CHƯƠNG II: Phỏng vấn trong tuyển dụng là một nghệ thuật

2.1 Chuẩn bị phỏng vấn

Để cho cuộc phỏng vấn đạt được kết quả tốt đẹp, không những nhà tuyển dụng mà
ngay cả ứng viên cũng phải chuẩn bị chu đáo.
- Về phía ứng viên: Ứng viên phải đem theo những giấy tờ cần thiết như văn bằng, chứng
chỉ, giấy giới thiệu, tài liệu liên hệ đến những kinh nghiệm làm việc trong quá khứ,
những tác phẩm, khai sanh, hôn thú và tất cả những giấy tờ cần thiết khác để chứng minh
các dữ kiện đã ghi trong hồ sơ xin việc…
- Về phía nhà tuyển dụng cũng phải thực hiện những điểm sau để chuẩn bị cho cuộc
phỏng vấn:
+ Chú giải hồ sơ. Hồ sơ gồm có đơn xin việc của ứng viên, sơ yếu lý lịch, và học bạ.
Nghĩa là nhà tuyển dụng phải ghi ra những điểm thắc mắc của mình đối với ứng viên bởi
vì cần làm sáng tỏ một số điểm thì công việc phỏng vấn mới khách quan được. Chẳng
hạn như một thay đổi bất ngờ trong chiều hướng làm của ứng viên, một chi tiết xấu xuất
hiện trong học bạ, sự chênh lệch về lương bổng đối với hai công việc làm khác nhau của
ứng viên….Dĩ nhiên việc chú giải những điểm nghi ngờ, khó hiểu phải được thực hiện
ngay sau khi nhận hồ sơ xin việc của ứng viên.
+ Nhà tuyển dụng cũng phải sửa soạn những tài liệu và vật dụng để trình bày cho ứng
viên như khế ước, hình ảnh, phiếu điều kiện làm việc, những chi tiết liên hệ đến công ty
mà ứng viên cần biết, đọc kỹ lại toàn bộ hồ sơ để có một khái niệm tổng quát về một ứng
viên trước khi phỏng vấn.
Bên cạnh đó, cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều phải chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn.
Các câu hỏi phỏng vấn thường có thể được phân loại như sau:
- Giới thiệu về bản thân: Giới thiệu về bản thân thoạt nghe có vẻ đơn giản. Nhưng trong
phỏng vấn, hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cách trình bày và phong thái của ứng
viên. Tuỳ thuộc vào câu trả lời, nhà tuyển dụng sẽ xem xét và đưa ra các câu hỏi tiếp theo
nhằm đánh giá tính cách, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên.
- Các câu hỏi tình huống: Thường được coi là những câu hỏi khó và cũng thường gặp
khi phỏng vấn xin việc. Chúng được xây dựng dựa trên các tình huống hoặc vấn đề tiềm
ẩn trong công việc mà ứng viên đang ứng tuyển.
Mục đích của chúng là để kiểm tra cách ứng viên tiếp cận và xử lý vấn đề cụ thể đó như
thế nào. Các câu hỏi tình huống thường tập trung với những vấn đề ứng viên có thể gặp
trong tương lai. Vì vậy, chúng thường được bắt đầu bằng “Bạn sẽ làm gì”, thay vì “Bạn
đã làm gì”.
Cách trả lời phỏng vấn tinh tế cho dạng câu hỏi này có thể giúp ứng viên chứng minh khả
năng xoay xở trước áp lực, cũng như cách ứng viên đưa ra một quyết định nhanh chóng.
Đó cũng chính là những điều mà nhà tuyển dụng muốn kiểm tra ở ứng viên thông qua
loạt câu hỏi này.
- Các câu hỏi về năng lực: Nhà tuyển dụng sử dụng các câu hỏi phỏng vấn này để đánh
giá về các kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể được yêu cầu để có thể thành công cho vị trí
được phỏng vấn.
Chúng có thể liên quan tới các lĩnh vực chuyên môn như marketing, tài chính, ngân hàng
hoặc là các kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo hay làm việc nhóm.
Thoạt nghe thì có vẻ giống với câu hỏi tình huống, tuy nhiên câu hỏi dựa trên năng lực
thường ít mang tính giả thuyết hơn. Nó sẽ tập trung vào các ví dụ thực tế mà ứng viên đã
từng trải qua với các công việc trước đây. Nhà tuyển dụng cũng sẽ xem xét kỹ về cách
ứng viên vận dụng kỹ năng cụ thể, hơn là chỉ muốn biết cách ứng viên giải quyết vấn đề.
- Các câu hỏi hành vi: Một dạng nữa trong các câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn là
những câu hỏi về hành vi. Tương tự như các câu hỏi phỏng vấn về năng lực, câu hỏi hành
vi cũng yêu cầu ứng viên mô tả những câu chuyện trong quá khứ.
Trong khi các câu hỏi tình huống giải mã cách ứng viên tiếp cận vấn đề, câu hỏi năng lực
chứng minh ứng viên có các kỹ năng cần thiết cho vị trí tuyển dụng hay không thì các câu
hỏi về hành vi xác định xem ứng viên có những đặc điểm tính cách phù hợp với văn hóa
của công ty và công việc đang tuyển hay không.
Nhà tuyển dụng muốn biết về thái độ hay ảnh hưởng của ứng trong một tình huống cụ
thể, cũng như phong cách làm việc và giao tiếp với đồng nghiệp. Nhà tuyển dụng sẽ dựa
trên những hành vi, thái độ trong quá khứ của ứng viên để dự đoán về hành vi, thái độ
trong tương lai khi ứng viên gia nhập công ty.
- Câu hỏi cá nhân: Trong các câu hỏi phỏng vấn thường gặp, câu hỏi cá nhân tưởng
chừng không liên quan tới công việc. Tuy nhiên, qua cách trả lời phỏng vấn của ứng viên,
nhà tuyển dụng vẫn có thể đánh giá nếu ứng viên phù hợp với công việc mới hay không.
Những câu hỏi cá nhân thường sẽ hỏi về điểm mạnh, điểm yếu, việc ứng viên làm lúc
rảnh rỗi, điều gì ứng viên thích và ghét, cách ứng viên đối xử với người khác và ngược
lại…
Mục đích chính của nhà tuyển dụng khi đưa ra những câu hỏi này là để xác định ứng viên
có thật sự hợp với đặc thù công việc và văn hoá công ty hay không.
2.2 Trong phỏng vấn
- Các nhà tuyển dụng nên có sự thống nhất về các câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời
của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn.
- Khởi đầu đơn giản giúp ứng viên dễ dàng tham gia cuộc phỏng vấn bằng cách đặt
những câu hỏi cơ bản trước.
Ví dụ: Tại sao bạn lại ứng tuyển vào vai trò này?.
- Giải thích quy trình: Bất kể nhà tuyển dụng đang sử dụng hình thức phỏng vấn nào, hãy
giải thích ngắn gọn cách thức thực hiện phỏng vấn. Hỏi xem trước khi bắt đầu phỏng vấn,
ứng viên có thắc mắc gì hay không.
- Không khí buổi phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn phải có tính cách theo hai chiều, nghĩa là ứng viên đến dự không phải
chỉ để bị nhận xét, mà ngược lại ứng viên đến là để thăm dò cũng như tìm hiểu về công ty
và những điều kiện làm việc của công ty.
Đôi khi, vì nhà tuyển dụng là người có kinh nghiệm hay kiến thức tổng quát kém hơn ứng
viên, do đó những câu hỏi quá dở của nhà tuyển dụng hay phỏng vấn viên vô tình tạo cho
ứng viên nhiều khó chịu. Điều này sẽ đào sâu hố ngăn cách giữa hai người, làm cho ứng
viên có ý niệm xấu về công ty và đôi khi ứng viên không còn giữ ý muốn vào làm việc
với công ty nữa.
Ngược lại nếu nhà tuyển dụng hay phỏng vấn viên là người có trình độ hiểu biết quá cao
và thường đặt ra những câu hỏi quá khó khăn để xem phản ứng của ứng ra sao. Điều này
đôi khi vô tình làm cho ứng viên lúng túng, sợ sệt và từ khởi điểm này, nhà tuyển dụng đã
tạo cho ứng viên một mặc cảm tự ti.
Không khí buổi phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn phải có tính cách theo hai chiều, nghĩa là ứng viên đến dự không phải
chỉ để bị nhận xét, mà ngược lại ứng viên đến là để tham dò cũng như tìm hiểu về công ty
và những điều kiện làm việc của công ty.
Đôi khi, vì nhà tuyển dụng là người có kinh nghiệm hay kiến thức tổng quát kém hơn ứng
viên, do đó những câu hỏi quá dở của nhà tuyển dụng vô tình tạo cho ứng viên nhiều khó
chịu. Điều này sẽ đào sâu hố ngăn cách giữa hai người, làm cho ứng viên có ý niệm xấu
về công ty và đôi khi ứng viên không còn giữ ý muốn vào làm việc với công ty nữa.
Ngược lại nếu nhà tuyển dụng hay phỏng vấn viên là người có trình độ hiểu biết quá cao
và thường đặt ra những câu hỏi quá khó khăn để xem phản ứng của ứng ra sao. Điều này
đôi khi vô tình làm cho ứng viên lúng túng, sợ sệt và từ khởi điểm này, nhà tuyển dụng đã
tạo cho ứng viên một mặc cảm tự ti.
Do đó buổi phỏng vấn phải rất thoải mái, cả nhà tuyển dụng và ứng viên không nên làm
việc trong tình trạng căng thẳng. Sau đây là những điểm cần lưu ý:
- Nhà tuyển dụng phải điều hướng như thế nào để ứng viên có dịp đặt câu hỏi, vì đa số
ứng viên đều có khuynh hướng thụ động, họ chỉ trả lời hơn là đặt câu hỏi.
- Nhà tuyển dụng không nên tiếp đón ứng viên trong phòng làm việc của ông ta vì như
vậy ứng viên sẽ có cảm tưởng e dè, sợ sệt…
- Trong khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng không nên ghi chú nhiều vì như vậy vô tình làm
cho ứng viên đâm ra lo sợ và rối trí.
- Hơn nữa, để giúp cho không khí được cởi mở thân mật, nhà tuyển dụng có thể mời ứng
viên cùng giải khát.
- Nhà tuyển dụng nên dành tất cả thời gian cần thiết vào buổi phỏng vấn, nghĩa là nhà
tuyển dụng nên thu xếp một thời khóa biểu thuận lợi nhất để không bị quấy rầy trong suốt
buổi phỏng vấn để cho ứng viên không có cảm tưởng mình bị hất hủi, khó chịu…Nói
cách khác là nhà tuyển dụng phải tạo một khung cảnh thích hợp, tạo sự thông cảm, hấp
dẫn cho ứng viên, cũng như đừng bao giờ làm cho ứng viên cảm thấy e dè, nghi ngờ hoặc
sợ hãi trong đối thoại.
Kết thúc phỏng vấn
- Sau khi kết thúc đặt câu hỏi phỏng vấn,nhà tuyển dụng phải trao quyền chủ động cho
ứng viên:
+ Tạo cơ hội cho ứng viên nêu câu hỏi.
+ Trao đổi cởi mở về vị trí tuyển dụng ở công ty
Chẳng hạn như công ty rất coi trọng vị trí này, kỳ vọng ở nhân viên mới những gì, sẵn
sàng đào tạo và hỗ trợ ra sao..v.v…
- Nếu có thể, hãy cho ứng viên biết khi nào có kết quả phỏng vấn, liên hệ với nhà tuyển
dụng qua kênh nào, liệu có phỏng vấn vòng tiếp theo hay không.
- Thái độ thân thiện, hòa nhã: Trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn có thể đặt câu hỏi
hóc búa cho ứng viên để đánh giá họ kỹ lưỡng nhất có thể nhưng vào cuối buổi, nhà
tuyển dụng nên thả lỏng và trao đổi nhẹ nhàng với ứng viên.
 Nói tóm lại, để thành công thì chúng ta không nên đặt cuộc phỏng vấn trong tinh thần
thi tuyển. Chính vì vậy mà giáo sư Koontz đã cho rằng phỏng vấn là một nghệ thuật.
Đánh giá phỏng vấn
Đánh giá chính xác cũng là một yêu cầu bắt buộc phải có trong quy trình phỏng vấn
chuẩn. Mặc dù có nhiều hệ thống đánh giá khác nhau nhưng nhà tuyển dụng có thể cân
nhắc sử dụng 3 loại sau đây:
- Đánh giá tổng thể: Nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên dựa trên ấn tượng chung về họ.
Một hệ thống đánh giá tổng thể có thể chỉ đơn giản là đánh dấu các ứng viên "đủ tiêu
chuẩn" hoặc "bị loại" hoặc (đạt/ không đạt).
- Thang đánh giá cơ bản: Nhà tuyển dụng sẽ phải đánh giá ứng viên cụ thể hơn, theo từng
tiêu chí đang tìm kiếm.
Ví dụ, thang điểm đánh giá cơ bản có thể từ điểm 1 "kém" đến 5 "xuất sắc" hoặc thang
điểm Có/ Không. Nếu nhà tuyển dụng kỳ vọng ứng viên có kỹ năng giao tiếp xuất sắc và
họ được 5 điểm thì có nghĩa là họ cạnh tranh và xứng đáng hơn ứng viên chỉ được chấm
1 điểm.
- Thang đánh giá chi tiết: Đây là một thang đánh giá sắc thái bao gồm các đặc điểm
chuyên sâu hơn ngoài "kém" hoặc "xuất sắc". Một trong những thang đo đó, thang đánh
giá cố định về hành vi (BARS), được tạo ra thông qua việc xác định từng điểm của thang
đo bằng cách sử dụng các ví dụ về hành vi.
Ví dụ, nếu nhà tuyển dụng muốn đánh giá kỹ năng làm việc nhóm của ứng viên, nhà
tuyển dụng có thể xác định xếp hạng cao nhất (ví dụ: điểm 5) nhưng bao gồm ghi chú
rằng ứng viên có "Nói về đóng góp của chính họ nhưng cũng khen ngợi tất cả các thành
viên trong nhóm của mình". Định nghĩa này giúp nhà tuyển dụng có những đánh giá
khách quan và chính xác hơn.