Hệ thống phần mềm Dịch vụ công mức độ 4

cấp Giấy phép lái xe quốc tế

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Hà Nội, tháng 05 - 2016

MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU..............................................................................................................2
1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu 2
1.2. Phạm vi tài liệu 2
1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt 3
1.4. Cấu trúc Tài liệu 3
II. TỔNG QUAN...........................................................................................................4
2.1. Giới thiệu tổng quan Hệ thống dịch vụ công cấp độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế 4
1.2. Các nội dung khác 4
III. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG.......................................5
IV. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG............................6
4.1. Đăng ký hồ sơ trực tuyến 6
4.2. Đăng ký chuyển phát 10
4.3. Thanh toán trực tuyến 11
4.4. Tra cứu hồ sơ 12
4.5. Sửa hồ sơ 12
4.6. Gửi lại mã xác thực 13
V. PHỤ LỤC................................................................................................................15
Bảng phụ lục về tình trạng hồ sơ trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX Quốc
tế 15
Bảng phụ lục về tình trạng thanh toán trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX
Quốc tế 15

1/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

I. GIỚI THIỆU

1.1. Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người sử dụng hiểu và sử dụng được các chức
năng đăng ký, tra cứu tiến độ, xem, sửa hồ sơ cấp Giấy phép lái xe quốc tế trên hệ thống Dịch
vụ công mức độ 4 cấp GPLX quốc tế.

1.2. Phạm vi tài liệu

Tài liệu này áp dụng cho Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế,
bao gồm các chức năng sau:
– Chức năng Đăng ký hồ sơ trực tuyến
– Chức năng thanh toán
– Chức năng đăng ký chuyển phát
– Chức năng tra cứu hồ sơ
– Chức năng sửa hồ sơ
– Chức năng gửi lại mã xác thực

2/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

1.3. Các thuật ngữ và từ viết tắt

Thuật ngữ Định nghĩa Ghi chú
HDSD Hướng dẫn sử dụng
GTVT Giao thông vận tải
GPLX Giấy phép lái xe
GPLX QT Giấy phép lái xe quốc tế
Sở GTVT Sở Giao thông vận tải

1.4. Cấu trúc Tài liệu

Tài liệu này gồm 5 phần, được bố trí như sau:
– Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, các thuật ngữ và
cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng Tài liệu ….....
– Phần 2: Tổng quan: ghi nhận các thông tin tổng quát về chương trình hiện hành
– Phần 3: Giới thiệu các chức năng của chương trình.ghi nhận trong tài liệu này
– Phần 4: Hướng dẫn sử dụng các chức năng đã nêu trong Phần 3
– Phần 5: Các Phụ lục sử dụng trong hệ thống

3/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

II. TỔNG QUAN

2.1. Giới thiệu tổng quan Hệ thống dịch vụ công cấp độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế
Hệ thống “Dịch vụ công cấp độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế” được xây dựng hướng tới
việc cung cấp dịch vụ công cấp độ 4 đối với thủ tục cấp giấy phép lái xe quốc tế nhằm mục
tiêu:
- Đối với công dân: Dich vụ công cấp độ 4 cấp giấy phép lái xe quốc tế tạo thuận lợi
cho người dân đăng ký, kê khai thông tin qua mạng, thanh toán trực tuyến và đăng ký dịch vụ
chuyển phát mà không cần trực tiếp đến cơ quan hành chính. Các thông tin về kết quả xử lý
hồ sơ được gửi trực tiếp đến công dân qua hòm thư điện tử.
- Đối với cơ quan nhà nước: Hệ thống Dịch vụ công cấp độ 4 cấp giấy phép lái xe quốc
tế được xây dựng vừa tập trung vừa phân tán, triển khai đồng bộ trên cả nước giúp quản lý dữ
liệu tập trung, liên kết với Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về giấy phép lái xe trong nghiệp vụ
kiểm tra và cấp giấy phép lái xe quốc tế phạm vi toàn quốc.

1.2. Các nội dung khác

– Hệ thống hỗ trợ tốt nhất trình duyệt FireFox từ phiên bản 20.0 trở lên

4/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

III. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng
Chức năng Đăng ký trực tuyến cho phép
Đăng ký hồ sơ trực người dùng tra cứu số GPLX Quốc gia để
1 Người đăng ký
tuyến lấy thông tin và điền mẫu đăng ký hồ sơ
GPLX QT
Chức năng Đăng ký chuyển phát cho
phép người dùng: lựa chọn đơn vị chuyển
Đăng ký chuyển
2 phát, xem trước mức phí chuyển phát và Người đăng ký
phát
đăng ký thông tin người nhận, nơi nhận
kết quả GPLXQT
Chức năng thanh toán trực tuyến cho
Thanh toán trực phép người dùng lựa chọn thanh toán qua
3 Người đăng ký
tuyến thẻ nội địa hoặc thẻ quốc tế các chi phí
cấp GPLXQT
Chức năng Tra cứu hồ sơ cho phép người
4 Tra cứu hồ sơ dùng tra cứu các hồ sơ đã đăng ký theo Người đăng ký
mã hồ sơ và số điện thoại lúc đăng ký.
Chức năng Sửa hồ sơ cho phép người
dùng sửa lại thông tin hồ sơ đã đăng ký
5 Sửa hồ sơ Người đăng ký
chưa xong hoặc sửa lại các hồ sơ đã bị từ
chối.
Chức năng Gửi lại mã xác thực cho phép
người dùng yêu cầu hệ thống gửi lại mã
6 Gửi lại mã xác thực Người đăng ký
xác thực trong trường hợp chưa nhận
được mail thông báo.

5/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

IV. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

6/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Sơ đồ tổng quan quy trình nghiệp vụ cấp GPLX QT:

Bước 1: Người dân vào hệ thống, thực hiện nhập theo đúng biểu mẫu đăng ký trực tuyến cấp
GPLXQT, sau đó nhập các thông tin chuyển phát nơi nhận kết quả GPLXQT.
Bước 2: Người dân thực hiện thanh toán trực tuyến phí và lệ phí cấp GPLXQT qua cổng
thanh toán trực tuyến.
Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ sẽ thực hiện kiểm tra các hồ sơ đã hoàn tất đăng ký và thanh toán ở
trên và xác nhận hoặc từ chối. Kết quả xử lý sẽ được thông báo gửi về hòm thư điện tử cho
người đăng ký.
Bước 4: Nếu hồ sơ hợp lệ người dân sẽ được nhận GPLXQT và biên lại thanh toán tại địa chỉ
đã đăng ký chuyển phát.

4.1. Đăng ký hồ sơ trực tuyến

Chức năng này cho phép công dân có thể đăng ký thủ tục cấp GPLX quốc tế trực
tuyến bằng cách nhập theo đúng biểu mẫu và gửi đi. Nếu đăng ký thành công, công
dân sẽ nhận được một mã xác thực. Mã xác thực này được dùng để xác thực khi sửa hồ
sơ.
Vào màn hình: Từ menu Đăng ký trực tuyến >> Đăng ký trực tuyến
- Bước 1: Nhập thông tin chung: Công dân lựa chọn loại thủ tục hành chính là
Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX quốc tế, cơ quan giải quyết và nhấn Đăng ký.

7/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

- Bước 2: Trong màn hình đăng ký thông tin chi tiết, công dân nhập Số GPLX
(bằng vật liệu PET) muốn cấp GPLXQT của mình và nơi cấp GPLX. Cần nhập chính
xác Số giấy phép lái xe (12 số), Nhấn
Nếu Số GPLX hoặc nơi cấp không hợp lệ, màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:

Nếu Số GPLX hợp lệ và có trong cơ sở dữ liệu của hệ thống, thông tin chi tiết
tương ứng với số GPLX của công dân sẽ được tự động hiển thị, các thông tin này
không được phép sửa lại.

8/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

- Bước 3: Nếu Số GPLX hợp lệ, công dân tiếp tục nhập các thông tin còn lại trên
màn hình
Lưu ý phần ảnh chân dung và chữ ký:
- Mục tải lên ảnh chân dung: Ảnh chân dung tải lên cần tuân thủ tiêu chuẩn ảnh
chân dung ICAO:
 Đầu nghiêng không quá 5 độ
 Mắt nhìn thẳng
 Vẻ mặt bình thường (không cười, không giận dữ,…)
 Kích thước ảnh tối thiểu 600 pixel x 800 pixel
 Có phông nền xanh hoặc trắng
Ảnh ví dụ:

- Mục chụp ảnh chân dung: cần có nền xanh hoặc trắng, cần chụp rõ khuôn mặt
và trán, mắt mở to rõ, đủ ánh sáng.

9/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

- Phần ảnh chữ ký: nhấn vào sau đó dùng chuột ký vào màn hình lấy
mẫu chữ ký, nhấn Đồng ý để lưu chữ ký vừa tạo. Hoặc Xóa để ký lại

Tốt nhất là ký trực tiếp từ phần tạo chữ ký, ngoài ra người dân có thể tải lên ảnh chữ ký,
nhưng lưu ý cần File ảnh chữ ký chấp nhận định dạng png, có dung lượng nhỏ hơn
1MB, chữ ký màu đen trên nền trắng (hoặc nền trong), rõ nét. Ví dụ ảnh chữ ký hợp lệ:

Một số trường hợp tải lên ảnh hồ sơ không hợp lệ như sau:

10/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Các chú ý nhập dữ liệu khi đăng ký hồ sơ:

- Với các trường có đấu (*) thì bắt buộc phải nhập.
- Với các trường ngày tháng, cần nhập hợp lệ và đúng định dạng: ngày-tháng-
năm (dd/mm/yyyy). Ví dụ: 01/05/2016.
- Thư điện tử cần nhập đúng định dạng xxx@yyy.zzz
- Số điện thoại cần nhập số chính xác để sau này tìm lại được hồ sơ
- Thành phần hồ sơ: Công dân lựa chọn upload file lên hệ thống cần lưu ý: Các
file upload lên phải đúng định dạng (chấp nhận file: doc, docx, pdf, png, jpg, jpeg) và
dung lượng file nhỏ hơn 1Mb.

4.2. Đăng ký chuyển phát

Chức năng này cho phép người dùng đăng ký thông tin chuyển phát để nhận Giấy phép lái
xe sau khi được cấp.
Sau khi nhập đầy đủ và hợp lệ thông tin về hồ sơ cấp GPLX QT, hệ thống sẽ hiển thị màn
hình nhập thông tin chuyển phát:

11/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Nhập đầy đủ thông tin họ tên, số điện thoại người nhận, số CMND người nhận và địa chỉ
người nhận.
Lưu ý: Phần địa chỉ chi tiết chỉ cần nhập Số nhà, ngõ/ngách, đường.
VÍ dụ: ô D20, đường Tôn Thất Thuyết

4.3. Thanh toán trực tuyến

Chức năng này cho phép người thanh toán trực tuyến phí cấp GPLX QT bằng cách kết nối
với cổng thanh toán KeyPay.
Vào màn hình: Sau khi người dùng đăng ký thông tin chuyển phát, màn hình sẽ hiển thị
danh sách các loại chi phí, như sau:

Người đăng ký phải chọn loại thẻ thanh toán (Thẻ nội địa hay thẻ Quốc tế) để tính ra tổng chi
phí phải thanh toán. Sau đó nhấn Tiếp tục và làm theo các bước thanh toán trên cổng thanh
toán Keypay.

12/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Lưu ý trường hợp hồ sơ chưa thanh toán thành công muốn đăng ký lại:
- Bước 1: Tra cứu hồ sơ
- Bước 2: Nhấn Sửa hồ sơ, nếu không có thông tin gì thay đổi thì nhấn Lưu
- Bước 3: Đăng ký thông tin chuyển phát
- Bước 4: Chọn loại thẻ thanh toán, nhấn Thanh toán để tiếp tục thanh toán

4.4. Tra cứu hồ sơ

Chức năng này cho phép người dùng tra cứu lại các hồ sơ đã đăng ký để theo dõi tiến độ xử
lý hồ sơ.
Vào mục Tra cứu tiến độ hồ sơ
- Bước 1: Nhập chính xác thông tin Mã hồ sơ và số điện thoại lúc đăng ký để tra cứu.

- Bước 2: Muốn xem chi tiết hồ sơ, nhấn chọn vào mã hồ sơ để xem chi tiết

4.5. Sửa hồ sơ
Chức năng này cho phép người đăng ký có thể sửa lại hồ sơ để cập nhật lại thông tin hồ sơ.
Các hồ sơ được phép sửa sẽ ở tình trạng: Dự thảo, Đã gửi, Đã từ chối (với trường hợp tình
trạng thanh toán là Đã thanh toán). Riêng với trường hợp hồ sơ Đã từ chối và ở trạng thái
thanh toán Chờ hoàn tiền thì không thể sửa được hồ sơ.

- Bước 1: Tra cứu tiến độ hồ sơ, nhấn Sửa hồ sơ

13/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

Hoặc nhấn vào Mã hồ sơ, xem chi tiết hồ sơ và nhấn

- Bước 2: Cập nhật lại file ảnh chân dung/ảnh chữ ký/ file đính kèm hoặc các thông tin cần
chỉnh sửa, nhấn Lưu.
Đối với các hồ sơ ở tình trạng Đã từ chối, sau khi Sửa lại nhấn Lưu thành công thì hồ sơ
chuyển sang trạng thái Đã gửi lại

4.6. Gửi lại mã xác thực

Chức năng này cho phép người đăng ký yêu cầu gửi lại mã xác thực trong trường hợp
không nhận được email đăng ký.
- Bước 1: Vào màn hình Tra cứu tiến độ hồ sơ, nhấn vào Tại đây

14/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

- -

- Bước 2: Nhập các thông tin về số GPLX, Số điện thoại đã đăng ký và Địa chỉ email khác
nếu email cũ không nhận được mã xác thực. (Một số trường hợp sử dụng email công ty
hoặc mail outlook, yahoo bị chặn mail từ hệ thống gửi đến).

15/17
Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX QT – Tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng v1.0

V. PHỤ LỤC

Bảng phụ lục về tình trạng hồ sơ trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX Quốc
tế
STT Tình trạng hồ sơ Mô tả
1 Dự thảo Các hồ sơ đã được tạo nhưng chưa thanh toán thành công.
2 Đã gửi Các hồ sơ tạo và thanh toán thành công
Hồ sơ đã gửi sau khi được cán bộ xem xét kiểm tra hợp lệ sẽ
3 Đã xác nhận
được xác nhận
Hồ sơ đã gửi sau khi được cán bộ xem xét kiểm tra thấy
4 Từ chối
không hợp lệ sẽ bị từ chối
Các hồ sơ sau khi được xác nhận sẽ được chuyển in, nếu in
5 Đã in
xong sẽ ở tình trạng Đã in
Hồ sơ sau khi bị từ chối và sửa lại thì sẽ ở tình trạng Đã gửi
6 Đã gửi lại
lại để cán bộ duyệt lại.

Bảng phụ lục về tình trạng thanh toán trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX
Quốc tế
STT Tình trạng hồ sơ Mô tả
1 Chưa thanh toán Các hồ sơ tạo thành công nhưng thanh toán chưa thành công
2 Đã thanh toán Các hồ sơ tạo và thanh toán thành công
Hồ sơ đã bị từ chối và đang chờ bộ phận tài chính làm việc
3 Chờ hoàn tiền với cổng thanh toán trực tuyến kết hợp với ngân hàng hoàn
trả lại tiền vào tài khoản cho người đăng ký

16/17