CHƯƠNG 1.

CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG VÀ CSDL QUAN HỆ

1.1. Khái niệm (định nghĩa) về hệ thống, hệ thống thông tin, AIS.
a. Khái niệm:
- Hệ thống (system) là 1 tập hợp gồm các thành phần quan hệ tương tác với nhau nhằm đạt
mục tiêu của mình. Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con (sub-systems). Mối quan hệ
mục tiêu giữa hệ thống và hệ thống con
- Hệ thống thông tin (Information Systems - IS): là một hệ thống thường bao gồm một
chuỗi những thành phần máy tính và thủ công kết hợp với nhau được thiết lập để thu thập,
dự trữ và quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng.
- Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systems - AIS) là những thông tin
ghi chép, phản ánh về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong một DN hay tổ
chức, nó phản ánh đầy đủ các chu trinh về nghiệp vụ của DN hay tổ chức. Bao gồm các
chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính trong DN. Đó là những thông tin hai mặt
của một hiện tượng, một quá trìnhkế toán: Tài sản, Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu, Doanh
thu, Chi phí và xác định kết quả hoạt động. Thông tin kế toán có vai trò cơ bản của thông
tin và kiểm tra để cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN
1.2. Vai trò của AIS:
- Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng của
họ. Giá trị gia tăng có nghĩa là làm cho giá trị của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn
hơn tổng số do các bộ phận rời rạc khác cộng lại. Nói cách khác, điều này có thể
có nghĩa là:
+ Làm nhanh hơn;
+ Làm cho tin cậy hơn;
+ Cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc lời khuyên hữu ích hơn;
+ Cung cấp những sản phẩm mà nguồn cung hạn hẹp;
+ Cung cấp các đặc trưng đã được tăng cường;
+Hướng đến khách hàng…
- Giá trị được cung cấp bởi một loạt các hành vi được gọi là chuỗi giá trị (value
chain). Các hoạt động bao gồm:
+ Các hoạt động cơ bản;
+ Các hoạt động bổ trợ.
Hệ thống thông tin kế toán có vai trò là bộ phận sản xuất ra thông tin phục vụ
cho việc ra quyết định. Thông tin phải có chất lượng cao và phải với chi phí có
được các thông tin ở mức thấp nhất. Các đặc tính đo lường tính hữu ích của
thông tin:
+ Phù hợp (Relevance);
+ Tin cậy (Reliability);
+ Đầy đủ (Completeness);
+ Kịp thời (Timeliness);
+ Có thể hiểu được (Understandability);
+ Có thể kiểm chứng (Verifiability);
+ Có thể tiếp cận (Accessibility).
1.3. Các công cụ lập kế hoạch hệ thống (công cụ hỗ trợ thiết kế hồ sơ đặc tả)
1.3.1. Công cụ mô hình hoá xử lý chức năng
Định nghĩa, vai trò, đặc điểm, các thành phần và quy tắc thiết kế mô hình, ký hiệu sử dụng.
- Mô hình phân rã chức năng (BFD)
a. Khái niệm: Là sơ đồ dùng để phân tích các chức năng xử lý có thứ bậc trong một hệ
thống đang xét.
b. Vai trò:
- Tính trực quan từ mô hình phân rã chức năng gần gũi với sơ đồ tổ chức vì vậy nó cung
cấp cách nhìn khát quát về chức năng của toàn bộ hệ thống
- Dựa vào mô hình phân rã chức năng giúp người phát triển hệ thống có thể xác định phạm
vi của hệ thống cần phân tích
- Cho phép mô tả khái quát dần các chức năng của tổ chức một cách trực tiếp, khách quan,
phát hiện được chức năng thiếu hoặc trùng lặp
- Tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong quá trình
phát triển hệ thống
c. Đặc điểm
- Thể hiện đầy đủ các chức năng của một hệ thống thực hiện
- Mang tính chất phân cấp giữa các chức năng
- Cung cấp cái nhìn khái quát về các chức năng có trong hệ thống
- Mang tính chất tĩnh
- Trong BFD thì mức trên cùng gọi là mức đỉnh hay khung cảnh hay mức 0; từ mức
thức 2 trở lên gọi là mức 1,2,3…
d. Các thành phần
- Các chức năng xử lý được kí hiệu bằng hình chữ nhật, bên trong ghi tên chức năng đó
- Tên của một chức năng thường là ĐỘNG TỪ + BỔ NGỮ
- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng
e. Quy tắc thiết kế
- Nguyên tắc thực chất: Mỗi chức năng được phân rã là một bộ phận thực sự tham gia
thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.
- Nguyên tắc đầy đủ: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm
bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
- Mô hình luồng dữ liệu (DFD)
a. Khái niệm: một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình.
b. Vai trò:
DFD là công cụ dùng để trợ giúp cho 4 hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ
thống trong quá trình phân tích thông tin:
- Phân tích: DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng
- Thiết kế: DFD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích và thiết
kế hệ thống mới
- Biểu đạt: DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng
- Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích
ngắn gọn. DFD cung cấp cho người dùng một cách nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu
chuyển thông tin trong hệ thống đó.
c. Đặc điểm
• DFD chỉ rõ một cách có thứ tự các thông tin chuyển từ một chức năng hoặc một
tiến trình này sang một chức năng hay tiến trình khác.
• không xác định được thứ tự thực hiện các chức năng
• Không xác định được thời gian hao tốn cho việc truy xuất dữ liệu
d. Các thành phần
• Ô xử lý: Là hoạt động xử lí trong hệ thống
• Kí hiệu: Hình tròn ghi tên chức năng: ĐỘNG TỪ + BỔ NGỮ
 •Luồng dữ liệu: là những luồng thông tin vào hoặc ra của một chức năng xử lý
•Kí hiệu: Đường mũi tên có tên luồng dữ liệu: DANH TỪ + TÍNH TỪ(có hay
không cũng được)
• Kho lưu trữ: Là nơi lưu trữ dữ liệu
• Kí hiệu: hai đường thẳng song song, bên trong ghi tên kho: DANH TỪ + TÍNH
TỪ
• Tác nhân ngoài: là một đối tượng bên ngoài hệ thống. chỉ có tác dụng trao đổi
thông tin trong hệ thống
• Kí hiệu: Hình chữ nhật. DANH TỪ
• Tác nhân trong: là chức năng xử lí hay một hệ thống con của hệ thống đang xét
được mô tả ở trong một trang khác của cùng một biểu đồ
• Kí hiệu: Hình thoi ngược. ĐỘNG TỪ + BỔ NGỮ
e. Quy tắc thiết kế
- Nguyên tắc thiết kế: tại 1 ô xử lý phải có dòng dữ liệu vào và ra, số dòng dữ liệu vào và
ra không bắt buộc cân bằng, dòng dữ liệu vào phải được biến đổi sau khi qua ô xử lý, số
dòng dữ liệu của cấp trước và cấp sau không nhất thiết bằng nhau.
- Lưu đồ khối (Flowchart)
a. Khái niệm:
•Là công cụ biểu diễn trực quan hóa các quy trình thông tin bao gồm các hoạt động
luồng dữ liệu nhập xuất và lưu trữ dữ liệu cũng như các quy trình tác nghiệp
a. Mục đích
• Trình bày trình tự ghi chép, luân chuyển chứng từ khi có một nghiệp vụ kinh tế
phát sinh xảy ra
• Trình tự xử lí một nghiệp vụ xảy ra trong hệ thống thông tin kế toán sử dụng máy
vi tính
• Trình bày thuật toán để xử lí một nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra
b. Phân loại lưu đồ
c. Các kí hiệu
• Ký hiệu kỹ thuật
• Kí hiệu đầu vào:
• Kí hiệu xử lí

• Kí hiệu đầu ra
•
 • Kí hiệu lưu trữ

d. Ý nghĩa:
• Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối tượng,
bộ phận liên quan
• Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh

1.3.2. Công cụ mô hình hoá lưu trữ dữ liệu

- Mô hình thực thể kết hợp (ERD) - mức quan niệm
a. Khái niệm:
• Được CHEN giới thiệu năm 1976
• Đây là mô hình được sử dụng rộng rãi trong các bản thiết kế CSDL ở mức quan
niệm
• Mô hình ER như 1 công cụ để trao đổi ý tưởng giữa nhà thiết kế và người dùng
cuối giai đoạn phân tích
• ERD độc lập với hệ quản trị CSDL và quá trình thực hiện CSDL.
b.Các thành phần:
▪ Tập thực thể: đối tượng dữ liệu muốn lưu trữ (con người, sự kiện, sự vật), đặt tên là
danh từ/cụm danh từ (ví dụ: KHACHHANG, NHANVIEN, SAN PHAM,
HOADON, PHIEU DAT HANG, ...)
▪ Thuộc tính: có 2 loại thuộc tính (thuộc tính định danh và thuộc tính mô tả)
▪ Mối kết hợp: thể hiện mối quan hệ giữa các tập thực thể, đặt tên là động từ/ bổ ngữ.
Có 3 loại mối kết hợp cơ bản (1, 1), (1 - n), (n - n)
▪ Bản số: (min, max)
c. Một số kí hiệu:
• Thực thể : biểu diễn 1 lớp khái niệm trong thế giới thực. Có 2 loại chính: trực quan
và không trực quan. Mỗi kiểu thực thể phải có một tên gọi, nên là DANH TỪ
HOẶC CỤM DANH TỪ

Kí hiệu:
• Mối kết hợp: biểu diễn sự kết hợp ngữ nghĩa giữa 2 hay nhiều thực thể. Mối kết
hợp thể hiện sự kiện kết nối hoặc mối quan hệ vật lí giữa các thực thể với nhau.
Kí hiệu: Hình oval hoặc hình thoi. ĐỘNG TỪ HOẶC CỤM ĐỘNG TỪ.

- Mô hình quan hệ dữ liệu (RDM) - tổ chức (logic)

Mô hình ER Mô hình RD
1. TẬP THỰC THỂ 1. QUAN HỆ
Ví dụ: Có tập thực thể KHACH HANG -> Chuyển thành quan hệ KHACH HANG
2. THUỘC TÍNH 2. THUỘC TÍNH
- Định danh - Khoá chính
- Mô tả - Mô tả
Ví dụ: Có tập thực thể KHACH HANG với -> Quan hệ KHACH HÀNG
các thuộc tính như sau:
- Định danh: MAKH - Khoá chính: MAKH
- Mô tả: TENKH, DIACHI, PHAI, - Mô tả: TENKH, DIACHI, PHAI,
NGAYSINH, ... NGAYSINH, ...
 MỐI KẾT HỢP
- (1, 1)

- (1, n) Khoá chính của quan hệ bên 1 sẽ trở thành

thuộc tính khoá ngoại bên quan hệ n

-> Phát sinh thêm 1 quan hệ mới, quan hệ

này sẽ lấy khoá chính của các quan hệ
- (n, n) thành phần để tạo thành khoá chính cho nó

CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG AIS

2.1. Định nghĩa (khái niệm) KSNB
• Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính
sách được thiết lập bởi các cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ
nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:
• Báo cáo tài chính đáng tin cậy
• Các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ
• Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả
2.2. Vai trò của KSNB:
- Có hai dạng kiểm soát nội bộ:
+Kiểm soát quản lý nhằm đạt các mục tiêu
Thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh
Kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý
+Kiểm soát kế toán nhằm đạt các mục tiêu
Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.
2.3. COSO
Committee Of Sponsoring Organization of the Treadway Commission
2.4. Phân loại KSNB
• Theo mục đích kiểm soát: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát
sửa sai.
• Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phòng sai sót và gian lận. Sai sót có thể là do không
cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức. Sai sót đa phần là không cố ý.
• Kiểm soát phát hiện là kiểm soát tìm ra các sai sót và gian lận đã xảy ra hoặc đã
được thực hiện.
• Kiểm soát sửa sai là kiểm soát các sai sót và gian lận đã phát hiện nhằm sữa chữa,
giới hạn các ảnh hưởng sai lệch của các sai sót và gian lận này đối với mức độ
chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán.
 • Theo đối tượng kiểm soát:
• Phân chia trách nhiệm phù hợp
• Ủy quyền đúng đắn các nghiệp vụ và hoạt động
• Kiểm soát chứng từ sổ sách đầy đủ
• Kiểm soát an toàn vật chất và thông tin
• Kiểm soát độc lập việc thực hiện
• Theo phạm vi kiểm soát HTTT
• Kiểm soát toàn bộ - kiểm soát chung - là các thủ tục, các chính sách được thiết
kế có hiệu lực trên toàn bộ hệ thống. Kiểm soát chung trong hệ thống thông tin kế
toán trên nền máy tính bao gồm các vấn đề chủ yếu sau đây:
• Tổ chức quản lý
• Kiểm tra vận hành hệ thống
• Kiểm soát phần mềm
• Kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập
• Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một
hệ thống con, một phần hành ứng dụng cụ thể. Kiểm soát ứng dụng được thực hiện
trên sự phân chia trách nhiệm và các thủ tục kiểm soát.
• Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc (i) người ghi chép sổ sách
không kiêm nhiệm việc giữ tài sản, (ii) người ghi số chi tiết phải khác với người
ghi sổ tổng hợp. Phân chia trách nhiệm cũng tuân theo nguyên tắc không để một
người xử lý toàn bộ một chu trình nghiệp vụ.
• Các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên (i) việc lập, xét duyệt, lưu chuyển, lưu
trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ ; …(ii) tiền,
hàng tồn kho, tài sản cố định…
CHƯƠNG 3. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• Nhằm đạt được HTTTKT hoàn hảo với chi phí bỏ ra tương xứng với hiệu quả
mang lại, đạt hiệu quả tối đa trong việc khai thác phần mềm KT mang lại trong hđ
kế toán
a. Chiến lược phát triển
• Phát triển HTTTKT để xử lý nghiệp vụ và hỗ trợ quá trình ra quyết định, cơ sở
thông tin định hướng chiến lược
• Đưa ra thông tin dự đoán có độ tin cậy cao (dữ liệu tài chính + phi tài chính)
• Ứng dụng và khai thác lợi ích từ CNTT
• Trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP trong DN)
• Dự báo và đối phó rủi ro
b. Phương pháp phát triển:

Phát triển theo mẫu Phát triển theo các giai đoạn
thử nghiệm chuẩn mực

Ứng Phương pháp này thích hợp cho các hệ Phương pháp này thường được
dụng thống đơn giản, không nghiêng về thông áp dụng trong các hệ thống lớn,
 tin quản trị, không yêu cầu phát triển có kế hoạch chiến lược phát
nhanh chóng triển
Tính Sử dụng các hệ thống có sẵn (nguyên Chu trình phát triển được chia
chất mẫu). thành các giai đoạn chuẩn mực.
Nếu không đạt được yêu cầu, nguyên mẫu Sau mỗi giai đoạn, tiến hành
sẽ được chỉnh sửa, thêm, bớt cho đến khi kiểm tra và đánh giá kết quả để
đạt được mục tiêu. quyết định tiếp tục hoặc dừng
lại.

Ưu Linh hoạt Cấu trúc rõ ràng

điểm Thí nghiệm nhanh chóng. Quản lý rủi ro tốt

Nhược Thiếu cấu trúc Thiếu tính linh hoạt

điểm Khó quản lý Cần có kế hoạch chi tiết

c. Các bước phát triển HTTTKT

Giai đoạn 1: Xác định và chọn lựa
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch và khởi tạo
Giai đoạn 3: Phân tích yêu cầu
Giai đoạn 4: Thiết kế
Giai đoạn 5: Cài đặt
Giai đoạn 6: Bảo trì
3.2. Tổ chức HTTTKT
Thiết kế về mặt tổ chức dữ liệu: ERD → RDM → DB
Thiết kế về mặt xử lý dữ liệu: BFD → DFD → FlowChart
a. Tạo lập hệ thống

Tạo lập phần cứng Tạo lập phần mềm

1. Lắp đặt máy móc 1. Khảo sát

2. Hệ thống mạng 2. Phân tích, thiết kế, viết sưu liệu
3. Kiểm tra hđ máy tính 3. Kiểm soát

b. Chuyển đổi HTTTKT

• Tổ chức chuyển đổi
1. Khai báo các thông tin chung về DN, các CSKT.
2. Khai báo các thông tin liên quan đến các tài khoản, đối tượng cần theo dõi.
3. Khai báo, chuyển đổi số dư đầu kỳ tài khoản, đối tượng chi tiết.
4. Thiết lập chức năng nhập liệu và kiểm soát.
5. Phân quyền sử dụng.
6. Nhập liệu thử các nghiệp vụ.
7. Xem xét hệ thống báo cáo.
8. Phương thức chuyển đổi.
9. Lựa chọn đánh giá phần mềm.
10. Chuyển đổi thành phần thu thập dữ liệu (Tài khoản, Đối tượng, Màn hình nhập liệu,
Chứng từ)
11. Chuyển đổi quy trình (Luân chuyển chứng từ bên ngoài, Quy trình xử lý của bộ máy
kế toán, Các chính sách kiểm soát)
12. Chuyển đổi tổ chức (Tổ chức các bộ phận liên quan, Tổ chức bộ máy kế toán)
13. Chuyển đổi công nghệ (Trang bị phần cứng, phần mềm; Huấn luyện người sử dụng)
• Phương pháp chuyển đổi

Phương Đặc điểm Ưu điểm Nhược điểm

thức
Chuyển cách chuyển đổi trong 1 thời gian ngắn, toàn Tiết kiệm Rủi ro cao
đổi trực bộ hệ thống mới đi vào hoạt động, hủy bỏ hệ thời gian không có cơ
tiếp thống cũ sở kiểm tra

Chuyển hệ thống cũ hoạt động đồng thời với hệ thống Có cơ sở đối Thời gian
đổi song mới. chiếu với kéo dài
song HT cũ Chi phí tăng

Chuyển cách mà người ta sẽ chọn ra một phần hành Giảm thiểu Thời gian
đổi từng kế toán, một hệ thống con, hay một chi nhánh rủi ro sai sót kéo dài
phần ổn định và có điều kiện thuận lợi nhất trong của HT mới Chi phí tăng
việc tiếp cận hệ thống mới để tiến hành
chuyển đổi

Chuyển Chuyển đổi những phần thí điểm còn lại giữ Hạn chế rủi Kéo dài thời
đổi thí nguyên ro thúc đẩy gian phát
điểm phát triển triển AIS
AIS

d. Lựa chọn và đánh giá PMKT

• Tiêu chí đánh giá:
• Phần mềm phải:
• Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
• Có tính kiểm soát cao.
• Có tính linh hoạt
• Phải phổ biến và có tính ổn định cao.
• Chi phí phù hợp
 • Nội dung trao đổi với NCC phần mềm kế toán
• Các chi tiết về kết xuất, nhập liệu, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Yêu cầu về tốc độ, phương thức xử lý, nâng cấp hệ thống
• Các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp.
• Các chính sách tài chính kế toán.

• Quy trình đánh giá phần mềm

Bước 1: Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh cho 1 hay nhiều kỳ kế toán, phần
mềm (phiên bản thử nghiệm), các kết quả thiết kế chi tiết.
Bước 2: Khai báo, nhập liệu, in các báo cáo, đối chiếu để đánh giá mức độ đáp ứng yêu
cầu.
Bước 3: Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm.
Bước 4: Đánh giá các tiêu chí khác.
Bước 5: Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà cung cấp phần mềm.

3.3 Vận hành HTTTKT

a. Tổ chức vận hành hệ thống
Bước 1: Mua sắm trang thiết bị
Bước 2: Lập trình/ mua và cài đặt phần mềm
Bước 3: Huấn luyện và kiểm tra phần mềm
Bước 4: Đánh giá, bảo trì, cải tiến phần mềm
b. Tổ chức kiểm soát hệ thống

Kiểm soát Xét duyệt, phân chia trách nhiệm, quy định trình tự thực hiện, đối
nguồn dữ liệu chiếu giữa các chứng từ... Phần lớn đã được thiết lập thông qua việc
thiết lập quy trình lập, luân chuyển và xử lý chứng từ cho từng nghiệp
vụ.
Kiểm soát * Phân quyền sử dụng phần mềm (đã thực hiện trong quá trình tổ
chung chức bộ máy kế toán),
* Kiểm soát các đối tượng bên ngoài, sao lưu dự phòng dữ liệu, tài
liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Kiểm soát * Thiết lập thủ tục kiểm soát nhập liệu cho từng màn hình.
nhập liệu, xử * Tổ chức việc kiểm tra đối chiếu các kết quả từ các nguồn độc lập.
lý, kết xuất * Phân quyền sử dụng báo cáo, thông tin.

CHƯƠNG 4. CÁC CHU TRÌNH TRONG AIS

Định nghĩa, các hoạt động chính, chứng từ, kiểm soát trong từng chu trình
 1. Chu trình doanh thu: gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát
sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và công nợ phải thu khách hàng. Có bốn
hoạt động chính trong chu trình doanh thu:
(1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;
(2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;
(3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;
(4) Nhận tiền thanh toán
a. Chứng từ

Chứng từ Người lập Nội dung

Đơn đặt Người mua Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên
hàng của lập và gửi chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ
khách hàng cho doanh không được nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về
nghiệp khách hàng, thông tin về hàng hoá/dịch vụ yêu cầu gồm:
mã số hàng hóa, tên hàng, quy cách, số lượng (một số
đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao
hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về
bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.

Lệnh bán Bộ phận lập Căn cứ vào đơn hàng của khách hàng.
hàng lệnh bán Ngoài các thông tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh
trong doanh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của
nghiệp lập khách hàng.

Phiếu đóng Bộ phận kho Cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Ngoài các thông
gói hàng; lập tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi
Phiếu đóng thêm số của lệnh
kiện bán

Phiếu vận Bộ phận Chứng từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng,
chuyển; giao nhận chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp cũng dùng
Phiếu giao hàng hoá lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao
hàng hàng. Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán.

Hóa đơn bán Bộ phận lập Căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên
hàng hóa đơn or quan đến việc bán hàng như đơn đặt hàng của khách
Kế toán hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng…
Cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định
nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
Giấy báo Doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để yêu cầu
thanh toán người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc
 gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm
thông tin về thời hạn thanh toán.
Biên lai, Dùng trong các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay hoặc
biên nhận các giao dịch giá trị thấp.

Ngoài ra còn có:

• Phiếu thu, Giấy báo có, Ủy nhiệm thu, séc thanh toán
• Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ
• Chứng từ ghi có: Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách
hàng
• Phiếu nhập kho
b. Sổ
• Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
• Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112
c. Báo cáo
Được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin:
• Bảng kê nghiệp vụ: liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu nghiệp
vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng… Ví dụ báo cáo liệt kê tất
cả hoá đơn bán hàng…
• Báo cáo kiểm soát: báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích
tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu
đều được cập nhật và xử lý đầy đủ. VD: báo cáo tổng doanh thu bán hàng,...
• Báo cáo đặc biệt: được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin,
bao gồm:
• Báo cáo công nợ khách hàng: Liệt kê tất cả nghiệp vụ bán hàng, thanh toán với
từng người mua.
• Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Phân tích khoản phải thu
của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ
• Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán: Liệt kê toàn bộ các “Giấy
báo trả tiền” trong ngày của các khách hàng.
• Báo cáo phân tích bán hàng: Tổng hợp doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán,
lãi gộp.
• Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo: Doanh số bán hàng
của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng, thời
gian giao hàng…
e. Xử lý nghiệp vụ
Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chính trong chu trình doanh thu:

Quy trình OE/S: Quy trình B/AR/CR:

• Xử lý đơn hàng • Tính tiền hóa đơn
 • Giao hàng cho khách • Công nợ khách hàng
• Thu tiền mặt

Các quy trình xử lý trong chu trình doanh thu:

• Bán chịu
• Thu công nợ khách hàng
• Bán hàng thu tiền ngay
• Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
• Xóa nợ khó đòi
Kiểm soát hệ thống xử lý thông tin: Bao gồm các rủi ro:
• Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu
• Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin
• Rủi ro liên quan tới báo cáo
Kiểm soát đầu vào : Ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu
Kiểm soát xử lý trong chu trình doanh thu : Kiểm soát xử lý có mục đích ngăn ngừa
và phát hiện sai sót của chương trình xử lý. Cũng giống kiểm soát đầu vào, chương trình
kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Kiểm soát kết quả xử lý trong chu trình doanh thu: Kiểm soát kết quả có mục đích
ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này được tiến hành
bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc bằng các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách
nhiệm. Phương pháp kiểm soát có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà soát các nghiệp vụ
đã xử lý và có mặt trong kết quả đầu ra. Vài hệ thống có các chương trình kiểm soát được
cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
2. Chu trình chi phí
a. Hệ thống thông tin chu trình chi phí
Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí:
• Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp
• Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp
• Xác nhận nghĩa vụ thanh toán
• Thanh toán cho người bán
4.2.1.1. Chứng từ
• Phiếu yêu cầu hàng hóa/dịch vụ: Được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi
có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn đặt hàng: Bộ phận lập đơn đặt hàng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung
cấp
• Giấy xác nhận đơn hàng (hoặc Lệnh bán hàng) của người bán
• Phiếu nhập kho, Báo cáo nhận hàng: Do bộ phận nhận hàng lập
• Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng
• Các hóa đơn vận chuyển (nếu thuê dịch vụ vận chuyển)
• Hoá đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền
• Chứng từ thanh toán
• Biên lai, biên nhận
 • Thẻ; Vé
• Phiếu chi; Giấy báo nợ; Ủy nhiệm chi; séc thanh toán;…
• Chứng từ ghi nợ (Debit Memo); Phiếu định khoản
• Phiếu xuất kho (trả lại hàng)
b. Sổ
• Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….
• Tổng hợp tài khoản 331, 133, 156, 111, 112….
• Trong HT xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin
c. Báo cáo
• Bảng kê nghiệp vụ: Báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một kiểu
nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý như 1 tuần, 1 tháng…
• Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích
tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu
đều được cập nhật và xử lý đầy đủ
• Báo cáo công nợ phải trả: Liệt kê tất cả nghiệp vụ mua hàng, thanh toán với từng
người bán, cũng như tổng số nợ còn phải trả; báo cáo này có tác dụng: Thứ nhất,
dùng để đối chiếu với người bán, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán. Thứ
hai, dùng để hoạch định chính sách thanh toán.
• Báo cáo yêu cầu tiền mặt: Phân tích khoản phải trả đến hạn của từng nhà cung
cấp
d. Xử lý nghiệp vụ
• Nghiệp vụ mua chịu:
• Các bộ phận lập phiếu yêu cầu mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng.
• Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng sau khi được chấp
thuận.
• Nhà cung cấp xem xét và gửi thông báo chấp nhận đơn đặt hàng cho bộ phận mua
hàng.
• Bộ phận nhận hàng kiểm tra và lập phiếu nhập kho.
• Bộ phận yêu cầu đi nhận hàng và lưu chứng từ.
• Kế toán kiểm tra hóa đơn và lập chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp.
• Thanh toán nợ phải trả người bán:
• Chứng từ thanh toán được chuyển đến phòng tài vụ để xét duyệt tùy theo chính
sách thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Tại phòng tài vụ, chứng từ được kiểm tra và lập séc thanh toán.
• Séc được ghi vào chứng từ thanh toán và chuyển trả về bộ phận kế toán phải trả.
• Bộ phận này sử dụng séc để thanh toán cho nhà cung cấp và ghi vào sổ nhật ký
chi.
• Bộ phận kế toán phải trả ghi vào sổ chi tiết phải trả người bán sau khi nhận chứng
từ thanh toán.
• Cuối tháng, số liệu được cộng và chuyển về bộ phận kế toán tổng hợp và phòng tài
vụ để ghi vào sổ cái.
3. Chu trình sản xuất
Bao gồm ba hệ thống con:
 • Hệ thống lương: tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên, thanh toán lương, và
các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân.
• Hệ thống quản trị hàng tồn kho: tổ chức quản lý dự trữ hàng tồn kho và việc sử
dụng nguyên vật liệu cho sản xuất…
• Hệ thống chi phí: quản lý và tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm
hoặc dịch vụ. Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc
dịch vụ.
a. Hệ thống hàng tồn kho
Có hai chức năng chủ yếu là:
• Thực hiện các ghi chép kế toán về hàng tồn kho và-
• Quản trị hàng tồn kho
Chi phí cho hàng tồn kho được phân thành 3 loại:
• Chi phí mua hàng (Ordering costs): gồm chi phí đặt hàng, phí vận chuyển, giá mua
hàng hoá, chi phí nhận hàng…
• Chi phí dự trữ (Carrying costs): gồm tất cả các chi phí bảo quản, dự trữ như tiền
lương nhân viên kho hàng, chi phí khác liên quan bảo quản như thuê hoặc khấu
hao kho hàng, chi phí bảo hiểm hàng trong kho, chi phí dịch vụ mua ngoài,
điện…
• Chi phí cơ hội (Opportunity costs): gồm tất cả các chi phí phát sinh do hàng tồn
kho bị thiếu hụt như: lỗ do thiếu hàng bán, định phí phải gánh chịu cao; lỗ chi phí
cơ hội và chi phí cơ hội của việc đầu tư hàng tồn kho
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho
• Phương pháp EOQ (Số lượng tối ưu mỗi lần đặt hàng)
• Phương pháp MRP (Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu)
• Phương pháp JIT
Chứng từ: Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, lệnh
bán hàng….
Kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Báo cáo của hệ thống hàng tồn kho: Báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép, và báo cáo
đặc biệt…
b. Sổ sách trong hệ thống hàng tồn kho: Ghi chép thủ công, Ghi chép bằng máy
4. Hệ thống kế toán chi phí: Gồm hai nghiệp vụ:
• Tập hợp chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung
• Kết chuyển chi phí sản xuất vào giá trị thành phẩm.
a. Chứng từ: Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho, thẻ thời gian theo công
việc…
• Xử lý các nghiệp vụ kế toán chi phí:
• Lập kế hoạch sản xuất
• Lập Lệnh sản xuất
• Quản lý nguyên vật liệu
• Ghi nhận chi phí nguyên vật liệu
• Quản lý công việc sản xuất
• Nhận và ghi nhận sản phẩm hoàn thành
 • Tính giá thành
5. Hệ thống lương
Hoạt động về tuyển dụng nhân sự, ghi chép, tính toán và thực hiện thanh toán lương cho
công nhân viên.
6. Chu trình quản trị nguồn nhân lực
a. Hệ thống thông tin chu trình quản trị nguồn nhân lực
Mục tiêu: Sử dụng hữu hiệu và hiệu quả nguồn nhân lực của đơn vị, bao gồm:
• Lập kế hoạch đáp ứng cho nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp
• Phát huy khả năng hiện tại, phát hiện và phát triển khả năng tiềm ẩn của nhân
viên
• Kiểm soát chính sách nhân sự
b. Xử lý nghiệp vụ
6. Chu trình tài chính và hệ thống báo cáo
a. Hệ thống thông tin chu trình tài chính
Hệ thống ghi nhật ký
Các nghiệp vụ vốn:
• Tăng vốn: vay ngắn hạn ngân hàng, các tổ chức tài chính… hoặc thế chấp để vay
trung hạn và dài hạn; Phát hành trái phiếu; Phát hành cổ phiếu
• Giảm vốn: Rút vốn, chia cổ tức
• Sổ: Sổ chi tiết vay ngân hàng; sổ chi tiết người giữ trái phiếu
• Kiểm soát các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu:

Hoạt Vay ngân hàng Phát hành trái Phát hành cổ phiếu
động KS phiếu

1. Uỷ Phân cấp thực hiện Ban giám đốc Ban giám đốc thực hiện,
quyền theo giá trị và thời hạn các cổ đông chấp thuận
thực hiện vay
nhiệm vụ
2. Bảo Đơn vị được uỷ Đại lý chuyển nhượng giữ
quản tài thác độc lập giữ các chứng nhận cổ phiếu
sản và sổ chứng nhận trái
sách phiếu

3. Phân Phân chia giữa người Sử dụng người uỷ - Phân chia giữa bộ phận
chia trách vay ngân hàng và thác độc lập độc lập giữ sổ và đại lý
nhiệm người ghi chép, giữ sổ. chuyển nhượng cổ phiếu.
- Phân chia giữa chức
năng bảo quản chứng
nhận cổ phiếu chưa phát
hành, chức năng ký các
 chứng nhận, và chức năng
giữ sổ cổ đông.
- Phân chia giữa chức
năng ký Check thanh toán
cổ tức và giữ sổ cổ đông.

4. Chứng Việc uỷ quyền phải Ban giám đốc Ban giám đốc công ty
từ và sổ được thực hiện bằng công ty chấp thuận chấp thuận việc trả cổ tức
sách giấy tờ Phải có sự việc trả lãi Các Các chứng chỉ cổ phiếu
chấp thuận của cấp chứng chỉ trái phải được đánh số trước
cao hơn với các khoản phiếu phải được
vay lớn hoặc dài hạn đánh số trước
Hệ Thống Tài Sản Cố Định (TSCĐ):
Tăng tài sản cố định: Mua TSCĐ
Giảm tài sản cố định: Bán, thanh lý TSCĐ
Khấu hao tài sản cố định
Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về TSCĐ

Hoạt động kiểm Thủ tục kiểm soát

soát

1. Uỷ quyền xử lý Cho các cấp quản lý tùy thuộc vào giá trị tài sản cố định

2. Bảo vệ tài sản và - Kiểm tra, lập báo cáo nhận tài sản khi nhận tài sản cố định
sổ sách - Báo cáo nhận tài sản phải được đánh số trước
- Bộ phận sử dụng tài sản cố định phải tham gia vào việc nhận
cũng như chấp thuận tài sản cố định.

3. Phân chia trách Phân chia giữa bộ phận mua hàng và kế toán phải trả.
nhiệm

4. Chứng từ và sổ - Chứng từ “Yêu cầu mua TSCĐ”

sách - Chứng từ “Đơn đặt hàng”
- Chứng từ thanh toán
a. Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
•Báo cáo tài chính
Các bước thực hiện của xử lý lập Báo cáo tài chính bao gồm:
• Khóa sổ kế toán sau các bút toán điều chỉnh
• Tạo tập tin sổ có chứa các số dư tài khoản cho kỳ kế toán tiếp theo.
b. Báo cáo quản trị
• Liệt kê các bút toán nhật ký chứng từ theo trình tự thời gian, theo tài khoản
• Liệt kê bảng cân đối tài khoản
Kế toán trách nhiệm:
• Là hệ thống:
• Thiết lập kế hoạch hoặc lập dự toán.
• Đánh giá thực hiện kế hoạch.
• Áp dụng cho từng trung tâm trách nhiệm hoặc từng đơn vị có trách nhiệm tài
chính trong doanh nghiệp.