Chapter 4: CHỌN NHÂN VIÊN

Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình tuyển chọn,
bao gồm kiểm tra cơ bản nhân viên, các loại bài kiểm tra,
phỏng vấn và hướng dẫn quản lý nhân viên.
Mục tiêu học tập
1. Định nghĩa các khái niệm kiểm tra cơ bản
2. Thảo luận ít nhất bốn loại bài kiểm tra nhân sự cơ
bản
3. Giải thích các yếu tố và vấn đề có thể làm giảm hiệu
quả của buổi phỏng vấn, và kỹ thuật để loại bỏ
chúng
4. Giải thích cách thực hiện kiểm tra lý lịch đối với ứng viên xin việc.
5. Thảo luận cách sử dụng các phương pháp tuyển chọn nhân viên để
nâng cao mức độ gắn bó của nhân viên với công ty.

Hệ quả pháp lý & Tuyển dụng sơ suất

Tuyển dụng sơ suất

Xem xét kỹ lưỡng

 Xem xét kỹ tất cả các ứng viên đang được cân nhắc tuyển dụng. Đặc biệt
chú ý đến những ứng viên có khoảng trống việc làm không rõ nguyên
nhân.

Ủy quyền kiểm tra lý lịch

 Nhận được sự cho phép bằng văn bản của ứng viên để kiểm tra tham
chiếu và kiểm tra lý lịch.

Lưu lại tất cả hồ sơ

 Lưu giữ tất cả hồ sơ và thông tin thu thập được về ứng viên.

Loại bỏ ứng viên khai sai thông tin

 Loại những ứng viên khai báo sai sự thật quan trọng hoặc có tiền án liên
quan trực tiếp và quan trọng đến công việc.
Hành động kỷ luật ngay lập tức

 Nếu phát sinh vấn đề, phải thực hiện hành động kỷ luật ngay.

Hiểu rõ luật lao động

• Tránh phân biệt đối xử
• Liên quan đến công việc
Các câu hỏi và bài kiểm tra nói chung phải liên quan đến kỹ năng, kiến thức,
khả năng và năng lực cần thiết cho công việc. Điều này đảm bảo việc tuyển
chọn công bằng.

• Bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên và quyền riêng tư của bài kiểm tra
Việc tiết lộ kết quả bài kiểm tra của nhân viên có thể gặp rắc rối. Ví dụ, nếu
người sử dụng lao động trước đây tiết lộ thông tin sai lệch và sự vu khống đó
gây tổn hại nghiêm trọng cho nhân viên, họ có thể kiện vì tội vu khống.
Người tham gia kiểm tra có quyền bảo mật và mong muốn chỉ những chuyên
gia hoặc những người có đủ năng lực giải thích điểm số mới được truy cập vào
kết quả. Ngoài ra, bài kiểm tra cần phải được bảo mật và không ai nên có thông
tin trước về bài kiểm tra (lợi thế không công bằng).

Các loại bài kiểm tra

• Khả năng nhận thức hoặc khả năng tinh thần
Các bài kiểm tra trí tuệ, như bài kiểm tra IQ, là các bài kiểm tra về khả năng trí
tuệ chung. Chúng đo lường một loạt các khả năng.

• Khả năng vận động và thể chất

Có nhiều bài kiểm tra khả năng vận động và thể chất để đo lường các yếu tố như
sự khéo léo của ngón tay, sức mạnh và sự khéo léo tay.

• Bài kiểm tra thành tích: Là công cụ đo lường những gì ai đó đã học được.
Chúng đo lường cụ thể kiến thức.

• Kiểm tra trực tuyến qua máy tính: Hầu hết các bài kiểm tra được đề cập
trong chương này có cả phiên bản máy tính và bản giấy, và các nghiên cứu cho
thấy kết quả giữa hai hình thức này tương đương nhau. Các nhà cung cấp bài
kiểm tra hiện nay còn cho phép ứng viên thực hiện bài kiểm tra qua điện thoại
thông minh.

• Mẫu công việc & Mô phỏng: Các bài kiểm tra như bài kiểm tra phán đoán
tình huống và các trung tâm đánh giá có thể được coi là những bài kiểm tra thực
tế. Những bài kiểm tra này đo lường hiệu suất công việc một cách trực tiếp. Các
chỉ số về tính cách và sở thích cố gắng dự đoán hiệu suất công việc bằng cách
đo lường các yếu tố như sự hướng ngoại trong sở thích.
• Bài kiểm tra phán đoán tình huống: Là các bài kiểm tra nhân sự được thiết
kế để đánh giá khả năng phán đoán của ứng viên đối với một tình huống gặp
phải tại nơi làm việc.

• Các trung tâm đánh giá quản lý: Là các cơ sở nơi ứng viên quản lý được
yêu cầu đưa ra quyết định trong các tình huống giả định và được chấm điểm dựa
trên hiệu suất của họ. Các bài tập mô phỏng điển hình bao gồm:

 Hộp thư công việc (tích lũy các báo cáo hoặc thông báo mà ứng viên phải
hành động phù hợp).

 Thảo luận nhóm không có người dẫn dắt.

 Thuyết trình cá nhân.

• Kiểm tra tình huống qua video

Các bài kiểm tra qua video trình bày cho thí sinh các tình huống đại diện cho
công việc, mỗi tình huống sẽ được theo sau bởi một câu hỏi trắc nghiệm.

• Phương pháp đào tạo và đánh giá công việc mô phỏng: Là một quy trình
tuyển chọn trong đó nhà tuyển dụng huấn luyện ứng viên thực hiện một mẫu
nhiệm vụ của công việc và sau đó đánh giá hiệu suất của họ.

• Công cụ đánh giá ứng viên đa phương tiện qua máy tính: Các nhà tuyển
dụng ngày càng sử dụng công cụ đánh giá ứng viên đa phương tiện qua máy
tính. Ví dụ, Công ty Ford sẽ kiểm tra ứng viên về cách siết chặt các con vít và
liệu họ có tuân thủ đúng các quy trình nhất định hay không.

Đo lường tính cách

• Bài kiểm tra không liên quan đến hiệu suất
Các yếu tố như động lực và kỹ năng giao tiếp là quan trọng và
được đo lường cho những đặc điểm không liên quan đến hiệu
suất. Các đặc điểm cá nhân như thái độ, động lực và tính khí
được sử dụng để đánh giá ứng viên trong môi trường làm việc.
Các bài kiểm tra tính cách đo lường các khía cạnh cơ bản của
tính cách ứng viên, chẳng hạn như hướng nội, sự ổn định và
động lực.

• Bảng câu hỏi sở thích

Bảng câu hỏi sở thích là các bài kiểm tra so sánh sở thích của một người với
những người trong các nghề nghiệp khác nhau. Do đó, một người tham gia
Bảng câu hỏi sở thích Strong-Campbell sẽ nhận được một báo cáo so sánh sở
thích của họ với sở thích của những người đang làm việc trong các nghề nghiệp
cụ thể.
• Có thể vi phạm ADA
Hiệu quả của bài kiểm tra tính cách trong việc tuyển chọn giả định rằng bạn tìm
thấy mối quan hệ giữa một đặc điểm tính cách có thể đo lường (chẳng hạn như
hướng ngoại) và thành công trong công việc. Vì tính chất cá nhân của nó, các
nhà tuyển dụng nên sử dụng bài kiểm tra tính cách một cách thận trọng. Những
ứng viên bị từ chối có thể tuyên bố rằng kết quả kiểm tra là sai hoặc vi phạm
các luật ADA.

• Hiệu quả của bài kiểm tra tính cách

Mặc dù tiềm năng của bài kiểm tra tính cách khó đánh giá và sử dụng, những
bài kiểm tra này có thể giúp các nhà tuyển dụng tuyển dụng nhân viên hiệu quả.
Các nhà tâm lý học công nghiệp thường tập trung vào "năm yếu tố lớn" của tính
cách: hướng ngoại, sự ổn định cảm xúc, sự dễ chịu, tính cẩn thận, và sự mở
rộng kinh nghiệm.

Phỏng vấn ứng viên

• Phỏng vấn là quy trình được thiết kế để thu thập thông tin từ các câu trả lời
bằng miệng của một người đối với các câu hỏi miệng.
• Cấu trúc của các cuộc phỏng vấn khác nhau. Phỏng vấn không cấu trúc là khi
người phỏng vấn đặt câu hỏi theo kiểu tự do, thường không có định dạng cố
định. Phỏng vấn có cấu trúc là khi, ví dụ, tất cả các ứng viên đều được hỏi
những câu hỏi giống nhau.
• Các loại câu hỏi mà cuộc phỏng vấn có thể hỏi cũng rất đa dạng. Các câu hỏi
tình huống tập trung vào khả năng của ứng viên giải thích hành vi của họ sẽ như
thế nào trong một tình huống cụ thể.
• Cách thực hiện phỏng vấn thay đổi tùy vào tình huống yêu cầu. Ví dụ, phỏng
vấn nhóm là khi một ứng viên phỏng vấn với một nhóm người. Điều này có thể
tiết kiệm thời gian thay vì phải tổ chức nhiều cuộc phỏng vấn cá nhân.
• Các câu hỏi hành vi yêu cầu ứng viên kể về cách họ đã hành động trong những
tình huống nhất định và thường bắt đầu bằng, "Hãy kể cho tôi về một lần khi..."
• Nhiều công ty hiện nay chọn phỏng vấn qua video hoặc điện thoại để tiết kiệm
chi phí và thời gian bay ứng viên đến phỏng vấn. Thường thì các cuộc phỏng
vấn sàng lọc bắt đầu với loại phỏng vấn này.

Hướng dẫn Phỏng vấn có cấu trúc

BƯỚC 1 - Tạo một Hướng dẫn Phỏng vấn có cấu trúc

Hướng dẫn:
Trước tiên, ở bước 1, tạo một hướng dẫn phỏng vấn có cấu trúc như sau (bao
gồm định nghĩa năng lực, câu hỏi mở đầu và ví dụ chuẩn mực cùng câu trả lời,
chẳng hạn) cho mỗi năng lực yêu cầu của công việc:

Năng lực: Kỹ năng giao tiếp

Định nghĩa:
Thể hiện sự hiểu biết, lịch sự, khéo léo, đồng cảm, quan tâm; phát triển và duy
trì mối quan hệ; có thể xử lý những người khó tính, thù địch, căng thẳng; giao
tiếp tốt với người từ các nền tảng và tình huống khác nhau; nhạy cảm với sự
khác biệt cá nhân.

Câu hỏi mở đầu:

Hãy mô tả một tình huống mà bạn phải xử lý những người đang cảm thấy bực
bội về một vấn đề. Bạn đã thực hiện những hành động cụ thể nào? Kết quả hoặc
kết quả cuối cùng là gì?
Phỏng vấn ứng viên
Phỏng vấn trực tuyến
Một cuộc phỏng vấn tuyển chọn qua máy tính là khi các câu trả lời bằng miệng
và/hoặc gõ của ứng viên được thu thập dựa trên các câu hỏi hoặc tình huống
bằng miệng, hình ảnh hoặc viết được máy tính hóa.

Đa dạng

Phỏng vấn có hữu ích không?

Phỏng vấn câu hỏi tình huống
Để dự đoán hiệu suất công việc, các cuộc phỏng vấn câu hỏi tình huống cho
thấy độ tin cậy cao hơn so với các cuộc phỏng vấn hành vi.

Phỏng vấn có cấu trúc

Các cuộc phỏng vấn có cấu trúc, bất kể nội dung, đều đáng tin cậy và hợp lệ
hơn so với các cuộc phỏng vấn không cấu trúc trong việc dự đoán hiệu suất
công việc.

Phỏng vấn một kèm một

Phỏng vấn một kèm một là loại phỏng vấn phổ biến nhất, nơi ứng viên và người
phỏng vấn dành thời gian trả lời các câu hỏi một mình với nhau. Phỏng vấn một
kèm một có xu hướng đáng tin cậy hơn so với các cuộc phỏng vấn nhóm.

Cách tránh những sai lầm phỏng vấn phổ biến

• Phán đoán vội vã: Người phỏng vấn thường có xu hướng đưa ra kết luận vội
vàng hoặc phán đoán nhanh về ứng viên trong vài phút đầu của cuộc phỏng vấn.
Đối với người phỏng vấn, hãy giữ tâm trí cởi mở và cẩn thận không vội vàng
đánh giá.

• Nhấn mạnh tiêu cực và đưa ra kết luận vội vã: Điều này đặc biệt xấu khi 1)
người phỏng vấn tìm kiếm thông tin tiêu cực, 2) người phỏng vấn bị ảnh hưởng
nhiều hơn bởi thông tin không thuận lợi so với thông tin thuận lợi, và 3) ấn
tượng của người phỏng vấn thay đổi từ tích cực sang tiêu cực, có khả năng cao
hơn là ngược lại.

• Không hiểu rõ công việc: Đây là khi người phỏng vấn không thực sự hiểu
hoặc biết rõ công việc mà họ đang phỏng vấn ứng viên. Điều này rất không may
đối với những ứng viên phỏng vấn cho công việc đó. Tránh điều này bằng cách
đảm bảo người phỏng vấn chuẩn bị trước.

• Áp lực phải tuyển dụng: Khi có áp lực phải tuyển dụng, người phỏng vấn có
thể bỏ qua các thông tin quan trọng trong cuộc phỏng vấn. Áp lực có thể làm
giảm tính hợp lệ của cuộc phỏng vấn.

• Lỗi theo thứ tự ứng viên (Lỗi so sánh): Lỗi này có nghĩa là thứ tự bạn gặp
ứng viên ảnh hưởng đến cách bạn đánh giá họ. Các ứng viên trung bình thường
có xu hướng trông có vẻ tốt hơn khi họ xuất hiện sau những ứng viên không phù
hợp.

• Ảnh hưởng của hành vi phi ngôn ngữ: Người phỏng vấn đánh giá ứng viên
có biểu hiện nhiều giao tiếp bằng mắt, cử động đầu, cười và các hành vi phi
ngôn ngữ tương tự cao hơn.

• Sự hấp dẫn: Nói chung, mọi người thường gán những đặc điểm tích cực và
kết quả sống thành công hơn cho những người có ngoại hình hấp dẫn.

• Khám phá từ nghiên cứu: Trong một nghiên cứu, các nhà nghiên cứu đã thay
đổi cách nhìn của các “ứng viên”; ví dụ, bằng cách đặt các vết sẹo như vết trên
má của một số ứng viên nhưng không làm như vậy với những người khác. Các
nhà quản lý khi phỏng vấn đã phân biệt ứng viên có sẹo và đánh giá họ thấp
hơn.

• Tự ca ngợi: Là khi ứng viên tự quảng bá kỹ năng và khả năng của mình để tạo
ấn tượng về năng lực.

• Ảnh hưởng phi ngôn ngữ: Có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc phỏng
vấn. Những ứng viên không đủ năng lực nhưng có kỹ năng phi ngôn ngữ tốt có
thể được đánh giá cao hơn những ứng viên có năng lực nhưng lại thiếu kỹ năng
phi ngôn ngữ.

Cách tiến hành một cuộc phỏng vấn hiệu quả

• Bước 1: Thiết kế cuộc phỏng vấn

o Nên chuẩn bị các câu hỏi có cấu trúc trước.
• Bước 2: Xem xét lý lịch của ứng viên
o Các ứng viên phỏng vấn cần được nghiên cứu kỹ trước khi tiến hành phỏng
vấn.

• Bước 3: Xây dựng mối quan hệ

o Xây dựng mối quan hệ giúp ứng viên mở lòng chia sẻ kinh nghiệm, và cuộc
trao đổi hai chiều sẽ trở nên hiệu quả hơn.

• Bước 4: Đặt câu hỏi

o Tuân theo cuộc phỏng vấn có cấu trúc, nhưng cũng cần linh hoạt khi các câu
hỏi khác phát sinh, và có thể hỏi thêm trong cuộc phỏng vấn.

• Bước 5: Kết thúc cuộc phỏng vấn

o Dành thời gian cho phần hỏi và trả lời giữa ứng viên và người phỏng vấn.

• Bước 6: Xem lại cuộc phỏng vấn

o Sau khi ứng viên rời đi, xem lại ghi chú của bạn và ghi thêm nếu cần trong khi
cuộc phỏng vấn còn mới trong tâm trí.

Phỏng vấn ứng viên

• Tránh các câu hỏi bất hợp pháp:

Các câu hỏi liên quan đến tuổi tác, chủng tộc, hoặc nguồn gốc dân tộc nên được
tránh. Ví dụ, có thể hỏi liệu ứng viên có trên 18 tuổi hay không, nhưng không
hỏi tuổi của ứng viên.

• Sử dụng mô hình năng lực:

Thực hành quản lý tài năng tốt nhất yêu cầu sử dụng cùng một mô hình/năng
lực cho việc tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo, đánh giá và trả lương cho nhân viên.

• Hồ sơ phỏng vấn nhân viên:

IBM đã xác định khoảng 500 “vai trò” mà nhân viên có thể đảm nhận, chẳng
hạn như một nhà phân tích. Sau đó, IBM tạo ra các hồ sơ hoặc bộ kỹ năng yêu
cầu cho mỗi vai trò. Công ty đánh giá nhân viên dựa trên các kỹ năng này từ 0
đến 3, và những đánh giá này có thể giúp hướng dẫn việc thăng chức, chuyển
công tác hoặc đào tạo, chẳng hạn.

Một số câu hỏi phỏng vấn mẫu

Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch

1. Mô tả một tình huống cụ thể cho thấy bạn đã đặt mục tiêu như thế nào để
đạt được một mục tiêu.
 2. Kể về một lần bạn phải lựa chọn giữa hai hoặc nhiều cơ hội quan trọng.
Bạn đã quyết định như thế nào để lựa chọn cái quan trọng nhất?
3. Hãy cho tôi biết bạn thường lên lịch thời gian như thế nào để hoàn thành
các công việc hàng ngày?
4. Mô tả một tình huống bạn đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một
sự kiện quan trọng. Bạn đã làm điều đó như thế nào?
5. Hãy nghĩ về một bài báo cáo dài hoặc bài tiểu luận mà bạn đã viết. Mô tả
cách bạn tổ chức, nghiên cứu và viết báo cáo đó.
6. Hãy đưa ra một ví dụ về cách bạn tổ chức ghi chú và các tài liệu khác để
ôn thi cho một kỳ thi quan trọng.
7. Mô tả một lần bạn đã tổ chức lại một thứ gì đó để hiệu quả hơn. Bạn đã
làm như thế nào?
8. Hãy nghĩ về một lần bạn đã lên kế hoạch quan trọng nhưng kế hoạch bị
hỏng. Bạn đã phản ứng như thế nào? Bạn đã làm gì?

Kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo

1. Hãy kể về một sự kiện trong quá khứ đã ảnh hưởng lớn đến cách bạn giao
tiếp với mọi người.
2. Đưa ra một ví dụ cụ thể để minh họa khả năng của bạn trong việc xử lý
với một người không hợp tác.
3. Một số người có khả năng "chịu đựng" tình huống khó khăn. Hãy mô tả
một lần bạn đã thể hiện kỹ năng này.
4. Hãy kể về một lần bạn phải làm việc với một người có cái nhìn tiêu cực
về bạn. Bạn đã vượt qua điều này như thế nào?
5. Hãy nhớ lại một lần bạn tham gia vào một nhóm. Kể cho tôi về một bài
học quan trọng bạn học được và nó có ích cho bạn như thế nào hôm nay.
6. Mô tả một tình huống bạn đã đảo ngược một tình huống tiêu cực ở
trường, nơi làm việc hoặc gia đình. Bạn đã làm thế nào?
7. Mô tả một tình huống tốt nhất để minh họa khả năng lãnh đạo của bạn.
8. Hãy nghĩ về một người mà bạn ngưỡng mộ trong việc lãnh đạo. Những
phẩm chất nào của họ khiến bạn ấn tượng?

Sự quyết đoán và động lực

1. Mô tả một số tiêu chuẩn công việc mà bạn đã đặt ra cho chính mình trong
các công việc trước đây. Tại sao chúng lại quan trọng với bạn?
2. Kể về một lần bạn đã trải qua thiếu động lực. Nguyên nhân là gì? Bạn đã
làm gì về nó?
3. Mô tả một tình huống bạn phải đối phó với một người mà bạn cảm thấy
không trung thực. Bạn đã xử lý nó như thế nào?
4. Mô tả một tình huống đã làm bạn cực kỳ tức giận. Bạn đã phản ứng như
thế nào?
 5. Kể về một lần tốt nhất để minh họa khả năng của bạn trong việc "bám
trụ" trong một tình huống khó khăn.
6. Mô tả một lần bạn đã động viên một người thiếu động lực để làm điều gì
đó mà bạn muốn họ làm.
7. Đưa ra một ví dụ về một lần bạn bị ảnh hưởng bởi chính trị tổ chức. Bạn
đã phản ứng như thế nào?
8. Đưa ra một ví dụ về khi ai đó cố gắng lợi dụng bạn. Bạn đã phản ứng như
thế nào?

Ra quyết định và giải quyết vấn đề

1. Đưa ra một ví dụ minh họa khả năng của bạn trong việc ra quyết định khó
khăn.
2. Kể về một quyết định bạn đã đưa ra mặc dù không có đủ thông tin.
3. Mô tả một tình huống bạn phải "đứng vững" cho một quyết định bạn đã
đưa ra, mặc dù quyết định đó không được ưa chuộng.
4. Mô tả một tình huống bạn đã thay đổi quyết định của mình, mặc dù bạn
đã cam kết công khai về quyết định đó.
5. Mô tả một tình huống minh họa khả năng phân tích và giải quyết vấn đề
của bạn.
6. Kể về một lần bạn đã làm hòa giải để giải quyết vấn đề giữa hai người
khác.
7. Mô tả một vấn đề mà dường như gần như không thể vượt qua đối với
bạn. Bạn đã xử lý nó như thế nào?
8. Kể về một lần bạn đã sử dụng cách tiếp cận sáng tạo hoặc độc đáo để giải
quyết một vấn đề khó khăn.

Hỏi câu hỏi phỏng vấn theo hồ sơ công việc

Điều Tra Lý Lịch & Kiểm Tra Tham Chiếu

 Cần Xác Minh Gì

 Thu Thập Thông Tin Lý Lịch
 Kiểm Tra Các Trang Mạng Xã Hội
 Hiệu Quả Kiểm Tra Tham Chiếu

Hiểu Luật Lao Động

 Cung Cấp Tham Chiếu

o Phỉ báng
 Mạng Xã Hội
o Tốt nhất là lấy sự đồng ý của ứng viên
 Sử Dụng Dịch Vụ Thông Tin Trước Khi Tuyển Dụng
 Kiểm Tra Thành Thật
 Xét Nghiệm Polygraph
 Kiểm Tra Thành Thật Dạng Giấy
 Phát Hiện Sự Gian Dối
 Nét Chữ Học
 Xét Nghiệm Y Tế
 Kiểm Tra Ma Túy
 Giới Thiệu Công Việc Thực Tế
 Tận Dụng Bạn Bè & Người Quen
 Ra Quyết Định Tuyển Dụng
  Kiểm Tra & Thiết Bị Tuyển Dụng Có Hữu Ích Như Thế Nào
 Tuân Thủ Luật Di Cư
 Hệ Thống Theo Dõi & Sàng Lọc Ứng Viên Toàn Diện
 Phát Triển & Mở Rộng Lời Mời Làm Việc

Hướng Dẫn Gắn Kết Nhân Viên

 Gắn Kết
 Xây Dựng Gắn Kết
 Phương Pháp Toyota
o Bước 1: Đơn xin việc trực tuyến chi tiết (20-30 phút)
o Bước 2: Đánh giá trên máy tính (2-5 giờ)
o Bước 3: Đánh giá mô phỏng công việc (6-8 giờ)
o Bước 4: Phỏng vấn trực tiếp
o Bước 5: Kiểm tra lý lịch, xét nghiệm ma túy và kiểm tra y tế
o Bước 6: Đưa ra lời mời làm việc

Tóm Tắt

1. Sàng lọc & tuyển chọn ứng viên

2. Nhiều loại bài kiểm tra nhân sự
3. Các yếu tố có thể làm giảm hiệu quả của một cuộc phỏng vấn
4. Công cụ sàng lọc
5. Ứng viên có tiềm năng cao thường có sự gắn kết