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CHAPTER ORGANIZATIONAL
6 STRUCTURE AND
DESIGN
LEARNING OUTCOMES
After reading this chapter students should be able to:
1. Describe 6 key elements in organizational design.
2. Identify the contingency factors that favor the mechanistic model or the organic model.
3. Compare and contrast traditional and contemporary organizational designs.
4. Discuss the design challenges faced by today’s organizations.
Management Myth
MYTH: Bureaucracies are inefficient.
TRUTH: Bureaucratic organizations are still alive and well and continue to dominate most
medium-sized and large organization.
SUMMARY
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Chapter 6 – Organizational Structure and Design
This chapter discusses the key concepts and their components and how managers create a
structured environment where employees can work efficiently and effectively. Once the
organization’s goals, plans, and strategies are in place, managers must develop a structure that
will best facilitate the attainment of those goals.
A. Introduction
1. Organization design decisions are typically made by senior managers.
2. Organization design applies to any type of organization.
3. Formulated by management writers such as Henri Fayol and Max Weber in the
early 1900s.
4. These principles still provide valuable insights into designing effective and
efficient organizations.
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Chapter 6 – Organizational Structure and Design
e) Process Groups - employees based on the basis of work or customer flow (e.g.,
testing, payment)
3. With today's focus on the customer, many companies are using cross-functional
teams, which are teams made up of individuals from various departments and that
cross traditional departmental lines.
D. What are Authority and Responsibility?
1. The chain of command is the continuous line of authority that extends from upper
organizational levels to the lowest and clarifies who reports to whom.
2. An employee who has to report to two or more bosses might have to cope with
conflicting demands or priorities.
3. Authority refers to the rights inherent in a managerial position, to give orders and
expect the orders to be obeyed.
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Chapter 6 – Organizational Structure and Design
4. Each management position has specific inherent rights that incumbents acquire
from the position’s rank or title.
a) Authority is related to one’s position and ignores personal characteristics.
5. When managers delegate authority, they must allocate commensurate
responsibility.
a) When employees are given rights, they assume a corresponding obligation to
perform and should be held accountable for that performance.
b) Allocating authority without responsibility creates opportunities for abuse.
c) No one should be held responsible for something over which he or she has no
authority.
6. What are the different types of authority relationships?
a) The early management writers distinguished between two forms of authority.
(1) Line authority entitles a manager to direct the work of an employee.
(a) It is the employer-employee authority relationship that extends from
top to bottom.
(b) See Exhibit 6-3.
(c) A line manager has the right to direct the work of employees and make
certain decisions without consulting anyone.
(d) Sometimes the term “line” is used to differentiate line managers from
staff managers.
(e) Line emphasizes managers whose organizational function contributes
directly to the achievement of organizational objectives (e.g.,
production and sales).
(2) Staff managers have staff authority (e.g., human resources and payroll).
(a) A manager’s function is classified as line or staff based on the
organization’s objectives.
(b) As organizations get larger and more complex, line managers find that
they do not have the time, expertise, or resources to get their jobs done
effectively.
(c) They create staff authority functions to support, assist, advice, and
generally reduce some of their informational burdens.
(d) Exhibit 6-4 illustrates line and staff authority.
7. What is Unity of Command?
a) The chain of command is the continuous line of authority that extends from
upper organizational levels to the lowest and clarifies who reports to whom.
b) An employee who has to report to two or more bosses might have to cope with
conflicting demands or priorities.
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c) Therefore, the early management writers argued that an employee should have
only one superior (Unity of command).
d) If the chain of command had to be violated, early management writers always
explicitly designated that there be a clear separation of activities and a
supervisor responsible for each.
e) The unity of command concept was logical when organizations were
comparatively simple.
f) There are instances today when strict adherence to the unity of command
creates a degree of inflexibility that hinders an organization’s performance.
8. How does the contemporary view of authority and responsibility differ from the
historical view?
a) The early management writers assumed that the rights inherent in one’s formal
position in an organization were the sole source of influence.
b) This might have been true 30 or 60 years ago.
c) It is now recognized that you do not have to be a manager to have power, and
that power is not perfectly correlated with one’s level in the organization.
d) Authority is but one element in the larger concept of power.
9. How do authority and power differ?
a) Authority and power are frequently confused.
b) Authority is a right, the legitimacy of which is based on the authority figure’s
position in the organization.
(1) Authority goes with the job.
c) Power refers to an individual’s capacity to influence decisions.
(1) Authority is part of the larger concept of power.
(2) Exhibit 6-5 visually depicts the difference.
d) Power is a three-dimensional concept.
(1) It includes not only the functional and hierarchical dimensions but also
centrality.
(2) While authority is defined by one’s vertical position in the hierarchy, power is
made up of both one’s vertical position and one’s distance from the
organization’s power core, or center.
e) Think of the cone in Exhibit 6-5 as an organization.
(1) The closer you are to the power core, the more influence you have on
decisions.
(2) The existence of a power core is the only difference between A and B in
Exhibit 6-5.
f) The cone analogy explicitly acknowledges two facts:
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(1) The higher one moves in an organization (an increase in authority), the closer
one moves to the power core.
(2) It is not necessary to have authority in order to wield power because one can
move horizontally inward toward the power core without moving up.
(a) Example, administrative assistants, “powerful” as gatekeepers with
little authority.
(3) Low-ranking employees with contacts in high places might be close to the
power core.
(4) So, too, are employees with scarce and important skills.
(a) The lowly production engineer with twenty years of experience might
be the only one in the firm who knows the inner workings of all the old
production machinery.
g) Power can come from different areas.
(1) John French and Bertram Raven have identified five sources, or bases, of
power.
(a) See Exhibit 6-6.
(b) Coercive power -based on fear; Reward power - based on the ability to
distribute something that others value; Legitimate power - based on
one’s position in the formal hierarchy; Expert power - based on one’s
expertise, special skill, or knowledge; Referent power -based on
identification with a person who has desirable resources.
E. What is Span of Control?
1. How many employees can a manager efficiently and effectively direct?
2. This question received a great deal of attention from early management writers.
3. There was no consensus on a specific number but early writers favored small spans
of less than six to maintain close control.
4. Level in the organization is a contingency variable.
a) Top managers need a smaller span than do middle managers, and middle
managers require a smaller span than do supervisors.
5. There is some change in theories about effective spans of control.
6. Many organizations are increasing their spans of control.
7. The span of control is increasingly being determined by contingency variables.
a) The more training and experience employees have, the less direct supervision
needed.
8. Other contingency variables should also be considered; similarity of employee
tasks, the task complexity, the physical proximity of employees, the degree of
standardization, the sophistication of the organization’s management information
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system, the strength of the organization’s value system, the preferred managing
style of the manager, etc.
A Question of Ethics
A small percentage of companies are revealing to employees details about everything from
financials to staff performance reviews. Advocates of this approach say it is a good way to build
trust and allow employees to see how they are making contributions to the company. Critics say
open management can be expensive and time consuming. As work becomes more collaborative
the sharing of details may become inevitable.
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A. Introduction
1. The most appropriate structure to use will depend on contingency factors.
2. The more popular contingency variables are strategy, size, technology, and
environment.
B. How Is a Mechanistic Organization Different from an Organic Organization?
1. Exhibit 6-7 describes two organizational forms.
2. The mechanistic organization (or bureaucracy) was the natural result of combining
the six elements of structure.
a) The chain-of-command principle ensured the existence of a formal hierarchy of
authority.
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4. The strengths of the simple structure are that it is fast, flexible, and inexpensive to
maintain, and accountability is clear.
5. Major weaknesses.
a) It is effective only in small organizations.
b) It becomes increasingly inadequate as an organization grows; its few policies
or rules to guide operations and its high centralization result in information
overload at the top.
c) As size increases, decision making becomes slower and can eventually stop.
d) It is risky since everything depends on one person.
C. What is the functional structure?
1. Many organizations do not remain simple structures because structural
contingency factors dictate it.
2. As the number of employees rises, informal work rules of the simple structure give
way to more formal rules.
3. Rules and regulations are implemented; departments are created, and levels of
management are added to coordinate the activities of departmental people.
4. At this point, a bureaucracy is formed.
5. Two of the most popular bureaucratic design options are called the functional and
divisional structures.
6. Why do companies implement functional structures?
a) The functional structure merely expands the functional orientation.
b) The strength of the functional structure lies in work specialization.
(1) Economies of scale, minimizes duplication of personnel and equipment,
makes employees comfortable and satisfied.
c) The weakness of the functional structure is that the organization frequently
loses sight of its best interests in the pursuit of functional goals.
D. What is the divisional structure?
It is almost cliché to say that technology has had a dramatic impact on how people work.
Mobile communication and technology has allowed organizations to stay connected. Hand-
held devices, cellular phones, webcams, etc. allow employees to work virtually. Information
technology continues to grow and become an integral part of the way business is conducted.
However, one challenges caused by some the high level of integrated technology is security.
Software and other disabling devices have helped in this arena and many companies are
developing creative applications for their workforce.
Discuss This:
• What benefits do you see with being able to do work anywhere, anytime? (Think in terms
of benefits for an organization and for its human resources.)
• What other issues, besides security, do you see with being able to do work anywhere,
anytime? (Again, think about this for an organization and for its employees.)
1. Choosing a design that will best support and facilitate employees doing their work
efficiently and effectively, creates challenges.
2. A major structural design challenge for managers is finding a way to keep widely
dispersed and mobile employees connected to the organization.
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2. Such arrangements not only exploit the power of technology, but give organizations
the flexibility to deploy employees when and where needed.
b) Some companies view the arrangement as a way to combat high gas prices and
to attract talented employees who want more freedom and control.
c) Some managers are reluctant to have their employees become “laptop hobos”
wasting time surfing the Internet or playing online games instead of working.
b) Job sharing—the practice of having two or more people split a full-time job.
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sous le consulat de Félicianus et de Titianus; ayant
régné trente ans, neuf mois, vingt-sept jours, et Philost. l. 2, c.
vécu soixante-trois ans, deux mois et vingt-cinq 16 et 17.
jours.
Dès qu'il eut rendu le dernier soupir, ses gardes Cedren. t. i, p.
donnèrent des marques de la plus vive douleur: ils 296 et 297.
déchiraient leurs habits, se jetaient à terre et se
frappaient la tête. Au milieu de leurs sanglots et de
Zonar. l. 13, t. 2,
leurs cris lamentables, ils l'appelaient leur maître, p. 10.
leur empereur, leur père. Les tribuns, les
centurions, les soldats si souvent témoins de sa
valeur dans les batailles, semblaient vouloir encore Till. art. 78.
le suivre au tombeau. Cette perte leur était plus
sensible que la plus sanglante défaite. Les Rufin. l. 10, c.
habitants de Nicomédie couraient tous 11.
confusément par les rues, mêlant leurs
gémissements et leurs larmes. C'était un deuil
lxv. Deuil à sa
particulier pour chaque famille; et chacun, pleurant mort.
son prince, pleurait son propre malheur.
Son corps fut porté à Constantinople dans un Euseb. vit.
cercueil d'or couvert de pourpre. Les soldats dans Const. l. 4, c.
un morne silence précédaient le corps et 65.
marchaient à la suite. On le déposa orné de la
pourpre et du diadème dans le principal lxvi. Ses
appartement du palais, sur une estrade élevée, au funérailles.
milieu d'un grand nombre de flambeaux portés par
des chandeliers d'or. Ses gardes l'environnaient
jour et nuit. Les généraux, les comtes et les grands Euseb. vit.
officiers venaient chaque jour, comme s'il eût été
encore vivant, lui rendre leurs devoirs aux heures Const. l. 4, c.
marquées, et le saluaient en fléchissant le genou. 66-67.
Les sénateurs et les magistrats entraient ensuite à
leur tour; et après eux une foule de peuple de tout âge et de tout
sexe. Les officiers de sa maison se rendaient auprès de lui comme
pour leur service ordinaire. Ces lugubres cérémonies durèrent
jusqu'à l'arrivée de Constance.
Les tribuns ayant choisi entre les soldats ceux qui
avaient été les plus chéris de l'empereur, les lxvii. Fidélité
dépêchèrent aux trois Césars, pour leur porter des légions.
cette triste nouvelle. Les légions répandues dans
les diverses parties de l'empire, n'eurent pas plutôt Euseb. vit.
appris la mort de leur prince, qu'animées encore Const. l. 4, c.
de son esprit, elles résolurent, comme de concert, 68.
de ne reconnaître pour maîtres que ses enfants.
Peu de temps après elles les proclamèrent Augustes, et se
communiquèrent mutuellement par des courriers cet accord
unanime.
Cependant Constance, moins éloigné que les deux
autres Césars, arriva à Constantinople. Il fit lxviii.
transporter le corps de son père à l'église des Inhumation de
Apôtres. Il conduisait lui-même le convoi: à sa Constantin.
suite marchait l'armée en bon ordre; les gardes
entouraient le cercueil, suivi d'un peuple Euseb. vit.
innombrable. Quand on fut arrivé à l'église, Const. l. 4, c.
Constance qui n'était encore que catéchumène, se 70, 71.
retira avec les soldats, et on célébra les saints
mystères. Le corps fut déposé dans un tombeau Soz. l. 2, c. 34.
de porphyre qui n'était pas dans l'église même,
mais dans le vestibule. Saint Jean Chrysostôme dit
que Constance crut faire un honneur distingué à Joan. Chrysost.
in 2 ad Corinth.
son père en le plaçant à l'entrée du palais des
hom. 26, t. x, p.
Apôtres. Vingt ans après, comme on fut obligé de 625.
rétablir cet édifice qui tombait déja en ruine, on fit
transférer le corps dans l'église de Saint-Acacius;
mais on le rapporta ensuite dans celle des Cedren. t. i, p.
296.
Apôtres. Gilles, savant voyageur du seizième
siècle, dit qu'on lui montra à Constantinople, près
du lieu où avait été cette église, un tombeau de Hist. misc. l. 11.
porphyre, vide et découvert, long de dix pieds et apud Muratori, t.
haut de cinq et demi, que les Turcs disaient être i, p. 74.
celui de Constantin.
Gyll. Topog.
Constantinop. l.
Tout l'empire pleura ce grand prince. Ses 4, c. 2.
conquêtes, ses lois, les superbes édifices dont il
avait décoré toutes les provinces, Constantinople lxix. Deuil à
elle-même qui toute entière était un magnifique Rome.
monument érigé à sa gloire, lui avaient attiré
l'admiration: ses libéralités et son amour pour ses
peuples lui avaient acquis leur tendresse. Il aimait Euseb. vit.
Const. l. 4, c. 69
la ville de Rheims; et c'est à lui sans doute plutôt et 73.
qu'à son fils, qu'on doit attribuer d'y avoir fait
construire des thermes à ses dépens: l'éloge
pompeux que porte l'inscription de ces thermes ne Aurel. Vict. de
Cæs. p. 178.
peut convenir qu'au père[86]. Il avait déchargé
Tripoli en Afrique et Nicée en Bithynie de certaines
contributions onéreuses, auxquelles les empereurs Jul. or. 1, p. 16.
précédents avaient assujetti ces villes depuis plus ed. Spanh.
d'un siècle. Il avait accepté le titre de stratège ou
de préteur d'Athènes, dignité devenue, depuis Eunap. in
Gallien, supérieure à celle d'archonte; il y faisait Proœr. p. 91.
distribuer tous les ans une grande quantité de blé; ed. Boiss.
et cette largesse était établie à perpétuité. Rome
se signala entre les autres villes par l'excès de sa Grut. p. 178, no
douleur. Elle se reprochait d'avoir causé à ce bon 1.
prince des déplaisirs amers, et de l'avoir forcé à
préférer Byzance: pénétrée de regret elle se faisait
à elle-même un crime de l'élévation de sa nouvelle [Eckhel. Doct.
rivale. On ferma les bains et les marchés; on num. vet. t. viii,
p. 92 et 93.]
défendit les spectacles et tous les divertissements
publics. On ne s'entretenait que de la perte qu'on avait faite. Le
peuple déclarait hautement qu'il ne voulait avoir pour empereurs que
les enfants de Constantin. Il demandait à grands cris qu'on lui
envoyât le corps de son empereur; et la douleur augmenta quand on
sut qu'il restait à Constantinople. On rendait honneur à ses images,
dans lesquelles on le représentait assis dans le ciel. L'idolâtrie
toujours bizarre le plaça au nombre de ces mêmes dieux qu'il avait
abattus; et par un mélange ridicule, plusieurs de ses médailles
portent le titre de Dieu avec le monogramme du Christ. Les cabinets
des antiquaires en conservent d'autres telles que les décrit Eusèbe:
on y voit Constantin assis dans un char attelé de quatre chevaux; il
paraît être attiré au ciel par une main qui sort des nues.
[86] Lebeau se trompe à ce que je crois. L'inscription dont il parle ne peut laisser
de doute sur le fondateur de ce monument. On va en juger:
IMP. CAES. FL. CONSTANTINVS. MAX. AVG. SEMPI
TERNVS. DIVI. CONSTANTINI. AVG. F. TOTO
ORBE. VICTORIIS. SVIS. SEMPER. AC. FELICITER
CELEBRANDVS. THERMAS. FISCI. SVI. SVMPTV
A. FVNDAMENTIS. CEPTAS. AC. PERACTAS
CIVITATI. SVAE. REMORVM. PRO. SOLITA
LIBERALITATE. LARGITVS. EST.
Les éloges qu'on a donnés dans cette inscription au jeune Constantin, sont un peu
exagérés, il est vrai; mais n'en est-il pas toujours ainsi des dédicaces faites du
vivant des fondateurs? Ceux-ci sont cependant justifiés par les victoires que ce
prince avait remportées sur les Goths et les Sarmates. Les expressions toto orbe,
victoriis suis, semper ac feliciter celebrandus, lui conviennent tout aussi bien qu'à
son père. Il n'est guère probable d'ailleurs que Constantin, qui fit si peu de séjour
dans les Gaules et qui était tout occupé de sa nouvelle capitale, ait songé à faire
élever des thermes à Reims, tandis que rien n'était plus naturel pour son fils, qui
résida presque toujours dans les Gaules, qui lui avaient été destinées par son
père dès son enfance.—S.-M.
L'église lui a rendu des honneurs plus solides.
Tandis que les païens en faisaient un dieu, les lxx. Honneurs
chrétiens en ont fait un saint. On célébrait sa fête rendus à sa
en Orient avec celle d'Hélène, et son office, qui est mémoire par
l'église.
fort ancien chez les Grecs, lui attribue des miracles
et des guérisons. On bâtit à Constantinople un
monastère sous le nom de Saint-Constantin. On Bolland. 21
rendait des honneurs extraordinaires à son maii.
tombeau et à sa statue placée sur la colonne de
porphyre. Les Pères du concile de Chalcédoine Till. art. 78.
crurent honorer Marcien, le plus religieux des
princes, en le saluant du nom de nouveau
Theod. l. 1, c.
Constantin. Au neuvième siècle on récitait encore
34.
à Rome son nom à la messe, avec celui de
Théodose Ier et des autres princes les plus
respectés. Il y avait sous son nom en Angleterre Baron. ann.
324.
plusieurs églises et plusieurs autels. En Calabre
est le bourg de Saint-Constantin, à quatre milles
du mont Saint-Léon. A Prague, en Bohême, on a Pachym. in
long-temps honoré sa mémoire, et l'on y conservait Mich. Palœol. l.
de ses reliques. Son culte et celui d'Hélène ont 9, c. 1.
passé jusqu'en Moscovie; et les nouveaux Grecs
lui donnent ordinairement le titre d'égal aux Apôtres.
Les défauts de Constantin nous empêchent de
souscrire à un éloge aussi hyperbolique. Les lxxi. Caractère
spectacles affreux de tant de captifs dévorés par de Constantin.
les bêtes; la mort de son fils innocent, celle de sa
femme, dont la punition trop précipitée prit la Aurel. Vict. de
couleur de l'injustice, montrent que le sang des Cæs. p. 178.
Barbares coulait encore dans ses veines; et que
s'il était bon et clément par caractère, il devenait
Eutrop. l. 10.
dur et impitoyable par emportement. Peut-être eut-
il de justes raisons d'ôter la vie aux deux Licinius; mais la postérité a
droit de condamner les princes, qui ne se sont pas mis en peine de
se justifier à son tribunal. Il aima l'Église; elle lui doit sa liberté et sa
splendeur; mais, facile à séduire, il l'affligea lorsqu'il croyait la servir;
se fiant trop à ses propres lumières, et se reposant avec trop de
crédulité sur la bonne foi des méchants qui l'environnaient, il livra à
la persécution des prélats qui méritaient à plus juste titre d'être
comparés aux Apôtres. L'exil et la déposition des défenseurs de la
foi de Nicée, balancent au moins la gloire d'avoir convoqué ce
fameux concile. Incapable lui-même de dissimulation, il fut trop
aisément la dupe des hérétiques et des courtisans. Imitateur de
Titus, d'Antonin et de Marc-Aurèle, il aimait ses peuples et voulait en
être aimé; mais ce fonds même de bonté, qui les lui faisait chérir, les
rendit malheureux; il ménagea jusqu'à ceux qui les pillaient: prompt
et ardent à défendre les abus, lent et froid à les punir; avide de
gloire, et peut-être un peu trop dans les petites choses. On lui
reproche d'avoir été plus porté à la raillerie qu'il ne convient à un
grand prince. Au reste il fut chaste, pieux, laborieux et infatigable,
grand capitaine, heureux dans la guerre, et méritant ses succès par
une valeur brillante et par les lumières de son génie; protégeant les
arts et les encourageant par ses bienfaits. Si on le compare avec
Auguste, on trouvera qu'il ruina l'idolâtrie avec les mêmes
précautions et la même adresse que l'autre employa à détruire la
liberté. Il fonda comme Auguste un nouvel empire; mais moins
habile et moins politique, il ne sut pas lui donner la même solidité: il
affaiblit le corps de l'état en y ajoutant, en quelque façon, une
seconde tête par la fondation de Constantinople; et transportant le
centre du mouvement et des forces trop près de l'extrémité orientale,
il laissa sans chaleur et presque sans vie les parties de l'Occident,
qui devinrent bientôt la proie des Barbares.
Les païens lui ont voulu trop de mal pour lui rendre
justice. Eutrope dit que, dans la première partie de lxxii.
son règne, il fut comparable aux princes les plus Reproches mal
accomplis, et dans la dernière aux plus médiocres. fondés de la
part des païens.
Le jeune Victor, qui lui donne plus de trente et un
an de règne, prétend que dans les dix premières
années ce fut un héros, dans les douze suivantes Eutr. l. 10.
un ravisseur, et un dissipateur dans les dix
dernières. Il est aisé de sentir que de ces deux Aur. Vict. epit. p.
reproches de Victor, l'un porte sur les richesses 224.
que Constantin enleva à l'idolâtrie, et l'autre sur
celles dont il combla l'église.
Outre ses trois fils il laissa deux filles: Constantine,
mariée d'abord à Hanniballianus roi de Pont, lxxiii. Ses filles.
ensuite à Gallus; et Hélène qui fut femme de
Julien. Quelques auteurs en ajoutent une troisième Ducange, Fam.
qu'ils nomment Constantia: ils disent qu'ayant fait Byz. p. 47.
bâtir à Rome l'église et le monastère de Sainte-
Agnès, elle s'y renferma après avoir fait vœu de
virginité. Cette opinion ne porte sur aucun Till. note 18, sur
Constantin.
fondement solide.