CASE STUDY

INTERNAL CONTROL STRUCTURE IN INFORMATION SYSTEMS

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Dosen Pengampu: Drs. Haryono, M.Com., Ak., CA

Kelompok 5
1. Grace Papuania Tuhumena 527475
2. Handayani Tri Wijayanti 527782
3. Jusmiati 527827
4. Deva Noor Rahma 527880
5. Siti Chusyaeva Alsyajidha 527997

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI AKUNTAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2024
1. Routine purchases are initiated by inventory control notifying the purchasing department
of the need to buy goods. The purchasing department fills out a prenumbered purchase
order and gets it approved by the purchasing manager. The original of the five-part
purchase order goes to the vendor. The other four copies are for purchasing, the user
department, receiving for use as a receiving report, and accounts payable.
2. For efficiency and effectiveness, purchases of specialized goods and services are
negotiated directly between the user department and the vendor. Company procedures
require that the user department and the purchasing department approve invoices for any
specialized goods and services before making payment.
3. Accounts payable maintains a list of employees who have purchase order approval
authority. The list was updated two years ago and is seldom used by accounts payable
clerks.
4. Prenumbered vendor invoices are recorded in an invoice register that indicates the receipt
date, whether it is a special order, when a special order is sent to the requesting
department for approval, and when it is returned. A review of the register indicated that
there were seven open invoices for special purchases, which had been forwarded to
operating departments for approval over 30 days previously and had not yet been
returned.
5. Prior to making entries in accounting records, the accounts payable clerk checks the
mathematical accuracy of the transaction, makes sure that all transactions are properly
documented (the purchase order matches the signed receiving report and the vendor’s
invoice), and obtains departmental approval for special purchase invoices.
6. All approved invoices are filed alphabetically. Invoices are paid on the 5th and 20th of
each month, and all cash discounts are taken regardless of the terms.
7. The treasurer signs the checks and cancels the supporting documents. An original
document is required for a payment to be processed.
8. Prenumbered blank checks are kept in a locked safe accessible only to the cash
disbursements department. Other documents and records maintained by the accounts
payable section are readily accessible to all persons assigned to the section and to others
in the accounting function.
Review the eight items listed and decide whether they represent an internal control strength or
weakness!
a. For each internal control strength you identified, explain how the procedure helps achieve
good authorization, accounting, or asset protection control.

No Pernyataan Penjelasan

1 Item 1 - Ketika pembelian rutin Authorization: Dari penjelasan item

dilaksanakan, bagian inventory akan
melakukan konfirmasi ke bagian
purchasing terkait barang yang perlu
dibeli. Kemudian bagian purchasing akan
mengisi pesanan pembelian yang setelah
itu akan diserahkan ke vendor yang
aslinya, lalu menyerahkan salinannya ke
departemen pembelian, departemen
pengguna, departemen penerimaan untuk
laporan penerimaan dan departemen
pembayaran utang.
pertama, hal ini menjadi kekuatan
pengendalian internal karena otorisasi
pengguna memastikan bahwa jumlah barang
yang tepat akan dipesan dan diantarkan
sesuai kebutuhan hal ini menunjukan bahwa
tidak akan ada kesalahan jumlah barang atau
pun pembelian barang yang kurang tepat.
Accounting: Setiap terjadi transaksi
pembelian rutin persediaan barang, pesanan
pembelian yang telah diberi label atau di
beri nomor unik akan memudahkan
pencatatan pembelian yang lebih akurat
dalam sistem akuntansi dengan tujuan
mengurangi risiko kesalahan pada
pemesanan barang serta kecurangan dalam
laporan keuangan. Selain itu salinan
transaksi yang diserahkan ke berbagai
departemen dapat memudahkan proses
verifikasi transaksi dan meningkatkan
kelengkapan catatan akuntansi.

Asset Protection Control: Mekanisme serta

prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan
yaitu menyerahkan dokumen salinan ke
berbagai departemen dapat membangun
sistem pengendalian yang melindungi aset
dari penyalahgunaan maupun kerugian.
Salinan pesanan yang diserahkan ke bagian
departemen pemesanan memungkinkan
departemen penerimaan untuk memastikan
bahwa barang yang sampai telah memenuhi
standar, sesuai spesifikasi, memiliki kualitas
yang bagus serta jumlah yang sesuai.

4 Prosedur pencatatan faktur vendor yang Authorization: Dari penjelasan item

diberi nomor sebelumnya dalam register keempat, hal ini menjadi kekuatan
 faktur, yang mencakup tanggal
penerimaan, apakah itu pesanan khusus,
ketika pesanan khusus dikirim ke
departemen yang meminta persetujuan,
dan ketika dikembalikan, merupakan
kelebihan dari prosedur ini.
pengendalian internal karena otorisasi
pengguna memastikan bahwa transakasi
pembelian barang dicatat secara detail
seperti tanggal penerimaan dan apakah ini
merupakan pesanan khusus. Prosedur ini
memungkinkan departemen yang
berwenang unutk meninjau kembali dan
menyetujui faktur sebelum memproses lebih
lanjut. Hal tersebut dapat mengurangi risiko
kesalahan dan memastikan bahwa hanya
faktur yang resmi yang diperlukan untuk
diproses.

Accounting: kelebihan dari Tralor

Corporation ialah menggunakan pencatatan
faktur secara detail, termasuk tanggal
penerimaan dan status persetujuan, prosedur
ini memfasilitasi pencatatan akuntansi yang
akurat dan teroganisir. Hal ini
memungkinkan perusahaan untuk melacak
pembayaran, memverifikasi pembayaran,
dan menyimpan catatan keuangan yang jelas
dan terkini. Selain itu perusahaan dapat
menyatukan dan melaporkan pengelolaan
daktur dengan lebih efektif, hal ini
memungkinkan perusahan untuk
mengidentifikasi tren, menganalisis
efisiensi, dan membuat keputusan
berdasarkan yang akurat.

Asset Protection Control: Kelebihan dari

Tralor corporation yang menerapkan
prosedur pencatatan pembelian vendor
secara detail, serta mereka memastikan
bahwa hanya faktur yang resmi dan
diperlukan untuk diproses. Hal ini
mengurangi risiko kecelakaan dan
memastikan bahwa aset perusahaan
dilindungi dengan cara yang efektif.

5 Sebelum membuat entri dalam catatan Authorization: Petugas utang usaha

akuntansi, petugas utang usaha memeriksa keakuratan matematis transaksi.
memeriksa keakuratan matematis Langkah ini membantu untuk mengurangi
transaksi, memastikan bahwa semua kesalahan dalam pencatatan dan memastikan
transaksi didokumentasikan dengan baik datang yang masuk.
(pesanan pembelian sesuai dengan
 laporan penerimaan yang ditandatangani
dan faktur vendor), dan mendapatkan
persetujuan departemen untuk faktur
pembelian khusus.
6 Semua faktur yang disetujui diajukan
menurut abjad. Faktur dibayar pada
tanggal 5 dan 20 setiap bulan, dan semua
diskon tunai diambil terlepas dari
persyaratannya.
7 Bendahara menandatangani cek dan
membatalkan dokumen pendukung.
Dokumen asli diperlukan agar
pembayaran dapat diproses.
Accounting: Semua transaksi
didokumentasikan dengan baik. Hal ini
memastikan bahwa transaksi tersebut sesuai
dengan laporan penerimaan yang
ditandatangani dan faktur vendor. Adanya
dokumentasi memudahkan pelacakan dan
audit di kemudian hari. Selain itu juga hal
tersebut dapat membantu memastikan bahwa
setiap transaksi tercatat dengan benar.
Asset Protection Control: Mendapatkan
persetujuan departemen untuk faktur
pembelian khusus. Hal ini membantu bahwa
pembelian tersebut sah dan sudah disetujui
serta membantu adanya penyalahgunaan
Authorization: Faktur yang diajukan sesuai
abjad, menandakan bahwa semua faktur
sudah diperiksa dan disetujui secara
sistematis sebelum pembayaran. Sehingga
dapat membantu mencegah pembayaran
faktur yang tidak sah atau penipuan.
Accounting: Pembayaran pada tanggal yang
sudah ditentukan untuk memastikan
pembayaran dilakukan tepat waktu,
mengurangi risiko denda keterlambatan,
serta memberikan jadwal yang jelas untuk
rekonsiliasi akuntansi sehingga
menghasilkan hasil laporan yang akurat.
Asset Protection Control: Dengan
konsisten mengambil diskon tunai terlepas
dari persyaratan, organisasi memaksimalkan
penghematan biaya dan arus kas. Ini
membantu melindungi aset organisasi
dengan mengoptimalkan sumber daya
keuangan dan mengurangi biaya.
Authorization: Prosedur ini memastikan
bahwa setiap pembayaran yang dilakukan
telah disetujui oleh pihak yang berwenang,
sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Dengan demikian, tidak ada pembayaran
yang dapat diproses tanpa otorisasi yang
tepat.

8 Authorization: Brankas terkunci yang
Cek kosong yang telah diberi nomor
sebelumnya disimpan dalam brankas
terkunci yang hanya dapat diakses oleh
departemen pengeluaran kas. Dokumen
dan catatan lain yang dikelola oleh
bagian hutang usaha dapat diakses
dengan mudah oleh semua orang yang
ditugaskan pada bagian tersebut dan
orang lain dalam fungsi akuntansi.
Accounting: Prosedur ini memastikan
bahwa setiap pembayaran yang dilakukan
memiliki dokumentasi yang sesuai. Dengan
pembatalan dokumen pendukung, setiap
transaksi pembayaran tercatat dengan baik
dan dapat dilacak secara efisien. Ini
membantu dalam mencatat pengeluaran
dengan benar dalam catatan keuangan
perusahaan dan memastikan transparansi
dalam pengeluaran.
Asset Protection Control: Dengan
mensyaratkan dokumen asli untuk
memproses pembayaran, prosedur ini
mengurangi risiko penyalahgunaan dana
atau penipuan. Pembatalan dokumen
pendukung juga menghindari kemungkinan
duplikasi pembayaran atau penyalahgunaan
aset perusahaan.
hanya dapat diakses oleh departemen
pengeluaran kas menunjukkan bahwa hanya
mereka yang memiliki kewenangan yang
sesuai yang dapat mengakses cek kosong
yang telah diberi nomor sebelumnya. Ini
memastikan bahwa hanya orang yang
ditugaskan dalam posisi yang sesuai yang
dapat mengambil langkah-langkah terkait
dengan cek tersebut, seperti pengeluaran
dana atau pencatatan.
Accounting:Dengan menyimpan cek
kosong yang telah diberi nomor sebelumnya
dalam brankas terkunci, sistem pencatatan
transaksi keuangan menjadi lebih terstruktur
dan terkendali. Departemen pengeluaran kas
dapat memastikan bahwa setiap cek yang
dikeluarkan dicatat dengan benar dalam
sistem akuntansi perusahaan, dan bahwa
tidak ada penyalahgunaan atau manipulasi
terhadap cek kosong yang ada.
Asset Protection Control: Melakukan
penyimpanan cek kosong yang telah diberi
nomor sebelumnya dalam brankas terkunci
membantu melindungi aset perusahaan dari
akses yang tidak sah atau pencurian. Hanya
orang-orang yang memiliki kewenangan
 yang sesuai yang dapat mengakses brankas
tersebut, sehingga mengurangi risiko
kehilangan atau penyalahgunaan cek oleh
pihak yang tidak bertanggung jawab.

b. For each internal control weakness you identified, explain why it is a weakness and
recommend a way to correct the weakness

No Pernyataan Kelemahan Rekomendasi

1 Penyerahan salinan pesanan Salinan pesanan pembelian Laporan penerimaan barang

pembelian ke berbagai
departemen termasuk ke
departemen penerimaan
tidak boleh diserahkan ke
departemen pembelian
namun sebaiknya harus
dipisahkan. Departemen
penerimaan harus membuat
laporan penerimaan terpisah
segera setelah menerima
persediaan barang.
harus dipisahkan dari
salinan pesanan pembelian.
Laporan penerimaan barang
akan mencatat penerimaan
fisik barang, pengecekan
kondisi barang, memastikan
jumlah yang dipesan telah
sesuai dengan jumlah yang
datang, serta memverifikasi
aspek-aspek lainnya terkait
penerimaan barang.

2 Pembelian barang dan jasa Hal ini menjadi kelemahan Departemen pembelian
dinegosiasikan secara dalam pengendalian internal harus melibatkan
langsung ke departemen karena apabila departemen perusahaan dalam hal
pengguna dan juga dengan pembelian tidak memiliki bernegosiasi agar biaya
vendor dengan tujuan keterampilan, pengetahuan, yang dikeluarkan untuk
efektivitas dan efisiensi. dan keahlian dalam pembelian suatu barang
bernegosiasi maka biaya lebih efektif dan lebih
yang dikeluarkan juga lebih efisien.
besar
-

3 Bagian utang usaha - Daftar diperbarui dua - Bagian utang usaha

menyimpan daftar tahun lalu. Hal tersebut harus memperbarui
karyawan yang memiliki berarti bahwa informasi daftar karyawan dengan
wewenang persetujuan dalam daftar tersebut wewenang persetujuan
pesanan pembelian. Daftar sudah tidak relevan dan secara rutin, dan daftar
ini diperbarui dua tahun akurat. tersebut harus diperiksa
lalu dan jarang digunakan - Daftar jarang digunakan. dan pastikan bahwa
oleh petugas utang usaha. Dengan jarangnya semua karyawan yang
 digunakan daftar tersebut memiliki wewenang
maka adanya risiko persetujuan sudah
kesalahan dan terdaftar dalam daftar
ketidakakuratan terkait tersebut.
dengan persetujuan - Pantau aktivitas
pesanan pembelian dapat persetujuan secara lebih
meningkat. aktif. Apabila terdapat
pesanan yang tidak
sesuai dengan daftar
maka segera untuk
ditindaklanjuti dan
daftar harus segera
diperbarui.

4 Dalam prosedur tersebut, - Terdapat keterlambatan - Tralor corporation perlu

ditemukan pernyataan yang dalam proses untuk meningkatkan
menjelaskan bahwa persetujuan. Hal ini efisiensi proses
terdapat tujuh faktur dapat menyebabkan persetujuan. Sebaiknya
terbuka untuk pembelian tertunda pengelolaan aset tralor corporation harus
khusus telah diteruskan dan dapat mempengaruhi mengiimplementasikan
untuk disetujui lebih dari 30 efisiensi operasional. sistem yang otomatis
hari. - Risiko kesalahan atau teknologi yang
kemungkinan dapat memungkinkan
meningkat akibat adanya departemen operasi
keterlambatan dalam untuk memberikan
proses persetujuan. persetujuan secara
Contohnya pembayaran cepat dan efisien. Ini
untuk faktur yang tidak dapat mencakup
resmi atau pembayaran penggunaan sistem
yang tidak perlu. manajemen dokumen
elektronik atau
kolaborasi platform
untuk mempercepat
proses persetujuan
- Tralor corporation
harus menggunakan
sistem pencatatan yang
terintegrasi dan
terkendali untuk
memastikan bahwa
semua faktur dikelola
dengan transparan. Ini
termasuk pencatatan
detail lengkap tentang
setiap faktur dan proses
persetujuan, serta
 pemantauan yang ketat
terhadap proses ini

6 Semua faktur yang disetujui Ada kemungkinan faktur - Mengelompokan faktur

diajukan menurut abjad. yang mendesak atau penting berdasarkan tanggal
Faktur dibayar pada tanggal tidak diproses terlebih jatuh tempo dan
5 dan 20 setiap bulan, dan dahulu, sehingga dapat prioritas bisnis.
semua diskon tunai diambil mempengaruhi operasi - Memproses terlebih
terlepas dari persyaratannya bisnis. dahulu faktur yang
memiliki jatuh tempo
lebih awal atau dampak
lebih besar ke
perusahaan
- Penggunaan otomatisasi
dalam proses pengajuan
dan persetujuan

7 Bendahara menandatangani Dalam kasus ini, tidak - Menerapkan proses

cek dan membatalkan terdapat pemisahan tugas pemisahan tugas untuk
dokumen pendukung. yang baik karena menandatangani
Dokumen asli diperlukan seharusnya persetujuan dokumen dan
agar pembayaran dapat pembayaran dan pembatalan dokumen
diproses. pembatalan dokumen pendukung, sehingga
pendukung harus dilakukan satu sama lain bisa
orang yang berbeda. saling mengecek apabila
Sehingga dapat terdapat kesalahan.
menghindarkan dari potensi
kesalahan atau
penyalahgunaan yang tidak
terdeteksi.

8
Cek kosong yang telah Tidak ada pemisahan tugas Penting untuk memperkuat
diberi nomor sebelumnya yang jelas antara dept. pemisahan tugas antara
disimpan dalam brankas pengeluaran kas dan bagian departemen pengeluaran
terkunci yang hanya dapat hutang usaha dalam kas dan bagian hutang
diakses oleh departemen mengelola dokumen usaha. Ini dapat dilakukan
pengeluaran kas. Dokumen keuangan. Ini berarti bahwa dengan menetapkan peran
dan catatan lain yang orang yang bertanggung dan tanggung jawab yang
dikelola oleh bagian hutang jawab atas pengeluaran jelas untuk setiap
usaha dapat diakses dengan dana (dept. pengeluaran departemen dan
mudah oleh semua orang kas) juga memiliki akses ke mengimplementasikan
yang ditugaskan pada dokumen dan catatan prosedur yang memerlukan
bagian tersebut dan orang hutang usaha, yang dapat validasi atau persetujuan
lain dalam fungsi akuntansi. menciptakan kesempatan dari pihak yang
untuk independen sebelum
penyalahgunaan/manipulasi.
Dengan akses yang tidak
terbatas ke dokumen dan
catatan hutang usaha, ada
risiko bahwa orang yang
tidak berwenang dapat
memanipulasi atau
menyalahgunakan informasi
tersebut untuk kepentingan
pribadi atau tidak sah. Hal
ini dapat mencakup
pembuatan transaksi palsu
atau mengubah catatan
untuk menyembunyikan
kesalahan/penyalahgunaan.
Ketidakseimbangan dalam
akses antara departemen
pengeluaran kas dan bagian
hutang usaha dapat
menciptakan ketidakadilan
atau ketidakpastian dalam
pengelolaan informasi
keuangan. Departemen
pengeluaran kas mungkin
merasa terbatas dalam akses
mereka terhadap informasi
yang mereka butuhkan
untuk menjalankan tugas
mereka dengan efektif,
sementara bagian hutang
usaha mungkin memiliki
transaksi dilakukan.
Misalnya, setiap
pembayaran yang melebihi
batas tertentu harus
disetujui oleh manajer
yang tidak terlibat dalam
proses pengeluaran kas.
Diperlukan pengendalian
tambahan utk mengurangi
risiko manipulasi atau
penyalahgunaan. Misalnya,
implementasi sistem
pemantauan yang
memungkinkan untuk
mendeteksi pola atau
anomali yang
mencurigakan dalam
aktivitas pengeluaran atau
pengelolaan hutang usaha.
Selain itu, audit internal
yang teratur harus
dilakukan untuk memeriksa
kepatuhan terhadap
kebijakan dan prosedur
yang ditetapkan
Penting untuk meninjau
kembali kebijakan akses
dan memastikan bahwa
akses ke informasi
keuangan disesuaikan
dengan kebutuhan kerja dan
tanggung jawab
masing-masing departemen.
Ini dapat melibatkan
pembatasan akses fisik dan
elektronik, serta pelatihan
yang tepat untuk
memastikan bahwa hanya
mereka yang memerlukan
informasi tersebut yang
memiliki akses kepadanya.