்றளித்து அனுப்புகிறது.
1. VALUATION OF MATERIAL RECEIPTS
After the procurement of materials from the supplier actual material cost is calculated. Ascertainment of cost of material
purchased is called valuation of materials receipts. Cost of material includes cost of purchase net of trade discounts,
rebates, duty draw-back, input credit availed, etc. and other costs incurred in bringing the inventories to their
present location and condition. Invoice of material purchased from the market sometime contain items such as trade
discount, quantity discount, freight, duty, insurance, cost of containers, taxes, cash discount etc
சப்ளையரிடமிருந்து பொருட்களை வாங்கிய பிறகு, உண்மையான பொருள் செலவு கணக்கிடப்படுகிறது. வாங்கிய
பொருளின் விலையைக் கண்டறிதல், பொருள் ரசீதுகளின் மதிப்பீடு எனப்படும். பொருளின் விலையானது, வர்த்தக
தள்ளுபடிகள், தள்ளுபடிகள், வரி விலக்கு, பெறப்பட்ட உள்ளீட்டு கடன் போன்றவற்றின் நிகர கொள்முதல் செலவு
மற்றும் சரக்குகளை அவற்றின் தற்போதைய இருப்பிடம் மற்றும் நிலைக்கு கொண்டு வருவதற்கு ஏற்படும் பிற
செலவுகள் ஆகியவை அடங்கும். சந்தையில் இருந்து வாங்கப்பட்ட பொருட்களின் விலைப்பட்டியல் சில
நேரங்களில் வர்த்தக தள்ளுபடி, அளவு தள்ளுபடி, சரக்கு, வரி, காப்பீடு, கொள்கலன்களின் விலை, வரிகள், பணத்
தள்ளுபடி போன்ற பொருட்களைக் கொண்டிருக்கும்.
No. Items Treatment

Discounts and Subsidy
Trade Discount Trade discount is deducted from the purchase price if
it is not shown as deduction in the invoice.
Quantity DiscountLike trade discount quantity discount is also shown as

deduction from the invoice. It is deducted from the
purchase price if not shown as deduction.
(iii) Cash
Ca discount is not deducted from the purchase price. It
is treated as interest and finance item. It is ignored.
(iv) Subsidy/ Grant/ Any subsidy/ grant/ incentive received from the
Incentives Government or from other sources deducted from
the cost of purchase.
Duties and Taxes

Road Tax/ Toll TaxRoad tax/ Toll tax, if paid by the buyer, is included
with the cost of purchase.
(vi) Goods and
Goods and Service Tax (GST) is paid on supply of goods
Service Tax and provision of services and collected from the
(GST) buyers. It is excluded from the cost of purchase if
credit for the same is available. Unless mentioned
specifically it should not form part of cost of
purchase.
(vii) Custom Duty Custom duty is paid on import of goods from outside
India. It is added with the purchase cost.
Penalty and Charges
(viii) Demurrage Demurrage is a penalty imposed by the transporter for

delay in uploading or offloading of materials. It is
an abnormal cost and not included with cost of
purchase
(ix) Detention charges/Detention charges/ fines imposed for non-

Fine compliance of rule or law by any statutory authority.
It is an abnormal cost and not included with cost of
purchase
Penalty Penalty of any type is not included with the cost of

purchase
Other expenditures
(xi) Insurance charges Insurance charges are paid for protecting goods during
transit. It is added with the cost of purchase.
(xii) Commission or Commission or brokerage paid is added with the cost of

brokerage paid. purchase.
(xiii) Freight inwards is added with the cost of purchase as it is directly

attributable to procurement of material.
(xiv) Cost of Treatment of cost of containers are as follows:
containers  Non-returnable containers: The cost of
containers is added with the cost of purchase
of materials.
 Returnable Containers: If the containers are
returned and their costs are refunded, then
cost of containers should not be considered in
the cost of purchase.
 If the amount of refund on returning the
container is less than the amount paid, then,
only the short fall is added with the cost of
purchase.
(xv) Shortage Shortage in materials is treated as follows:
Shortage due to normal reasons: Good units
absorb the cost of shortage due to normal reasons.
Losses due to breaking of bulk, evaporation, or due
to any unavoidable conditions etc. are the reasons
of normal loss.
Shortage due to abnormal reasons: Shortage
arises due to abnormal reasons such as material
mishandling, pilferage, or due to any avoidable
reasons are not absorbed by the good units. Losses
due to abnormal reasons are debited to costing
profit and loss account.
1.
MATERIAL STORAGE & RECORDS
Proper storing of materials is of primary importance. It is not enough only to
purchase material of the required quality. If the purchased material subsequently
deteriorates in quality because of bad storage, the loss is even more than what
might arise from purchase of bad quality of materials. Apart from preservation of
quality, the store-keeper also ensures safe custody of the material. It should be
the function of store-keeper that the right quantity of materials always should be
available in stock.
பொருட்களின் சரியான சேமிப்பு முதன்மை முக்கியத்துவம் வாய்ந்தது. தேவையான தரமான பொருட்களை
வாங்கினால் மட்டும் போதாது. மோசமான சேமிப்பகத்தின் காரணமாக வாங்கிய பொருள் பின்னர் தரத்தில்
மோசமடைந்தால், மோசமான தரமான பொருட்களை வாங்குவதால் ஏற்படும் இழப்பு இன்னும் அதிகமாகும்.
தரத்தைப் பாதுகாப்பதைத் தவிர, ஸ்டோர் கீப்பர் பொருட்களைப் பாதுகாப்பாகப் பாதுகாப்பதையும்
உறுதிசெய்கிறார். சரியான அளவு பொருட்கள் எப்போதும் இருப்பில் இருக்க வேண்டும் என்பது கடை
பராமரிப்பாளரின் செயல்பாடாக இருக்க வேண்டும்.
Duties of Store Keeper
General control over store: Store keeper should keep control over all activities in Stores department. He should check the
quantities as mentioned in Goods received note and with the purchased materials forwarded by the receiving department
and to arrange for the storage in appropriate places
i) ஸ்டோர் மீது பொதுவான கட்டுப்பாடு: ஸ்டோர் கீப்பர் ஸ்டோர் டிபார்ட்மெண்டின் அனைத்து
நடவடிக்கைகளையும் கட்டுப்படுத்த வேண்டும். அவர் பொருட்கள் பெறப்பட்ட குறிப்பில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள
அளவுகளை சரிபார்த்து, வாங்கப்பட்ட பொருட்களை பெறுதல் துறையால் அனுப்பப்பட்டு, பொருத்தமான
இடங்களில் சேமிப்பதற்கு ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும்.
Safe custody of materials: Store keeper should ensure that all the materials are stored in a safe condition and environment
required to preserve the quality of the materials
ii) பொருட்களின் பாதுகாப்பான பாதுகாப்பு: அனைத்து பொருட்களும் பாதுகாப்பான நிலையில் மற்றும்
பொருட்களின் தரத்தை பாதுகாக்க தேவையான சூழலில் சேமிக்கப்படுவதை ஸ்டோர் கீப்பர் உறுதி செய்ய
வேண்டும்.
(ii) Maintaining records: Store keeper should maintain proper record of quantity received, issued,
balance in hand and transferred to/ from other stores.
(iii) பதிவேடுகளைப் பராமரித்தல்: ஸ்டோர் கீப்பர் பெறப்பட்ட, வழங்கப்பட்ட, கையில் இருப்பு
மற்றும் பிற கடைகளுக்கு/ இடமாற்றம் செய்யப்பட்ட அளவு ஆகியவற்றின் சரியான

பதிவேட்டை பராமரிக்க வேண்டும்.
(i) Initiate purchase requisition: Store keeper should initiate purchase

requisitions for the replacement of stock of all regular stores items whenever
the stock level of any item of store approaches the re-order level fixed.
(ii) Maintaining adequate level of stock: Store keeper should maintain
adequate level of stock at all time. He/ she should take all the necessary
action so that production could not be interrupted due to lack of stock.
Further he/ she should take immediate action for stoppage of further
purchasing when the stock level approaches the maximum limit. He also
needs to reserve a particular material for a specific job when so required.
(iii) Issue of materials: Store keeper should issue materials only against the
material requisition slip approved by the appropriate authority. He/ she
should also refer to bill of materials while issuing materials to requisitioning
department.
(iv) Stock verification and reconciliation: Store keeper should verify the book
balances with the actual physical stock at frequent intervals by way of
internal control and check the any irregular or abnormal issues, pilferage,
etc.
(iv) கொள்முதல் கோரிக்கையைத் தொடங்கவும்: கடையின் எந்தப் பொருளின் இருப்பு நிலை
நிலையான மறு-ஆர்டர் அளவை நெருங்கும் போதெல்லாம், அனைத்து வழக்கமான
கடைகளில் உள்ள பொருட்களையும் மாற்றுவதற்கான கொள்முதல் கோரிக்கைகளை ஸ்டோர்
கீப்பர் தொடங்க வேண்டும்.
(v) போதுமான அளவு இருப்பை பராமரித்தல்: ஸ்டோர் கீப்பர் எல்லா நேரத்திலும் போதுமான
அளவு இருப்பு வைத்திருக்க வேண்டும். இருப்பு இல்லாத காரணத்தால் உற்பத்தி
தடைபடாமல் இருக்க தேவையான அனைத்து நடவடிக்கைகளையும் அவர் எடுக்க வேண்டும்.
மேலும் அவர்/அவள் பங்கு நிலை அதிகபட்ச வரம்பை நெருங்கும் போது மேற்கொண்டு
வாங்குவதை நிறுத்த உடனடியாக நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும். தேவைப்படும் போது ஒரு
குறிப்பிட்ட வேலைக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட பொருளை அவர் ஒதுக்க வேண்டும்.
(vi) பொருட்களின் வெளியீடு: ஸ்டோர் கீப்பர் உரிய அதிகாரியால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பொருள்
கோரிக்கை சீட்டுக்கு எதிராக மட்டுமே பொருட்களை வழங்க வேண்டும். கோருதல் துறைக்கு
பொருட்களை வழங்கும்போது அவர்/அவள் பொருட்களின் மசோதாவையும் குறிப்பிட
வேண்டும்.
(vii) பங்குச் சரிபார்ப்பு மற்றும் சமரசம்: ஸ்டோர் கீப்பர், புத்தக நிலுவைகளை உள்ளகக்
கட்டுப்பாட்டின் மூலம் அடிக்கடி இடைவெளியில் உண்மையான உடல் இருப்புடன் சரிபார்க்க
வேண்டும் மற்றும் ஏதேனும் ஒழுங்கற்ற அல்லது அசாதாரண சிக்கல்கள், திருட்டு

போன்றவற்றைச் சரிபார்க்க வேண்டும்.
1.2 Store Records

The record of stores may be maintained in three forms:
 Bin Cards
 Stock Control Cards
 Store Ledger
Bin Cards: It is a quantitative record of inventory which shows the quantity of

inventory available in a particular bin. Bin refers to a box/ container/ space where
materials are kept. Card is placed with each of the bin (space) to record the details
of material like receipt, issue and return. It is maintained by store department.
Stock Control Cards: It is also a quantitative record of inventory maintained by

stores department for every item of material. In other words, it is a record which
shows the overall inventory position in store. Recording includes receipt, issue,
return, in hand and order given.
Advantages and Disadvantages of Bin Cards
Advantages:
(i) There would be fewer chances of mistakes being made as entries are made
at the same time as goods received or issued by the person actually
handling the materials.
(ii) Control over stock can be more effective, as comparison of the actual
quantity in hand at any time with the book balance is possible.
(iii) Identification of the different items of materials is facilitated by reference to
the Bin Card, the bin or storage receptacle.
Disadvantages
(i) Store records are dispersed over a wide area.
(ii) The cards are liable to be smeared with dirt and grease because of proximity
to material and also because of handling materials.
(iii) People handling materials are not ordinarily suitable for the clerical work
involved in writing Bin Cards.
Advantages and Disadvantages of Stock Control Cards Advantages:
(i) Records are kept in a more compact manner so that reference to them is
facilitated.
(ii) Records can be kept in a neat and clean way by men solely engaged in
clerical work so that a division of workers between record keeping and
actual material handling is possible.
(iii) As the records are at one place, it is possible to get an overall idea of the
stock position without the necessity of going round the stores.
Disadvantages:
(i) On the spot comparison of the physical stock of an item with its book
balance is not facilitated.
(ii) Physical identification of materials in stock may not be as easy as in the case
of bin cards, as the Stock Control Cards are housed in cabinets or trays.
பின் அட்டைகள்: இது ஒரு குறிப்பிட்ட தொட்டியில் இருக்கும் சரக்குகளின் அளவைக் காட்டும்
சரக்குகளின் அளவு பதிவாகும். தொட்டி என்பது பொருட்கள் வைக்கப்பட்டுள்ள பெட்டி/
கொள்கலன்/ இடத்தைக் குறிக்கிறது. ரசீது, வெளியீடு மற்றும் திரும்பப் பெறுதல் போன்ற
பொருட்களின் விவரங்களைப் பதிவு செய்ய அட்டை ஒவ்வொரு தொட்டியிலும் (இடத்தில்)
வைக்கப்பட்டுள்ளது. இது கடைத் துறையால் பராமரிக்கப்படுகிறது.
பங்குக் கட்டுப்பாட்டு அட்டைகள்: இது ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் ஸ்டோர்ஸ் துறையால்
பராமரிக்கப்படும் சரக்குகளின் அளவு பதிவாகும். வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், இது
கடையில் உள்ள மொத்த சரக்கு நிலையைக் காட்டும் பதிவு. ரெக்கார்டிங்கில் ரசீது, வழங்குதல்,
திரும்பப் பெறுதல், கையில் மற்றும் கொடுக்கப்பட்ட ஆர்டர் ஆகியவை அடங்கும்.

பின் அட்டைகளின் நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள்
நன்மைகள்:
(i) பொருட்களைக் கையாளும் நபரால் பெறப்பட்ட அல்லது வழங்கப்பட்ட அதே நேரத்தில்
உள்ளீடுகள் செய்யப்படுவதால் தவறுகள் ஏற்படுவதற்கான வாய்ப்புகள் குறைவாக இருக்கும்.
(ii) கையிருப்பில் உள்ள உண்மையான அளவை எந்த நேரத்திலும் புத்தக இருப்புடன் ஒப்பிடுவது
சாத்தியம் என்பதால், இருப்பு மீதான கட்டுப்பாடு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
(iii) பல்வேறு பொருட்களைக் கண்டறிவது, பின் அட்டை, தொட்டி அல்லது சேமிப்புப் பாத்திரத்தைக்
குறிப்பிடுவதன் மூலம் எளிதாக்கப்படுகிறது.
தீமைகள்
(i) ஸ்டோர் பதிவுகள் பரந்த பகுதியில் சிதறடிக்கப்படுகின்றன.
(ii) பொருளுக்கு அருகாமையில் இருப்பதாலும், பொருட்களைக் கையாளுவதாலும் கார்டுகளில்
அழுக்கு மற்றும் கிரீஸ் தடவப்படும்.
(iii) பொருட்களை கையாளும் நபர்கள், பின் அட்டைகளை எழுதுவதில் ஈடுபட்டுள்ள எழுத்தர்
பணிக்கு பொதுவாக ஏற்றவர்கள் அல்ல.
பங்கு கட்டுப்பாட்டு அட்டைகளின் நன்மைகள் மற்றும் தீமைகள் நன்மைகள்:
(i) பதிவுகள் மிகவும் கச்சிதமான முறையில் வைக்கப்படுகின்றன, இதனால் அவற்றைப் பற்றிய
குறிப்பு எளிதாக்கப்படுகிறது.
(ii) எழுத்தர் வேலையில் மட்டுமே ஈடுபடும் ஆண்களால் பதிவுகளை சுத்தமாகவும் சுத்தமாகவும்
வைத்திருக்க முடியும், இதனால் பதிவேடு வைத்தல் மற்றும் உண்மையான பொருள்
கையாளுதல் ஆகியவற்றுக்கு இடையே தொழிலாளர்களின் பிரிவு சாத்தியமாகும்.
(iii) பதிவுகள் ஒரே இடத்தில் இருப்பதால், கடைகளைச் சுற்றிச் செல்ல வேண்டிய அவசியமின்றி
ஸ்டாக் நிலையைப் பற்றிய ஒட்டுமொத்த யோசனையைப் பெற முடியும்.

தீமைகள்:
(i) ஒரு பொருளின் உடல் இருப்பை அதன் புத்தக இருப்புடன் ஒப்பிட்டுப் பார்க்கும் வசதி இல்லை.
(ii) கையிருப்பில் உள்ள பொருட்களை உடல் ரீதியாக அடையாளம் காண்பது, பின் அட்டைகளைப்
போல எளிதாக இருக்காது, ஏனெனில் ஸ்டாக் கண்ட்ரோல் கார்டுகள் பெட்டிகள் அல்லது
தட்டுகளில் வைக்கப்படுகின்றன.
Stores Ledger: A Stores Ledger is maintained to record both quantity and cost of
materials received, issued and those in stock. It is a subsidiary ledger to the main cost
ledger; it is maintained by the Cost/ Accounts Department. The source documents for
posting the ledger are Goods received notes, Materials requisition notes etc.
The first two forms are records of quantities received, issued and those in balance, but in the
third record i.e. store ledger, value of receipts, issues and closing balance is also
maintained. Usually, records of quantities i.e. Bin cards and Store Control Cards are kept by the
store keeper in store department while record of both quantity and value is maintained by
cost accounting department
ஸ்டோர்ஸ் லெட்ஜர்: பெறப்பட்ட, வழங்கப்பட்ட மற்றும் கையிருப்பில் உள்ள பொருட்களின் அளவு
மற்றும் விலை இரண்டையும் பதிவு செய்ய ஸ்டோர்ஸ் லெட்ஜர் பராமரிக்கப்படுகிறது. இது
முக்கிய செலவுப் பேரேடுக்கு துணைப் பேரேடு; இது செலவு/கணக்கு துறையால்
பராமரிக்கப்படுகிறது. லெட்ஜரை இடுகையிடுவதற்கான ஆதார ஆவணங்கள் பொருட்கள்
பெறப்பட்ட குறிப்புகள், பொருட்கள் கோரிக்கை குறிப்புகள் போன்றவை.
முதல் இரண்டு படிவங்கள் பெறப்பட்ட, வழங்கப்பட்ட மற்றும் சமநிலையில் உள்ளவற்றின்
பதிவுகள் ஆகும், ஆனால் மூன்றாவது பதிவில் அதாவது ஸ்டோர் லெட்ஜர், ரசீதுகளின் மதிப்பு,
சிக்கல்கள் மற்றும் இறுதி இருப்பு ஆகியவை பராமரிக்கப்படுகின்றன. வழக்கமாக,
அளவுகளின் பதிவுகள் அதாவது பின் அட்டைகள் மற்றும் ஸ்டோர் கண்ட்ரோல் கார்டுகள்
ஸ்டோர் டிபார்ட்மெண்டில் ஸ்டோர் கீப்பரால் வைக்கப்படும், அதே நேரத்தில் அளவு மற்றும்
மதிப்பு இரண்டின் பதிவேடு செலவுக் கணக்கியல் துறையால் பராமரிக்கப்படுகிறது.

Bin Card Stores Ledger
It is maintained by the storekeeper in It is maintained in cost accounting

the store. department.
It contains only quantitative details of It contains information both in

material received, issued and quantity and value.
returned to stores.
Entries are made when transaction It is always posted after the

takes place. transaction.
Each transaction is individually Transactions may be summarized and

posted. then posted.
Inter-department transfers do not Material transfers from one job to

appear in Bin Card. another job are recorded for costing
purposes.
1. INVENTORY CONTROL
 The Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) defines Inventory
Control as “The function of ensuring that sufficient goods are retained in
stock to meet all requirements without carrying unnecessarily large stocks.”
 The objective of inventory control is to make a balance between sufficient

stock and over-stock. The stock maintained should be sufficient to meet the
production requirements so that uninterrupted production flow can be
maintained. Insufficient stock not only pause the production but also cause
a loss of revenue and goodwill. On the other hand, inventory requires some
funds for purchase, storage, maintenance of materials with a risk of
obsolescence, pilferage etc. The main objective of inventory control is to
maintain a trade-off between stock-out and over-stocking. The
management may employ various methods of inventory control to have a
balance. Management may adopt the following basis for inventory control:
பட்டய மேலாண்மை கணக்காளர்கள் நிறுவனம் (CIMA) சரக்குக் கட்டுப்பாட்டை "தேவையில்லாமல்
பெரிய பங்குகளை எடுத்துச் செல்லாமல் அனைத்துத் தேவைகளையும் பூர்த்தி செய்ய
போதுமான பொருட்கள் இருப்பில் இருப்பதை உறுதி செய்யும் செயல்பாடு" என

வரையறுக்கிறது.
சரக்குக் கட்டுப்பாட்டின் நோக்கம் போதுமான இருப்பு மற்றும் அதிக கையிருப்புக்கு இடையில்
சமநிலையை ஏற்படுத்துவதாகும். பராமரிக்கப்படும் இருப்பு உற்பத்தித் தேவைகளைப் பூர்த்தி
செய்ய போதுமானதாக இருக்க வேண்டும், இதனால் தடையற்ற உற்பத்தி ஓட்டத்தை
பராமரிக்க முடியும். போதிய கையிருப்பு இல்லாதது உற்பத்தியை இடைநிறுத்துவது
மட்டுமல்லாமல், வருவாய் மற்றும் நல்லெண்ண இழப்பையும் ஏற்படுத்துகிறது. மறுபுறம்,
சரக்குகளை வாங்குவதற்கும், சேமிப்பதற்கும், வழக்கற்றுப் போகும் அபாயம் உள்ள
பொருட்களைப் பராமரிப்பதற்கும், திருடுதல் போன்றவற்றுக்கும் சில நிதி தேவைப்படுகிறது.
சரக்குக் கட்டுப்பாட்டின் முக்கிய நோக்கம், ஸ்டாக்-அவுட் மற்றும் அதிக ஸ்டாக்கிங் இடையே
வர்த்தகத்தை பராமரிப்பதாகும். நிர்வாகம் சமநிலையைப் பெற சரக்குக் கட்டுப்பாட்டின்
பல்வேறு முறைகளைப் பயன்படுத்தலாம். சரக்கு கட்டுப்பாட்டுக்கு நிர்வாகம் பின்வரும்
அடிப்படையை பின்பற்றலாம்
Inventory Control
By Setting On the basis of

Using Ratio
Quantitative Relative Physical Control
Analysis
Levels Classification
(i) Re-order Stock Level (ROL): This level lies between minimum and the
maximum levels in such a way that before the material ordered is received
into the stores, there is sufficient quantity in hand to cover both normal and
abnormal consumption situations. In other words, it is the level at which
fresh order should be placed for replenishment of stock.
It is calculated as:
ROL = Maximum Consumption × Maximum Re-order Period
Maximum Consumption = The maximum rate of material

consumption in production activity
Maximum Re-order period = The maximum time to get order from
supplier to the stores
This can also be calculated alternatively as below:

ROL = Minimum Stock Level + (Average Rate of Consumption × Average Re-order
period)
Minimum Stock Level = Minimum Stock level that must be

maintained all the time.
Average Rate of Consumption = Average rate of material consumption in
production activity. It is also known as
normal consumption/ usage
Average Re-order period = Average time to get an order from
supplier to the stores. It is also known as
normal period.
(Re-order period is also known as Lead time)
(ii) Re-Order Quantity: Re-order quantity is the quantity of materials for which
purchase requisition is made by the store department. While setting the
quantity to be re-ordered, consideration is given to the maintenance of
minimum level of stock, re-order level, minimum delivery time and the most
important the cost. Hence, the quantity should be where, the total of
carrying cost and ordering cost is at minimum. For this purpose, an
economic order quantity should be calculated.
Economic Order Quantity (EOQ): The size of an order for which total of ordering and
carrying cost are minimum.
Ordering Cost: Ordering costs are the costs which are associated with the purchase or
order of materials such as cost to invite quotations, documentation works like
preparation of purchase orders, employee cost directly attributable to the
procurement of material, transportation and inspection cost etc.
Carrying Cost: Carrying costs are the costs for holding/ carrying of inventories in store such
as the cost of fund invested in inventories, cost of storage, insurance cost, obsolescence etc
(iii) Minimum Stock Level: It is lowest level of material stock, which must be
maintained in hand at all times, so that there is no stoppage of production
due to non-availability of inventory.
It is calculated as below:
Minimum Stock Level = Re-order Stock Level - (Average Consumption Rate
× Average Re-order Period)

(iv) Maximum Stock Level: It is the highest level of quantity for any material
which can be held in stock at any time. Any quantity beyond this level cause
extra amount of expenditure due to engagement of fund, cost of storage,
obsolescence etc.
It can be calculated as below:
Maximum Stock Level = Re-order Level + Re-order Quantity - (Minimum
Consumption Rate × Minimum Re-order Period)

Here, Re-order Quantity may be EOQ
(v) Average Inventory Level: This is the quantity of material that is normally
held in stock over a period. It is also known as normal stock level.
Average Stock Level = Minimum Stock Level + 1/2 Re-order Quantity
Alternatively, it can be calculated as below:

Maximum Stock Level + Minimum Stock Level
Average Stock Level =
2
(vi) Danger level: It is the level at which normal issues of the raw material
inventory are stopped and emergency issues are only made.
Danger Level = Average Consumption* × Lead time for emergency purchase
*Some time minimum consumption is also used.

(vii) Buffer Stock: Some quantity of stock may be kept for contingency to be
used in case of sudden order, such stock is known as buffer stock.
All the above stock levels can be understood with the help of the following
diagram:
Stock Control Chart
When the materials are purchased, the level keeps rising. It may reach maximum level if the
rate of issuance is less. As the materials are consumed, the stock level starts declining. At re-
order level, reorder quantity is ordered and fresh supplies are normally received when
stocks reach minimum level. The time interval between re-order level, when the fresh
order is placed, and the time of actual receipt of materials is known as lead time.
1.3 Inventory Stock-Out

Stock out is said to be occurred when an inventory item could not be supplied
due to insufficient stock in the store. The stock- out situation costs to the entity
not only in financial terms but in non-financial terms also. Due to stock out an
entity not only loses overheads costs and profit but reputation (goodwill) also due
to non-fulfilment of commitment. Though it may not be a monetary loss in short
term but in long term it could be a reason for financial loss.
While deciding on the level of inventory, a trade-off between the stock out cost
and carrying cost is made so that overall inventory cost can be minimized.
.2 சரக்கு ஸ்டாக்-அவுட்
கடையில் போதிய கையிருப்பு இல்லாததால் சரக்கு பொருட்களை வழங்க முடியாமல் ஸ்டாக் அவுட்
ஏற்பட்டதாக கூறப்படுகிறது. ஸ்டாக்-அவுட் நிலைமை நிறுவனத்திற்கு நிதி அடிப்படையில்

மட்டுமல்ல, நிதி அல்லாத வகையிலும் செலவாகும். ஸ்டாக் அவுட் காரணமாக ஒரு நிறுவனம்
மேல்நிலை செலவுகள் மற்றும் லாபத்தை இழப்பது மட்டுமல்லாமல், அர்ப்பணிப்பை
நிறைவேற்றாததால் நற்பெயரையும் (நன்மை) இழக்கிறது. இது குறுகிய காலத்தில் பண
இழப்பாக இல்லாவிட்டாலும், நீண்ட காலத்திற்கு அது நிதி இழப்புக்கு காரணமாக
இருக்கலாம்.
சரக்குகளின் அளவை தீர்மானிக்கும் போது, மொத்த சரக்கு செலவைக் குறைக்கும் வகையில், பங்குச்
செலவு மற்றும் சுமந்து செல்லும் செலவு ஆகியவற்றுக்கு இடையே ஒரு பரிமாற்றம்
செய்யப்படுகிறது
ILLUSTRATION 7
M/s Tyrotubes trades in four-wheeler tyres and tubes. It stocks sufficient quantity of tyres of
almost every vehicle. In year end 2022-23, the report of sales manager revealed that M/s
Tyrotubes experienced stock-out of tyres.
The stock-out data is as follows:
Stock-out of Tyres No. of times of Stock Out

100 2
80 5
50 10
20 20
10 30
0 33
M/s Tyrotubes loses ` 150 per unit due to stock-out and spends ` 50 per unit on
carrying of inventory.
DETERMINE optimum safest stock level.
SOLUTION
Computation of Stock-out and Inventory carrying cost
Safety Stock- Probability Stock- Expected Inventory Total

Stock out (3) out cost stock-out carrying cost cost (`)
Level (units) (`) cost (`) (`) (7) =
(units) (2) (4) = (2) (5)=(3)x(4) (6) =(1)x` 50 (5)+(6)
(1) x ` 150
100 0 0.33 0 0 5,000 5,000
80 20 0.02 3,000 60 4,000 4,060
50 50 0.02 7,500 150
30 0.05 4,500 225
12,000 375 2,500 2,875
20 80 0.02 12,000 240
60 0.05 9,000 450
30 0.10 4,500 450
25,500 1,140 1,000 2,140
10 90 0.02 13,500 270
70 0.05 10,500 525
40 0.10 6,000 600
10 0.20 1,500 300
31,500 1,695 500 2,195
0 100 0.02 15,000 300 2,700
80 0.05 12,000 600
50 0.10 7,500 750
20 0.20 3,000 600
10 0.30 1,500 450
39,000 2,700 0 2,700
At safety stock level of 20 units, total cost is least i.e., ` 2,140.

Working Note:
Computation of Probability of Stock-out
Stock-out (units) 100 80 50 20 10 0 Total

Nos. of times 2 5 10 20 30 33 100
Probability 0.02 0.05 0.10 0.20 0.30 0.33 1.00
Explanation:
Stock-out means the demand of an item that could not be fulfilled because of
insufficient stock level.
Safety stock is the level of stock of any item which is maintained in excess of
lead time consumption. It is kept as cushion against any unexpected demand
for that item.
Safety stock Impact

level
100 units Any unexpected demand up-to 100 units can be met.
80 units Stock out will only arise if unexpected demand will be for 100
units. In this case 20 units will remain unsatisfied. The
probability of any unexpected demand for 100 units is 0.02.
50 units Any unexpected demand beyond 50 units will be remain
unsatisfied. If unexpected demand for 100 units arises
(probability is 0.02) 50 units will be unsatisfied. Similarly, if
unexpected demand for 80 units arises (probability is 0.05), 30
units will be unsatisfied.

(probability is 0.02), 80 units will remain unsatisfied. If
units will remain unsatisfied. Similarly, when unexpected
demand for 50 units arises (probability is 0.10), 30 units will
remain unsatisfied.

units will remain unsatisfied. If unexpected demand for 50 units
arises (probability is 0.10), 40 units will remain unsatisfied.
Similarly, when unexpected demand for 20 units arises
(probability is 0.20), 10 units will remain unsatisfied.
0 unit When no safety stock level is maintained, any unexpected

demand cannot be satisfied. If unexpected demand for 100
units arises (probability is 0.02), 100 units will remain
units will remain unsatisfied. If unexpected demand for 20 units
arises (probability is 0.20), 20 units will remain unsatisfied.
Similarly, unexpected demand for 10 units (probability is 0.30),
10 units will remain unsatisfied.
1.4 Just In Time (JIT) Inventory Management
JIT is a system of inventory management with an approach to have zero inventories in stores.
According to this approach material should only be purchased when it is actually required
for production.
JIT is based on two principles
(i) Produce goods only when it is required and
(ii) the products should be delivered to customers at the time only when they want.
It is also known as ‘Demand pull’ or ‘Pull through’ system of production. In this
system, production process actually starts after the order for the products is received. Based
on the demand, production process starts and the requirement for raw materials is sent to
the purchase department for purchase. This can be understood with the help of the
following diagram:
Production Material Order for

starts to requirement is raw Supplier
Demand sends the
for final process the sent to the materials
Purchase sent to material for
product demand for
department supplier production
product
1.5 Inventory Control- On the basis of Relative

Classification
ABC Analysis
• On the basis of value and frequency of inventory
Fast, Slow and Non Moving (FSN) • On the basis of inventory turnover
Vital, Essential and Desirable (VED) • On the basis of importance of inventory
High, Medium and Low (HML) • On the basis of price of an item of inventory
(1) ABC Analysis: This system exercises discriminating control over different
items of inventory on the basis of the investment involved. Usually the items are
classified into three categories according to their relative importance, namely,
their value and frequency of replenishment during a period.
(i) ‘A’ Category: This category of items consists of only a small percentage i.e.,
about 10% of the total items handled by the stores but require heavy
investment about 70% of inventory value, because of their high prices or
heavy requirement or both. Items under this category can be controlled
effectively by using a regular system which ensures neither over-stocking
nor shortage of materials for production. Such a system plans its total
material requirements by making budgets. The stocks of materials are
controlled by fixing certain levels like maximum level, minimum level and
re-order level.
(ii) ‘B’ Category: This category of items is relatively less important; they may be
20% of the total items of material handled by stores. The percentage of
investment required is about 20% of the total investment in inventories. In the
case of these items, as the sum involved is moderate, the same degree of
control as applied in ‘A’ category of items is not warranted. The orders for
the items, belonging to this category may be placed after reviewing their
situation periodically.
(iii) ‘C’ Category: This category of items does not require much investment; it
may be about 10% of total inventory value but they are nearly 70% of the
total items handled by store. For these categories of items, there is no need
of exercising constant control. Orders for items in this group may be placed
either after six months or once in a year, after ascertaining consumption
requirements. In this case the objective is to economies on ordering and
handling costs.
ILLUSTRATION 8
From the following details, DRAW a plan of ABC selective control:
Item Units Unit cost (`)
1 7,000 5.00
2 24,000 3.00
3 1,500 10.00
4 600 22.00
5 38,000 1.50
6 40,000 0.50
7 60,000 0.20
8 3,000 3.50
9 300 8.00
10 29,000 0.40
11 11,500 7.10
12 4,100 6.20
SOLUTION
Statement of Total Cost and Ranking
Item Units % of Total Unit cost Total % of Total Ranking

units (`) cost (`) cost
1 7,000 3.1963 5.00 35,000 9.8378 4

2 24,000 10.9589 3.00 72,000 20.2378 2
3 1,500 0.6849 10.00 15,000 4.2162 7

4 600 0.2740 22.00 13,200 3.7103 8
5 38,000 17.3516 1.50 57,000 16.0216 3

6 40,000 18.2648 0.50 20,000 5.6216 6
7 60,000 27.3973 0.20 12,000 3.3730 9
8 3,000 1.3699 3.50 10,500 2.9513 11
9 300 0.1370 8.00 2,400 0.6746 12

10 29,000 13.2420 0.40 11,600 3.2605 10
11 11,500 5.2512 7.10 81,650 22.9502 1

12 4,100 1.8721 6.20 25,420 7.1451 5
2,19,000 100 3,55,770 100
Basis for selective control (Assumed)

` 50,000 & above -- ‘A’ items
` 15,000 to 50000 -- ‘B’ items
Below ` 15,000 -- ‘C’ items
On this basis, a plan of A B C selective control is given below:
Ranking Item % of Total Cost (`) % of Total Category

Nos. units Cost
1 11 5.2512 81,650 22.9502
2 2 10.9589 72,000 20.2378
3 5 17.3516 57,000 16.0216
Total 3 33.5617 2,10,650 59.2096 A
4 1 3.1963 35,000 9.8378
5 12 1.8721 25,420 7.1451

6 6 18.2648 20,000 5.6216
7 3 0.6849 15,000 4.2162

Total 4 24.0181 95,420 26.8207 B
8 4 0.2740 13,200 3.7103

9 7 27.3973 12,000 3.3730
10 10 13.2420 11,600 3.2605

11 8 1.3699 10,500 2.9513
12 9 0.1370 2,400 0.6746
Total 5 42.4202 49,700 13.9697 C

Grand Total 12 100 3,55,770 100
Advantages of ABC analysis: The advantages of ABC analysis are the following:
(i) Continuity in production: It ensures that, without there being any danger of
interruption of production for want of materials or stores, minimum
investment will be made in inventories of stocks of materials or stocks to be
carried.
(ii) Lower cost: The cost of placing orders, receiving goods and maintaining
stocks is minimised specially if the system is coupled with the determination
of proper economic order quantities.
(iii) Less attention required: Management time is saved since attention need to
be paid only to some of the items rather than all the items, as would be the
case if the ABC system was not in operation.
(iv) Systematic working: With the introduction of the ABC system, much of the
work connected with purchases can be systematized on a routine basis, to
be handled by subordinate staff.
ILLUSTRATION 9
A factory uses 4,000 varieties of inventory. In terms of inventory holding and inventory
usage, the following information is compiled:
No. of varieties % % value of % of inventory

of inventory inventory holding usage
(average) (in
end-product)
3,875 96.875 20 5
110 2.750 30 10
15 0.375 50 85
4,000 100.00 100 100
CLASSIFY the items of inventory as per ABC analysis with reasons.

SOLUTION
Classification of the items of inventory as per ABC analysis
1. 15 number of varieties of inventory items should be classified as ‘A’ category

items because of the following reasons:
(i) Constitute 0.375% of total number of varieties of inventory handled by
stores of factory, which is minimum as per given classification in the
table.
(ii) 50% of total use value of inventory holding (average), which is
maximum, according to the given table.
(iii) Highest in consumption, about 85% of inventory usage (in
end-product).
2. 110 number of varieties of inventory items should be classified as ‘B’
category items because of the following reasons:
(i) Constitute 2.750% of the total number of varieties of inventory items
handled by stores of factory.
(ii) Requires moderate investment of about 30% of total use value of
inventory holding (average).
(iii) Moderate in consumption, about 10% of inventory usage (in end–
product).
3. 3,875 number of varieties of inventory items should be classified as ‘C’
category items because of the following reasons:
(i) Constitute 96.875% of total varieties of inventory items handled by
stores of factory.
(ii) Requires about 20% of total use value of inventory holding (average).
(iii) Minimum inventory consumption, i.e., about 5% of inventory usage (in

end-product).
(2) Fast Moving, Slow Moving and Non-Moving (FSN) Inventory: It is also
known as FNS (Fast, Normal and Slow moving) classification of inventory analysis.
Under this system, inventories are controlled by classifying them on the basis of
frequency of usage. The classification of items into these three categories
depends on the nature and managerial discretion. A threshold range on the basis
of inventory turnover is decided and classified accordingly.
(i) Fast Moving- This category of items is placed nearer to store issue point
and the stock is reviewed frequently for making of fresh orders.
(ii) Slow Moving- This category of items is stored little far and stock is
reviewed periodically for any obsolescence, and may be shifted to
Non-moving category.
(iii) Non-Moving- This category of items is kept for disposal. This category of
items is reported to the management and an appropriate provision for loss
may be created.
Some of the reasons for slow moving and non-moving inventories are stated below:
(i) Failure of production management to communicate the updated
requirement to the stores management
(ii) Technological upgradation in terms of new machine requiring new kind of
material or existing material becoming obsolete.
(iii) Lack of periodic review of inventories.
By careful observation, timely identification and adoption of inventory
management techniques such as maintenance of minimum level or just in time
approach, one can manage slow moving and non-moving inventories. We may
calculate inventory turnover ratio and present the reports of comparison of actual
and standards with variations, if any to the management.
(3) Vital, Essential and Desirable (VED): Under this system of inventory
analysis, inventories are classified on the basis of its criticality for the
production function and final product. Generally, this classification is done for
spare parts which are used for production.
(i) Vital- Items are classified as vital when its unavailability can interrupt the
production process and cause a production loss. Items under this category
are strictly controlled by setting re-order level.
(ii) Essential- Items under this category are essential but not vital. The
unavailability may cause sub standardisation and loss of efficiency in
production process. Items under this category are reviewed periodically and
get the second priority.
(iii) Desirable- Items under this category are optional in nature, unavailability
does not cause any production or efficiency loss.
For instance, in hospital administration, stock of medicines and essential chemicals
are categorized as VED or FSN inventory. In case of life saving, rare and critical
drugs, they are being categorized as vital inventory. They are the ones whose
unavailability can interrupt smooth service. Those inventories which are optional
or substitutes, not leading to loss in efficiency would be categorized as desirable
inventories. FNS categorization helps the store keepers in hospitals to keep a
check on medicines whose expiry date is close and needs to be disposed off at the
earliest. The quantity of slow-moving drugs are maintained accordingly.
(4) High Cost, Medium Cost, Low Cost (HML) Inventory: Under this system,
inventory is classified on the basis of the cost of an individual item, unlike ABC
analysis where inventories are classified on the basis of overall value of inventory.
A range of cost is used to classify the inventory items into the three categories.
High-Cost inventories are given more priority for control, whereas Medium-cost
and Low-cost items are comparatively given lesser priority.
1.6 Using Ratio Analysis

(i) Input-Output Ratio: Inventory control can also be exercised by the use of
input- output ratio analysis. Input-output ratio is the ratio of the
quantity of input of material to production and the standard material
content of the actual output.
This type of ratio analysis enables comparison of actual consumption and

standard consumption, thus indicating whether the usage of material is
favourable or adverse.
(ii) Inventory Turnover Ratio: Computation of inventory turnover ratios for

different items of material and comparison of the turnover rates provides a
useful guidance for measuring inventory performance. High inventory
turnover ratio indicates that the material in the question is a fast moving one.
A low turnover ratio indicates over-investment and locking up of the working
capital in inventories. Inventory turnover ratio may be calculated by using
the following formulae: -
Cost of materials consumed during the period
Inventory Turnover Ratio = Cost of average stock held duirng the period
Average stock = 1/2 (opening stock + closing stock)

365 days /12months
Average no. of days of Inventory holding =
Inventory Turnover Ratio
By comparing the number of days in the case of two different materials, it is
possible to know which is fast moving and which is slow moving. On this basis,
attempt should be made to reduce the amount of capital locked up, and prevent
over-stocking of the slow-moving items.
ILLUSTRATION 10
The following data are available in respect of material X for the year ended 31st March,
2023.
(`)
Opening stock 90,000

Purchases during the year 2,70,000
Closing stock 1,10,000
CALCULATE:
(i) Inventory turnover ratio, and
(ii) The number of days for which the average inventory is held.
SOLUTION
Inventory turnover ratio
Cost of stock of raw material consumed
(Refer to working note) =
Average stock of raw material
`2,50,000
= = 2.5
`1,00,000
Average number of days for which the average inventory is held
365 365 days

= = = 146 days
Inventory turnover ratio 2.5
Working Note:
(`)
Opening stock of raw material 90,000

Add: Material purchases during the year 2,70,000
Less: Closing stock of raw material 1,10,000
Cost of stock of raw material consumed 2,50,000
ILLUSTRATION 11
From the following data for the year ended 31st March, 2023, CALCULATE the
inventory turnover ratio of the two items and put forward your comments on them.
Material A (`) Material B (`)

Opening stock 1.04.2022 10,000 9,000
Purchase during the year 52,000 27,000
Closing stock 31.03.2023 6,000 11,000
SOLUTION
First of all, it is necessary to find out the material consumed:
Cost of materials consumed Material A Material B

(`) (`)
Opening stock 10,000 9,000
Add: Purchases 52,000 27,000
62,000 36,000
Less: Closing stock 6,000 11,000
Materials consumed 56,000 25,000
Average inventory: (Opening Stock + Closing Stock)  2 8,000 10,000
Inventory Turnover ratio: (Consumption  Average 7 times 2.5 times
inventory)
Inventory Turnover (Number of Days in a year/IT ratio) 52 days 146 days
Comments: Material A is moving faster than Material B.
1.7 Physical Control
(i) Two Bin System: Under this system, each bin is divided into two parts –
(I) smaller part to stock the quantity equal to the minimum stock or even
the re-ordering level, and
(II) the other part to keep the remaining quantity.
Issues are made out of the larger part; but as soon as it becomes necessary
to use quantity out of the smaller part of the bin, fresh order is placed. “Two
Bin System” is supplemental to the record of respective quantities on the bin
card and the stores ledger card.
(ii) Establishment of system of budgets: To control investment in the

inventories, it is necessary to know in advance about the inventories
requirement during a specific period (usually a year). The exact quantity of
various types of inventories and the time when they would be required can
be known by studying carefully production plans and production schedules.
Based on this, inventories requirement budget can be prepared. Such a
budget will discourage the unnecessary investment in inventories.
(iii) Perpetual inventory records and continuous stock verification:
Perpetual inventory represents a system of records maintained by the stores
department. It, in fact, comprises of: (i) Bin Cards, and (ii) Stores Ledger.
The success of perpetual inventory depends upon the following:
(a) The Stores Ledger showing quantities and amount of each item.
(b) Stock Control cards (or Bin Cards).

(c) Reconciling the quantity balances shown by (a) & (b) above.
(d) Checking the physical balances of a number of items every day

systematically and by rotation.
(e) Explaining promptly the causes of discrepancies, if any, between
physical balances and the book figures.
(f) Making corrective entries wherever required after step (e) and
(g) Removing the causes of the discrepancies referred to in step (e)
Advantages of perpetual inventory: The main advantages of perpetual inventory are
as follows:
(1) Physical stocks can be counted and book balances adjusted as and
when desired without waiting for the entire stock-taking to be done.
(2) Quick compilation of Profit and Loss Account (for interim period) due
to prompt availability of stock figures.
(3) Discrepancies are easily located and thus corrective action can be
promptly taken to avoid their recurrence.
(4) A systematic review of the perpetual inventory reveals the existence of

surplus, dormant, obsolete and slow-moving materials, so that
remedial measures may be taken in time.
(5) Fixation of the various stock levels and checking of actual balances in
hand with these levels assist the store keeper in maintaining stocks
within limits and in initiating purchase requisitions for correct quantity
at the appropriate time.
(iv) Continuous Stock Verification: The checking of physical inventory is an

essential feature of every sound system of material control. The system of
continuous stock-taking consists of physical verification of items of
inventory. The stock verification may be done by internal audit department
but are independent of the store and production staff. Stock verification is
done at appropriate interval of time without prior notice. The element of
surprise is essential for effective control of the system.
Disadvantages of Annual/ Periodic Stock Taking: Annual stock-taking,

however, has certain inherent shortcomings which tend to detract from the
usefulness of such physical verification. For instance, since all the items have
to be covered in a given number of days, either the production department
has to be shut down during those days to enable thorough checking of
stock or else the verification must be of limited character.
On the contrary, continuous stock taking is holding more advantages. Some

of them are discussed below:
Advantages of continuous stock-taking:
1. Closure of normal functioning is not necessary.
2. Stock discrepancies are likely to be brought to the notice and

corrected much earlier than under the annual stock-taking system.
3. The system generally has a sobering influence on the stores staff
because of the element of surprise present therein.
4. The movement of stores items can be watched more closely by the
stores auditor so that chances of obsolescence buying are reduced.
5. Final Accounts can be ready quickly. Interim accounts are possible
quite conveniently.
2. MATERIAL ISSUE PROCEDURE

Issue of material must not be made except under properly authorised requisition
slip. Usually, it is the foreman of a department who has the authority to draw
materials from the store. Issue of material must be made on the basis of first in
first out, that is, out of the earliest lot in hand. If care is not exercised in this
regard, quality of earliest lot of material may deteriorate for having been kept for
a long period.
(i) Issue against Material Requisition Note: It is the voucher of the
authority as regards to the issue of materials for use in the factory or in
any of its departments. After receipt of material requisition slip, store keeper
ensures that requisition is properly authorized and requisitioned quantity is
within the quantity specified in bill of materials. After satisfied with the
documents, store keeper issue materials and keeps one copy of the MRN to
maintain the necessary records.
(ii) Transfer of Material: The surplus material arising on a job or other units
of production may sometime be unsuitable for transfer to store because of
its bulk, heavy weight, brittleness or some other reason. It may, however, be
possible to find some alternative use for such materials by transferring them
to some other job instead of returning them to the store.
It must be stressed that generally transfer of material from one job to
another is irregular, if not improper; in so far, it is not conducive to correct
allocation and control of material, cost of jobs or other units of production.
It is only in the circumstances envisaged above, that such direct transfer
should be made. At the time of material transfer, a material transfer note
should be made in duplicate. The disposition of the copies of this note being
are as follows:
Material Transfer
Cost Accounting Department

Note
Department Making Transfer
No copy is required for the store, as no entry in the stores records would be
called for. The Cost Accounting Department would use its copy for the
purpose of making the necessary entries in the cost ledger accounts for the
jobs affected.
Format of a material requisition note may vary on the basis of industrial

peculiarities, management information system (MIS) and accounting system
in place.
(iii) Return of Material: Sometimes, it is not possible before hand to make any
precise estimate of the material requirements or units of production.
Besides, at times, due to some technical issues or other difficulties, it is not
practicable to measure the exact quantity of material required by a
department. In either case, material may have to be issued from stores in
bulk, often in excess of the actual quantity required. Where such a condition
exists, it is of the utmost importance from the point of view of materials
control that any surplus material left over on the completion of a job
should be promptly hand over to the storekeeper for safe and proper
custody.
Unless this is done, the surplus material may be misappropriated or misap-

plied to some purpose, other than that for which it was intended. The
material cost of the job against which the excess material was originally
drawn in that case, would be overstated, unless the job is given credit for the
surplus arising thereon.
The surplus material, when it is returned to the storeroom, should be
accompanied by a document known as a Shop Credit Note or alternatively
as a Stores Debit Note. This document should be made out; by the
department returning the surplus material and it should be in triplicate to be
used as follows:
Store Room
Shop Credit Note Cost Accounting Department
Department Returnign it
Format of a shop credit note may vary on the basis of industrial peculiarities,
management information system (MIS) and accounting system in place.
3. MATERIAL ISSUE PROCEDURE
முறையாக அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோரிக்கைச் சீட்டின் கீழ் தவிர பொருள் வழங்கப்படக்கூடாது.
வழக்கமாக, ஒரு துறையின் தலைவர்தான் கடையில் இருந்து பொருட்களை எடுக்க அதிகாரம்
பெற்றவர். பொருளின் வெளியீடு முதலில் முதல் அவுட், அதாவது, கையில் இருக்கும்
ஆரம்பப் பகுதியின் அடிப்படையில் செய்யப்பட வேண்டும். இது சம்பந்தமாக கவனம்
செலுத்தப்படாவிட்டால், நீண்ட காலமாக வைத்திருந்ததால், ஆரம்பகாலப் பொருட்களின் தரம்
மோசமடையக்கூடும்.
(i) பொருள் கோருதலுக்கு எதிரான சிக்கல் குறிப்பு: இது தொழிற்சாலையில் அல்லது அதன் எந்தத்
துறையிலும் பயன்படுத்துவதற்கான பொருட்களை வழங்குவது தொடர்பான அதிகாரத்தின்

வவுச்சராகும். பொருள் கோரிக்கைச் சீட்டைப் பெற்ற பிறகு, ஸ்டோர் கீப்பர், விண்ணப்பம்
முறையாக அங்கீகரிக்கப்பட்டிருப்பதையும், கோரப்பட்ட அளவு, பொருட்களின் பில்லில்
குறிப்பிடப்பட்டுள்ள அளவிலேயே இருப்பதையும் உறுதிசெய்கிறார். ஆவணங்களில் திருப்தி
அடைந்த பிறகு, ஸ்டோர் கீப்பர் பொருட்களை வெளியிடுகிறார் மற்றும் தேவையான
பதிவுகளை பராமரிக்க MRN இன் ஒரு நகலை வைத்திருப்பார்.
(ii) பொருள் பரிமாற்றம்: ஒரு வேலை அல்லது பிற உற்பத்தி அலகுகளில் எழும் உபரிப் பொருள்,
அதன் மொத்த, அதிக எடை, உடையக்கூடிய தன்மை அல்லது வேறு சில காரணங்களால் சில
சமயங்களில் சேமிப்பிற்கு மாற்றுவதற்குப் பொருத்தமற்றதாக இருக்கலாம். எவ்வாறாயினும்,
அத்தகைய பொருட்களைக் கடைக்குத் திரும்புவதற்குப் பதிலாக வேறு வேலைக்கு
மாற்றுவதன் மூலம் சில மாற்றுப் பயன்பாட்டைக் கண்டறிய முடியும்.
பொதுவாக ஒரு வேலையிலிருந்து மற்றொன்றுக்கு பொருள் பரிமாற்றம் என்பது முறையற்றது,
முறையற்றது என்பதை வலியுறுத்த வேண்டும்; இதுவரை, பொருள், வேலைகளின் விலை
அல்லது பிற உற்பத்தி அலகுகளின் ஒதுக்கீடு மற்றும் கட்டுப்பாடு ஆகியவற்றை
சரிசெய்வதற்கு இது உகந்ததாக இல்லை. மேலே கருதப்பட்ட சூழ்நிலைகளில் மட்டுமே,
அத்தகைய நேரடி பரிமாற்றம் செய்யப்பட வேண்டும். பொருள் பரிமாற்றத்தின் போது, ஒரு
பொருள் பரிமாற்ற குறிப்பை நகல் எடுக்க வேண்டும். இந்த குறிப்பின் பிரதிகள் பின்வருமாறு:
கடைக்கு எந்த நகல்களும் தேவையில்லை, ஏனெனில் கடைகளில் பதிவுகள் எதுவும் வராது.
பாதிக்கப்பட்ட வேலைகளுக்கான காஸ்ட் லெட்ஜர் கணக்குகளில் தேவையான பதிவுகளைச்
செய்ய, செலவுக் கணக்கியல் துறை அதன் நகலைப் பயன்படுத்தும்.
தொழில்துறை தனித்தன்மைகள், மேலாண்மை தகவல் அமைப்பு (MIS) மற்றும் கணக்கியல்
அமைப்பு ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் பொருள் கோரிக்கை குறிப்பின் வடிவம்
மாறுபடலாம்.
(iii) பொருள் திரும்பப் பெறுதல்: சில சமயங்களில், பொருள் தேவைகள் அல்லது உற்பத்தி அலகுகள்
பற்றிய துல்லியமான மதிப்பீட்டை மேற்கொள்வது சாத்தியமில்லை. தவிர, சில சமயங்களில்,
சில தொழில்நுட்பச் சிக்கல்கள் அல்லது பிற சிக்கல்கள் காரணமாக, ஒரு துறைக்குத்
தேவையான பொருட்களின் சரியான அளவை அளவிடுவது நடைமுறையில் இல்லை.
எந்தவொரு சந்தர்ப்பத்திலும், கடைகளில் இருந்து பொருட்களை மொத்தமாக வழங்க
வேண்டியிருக்கும், பெரும்பாலும் தேவையான உண்மையான அளவை விட அதிகமாக
இருக்கும். அத்தகைய நிலை இருக்கும் பட்சத்தில், ஒரு வேலையை முடித்தவுடன்
எஞ்சியிருக்கும் உபரிப் பொருட்களைப் பாதுகாப்பாகவும், முறையான காவலுக்காகவும்
உடனடியாகக் கடைக்காரரிடம் ஒப்படைக்க வேண்டும் என்பது பொருள் கட்டுப்பாட்டின்
பார்வையில் மிக முக்கியமானது.
இதைச் செய்யாவிட்டால், உபரிப் பொருள் தவறாகப் பயன்படுத்தப்படலாம் அல்லது சில
நோக்கங்களுக்காக தவறாகப் பயன்படுத்தப்படலாம். தி
அந்தச் சந்தர்ப்பத்தில் அதிகப்படியான பொருள் முதலில் வரையப்பட்ட வேலையின் பொருள்
செலவு, அதில் எழும் உபரிக்கான கடன் கொடுக்கப்படாவிட்டால், மிகைப்படுத்தப்பட்டதாக
இருக்கும்.
உபரிப் பொருள், ஸ்டோர்ரூமுக்குத் திரும்பும்போது, ஷாப் கிரெடிட் நோட் அல்லது ஸ்டோர்ஸ்
டெபிட் நோட் எனப்படும் ஆவணத்துடன் இருக்க வேண்டும். இந்த ஆவணம் உருவாக்கப்பட
வேண்டும்; திணைக்களம் உபரிப் பொருளைத் திரும்பப் பெறுகிறது மற்றும் அது பின்வருமாறு
மூன்று மடங்காகப் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்:
3.1 Valuation of Materials Returned to the Vendor

Generally, materials are checked for quality, before dispatching to the store; and if
any issues arise such as not meeting the quality requirements or any specification
or are considered unfit for production due to any reason, due notice is made and
materials are returned to the vendor. However, even if any substandard quality is
noticed, before or after reaching the store, such materials can also be returned to
the vendor.
The price of the materials to be returned to the vendor should include its invoice price plus
freight, receiving and handling charges etc. Strictly speaking, the materials returned to the
vendor should be returned at the stores ledger price and not at invoice price. But in practice,
only invoice price is considered and the gap between the invoice price and stores ledger price
is charged as overhead. In stores ledger, the defective or sub-standard materials are shown
in the issue column at the rate shown in the ledger, and the difference between issue
price and invoice cost is debited to an inventory adjustment account
8.1 விற்பனையாளருக்குத் திரும்பிய பொருட்களின் மதிப்பீடு
பொதுவாக, பொருட்கள் கடைக்கு அனுப்பும் முன், தரம் சரிபார்க்கப்படுகின்றன; மேலும் தரத்
தேவைகள் அல்லது ஏதேனும் விவரக்குறிப்புகளைப் பூர்த்தி செய்யாதது போன்ற ஏதேனும்
சிக்கல்கள் எழுந்தால் அல்லது ஏதேனும் காரணத்தால் உற்பத்திக்குத் தகுதியற்றதாகக்
கருதப்பட்டால், உரிய அறிவிப்பு செய்யப்பட்டு, பொருட்கள் விற்பனையாளருக்குத் திருப்பித்
தரப்படும். இருப்பினும், ஏதேனும் தரமற்ற தரம் காணப்பட்டாலும், கடையை அடைவதற்கு
முன்னரோ அல்லது பின்னரோ, அத்தகைய பொருட்களை விற்பனையாளரிடம் திரும்பப்
பெறலாம்.
விற்பனையாளருக்குத் திருப்பித் தரப்படும் பொருட்களின் விலையில் அதன் விலைப்பட்டியல்
விலை மற்றும் சரக்கு, பெறுதல் மற்றும் கையாளும் கட்டணம் போன்றவை அடங்கும்.
கண்டிப்பாகச் சொன்னால், விற்பனையாளருக்குத் திருப்பியளிக்கப்படும் பொருட்கள்
கடைகளின் லெட்ஜர் விலையில் திருப்பித் தரப்பட வேண்டும், விலைப்பட்டியல் விலையில்
அல்ல. ஆனால் நடைமுறையில், விலைப்பட்டியல் விலை மட்டுமே கருதப்பட்டு,
விலைப்பட்டியல் விலைக்கும் ஸ்டோர்ஸ் லெட்ஜர் விலைக்கும் இடையே உள்ள இடைவெளி
மேல்நிலையாக வசூலிக்கப்படுகிறது. ஸ்டோர்ஸ் லெட்ஜரில், லெட்ஜரில் காட்டப்பட்டுள்ள
விகிதத்தில் குறைபாடுள்ள அல்லது தரமற்ற பொருட்கள் வெளியீட்டு நெடுவரிசையில்
காட்டப்படும், மேலும் வெளியீட்டு விலைக்கும் விலைப்பட்டியல் விலைக்கும் இடையே
உள்ள வேறுபாடு சரக்கு சரிசெய்தல் கணக்கில் பற்று வைக்கப்படும்.

3.2 Valuation of Materials Returned to Stores
When materials requisitioned for a specific job or work-in progress are found to
be in excess of the requirement or are unsuitable for the purpose, they are
returned to the stores. There are two ways of treating such returns.
(1) Such returns are entered in the receipt column at the price at which they
were originally issued, and the materials are kept in suspense account, to be
issued at the same price, against the next requisition.
(2) Include the materials in stock, as if they were fresh purchases at the original
issue price.
1.1 கடைகளுக்குத் திரும்பிய பொருட்களின் மதிப்பீடு
ஒரு குறிப்பிட்ட வேலைக்காக அல்லது வேலையில் இருக்கும் பொருட்கள் தேவைக்கு
அதிகமாகவோ அல்லது நோக்கத்திற்குப் பொருத்தமற்றதாகவோ இருந்தால், அவை
கடைகளுக்குத் திருப்பி அனுப்பப்படும். அத்தகைய வருமானத்திற்கு சிகிச்சையளிப்பதற்கு
இரண்டு வழிகள் உள்ளன.
(1) அத்தகைய வருமானங்கள் ரசீது நெடுவரிசையில் அவை முதலில் வழங்கப்பட்ட விலையில்
உள்ளிடப்பட்டு, அடுத்த கோரிக்கைக்கு எதிராக அதே விலையில் வழங்கப்படுவதற்காக
பொருட்கள் சஸ்பென்ஸ் கணக்கில் வைக்கப்படும்.
(2) கையிருப்பில் உள்ள பொருட்களை அசல் வெளியீட்டு விலையில் புதிதாக வாங்குவது போல்
சேர்க்கவும்.
3.3 Valuation of Shortages during Physical Verification

Materials found short during physical verification should be entered in the issue
column and valued at the rate as per the method adopted, i.e., FIFO or any other.
4. TREATMENT OF NORMAL AND ABNORMAL

LOSS OF MATERIALS
Loss of materials during handling, storage, process may occur any of the following
forms:
Loss of Material
(i) Waste: The portion of raw material which is lost during storage or
production and discarded. The waste may or may not have any value.
Treatment of Waste
Normal- Cost of normal waste is absorbed by good production units.

Abnormal- The cost of abnormal loss is transferred to Costing Profit and
loss account.
(ii) Scrap: The materials which are discarded and disposed-off without further
treatment. Generally, scrap has either no value or insignificant value.
Sometimes, it may be reintroduced into the process as raw material.
Treatment of Scrap
Normal- The cost of scrap is borne by good units and income arises on
account of realisable value is deducted from the cost.
Abnormal- The scrap account should be charged with full cost. The credit is
given to the job or process concerned. The profit or loss in the scrap
account, on realisation, will be transferred to the Costing Profit and Loss
Account.
(iii) Spoilage: It is the term used for materials which are badly damaged in
manufacturing operations, and they cannot be rectified economically and
hence taken out of the process to be disposed off in some manner without
further processing.
Treatment of Spoilage
Normal- Normal spoilage (i.e., which is inherent in the operation) costs are
included in costs, either by charging the loss due to spoilage to the
production order or by charging it to the production overhead so that it is
spread over all the products.
Any value realised from spoilage is credited to production order or

production overhead account, as the case may be.
Abnormal- The cost of abnormal spoilage (i.e., arising out of causes not
inherent in manufacturing process) is charged to the Costing Profit and Loss
Account. When spoiled work is the result of rigid specification, the cost of
spoiled work is absorbed by good production while the cost of disposal is
charged to production overhead.
(iv) Defectives: It signifies those units or portions of production which do not

meet the quality standards. Defectives arise due to sub-standard materials,
bad-supervision, bad-planning, poor workmanship, inadequate-equipment
and careless inspection.
The defectives which can be re-made as per the quality standard by using
additional materials are known as reworks. Reworks include repairs,
reconditioning and refurbishing.
Defectives which cannot be brought up to the quality standards are known

as rejects. The rejects may either be disposed-off or re-cycled for production
process.
Treatment of Defectives:
Normal- An amount equal to the cost less realisable value on sale of

defectives are charged to material cost of good production.
Abnormal- Material cost of abnormal defectives are not included in material

cost but treated as loss after giving credit to the realisable value of such
defectives. The material cost of abnormal loss is transferred to costing profit
and loss account.
Reclamation of loss from defective units
In the case of articles that have been spoiled, it is necessary to take steps to
reclaim as much of the loss as possible. For this purpose:
(i) All defective units should be sent to a place fixed for the purpose;
(ii) These should be dismantled;
(iii) Goods and serviceable parts should be separated and taken back into
the stock;
(iv) Parts which can be made serviceable by further work should be

separated and sent to the workshop for the purpose and taken into
stock after the defects have been removed; and
(v) Parts which cannot be made serviceable should be collected in one

place for being melted or sold off.
(i) கழிவுகள்: சேமிப்பு அல்லது உற்பத்தியின் போது இழக்கப்படும் மற்றும் நிராகரிக்கப்படும்
மூலப்பொருளின் பகுதி. கழிவுகளுக்கு மதிப்பு இருக்கலாம் அல்லது இல்லாமல் இருக்கலாம்.
கழிவு சிகிச்சை
சாதாரண - சாதாரண கழிவுகளின் விலை நல்ல உற்பத்தி அலகுகளால் உறிஞ்சப்படுகிறது.
அசாதாரணம்- அசாதாரணமான இழப்பிற்கான செலவு, லாபம் மற்றும் இழப்புக் கணக்கிற்கு
மாற்றப்படும்.
(ii) ஸ்கிராப்: மேலும் சிகிச்சையின்றி அப்புறப்படுத்தப்பட்ட மற்றும் அப்புறப்படுத்தப்படும்
பொருட்கள். பொதுவாக, ஸ்கிராப்புக்கு மதிப்பு இல்லை அல்லது முக்கியமற்ற மதிப்பு
இல்லை. சில நேரங்களில், இது மூலப்பொருளாக செயல்பாட்டில் மீண்டும்
அறிமுகப்படுத்தப்படலாம்.
ஸ்க்ராப் சிகிச்சை
இயல்பானது- ஸ்கிராப்பின் விலை நல்ல யூனிட்களால் ஏற்கப்படுகிறது மற்றும் வருமானம்
பெறக்கூடிய மதிப்பின் அடிப்படையில் செலவில் இருந்து கழிக்கப்படுகிறது.

அசாதாரணமானது- ஸ்க்ராப் கணக்கிற்கு முழுச் செலவும் விதிக்கப்பட வேண்டும். சம்பந்தப்பட்ட
வேலை அல்லது செயல்முறைக்கு கடன் வழங்கப்படுகிறது. ஸ்கிராப் கணக்கில் உள்ள லாபம்
அல்லது நஷ்டம், உணரப்பட்டவுடன், காஸ்டிங் லாபம் மற்றும் நஷ்டக் கணக்கிற்கு
மாற்றப்படும்.
(iii) கெட்டுப்போதல்: இது உற்பத்தி நடவடிக்கைகளில் மோசமாக சேதமடைந்த பொருட்களுக்குப்
பயன்படுத்தப்படும் வார்த்தையாகும், மேலும் அவற்றை பொருளாதார ரீதியாக சரிசெய்ய
முடியாது, எனவே மேலும் செயலாக்கம் இல்லாமல் சில முறையில் அகற்றப்படும்.
இயல்பான- இயல்பான கெட்டுப்போதல் (அதாவது, செயல்பாட்டில் உள்ளார்ந்தவை) செலவுகள்,
உற்பத்தி வரிசைக்கு கெட்டுப்போனதால் ஏற்படும் இழப்பை வசூலிப்பதன் மூலமாகவோ
அல்லது உற்பத்தி மேல்நிலைக்கு வசூலிப்பதன் மூலமாகவோ செலவில் சேர்க்கப்படும்.
கெட்டுப்போனதிலிருந்து பெறப்படும் எந்த மதிப்பும், உற்பத்தி ஒழுங்கு அல்லது உற்பத்தி
மேல்நிலைக் கணக்கில் வரவு வைக்கப்படும்.
அசாதாரணமானது- அசாதாரணமான கெட்டுப்போவதற்கான செலவு (அதாவது, உற்பத்தி
செயல்பாட்டில் உள்ளார்ந்த காரணங்களால் எழுகிறது) செலவு லாபம் மற்றும் இழப்புக்
கணக்கில் வசூலிக்கப்படுகிறது. கெட்டுப்போன வேலை கடுமையான விவரக்குறிப்பின்
விளைவாக இருக்கும்போது, கெட்டுப்போன வேலைக்கான செலவு நல்ல உற்பத்தியால்
உறிஞ்சப்படுகிறது, அதே நேரத்தில் அகற்றுவதற்கான செலவு உற்பத்தி மேல்நிலைக்கு
விதிக்கப்படுகிறது.
(iv) குறைபாடுகள்: இது தரத் தரங்களைச் சந்திக்காத அந்த அலகுகள் அல்லது உற்பத்திப்
பகுதிகளைக் குறிக்கிறது. தரமற்ற பொருட்கள், மோசமான மேற்பார்வை, தவறான திட்டமிடல்,
மோசமான வேலைப்பாடு, போதுமான உபகரணங்கள் மற்றும் கவனக்குறைவான ஆய்வு
ஆகியவற்றால் குறைபாடுகள் ஏற்படுகின்றன.
கூடுதல் பொருட்களைப் பயன்படுத்தி தரத் தரத்தின்படி மீண்டும் செய்யக்கூடிய குறைபாடுகள்
மறுவேலைகள் எனப்படும். மறுவேலைகளில் பழுது, மறுசீரமைப்பு மற்றும் புதுப்பித்தல்
ஆகியவை அடங்கும்.
தரமான தரத்திற்கு கொண்டு வர முடியாத குறைபாடுகள் நிராகரிப்புகள் எனப்படும்.
நிராகரிக்கப்பட்டவை உற்பத்தி செயல்முறைக்காக அகற்றப்படலாம் அல்லது மறுசுழற்சி
செய்யப்படலாம்.
குறைபாடுகளுக்கான சிகிச்சை:
இயல்பானது- குறைபாடுகளை விற்பனை செய்வதன் மீதான விலை குறைவாக உணரக்கூடிய
மதிப்புக்கு சமமான தொகையானது நல்ல உற்பத்திக்கான பொருள் செலவில்
வசூலிக்கப்படுகிறது.
அசாதாரணமான- அசாதாரண குறைபாடுகளின் பொருள் செலவு பொருள் செலவில்
சேர்க்கப்படவில்லை ஆனால் அத்தகைய குறைபாடுகளின் உணரக்கூடிய மதிப்பிற்கு கடன்
வழங்கிய பிறகு இழப்பாகக் கருதப்படுகிறது. அசாதாரண இழப்பின் பொருள் செலவு செலவு
மற்றும் இழப்பு கணக்குக்கு மாற்றப்படுகிறது.
குறைபாடுள்ள அலகுகளிலிருந்து இழப்பை மீட்டெடுத்தல்
பழுதடைந்த கட்டுரைகளின் விஷயத்தில், முடிந்தவரை இழப்பை மீட்டெடுக்க நடவடிக்கை எடுக்க
வேண்டியது அவசியம். இந்த நோக்கத்திற்காக:
(i) அனைத்து குறைபாடுள்ள அலகுகளும் நோக்கத்திற்காக நிர்ணயிக்கப்பட்ட இடத்திற்கு
அனுப்பப்பட வேண்டும்;
(ii) இவை அகற்றப்பட வேண்டும்;
(iii) பொருட்கள் மற்றும் சேவை செய்யக்கூடிய பாகங்கள் பிரிக்கப்பட்டு, மீண்டும் பங்குக்கு
எடுத்துக்கொள்ளப்பட வேண்டும்;
(iv) மேலும் வேலை செய்வதன் மூலம் சேவை செய்யக்கூடிய பாகங்கள் பிரிக்கப்பட்டு,
பணிமனைக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும் மற்றும் குறைபாடுகள் நீக்கப்பட்ட பிறகு இருப்பு
வைக்கப்பட வேண்டும்; மற்றும்

(v) சேவை செய்ய முடியாத பாகங்கள் உருகுவதற்கு அல்லது விற்கப்படுவதற்கு ஒரே இடத்தில்
சேகரிக்கப்பட வேண்டும்.
Difference between Waste and Scrap
Waste Scrap
1. It is connected with raw 1. It is the loss connected with the

material or inputs to the output
production process.
2. Waste of materials may be 2. Scraps are generally

visible or invisible. identifiable and has physical
substance.
3. Generally, waste has no 3. Scraps are termed as

recoverable value. by-products and has small
recoverable value.
Difference between Scrap and Defectives
Scrap Defectives
1. It is the loss connected with the 1. This type of loss is connected
output with the output as well as the
input.
2. Scraps are not intended but 2. Defectives also are not
cannot be eliminated due to intended but can be eliminated
the nature of material or through a proper control
process itself. system.
3. Generally, scraps are not used 3. Defectives can be used after
or rectified. rectification.
4. Scraps have insignificant 4. Defectives are sold at a lower
recoverable value. value from that of the good
one.
(i) Obsolescence: Obsolescence is defined as “the loss in the intrinsic value of

an asset due to its supersession”. In simple words, obsolescence refers to the
loss in the value of an asset due to technological advancements.
Treatment: Materials may become obsolete under any of the following
circumstances:
(i) where it is a spare part or a component of a machinery that is used in
manufacturing and is now obsolete;
(ii) where it is used in the manufacturing of a product which has now
become obsolete;
(iii) where the material itself is replaced by another material due to either
improved quality or fall in price.
In all the three cases, the value of the obsolete material
held in stock is a total loss and immediate steps should be
taken to dispose it off at the best available price. The loss
arising out of obsolete materials is an abnormal loss and it
does not form part of the cost of manufacture.
v) வழக்கற்றுப்போதல்: வழக்கற்றுப்போதல் என்பது "ஒரு சொத்தின் உள்ளார்ந்த
மதிப்பில் ஏற்படும் இழப்பு" என வரையறுக்கப்படுகிறது. எளிமையான
வார்த்தைகளில், வழக்கற்றுப்போதல் என்பது தொழில்நுட்ப
முன்னேற்றங்கள் காரணமாக ஒரு சொத்தின் மதிப்பில் ஏற்படும் இழப்பைக்
குறிக்கிறது.
சிகிச்சை: பின்வரும் எந்த சூழ்நிலையிலும் பொருட்கள் வழக்கற்றுப் போகலாம்:
(i) உற்பத்தியில் பயன்படுத்தப்படும் மற்றும் தற்போது வழக்கற்றுப் போன
இயந்திரத்தின் உதிரி பாகம் அல்லது ஒரு அங்கமாக இருந்தால்;
(ii) தற்போது வழக்கற்றுப் போன ஒரு பொருளின் உற்பத்தியில் அது எங்கு
பயன்படுத்தப்படுகிறது;
(iii) மேம்படுத்தப்பட்ட தரம் அல்லது விலை வீழ்ச்சியின் காரணமாகப் பொருள்
வேறொரு பொருளால் மாற்றப்படும்.
மூன்று நிலைகளிலும், கையிருப்பில் உள்ள காலாவதியான பொருட்களின் மதிப்பு
மொத்த நஷ்டம் என்பதால், சிறந்த விலையில் அதை அப்புறப்படுத்த
உடனடி நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும். காலாவதியான பொருட்களால்
ஏற்படும் இழப்பு ஒரு அசாதாரண இழப்பு மற்றும் அது உற்பத்தி செலவில்
ஒரு பகுதியாக இல்லை.

Material Tamil

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Material Tamil

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MATERIAL COST

(i) நேரடிப் பொருட்கள்: பொருள்கள், பொருளாதார ரீதியாக சாத்தியமான வழியில், அது

பொருட்களின் உற்பத்தி மற்றும் உற்பத்திக்கு நேரடி பொருட்கள் குறிப்பிடத்தக்க பகுதியாகும். ஒரு

(அ) இறுதி உற்பத்தியின் தரம்: வெளியீட்டின் தரம் உள்ளீடுகளின் தரத்தைப் பொறுத்தது.

(f) வளங்களைப் பற்றிய வழக்கமான தகவல்கள்: சரியான நேரத்தில் மற்றும் தகவலறிந்த

பொருள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பின் நோக்கங்கள் பின்வருமாறு:

நடவடிக்கையும், குறிப்பாக உற்பத்தி, பொருட்கள் மற்றும் கடைகளின் தேவைக்காக குறுக்கீடுகளால்

பாதிக்கப்படுவதில்லை என்பதை உறுதி செய்கிறது. இதற்கு உற்பத்திச் செயல்பாட்டில் தேவைப்படும் ஒவ்வொரு

விலை சிறியதாக இருக்கலாம்.

மற்றும் வைத்திருக்கும் செலவுகள் ஆகியவை அடங்கும். தேவையான தரம் மற்றும் விநியோகத்தைப்

பொறுத்தமட்டில் நம்பகத்தன்மை போன்ற பிற தொடர்புடைய காரணிகளைக் கருத்தில் கொண்டு அனைத்துப்

பொருட்கள் மற்றும் கடைகளும் முடிந்தவரை குறைந்த விலையில் வாங்கப்படுவதால், வைத்திருக்கும் செலவும்

போவதால் தரம் மோசமடைவதால் ஏற்படக்கூடும். உற்பத்திச் செயல்பாட்டில் ஏற்படும் இழப்புகள் மற்றும்

விரயங்கள் உற்பத்தித் துறையின் கவலையாக இருப்பதைக் குறிப்பிடலாம்.

இருப்பதை உறுதிசெய்ய, பொருள் கட்டுப்பாட்டு அமைப்பு முறையான பதிவுகளை பராமரிக்கிறது. இது

இழப்புகள் மற்றும் திருட்டுகளைக் கண்டறிய உதவுவது மட்டுமல்லாமல், சரியான உற்பத்தித் திட்டமிடலையும்

மேலாண்மை மிகவும் அவசியம். இது நிறுவனத்தின் நன்மதிப்பைக் கூட்டுகிறது

1.1 Requirements of Material Control

துறைகளின் முறையான ஒருங்கிணைப்பு.

2. நிறுவனத்திற்கு மிகவும் சாதகமான விதிமுறைகளில், பொருத்தமான விசாரணைகளை மேற்கொண்ட பிறகு,

கொள்முதல் செய்யப்படுவதைக் காண கொள்முதல் நடைமுறையைத் தீர்மானித்தல்.

3. ஆர்டரை வழங்குவதற்கு நிலையான படிவங்களைப் பயன்படுத்துதல், பொருட்களின் ரசீதைக் குறிப்பிடுதல்,

பொருட்களை வழங்குவதற்கு அங்கீகாரம் வழங்குதல் போன்றவை.

4. பொருட்களை வாங்குதல் மற்றும் பயன்படுத்துவதில் பொருளாதாரத்தை உறுதி செய்வதற்காக பொருட்கள்,

பொருட்கள் மற்றும் உபகரணங்கள் தொடர்பான வரவு செலவுத் திட்டங்களைத் தயாரித்தல்.

5. பொருட்கள், பொருட்கள் மற்றும் உபகரணங்கள் வாங்குவது சம்பந்தப்பட்ட அனைத்து பரிவர்த்தனைகளும்

முறையாக அங்கீகரிக்கப்பட்டு தானாகவே சரிபார்க்கப்படும் வகையில் உள் சோதனை முறையின் செயல்பாடு.

6. அனைத்து பொருட்கள் மற்றும் பொருட்களை சரியான பாதுகாப்புடன் நன்கு நியமிக்கப்பட்ட இடத்தில்

8. ஸ்டோர்களைக் கட்டுப்படுத்துதல் மற்றும் விநியோகம் செய்யும் முறையின் செயல்பாட்டின் மூலம்,

துறைகளுக்குத் தேவைப்படும் நேரத்தில் தேவையான அளவு பொருட்களைக் கோரினால் விநியோகம்

கணக்குகள் மற்றும் துணை பதிவுகளை கட்டுப்படுத்தும் அமைப்பின் வளர்ச்சி.

கெட்டுப்போன அல்லது குறைபாடுள்ள யூனிட்களில் இருந்து வாங்கிய பொருட்கள் பற்றிய வழக்கமான

1.1 Elements of Material Control

Material control involves efficient functioning of the following operations:

Material procurement procedure can be understood with help of the following

1.1 Bill of Materials

கூறுகளின் நிலையான அளவுகள் மற்றும் குணங்களைக் குறிப்பிடும் விரிவான பட்டியல். பொருட்கள்

எனப்படும் தயாரிப்பு மேம்பாட்டுக் குழுவால் தயாரிக்கப்படுகிறது. இது சந்தைப்படுத்தல், உற்பத்தி, அங்காடி

மற்றும் செலவு/கணக்கியல் துறை போன்ற தொடர்புடைய பிற துறைகளுடன் பகிர்ந்து கொள்ளப்படுகிறது.

தொழில்துறை தனித்தன்மைகள், மேலாண்மை தகவல் அமைப்பு (MIS) மற்றும் கணக்கியல் அமைப்பு

ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் பொருட்களின் மசோதாவின் வடிவம் மற்றும் உள்ளடக்கம் மாறுபடும்

Uses of Bill of Material

Materials are Production is planned It is used as a It is used to estimate

1.1 Material Requisition Note

பொருட்களைப் பெறப் பயன்படுத்தப்படும் அதிகாரத்தின் வவுச்சராகும். பொதுவாக, இது உற்பத்தித் துறையால்

தயாரிக்கப்பட்டது மற்றும் பொருள் கோரிக்கை பட்டியல் அல்லது பொருட்களின் மசோதாவின் அடிப்படையில்

பொருட்கள் திரும்பப் பெறப்படுகின்றன. பொருள் பட்டியல் எதுவும் தயாரிக்கப்படவில்லை எனில், பொருள்

கோரிக்கைக் குறிப்புகளைத் தயாரிக்கும் பணியை திட்டமிடல் துறை அல்லது துறையிடம் விடுவது

விரும்பத்தக்கது. குறிப்பு ஸ்டோர் மற்றும் செலவு/கணக்கியல் துறையுடன் பகிரப்பட்டது.

தொழில்துறை தனித்தன்மைகள், மேலாண்மை தகவல் அமைப்பு (MIS) மற்றும் கணக்கியல் அமைப்பு

ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் பொருள் கோரிக்கை குறிப்பின் வடிவம் மாறுபடலாம்.

Difference between Bill of Materials and Material Requisition Note

Bill of Materials Material Requisition Note

1. It is the document prepared by the 1. It is prepared by the production

3. It often serves the purpose of a 3. It cannot replace a bill of

4. It can be used for the purpose of 4. It is useful in arriving historical

5. It helps in keeping a quantitative 5. It shows the material actually

1.1 Purchase Requisition

குறிப்பில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள பொருட்களை ஆர்டர் செய்ய இந்த ஆவணம் கொள்முதல் துறையை

அங்கீகரிக்கிறது. கொள்முதல் செய்யும் பொருட்கள் உற்பத்தி துறைகளால் பயன்படுத்தப்படும் என்பதால்,

கொள்முதல் மற்றும் உற்பத்தி துறைகளுக்கு இடையே நிலையான ஒருங்கிணைப்பு இருக்க வேண்டும்.

கொள்முதல் கோரிக்கை என்பது பொருட்களை வாங்குவதற்கு வாங்கும் துறையிடம் முறையான கோரிக்கையை

வைப்பதற்கு பயன்படுத்தப்படும் ஒரு படிவமாகும். இந்தப் படிவம் வழக்கமாக வழக்கமான பொருட்களுக்கான