ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP

GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

1. Định nghĩa giao tiếp trong kinh doanh
2. Quá trình trao đổi thông tin và nhận thức trong giao tiếp. Mối liên hệ giữa
2 quá trình
3. Chức năng của giao tiếp. Phân loại giao tiếp?
4. Quy trình 5D trong viết thư tín
5. Nghe và lắng nghe?
6. Quá trình nhận thức và tác động trong giao tiếp? Mối liên hệ ?
7. Yếu tố ảnh hưởng dẫn đến sai lệch thông điệp truyền tải?
8. Kênh truyền tải thông tin ?

Một số dạng câu hỏi:

1. Theo anh/ chị, kỹ năng quan trọng nhất để thành công trong giao tiếp
trực tiếp là gì? Phân tích và cho ví dụ minh họa cụ thể. (lắng nghe)
o Lắng nghe sẽ giúp bạn hiểu rõ được nội dung đang nói đến, nắm được
thông tin và có thêm nhiều thông tin bổ ích khác.
o Lắng nghe nghĩa là tôn trọng người nói, bạn cũng sẽ nhận được sự tôn
trọng ngược lại. Từ đó, tạo thiện cảm với người đối diện và xây dựng nên
các mối quan hệ tốt đẹp.
o Lắng nghe là biểu thị sự quan tâm, đồng cảm, chia sẻ với người nói.
o Lắng nghe để hiểu và đưa ra lời khuyên hợp lý.
o Lắng nghe để nhận ra hàm ý, thông điệp trong câu nói người đối diện.
o Lắng nghe sẽ giúp bạn hiểu rõ tính cách, phong thái của đối phương, để
bạn dễ dàng nắm bắt tâm lý thành công khi bán hàng.
2. Hãy liệt kê các kênh giao tiếp không lời? Anh/chị hãy phân tích 2 ví
dụ cụ thể để chứng minh tầm quan trọng của các kênh giao tiếp không
lời trong việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ? 
Các kênh giao tiếp không lời: Nét mặt, nụ cười, ánh mắt, các cử chỉ, dáng vẻ,
tư thế, vể bề ngoài, khoảng cách, đồ vật, những hành vi giao tiếp đặc biệt.
VD:
Trong việc thiết lập: Trong cuộc phỏng vấn, khi bạn mặc trang phục, giầy
dép, trang điểm phù hợp với tính chất buổi phỏng vấn sẽ gây được thiện cảm
nhiều hơn với nhân viên phỏng vấn, hơn là ăn mặc, trang điểm loè loẹt có thể
gây phản cảm.
Trong duy trì các mối quan hệ: Nét mặt của nhân viên bán hàng đặc biệt quan
trọng trong việc gây thiện cảm và sự hài lòng của khách hàng. Nhân viên bán
hàng cần niềm nở đón tiếp khách hàng để tạo ấn tượng tốt với họ hơn và lúc nào
cũng cau có, khó chịu.
3. Để chuẩn bị cho một buổi thuyết trình, theo anh/chị cần chuẩn bị
những việc gì? Trong số những việc mà anh/chị cần chuẩn bị, theo anh
chị việc gì là quan trọng nhất? Tại sao? 
Để có những buổi thuyết trình thành công, cần phải: biết mình, biết người, biết
chọn chủ đề thuyết trình phù hợp, xây dựng đề cương bài nói một cách khoa
học, rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng các công cụ phụ trợ một cách
hiệu quả, làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của mình.
Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả.
Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình.
Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình.
Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình.
Giai đoạn 5: Thuyết trình thử.

4. Theo anh/chị, vì sao nói giao tiếp kinh doanh là một hoạt động phức
tạp và dễ gặp rủi ro? Cho ví dụ minh họa? 
Trong hoạt động quản trị kinh doanh cũng như các hoạt động khác ngoài
xã hội, những đặc tính này xen kẽ vào nhau và cần được vận đụng một cách
khéo léo, sáng tạo và tế nhị.
a. Hoạt động kinh doanh là một hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp.
Bởi vì nhà kinh doanh thường phải tiếp xúc với đủ các loại người khác
nhau, với những người có nhu cầu, thị hiếu khác nhau, với những động cơ giao
tiếp khác nhau. Cũng có người đến với nhà kinh doanh với động cơ hợp tác chân
chính, nhưng cũng có kẻ đến với ta với động cơ lừa đảo, lợi đụng. Vì vậy nhà
kinh doanh cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt trong mọi trường hợp, với mọi đối
tác.
VD: khi kinh doanh quần áo, trong quá trình hoạt động, các nhà kinh
doanh luôn tiếp xúc với nhiều loại người có tính cách, nhu cầu hay thị hiếu khác
nhau. Nhiều khách hàng sẽ khắt khe trong quá trình mua hàng, ngược lại cũng
có những khách hàng dễ tính. Vì vậy nhà kinh doanh phải có kỹ năng giao tiếp
tốt để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
c. Kinh doanh là hoạt động thường có thể gặp những rủi ro
Vì vậy trong giao tiếp kinh doanh cũng đòi hỏi nhà doanh nghiệp phải
dám chấp nhận rủi ro,dám mạo hiểm, phải có “gan". Đứng trước những cơ hội
kinh doanh, nếu bạn quá tính toán, quá cân nhắc thì cơ hội sẽ qua đi. Cần nhớ
rằng “mức độ rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn". Tuy nhiên,trong kinh
doanh bạn không được liều!
VD: Giả sử phần lớn doanh thu của doanh nghiệp bạn là từ một khách
hàng lớn và bạn gia hạn thời hạn thanh toán cho khách đến 60 ngày. Trong
trường hợp này, bạn đang phải đối mặt với rủi ro tài chính nghiêm trọng. Nếu
khách hàng đó không thể thanh toán hoặc trì hoãn thanh toán vì bất cứ nguyên
nhân gì thì doanh nghiệp của bạn cũng sẽ gặp rắc rối lớn.

5. Anh/chị hãy trình bày những điều cần quan tâm để xây dựng một
phong cách giao tiếp chuyên nghiệp? 
o Luôn quan tâm đến con người.
o Trong giao tiếp phải biết tôn trọng người khác.
o Luôn biết cách tìm ưu điểm của người khác để động viên, khuyến khích
người ta vươn lên, tạo mọi điều kiện để đối tác giao tiếp khẳng định mình.
 o Hãy đặt mình vào vị trí của đối tác giao tiếp để cư xử cho đúng mực. Hãy
luôn nhớ: điều gì mình không muốn hoặc không làm được thì cũng đừng
bắt người khác phải làm.
o Nên dùng cách nói tế nhị, có lý, có tình, tránh dùng cách nói vỗ mặt, sỗ
sàng.
o Không nên chạm vào lòng tự ái của người khác, khiến người ta phải buồn
lòng, đau khổ.
o ránh dùng cách nói mỉa mai, cay độc.
o Đôi khi nên dùng cách nói triết lý để giảm bớt nỗi bất hạnh của người
khác.
o Xử lý công việc phải thấu tình, đạt lý.
o Luôn giữ chữ tín trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống

6. Từ sự hiểu biết đã học về các yếu tố “nhiễu” trong giao tiếp, anh/chị hãy
cho biết những điểm cần lưu ý để tăng cường hiệu quả của truyền thông? 

9. Một số ví dụ về dạng câu trắc nghiệm:

1. Hãy cho biết đặc tính nào sau đây là của giao tiếp trong kinh doanh: 
a. Hoạt động kinh doanh là một hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp 
b. Giao tiếp kinh doanh vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật 
c. Giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp rút về mặt thời gian 
d. Tất cả đều đúng

2.Các chức năng thuần tuý xã hội của giao tiếp bao gồm: 
a. Chức năng thông tin, tổ chức; Chức năng điều khiển; Chức năng cân
bằng cảm xúc; Chức năng phát triển nhân cách 
b. Chức năng tạo mối quan hệ; Chức năng điều khiển; Chức năng thông
tin, tổ chức; Chức năng phối hợp hành động 
c. Chức năng phối hợp hành động; Chức năng động viên, kích thích; Chức
năng điều khiển; Chức năng thông tin, tổ chức 
d. Chức năng thông tin, tổ chức; Chức năng điều khiển; Chức năng phối
hợp hành động; Chức năng tạo mối quan hệ

3.Trong giao tiếp, nét mặt, cử chỉ, nụ cười, ánh mắt là phương tiện giao
tiếp: 
a. Ngôn ngữ 
b. Phi ngôn ngữ 
c. a và b đều đúng 
d. a và b đều sai

4. Lắng nghe thấu cảm cần những kỹ năng nào? 

a. Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm và kỹ năng gợi mở 
b. Kỹ năng gợi mở và Kỹ năng phản ánh 
c. Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm và Kỹ năng phản ánh 
d. Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm, kỹ năng gợi mở và Kỹ năng phản ánh