ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRƯỜNG KINH DOANH

KHOA QUẢN TRỊ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI THI CUỐI KỲ

MÔN: GIAO TIẾP KINH DOANH

Họ và tên : Trần Hoàng Trang

LHP : 24D1BUS50304402
Lớp : ADC03
MSSV : 31211023471
GVHD : Th.S Nguyễn Thế Hùng

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 4 tháng 7 năm 2024

PHẦN I: (2đ) TRẮC NGHIỆM (Khoanh tròn vào câu trả lời đúng)

1. Nguyên tắc ABC trong truyền thông 2. Giao tiếp trong kinh doanh theo kiều
“

giao tiếp kinh doanh là: “LIITLE WIN-LITTLE LOSE” là kiều

a. Accuracy-Brevity-Clear giao tiếp :
b. Accuracy-Brevity-Clarity a. Sư tử
c. Accuracy-Brainstorm-Clarity b. Con ong
d. Analyse-Brainstorm-Choose c. Gấu bông
d. Con cáo
3. Nguyên tắc AIDA thường được sử 4. BATNA có nghĩa là:
dụng khi : a.Vùng thương lượng
a. Diễn thuyết b. Ngưỡng bất khả thương lượng
b. Quảng cáo c.Giải pháp thay thế tốt nhất cho một
c. Viết thư chào hàng thỏa thuận được thương lượng
d. Cả a,b,c đều đúng d. Cả a,b,c đều đúng
5. Trong 7 vũ khí thương thuyết không 6. Dưới đây là những nét đặc trưng trong
có nhắc đến: văn hóa giao tiếp kinh doanh của người
a. Hạn chót Phương Đông ngoại trừ:
b. Phần thưởng a. Tính tập thể
c. Kiến thức b. Tính kế thừa
d. Kinh nghiệm c. Tính thách thức
d. Tính biểu cảm
7. DISC là: 8. “Anh mua thêm cái cà vạt này, em
a. Công cụ đánh giá năng lực cá nhân thấy ai mua áo ở đây cũng mua thêm cà
b. Công cụ đánh giá tính cách cá nhân vạt luôn cho hợp. Đỡ mất công mua chỗ
c. Công cụ đánh giá kỹ năng giao tiếp cá khác anh ơi”. Đó là chiến thuật:
nhân a. Nhử mồi
d. Công cụ đánh giá về E.Q b. Bài ca không quên
c. SALAMI
d. Nước chảy đá mòn
9. “Dạo này hàng về ít lắm, chi phí vận 10. C.V chính xác là:
chuyển cao, thuế lại sắp tăng thêm. Anh a. Bản mô tả công việc đã làm.
do dự không mua thì sau này muốn mua b. Sơ yếu lý lịch.
cũng không có đâu”. Đó là chiến thuật: c. Bản tóm tắt các thông tin cá nhân,
a. Nhử mồi kinh nghiệm làm việc, hoạt động, giải
b. Chỉ vẽ thưởng, kỹ năng…
c. Rung cây nhát khỉ d. Bản tóm tắt về kinh nghiệm làm việc.
d. Tạo ra sự cạnh tranh
PHẦN II: (3đ) BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Bài 1: (1,5đ) L là sinh viên mới tốt nghiệp. Sau khi gửi CV cho nhiều công ty để nộp
“

xin đơn ứng tuyển, bạn L thật vui vì nhận được một email từ một công ty mời phỏng
vấn. Trong email thông báo rõ: ngày, giờ, địa điểm và những thông tin cần thiết về
buổi phỏng vấn. Do bận đi làm và đi học, L quên bẵng không gửi email phản hồi.
Trước buổi phỏng vấn 1 ngày, người đại diện bên phòng nhân sự công ty có email và
gọi điện thoại nhắc L về buổi phỏng vấn vào lúc 15h chiều mai. Chiều hôm sau, L đến
công ty trễ hơn 10 phút so với giờ hẹn, do mất thời gian tìm địa chỉ công ty, dù rằng
có dùng Google Map hỗ trợ. Do trời nắng và trang phục thiếu chuẩn bị, L bước vào
văn phòng với bộ dạng khá mệt mỏi và thiếu chuyên nghiệp.Tuy nhiên, người phỏng
vấn vẫn lịch sự đón tiếp và mời L vào phỏng vấn. Khi được hỏi “Em hãy giới thiệu
đôi chút về bản thân”, L như được dịp, nói huyên thuyên về bản thân và các thành tích
cá nhân… L thường sử dụng các cụm từ như “Em rất giỏi về lĩnh vực…”, “Em có
bằng xuất sắc về …”. Tuy nhiên, khi giới thiệu về bản thân, L cũng không nêu được
những chi tiết cụ thể, để thuyết phục người phỏng vấn”. Khi người phỏng vấn giới
thiệu đôi chút về công ty, nhưng do thói quen hay nói, L thường chen ngang trong lúc
người phỏng vấn đang nói. Buổi phỏng vấn kết thúc chóng vánh sau vài trao đổi sau
đó. L ra về và nghĩ mình sẽ thành công vì cảm thấy rất tự tin khi trả lời các câu hỏi.
”

1. Sau khi nhận được email mời phỏng vấn, L có nên phản hồi sớm cho phòng nhân
sự về email mà mình mới nhận được? L nên làm gì và không nên làm gì trước, trong
và sau cuộc phỏng vấn này?
2. Giao tiếp đóng một vai trò then chốt trong công việc, đặc biệt là khi phỏng vấn.
Vậy, chúng ta cần chuẩn bị gì cho buổi phỏng vấn?
3. Theo bạn, L có thành công trong cuộc phỏng vấn này không? Tại sao? Theo bạn,
người phỏng vấn sẽ đánh giá về thái độ của L như thế nào? Bạn nghĩ thế nào về thái
độ thể hiện qua các cụm từ “cảm ơn”, “xin lỗi”… trong giao tiếp. Có nên được sử
dụng thường xuyên và vào đúng ngữ cảnh không?

Trả lời:

1. Sau khi nhận được mail, L không phản hồi email mời phỏng vấn sớm, thể hiện
sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu quan tâm đến cơ hội việc làm. Đây là một sai
lầm cơ bản mà nhiều ứng viên mắc phải. Việc phản hồi email thể hiện sự tôn
trọng đối với nhà tuyển dụng và cho họ biết bạn thực sự quan tâm đến vị trí
ứng tuyển. Vì vậy L nên phản hồi mail càng sớm càng tốt cho bên nhân sự.
Những việc L không nên làm:
- Quản lý thời gian kém: L đi phỏng vấn trễ giờ, gây ấn tượng không tốt với
nhà tuyển dụng. Đến muộn thể hiện sự thiếu tôn trọng và thiếu trách nhiệm,
đồng thời khiến L bỏ lỡ những giây phút đầu tiên quan trọng để tạo ấn
tượng tốt đẹp.
 - Trang phục không phù hợp: L thiếu chuẩn bị về trang phục, mặc đồ không
lịch sự và không phù hợp với môi trường công ty. Trang phục là một phần
quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Việc L xuất
hiện không tươm tất đã phần nào tước đi cơ hội làm việc của bạn
- Kỹ năng giao tiếp kém: L nói nhiều về bản thân nhưng thiếu chi tiết cụ thể,
thể hiện sự thiếu tự tin và thiếu thuyết phục. L cũng chen ngang khi người
phỏng vấn đang nói, thể hiện sự thiếu tôn trọng. Kỹ năng giao tiếp là yếu tố
quan trọng trong buổi phỏng vấn, vì vậy L thiếu đi kỹ năng này dẫn đến bạn
không thể nhấn mạnh những ưu điểm của bạn cho nhà tuyển dụng nghe, mà
phần nào gây ấn tượng xấu với họ.
- Thiếu thái độ cầu thị: L không thể hiện sự quan tâm đến công ty và vị trí
ứng tuyển, không đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm thông tin. Nhà tuyển dụng
muốn tìm kiếm những ứng viên thực sự quan tâm đến công ty và vị trí ứng
tuyển. Việc L không đặt câu hỏi làm cho họ nghĩ rằng L không thật sự hứng
thú với công việc này mà chỉ phỏng vấn cho có mà thôi.
Từ những sai lầm của L, chúng ta có thể rút ra những gì L nên làm:
Trước buổi phỏng vấn:
- Luôn phản hồi email mời phỏng vấn sớm. Việc phản hồi thể hiện sự
chuyên nghiệp, tôn trọng và quan tâm của L đối với cơ hội việc làm.
- Chuẩn bị kỹ lưỡng trước buổi phỏng vấn. Tìm hiểu kỹ về công ty, vị trí
ứng tuyển và yêu cầu công việc, luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn
thường gặp. Chuẩn bị trang phục lịch sự, phù hợp với văn hóa công ty,
chuẩn bị bản CV và các giấy tờ liên quan., xác định lại địa điểm phỏng
vấn và phương tiện di chuyển.
- Đến đúng giờ, thậm chí sớm hơn một chút. L nên đến sớm 10-15 phút
để thể hiện sự chuyên nghiệp và có thời gian chuẩn bị tinh thần.
Trong buổi phỏng vấn:
- Thể hiện thái độ tích cực, tự tin và chuyên nghiệp trong suốt buổi phỏng
vấn, chào hỏi lịch sự, mỉm cười và giữ giao tiếp bằng mắt. Bên cạnh đó
phải biết lắng nghe, khi người phỏng vấn kết thúc câu hỏi thì trả lời một
cách rõ ràng, súc tích. Thể hiện sự quan tâm đến công ty và vị trí ứng
tuyển, hỏi những câu hỏi thông minh để thể hiện sự am hiểu và chủ
động
Sau buổi phỏng vấn:
- Cảm ơn người tuyển dụng, đứng dậy chào và ra về.
- Soạn mail cảm ơn và mong muốn nhận được phản hồi sớm, gửi lại cho
bên công ty để thể hiện sự tôn trọng và mong muốn của mình đối với
công việc này
2. Những điều cần chuẩn bị trước khi đi phỏng vấn
 - Tìm hiểu thông tin công ty và vị trí công việc: Tìm hiểu thông tin về
công ty và vị trí công việc trước khi chúng ta tham gia buổi phỏng vấn là
vô cùng quan trọng. Điều này giúp chúng ta chuẩn bị tốt hơn và tạo
được ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng. Trước khi tham dự, chúng ta
nên tìm hiểu về tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ, lĩnh vực hoạt động
của công ty. Đồng thời, chúng ta cũng cần biết về lịch sử hình thành, bộ
nhận diện thương hiệu, các sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang kinh
doanh. Về vị trí công việc, chúng ta cần đọc kỹ mô tả công việc, yêu cầu
công việc, phúc lợi và chế độ đãi ngộ để đảm bảo rằng công việc phù
hợp với kỳ vọng và mong muốn của chúng ta. Việc này cũng giúp chúng
ta tự tin hơn khi tham gia phỏng vấn và đặt ra những câu hỏi thông minh
về công việc.
- Chuẩn bị sổ tay, bút và các tài liệu quan trọng: Trong quá trình phỏng
vấn, chúng ta sẽ có lúc cần dùng sổ tay và bút để ghi chép những thông
tin quan trọng. Đồng thời, chúng ta cũng cần mang theo các giấy tờ và
tài liệu cần thiết như CV và các văn bản liên quan. Nếu có thể, chúng ta
cũng nên mang theo các sản phẩm hoặc thành tựu từ công việc trước đó
để minh chứng cho kinh nghiệm và khả năng của chúng ta.
- Chuẩn bị một tinh thần sẵn sàng: Trước khi phỏng vấn không nên tham
gia các hoạt động gây kiệt sức cả về tinh thần lẫn thể chất. Chúng ta phải
giữ sức khoẻ ở mức tốt nhất, để giọng nói trong và rõ ràng, sắc mặt tươi
tỉnh hơn khi phỏng vấn
- Chuẩn bị trang phục trước: Hãy chuẩn bị trước một bộ trang phục khiến
mình tự tin và thoải mái nhất khi mặc, bộ trang phục cần phù hợp với
môi trường của công ty, trang trọng và lịch sự. Khi chuẩn bị sẵn chúng
ta sẽ tiết kiệm được thời gian chọn lựa đồ, tránh trường hợp đi trễ
- Xem trước địa điểm đến phỏng vấn: Nên tìm hiểu trước đường đến nơi
phỏng vấn, lường trước các rủi ro kẹt xe, quên đường, để chúng ta có thể
tránh việc trễ giờ khi phải đi một con đường xa lạ.

3. Dựa vào các thông tin được cung cấp, có thể kết luận rằng L không thể được
xem là đã thành công trong cuộc phỏng vấn này. Việc đến muộn và không
chuẩn bị kỹ lưỡng về trang phục không chỉ phản ánh sự thiếu chuyên nghiệp
mà còn thể hiện sự không tôn trọng đối với thời gian của người khác và không
đánh giá cao vị trí mà L đang xin ứng tuyển. Đây là đã là một điểm trừ khá lớn
đối với L
Về thái độ, có thể thấy dù rằng L tỏ ra rất tự tin về bản thân mình, nhưng
bạn lại không biết cách lắng nghe người khác, dẫn đến việc em cảm thấy bạn L
không hề tôn trọng và quan tâm đến những gì nhà tuyển dụng nói trong buổi
phỏng vấn này. Đồng thời nhà tuyển dụng cũng sẽ phần nào không thể chiết lọc
 và xác định được những ưu điểm của bạn L có phù hợp với công việc ấy hay
không, khi mà bạn mải mê nói về bản thân quá nhiều.
Theo như câu “Thái độ hơn trình độ”, sử dụng các cụm từ lịch sự như "cảm
ơn" và "xin lỗi" trong giao tiếp là một phần quan trọng để thể hiện sự lịch sự và
chuyên nghiệp, cũng như đem lại ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Tuy
nhiên, việc sử dụng chúng cần được thực hiện vào đúng ngữ cảnh và phải kết
hợp với một thái độ tự tin và chuyên nghiệp chung.
Ví dụ, khi bạn gửi email để xin phỏng vấn, việc bắt đầu bằng một câu chào
hỏi lịch sự như "Xin chào" hoặc "Kính thưa" là rất quan trọng. Sau đó, bạn có
thể kết thúc email bằng cụm từ như "Xin cảm ơn sự quan tâm của quý công ty"
để thể hiện sự biết ơn và lịch sự.
Tuy nhiên, nếu chỉ việc sử dụng các cụm từ lịch sự mà không kết hợp với sự
chuẩn bị kỹ lưỡng và kỷ luật trong công việc có thể gây ra ấn tượng tiêu cực về
sự chuyên nghiệp của ứng viên. “Thái độ” ở đây không chỉ là lời ăn tiếng nói,
mà còn là tác phong, cử chỉ và thần thái của bạn khi đi phỏng vấn
Ví dụ, nếu một ứng viên đến phỏng vấn nhưng không có kiến thức cơ bản
về công ty hoặc vị trí công việc mà họ đang ứng tuyển, và cố gắng che đậy sự
thiếu sót bằng cách sử dụng các cụm từ lịch sự, như câu “xin lỗi em chưa tìm
hiểu kỹ về vấn đề này” nhưng không thể trả lời các câu hỏi một cách chắc chắn
và logic, nhà tuyển dụng có thể đánh giá rằng ứng viên này thiếu sự kỷ luật và
chuyên nghiệp trong công việc. Khi đó, dù trình độ bạn có tốt, bạn vẫn sẽ bị
đánh giá thấp bởi tác phong không tốt.
Do đó, việc sử dụng các cụm từ lịch sự thường xuyên là tốt, nhưng phải kết
hợp giữa việc sử dụng các cụm từ lịch sự và việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi
phỏng vấn. Điều này sẽ giúp chúng ta tạo ra một ấn tượng tích cực và thể hiện
sự chuyên nghiệp và tự tin trong mắt nhà tuyển dụng.

Bài 2: (1,5đ) Đây là tình huống xảy ra tại công ty Thịnh Vượng . Giám đốc bán hàng
““”

của công ty xin nghỉ dài hạn để đi chữa bệnh ở nước ngoài nên doanh số bán hàng của
công ty bị giảm sút, đặc biệt trong giai đoạn hậu dịch bệnh Covid ,kinh tế nói chung
gặp nhiều khó khăn. Giám đốc công ty Thịnh Vượng cố gắng tuyển gấp một giám đốc
bán hàng mới nhưng vẫn chưa tìm được. Đúng lúc đó, ông nhận được đơn ứng tuyển
của một người mà năng lực và các yêu cầu khác đều phù hợp với vị trí này. Tuy nhiên,
đó là một nhân sự cao cấp của công ty Đại Nam đang là khách hàng của Thịnh
Vượng. Đây là khách hàng quan trọng và mang lại doanh số lớn cho công ty. Nếu
tuyển dụng người đó thì ông giám đốc có thể sẽ làm mất lòng công ty khách hàng.
Nếu bạn là giám đốc công ty Thịnh Vượng , bạn sẽ sử dụng những kỹ năng giao tiếp
như thế nào để giải quyết vấn đề này? ””

Trả lời:
 Với tư cách Giám đốc công ty Thịnh Vượng, tôi nhận thấy tình hình kinh doanh
suy thoái khiến việc tìm kiếm nhân sự mới gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian. Do
đó, tôi cho rằng Thịnh Vượng có thể cân nhắc tạm thời sử dụng nguồn nhân lực từ
Công ty Đại Nam, một trong những đối tác khách hàng của chúng tôi. Tuy nhiên, việc
này cần được thực hiện thận trọng và cân nhắc những điều sau đây:

- Trước tiên, chúng ta cần đảm bảo rằng không có điều khoản nào trong
hợp đồng giữa Thịnh Vượng và Đại Nam cấm tuyển dụng nhân viên từ
phía khách hàng.
- Tiếp theo, Thịnh Vượng cần cam kết chỉ sử dụng nhân viên của Đại
Nam trong thời gian ngắn với mục đích ổn định hoạt động kinh doanh
của cả hai bên trong thời gian chờ đợi sự trở lại của Giám đốc bán hàng.

- Chúng ta cũng nên kiểm tra hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai công ty
để đảm bảo không có bất kỳ hạn chế tuyển dụng nào.

- Bên cạnh đó, việc thảo luận với Công ty Đại Nam là cần thiết để đảm
bảo họ không phản đối hoặc gặp vấn đề lớn với phương án này.

- Việc tạm thời điều chuyển nhân viên từ Đại Nam sang Thịnh Vượng có
thể mang lại nhiều lợi ích cho cả hai bên. Ví dụ, những nhân viên này có
thể mang đến những hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và mong muốn của
khách hàng, từ đó giúp cải thiện sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.
Thêm vào đó, họ có thể đã quen thuộc với tổ chức của chúng tôi và sở
hữu kỹ năng bán hàng, marketing tuyệt vời.

Tuy nhiên, nếu tình hình công ty không quá cấp bách đến mức khó vực dậy thì Thịnh
Vượng nên cân nhắc tìm kiếm nhân sự ở những nơi khác do những vấn đề sau:

- Chắc chắn sẽ có những vấn đề tiềm ẩn khi thuê nhân viên từ khách
hàng. Bên cạnh tình trạng tiến thoái lưỡng nan về mặt đạo đức, có thể có
những xung đột lợi ích cần được tìm hiểu rõ ràng. Nếu không cẩn thận,
Thịnh Vượng có thể trở thành đồng phạm trong một vụ kiện chống lại
nhân viên.
- Nhân viên của Đại Nam có thể đã ký một hoặc nhiều hợp đồng lao động
dẫn đến các vấn đề pháp lý. Ví dụ, họ có thể đã ký thỏa thuận không
cạnh tranh, ngăn cản họ nhận việc tại Thịnh Vượng. Các hợp đồng và
thỏa thuận lao động khác có thể ngăn cản nhân viên thực hiện tất cả các
nhiệm vụ cần thiết của vị trí đó.
 - Mặc dù quen thuộc với tổ chức của Thịnh Vượng, kinh nghiệm làm việc
của nhân viên Đại Nam có thể không phù hợp với yêu cầu của chúng tôi.
Họ có thể cần được đào tạo bổ sung ở những mảng ngoài kiến thức về
sản phẩm.

- Nếu nhân viên của Đại Nam đã từng làm việc trong lĩnh vực cụ thể của
Thịnh Vượng, họ có thể có thỏa thuận không cạnh tranh, buộc công ty
phải chờ đợi trước khi họ có thể nhận việc. Điều này có thể khiến quá
trình tuyển dụng trở nên phức tạp hoặc thậm chí là không thể thực hiện
được trong thời gian ngắn.

Tôi tin rằng việc Thịnh Vượng thông báo cho khách hàng của Đại Nam trước hoặc
sau khi sử dụng và thuê nhân viên của họ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Chúng ta có thể mất khách hàng do doanh thu đáng kể, bao gồm cả lương nhân viên,
bị ảnh hưởng. Nếu đây là một trong những khách hàng tốt nhất và có lợi nhuận cao
nhất của Thịnh Vượng, thì thiệt hại tiềm ẩn đối với hoạt động kinh doanh của chúng
tôi có thể lớn hơn bất kỳ lợi ích tiềm năng nào từ việc thuê những nhân viên này.

PHẦN III: (5đ) BÀI TẬP THỰC HÀNH KỸ NĂNG VIẾT

Bài 3: (2,5đ) BÀI TẬP THỰC HÀNH KỸ NĂNG VIẾT THƯ
Bạn hãy viết đơn ứng tuyển vào vị trí Content Marketer

Trả lời:

Họ và tên: Trần Hoàng Trang

Địa chỉ: 144/4 Âu Cơ, Thành phố Hồ Chí Minh
Email: hoangtrang0630@gmail.com
Số điện thoại: 0975471877

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 4 tháng 7 năm 2024

THƯ ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ: CONTENT MARKETER

Chị Huỳnh Ánh Thư

Giám đốc nhân sự công ty MTP Entertainment
Số 22 đường Lê Văn Sỹ, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh

Kính gửi chị Huỳnh Ánh Thư,

 Thông qua trang web chính thức của công ty, em đã nhận thấy thông tin về nhu cầu
tuyển dụng vị trí Content Marketer tại công ty MTP Entertainment. Với lòng hăng say
và kỹ năng phù hợp, em mong muốn được góp phần vào sứ mệnh của công ty và
mang lại những giá trị độc đáo cho khách hàng.

Em, Trần Hoàng Trang, là sinh viên năm 3 của Đại học Kinh tế - Trường Kinh
doanh (UEH), chuyên ngành Quản trị Kinh doanh. Trong suốt quá trình học tập, em
đã tích lũy được nhiều kỹ năng quan trọng từ ngành học, bao gồm:
- Các môn học liên quan đến lĩnh vực kinh doanh và marketing.
- Kỹ năng phân tích và xây dựng chiến lược kinh doanh.
- Khả năng sáng tạo và tạo ra nội dung hấp dẫn, phù hợp với mục tiêu của doanh
nghiệp.
- Kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường để đưa ra các ý tưởng marketing
hiệu quả.

Đặc biệt, em cũng có kinh nghiệm và kiến thức về SEO (Search Engine
Optimization) và Analytics, giúp tối ưu hóa hiệu suất và sự hiển thị của nội dung trên
các công cụ tìm kiếm. Khả năng này sẽ giúp em đưa ra các chiến lược nội dung có thể
thu hút được nhiều lượt truy cập và tăng tương tác từ cộng đồng mạng.

Ngoài ra, em cũng thành thạo trong việc sử dụng các công cụ phân tích và quản lý
dữ liệu, bao gồm Google Analytics. Việc này giúp em đánh giá hiệu quả của các chiến
lược marketing và điều chỉnh chúng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường.

Em đã gửi kèm bản CV và các chứng chỉ liên quan, bao gồm bằng cử nhân và các
khóa học liên quan đến lĩnh vực marketing.

Em xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc thư ứng tuyển của em và
mong sớm nhận được phản hồi tích cực từ phía công ty. Rất mong được làm việc và
góp phần vào sự phát triển của công ty MTP Entertainment.

Trân trọng!

Trang
Trần Hoàng Trang
Bài 4: (2,5đ) BÀI TẬP THỰC HÀNH KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO ( viết bằng
tiếng
Anh)
Bạn hãy viết một bản đề xuất (ít nhất 1000 từ) gởi cho Ban giám đốc công ty
trình bày về việc cần phải áp dụng công nghệ trong giải quyết công việc hàng
ngày cho công ty theo phương pháp PSB (Problem-Solution-Benefit)

Trả lời:

Name: Tran Hoang Trang

Position: Employee
Department: Marketing department
Ho Chi Minh City, July 04, 2024

REPORT
APPLYING TECHNOLOGY TO ENHANCE DAILY OPERATIONS

BOSCH COMPANY
To: Board of Directors

Dear Board of Directors,

I hope this message reaches you in good health. As we navigate the ever-
changing landscape of business, it has become increasingly clear that integrating
technology into our daily operations will greatly benefit our organization. After
careful consideration and analysis, I am pleased to present a report outlining the
challenges we face, proposed solutions, and the potential benefits of adopting a
technology-driven approach.

I. Problem:

Our organization is presently confronted with a myriad of inefficiencies

stemming from antiquated processes and workflows. It is imperative for companies to
prioritize continuous enhancement of work efficiency in order to succeed.
Nevertheless, our company is encountering various obstacles when it comes to
overseeing and carrying out daily responsibilities:
 Traditional Work Processes: Our reliance on conventional methods of working
and project management has precipitated inefficiencies and inflexibility within our
workflow processes. This adherence to outdated practices has led to a stagnation in
workflow progression, hampering our organization's agility and adaptability to
changing market dynamics.

Lack of Interaction and Flexibility: Our workforce encounters significant

obstacles in fostering meaningful interaction and collaboration, particularly in the
context of remote work or when collaborating with colleagues situated across diverse
office locations. The absence of streamlined communication channels and
collaborative tools exacerbates these challenges, hindering effective teamwork and
impeding the achievement of collective objectives.

Inefficient Data Management: Our organizational data is dispersed across

disparate systems, resulting in fragmentation and disorganization in data management
practices. This scattered approach to data storage engenders confusion and impedes
seamless access to critical information essential for informed decision-making.
Moreover, the lack of a centralized data repository exacerbates inefficiencies and
compromises data integrity and security, posing significant obstacles to operational
excellence.

II. Solution:

To overcome these challenges, I propose implementing various technological

solutions:

Utilizing Project Management Software: Incorporating robust project

management software like Asana, Trello, or Jira can provide a transformative solution
for optimizing task allocation, project monitoring, and team collaboration. Along with
the fundamental features offered by these platforms, we can explore customization
options and integrations to tailor the software to meet our specific workflow needs.
For example, integrating agile methodologies into project management software can
improve adaptability and responsiveness to changing project requirements, ultimately
enhancing overall project efficiency and success.

Adopting Cloud-Based Solutions: Shifting towards cloud-based storage and

collaboration platforms such as Google Workspace, Microsoft Office 365, or Dropbox
offers an opportunity to modernize our data infrastructure and overcome the
constraints of traditional data management methods. Besides enabling seamless data
access and sharing, cloud-based solutions provide scalability, flexibility, and enhanced
security features. Moreover, we can consider incorporating artificial intelligence (AI)
and machine learning (ML) capabilities within cloud platforms to automate routine
tasks, optimize resource allocation, and derive actionable insights from our data
repositories.

Utilizing Data Analytics and Business Intelligence Tools: Leveraging advanced

data analytics tools like Power BI, Tableau, or Google Analytics empowers us to
unlock the full potential of our organizational data. In addition to descriptive analytics
for retrospective analysis, we can utilize predictive and prescriptive analytics
capabilities to forecast future trends, identify emerging opportunities, and mitigate
potential risks. Furthermore, by investing in data governance frameworks and data
quality management initiatives, we can ensure the accuracy, integrity, and reliability
of our data assets, thereby enhancing the efficiency of decision-making processes.

III. Benefits:

Enhanced Productivity: By implementing powerful project management

software like Microsoft Project or Monday.com, we can revolutionize our workflows.
These tools provide centralized task allocation, progress tracking, and collaboration
features, resulting in streamlined processes and clearer communication channels. With
improved task prioritization and clearly defined deadlines, our teams can focus on
high-impact activities, leading to faster project completion and enhanced overall
efficiency.

Cost Savings: Transitioning to cloud-based solutions such as Google Workspace

or Microsoft Office 365 offers more than just seamless data access and collaboration.
It also brings substantial cost savings for our organization. By eliminating the need for
on-premises infrastructure and reducing reliance on physical storage solutions, we can
lower overhead costs associated with hardware maintenance, software licensing, and
IT support. Additionally, the scalability and pay-as-you-go pricing models of cloud-
based platforms ensure that we only pay for the resources we use, optimizing resource
utilization and minimizing wastage.

Improved Data Security: To enhance data security and compliance, we can

centralize our data management through secure cloud-based storage solutions.
Platforms like Dropbox Business or Box offer advanced encryption, access controls,
and audit trails, ensuring that sensitive information remains protected from
unauthorized access or data breaches. By adhering to industry best practices and
regulatory requirements, we can mitigate the risk of data loss or unauthorized
disclosure, safeguarding our organization's reputation and integrity.

Actionable Insights and Informed Decision-Making: By leveraging advanced

data analytics tools such as Power BI or Tableau, we can derive actionable insights
from our data. This empowers us to make informed decisions and develop effective
strategies. With these tools, we can analyze data trends, identify patterns, and uncover
valuable insights that can drive our business forward. By harnessing the power of
data, we can stay ahead of the competition and make decisions that have a positive
impact on our organization's success.

I hope this plan aligns with our goals. Your approval and support are invaluable
as we strive to navigate these transformative initiatives.

Sincerely,

Reporter

Marketing department

Trang

Tran Hoang Trang