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Proceso de Negocio

Proceso de Negocio Cuentas por Pagar

Código

Fecha

Líder/Especialista SK

Empresa ICSK

Consultor SAP Heydi Melo

1. Descripción del Proceso de Negocio

En este documento se nombraran ciertos conceptos introducidos para las estructuras organizativas de
ICSK Chile que, si bien no corresponden a transacciones específicas de usuario, configuran el marco y
las reglas del módulo de cuentas por pagar.
Además de la descripción y mantención de todos sus datos maestros asociados, así como también los
procesos relacionados.

2. Diagrama del Proceso de Negocio

MM Gestión Entrada de Recibo de MM Gestión

Materiales Mercancías Factura Materiales

FI Contabilidad FI Contabilidad
Financiera Financiera

Aumento a Inventario Decrece CxP

FI Contabilidad
Financiera

Balance

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3. Requerimientos/Reglas de Negocio Comunes a todas las Empresas

Se requiere crear un mantenedor de los datos maestros; el proceso mantenimiento de datos maestros
de acreedores comprende: creación, modificación, y bloqueo en la bases de datos de proveedores -
Mantenimiento Datos Maestros esto es posible hacerlo en tres niveles: a nivel central, por sociedad, por
organización de compras.

Se requiere por parte de ICSK Chile, la creación de datos maestros de proveedores bajo distintos
conceptos: Nacionales, extranjeros, otros - Mantenimiento de Datos Maestros.

El maestro de cada acreedor debe poseer un código único. Este código lo dará automáticamente el
sistema una vez se cree un proveedor -Código de Acreedor (Datos maestros)

En caso que un acreedor de ICSK Chile también sea Cliente se crearán códigos tanto para acreedor
como cliente, sin embargo ambos códigos deben asociarse. Dependiendo de qué carga de maestros
(clientes o proveedor) se realice primero, se extraerá dicha información para realizar esta asociación -
Datos Maestros mediante un campo de control que permite esta asociación.

El Acreedor debe tener todos los datos como:

 Persona Jurídica: Razón Social, RUC, Dirección, Teléfono, Persona de Contacto, correos, giro,
forma de pago, tipo de pago, etc.

Persona Natural: Nombre, RUC, Dirección, Teléfono, etc.

El maestro de Acreedores tiene la vista general, vista sociedad y Organización de compras donde se
puede ingresar la información del acreedor (Razón Social, RUC, Dirección, Teléfono, Persona de
Contacto, correos, etc.).

Mantenimiento Condiciones de Pago: Alta, Baja, Bloqueo, Modificación de datos maestros.

Para el maestro de proveedores se deben definir vías de pago, condiciones de pago, fecha de pago y
banco (s) en los que tenga cuenta corriente.
En la vista Sociedad del maestro de Acreedores se puede ingresar la vía de pago y la condición de pago,
en la vista de general se puede ingresar las cuentas bancarias.

Las cuentas contables asociadas (CME) para acreedores:

 Fondos por Rendir

 Anticipo Proveedores
 Cuentas por pagar compras relacionadas
 Proveedores
 Acreedores

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En el dato maestro, existe un control de cuentas que permite la asignación de la cuenta contable
asociada.

Parametrización de los impuestos asociados de acuerdo al tipo de documento. Se crearan y calcularan

desde SAP en forma transversal para todos los Proveedores - Indicadores de Impuestos y Retención de
Impuestos.

4. Requerimientos / Reglas de Negocio Únicas por cada Empresa

Ingreso documentos a partir de la información de las órdenes de compra, generando una imputación a la
cuenta por pagar y compensar también a la provisión generada por la orden de compra - Ingreso de
documentos.

Control de paridad de documento ingresado con orden de compra y recepción - Estándar SAP.

Ingreso de facturas no asociadas a Orden de compra. En la generación de los documentos de proveedor

se incluyen funcionalidades naturales del sistema, como el ingreso de documentos en distintas monedas,
con imputaciones a centros de costos.

Control de ingreso de documento duplicado- Verificación de Facturas.

Ingreso de Anticipo de proveedor, Anticipo a entidades externas (Aduanas y proveedores), gestión de
anticipos (Bloqueo) – Anticipos.
Bloqueo de facturas por contabilidad, mediante el bloqueo del Proveedor o las facturas.- Bloqueos de
Pago.
Operaciones especiales y operaciones CME – Indicadores CME.

Receptor de pago alternativo

Se utiliza para gestionar el pago a un proveedor distinto con el que se ha contraído la deuda.

Compra moneda extranjera - Contabilizaciones manuales

Pago de nómina proveedores de manera masiva - Pagos Masivos
Gestión de documentos (modificación, anulación, visualización) - Tratamiento de Documentos

5. Diseño de la solución SAP (To Be)

a.- Escenario

El módulo de Cuentas por Pagar (AP) registra y gestiona los datos de la contabilidad de todas las
operaciones relacionadas con los proveedores. Además es parte integrante del módulo de Compras
(MM), Pagos a Proveedores (TR) y Contabilidad General (GL).

Para ello, es necesario definir la estructura a utilizar a nivel de dato maestro.

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b.- Aspectos Relevantes

c.- Diagrama de Proceso

No. Descripción
1 Como prerrequisito para iniciar el proceso de verificación factura se debe validar que el
proveedor exista, en caso de no existir se debe crear de acuerdo al proceso de ICSK Chile
2 Una vez se confirme que el proveedor existe, el paso siguiente consiste en la creación del
pedido de compra.
3 Dado que se recibió la mercancía y/o servicio se debe realizar en SAP está entrada de
mercancía o la aceptación del servicio.
4 Cuando se recibe la factura física se debe realizar el proceso de radicación que tendrá la
trazabilidad de la misma.
5 Se procede a realizar la verificación factura con referencia al pedido de compra, en esta parte se
diligencian campos como la fecha contable, fecha de documento, número de factura,
condiciones de pago, vías de pago1, bancos propios, textos, etc. De manera adicional se hace

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No. Descripción
una simulación del documento para que el sistema realice los cálculos de retenciones asociadas
al proveedor.

El proceso para la liquidación de los Impuestos que deberán ser aplicados en la verificación de
la factura.

6 El sistema genera un número de documento de acreedor, el cual corresponde a un documento

contable que afecta de manera automática el Libro Auxiliar y por ende el Libro Mayor.

Este documento será el utilizado por el programa de pagos posteriormente para realizar esta
gestión.

FACTURAS CON PEDIDO DE COMPRAS

Cuando el registro de factura corresponde a un proceso que inició con un Pedido de Compra, se realiza
llamando en primer lugar el número del pedido y por defecto se heredan todos los valores e información,
es decir, el proveedor, el valor de la factura, los impuestos, los plazos de pago, etc. Éstos se completan
en forma automática y deben ser validados antes de grabar completamente el registro.

Una vez realizada la validación y por ende la grabación completa del registro, el sistema actualizará el
documento de compras, grabará un documento contable en el Libro Auxiliar (proveedor) y actualizará
también los saldos de cuenta del Libro Mayor.

FACTURAS SIN PEDIDO DE COMPRAS

Para el caso en donde la factura no está relacionada con un Pedido de Compra, se deben completar
módulo financiero (FI – AP) todos los valores relativos al registro, tanto de la cabecera como en el detalle
del documento, tales como Código del acreedor, impuestos y retenciones, valor en moneda, plazo de
pago, etc. Este mismo procedimiento será el utilizado para el registro de las Notas Débito y Notas Crédito
de acreedores.

6. Detalles de Configuración

Pese a que las empresas operan por lo general con proveedores recurrentes, la mantención de los datos
maestros es dinámica y requiere de atención especial debido a la importancia de reflejar correctamente
todos los datos relacionados a un determinado proveedor.

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La creación de un nuevo proveedor se puede originar en el área de Logística (proveedores nacionales,

extranjeros) o Contabilidad (en el caso de proveedores que brinden servicios que no tengan orden de
compra tales como bancos, empleados, accionistas, directores).

Sin embargo, con el sistema SAP se contará con un único maestro de proveedores, el cual contendrá
toda la información general, contable y de compras necesaria. Para ello, el registro maestro se divide en
3 áreas con el fin de identificar aquellos valores por mandante, Sociedad y Compras. Los datos más
relevantes son los siguientes;

Vista de Datos Generales

Vista Campos
Dirección  Nombre
 Dirección
 Código Postal
 Teléfonos
 CorreoElectrónico
 País
 Región
 Concepto de Búsqueda 1
 Concepto de Búsqueda 2

Datos de Control  Ruc (validación de RUC estándar)

 RelaciónClienteProveedor

Pagos  CuentaCorriente
 Banco
 Titular
 PagadorAlternativo

Vista de Sociedad

Vista Campos
Gestión de Cuenta  CuentaAsociada
 Grupo de Tesorería
 Número de Cuenta Anterior
 Número de Personal
Pagos  Condición de Pagos
 Vías de Pago
 Verificación de Facturas
 Bloqueo de Pagos
Retención de Impuestos  Tipo de Retención

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 Indicador de Retención

Vista de Organización de Compras

Vista Campos
Datos de Compra  Condición de pago
 Moneda del pedido
 Cláusulas de Precio

La creación de los datos maestros de acreedores se puede dar de manera centralizada o

descentralizada, de acuerdo al procedimiento que se defina.
El proceso mantenimiento de datos maestros de acreedores comprende la creación, modificación,
visualización y bloqueo y marcado para borrado. En relación al bloqueo de un proveedor, se hace una
diferenciación de acuerdo a las siguientes áreas:

 Bloqueo de Contabilización

 En Contabilidad Financiera
 Se puede bloquear para una o todas las sociedades.

 Bloqueo de Compras

 Se puede bloquear para una o todas las organizaciones de compra.

ASPECTOS IMPORTANTES DATOS MAESTROS PARA REPORTE MEDIOS MAGNETICOS

Para efectos de reporte de medios magnéticos que se debe presentar a entes de control en Chile los
datos maestros deben tener:

Digito de verificación
La funcionalidad estándar incluye la regla de validación para chequear el dígito de verificación del NIT, la
cual es activada.
En el registro maestro del tercero, en el campo “código fiscal 1” debe grabarse el número de NIT incluido
el dígito de verificación, sin puntos, comas, ni guiones. La validación del dígito opera cuando no está
marcado el Flag “persona física”.
Lo anterior permite separar de manera automática en el medio magnético las columnas de información
relativas a “dígito de verificación” y “número de NIT”.

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Grupo de cuentas

Para crear un registro maestro de proveedores, será necesario especificar un grupo de cuentas. Las
cuentas de acreedor se pueden segmentar en grupos de cuentas para facilitar su organización y gestión.

Adicionalmente, el Grupo de Cuentas determina:

 Rango de números
 Asignación Externa o Interna
 Campos a visualizar (status campo) al registrar o modificar los datos maestros
 Si es un proveedor esporádico.

Los grupos de cuentas para la creación de acreedores ya existe y serán usados para la sociedad IC24

CuentaAsociada

Cuando se registren operaciones relacionadas al código del proveedor en el auxiliar de Cuentas por
Pagar, el sistema contabilizará de forma automática la información en el Libro Mayor (Contabilidad
General). Para ello utiliza la Cuenta Asociada o Cuenta Contable, la cual es asignada a nivel del Dato
Maestro del Proveedor.
Las configuraciones realizadas a la cuenta asociada a nivel de dato maestro nos permiten:
 Estructurar la asignación de campos (Visible, obligatorio, opción, oculto) al momento de
contabilizar un documento

 Especificar o limitar las monedas a utilizar en la cuenta correspondiente.

Cuentas de Mayor Especial

Cada contabilización sobre un acreedor en SAP irá por defecto a la cuenta contable asociada en el dato
maestro del proveedor. En el caso de requerir contabilizar operaciones a una cuenta contable diferente,
es posible definir “Indicadores de cuentas de Mayor Especial (CME)”. Esto permite crear una relación
entre la cuenta asociada de origen y la cuenta asociada de destino.
En definitiva la Cuenta de Mayor Especial, nos permite contabilizar en una cuenta asociada diferente a la
del registro maestro del acreedor.
Para Grupo ICSK Chile se ha definido los siguientes indicadores CME para Acreedores:

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Impuestos

Para las operaciones que involucren cálculo de impuestos, es necesario definir indicadores que permitan
identificar porcentaje a aplicar, cuenta contable y tipo de impuesto.
Para ello, se abordará la sección de acuerdo a lo siguiente:
 IVA Crédito Fiscal
 Retención de Impuestos

Impuesto IVA

El crédito fiscal en SAP es denominado “IVA Soportado”. Este impuesto se deduce de los importes que
se acumulan en la cuenta “IVA Crédito Fiscal", es decir, de las posiciones de cuentas de mayor y no de
los importes de las partidas de acreedor.

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La definición de si una operación es afecto o exento se realiza por cada ingreso de documento y no a
nivel de dato maestro de proveedor. Para ello, es necesario definir indicadores de impuestos que nos
permitan diferenciar o combinar las diversas operaciones de la empresa.

El impuesto de IVA para Chile se identifica con el esquema TAXCL.

Retenciones de Impuesto

Es necesario definir tipos de retención e indicadores de impuestos. A diferencia del Impuesto Soportado
(IVA Crédito Fiscal), el indicador de impuestos de retención debe ser asignado a nivel de dato maestro
de proveedor.

Condiciones de Pago

Las condiciones de pago identifican el acuerdo previo con el proveedor en relación a su política de
pagos. Este indicador se indica en el registro maestro de cada proveedor. En la creación de cada
documento, el sistema deriva la condición de pago indicada en el maestro; sin embargo, esto no implica
que no se pueda modificar la condición de pago en el documento por tratarse de un caso especial o un
acuerdo diferentes dependiendo del tipo de servicio prestado.

Se han identificado las siguientes condiciones de pago;

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Vías de Pago

Se utilizan las vías de pago o métodos de pago con el fin de caracterizar a un egreso de una forma
particular como por ejemplo transferencia o cheque.

Además permite indicar algunos parámetros de contabilización, el programa de medios de pago a utilizar
y el formulario de pagos asociados.

Actualmente las vías de pago que se consideran son:

Procesos Empresariales

El módulo de Cuentas por Pagar (AP) gestiona los datos de la contabilidad de todas las operaciones
relacionadas con los proveedores de ICSK Chile. Además las cuentas por Pagar (AP) se integra con el
módulo de abastecimiento (MM) modulo donde se originan la mayor cantidad de operaciones
relacionadas con los acreedores.
Las contabilizaciones efectuadas en la Contabilidad de Proveedores se registran simultáneamente en el
libro mayor, donde las distintas cuentas de mayor se actualizan según el movimiento realizado (facturas
por pagar, anticipos proveedores, provisiones, préstamos etc.). El presente documento detalla los
procesos que se realizan a partir de contabilizaciones directas al Módulo de Cuentas por Pagar.

Registro de Documentos

Para que un documento se registre en SAP, éste debe cumplir con requisitos y características
establecidos por entes externos e internos a la empresa. Las cuentas por pagar se manejan en el
módulo AP y son obligaciones que contrae la empresa por operaciones del giro del negocio o conexas al
giro del negocio.
El registro e imputación de los documentos en el sistema, responden a la necesidad de ICSK Chile de
automatizar este proceso de compras y realizar a su vez un control de la imputación de ciertos
documentos previamente definidos.

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Ejemplo de algunos de los documentos que requiere ICSK Chile para imputar son los siguientes:
 Facturas cuentas por pagar
 Notas de Crédito
 Notas de Debito

El proceso de imputación de estos documentos contempla la operación “Con Orden de Compra”

Con Orden de Compra

Registro de facturas de proveedores de bienes y servicios locales y del exterior originados en pedidos
(Órdenes de compra).
Los documentos se originan en el módulo logístico (MM) y por ello tienen un asiento contable predefinido
de acuerdo al material o servicio que se está adquiriendo.

Verificación de Facturas

La verificación de facturas sirve para comprobar el contenido exacto de las facturas recibidas, los precios
y los cálculos. Una vez contabilizada la factura, sus datos se graban en el sistema. El sistema actualiza
los datos en Gestión de materiales y en Facturación. La verificación de facturas de logística está
estrechamente relacionada con los componentes Gestión financiera (FI) y Controlling (CO). Suministra la
información necesaria para pagar o evaluar las facturas de estos componentes.
Una factura recibida contiene mucha información, por ejemplo:
 Quién la ha generado
 A quétransacción se refiere
 Quétasa de impuestostiene
 Las condiciones de pagoconvenidas
 El importe que se debe facturar
 El importe previsto de cada posición

Estos valores que propone el sistema se pueden sobrescribir si la factura del proveedor proporciona
otros diferentes. El sistema comprueba la validez de las entradas, emite mensajes de advertencia o de
error e incluso bloquea la factura en caso necesario. Si una factura está bloqueada, la contabilidad
financiera no podrá pagarla. Otro punto relevante en la verificación de los documentos es el control de la
duplicidad de documento.

Duplicidad de documentos
A modo de control es posible realizar una verificación de la duplicidad de documentos en el sistema, la
finalidad de realizar este proceso es prevenir la doble contabilización accidental de un documento en el
sistema.
A través del maestro de proveedores es posible definir si el sistema debe realizar esta verificación, al
momento de ingresar una factura el sistema primero verifica si los documentos contables, desde el
módulo de Contabilidad Financiera y logística coinciden de acuerdo a los siguientes criterios:

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 Proveedor
 Moneda
 Sociedad
 Monto bruto de la factura
 Numero de referencia del documento
 Fechadocumento
 Tipo de documento

El sistema verifica las facturas, las Notas de crédito, Notas de Débito y otros documentos. Cuando se
crea un duplicado de la factura, el sistema arroja un mensaje de error.
Desde el control financiero que se lleva a cabo en el módulo financiero, el criterio principal está en
función de la entrada en el campo de referencia.
Si se introduce un número de documento de referencia en la factura o nota de crédito actual, el sistema
de control de las facturas responde a los siguientes criterios:
 Sociedad
 Proveedor
 Moneda
 Fecha del documento
 Importe en la moneda del documento

Tratamiento de Anticipos

Los anticipos se utilizan para la financiación a corto y medio plazo. En general, el acreedor o fabricante
no tiene que pagar intereses por el anticipo. En algunos sectores industriales, es habitual efectuar
anticipos si un fabricante no puede financiar la producción de mercancías por sí mismo, debido a que,
por ejemplo, los períodos de producción son muy dilatados. Los anticipos suelen efectuarse antes del
inicio de la producción o después de terminaciones parciales.

Se contempla esta función para la emisión de anticipos a proveedores. El documento contable es

generado por contabilidad. Se dispondrá de la gestión de solicitudes de anticipo, la que permitirá
gestionar la aprobación del mismo por parte del tesorero o gerente respectivo.

Este proceso se refiere a la creación, pago y compensación de anticipos, para las operaciones de
Anticipos a acreedores, reembolsos de caja chica, préstamos, entregas a rendir, adelantos al personal,
depósitos en garantía y transferencias de fondos.

Incluye tres subprocesos que son los siguientes:

 Creación de Anticipos (solicitud de anticipo)

La solicitud de anticipo genera un documento estadístico, que no afecta el balance contable, sino más
bien es utilizado para la solicitud de aprobación por parte del tesorero o gerente respectivo.

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Proceso de Negocio

La solicitud de anticipo se puede asociar en caso que corresponda a la orden de compra

correspondiente.

 Contabilización de Anticipos

Al contabilizar el anticipo para cierto proveedor, es posible identificar todas las solicitudes de anticipo
existentes. La solicitud de anticipo se transforma en un acelerador en la generación del asiento contable.

 Compensación o Liquidación de Anticipo

Posteriormente se debe realizar un traslado o compensación del anticipo en relación a los documentos
generados anteriormente y a la factura recibida a fin de identificar en las partidas pendientes del
proveedor solo el saldo por pagar en base al abono efectuado.

Bloqueo Facturas

Esta actividad revisará y bloqueará/desbloqueará facturas para el pago. En general, las partidas abiertas
de acreedor no necesarias se bloquean para el pago.
En Acreedores, se puede bloquear una cuenta de acreedor para efectuar contabilizaciones. El registro
maestro de acreedor deberá bloquearse antes de poder marcarlo para borrado. Asimismo, se bloqueará
un acreedor utilizado únicamente como receptor alternativo del pago para que nadie pueda efectuar en él
una contabilización por error.
Varios campos del registro maestro de acreedor están disponibles para estos efectos. Se puedenfijar los
siguientesbloqueos:
 Bloqueo de contabilización para determinadas sociedades o todas las sociedades

 Bloqueo de compras para determinadas organizaciones de compras o todas las

organizaciones de compras. Evidentemente, esto sólo está disponible si se ha adquirido e
instalado el componente de aplicación de compras.

El bloqueo de pago es una operación manual.

Operaciones Especiales

Las operaciones en cuenta de mayor especial son operaciones especiales en deudores y acreedores
que se visualizan por separado en el libro mayor y en el libro auxiliar. Esto puede resultar necesario para
los libros legales o por motivos internos. Por ejemplo, los anticipos no deben saldarse con créditos y
débitos para entregas y servicios. Como resultado, éstos recibirán el tratamiento de operaciones en
cuenta de mayor especial en los componentes de Acreedores (FI-AP) y Deudores (FI-AR).

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Operaciones CME

Se puede registrar en SAP operaciones con CME, las cuales tienen como finalidad redireccionar la
cuenta asociada en el dato maestro del Proveedor, a otra cuenta, dependiendo de la operación.
Para ICSK Chile se definen las siguientes;
CME Descripción Tipo de Cuenta

# Cheques Caducados Acreedores

% FxR Costeo Vehículos Acreedores
& Línea de crédito Acreedores
* Oblig Títulos Deuda Acreedores
+ Carta de Crédito Acreedores
- Garantías Emitidas Acreedores
/ Deudores Varios Corrientes Acreedores
0 Presta. no gen. Interés Acreedores
1 Préstamos Bancarios Acreedores
2 Otros Pasivos Financieros Acreedores
3 BcoAcr. Importación Acreedores
4 Interés a Pagar Acreedores
5 Factoring a Pagar Acreedores
6 Arrend. Financiero Acreedores
7 Inter. Dif. Arrend. Financier Acreedores
8 IVA Dif. Arrend. Financiero Acreedores
9 Reembolso asign y alojam x pag Acreedores
A Anticipo en capital circulante Acreedores
B Cuenta Corriente del Personal Acreedores
C Otras Cuentas Corrient y Pers Acreedores
D Letra Acreedores
E Proveedores Venta Activo Fijo Acreedores
F Solicitudes de Anticipo Acreedores
G Otros Servicios Acreedores
H Retenciones Varias Contr Pers Acreedores
I Prestamos al Personal Acreedores
J Anticipos Fondos x Rendir Acreedores
K Fondo Fijo Acreedores

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L Reclamos a Fabrica Garantías Acreedores

M Garantía por Aprobar Fábrica Acreedores
N Financiamiento RecEmprRelac Acreedores
O Honorarios por Pagar Acreedores
P Solicitud de pago Acreedores
Q Dividendo x P Empr Relacionada Acreedores
R Facturas Garantías Concesionar Acreedores
S Cheque diferido (a fecha) Acreedores
T Contratos Publicidad por Factu Acreedores
U Factura x Recibir EmpRelac Acreedores
V Consignaciones por Pagar Acreedores
W Intereses Bonos Acreedores
X Finiquitos por Pagar no Cobrad Acreedores
Y Otros Documentos x Pagar Acreedores
Z Otros Pasivos Acreedores
[ Pasivos derivados de moneda ex Acreedores
] Activos derivados de moneda ex Acreedores
Ñ Intereses propia Emisión Acreedores

Se mantendrán las mismas cuentas asociadas ya configuradas para la nueva sociedad.

Anticipos Proveedores

Se pueden ejecutar el mismo indicador de anticipos para varias operaciones en SAP. Es decir, se
determina configurar un indicador de anticipos para operaciones relacionadas con Proveedores,
Empleados y honorarios.
La forma de contabilizarlo es estándar y existen operaciones que permiten generar estos.
En el caso de que un anticipo se haya realizado en base a diferentes facturas, también es posible
realizar la asignación del monto a cada documento a fin de identificar el saldo por cada uno de los ítems
relacionados. Finalmente, se pueden bloquear aquellos anticipos que aún no han sido cancelados,
operación que se generada desde FI en forma manual.

Fondo Fijo o Rendir

Se pueden ejecutar varios Fondos fijos para distintos empleados. El tratamiento será a través de
contabilizaciones manual en base a un esquema de contabilización estándar de SAP.

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Compensaciones

En cuanto a la compensación de documentos, se pueden compensar todo tipo de documentos, siempre y

cuando la suma entre el cargo y el abono sea cero. Estas compensaciones pueden ser totales, parciales
o combinadas con registros de ajustes o con generación de nuevas posiciones a cuentas contables,
cuentas de clientes o cuentas de proveedores. Para las compensaciones de documentos financieros, se
tiene identificados los siguientes escenarios:

 Compensación de notas de crédito con facturas

 Compensación de anticipo con facturas

Las compensaciones pueden ser automáticas o manuales, en el primer caso es necesario configurar
criterios de configuración y en el segundo el usuario podrá seleccionar los datos que desee compensar.

Calculo de Retenciones

En base a indicadores de retención y su asociación a cada acreedor en su dato maestro, el sistema

registra y propone la retención al momento de contabilizar un documento para este proveedor. En el caso
de estar afecto a retención, se contabiliza el importe determinado, ya sea en base a porcentajes o a un
monto manual.

Posteriormente, la empresa retenedora debe enterar estos montos en arcas fiscales a través de la
declaración de IVA en forma mensual. Dependiendo la naturaleza de la retención.

Posibilidad de aplicar el tipo de retención en configuración sin necesidad de amarrarlo al proveedor, esto
ayudara a que al momento de contabilizar el documento se puede elegir el tipo de retención.

Receptor de Pago Alternativo

En el registro maestro del acreedor se almacenan los datos relevantes para el pago como cuenta
corriente, banco, titular y otros datos relevantes. En forma adicional, SAP permite generar el pago de
una factura a un receptor de pago alternativo, una cuenta diferente al titular del documento tributario.
Esto puede ser útil por ejemplo en caso de factoring, ya que la empresa acreedora puede ceder sus
facturas a una empresa de factoring y esta última puede ser la encargada de realizar el cobro.

Se puede especificar un receptor alternativo del pago en el área de datos generales y en el área de datos
de la sociedad. Cada sociedad utiliza el receptor alternativo del pago especificado en el área de datos
generales. Si se especifica un receptor alternativo del pago en ambas áreas, la especificación en el área
de la sociedad tiene prioridad.

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Proceso de Negocio

Este dato es configurable al momento de generar el dato maestro o al momento de contabilizar un

documento.

Generación de Propuestas de Pago Masivo

Esto significa generar la propuesta de pagos de proveedores de manera masiva, en este proceso se
incluyen los siguientes puntos:
 Se puede incluir en la propuesta a variados proveedores.
 Se puede incluir en la propuesta más de una vías de pago.
 Se pueden incluir varias sociedades

Estas propuestas las puede generar cada área para efectos de informar a tesorería que es lo que
corresponde pagar y así permitir el registro y programación de pagos de las diferentes obligaciones de
acuerdo con fechas de vencimiento contractuales.

Es decir, SAP soporta simultáneamente diferentes modalidades de pago (condiciones de pago), estas
puedan ser seleccionadas o cambiadas dependiendo de las condiciones contractuales.

Del mismo modo, las condiciones de pago logran generar para una misma factura la apertura de la
posición del proveedor en forma proporcional, es decir, se definen del total a pago diferentes
proporciones y cada una de estas proporciones tiene asociado una fecha de vencimiento específica.

Gestión de Documentos

Modificación

Es posible modificar documentos ya contabilizados. Sin embargo, debido a la integridad de la

información y a la seguridad de los datos, en especial para representar correctamente cada hecho
económico, hay ciertas limitaciones dadas por el sistema.
No es possible modificar:
 Importe de Contabilización
 Cuenta
 Clave de Contabilización (Debe, Haber y tipo de cuenta)
 Ejercicio
 Importe del Impuesto

Es possible modificar:
 Referencia (número de documento físico)
 Glosa de la cabecera del documento
 Glosa de Posición del documento
 Vía de pago

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Proceso de Negocio

 Condición de pago
 Asignación
 Otroscampos de texto.
 Modificar datos de compras (datos generales y de compras).

Por cada modificación, el sistema almacena datos de control como usuario, fecha, hora y campo
modificado, a fin de identificar cada diferencia.

Anulación

La función anulación de un documento SAP tiene como principal objetivo revesar un documento que se
ha ingresado erróneamente al sistema.

 Si se anula una factura, el sistema crea automáticamente un abono.

 Si se anula un abono, el sistema crea automáticamente una factura.

Cada anulación de documento requiere un motivo de anulación. Este permite determinar si dicha
anulación se puede realizar en una fecha diferente (siguiente mes o mes actual).

7. Requerimientos de Desarrollo:

a. Requerimientos de Formularios
Formulario Descripción Empresa

Formulario Certificado retención en la fuente

retención en la IC24
fuente

Formulario de Certificado de retención de IVA

IC24
retención de IVA

b. Requerimientos de Reportes

El módulo de SAP de Cuentas por Pagar (AP), gestiona los datos de la contabilidad, de las operaciones
relacionadas con proveedores de ICSK Chile.

Las contabilizaciones efectuadas en este módulo se registran simultáneamente en el libro mayor, donde
las distintas cuentas de mayor, se actualizan de acuerdo a los movimientos realizados, de la información
ingresada se generan reportes para el cumplimiento legal.

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Datos Maestros

La visualización y análisis de los reportes de datos maestros de proveedores se pueden ejecutar de dos
maneras, una en la que se visualiza el dato individualmente por proveedor y otra en la cual se puede
visualizar la información de estos datos de manera masiva, el reporte por el cual se llega a esta
información es:
S_ALR_87012086 - Directorio de acreedores: Este índice se emplea para visualizar e imprimir datos
maestros de proveedores necesarios en el ámbito de la contabilidad financiera. También puede utilizarse
con fines de información y para documentación.
La salida de la información puede generarse de la siguiente manera:
 Código de Proveedor
 Sociedad
 Datos de contacto
 Fecha de creación

Partidas Individuales

Para visualizar y gestionar los datos de partidas abiertas de proveedores y por ende su cuenta corriente,
podemos acceder a distintos reportes, dentro de los cuales el más relevante, ya que entrega una
información completa, es el contenido en la transacción FBL1N, en este se ingresan una serie de
parámetros que el usuario desee visualizar y las cuales generaran el reporte final, estos son:
 Visualización de Partidas abiertas de proveedor
 Visualización de partidascompensadas
 Visualización de todas las partidas
 Visualización de uno o más proveedores
 Visualización de una o más sociedades
 Visualización de partidas con CME
 Visualización de apuntesestadísticos
 Visualización de campos asociados a la contabilización del documento (Cuenta contable, fecha
de pago, vía de pago, fecha de contabilización, etc.)

Análisis de Vencimiento

Para la visualización y análisis del análisis de vencimiento el sistema (antigüedad de pagos), SAP
contiene un reporte (S_ALR_87012078 - PA Análisis de vencimiento), el cual se puede generar de la
siguiente manera:
 Ingresando uno un rango de proveedores
 Ingresando una o varias Sociedades
 Determinando una fecha clave para las partidas abiertas

Reporte Descripción Empresa

S_ALR_87012078 PA Análisis de vencimiento IC24

S_ALR_87012086 Directorio de acreedores IC24
c. Requerimientos de Interfaces

BBP Chile - Cuentas por Pagar Página 22

 Blueprint
Proceso de Negocio

No aplica en este documento

Interface Descripción Origen Destino Empresa

d. Requerimientos de Conversión de Datos (Cargas iniciales)

Documentar los procedimientos de conversión de datos (carga inicial). Indicar de donde serán tomados
los datos, si serán cargados por procesos tipo batch-input, Direct Input u otro, si serán cargados
manualmente, etc. Todo esto será muy relevante para el grupo de desarrollo.

Hacer referencia a los sistemas actuales, precisando aspectos tales como cantidad de registros, qué
campos (datos) del sistema actual son relevantes a la conversión, complejidad de los datos actuales,
calidad de los datos actuales, etc.

Conversión Descripción Sistema Origen

e. Requerimientos de Ampliaciones (Enhancements)

No aplica en este documento
Ampliación Descripción

8. Requerimientos de Roles y Perfiles

Documentar qué tipos de usuarios realizan o intervienen en este proceso, y qué privilegios debieran
tener, por ejemplo, visualizar, crear, actualizar.
Descripción

9. Resumen de Impacto de Cambio Organizacional

BBP Chile - Cuentas por Pagar Página 23

 Blueprint
Proceso de Negocio

Incluir los aspectos relevantes al Change Management. Cualquier cambio a la empresa, debido a la
implementación de SAP en ella, debe ser descrito aquí.
Esta información además puede ser relevante a la documentación de los procedimientos administrativos.

Impacto
Rol / Area Impactada
Operación Actual (Como
lo hacen hoy?)
1
Operación Futura (Como
lo harán con SAP?)
Impactos Positivos
Impactos Negativos

10. Mejoras Futuras

Actualmente no aplica

11. Análisis de GAP’s Funcionales

Actualmente no aplica

N° Empresa Requerimiento Posible Solución

BBP Chile - Cuentas por Pagar Página 24

 Blueprint
Proceso de Negocio

Documentos Anexos
Nombre del Documento Versión Descripción Resumida

Autores y Participantes
Rol Nombre

Líder Funcional
Especialista Funcional
Consultor SAP Heydi Melo
Analista Técnico
Participante invitado
Participante invitado
Participante invitado
Participante invitado

Aprobadores
Rol Nombre Firma

Líder Funcional # 1
Líder Funcional # 2
Gerente de Proyecto
Especialista Funcional
Consultor SAP
Otros 1
Otros 2

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