Ερώτηση

Μπορείτε να εντοπίσετε χαρακτηριστικά αποτελεσματικής οργάνωσης σε έναν οργανισμό

που γνωρίζετε ή εργάζεσθε;

Απάντηση
Αποτελεσματική οργάνωση ενός οργανισμού είναι η δημιουργία της κατάλληλης δομής έτσι
ώστε μέσα από αυτή να επιτευχθούν οι στόχοι.
Κάποια χαρακτηριστικά αποτελεσματικής οργάνωσης ενός οργανισμού είναι:

 Η εύκολη διάδοση των πληροφοριών.

 Η δομή των τμημάτων να είναι τέτοια ώστε οι αντίστοιχες αρμοδιότητες και
εργασίες να εντάσσονται σε ένα τμήμα.
 Κάθε τμήμα να λειτουργεί ως αυτόνομο κέντρο κόστους/ ωφέλειας.
 Η ευκολία στη διαδικασία της αξιολόγησης της αποδοτικότητας, τόσο των τμημάτων
όσο και της επιχείρησης στο σύνολο, από τη διοίκηση.
 Να μην υπάρχουν επικαλύψεις αρμοδιοτήτων.

Ας πάρουμε ως παράδειγμα μια εταιρεία τηλεοπτικών παραγωγών (όπως αυτή που

εργάζομαι εγώ). Για να μπορέσει να ακολουθήσει μια αποτελεσματική οργάνωση
ακολουθεί συγκεκριμένες πρακτικές.
Για κάθε καινούργιο τηλεοπτικό project που αναλαμβάνει, εξετάζει και την υπάρχουσα
δομή της οργάνωσης ώστε να αντιληφθεί κατά πόσον αυτή η δομή μπορεί να ανταπεξέλθει
στο νέο project.
Η δομή που ακολουθεί είναι απλή. Υπάρχει ένας αρχισυντάκτης, ένας βοηθός αρχισυντάκτη
και μια συντακτική ομάδα. Ο αρχισυντάκτης λειτουργεί ως «μάνατζερ» του τμήματος. Το
μέγεθος της συντακτικής ομάδας ποικίλει και είναι ευμετάβλητο ώστε να μπορεί να
προσαρμόζεται πιο εύκολα στις ανάγκες που μπορεί να προκύπτουν.
Για παράδειγμα, μπορεί στην αρχή ένα project να θεωρηθεί ότι έχει ανάγκη 5 συντάκτες εκ
των οποίων οι δυο να είναι στο πολιτικό κομμάτι, οι άλλοι δυο στο οικονομικό και ένας για
το πολιτιστικό. Μετά από ανάγκες που προκύπτουν όμως, ο αρχισυντάκτης αντιλαμβάνεται
ότι χρειάζεται ακόμα δυο συντάκτες για το ψυχαγωγικό κομμάτι και έναν ακόμα για το
πολιτιστικό ώστε να μπορούν να καλυφθούν όλες οι ανάγκες και το project να είναι όσο το
δυνατόν πιο επιτυχημένο.
Έτσι ζητάει από τον παραγωγό του project να του φέρει άλλους 2 συντάκτες. Αυτό το κάνει
καθώς κρίνει ότι πρέπει να τοποθετηθεί ο κατάλληλος άνθρωπος στην κατάλληλη θέση
ώστε να υπάρχει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα και όχι να αρκεστεί στις ικανότητες του
διαθέσιμου προσωπικού.
Ο αρχισυντάκτης αφού έχει πλέον δομήσει την ιδανική ομάδα για αυτόν ορίζει την γραμμή
που θα ακολουθήσουν και τις αρμοδιότητες που θα αναλάβει ο καθένας. Επίσης ορίζει τον
βοηθό του υπεύθυνο για το συντονισμό όλων των επιμέρους τομέων του project. Ο βοηθός
με τη σειρά του συντονίζει και μαζεύει τις απαραίτητες πληροφορίες από όλους τους
συντάκτες κάθε τομέα. Έτσι ο καθένας μέσα στην ομάδα γνωρίζει αναλυτικά ποιες είναι
αρμοδιότητες του.
Μια εταιρεία παραγωγής λοιπόν, έχει πολλά τμήματα (όπως το παραπάνω), το καθένα από
τα οποία είναι αυτόνομο και υπεύθυνο για ένα συγκεκριμένο project. Με αυτό τον τρόπο η
διοίκηση μπορεί να ξεχωρίσει με μεγάλη ευκολία ποιο τμήμα/ project δουλεύει αποδοτικά
και να το αξιολογήσει αλλά και να αλλάξει τη στρατηγική που ακολουθεί αν αυτό βλέπει ότι
δεν φέρει εις πέρας επιτυχώς τις αρμοδιότητες που του έχουν ανατεθεί. Και η σωστή και
αποδοτική λειτουργία των τμημάτων οδηγεί σε μια επιτυχημένη στο σύνολο της εταιρεία
τηλεοπτικών παραγωγών.