Filipino sa Piling Larang (Akademik)

ARALIN: Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

Naranasan mo na bang dumalo sa isang pulong? Paano mo ilalarawan ang

pulong na iyong dinaluhan?

Ang pagpupulong o miting, lalo na ang business meeting ay bahagi nang

buhay ng maraming tao sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawain ng bawat
samahan, organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon, at iba pa. Halos araw-araw
ay may nagaganap na pulong sa opisina, lingguhang board meeting sa kompanya,
seminar, at maging ang pagdaraos ng malalaking kumperensiya. Bukod sa regular na
pulong kung saan magkakaharap ang mga taong kabahagi ng miting, ginagawa na rin sa kasalukuyan, bunga na rin ng
makabagong teknolohiya ang teleconference, videoconference, at online meeting sa pamamagitan ng Internet. Dahil
pinaniniwalaang ang susi ng tagumpay ng mga kompanya, samahan, organisasyon, negosyo, at trabaho ay ang
pagkakaroon ng pagkakaisa at pagtatrabaho bilang isang team o koponan, labis na pinahahalagahan sa kasalukuyan ng
bawat isa ang pagbabahaginan ng mga ideya at epektibong pagpaplano ng mga proyekto na mabisang naisasagawa o
naisasakatuparan sa pamamagitan ng pagdaraos ng epektibo at maayos na pagpupulong.

Katitikan ng Pulong
Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang mga napag-usapan o
napagkasunduan. Ang opisyal na tala ng isang pulong ay tinatawag na katitikan ng
pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o
nagtataglay ng lahat ng mahahalaga ng detalyeng tinalakay sa pulong. Matapos
itong maisulat at mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing opisyal at
legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyon na maaaring magamit bilang
prima facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa mga susunod na
pagpaplano at pagkilos.

Higit na napagtitibay ang mga napag-usapan at napagkasunduan kung ito ay maingat

na naitala at naisulat. Kaya naman napakahalagang maunawaan kung paano gumawa ng
isang organisado, obhetibo, at sistematikong katitikan ng pulong. Ito ay hindi lamang gawain
ng kalihim ng samahan o organisasyon, ang bawat isang kasapi ay maaaring maatasang
gumawa nito.

Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong

1. Heading - Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito
ang petsa, ang lokasyon, at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.
2. Mga kalahok o dumalo – Dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang
pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo
ay nakatala rin dito.
3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong - Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng
pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.
4. Action items o usaping napagkasunduan (kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang
proyektong bahagi ng nagdaang pulong). Dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay.
Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo
ukol dito.
5. Pabalita o patalastas - Hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o
patalastas mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong agenda para sa susunod na pulong ay
maaaring ilagay sa bahaging ito.
6. Iskedyul ng susunod na pulong – ltinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
7. Pagtatapos-lnilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong.
8. Lagda - mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan
ito isinumite.
Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasaog Kumuha ng Katitikan ng Pulong

Ayon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng simumang kumukuha ng katitikan ng pulong na hindi niya trabahong
ipaliwanag o bigyang-interpretasyon ang mga napag-usapan sa pulong, sa halip, ang kanyang tanging gawain ay itala at
iulat lamang ito. Napakahalaga na siya ay maging obhetibo at organisado sa pagsasagawa nito. Narito ang ilang mga bagay
na dapat isinaalang-alang ng mga taong kumukuha ng katitikan ng pulong na hinango mula sa aklat ni Sudarprasert na
English for the Workplace 3 (2014). Ang kumukuha ng katitikan ng pulong ay kinakailangang:

1. Hangga’t maaari ay hindi participant sa nasabing pulong. Hindi madali ang pagkuha ng katitikan ng pulong kaya
napakahalaga na ang naatasang kumuha nito ay may sapat na atensiyon sa pakikinig upang maitala niya ang lahat
ng mahahalagang impormasyon o desisyong mapag-uusapan. Magagampanan niya ito nang lubos kung ito lamang
ang kanyang gagawin sa kabuoan ng pulong.

2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong. Magiging madali para sa kanyang linawin sa tagapanguna
ang ilang mga bagay na hindi niya lubos na nauunawaan kung siya ay nakaupo malapit sa presider.

3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong. Mahalaga na ma-tsek kung sino-sino ang dumalo
1

sa pulong at maging ang mga liban. Itala rin ang pangalan ng mga taong dumating nang huli sa itinakdang oras,
Page

maging ang mga umalis nang maaga.

Filipino sa Piling Larang (Akademik)

4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng makaraang pulong. Kung hindi naipamahagi nang maaga ang
adyenda na pag-uusapan sa pulong, mahalagang maibahagi ito bago magsimula ang pulong kasama ang sipi ng
katitikan ng nagdaang pulong. Makatutulong ito upang higit na maging organisado at sistematiko ang daloy ng
pulong.

5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda. Bilang kalihim ng tagapanguna ng pulong, mahalagang
mabantayan na ang lahat ng tinatalakay na paksa sa pulong ay yaon lamang kasama o nakasaad sa adyenda upang
hindi masayang ang oras ng lahat at gayundin ay maiwasan ang kalituhan sa pangkat.

6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading. Kailangang
malinaw na nakatala ang pangalan ng samahan o organisasyon, petsa, oras, at lugar ng pulong.

7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan. Makatutulong nang malaki kung gagamit ng recorder sa oras ng pulong
upang kung sakaling may puntos na hindi malinaw na naitala ay maaari itong balikan.

8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos. Ang mga mosyon o mga suhestiyong nabanggit
sa pulong at sinusugan ng iba pang kasapi at napagtibay ng samahan ay dapat maitala nang maayos. Ang
kumukuha ng katitikan ay maaaring banggitin ang mosyon sa kapulungan para sa higit na paglilinaw. Mahalagang
maitala rin kung kanino nanggaling ang mosyon at maging ang mga taong sumang-ayon dito.

9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan. Mahalagang maitala ang lahat ng mga paksa
at isyung napagdesisyunan gaano man ito kapayak o kalaking bagay.

10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong. Ang pag-oorganisa at pagsusulat ng
katitikan ng pulong ay dapat na maisagawa agad upang hindi makaligtaan. May tatlong uri o estilo ng pagsulat ng
katitikan ng pulong ang mga ito ay ang sumusunod:

a. Ulat ng Katitikan - Sa ganitong uri ng katitikan ang lahat ng detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala.
Maging ang pangalan ng mga taong nagsalita o tumalakay ng paksa kasama ang pangalan ng mga taong
sumang-ayon sa mosyong isinagawa.
b. Salaysay ng Katitikan - Isinasalaysay lamang ang mahahalagang detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng
katitikan ay maituturing na isang legal na dokumento.
c. Resolusyon ng Katitikan - Nakasaad lamang sa katitikan na ito ang lahat ng isyung napagkasunduan ng
samahan. Hindi na itinatala ang pangalan ng mga taong tumalakay nito at maging ang mga sumang- ayon dito.
Kadalasang mababasa ang mga katagang "Napagkasunduan na.." o "Napagtibay na...'.

Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at may-akda ng The Everything Practice Interview
Book at The Everything Get-a-job Book, sa pagkuha ng katitikan ng pulong mahalagang maunawaan
ang mga bagay na dapat gawin bago ang pulong, habang isinasagawa ang pulong, at pagkatapos
ng pulong. Ilan sa mga ito ay ang sumusunod.

Bago ang Pulong

 Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan ang iyong gagamitin. Maaaring gumamit ng bolpen at
papel, laptop, tablet, computer, o recorder.
 Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa maayos na kondisyon. Kung ikaw ay gagamit ng laptop
siguraduhing ito ay may sapat na baterya na kakailanganin para sa kabuoan ng pulong.
 Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang outline o balangkas ng katitikan ng pulong. Maglaan ng
sapat na espasyo para sa bawat paksa, makatutulong ito upang mabilis na maitala ang mga mapag-uusapan
kaugnay ng mga ito.

Habang Isinasagawa ang Pulong

 Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng bawat isa. Mula rito madali mong
matutukoy kung sino ang liban sa pulong at maging ang panauhin sa araw na iyon.
 Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para sa iyo na matukoy kung sino ang nagsasalita
sa oras ng pulong.
 ltala kung anong oras nagsimula ang pulong.
 ltala lamang ang mahahalagang ideya o puntos. Hindi kailangang isulat ang bawat impormasyong maririnig sa
pulong gayunman maging maingat sa pagtatala ng mahahalagang puntos. Tandaan na ang katitikan ng pulong ay
isang opisyal at legal na dokumento ng samahan o organisasyon.
 ltala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng taong nagbanggit nito, gayundin ang mga
sumang-ayon, at ang naging resulta ng botohan.
 Itala at bigyang-pansin ang mga mosyon na pagbobotohan o pagdedesisyunan pa sa susunod na pulong.
 Itala kung anong oras natapos ang pulong.

Pagkatapos ng Pulong
 Gawin o buoin agad ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos habang sariwa pa sa isip ang lahat ng mga
tinalakay. Kung may hindi malinaw sa iyong mga tala ay maaaring linawin ito sa iba na dumalo rin sa nasabing
pulong.
 Huwag kalimutang itala ang pangalan ng samahan o organisasyon, pangalan ng komite, uri ng pulong (lingguhan,
2

buwanan, taunan, o espesyal na pulong), at maging ang layunin nito.

Page

 Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.

Filipino sa Piling Larang (Akademik)
 Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang pangalan ng nanguna sa pagpapadaloy ng pulong. Sa katapusan
ng katitikan ay huwag kalimutang ilagay ang "Isinumite ni:", kasunod ang iyong pangalan.
 Basahing muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa huling pagwawasto nito.
Maaaring ipabasa ito sa kasamahan na nakadalo rin sa nasabing pulong upang kung mayroon ka mang
nakaligtaang puntos o ideyang hindi naisama ay maaari niya ito makita at ipagbigay alam sa iyo.
 Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa taong nanguna sa pagpapadaloy nito.
SANGGUNIAN: (http:/!careerplann ing.about.corn!cslcommunication/a/minutes .html.)

Tunghayan ang halimbawa ng kat itikan ng pulong sa ibaba

Academy of Saint John
La Salle Green Hills Supervised
General Trias,Cavite

Buwanang Pulong ng mga Tagapanguna ng Bawat Kagawaran

Disyembre 5, 2015
Conference Room, Academy of Saint John

Layunin ng Pulong: Preparasyon Para sa Senior High School

Petsa/Oras: Disyembre 5, 2015 sa ganap na ika-9:00 n.u.
Tagapanguna: Daisy T. Romero (Principal)

Bilang ng mga Taong Dumalo:

Mga Dumalo: Daisy Romero, Joel Pascual, Eazie Pascual, Nestor Lontoc, Victoria Gallardo, Rubirosa Manguera,
Richard Pineda, Ailene Posadas, Gemma Abriza,
Mga Liban: Ev Sipat, Vivin Abundo, Joel Cenial

I. Call to Order
Sa ganap na alas 9:00 n.u. ay pinasimulan ni Gng. Romero ang pulong sa pamamagitan ng pagtawag sa atensiyon
ng lahat.

II. Panalangin
Ang panalangin ay pinangunahan ni Bb. Evangeline Sipat.

III. Pananalita ng Pagtanggap

Ang bawat isa ay malugod na tinanggap ru Ong. Daisy Romero bilang tagapanguna ng pulong.

III. Pagbasa at Pagpapatibay ng Nagdaang Katitikan ng Pulong

Ang nagdaang katitikan ng pulong na ginawa noong Nobyembre 7, 2015 ay binasa ni Gng. Victoria Gallardo. Ang
mosyon ng pagpapatibay ay pinangunahan ni G. Richard Pineda at ito ay sinang-ayunan ni G. Nestor S. Lontoe.
IV. Pagtalakay sa Agenda ng Pulong
Ang sumusunod ay ang mga adyenda ng paksang tinalakay sa pulong.

Taong
Paksa Talakayan Aksyon
Magsasagawa
1. Badyet sa pagpapatayo Tinalakay ni G. Joel Pascual ang Magsasagawa ng G. Joel Pascual
ng mga gusali para sa halagang gugugulin para sa isang pulong kasama Engr. Martinez
Senior High School pagpapatayo ng mga gusali para sa ang inhenyero at Arch. Monton
Senior High School. Ayon sa kanya arkitekto para sa
mg 10 milyong piso ang kakailanganin pagpaplano ng
para mabuo ang mga karagdagang proyekto.
silid-aralan.
2. Loteng kailangan sa
pagpapatayo ng gusali
3. Feedback mula sa mga
magulang hinggil sa SHS
ng ASJ
4. Kurikulum/ Track na
ibibigay sa ASJ
5. Pagkuha at Pagsasanay
ng mga guro sa SHS.
6. Pag-iiskedyul ng mga
asignatura
7. Estratehiya para
mahikayat ang mga mag-
aaral na kumukuha ng
SHS sa ASJ.
3
Page
Filipino sa Piling Larang (Akademik)

VI. Ulat ng Ingat-yaman

Iniulat ni Atty. Easy na ang nalalabing pera ng institusyon sa bangko ay nagkakahalaga ng 30 milyong piso ngunit
may halagang 3 milyong piso na dapat bayaran sa darating na buwan.

Mosyon: Tinanggap ni Gng. Manguera ang ulat na ito ng Ingat-yaman na ito ay sinang-ayunan ni Gng. Abriza.
VII. Pagtatapos ng Pulong

Sa dahilang wala nang anumang mga paksa na kinakailangang talakayin at pag-usapan, ang pulong ay winakasan
sa ganap na alas 12:00 ng tanghali.

Iskedyul ng Susunod na Pulong

Disyembre 15, 2020 sa Conference ng Academy of Saint John, 9:00 n.n.

Sanggunian:

Julian, A. B., & Lontoc, N. B. (2016). Pinagyamang pluma: filipino sa piling larangan (Akademik). Quezon City: Phoenix
Publushing House, Inc. Pahina 47-53

Ariola, M. M., Galeon, K. S., Langcay, S. P., & Laroza, R. D. (2016). Filipino sa piling parang: Akademik. (R. K. Cedre, Ed.)
Malabon City: Jimczyville Publications. Pahina 78-82

4
Page