2023-2024 Dönemi

KVKK BİLGİLENDİRME VE AÇIK RIZA FORMU

Belge No: 24_002

Saint-Benoît Gönüllüleri Sosyal Sorumluluk ve Proje Topluluğu olarak, aynı zamanda lisenin
öğrencisi olan tüm gönüllülerimizin kişisel verilerinin korunmasına yönelik politikalar yürütmekteyiz.
Bu bağlamda, okul idaresi ile eş zamanlı olarak gönüllülerimizin bu konudaki hakları ve
sorumlulukları hakkında bilgi sahibi olmasını sağlıyor ve kendilerinin bu konudaki taleplerini dikkate
alarak çalışmalarımızı titizlikle yürütüyoruz.
Gönüllülerimiz kadar proje hedef kitleleri ve paydaşlarımızın da kişisel verilerinin
korunmasına yönelik çalışma ve prosedürlerimiz mevcuttur.
Bu belgede paylaşılan tüm bilgiler, Lise’nin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
(KVKK) uyarınca izlediği politikaları destekleyen, söz konusu politikalar ile eş zamanlı olarak
yürütülecek prosedürleri içerir.

1- Gönüllülerin, hedef kitlenin ve paydaşların kişisel ve iletişim bilgileri:

Kişisel ve iletişim bilgilerinin toplanması, listelenmesi, korunması ve uygun görüldüğünde
silinmesi Yönetim Ekibi ile İletişim Komitesi’nin sorumluluğunda olup, diğer hiçbir komite veya
kişiye bu görev verilmemektedir.
Her dönem başında, gönüllülerden aktivasyon süreci boyunca Ad-Soyad, Sınıf Seviyesi ve
Şubesi, Okul Numarası, E-Posta Adresi (@sb.k12.tr uzantılı ve alternatif) ile Cep Telefonu
Numarası istenir. Bu bilgiler ilgili listelerin oluşturulmasında kullanılır ve faaliyet dönemi
boyunca sadece yetki sahibi kişilerin erişimine açıktır.
Açık adres ve banka hesap numarası gibi bilgiler hiçbir şekilde gönüllülerden ve
paydaşlardan istenmez. Yalnızca gereken durumlarda daha detaylı iletişim bilgilerinin
toplanması için okul idaresinden onay alınarak söz konusu iş yürütülebilir.
Gerçekleşecek projelerde ihtiyaç olması halinde katılım sağlayacak hedef kitle ve paydaş
üyelerin bazı bilgileri kayıt amaçlı olarak istenebilir. Bu işlem sadece yetki sahibi kişiler
tarafından yürütülür.
Herhangi bir kişinin iletişim bilgilerinde değişiklik olması durumunda listelerin yenilenmesi
için İletişim Komitesine bilgi verilmelidir.
Gönüllülerden dönem başında istenen bilgiler, dönem sonunda Yönetim Ekibi tarafından
erişime kapatılır ve silinir.
Hedef kitle ve paydaşlardan kayıt bilgileri, gerçekleşen projeden sonra İletişim Komitesi
tarafından erişime kapatılır ve silinir.
Proje ve etkinlik kaydı gibi amaçlarla kullanılan anket ve formlarda kişisel bilgi paylaşımı
olmuşsa mutlaka KVKK onayı istenecektir.
Kişisel verilerin güvenliği açısından gönüllülerin hedef kitle ve paydaşlar ile izin almadan bilgi
paylaşmaması gerekmektedir.
Konuyla ilgili olarak belirlenen kurallar haricinde bir uyarı veya uygulama olması halinde
gönüllüler ve paydaşlar bilgilendirilecektir.
2- Basın ve Medya Politikası
SBG olarak, hayata geçirilen projelerin duyurularının yapılması, proje sonrasında arşiv ve
haber olarak yayınlanması ile gönüllülerin ve paydaşlarının deneyim ve geri bildirimlerinin
paylaşılması gibi konular Basın-Medya Komitesi’nin sorumluluğu altındadır.
Projeler boyunca çekilen her türlü fotoğraf ve videoda hedef kitle ve paydaşların açık
kimliğini belli edecek (yüzünü, kimlik bilgilerini açığa çıkaracak) çekimlerden aksi
söylenmedikçe uzak durulacaktır.
Projelerde fotoğraf ve video çekimi sadece Basın-Medya Komitesi tarafından yapılabilir.
Gönüllüler hatıra amaçlı çekim yapmadan önce hem yönetim ekibinden, hem de hedef
kitleden izin almalıdır.
Fotoğraf ve video çekimlerinde görünmek istemeyen gönüllüler, KVKK Açık Rıza Formunu
onaylamıyor olarak işaretlemeli ve çekimlerde kadraj içerisinde bulunmamalıdır.
KVKK Açık Rıza Formu’nu onaylamayan veya doldurmayan gönüllüler eğer herhangi bir
görüntüde çıkarsa kendilerine sorulmadan yüzleri sansürlenecektir.
Hazırlanan yazılı haber metinleri ve videolar, klipler, broşürler ve sunumlarda
paylaşılacak/gönüllülerin paylaşılmasını isteyebileceği anı yazıları gibi kişisel geri bildirimler
alıntı olarak yazılacak ve sadece paylaşan kişinin ilk ismi ile söz konusu içeriğe eklenecektir.
Konuyla ilgili olarak belirlenen kurallar haricinde bir uyarı veya uygulama olması halinde
gönüllüler ve paydaşlar bilgilendirilecektir.

3- Sosyal Medya Yönetimi

2020-2021 Faaliyet Döneminden itibaren SBG’nin İnternet ve Sosyal Medya paylaşımı
yapılabilecek ortam ve platformlarda mevcut olması sağlanmıştır (Özel Web Sitesi, Instagram
Hesabı, Okul İnternet Sitesi, Okul Ortak Mailing Sistemi gibi). Topluluğun sosyal medya
yönetimi Basın-Medya Komitesi ile İletişim Komitesi ve Yönetim Ekibi tarafından
sağlanmaktadır.
Paylaşılacak her türlü içeriğin (gönderi, video, makale, altyazı gibi) hazırlanmasından
Basın-Medya Komitesi, hazırlanan içerik ve kaynakların incelenerek paylaşılmasından ise
İletişim Komitesi ile Yönetim Ekibi sorumludur.
Herhangi bir projede sosyal medya içeriği oluşturma görevi almış gönüllüler, belirlenen
standart ve kurallara uygun bir şekilde çalışmalı ve ortaya çıkan ürünleri ilgili komiteye
sunmalıdır.
Paylaşılan içerikler tek bir kişiye veya gruba ait değildir. İçeriklerin tamamı SBG
Topluluğu’nun ortak paydasıdır.
Paylaşılan hikaye ve gönderi gibi unsurlarda KVKK Açık Rıza Formu’nu onaylamış gönüllülerin
sosyal medya hesapları eğer izin verirlerse etiketlenebilir. Konuyla ilgili izin vermeyen ve bunu
beyan eden gönüllülerin hesapları etiketlenmez.
KVKK Açık Rıza Formu’nu onaylamamış gönüllü ve paydaşların görüntüleri paylaşımlara dahil
edilmez veya sansürlenir.
Gönüllüler ve paydaşlar kendi kişisel hesaplarından SBG Topluluğunu temsil edecek bir
paylaşım yapmadan önce izin almalı ve mutlaka ilgili hesabı etiketlemelidir.
İnternet ve sosyal medya bireylerin kişisel kullanımına mahsus olduğundan hiçbir gönüllü
veya paydaştan SBG sosyal medya hesaplarını zorla incelemesi veya takip etmesi istenmez.
Konuyla ilgili olarak belirlenen kurallar haricinde bir uyarı veya uygulama olması halinde
gönüllüler ve paydaşlar bilgilendirilecektir.
KVKK AÇIK RIZA ONAY FORMU
Saint-Benoît Gönüllüleri 2023-2024 faaliyet dönemi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
(KVKK)'na ilişkin bilgilendirme mektubunu okudum, açık rıza ve onay formunu kişisel haklarım ve
isteklerim doğrultusunda, kendi başıma doldurmaktayım.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında paylaşılan kural ve yönlendirmelere uymayı

ve paylaşılan politika ve uygulamaları…

KABUL EDİYORUM KABUL ETMİYORUM

Bu bağlamda başta proje ve faaliyetlerde çekilen fotoğraf ve videolar ile temel iletişim
bilgileri olmak üzere bazı kişisel verilerimin kullanılmasını ve paylaşılmasını …

ONAYLIYORUM ONAYLAMIYORUM

Gönüllü Adı-Soyadı:

Sınıf Seviyesi: HAZ L1 L2 L3 L4

Şube - Okul No:

Okul E-posta adresi:

Cep Tel.

Tarih:

İmza:

Bu belgenin tüm hakları saklıdır. İzinsiz çoğaltılamaz ve paylaşılamaz. İntihal ve(ya) “fikir/eser
hırsızlığı” tespitinde yasal ve idari işlem uygulanır.